productividad cop administración esp

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¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?

Jordi Graells Costawww.graells.cat

Barcelona

diciembre

2009

Aviso legalEsta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 3.0 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se cite el autor (Jordi Graells i Costa). La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.es.

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1. El contexto: las CoP, la innovación y el openGovernment

“¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

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¿Qué es una comunidad de práctica (CoP)?

Etienne Wenger* una comunidad de práctica (CoP) es un grupode personas que comparte un interés común sobre un temay que profundiza en su conocimiento y especialización a través de una interacción continua. Las CoP son grupos sociales constituidos para desarrollar un conocimiento especializado, compartiendo aprendizajes basados en la reflexión sobre experiencias prácticas.

Otros tipos de comunidades: comunidad de interés (los miembros se agrupan alrededor de un tema de interés común), comunidad de interés guiada por un objetivo, goal-oriented (los miembros se juntan para conseguir un producto en un periodo de tiempo), comunidad de aprendizaje (los miembros son estudiantes que dependen de uno o más instructores para guiarles)... *E. Wenger, “Communities of practice. A brief introduction”. Junio 2006. Accesible en: http://www.ewenger.com/theory/


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CoP en la Administración

En la Administración hay profesionales que se organizan en CoP a partir de sus afinidades laborales, comparten la información y obtienen mejores resultados gracias al conocimiento colectivo que elaboran.

An Innovation Competence Process Coming From KnowledgeManagement © Alex Osterwalder. CC BY 2.0


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¿Por qué CoP en la Administración?

Principios inspiradores

1. Si estamos de acuerdo en que las personas son la principal variable de las organizaciones en la sociedad red...

2. y en que las organizaciones necesitan fomentar el conocimiento como principal fuente de valor competitivo,

3. entonces debemos hacer más competitivos a los empleados programando formación y midiendo sus efectos en los resultados de la actividad...

4. y desarrollar los hábitos de innovar, emprender y colaborar invirtiendo en herramientas colaborativas que propicien el aprendizaje y la creación de conocimiento.


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Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007

Una de las estrategias más útiles para innovar es la gestión del conocimiento por el trabajo colaborativo en CoP. Por la innovación, la Administración se vuelve más competitiva cuando la ciudadanía considera que los servicios que presta son más útiles. Aquí ocupan un lugar destacado: la tecnología, el aprendizaje, la red (interrelación social) y la comunicación.

Innovar por CoP


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Innovación social abierta y CoP

En el caso de la experiencia de las CoP en la Administración, la innovación fluye de abajo hacia arriba y de fuera hacia dentro. Este sistema desarrolla todo el potencial aprovechando las ideas vengan de donde vengan, en consonancia con lo que dice el profesor de la Universidad de Berkeley Henry Chesbrough, padre del concepto de innovación abierta: «la innovación deja de dirigirse desde arriba y desde el núcleo de la empresa hacia el exterior, para fluir desde abajo y va dirigida del exterior hacia este núcleo».

La innovación abierta extiende la capacidad de crear y colaborar a clientes, usuarios y profesionales (co-creación). La innovación abierta se desarrolla sobre la base de las TIC e Internet. Y a partir de la idea también de que la ciudadanía es cada vez más exigente, que el progreso científico y tecnológico se acelera, que la globalización se intensifica, que hay un nivel de educación más elevado...


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CoP para avanzar hacia el openGovernmentPo

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De la innovación a la Gobernanza abierta (Open Government) oGov

El objetivo final debe ser avanzar hacia formas de gobierno-administración con más eficacia, eficiencia, transparencia,

corresponsabilidad, participación-colaboración, reutilización del conocimiento y diálogo con todo los agentes (ciudadanía, profesionales, organizaciones...).


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2. Un ejemplo: la CoP de educadores sociales

de centros penitenciarios


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Situación de partida de la CoP de educadores sociales de CP

Grupo: Colectivo formado por 190 miembros repartidos en 11 centros penitenciarios del Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña. Antes trabajaban distribuidos por el territorio, de modo individual en cada centro: consultaban diferentes fuentes y usaban materiales particulares.

Comunidades de práctica (CoP): Una parte del grupo, en CoP, se dedica a elaborar productos de conocimiento (es decir, programas de actividades, protocolos y/o materiales educativos para trabajar en la reinserción social de los internos), que después socializan con todo el grupo profesional de educadores en una jornada presencial.

Metodología:

- Encuentros presenciales

- Trabajo en plataforma tecnológica en línea con blogs, foros, wikis, repositorios de ficheros...


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Ficha del caso: 1 CoP de educadores sociales

- 1 CoP analizada: Movilidad segura (de 8 miembros).

- Periodo: año 2008

- Herramienta de la plataforma tecnológica analizada: repositorio de documentos

- Producto de conocimiento elaborado: Programa de mobilitat segura als centres penitenciaris, con el objetivo de dar herramientas a los educadores de prisiones y a los usuarios para tratar el tema de los delitos de tráfico en clave socioeducativa.

- Público destinatario: Más de 2.900 personas con delitos de tráfico y preventivamente al 100% de la población reclusa.


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¿Por qué un Programa de movilidad segura?El Programa de mobilitat segura als centres penitenciaris (CP) pretende dar respuesta al aumento del número de personas penadas que ingresan en las prisiones por delitos de tráfico. Este incremento es consecuencia de la última reforma legislativa introducida en el Código penal relativa a los delitos de tráfico.

El grupo de educadores sociales y el Departamento de Justicia detectaron la necesidad de intervenir en este tema por medio de la creación de programas orientados a este tipo de usuarios. El Programa, que se elaboró conjuntamente con el Servicio Catalán de Tráfico, aporta mejoras en la Administración porque explica el marco teórico contextual y ofrece herramientas metodológicas y contenidos para tratar esta situación desde una perspectiva socioeducativa.

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Evaluación trabajo en CoP en la Administración

Indicadores de actividad

- Porcentaje de participación de cada dinamizador en CoP de dinamizadores y en la suya propia.

- Ratio de la actividad del dinamizador / actividad total en CoP de dinamizadores y en la suya propia.

Indicadores de producción

- Número de sesiones presenciales

- Número de productos elaborados/documentos producidos en las sesiones presenciales

Indicadores de impacto

Cuantitativos

- Número de casos análogos en que se ha aplicado un protocolo, un procedimiento, elaborado en el si de la CoP

- Número de profesionales que se han beneficiado del manual de buenas prácticas redactado por la CoP

- Indicador de eficiencia económica

Cualitativos

- Compendio de historias de las personas a quien les ha mejorado su praxis profesional gracias a los productos elaborados por la CoP

- Opiniones de la estructura directiva measurement of the color © arquera CC-BY-2.0


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¿Por qué es más eficiente trabajar colaborativamente en la Administración?1. Por impacto

El Programa se destina principalmente a las 2.900 personas con delitos de tráfico, de los que 2.472 cumplen penas alternativas a la prisión(probation) y 445 personas (un 5,4% de la población penitenciaria) están ingresadas en centros penitenciarios para cumplir condena (280 en prisiones de régimen cerrado).

2. Por ahorro de costes y de tiempo [se detalla en las diapositivas siguientes]

3. Por satisfacción personal de los profesionales que participan

Los miembros de la CoP son capaces de contribuir con sus conocimientos, aprender de los demás y trabajar en una estructura más horizontal. Esto les proporciona más satisfacción personal en su práctica laboral.


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A. En comunicaciones 1/2

2.416 consultas al repositorio de ficheros (tal y como muestran las diapositivas siguientes):

1. Ahorro de costes de envío de 2.416 MB (ficheros de 1 MB de media)

2. Ahorro de tiempo 43 días (2.416 x 8 min [ganancia respecto a búsqueda en otras redes]) = 19.328 min o 42,95 días


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A. En comunicaciones 2/2EXPLICACIÓN

1. Ahorro de costes

Llamadas telefónicas. Trabajando en la plataforma tecnológica se produce una disminución de las llamadas telefónicas. Estas llamadas externas e internas suelen tener un coste que va desde 0 € (llamadas internas en telefonía IP) hasta los 0,1 €/min (llamadas a móviles no corporativos), más el coste de establecimiento de llamada (que puede llegar hasta el 0,06 €).

Mensajes de correo electrónico. El coste aproximado de envío de un correo electrónico en la red de una Administración o de una gran organización puede ser aproximadamente de unos 0,018 €.

Acceso a ficheros y documentos

2.416 consultas a ficheros de 1 MB (de media), a lo largo del 2008.2.416 MB de ahorro de envío por la red de comunicaciones.

2. Ahorro de tiempo

Herramientas de comunicación. Las aplicaciones de la plataforma tecnológica permiten a las CoP comunicarse ahorrando tiempo en comparación con las llamadas telefónicas o la gestión y lectura de los mensajes de correo electrónico.

Acceso a ficheros y documentos. Se calcula multiplicando:

A. Número de consultas el 2008 al repositorio compartido de la plataforma = 2.416

B. Por la ganancia estimada (en minutos) respecto a la búsqueda en otras redes (locales, etc.) obtenido en prueba heurística con usuario = 8 min

C. El ahorro total es 2.416 x 8 min = 19.328 min o 322,1 h o 42,95 días


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Núm. de consultas de usuarios a repositorio de ficheros en la plataforma. Ejercicio 2008


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Núm. de consultas a repositorio de ficheros CoP según franja horaria. Ejercicio 2008


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Núm. de consultas a repositorio de ficheros según día semana. Ejercicio 2008


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B. En desplazamientos 1/2

Se hacían 11 jornadas (sin la plataforma tecnológica) – 8 (con la plataforma) = 3 x 8 (miembros CoP) = 24

1. Ahorro económico: 1.584 €24 x 220 km/ahorro viaje = 5.280 km ahorrados x 0,30 €/km = 1.584 €

2. Ahorro tiempo: 24 días


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B. En desplazamientos 2/2EXPLICACIÓN

1. Ahorro económico. Usando la plataforma tecnológica los miembros de las CoP, se ha calculado inicialmente que reducen el número de viajes para reuniones entre un 25 y un 50%. (en términos relativos) y que la distancia ahorrada es de 110 km por cada viaje.

La CoP se reúne en 8 jornadas anuales.

Costes indirectos de las jornadas ahorradas:

11 – 8 = 3 jornadas x 8 miembros de la CoP = 24 x 8 h / jornada = 192 horas ahorradas = 24 jornadas

Con plataforma


Sin plataforma tecnológica

La indemnización por desplazamiento por razón de servicio en la Administración es de 0,30 € / km en automóvil. Si calculamos una media de 220 km (ida y vuelta), el ahorro de coste por desplazamiento es de 220 x 0,30 € = 66 €.

2. Ahorro tiempo. Los viajes para reuniones entre demarcaciones (Barcelona, Tarragona, Lleida y Girona) comportan un ahorro de 1 jornada laboral. La ganancia estimada en horas en favor de la Administración es de:


Ahorro económico:24 x 220 km/ahorro viaje = 5.280 km ahorrados x 0,30 €/km = 1.584 €

Con plataforma


Sin plataforma tecnológica


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C. En elaboración de proyectos: consultoria

1. Ahorro económico aproximado entre 10.000 y 20.000 € (en proyectos similares encargados a consultorías externas)

2. Ahorro de tiempo: 50 días50 h (2,5 meses ahorrados) x 8 (miembros CoP) = 400 horas o 50 días


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D. En formación

Coste indirecto

8 personas (1 de las 2 CoP) x 20 horas de no-trabajo en el lugar de trabajo = 160 horas laborales

Coste directo

E-moderador (líder de la CoP): 1.700 € anuales (según reuniones, actos, tareas de coordinación)+ 500 € coordinador de grupo = 2.200 €

Beneficiados:125 personas (que lo aplican)

Ratio: 17’6 €

Aprendizaje – producción en CoP:Trabajo del Programa de movilidad segura

Coste indirecto

25 personas x 20 horas de no-trabajo en el lugar de trabajo = 500 horas laborales

Coste directo

Profesor. En un curso 20 horas x 105 € / h = 2.100 €

Beneficiados (asistentes): 25 personas

Ratio: 84 €

Formación normal: Curso de movilidad segura


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Costes generales del trabajo en CoP

DirectosCoste de diseño y desarrollo de la plataforma tecnológica

Remuneraciones

- Coordinadores y líderes de las CoP

- Experto externo

Organización de jornadas de buenas prácticas (o puesta en común de conocimiento CoP-grupo)

Indirectos- Dedicación del personal dinamizador del proceso

- Mantenimiento plataforma

- Formación tecnológica y ayuda para los líderes de las CoP

- Formación especializada en dinamización de CoP y redes sociales (derechos de autoría, privacidad y protección de datos, edición...)


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Más CoP exitosas en la AdministraciónA. IDEA (Improvement and Development Agency of UK) en Reino

Unido, con más de 26.000 personas trabajando en más de 600 CoP para, aprendiendo conjuntamente, contribuir a mejorar servicios del sector local y ahorrar sustantivamente en eficiencia.

B. Generalidad de Cataluña: programa Compartim del Departamento de Justicia: con 15 CoP (y 21 sub-CoP) con más de 500 miembros.

B. Otros departamentos de la Generalidad (Salud, Cultura...).

C. Otras administraciones (la CORH en la Diputación de BCN, Acción Social en Ayuntamiento de BCN), etc.


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Jordi Graells Costawww.graells.cat

Barcelona

diciembre

2009

Aviso legalEsta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 3.0 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se cite el autor (Jordi Graells i Costa). La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.es.

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