procesos de ejecución de la unidad ejecutora de ......8.1. de ser correcta la estimacion la...

Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y ViviendaMinisterio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda

Procesos de Ejecución de laProcesos de Ejecución de laUnidad Ejecutora de Conservación VialUnidad Ejecutora de Conservación Vial


Procesos EspecíficosProcesos Específicos


Proceso EstimacionesProceso Estimaciones

Proceso: Estimaciones

PasoNumero

1.1. Elabora solicitud de pago de la estimacion

1.2. Traslada solicitud de pago con expediente a lasupervisora

2.1. Recibe expediente y revisa:a) Si no esta correcto devuelve al RepresentanteLegal (paso 1)b) Si esta correcto elabora Oficio de Recomendacionde Pago

2.2. Traslada Expediente a la Recepción de AuditoriaInterna.

3.1. Recibe el expedientede estimacion en Original y doscopias.

4.1. Registra generales de la Estimacion en el SistemaCovial.

4.2.Después del registro son entregadas al Sub-Coordinador de Auditoria para que efectue la entregaa los Auditores.

45 minutos

5.1. El Auditor realiza la revision de la Estimacion

5.2.Sí, la revision no tiene errores, firma el original yremite con sus copias a la secretaria de Auditoria,para el sello correspondiente

5.3. De tener error, elabora pliego de reparos para sucorrección.

6.1.El Contratista consulta por el estado de su(s)estimacion(es), al ser informado que posee reparo,debe recogerla(s)

6.2.Le es entregado el expediente con tres copias delreparo, de los cuales dos firma de enterado y losentrega a la secretaria de auditori

6.3. Atiende los puntos del reparo y lo remite alDepartamento de Auditoria en el Horario establecid

1:30 minutos

2Supervisor

3

1 hora

Auditoria Interna

Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y ViviendaUnidad Ejecutora de Conservacion Vial

1:30 minutosAuditoria Interna

Responsable Tiempo

Representante Legal 1

Actividad

5

6

Auditoria Interna 4

Representante Legal

1 de 4


PasoNumero


Responsable TiempoActividad

7.1. Registra en el Sistema Covial el nuevo Estatus y estrasladado al Auditor

7.2. Procede con los pasos 5.1., 5.2.,5.3

7.3. de cumplirse con el punto 5.3., se realizan los pasos6.1., 6.2. y 6.3.

8.1. De ser correcta la estimacion la secretaria sella, eloriginal y copias, una de ellas la archiv

8.2. Remite el original y copia al Operador de Auditoria,para elaboracion de conocimiento de env

8.3. Traslada los expedientes aprobados al Auxiliar deArea Tecnica.

9.1. El Auxiliar recibe expedientesde estimacionconformeconocimiento

9.2. Efectua el ingreso de los expedientes alDepartamento Tecnico, en el Sistema COVIAL

9.3. Remite los expedientes a los SupervisioresRegionales para su revision tecnica

10.1. El Supervisor Regional recibe expedientes

10.2. Realiza revision tecnicaa) Si no esta correcto elabora pliego de reparo (verpaso 10.3.)b) Si esta correcto firma el expediente

10.3. Traslada el expediente reparado al Auxiliar Tecnicopara que lo remita a los contratistas

11.1. Procede a corregir los puntos del reparo tecnic

11.2. Devuelve el expediente al Auxiliar de Area Tecnica.

12.1. El Regional revisa nuevamenteel expediente,para suaprobacion

12.2.

De ser correcto firma el expediente y lo traslada alSub-Director Técnico para firma de Autorizado, quiena la vez envia al Auxiliar Tecnico para su egreso delDepartamento

12.3. El Auxiliar, elabora conocimientode entrega y evacualos expedientes a Financiero.

12

8

Area Tecnica

Auditoria Interna

Auditoria Interna 7

11Representante Legal

Area Tecnica 9

Area Tecnica 10

2 de 4


PasoNumero



13.1. Da Ingreso a los expedientesen el Sistema COVIAL,para su programacion de pago

13.2. El Sub-Director Financiero, elabora Pre-Nomina dePago

13.3. Traslada Pre-Nomina a la Seccion de Presupuesto,para verificar si existe espacio presupuestario

13.4.

Si no hay disponibilidad presupuestaria, registra,genera reporte de la cuenta por pagar y archiva, enespera de autorizacion de la transferenciapresupuestaria.

13.5. De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo latransferencia de fondos). Se presenta la Pre-Nominaa Comite Tecnico para su aprobacion

14.1. Aprueba la Pre-Nomina sigue paso 15.114.2. De no aprobar la Pre-Nomina sigue paso 13.2

15.1. Emite la Nomina Oficia

15.2. Emite la(s) Orden(es) de Compra. S.I.G.E.S

15.3. Adjunta la orden de compra en la estimacion y laremite a Auditoria Interna para la visa respectiva.

16.1. Revisa la Orden de Compra

16.2. De existir error repara la Orden y la remite alDepartmento Financiero para su corrección

16.3. De estar correcto o subsanar el reparo, firma laOrden de Compra y devuelve a Financiero.

19.1. Envia copia de la nomina al Fideicomisopor medio decorreo electronico

19.2. El Contador General certifica copias de las facturas

19.3. Se elabora oficio para el Banco, adjuntado la nominacon las copias certificadas por el Contador General.

Area Financiera 15

Auditoria Interna 16

Area Financiera 13

Comite Tecnico 14

Pasa a firma del Sub-Director Financiero17.1.

Direccion 18 18.1. Pasa a firma del Director

Area Financiera 17

Area Financiera 19

3 de 4


PasoNumero



Fideicomiso 20 20.1. Informado el Banco por medio del Oficio, procede aacreditar.

21.1. Se genera Liquidacion SIGES, segun nominaacreditada.

21.2. Se envia los expedientes a U.D.A.F. para su tramite.

22.1. Recibe CUR con expediente, verifica aspectospresupuestarios y requisitos legales

22.2. Si no es correcto rechaza y remite para su correccional Departamento Financiero

22.3. Si es correcto o ya ha sido corregido aprueba, ydevuelve los expedientes a Departamento Financie

Area Financiera 23 23.1. El Encargado de Caja Fiscal, opera las estimacionesen el periodo que corresponda

23.2. Archiva los expedientes en la Caja Fiscal respectiva.FIN DE PROCESO

C.I.V. U.D.A.F. 22

Area Financiera 21

4 de 4


1.1. Elabora solicitud de pago de la estimacion.1.2. Traslada solicitud de pago con expediente a la supervisora

2.1. Recibe expediente y revisa:a) Si no esta correcto devuelve al Representante Legal (paso 1)b) Si esta correcto elabora Oficio de Recomendacion de Pago

2.2. Traslada Expediente a la Recepción de Auditoria Interna.

3.1. Recibe el expediente de estimacion en Original y dos copias.

4.1. Registra generales de la Estimacion en el Sistema Covial.

4.2.Después del registro son entregadas al Sub-Coordinador de Auditoriapara que efectue la entrega a los Auditores.

5.1. El Auditor realiza la revision de la Estimacion.

5.2. Sí, la revision no tiene errores, firma el original y remite con sus copiasa la secretaria de Auditoria, para el sello correspondiente.

5.3. De tener error, elabora pliego de reparos para su corrección.

6.1.El Contratista consulta por el estado de su(s) estimacion(es), al serinformado que posee reparo, debe recogerla(s) .

6.2. Le es entregado el expediente con tres copias del reparo, de los cualesdos firma de enterado y los entrega a la secretaria de auditoria

6.3.Atiende los puntos del reparo y lo remite al Departamento de Auditoriaen el Horario establecido.

7.1.Registra en el Sistema Covial el nuevo Estatus y es trasladado alAuditor.

7.2. Procede con los pasos 5.1., 5.2.,5.3

7.3. de cumplirse con el punto 5.3., se realizan los pasos 6.1., 6.2. y 6.3.

Representante Legal

Auditoria Interna

2Supervisor

Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y Vivienda

Auditoria Interna 4

Responsable

Representante Legal 1

Actividad

Unidad Ejecutora de Conservacion Vial

3

Auditoria Interna 5

6

Auditoria Interna

1 de 4

8.1.De ser correcta la estimacion la secretaria sella, el original y copias,una de ellas la archiva

8.2.Remite el original y copia al Operador de Auditoria, para elaboracion deconocimiento de envio

8.3. Traslada los expedientes aprobados al Auxiliar de Area Tecnica.

9.1. El Auxiliar recibe expedientes de estimacion conforme conocimiento.

9.2.Efectua el ingreso de los expedientes al Departamento Tecnico, en elSistema COVIAL.

9.3.Remite los expedientes a los Supervisiores Regionales para su revisiontecnica

10.1. El Supervisor Regional recibe expedientes.

10.2. Realiza revision tecnicaa) Si no esta correcto elabora pliego de reparo (ver paso 10.3.)b) Si esta correcto firma el expediente

10.3.Traslada el expediente reparado al Auxiliar Tecnico para que lo remita alos contratistas.

11.1. Procede a corregir los puntos del reparo tecnico

11.2. Devuelve el expediente al Auxiliar de Area Tecnica.

12.1. El Regional revisa nuevamente el expediente, para su aprobacion.

12.2.De ser correcto firma el expediente y lo traslada al Sub-Director Técnicopara firma de Autorizado, quien a la vez envia al Auxiliar Tecnico para su egreso del Departamento.

12.3.El Auxiliar, elabora conocimiento de entrega y evacua los expedientes aFinanciero.

13.1.Da Ingreso a los expedientes en el Sistema COVIAL, para suprogramacion de pago.

13.2. El Sub-Director Financiero, elabora Pre-Nomina de Pago

13.3.Traslada Pre-Nomina a la Seccion de Presupuesto, para verificar siexiste espacio presupuestario.

13.4.De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo la transferencia defondos). Se presenta la Pre-Nomina a Comite Tecnico para suaprobacion.

13.5. De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo la transferencia defondos). Se presenta la Pre-Nomina a Comite para su aprobacion.

Area Financiera 13

11Representante Legal

Area Tecnica 9

Area Tecnica 10

12

8

Area Tecnica

Auditoria Interna

2 de 4

14.1. Aprueba la Pre-Nomina sigue paso 15.1.

14.2. De no aprobar la Pre-Nomina sigue paso 13.2.

15.1. Emite la Nomina Oficial

15.2. Emite la(s) Orden(es) de Compra. S.I.G.E.S.

15.3.Adjunta la orden de compra en la estimacion y la remite a AuditoriaInterna para la visa respectiva.

16.1. Revisa la Orden de Compra.

16.2.De existir error repara la Orden y la remite al Departmento Financieropara su corrección.

16.3.De estar correcto o subsanar el reparo, firma la Orden de Compra ydevuelve a Financiero.

19.1.Envia copia de la nomina al Fideicomiso por medio de correoelectronico.

19.2. El Contador General certifica copias de las facturas.

19.3.Se elabora oficio para el Banco, adjuntado la nomina con las copiascertificadas por el Contador General.

Fideicomiso 20 20.1. Informado el Banco por medio del Oficio, procede a acreditar.21.1. Se genera Liquidacion SIGES, segun nomina acreditada.

21.2. Se envia los expedientes a U.D.A.F. para su tramite.

22.1.Recibe CUR con expediente, verifica aspectos presupuestarios yrequisitos legales.

22.2.Si no es correcto rechaza y remite para su correccion al DepartamentoFinanciero

22.3.Si es correcto o ya ha sido corregido aprueba, y devuelve losexpedientes a Departamento Financiero

Area Financiera 23 23.1.El Encargado de Caja Fiscal, opera las estimaciones en el periodo quecorresponda.

23.2. Archiva los expedientes en la Caja Fiscal respectiva.

C.I.V. U.D.A.F. 22

Area Financiera 19

Area Financiera 21

Pasa a firma del Sub-Director Financiero17.1.

Direccion 18 18.1. Pasa a firma del Director

Area Financiera 17

Comite Tecnico 14

Area Financiera 15


FIN DE PROCESO

4 de 4


Procesos ComunesProcesos Comunes


Proceso Proceso IntraIntra--InstitucionalInstitucionalAprueba El Ministerio de Finanzas PublicasAprueba El Ministerio de Finanzas Publicas

de 4

Ministerio De Comunicaciones, Infraestructura Y Vivienda Unidad Ejecutora De Conservación Vial

Proceso De Presupuesto Intra-Institucional Aprueba El Ministerio De Finanzas Públicas.

RESPONSABLE PASO

No. ACTIVIDD TIEMPO

ESTIMADO Jefe

Departamento Financiero

1 C-1 TRANSFERENCIA Recepción 1.1 Recibe los documentos de solicitud de

transferencia de los diferentes frentes de trabajo.

1.1.1 Solicitud Original escrita y por medio magnético (funcionamiento o

inversión) 1.1.2 Estampa el sello de Recibido y Fecha del Departamento de Presupuesto y lo

traslada al Jefe de Departamento.

0.05”

Encargado de Presupuesto

2 Integración de Solicitudes 2.1 Recibe documentos de solicitud de

Transferencia y verifica: a) Si se transfieren asignaciones de un programa o categoría equivalente a otro, o entre proyectos de inversión de un mismo o diferente programa y/o su programa (Art. 32 numeral 2, literal c) Decreto 101-97). 2.2 Elabora integración de todas las

solicitudes planteadas, en dos formatos distintos.

2.2.1 En hoja electrónica integra numéricamente las solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón y su monto.

2.2.2 En hoja de texto por renglón de gasto integra las justificaciones para todos los créditos y débitos por categorías programáticas y objeto del gasto, así como la programación de metas físicas a alcanzar con los

16:00 Horas.

de 4

recursos asignados. 2.3 Imprime las integraciones 2.4 Traslada al Encargado de Presupuesto

(funcionamiento o inversión),


3 Análisis 3.1 Recibe y verifica la disponibilidad de las

integraciones en su respectiva cuenta corriente.

Si hay saldo: 3.2 Hace la reserva correspondiente (paso

3.3) Si no hay saldo 3.3 Devuelve las integraciones al

encargado de Presupuesto.

02.00 Horas.


4 Registro en SICOIN WEB 4.1 Recibe las integraciones visadas por el

Analista de presupuesto (funcionamiento e inversión)

Si Hay Saldo 4.2 Ingresa y registra cada renglón con su

monto respectivo en el SICOIN WEB. Si la modificación incluye la creación de nuevos renglones (excepto grupo 0, 911 y 914) éstos deben crearse en el sistema antes de continuar con el proceso. (Para crear nuevas categorías programáticas así como los renglones del grupo 0, 911 y 914 debe solicitarse la aprobación de la DTP.)

4.3 Imprime y firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud de modificación presupuestaria, generado por el sistema.

4.4 Elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de aprobación de UDAF.

4.5 Traslada a la Secretaria del Departamento de Presupuesto. (Paso 5).

Si no hay saldo 4.6 Se comunica con los interesados para

03:00 Horas

de 4

que realicen las correcciones. a) Personalmente

4.7 Devuelve los documentos de solicitud a los interesados (repite pasos 1 y 2).


5 Autorización Interna 5.1 Recibe el Expediente 5.2 Gestiona firmas que correspondan. 5.3 Saca fotocopia del expediente y los

envía (original y fotocopia) a la UDAF.

00.30”

Unidad de Administración

Financiera -UDAF-

6 Análisis de solicitud 6.1 Recibe expediente 6.2 Traslada al Analista.

00:15”


Financiera -Analista-

7 Recibe expediente: 7.1 Verifica disponibilidad presupuestaria,

cumplimiento de normativa aplicable etc. Si esta correcto 7.2 Consolida solicitudes de unidades

ejecutoras 7.3 Elabora oficio de solicitud para la firma

de la máxima autoridad de la Institución o dependencia y adjunta CO2.

7.4 Remite comprobante de modificación a máxima autoridad.

Si no esta correcto 7.5 Rechaza a unidad ejecutora.

Máxima Autoridad del Ministerio -CIV-

8 Firma de documentación de modificación 8.1 Recibe comprobante con justificación y

oficio de solicitud. Si esta de acuerdo 8.2 firma la documentación y la traslada a

UDAF. Si no esta de acuerdo 8.3 Rechaza la documentación y la

traslada a UDAF.


Financiera –UDAF-

9 Traslado a Ministerio Finanzas Públicas. 9.1 Recibe documento Si esta firmado 9.2 Marca en el sistema el comprobante

como solicitado. 9.3 Presenta al Ministerio de Finanzas

de 4

Públicas, oficio de solicitud de transferencia, la justificación y el CO2 de modificación.

Si no esta firmado 9.4 marca en el sistema como error y

rechaza a entidad interesada. Encargado de Presupuesto

10 10.1 Verifica en el SICOIN WEB, y espera la aprobación o in probación

Si la DTP aprueba 10.2 Recibe copia del Acuerdo Ministerial

que aprueba la transferencia de asignación presupuestaria.

10.3 Verifica la aprobación en el sistema.

10.4 Imprime y entrega varios ejemplares de la aprobación:

10.4.1 a la secretaria del departamento para

archiva. 10.4.2 Al analista para que habilite los

créditos 10.4.3 Al interesado.

Si la DTP anula. 10.5 Espera nota de anulación. 10.6 Archiva notificación.

80:00 Horas

01:35”

FIN DEL PROCESO.


Proceso Proceso IntraIntra--InstitucionalInstitucionalAprueba El MinisterioAprueba El Ministerio

MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA

UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL –COVIAL-

PROCESO DE PRESUPUESTO INTRA-INSTITUCIONAL APRUEBA CADA MINISTERIO

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDD TIEMPO

ESTIMADO Jefe

Departamento Financiero

1 C-2 TRANSFERENCIA Recepción 1.1 Recibe los documentos de solicitud de

transferencia de los diferentes frentes de trabajo.

1.1.1 Solicitud Original escrita y por medio magnético (funcionamiento o

inversión) 1.1.2 Estampa el sello de Recibido y Fecha del Departamento de Presupuesto y lo traslada al encargado de Presupuesto.


2 Integración de Solicitudes 2.1 Recibe documentos de solicitud de

Transferencia y verifica: b) -Si se transfieren asignaciones de

Subprogramas de un mismo programa o actividades específicas de un mismo programa o subprograma.

-Entre grupos no controlados del programa o categoría equivalente

-Entre renglones no controlados del mismo grupo de gasto del programa, o categoría equivalente, subprograma o proyecto. (Art. 32 numeral 3, literal a) b) y c) Decreto 101-97).

2.2 Elabora integración de todas las solicitudes planteadas, en dos formatos distintos.

2.2.1 En hoja electrónica integra numéricamente las solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón y su monto.

2.2.2 En hoja de texto por renglón de gasto integra las justificaciones para todos los créditos y débitos por

categorías programáticas y objeto del gasto, así como la programación de metas físicas a alcanzar con los recursos asignados.

2.3 Imprime las integraciones 2.4 Traslada al Encargado de Presupuso

(funcionamiento o inversión),


3 Análisis 3.1 Recibe y verifica la disponibilidad de las

integraciones en su respectiva cuenta corriente.

Si hay saldo: 3.2 Hace la reserva correspondiente (paso

3.3) Si no hay saldo 3.3 Devuelve las integraciones al

encargado de Presupuesto.


4 Registro en SICOIN WEB 4.1 Recibe las integraciones visadas por el

Encargado de presupuesto (funcionamiento e inversión)

Si Hay Saldo 4.2 Ingresa y registra cada renglón con su

monto respectivo en el SICOIN WEB. Si la modificación incluye la creación de nuevos renglones (excepto grupo 0, 911 y 914) éstos deben crearse en el sistema.

4.3 Imprime y firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud de modificación presupuestaria, generado por el sistema.

4.4 Traslada el CUR para firma del Coordinador de la División Financiera.

4.5 Elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de aprobación de UDAF.

4.6 Traslada a la Secretaria del Departamento de Presupuesto. (Paso 5).

Si no hay saldo 4.7 Se comunica con los interesados para

que realicen las correcciones. a) Personalmente

4.8 Devuelve los documentos de solicitud a los interesados (repite pasos 1 y 2).


5 Autorización Interna 5.1 Recibe el Expediente 5.2 Gestiona firmas que correspondan. 5.3 Saca fotocopia del expediente y los

envía (original y fotocopia) a la UDAF.


Financiera –UDAF-

6 Análisis de solicitud 6.1 Recibe expediente 6.2 Lo traslada al analiza


Financiera Analista

7 7.1 Recibe el expediente. 7.2 Verifica disponibilidad presupuestaria,

cumplimiento de normativa aplicable etc.

Si esta correcto 7.3 Consolida solicitudes presentadas a

nivel de unidades ejecutoras, cuando proceda.

7.4 Marca el comprobante CO2 como solicitado.

7.5 Procede a elaborar el dictamen y proyecto de resolución.

7.6 Remite comprobante conjuntamente con la justificación de asignación de recursos y el proyecto de resolución para consideración y firma de la autoridad Superior.

Si no esta correcto 7.7 Rechaza a unidad ejecutora.

Máxima Autoridad del Ministerio -CIV-

8 Firma de documentación de modificación 8.1 Recibe comprobante de modificación

presupuestaria con justificación y proyecto de resolución.

Si esta de acuerdo 8.2 firma la documentación y la traslada a

UDAF. Si no esta de acuerdo 8.3 rechaza la documentación y la traslada

a UDAF.


Financiera analista

9 Si fue aprobado 9.1 Recibe comprobante de modificación

presupuestaria y la resolución firmada por la autoridad Superior, e informa a

la unidad ejecutora y a la DTP sobre la modificación presupuestaria.

9.2 Aprueba el sistema el comprobante ingresando el número de documento de respaldo y fecha de aprobación.

Si no fue aprobado 9.3 rechaza, marcando en el sistema con

error el comprobante elaborado. Encargado de Presupuesto

10 Verifica en el SICOIN WEB. Si fue aprobada 10.1 Imprime y entrega varios ejemplares

de la aprobación: 10.1.1 a la secretaria del departamento

para archiva. 10.1.2 Al analista para que habilite los

créditos 10.1.2 Al interesado.

Si no fue aprobado 10.2 Espera nota de anulación. 10.3 Archiva notificación.

FIN DEL PROCESO.

PROCEDIMIENTOS ENCARGADO DE PRESUPUESTO ANALISTAS DE PRESUPUESTO COORDINADOR DIVISION FINANCIERA

DIRECTO Y/O SUBDIRECTOR UDAF DEL MINISTERIO

1 RECEPCIÓNEl Jefe del Departamento Financiero, recibe documentos de solicitudde transferencia, de los diferentes frentes de trabajo, por escrito ymedio magnético, estampa sello de recibido, fecha y lo traslada alencargado de presupuesto

2 INTEGRACIÓN DE SOLICITUDES Recibe solicitud de transferencias, integra solicitudes en losformularios siguientes: a) en hoja electrónica integra numéricamentelas solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón ysu monto. b) en hoja de texto por renglón de gasto integra lasjustificaciones para los créditos y débitos. Imprime y traslada alanalista de presupuesto.

3 ANÁLISISRecibe, verifica disponibilidad de la integración en la cuenta corriente.Si hay saldo, Hace la reserva correspondiente en registro auxiliar ydevuelve al encargado de Presupuesto.Si no hay saldo, devuelve las integraciones al Jefe del Departamentopresupuestario.

4 REGISTRA EN SICOIN WEBSi hay Saldo: recibe las integraciones visadas por el analista.Ingresa y registra cada renglón con su monto respectivo en SICOINWEB. Imprime, firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud demodificación presupuestaria, elabora, firma y adjunta el oficio desolicitud de aprobación de UDAF y traslada el CUR para firmasrespectivas.

Si no hay saldo: recibe integraciones visadas por analista. Secomunica con los interesados para correcciones y devuelve losdocumentos (paso 1)Secretaria Presupuesto tramita firmas correspondientes del JefeFinanciero y Director.

MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA

UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL-FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA

1

2

si

3

4

si a

a

5

2

b/c



5 AUTORIZACIÓN INTERNARecibe documento revisa. Si está correcto firma y traslada aautoridades Superiores para autorización. Si no está correctodevuelve a presupuesto para correcciones.

6 TRASLADO EXPEDIENTE A UDAFRecibe expediente con firmas. Entrega a mensajero para que lotraslade a UDAF, archiva copia con sello de recibido.

7 TRASLADO A DTP.Recibe expediente, revisa, y si está correcto trasladaa DTP del Ministerio de Finanzas Públicas, para suaprobación.

8 APROBACIÓN O IMPROBACIÓN Realiza llamadas telefònicas a UDAF, dando seguimiento . Verifica enSICOIN WEB.



1

sino

5

sino

6

7

sino

b

c

d

d

8

3



Si la DTP aprueba, Imprime, entrega varios ejemplares: a)secretaria del Departamento para archivo. b) al Analista para quehabilite los créditos. c) Al interesado.Si la DTP no aprueba. Espera nota de anulación. y ordenasecretaria archivo de nota.

FIN DEL PROCESO

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA


UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL-

si

2

no

a

b

c

FIN PROCESO

INTERE-SADO


Proceso para TransferenciasProceso para Transferencias

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO

C- TRANSFERENCIAS1 Recepción:

Jefe Departamento Financiero

1.1 Recibe los documentos de solicitud detransferencia de los diferentes frentes de trabajo.

a) Solicitud Originalb) Solicitud Corregida1.2 Verifica que ésta solicitud este por escrito yen disquete.

1.3 Si cumple con el paso anterior estampa elsello de “Recibido” y “Fecha” del Departamentode Presupuesto y lo traslada: a) Solicitud Original

- Transferencia de Funcionamiento(paso 2)

- Transferencia de Inversión (pasos2.1 y 2.4)

b) Solicitud Corregida (paso 1.2)

Integración de Solicitudes

Encargado de Presupuesto 2.1 Recibe los documentos de solicitud deTransferencia.

2.2 Elabora integración de todas las solicitudesplanteadas, en dos formatos distintos:

2.2.1 En hoja electrónica: integranuméricamente las solicitudes acumuladas,agregando el número de partida, renglón y sumonto.

2.2.2 En Word: por renglón de gasto integra lasjustificaciones para todos los créditos y débitos.

2.3 Imprime las integraciones.2.4 Traslada al Analista de Presupuesto.Análisis

3.1 Recibe y verifica la disponibilidad de lasintegraciones en su respectiva cuenta corriente.

Si hay saldo:

3.2 Hace la reserva correspondiente ( paso 3.3)

Si no hay saldo: (paso 3.3)3.3 Devuelve las integraciones al Jefe delDepartamento de Presupuesto.

Encargado de Presupuesto 3

2

Ministerio De Comunicaciones, Infraestructura Y VivendaUnidad Ejecutora De Conservacion Vial –Covial-

Procedimiento Para Transferencias

Pag. 1 de 3




Registro en SICOIN-WEBSi hay saldo:4.1.1 Recibe las integraciones visadas por elAnalista de Presupuesto.4.1.2 Ingresa y registra cada renglón con sumonto respectivo en el SICOIN-WEB.4.1.3 Imprime y firma el Reporte o CUR-CO2 desolicitud de modificación presupuestaria,generado por el sistema.4.1.4 Traslada el CUR para firma delCoordinador de la División Financiera.4.1.5 Elabora, firma y adjunta el oficio desolicitud de aprobación de UDAF.4.1.6 Traslada a la Secretaría de la CoordinaciónFinanciera. NO hay saldo:4.2.1 Recibe las integraciones visadas por elEncargado de presupusto4.2.2 Se comunica con los interesados para querealicen las correcciones.a) Personalmente

4.2.3 Devuelve los documentos de solicitud a losinteresados (se repiten pasos de 1 al 2).

Autorización Interna5.1 Recibe el expediente.5.2 Gestiona la firma del Sub-directorAdministrativo Financiero.5.3 Saca fotocopia del expediente y los envía(original y fotocopia) a la UDAF, con elmensajero de la División.Traslado de expediente

Mensajero6.1 Recibe y presenta los expedientes a larecepción de la UDAF, para sello de "Recibido" y"Fecha".6.2 Devuelve copia del expediente alDepartamento de Presupuesto, con el sello derecibido respectivo.7.1 Recibe el expediente e informa al Jefe delDepartamento de Presupuesto.7.2 Archiva la copia del oficio recibido.

5

6

Secretaria del Departamento Financiero 7


Encargado de Presupusto

Pag. 2 de 3




Aprobación de solicitud.8.1 Realiza llamadas telefónicas a la UDAF, enforma periódica.8.2 Verifica en el sistema.Si la UDAF aprueba:8.3 Emprime y entrega varios ejemplares de laaprobación:

a) a la secretaria del departamento paraarchivar.

b) al analista para que habilite los créditos.

c) al interesado.Si la UDAF anula:8.4 Espera Nota de Anulación.

Secretaria 9 9.1 Recibe y archiva aprobación o anulación dela Transferencia.

FIN DEL PROCESO


Pag. 3 de 3



1 RECEPCIÓNEl Jefe del Departamento Financiero, recibe documentos de solicitudde transferencia, de los diferentes frentes de trabajo, por escrito ymedio magnético, estampa sello de recibido, fecha y lo traslada alencargado de presupuesto

2 INTEGRACIÓN DE SOLICITUDES Recibe solicitud de transferencias, integra solicitudes en losformularios siguientes: a) en hoja electrónica integra numéricamentelas solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón ysu monto. b) en hoja de texto por renglón de gasto integra lasjustificaciones para los créditos y débitos. Imprime y traslada alanalista de presupuesto.

3 ANÁLISISRecibe, verifica disponibilidad de la integración en la cuenta corriente.Si hay saldo, Hace la reserva correspondiente en registro auxiliar ydevuelve al encargado de Presupuesto.Si no hay saldo, devuelve las integraciones al Jefe del Departamentopresupuestario.

4 REGISTRA EN SICOIN WEBSi hay Saldo: recibe las integraciones visadas por el analista.Ingresa y registra cada renglón con su monto respectivo en SICOINWEB. Imprime, firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud demodificación presupuestaria, elabora, firma y adjunta el oficio desolicitud de aprobación de UDAF y traslada el CUR para firmasrespectivas.

Si no hay saldo: recibe integraciones visadas por analista. Secomunica con los interesados para correcciones y devuelve losdocumentos (paso 1)Secretaria Presupuesto tramita firmas correspondientes del JefeFinanciero y Director.



1

2

si

3

4

si a

a

5

2

b/c



5 AUTORIZACIÓN INTERNARecibe documento revisa. Si está correcto firma y traslada aautoridades Superiores para autorización. Si no está correctodevuelve a presupuesto para correcciones.

6 TRASLADO EXPEDIENTE A UDAFRecibe expediente con firmas. Entrega a mensajero para que lotraslade a UDAF, archiva copia con sello de recibido.

7 TRASLADO A DTP.Recibe expediente, revisa, y si está correcto trasladaa DTP del Ministerio de Finanzas Públicas, para suaprobación.

8 APROBACIÓN O IMPROBACIÓN Realiza llamadas telefònicas a UDAF, dando seguimiento . Verifica enSICOIN WEB.



1

sino

5

sino

6

7

sino

b

c

d

d

8

3



Si la DTP aprueba, Imprime, entrega varios ejemplares: a)secretaria del Departamento para archivo. b) al Analista para quehabilite los créditos. c) Al interesado.Si la DTP no aprueba. Espera nota de anulación. y ordenasecretaria archivo de nota.

FIN DEL PROCESO

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA



si

2

no

a

b

c

FIN PROCESO

INTERE-SADO


Proceso de PresupuestoProceso de Presupuesto

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD TIEMPO

ESTIMADOA-FORMULACION Anteproyecto de Presupuesto1.1 Recibe: a) De UDAF Techo Presupuestario b) De la Dirección Técnica del Presupuesto los Formularios DTP 1 al DTP 19.1.2 Convoca a reunión: a) Sub Director Administrativo Financiero - Jefe Departamento de Infraestructura y Tecnologiab) Jefe Departamento Financiero - Encargado de Presupuesto

1.3 Traslada los Formularios:a) Departamento de Infraestructura y Tecnologiab) Departamento de PresupuestoDirectrices para Anteproyecto

2.1 Ordena al Encargado de Presupuesto informar loslineamientos del anteproyecto Convocatoria

3.1 Convoca a reunión:a) Jefe Departamento Financierob) Jefe Departamento Infraestructura y Tecnologiac) Jefe Departamento de Planeación3.2 Informa los lineamientos del Anteproyecto.3.3 Asignar montos máximos a presupuestar.3.4 Distribuye formularios DTP a las Unidades Ejecutoras.

Recepción de Anteproyectos

4.1 Recibe los anteproyectos:a) En CD´sb) En formularios DTP 4.2 Estampa sello de “Recibido” y "Fecha", anota hora derecepción y firma.4.3 Traslada los formularios al Encargado de Presupuesto


1

Sub Dirección Administrativa y

Financiera2


Secretaria del Departamento

Financiero4

MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDAUNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL-

PROCESO DE PRESUPUESTO

Pag. 1 de 5


ESTIMADORevisión de Anteproyectos

5.1 Recibe CD´s y formularios DTP.5.2 Revisa que los formularios contengan:a) Orientaciones estratégicasb) Descripción de programasc) Descripción de actividadesd) Metase) Indicadores de Desempeñof) Que las solicitudes estén llenas y no sobrepasen elTecho presupuestario.Si están correctos 5.3 Distribuye los formularios DPT a los Analistas degasto y conjuntamente ingresan datos (pasa al 6)Si NO están correctos5.4 Elabora, impreme, firma y adjunta a formularios unaNota u Oficio de Reparo.5.4.1 Traslada a la secretaria. (pasa al 8)Consolidación de Anteproyectos

6.1 Consolidan los anteproyectos presentados.6.2 Ingresan al SICOIN-WEB6.3 Registran a nivel de Programas Ejecutores:a) Cantidades y Montosa.1 Programasa.1.1 Sub-programasa.1.1.1 Proyectosa.1.1.1.1 Actividades u Obrasa.1.1.1.1.1 Renglonesb) Información contenida en FormulariosResultado de la Consolidación

7.1 Imprime anteproyecto de presupuesto consolidado.

7.2 Presenta a las Autoridades Superiores su contenidopara análisis. (pasa al 9)Ajustes y Correcciones8.1 Recibe formularios reparados.8.2 Entrega anteproyectos a Programas Ejecutores, paracorrecciones (repite paso 4)Análisis y Autorización de Anteproyecto9.1 Reciben, analizan e informan el resultado delanteproyecto consolidadoSi Autoridad Superior esta de acuerdo (paso 10.2-10.4)

Si Autoridad Superior NO esta de acuerdo (paso 10.5-10.6)


Secretaria 8

Jefe del Departamento Financiero y


6


Autoridades Superiores 9

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ESTIMADOTraslado de Anteproyecto a UDAF

10.1 Recibe anteproyecto analizadoSi Autoridad Superior está de acuerdo:10.2 Elabora, imprime y firma oficio de solicitud deaprobación.10.3 Gestiona firmas del Sub Director Administrativo yFinanciero y de Autoridad Superior correspondiente.10.4 Adjunta y envia el anteproyecto y oficio conmensajero a la UDAF.Si Autoridad Superior NO esta de acuerdo: 10.5 Ingresa al SICOIN-WEB, corrige e imprime.10.6 Se presenta nuevamente a las AutoridadesSuperiores (se repite paso 9 y 10)Entrega de Anteproyecto a UDAF11.1 Recibe y presenta el expediente a la secretaría de laUDAF del CIV.11.2 Devuelve copia con sello de recibido el expediente alDepartamento de programación Presupuestaria.

B- REVISION DE DISPONIBILIDAD

Recepción de Documentos14.1 Recibe, estampa sello de "Recibido" y "Fecha", anota la hora de recepción y firma. a) Pedidos 14.2 Traslada a los Analistas de Presupuesto: a) Funcionamiento (Pedidos) b) Inversión Comprometido:15.1 Reciben documentos del pedido.15.2 Verifica que llene los requisitos necesarios: a) Firmas completas de autorización. b) Que este impreso el número de partida, con el renglón a afectar. c) El número de pedido asignado por el Departamento de Compras. d) Nombre del Proveedor. e) El monto a que asciende el pedido.15.3 Verifica en cada cuenta corriente la disponibilidad de saldos.15.4 Si hay Saldo y llena los Requisitos:15.4.1 Hace el Comprometido en Registro Auxiliar.15.4.2 Estampa Sello de "Presupuesto" en el pedido,firma y lo entrega a la secretaria.15.5 Si NO hay Saldo o NO llena los Requisitos:15.5.1 Solicita a la secretaria el número de Boleta deRechazo correspondiente.15.5.2 Elabora, firma y adjunta al pedido a la boleta derechazo.15.5.3 Entrega el pedido rechazado a la secretaria.

10

13.1 Recibe la Notificación de Aprobación por parte de laUDAF. 13.2 Informa a las Unidades ejecutoras.

15

12.1 Recibe, informa al encargado de Presupuesto yarchiva expediente

Secretaria del Departamento de

Presupuesto14

Encargado de Presupesto



Mensajero 11

Secretaria del Departamento

Financiero12

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ESTIMADO

16.1 Recibe el pedido.(15.4 ó 15.5)16.2 Devuelve el pedido al Departamento de Compras: a) Para que continue el proceso de un Pedido (paso 15.4). ó b) Para que el Departamento de Compras informe a la unidad ejecutora que debe solicitar una transferencia.

C- TRANSFERENCIASRecepción:17.1 Recibe los documentos de solicitud de transferenciade los diferentes frentes de trabajo.a) Solicitud Originalb) Solicitud Corregida17.2 Verifica que ésta solicitud este por escrito y endisquete.17.3 Si cumple con el paso anterior estampa el sello de“Recibido” y “Fecha” del Departamento de Presupuesto ylo traslada: a) Solicitud Original - Transferencia de Funcionamiento (paso 18)

- Transferencia de Inversión (pasos 18.1 y18.4) b) Solicitud Corregida (paso 2) Integración de Solicitudes18.1 Recibe los documentos de solicitud deTransferencia.18.2 Elabora integración de todas las solicitudesplanteadas, en dos formatos distintos:18.2.1 En hoja electrónica: integra numéricamente lassolicitudes acumuladas, agregando el número de partida,renglón y su monto.18.2.2 En Word: por renglón de gasto integra lasjustificaciones para todos los créditos y débitos. 18.3 Imprime las integraciones.18.4 Traslada al Analista de Presupuesto.Análisis 19.1 Recibe y verifica la disponibilidad de lasintegraciones en su respectiva cuenta corriente.Si hay saldo:19.2 Hace la reserva correspondiente ( paso 19.3)Si no hay saldo: (paso 19.3)19.3 Devuelve las integraciones al Jefe del Departamentode Presupuesto.


Presupuesto16

17

Analistas de Gastos 19


18


Financiero

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ESTIMADORegistro en SICOIN-WEBSi hay saldo:20.1.1 Recibe las integraciones visadas por el Encargadode Presupuesto.20.1.2 Ingresa y registra cada renglón con su montorespectivo en el SICOIN-WEB.20.1.3 Imprime y firma el Reporte o CUR-CO2 de solicitudde modificación presupuestaria, generado por el sistema.

20.1.4 Traslada el CUR para firma del Sub DirectorAdministrativo Financiero.20.1.5 Elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud deaprobación de UDAF .20.1.6 Traslada a la Secretaría de la CoordinaciónFinanciera. NO hay saldo:20.2.1 Recibe las integraciones visadas por el Analista deGastos de Funcionamiento.20.2.2 Se comunica con los interesados para que realicenlas correcciones.a) Personalmente20.2.3 Devuelve los documentos de solicitud a losinteresados (se repiten pasos de 17 al 18).Autorización Interna21.1 Recibe el expediente.21.2 Gestiona la firma del Coordinadora de la DivisiónFinanciera y del Sub-director Administrativo.21.3 Saca fotocopia del expediente y los envia (original yfotocopia) a la UDAF, con el mensajero de la División.

Traslado de expediente22.1 Recibe y presenta los expedientes a la recepción dela UDAF, para sello de "Recibido" y "Fecha".22.2 Devuelve copia del expediente al Departamento deFinanciero, con el sello de recibido respectivo.

23.2 Archiva la copia del oficio recibido.Aprobación de solicitud.24.1 Realiza llamadas telefónicas a la UDAF, en formaperiódica.24.2 Verifica en el sistema.Si la UDAF aprueba:24.3 Emprime y entrega varios ejemplares de laaprobación: a) a la secretaria del departamento para archivar. b) al analista para que habilite los créditos. c) al interesado.Si la UDAF anula:24.4 Espera Nota de Anulación.

Secretaria 25 25.1 Recibe y archiva aprobación o anulación de laTransferencia.

FIN DEL PROCESO


Financiero23

Jefe del Departamento 24

23.1 Recibe el expediente e informa al Encargado dePresupuesto.

Mensajero

21Secretaría

Coordinación Financiera

22

20Encargado de Presupuesto

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Proceso Caja FiscalProceso Caja Fiscal


UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL

PROCESO: CAJA FISCAL

1


Encargado de

Caja Fiscal 1

INGRESOS: 1.1 Verifica en el Sistema BANRURAL

VIRTUAL el acreditamiento efectuado a las cuentas bancarias, realizado por la Tesorería Nacional y lo imprime.

1.2Ordena al Auxiliar de Caja la elaboración del formulario 63”A” 2.

Auxiliar de Caja 2 2.1 Elabora el formulario 63”A” 2 y lo devuelve al Encargado de Caja Fiscal para firma.

Encargado de Caja Fiscal 3

3.1 Recibe formulario y revisa, si no esta correcto lo devuelve. 3.2 Si esta correcto lo traslada a la UDAF del MCIV. Para dejar constancia de los acreditamientos.

UDAF-MCIV 4 4.1 Recibe forma 63”A” 2 y copia del acreditamiento al banco, lo revisa y si esta bien firma, sella y traslada la copia al Encargado de Caja Fiscal.


5.1 Recibe copia de forma 63 “A” 2, firmada y sellada.

5.2 Traslada al Oficial de caja, para su registro contable en libros de cuentas corrientes .

Auxiliar de Caja 6

6.1 Registra en los libros de cuentas corrientes respectivos ( por cuenta y financiamiento) 6.2Traslada la copia del 63 “A” 2 y libros de cuentas corrientes al Encargado de Caja Fiscal para su revisión .




2


7.1 Recibe copia del 63 “A” 2, Suma, cuadra y los confronta contra los registros realizados en los libros de los ingresos efectuados durante el mes. 7.2 Registra en el programa*, para su

Posterior impresión en el formulario de ingresos, egresos y saldo (200-A-3), por cuenta y financiamiento.

7.3 Archiva las copias de los 63 “A” 2, en espera de efectuar el cierre de la Caja fiscal respectiva. (* Programa computarizado para Caja Fiscal)


EGRESOS: 8.1 Solicita a los Auxiliares, los documentos de abono que integran la caja fiscal.

Auxiliares de: • Fondo Rotativo

(Caja Chica, Viáticos)

• Planillas • Otras Remuneraciones • Estimaciones

9

9.1 Entregan documentos de abono que fueron pagados durante el mes:

• FR03 = Caja Chica, Viáticos • Planillas Ordinarias y Adicionales • Tiempo Extraordinario • Otras Remuneraciones • Descuentos Judiciales • Estimaciones


10.1 Recibe y revisa los documentos, los cuales corresponden a los pagos realizados durante el mes.

10.2 Si no están correctos, los devuelve para que sean completados o corregidos y se quedan como documentos de abono para el mes siguiente.

10.3 Si están correctos, elabora el listado de los documentos que servirán de respaldo al saldo de la Caja Fiscal.

10.4 Registra en Programa* de caja fiscal los documentos pagados que figuran en listado.




3

10.5 Numera o folia los documentos que integran la caja fiscal en forma correlativa, con forme al número que les corresponde en la caja fiscal.


10.6 Solicita al oficial de caja, los saldos de las cuentas bancarias, para elaborar el cierre o cuadre mensual de la caja.

Auxiliar de Caja 11

11.1 Elabora las conciliaciones de las diferentes cuentas que integran la Caja Fiscal, para determinar los saldos. Envía al Encargado de Caja Fiscal los saldos de todas las cuentas bancarias, por medio de oficio.


12.1 Recibe los saldos y los confronta con los libros de cuentas corrientes. 12.2 Elabora arqueo de caja para

verificar que el saldo de caja fiscal cuadre con los documentos de abono y el saldo en bancos.

12.3 Realiza las siguientes pruebas: • Saldo Inicial + Ingresos del mes = Suma total de los Ingresos. • Total egresos del mes + saldo final = Suma total de Ingresos. • (Saldo Inicial + Suma total de los

Ingresos del mes ) – Egresos del mes

= saldo Final ò Saldo para el siguiente mes.

Encargado de Almacén de Suministros.

13

13.1 Envían oficio con copias de los formularios de constancias de ingreso al almacén 1-H utilizados durante el mes, para su registro en caja fiscal,


14.1 Recibe y revisa la información. 14.2 Registra en caja fiscal los Formularios utilizados y deja




4

constancia del saldo para el mes siguiente. (previo a realizar el corte de formas respectivo, ver anexo) 14.3 Elabora la Caja fiscal en original y dos copias ( Forma 200”A”-3 ), la firma y la traslada al Sub Director Administrativo Financiero para Visto Bueno.

Sub Director Administrativo

Financiero 15

15.1 Revisa la Caja Fiscal (( Forma 200”A”-3 ), 15.2 Si no esta correcta la información la devuelve al Encargado de Caja Fiscal, para su corrección. 15.3 Si todo esta bien procede a firmar la caja fiscal y la traslada al Encargado de Caja Fiscal , para que continúe con el tramite respectivo.


16.1 Recibe el documento de Caja fiscal (Original y dos copias) y lo distribuye de la siguiente manera:

• Original se archiva para integrarlo al libro de Caja Fiscal de la Dependencia.

• Duplicado se envía a la Dirección de Talonarios de la Contraloría General de Cuentas para su control y registro.

• Triplicado se archiva junto con los documentos que integran la Caja Fiscal,

• Para la glosa respectiva por parte de Contraloría General de Cuentas.

FINALIZA EL PROCESO OBSERVACIÓN: Al finalizar el período (año) se envía a empastar el libro que contiene los folios originales de la forma 200”A”-3.


Proceso de ComprasProceso de Compras

RESPONSABLE: No. PASO ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO

ENCARGADO DE COMPRAS RECEPCIÓN DEL PEDIDO-ORDEN.

Recibe de las diferentes oficinas de la Unidad Ejecutora de Conservación Vial.

ENCARGADO DE COMPRAS Revisa pedidos

2.1 Revisa que lleve los sellos del frente interesado, División Administrativa de la institución, firma del Encargado de Almacén.

2.2 Verifica que lleve el sello “NO HAY EN EXISTENCIA” del Almacén.

gado de Presupuesto, el Visto Bueno

del Sub-Director Administrativo-Financiero o en su efecto el del Jefe del

Departamento Financiero.

2.3 Revisa la partida presupuestaria, estampa número correlativo decompras y recibe. 2.4 Devuelve copia al interesado2.5 Saca fotocopia del pedido y la archiva

REVISA Y CLASIFICA PEDIDO

ENCARGADO DE COMPRAS Recibe original del pedido y clasifica el proceso de compra:

3.1 Compra Directa3.2 Evento de Cotización3.3 Licitación3.4 Analiza los Pedidos y si aplica: a ) COMPRAS DIRECTAS: Menores de Q. 30,000.00 b) COMPRAS MAYORES DE Q. 30,000.00COMPRA DIRECTA

ENCARGADO DE COMPRASRecibe original de pedidos, si algún pedido es de papelería, útiles de oficina oproductos de limpieza se contempla dentro de Contrato Abierto; si no es asíselecciona proveedores4.1 Consulta Contrato Abierto4.2 Selecciona proveedores4.3 Solicita cotizaciones vía telefònica.4.4 Envía pedido vía fax4.5 Hace entrega de copia del pedido al proveedor que lo solicite. Si la compra es menor de Q. 5,000.00 requiere de una cotización y si esmayor de Q.5,000.00, tres cotizaciones. Si la compra está entre los Q.25,000.00 y Q. 30,000.00: 4.6 Solicita Visto Bueno del Director de Covial. (SI APLICA).

1

Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y ViviendaUnidad Ejecutora de Conservacion Vial

Procedimiento de Compras y Contrataciones de Bienes y/o Servicios

2

4

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Recepción de Cotizaciones:

ENCARGADO DE COMPRAS 5.1 Recibe ofertas de proveedores

5.2 Escoge al proveedor5.3 Llena hoja de selección de proveedor 5.4 Firma y sella.

A la Hoja de Selección de Proveedor o Sumaria de ofertas adjunta:

ENCARGADO DE COMPRAS 6.1 Pedido original y las cotizaciones correspondientes.

6.2 Traslada el expediente a la Sub-Dirección Administrativa-Financiera parasu aprobación.

ENCARGADO DE COMPRAS SOLICITUD DEL BIEN

8.1 Notifica al proveedor para que entregue el producto al Almacén desuministros.

9.1 RAZONA FACTURA

ENCARGADO DE COMPRAS Especificando claramente en que se va a utilizar el bien o servicio.

9.2 Solicita la firma del Guardalmacén9.3 Solicita la firma del Sub-Director --Administrativo-Financiero

9.4 Recibe del Guardalmacén Constancia de Ingreso al Almacén forma 1-H

PREPARA DOCUMENTO DE PAGO

ENCARGADO DE COMPRAS Recibe Factura con las firmas correspondientes.

10.1 Integra los expedientes incluyendo la constancia de ingreso al Alma- cén.10.2 .Elabora Orden de Compra10.3 Recopila firmas de Revisión de . Auditoría Interna, Sub-Director Administrativo-Financiero y Di- Rector General de Covial.10.4 Traslada expediente a Caja y Pagaduría.

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ENCARGADO DE COMPRAS SOLICITUD DE PAGO DE COMPRA

DIRECTA:Recibe expedientes visadosa) menor de Q. 10,000.00

11.1 Archiva una copia11.2 Traslada original a Secciòn de Caja y Pagaduría.b) Mayores de Q.10,000.0011.3 Traslada a FinancieroSi tiene reparo:11.4 Corrìge y devuelve para inicio.

ENCARGADO DE COMPRAS. RÉGIMEN DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN

Recibe Pedidos:a) Para evento de cotización 12..1b) Para Licitación paso 12.412.1 Verifica:Si el evento es público paso 12..3Si el evento es restringido. 12.212.2 Verifica que lleve adjunto términos de referencia, lista corta de participantes.12.3 Llena formulario de invitación a cotizar Paso 12.412.4 Verifica que toda la documentación

c) Para la licitación (Art. 18 Ley de Contrataciones del Estado) estéaprobada por la autoridad administrativa Superior de la dependencia.

ENCARGADO DE COMPRAS PUBLICAC IÓN EVENTO

13.1 Recibe el Formulario de Coti- zación original y copias 13.2 Revisa 13.3 Si está correcto lo solicitado.

ENCARGADO DE COMPRAS 14 14.1 Publica en GUATECOMPRAS

de acuerdo con Artículo No. 8, Resolución100 Normas para uso del Sistema Guatecompras. Paso 14.2Si el evento es restringido publica lista corta.Si es licitación.14.2 Publica convocatoria a licitar dos veces En diario oficial y en otro demayor circulación y en Sistema de GUATECOMPRAS.14.3 Entrega Bases de licitación a quien solicita. Si es lista corta únicamentea participantes. Paso 16.ENTREGA DE INVITACIONES

15.1 Entrega formularios a interesados a participar no menos de 3, si elmonto es menor de Q.300,000.00 no menos de 5, si el monto es mayor deQ.300,000.00.

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ENCARGADO DE COMPRAS 15 Si es restringido

15.2 Entrega formularios de acuerdo a lista Corta. 8 días15.3 Verifica firma y sello de recibido de interesados.

INTERESADO A PARTICIPAR 16 ENTREGA DE INVITACIONES Y BASES

Recibe invitación a cotizar o licitar y tienen el tiempo establecido en bases,para preparar y presentar la oferta en sobre cerrado a la Junta.

PREPARA EXPEDIENTE PARA LA JUNTA.Espera tiempo para apertura.17.1 Prepara expediente para la Junta Receptora, calificadora y adjudi- Cadora de ofertas. (Pedido y/o – Ofertas, términos de referencia formulario de invitación, firma de recibo por interesados, - publicaciones y anexos de Guate- compras.17.2 Elabora oficio para comisiòn17.3 Adjunta expediente17.4 Entrega expediente a Junta, para apertura, calificaciòn y adjudicaciónde ofertas.

ENCARGADO DE COMPRAS PUBLICACIÓN DE OFERENTES PARTICIPANTES. 24 horas.

Recibe de Secretaria de Junta, lista de oferentes, para hacer publicación en

GUATECOMPRAS, a más tardar 24 horasdespués del vencimiento de plazo para presentar ofertas.18.1 Publica.

SECRETARIA DEL DIRECTOR TRASLADO EXPEDIENTE A SUPERIORIDAD

Recibe expediente de adjudicación y traslada al Director de Covial.

DIRECTOR GENERAL APRUEBA O IMPRUEBA

Recibe acta de adjudicación y expediente,Revisa y:20.1 Si está conforme firma de aprobada la adjudicación para proceder aefectuarla compra respectiva.20.2 Emite resolución, traslada expediente al Encargado de Compras concopiaa Comisión. Paso No. 2120.3 Si no está conforme rechaza el acta de Adjudicación para que searevisado el Proceso por la Junta.

18

ENCARGADO DE COMPRAS 17

19

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ENCARGADO DE COMPRAS PUBLICACIÓN

Recibe Expediente con resolución razonada de la de la adjudicación.21.1 Publica en Sistema de Guatecompras,La adjudicación, (antes de notificación Por escrito al adjudicatorio)21.2 Espera tres días para que la oferta quede en firme.

REQUERIMIENTO DEL PRODUCTO AL PROVEEDOR.

Cuando se trate de mercancías, obras, bienes o servicios que sean adquiridosen el Mercado local o entrega inmediata, podrá omitirse la celebración delcontrato escrito, Siempre, que el monto de la negociación no Exceda de Q.100,000.00, hacièndose constar en acta todos los pormenores de laNegociación, agregando las constancias del

caso al expediente respectivo.22.1 Solicita el producto al ProveedorPaso 8.Publica Orden de compra en Guatecompras, previo a ser entregada alProveedor.22.2 Si la compra es mayor de

Q..100,000.00 traslada expediente ala Asesoría Jurìdica para elaborar elContrato Administrativo correspondiente y espera que el Ministerio apruebe elContrato y notifique por escrito al proveedor, el Acuerdo Ministerial.

ENCARGADO DE COMPRAS 23 RECIBE COPIA DEL ACUERDO MINISTERIAL

23.1 Pública el Contrato administrativo y requiere el producto al proveedor

Paso 8.

F I N D E L P R O C E S O

21

ENCARGADO DE COMPRAS 22

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Proceso de Almacén y SuministrosProceso de Almacén y Suministros

Seccion: Almacén

Proceso: Ingreso de Bienes y Suministros

PasoNumero

1.1. Presenta con el (los) bien(es) o suministro(s)requeridos, segun pedido, dado en el departamentode compras.

2.1. Verifica que el (los) bien(es) o suministro(s),coincida(n)con lo especificado en la orden de compra

2.2. De no ser correcto, no es recibido

2.3. Sí es correcto se informa al Proveedor, para queefectué la entrega

3.1. Entrega el producto al Encarcado de Almacé

4.1. Cuenta la Cantidad de Bienes o Suministro

4.2. Revisa el estado en que es entregado el(los) bien(es)y/o suministro(s), en la medida de lo posible

4.3. de no ser correcto, no es recibido

4.4. De ser correcto se efectuá su ingreso

Encargado de Almacén 5 5.1. Efectua el ingreso de lo recibido en Formulario 1-H dela C.G.C.

6.1. Registra el(los) bien(es) y/o suministro(s) en el libro decuenta corriente (Kardex

6.2.Envia al Encargado de Inventarios la Forma 1-H, paraque verifique y coloque los sellos de inventariableo nosegún sea el caso

7.1.

Si es inventarible, procede a hacer registro, luegoremite al encargado de almacén la asignacion del No.de Inventario, devuleve al formulario 1H con laindicacion respectiva

7.2. Si no es inventariable, remite al encargado de almacé

8.1. Almacéna el Bien o Suministro8Encargado de Almacén

FIN DE PROCESO

1

Actividad

2Encargado de Almacén

7Encargado de Inventario

3

Encargado de Almacén 4

Prooveedor




Responsable Tiempo

Proveedor

Seccion: Almacén

Proceso: Recepcion de Bienes y SuministrosPaso

Numero

1.1. Presenta con el (los) bien(es) o suministro(s)

requeridos, segun pedido, dado en el departamento

de compras.

2.1. Verifica que el (los) bien(es) o suministro(s), coincida(n)con lo especificado en la orden de compra.

2.2. De no ser correcto, no es recibido

2.3.Sí es correcto se informa al Proveedor, para que efectué la entrega

3.1. Entrega el producto al Encarcado de Almacén

4.1. Cuenta la Cantidad de Bienes o Suministros

4.2. Revisa el estado en que es entregado el(los) bien(es) y/o suministro(s),en la medida de lo posible.

4.3. de no ser correcto, no es recibido

4.4. De ser correcto se efectuá su ingreso

5 5.1. Efectua el ingreso de lo recibido en Formulario 1-H de la C.G.C.

6.1. Registra el(los) bien(es) y/o suministro(s) en el libro de cuenta corriente(Kardex)

6.2. Envia al Encargado de Inventarios la Forma 1-H, para que verifique ycoloque los sellos de inventariable o no según sea el caso.

7.1.Si es inventarible, procede a hacer registro, luego remite al encargado dealmacén la asignacion del No. de Inventario, devuleve al formulario 1Hcon la indicacion respectiva

7.2. Si no es inventariable, remite al encargado de almacén

6


7

1

Actividad

2

3

4

8.1. Almacéna el Bien o Suministro8

FIN DE PROCESO

Seccion: Almacén

Proceso: Despacho de Suministros

PasoNumero

1.1. Presenta Forumulario de Solicitud de Bienes y/oSuministros

2.1. Verifica los datos y firmas respectivas, consignadosen el formulario de solicitud

3.1. De no haber existencia de lo solicitado, coloca selloindicando lo mismo.

3.2. Es devuelta la solicitud al interesado para su tramite,en Compras.

4.1. De haber existencia es entregado el suministro

Encargado de Almacén 5 5.1. Se opera la solicitud y archiva


Encargado de Almacén



FIN DE PROCESO

Responsable Tiempo

Depto. Interesado 1

Actividad

2

Seccion: Almacén

Proceso: Despacho de Suministros

PasoNumero

1.1. Presenta Forumulario de Solicitud de Bienes y/o Suministros

2.1. Verifica los datos y firmas respectivas, consignados en el formulariode solicitud

3.1. De no haber existencia de lo solicitado, coloca sello indicando lomismo.

3.2. Es devuelta la solicitud al interesado para su tramite, en Compras.

4.1. De haber existencia es entregado el suministro

Encargado de Almacén 5 5.1. Opera la solicitud y archiva

4


FIN DE PROCESO

Responsable

Depto. Interesado 1

Actividad




Seccion: Almacén

Proceso: Control y Despacho de Combustible

PasoNumero

1.1.

Presenta solicitud de combustible, en el cual indicael Kilometraje a recorrer, firma del superiorinmediato, cantidad de combustible expresada endinero

2.1.Verifica que la solicitud contega las firmasrespectivas, kilomatreje y monto aproximado decombustible

3.1. Recalcula el monto de combustible en base a unprecio Promedio, y tipo de motor

4.1. Verifica la lectura del hodometro para verficar eldato consigando en la solicitud

Encargado de Almacén 5 5.1.

De no existir la cantidad solicitada en cupones, seremite al Sub-Director Administrativo Financieropara que extienda un vale en concepto deCombustible.

6.1. De existir la cantidad solicitada en cupones, seentrega al solicitnate

7.1. Anota en libro de cuenta corriente, la cantidad daday el solicitante firma de enterado

7.2. Cuando el solicitante regresa de la comision, severifica el recorrido del vehiculo







FIN DE PROCESO


Responsable Tiempo

Solicitante 1

Actividad

2

Seccion: Almacén

Proceso: Despacho de CombustiblePaso

Numero

1.1.Presenta solicitud de combustible, en el cual indica elKilometraje a recorrer, firma del superior inmediato, cantidad decombustible expresada en dinero

2.1. Verifica que la solicitud contega las firmas respectivas,kilomatreje y monto aproximado de combustible

3.1.Recalcula el monto de combustible en base a un precioPromedio, y tipo de motor

4.1.Verifica la lectura del hodometro para verficar el datoconsigando en la solicitud.

5 5.1.De no existir la cantidad solicitada en cupones, se remite alSub-Director Administrativo Financiero para que extienda unvale en concepto de Combustible.

6.1.De existir la cantidad solicitada en cupones, se entrega alsolicitnate.

7.1.Anota en libro de cuenta corriente, la cantidad dada y elsolicitante firma de enterado

7.2.Cuando el solicitante regresa de la comision, se verifica elrecorrido del vehiculo.

Unidad Ejecutora de Conservacion Vial Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y Vivienda

FIN DE PROCESO

1

Actividad

2

3

4

6

7


Proceso de InventariosProceso de Inventarios

MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y

VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL

PROCESO DE INVENTARIOS

Página 1 de 12

RESPONSABILIDAD No. DE PASOS ACTIVIDAD TIEMPO

ESTIMADO

Encargado de Inventarios 1

RECEPCION DE INFORMACION Recibe de las diferentes oficinas de la Unidad: 1.1 Constancias de ingreso a

Almacén y al Inventario. (ALMACEN)

1.2 Reporte semanal de movimiento de ingresos y egresos de almacén. (ALMACEN)

1.3 Ordenes de Movimiento de bienes Fungibles, Fijo o Vehículos.


REGISTRO Y CONTROL Anota en cuadro de Control de reportes, lo recibido diariamente y toma en cuenta lo siguiente: 2.1 Verifica que el contenido este relacionado con el Inventario. 2.2 Da ingreso al cuadro de control, anotando el registro, fecha, y procedencia, asunto, etc.


MARGINA EXPEDIENTES Recibe los documentos para su análisis, revisión, firma. Si es constancia de Ingreso a almacén y a inventario 3.1 Verifica: si el bien es inventariable que lleve anotado el número de registro de inventario. 3.2 Si no tiene número el




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encargado de Inventarios le asigna su respectivo Número. 3.2 Firma, estampa sello “INCLUIDO EN INVENTARIO” archiva copia y traslada a el Guardalmacén por medio de conocimiento. 3.3 Si el bien no es inventariable, firma y estampa sello de “BIEN NO INTARIABLE” traslada al Guardalmacén por medio de conocimiento.


SI ES REPORTE SEMANAL DE MOVIMIENTO INGRESO Y EGRESOS DE ALMACEN. 4.1 Revisa cuadro y verifica que se hayan reportado todas las constancias de ingreso al almacén. 4.2 Si no esta completa la documentación se le devuelve a Guardalmacén. Por medio de Conocimiento. 4.3 En Caso de bienes Inventariables, el encargado de Inventarios realiza el ingreso a registros contables. (SICOIN WEB) PASO 9.


Si son Órdenes de Movimiento de Vehículos y Traslados. 5.1 Verifica si la orden de movimiento se refiere a un ingreso nuevo o si es movimiento Interno.




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Si es ingreso Nuevo 5.2 Revisa y Verifica que lleve adjunta el acta de recepción, consulta archivo de Constancias de Ingreso a almacén y realiza el ingreso al registro contable. (SICOIN WEB) PASO 9.


Sin son Actas por Donaciones. 6.1 Verifica que lleven adjunto, la factura, que se le haya asignado numero de registro de inventario y le da ingreso a registros contables (SICOIN WEB) PASO 9.


Si es solicitud de número de Registro Contable. 7.1 Recibe oficio, Verifica que lleve adjunta copia de la factura de compra y que describa la forma de compra (Orden de compra, caja chica, donación etc.) 7.2 Asigna el número correspondiente de acuerdo a la nomenclatura interna.


Recibe oficio de solicitud de Numero de Inventario. 8.1 Anota en el registro de

control interno y asigna el número de inventario correspondiente.

8.2 Si el número es solicitado por el almacén se constituye al marcaje del bien.

Encargado de 9 Recibe reporte de ingreso y




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Inventarios egreso Semanal del almacén. 9.1 Si el bien es de nuevo ingreso, digita información, e ingresa datos en el sistema SICOIN WEB. 9.2 Si es movimiento interno, se digita la información, efectuando el movimiento de cargo y descargo, en el área involucrada.


BAJA DE INVENTARIO Por destrucción o incineración En caso de bienes inservibles que no sea posible su reparación, 10.1 Suscribe Acta describiendo el estado físico en que se encuentran los bienes, separado:

a) material no Ferrroso b) material Ferreoso.

10.2 Por medio de oficio solicita a las autoridades superiores de la institución la autorización para continuar con el trámite de baja. 10.3 Adjunta al oficio, certificación del acta y certificación del ingreso al inventario de la institución de los bienes detallados en el acta. 10.4 Traslada el expediente a las autoridades superiores de la institución. PASO 11.1 Y 11.2




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Autoridad Superior de la Institución 11

Si es material no Ferroso. 11.1 Recibe solicitud del frente de trabajo y por medio del Ministerio de Ramo solicita se curse lo actuado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publica, para que designe un delegado y solicite la intervención de un auditor de la Contraloría General de Cuentas para que se proceda a la verificación, y ordene la destrucción o incineración de los bienes. Suscribiéndose el acta respectiva. Si es material Ferroso. 11.2 Recibe solicitud del frente de trabajo y por medio del Ministerio del Ramo solicita se curse lo actuado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones Publicas, para que designe un delegado y solicite la intervención de un Auditor de la Contraloría General de Cuentas para que procedan a la Verificación estado físico de los bienes y hacer entrega de los objetos, a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas, (Para proceder de acuerdo al Decreto Numero 103-97 del Congreso de la Republica de Guatemala)

Delegado y Auditor Contralor 12 Si no es material Ferroso

12.1 Verifica el estado físico de




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los bienes a depurar. 12.2 Ordena la destrucción o incineración de los bienes. 12.3 Suscribe Acta dejando constancia de lo actuado. 12.4 Remite copia certificada del acta a la dependencia interesada y Dirección de Bienes del Estado. 12.5 Por medio de oficio, solicita al Contralor General de Cuentas, autorice la baja de los objetos que ya no deben seguir figurando en el inventario, debido a su destrucción o incineración. Si es material ferroso ( Subasta) 12.6 Verifica el Estado Físico de los Bienes. 12.7 Mediante acta hace entrega de los bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publica ( Para proceder de acuerdo al Decreto Numero 103-97 del congreso de la Republica de Guatemala) 12.8 Se suscribe acta dejando constancia de lo actuado.

Autoridad Superior de la Unidad 13

13.1 Recibe Resolución de baja de la Contraloría General de Cuentas, a través de la Dirección de Bienes del Estado. 13.2 Ordena al Encargado de Inventarios de la Unidad, asentar las operaciones contables de baja del Inventario.




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Por perdida, faltante o extravió En caso que se determine un faltante, al verificar físicamente el inventario, por entrega de puesto. 14.1 Suscribe acata circunstanciada, con la participación del servidor que tenga cargado el bien, haciendo constar de lo relativo al caso y el requerimiento de pago o reposición del bien, en el ultimo caso, el bien deberá ser idénticas características o de mejor calidad que del original. Si el servidor responsable repone o paga el bien: 14.2 Se suscribe Acta. 14.3 Por medio de oficio se adjunta certificación del acta y de ingreso al inventario, se remite expediente a través de las autoridades superiores de la institución, a la Contraloría General de Cuentas, para que ordene ala baja que corresponda. Y paso 13 Si el servidor no repone o paga el bien. 14.3 Por medio de oficio, adjuntando acta y certificación de ingreso al inventario, deberá cursarse el expediente a las autoridades superiores de la Institución para inicio del




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proceso Económico Coactivo.

15

En caso de sustracción de bienes muebles, Vehículos. ( Robo ) 15.1 Suscribe Acta en la cual se hace constar lo sucedido. 15.2 Con copia certificada del acta, presenta la denuncia ante la autoridad policíaca mas cercana al robo o en un tribunal competente. 15.3 Certificación de la fase en que se encuentre el proceso judicial. 15.4 Certificación de ingreso al Inventario de la Institución 15.5 Remitir el expediente a la autoridad Superior de la Institución, para que esta a través del Ministerio del Ramo, curse el expediente a la Contraloría General de Cuentas, para la continuación y terminación del trámite de baja.


Traslado a otra dependencia 16.1 Solicita a la Autoridad Superior del Ministerio, y Certificación de ingreso al inventario solicita a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas. (Para que emita la resolución respectiva, para el cargo del bien en la dependencia que lo recibe y descargo de la que entrega.) Al recibir resolución, nombra comisión para hacer entrega




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del bien.

Comisión Nombrada 17

17.1 Recibe nombramiento 17.2 Suscribe acta de entrega y recepción del bien. 17.3 Cursa el expediente al Encargado de Inventarios para el descargo del bien en el inventario de la Unidad.


Desastres Naturales En relación a incendios, Terremotos, inundaciones, desaparición de bienes, Etc. 18.1 Suscribe acta en la cual hace constar lo acontecido, detallando en forma pormenorizada los bienes afectados. 18.2 Con Certificación del acta, presenta denuncia ante autoridades policíacas mas cercanas o ante un tribunal competente. 18.3 Mediante oficio (adjuntando certificación de acta de registro de ingreso al inventario), solicita a la autoridad Superior de la Institución curse el expediente a la Contraloría General de Cuentas, para continuación y conclusión del tramite de baja de lo afectado por el desastre. Paso No. 13

19

Casos no Previstos en la Ley 19.1 Se Suscribirá acta en la cual hace constar los




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pormenores del caso. 19.2 Adjunta certificaciones de acta y de ingreso al inventario. 19.3 Traslada a las autoridades Superiores de la Unidad, para que por medio del Ministerio se curse el expediente a la Contraloría General de Cuentas, para que resuelva el caso.


Depuración de Bienes No Inventariables ( FUNGIBLE) Por destrucción o incineración En el caso de bienes inservibles que no sea posible su reparación. 20.1 Suscribe Acta describiendo el estado físico en que se encuentran los bienes, separando:

a) Material no Ferroso b) Material Ferroso.

20.2 Por medio de oficio solicita a las autoridades superiores de la Institución la autorización para continuar con el trámite de baja. 20.3 Adjunta al oficio, certificación del Acta y certificación del ingreso al inventario de la Unidad de los bienes detallados en el acta suscrita.




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20.4 Traslada el expediente a las

Autoridades superiores de la Unidad.


21.1 Recibe solicitud de depuración de bienes no inventaríales. 21.2 Traslada a la Unidad de Auditoria Interna.


21.1 Recibe expediente de solicitud de depuración de bienes no inventariable. 21.2 Recibe expediente de solicitud de depuración de bienes no inventariables. Si no es material ferroso. 22.3 Suscribe acta correspondiente, para el registro de baja del bien en los registros auxiliares de inventaríable. Si es material ferroso. 22.2 Verifica estado físico de los bienes y ordena la destrucción de los mismos. 22.3 Suscribe acta correspondiente, para el registro de baja del bien en los registros auxiliares de inventario. Si es material Ferroso 22.4 Verifica estado físico de los bienes.




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22.5 Suscribe el acta Circunstancial. 22.6 Con copia certificada del acta, traslada expediente a la autoridad superior de la Unidad para que la Contraloría General de Cuentas emita la resolución y conjuntamente con un Delegado del Departamento de adjudicación y legalización de bienes del Estado, procedan a recibir el material ferroso y mediante resolución lo entrega a la comisión encargada de la venta o permuta de material ferrosos. ( Decreto Numero 103-97 del Congreso de la Republica de Guatemala) PASO No. 13


Al 31 de diciembre de cada año, elabora cuadros FIN- 1 y FIN- 2, el cual remite a mas tardar el 31 de enero de cada año, a la Dirección de Contabilidad del Estado y bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Publicas.

No. PROCEDIMIENTO JEFE INVENTARIOS

AUXILIAR DE INVENTARIOS

DIVISIÓN FINANCIERA

DIRECTOR O SUBDIRECTOR DE LA INSTITUCIÓN

MINISTERIO DEL RAMO COMISION AUDITORIA INTERNA

1 TRASLADO DE BIENES A OTRAS DEPENDENCIAS, ENDESUSO VENTA O PERMUTA.a) Traslado a otras dependencias, bienes en buen estado, b) Desuso. c) Permuta d) Desastres Naturales:1.1 Jefe de la entidad interesada suscribe acta pormenorizada.1.2 Elabora certificación de ingreso al inventario. 1.3 Elabora,imprime y firma oficio de solicitud y adjunta certificación deacta y certificación de ingreso al inventario. 1.4 Traslada alFinanciero para su conocimiento.

2 CONOCIMIENTO FINANCIERO2.1 Recibe el expediente 2.2 Cursa el expediente a AutoridadSuperior, solicitando se traslade el mismo al Ministerio delRamo.

3 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN3.1 Recibe Expediente 3.2 Verifica. Si esconveniente. 3.3 solicita a Autoridad Superior del Ministerioautorización para el traslado del bien a otra institución,desuso o permuta de bienes (Art. 1 Literal a) AcuerdoGubernativo 1056-92) Si no esconveniente 3.4 Rechaza. (paso 2)

4 AUTORIZACIÓN MINISTERIO DEL RAMO4.1 Recibe Expediente de Solicitud. 4.2 Analiza. Si es conveniente. 4.3 Autoriza. 4.4 traslada Autoridad interesada Si no es conveniente 4.5 Rechaza (paso 3)

MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDADISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJOS POR BIENES NO UTILIZADOS, DESUSO VENTA O PERMUTA III

UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL

1

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sino

2

2

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sino

1

1

PROCEDIMIENTO JEFE INVENTARIOS



DIRECTOR O SUBDIRECTOR DE LA INSTITUCIÒN


5 AUTORIZACIÓN MINISTERIO DEL RAMO5.1 Recibe expediente con autorización del Ministerio. 5.2 Verifica: a) Si es traslado a otra dependencia. b) Bienes en desuso. c) Permuta. En cualquiera de los casos: 5.3 Nombra una comisión para hacer entrega de los bienes.

6 ACTUACIÓN DE LA COMISIÓN6.1 Recibe el Expediente y analiza:a) SI ES TRASLADO A OTRA DEPENDENCIA: 6.2 prepara la entrega y se comunica con inventarios de la otradependencia . 6.3 suscribe acta de recepción y entrega. 6.4 Adjunta al expediente constancia de ingreso al inventario. 6.5Cursa el expediente a la Superioridad para solicitar resoluciónde Bienes del Estado.

7 INFORMA A SUPERIORIDAD7.1 Recibe Expediente 7.2 Cursa al Ministerio del Ramo parasolicitar resolución de baja a la Dirección de Bienes del Estadoy Licitaciones del M. F.P.

8 SOLIITUD DE RESOLUCIÓN DE BAJA8.1 Recibe expediente de solicitud. 8.2 Emite solicitud deresolución respectiva a Dirección de Bienes del Estado yLicitaciones del M. F. P. 8.3 Traslada el expediente. Esperaresolución y al tenerla la envía a entidad interesada.


MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDADISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJOS POR BIENES NO UTILIZADOS, DESUSO O PERMUTA III

5

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DIRECTOR O SUBDIRECTOR DE LA INSTITUCIÒN


9 RECEPCIÓN DE RESOLUCIÓN DE BAJA9.1 Recibe resolución de baja 9.2 traslada a CoordinadorFinanciero para que ordene operar la baja de inventarios.

10 ORDEN DE BAJA DE REGISTROS CONTABLES10.1 Recibe resolución. 10.2 Traslada a jefe de inventariospara que opere la baja en registros.

11 BAJA DE REGISTROS CONTABLES 11.1 Recibe 11.2 traslada al auxiliar de inventarios para queopere la baja en el libro SICOIN WEB. 11.3 Remite informesobre las bajas realizadas a la Dirección de Contabilidad delEstado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministeriode finanzas Públicas.

12 BAJA DE LIBROS.12.1 Recibe resolución 12.2 Ingresa al Sistema y rebaja delos registros , los bienes detallados, conforme al valorregistrado en libros. 12.3 Archiva documentos.

13

b) SI SON BIENES EN DESUSO 13.1 Verifica estado físicode los bienes, Prepara la entrega 13.2 Suscribe Acta deentrega y recepción. 13.3 Solicita a la Dirección de Bienes delEstado y Licitaciones del M.F.P. proceda al traslado ,destrucción o baja correspondiente. 13.4 Cursa el expedientea la superioridad (PASO del 7 al 12)

DISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJOS POR BIENES NO UTILIZADOS, DESUSO O PERMUTA IIIUNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL


13 b)

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DIRECTOR O SUBDIRECTOR DE LA INSTITUCIÓN


14

c) VENTA O PERMUTA: 14.1 Recibe expediente 14.2 Verifica estado físico de los bienes 14.3 Suscribe Acta dondeconste los bienes en desuso que se deseen permutar. preparadocumentos: 14.4 Solicita autorización del Ministerio deFinanzas Públicas. 14.5 Adjunta acta suscrita con motivo de latransacción 14.6 Adjunta Certificación de ingreso al inventario.14.7 Adjunta certificación de ingreso de la cantidad percibidaCta. Gobierno de la República Fondo Común. Si la Institucióntiene fondos privativos, adjuntar certificación de ingresos. 14.8Traslada expediente a autoridades superiores para solicitarresolución a la Dirección de Bienes del Estado, (PASO del 7 y 12)

15

d) DESASTRES NATURALES: En caso de incendios,terremotos, inundaciones, desapariciones de bienes etc. 15.1 Suscsribe Acta en la cual hace constar lo acontesido. 15.2 Presenta denuncia ante autoridades policiacas más cercana,ratifica ante el Ministerio Público. 15.3 mediante oficio,adjuntando certificación de acta y registro de ingreso alinventario y traslada a Jefatura Financiera para que tome notay lo traslade a Superioridad.

16 16.1 Recibe expediente 16.2 Toma nota y cursa a lasAutoridades Superiores, para que se traslade al Ministerio delRamo solicitando se curse a la CGC. (Paso 8.)

17

e) CASOS NO PREVISTOS EN LA LEY: 17.1 Suscribe Actaen la cual hace constar pormenores del caso. 17.2 Adjuntacertificación de ingreso al inventario. 17.3 Traslada a laJefatura Financiera, para que lo curse a la Superioridad paraque por su medio el Ministerio solicite a la Contraloría Generalde Cuentas resuelva el caso.

FIN DEL PROCESO

NOTA: LOS TIEMPOS ESTIMADOS ESTARÁN EN FUNCIÓN DE CADA UNIDAD EJECUTORA.


MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDADISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJOS POR BIENES NO UTILIZADOS, DESUSO O PERMUTA III

14 c)

PAG.3

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6

6

No. PROCEDIMIENTO JEFE INVENTARIOS AUXILIAR DE INVENTARIOS


DIRECTOR O SUBDIRECTOR DE LA

INSTITUCIÓNMINISTERIO CIV COMISIÓN

1 BAJAS DE INVENTARIOS

1. Por destrucción e incineración 2. Por pérdida, faltante o extravío. 3. Sustracción de bienes muebles, vehículos y roboPOR DESTRUCCIÓN O INCINERACIÓN. En el caso que los bienes inserviblesque no sea posible su reparación: 1.1 Jefe interesado, suscribe acta describiendoel estado físico en que se encuentran los bienes: separando a) MATERIAL NOFERROSO b) MATERIAL FERROSO (piezas metálicas, mateiales y desechos dehierro, acero, bronce, aluminio y otros). 1.2 Elabora oficio de solicitud de baja 1.3 Adjunta al oficio certificación del acta y del ingreso al inventario de los bienesdetallados. 1.4 Traslada expediente a la autoridad inmediata superior. (Lo anteriordebe hacerse dentro de los 90 días al inicio del ejercicio fiscal.)

2 Conocimiento de la Jefatura Financiera2.1 Recibe expedientes 2.2 Providencia a lasAutoridades Superiores de la Institución, para autorización y solicitud ante elMinisterio del Ramo. (paso 3 a y b)

3 APROBACIÓN O IMPROBACIÓN 3.1 Recibe expediente de solicitud 3.2 Traslada solicitud al Miniserio del Ramo,para que se curse a Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio deFinanzas Públicas, para que designe un delegado y solicite la intervención de unAuditor de la Contraloría General de Cuentas para que con el auxiliar de inventariosde la Institución y por medio de acta procedan a la verificación de los bienes, a) Sies material no ferroso: ordenan la destrucción e incineración de los bienes,b) si es material ferroso: por medio de acta entregan los mismos a laDirección de Bienes del Estado, para inicio del proceso de venta o permuta. Enambos casos se entrega copia del acta para solicitar la resolución de baja y seespera la misma.

MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDADISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJO II


1

2

3

no ferroso ferroso

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No. PROCEDIMIENTO

JEFE INVENTARIOS AUXILIAR DE

INVENTARIOS

DIVISIÓN FINANCIERA DIRECTOR O SUBDIRECTOR DE LA

INSTITUCIÓN

MINISTERIO CIV COMISIÓN

4 RESOLUCIÓN PARA BAJA DE REGISTROS4.1 Dirección, recibe resolución de baja de la Contralorìa General de Cuentas.4.2 Traslada a Inventarios para asentar operaciones contables.

5 BAJA DE REGISTROS CONTABLES5.1 Recibe. 5.2 Adjunta a la resolución acta suscrita por la entidad. 5.3 Trasladaal auxiliar de inventarios para que opere la baja en el libro (SICOIN WEB). 5.4 Remite informe sobre las bajas realizadas a la Dirección de Contabilidad del Estadoy Bienes del Estado y Licitaciones ambas del Ministerio de Finanzas Públicas.

6 BAJA EN LIBROS6.1 Recibe documentos. 6.2 Ingresa al sistema y rebaja de los registros, losbienes detallados, conforme al valor registrado en libros. 6.3 Archiva documentos.

7 POR PERDIDA, FALTANTE O EXTRAVÍOEn caso que se determine un faltante, al verificar físicamente el inventario, porentrega de puesto 7.1 Suscribe acta circunstanciada, con participación del servidorque tenga a su cargo el bien, requiriendole el pago o reposición del mismo. Si elservidor paga o repone el bien: 7.2 Suscribe acta. 7.3 Elabora oficio y adjuntaacta, certificación de ingreso al inventario. 7.4 Traslada expediente a DivisiónFinanciera para trámite correspondiente. Si el servidor no repone ni paga el bien 7.5 Suscribe acta, 7.6 Elabora oficio y adjunta acta y cursa a la División Financiera,para inicio de Proceso Económico Coactivo.

8 CONOCIMIENTO AUTORIDAD SUPERIORRecibe expediente. 8.1 Traslada a Autoridad Superior de la Institución.

DISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJO IIUNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL


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2

PROCEDIMIENTO

JEFE INVENTARIOS AUXILIAR DE

INVENTARIOS

DIVISIÓN FINANCIERA DIRECTOR O SUBDIRECTOR DE LA

INSTITUCIÓN

MINISTERIO CIV COMISIÓN

9 SOLIITUD DE RESOLUCIÓNRecibe expediente: Si es por pago o reposición del bien 9.1 Lo cursa al Ministeriopara que éste lo traslade a la Contraloría General de Cuentas. Si no se recuperó elbien, 9.2 Lo cursa a la Asesoría Jurídica para lo que proceda. Espera resolución y( Paso 4,5 y 6)

10SUSTRACCIÓN DE BIENES MUEBLES, VEHÍCULOS (ROBO)

10.1 Suscribe Acta en la cual se hace constar lo sucedido. 10.2 Presenta denunciaante autoridad policiaca mas cercana y ratifica en el Ministerio Público.10.3 Solicitaal Ministerio Público certificación de la fase en que se encuentra el proceso judicial.10.4 Emite certificación del ingreso al inventario de la Institución. 10.5 Elaboraoficio adjuntando certificación de acta, denuncia, certificación de constanciaingreso al inventario y remite el expediente a División Financiera.

11 CONOCIMIENTO AUTORIDADES SUPERIORESRecibe expediente. 11.1 Traslada a Autoridad Superior de la Institución.

12 SOLICITUD DE RESOLUCIÓNRecibe expediente. 12.1 Traslada al Ministerio del Ramo, para que se curse elexpediente a la Contraloría General de Cuentas, para la continuación y fenecimientodel trámite de baja. Espera Resolución y (paso 4, 5 y 6)

FIN DEL PROCESO

NOTA: LOS TIEMPOS ESTIMADOS ESTARÁN EN FUNCIÓN DE CADA UNIDAD EJECUTORA


MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDADISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJO

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3

No. PROCEDIMIENTO JEFE DE INVENTARIOS DIVISIÓN FINANCIERADIRECTOR O

SUBDIRECTOR DE LA INSTITUCIÓN

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

1

POR DESTRUCCIÓN O INCINERACIÓN. En el caso que los bienes inservibles que no seaposible su reparación: 1.1 Jefe interesado, suscribe Acta describiendo el estado físico en que seencuentran los bienes: separando a) MATERIAL NO FERROSO b) MATERIAL FERROSO(piezas metálicas, mateiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros). 1.2 elabora oficio de solicitud de baja 1.3 adjunta al oficio certificación del acta y del ingreso al inventario delos bienes detallados. 1.4 Traslada expediente a la autoridad inmediata superior.

2 CONOCIMIENTO JEFATURA FINANCIERA2.1 Recibe expedientes 2.2 Traslada a Autoridades Superiores de la Institución.

3 APROBACIÓN O IMPROBACIÓN 3.1 Recibe expediente de solicitud 3.2 Traslada solicitud a Unidad de Auditoria Interna.

4VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA4.1 Recibe expediente. a) Si es material no ferroso: 4.2 Verifica estado físico de los bienes. yordenan la destrucción e incineración de los mismos, 4.3. Suscribe acta para el registro de baja enlos registros auxiliares. b) si es material ferroso: 4.4 Verifica el estado físico de los bienes. 4.5Suscribe acta circunstanciada. 4.6. Con copia certificada del acta traslada a Autoridad Superiorpara que la Contraloría emita resolución y conjuntamente con un delegado del Departamento deAdjudicación y Legalización de Bienes del Estado, procedan a recibir el material ferroso y medianteresolución lo entrega a la comisión encargada de la venta o permuta de material ferroso.

FIN DEL PROCESO

MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDABAJAS DE BIENES NO INVENTARIABLES (FUNGIBLES)


1

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ferrosono ferroso

4

No. PROCEDIMIENTO RECEPCIONISTA INVENTARIOS

JEFE DE INVENTARIOS


FRENTE INTERESADO

COORD. FINANCIERO

DIRECTOR GENERAL COMISIÓN AUDITORIA

INTERNA

1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOSRecibe de las diferentes oficinas de la Planta Central o Departamentos: a)Constancias de Ingreso a almacén y a inventario y solicitud de número de registrob) Reporte diario de movimiento de ingresos y egresos de almacén (Paso 3) c)Ingresos nuevos y traslados de valores d) Oficios, actas por donaciones, etc. Solicitudes de baja de bienes del Estado (paso 9). f) Resoluciones de baja debienes del Estado. (paso 7)

2 REGISTRO Y CONTROL Anota en cuadro de control de reportes, tomando en cuenta lo siguiente: 2.1 Elcontenido y que este foliado. 2.2 Ingresa al cuadro de control anotando número,fecha, procedencia asunto, etc. 2.3 Traslada a Jefe de inventarios.

3 MARGINA EXPEDIENTESRecibe documento para análisis, revisión, firma o traslado al encargado:

a) Recibe constancia de ingreso a almacén y a inventario y solicitud númerode registro 3.1 Clasifica. Si el bien es inventariable, firma y coloca sello de sello INVENTARIABLE". verifica los requisitos, procede a consignar número y ordenaauxiliar consigne número de acuerdo a nomenclatura interna 3.2 Si el bien no esinventariable, firma, estampa sello de "NO INVENTARIABLE", traslada a alalmacén por medio de recepcionista.

4 Recibe Oficio Marginado4.1 Anota registro de control interno y asigna número de inventario, devuelveconstancias de ingreso al almacén por medio de la recepcionista. 4.2 Procede amarcar el bien con el número de inventario asignado.

MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDAFLUJOGRAMA DEL PROCESO DE INVENTARIOS IUNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL

1

2

3-a

si

no

4

Proceso almacén

3-a

2

1

1

1

2,3,4,5

2

PAG.2

PROCEDIMIENTO

RECEPCIONISTA

INVENTARIOS

JEFE DE

INVENTARIOS

AUXILIAR DE

INVENTARIOS

FRENTE

INTERESADO

COORD.

FINANCIERO

DIRECTOR

GENERAL

COMISIÒN AUDITORIA

INTERNA

5 b) Si es reporte diario de movimieno de ingresos y egresos de almacén.

5.1 Revisa cuadro y verifica que se hayan reportado todas las constancias deingreso a almacén y a inventario y los envíos correspondientes. (Paso 5.3.) 5.2 Sino está completa la documentación devuelve a recepcionista. 5.3 En caso debienes inventariabes, traslada al auxiliar de inventario, para ingreso a registroscontables -SICOIN WEB- (Paso 8)

6 c) Ingresos Nuevos (entidades con frente de trabajo) y traslados de valores

6.1 Si es ingreso nuevo, revisa y verifica que lleve adjunta el acta de recepción, consulta archivo interno de constancias de ingreso al almacén y traslada al encargado frente de trabajo de registro en SICOIN WEB. 6.2 Si es movimiento o traslado de valores internomargina y traslada al auxiliar de inventarios, para operar el movimiento en los registros contables (SICOIN WEB) de los frentes involucrados en el cambio. Paso 8.

7 d) DONACIONESd) Si son actas por donaciones.7.1 Verifica que lleven adjunto la factura, si no existe factura, le da un valorestimado que, que se le haya asignado número de registro de inventario y trasladaal auxiliar de inventarios, para ingreso a registros contables. (SICOIN WEB) Paso 9.7.2 En un plazo de 10 dìas, después del ingreso al inventario, traslada certificaciónde las aportaciones o donaciones en especie a la Dirección de Contabilidad delEstado. NOTA: Bienes muebles adquiridos por Proyectos Financiados conrecursos externos y que según los convenios, los mismos pasarán a formar parte delinventario de bienes del Estado, se registrarán como información estadística y hastafinalizar el proyecto se trasladarán como parte del inventario.

MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDAFLUJOGRAMA DEL PROCESO DE INVENTARIOS IUNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL

5-b

si

no

5.3

paso 8

si

paso 8

nuevo interno

8-e)

SI

NO

PAG. 1

1

Proceso almacén

Paso 9

2

3

4

2

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PROCEDIMIENTORECEPCIONISTA

INVENTARIOSJEFE DE

INVENTARIOSAUXILIAR DE INVENTARIOS

FRENTE INTERESADO

COORD. FINANCIERO

DIRECTOR GENERAL

COMISIÒN AUDITORIA INTERNA

8 e) REGISTRO CONTABLERecibe expedientes marginados del Jefe de Inventarios: 8.1 Digita información eingresa datos en el SICOIN WEB. 8.2 Registra detalladamente y con los mismosdatos que figuran en el inventario, el o los bienes, en la tarjeta de responsabilidad decada funcionario o empleado público.

FIN DEL PROCESO.

NOTA: LOS TIEMPOS ESTIMADOS ESTAN EN FUNCIÓN DE CADA UNIDAD EJECUTORA


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FIN

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procesos de ejecución de la unidad ejecutora de ......8.1. de ser correcta la estimacion la...

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