Proceso de inventarios

Guía para administradores del sistemaVisual Software

Revisión 1.2 Febrero de 2010

Proceso de inventarios

Terceros

• Los terceros son todas las personas y entidades con las cuales se realizan transacciones comerciales. Entre ellos están los socios, clientes, proveedores, entidades financieras , del estado y otras.

• Todas se definen con unos mismos parámetros y se clasifican por clases y grupos.

Creación de tercerosIncluya los datos

del tercero, recuerde que el nit no lleva puntos ni guiones y que el dígito de verificación va en una casilla independiente

Selección de Depto/MpioSi desea asignar un

departamento y/o municipio de clic en el nombre del departamento y seleccione de la lista. Recuerde que Bogotá pertenece al Distrito capital.

Detalles del terceroA un tercero se le

puede asignar un cupo, una cuenta (bancaria, o de afiliación o del seguro), fijar la dependencia de una casa matriz, aplicar una lista de precios determinada, un centro de costo y un vendedor preferido

Detalles del terceroPara cambiar de

grupo a un tercero, de clic en el nombre del grupo actual, entonces aparecerá una lista de grupos disponible y de clic al cual desea asignar.

Establecimientos

• Un establecimiento puede ser un centro de costo, una sucursal, una

bodega o un departamento de una misma empresa o un centro externo

como bodega de aduana o cliente consignatario, o concesionario.

• También aquí puede definir el grupo de establecimientos y luego el

establecimiento.

• Se podrá tener un grupo de bodegas y otro grupo de centros de costo. Es

indiferente, estos grupos se pueden crear de acuerdo a los

requerimientos de la empresa.

• Todos los elementos de CV, se podrán asignar a un establecimiento.

Grupos de establecimientos

Establecimientos

Centro de costo principal

• Al crear una empresa, el programa crea automáticamente el primer centro de costo.

• El 1 = Principal, el cual contiene los datos de facturación, relaciona con un registro del tercero que contiene la identificación de la empresa.

• Generalmente la empresa queda identificado como 4 en la lista de terceros.

Grupos de productos

Creación de productos

Creación de productos

Tipo de productos

Contabilizar Visual, clasifica los productos en tres tipos:

Formas de pagoCódigo Cuenta Concepto

001 110505 Clientes de contado

002 130505 Credito – clientes nacionales

004 130510 Credito clientes exterior

101 280505 Anticipo de clientes

102 220505 Credito provedores nacionales

103 221005 Credito provedores exterior

104 133005 Anticipo de proveedores

104 233525 Honorarios

105 233535 Servicio mantenimiento

Clases de documentos

Clases de documentosClase DC Nombre Descripción

AJ Ajustes Ajustes de inflación y otros

AM Amortizaciones Amortizaciones

CB Consignación Consignaciones bancarias

CE Comp. Egreso Comprobantes de egreso / recibos caja

CI Comp. Ingreso Comprobantes de ingreso

CN Nómina Comprobante de pago de nómina

CP Comp. Cierre Comprobante de cierre de periodo fiscal

DP Depreciaciones Depreciaciones

FC Compra Compras de mercancías y productos

FV Factura Venta Venta de productos

DV Devol. Ventas Devolución de ventas

DC Devol. Compras Devolución en compras

NC Nota Crédito Nota crédito

ND Nota Débito Nota débito

OD Compr. Inicial Comprobante inicial

TR Traslado Remisión de mercancías entre bodegas propias

CT Cotización Cotización de mercancías

EN Entrada Entrada de mercancías sin factura

SA Salida Salida de mercancía sin factura

PR Provisiones Provisiones

Contabilización de documentos

Contabilización

• En la tabla de producto se manejan las que comúnmente nos indica el PUC. • En la tabla de consumo se utilizan cuentas del gasto, pero realmente la que se necesita en

la parte contable es la cuenta de inventario y devoluciones, las demás no las mueve internamente pero las solicita para la creación de la tabla.

• En la tabla de servicios, se debe crear una cuenta de inventarios que no tenga relación con las reales, debe ser una provisional y una cuenta de ingresos que relacione los dineros recibidos por servicios.

CUENTA PRODUCTO CONSUMO SERVICIO

Inventario 143505 171020 141805

Costo de inventario 613505 519530 615590

Ingresos 413505 420505 415590

Devoluciones 417505 420505 417505

Ajustes por inflación 143599 171099 141899

Contrapartida 470510 470525 470510

Materia prima

Código Cuenta Débitos Créditos

140505 Inventario

710505 Costo de inventario

420505 Ventas

427505 Devolución en ventas

140599 Ajustes por inflación

470510 Cuenta contrapartida

Producto terminado

Código Cuenta Débitos Créditos

143005 Inventario

612052 Costo de inventario

412052 Ventas

417505 Devolución en ventas

143099 Ajustes por inflación

470510 Cuenta contrapartida

Mercancías no fabricadas x la empresa

Código Cuenta Débitos Créditos

143505 Inventario

613505 Costo de inventario

413505 Ventas

417505 Devolución en ventas

143599 Ajustes por inflación

470510 Cuenta contrapartida

ConsumoCódigo Cuenta Débitos Créditos

171020 Inventario

519530 Costo de inventario

420505 Ventas

427505 Devolución en ventas

171099 Ajustes por inflación

470525 Cuenta contrapartida

Servicio de reparaciónCódigo Cuenta Débitos Créditos

141805 Inventario

615590 Costo de inventario

415590 Ventas

417505 Devolución en ventas

141899 Ajustes por inflación

470510 Cuenta contrapartida

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