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PROCEDIMIENTOS - Sistema Gestión de la Administración

Financiera

Modulo MM – Dirección General de Administración de Bienes Y

Contratación Administrativa

Procedimiento DGABCA-USU-07-2017: Creación y anulación de

entradas de Servicios

Fecha de emisión:

27 de julio del 2017 Versión: 1

Elaborado y emitido por:

Funcionario(a) Unidad Servicio al Usuario

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1. ÍNDICE

1. a. Objetivo.

Describir las acciones a realizar para que los funcionarios responsables de las Proveedurías

Institucionales, apliquen y desarrollen los procesos adecuados en la creación y anulación de

Hojas de entrada de servicios (HES) mediante la transacción ML81N.

1. b. Alcance.

El procedimiento aplica para todos aquellos funcionarios de las Proveedurías Institucionales

y/o Unidades Financieras, que sean encargados de la creación y anulación de Hojas de

entrada de servicios (HES) en el sistema SIGAF.

2. Desarrollo 2.1 Proceso de creación: Se debe ingresar a la transacción ML81N.


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Se debe marcar la opción “Otro Pedido”


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Seguidamente se debe digitar el número del pedido al cual se debe realizar la entrada y se presiona enter o el chek en color verde abajo señalado. (en caso de que el pedido cuente con varias posiciones en el cuadrito en blanco (señalado con flecha azul) que se encuentra a la par del número de pedido, se debe ingresar el número de la posición o línea.


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Al realizar esta labor se mostrara la pantalla de la siguiente forma:

Seguidamente se debe presionar la hoja en color blanco señalada con la flecha (esta labor indica al sistema que se va realizar un nuevo registro o entrada)


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Con el boton en el que aparecen unos anteojos , se visualiza el pedido al que se le va realizar el registro (lo dirige a la transacciòn ME23N). En el espacio “texto breve” se debe indicar una pequeña reseña del servicio que se va registrar ejemplo (Alquiler Enero, Mantenimiento de vehìculos 1, etc) y se presiona “enter”.


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Posterior a esto, se debe presionar el boton señalado en el siguiente cuadro el cual se denomina “Selec. Serv.”


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El sistema arrojará la siguiente pantalla, en la cual no se debe presionar ni completar ningun dato, solamente se presiona “enter” o el chek color verde.

Posteriormente el sistema arrojara la sigueinte pantalla en la cual se debe seleccionar la línea correspondiente.


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Posterior a señalarla se debe presionar el boton “Servicios” señalado con la flecha color rojo.

Al realizar el paso anterior el sistema arroja la siguiente pantalla, en la cual se debe modificar la cantidad, lo anterior si la entrada va ser parcial. Por otro lado, si la entrada va ser completa no se debe modificar y se debe presionar “enter”.


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Seguidamente, se debe presionar la bandera de color verde, la cual se encuentra en la parte superior de la pantalla y señalado con la flecha color rojo que se muestra en la siguiente pantalla, esto creara un registro preliminar de la entrada, la cual se va finalizar completamente, al presionar el disco señalado con la flecha color rojo.


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Luego de presionar la bandera color verde, el formulario dejara de ser editable y se pondrá completamente en color gris.

Si el registro esta correcto y no se debe realizar ningun cambio se debe presionar el boton

guardar el cual se encuentra en la parte superior de la pantalla.


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Posterior a guardar, el sistema arrojara la siguiente pantalla, en la cual se debe presionar si.


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Para visualizar la entrada en el pedido pueden ingresar a la transacción ME23N de visualización de pedidos.


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2.2 Proceso de anulación: Se debe ingresar a la transacción ML81N.


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Se debe marcar la opción “Otro Pedido”


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Seguidamente se debe digitar el número de entrada que se requiere anular y se presiona enter.


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Seguidamente se presiona el boton señalado con la flecha color rojo, indicado en la siguiente pantalla:


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Se debe presionar la flecha señalada a continuación para que el semaforo pase de color verde a amarillo.


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Cuando el semaforo se encuentre en color amarillo, se debe presionar el boton gurdar. Con este proceso aparecera un mensaje, al cual se le debe indicar “Si”.


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Posterior a esto el sistema solicitara una fecha, la cual corresponde a la fecha en que se esta realizando la anulación. Luego de indicar la fecha, se presiona el chek verde.


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Este proceso pasara el semaforo a color rojo.

Luego de que el semaforo se encuentre en color rojo, se debe presionar el boton guardar , ubicado en la parte superior de la pantalla, para que el sistema arroje el siguiente mensaje:


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Por último se debe presionar el boton señalado a continuación, para que el formulario se vuelva editable.

Al presionar el boton indicado en el punto anterior, se debe seguir la siguiente ruta: Hoja de Servicios – Borrar y Guardar tal y como se visualiza en la siguientes pantallas.


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