PROCEDIMIENTOS MNIMOS PARA REALIZAR UNA AUDITORIA EN EL RUBRO DE CAJA Y BANCOSPara realizar una auditoria se requieren varios pasos. El auditor debe evaluar losriesgosglobales y luego desarrollar programade auditoria que consta deobjetivosdecontrolyprocedimientosde auditoria que deben satisfacer esos objetivos

Elprocesode auditoria exige que el auditor rena evidencia, evale fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que prepare uninformede auditoria que presente esos temas en forma objetiva a lagerencia. Asimismo, la gerencia de auditoria debe garantizar una disponibilidad y asignacin adecuada derecursospara realizarel trabajode auditoria adems de las revisiones de seguimiento sobre lasaccionescorrectivas emprendidas por la gerencia.

PLANIFICACION DE AUDITORIAUnaplanificacinadecuada es el primer paso necesario para realizarauditoriaseficaces. El auditor debe comprender elambientedel negocio en el que se ha de realizar la auditoria as como los riesgos del negocio y control asociado.A continuacin se menciona algunas de las reas que deben ser cubiertas durante la planificacin de la auditoria:

a. COMPRENSION DEL NEGOCIO Y DE SU AMBIENTE.Al planificar una auditoria, el auditor debe tener una comprensin de suficiente del ambiente total que se revisa. Debe incluir una comprensin general de las diversas prcticas comerciales yfuncionesrelacionadas con el tema de la auditoria, as como los tipos de sistemas que se utilizan. El auditor tambin debe comprender el ambiente normativo en el que opera el negocio. Por ejemplo, a unbancose le exigir requisitos de integridad desistemas de informaciny de control que no estn presentes enuna empresamanufacturera. Los pasos que puede llevar a cabo un auditor de sistemas para obtener una comprensin del negocio son: Recorrer las instalaciones del ente.Lecturade material sobre antecedentes que incluyan publicaciones sobre esaindustria,memoriaseinformesfinancieros.Entrevistasa gerentes claves para comprender los temas comerciales esenciales. Estudio de los informes sobrenormaso reglamentos. Revisin de planes estratgicos a largo plazo. Revisin de informes de auditorias anteriores.

b. RIESGO Y MATERIALIDAD DE AUDITORIA.Se puede definir los riesgos de auditoria como aquellos riesgos de que lainformacinpueda tener erroresmaterialeso que el auditor de sistemas no pueda detectar un error que ha ocurrido. Los riesgos en auditoria pueden clasificarse de la siguiente manera:Riesgoinherente: Cuando un error material no se puede evitar que suceda por que no existen controles compensatorios relacionados que se puedan establecer. Riesgo de Control: Cuando un error material no puede ser evitado o detectado en forma oportuna por el sistema de control interno. Riesgo de deteccin: Es el riesgo de que el auditor realicepruebasexitosas a partir de unprocedimientoinadecuado. El auditor puede llegar a la conclusin de que no existen errores materiales cuando en realidad los hay. La palabra "material" utilizada con cada uno de estos componentes o riesgos, se refiere a un error que debe considerarse significativo cuando se lleva a cabo una auditoria. En una auditoria de sistemas de informacin, la definicin de riesgos materiales depende del tamao o importancia del ente auditado as como de otros factores. El auditor de sistemas debe tener una cabal comprensin de estos riesgos de auditoria al planificar. Una auditoria tal vez no detecte cada uno de los potenciales errores en ununiverso. Pero, si el tamao de lamuestraes lo suficientemente grande, o se utiliza procedimientos estadsticos adecuados se llega a minimizar laprobabilidaddel riesgo de deteccin. De manera similar al evaluar los controles internos, el auditor de sistemas debe percibir que en un sistema dado se puede detectar un error mnimo, pero ese error combinado con otros, puede convertir en un error material para todo el sistema. La materialidad en la auditoria de sistemas debe ser considerada en trminos del impacto potencial total para el ente en lugar de alguna medida basado en lo monetario.

c. TCNICAS DEEVALUACINDE RIESGOS.Al determinar que reas funcionales o temas de auditoria que deben auditarse, el auditor de sistemas puede enfrentarse ante una gran variedad de temas candidatos a la auditoria, el auditor de sistemas debe evaluar esos riesgos y determinar cuales de esas reas de alto riesgo debe ser auditada. Existen cuatro motivos por los que se utiliza la evaluacin de riesgos, estos son: Permitir que la gerencia asigne recursos necesarios para la auditoria. Garantizar que se ha obtenido la informacin pertinente de todos los niveles gerenciales, y garantiza que las actividades de lafuncinde auditoria se dirigen correctamente a las reas de alto riesgo y constituyen unvaloragregado para la gerencia. Constituir la base para laorganizacinde la auditoria a fin de administrar eficazmente el departamento. Proveer un resumen que describa como el tema individual de auditoria se relaciona con la organizacin global dela empresaas como los planes del negocio.

d. OBJETIVOS DE CONTROLES Y OBJETIVOS DE AUDITORIA.Elobjetivode un control es anular un riesgo siguiendo algunametodologa, el objetivo de auditoria es verificar la existencia de estos controles y que estn funcionando de manera eficaz, respetando laspolticasde laempresay los objetivos de la empresa. As pues tenemos por ejemplo como objetivos de auditoria de sistemas los siguientes: La informacin de los sistemas de informacin deber estar resguardada de acceso incorrecto y se debe mantener actualizada. Cada una de las transacciones que ocurren en los sistemas es autorizada y es ingresada una sola vez. Los cambios a losprogramasdeben ser debidamente aprobados y probados. Los objetivos de auditoria se consiguen mediante los procedimientos de auditoria.

e. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.Algunos ejemplos de procedimientos de auditoria son: Revisin de ladocumentacinde sistemas e identificacin de los controles existentes. Entrevistas con los especialistas tcnicos a fin de conocer lastcnicasy controles aplicados. Utilizacin desoftwarede manejo de base dedatospara examinar el contenido de losarchivosde datos. Tcnicas dediagramasde flujo para documentar aplicaciones automatizadas.

DESARROLLO DELPROGRAMADEAUDITORA.

Un programa de auditoria es un conjunto documentado deprocedimientosdiseados para alcanzar losobjetivosde auditoria planificados. El esquema tpico de un programa de auditoria incluye lo siguiente:a. b. Tema de auditoria:Donde se identifica el rea a ser auditada.c. Objetivos de Auditoria:Donde se indica el propsito deltrabajode auditoria a realizar.d. Alcances de auditoria:Aqu se identifica lossistemasespecficos o unidades deorganizacinque se han de incluir en la revisin en un perodo detiempodeterminado.e. Planificacin previa:Donde se identifica losrecursosy destrezas que se necesitan para realizarel trabajoas como lasfuentesdeinformacinparapruebaso revisin y lugares fsicos o instalaciones donde se va auditar.f. Procedimientos de auditoria:para: Recopilacin dedatos. Identificacin de lista de personas a entrevistar. Identificacin yseleccindel enfoque del trabajo Identificacin y obtencin depolticas,normasy directivas. Desarrollo deherramientasymetodologapara probar y verificar los controles existentes. Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones. Procedimientos decomunicacincon lagerencia. Procedimientos de seguimiento.EL PROGRAMA DE AUDITORIA SE CONVIERTE TAMBIN EN UNA GUA PARA DOCUMENTAR LOS DIVERSOS PASOS DE AUDITORIA Y PARA SEALAR LA UBICACIN DEL MATERIAL DE EVIDENCIA. GENERALMENTE TIENE LA SIGUIENTEESTRUCTURA:Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles establecidos por las polticas o procedimientos son eficaces.

ASIGNACION DE RECURSOS DE AUDITORIALa asignacin de recursos para el trabajo de auditoria debe considerar lastcnicasdeadministracindeproyectoslas cuales tienen los siguientes pasos bsicos: Desarrollar unplandetallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta elpersonaldisponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en elproyecto: debe existir algn mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas decontrolde tiempo. Ajustar el plan y tomar lasaccionescorrectivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en undiagramade Gantt

As mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:

Los recursos deben comprender tambin las habilidades con las que cuenta elgrupode trabajo de auditoria y elentrenamientoy experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realizacin del trabajo de auditoria, como los perodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estn realizando, etc.

EVALUACIN DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE AUDITORA.Luego de desarrollar el programa de auditoria y recopilar evidencia de auditoria, el siguiente paso es evaluar la informacin recopilada con la finalidad de desarrollar una opinin. Para esto generalmente se utiliza unamatrizde control con la que se evaluar el nivel de los controles identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los tipos de errores que pueden presentarse en el rea y un eje horizontal los controles conocidos para detectar o corregir los errores, luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a 10 0 a 20, la idea es que cuantifiquecalidad) para cada correspondencia, una vez completada, la matrizmuestralas reas en que los controles no existen o son dbiles, obviamente el auditor debe tener el suficiente criterio para juzgar cuando no lo hay si es necesario el control. Por ejemplo: En esta parte deevaluacinde debilidades y fortalezas tambin se debe elegir o determinar la materialidad de las observaciones o hallazgos de auditoria. El auditor de sistemas debe juzgar cuales observaciones sonmaterialesa diversos niveles de la gerencia y se debe informar de acuerdo a ello.

INFORME DE AUDITORA.Losinformesde auditoria son elproductofinal del trabajo del auditor de sistemas, esteinformees utilizado para indicar las observaciones y recomendaciones a la gerencia, aqu tambin se expone la opinin sobre lo adecuado o lo inadecuado de los controles o procedimientos revisados durante la auditoria, no existe un formato especfico para exponer un informe de auditoria de sistemas de informacin, pero generalmente tiene la siguiente estructura o contenido: Introduccin al informe, donde se expresara los objetivos de la auditoria, el perodo o alcance cubierto por la misma, y una expresin general sobre lanaturalezao extensin de los procedimientos de auditoria realizados. Observaciones detalladas y recomendaciones de auditoria. Respuestas de la gerencia a las observaciones con respecto a las acciones correctivas. Conclusin global del auditor expresando una opinin sobre los controles y procedimientos revisados.

SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES DE AUDITORA.El trabajo de auditoria es unprocesocontinuo, se debe entender que no servira de nada el trabajo de auditoria si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se estn realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento depender delcarctercrtico de las observaciones de auditoria. El nivel de revisin de seguimiento del auditor de sistemas depender de diversos factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la situacin actual, en otros casos tendr que hacer una revisin ms tcnica del sistema

METODOLOGA DE UNAAUDITORA DE SISTEMASExisten algunas metodologas deAuditoriasde Sistemas y todas depende de lo que se pretenda revisar o analizar, pero como estndar analizaremos las cuatro fases bsicas de un proceso de revisin: Estudio preliminar Revisin y evaluacin de controles y seguridades Examen detallado de reas criticas Comunicacin de resultadosESTUDIO PRELIMINAR.- Incluye definir el grupo de trabajo, el programa de auditoria, efectuar visitas a la unidadinformticapara conocer detalles de la misma, elaborar uncuestionariopara la obtencin de informacin para evaluar preliminarmente el control interno solicitud de plan de actividades,manualesde polticas, reglamentos,entrevistascon los principales funcionarios del PAD.Revisin yevaluacin de controles y seguridades.-Consiste de la revisin de losdiagrama de flujode proceso, realizacin de pruebas de cumplimiento de las seguridades, revisin de aplicaciones de las reas criticas, Revisin deprocesoshistricos (backups), Revisin dedocumentacinyarchivosentre otras actividades.Examen detallado de reas criticas.-Con las fases anteriores el auditor descubre las reas criticas y sobre ellas hace un estudio yanlisisprofundo en los que definir concretamente su grupo de trabajo y ladistribucinde carga del mismo, establecer los motivos, objetivos, alcance recurso que usara, definir la metodologa de trabajo, la duracin de la auditoria, Presentar el plan de trabajo y analizara detalladamente cada problema encontrado con todo lo anteriormente analizado en este folleto.Comunicacin de resultados.-Se elaborara el borrador del informe a ser discutido con los ejecutivos de laempresahasta llegar al informe definitivo, el cual presentara esquemticamente en forma de matriz, cuadros oredaccinsimple y concisa que destaque losproblemasencontrados, los efectos y las recomendaciones de la Auditoria.Elinforme debe contener lo siguiente: Motivos de la Auditoria Objetivos Alcance Estructura Orgnico-Funcional del rea Informtica Configuracin delHardwareySoftwareinstalado Control Interno Resultados de la Auditoria Caso PrcticoControlesConjunto de disposiciones metdicas, cuyo fin es vigilar lasfuncionesyactitudesde lasempresasy para ello permite verificar si todo se realiza conforme a losprogramasadoptados, ordenes impartidas yprincipiosadmitidos.Clasificacin general de los controles Controles Preventivo: Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas delriesgo, permitiendo cierto margen de violaciones.Ejemplos: Letrero "No fumar" para salvaguardar las instalaciones Sistemas de claves de acceso Controles detectivos: Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de ocurridos. Son los mas importantes para el auditor. En cierta forma sirven para evaluar laeficienciade los controles preventivos.Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan como pistas de auditoria Procedimientos de validacin Controles Correctivos: Ayudan ala investigaciny correccin de las causas del riesgo. La correccin adecuada puede resultar difcil e ineficiente, siendo necesaria la implantacin de controles detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la correccin de errores es en si una actividad altamente propensa a errores.IntroduccinAuditoria de caja ybancoses determinar con un cierto grado deseguridadque lasoperacionesal contado y los saldos de bancos son adecuados y vlidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situacin, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depsito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una divisin correcta entre cobros y desembolsos.Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuacin y validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuacin y validez de estos elementos describe la situacin que se produce cuando no existen errores o irregularidades.Laauditorade Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depsito (saldos de caja y bancos, esto con el propsito de verificacin de las operaciones en efectivo y los saldos de caja yBancoresultantes enfocando hacia unaorganizacincomercial cuyosingresosprovienen de lasventas, pero tambin se puede aplicar a cualquier tipo deempresa, incluyendo aquellas sin fin de lucro, para lo cual se tendr que tener en cuenta los siguientes conceptos: 1.CUENTA GENERAL DE EFECTIVO: Es la cuenta bancaria en la mayora de lasorganizacionesa travs de depsitos y desembolsos para todas las demscuentasde bancos se suelen efectuar a travs de la cuenta general. 2.CUENTA BANCARIA DE FONDO FIJO: En muchasempresas, mantienen una cuenta con un saldo fijo , los nicos depsitos que se efectan en esta cuenta son el importe lquido a percibir por los empleados, de forma peridica, y los nicos desembolsos son loschequesde pago, a los mismos. Se debe de tener en cuenta la circulacin del fondo bancario dentro la auditora para verificar de la exactitud de los saldos bancarios recogidos en el balance, y debe analizarse lo siguiente: Todaclasede saldos haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando lanaturalezade la restriccin en caso de que esta exista. Cuentas que hayan tenidomovimientodurante el pasado ao y que aparezcan saldadas al cierre del ejercicio, indicando los detalles de dichas cuentas. Prstamos o anticipos pendientes de liquidacin y no incluidos en las cuentas de los apartados anteriores. Total de las letras. Pormenores sobre toda clase devaloresa favor de la empresa auditada que hayanestadoenpoderdel banco, en custodia o en depsito. Personas que figuran en losregistrosdel banco autorizadas para la firma decheque, letras, endosos, indicando cuntas de ellas son indispensables.Estas circulaciones bancarias deben de estar perfectamente controladas por el auditor, desde su envo hasta su recepcin, para que elprocedimientotenga validez. 3.FONDO FIJO DE CAJA CHICA:Es un fondo disponible en efectivo que se emplea paracomprasde paca cuanta, dichosgastosse pagan al contado, normalmente este fondo tiene una cantidad ya establecida que es reembolsable peridicamente.

EL ARQUEO DE CAJASe tiene que verificar el los fondos para comprobar la autenticidad del saldo de caja, el mismo que debe estar firmado por el responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

COBROS: Deben verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas, ventas al contado, (como los registros de ventas, entregas, envos o registros puntuales deinventario) y compararlos posteriormente con los registros de cobros. Debe verificarse la preparacin de registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las cantidades de los registros inciales hasta los finales. Tambin verificar las sumas y anotaciones de los asientos correspondientes a los cobros.

DESEMBOLSOS:Se deben verificar los asientos en los registros inciales de desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados mltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depsito en un banco).

SALDOS DE CAJA Y BANCOSLa auditora sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, as como de qu forma se ha de hacer. Los saldos de caja y bancos suelen incluir un nmero de fondos de explotacin, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente pequeos.Procedimientos de auditora que se han de aplicar a los saldos seleccionados, segn las circunstancias. Debe efectuarse un recuento y listado de los depsitos, cheques, comprobantes, etc.

Seguimiento de loschequesespecificado como cobros no depositados hasta los asientos de losregistrosinciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha. Comprobar lapropiedadde los cheques. Efectuar un seguimiento de los cheques cargados a otrascuentasbancarias, relacionndolos con los registros de desembolsos simultneamente con la lista asociada de cheques pendientes. Examinar los comprobantes de anticipos ogastosy cualquier otro documento y de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobacin. Si representan una cantidad significativa, podra ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al perodo deauditora. Verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de losbancos. Hacer una comparacin de los depsitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados, previos a la conciliacin, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la conciliacin. Deben cuadrarse los depsitos en trnsito mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de conciliacin y deben referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente. El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y cheques pagados durante un perodo razonable despus de la fecha de la conciliacin. Deben examinarse los nmeros y fechas de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cules fueron examinados antes de la fecha de la conciliacin y entonces comprobarlos con la lista de cheques pendientes de la conciliacin. Cualquier otra partida en conciliacin debe considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar ntegramente.

DesglosesLa clasificacin de caja y bancos en el balance de situacin incluye normalmente depsitos bancarios y cheques no depositados, libretas deahorro, certificados de depsito y depsitos a la vista. Estos deberan presentarse por separado, a no ser que las cantidades sean insignificanticas, y los descubiertos bancarios deben incluirse como una partida de pasivo en lugar de deducir al activo. Adems, debe hacerse distincin entre el efectivo disponible. Paraoperacionesgenerales y el destinado a fines especiales. Donde exista un acuerdo entre elbancoy elclientepara mantener un saldo mnimo determinado, debera separarse este saldo restringido y describirse en una nota a losestados financieros. Se le denomina saldo de compensacin y lainformacinreferente debera tenerse mediante confirmaciones por parte del banco,lecturade las actas y examen del acuerdo sobre prstamos entre el banco y el cliente.Controles administrativosLos controles administrativos de las operaciones por parte de ladireccin, constituye unafuncinde direccin asociada con laresponsabilidadde logro de losobjetivosdela organizaciny constituye el punto de partida para establecer elcontrolcontable de las operaciones.El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos, ya que estn relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria suevaluacin. Sin embargo, si el auditor independiente cree que ciertos controles administrativos "pudiera tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros", debera plantearse la evaluacin de los mismos.Objetivos de los Auditores en el examen de la CajaEn el examen de la caja, los objetivos principales de la auditoria son: Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo. Determinar que la caja se presente razonablemente en los estados financieros del cliente.PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA:Control interno de las transacciones por caja.Control interno sobreventasen efectivoControl interno sobre los cobros al clienteControl interno sobre los desembolsos en efectivo.Aspectos de control de los fondos de caja chica.Control Interno sobre el manejo de fondos en las Sucursales.Verificar la autenticidad de los saldosAnalizar elsoftwarecontablePapeles detrabajopara la auditora de la CajaLos papeles de trabajo que comprueben laspruebasde acatamiento de las transacciones por caja, y una evaluacin delcontrol internopara la caja. Otros papeles de trabajo para la caja incluyen:Hoja de agrupamientoArqueos de cajaConfirmaciones bancarias.Confirmaciones de saldos de compensacinConciliaciones bancarias.Listas de cheques en circulacin.Listas de cheques investigadosLibro de bancos.Lista de prstamos otorgadosLista de pendientes de pago.ConclusionesAuditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado deseguridadque las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y vlidos.La auditora de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depsito (saldos de caja y bancos, esto con el propsito de verificacin de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes enfocando hacia unaorganizacincomercial cuyosingresosprovienen de las ventas, pero tambin se puede aplicar a cualquier tipo deempresa, incluyendo aquellas sin fin de lucro.La auditoria de caja y bancos deber proponer controles internos que ayuden al control de transacciones en efectivo y el buen manejo de los fondos.