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PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS

ST-GF-05-P-02

Gestión Financiera

Sindicatura Versión 1 04 de Abril de 2019 Página 1 de 14

ÍNDICE 0. Objetivo ................................................................................................................................ 2 1. Alcance ................................................................................................................................ 2 2. Definiciones .......................................................................................................................... 2 3. Responsable ........................................................................................................................ 2 4. Responsabilidades ............................................................................................................... 2 5. Generalidades ...................................................................................................................... 3 6. Registro de Cambios ............................................................................................................ 5 7. Procedimiento ...................................................................................................................... 6 8. Flujograma ......................................................................................................................... 10 9. Control de Registros ........................................................................................................... 12 10. Formatos ............................................................................................................................ 12 11. Anexos ............................................................................................................................... 12

PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS 2 de 12

0. Objetivo 1. Alcance

Describir los pasos para realizar solicitud y legalización de los anticipos para docentes, estudiantes, y empleados del área académica o administrativa de la Universidad Libre.

Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con: tramites y pasos a seguir por parte de docentes y empleados del área académica o administrativa de la Universidad Libre, en la Solicitud y Legalización de Anticipos de gastos para la realización de actividades académicas o administrativas.

2. Definiciones

Anticipo: Es una cantidad de dinero que se da por adelantado a cuenta de una futura compra o gasto, en las cuales no es posible identificar el proveedor y/o el valor de pago previamente, cuando se trate de atenciones especiales a invitados y no exista un convenio previo con un proveedor de servicios de restaurante o cuando se trate de actividades o compras especiales de bienestar universitario. Legalización: Es el acto de formalizar la utilización de los recursos entregados a manera de anticipo, a través de las facturas o documentos de soporte que certifican dicho gasto o compra.

3. Responsable

El Director Financiero (o quien haga sus veces en la seccional) es el responsable de la supervisión y mejoramiento de este procedimiento. El Contador (o quien haga sus veces en la seccional) será el responsable por la ejecución de este procedimiento.

1 Para todos los cargos, O quien hagas sus veces en la seccional.

4. Responsabilidades1

Seccional Bogotá B/quilla Cali Cúcuta Pereira Cartagena Socorro

Responsabilidades

Solicitud de Anticipos Recibir y Registrar la solicitud, en el Modulo de Anticipos de SEVEN

Auxiliar de Contabilidad







Recibir y analizar Formato de solicitud de anticipo del Solicitante, y asignar disponibilidad presupuestal.

Auxiliar de Presupuesto







Aprobar y Firmar Presidencia Seccional

Presidencia Seccional






Registrar y genera comprobante de pago en Sistema de información Financiero

Auxiliar de Tesorería/Pagaduría

Auxiliar de Tesorería/Pag

aduría

Auxiliar de Tesorería/P

agaduría


agaduría


agaduría


agaduría


agaduría

Autorizar y firmar comprobante de

Sindico Sindico Sindico Sindico Sindico Sindico Sindico


5. Generalidades

Tipos de Anticipos: Los anticipos se solicitan solo en los siguientes casos:

Para una actividad específica, en la cual no es posible identificar al proveedor y/o el valor a pagar, con antelación.

Atenciones a invitados especiales en lugares donde no existe un convenio previo con la

pago

Revisar y auditar solicitud y comprobante de pago del anticipo

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Autoriza y Firma comprobante de pago.

Presiente Seccional

Presiente Seccional

Presiente Seccional

Presiente Seccional

Presiente Seccional

Presiente Seccional

Presiente Seccional

Tramitar y entregar cheque al Solicitante








Legalización de Anticipos Recibir formato de Legalización de anticipos y documentos de legalización de Anticipo








Ingresar al Módulo de legalización de Anticipos en SEVEN








Enviar correo al Solicitante sobre el resultado del cruce del anticipo y la legalización








Asignar y verificar La disponibilidad presupuestal de cada gasto o compra realizada con el anticipo.








Generar recibo saldo reintegro al Solicitante








Consignar y entregar recibo de saldo

Solicitante Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Verifica el registro del resultado de la legalización del anticipo en el Sistema de Información Financiera.








Revisar y auditar que la legalización del anticipo haya quedado correcta.

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Auditoría Interna


Universidad.

Compras o actividades especiales de Bienestar Universitario (talleres, ferias, etc.).

Con cargo a convenios suscritos entre la Universidad y alguna entidad oficial, estos tendrán unos controles especiales por el desarrollo y trámites que requieren un poco más de tiempo del establecido para las legalizaciones. La vigencia de estos anticipos será mayor por cuanto se trata de dineros del estado, con vigilancia de órganos de control gubernamental.

Compras de activos fijos, no se pueden realizar con el concepto de anticipo. Los trámites de Solicitud de Anticipos y Legalización de Anticipos se hacen únicamente por el Sistema de Información Financiero (SEVEN), a través del “Módulo de Anticipos” Solicitud de Anticipos: La solicitud debe realizarse con diez (10) días hábiles de anticipación a la actividad para la cual se requieren los recursos. El solicitante debe adjuntar el formato de solicitud de anticipos y presentarlo debidamente diligenciado y con las firmas correspondientes. La persona que solicite un anticipo no debe tener otro anterior sin legalizar. Los anticipos solo podrán ser solicitados por los jefes de las respectivas Unidades, y/o llevar su visto bueno; en casos de Unidades Académicas se requiere la autorización previa del Rector Seccional. Los anticipos solicitados por un concepto determinado, no pueden cambiarse para un uso diferente. Legalización de Anticipos: El solicitante diligencia el formato de legalización de anticipos, adjuntando los documentos soportes (facturas, cuentas de cobro y recibos) de cada uno de los gastos en los cuales se utilizó el anticipo. Los soportes para efectos de la legalización, deben cumplir con los requisitos del Estatuto Tributario, según el Art. 617 y 618. Los documentos de los anticipos deben tener claramente identificado Nombre o razón social, el N.I.T del proveedor, vendedor o quien presta el servicio, domicilio, razón social, fecha de la operación, debe estar emitidos a nombre de la Universidad, descripción del bien o servicio y valor total de la transacción. De lo contrario no se será un gasto valido y será responsabilidad del solicitante. No admitir facturas con enmendaduras ni tachones.


No hacer gastos o compras en establecimientos que no esté registrados en la cámara de comercio o que no tengan R.U.T. Registro Único Tributario. Para todos los pagos que se realicen a los proveedores, se les deberá informar anticipadamente que se requiere factura a nombre de la Universidad Libre y que se harán las retenciones de ley. Los pagos a proveedores deben ser acorde con su actividad económica. Si la empresa a la cual se le efectúa el pago es auto retenedora, no debe efectuarse retenciones por concepto de renta. SI la empresa a la cual se le efectúa la compra o suministra un servicio es gran contribuyente, y no es autoretenedora, se le debe hacer retención en la fuente y se le práctica ReteICA. En el caso que haya lugar a retenciones y no se efectúen serán cobradas al solicitante del anticipo, para lo cual, se requiere que previo al pago se dirija a la oficina de contabilidad para la liquidación de las respectivas retenciones. La oficina de contabilidad llevará un control del consecutivo de los formatos de Solicitud de anticipo y legalizaciones de anticipo y verificará la información contenida en el formato contra los documentos que se adjunten. Los documentos soportes de la legalización de los anticipos (facturas o cuentas de cobro) deben ser originales en ningún caso se aceptarán copias o fotocopias. Únicamente cuando sean facturas en papel químico, sacar y adjuntar copia de la misma, para conservar la nitidez de lo descrito en las mismas. En ningún caso las facturas o documentos soporte deben tener una fecha con antelación a la fecha de giro del anticipo. Si el anticipo fue solicitado para llevar a cabo un evento, adjuntar un listado de las personas que asistieron. Para todos los casos donde la Universidad necesite trasladar personal académico, administrativo o estudiantes, el vehículo que se contrate debe tener todos los documentos en regla, es decir pólizas de responsabilidad, licencia vigente, trámite de FUEC, etc. La legalización de los anticipos deberá realizarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la actividad que dio origen al desembolso del mismo. De no efectuarse la legalización en este tiempo, el trabajador autoriza a la Universidad para que lo descuente de su respectivo salario.

6. Registro de Cambios

La trazabilidad de los cambios de este documento, se realizará solicitando a la Coordinación Nacional de Calidad, el historial de versiones de este procedimiento.


7. Procedimiento

7.1 Solicitud de los Anticipos

RESPONSABLE2 ACTIVIDAD REFERENCIA

DOCUMENTADA

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

Recibe del Solicitante

“Formato solicitud Anticipo y documentos soporte”3

“Formato Solicitud de Anticipo”

Registra en Sistema de Información Financiero4

“Formato solicitud Anticipo y documentos soporte”

Sistema de Información Financiero

Envía a presupuesto


N/A

AUXILIAR DE PRESUPUESTO

Analiza y asigna disponibilidad Presupuestal



Envía a la Presidencia Seccional


N/A

PRESIDENTE SECCIONAL

Aprueba y Firma



Envía a Tesorería


N/A

AUXILIAR DE TESORERÍA/PAGADURÍA

Recibe de Presidencia Seccional


N/A

Registra y genera en el Sistema de Información Financiera

“Comprobante de pago”

Sistema de Información Financiera

2 Para todos los cargos, O quien hagas sus veces en la seccional. 3 Estos documentos varían de acuerdo al destino, pero deben permitir identificar claramente el uso final del gasto. La solicitud de anticipo debidamente firmado por el solicitante y aprobado por el jefe inmediato del solicitante. Si el solicitante pertenece a una Unidad Académica, debe venir con aprobación del señor Rector Seccional. 4 SEVEN, en el Módulo de Anticipos. Verifica además que la persona no tenga pendiente legalizar un anticipo anterior.


SINDICO

Recibe de Tesorería

“Comprobante de pago” “Formato solicitud Anticipo y documentos soporte”

N/A

Firma y autoriza


Comprobante de pago

Envía a Auditoría Interna para su revisión “Comprobante de pago” “Formato solicitud Anticipo y documentos soporte”

N/A

AUDITORÍA INTERNA

Recibe del Sindico


N/A

Revisa y audita


Comprobante de pago

Envía Documentos a Tesorería

“Comprobante de pago” “Formato solicitud Anticipo y documentos soporte””

N/A


Recibe de Auditoria


N/A

Firma y autoriza


“Comprobante de pago”

Envía a Tesorería “Comprobante de pago” “Formato solicitud Anticipo y documentos soporte”

N/A


Recibe de Presidencia Seccional

“Comprobante de pago” N/A


“Formato solicitud Anticipo y documentos soporte””

Entrega al solicitante

Cheque y Comprobante de pago

Comprobante de pago

Envía a contabilidad para su Archivo Original del comprobante de pago, “Formato solicitud Anticipo y documentos soporte”

N/A

7.2 Legalización de los Anticipos

RESPONSABLE ACTIVIDAD REFERENCIA

DOCUMENTADA


Recibe del Solicitante

Formato de Legalización Anticipo Documentos Soporte 5

“Formato Legalización Anticipo”

Ingresa al Sistema de Información financiero (SEVEN)

La legalización del Anticipo

Sistema de Información financiero

Registra

“Formato de Legalización Anticipo” Documentos Soporte


Envía a Presupuesto

“Formato de Legalización Anticipo” Documentos Soporte

N/A


Recibe de Contabilidad “Formato de Legalización Anticipo” Documentos Soporte

NA

Asigna y verifica

La disponibilidad presupuestal de cada gasto o compra realizada con el anticipo

Formato de Legalización Anticipo


Verifica El registro del resultado de la legalización del anticipo en el Sistema de Información Financiera.

N/A

5 Facturas, cuentas de cobro y recibos de los gastos en los cuales se utilizó el anticipo, tener claramente identificado el N.I.T del proveedor, R.U.T., domicilio, razón social y deben estar emitidos a nombre de la universidad.


Comunica a través de correo electrónico al solicitante

El resultado del cruce del anticipo con la legalización

Correo electrónico

Envía a tesorería

Legalización de Anticipo Documentos soporte



Genera al Solicitante

Recibo de pago6 o Saldo a favor7 Recibo de Pago

SOLICITANTE

Reclame y cancela

Recibo de pago en las oficinas de banco autorizadas

Entrega recibo en Contabilidad

Recibo de Pago


Verifica El registro del resultado de la legalización del anticipo en el Sistema de Información Financiera.


Envía al Almacenamiento correspondiente

Legalización de Anticipo Documentos soporte


AUDITORÍA INTERNA Revisa y audita8

Los soportes de la legalización del anticipo.

Informe de Auditoria

6 En caso que haya excedente de dinero. 7 En caso que el gasto haya sido mayor al anticipo. 8 Dentro del Plan de Auditorias, verifica que el trámite de legalización haya quedado correcto.


8. Flujograma

RECIBE

DOCUMENTOS SOPORTES


SOLICITANTE

SOLICITUD DE ANTICIPO

ANALIZA Y ASIGNA

DOCUMENTOS SOPORTES


FIRMA Y AUTORIZA

A

AUDITORÍA INTERNA

DOCUMENTOS SOPORTES Y

CHEQUE


REVISA Y AUDITARECIBE Y ELABORA

AUXILIAR DE TESORERIA/PAGADURÍA

COMPROBANTE DE PAGO

0

DOCUMENTOS SOPORTES


COMPROBANTE DE PAGO

1

CHEQUE

COMPROBANTE DE PAGO

0

COMPROBANTE DE PAGO

1

CHEQUE

SOLICITANTE

ARCHIVO DE CREDTO Y CARTERA

8.1 SOLICITUD DE ANTICIPOS

1

1

ESTOS DOCUMENTOS VARÍAN DE ACUERDO AL DESTINO, PERO DEBEN PERMITIR IDENTIFICAR CLARAMENTE EL USO FINAL DEL GASTO. LA SOLICITUD DE ANTICIPO DEBIDAMENTE FIRMADO POR EL SOLICITANTE Y APROBADO POR EL JEFE INMEDIATO DEL SOLICITANTE. SI EL SOLICITANTE PERTENECE A UNA UNIDAD ACADÉMICA, DEBE VENIR CON APROBACIÓN DEL SEÑOR RECTOR SECCIONAL.

2

3

3


APRUEBA Y FIRMA

REGISTRA Y GENERA


A

REGISTRA

DOCUMENTOS SOPORTES


4

SEVEN

EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA EL COMPROBANTE DE PAGO

4

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

SEVEN

2

EN SEVEN, EN EL MÓDULO DE ANTICIPOS. VERIFICA ADEMÁS QUE LA PERSONA NO TENGA PENDIENTE LEGALIZAR UN ANTICIPO ANTERIOR. ANALIZA QUE LOS DOCUMENTOS SOPORTE CUMPLAN LOS REQUISITOS, Y REVISA EL CONSECUTIVO DE LA SOLICITUD.


SINDICO

DOCUMENTOS SOPORTES Y

CHEQUE



8.2 LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS

RECIBE

DOCUMENTOS SOPORTES


SOLICITANTELEGALIZACIÓN DE ANTICIPO

1

2

INGRESA

CANCELA RECIBORESULTADO DEL

CRUCE DEL ANTICIPO CON LA LEGALIZACIÓN

GENERA

1 FACTURAS, CUENTAS DE COBRO Y RECIBOS DE LOS GASTOS EN LOS CUALES SE UTILIZÓ EL ANTICIPO, TENER CLARAMENTE IDENTIFICADO EL N.I.T DEL PROVEEDOR, R.U.T., DOMICILIO, RAZÓN SOCIAL Y DEBEN ESTAR EMITIDOS A NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD.

2SE DEBE REALIZAR DENTRO DE LOS 10 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES AL DESEMBOLSO DEL MISMO.

SEVEN

VERIFICA Y ENVÍA

A

A

DOCUMENTOS SOPORTES

LEGALIZACIÓN DE ANTICIPO

4

RECIBO DE PAGO, EN CASO QUE HAYA EXCEDENTE DE DINERO. SALDO A FAVOR, EN CASO QUE EL GASTO HAYA SIDO MAYOR QUE EL ANTICIPO

3 LA LEGALIZACIÓN DEL ANTICIPO, EN SEVEN, EN EL MÓDULO DE ANTICIPOS

3

6

SE DEBE ACERCAR A TESORERÍA, DONDE LE ENTREGAN EL RECIBO DE PAGO, CANCELA EN LS OFICINAS DE BANCO AUTORIZADAS

INFORMA

5

SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA DE

LA UNIVERSIDAD - SEVEN

5

LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DE CADA GASTO O COMPRA REALIZADA CON EL ANTICIPO Y LIQUIDA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

6

AUDITA

7

7

DENTRO DEL PLAN DE AUDITORIAS, VERIFICA QUE EL TRÁMITE DE LEGALIZACIÓN HAYA QUEDADO CORRECTO.

8

8

EL REGISTRO DEL RESULTADO DE LA LEGALIZACIÓN DEL ANTICIPO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA. AL ALMACENAMIENTO CORRESPONDIENTE


AUDITORÍA INTERNA


ARCHIVO CORRESPONDIE

NTE

ASIGNA Y VERIFICA

SOLICITANTE

4


SOLICITANTE


9. Control de Registros

Ver listado de control de documentos y registros ST-AC-01-P-01-F02, donde se consolidan todos los registros.

10. Formatos

ST-GF-05-P-02-F01 Formato Solicitud de Anticipo

ST-GF-05-P-02-F02 Formato Legalización de Anticipo

11. Anexos

N/A

procedimiento solicitud y legalizaciÓn st-gf-05-p-02 de ... · el solicitante diligencia el...

Documents