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Procedimiento Operativo Estándar (POE)
POE 06-01-05
CAPACITACIÓN
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1. PROCESO (nombre).
GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.
2. PROCEDIMIENTO (nombre).
CAPACITACIÓN.
3. OBJETIVO.
Aplicar estrategia integral de capacitación (proceso) a toda la
organización
Crear nuevos vínculos y afianzar los existentes con entidades
académicas y científicas de ramas del conocimiento vinculadas con las
actividades propias de la organización
Sistematizar el proceso de capacitación de la organización.
Fortalecer el desarrollo profesional y de los agentes no profesionales de
las distintas áreas.
Mejorar la calidad de los distintos servicios de salud a través de la
formación teórica y práctica del personal.
Facilitar los procesos de actualización del personal y de profesionales
de la salud.
Capacitar a todos los Recursos Humanos para que puedan realizar sus
actividades y tareas asignadas por la organización de manera correcta,
eficaz y eficiente.
Elevar a través de adecuados programas de capacitación el potencial de
productividad y desempeño de la totalidad de los agentes.
Señalar la importancia de detectar las necesidades de capacitación.
Fijar como política que los planes de capacitación y programas de
capacitación deberán estar alineados a los Planes Estratégico
Periódicos definidos por la Dirección.
Crear, reforzar, mantener y actualizar la cultura de mejora continua de la
organización.
Fijar lineamientos para estimar los recursos financieros que se requieran
para la consecución de los objetivos previamente planteados.
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4. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Todos los agentes que presten servicios en el Hospital, sea como empleados
en relación de dependencia o bien como profesionales independientes
vinculados a través de figuras legales de carácter más o menos permanente:
Médicos.
Profesionales de la Salud No Médicos.
Residentes Médicos.
Enfermería.
Resto de los agentes.
5. RESPONSABLE.
Las exigencias que a continuación se consignan serán establecidas en el
correspondiente Manual de Puestos.
Dirección: es responsable de la estrategia de capacitación como
responsable último de la organización.
Jefatura de Recursos Humanos y Titular de Área Docencia e
Investigación: son responsables en sentido amplio en el logro de
objetivos estratégicos planteados en materia de capacitación y
docencia en los ámbitos de su competencia específica.
Capacitación en el área de Recursos Humanos: dependiente de la
jefatura del área. Entre las principales funciones de éste puesto se
encuentran las siguientes: asesorar y orientar a los responsables de las
áreas (mandos medios) y jefes de servicios para realizar un diagnóstico
e identificar las necesidades de capacitación, definir metas e
inversiones necesarias, plantear los respectivos proyectos de planes y
programas de capacitación por áreas o servicios, seleccionar los
cursos y los agentes destinatarios de los mismos, Organizar un
Cronograma (Plan de Capacitación Anual), llevar registro de las
capacitaciones, centralizar la información, realizar las gestiones
necesarias en el operativo de las actividades, evaluar e informar a la
Dirección el cumplimiento del programa de capacitación).
Docencia de Enfermería dependiente de la jefatura del área y del titular
de Investigación y Docencia. Tiene como principal función detectar,
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clasificar, jerarquizar y registrar las necesidades de capacitación de los
enfermeros en servicio. Elaborar planes y programas de capacitación
para el personal de enfermería e implementación de los mismos.
Tanto el departamento Docencia e Investigación como el área de
Capacitación de Recursos Humanos y de Docencia de Enfermería
deben alinear sus tareas, responsabilidades, funciones, objetivos,
programas, y recursos, trabajando en equipo y mancomunadamente.
Las políticas en materia de capacitación no deben distinguir
arbitrariamente entre personal médico y no médico y deben orientarse
siempre a la integración de equipos de trabajo.
Mandos medios (detectar, clasificar, jerarquizar y registrar las
necesidades de capacitación del personal a su cargo, desarrollar
contenidos de temas técnicos específicos referidos a sus tareas,
etcétera): Armado de proyectos de programas de capacitación, ejecutar
los programas de capacitación autorizados.
Jefes de Servicios (detectar, clasificar, jerarquizar y registrar las
necesidades de capacitación de los agentes a su cargo, además
pueden desarrollar contenidos temas referidos a sus especialidades):
Armado de proyectos de programas de capacitación, ejecutar los
programas de capacitación autorizados.
Departamento de Investigación y Docencia (detectar, clasificar,
jerarquizar y registrar las necesidades de capacitación de los
residentes). Definición de los correspondientes programas de
actividades académicas, prácticas profesionales, pasantías, PFO
(Prácticas de Formación Obligatoria) a través de convenios con las
respectivas instituciones educativas.
Departamento de Investigación y Docencia: Aprobación en consenso
con la Dirección Médica de planes y programas de capacitación de los
profesionales médicos en las diferentes especialidades médicas y
profesionales no médicos (Kinesiólogos, Nutricionistas, Bioquímicos,
Técnicos de Hemoterapia y Laboratorio).
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Destinatarios de la capacitación: Tiene asignadas las siguientes
responsabilidades:
Dedicación (compromiso, estudio, asistencia, puntualidad) durante la
realización.
Aprovechar al máximo lo aprendido: aplicándolo y mejorando en lo
personal y/o colectivo de las tareas que le corresponden.
Implementar en actos, en procedimientos o en capacitaciones al resto
del personal que aplique.
6. FORMULARIOS Y REGISTROS.
Relevamiento, documentación y registros en archivo ordenado y
sistemático de capacitaciones externas e internas que realicen los agentes
y revistan interés institucional. El archivo y registro de las Capacitaciones
del personal en relación de dependencia, incluido área de Enfermería,
estará a cargo de Capacitación de Recursos Humanos; la parte Médica,
las Residencias Médicas, las pasantías, las PFO, entre otras a cargo de
Docencia e Investigación.
Banco de datos actualizados de ofertas e invitaciones de capacitaciones.
Convenios firmados con entidades de formación académicas reconocidas
para generar fluida interrelación en procura de mutuos beneficios. (A cargo
de Docencia e Investigación).
7. CONSIDERACIONES.
7.1. Definiciones importantes:
Proceso de capacitación: Sistema ordenado y permanente de formación
y entrenamiento en relación a los agentes, procurando que los mismos
sean capaces de realizar las tareas que les es requerida, verificando la
existencia de congruencia entre los objetivos fijados y las necesidades de
capacitación.
Gestión: Administración de las actividades en forma sistemática y
estructurada es la forma más adecuada para asegurar el buen uso de los
recursos.
Objetivo Institucional (del curso) hace referencia los cambios en el
agente a los que se pretende arribar al finalizar un curso o programa de
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capacitación. Es necesario que el agente conciba la capacitación y el
desarrollo como una herramienta, a través de la cual pueda adquirir
nuevos conocimientos o habilidades, y/o ampliar los que tiene,
disminuyendo las diferencias con los objetivos establecidos en la
descripción de puestos.
Objetivo Pedagógico lo que se quiere lograr en la persona a capacitar;
los contenidos, conceptos, procesos, herramientas, etc. a internalizar en la
persona a capacitar.
7.2. Planificación de capacitación.
En relación a la elaboración y planificación de la Capacitación, se indica a
continuación quién se encuentra a cargo de cada una de las
planificaciones:
Proyecto de Plan Anual de Capacitación Médica: Departamento de
Investigación y Docencia.
Proyecto de Plan Anual de Capacitación de Profesionales de la
Salud No Médicos: Departamento de Investigación y Docencia.
Proyecto de Plan Anual de Capacitación de Residencias Médicas:
Departamento de Investigación y Docencia.
Proyecto de Plan Anual de Capacitación de Enfermería: Docencia
de Enfermería
Proyecto de Plan Anual de Seguridad y Salud ocupacional:
Capacitación de Recursos Humanos
Proyecto de Plan Anual de Capacitación Integral: Capacitación de
Recursos Humanos.
Plan anual de Capacitación HI (Departamento de Investigación y
Docencia y Capacitación RRHH)
Los proyectos de plan anual serán remitidos al área de Capacitación de
Recursos Humanos y el departamento de Investigación y Docencia a fin
de analizar la compatibilidad entre los distintos proyectos, lo que una vez
aprobados pasaran a formar el Plan Anual de Capacitación Hospital
Italiano (PAC HI2018).
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8. PROCEDIMIENTO.
Toda capacitación organizada o en la que participe la Institución deberá
contar con la correspondiente aprobación o autorización institucional
previa, a fin de que se inserte en el sistema de Capacitación de la
organización.
En parámetros generales las capacitaciones tendrán tres momentos
diferenciados:
1° Plan anual de capacitación: planes y programas de capacitaciones
periódicos ajustados a las necesidades específicas planteadas para el
logro de los objetivos establecidos en los planes definidos por la Dirección.
2° Plan de entrenamiento permanente en el puesto de trabajo.
3° Plan de formación para el manejo seguro del equipamiento.
La modalidad de Capacitación (virtual, presencial, internas y externas) se
deberá adecuar a los procesos de aprendizaje, ligados a las necesidades
de capacitación.
Desarrollo de habilidades para diseñar, implementar y evaluar planes de
capacitación en el marco de la tarea diaria y desempeño de actividades.
8.1. Inicio y fin de la actividad.
Detección de las necesidades:
Surgen al establecer la brecha entre los conocimientos, competencias y
habilidades existentes y los que requiere cada puesto. (ver Anexo de
Capacitación del manual de puestos).
Capacitaciones espontáneas. Ante problemas puntuales los Mandos
Medios y/o Jefes de Servicio sugieren capacitaciones adecuadas, para
ello se debe utilizar el formulario de necesidades “Requerimientos de
Capacitación”.
Evaluación de desempeño: Falencias que surjan del análisis de los
datos que arrojan las evaluaciones de desempeño periódicas.
Requerimientos que surjan del relevamiento programado anualmente a
los Mandos Medios y los Jefes de Servicios, en virtud del cual, éstos
informarán necesidades con respecto a los agentes a su cargo, que
surjan de las tareas diarias
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Déficit de Capacitación o nuevas necesidades surgidas de exigencias
ITAES, Normas de calidad, modificaciones en los procesos o
procedimientos.
Los avances en los distintos campos de conocimiento que generen una
necesidad de capacitación, en especial las necesidades de
capacitación generadas en los avances de la medicina.
Nuevas exigencias generadas por modificaciones de normativa vigente
Completar el Formulario de Requerimiento de Capacitación, como
requisito, a fin de relevar las necesidades, el mismo se encuentra
disponible en la intranet HI (Ver Formulario en Anexos).
8.2. Elaboración del plan por cada área / servicio.
Anualmente, cada uno de los responsables de área y jefes de servicio
entrega por escrito al responsable de capacitación de Recursos Humanos
o a Departamento de Investigación y Docencia, según corresponda un
listado de las necesidades detectadas con sugerencias de capacitación
específicas según cada caso “Formulario de Requerimiento de
Capacitación”. En función de lo sugerido, se analiza y prioriza para luego
eventualmente que sea incorporado al Plan de Capacitación anual y
programa de capacitación respectivo.
La conformación final del Plan Anual HI, donde capacitación de RRHH y
Dpto. de Investigación y Docencia, definen y aprueban el plan anual de
capacitación HI en base a los proyectos de planes elaborados por cada
responsable de proyectos de planes de capacitación. (Ver 7.2
Planificación de Capacitación).
8.3. Implementación del plan.
Tomando el Plan de Capacitación anual como referencia (sumándole
ofertas de capacitaciones que aparezcan de manera espontánea y que se
consideren de interés) y en función del cronograma establecidas se
efectúan las capacitaciones.
El responsable de capacitación de Recursos Humanos recibe las
documentaciones correspondientes (ficha técnica de producto, programa,
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contenido, objetivos, disertante, registro fotográfico, certificado, etc.) para
llevar un registro de capacitación, según requerimiento ITAES estándar
6.1f) y 6.1g).
8.4. Evaluación de resultados.
Referencias a los resultados obtenidos:
Internos: asociados a los contenidos del programa.
Externos: relacionados al propósito general de la formación en cuanto al
desempeño.
Herramientas a utilizar: observación, entrevistas, cuestionarios.
8.5. Aseguramiento de la calidad del sistema.
Es fundamental hacer un análisis acabado de los resultados de las
capacitaciones para que sirvan de retroalimentación para capacitaciones
posteriores y el diseño de nuevas estrategias y plan de acción. El
responsable deberá garantizar las buenas prácticas en todos los estadios
de la misma. Profundidad de los contenidos. Factores de confort:
Temperatura, asientos, iluminación, espacios, útiles necesarios.
9. INDICADORES.
Cantidad de capacitaciones internas realizadas.
Cantidad de capacitaciones externas realizadas.
Capacitación in situ: orientación y entrenamiento.
10. REFERENCIAS.
No aplica.
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11. ANEXOS.
Requerimientos de Capacitación (necesidades de capacitación).
Ficha técnica de producto (para todas las capacitaciones virtual, interna).
Planillas de registro de capacitación (asistencia).
Programa o temario de la capacitación.
Certificado de finalización.
Material Fotográfico.
Registro de capacitación en el legajo individual del agente en sistema de
Bejerman. Copia del certificado archivado en el legajo administrativo del
agente.
Registro en planilla de plan anual de capacitación.
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