procedimiento estudio de propuesta v8

8/17/2019 Procedimiento Estudio de Propuesta V8

http://slidepdf.com/reader/full/procedimiento-estudio-de-propuesta-v8 1/19

Código P-7.1-UE-01 Fecha de emisión: 13-10-2015 Versión Nº 8 Reemplaza a:Versión Nº7del 11-092013

Página 1 de 19

SISTEMA DE GESTIÓN DE LACALIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

UNIDAD DE ESTUDIO

PROCEDIMIENTOESTUDIO DE PROPUESTAS

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: P-7.1-UE-01

FECHA DE EMISIÓN: 13 de octubre de 2015

TOTAL DE PÁGINAS: 19 (diecinueve)

VERSIÓN Nº: 8

REEMPLAZA A: Versión 7 del 11 de septiembre de 2013

REVISIÓN TÉCNICA:Waldo Urquiza V.Gerente Técnico

FECHA: 13-10-2015

REVISIÓN DE CALIDAD:Paula Araya L.

Coordinador de Calidad

FECHA: 13-10-2015

APROBACIÓN:José Gómez Ll.Gerente General

FECHA: 13-10-2015




Página 2 de 19

3. Referencias.

- Nch ISO 9001-2008- Manual de Calidad- Instructivo Control de Planos y Croquis I-4.2-UE-01

4. Definiciones.

Antecedentes de Estudio : documentación en soporte escrito o digital consistente en Planos,

Especificaciones Técnicas, Bases Administrativas, Aclaraciones y toda otra referencia que aporteinformación válida para el estudio de la propuesta.

Mandante: persona natural o jurídica que solicita un servicio a Constructora GHG S.A.

Licitación o Propuesta: Procedimiento mediante el cual se solicitan a varios proponentescotizaciones para la ejecución de una obra.

Licitación o Propuesta Privada: Llamado a licitación de Mandantes Privados, la invitación puedeser formal o informal.

Licitación o Propuesta Pública: Llamado a licitación de Organismos Públicos a través del PortalMercado Público o publicación en diarios de circulación nacional.

Análisis de antecedentes: Etapa en la cual se realizan visitas a terreno, se estudian losantecedentes y se solicitan aclaraciones respecto de las dudas que surjan durante el estudio.

Presupuesto: Oferta generada a través del estudio de la propuesta.

5. Descripción.

5.1 La Unidad de Estudio recepciona los antecedentes de estudio y todo otro documento queel Mandante entregue para el estudio de la propuesta de manos del Gerente Técnico o




Página 3 de 19

Nombre carpeta Nombres subcarpetas(nivel 1) Nombres subcarpetas(nivel 2)

GHG- Nº código interno -Nombre de la obra

AntecedentesSe estructura Dependiendo delos antecedentes recibidos

- Aclaraciones- Obsoletos

Estudio- Consultas- Cotizaciones- Subcontratos- Registros- Cubicaciones- Presupuesto- Presentación- Consideraciones- Visita a terreno

En el caso de aquellas obras que se adjudiquen, en nivel 1, se debe crear carpeta“Documentos Contrato”, la que debe contener como mínimo: Presupuesto Meta,

Consolidado de Aclaraciones y Presentación.

5.6 El asistente llena el registro “Ficha de Obra F-7.1-UE-02” al comienzo del estudio, y laactualiza al término de este, indicando quiénes participaron en el estudio de la propuesta ycuales fueron sus responsabilidades.

5.7 En el formulario “Presentación de Propuesta F-7.1-UE-011” se indican todos losrequerimientos en cuanto a formato, documentación y formalidad, en forma detallada yprecisa. Este formato se entrega a Secretaria de Gerencia para la preparación de las

carpetas y será el formato para chequear que se cumplen con los requisitos exigidos, de talforma de no quedar Fuera de Bases.

5.8 El Jefe de Unidad de Estudio coordina visita a terreno en conjunto con el Gerente Técnico,identificando responsable fecha y movilización La persona designada debe completar el




Página 4 de 19

5.13 Se procede a la cubicación del proyecto, consistente en la cuantificación de los materialesy servicios involucrados en la materialización de la obra. Las dudas y/o discrepancias queaparezcan durante el estudio, deben ser enviadas al Mandante, en las fechas indicadas porél en el cronograma de la Licitación, en el formulario “Consultas F-7.1-UE-09”.

5.14 El control de planos de estudio se realiza según el Instructivo Control de Planos.

5.15 En formato de itemizado del presupuesto, entregado por Mandante, se deben presentar lascubicaciones al Jefe de Unidad de Estudio. En el caso en que el itemizado no seaentregado por el Mandante, este debe ser creado por la Unidad de Estudio. La valorizaciónde las cubicaciones (precios unitarios), puede realizarla el Jefe de Unidad de Estudio o elmismo Ingeniero de estudio. El presupuesto se genera a través de algún programa decomputación adecuado y es presentado al Gerente Técnico para su aprobación.

5.16 Las cotizaciones de subcontratos, materiales e insumos que tengan relevancia para laObra deben ser analizadas y compradas por el Jefe de Unidad de Estudio y/o losAsistentes para verificar que las cotizaciones no tienen errores y/u omisiones. Bajo ningunacircunstancia cotizaciones incompletas o con errores pueden ser incluidas en elpresupuesto de la Obra.

5.17 La Unidad de Estudio revisa, ordena y almacena las carpetas hasta obtener conocimientodel resultado de la propuesta. Durante el estudio la carpeta tiene lomo de color gris. De seradjudicada se cambia el color del lomo a celeste.

5.18 De la presentación de la propuesta, el Mandante puede entregar un documento certificandola asistencia, montos ofertados, plazos y cualquier característica de importancia para elproyecto, cuando sea el caso. Esta ficha se almacena en la misma Carpeta de Estudio.

5.19 Una vez adjudicada la obra, Unidad de Estudio debe subir a la intranet todos losantecedentes del estudio de la propuesta, además del consolidado de aclaraciones, paraque el administrador de obra asignado y el gerente de operaciones tengan a acceso a lainformación. Se entregarán documentos físicos en casos en que el Administrador de Obrao el Gerente de Operaciones lo soliciten




Página 5 de 19

5.23 Finalizada la Obra, el Administrador de Obra entregará a Unidad de Estudio los planos de

obra doblados en una caja rotulada para su almacenamiento en bodega. Los antecedentesde estudio no se devolverán a Unidad de Estudio.

6. Registros.

Nombre de Registro: Carpeta de ProyectoCódigo del Registro: No aplicaMantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por Obra

Acceso a: Asistentes, Jefe U. de Estudio, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Unidad de EstudioTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Nombre de Registro : Recepción de AntecedentesCódigo del Registro: F-7.1-UE-01Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por Obra

Acceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto físicaTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Nombre de Registro : Ficha de ObraCódigo del Registro: F-7.1-UE-02Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por Obra

Acceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física y digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación




Página 6 de 19

Nombre de Registro : Ficha Visita a TerrenoCódigo del Registro: F-7.1-UE-05Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física o digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Nombre de Registro : CotizacionesCódigo del Registro: No aplicaMantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física o digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Nombre de Registro : Solicitud de cotizaciónCódigo del Registro: F-7.1-UE-06Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física o digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Nombre de Registro : Registro de Subcontratos y MaterialesCódigo del Registro: F-7.1-UE-07Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por Obra




Página 7 de 19

Nombre de Registro : Calendario Lici tacionesCódigo del Registro: F-7.1-UE-010Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Se publicaTiempo de Almacenamiento: Se actualizaDisposición Eliminación

Nombre de Registro : Presentación p ropuestaCódigo del Registro: F-7.1-UE-011Mantenido por: Asistente Unidad de EstudioClasificación: Por ObraAcceso a: Asistentes, Gerente Técnico, GerenciaLugar de Almacenamiento: Carpeta de Proyecto física o digitalTiempo de Almacenamiento: Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obraDisposición Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

7. Responsabilidades.

Elaboraciónde

presupuesto

Carpeta de proyecto,Ficha de obra,

Cotizaciones, ConsultasVisita a terreno, Programa

de propuesta

Solicitud boleta degarantía

AntecedentesRecepcionados

Jefe Unidad de

Estudio X X X XAsistente Unidadde Estudio X X X




Página 8 de 19

3 5, 6 y 9

Se modifica la forma de utilizar formulario de registro de

recepción de antecedentes. Se detalla con mayorfacilidad de lectura el procedimiento en sus puntos del 5.1al 5.6.Se crea formulario presentación de propuesta.Se modifica y cambia de nombre el formulario actualPrograma Estudio de Propuesta.Se indica en el procedimiento la forma de traspaso dedocumentos a obras adjudicadas.En el ítem 6 se modifican los ítem de almacenamiento detodos los registros.Se modifica el Registro de Consultas, Registro de HorasProfesionales, Registro de Subcontratos y Materiales.Se elimina Jefe de Oficina Técnica y se reemplaza porJefe de Unidad de Estudio.Se indica responsabilidad de elaboración de presupuestometa.

01-10-2008

4 Varios

Debido a que actualmente se emplea más el correoelectrónico que la llamada telefónica, se eliminó Registro“Contacto con Subcontratista/Material”.

Se corrige error en numeración ítem 5.2.Se modifica lugares de almacenamiento para losregistros.

17-10-2008

5 Varios

Se indican y se especifican los distintos tipos depropuestas: públicas, privadas y especiales, aclarandocomo se tratan cada una de ellas.Se modifican los formatos de todos los registros quepertenecen a este procedimiento.Se agrega el registro “Evaluación de Licitaciones”.

Se elimina el registro “Horas Profesionales”.Se ordena el procedimiento y se detallan de mejor formacomo se realiza el proceso de estudio de propuesta.

09-10-2009

2 Se Incluye diagrama de flujo




Página 9 de 19

9. Anexos.

9.1 Regist ro F-7.1-UE-01: Recepción de Antecedentes

RECEPCIÓN DE ANTECEDENTES

OBRA :

FECHA :

DETALLE

Cant. Descripción Conforme

ENTREGA RECIBE CONFORME

Nombre Nombre

Firma Firma

F-7.1-UE-01




Página 10 de 19

9.2 Registro F-7.1-UE-02: Ficha de Obra

FICHA DE OBRA

DATOS DE LA OBRA

Nombre de la Obra

Código Interno

Mandante

Tipo de Licitación (privada –

publica - especial)

Ubicación

Plazo de Ejecución

Superficie de construcción

Características generales

Presupuesto oficial

F-7.1-UE-02




Página 11 de 19

DATOS DEL CONTACTO

DATOS DE ESTUDIO

Coordinador de Proyecto

Teléfono Coordinador

E-mail Coordinador

Cubicaciones Obra Gruesa

Cubicaciones Terminaciones

Cubicaciones Obras exteriores

Cotizaciones

Presupuesto




Página 12 de 19

9.3 Regist ro F-7.1-UE-03: Solici tud de Boletas de Garantía

SOLICITUD DE BOLETA DE GARANTÍA

Obra:

Fecha solicitud:

a) Tipo de garantía:

b) Motivo que cauciona:

c) Glosa:

d) Moneda:

e) Monto:

f) Girada a:

g) Rut:

h) Vigencia:

F-7.1-UE-03




Página 13 de 19

9.4 Regist ro F-7.1-UE-05: Ficha de vis ita a terreno

FICHA VISITA A TERRENO

Obra :Código interno :

Dirección :Fecha visita :Encargado GHG :

Antecedentes Coordinador

Nombre :Teléfono :Correo electrónico :

a) Instalaciones

Factibilidad ProveeSI NO Mandante Constructora

AguaLuzalcantarilladoTeléfono

Otros (especificar)

b) Locomoción

F-7.1-UE-05




Página 14 de 19

9.5 Registro F-7.1-UE-06: Soli citud de cotización

COTIZACIÓN DE MATERIALES y/o SERVICIOS

Santiago, martes, 13 de octubre de 2015

Sr.:

Fono:

• Solicito a ud. Cotizar para la propuesta “”, en base a planos.

F-7.1-UE-06



Código P-7.1-UE-01 Fecha de emisión: 11-09-2013 Versión Nº 7 Reemplaza a:Versión Nº 6del 19-102010

Página 15 de 19

9.6 Regist ro F-7.1-UE-07: Registro de Subcont ratos y Materiales

REGISTRO DE SUBCONTRATOS Y MATERIALES

Código:Fecha actualización

Fecha presentación

Nombre:

EMPRESA

FONO(incl.

códigode área)

FAX/

CELUL AR

CONTACTOS CUIDAD E MAIL ESTADO

Envíoantecedentes

y/oaclaraciones

Envío

presupuesto

Comparativo

Si/no/noaplica

Climatización

Sanitario

Electricidad

No se cotiza- se excusa NC

Ant. Enviado- cotizando C

Cotización recibida R

F-7.1-UE-07




Página 16 de 19

9.7 Registro F-7.1-UE-09: Consul tas

Ref.: “Obra: ”

Fecha: 00/10/07

CONSULTAS Nº 1

N ° CONSULTASA.- ADMINISTRATIVAS

1

2

3

B.- ARQUITECTURA1

23

C.- CÁLCULO1

2

3

D.- INSTALACIONES SANITARIAS

12

3

E.- INSTALACIONES EL CTRICAS

F-7.1-UE-09




Página 17 de 19

9.8 Regist ro F-7.1-UE-010: Calendario de Licitaciones

Licitaciones mes-añoProyecto

Código

Comuna

Plazodeejecución

PresupuestoOficial

Visita aterreno

Consultas

Resp.Consultas

Oferta

Adjudicación

Montogarantía




Página 18 de 19

9.9 Registro F-7.1-UE-011: Presentación de propuesta

PRESENTACIÓN DE PROPUESTA

Obra :Mandante :Fecha :Fecha apertura :Dirección apertura :Atención :Datos adicionales :

Sobres Nº Documento Resp. Observaciones Ref.Grado dedificultad Fecha

deentrega

Sobre nº 1Original + copia

Sobre nº 2Original + copia

Sobre nº 3

F-7.1-UE-011

Revisión Técnica Waldo Urquiza V.Gerente Técnico

Revisión de Calidad Paula Araya L.Coordinador de Calidad

Aprobación José Gómez Ll.Gerente General




Página 19 de 19

9.10 Registro F-7.1-UE-04: Evaluación de Licit aciones

EVALUACIÓN DE LICITACIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS

Fecha de actualización:

Tipo delicitación

Solo lic.Públicas

Nombre

Mandante

Ant ic ipoPresupoficialivaincluido

PresupOficialneto

SuperficieM2

UF/m2(neto)

FechaOferta

FechaVisita

Estudio

Priv. Pub

l

Nº ID Sí No

F-7.1-UE-04

Revisión Técnica Waldo Urquiza V.Gerente Técnico

Revisión de Calidad Paula Araya L.Coordinador de Calidad

Aprobación José Gómez Ll.Gerente General

procedimiento estudio de propuesta v8

Documents