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Fecha de liberación: 10.11.10

Área responsable: Gerencia de Comercialización.

Fecha de versión: 27.06.12

Código de documento: FCE-GCO-PR.13

Versión: 01

Páginas : 1

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 02

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un

documento no controlado”

Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales

PROCEDIMIENTO DE VENTA EN TIENDAS DEPARTAMENTALES





Versión: 01

Páginas : 2


Nivel: 02




1 Objetivo Comercializar las obras editadas por el FCE, de acuerdo al canal de ventas establecido al Departamento de Venta a Grandes superficies en territorio nacional, así como promover y difundir las publicaciones del FCE en el ámbito nacional. 2 Alcance Este procedimiento aplica al Departamento de Ventas a Grandes Superficies y abarca desde la promoción y difusión de las publicaciones del FCE, hasta la facturación y reporte de los resultados alcanzados a la Subgerencia de Ventas Nacionales. 3 Políticas

1. Se entregan muestras de las novedades a aquellos clientes con los que se haya firmado un contrato previamente.

2. Las muestras se entregan de acuerdo las existencias en el almacén central del FCE, al nicho de mercado y el perfil del cliente.

Para Cortesías y Distribución de Libros sin Cargo

3. -Los libros de otros fondos editoriales exhibidos en las librerías del Fondo de Cultura Económica, no podrán ser sujetos de cortesías de ninguna índole, salvo en casos especiales mediante autorización expresa del Director General, el Gerente General o el Gerente de Comercialización.

4. -Las cortesías de libros del fondo editorial propio podrán surtirse a través de las librerías o almacenes, con la autorización expresa del Director General, Gerente General o del Gerente de Comercialización; en el caso de las Delegaciones Regionales de Monterrey y Guadalajara, con la autorización del Gerente de Comercialización.

5. -La distribución de libros sin cargo se efectuará mediante las modalidades siguientes:

a) Los ejemplares que de cada título se destinen a cortesías corresponderán a:

- Clientes con convenio y/o contrato a nivel de “muestras a vistas”, este mecanismo mantendrá la opción de devolución del material abierta.

- Clientes seleccionados para apertura de nuevos puntos de venta y deberá contar con la autorización del Gerente de Comercialización.





Versión: 01

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Nivel: 02




4 Definiciones Cliente. Organización o persona que recibe un producto o servicio. Consignación. Operación comercial en la que media un contrato de consignación y se documenta mediante remisiones. Muestra: Material propuesto de las novedades y reimpresiones para su promoción, difusión y venta. Devolución: Son aquellos ejemplares devueltos por el cliente final posterior a la entrega y cumplido el plazo de exhibición, el cual puede ser de 30, 60, 90 y hasta 120 días que no se comercializaron, dados en consignación por el área Comercial; facturas con derecho a devolución o remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario regresa toda la existencia que le resta de un determinado documento en el plazo acordado Ejecutivo de cuenta.- Se considera como ejecutivo de cuenta a la persona responsable de realizar el procedimiento con las tiendas departamentales. Intermediario.- En el FCE se considerara intermediario a la persona física o moral que tenga establecido un contrato con el Fondo para desempeñarse en esas funciones.con el consumidor final. Modulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente. SIGUE. Sistema de Gestión Editorial. Vales de salida. Documento transitorio con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por Gerencia Comercial, Departamento de Ingresos, Gerencia General o Dirección General que se traducen a remisión o factura en su momento, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación por el Gerente General. Se manejan dos tipos de facturas, para compras en firme y compras con derecho a devolución.





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Nivel: 02




5 Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo

Inicio

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD

DVGS: Departamento de Ventas en grandes superficies.

DOV: Departamento operativo de ventasSVN: Subgerencia de Ventas NacionalesC: Cliente

Reciben novedades

DVGS 1

Preselección de novedades de acuerdo al perfil solicitado

por el cliente DVGS 2

Verifica existencias en el catalogo general

DVGS 3

Catálogo general

Elabora formato de pedido y lo turna al capturista para

reserva de los ejemplaresDVGS 4

FCE-GCO-RE.01

Recibe formato y reserva los ejemplares en el sistema

DOV 5

Solicita a la Subgerencia de Ventas Nacionales el tramite de cortesías de novedades

DVGS 6

Lleva a cabo el tramite de cortesías e informa al DVGS el no. de folio de las mismas.

SVN 7

Correo electronico

Correo electronico

Presenta cortesías físicamente al cliente

DVGS 8

Determina que títulos va solicitar.

C 9

Envía pedido a través de correo electronico, pagina comercial, por telefono o intermediarios

C 10

Correo electronico

Elabora hoja de pedido con base en la orden de compra

DVGS 11

1

1

Realiza el registro de la hoja de pedido

DVGS 12

El ejecutivo de cuenta firma el registro hoja de pedido y

recaba Vo.BoDVGS 13

FCE-GCO-RE.01 Pedido

Anexa pedido del cliente al formato de hoja de pedido

DVGS 14

Realiza la indicación en la hoja de pedido sobre el desbloqueo de material.

DVGS 15

Solicita una cita para la entrega del material

C 16

Da seguimiento por teléfono o correo interno con el almacén para confirmar los números de pedidos y fechas de entregaDVGS 17

Informa al cliente del estatus de su pedido y fecha de

entrega.DVGS 18

Archiva copias en carpetas de los clientes de los anteriores

documentos.DVGS 19

Fin

Orden de compra





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5.2 Descripción de actividades

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Departamento de Ventas en Grandes Superficies

Reciben las novedades


Hace una preselección de las novedades de acuerdo al perfil que nos solicita el cliente.


Verifica existencias en el Catálogo General que previamente recibe de la Subgerencia de Ventas Nacionales

Catálogo General


Elabora formato de pedido, considerando las cantidades aproximadas que requerirá el cliente y turna al capturista del Depto. Operativo de Ventas para la reserva de los ejemplares en el almacén central.


5. Capturista Depto. Operativo de Ventas

Recibe formato y reserva los ejemplares en el almacén central, en el módulo OM del sistema ERP.


Solicita a la Subgerencia de Ventas Nacionales lleve a cabo el trámite para la solicitud de muestras de las novedades que serán entregados al cliente como libros sin cargo.

Correo electrónico

7. Subgerencia de Ventas Nacionales

Lleve a cabo el trámite de solicitud de muestras e informa al Departamento de Ventas en Grandes Superficies el N° de folio de la (s) solicitud de libros sin cargo (s).

Correo electrónico


Presenta muestras físicamente al cliente para su revisión

Seguimiento de visitas a clientes

9. Cliente Determina, con base en la presentación que se le hizo de las novedades, qué





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títulos pedirán y cuáles no.

10. Cliente Envía pedido a través de: correo electrónico, su página Web, vía mensajería.


Elabora hoja de pedido con base en la orden de compra, cumpliendo con las cantidades de surtido y la fecha de entrega, para evitar cargos por incumplimiento.


En el registro de hoja de pedido especifica:

Cliente, no. de cliente, descuento, Num. de pedido, fecha de cancelación, lugar y fecha límite de entrega, títulos, ejemplares solicitados



El ejecutivo de cuenta firma el registro hoja de pedido y recaba Vo.Bo. del jefe de Departamento de Ventas en Grandes Superficies y del jefe del Departamento de Ingresos.


Anexa pedido del cliente al formato de hoja de pedido del FCE y turna al Departamento de Ventas Nacionales la hoja de pedido, una vez firmada y autorizada, para su folio y entrega.


Indica en la hoja de pedido al capturista que se debe hacer el desbloqueo del material para cada cliente y no sigan bloqueados en el almacén.

16. Cliente En su caso, el cliente requiere que se solicite una cita para la entrega del material


Da seguimiento por teléfono o correo interno con el almacén para confirmar los números de pedidos y fechas de entrega





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Informa al cliente el estatus de su pedido y la fecha probable de entrega.


Archiva copias en carpetas de los clientes de los anteriores documentos para cualquier duda y/o aclaración en un futuro.

Se da por terminado el procedimiento.

Orden de compra





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6 Referencia o documentos relacionados

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO

FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad

Catálogo general

Solicitud de alta o modificación de clientes

7 Anexos y registros usados ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-GCO-RE.01 Pedido

7.2 FCE-GCO-RE.02 Factura

7.3 FCE-GCO-RE.04 Remisión

7.4 Seguimiento de visitas a clientes

7.5 Oficio para entrega de cortesías

8 Lista de distribución

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

V.E. Versión electrónica Gerencia de Tecnología (Intranet)





Versión: 01

Páginas : 9


Nivel: 02




9 Control de cambios

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

AFECTADAS ORIGINADOR DEL

CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO

27.06.12 01 Todas Departamento Operativo de Ventas

Se cambia término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado. Este procedimiento se presentará en la próxima reunión de COMERI

10.11.10 00 Todas Departamento Operativo de Ventas

Documentación del procedimiento por primera vez para su integración al Manual de organización, políticas y procedimientos de la Gerencia de Comercialización.

-La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales

ANEXO 7.1

FCE-GCO-RE.01

PEDIDO



Código de documento: FCE-GCO-RE.01

Revisión: 00

1 2

3

4 5

7

6

8

9 10

11 12 13 14 15 16

18 17 19

20

21 22



INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TÍTULO: PEDIDO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Solicitud de mercancía para su venta.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Agentes de ventas, secretaria de ventas. El sistema registra algunos datos de manera automática. (Se especifica en la descripción de llenado de elementos qué datos son los que registra el sistema)

4. FORMA DE LLENADO:

Manual y por sistema

5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

1. Comentarios en la Factura Datos esenciales para la entrega oportuna de la mercancía.

2. Pedido No. Número consecutivo que se le asigna al pedido.

3. Fecha Día, Més y Año de elaboración.

4. Hoja de Numeración de hoja, refiriendo el total de hojas que abarca el pedido.

5. Vía de Embarque Medio de transporte por el cual se entregará la mercancía.

6. No. de Cliente Número de cuenta de cliente.

7. Nombre Número o Razón Social del cliente.

8. No. Agente Número de Agente que atiende a dicho cliente.

9. Cond. Pago, Prec. Bruto, Prec. Ant., Prec. Costo, etc

Datos generales del expediente del cliente.

10. Cargo Adicional, Concepto, Desc. Especial, Concepto

Cargos o descuentos adicionales solcitados por el cliente.

11. Clave de Título Se coloca el código de barras que corresponda.

12. Inic. Autor No aplica este campo

13. Título Nombre del libro con que se dio de alta, el dato lo llena el sistema.

14. Cant. Cantidad de ejemplares solicitados por el cliente, lo llena el vendedor.

15. Precio Unitario Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.

16. Importe Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.

17. TOTALES DE ESTA HOJA, Cant.

Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.




18. TOTALES DE ESTA HOJA, Precio Unitario


19. TOTALES DE ESTA HOJA, Importe


20. Cliente Acepto No Aplica este elemento.

21. Autorizado Nombre y firma del subgerente de ventas o del jefe de ventas así como la del jefe del departamento de ingresos.

22. Elaboró No aplica este elemento.



ANEXO 7.2

FCE-GCO-RE.02

FACTURA



1

23 4 5 6 7

89

10

11

12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29

3130




1. TÍTULO: Factura

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidencia que permita llevar el control de la venta.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento Operativo de Ventas


Por sistema



1. FACTURA NO. Número de factura.

2. CONTROL NO. Número de control de la factura.

3. LUGAR Indicar el lugar donde se realiza la facturación

4. FECHA Y HORA Fecha y hora de emisión de la factura.

5. AGENTE Número del agente de ventas.

6. REFERENCIA Número de referencia del agente.

7. HOJA Número de hoja del total del hojas.

8. VENDIDO A: Datos del cliente.

9. ENTREGAR A: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura.

10. CONDICIONES DE PAGO Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse.

11. VÍA DE EMBARQUE Describe como o quien lo embarcará.

12. COMENTARIOS Cualquier comentario que describa la operación.

13. ISBN Número de ISBN del libro facturado

14. C. BARRAS Código de barras del libro facturado

15. PED. Cantidad de libros pedidos

16. SUR. Cantidad de libros surtidos

17. TÍTULO Título del libro

18. PESO Peso por ejemplar en kg.

19. CLAVE Clave del libro

20. PRECIO LISTA Precio de lista

21. DESC % Porcentaje de descuento

22. PRECIO NETO Precio Neto

23. IVA Porcentaje y monto

24. IMPORTE Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.




25. MONEDA Tipo de moneda

26. TIPO DE CAMBIO Tipo de cambio, cuando aplique

27. INCOTERMS: Término de negociación, cuando aplique

28. GASTOS DE ENVÍO: Gastos de envío

29. IVA DE ENVIO IVA del envío

30. IMPORTE CON LETRA Describe el total de la factura

31. TOTAL A PAGAR Total de la factura



ANEXO 7.3

FCE-GCO-RE.04

REMISIÓN



Código de documento:FCE-GCO-RE.04 Revisión: 1

1

2 3 4 5 6

7 8

9

11

13 14 15 16 17 18 19 20 21

24

2322

25

10

12




1. TÍTULO: Remisión

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Para llevar el control de la venta que salió consignada y posteriormente aplicar la devolución.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento Operativo de Ventas


Por sistema



1. REMISIÓN No. Número de factura.

2. CONTROL No. Número de control de la factura.

3. FECHA Fecha de emisión de la factura.

4. AGENTE Número del agente de ventas.

5. REFERENCIA Número de referencia del agente.

6. HOJA Número de hoja del total del hojas.

7. VENDIDO A: Datos del cliente.

8. ENTREGAR A: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura.

9. CONDICIONES DE PAGO Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse.

10. VÍA DE EMBARQUE Describe como o quien lo embarcará.

11. COMENTARIOS Cualquier comentario que describa la operación.

12. ISBN Número de ISBN del libro facturado

13. C. BARRAS Código de barras del libro facturado

14. Ped. Cantidad de libros pedidos

15. Sur. Cantidad de libros surtidos

16. Título Título del libro

17. PESO Peso por ejemplar en kg.

18. CLAVE Clave del libro

19. PRECIO LISTA Precio de lista

20. DESC % Porcentaje de descuento

21. PRECIO NETO Precio Neto

22. IVA IVA

23. IMPORTE Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.

24. IMPORTE CON LETRA Describe el total de la factura




25. TOTAL A PAGAR Total de la factura



ANEXO 7.4

Seguimiento de visitas a clientes



AGENTE No.: _______________ NOMBRE:

FECHA CLIENTE COMPRADOR RESULT. DE VISITA OBSERVACIONES

FONDO DE CULTURA ECONOMICA

SEGUIMIENTO DE VISITAS A CLIENTES

4

1

2 3 5 6




1. TÍTULO: Seguimiento de visitas a clientes

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Integrar un control de las visitas realizadas a los diferentes clientes del FCE.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Ejecutivo de cuenta

4. FORMA DE LLENADO: Automático / manual


Id.

Elemento

Descripción

1 Agente Indicar el número y nombre del agente responsable de llevar a cabo las visitas

2 Fecha Anotar la fecha en la que se llevo a cabo la visita al cliente

3 Cliente Anotar el nombre o razón social del cliente al que se visito

4 Comprador Indicar el nombre completo de la persona que funge como responsable de la posible compra.

5 Resultado de la visita Indicar el resultado de la visita: Entrega de documentos, levantamiento de pedidos, solicitud de información, etc.

6 Observaciones Anotar cualquier comentario adicional



ANEXO 7.5

Oficio para entrega de cortesías



1

2

3

4

5 6

7 8

9




1. TÍTULO: Oficio para entrega de cortesías.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Llevar un control de los títulos entregados como cortesía a los diferentes clientes de acuerdo con su perfil.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Ejecutivo de cuenta

4. FORMA DE LLENADO: Automático / Manual


Id.

Elemento

Descripción

1 Fecha Anotar la fecha en la que se elabora el oficio

2 N° de oficio Anotar el número de oficio correspondiente

3 Cliente Indicar el nombre del cliente

4 Nombre y cargo Anotar el nombre y cargo de la persona a la que va dirigido el oficio.

5 Código de barras Anotar el código de barra del título que se deja como muestra.

6 Título Anotar el título de la obra

7 Autor Anotar el nombre del autor de la obra

8 Precio Indicar el precio de la obra

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