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PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

ELABORADO POR: Jefe de Recursos Humanos

REVISADO POR: Coordinador de Calidad

APROBADO POR: Rector

APROBADO POR: Director Administrativo

Fecha de Aprobacin: 28/05/2014

PROCEDIMIENTO DE RECURSOS

HUMANOS

VERSIN: 04

FECHA:

28/05/2014


PGINA 2 DE 8

1. OBJETIVO Proporcionar y gestionar de manera idnea el personal competente para el desarrollo de las actividades, garantizando buenas condiciones de trabajo y desarrollo profesional a los empleados del CBC. 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica para todo el personal que labora y prximo a laborar en el Colegio Britnico de Cartagena.

3. DEFINICIONES

Motivacin: Estmulo que mueve a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminacin. Este trmino est relacionado con voluntad e inters.

Perfil: Requisitos exigidos de formacin, caractersticas psicosociales, habilidades y experiencia para un determinado cargo.

Induccin: Es la adaptacin y ambientacin inicial del nuevo trabajador a la empresa y al ambiente social y fsico donde va a trabajar.

Calificacin: Mtodo para aprobar y garantizar la eficacia de la capacitacin y entrenamiento, para asegurar que las personas estn listas para realizar una operacin o desempear un cargo.

Capacitacin: Actividades de instruccin y aprendizaje destinadas para mejorar el conocimiento del personal de acuerdo con su entorno.

Competencia: Prueba del personal, para desempear un cargo conforme a unos estndares y polticas.

Evaluacin de Desempeo: Son los pasos a seguir para valorar el rendimiento de cada miembro de la organizacin, con la finalidad de establecer estrategias para la solucin de problemas, motivar a los trabajadores y fomentar su desarrollo personal.

Evaluacin de Habilidades: Son tcnicas e instrumentos que tratan de verificar el grado de aprendizaje logrado por los miembros de la organizacin. Este aprendizaje se puede situar a nivel conceptual (conocimientos) o a nivel comportamental (habilidades).

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma ISO 9001:2008 GTC 200 Ley 100 de 1993 (Sistema de Seguridad Social Integral) Reglamento Interno de Trabajo Manual de Funciones y Perfiles del Cargo Manual de polticas Procedimientos observacin de clase

http://www.ucm.es/info/Psyap/calidad/formacio/t2enque.htm#tecnicas


HUMANOS

VERSIN: 04

FECHA:

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PGINA 3 DE 8

5. CONTENIDO

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

1. Definicin del perfil Establecer los perfiles de cada cargo existente en la empresa, en caso de la creacin de nuevos cargos se le define el perfil de inmediato y se incluye en el Manual de funciones y perfiles del cargo.

Perfil del cargo Jefe de Recursos Humanos, Rector, Director Administrativo.

2. Identificacin de necesidades de recurso humano

La identificacin de necesidades de personal para un determinado proceso del CBC, se inicia con la identificacin del requerimiento por parte del Jefe de Seccin, el cual hace la respectiva solicitud o requisicin al Jefe de Recursos Humanos y ste pide aprobacin al Director Administrativo.

Requisicin de Personal

Jefe de Seccin, Director Administrativo.

3. Convocatoria Para el rea Administrativa se realiza una convocatoria y seleccin del personal idneo para el cargo. Para el rea acadmica, el Jefe de Recursos Humanos publica convocatoria que puede ser por los siguientes medios:

En la prensa local, nacional y/o internacional. En la Pgina Web del Colegio Britnico, se destina

un link llamado oportunidades laborales que permite el acceso de los interesados en la docencia del CBC. El aspirante diligencia el formato Hoja de vida publicado en la pgina. Una vez diligenciado, esta informacin llega a manera de notificacin a la Jefe de Recursos Humanos

A instituciones y/o referidos

Convocatoria, Formato Hoja de vida de la pagina Web del CBC. Anotacin de llamada telefnica a instituciones o a referidos en la carpeta del empleado y/o correo electrnico.

Jefe de Recursos Humanos

4. Preseleccin La pre-seleccin del personal en general (docente, administrativo y Personal de Aseo y Mantenimiento) se hace con base en el perfil del cargo vacante. El Jefe de Seccin revisa las hojas de vida y las

Hojas de vida. Anotacin en la carpeta del empleado llamada telefnica y/o

Jefe de Recursos Humanos, Jefe de Seccin.


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socializa con el Rector y/o Director Administrativo. El Jefe de Seccin enva los nombres de los preseleccionados al Jefe de Recursos Humanos, quien los citar a entrevista.

envo de email para citacin a entrevista

5. Seleccin Para la seleccin del candidato adecuado, se siguen los siguientes pasos: Si es un docente y se encuentra en la ciudad, se entrevista personalmente, se aplica una prueba psicotcnica y siempre que se pueda, se le invita a desarrollar una clase. Si es un docente que se encuentra fuera del pas, se le hace una entrevista personal, telefnica o va virtual. Si es administrativo o de aseo y mantenimiento, se entrevista personalmente y se aplica una prueba psicotcnica. El Jefe de Seccin informa al Jefe de Recursos Humanos el candidato seleccionado para verificar referencias. Para personal que haya trabajado en la institucin no se requiere de entrevistas ni pruebas psicotcnicas.

Anotacin en la carpeta del empleado las observaciones de la entrevista, Formato de entrevista Pruebas Psicotcnicas, Formato de Verificacin de referencias. Formato de entrevista

Jefe de Recursos Humanos, Coordinador de Nivel, Jefe de Seccin, Consejero de Nivel.

6. Vinculacin y contratacin del personal Despus de verificadas las referencias del candidato y con la autorizacin del Director Administrativo y/o Rector, el Jefe de Recursos Humanos comunica al candidato sobre su seleccin y se confirma su inters en el cargo. En caso de ser afirmativo se procede a realizar la contratacin del candidato. Se realizan las afiliaciones pertinentes, adjuntndolos a la hoja de vida con soportes debidamente legalizados. Se firma y acepta el contrato laboral.

Afiliaciones a Seguridad Social y Caja de Compensacin, Contrato

Jefe de Recursos Humanos, Director Administrativo, Rector.


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7. Induccin y reinduccin Una vez es contratado el personal, se realiza induccin general de la institucin y de las instrucciones necesarias para la ejecucin de sus funciones. Remitirse al Manual de Polticas, Seccin 4, Recursos Humanos, numeral 4.6 Induccin.

Formato de Induccin general a empleados

Jefe de Recursos Humanos,

8. Entrega de Dotacin Cuando se realiza el ingreso de un nuevo empleado, el Jefe de Recursos Humanos le informa que la entrega de material para el uniforme la hace el Jefe de Compras y Almacn, quien le entregar el Formato entrega de dotacin para que lo firme como constancia de recibido.

Formato entrega de dotacin

Jefe de Recursos Humanos, Jefe de Compras y Almacn

9. Identificacin de necesidades de capacitacin y/o entrenamiento

La identificacin de las necesidades de capacitacin se detectan por diferentes medios como: Observacin: evidencias de trabajo deficiente,

correcciones de trabajo repetitivas. Evaluaciones de desempeo: realizadas al personal

subalterno, establecidas de acuerdo con los requerimientos de la empresa.

Solicitud directa del personal. Resultado de las auditoras internas. Modificacin de procesos, tareas, software o

equipos: cuando el personal de la empresa le sean asignadas tareas diferentes a las realizadas, utilizacin de equipos nuevos y/o software que exijan entrenamiento para el buen desempeo del cargo.

Otros como relaciones interpersonales deficientes, falta de cooperativismo, y errores en el servicio.

Evaluacin de Eficacia de la Formacin. Formato de observacin de clases.

Jefe de Recursos Humanos, Jefe de Seccin

10. Capacitacin y entrenamiento: Anualmente se realiza un programa general de capacitacin y/o entrenamiento, de igual forma los jefes de cada proceso puede hacer la solicitud cuando haya necesidad de formacin.

Programa de Capacitacin

Jefe de Recursos Humanos. Jefes de Seccin


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11. Planeacin de la Capacitacin y/o entrenamiento

Determinar y obtener los recursos, tanto internos como externos, para desarrollar cada tema (capacitadores, equipos, materiales, etc.), definir el lugar, fecha, horario y duracin de la capacitacin y/o entrenamiento segn las necesidades del instructor y el funcionamiento normal de la empresa.

Comunicacin entre las entidades capacitadoras y el CBC. Constancia de fecha de la capacitacin en el programa de capacitacin

Jefe de Recursos Humanos, Jefes de Seccin.

12. Ejecucin de la capacitacin y/o entrenamiento

Teniendo en cuenta lo planeado se realiza la capacitacin y/o entrenamiento. Se diligencia por parte del instructor y participantes el registro asistencia a capacitacin y se emiten los certificados si es necesario, los cuales se adjuntan a la hoja de vida del participante.

Registro de Asistencia y/o Certificados.

Instructor, Jefe de Seccin.

13. Evaluacin de las capacitaciones Para evaluar la eficacia de las capacitaciones se puede utilizar una de las siguientes tcnicas:

Oral: se hacen preguntas durante y/o al final de la charla para retroalimentar la informacin brindada.

Escrita: se hace un examen en donde se cuestionan los temas tratados en la charla.

Prctica: se observa si la persona est implementando la teora impartida en la charla, en su rutina de trabajo.

O teniendo en cuenta la observacin de los jefes de cada proceso del SGC, quienes informaran si se cumplieron los objetivos de capacitacin y/o entrenamiento.

Evaluacin de la eficacia de la formacin.

Instructor, Jefe de Seccin.

14. Evaluacin del personal Esta actividad se efecta para verificar el desempeo del personal y es aplicada por parte del Jefe de

Observacin de Clases, Evaluacin de Desempeo.

Jefe de Seccin.


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Seccin a sus colaboradores. Para la evaluacin del Profesor ver el procedimiento de observacin de clases en los procedimientos de Gestin Acadmica. La evaluacin del personal administrativo y de aseo y mantenimiento es una vez al ao. Estas evaluaciones se realizan para verificar que se est cumpliendo con los objetivos y las funciones del cargo.

15. Calificacin del personal Para los docentes ver procedimiento de observacin de clases. En el caso del personal Administrativo y Aseo y Mantenimiento las realiza el jefe de seccin y los resultados los analiza junto con el Director Administrativo.

Calificacin de la Evaluacin

Jefe de Seccin, Director Administrativo.

16. Actualizacin de la hoja de vida Al inicio de cada ao escolar se realiza la actualizacin de las hojas de vida de cada uno de los empleados de la institucin, para garantizar la integridad, disponibilidad de esta informacin al momento de ser requerida.

Formato nico de Hoja de Vida


6. ANEXOS

Requisicin de personal. Convocatoria. Formato Hoja de vida de la pagina Web del CBC.

Hojas de vida. Verificacin de referencias. Formato de entrevista. Pruebas psicotcnicas. Formato de observacin de clases.

Afiliaciones a Seguridad Social y Caja de Compensacin. Contrato Firmado.


HUMANOS

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FECHA:

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PGINA 8 DE 8

Formato de Induccin. Formato entrega de dotacin Programa de Capacitacin. Registro de Asistencia. Evaluacin de Eficacia de la Formacin.

Registro de asistencia y/o Certificados Observacin de Clases. Evaluacin de Desempeo. Calificacin de la Evaluacin. Formato nico de Hoja de vida.

Formato de Verificacin de Referencias.

7. ACTUALIZACIONES

FECHA DE MODIFICACION

PARTE MODIFICADA NUMERO DE VERSION

MODIFICACIONES

01/08/2011 Aprobacin procedimiento 01 No aplica

10/01/2012 Actividad 3 02 Ingreso herramienta de oportunidades laborales

25/11/2013 Actividad 5 03 Formato de Entrevista

25/11/2013 Actividad 5 03 Formato de verificacin de referencias laborales

28/05/2014 Cambio registro de actividad 16

04 Formato nico de hoja de vida


Coordinador de Calidad y/o Representante de la

Direccin

Rector y/o Director Administrativo

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