procedimiento de auditorias internas

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS

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VIGENCIA: 16/07/2015

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1. PROPOSITO

Este procedimiento tiene el propósito de establecer la metodología para la planificación, preparación, ejecución y registro de las auditorias internas del Sistema de Gestión Integral de ASDAMAR S.A., y sus actividades de seguimiento, con el fin de verificar que se cumplan las disposiciones preestablecidas con respecto a las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; si estas se aplican en forma eficaz y si son aptas para alcanzar los objetivos del sistema de gestión.

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las Auditorías Internas que se realicen en ASDAMAR S.A.

3. DOCUMENTOS

3.1. DOCUMENTOS PRIMARIOS Manual de Gestión Integral

3.2. DOCUMENTOS DERIVADOS Programa de Auditoría Interna XXX-00 Evaluación de la Competencia de Auditores Internos

de la Calidad XXX-00 Informe de Auditoría Interna XXX-00 Lista de Verificación XXX-00

4. RESPONSABILIDADES

4.1. El Gerente General es el responsable de la selección de los auditores internos; de escoger uno de los auditores para que actúe como Administrador de las Auditorías y de aprobar el Programa de Auditoría Interna. 4.2. El Jefe de Gestión Humana es el responsable de coordinar la evaluación de la competencia y el entrenamiento de los auditores internos. Como evidencia de la calificación de los auditores, se diligencia el formato de Evaluación de la competencia de Auditores Internos XXX-000.

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4.3. El Administrador de las Auditorias es el responsables de hacer que se cumpla de forma permanente este procedimiento.

4.4. Los Auditores Internos son los responsables de la preparación, ejecución, elaboración de informes y registros de las auditorias internas.

4.5. El Coordinador de Gestión Integral es el responsable del seguimiento e informe de los resultados de la verificación y eficacia de las correcciones y acciones correctivas.

4.6 Los responsables del área donde se aplicó la corrección y la acción correctiva son los responsables de la implementación del plan de acción y el seguimiento a la consecución de los resultados.

5. DESARROLLO

5.1 DEFINICIONES

5.1.1 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de las auditorias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los requisitos del Sistema de Gestión Integral de ASDAMAR S.A.

5.1.2 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Se denomina Auditor Interno cuando su campo de acción se circunscribe al interior de ASDAMAR S.A. y a sus proveedores y contratistas. 5.1.3 Auditado: ASDAMAR S.A. o el proceso del SGI sobre el cual se realiza la auditoría.

5.1.4 Criterios de la Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Ejemplo: normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, Manual de Gestión Integral de ASDAMAR S.A., Descripciones de Procesos y documentos aplicables.

5.1.5 Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoria y que es verificable.

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5.1.6 Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria, es decir “Conforme” o “No Conforme”.

5.1.7 Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria que proporciona el Auditor.

5.1.8 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Por ejemplo: un reproceso o una reclasificación.

5.1.9 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada para que no vuelva a repertirse.

5.2 PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORIAS

El Administrador de las Auditorias, prepara y entrega anualmente el “Programa de Auditorias Internas” XXX-00 a cada uno de los Directores, teniendo en cuenta el estado e importancia de los procesos dentro del SGI; dando prioridad a los que hayan reportado mayor número de no conformidades en auditorias previas y a los procesos operativos.

Cada uno de los procesos del SGI debe ser auditado por lo menos una vez al año. Posterior a dicha auditoria; aquellos procesos de mayor criticidad o que presentaron mayor cantidad de no conformidad deberan ser auditados nuevamente en un lapso no superior a 6 meses.

Adicionalmente se pueden planear otras auditorias, con base en el análisis de las quejas de los clientes, las no conformidades detectadas en un proceso o en un producto, la no obtención de algún objetivo propuesto o la solicitud formal del responsable de un proceso.

El Administrador de las Auditorias define el objetivo, el alcance y los criterios del programa de auditorías y selecciona al equipo auditor, asegurándose que sus miembros sean independientes de los procesos a auditar, designando al auditor con base en la experiencia y en el conocimiento del proceso a auditar.

5.3 . PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA

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El Administrador de las Auditorias, con aproximadamente una semana de anticipación notifica la fecha de realización de la auditoría a los responsables de procesos y auditor, notificándoles posteriormente cualquier cambio o inclusión adicional en caso de que los hubiera.

Esta notificación incluye:

La identificación del proceso a auditar.

La fecha y hora en la cual se va a realizar la auditoría.

El objetivo y el alcance de la auditoría.

El nombre del auditor.

Los criterios y la metodología de la auditoria, es decir si se realizará entrevista, observación, verificación de registros, etc.

El Auditor también prepara previamente, la “Lista de Verificación” XXX-00 para auditoría interna del SGI en la cual se indican los requisitos a auditar.

5.4 EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

Durante la ejecución de la auditoria interna se desarrollan las siguientes etapas:

Reunión de apertura para dar inicio a la auditoria.

Se recuerdan las responsabilidades del auditado entre otras:

Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para la auditoría.

Facilitar el acceso a los documentos relevantes y a las instalaciones para la auditoría.

Cooperar con el auditor para asegurar el éxito de la auditoría. Informar a los empleados correspondientes sobre el objeto y el

alcance de la auditoría.

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Poner en marcha, las correciones y acciones correctivas que se deriven del informe de la auditoría, al igual que todas las observaciones derivadas de la misma.

Entrevista con los responsables del proceso que se está auditando y observación en campo, cuando se considere necesario.

Revisión y análisis de los procedimientos, planes, instructivos y registros de calidad u otros documentos aplicables a los procesos para recolectar evidencias.

Reunión de los auditores con el responsable del proceso auditado, para informar sobre los hallazgos de la auditoria y confirmar las no conformidades, si las hay. Las no conformidades detectadas, y las no conformidades potenciales se reportan en el formato de Acción Correctiva y preventiva XXX-00; en otros casos, para los los procesos en los cuales no se encontraron no conformidades se pueden sugerir mejoras que optimizan el trabajo, para lo cual se diligencia el formato de Acción de Mejora XXX-00; todas estas actividades se detallan en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y Mejoras XXX-00.

Reunión de cierre, para formalizar las conclusiones de la auditoria interna de calidad

5.5 INFORME DE LA AUDITORIA

El auditor entrega al Administrador de Auditorias el informe de la auditoría Interna, Lista de Verificación y las correcciones, acciones correctivas, preventivas o mejoras levantadas durante la auditoria.

El Coordinador de Gestión Integral, entrega al auditado las correciones, acciones correctivas, preventivas y/o mejoras resultantes de la auditoria, para su definición e implementación.

El Administrador de las Auditorías, debe verificar el cumplimiento del programa de auditorias y luego de la ejecución de estas, presenta a Gerencia el informe consolidado del ciclo de auditorías.

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5.6 CIERRE DE CICLOS DE AUDITORIAS INTERNAS

El Administrador de las Auditorias, lidera el proceso de cierre de ciclos de las auditorias internas.

Cada ciclo de auditorias se cerrará una vez culmine informando a los responsables sobre los hallazgos encontrados y las correcciones y acciones levantadas para eliminarlos.

A fin de año se cerrará el último ciclo de auditorias informando a los responsables de los procesos los resultados a nivel global del ciclo de auditorias, las reincidencias, las oportunidades de mejora, los cambios obtenidos y el estado de las acciones resultantes de las auditorias.

6. REGISTROS

Todos los registros originados por este procedimiento son entregados a el Coordinador de Gestión Integral, para su archivo en la respectiva carpeta según el XXX-00.

7. CONTROL DE CAMBIOS:

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Revisó: Aprobó:

Cargo: Coordinador de Gestión Integral

Cargo: Gerente General

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