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UNAP-P-DGQ-07 Versión 00 02/08/11

Documento de Propiedad de la Universidad Arturo Prat.

DIRECCION GENERAL DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA

Código: UNAP-P-DGQ-07

Versión: 00

Fecha Aprobación: 02/08/2011

Elaboración Primera Revisión

Segunda Revisión Aprobación Control

Nombre: Hervoy Matulic Palacios Cargo: Profesional de la Dirección General de Calidad

Nombre: Jaime Lam Moraga Cargo: Director General de Calidad

Nombre: Mauricio Muñoz Venegas Cargo: Asesor Jurídico

Nombre: Gustavo Soto Bringas Cargo: Rector

Nombre: Andrés Pulgar Seguel Cargo: Profesional de la Dirección General de Calidad

Fecha:

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1. OBJETIVO Determinar los mecanismos para implementar acciones preventivas necesarias para eliminar las causas de no conformidades potenciales, con el objetivo de evitar su ocurrencia.

2. ALCANCE Este Procedimiento es aplicable a la corrección de las no conformidades potenciales detectadas en cualquier Dirección General, Unidad Académica y Unidad Administrativa de la Universidad Arturo Prat.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Profesional de la Dirección General de Calidad: Es el responsable de registrar las

potenciales no conformidades, las acciones preventivas, el seguimiento y comprobación de la eficacia de dichas acciones en los documentos destinados para este efecto. Se encarga además de realizar el análisis de la efectividad de las acciones preventivas tomadas, para este efecto y si es necesario requerirá del apoyo del dueño del proceso.

3.2. Director Superior, Jefe de Unidad Administrativa y Director de Unidad Académica: Participa en la evaluación de las potenciales no conformidades y en la determinación de las acciones preventivas a implementar. Además se encargará de realizar el seguimiento de las acciones preventivas y en conjunto con el Profesional de la Dirección General de Calidad realizarán la comprobación de la eficacia de las acciones implementadas.

3.3. Responsable del proceso: Participa en la evaluación de las potenciales no

conformidades y en la determinación de las acciones preventivas a implementar.

4. DEFINICIONES

4.1. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

4.2. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

4.3. Causa raíz: Causa principal y subyacente de un problema

5. REFERENCIAS

5.1 Procedimiento de Elaboración de Documentos Código UNAP-P-DGQ-01. 6. MODO OPERATIVO

6.1. Identificación de potenciales no conformidades: Todo el personal de la

Universidad puede identificar potenciales no conformidades. La identificación de las potenciales no conformidades se puede presentar, entre otros, en los siguientes casos: Durante la ejecución diaria del proceso.



Resultados de auditorías tanto internas como externas. Controles realizados a los procesos. Resultado del proceso de autoevaluación institucional. En el Anexo N°1 se encuentra un instructivo con las indicaciones de cómo se deben completar los formularios expuestos en el presente procedimiento. El personal que identifique la potencial no conformidad tendrá que comunicarla en forma inmediata al profesional de la Dirección General de Calidad, quién registrará la potencial no conformidad en el “Registro de acciones preventivas” (Anexo Nº2).

6.2. Evaluación de las potenciales no conformidades: Una vez identificada la potencial no conformidad, el Profesional de la Dirección General de Calidad se reunirá con el responsable del proceso y el responsable de la Unidad Administrativa, Unidad Académica o Dirección General que corresponda, y evaluarán la situación potencialmente indeseable y determinarán si procede o no la aplicación de una acción preventiva. En el caso en que no proceda la aplicación de la acción preventiva, se registrará en la sección Nº2 del “Registro de acciones preventivas”, marcando la opción “NO” y detallando en el campo observaciones los motivos para tomar tal decisión. Para finalizar el registro, el Profesional de la Dirección General de Calidad, el responsable del proceso y responsable de la Unidad Administrativa, Unidad Académica o Dirección General deberán firmar el “Registro de acciones preventivas” en su sección Nº 5. Hecho lo anterior, el Profesional de la Dirección General de Calidad deberá archivar el “Registro de acciones preventivas”. En el caso en que la situación amerite una acción preventiva el Profesional de la Dirección General de Calidad deberá registrar tal decisión en la sección Nº 2 del “Registro de acciones preventivas”, marcando la opción “SI” y se deberá continuar con lo especificado en el siguiente punto del presente procedimiento.

6.3. Determinar las acciones preventivas: En el caso en que la situación amerite una

acción preventiva, se deberán reunir en conjunto el Profesional de la Dirección General de Calidad, el Directivo Superior o Jefe de Unidad o Director de Unidad Académica o quienes estos determinen, del área implicada, junto con el responsable del proceso y el personal de la unidad que se estime necesario para determinar la causa raíz de la situación y estudiar el posible impacto que tendría la ocurrencia real de esta potencial no conformidad. Una vez identificado lo mencionado anteriormente determinarán las acciones preventivas necesarias, indicando el responsable de cada acción, fecha de inicio y fecha de término, las cuales deberán registrarse en la sección Nº3 del “Registro de acciones preventivas”.

6.4. Implementación de las acciones preventivas: El o los responsables designados en el punto anterior del presente procedimiento serán los encargados de implementar



las acciones preventivas, teniendo en cuenta los tiempos acordados para cada acción preventiva.

6.5. Seguimiento de las acciones preventivas: El Directivo Superior, Jefe de Unidad o Director de Unidad Académica será el encargado de realizar el seguimiento de las acciones preventivas de su área.

En el caso en que no se estén cumpliendo las acciones definidas el Directivo Superior, Jefe de Unidad o Director de Unidad Académica deberá tomar las medidas que sean necesarias para lograr el cumplimento de dicha acción. El responsable del seguimiento deberá comunicar al Profesional de la dirección General de Calidad el o los resultados de los seguimientos, para que este último lo registre. El Directivo Superior, Jefe de Unidad o Director de Unidad Académica podrá delegar el seguimiento de estas acciones en el funcionario de su unidad que estime pertinente.

6.6. Comprobación de la eficacia de las acciones preventivas: Una vez cumplida la fecha de término establecida para la acción preventiva, el Profesional de la Dirección General de Calidad en conjunto con el encargado del área verificarán la efectividad de las acciones tomadas, registrando los resultados obtenidos en la sección Nº4 del “Registro de acciones preventivas. En el caso en que la o las acciones implementadas fueron efectivas, el Profesional de la Dirección General de Calidad, el responsable del proceso y responsable de la Unidad Administrativa, Unidad Académica o Dirección General deberán firmar el “Registro de acciones preventivas” en su sección Nº 5. Con las firmas descritas anteriormente se cerrará el tratamiento de la potencial no conformidad. El Profesional de la Dirección General de Calidad deberá archivar el “Registro de acciones preventivas”. Si la acción preventiva no resultara efectiva, el registro se cerrará y en la sección observaciones se deberá indicar el número de folio donde se volverá a tratar la potencial no conformidad. El nuevo tratamiento de la potencial no conformidad deberá partir desde el punto 6.3 descrito en el presente procedimiento.

7. REGISTROS

7.1. Instructivo de llenado de formularios de acciones preventivas. 7.2. Registro de acciones preventivas.

8. ANEXOS

Anexo Nº1: Instructivo de llenado de formularios. Anexo Nº2: Registro de acciones preventivas.



9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION



ANEXO Nº1: INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMULARIOS DE ACCIONES PREVENTIVAS.



Instructivo de llenado del formulario “Registro de acciones preventivas”.

FOLIO Nº : Corresponde al código identificador del formulario. Este

código es correlativo y esta correlación la administrará el Profesional de la Dirección General de Calidad.

Sección Nº 1 Fecha de identificación : Corresponde a la fecha en la cual se identificó la potencial

no conformidad. Nombre del identificador : Nombre de quién identifica la desviación. Modo de identificación : Indica el modo de identificación de la potencial no

conformidad. Ej: Auditorías, autoevaluación, Revisiones, ejecución de proceso, control al proceso, entre otros.

Código de área : Corresponde al código de la Unidad Administrativa,

Dirección General o Unidad Académica a la cual corresponde la potencial no conformidad. El código de las Unidades Administrativas, Direcciones Generales y Unidades Académicas se encuentran en el Procedimiento de elaboración de documentos.

Nombre de área : Corresponde al nombre de la Unidad Administrativa,

Dirección General o Unidad Académica la cual se vería afectada por la potencial no conformidad.

Proceso afectado : Corresponde al proceso que se podría ver afectado por la

potencial no conformidad. Responsable del proceso : Identificación del responsable del proceso que se podría

ver afectado por la potencial no conformidad. Potencial No Conformidad : Corresponde a una descripción de la situación

potencialmente indeseable que podría afectar al sistema de gestión de la Universidad.

Sección Nº 2 Observaciones : En el caso en que no proceda la aplicación de acciones

preventivas, se debe detallar los motivos para respaldar tal decisión.



Sección Nº 3 Causa raíz : Detallar la causa raíz de la potencial no conformidad. Por

causa raíz se entiende como la causa verdadera de un problema.

Impacto : Detalle del impacto que podría tener en el sistema la

potencial no conformidad. Se tiene que detallar todas las consecuencias que podría sufrir el Sistema de Gestión de la Calidad.

Nº : Corresponde al número correlativo de la acción preventiva

que se pretende implementar. Acción preventiva : Descripción de la acción preventiva que se pretende

implementar. Responsable : Corresponde al responsable de implementar la acción

preventiva. Fecha inicio : Corresponde a la fecha de inicio de la implementación de

la acción preventiva. Fecha término : Corresponde a la fecha en la cual se deberá verificar el

cumplimiento de la acción preventiva. Sección Nº 4 Fecha comprobación : Corresponde a la fecha en la cual se comprobará la

eficacia de las acciones preventivas implementadas. Estado de acción : Se debe marcar con una cruz el estado de la acción

preventiva implementada. Las opciones que se presentan son:

NI: No implantada. PI: Parcialmente implantada. INE: Implantada no efectiva. IE: Implantada efectiva. Nota sobre los resultados : Campo para indicar cualquier información sobre el

resultado de la acción preventiva. Observaciones : Campo para indicar cualquier información que

complemente el proceso de comprobación de la eficacia de las acciones implementadas.



Sección Nº 5 Nombre : Corresponde al nombre del responsable que debe firmar el

“Registro de acciones preventivas”. Fecha : Corresponde a la fecha en la cual los responsables firman

el “Registro de acciones preventivas”. Firma : Corresponde a la firma de los responsables que indica la

finalización del registro.



ANEXO Nº2: REGISTRO DE ACCIONES PREVENTIVAS.

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