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PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA (PROC-CB-10)

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Page 1: PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA (PROC-CB-10) · con la entrega semanal física de ésta. 3. ... entregar un informe con los cheques de sueldos emitidos . ... Registro en planilla

PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN

BANCARIA

(PROC-CB-10)

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 2 de 12

PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA

1. Objetivo

Determinar cuáles son los cheques girados y no cobrados a la fecha de corte de la cartola

recibida; o con los saldos que el banco entrega en su página web

2. Alcances

Se inicia por la necesidad de determinar cuáles son los dineros disponibles para que

el DAF tenga las herramientas necesarias en la aplicación de los recursos. Termina

con la entrega semanal física de ésta.

3. Términos y Definiciones

CONCEPTO DEFINICIÓN

Cartola

Documento emitido por un banco donde entrega el detalle de los movimientos

realizados en una cta. cte.

Conciliación

bancaria

Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene

registrados, de una cuenta corriente contra la cartola emitida por el banco

4. Funciones y Responsabilidades

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 3 de 12

Responsable del proceso:

DAF: Director de Administración y Finanzas.

Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los

proveedores que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las

actividades de la Corporación Municipal de lo Prado.

Otros responsables:

Tesorero: confecciona conciliación

Administrativo Tesorería: Entrega cheques emitidos

Jefe de personal: entregar un informe con los cheques de sueldos emitidos

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 4 de 12

5. Flujo de proceso: Conciliación Bancaria

ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES

El adminis trativo tesorería confecciona los chequesy los entrega al tesorero para su regis tro.Remuneraciones envía por mail a Tesorería ellistado de los cheques girados de sueldos.

Encargado Remuneraciones

INICIO

Recepción de información

El encargado de Tesorería descarga todos los díaslas cartolas de las cuentas corrientes del Banco;para rev isar los cheques han sido cobrados, con elfin de conciliarlos en las planil las de concil iacióncorrespondiente a cada cuenta. Además, severifican los depósitos o transferencias realizas endichas cuentas.

Revisión de cartolas bancaria

- Tesorero

¿Han sido cobrados los

cheques?

Rebaja en saldo planilla conciliación Bancaria

SI

NO

Administrativo tesorería

1

Tesorero

Cheque impreso

Cheque Impreso

Registro en planilla de conciliación bancaria

Cheque Impreso

El tesorero regis tra todos los cheques girados, enplanillas de conciliación bancaria, correspondientesa cada cuenta corriente, cuyo nombre es número dela cuenta. Los cheques de sueldo se regis tran enlas planillas correspondientes mensuales,especificando el área (salud y educación).

Listado de cheques

Planillas Conciliación bancaria y Saldos de cta. Ctes.

Planillas Conciliación bancaria y Saldos de cta. Ctes.

Cartolas bancaria

Cuando un Cheque no es cobrado por algúnfuncionario o proveedor, sigue regis trado en lasplanillas correspondientes, como pendiente depago o cheques por pagar, teniendo un plazo de 60días para ser cobrado.

A

B

Copia cheque revalidado

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 5 de 12

Continuación

ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES

Saldo Bancario mensual

Cuadre de saldo

Con el fin de determinar los saldos disponibles en cada cuenta; se restan los cargos (cheques emitidos, los cargos por mantención de cuenta u otros). Adicionalmente, se suman los depósitos o transferencias, que entrega el saldo, que debe coincidir el saldo del Banco.

Tesorero

FIN

Tesorero

1

- Conciliación bancaria de día

cartolas

Administrativo tesorería

Conciliación bancaria año xx cta. yy

Cheques nulos

Administrativo tesorería

Revalidación de chequesTesorero

A

Libro de cheques nulo

B

Se realiza una conciliación mensual. Esto es sumar los cheques por pagar, sueldos líquidos, y los saldos disponibles (cheques girados – depósitos) del mes. Quedando registrados en la misma cuenta corriente

Si se anula un cheque, se identifica con la palabra NULO cruzado al cheque, luego se registra en la planilla conciliación bancaria, de las cuentas corrientes correspondientes. Luego el administrativo de tesorería lo archiva en un libro de cheques

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 6 de 12

6. Actividades del proceso: Conciliación Bancaria

Etapa Descripción Evidencia

1 Recepción de información: el administrativo tesorería confecciona los cheques y los entrega al tesorero para su registro .Remuneraciones envía por mail a Tesorería el listado de los cheques girados de sueldos.

Listado de cheques

girados (Sueldos) en

Excel

2 Registro en planilla de conciliación bancaria: El tesorero registra todos los cheques girados, en planillas de conciliación bancaria, correspondientes a cada cuenta corriente, cuyo nombre es número de la cuenta. Los cheques de sueldo se registran en las planillas correspondientes mensuales, especificando el área (salud y educación).

Planillas Conciliación

bancaria en Excel

3 Plazo para cobrar un cheque: Cuando un Cheque no es cobrado por algún funcionario o proveedor, sigue registrado en las planillas correspondientes, como pendiente de pago o cheques por pagar, teniendo un plazo de 60 días para ser cobrado.

4 Revalidación del cheque: Si no es cobrado dentro de ese plazo, se puede revalidar el cheque para ser cobrado dentro de otros 60 días posteriores, y así sucesivamente. Esta revalidación se hace firmando al reverso, con dos de las firmas autorizadas, agregando la palabra revalidado y la fecha.

5 Descarga de la cartola del Banco: El encargado de Tesorería descarga todos los días las cartolas de las cuentas corrientes del Banco; para revisar los cheques han sido cobrados, con el fin de conciliarlos en las planillas de conciliación correspondiente a cada cuenta. Además, se verifican los depósitos o transferencias realizas en dichas cuentas.

Cartola Bancaria

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Procedimiento de Conciliación bancaria

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7. Control de registro

Identificación

Almacenamiento

Disposición Lugar

/responsables

Medio de

Soporte Protección Recuperación

Tiempo de

Retención

Listado de

cheques girados

(sueldos)

Respaldo

digital/Pc Of.

tesorero

Carpeta

digital Mis

documentos/

Pc Tesorero

Of. de

Tesorería

Respaldo

digital

Pc

tesorero/escrit

orio/archivo

Excel con

nombre según

número de

cuenta/Mes,

Año

Permanente No Aplica

Planillas

conciliación

Respaldo

digital/Pc Of.

Carpeta

digital

Respaldo

digital/Pc

Pc

tesorero/escritPermanente No Aplica

6 Saldos Disponibles: Con el fin de determinar los saldos disponibles en cada cuenta; se restan los cargos (cheques emitidos, los cargos por mantención de cuenta u otros). Adicionalmente, se suman los depósitos o transferencias, que entrega el saldo, que debe coincidir el saldo del Banco.

Conciliación Bancaria

del día

7 Saldo Bancario mensual: Se realiza una conciliación mensual. Esto es sumar los cheques por pagar, sueldos líquidos, y los saldos disponibles (cheques girados – depósitos) del mes. Quedando registrados en la misma cuenta corriente

Saldo banco cuenta

corriente

8 Cheques nulos: Si se anula un cheque, se identifica con la palabra NULO cruzado al cheque, luego se registra en la planilla conciliación bancaria, de las cuentas corrientes correspondientes. Luego el administrativo de tesorería lo archiva en un libro de cheques nulos.

cheques nulo

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 8 de 12

bancaria tesorero Escritorio/Pc

Tesorero

Of.Tesorero orio/archivo

Excel con

nombre según

número de

cuenta/Mes,

Año

Cartola

Bancaria

Gaveta Of. de

Tesorería

Archivador

Cuenta

Corriente

“Nº”/Of. de

Tesorería

Gaveta Of. de

Tesorería

Fecha 2 años

Bodega de

Archivo

General

Libo de cheques

nulo

Gaveta Of. de

caja Archivo

Impreso/Of.

De caja

Gaveta Of. de

caja Mes, Fecha, Nº

de Cheque 2 años

Bodega de

Archivo

General

8. Indicadores de desempeño

9. Referencias Cartolas de cuentas corrientes

10. Anexo No hay

DESCRIPCIÓN INDICADORES:

FORMULA DE CALCULO META

ÁMBITO

DIMENSIÓN SEGUIMIENTO

Mide los cheques girados y no cobrados a la fecha de corte de las cartolas recibida

(N° de cheques cobrados / Total de

cheques generado) *100

80% Producto eficacia mensual

Mide el saldo financiero disponible en las cuentas corrientes

Saldo de dinero disponible en cuentas

corrientes- (Cheques emitido no

cobrados)

N/A Producto Eficiencia Diario

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 9 de 12

11. Registro de modificaciones:

Fecha Modificaciones

Responsable Fecha de

aprobación de la modificaciones

Responsable Fecha de la

implementación de la modificación

Responsable

16.01.2015 Responsable del

proceso 16.01.2015

Secretario

General 16.01.2015

Representante

de la Dirección

Firmas de los

responsables.

Versión Fecha Principales Puntos Modificados

Resumen de Modificaciones

00 02.11.2011 Versión inicial Estandarizada

01 07.11.2011 Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes.

Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad , Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad

02 04.01.2012 Modificaciones a manuales obligatorios

Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso

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Procedimiento de Conciliación bancaria

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Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad

03 06.01.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad

Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales

04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones

- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.

05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad

- Modificación del Objetivo y campo de aplicación

- Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC

- Modificación de la Política de Calidad y los objetivos

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 11 de 12

- Modificación de la descripción del servicio

- Complementación de los términos y definiciones

- Actualización del sistema de Gestión de la calidad

- Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección

- Modificación de la descripción de la gestión de los recursos

- Complementación del proceso realización del servicio

- Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora

- Modificación de la aprobación y Control de los cambios.

06 30.12.12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado

- 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama

07 03.03.2013 Estandarización de la versión N° 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem

Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.

08 01.09.2014 Estandarización de la versión N°8 debido al rediseño organizacional

Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros

09 01.12.2014 Estandarización de la versión N°9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N° 3

Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional).

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Procedimiento de Conciliación bancaria

Código :PROC-CB Versión :10 Vigencia : 16.01.2015 Página 12 de 12

10 16.01.2015 Estandarización de la versión N°10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N° 4

Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.