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DEPARTAMENTO DE EVALUACION Y CERTIFICACIÓNDE COMPETENCIAS LABORALES - CORMA

Código : PG –05

Versión : 03Versión : 04

PROCEDIMIENTO Fecha : 31/07/2013

AUDITORIAS INTERNAS Página : 1 de 9

ELABORACIÓN REVISION APROBACIONMauricio Castro W.Secretario Técnico

25/07/2014

Macarena Gibert R.Encargada de Calidad

25/07/2014

Pedro Sapunar N.Pdte. DECCL-CORMA

31/07/2014

Emilio Uribe C.Gerente

30/06/2014

PROCEDIMIENTO

AUDITORIAS INTERNAS

Nombre:Cargo :Fecha:

Firma:


Código : PG –05



AUDITORÍAS INTERNAS Página : 2 de 9

INDICE

1. OBJETIVO............................................................................................................................. .. 32. DISTRIBUCIÓN...................................................................................................................... . 33. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD..................................................................................... . 34. DESCRIPCION....................................................................................................................... . 3

4.1 Definiciones ..................................................................................................................... . 34.2 Elaboración del programa de auditorías ........................................................................... . 44.3 Planificación de las auditorias .......................................................................................... . 44.4 Ejecución de la auditoria .................................................................................................. . 54.4.1 Reunión de preparación................................................................................................ . 54.4.2 Reunión de inicio: ......................................................................................................... . 54.4.3 Desarrollo de la auditoría:............................................................................................. . 54.4.4 Reunión de cierre ......................................................................................................... . 54.5 Informe de auditoria ......................................................................................................... . 54.6 Seguimiento de acciones correctivas ............................................................................... . 54.7 Requisito de los auditores ................................................................................................ . 5

5. FORMULARIOS DE REGISTROS.......................................................................................... . 66. ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................... . 67. HISTÓRICO DE MODIFICACIONES...................................................................................... . 6

Anexo 1. Formato Registro RG 05/01 Programa de Auditoría Anual......................................... 7Anexo 2. Formato Registro RG 05/02 Plan de Auditoría. .......................................................... 8Anexo 3. Formato Registro RG 05/03 Informe de Auditoría. ..................................................... 9


Código : PG –05




1. OBJETIVOEste procedimiento define la metodología del proceso de auditorías que serán realizadas en el marco delproceso de certificación de competencias laborales. Lo anterior tiene por objeto determinar y evaluar si elproceso de evaluación, acreditación y certificación, está funcionando en conformidad con lo planificado, seencuentra adecuadamente implementado y si se mantiene de manera apropiada.

2. DISTRIBUCIÓNÁREAS DE ACTIVIDAD CÓDIGO

Gerente CORMA GRTEDepartamento de Evaluación yCertificación de Competencias laborales de CORMA

DECCL-CORMA

Secretario Técnico CCL STCLEncargado de Operaciones del Sistema de Gestión EOSGJefe de Administración y Finanzas JADFEncargado de la Calidad del Sistema de Gestión ECSGOficina de Evaluación de Competencias Laborales OECL

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

ACTIVIDAD RESPONSABILIDAD YAUTORIDAD

Elaboración y Actualización ECSGRevisión ECSG/ DECCL-CORMAAprobación GRTEEmisión y Distribución ECSGEjecución y Aplicación STCL / ECSGControl de Ejecución (Verificación) ECSG

4. DESCRIPCIONAuditar periódica y sistemáticamente el proceso de certificación de competencias laborales, esto es a lasOficinas de Evaluación de Competencias Laborales (OECL), evaluadores involucrados y DECCL, con elobjeto de determinar la calidad del proceso que ellos están llevando a cabo.

4.1 Definicionesa. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad (3.6.2) detectada

u otra situación no deseable.b. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad (3.6.2) potencial

u otra situación potencial no deseable.c. Auditor: Persona seleccionada por la organización y calificada para efectuar auditorías.

d. Auditoría: Proceso de verificación sistemático y documentado, para obtener y evaluar objetivamenteevidencias en el proceso de evaluación, acreditación y certificación. Con lo anterior se evalúa, si eldesarrollo de las actividades, procedimientos, registros, documentación, entre otros, estánconformes con los criterios establecidos en la norma del sistema de certificación de competencias


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laborales CORMA. Los resultados de este proceso deben ser comunicados al Departamento deEvaluación y Certificación de Competencias Laborales.

e. Criterios de auditoría: Políticas, prácticas, procedimientos y normas, contra los cuales el auditorcompara la evidencia de auditoría reunida acerca del sistema de certificación de competenciaslaborales.

f. Equipo auditor: Grupo de auditores o un solo auditor, designados por el organismo certificadorCORMA para ejecutar una auditoría determinada. El equipo auditor también puede incluir expertostécnicos y auditores en proceso de entrenamiento.

g. Evidencia de auditoría: Información verificable, registros, entrevistas e inspecciones, que el auditorutiliza para determinar si se han cumplido los criterios de auditoría

h. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recolectada,comparada con los criterios de auditoría.

i. No conformidades: Desviación o incumplimiento de un requisito normativo, estándar oespecificación del sistema de certificación de competencias laborales.

j. Observaciones: Situaciones detectadas en las auditorías y que se estima puedan corresponder aNo conformidades potenciales.

k. Resultado de la auditoría: Juicio u opinión profesional expresado por un auditor acerca de lamateria objeto de las auditorias, basado y limitado al razonamiento que el equipo auditor ha aplicadoa los hallazgos de la auditoria.

4.2 Elaboración del programa de auditoríasEl ECSG, elabora un programa de auditorías en forma anual, el cual se basa en los aspectos significativosdel proceso de evaluación y certificación de competencias laborales. (RG-05/01)El programa de auditoría incluye auditorías que se realizan a OECL, evaluadores y sistema en general. Eneste programa está indicado el número de la auditoría y los objetivos.El programa de auditoría entra en vigencia una vez aprobado por el Gerente y las modificaciones que puedasufrir durante el año son aprobadas por él.

4.3 Planificación de las auditoriasLa planificación de la auditoría incluye los siguientes aspectos, de:

− Definición de los objetivos y alcance de la auditoría (extensión y límites)

− Selección de los auditores.

− Elaboración del plan de auditoría, para cada una de ellas.(RG-05/02)

− Comunicación o aviso de auditoría, en el cual se indica fechas, auditores y áreas que seránrevisadas.

El ECSG debe proveer toda la información necesaria como base para el equipo auditor. Debe asegurar deque la información proporcionada cumpla con el alcance de la auditoría programada.El ECSG es responsable de que se ejecuten las auditorías y tiene la responsabilidad de citar a los auditoresnecesarios para cubrir el alcance de cada una de ellas.En la organización de la auditoría se debe asegurar que la asignación de los auditores sea independiente dela unidad auditada.

Una auditoría puede ser suspendida sólo por motivos justificados o de fuerza mayor.


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También se ha considerado la realización de auditorías extraordinarias, que son aquellas auditorías que sepueden hacer si se presentan hallazgos relevantes que ameriten una revisión específica de un proceso oactividad, frente a reclamos de clientes, cambios de la organización, solicitud de auditoría por parte dealguna gerencia, entre otras. El Gerente decide sobre la ejecución de estas auditorías.

4.4 Ejecución de la auditoria4.4.1 Reunión de preparación

El ECSG debe coordinar una reunión de preparación de la auditoría con todos los auditores que participaranen ella. Con el objeto de revisar los detalles de la auditoría a realizar, revisar las No conformidadesrecurrentes, información de hallazgos y monitoreos realizados a las áreas a auditar, antecedentes decumplimiento legal y otra información de relevancia a considerar en la ejecución de la auditoría.4.4.2 Reunión de inicio:

Al iniciar una auditoría el equipo auditor trata con los encargados de los procesos a auditar, el alcance yobjetivo de la auditoría, los métodos y procedimientos que serán usados en su ejecución y aclarar detallesdel plan de la auditoría.4.4.3 Desarrollo de la auditoría:

Las auditorías son realizadas en el lugar de trabajo de las personas. Durante la auditoría se recopila yverifica la información relacionada con los objetivos, alcance y criterios de la auditoría. La información puedeobtenerse de entrevistas con personas, observación de actividades, ambiente de trabajo y condicionescircundantes, procedimientos, instructivos, normas, leyes, políticas, registros, actas, informes, resultados deauditorías previas. Solo la información que es verificable constituye evidencia de la auditoria.4.4.4 Reunión de cierre

Al término de la auditoría el equipo auditor se reúne con los auditados y les informan de los hallazgosencontrados, de modo de asegurarse que se han comprendido claramente los resultados de la auditoría.

4.5 Informe de auditoriaDespués de cada auditoría se debe elaborar un informe de Auditoría, que incluya las conclusiones y elregistro de los hallazgos de no conformidad y observaciones. (RG-05/03)El informe de auditoría es enviado a los responsables del área o proceso auditado y una copia al ECSG.

Los responsables del área o proceso auditado deben asegurar de que se toman las acciones de corrección ocorrectivas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales enunciadas en el informede auditoría correspondiente. La planificación de acciones correctivas o preventivas se realiza según loindicado en el procedimiento de acciones correctivas y preventivas. (PG-015).

4.6 Seguimiento de acciones correctivasEl ECSG, es el responsable de designar a un auditor o equipo de auditores para evaluar la eficacia de lasacciones tomadas para eliminar las causa de las no conformidades detectadas durante las auditorias.

4.7 Requisito de los auditoresLos auditores deben demostrar su competencia, a través, de un certificado que acredite su participación enun curso de auditores en sistemas de gestión de la calidad de al menos 16 horas.


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En los casos en que la organización opte por contratar los servicios de auditoría de autoevaluación, debesolicitar que los auditores acrediten su competencia, a través, de un certificado de asistencia a un curso deauditores en sistemas de gestión de la calidad o un documento de la organización a la cual representa querespalde sus competencias en la actividad.

5. FORMULARIOS DE REGISTROS

NOMBRE DEL FORMULARIO CODIGOPrograma de auditoria RG-05/01Plan de auditoria RG-05/02Informe de auditoria RG-05/03

6. ARCHIVO DE REGISTROS

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTOY PROTECCIÓN

RECUPERACIÓN YACCESO RETENCIÓN DISPOSICIÓN

RG-05/01 Impreso, en Archivadores Encargado de Calidad Durante su vigencia Se eliminaRG-05/02 Impreso, en Archivadores Encargado de Calidad Durante su vigencia Se eliminaRG-05/03 Impreso, en Archivadores Encargado de Calidad Durante su vigencia Se elimina

7. HISTÓRICO DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA IDENTIFICACIÓN DE MODIFICACIÓN

02 18/04/2012

- Se reemplaza la denominación de “CENTRO DE EVALUACION YCERTIFICACIÓNDE COMPETENCIAS LABORALES” por“DEPARTAMENTODE EVALUACION Y CERTIFICACIÓNDECOMPETENCIAS LABORALES” para referirse a la organizacióndentro del SGC.

03 22/05/2013 Se hacen ajustes de formato y responsabilidades de acuerdo amodificaciones del PG 01 control de documentos, (timbre copiacontrolada)Se anexan los formatos de los registros.

04 25/07/2014 En el punto 4.4.3 Se elimina el párrafo que dice “Durante la realización dela auditoría se debe evaluar el grado en que se cumplan los criterios de laauditoría”


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Anexo 1. Formato Registro RG 05/01 Programa de Auditoría Anual.


Código : PG –05




Anexo 2. Formato Registro RG 05/02 Plan de Auditoría.


Código : PG –05




Anexo 3. Formato Registro RG 05/03 Informe de Auditoría.

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