Primer estudio:

Digitalización de la Gestión de Recursos Humanos en AALL

Estudio realizado por Savia

¿Por qué este Estudio?

Durante los últimos años las Administraciones Locales han vivido un reto complejo y en ocasiones doloroso para adaptarse a una nueva forma de gestión, especialmente en las áreas de personal. La exigente situación económica sumada a un momento de transformación digital ha provocado que, en muchas organizaciones públicas, lo que se presentaba como una oportunidad de evolucionar se convirtiese en un problema difícil de abordar, especialmente fuera de las grandes administraciones locales.

Estos cambios, sumados a un torrente de novedades legislativas, han modificado el paradigma de la gestión del capital humano, que ha tenido que adaptarse en tiempo récord a nuevas políticas de gestión y exigencias que hasta hace poco no existían.

Para afrontar estos cambios, especialmente en Ayuntamientos de tamaño medio y pequeño, externalizar procesos de la gestión de personal se ha convertido en una solución para afrontar un futuro en el que se exigirá enfocar la gestión de personas de manera estratégica y no como un mero proceso administrativo.

Savia, como proveedor tecnológico para Administraciones Locales en materia de Recursos Humanos, ha realizado este estudio entre 710 Ayuntamientos para analizar su situación y prioridades respecto a la externalización de procesos tecnológicos y de recursos humanos.

Para la realización del presente estudio se han realizado encuestas telefónicas a perfiles informáticos y de gestión de personal de Ayuntamientos con un tamaño comprendido entre 50 y 500 empleados.

Decidimos seleccionar este rango ya que son organizaciones que no cuentan con los medios de las grandes organizaciones públicas y buscan alternativas para alcanzar la eficiencia en su gestión de personal.

Muestra

Ayuntamientos

Empleados

71050 - 500

El 43% de los ayuntamientos encuestados tiene dificultades para sustituir de forma temporal a los técnicos de nómina.

¿Cuáles son los principales problemas del departamento de personal?

Al preguntar a los ayuntamientos cuáles son las dificultades para alcanzar sus objetivos en materia de Recursos Humanos, indicaron como problema principal el exceso de gestión administrativa y la saturación por cambios legislativos.

Es sencillo concluir que los ayuntamientos deben priorizar sus inversiones en soluciones tecnológicas que reduzcan o simplifiquen estos procesos o que directamente decidan delegarlos en proveedores especializados.

Exceso de gestión administrativa.

Saturación por cambios legislativos.

Falta de herramientas adecuadas.

Falta de formación.

¿Qué problemas se encuentran las entidades encuestadas?

89%

54%

36%

24%

¿Para qué áreas disponen de una herramienta software específica?

Los Ayuntamientos aún tienen trabajo por delante en cuanto a digitalización de su ciclo de recursos humanos, ya que únicamente la nómina es el área con una digitalización más extendida.

Entre los ayuntamientos encuestados, cuando no se cuenta con una herramienta dedicada para la función en concreto, las alternativas son herramientas ofimáticas (hojas de cálculo), bases de datos paralelas, o incluso procesos en papel.

Estas alternativas aumentan el problema del exceso administrativo que, como hemos visto, es el principal problema de la gestión de personal.

Gestión de nóminas (Tanto dentro como externalizado)

Plantilla y RPT

Contratos

Portal o área del Empleado

Formación

Ayudas Sociales

Cuadro de mando y analítica

Competencias profesionales y valoración de puestos

La digitalización de la gestión de personas.

98%

35%

47%

23%

17%

4%

6%

5%

El 98% de los departamentos de recursos humanos gestiona el ciclo de nómina mediante procesos digitales.

El 65% de los ayuntamientos encuestados continúa utilizando procesos basados en papel para procesar las nuevas incorporaciones.

Aunque es el modelo menos extendido, un despliegue en Cloud aporta mayor seguridad, conectividad y ahorro de costes.

Cuál es el despliegue elegido para las soluciones tecnológicas de RRHH

A pesar de los obvios beneficios de utilizar soluciones basadas en cloud, las instituciones públicas son reacias a implementar este modelo. Principalmente porque quieren saber dónde se contienen los datos y quién controla el acceso.

Numerosos ejemplos de la administración pública demuestran que este modelo aporta grandes ahorros de costes, mayor seguridad informática y una mejor imagen de cara al ciudadano.

Mientras que entre las empresas españolas el 60% cuenta con alguna solución basada en cloud para la gestión del capital humano*, en el caso de los Ayuntamientos encuestados el porcentaje de adopción de alguna herramienta cloud en el ámbito de los RRHH es del 21,6%.

Fuente: IDC y Computerworld

El Cloud, una asignatura pendiente.

On-Site

Mixto: Cloud + On-Site

Todo en Cloud

78,4%

18%

3,6%

¿Externaliza algún proceso de Nómina o Recursos Humanos? ¿Con quién?

Hasta hace poco tiempo, la gestión de la nómina se presentaba como un problema para el que existían dos soluciones: contar con un equipo interno o que la realizase una gestoría laboral. Los datos recogidos así lo confirman.

Sin embargo, con la aparición de tecnologías Cloud, las empresas especialistas ahoran pueden ejecutar los procesos de nómina de forma remota sobre su propia tecnología. Esto, entre otras ventajas, permite que el equipo del ayuntamiento trabaje de forma colaborativa sobre los procesos de RRHH junto al proveedor especialista.

Al ser una modalidad relativamente nueva entre las Administraciones Públicas, tan sólo un 1,3% de los encuestados cuentan con un despliegue de este tipo, pero se espera que sea una modalidad que crezca rápidamente en los próximos años como hace en organizaciones del sector privado.

Nuevas opciones para la gestión de nómina y RRHH.

No / No sabe

Un proveedor especializado

Una gestoría

75,7%

23%

1,3%

El 24,3% de los Ayuntamientos encuestados externaliza su nómina para eliminar carga administrativa y dedicarse a otras tareas propias del departamento de RRHH. Pero sólo un 1,3% lo hace con proveedores especializados que unen tecnología Cloud con servicios de gestión laboral.Emili Rubió

Director de Atención Ciudadana en el Ayuntamiento de Barcelona

El «outsourcing» de servicios es la herramienta ideal para avanzar en una de las asignaturas pendientes de la Administración en España: la digitalización. También para dar una respuesta más rápida a los ciudadanos con una fórmula con la que, según Rubió, las administraciones «no pagan de más».

Vemos que los ayuntamientos aún cuentan con servicios externalizados limitados y que no impulsan la transformación digital.

Mientras que el ciclo de nómina es el servicio más externalizado, esta no suele estar integrada con el portal del empleado, la contabilidad y un entorno cloud sincronizado.

Esto supone que técnicos, responsables de área o empleados no puedan acceder a los datos del ayuntamiento en tiempo real para trabajar sobre ellos.

Externalizar la nómina como parte de una solución software digital de RRHH supone integración más segura y ágil con contabilidad y acceso 24 horas a los datos.

Gestión del ciclo de nómina

Portal del empleado

Integración con otros sistemas corporativos (contabilidad, gestión de expedientes...)

Área privada del cliente para la interlocución y solicitudes

Acceso y sincronización contíua a los datos gestionados por el proveedor

Consultoría para la elaboración de la RPT

88%

53%

34%

24%

23%

11%

Hacia un servicio digitalizado más completo.

¿Qué servicios ofrece su proveedor de externalización de Recursos Humanos?

Los motivos para externalizar de los ayuntamientos encuestados responden, casi de forma simétrica, a los problemas más habituales de los departamentos de RRHH.

Especialmente crítica es la razón de garantizar la continuidad del servicio, que en ayuntamientos más pequeños toma un cariz más relevante. Ya que según afirman estas organizaciones, sustituir a miembros del equipo de nómina ha supuesto serios problemas en más de una ocasión.

Consideramos una tarea pendiente el centrarse en la estrategia de RRHH. Bajo nuestro punto de vista, debería priorizarse más. Los ayuntamientos encuestados han revelado que también buscaban otros objetivos (menos habituales) con la externalización. Como asegurar la transparencia del proceso de nómina al llevarse a cabo por una organización externa a la organización.

Reducir la sobrecarga de trabajo

Garantizar la continuidad del servicio

Falta de especialización / Formación

Asegurar la precisión y la transparencia del proceso.

Otros motivos

Estrategia

58%

19%

8%

7%

5%

3%

La externalización busca eliminar los problemas más habituales.

¿Por qué decidieron externalizar?

El 81% de los técnicos entrevistados que tiene la nómina externalizada afirma que ahora pueden dedicarse a tareas más productivas que la nómina.

El último punto de análisis del estudio se ha centrado en la gestión que aporta un valor añadido en el ayuntamiento y en el servicio al ciudadano.

Queda patente que estás funciones estratégicas aún no representan una prioridad en la mayoría de los departamentos de personal. Algo que los perfiles responsables deben trabajar por cambiar, ya que son estas funciones las que aportan una mejora en las función pública y el servicio al ciudadano.

Al analizar los puntos previos del estudio, es fácil concluir que la carga de trabajo administrativo está bloqueando en algunos casos el desarrollo de estas áreas, por lo que la digitalización y la externalización son impulsores clave de la gestión de personas dentro de las Administraciones Locales.

Planes de formación

Ayudas y beneficios sociales

Evaluación desempeño y/o competencias

Planes de conciliación y flexibilidad

Otros

34%

27%

15%

12%

6%

La asignatura pendiente de los ayuntamientos en materia de gestión de personas.

¿Para qué áreas existe un plan estratégico en el dep. de RRHH?

La digitalización en todos los procesos de gestión supone una ventaja competitiva para áreas en las que suponen un obstáculo para la productividad.

Asegurando la integración de cada elemento, se consigue crear un ecosistema digital intercomunicado para no perder el control ni la visibilidad de lo que ocurre en el Ayuntamiento. Todo desde un entorno cloud, 100% accesible en cualquier momento y cualquier lugar.

Una apuesta por el Cloud y la externalización especializada.

José Esteban RocheTesorero y Responsable de Nomina y RPT el Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén

María Ángeles de CastroResponsable de Nóminas en el Ayuntamiento de La Nava de la Asunción

“La ventaja principal de la externalización es la seguridad que me aporta que un equipo especializado esté detrás de todo el proceso de cálculo de nómina”

“Toda la tecnología actual tendría que tener esa tendencia a ser exter-nalizable, fuera del ayuntamiento, para que se pueda acceder desde cualquier ordenador, dispositivo y lugar”

Externalizar con un especialista tecnológicoExternalize la gestión de nómina en su Ayuntamiento mientras

accede al ecosistema cloud de gestión de personas más

avanzado que ha sido diseñado exclusivamente para la

Administración Pública.

El ecosistema cloud de gestión de personas para Ayuntamientos

Expertos en nómina

Datos y conexión contínua

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Externalización de RRHH

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