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GUÍA DIDÁCTICA Y MÓDULO
JOHNNY DE JESÚS TABARES ARROYAVE
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
Colombia, 2009
COMITÉ DIRECTIVO
Padre José Wilmar Sánchez DuqueRector General
Hernán Ospina AtehortúaVicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeación
José Jaime Díaz OsorioVicerrector Académico
Francisco Javier Acosta GómezSecretario General
PRESUPUESTOSJohnny de Jesús Tabares Arroyave
Decana Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables.María Victoria Agudelo Vargas
Corrección de estilo:SOMOS PROFESIONALES LTDA.
Diseño:Colectivo Docente Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables
Impresión:Departamento de Publicaciones FUNLAM
www.funlam.edu.co
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOSMedellín – Colombia2008
Presupuestos 2
CONTENIDO
I GUÍA DIDACTICAI GUÍA DIDACTICA 3 PRESENTACIÓN 6 1. FICHA TÉNICA 9 2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 10 2.1. OBJETIVO GENERAL 10 2.2. OBJETIVOS ESENCIALES 11 2.3. OBJETIVOS COMPLEMENTARIOS 11 PRESUPUESTOS OPERACIONALES 14 5. METODOLOGÍA GENERAL 15 6.1. Sistema de Evaluación 22 6.2. Actividades de reconocimiento 24 6.3. Actividades de profundización 25 JUSTIFICACIÓN 29 30 1. CONOCIMIENTOS PREVIOS 31 1.1. Elementos del Costo, el ciclo del costo. 31
El Ciclo del Costo .................................................................................................... 32 1.2. Contabilidad Financiera .................................................................................... 35 El concepto de contabilidad como técnica o herramienta de información, tiene una gran importancia, toda vez que facilita tanto el proceso administrativo como la toma de decisiones internas y externas. ................................................................... 35 De hecho, el mundo de los negocios es cada vez más complejo y exige más profesionalismo de las empresas si se quiere alcanzar un puesto o lugar destacado dentro del desarrollo económico. Para ello, se requiere en gran parte, contar con un sistema de información relevante, oportuna y confiable, generado únicamente por un buen sistema de contabilidad general. .............................................................. 35
Presupuestos 3
En todas las organizaciones con o sin ánimo de lucro, el mejor sistema de información cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, sus resultados, deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a dicha información, de tal forma, que cada usuario, según sus exigencias, tome las decisiones más adecuadas sobre la organización. Si la contabilidad no cumple con su cometido, perdería su razón de ser. .......................................................................................... 35 De acuerdo con lo anterior y los conceptos previos adquiridos construya una definición de contabilidad. ....................................................................................... 35 Digamos entonces que la contabilidad financiera es un sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, con el fin de facilitar la toma de decisiones. Por lo tanto, la información generada por la Contabilidad Financiera, es utilizada como punto de partida para planificar hechos de futuro y además, está regulada por los principios de contabilidad, dado que la información que se genera para fines externos tiene que ser producida con los mismos principios, de tal forma que el usuario esté plenamente seguro de que en los estados financieros existe uniformidad en lo relativo a su presentación, lo cual permite comparar resultados entre períodos, debido a que la información está plenamente regulada. ......................................... 36 Contabilidad Administrativa: Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, para facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. ............................................................................................................... 36 1.3. Taller ................................................................................................................. 40
47 2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 48 2.1. Modelo de Planeación Estratégica 51 Considerando las características de los ámbitos público y privado, así como las peculiaridades gerenciales, es posible identificar tres modelos pertinentes de PE, considerando unidades propias de acción, gerencia, mercadeo, finanzas, servicios, producción, investigación y desarrollo. 51 - El Modelo General 51 - La Planeación por Sectores o grandes subsistemas sociales 51 - La Planificación Estratégica Situacional – PES 51
2 .2. El Papel de los presupuestos en la Planeación ................................................. 53 2. 3 El Aspecto Humano y los Presupuestos: Planificación Financiera ................. 55 2.4. Características de un Sistema Presupuestal ...................................................... 67
3. GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS 76 Presupuestos 4
3.1. Reseña Histórica 76 Con el surgimiento de la administración uno de los criterios que aparece es la imposición de la voluntad de un solo individuo, al absorber todas las actividades necesarias para manejar su propio negocio, desde luego, que esto trajo consigo sus inconvenientes, pues ello implicó el establecimiento de normas basadas en los caprichos y particularidades de las experiencias personales y familiares. 76 3.2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos 77 3.3. Clasificación de los presupuestos 78 4. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS 85 4.1. Etapas en la elaboración de un presupuesto. 85
4.1.2. Etapas a seguir en todo programa presupuestal ............................................. 86 4.2. Definición de Misión 89 4.3. Fijación de objetivos y estrategias 91 5. PRESUPUESTOS OPERACIONALES 98 POR UNIDAD DE PRODUCTO (PPTO. Nº 2) 118 GLOSARIO 131 RESPUESTA A PREGUNTAS FRECUENTES 133 BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL 136
Presupuestos 5
PRESENTACIÓN
Presupuestos 6
La Fundación Universitaria Luis Amigo, les da un cordial saludo de
bienvenida al programa de Ciencias Administrativas, Económicas y
Contables y les desea muchos éxitos tanto en el desarrollo de su formación
profesional como en lo personal.
Paradójicamente la educación a distancia en vez de significar separación o
aislamiento, hace referencia a una particular forma de presencia que plantea
opciones de mejoramiento profesional, vinculadas en forma directa, al
contexto socio-laboral del sujeto que aprende.
Por ello, este módulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que
ingresa en la metodología a distancia, la cual propicia no sólo la ampliación
de la cobertura geográfica sino también la apertura social y académica, como
un nuevo reto y alternativa para la formación de profesionales capaces de
intervenir problemáticas contemporáneas, desde la aplicación de la ciencia y
la tecnología con criterios éticos y de calidad.
La educación a distancia, hace posible una interesante ruptura de fronteras
para abrir caminos a quienes deseen alcanzar diversos aprendizajes de
estudios básicos o superiores, inclusive, para quienes están al servicio de
entidades públicas o privadas que aún cuando se hallen dispersos
geográficamente pueden seguir recibiendo capacitación o actualización sin
necesidad de desvincularse de su puesto de trabajo ni realizar costosos
desplazamientos.
Seguramente, el estudiante ha llegado a la conclusión de que la educación a
distancia exige una mayor autonomía e independencia, dadas las
condiciones en que se desarrolla el proceso de aprendizaje. En esta
estrategia educativa el centro de todo el proceso será el mismo estudiante. Presupuestos 7
Todo va a girar a su alrededor y el éxito en los objetivos de aprendizaje
dependerá casi en su totalidad de él, de su responsabilidad y dedicación.
Por otro lado, hay que destacar que para el logro de los objetivos, el maestro
debe entender que su función no es dictar clase, no es pretender desarrollar
ante sus alumnos el programa académico del curso en las horas
programadas para la tutoría. Debe quedar claro, que el programa lo
desarrolla el propio estudiante a través de los módulos autoformativos
adoptados oficialmente por la FUNLAM y entregados en forma particular a
cada estudiante.
Ahora bien, más que construir un texto, es entender que el módulo
autoformativo es justamente el instrumento orientador que guía tanto la labor
de los estudiantes como el desempeño del maestro. Por lo tanto, entendido
el proceso autoformativo, los estudiantes deben asistir a las tutorías después
de haber estudiado por su propia cuenta en el modulo, haber leído y tratado
de comprender, de haber efectuado los ejercicios de aplicación y las
autoevaluaciones.
Debe quedar claro, que asistir a un encuentro o tutoría sin haber estudiado
antes, es un error grave en el que no deben incurrir los estudiantes.
La guía facilita las orientaciones sobre el desarrollo del curso, dado que
define los elementos necesarios para el diálogo entre estudiante y asesor,
detallando en la metodología las actividades a realizar para cada encuentro,
bibliografía complementaria, proceso de evaluación y compromisos
adquiridos por los estudiantes. El módulo desarrolla los contenidos básicos Presupuestos 8
conceptuales, para la formación del Administrador de Empresas en
herramientas importantísimas de planeación, como los presupuestos para
su formación integral, preparándolo para la toma de decisiones y en su hacer
profesional.
El contenido de este material, nos permitirá establecer una identidad
educativa autentica, motivadora y con cobertura global, orientada hacia el
enriquecimiento estratégico de la enseñanza-aprendizaje, con calidad
humana y conciencia comunitaria.
1. FICHA TÉNICA
CURSO PRESUPUESTOS
AUTORJOHNNY DE JESÚS TABARES ARROYAVE
INSTITUCIÓN FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓPresupuestos 9
UNIDAD ACADÉMICA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECÓMICAS Y
CONTABLES
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN
PALABRAS CLAVEPLANEACIÓN, PRESUPUESTO,
GERENCIA, GESTIÓN, CONTROL,PRODUCTIVIDAD
ÁREA DE CONOCIMIENTO
PROFESIONAL - CONTABLE
CRÉDITOS 2 (DOS)
CIUDAD MEDELLÍN
FECHA NOVIEMBRE DE 2009
ACTUALIZACIÓN
ADICIÓN DE TEMAS
APROBADA POR
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Aplicar las técnicas del presupuesto empresarial como instrumento de
control, de gestión, optimización de recursos y como fundamento de los
pronósticos mercantiles, fabriles y financieros, afianzando además aspectos
como el amor a la vida, la familia, su profesión y a la institución ; motivando
en él, hábitos de estudio y garantizando así un buen desarrollo profesional y
social.
Presupuestos 10
2.2. OBJETIVOS ESENCIALES
Analizar el presupuesto como parte del proceso de planeación y su
importancia en la gerencia.
Conocer la metodología en su preparación y seguimiento.
Preparar al futuro administrador para el uso y aprovechamiento de la
técnica presupuestal, señalando su importancia para la administración de
cualquier tipo de negocio y facilitando la toma de decisiones.
Presentar al estudiante los elementos básicos para la implementación de
un sistema presupuestal.
Entregar al estudiante las herramientas básicas que le permitan
desarrollar la capacidad de presupuestar las diferentes operaciones de
una empresa.
Analizar la importancia y el procedimiento en la planificación de los
recursos financieros.
Estructurar el presupuesto financiero.
Presentar los informes derivados del sistema presupuestal y aplicar las
herramientas de análisis.
Comprender y aplicar el proceso de control presupuestal.
2.3. OBJETIVOS COMPLEMENTARIOS
Presupuestos 11
Reconocer la importancia de los Presupuestos como un sistema básico
de información para las organizaciones.
Identificar los elementos, componentes y finalidades de los Presupuestos.
Conocer mediante las leyes y reglamentaciones la clasificación de los
Presupuestos y su aplicación dentro de las organizaciones.
Utilizar correctamente los procedimientos para la elaboración de los
Presupuestos Operacionales.
Presupuestos 12
3. FORMULACIÓN DE COMPETENCIAS
Clasificar correctamente los tipos de Presupuestos que se presentan en
una organización.
Elaborar correctamente un Presupuesto Financiero aplicando todos los
principios de los Presupuestos
Aplicar correctamente la metodología para la elaboración de los
Presupuestos.
Conocer las bases de presupuestación para entidades oficiales.
Realizar en forma adecuada un presupuesto para entidades oficiales.
Presupuestos 13
4. UNIDADES TEMÁTICAS
UNIDAD 1Conocimientos previos
UNIDAD 2
Planeación Estratégica
UNIDAD 3 Generalidades de los Presupuestos
UNIDAD 4 Metodología para la elaboración de los presupuestos.
UNIDAD 5
Presupuestos Operacionales
• UNIDAD 6Presupuestos Financieros
• UNIDAD 7Presupuesto de entidades oficiales
Presupuestos 14
5. METODOLOGÍA GENERAL
Para garantizar el buen desarrollo del curso se tendrá en cuenta el
Reglamento Estudiantil en lo concerniente a promoción, calificación y
seguimiento del Portafolio Personal de Desempeño-PPD, entre otros.
Los estudiantes deberán consultar con anticipación los temas a trabajar en
cada encuentro, para poder generar inquietudes y profundizar más los
temas, generándose así una alta participación para la solución y aplicación
de casos, los cuales serán analizados y discutidos.
En los encuentros presenciales se hará claridad sobre aquellos conceptos
que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; para ello se
utilizarán explicaciones precisas sobre el tema con ejemplos y aplicación
práctica. Así mismo, se socializarán inquietudes sobre los talleres,
cuestionarios y ejercicios de auto evaluación.
De otro lado, el logro de los objetivos propuestos en el módulo, serán
alcanzados una vez que los estudiantes realicen las actividades de forma
consecuente con los encuentros presenciales.
Se inician los encuentros presenciales con la presentación del curso, se
explica la metodología y el sistema de evaluación cualitativa integral, cuyo
instrumento es el Portafolio Personal del Desempeño – PPD-.
Adicionalmente, se asumen compromisos, se fijan las fechas para los demás
encuentros presenciales.
Presupuestos 15
También se socializarán los lineamientos administrativos, tanto de la
Decanatura como de la Vicerrectoría Académica, destacando las
responsabilidades y compromisos de docente y estudiantes. Se concertarán
las fechas de las Prácticas Acumulativas de Conocimiento Individual-PACI -,
las cuales como mínimo son dos (2) PACI al semestre.
En la siguiente presencialidad los estudiantes deberán tener leída y
analizada, la Unidad Nº 1. “Conocimientos Previos”.
Los estudiantes deberán demostrar el logro de los objetivos propuestos,
mediante la realización de los cuestionarios de autoevaluación y los
ejercicios de aplicación práctica de dicha unidad.
Se compartirá el Portafolio Personal de Desempeño -PPD- elaborado por los
estudiantes. Para una mayor profundización sobre sus contenidos se
consultará adicionalmente la bibliografía conveniente anexa.
Comprendidos y analizados los Conceptos Previos, y socializas las
inquietudes y dificultades, los estudiantes deben haber leído y analizado la
Unidad Nº 2, “Planeación Estratégica”, la cual le permitirá al estudiante
diseñar un proceso de planificación estratégica que les permita construir
tanto imágenes de futuro como decidir las condiciones para hacerlas viables.
En esta Unidad, se identifican los elementos constitutivos desde la
perspectiva de aprendizaje social, en los aprendizajes básicos que al mismo
tiempo necesita y produce las condiciones básicas para que se desarrolle un
proceso de planificación estratégica.
De otro lado y a manera de ensayo los estudiantes presentarán una
reflexión sobre el Aspecto Humano de los Presupuesto y una reflexión Presupuestos 16
personal sobre la Planeación Financiera, de tal forma que a partir de las
actividades y funciones de toda organización, se pueda precisar la
trascendencia que tiene su aplicación en la dirección de las organizaciones.
Para una mayor profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la
bibliografía anexa.
Los estudiantes demostrarán el logro de los objetivos, mediante la
socialización de talleres, cuestionario de autoevaluación y los ejercicios de
aplicación práctica de la Unidad Nº. 2. Además, se socializarán previo
estudio y análisis, por parte de los estudiantes las actividades
complementarias.
Se solicitará el Portafolio Personal de Desempeño-PPD- elaborado por los
estudiantes. Asimismo, se abrirán espacios de reflexión sobre las
características de un sistema presupuestal, para que el proceso de
aprendizaje sea mucho más amplio en el sentido investigativo, participativo y
de discusión.
Acorde con los avances presenciales y la lectura, análisis y comprensión de
las Unidades 1 y 2, los estudiantes estarán en capacidad de comprender
fácilmente la Unidad Nº 3 “Generalidades de los Presupuestos”, cuyo
objetivo es que el estudiante conozca algunas etapas de la evolución
histórica de estos, comprenda cuales son sus ventajas y limitaciones,
establezca diferencia entre flexibilidad, periodo presupuestal, campo de
aplicación y el sector en el cual se aplica.
Como actividad complementaria consultaran la clasificación de los
presupuestos y sus principios y socializarán en la presencialidad, los
conceptos y las pautas que orientan la elaboración del presupuesto.Presupuestos 17
Para una mayor profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la
bibliografía anexa.
Con el marco teórico y los ejercicios realizados, el estudiante esta en
condiciones de comprender los fundamentos de la Unidad Nº 4
“Metodología para la elaboración de los presupuestos”,
concientizándose sobre la importancia del proceso presupuestal y los planes
empresariales, los cuales están estrechamente relacionados, no solo, con la
coordinación para la preparación del presupuesto, sino con las fuentes de
información interna y externa en el aspecto funcional: Ventas, Producción,
Personal, Finanzas, etc., dado que son labores que se adelantan en los
niveles operativo y administrativo.
En el nivel operativo, recae la ejecución de lo que un gerente se propone en
su organización sea industrial, manufacturera, comercial o de servicios y en
cuanto a lo administrativo, es fundamental que la gerencia conozca las
ventajas de adoptar un presupuesto como plataforma de planeación y control
y definir la prospectiva comercial y financiera de la empresa. Para ello, es
básico que el estudiante haya analizado el esquema del presupuesto
maestro y haber realizado las actividades complementarias.
Para una mayor profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la
bibliografía anexa.
La Unidad Nº 5 se refiere a los “Presupuestos Operacionales” como un
tipo de relación en las empresas con las finanzas, en donde un verdadero
plan presupuestal, debe definir claramente los presupuestos operacionales y
sobre la base que se deben proyectar. Es así, como los presupuestos
operacionales, también llamados económicos, reflejan los resultados de las Presupuestos 18
decisiones de operación, a través de un proyecto financiero y de expansión,
vale decir, estimando los ingresos y los costos o gastos en los que se hayan
de incurrir en el periodo presupuestal.
El cómputo anticipado de los ingresos es el primer paso en la formación de
todo programa presupuestal en las empresas privadas, ya que proporciona
los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la organización.
Asimismo, es fundamental, que el estudiante comprenda, que si bien el punto
de equilibrio no pertenece específicamente a la técnica presupuestal, se trata
de determinarlo, para analizar el momento en el cual no existe utilidad ni
perdida para la empresa y poder medir la eficiencia de operación, dado que,
permite analizar la planeación y el control de las organizaciones.
Es importante que los estudiantes analicen y socialicen con el grupo, la
secuencia de los presupuestos operacionales a partir del concepto de
ingresos y de costos de producción proyectados, dado que estos reflejan los
resultados de las decisiones de operación, en donde se incluyen todas las
actividades del período siguiente, reflejadas en el estado proyectado de
ingresos y gastos, balance general presupuestado y origen y aplicación de
fondos presupuestado. Para una mayor profundización sobre sus contenidos
se deberá consultar la bibliografía anexa.
Otro de los temas a tratar y que previamente el estudiante debe haber leído y
analizado, es la Unidad Nº 6, “Presupuestos Financieros”, en donde a
partir de los presupuestos operacionales y los pasos para preparar un
presupuesto maestro, se puedan usar los formatos o guías para la
elaboración de los presupuestos, de tal forma, que comprendan los
presupuestos financieros como origen y aplicación de recursos y todas
aquellas operaciones de tipo financiero en que interviene la caja, puesto que Presupuestos 19
un presupuesto financiero no es lo mismo que el presupuesto de caja, aun
cuando el presupuesto de caja representa un alto porcentaje del presupuesto
financiero. El presupuesto financiero, es generalmente un presupuesto que
se hace al final, porque se le deben realizar constantes ajustes.
Se socializarán las actividades complementarias y los ejercicios
correspondientes a los presupuestos financieros. Para una mayor
profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la bibliografía
anexa.
Para complementar el modulo de presupuestos, es necesario que los
estudiantes estén en condiciones de hacer la distinción entre el presupuesto
público y el privado, para ello deben haber leído previamente la Unidad Nº 7
“Presupuesto de Entidades Oficiales”, conocer las bases de elaboración,
presentación y ejecución del presupuesto público, acorde con el nuevo
enfoque normativo que se ha venido desarrollando en la ultima década como
objetivo fundamental, a la racionalización fiscal y consecuentemente, a la
estabilidad económica.
El desarrollo de un conjunto de normas orgánicas en materia presupuestal,
ha contribuido decididamente a este propósito, como lo son el Estatuto
Orgánico del Presupuesto Decreto 111/ de 1996, la Ley 617 de 2000 y la Ley
817 de 2003 de responsabilidad y transparencia fiscal.
El estudio y aplicación de su contenido no sólo constituirá material básico,
sino que seguramente se convertirá en referencia para los estudiantes
interesados en el tema de la Hacienda Pública, en los diversos escenarios
del conocimiento. Se realizarán problemas prácticos de Marco Fiscal de
Mediano Plazo, Modelo esquemático del Plan Financiero y PAC, elaboración, Presupuestos 20
Evaluación y Control. Para una mayor profundización sobre sus contenidos
se deberá consultar la bibliografía anexa.
Presupuestos 21
6. EVALUACIÓN INTEGRAL
6.1. Sistema de Evaluación
La evaluación es un proceso integral, continuo, acumulativo, racional,
científico, cooperativo y ético, que busca valorar las aptitudes, actitudes,
conocimientos, habilidades y destrezas del estudiante frente a un
determinado programa docente y un seguimiento permanente que permite
establecer el cumplimiento de los objetivos educacionales propuestos.
El asesor ha de ver en la evaluación un medio que le permita juzgar la
efectividad para ayudar al estudiante a desarrollarse de modo integral. Por
ello, requiere conocer sus intereses, necesidades, habilidades, aptitudes, a la
calidad del aprendizaje y el desarrollo que está logrando a través de sus
experiencias educacionales.
Los medios de evaluación pueden ser pruebas, comprensión, análisis,
discusión crítica y en general de apropiación de conceptos. El resultado de la
aplicación de las pruebas debe permitir apreciar el proceso de organización
del conocimiento que ha elaborado el estudiante y de sus capacidades para
producir formas alternativas de solución de problemas.
El Portafolio Personal de Desempeño-PPD-, es el instrumento de evaluación
del estudiante. En él se debe llevar el registro y compendio de las diferentes
actividades evaluativas y de la reflexión permanente que realiza cada
estudiante sobre su proceso de formación.
Presupuestos 22
Tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre
docentes y estudiantes, los avances y dificultades encontradas en el proceso
por cada estudiante y las sugerencias de los docentes y compañeros para la
obtención de los logros propuestos.
La escala valorativa tendrá una expresión cualitativa dada en el artículo 80
del reglamento estudiantil y al finalizar el período académico. Se realizará
con base en la siguiente tabla.
Presupuestos 23
PARÁMETRO VALORACIÓN CUALITATIVARANGOS
CUANTITATI-VOS
1
Cuando se logran los objetivos esenciales y
complementarios y, además, los enriquece
con sus aportes: excelente.
4.6 - 5.0
2
Cuando se logran los objetivos esenciales y
complementarios satisfactoriamente:
sobresaliente.
4.0 - 4.5
3
Cuando se logran los objetivos esenciales y
algunos complementarios: bueno. 3.5 - 3.9
4
Cuando solo logra los objetivos esenciales:
aceptable. 3.0 - 3.4
5
Cuando no logra los objetivos esenciales
aunque demuestra esfuerzo e interés:
insuficiente.
2.5 - 2.9
6
Cuando no logra los objetivos esenciales y,
además, no demuestra interés ni
motivación en el proceso: deficiente.
2.0 - 2.4
7
Cuando no logra los objetivos esenciales ni
los complementarios y no demuestra
interés ni motivación: muy deficiente.
1.0 - 1.9
Tabla 1.
6.2. Actividades de reconocimiento
Presupuestos 24
Están planteadas para que los estudiantes identifiquen los conceptos
previos al desarrollo de la temática del módulo. Esto le permitirá comprender
de forma rápida los conocimientos presentados en cada unidad.
6.3. Actividades de profundización
Permiten al estudiante reforzar los conocimientos adquiridos en cada unidad.
Estas actividades se presentan en forma de autoevaluación y de talleres, los
cuales requieren de soluciones puntuales de los ejercicios planteados y de
interpretaciones para los resultados obtenidos.
Presupuestos 25
Presupuestos 26
INTRODUCCIÓN
El Presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las
condiciones futuras de los negocios (empresas privadas, públicas o
familiares), como sistema de planeación y control. Ese estimado tiene que
incluir los ingresos, los costos probables y los gastos. Por ello la finalidad de
los presupuestos es auxiliar a la gerencia en la coordinación de sus
funciones de venta, de producción y de administración. Sistema de
planeación y control, es el término aplicado al plan cuidadosamente
elaborado que cubre la coordinación de estas tres funciones, así como
también un estudio y comparación continua de los resultados operativos
reales con las cifras presupuestadas para interpretar las causas de las
diferencias.
Como las condiciones de los negocios varían, los presupuestos preparados
también varían. El principio básico de la planeación para el control, es el
mismo para todos los negocios, sin que cuente para nada el tamaño de ellos.
En las pequeñas empresas, la tarea de preparar el presupuesto será
probablemente una función del Contador. En una organización mayor, la
preparación del presupuesto estará supervisada por un Director de
Presupuestos. Debe quedar claro, que el presupuesto es un instrumento de
control; puede ser usado por la gerencia en la determinación del valor de las
desviaciones ocurridas respecto de los planes y las causas probables de
esas desviaciones.
Ahora bien, para referirnos a su tradición, áreas, niveles de responsabilidad,
actividades y práctica, es de suma importancia tener aspectos claros como la
Contabilidad General, la Contabilidad de Costos y los Principios Generales
Presupuestos 27
de Administración, de tal forma, que podamos entender los presupuestos
como sistema de planeación y control.
En general, podemos afirmar que el uso y manejo de recursos significa una
obligación imperiosa para todas las empresas, sean estas privadas, públicas
o familiares. Por lo tanto, el propósito y naturaleza de los presupuestos, es
una herramienta básica que iguala el estudio personal y empresarial,
permitiéndole al estudiante lograr una rápida percepción en materia
presupuestal, proporcionándole las bases necesarias para su futuro
desenvolvimiento profesional.
Bajo estas premisas, la participación del estudiante es fundamental y para
ello, su intervención en clase, su responsabilidad y compromiso de estudio,
exige más disponibilidad de tiempo para leer y realizar los ejercicios
propuestos en el módulo origen objeto de estudio. La realización de las
autoevaluaciones y talleres correspondientes a cada unidad, permiten
comprender, profundizar y actualizar continuamente el derrotero del curso.
De ahí, que el desarrollo del módulo se fundamente en la necesidad de
admitir la dinámica de un sistema de control de gestión adecuado,
comprendiendo la importancia de la planeación y los presupuestos, en su
proceso de formación integral.
Presupuestos 28
JUSTIFICACIÓN
Su propósito es permitir la reflexión del estudiante en las funciones y
responsabilidades para el manejo presupuestal de tal forma que pueda
precisar la trascendencia que tiene su aplicación en la dirección de las
organizaciones. Para ello, se deben tener claro los conceptos de la
Contabilidad General, la Contabilidad de Costos y Administración.
Se trata de un estudio general y completo, en aras de que el estudiante
pueda comprender con claridad los presupuestos a partir de un
ordenamiento lógico, comenzando de lo general a lo particular y de la teoría
a la práctica.
¿Qué se propone?
Un proyecto de trabajo útil y sencillo que inspire al estudiante a pensar y lo
incite a establecer una clara relación entre la Gerencia y el Presupuesto
Empresarial.
¿Cuál es su fundamento?
La Planificación como visión empresarial, así como el adecuado y correcto
manejo para Dirigir, Organizar, Coordinar y Controlar.
Actividad complementaria:
¿Qué es empresa? ¿Cuáles tipos de empresa conoce? ¿Qué es un costo?
¿Qué es un Gasto? ¿Qué es pérdida?
Presupuestos 29
Presupuestos 30
1. CONOCIMIENTOS PREVIOS
1.1. Elementos del Costo, el ciclo del costo.
Los elementos que entran en el costo de fabricación de un artículo, de un lote
o una cantidad determinada son:
_______________, __________________, y los ______________
Los elementos que entran en la creación de un negocio o servicio municipal en
particular son: _______________________________________________ .
Actividad complementaria
¿Qué es el costo primo? ¿Qué es el costo de conversión?
La palabra costo, se aplica a una variedad de circunstancias de los negocios
relacionadas con: la naturaleza de las operaciones de fabricación, la fecha o
método de cálculo, la función del negocio y las clases del negocio.
De acuerdo con las operaciones de fabricación los costos pueden ser: por
órdenes de fabricación, por procesos o departamentos y por clases.
De acuerdo con la fecha o método de cálculo pueden ser: costos históricos,
costos estimados, estándar o predeterminados y costos diarios, semanales o
mensuales. En cuanto a los costos estimados, son costos que se deben
calcular antes de comenzar las operaciones de fabricación, en otras palabras,
frecuentemente es necesario calcular de antemano los costos en que se
incurrirá, lo cual es fundamental para determinar los precios de venta.
Presupuestos 31
De acuerdo a la función del negocio, pueden ser: costos de producción o de
fabricación, costos de distribución, costos generales o costos administrativos,
costos financieros, etc.
De acuerdo con las clases de negocio, aunque más sencilla que la de los
costos de las empresas manufactureras, se encuentran: la contabilidad de
costos para bancos, para el sector público, para las tiendas al detalle o por
departamentos y costos de grandes organizaciones de servicios.
El Ciclo del Costo
El ciclo del costo, se refiere a la conversión de las materias primas o los
materiales directos en un producto terminado vendible. Este ciclo se
expresa mediante tres formas: 1. Mediante los modelos usados para
recopilar dichos costos, 2. Mediante los registros de contabilidad y 3.
Mediante el resumen o estado de los productos manufacturados o vendidos.
Así las cosas el objetivo financiero de la contabilidad de costos, consiste en
la obtención del costo unitario de los productos fabricados, con el fin de
costear los inventarios que habrán de figurar en el balance general y
determinar el costo de los productos vendidos que permitan la preparación
del estado de rentas y gastos y por ende la determinación de la utilidad o
pérdida del período respectivo.
Resumiendo, el ciclo completo del costo, es el siguiente:
Al terminar una orden de fabricación el departamento de costo procede a su
liquidación de la siguiente manera: 1. Totaliza los elementos del costo (MD,
MOD y CIF), 2. Sumados los totales de cada elemento se obtiene el costo Presupuestos 32
total y 3. Para obtener el costo unitario se divide el costo total por el número
de unidades.
Luego, el departamento de costos, informa al departamento de contabilidad
general sobre el costo total de producción y al almacén sobre el costo total y
el costo unitario para determinar el producto terminado. Observemos el
siguiente registro en el libro diario:
Inv. P. en P. xx
MD xx
MOD xx
CIF xx
Inv. P. T xx
Inv. P. en P. xx
De otro lado, contabilidad general efectúa los asientos respectivos para
registrar la venta. Ejemplo:
Se efectúa una venta a crédito de $ 150.000 y un costo de Fabricación de
$85.000
Cuentas por cobrar (Cía. X) $150.000
Ventas $150.000
Costo de Productos Vendidos $ 85.000
Inv. P.T. $ 85.000
Los anteriores registros, son los 2 asientos típicos para reflejar
contablemente una venta si la empresa (sea comercial o industrial), emplea Presupuestos 33
el método de inventario perpetuo. Observemos como el registro número 2,
reduce la cuenta de Inventario de producto terminado por el costo de los
productos vendidos. El almacenista ha efectuado en el sistema Programa
de Inventario la reducción correspondiente.
Actividad Complementaria
¿Cuáles son algunos de los métodos más comunes que se usan para
valorar los inventarios?
Presupuestos 34
1.2. Contabilidad Financiera
El concepto de contabilidad como técnica o herramienta de información, tiene
una gran importancia, toda vez que facilita tanto el proceso administrativo
como la toma de decisiones internas y externas.
De hecho, el mundo de los negocios es cada vez más complejo y exige más
profesionalismo de las empresas si se quiere alcanzar un puesto o lugar
destacado dentro del desarrollo económico. Para ello, se requiere en gran
parte, contar con un sistema de información relevante, oportuna y confiable,
generado únicamente por un buen sistema de contabilidad general.
En todas las organizaciones con o sin ánimo de lucro, el mejor sistema de
información cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, sus resultados,
deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a
dicha información, de tal forma, que cada usuario, según sus exigencias,
tome las decisiones más adecuadas sobre la organización. Si la contabilidad
no cumple con su cometido, perdería su razón de ser.
De acuerdo con lo anterior y los conceptos previos adquiridos construya una
definición de contabilidad.
Presupuestos 35
Digamos entonces que la contabilidad financiera es un sistema de
información orientado a proporcionar información a terceras personas
relacionadas con la empresa, con el fin de facilitar la toma de decisiones.
Por lo tanto, la información generada por la Contabilidad Financiera, es
utilizada como punto de partida para planificar hechos de futuro y además,
está regulada por los principios de contabilidad, dado que la información que
se genera para fines externos tiene que ser producida con los mismos
principios, de tal forma que el usuario esté plenamente seguro de que en los
estados financieros existe uniformidad en lo relativo a su presentación, lo
cual permite comparar resultados entre períodos, debido a que la información
está plenamente regulada.
Contabilidad Administrativa: Sistema de información al servicio de las
necesidades de la administración, para facilitar las funciones de planeación,
control y toma de decisiones.
Estados Financieros Básicos
La contabilidad de costos es una parte especializada de la contabilidad general
y se convierte en un subsistema dentro del sistema contable general, debido a
que en el caso particular de las empresas industriales, la aplicación de los
costos de producción para determinar los costos unitarios, es bastante extensa.
Los costos unitarios hacen más fácil el cálculo de unidades para el cierre de
Inventarios y para conocer el CMV.
Por ejemplo, supongamos que se producen 8.550 unidades a un costo total de
$855.000. Si se venden 6.000 unidades: ¿Cuántas unidades quedan en Inv.
¿Por favor explicar ¿qué cálculo se debe realizar?
Presupuestos 36
La contabilidad general cubre todas las transacciones financieras con miras a
la preparación y presentación de los “Estados Financieros”, que son
principalmente: _____________________ y el ____________________.
La cifra referente al costo de los Inventarios en el Balance General y al costo de
los productos vendidos en el Estado de Ingresos y Gastos, se obtiene mediante
la contabilidad de costos. Entre algunos fines principales se tienen:
- Determinar el costo de los Inventarios de productos fabricados para su
presentación el Balance General.
- Determinar el costo de productos vendidos con el fin de calcular la utilidad o
pérdida para su presentación en el Estado de Ingresos y Gastos.
- Dotar a la gerencia de una herramienta útil para la Planeación y el Control de
los costos de producción.
¿Cuáles son los términos administrativos y de navegación de una empresa?
R/ Consecución óptima de utilidades y situación financiera sana, en tiempo y
condiciones económicas previsibles.
Es decir:
¿Dónde estoy?
Estos son los llamados factores de Posición y Rumbo
¿A dónde voy?
¿Qué factor brinda el Balance General? R/ La posición
¿Qué factor brinda el Estado de Ingresos y Gastos R/ El rumbo
Presupuestos 37
Conclusión: La posición y el rumbo, son los factores que nos fijan el
PRESUPUESTO.
Estados Financieros
Balance General
Empresa Comercial Empresa IndustrialActivos corrientes: Activos Corrientes:
…………………………….. $ xx ………………………………..
Inventario de Mercancías….. xx Inventario – Materiales $ xx
Inventario- Prod. en Proc xx
Inventario- Prod. Termin. Xx
(Una sola cuenta de inventarios) (Varias Cuentas de inventario)
Estado de Ingresos y Gastos
Ventas $xx Ventas $ xx
Costo de Mercancía Vendida xx Costo de Pdto. Vendido xx
Ganancia Bruta $xx Ganancia Bruta $ xx
…………………………………… ………………………………….
(costo de Mercancía vendida = (costo de Productos Vendidos=Precio de compra de la Mercancía) Transformación en productos
terminados)
.
Presupuestos 38
Podemos observar que el Estado de Ingresos y Gastos de una empresa
industrial difieren del de una empresa comercial en el renglón de Costo de
Productos Fabricados y Vendidos o simplemente Costo de Producto Vendido.
La pregunta es: ¿Cómo obtenemos esta cifra en las empresas Industriales?
ILUSTRACIÓNCía. R
Estado de Costo de Producto Vendido
A……………..
Materiales Directos
+Mano de Obra Directa
+Costos Indirectos de Fabricación
=Costo de Producción+Inv. I. Prod. En Proc.
=Costo de Prod. En Proc.-Inv. F. Prod. En Proc.
=Costos Producto Terminado+Inv. I. Prod. Terminado
=Costo Prod. Disponible Venta-Inv. F. Prod. Terminado
=Costo de Productos Vendidos
Conclusiones
Presupuestos 39
Entender la importancia de la contabilidad de costos, le proporciona al
estudiante la comprensión y aplicación de los presupuestos a partir de la
información de costos de productos, inventarios, operaciones o funciones,
permitiéndole comparar cifras reales con las predeterminadas y al mismo
tiempo, ayuda a tomar decisiones diarias, a la vez que le suministra la
información esencial para los planes de corto, mediano y largo plazo.
Apoyados en lo anterior, se puede afirmar que el uso y manejo de recursos
significa una obligación para todas las organizaciones. De hecho, el
propósito y naturaleza de los presupuestos es entenderlos como una
herramienta básica, que iguala el estudio personal y empresarial desde el
punto de vista financiero, que en otros términos, no es más que la
maximización del valor de la empresa.
Así las cosas, el estudiante debe entender la importancia de los
presupuestos en su ejercicio profesional, de tal forma que pueda tomar
decisiones, con el fin de alcanzar el objetivo básico financiero y los objetivos
complementarios de liquidez y rentabilidad empresarial, lo cual, también le
permiten el control de todas las operaciones y la evaluación de la gestión
financiera.
1.3. Taller
1.3.1. Cuestionario de Evaluación
1. ¿Cuál es el significado de la expresión “ciclo de la contabilidad de costos?
2. ¿Cuál es el principal objetivo de la contabilidad?
Presupuestos 40
3. En la medida en que los negocios se tornan más complejos, un buen
manejo presupuestal y más económico se puede lograr a través de: (a) más
horas de trabajo, (b) mejores oficinas, (c) personal bien capacitado, (d)
procesamiento electrónico de datos, ¿por qué?
4. ¿Para qué sirve el Estado de resultados? ¿Qué muestra?
5. ¿Para qué sirve el Balance General? ¿De qué partes se compone?
6. ¿Qué significa el término “Período contable”?
7. ¿Por qué es importante una adecuada valoración de los inventarios?
Analice su incidencia sobre el Balance General y el Estado de Resultados.
8. Los materiales directos más la mano de obra con qué nombre se conocen.
9. Los costos del período se pueden cargar al ingreso corriente (a) cierto (b)
falso y ¿por qué?
10. Los tres elementos de los costos del producto incluyen todo menos:
a) MD, b) MOI, c) Costos de Fábrica d) MOD.
11. ¿Qué diferencia se puede establecer entre las cuentas de MD y M y
Suministros?
12. ¿Es posible que una empresa tenga un elevado saldo en caja y al mismo
tiempo una pérdida acumulada? ¿Por qué?
13. ¿En qué se diferencia un Estado de Fuente y Aplicación de Fondos y un
Presupuesto Efectivo?Presupuestos 41
14. Explique cómo el Presupuesto de ventas de la empresa sirve para
determinar los volúmenes de inversión en inventarios.
15. Defina y grafique: Costo total, Costo fijo y Costo variable. De un ejemplo
de cada concepto.
16. El proceso de identificar, resumir y consolidar información para planear,
controlar, tomar decisiones gerenciales y costear un producto se denomina.
a) Contabilidad Administrativa b) Costeo Directo c) Contabilidad de
Costos d) Control Presupuestal
17. Para medir el desempeño de una función es necesario: revisar, evaluar y
medir. Cierto ( ) Falso ( ) ¿Por qué?
18. La percepción y desempeño empresarial y profesional hacen parte de la
prospectiva, la toma de decisiones, mayor rentabilidad y manejo financiero.
Cierto ( ) Falso ( ) ¿Por qué?
19. Uno de los instrumentos más importantes en la planeación de la
contabilidad financiera es:
a) Costo de Mercancía Vendida b) Costo Directo c) Costo unitario
d) El Presupuesto
20. ¿Qué dificultad o dificultades encuentra en la unidad de conocimientos
previos? Por favor, preséntelas en su PPD. Socialice con el grupo.
1.3.2. Ejercicios de Aplicación PrácticaPresupuestos 42
1. La siguiente información es suministrada por Industrias B con el fin de
que usted calcule el costo de los materiales usados: Compra de Materiales y
Suministros $4.200, MI Usados $3.150, Inv. Inicial de M y Suministros
$12.450 e Inv. Final de M y Suministros $2.450.
2. La Cía. Y, muestra en libros la siguiente información:
P. en Proceso P. Terminado
Inventario Inicial $ 125.000 $85.750
Inventario Final $ 25.350 $38.250
El costo de Mercancía Manufacturada y Vendida $147.500. Calcular el
Costo de Mercancía Manufacturada.
3. La siguiente información corresponde a la Compañía J: Costo de
Producción $158.000, los MD y la MOD equivalen al 50% y 20% del Costo
de Producción, el Inv. Producto Terminado a junio 30 de 2009 $12.800, el
Costo de Producto Disponible para Venta $198.000, los gastos de venta
$14.500 y los gastos de Administración $14.000, impuestos 38%. Con dicha
información se requiere que usted prepare:
a) Estado de Costo de Productos Fabricados y Vendidos
b) Estado de Ingresos y Gastos. Reporte de Ventas $350.500
4. Con el fin de que usted reconstruya el Estado de Costos de Producto
Vendido, la Cía. @ le suministra la siguiente información:Presupuestos 43
Material Directo Usado $20.200
Inventario Inicial P. en P. 14.250
Costo de Producto Terminado 50.000
Inventario Final P.T. 8.500
MOD 18.800
Costo de P. disponible Venta 102.800
CIF 21.000
5. La empresa & necesita conocer sus ventas para el mes de agosto de
2009, para ello cuenta con la siguiente información:
Costo de mercancía manufacturada ……………………… $ 45.750
Utilidad Bruta………………………………………………… 9.250
Inv. de P. T. Julio 31 de 2009 ……………………………… 17.500
Inv. de P.T. Agosto 31 de 2009 …………………………… 7.500
Inv. de P en P. Julio 31 de 2009 ………………………….. 60.500
Inv. de P. en P agosto 31 de 2009 ……………………….. 32.200
6. Con base en la siguiente información prepare el Estado de Costo de
Productos Vendidos para el primer semestre de 2009, de la Cía. Nacional de
Plásticos.
Inv. de MD a diciembre 31 2008 ……………………………….. $26.000
Compras de MD ……………………………………………….. 70.000
Devoluciones de compras ……………………………………… 20.000
Fletes en compras……………………………………………….. 7.500
MD Usado ………………………………………………………… 72.000
Nómina……………………………………………………………… 60.000Presupuestos 44
MOI………………………………………………………………….. 2.000
Inv. de P. en P a diciembre 31 de 2008………………………… 35.400
Inv. de P. en P a junio 30 de 2009………………………………. 12.900
Inv. de P.T. a enero de 2009…………………………………….. 65.300
Costo de Productos Vendidos ………………………………….. 110.000
CIF 35% del Costo Primo, no incluye MOI
7. Con la siguiente información elabore el Estado de Costo de Producto
Manufacturado y Vendido.
Balance de Inventarios Julio 1 Julio 31Materiales Directos $75.000 $85.000Trabajo en Proceso 10.000 72.000Mercancía Terminada 100.000
Fletes de entrada 3.000
Total MD usado 93.000
MOD 98.000
CIF 63.000
Costo de Producto manufacturado y vendido 190.000
8. Con la siguiente información elabore un Estado de Resultados para la
Empresa Comercial S.A. a diciembre de 2009.
Ventas Brutas……………………………………………………. $12.500
Descuentos en Ventas………………………………………….. 600
Devoluciones en ventas………………………………………… 400
Inv. Inicial de Mercancía………………………………………… 2.800
Compras Netas…………………………………………………... 4.500
Inv. Final de Mercancía…………………………………………. 3.100
Gastos de Administración………………………………………. 1.200Presupuestos 45
Gastos de Ventas……………………………………………….. 2.100
Gastos Financieros……………………………………………… 1.600
Ingresos…………………………………………………………… 300
Egresos……………………………………………………………. 200
Provisión para Impuestos ………………………………………. 1.000
9. La Empresa Manufacturera S.A. necesita conocer las ventas brutas y la
Utilidad bruta del mes de julio de 2009, para ello le suministra la siguiente
información: Ventas Netas $145.800, Costo de Productos Vendidos (trabaje
con el resultado del problema No. 6), Devoluciones en ventas $11.200.
Descuentos de ventas $23.500.
10. ¿Qué dificultad o dificultades encuentro en la realización de los
ejercicios? Por favor, escríbalas en su PPD. Socialice con el grupo.
Presupuestos 46
Presupuestos 47
2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Hablar de Planeación Estratégica, es referirnos a un futuro deseado así
como los medios necesarios para alcanzarlo. Planificar traduce un llamado
importante a hacer patria, empresa diaria, propósito y compromiso de
gerencia y gestión, para darle un nuevo dinamismo a las organizaciones,
sean estas públicas o privadas, con la participación permanente y continua
de las personas. Es por ello, que toda organización para el logro de sus
propósitos y su correcto funcionamiento, debe definir una metodología de
trabajo coherente, consistente y estable.
Un concepto sencillo de administración es la maximización o
aprovechamiento de los recursos con que cuenta una empresa para el logro
de objetivos, vale decir, minimizar costos y maximizar resultados. Sin
embargo, se puede administrar bien o administrar mal, gerenciar bien o
gerenciar mal.
Ahora bien, pensando en el proceso administrativo, ¿Cómo pueden ser las
actividades y funciones de toda organización?
Estáticas o Dinámicas.
Las Estáticas están referidas a la Previsión, Planeación y Organización. Las
Dinámicas corresponden a las fases de Coordinación o Integración,
Dirección y Control.
Actividad complementaria: Consultar
Presupuestos 48
¿Qué es Planificar?, ¿Qué es Planificación?, ¿Por qué es importante la
Planeación?, ¿Qué es Planeación Estratégica?, ¿Cuál es el papel de la
Planeación Estratégica dentro de la Gestión?
Algunos conceptos de manejo organizacional: Proceso, Colectivo e Imagen
de Futuro.
Proceso: Significa que existe un plan y es un plan, porque expresa lo que la
administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un
cambio ascendente en determinado período. El Plan debe revisarse
continuamente y desarrollarse de manera flexible, es más, el mismo proceso
puede dar lugar a diversos planes consecutivos o a planes de diversos
niveles de complejidad o áreas de decisión.
Con base en el plan se puede evaluar y revisar el proceso de planificación
Colectivo: Significa que involucra la amplia participación activa y positiva de
toda la organización.
Imagen de futuro: Es el elemento distintivo de la planeación estratégica y
significa la acción estratégica que se construye por la problemática, la visión
y la misión. La problemática, se refiere a los elementos que conforman una
brecha entre lo que debe hacerse (según valores, normas y expectativas) y
lo que se hace (según datos y percepciones).
Actividad Complementaria:
- Leer y analizar los conceptos de Misión y Visión.
Presupuestos 49
- A partir del concepto Emprendimiento E, cree una empresa, defina su
Misión y su Visión.
Elabore dos conclusiones desde el punto de vista empresarial. Socializar.
Si se entiende el concepto de planeación estratégica, debe quedar claro, que
la conducción de un negocio, basado en la intuición, en la tradición o en la
rutina, no permite el logro de buenos resultados. Por consiguiente, la
administración de un negocio, empresa u organización, exige previsión,
planeación, organización, coordinación, dirección y control de sus
operaciones. Estos son conceptos que se deben tener muy claros antes de
entrar no solo a definir qué es el Presupuesto, sino a entender su manejo y
resultados para la toma de decisiones gerenciales.
Previsión: Preconocer lo necesario
Prepara de antemano lo conveniente para entender a tiempo las
necesidades presumibles – probables – factibles. El objetivo desde la
perspectiva presupuestal es tener anticipadamente, todo lo conveniente para
la elaboración y ejecución del presupuesto.
Planeación: ¿Qué y cómo se va a hacer?
La planeación no es un fin en si mismo, sino un medio o herramienta útil para
ordenar la gestión “… establece los procesos, los mecanismos los medios y
los recursos que permiten alcanzar una situación objetivo, a partir del
reconocimiento de una situación de partida…”. MEDIOS – TIEMPO –
INVERSIONES = META – CAMBIO.
Presupuestos 50
Es el camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades. Para
una mejor comprensión, empecemos por responder tres guías: ¿Qué? ¿Con
qué? y ¿Cómo?
¿Qué se va a hacer? Establecer objetivos antes de comenzar actividades.
¿Con qué se va a hacer? Contar con los factores de producción que hagan
factible la obtención de los resultados planeados.
¿Cómo se va a hacer? Organización, funciones, procesos, procedimientos y
personal responsable.
2.1. Modelo de Planeación Estratégica
Considerando las características de los ámbitos público y privado, así como
las peculiaridades gerenciales, es posible identificar tres modelos
pertinentes de PE, considerando unidades propias de acción, gerencia,
mercadeo, finanzas, servicios, producción, investigación y desarrollo.
- El Modelo General
- La Planeación por Sectores o grandes subsistemas sociales
- La Planificación Estratégica Situacional – PES
Modelo General, que está constituido por los puntos centrales y básicos de la
mayor parte de los diseños de planificación. Este modelo general se puede
aplicar tanto a instituciones como a programas. Es también llamado modelo
Global, es básico en la mayoría de los ejercicios de planificación, en cuyo
caso, es frecuente que en esta etapa se prepare información interna y
externa que va a ser analizada dentro del proceso.
Presupuestos 51
Modelo para planificar sectores o grandes subsistemas sociales. También
llamado sectorial, se caracteriza por considerar una perspectiva de PE
especialmente para formación y desarrollo de la agenda empresarial, es
decir, bajo el marco de actividades sociales, en lo político o en escenarios
de economía solidaria.
Modelo de Planificación Estratégica Situacional – PES. Especialmente
relevante para la formación y desarrollo de actividades y procesos de la
agenda política pública, tanto desde la perspectiva del Estado como del resto
de actores del sistema político.
Actividad complementaria.
Dada la importancia de la planeación en el manejo gerencial y presupuestal,
se requiere que usted consulte acerca de:
¿Qué es improvisación?, ¿Qué paralelos se pueden establecer entre
improvisación y planeación? Principios de la Planeación, explicar cada uno
de ellos, socialice con el grupo.
Ventajas de la planeación
- Se piensa en todas las actividades.
- Se integran políticas y decisiones
- Se fijan modelos de desempeño futuro y se concretan actuaciones del
personal
Presupuestos 52
2 .2. El Papel de los presupuestos en la Planeación
El Presupuesto, es para todo tipo de empresa un instrumento fundamental.
Es por ello que la palabra presupuesto como herramienta de Administración,
es:
“La estimación programada en forma sistemática, de las condiciones de
operación y de los resultados a obtener por una empresa, en un período
determinado”.
Para la Economía Industrial, es:
“Una técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases
estadísticas apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios”.
La palabra Presupuesto se compone de dos raíces latinas:
PRE = antes de o delante de
SUPUESTO = hecho, formado
Por lo tanto, Presupuesto significa “antes de lo hecho”
Si la planeación y el control financiero como partes de la planeación
estratégica, se materializan por medio de un presupuesto, entonces el
presupuesto es un completo plan financiero, diseñado para orientar al
empresario hacia la consecución de las metas propuestas.
Presupuestos 53
Actividad complementaria: Consultar y socializar
1. Dos definiciones de presupuesto, analícelas y socialícelas con el grupo.
2. ¿Qué es el presupuesto Público?
3. ¿Qué diferencia existe entre el presupuesto de las entidades públicas y el
presupuesto de las empresas privadas?
4. Establezca tres factores comunes entre el presupuesto de las empresas
privadas y las públicas.
5. ¿Qué relación existe entre la planeación y el presupuesto?
6. ¿Qué función desempeña el presupuesto en la administración?
Todo lo dicho hasta aquí, nos permite afirmar que un presupuesto es un
estado formal de las expectativas de una empresa o negocio, en la cual se
tienen que considerar costos, producción, ventas y otras transacciones
financieras para un período venidero. Por lo tanto, un Presupuesto es un
conjunto de estados financieros proyectados o planeados.
Siendo coherentes con los conceptos de presupuesto y su papel en la
planeación, se dice que el presupuesto es un plan integrador y coordinador,
que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y
recursos que forman parte de una empresa, para un período determinado,
con el fin de lograr los objetivos fijados pro la alta gerencia.
¿Por qué se dice que es un plan?
Es un plan, porque expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal
forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado período.
Presupuestos 54
¿Por qué se dice que es integrador?
Porque es la preparación conjunta y armónica que se realiza entre todas las
dependencias de la organización.
¿Qué quiere decir en términos financieros?
Qué el presupuesto es presentado en unidad monetaria, para que sirva como
medio de comunicación, ya que de otra forma surgirán problemas en su
análisis anual.
Operaciones: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la
determinación de los ingresos que se obtendrán, así como el de los gastos
que se van a producir.
Recursos: No es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro, la
empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus
planes de operación.
2. 3 El Aspecto Humano y los Presupuestos: Planificación Financiera
Es paradójico que muchos, por no decir que todos nosotros, con manejo o
entendimiento de Finanzas, no nos preocupemos de nuestra propia
Planificación Financiera, con el esmero y dedicación que lo hacemos para
terceros, llámese empresa u organización para la que trabajamos.
Presupuestos 55
En la mayoría de estos casos cuando se habla de finanzas sean empresas
públicas o privadas, corporativas, mercados de capitales, inversiones, bonos,
bolsa de valores, etc., nos lleva a pensar que se trata de un problema de
otros, por lo tanto, poco o nada tiene que ver con nosotros. Que tan
equivocados están quienes así piensan, porque permanentemente debemos
referirnos a su importancia, dado que este tema, desde la perspectiva
humana resulta muy interesante. Es posible que nos intereses porque el
propósito es reflexionar sobre nuestras propias finanzas, nuestro dinero,
nuestro ahorro y la planificación (presupuesto) de nuestro futuro económico.
Importancia del Dinero.
Sin lugar a duda, un tema frecuente en cualquier conversación entre las
personas es el dinero. Por todas partes, en el día a día, la gente habla de
dinero mucho más que de otras cosas o de otros temas que en su momento
pueden ser mucho más importantes. Esto es así, pues el dinero, además de
ser una pieza clave desde el punto de vista de lo económico, es fundamental
en la vida diaria y en el desarrollo de las personas, las familias y la sociedad.
A partir de esta reflexión, debería ser moderado esperar que la gente y
quizás en particular quienes tienen labores directivas en el ámbito
empresarial, dedicaran parte de su tiempo a analizar y considerar
razonablemente la planeación de las fuentes y destinos de su propio dinero a
lo largo del tiempo.
Pero no es así. Aunque el tema es importante, lo incomprensible, es que
muchos directivos, a todo nivel, incluso aquellos con fuerte injerencia en la
planeación estratégica de las empresas en las que trabajan, no se ocupan de
su propia planeación financiera. Ejecutivos que dedican horas, días y meses
al estudio de inversiones y a la proyección económica de sus empresas, no Presupuestos 56
llegan a dedicarle unos minutos por día a la planeación presupuestal del
futuro financiero de sus familias. Un viejo refrán, “en casa de herrero,
cuchillo de palo”, este podría ser un posible supuesto explicativo, pero de
ninguna manera una excusa.
Si la misión de un directivo es dirigir la empresa con el objetivo de crear valor
para los accionistas, asegurando la sustentabilidad y el crecimiento a largo
plazo. ¿Cuál será la obligación en términos financieros de un padre de
familia?
Planeación y Ahorro Familiar
Cuando decimos que las Finanzas Personales se ocupan de nuestras
propias finanzas podríamos afirmar que comprenden el análisis y planeación
de las fuentes y usos personales a lo largo de los años, con el objetivo de
lograr una mejora en la calidad de vida. Por calidad de vida en lo financiero
– familiar, vamos a entender ausencia de deudas de incierta cancelación,
ingresos suficientes, un cierto nivel de holgura financiera que permita ahorrar
e invertir, protección ante la incertidumbre, etc.
La Planeación financiera familiar busca asegurarnos para tener una vivienda
digna y hacia futuro una buena educación a nuestros hijos, una buena
cobertura de seguros, una buena cobertura médica, etc. En definitiva, es al
mismo tiempo, una brújula que nos muestra nuestro norte y que nos dice si
vamos en el camino correcto.
Comprende decisiones tales como: la forma de financiar nuestra vivienda, la
elección de un leasing o un préstamo bancario para financiar la compra de
vehículo (cambiar el actual), seleccionar un bueno instrumento financiero Presupuestos 57
para invertir los ahorros, constituir un fondo para imprevistos (crisis familiar,
pérdida del empleo, un accidente, etc.).
Cambios en el bienestar económico.
El ser humano siempre ha sido testigo de grandes transformaciones en todos
los ámbitos. En América Latina los últimos años no han sido una excepción
y podríamos decir, sin entrar en detalles, que las transformaciones en
algunos aspectos han sido más que radicales y hasta traumáticas. Si
viviéramos en Estados Unidos o en Europa, tampoco hubiéramos quedado a
salvo de los cambios, solo que probablemente estos hubieran venido dados
por los avances tecnológicos, los nuevos modelos de negocios, la
globalización, etc.
Aunque vivamos en Estados Unidos, Bogotá o Chile, los cambios afectarán
siempre, por algún motivo y de alguna forma, nuestra situación laboral,
nuestro bienestar económico, nuestras expectativas de desarrollo
profesional, etc. Lo que hasta hace poco esperábamos para nuestro futuro
se verá de alguna manera afectado.
En lo económico y financiero un Gerente de Familia previsor podría
preguntarse ¿Qué cosas pueden cambiar que afecten nuestra economía
familiar? Diríamos que muchas cosas, por ejemplo, los precios en general y
los de la vivienda en particular, el alquiler, las variaciones en la oferta de
préstamos para vivienda y sus tasas de interés, la salud, las vacaciones, los
colegios, los seguros y sin lugar a duda, el ahorro personal, etc.
Presupuestos 58
El ser humano Vs el dinero
Una lectura de aproximación al tema de el dinero y su utilidad, no debe estar
relacionado solamente con conceptos de índole puramente económico,
podríamos decir que el dinero tiene fuertes connotaciones sicológicas que
repercuten en temas como la cultura, los valores, el carácter y la
personalidad. Es así, como la cultura de valores de cada persona, sus
ideales y creencias se convierten en elementos fundamentales para su
orientación en la vida y estos elementos de alguna manera, deben ser
combinados con las actitudes hacia el dinero, el ahorro, la inversión, etc.
“Cada peso que gastamos es un peso que no invertimos”
Supongamos una persona que le asigna una gran importancia a la vida
Familiar, con seguridad preferiría trabajos o tareas menos estresantes y que
demanden menos tiempo extra o en viajes. En este caso muy seguramente
optará por empleos que le permitan trabajar desde la casa o le permitan
flexibilidad en el horario, aunque ello implique una disminución de sus
ingresos.
Un caso contrario sería el de una persona que le da gran importancia al nivel
social y a la imagen de riqueza y progreso, dicha persona seguramente
dedicará una gran proporción de sus ingresos a la compra de bienes y
servicios, lo que le permitirá aparentar opulencia y un elevado nivel
económico. Esta persona buscará posiciones de alta remuneración aún
cuando le exijan mucha dedicación y esfuerzo.
Cada uno de los diversos posicionamientos de las persona, ante el dinero,
tendrá además, profundas implicaciones en lo educativo y en lo familiar. No Presupuestos 59
será extraño entonces, que un padre buscador de imagen y sus propios hijos
se sientan deslumbrados, más por lo que tienen las personas, que por lo que
piensan o son en realidad.
Por esto es que plantearse objetivos en lo financiero, requiere en primer
lugar, la consideración del conjunto de elementos que conforman nuestros
fundamentos personales y familiares. Y es que en la familia aún respetando
las visiones individuales de sus miembros, se va generando una visión
compartida de la vida. De las cosas y de las personas, una escala de
valores, de ideales y preferencias que terminan configurando la verdadera
responsabilidad de la familia. La postura de una familia hacia el dinero y lo
que con el se puede obtener, es entonces, una parte importante a considerar
sobre todo teniendo en cuenta que no son pocos los casos en los cuales se
producen peleas o distanciamientos por estos motivos.
Llegando a este punto y con la idea de entender más la actitud propia de
nuestra familia ante el dinero, los bienes, el consumo y el ahorro, en
definitiva, los diversos aspectos de las finanzas personales, valdría la pena
intentar responder algunas preguntas.
a. ¿Tengo claro el nivel de gastos que hay en mi familia en aspectos de
alimentación, aseo personal, limpieza, salud, educación, etc.?
b. ¿Se como han evolucionado estos gastos, es decir, el aumento en relación
con mis ingresos?
c. ¿Tengo un fondo disponible para emergencias?
d. ¿La forma de consumir de mi familia es moderada?
e. ¿De mis ingresos tengo la costumbre de ahorrar un porcentaje?
Presupuestos 60
f. ¿Somos consumidores en mi familia de las marcas o antigüedad de la
ropa, vehículo, vivienda ostentosa, etc.?
Son muchas las preguntas que surgen alrededor de este tema, pero si en
estas pocas líneas, usted ha sumado por lo menos 3 cuya respuesta es NO,
no se preocupe, pero sin duda estará de acuerdo en que es el momento de
empezar a pensar en este tema. Este autocuestionamiento le puede servir
para mirar los hábitos de su familia en lo financiero.
Elementos básicos de la Planificación Financiera
Los elementos básicos de toda planificación financiera son:
1. Dónde estamos
2. Dónde queremos estar
3. El Camino para llegar de 1 a 2
El primer elemento es lo que en contabilidad se conoce como Balance
General, El Inventario de lo que tenemos: dinero, propiedades, bienes
diversos, etc., irá en el Activo y el detalle de todo lo que debemos, irá en el
Pasivo, la diferencia será el Patrimonio Neto Familiar.
El segundo elemento, es decir, donde queremos estar, hace referencia a los
objetivos planeados a diversos plazos, como cambiar de apartamento,
comprar o cambiar carro, financiar una Especialización, ayudar a la familia en
algún imprevisto, etc. Estos objetivos se verán reflejados en un balance
futuro y en flujos de fondos proyectados.
En donde estamos en términos financieros, es decir, cual es el camino para
llegar de 1 a 2, es la base para analizar diversos caminos que nos pueden Presupuestos 61
llevar a donde queremos llegar a tiempo. Este camino no es más que la
construcción del flujo de fondos familiares de acuerdo con nuestros planes y
escenarios, de tal forma que el flujo de fondos sea bien detallado por lo
menos a un plazo de dos (2) años.
Actividad complementaria:
- Elabore tres preguntas relacionadas con el Aspecto Humano de los
Presupuestos, resuelva una.
- Elabore dos conclusiones como compromiso pedagógico.
PLANEACIÓN FINANCIERA
¿Cómo lograr los sueños con calidad de vida?
Toda persona desea garantizar la mejor educación para sus hijos, alcanzar la
independencia financiera, tener su propia empresa, disfrutar de unas
vacaciones en Colombia o cualquier lugar del mundo con la familia e incluso
tener una casa propia. Alcanzar el estado financiero y acumular el dinero
suficiente para cumplir los objetivos de vida deseados, no son cosas de
ganarse la lotería, obtener un mejor trabajo o aumentar el sueldo, la clave es:
LA PLANEACIÓN FINANCIERA.
¿Cómo alcanzar la planeación financiera?
Para lograr este primer objetivo, se debe partir de un análisis de la situación
financiera actual y luego, con base en los objetivos de vida, determinar
prioridades, establecer un plan de inversión y monitorearlo sistemáticamente.
Este proceso se denomina Planeación Financiera. Adquirir una disciplina Presupuestos 62
financiera y desarrollar hábitos de ahorro son claves en el logro de este
objetivo. La planeación financiera da luz, dirección y significado a cada una
de las decisiones financieras que se tomen a lo largo de la vida. Así mismo,
permite tomar conciencia de las necesidades económicas y determinar la
estrategia más adecuada para alcanzar las metas propuestas.
Dicha planeación inicia con la formación y creación de capital, luego se da la
etapa de crecimiento y aumento patrimonial, seguida de esta debe venir la
etapa de preservación de capital y por último la de transferencia patrimonial a
las nuevas generaciones. Para esto es necesario que las personas
desarrollen hábitos de ahorro adecuado que inviertan su capital en productos
y servicios financieros, que les brinden la seguridad y rentabilidad necesaria
para construir un capital semilla, crecerlo, preservarlos y consolidar un
patrimonio que garantice su calidad de vida, la de su familia y la de las
futuras generaciones.
Para el desarrollo de una planeación financiera inteligente, se deben tener
entre otros los siguientes procesos:
Establecer los objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Realizar un análisis integral de la situación actual
Priorizar sus objetivos de inversión
Conocer su perfil de riesgo
Determinar el horizonte de tiempo necesario para el cumplimiento de
dichos objetivos.
Consejos prácticos para lograr la planeación financiera
Presupuestos 63
Para lograr la libertad financiera e iniciar una planificación financiera exitosa
es necesario desarrollar los pasos que se describen a continuación:
Paso 1: Identifique claramente sus ingresos
- Liste los ingresos familiares y tenga conciencia plena de los descuentos
que se le realizan en cada uno de ellos, identificando aquellos que son
variables o que pueden llegar a disminuir.
- Conozca los beneficios tributarios que les otorga la ley, existe dinero que
usted puede poner a trabajar a su favor.
- Una vez tenga claridad sobre sus ingresos y egresos, es hora de comenzar
a hacerse preguntas inteligentes: necesito realmente llenar mi carro con
gasolina Premium, comer menos por fuera, por qué sigo pagando esto si no
lo utilizo, existen alternativas más económicas, etc.
Paso 2: Tome control de sus gastos y elabore su presupuesto
- Haga una lista de todos sus gastos fijos (créditos hipotecarios y de
consumo, arriendo, servicios, gasolina, mercado, colegios)
- Estime sus gastos variables (salidas a comer, entretenimiento, ropa,
artículos para la casa, etc.)
- Comience a llevar un control de sus gastos. Elabore una lista de sus
gastos durante el año, la cual le permita tener el control de cada uno de ellos.
Esta puede ser realizada en una agenda personal o si lo prefiere cree un
documento especial en Excel.Presupuestos 64
- Al final de cada mes dedique unos minutos (los que usted estime
convenientes), a examinar la lista de sus gastos.
Paso 3: Disminuya a su nivel de endeudamiento.
- Haga un uso eficiente de sus tarjetas de crédito. Las tarjetas de crédito
pueden ser útiles para sus emergencias y viajes. El uso ineficiente de esto,
lo puede hacer caer en el riesgo de gastar más de lo que tiene y perder el
control de sus finanzas.
- Identifique las tasas de interés que está pagando por sus tarjetas, comience
a eliminar aquellas tarjetas con más interés y así sucesivamente.
Paso 4: Cree la Disciplina del AHORRO
- Cree un fondo de emergencia por el equivalente a 6 meses de ingresos.
Este es el único fondo del cual usted debe retirar el dinero cuando se le
presente una emergencia. Un buen instrumento para guardar este dinero es
un fondo común ordinario.
- En la medida que se haya ido liberando de sus deudas, destine este mismo
dinero para AHORRO
- Cree un rubro en su presupuesto con el nombre de AHORRO, en lo posible
no debe ser inferior al 10% de sus ingresos.
Paso 5: Asesórese bien
- No cualquier persona puede asesorarlo. Busque un asesor financiero que
tenga el conocimiento del entorno local y global. Es la forma de conocer al
máximo las oportunidades que le ofrece el mercado y de estructurar un plan
que le permita alcanzar sus propósitos financieros.Presupuestos 65
- Haga un acuerdo de trabajo con su asesor donde queden delimitadas las
responsabilidades de cada uno, lo que quieren lograr juntos, en el tiempo
que le dedicarán a su plan y la periodicidad con que lo revisarán.
- Una vez alcanzados estos 5 primeros pasos, la persona puede estar segura
de que ha logrado una disciplina de AHORRO la cual debe continuar su
camino hacia la libertad financiera.
¿A dónde quiero llegar?
Una vez adquiera la disciplina del AHORRO es importante comenzar a
hacerse la siguiente pregunta, ¿Qué quiero de mi plan financiero?, para ello
debe:
- Hacer una lista de sus objetivos financieros, divídalos entre corto (1-3
años), mediano (3 – 5 años) y largo plazo (más de 5 años)
- Identifique el costo de cada uno de estos objetivos, asígneles prioridades e
identifique cuánto debería ahorrar mensualmente para alcanzarlos y bajo que
instrumentos los realizará.
Asegure la educación de sus hijos.
Uno de los objetivos de AHORRO, debe ser la educación de sus hijos.
Dependiendo de sus ingresos, destine un AHORRO mensual para la
educación de ellos. Recuerde que en el mercado existen excelentes
alternativas que le permiten desde ya la educación.
Su retiro, su independencia, su jubilación
Presupuestos 66
Para algunos tiempo de descanso, para otros una segunda etapa de su vida.
En cualquiera de los casos su retiro debe ser planeado con anticipación.
Inicie desde ya.
2.4. Características de un Sistema Presupuestal
El presupuesto es una herramienta utilizada tanto en la Planeación como
para el Control. Al comienzo del período, el presupuesto es un plan o
patrón, al final del período sirve como un mecanismo de control para ayudar
a la administración a medir lo ejecutado del plan, de tal forma que el futuro
desempeño se puede mejorar.
Si el presupuesto es una herramienta de planeación, es fundamental que
conozcamos sus características, para comprender todas las funciones que
permiten alcanzar sus objetivos.
Las características son:
1. De formulación
1.1 Adaptación a la entidad
1.2 Planeación, Coordinación y Control de funciones.
2. De presentación
2.1 Acorde con las normas económicas y contabilidad
3. De aplicación
3.1 Situación dada por las características de mercado, por lo tanto, es
preciso aplicarlos con elasticidad y criterio.
Presupuestos 67
Actividad complementaria: Consultar dichas características y socializar con el
grupo.
¿Qué debe caracterizar un buen presupuesto?
Un buen presupuesto se caracteriza: Por unos objetivos generales de largo
plazo, unas metas específicas de corto plazo, un plan financiero de largo plazo elaborado en forma general, un plan financiero de corto plazo presentado en forma discriminada y un proceso de seguimiento permanente y continuo.
Conclusiones.
El propósito de la planificación es anticipar el futuro que se requiere construir,
a través de la definición de sueños realizables. Esto resulta importante
porque fija objetivos más factibles y estables que sirven de foco a la
planificación del corto, mediano y largo plazo, en especial para períodos de
largo plazo (15 a 20 años)
La planificación de largo plazo es importante porque vivimos en un mundo
cada ve más globalizado e interdependiente, con un grado de incertidumbre
constante, con ciclos de desarrollo científico y tecnológico más cortos y
veloces, los cuales hacen que las empresas u organizaciones que no
dispongan de un direccionamiento estratégico estén al vaivén de los
acontecimientos cotidianos .
Aunque los cambios de las administraciones o gerencias se producen de
acuerdo con los resultados, se hace mucho más importante la necesidad de
mantener definido el rumbo, para lograr los resultados esperados por las
Presupuestos 68
empresas, con el fin de consolidar la visión de futuro acordada a fijar los
objetivos.
Por lo tanto, construir un proceso de planeación en la exploración de
alternativas de futuro, hace que podamos llegar a construir estrategias para
interrelacionar dimensiones ambientales, económicas, tecnológicas, sociales
y culturales, en un contexto empresarial sea público o privado, de lo que se
trata es de lograr y ofrecer mejores oportunidades de bienestar y desarrollo.
Así las cosas, podemos afirmar que la planificación es un proceso integral
que articula diferentes políticas, públicas o privadas, el cual permite alcanzar
sostenibilidad, competitividad, equidad y crecimiento en un mundo cada vez
más exigente.
2.5 Taller. Cuestionario de evaluación
1- Un diagnostico organizacional, nos permite visualizar los componentes de
análisis de planeación (P) en la organización (O), luego, teniendo en cuenta
los objetivos, las finalidades, valores y tareas, presente como actividad en su
PPD:
1.1 ¿Cuál es la finalidad de la existencia de la P en la O?
1.2 ¿Qué tareas cumple la P en la O?
1.3 ¿Qué valores guían a la P en la O?
1.4 ¿Por qué existe la P en la O?
1.5 ¿Existen estrategias de futuro para la P en las O?
1.6 ¿Son coherentes las funciones de P en las otras funciones
administrativas?
Presupuestos 69
2- El proceso administrativo ordena sus actividades y funciones en estáticas
__________________, __________________, _______________ y
dinámicas __________________, ______________, ______________.
3 – En la Hoja de trabajo que aparece a continuación, se presentan 15
conceptos financieros, se requiere que usted ordene dichos conceptos en la
casilla de “Orden asignado”, justificando su prioridad u orden.
HOJA DE TRABAJO
Conceptos Financieros Orden asignado1- Consumo y Costo de materiales 1 -2- Análisis de caja 2 - 3- Producción 3 -4- CIF 4 -5- Gastos de Ventas, Admón., generales, etc. 5 -6- M. de O. 6 -7- Uso de Materiales 7 -8- Compras de materiales 8 -9- Inv. de productos Terminados 9 -10-Ventas 10 -11-Inv. de materia prima 11 -12-Costos de producción o de fabricación 12 - 13-Ganancias y Pérdidas 13 -14-Balance General 14 -15-Origen y Aplicación de Fondos 15 -
4- __________________ es conocer por anticipado las necesidades para
evaluar y ejecutar un presupuesto.
5- _________________ se refiere a las metas que deben alcanzarse,
mientras que la _______________ hace referencia a la manera de
obtenerlas.
Presupuestos 70
6- Para medir el desempeño de una actividad presupuestal es necesario
_______________, ______________ e _______________ .
7- La materialización de un presupuesto, se logra por medio de la
________________ y el _______________.
8- Una empresa _______________ transforma materias primas en productos
terminados, mientras una empresa __________________ vende su
inventario sin alterar la forma en que lo adquirió.
9- Sin presupuesto las decisiones gerenciales son subjetivas
Verdadero ( ) Falso ( ) y ¿Por qué?
10- Sin planes ni presupuesto las organizaciones tienen problemas para
practicar el control.
Verdadero ( ) Falso ( ) y ¿Por qué?
11- La Planeación y el Presupuesto tienen mayor trascendencia en
ambientes económicos llenos de incertidumbre.
Verdadero ( ) Falso ( ) y ¿Por qué?
12 – La EMPRESA COMERCIAL SA., produce y comercializa varios
productos, los cuales para cumplirle a sus clientes, le exigen manejar altos
costos primos y alta publicidad.
La Junta Directiva en su última reunión, dejó constancia de su preocupación,
debido a la disminución de sus utilidades ocasionadas por los problemas
económicos como la devaluación, la inflación y la acelerada caída del US$,
etc.Presupuestos 71
La empresa viene trabajando bajo los conceptos tradicionales de
administración, sin renovar sus esquemas y como si fuera poco no se tiene
un modelo de planeación, pues según el gerente no es necesario.
Para aliviar la problemática financiera de la empresa, se plantean algunas
alternativas:
a. Control más estricto en el desempeño del personal.
b. Despido del personal no vinculado a la labor mercantil y ampliación de la
plantilla de vendedores.
c. Reconocimiento de mayores comisiones a los Asesores Comerciales.
Ante esta situación se solicita:
1. Que usted evalúe la situación de la gerencia.
2. Que diseñe un modelo de planeación como alternativa de solución, para
incrementar las ventas.
3. Que presente un plan general, a corto plazo, en aras de abrir nuevos
mercados.
13- La Compañía Alborada planea vender 9.200 artículos a $100 c/u, al por
mayor. La información de la empresa muestra 500 artículos con un costo de
$80 cada uno. La producción planeada es de 18.000 artículos y para ello
debe incurrir en los siguientes costos estimados: MD $22.500, MOD $19.800
y CIF 40% del Costo Primo.
La Compañía emplea el método PEPS para valorar sus inventarios. Los
gastos de venta por lo general ascienden al 15% de las ventas y se espera Presupuestos 72
que los Gastos de Administración se incrementen en un 20% respecto a los
registrados del año anterior los cuales ascendieron a $112.000.
Con dicha información se requiere:
a. Estado de Costo de Producción y Ventas presupuestado
b. Estado de Ingresos y Gastos proyectado
c. ¿Qué clase de presupuesto es?
Información adicional:
Una de las fórmulas para calcular el Inv. Final de PT es
Inv. Final de PT = Producción disponible (Pd) x Costo de Producción Unitario
(Cpu)
Pd = Inv. Inicial de PT + Producción Programada – Ventas Planeadas
Cpu = Costo de Producción (Cp) ÷ Producción Programada (Pp)
14. La información que se presenta a continuación para la Cía. Altagracia
S.A. corresponde a dos actividades A y B, las cuales se encuentran en
proceso.
COSTOS Actividad A Actividad BMD $ 8.650 $ 9.860
MOD 5.350 3.780CIF 30% del costo primo 20% del costo primo
Para terminar el proceso, se requiere de los siguientes costos adicionales:
MD $ 21.400 distribuidos así: Actividad A 55% y Actividad B 45%
MOD $ 3.225 para la A y para la B el 20% del costo de conversión.
CIF 70% del costo primo en A y 80% del costo de conversión en B.
Presupuestos 73
Los precios de venta unitarios, definidos para cada actividad son para A $130
y para B $ 80.
a. Si el costo total unitario para cada actividad es de $100, calcular la
producción terminada en cada trabajo.
b. Cuál es la utilidad para cada actividad
15- Definir objetivos, políticas, estrategias y programas.
16- Con un ejemplo ilustre un caso de efecto planeado (favorable o
desfavorable), como consecuencia de las perspectivas futuras.
Preferiblemente ilustre un caso real, puede ser empresa privada o pública.
17- El objetivo financiero de toda empresa es maximizar las utilidades. ¿Está
de acuerdo con esta afirmación?
18- Enuncie y explique brevemente dos elementos que en las actuales
condiciones de la vida del país, debe tener en cuenta el administrador
financiero en la toma de decisiones.
19- Consulte y comente los comportamientos económicos relacionados con
el Dólar en la Bolsa de Valores. Establezca sus consecuencias (favorables o
desfavorables), en relación con los presupuestos y la planeación.
20- ¿Qué dificultad o dificultades encontró en la realización de los
ejercicios?. Por favor escríbalas en su PPD y socialice con el grupo.
Presupuestos 74
Presupuestos 75
3. GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS
3.1. Reseña Histórica
Con el surgimiento de la administración uno de los criterios que aparece es la
imposición de la voluntad de un solo individuo, al absorber todas las
actividades necesarias para manejar su propio negocio, desde luego,
que esto trajo consigo sus inconvenientes, pues ello implicó el
establecimiento de normas basadas en los caprichos y particularidades
de las experiencias personales y familiares.
No obstante, los negocios manejados por una sola persona únicamente
pueden tener resultados razonablemente positivos, mientras las actividades
que se tienen que controlar no sean numerosas. Conforme las empresas
crecen, se hace necesario delegar funciones y responsabilidades, de tal
forma que el control de las operaciones, se efectúe a través de un orden
administrativo establecido y no sujeto al libre manejo de quien administra.
Es preciso entender entonces que los problemas administrativos pueden ser
tratados siguiendo las normas administrativas en vez de ser resueltos
arbitrariamente, pero al precisar sus principios y establecer un orden
científico en sus postulados, es importante comprender como se delega y a
quien se delega las responsabilidades, vale decir proponer manejos por
áreas y niveles.
La historia y el acontecer empresarial y familiar, nos dicen que cualquier
persona natural o jurídica es sujeta de presupuesto, porque siempre de
alguna manera han tratado de anticiparse al futuro, previendo lo que puede
Presupuestos 76
suceder, ideando mecanismo o analizando estrategias para enfrentar
circunstancias inciertas. Es por ello, que la voluntad en la implantación del
presupuesto por parte de directivos y su respaldo, es indispensable para una
buena realización y desarrollo, dándole al presupuesto un uso no solamente
informativo, sino que lo convierte en un plan de acción operativo y de patrón,
al compararlo con lo ejecutado.
Así las cosas, el presupuesto debe tener, cuando menos, las siguientes
características primordiales o requisitos:
• Conocimiento de la entidad: Es la base para hacer el presupuesto con
adecuación.
• Planificación General previa: En la cual se integran las políticas y
objetivos futuros, generales a gran nivel.
• Formación de programas: En donde el detalle y análisis conviertan los
objetivos generales en planes de operación.
• Cuantificación: En términos monetarios o en unidades de valor
reconocido, de los planes operativos.
• Control: Verificar que los planes presupuestados se cumplan o se
superen. Se debe analizar las variaciones o desviaciones, determinar las
causas y sus posibles rectificaciones y ajustes a tiempo.
• Respaldo directivo: Su concepto sobre cual debería ser el respaldo
directivo como característica presupuestal.
3.2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos
Ventajas Determina la disponibilidad de recursos
Selecciona las decisiones de mayores beneficiosPresupuestos 77
Aplica los estándares en la determinación del presupuesto (materiales,
mano de obra y costos indirectos de fabricación) y se pondera el valor de
actividades
Limitaciones
Por ser estimados, sus datos estarán sujetos al juicio o a la experiencia
de quienes los determinan. No son hechos reales
Deben adaptarse continuamente para ajustarlos a los cambios que se
presentan normalmente.
Su ejecución no ocurre automáticamente.
No reemplaza ni reemplazará a la Gerencia
Analizar, ampliar y socializar en el grupo, las ventajas y limitaciones de los
presupuestos.
3.3. Clasificación de los presupuestos
3.3.1. Según la flexibilidad
- Rígidos, estáticos, fijos o asignados
- Flexibles o variables
3.3.2. Según el período que cubran
- A corto plazo
- A largo Plazo
3.3.3. Según el campo de aplicación en la empresa
- De operación o económicos
- Financieros (Tesorería y Capital)Presupuestos 78
3.3.4 Según el sector en el cual se utilicen
- Público
- Privado
Analizar, explicar y socializar cada una de ellas.
3.4 Principios de los presupuestos
¿Qué son los principios presupuestales?
Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de
orientación para su formulación, elaboración, aprobación y ejecución.
En este sentido, podemos afirmar que el presupuesto es la base sobre la
cual se fundamentan: la administración por objetivos, la planeación
estratégica y la gerencia participativa. En consecuencia, los principios no
son simples requisitos, sino pautas determinadas que orientan la elaboración
del presupuesto.
Dichos principios son: planificación, coordinación, continuidad, coherencia,
eficiencia.
Actividad complementaria: consulte, analice, defina y explique cada uno de
los principios presupuestales.
Presupuestos 79
3.5. Taller. Cuestionario de Evaluación
1- ¿Por qué el control al presupuesto, es una fase importante de la
contabilidad de Costos?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
2- ¿Cómo pueden algunas empresas realizar sus operaciones o actividades
sin un presupuesto?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
3- El presupuesto de fabricación tiene que ser preparado de acuerdo con sus
elementos MD, MOD, CIF. En relación con esto indique:
a) ¿Qué factores tienen que ser considerados al preparar un presupuesto de
MD?
b) ¿Cómo puede un fabricante usar el presupuesto de MOD?
c) ¿Qué quiere decirse con el presupuesto flexible de CIF?
a)
b)
c)
Presupuestos 80
4- El presupuesto fijo (recuerda que es un presupuesto fijo), no puede ser
usado para medir los resultados reales del período. Explique esta
afirmación.
5- Si una empresa desea establecer un presupuesto flexible para el
departamento de producción. Como determinaría usted los valores del
presupuesto para: la MOI, actividades repetidas, supervisión, suministros de
fábrica.
MOIActividades repetidas
SupervisiónSuministros de fábrica
6- El presupuesto de producción de una empresa, está basado en una
producción real prevista de 500 unidades por semana de cinco días. Al
finalizar seis meses, la producción promedio es de 400 unidades por
semana, aunque las partidas reales en el informe mostraban un aumento
sobre las partidas correspondientes del presupuesto. ¿Qué pasos
recomendaría usted que se dieran y por qué?
7- Los gastos causados durante la producción, distintos de los MD y de la
MOD, se denominan gastos de fábrica _______________, los que se cargan
a la producción con base en estimativo se denominan gastos de fábrica
_____________ .
8- La diferencia entre los CIF reales y los presupuestados para un nivel de
operación se denominan variación en el __________________.
Presupuestos 81
9- Los gastos por unidad de la parte ___________ de los CIF varía de
acuerdo con el volumen de producción, mientras que la parte _________
permanece estable con el volumen de producción.
10- Los materiales no pueden ponerse en proceso:
a) Al comienzo de una operación b) Continuamente
c) Al final de una operación d) En el departamento de embarque
11- ¿Por qué se dice que los presupuestos se basan en el sistema contable
para poder desarrollarse?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
12- ¿En que consiste la toma de decisiones administrativas desde la función
presupuestal?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
13- Un presupuesto financiero consta de:
_____________________________________________________________
14- Según su criterio, ¿Cuáles son algunos factores que afectan las ventas?
_____________________________________________________________
15- Un Comité de presupuesto desarrolla entre otras la labor de control, por
lo tanto, cuando hay variaciones, estas se determinan comparando:
a) Lo ejecutado con lo histórico
b) Lo real con lo estimadoPresupuestos 82
c) Lo presupuestado con lo planeado
d) Lo Histórico con el resultado
16- ¿Qué dificultad o dificultades encontró en la realización del cuestionario?
Por favor, escríbalas en su PPD. Socialice con el grupo.
Presupuestos 83
Presupuestos 84
4. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Hablar de metodología para la elaboración de los presupuestos, es referirnos
a la coordinación de las actividades de toda organización, por medio de un
plan, cuyas partes forman un conjunto coherente, en el que los errores de
cualquier dependencia afectarán el logro de los objetivos propuestos.
Podemos afirmar, que la metodología tiene como reflejo el conjunto de
presupuestos parciales a cada una de las diferentes actividades de una
empresa.
Es por ello, que trataremos el aspecto teórico para la elaboración de los
presupuestos así como las fases y objetivos del proceso administrativo, del
que se valen las empresas para proyectar, estimar, dirigir y controlar todas
sus operaciones. Lo anterior, se logra a través de la comparación ordenada
del conjunto de previsiones establecidas para cada centro de costos o
departamentos, con los datos históricos que refleja la contabilidad durante el
mismo período.
4.1. Etapas en la elaboración de un presupuesto.
Todo estudio sistemático requiere de un orden para su desarrollo. Respecto
a las etapas a seguir para la elaboración de un presupuesto, tenemos:
Presupuestos 85
4.1.1 Fases del proceso administrativo y objetivos del presupuesto
FASES PROCESO ADMINISTRATIVO
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
PREVISIÓN Tener por anticipado todo lo conveniente para la planeación, elaboración y ejecución
PLANEACIÓN Planificación unificada de las posibles acciones de acuerdo con los objetivos propuestos
ORGANIZACIÓN Adecuada, precisa y funcional estructura de la organización para llevar el presupuesto.
COORDINACIÓN Entre todas las áreas para que se cumplan los objetivos presupuestales
DIRECCIÓN Políticas a seguir, decisiones y visión empresarial, así como el adecuado y correcto manejo para gerenciar
CONTROL Comparación a tiempo de los presupuestos con los resultados, efectuando oportunamente los análisis para hacer las correcciones del caso.
4.1.2. Etapas a seguir en todo programa presupuestal4.1.2.1 Análisis interno y externo de la empresaEs la actividad que permite efectuar un diagnóstico de la empresa sobre las
variables internas y externas, controlables y no controlables que pueden
afectar el desarrollo operacional y normal de la entidad. También incluye un
análisis de las limitaciones que tiene toda organización.
4.1.2.2. Plan Administrativo4.1.2.2.1 Objetivos Generales: Es la filosofía de la organización y sirve para
desarrollar suficiencia y respeto por una entidad ante el personal, los
dueños, los clientes, la competencia y el público en general.
4.1.2.2.2 Metas específicas: Definen los fundamentos que nos llevan a
detallar los objetivos generales, de tal forma que se puedan especificar para
Presupuestos 86
convertirlos en metas definidas y medibles para la empresa y para cada área
determinada.
Por ejemplo, un objetivo es maximizar utilidades y una meta especifica lograr
el 15% de utilidad neta sobre las ventas esperadas para el próximo período.
4.1.2.2.3. Estrategias a seguir: buscar mejores alternativas para alcanzar
los objetivos generales y las metas específicas. En general, representan el
plan de acción a seguir y el como hacer las cosas las cuales se deben
concentrar en áreas críticas, tales como: resultados financieros, manejo de
ventas, control de calidad, productividad, capital humano, recursos
económicos, clientes, etc.
4.1.2.2.4 Pautas: Es la comunicación de las diferentes directrices que se
espera llevar a cabo y la expectativa de lo que se va a hacer.
Conjuntamente con las estrategias se desarrolla el plan de acción para
lograr los objetivos y metas.
4.1.2.3. Plan Financiero: Hace referencia a la formulación, evaluación y
preparación de proyectos en un plan económico de corto y largo plazo,
mediante:
4.1.2.3.1. Formulación y Evaluación de Proyectos: Todo proyecto cubre
períodos de tiempo variables, cada proyecto tiene su dimensión de tiempo,
diferente a otros proyectos. Los proyectos se refieren a actividades que
pueden ser identificadas por separado por quien planea, por ejemplo el
ensanche de la planta, nuevos productos, construir un nuevo edificio,
ampliación tecnológica, etc.
Presupuestos 87
4.1.2.3.2. Presupuesto de Corto plazo: Es la cuantificación de objetivos y
metas con estrategias y premisas establecidas, en la cual deben intervenir
todos los ejecutivos encargados de centros de responsabilidad. Este plan,
normalmente se conoce con el nombre de presupuesto anual o presupuesto
de operaciones. Está compuesto por los presupuestos de: ventas,
producción, MD, compras, inventarios, MOD, CIF, Inventario de producto
terminado, gastos de ventas (distribución y promoción), gastos de
administración, estado de ingresos y gastos proyectado, flujo de caja
proyectado y balance general proyectado.
4.1.2.3.3. Presupuesto a Largo plazo: Al igual que el plan de corto plazo,
este debe ser elaborado con las mismas premisas de planeación y con los
responsables de cada área. No se elabora tan detallado, pero si se proyecta
teniendo en cuenta: Plan de utilidades, estado de ingresos, proyección flujo
de caja, proyección ventas, necesidades de materiales, mano de obra, CIF,
gastos de administración y ventas, investigación, necesidades de capital,
nuevos mercados, etc. Todo a largo plazo.
4.1.2.4. Seguimiento y Control4.1.2.4.1 Análisis suplementarios: Se refiere al desarrollo y análisis de
modelos económicos de planeación, costo – volumen – utilidad o punto de
equilibrio, presupuestos variables y retorno de inversión – TIR, entre otros,
que sirven de complemento a los planes financieros.
4.1.2.4.2. Ejecución de los Planes: En esta etapa entra en juego la función
administrativa, encargada de dirigir la realización de objetivos, metas,
estrategias, premisas y políticas de tal forma que estas sean apreciadas y
comprendidas por la organización.
Presupuestos 88
4.1.2.4.3. Informes periódicos: Su finalidad es analizar y cuantificar los
resultados obtenidos por cada centro de responsabilidad con sus resultados
presupuestados, lo cual permite examinar las variaciones que se
presentaron y ajustar las responsabilidades a cada centro de
responsabilidad.
4.1.2.4.4. Seguimiento: Es una fase fundamental del control en el proceso
de la presupuestación, por lo tanto, es importante distinguir entre causa y
efecto. Los efectos son variaciones que se presentan entre lo real y lo
presupuestado y la causa es la identificación de responsabilidad de cada jefe
o directos de área. El seguimiento debe ser diseñado para determinar la
eficacia de las acciones correctivas para el mejoramiento de los
presupuestos futuros.
4.2. Definición de Misión
Es la razón de ser de toda organización sea pública o privada. Su
formulación es una declaración de conceptos y actitudes, más que de
detalles específicos. El propósito de definir la misión es proporcionar
motivación, dirección general, imagen y una filosofía que sirva de guía para
la organización. Es también una declaración duradera de objetivos que
distinguen a una institución de otras similares, es el credo, el propósito, la
filosofía, los principios y las creencias de una organización.
En general, la definición de misión debe tener entre otras las siguientes
consideraciones:
Presupuestos 89
- Señalar que es la organización y lo que aspira a ser, mostrando una visión
de largo plazo en términos de que quiere y a quien debe servir la
organización.
- Ser suficientemente específica para excluir algunas actividades y
suficientemente amplia para permitir el desarrollo creativo.
- Ser un elemento de distinción de la organización frente a las demás.
- Sirve de base para evaluar las actividades actuales y futuras de la
organización.
- Se deben describir los valores de la entidad.
Adicionalmente, para la formulación de la misión es importante tener en
cuenta:
1. Los clientes
2. Los productos o servicios
3. Los mercados
4. La tecnología
5. Filosofía
6. La Imagen
7. Responsabilidad Social
Actividad complementaria:
El estudiante debe socializar con el grupo la actividad realizada en la Unidad
Numero 2 Planeación Estratégica, relacionada con la MISIÓN.
Presupuestos 90
4.3. Fijación de objetivos y estrategias
La fijación de objetivos y estrategias empresariales representan el punto
básico de la toma de decisiones durante el proceso de planeación. Los
objetivos de una entidad son generales y de largo plazo.
Los objetivos generales deben ser enfocados con mucha claridad,
primordialmente cuando se detalla el período de tiempo para alcanzarlos,
para ello, debemos tener muy claro que nos referimos a cifras cuantitativas y
a decisiones administrativas de responsabilidad, asignadas a todas las áreas
de la organización. Su orientación debe estar sintonizada con la misión, de
tal forma, que el objetivo fundamental permita obtener la máxima eficiencia
en los diferentes procesos de la administración, tener satisfechos a los
clientes con el producto o servicio que se presta, obtener el máximo
desarrollo de las personas que trabajan en la organización y maximizar el
valor de la empresa en el mercado. ¿Recuerda el concepto de presupuesto
maestro?
De acuerdo con lo anterior, se puede afirmar que los objetivos y metas
radican básicamente en el desarrollo de unas estrategias las cuales nos
especifican ¿Cómo hacer las cosas?, para alcanzar los objetivos y metas.
El detalle de la planeación se presenta cuando la administración materializa
los objetivos al desarrollar uno o más planes financieros por
responsabilidades, los cuales están estructurados y cuantificados en los
presupuestos.
Un ejemplo de estrategias puede ser la estandarización de productos o
servicios, la distribución adecuada de productos (presentación, calidad,
oportunidad) determinación de necesidades y contar con una adecuada Presupuestos 91
evaluación de proyectos de inversión (títulos valores o activos fijos, ventas
tributarias, etc.).
4.4. Fijación de metas y políticas.
En cuanto a la fijación de metas y políticas hemos hecho referencia directa o
indirectamente, pero para complementar y comprender las políticas nos
describiremos las siguientes áreas:
- Producción: debemos tener políticas claras en el manejo de inventarios: de
materiales, de suministros, de compras, de productos en proceso y de
productos terminados.
- Ventas: debemos tener políticas claras: de precios, medios publicitarios,
formas de ventas, canales de distribución, investigación de mercados, etc.
- Personal: se deben tener políticas muy claras sobre el proceso
administrativo de personal.
- Finanzas: El estudiante debe consultar y socializar en forma concreta y
precisa el concepto de finanzas.
Presupuestos 92
4.5. Taller.
1- El presupuesto de ventas para los cinco primeros meses de 2010, de la
Cía. Casi, se da para una línea particular de producto
Mes Presupuesto de ventas en unidadesEnero 12.000
Febrero 15.000Marzo 11.500Abril 10.000Mayo 9.500
El Inv. de PT al final de cada mes debe ser igual al 305 de las ventas
estimadas para el próximo mes. En enero 1º hubo disponibles 3.000
unidades del producto. No existe trabajo en proceso al final de cualquier
mes. Cada unidad de producto requiere dos tipos de materiales en las
siguientes cantidades: Material A: 4 unidades y Material B: 5 unidades.
Los materiales son iguales a la mitad de los requisitos del próximo mes y
deben estar al final de cada mes. Este requisito se cumplió al 1º de enero de
2010. Con dicha información se requiere:
a) Presupuesto de producción para el primer trimestre y el mes de abril de
2010.
b) Presupuesto de uso de materiales directos y de compras para el primer
trimestre de 2010
2- La empres & tiene las siguientes necesidades de MOD para la producción
de una maquina:
MOD Tiempo requerido por unidades Tasa por Hora requerida Maquinado 6 10Ensamble 10 8
Presupuestos 93
Las ventas pronosticadas para junio, julio, agosto y septiembre son: 6.000,
5.000, 8.000 y 7.000 unidades, respectivamente. El inventario estimado en
junio 1º del conjunto de maquinas fue de 1.500. El inventario deseado cada
mes es la mitad de las ventas pronosticadas para el siguiente mes. Preparar:
a) Presupuesto de producción para los meses de junio, julio y agosto
b) Presupuesto de MOD para los meses de junio, julio y agosto y para cada
tipo de mano de obra directa
3- En el comité de presupuesto de la Empresa ©, se aprobó preparar el
presupuesto de ventas y los ingresos de caja esperados, para el año
terminado el 31 de diciembre de 2010, en sus respectivos formatos. La
característica de la Empresa, es presupuesto anual con ejecución trimestral
y para ello le suministra la siguiente información:
Las ventas esperadas, en unidades, por trimestre son 10= 800, 2= 700, 3=
900 y 4= 800. Las ventas totales $ 64.000, $ 56.000, $ 72.000 y $ 64.000.
Las cuentas por cobrar proyectadas a diciembre 31 de 2009 son $ 150.000 y
su recaudo se programa para el primer trimestre de 2010, en un 6.5%. El
70% de las ventas de un trimestre se recauda en el respectivo trimestre de la
venta y un 28% se recauda en el trimestre siguiente. El 2% restante es
incobrable.
4- La información de producción y materiales requeridos para los productos A
y B e inventario, pertenecen a Industrias ®:
CONCEPTO PRODUCTO A PRODUCTO BProducción (unidades) 2.000 3.000Materiales
Æ 3.0 1.0Ð 4.0 6.5
Presupuestos 94
Inv. de Materiales Inicial Final Precio / unidadÆ 3.000 3.000 $ 1.8Ð 4.000 5.500 $ 1.5
Calcular:
a) Número de unidades de material necesario para fabricar los
productos A y B
b) Costo de materiales para producción
c) Número de unidades de material a comprar
d) Costo de materiales comprados
Presupuestos 95
PRESUPUESTO
OPERAT IV O
PRESUPUESTO DE INGRESOS
PRESUPUESTO DE COSTOS DE OPERACIÓN
Presupuestos 96
PRESUPUESTO
MAESTRO
PRESUPUESTO
FINANCIERO
PERSONALES GENERALES
PRESUPUESTODE COSTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
PRESUPUESTODE COSTOS DE INVESTIGACIÓN Y MARKETING
PRESUPUESTODEL COSTO ADMINISTRATIVO
PRESUPUESTODEL COSTO DE FINANCIACIÓN
PROYECCIÓN ESTADO DE RESULTADOS
BALANCE GENERAL
PRESUPUESTADO
FLUJODE
CAJA
PRESUPUESTO PARAINVERSIÓN Y
FINANCIAMIENTO
Presupuestos 97
5. PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Los fundamentos teóricos y prácticos de los presupuestos, como herramienta
de planificación y control tuvieron su origen en el sector gubernamental del
siglo XVIII. En esta época se le presentaron al parlamento británico los
planes de gastos y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.
Debido a su naturaleza, el área de presupuesto está relacionada en las
empresas con las finanzas, la administración de personal, la mercadotecnia o
la producción. Es decir, como se dijo en el marco de la planeación
estratégica, cuando nos preguntamos ¿por qué es integrador?.
Ahora bien, para referirnos a un verdadero plan presupuestal, debemos tener
muy claro lo que significan los presupuestos operacionales y sobre que
bases se deben proyectar. De hecho, los presupuestos operacionales
también llamado económico, reflejan los resultados de las decisiones de
operación, incluye el presupuesto de todas las actividades del periodo
siguiente y su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas
proyectado. Dentro de ellos se incluyen: Ventas – Producción- Compras –
Uso de materiales – MOD y Gastos operacionales.
Actividad complementaria:
A partir de las ventajas y limitaciones de los presupuestos, analice y socialice
cada concepto de ellos.
Si el presupuesto tiene limitaciones que deben ser consideradas tanto al
momento de su elaboración como durante su ejecución, ¿en cuáles
limitaciones sustentaría la necesidad de recurrir a expertos o asesores Presupuestos 98
financieros?, o por el contrario, siendo usted el encargado del manejo
presupuestal, ¿cómo reaccionaría al escuchar que las limitaciones no
existen?
SECUENCIA DE LOS PRESUPUESTOS OPERACIONALES
PRESUPUESTO DE PRESUPUESTO DE
VENTAS PRODUCCIÓN
PRESUPUESTOS DE
REQUISICIONES DE MATERIA PRIMA
MANO DE OBRA
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
GASTOS DE VENTAS
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
ESTADOS FINANCIEROS
ESTADO DE BALANCE GENERAL ORIGEN Y APLICACIÓNRESULTADOS PRESUPUESTADO PRESUPUESTADOPRESUPUESTADO
Presupuestos 99
En síntesis el presupuesto anual está integrado básicamente por dos áreas
que son:
a. El Presupuesto de Operación
b. El Presupuesto Financiero
Los presupuestos de una organización, empresa o negocio,
fundamentalmente son tres:
1- Estado de Ingresos y Gastos, por el ejercicio presupuestado. Concentra
los resultados de los costos de producción y/o el estado de costo de
productos manufacturados y vendidos.
2- Balance general presupuestado
3- Estado predeterminado del origen y aplicación de fondos.
Digamos en términos generales que un presupuesto financiero consta de un
presupuesto de caja y un balance general presupuestado
5.1 De Ingresos
El presupuesto de ventas es el punto de partida para preparar el presupuesto
maestro, ya que el volumen de ventas estimado influye directamente en
todos los otros elementos que aparecen a lo largo del Presupuesto maestro.
El Presupuesto de Ventas, ordinariamente indica la cantidad esperada de
cada producto a Vender durante un período.
Presupuestos 100
Hoy del pronóstico de ventas dependen todas las fases del plan de
utilidades. El hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica
mucha incertidumbre. De hecho, existen multitud de factores que afectan las
ventas, como: las políticas de precio, el grado de competencia, la actitud de
los compradores, los nuevos productos, las condiciones económicas, etc.
Sin embargo, muchas organizaciones, empresas o entidades grandes han
desarrollado técnicas muy refinadas para efectuar sus pronósticos hasta el
punto de poder lograr, regularmente una realización de ventas del 97% o
98%.
Las apreciaciones referidas a ventas, se verifican con estudios cuidadosos
de mercados. Actualmente y con motivo de las técnicas científicas aplicadas
por la administración, han desaparecido los aspectos aleatorios y de
especulaciones con los resultados. Es por ello, que para poder determinar el
presupuesto de ventas, se encuentran diversos procedimientos que sirven
para prever casi en forma acertada las ventas de un período.
Por lo general, el presupuesto de ventas es el eje de los demás
presupuestos, luego lo primero que se hace es cuantificar las ventas en
unidades y valores por cada tipo o línea de producto, artículo o servicio, esto
hace que su evaluación se realice con los precios del mercado, los cuales se
rigen por la oferta y la demanda o por el precio de venta unitario,
determinando así el monto de las ventas en valores monetarios.
V = Ventas
P = Precio V = P x Q
Q = Cantidades
Presupuestos 101
Observemos una plantilla o formato del presupuesto de ventas
PRESUPUESTO DE VENTAS
Productos P Precio
QCantidades
Ventas Totales Estimadas
A $ 100 500 $ 50.000B 85 2.500 212.500
Ahora bien, partiendo del concepto de la planeación como herramienta de
control presupuestal, es necesario recordar algunas de las bases para una
buena fundamentación.
1- Dedicación y compromiso administrativo: se refiere a la necesidad de que
la alta gerencia se comprometa, esté de acuerdo y apoye completa y
competentemente un plan presupuestal. Es decir, para tener éxito en un
plan presupuestal, este debe tener el apoyo completo de todos y cada uno
de los miembros que maneja la empresa.
2- Estructura Organizacional: se debe contar con una estructura firme y una
clara designación de autoridad y responsabilidad. Para el logro de esto se
debe subdividir la empresa por centros de responsabilidad:
Centro de costos: Departamentos de contabilidad, tesorería, publicidad,
relaciones industriales, su importancia radica en la responsabilidad de los
costos controlables por área, etc.
Centro de Utilidad: departamento de ventas, su importancia radica en la cifra
de utilidades.
Presupuestos 102
Centro de inversión: departamentos de producción, su importancia radica en
el retorno sobre la inversión.
3- Comunicación Total: la administración debe comunicar todas las metas y
objetivos para alcanzar siempre el logro de ellos.
4- Expectativas realistas: el estudiante debe analizar esta expectativa y de
acuerdo a los conceptos adquiridos socializar su criterio.
5- Aplicación flexible: todo presupuesto es algo que no debe dominar la
empresa o el negocio, no es una camisa de fuerza y debe siempre existir una
flexibilidad en su aplicación, ya que siempre existirán situaciones que pueden
ser imprevisibles.
6- Seguimiento: acción de mantener un control constante en el logro de las
metas.
EJERCICIO
Prepare un presupuesto de ventas y un presupuesto de producción para el
mes de diciembre de 2009: Inventario Estimado (Unidades) 14.350,
Inventario deseado (unidades) 6.250, volumen de ventas esperado
(unidades) 25.000, precio de venta unitario $500.
Presupuesto de Ventas o Ventas Totales (VT)
VT= Precio de Venta unitario x ventas esperadas (unidades)
VT = $500 x 25.000
VT = $12.500.000
Presupuestos 103
Presupuesto de Producción (PP)
PP = Ventas Esperadas + Inventario Deseado – Inventario Estimado
PP = 25.000 + 6.250 -14.350
PP = 16.900 unidades
5.2. Punto de Equilibrio
Si bien es cierto que el punto de equilibrio no pertenece específicamente a la
técnica presupuestal, es importante que el estudiante recuerde que es un
concepto que se aplica para determinar y conocer el vértice en el que se
juntan las ventas y los gastos totales, es decir, representa el momento en el
cual, no existen utilidades ni pérdidas para la organización, empresa o
entidad. Es decir, que los ingresos son iguales a los gastos.
Algunos de sus objetivos son:
a- Determinar el momento en el que los ingresos y costos son iguales, es
decir no hay ni utilidad ni pérdida.
b- Por medio del punto de equilibrio se puede medir la eficiencia de
operación e igualmente controlar la consumación de cifras predeterminadas,
mediante la comparación con las reales, acordes con las políticas de la
Gerencia de la empresa.
c- Es de gran importancia en el análisis, la planeación y el control de los
estados de la organización o empresa.
Presupuestos 104
Actividad complementaria.
El estudiante debe definir y graficar el costo total, el costo fijo y el costo
variable y dar un ejemplo de cada uno.
5.3 De producción
Después de que las ventas se han presupuestado, se puede determinar el
presupuesto de producción. Este es importante ya que de el dependerá el
plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que
se utilizarán en el proceso productivo.
El número de unidades que se espera fabricar para cumplir el presupuesto
de ventas y los requisitos de inventarios se fijan en el presupuesto de
producción. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una
de las líneas que vende la organización hay que considerar las siguientes
variables: las ventas presupuestadas de cada línea, los inventarios deseados
para cada línea y los inventarios estimados con que se cuenta para cada
línea.
Unidades a producir = ventas planeadas + inventario deseado – inventario
estimado.
Así las cosas, hemos planteado la necesidad de conocer los niveles de
inventarios al principio y al final del período productivo, sin embargo, dentro
de dicho período hay que determinar cual es la política deseada para cada
empresa respecto a la producción.
Presupuestos 105
5.3.1. Materiales - M
Cuando se ha calculado el nivel de producción, se deberá elaborar un
presupuesto de materiales directos para mostrar que tanto material directo se
requerirá para producción y cuánto material se debe comprar para cumplir
este requisito de producción. La compra dependerá de la utilización
esperada de materiales y de los niveles de inventario.
La fórmula para calcular la compra es:
Compra en unidades = Uso de materiales + inventario final deseado (en Unid).
El presupuesto de requerimientos de materia prima se debe expresar en
unidades monetarias y una vez que el departamento de compras defina el
precio al que se va adquirir, obtenemos el costo de material presupuestado.
En este presupuesto se incluye únicamente material directo, ya que los
materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc.), se incorporan en el
presupuesto de gastos indirectos de fabricación o CIF.
Beneficios del presupuesto de materia prima:
a) Indica las necesidades de materia prima para determinado período
presupuestal, evitándose así cuello de botella en la producción por
falta de abastecimiento.
b) Genera información para compras, lo que permite a este
departamento planear sus actividades.
Presupuestos 106
c) Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia
prima.
d) Ejerce control administrativo respecto a la eficiencia con que se
maneja la materia prima.
5.3.2. MANO DE OBRA - MO Los requisitos fijados en el presupuesto de producción, también proporcionan
el punto de partida para la preparación del presupuesto de mano de obra
directa.
Para calcular los requisitos de mano de obra directa y el volumen de
producción esperado para cada período, se multiplica por el número de horas
de mano de obra directa requeridas para producir una sola unidad. Las
horas de mano de obra directa requeridas para cumplir con los requisitos de
producción se multiplican entonces por el costo por hora de la mano de obra
directa para obtener los costos directos de mano de obra totales
presupuestados.
5.3.3 Costos indirectos de fabricación – CIF
El presupuesto de CIF, debería proporcionar un programa de todos los
costos de fabricación, diferentes de los MD y de la MOD. ¿Recuerda este
importante concepto de contabilidad de costos?
En el contexto del desarrollo del plan anual, es muy importante utilizar el
denominado presupuesto flexible, que consiste en presupuestar a diferentes
niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, lo cual depende del
comportamiento que ambos manifiesten en función de una actividad
determinada. ¿Recuerda qué son presupuestos flexibles?Presupuestos 107
5.4 De gastos operacionales y no operacionales.
El presupuesto de gastos operacionales, lista los gastos de venta
involucrados al vender los productos y en la administración del negocio.
Para completar el estado de resultados presupuestado, se deben calcular los
gatos operacionales y los no operacionales, tanto como los gastos variables
de venta y de administración por unidad.
Presupuestos 108
Presupuestos 109
6. PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
Comprende el presupuesto de caja (origen y aplicación de fondos). No
obstante el presupuesto financiero, de acuerdo con su naturaleza tiene
mayor alcance que el presupuesto de caja, porque en el presupuesto
financiero está integrado el de caja, puesto que tiene por objeto pronosticar y
controlar la posición financiera, es decir el Balance General. De hecho, el
efecto de producir estimaciones sobre caja, bancos y tomar decisiones, su
efecto recae en la estructura financiera, o sea, el capital invertido en bienes
que pueden ser: la planta, maquinaria, equipo y los inventarios.
De acuerdo con lo anterior, podemos concluir, que el presupuesto financiero
no es lo mismo que el presupuesto de caja. El presupuesto financiero es
generalmente el presupuesto que se hace al final, porque recibe
constantemente ajustes.
Recordemos que los presupuestos operacionales, reflejan los resultados de
las decisiones de operación, en tanto que los presupuestos financieros
reflejan las decisiones financieras de la empresa.
El presupuesto de operación consta de:
Presupuesto de ventas, incluye el cálculo de los ingresos a caja
esperados.
Presupuesto de producción.
Presupuesto de materiales directos, incluyendo un cálculo de los
egresos de caja esperados por los materiales.
Presupuestos 110
Presupuesto de mano de obra directa.
Presupuesto de costos indirectos de fabricación
Presupuesto de inventario final.
Presupuesto de gastos de venta y administrativos.
Estado de resultados presupuestados, el cual se puede preparar en el
formato tradicional o en el de contribución.
El Presupuesto financiero consta de:
Presupuesto de Caja.
Balance General presupuestado
Los principales pasos al preparar el presupuesto maestro son:
1. Preparar un pronóstico de ventas.
2. Determinar el volumen de producción
3. Estimar los costos de fabricación y los gastos de operación
4. Determinar el flujo de caja y otros efectos financieros
5. Formular estados financieros proyectados.
6.1. Presupuesto de efectivo
Para una empresa es vital tener información del comportamiento de sus
flujos de efectivo. Esto le permite una administración óptima de su liquidez y
así evitar problemas serios por falta de ella, que pueden ocasionar hasta la
quiebra y la intervención por parte de los acreedores, sobre todo en una
época en la cual el recurso más escaso y caro es el efectivo.
Presupuestos 111
La liquidez de una empresa es igual a su capacidad de convertir un activo en
efectivo y en general, de contar con los medios adecuados de pago para
cumplir oportunamente con los compromisos contraídos. La liquidez de una
empresa está en función de dos dimensiones:
a) El tiempo necesario para convertir el activo en efectivo.
b) El grado de seguridad asociado con el precio al cual se realizará el activo.
El presupuesto de efectivo (caja) se prepara con el propósito de planear y
controlar la caja, ¿por qué?
Porque presenta los ingresos y egresos de caja esperados para un
período de tiempo designado.
Porque ayuda a la administración a mantener los saldos de caja en una
relación razonable a sus necesidades.
Porque ayuda a evitar innecesarios saldos de caja ociosos y posibles
déficit de caja.
6.2 Estado de Costo Proyectado
Ver aplicación práctica formatos 4, 5, 6, 7, 8 y 9
6.3. Balance General Presupuestado
Ver aplicación práctica formato 12
Presupuestos 112
6.4 Análisis de información y recomendaciones
Una vez realizado el taller de aplicación práctica bicicletas ciclos, se realizará
conversatorio con el fin de analizar la información procesada de los
diferentes formatos, deducir las conclusiones pertinentes sobre los
presupuestos operacionales y financieros y construir con y entre los
estudiantes, las recomendaciones a que halla lugar.
6.5 Taller aplicación práctica Unidades 5 y 6
PLAN MAESTRO DEL PRESUPUESTO A CORTO PLAZO
Bicicletas Ciclos S.A., con sede en Medellín, se dedica a la producción y
venta de bicicletas en diferentes zonas del país. La Gerencia y demás
oficinas principales de la organización, están elaborando el presupuesto para
el primer año, labor que coordina el Departamento de Presupuesto.
Bicicletas Ciclos Produce dos tipos de bicicletas: “A” y “B”, que se distribuyen
en tres zonas: Norte, Centro y Sur. Para ello, se utilizan tres tipos de
materiales en su construcción, X, Y, y Z.
Cuenta además con dos departamentos productivos: Ensamble y Acabado.
Los estimativos en el plan presupuestal para el próximo año son:
1. Ventas:
Bicicletas Norte Centro Sur Total Precio/UA 5.000 6.000 3.000 14.000 $ 25B 12.000 18.000 10.000 40.000 $ 20
2. Inventarios: (UEPS)
Iníciales Finales
Q Costo U. Q Costo U.
Producto Terminado:Presupuestos 113
A: 1.000 $ 12.500 1.200
B: 2.000 $ 8.000 3.000
Materia Prima:
X: 800 $ 1.4 4.000 $1.4
Y: 2.500 $ 0.45 6.000 $0.45
Z: 6.000 $0.60 9.000 $0.60
3. Mano de Obra Directa: (Por Unidad)
PRODUCTO A BDepartamentoEnsamble $ 3.5 $ 2.8Acabado $ 5.2 $ 3.0
4. Necesidades de Materia prima:
Para “A”: 1 Unidad de “X” y 2 de “Z”
Para “B”: 2 Unidades de “Y” y 2 de “Z”
5. Costos Indirectos de Fabricación (Por unidad, incluye depreciación de
$ 10.000 anuales)
PRODUCTO A BDepartamentoEnsamble $ 1.45 $0.80Acabado $ 1.40 $0.95
6. Gastos de Administración y Ventas: $ 320.000. Incluye $ 20.000 de
Depreciación y $ 46.750 de intereses.
7. El Balance (real) a diciembre 31 del año que terminó, era el siguiente
Presupuestos 114
BALANCE GENERAL($000)
ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO
Corrientes Pasivo CorrienteCaja y Bancos $100.000 Cuentas por pagar $ 150.000Cuentas por cobrar 220.000 Documentos por pagar 150.000Inventarios 34.345 Dividendos por pagar 25.000
Imporrenta por pagar. 15.000Total Corrientes 354.345 Total Corrientes 340.000
Fijos: PATRIMONIOTerrenos 100.000 Capital 300.000Depreciables 400.000 Reservas 30.000Depreciación Acumulada (120.000) Utilidades Retenidas 64.345Total Fijo 380.000 Total patrimonio 394.345
Total Activos: $734.345 Total Pasivo y Patrimonio $734.345
8. Ventas (Ingresos Planeados)
- Ventas de Contado: 75% del total.
- Recaudos de Cuentas por Cobrar: $200.000 de las cuentas que aparecen
en el balance.
- Se proyecta una venta de acciones por $20.000 y un préstamo de
$100.000.
9. Egresos Planeados:
- Se pagará de contado el 90% de las compras, se hará un abono por
$120.000 de las cuentas por pagar y de $ 100.000 de los documentos por
pagar.
- La Mano de obra Directa y los Costos Indirectos de Fabricación se
cancelarán en un 100%, siempre y cuando el gasto represente egreso de
dinero.
Presupuestos 115
- De los Gastos de Administración y Ventas se pagará el 90% del total que
quede después de la depreciación y los intereses. Por concepto de intereses
se abonarán $37.800.
-Se espera hacer una compra de maquinaria por $ 80.000.
- Además se espera cancelar dividendos en la suma de $25.000 e
Imporrenta por $15.000.
Con la información anterior se pide:
1. Presupuesto de Ventas por producto y por zona.
2. Presupuesto de Producción por producto.
3. Presupuesto de Materiales Directos. Por material y por producto.
4. Presupuesto de Compras por Material.
5. Presupuesto de Costo de Materiales Directos para la Producción. Por
material y por producto.
6. Presupuesto de Mano de Obra Directa. Por producto y por
departamento.
7. Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación. Por producto y por
departamento.
8. Presupuesto de Costos de Producción o de Fabricación. Por
producto.
9. Presupuesto de Costo de Mercancía Vendida.
10. Estado de Ingresos y Gastos Proyectado.
11. Flujo de Caja Proyectado.
12. Balance General Proyectado.
Presupuestos 116
ILUSTRACIÓN FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Partiendo de la metodología para elaborar un presupuesto y el presupuesto
maestro, vale decir, tener unas metas específicas a corto plazo, podemos
trabajar desde sus componentes fundamentales, como lo son el presupuesto
operativo y el presupuesto financiero. Es por ello que fijaremos la atención en
cada formato para proyectar el presupuesto de ingresos, el presupuesto de
costos de operación, el presupuesto del costo administrativo y el presupuesto
del costo de financiación, para finalmente referirnos a la proyección de
resultados: Estado de Ingresos y Gastos Proyectado, Flujo de Caja
Proyectado y Balance General Proyectado. Recordemos que todo parte de
un buen criterio de planeación y control.
COMPAÑÍA………..
PRRESUPUESTO DE VENTAS (PPTO. Nº 1)Por Producto, Por Zona
(Valores $ 000) A………………………………
P r o d u c t o A P r o d u c t o B
Cant.Q
Precio Total Cant.Q
Precio Total Totales$
ZONANorteCentroSurTotales
Presupuestos 117
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN
Por Unidad de Producto (PPTO. Nº 2)
A………………………..PRODUCTO(Unidades)
APRODUCTO(Unidades)
BUnidades necesarias para las ventas (Pto1 )Más Inv. Final deseadoTotal Unidades necesariasMenos Inv. inicialProducción Planeada
PRESUPUESTO DE MATERIALESPor Material, Por Producto (PPTO. Nº 3)
(Unidades)
Producto Unidades a producir XTotal
YTotal
ZTotal
A ( P 2 )B ( P 2 )
Total Materiales
PRESUPUESTO DE COMPRASPor Material (PPTO. Nº 4)
(Valores $ 000)
X Y ZUnidades Necesarias para la producción (P3 )Más Inv. Final deseado Total unidades necesariasMenos Inv. InicialTotal unidades a comprarPrecio unitario Costo Total de Compras
Gran total Compras $
Presupuestos 118
PRESUPUESTO DE COSTO DE MATERIALES UTILIZADOSPor Producto, Por Material (PPTO Nº 5)
(Valores $000)Producto
AQ P(3)
Producto APu
Producto A
Valor
Producto BQ (P3)
Producto BPu
Producto B
Valor
TotalesQ P(3)
Totales Valor
MaterialXYZ
Total
PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTAPor Producto, Por Departamento (PPTO Nº 6)
(Valores $000)PRODUCTO A PRODUCTO B
Costo Total
M.O.D.
Unidades a
Producir
P(2)
Valor M.O.D
por Unidad
Valor Total A
Unidades a producir
P(2)
Valor M.O.D
por Unidad
Valor Total B
DEPTOEnsambleAcabado
Total
PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓNPor Producto, Por Departamento (PPTO Nº 7)
(Valores $000)PRODUCTO A PRODUCTO B
Costo Total C.I.F.
Unidades a
Producir P(2)Costo
por Unidad
Valor Total A
Unidades a
Producir
P(2)
Costo por
Unidad
Valor Total B
DEPTOEnsambleAcabado
Total
Presupuestos 119
PRESUPUESTO DEL COSTO DE FABRICACIÓNPor Producto (PPTO Nº 8)
(Valores $000)PRODUCTO A PRODUCTO B
M.D. Valores Total Valores TotalXYZ
Total M.D.
M.O.DEnsambleAcabado
Total M.O.D.
C.I.F.EnsambleAcabado
Total C.I.F.
Total Costo de Fabricación Presupuestado por Unidad:
$ $
Presupuestos 120
PRESUPUESTO DEL COSTO DE MERCANCIA VENDIDA (PPTO Nº 9)
(Valores $000)
TOTALMateriales Directos Utilizados:
Inv. Inicial (Dado) $ 5.845 Más Compras P (4) Menos Inv. Final ________________Total Costo de M.D. Utilizado $
Mano de Obra Directa P (6)Costo Indirectos de Fabricación P (7) ________________TOTAL COSTOS DE PRODUCCIÓN O FABRICACIÓN $
Más Inv. Inicial de P.P.Menos Inv. Final de P.P. ________________Costo Total de Productos Fabricados $
Más Inv. Inicial de P Terminados (Dado) $ 28.500Menos Inv. Final de P Terminados ________________Costo Total de Productos Vendidos $
Presupuestos 121
ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIASPROYECTADO (PPTO Nº 10)
(Valores en $ 000)
Ventas (P1)
Costo de Mercancía Vendida (P 9) ______________________Utilidad Bruta en Ventas $Menos Gastos de Admón. y Ventas ______________________Utilidad Antes de Impuestos $Impuestos (30%) ______________________Utilidad Neta por Distribuir $
FLUJO DE CAJA PROYECTADOPPTO Nº 11
(Valores en $ 000) Saldo Inicial
Entradas:Ventas de ContadoRecaudo de Cartera Préstamos Venta de Acciones _______________________Total Entradas $Saldo DisponibleSalidas:Compra MaterialesCuentas por PagarDocumentos por PagarMano de Obra Directa C.I.F.Compra de Activos FijosGastos de Admón. y VentasDividendos por pagarImporrentaIntereses Pagados ________________________Total Salidas $
Saldo Final en Caja
Presupuestos 122
BALANCE GENERAL PROYECTADOPPTO Nº 12
(Valores en $ 000)
ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO
Activos Corrientes: Pasivos Corriente:
Caja y Bancos $ Cuentas por Pagar $Cuentas por Cobrar Documentos por PagarInventarios: Imporrenta por pagarMateriales Gastos por PagarProd. Terminados Intereses por pagar
Total Corrientes $ Total Corrientes $
Activos Fijos: Pasivo a Largo plazo:Terrenos Documentos por PagarEdificio, Maquinaria,Y otros Patrimonio:Dep. Acumulada Capital Pagado
ReservasTotal Fijos $ Utilidades Retenidas
Total Patrimonio $
Total Activos $ Total Pasivo y Pat. $
Presupuestos 123
Presupuestos 124
7. PRESUPUESTO DE ENTIDADES OFICIALES
Sin lugar a duda los nuevos enfoques normativos que se vienen
desarrollando desde la última década tienen un objetivo fundamental y es la
racionalización fiscal y la estabilidad económica del país. Es por ello que el
conjunto de normas orgánicas en materia presupuestal a contribuido
enormemente a las bases de presupuestación elaboración, presentación y
ejecución presupuestal de conformidad con el artículo 3º. Del título XII de la
Constitución – Régimen económico y de la Hacienda Pública – del
Presupuesto.
Las mas recientes normas en materia presupuestal, están incluidas en las
normas que apuntan al fortalecimiento de la descentralización y la
racionalización del gasto público, como lo son las leyes 617 de 2000 y la ley
819 de 2003, de responsabilidad y transparencia fiscal.
7.1 Bases de Presupuestación
Existen diferentes conceptos presupuestales:
- El presupuesto oficial es la estimación de ingresos que se recaudarán
durante una vigencia fiscal (un año – enero 1 diciembre 31) y los gastos de
funcionamiento, deuda pública e inversión, los cuales se pueden
comprometer con base en los ingresos.
- En materia financiera el presupuesto público es el instrumento operativo
básico. De su ejecución anual depende el cumplimiento de las metas fijadas
por la administración, por tal motivo su proceso de preparación debe ser
elaborado técnicamente para evitar la sobreestimación de ingresos, la
subvaloración de los gastos, o viceversa.Presupuestos 125
- El presupuesto se expide en el contexto de un sistema que permite
optimizar la asignación de los recursos públicos. Primero se observan y
analizan las fuentes y recursos disponibles. Luego se programa la inversión
conforme a prioridades. Posteriormente, se conjugan los resultados
anteriores, mediante el instrumento de ejecución de los ingresos y gastos
anuales.
Podemos decir entonces, que las bases de preparación, están dadas a
partir del presupuesto anual, para ello se debe partir del principio de
planificación según el cual “ el presupuesto de una entidad territorial,
(departamentos, municipios), que se expide anualmente, deberá reflejar los
planes de largo, mediano y corto plazo”. En consecuencia, para su
elaboración se tomarán en cuenta los objetivos de los planes de desarrollo,
el proceso de planeación financiera y la evaluación que de estos se lleva a
cabo conforme a las disposiciones consagradas en las respectivas normas.
Dentro de la doctrina jurídica del presupuesto podemos entender que es un
estado de previsión de ingresos y gastos del estado para un tiempo
determinado. Es un acto particular, no establece ninguna regla general y
permanente. ¿En que consiste entonces el presupuesto? Únicamente en la
puesta en funcionamiento de las leyes preexistentes. El presupuesto no
hace más que asegurar la ejecución de las leyes preexistentes. Por tanto, el
presupuesto no es una Ley sino un acto administrativo. El presupuesto se
mira como un acto – condición cuya existencia se requiere para que los
impuestos y los gastos se puedan ejecutar.
Presupuestos 126
7.1.1 Objetivos del Sistema Presupuestal
El objetivo del sistema presupuestal de las entidades oficiales es el equilibrio
entre los ingresos y los gastos públicos, de tal forma, que permitan la
sostenibilidad de las finanzas públicas en el mediano plazo. La asignación
de los recursos debe ser acorde con las disponibilidades de ingresos y las
prioridades de gasto y la utilización eficiente de los recursos en un contexto
de transparencia.
7.1.2 Principios del sistema presupuestal.
Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de base
para la formulación, elaboración, aprobación y ejecución del sistema
presupuestal. No son simples requisitos, sino pautas determinadas por la ley
orgánica y determinantes de la ley anual del presupuesto, Estatuto Orgánico
del Presupuesto Decreto 111 de 1996.
Planificación
Anualidad
Universalidad
Unidad de caja
Especialización
Programa integral
Inembargabilidad
Coherencia macroeconómica
Homeóstasis presupuestal
Presupuestos 127
7.1.3 Principios Formales Responsabilidad
Exclusividad
Publicidad
Exactitud
Acuciosidad
Especialidad
7.2. Presupuesto base cero.
Se sabe de su origen porque ha sido empleado para resolver problemáticas
financieras, como consecuencia de altos costos de operación, el cambio la
globalización, etc. Podemos decir que el presupuesto base cero se
fundamenta en elaborar un presupuesto sin tener en cuenta los presupuestos
anteriores.
¿Qué es el presupuesto base cero?
Es una metodología de planeación y presupuestación que trata de resolver
cada año todos los programas y gastos.
¿Por qué de planeación?
Porque también se fijan metas y objetivos .
Para el manejo de los presupuestos base cero, se deben tener en cuenta los
llamados paquetes de decisiones.
¿Qué es un paquete de decisiones?
Es un documento que identifica y describe una actividad específica, de tal
forma que se pueda evaluar, jerarquizar y tomar decisiones, bien sea
tomándola o rechazándola. Ejemplo: una programación de inventarios por Presupuestos 128
artículo terminado, se requiere personal, por lo tanto se debe programar el
costo y por persona, etc.
7.3 Problemas prácticos para su elaboración
Para comprender en forma práctica la elaboración de los presupuestos de las
entidades oficiales, se realizará con y entre los estudiantes un ejercicio de
marco fiscal de mediano plazo, el cual debe contener como mínimo un plan
financiero, las metas de superávit primario, medidas específicas para
sustentar el cumplimiento de metas, resultados fiscales de vigencias
anteriores, estimación del costo fiscal y el costo fiscal de los proyectos.
Se estructurarán los elementos que articulan el proceso de la planeación a
partir del Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones – POAI,
el Plan Financiero y el Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC.
7.4 Taller Aplicación Práctica.
El Municipio de Loma Linda, es un Municipio de cuarta categoría, de
conformidad con el Artículo 2 de la Ley 617 de 2000.
Hecho el análisis de la Gestión Financiera correspondiente a la vigencia de
2008, se encontró en el PAC de ingresos y en especial en el rubro de
Impuesto Predial, una serie de inconsistencias en los registros contables de
las vigencias 2007 y 2006, determinantes en el Flujo Mensual de Recursos
Consolidados.
En consecuencia, se le comunicó al Alcalde del Municipio Loma Linda,
acerca de las irregularidades, solicitándole que por intermedio de su Presupuestos 129
Secretario de Hacienda, reconstruyeran y remitieran nuevamente el flujo
mensual de recursos consolidado y el PAC de Ingresos de Impuesto Predial
del Municipio.
Lo anterior, por cuanto los resultados financieros no coinciden con los
registros reales, tanto en el Plan Financiero, como en el Presupuesto 2009
y el Balance General.
A partir de la situación anterior, se requiere que usted haga las veces de
Secretario de Hacienda y proceda de conformidad con el requerimiento, a
evaluar la GF del Municipio. Para ello, se le suministra la siguiente
información.
MUNICIPIO DE LOMA LINDAFLUJO MENSUAL DE RECURSOS CONSOLIDADO
MILES DE PESOS
CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIOSaldo inicial que pasa 3.100Recaudos ProyectadosGastos Proyectados 2.800 6.300 9.000 6.200 4.100 6.600Saldo acumuladoCONCEPTO JULIO AGOSTO SEPBRE. OCT. NOV. DIC.Saldo que pasaRecaudos ProyectadosGastos proyectados 5.000 7.800 12.100 4.100 6.300 11.000Saldo Acumulado
Teniendo en cuenta el PAC DE INGRESOS referente al rubro de Impuesto
Predial, para el Municipio de Loma Linda, se requiere que usted como
Secretario de Hacienda, reconstruya el Flujo Mensual de Recursos
Consolidados.
MUNICIPIO DE LOMA LINDA
PAC DE INGRESOS
Presupuestos 130
IMPUESTO PREDIAL
MILES DE PESOS
Presupuesto 2009 $ 78.900
AÑO FISCAL ENERO % DEL TOTAL FEBRERO % DEL TOTAL MARZO % DEL TOTAL2006 2.500 3.000 6.0002007 2.800 3.500 5.7002008 3.200 3.900 7.400Promedio 2009AÑO FISCAL ABRIL % DEL TOTAL MAYO % DEL TOTAL JUNIO % DEL TOTAL2006 1.800 3.000 5.6002007 2.200 3.000 5.0002008 2.800 3.800 6.100Promedio 2009AÑO FISCAL JULIO % DEL TOTAL AGOSTO % DEL TOTAL SEPT. % DEL TOTAL2006 3.800 4.900 7.9002007 3.900 5.300 8.7002008 4.100 5.700 9.600Promedio 2009AÑO FISCAL OCTUB. % DEL TOTAL NOVIEMB. % DEL TOTAL DICIEM. % DEL TOTAL2006 3.700 4.500 8.0002007 3.400 4.900 8.7002008 3.100 4.600 ¿Promedio 2009
Con la información anterior, se requiere que usted reconstruya el valor
correspondiente al mes de diciembre del año fiscal 2008 y el promedio
correspondiente a cada uno de los meses del año 2009.
GLOSARIO
Persona: individuo de la especie humana, hombre o mujer que se ha
perfeccionado para la vida en comunidad. Es el resultado de la lucha por
armonizar lo recibido como persona natural y lo construido, en un proceso de
personificación para perfeccionarse y realizarse.
Presupuestos 131
Proyecto: Conjunto de acciones específicas y diferenciadas encaminadas al
logro de los objetivos de los programas y subprogramas a que pertenecen.
Subproyecto: Es la división de un proyecto que especifica su objetivo para
facilitar su cumplimiento, en virtud del cual se fijan metas parciales y
cuantificables que se cumplirán mediante acciones concretas y de ejecución
inmediata y que llevarán a cabo unidades operacionales determinadas, con
el capital humano y los recursos materiales a él asignados.
Metas: Es la especificación de los objetivos. Son los resultados que se
pretenden alcanzar en un futuro inmediato.
Recursos: Es el conjunto de bienes y medios de que dispone una
institución para la realización de las actividades que le son propias.
Pueden ser recursos humanos, materiales, financieros, sistemas y aún
bienes intangibles.
Visión: Es la forma de visualizar la organización en el futuro, el sueño que se
ha propuesto alcanzar y que ha de guiar las acciones en general.
Eficacia: Virtud, fuerza, actividad y poder para obrar. Capacidad de logro.
Eficiencia: Capacidad de optimizar el capital humano y los recursos de que
se dispone.
Estrategia: Concebir, preparar y dirigir acciones para el logro de un objetivo.
Gestión Estratégica: Modelo sistemático de planeación organizacional
Presupuestos 132
RESPUESTA A PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Por qué es el control presupuestario una fase importante de la
contabilidad de costos?
Ninguna empresa puede operar su negocio mucho tiempo sin algún plan o
presupuesto, respecto de lo que prevé serán sus ventas, sus utilidades y sus
gastos. En la contabilidad de costos por lo menos, el presupuesto es casi
una necesidad, ya que los CIF tienen que ser pronosticados y
predeterminados para aplicarlos a la producción. Esto implica la preparación
de un presupuesto de ventas y de producción.
2. ¿Cómo pueden algunas empresas realizar sus operaciones industriales sin
un presupuesto?
Si algunas empresas solamente producen a base de pedidos especiales,
podrían realizar sus operaciones sin un presupuesto, pero en otros casos se
confiaría en sus resultados corriendo riesgos costosos y sin plataforma
presupuestal. Por ello, en realidad, ninguna empresa puede realizar sus
operaciones con éxito sin alguna forma de presupuestos por simple que esta
pueda parecer.
3. ¿Cuál es la diferencia entre la variación de eficiencia y la variación
presupuestal cuando nos referimos a los CIF?
La variación de eficiencia de CIF se refiere a la variación originada en más o
menos horas de mano de obra o de horas máquina, acorde con las cifras
predeterminadas, las cuales indican que es lo que se necesita.
Presupuestos 133
La palabra presupuestal en la variación del Presupuesto de CIF se refiere a
los costos de las cifras estimadas. Se trata de una variación de precios y de
costos reales.
4. ¿Por qué deben ser ampliados los principios del presupuesto flexible a los
costos de fabricación hasta incluir los costos de distribución y de
administración?
El presupuesto fijo representa las cifras bajo ciertas condiciones definidas.
Esas condiciones ideales definidas no existen en las organizaciones en ningún
espacio de tiempo. Si las condiciones varían demasiado en un período dado y
se producen fluctuaciones amplias, los resultados obtenidos de un presupuesto
fijo no son dignos de confiar, puesto que no miden los resultados reales al final
del período.
5. ¿Qué es período o vigencia fiscal?
Es el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada
vigencia.
6. ¿Qué es el Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI?
Es un instrumento de gestión que permite operacionalizar los objetivos y
metas establecidas en el Plan de Desarrollo del Gobierno Central y sus
Entes Territoriales, para cada vigencia anual. El POAI es un elemento
integral del sistema presupuestal y su objetivo es determinar los programas,
subprogramas y proyectos de inversión.
Presupuestos 134
7. ¿Qué es el Marco Fiscal de Mediano Plazo - MFMP?
Es un instrumento de referencia con perspectiva de 10 años para la toma de
decisiones fiscales en la elaboración de los presupuestos anuales.
8. ¿Qué es el Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC?
Es un instrumento de Planeación Financiera, que permite estructurar la
política fiscal acorde con la medida de liquidez y solvencia de los entes
territoriales. Contribuye al desarrollo de la planeación financiera al
establecer metas máximas de ingresos y pagos.
9. ¿Qué es el Plan Financiero?
Es un programa de ingresos y gastos de caja con sus posibilidades de
financiamiento. Es un instrumento de planificación y gestión financiera del
sector público, que tiene como base las operaciones efectivas, en
consideración a las previsiones de ingresos, gastos, déficit y su financiación
compatible con el PAC.
10. ¿Qué es el Fondo Nacional de Regalías?
Es una entidad con Personería Jurídica propia, adscrita al Departamento
Nacional de Planeación, cuyo recurso se destina, de conformidad con el
artículo 361 de la Constitución Nacional, a la promoción de la minería, la
preservación del medio ambiente y la financiación de proyectos regionales de
inversión definidos como prioritarios en los planes de desarrollo de las
respectivas entidades territoriales.
Presupuestos 135
BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL
Burbano Ruiz Jorge, Ortiz Gómez Alberto. Presupuesto – Enfoque Moderno
de Planeación y Control de Recursos. Segunda Edición.
Morales, Carlos M. Presupuestos, clave de Planeación y Control
Amat Joan M. Control Presupuestario 5ª. Edición. Gestión 2000
Paniagua Victor. Sistema de control presupuestario
León García, Oscar. Administración Financiera.
Motossian, Pablo D. Gestión Presupuestal
Pynnr Peter A. Presupuestación base cero
Gitman y Lawrence. Fundamentos de Administración Financiera.
Ramírez Padilla David. Contabilidad Administrativa, sexta edición
Constitución Política de Colombia – 1991
Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto
Ley 152 de 1994, Ley Orgánica de Planeación – Planes de Desarrollo
Ley 617 de 2000, Saneamiento Fiscal y Financiero
Presupuestos 136
Ley 715 de 2001 y 1176 de 2007 Sistema General de Participaciones
Ley 819 de 2003, de Responsabilidad y Transparencia fiscal
Presupuestos 137