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Invitación Abierta a Cotizar No. IAC-FP-005 - 2019

Términos de Referencia

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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

INVITACIÓN ABIERTA A COTIZAR

IAC-FP-005 – 2019

OBJETO:

Contratar los servicios de un operador logístico para que lleve a cabo la organización, administración y

realización de eventos, actividades y/o estrategias (internas - externas), como respuesta al cumplimiento

de las funciones del Fondo de Programas Especiales para la Paz

Bogotá D. C.

Julio de 2019



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I. Antecedentes El Fondo de Programas Especiales para la Paz, fue creado a través de la Ley 368 de 1997, como una cuenta especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, sin personería jurídica, administrada como un sistema separado de cuentas, cuyo objeto es “El Fondo de Programas Especiales para la Paz tiene por objeto la financiación de programas de paz encaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de grupos alzados en armas, que demuestren su voluntad de incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la dejación de armas”.

Que el parágrafo del artículo 14 de la Ley 434 de 1998 estableció que el “FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ también tendrá por objeto la financiación de las acciones que realice el Consejo

Nacional de Paz, así como los programas de paz encaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de los

grupos alzados en armas, de acuerdo con la política de paz existente”

Que sus funciones generales establecidas en el artículo 11 de la Ley 368 de 1997 son: 1. Diseñar y desarrollar los planes, programas y estrategias dirigidas a la generación de condiciones y al logro y mantenimiento de la paz, de conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República.

2. Financiar y coordinar los planes, programas, estrategias e iniciativas de paz. 3. Diseñar y desarrollar planes que conlleven a la habilitación y rehabilitación de los discapacitados víctimas de la violencia. Que el decreto 1081 de 2015 estableció en su artículo 2.2.2.1.1 como funciones específicas del Fondo las siguientes: En desarrollo de su objeto, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, tendrá como funciones específicas las siguientes: 1. Diseñar, desarrollar, financiar y cofinanciar planes, programas y estrategias que generen condiciones, para el logro y mantenimiento de la paz. 2. Administrar y ejecutar los recursos de los planes y programas de paz, que se adelanten en desarrollo de las funciones asignadas a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz. 3. Financiar los trámites legales necesarios para el otorgamiento de indultos, amnistías, beneficios y demás garantías jurídicas a los miembros de grupos alzados en armas que se encuentren en proceso de paz con el Gobierno Nacional y demuestren su voluntad de reincorporarse a la vida civil. 4. Financiar y cofinanciar la realización de actividades que generen condiciones para entablar conversaciones, diálogos y firma de acuerdos con grupos alzados en armas que participen en el conflicto interno armado. 5. Adelantar programas de difusión del Derecho Internacional Humanitario, de conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República y financiar el estudio y divulgación de las normas relacionadas con la materia.



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6. Financiar los estudios que permitan un seguimiento contínuo a los hechos constitutivos de violencia y su evolución y sirvan para crear alternativas de solución en la construcción de una política de paz. 7. Fomentar la coordinación interinstitucional, la participación de las organizaciones no gubernamentales y de la comunidad en el afianzamiento de una cultura de convivencia, respecto a los derechos humanos y bienestar social. 8. Dar impulso y apoyo económico a las iniciativas de la sociedad civil a nivel nacional y regional, encaminadas al logro y mantenimiento de la paz.

Que el artículo 18 del Decreto 179 de 2019 estableció funciones de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz. Conforme a lo anterior, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ para el cumplimiento de las funciones requiere realizar una serie de actividades y contar con una serie de elementos y herramientas que permitan implementar planes, programas y estrategias en los territorios, basados en una política de paz en donde prevalezca la convivencia y legalidad en los territorios. En este orden de ideas, es necesario adelantar un proceso de selección para contratar una persona con idoneidad y experiencia en la organización, administración y realización de eventos, actividades y/o estrategias (internas - externas).

II. Introducción

Que, ante el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, se radican solicitudes de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz de apoyo en la coordinación y organización de eventos, reuniones de sus necesidades y las del Consejo Nacional de Paz, como órgano asesor y consultivo del Gobierno Nacional creado mediante la Ley 434 de 1998 cuyos gastos están a cargo del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. Que la Oficina del Alto Comisionado para la Paz de conformidad con las funciones atribuidas por el Decreto 672 de 2017, modificado por el Decreto 1270 de 2017, tiene a su cargo, entre otras funciones: “(…) 7. Establecer los mecanismos e instrumentos administrativos que permitan el desarrollo de sus funciones (…). Que la ley 434 de 1998 en su artículo 14 establece que: “El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ administrará los recursos que garanticen el desarrollo de las funciones y programas del Consejo Nacional de Paz de conformidad con sus planes, programas y prioridades”. Conforme a lo anterior, EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ apoya en el desarrollo de todas estas actividades encaminadas al logro y mantenimiento de la paz es determinante y exige una respuesta ágil y oportuna a las solicitudes de apoyo del Gobierno Nacional, la Sociedad Civil y otros actores relevantes en Colombia para la consolidación de la Paz. En tal sentido, EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ requiere los servicios de reservación y contratación de espacios físicos para realizar eventos, alimentación, transporte, ayudas audiovisuales, alojamiento y soporte logístico entre otros, que emita una respuesta inmediata a las solicitudes necesarias para el desarrollo de las actividades anteriormente descritas. Asimismo, es importante mencionar que en el momento en que el Gobierno Nacional reglamente la subcuenta creada en la ley 1941 de 2018 y se le asignen recursos, el contrato a suscribir mediante esta convocatoria podrá



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ser adicionado para garantizar el servicio objeto del mismo, sin que sea necesario realizar un nuevo proceso en cumplimiento del principio de la eficiencia administrativa. La presente invitación abierta a cotizar no compromete al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, razón por la cual tendrá siempre la facultad de seleccionar o no, alguna(s) cotización (es) e incluso podrá suspender o cancelar en cualquier momento el proceso de invitación, por lo que la participación de un oferente no le otorgará derecho alguno al agotamiento y finalización del proceso iniciado.

III. Invitación EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ pone a disposición de los interesados los presentes términos de referencia para seleccionar el contratista, encargado de ejecutar el contrato de Prestación de Servicios cuyo objeto corresponde a: “Contratar los servicios de un operador logístico para que lleve a cabo la organización, administración y realización de eventos, actividades y/o estrategias (internas - externas), como respuesta al cumplimiento de las funciones del Fondo de Programas Especiales para la Paz”. La documentación que justifica la apertura de la presente invitación, se encuentra plasmada en los antecedentes de contratación y demás documentos que reposan en la carpeta contractual y que por ende hacen parte integral de la presente invitación.

Las personas naturales o jurídicas que se encuentren interesados en aplicar en la presente invitación abierta a presentar propuesta, pueden presentar de manera oportuna, las observaciones al presente documento atendiendo lo establecido en el cronograma contenido en el presente documento. La selección del futuro contratista se realiza a través de la presente Invitación Abierta a Cotizar.

A. Invitación a las veedurías ciudadanas

EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social al presente proceso de contratación a que presenten las recomendaciones que consideren convenientes y a que consulten los Documentos del Proceso en la página web de la Presidencia de la Republica de Colombia www.presidencia.gov.co

B. Compromiso anticorrupción

Los interesados en presentarse en esta invitación, deberán suscribir el compromiso anticorrupción contenido en el formato número 1 en el cual, manifiestan su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado colombiano contra la corrupción.

Si hay incumplimiento comprobado del compromiso anticorrupción por parte del participante, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en la presente invitación actúe en su nombre, es causal suficiente para el rechazo de la cotización o para la terminación anticipada del contrato si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación del mismo, sin perjuicio de que tal incumplimiento tenga consecuencias adicionales.

C. Costos derivados de participar en la presente Invitación Abierta a Cotizar

http://www.presidencia.gov.co/



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Los costos y gastos en que los interesados incurran con ocasión del análisis de los documentos de la presente invitación, la presentación de observaciones, la preparación y presentación de las propuestas, la presentación de observaciones a las mismas y cualquier otro costo directo o indirecto relacionado con la participación en la presente invitación abierta a cotizar, estará a cargo exclusivo de los interesados y proponentes.

D. Comunicaciones

La presente Invitación Abierta a Cotizar se publicará en la página web de Presidencia www.presidencia.gov.co para garantizar la publicidad de la misma y se hace con el objetivo de que un número mayor de personas realicen la consulta preliminar de los términos a través de dicho sitio web.

Las propuestas y sus respectivos soportes establecidos en los presentes términos se deben presentar en forma física radicándolos en la taquilla de correspondencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia ubicada en la Calle 7 No. 6-54 de la ciudad de Bogotá, dirigidos al Director del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. El plazo máximo para que el/los interesados radiquen su propuesta acorde al cronograma incluido en el presente documento, las cotizaciones recibidas después de esta hora y fecha, se tendrán como no presentadas y no serán tenidas en cuenta; por favor se les solicita a los interesados en participar, tener en cuenta el tiempo que deben invertir en el envió de los documentos que no se tendrá en cuenta para efectos del plazo señalado.

Las observaciones y/o solicitudes de aclaración que surjan sobre los términos de referencia de la presente invitación se deben enviar al email [email protected] teniendo en cuenta los plazos determinados en el Cronograma de la presente invitación.

Las comunicaciones y solicitudes enviadas al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ por canales distintos a los mencionados en los párrafos anteriores, no serán tenidas en cuenta, hasta que sean remitidas por uno de los medios descritos en el presente documento.

Se les solicita a los interesados en participar en la presente invitación, tener en cuenta las siguientes condiciones y documentación de carácter general:

a. Examine rigurosamente el contenido de la invitación, anexos y formatos. b. Verifique no estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades para celebrar

contratos con las entidades estatales según lo dispuesto en la normatividad legal vigente. c. Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia para los documentos que

la requieran, esto demostrará que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados. d. Debe contener todos los documentos habilitantes establecidos en la presente invitación. e. Cualquier omisión del interesado en proporcionar la información requerida será de su propio riesgo y

podrá generar el rechazo de su cotización. f. podrá verificar cualquier información que se allegue con la propuesta a través de la autoridad o institución

que considere pertinente y con los soportes documentales que podrán ser solicitados en cualquier tiempo


mailto:[email protected]



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al interesado. g. Serán de cargo del interesado todos los costos asociados a la preparación y presentación de su

cotización. h. De igual forma, los costos de legalización del contrato, en caso de resultar adjudicatario, serán a cargo

del contratista. i. Las propuestas deberán entregarse de acuerdo a lo fijado en el cronograma de la invitación. j. Las propuestas debe tener una vigencia mínima de treinta (30) días calendario contados a partir de la

fecha de cierre de la invitación.

No será admisible como excusa, el desconocimiento o desinformación por la no consulta en el sitio web. No obstante que el medio principal de publicación de información es la página web www.presidencia.gov.co , cada uno de los proponentes u oferentes al presentar su propuesta u oferta autorizan al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, para que este último notifique cualquier decisión sobre los presentes terminos de referencia a los correos electrónicos que hayan citado como medio de recibo de información.

E. Idioma

Los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los interesados o por terceros para efectos de la presente cotización o para ser tenidos en cuenta en la misma, deben ser otorgados y presentados en castellano.

La diferente documentación con la cual los interesados acrediten los requisitos habilitantes contenidos en la presente invitación abierta a cotizar y que estén en una lengua extranjera, deben ser traducidos al castellano por un traductor oficial, estar debidamente apostillados y presentarse junto con su original.

De acuerdo a lo anterior, para la adjudicación de la presente invitación, el interesado que resulte seleccionado deberá presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados por escrito en lengua extranjera, la cual deberá ser oficial y acorde con los términos del artículo 251 del Código General del Proceso, cumpliendo el trámite de apostilla o consularización.

F. Legalización de documentos otorgados en el Exterior

Los documentos presentados por el participante no requieren legalización alguna, salvo por lo establecido en la presente sección respecto de los documentos otorgados en el exterior y por los poderes generales o especiales que deben ser otorgados ante notario público. El participante debe presentar con su propuesta los documentos públicos otorgados en el exterior sin que sea necesaria su legalización de acuerdo con la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros y la Ley 1564 de 2012. Para el momento de la selección e l interesado debe presentar los documentos públicos otorgados en el extranjero, legalizados de conformidad con la normativa aplicable.

G. Conversión de monedas




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Los interesados deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos.

Si están expresados originalmente en una moneda diferente a dólares de los Estados Unidos de América, deberán convertirse a esta moneda teniendo como referencia el valor de la tasa representativa del mercado de acuerdo a los valores del Banco de la Republica.

Una vez que se tengan las cifras en dólares de los Estados Unidos de América o si la información se presenta originalmente en dicha moneda, para la conversión a pesos colombianos se debe tener en cuenta la tasa representativa del mercado certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para la fecha de corte de los estados financieros.

H. Subsanabilidad

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al interesado, no necesarios para la comparación de las cotizaciones, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la cotización que no afecten la asignación de puntaje, serán solicitados por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y estos deberán ser entregados por los interesados según lo consignado en el cronograma de la presenta invitación.

Serán rechazadas las cotizaciones de aquellos interesados que no suministren la información y la documentación solicitada por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ hasta el plazo anteriormente señalado. Durante el término otorgado para subsanar las cotizaciones, los interesados no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre de la presente invitación.

La no entrega de la garantía de seriedad junto con la cotización, no será subsanable y será causal de rechazo de la misma.

IV. Definiciones

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

Definiciones Anexo Es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan a los

presentes términos de referencia y que hacen parte integral del mismo.

Contrato

Es el negocio jurídico que se suscribirá entre el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y el adjudicatario, por medio del cual se imponen a las partes obligaciones recíprocas y se conceden derechos correlativos.



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TRM

Tasa de cambio representativa del mercado spot de dólares de los Estados Unidos de América certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para una fecha determinada publicada en la página web www.superfinanciera.gov.co

Descripción del Objeto a Contratar

Objeto: “Contratar los servicios de un operador logístico para que lleve a cabo la organización, administración y realización de eventos, actividades y/o estrategias (internas - externas), como respuesta al cumplimiento de las funciones del Fondo de Programas Especiales para la Paz”.

V. Plazo de Ejecución

El plazo de ejecución del contrato resultante de la presente invitación se contará a partir de la suscripción del acta de inicio y previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato hasta agotar los recursos o hasta el 31 de diciembre de 2019, lo que ocurra primero.

VI. Presupuesto Oficial

El presupuesto oficial para la presente contratación es de SEIS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/Cte ($ 6.645.000.000,00) M/Cte,. Incluidos todos los tributos y gastos a que haya lugar.

A efectos de estimar el presupuesto de la presente Invitación Abierta a Cotizar, el equipo estructurador de la Invitación del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, adelantó un estudio de mercado, en donde se estimó que el valor para “Contratar los servicios de un operador logístico para que lleve a cabo la organización, administración y realización de eventos, actividades y/o estrategias (internas - externas), como respuesta al cumplimiento de las funciones del Fondo de Programas Especiales para la Paz”. Es de SEIS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/Cte ($6.645.000.000,00) M/Cte., Incluidos todos los tributos y gastos a que haya lugar. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: La realización de los pagos del presente contrato resultado de este proceso, se ordenará con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3719 de fecha 30 de mayo de 2019, expedido por la Coordinadora del Grupo de Presupuesto del Área Financiera del DAPRE

VII. Forma de Pago El contrato que se suscriba como resultado del proceso de selección, se pagará de la siguiente manera: Los servicios prestados por el operador Logístico se pagarán, para la vigencia 2019 en mensualidades vencidas o proporcional IVA incluido y demás gastos e impuestos asociados; para ello el Operador presentará a la Entidad dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes, la correspondiente factura de venta adjuntando el detalle de todos los eventos o actividades efectuados con su correspondiente valor, la cual debe estar avalada por el Supervisor del Contrato. Con el fin de aceptar y tramitar el respectivo pago mensual, se deben cumplir los siguientes requisitos:

http://www.superfinanciera.gov.co/



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a. El pago del contrato suscrito, se efectuará por parte de la entidad, previo recibo de los siguientes

documentos:

o Factura de Venta que cumpla con los requisitos establecidos en el Art. 617 del Estatuto

Tributario a saber:

Estar denominada expresamente como factura de venta.

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto

con la discriminación del IVA pagado.

Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de

facturas de venta.

Fecha de expedición.

Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

Valor total de la operación

El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

o Resolución de Facturación vigente (sólo para el primer pago).

o Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal, según corresponde, donde

se indique que la empresa se encuentra al día con los pagos de seguridad social.

o Copia del compromiso presupuestal.

o Copias de los soportes de los pagos efectuados a los terceros para cada uno de los eventos

efectuados en el período facturado (facturas, comprobantes y/o cualquier documento que

evidencie el pago), para cada uno de los eventos efectuados en el período facturado.

o Certificación de Ejecución suscrita por el Supervisor del Contrato.

o Certificación Bancaria con una antigüedad máxima de noventa (90) días frente a la fecha de la

factura radicada.

o Informe detallado de las actividades facturadas en el respectivo mes.

b. Los pagos se efectuarán sujetos al PAC aprobado y designado por parte del Ministerio de Hacienda y

dentro de los 15 días calendario, contados a partir de la fecha de radicación de los documentos soporte

en la ventanilla de radicación de documentos del Departamento Administrativo de la Presidencia

(DAPRE) en la Calle 7 # 6-54 Bogotá.

c. En caso que se presenten inconsistencias en los documentos soportes, los mismos serán devueltos por

parte del supervisor para las correcciones del caso y los días para pago, contarán desde la fecha de

radicación de los documentos ya corregidos.

d. La factura deberá dirigirse a la Dirección del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ,

NIT 899.999.083-0 y se deberá radicar en la ventanilla de correspondencia del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la Republica de Colombia, ubicada en la calle 7 # 6 – 54 de la ciudad

de Bogotá.



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e. La Entidad no reconocerá pagos o entrega de elementos o prestación de servicios que no hubieren sido

previamente requeridos o autorizados por el Supervisor del contrato y/o quien ejerza su apoyo.

VIII. Evaluación de Proponentes

REQUISITOS HABILITANTES

JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN

La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje. La exigencia de tales condiciones será adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

CRITERIOS DE VERIFICACIÓN:

Son requisitos y documentos mínimos habilitantes la capacidad jurídica, garantía de seriedad del ofrecimiento, la capacidad financiera, organizacional y el cumplimiento de las especificaciones técnicas que la entidad ha definido como condiciones mínimas que deberán cumplir los proponentes para que su propuesta sea habilitada. Estos requisitos no otorgan puntaje y la entidad los verificará como CUMPLE o NO CUMPLE.

La entidad procederá a verificar y evaluar las condiciones jurídicas, financieras y técnicas de los interesados en participar, con el propósito de habilitar las propuestas presentadas.

En el momento señalado en los términos de referencia de la Invitación Abierta a Cotizar, los proponentes presentarán una propuesta completa, que incluya la información sobre la capacidad jurídica y técnica, capacidad financiera y la propuesta económica o inicial de precio.

En los términos de referencia de la Invitación Abierta a Cotizar se establecerán los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, que permitirán la selección de la oferta más favorable al Fondo de Programas Especiales para la Paz.

REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES JURÍDICOS (Cumple / No Cumple)

Podrán participar en la presente invitación, las personas naturales y/o jurídicas directamente, nacionales o

extranjeras, o a través de consorcios o Uniones Temporales, cuyo objeto social se relacione con el objeto de la

presente contratación, que no se encuentre incursas en causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la

Constitución y la Ley.

El Objeto social de cada proponente ya sea persona natural, jurídica o las integrantes del consorcio o unión

temporal deberá estar relacionado con el objeto del presente proceso de selección.

El proponente deberá aportar la siguiente documentación:

Carta de presentación de la oferta (Formato No. 2) debidamente firmada por el oferente o Representante

Legal indicando su nombre.



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En el evento que la oferta sea presentada en consorcio o unión temporal se deberá anexar el documento

consorcial y/o unión temporal, debidamente diligenciados y firmado por todos y cada uno de sus

integrantes. Para cada caso en particular el documento de constitución del consorcio o la unión temporal

se ceñirá a lo establecido en el artículo 7º de la ley 80 de 1993.

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente

y/o registro mercantil, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la

fecha de presentación de la oferta.

Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en

nombre de la misma, debe adjuntar copia del documento de autorización expresa del órgano social

competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta de acuerdo con el valor de la

presente invitación pública, en cuantía igual o superior al valor de la oferta, en caso de ser necesaria de

conformidad con los Estatutos de la misma. Se procederá de igual forma en los casos de cualquier

limitación estatutaria.

Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la Republica donde se deberá

verificar la no inclusión del oferente.

Certificado del sistema de información y registro de sanciones y causas de inhabilidad – SIRI vigente,

expedido por la Procuraduría General de la Nación (persona natural y/o persona jurídica y Representante

Legal).

Fotocopia certificada de antecedentes judiciales, VIGENTE (persona natural y/o persona jurídica y

Representante Legal).

Certificado de Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC.

Constancia de cumplimiento del pago de parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar) y

de Aportes Patronales, aportes en Pensión, Salud al Sistema de Seguridad Social y Riesgos Laborales.

Para efectos del pago el contratista deberá adjuntar la constancia de pago junto con las planillas

correspondientes.

Fotocopia de la inscripción en el RUT Registro Único Tributario.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

Fotocopia de la tarjeta de libreta militar del representante legal, cuando aplique.

Carta de los oferentes (Representante Legal y Persona Jurídica) que declaran no estar incursos en

causal de inhabilidades o incompatibilidades. Garantía de Seriedad de la propuesta.

REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS (CUMPLE/NO CUMPLE):



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Cumplimiento Especificaciones Técnicas: La aceptación del Formato (3), FICHA DE CONDICIONES TECNICAS esenciales para la prestación del servicio y/o entrega del bien (FCT) se acreditará mediante la suscripción del Formato (2), CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA a través de la cual acepta la totalidad de las condiciones técnicas descritas dentro del documento referenciado.

Registro Nacional de Turismo: En concordancia con la Ley 300 de 1996, el Artículo 13 de la Ley 1101 de 2006, modificadas por la Ley 1558 de 2012, el Proponente presentará copia del Registro Nacional de Turismo como operador profesional de congresos, ferias y convenciones, vigente a la fecha del cierre de la presente Invitación Abierta a Cotizar expedido por la Cámara de Comercio respectiva.

En caso de oferentes plurales, este requisito podrá acreditarlo al menos uno de sus integrantes so pena de rechazo.

Alianzas Estratégicas: El Proponente deberá presentar mínimo tres (3) alianzas estratégicas el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, entiende por alianza estratégica, un acuerdo comercial que se establece entre el Operador Logístico y Hoteles, Centros de Convenciones, Auditorios o lugares para la realización de eventos, los beneficios pactados previamente, los cuales se describen en este documento, para ello deberá presentar los documentos que acrediten la existencia y suscripción de alianzas estratégicas con proveedores de bienes y servicios con cubrimiento en todo el territorio Nacional, (Departamental o Municipal), que brinden al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ tarifas especiales, de la siguiente forma:

Alianzas con sitios para eventos institucionales en ciudades capitales: Mínimo dos (2) alianzas con sitios que cuenten mínimo con un salón con capacidad para 100 personas en acomodación tipo aula, con cinco (5) pines de cortesía para conexión a internet por evento, ayudas audiovisuales que incluyan computador, video beam, sonido, consola, micrófono inalámbrico y parlantes de cortesía para todos los eventos que se realicen en sus instalaciones. Estos servicios deberán estar descritos en la correspondiente certificación.

Alianzas con sitios para eventos institucionales en municipios del territorio nacional: Mínimo una (1) alianza con sitios que cuenten mínimo con un salón con capacidad para 100 personas en acomodación tipo aula, con tres (3) pines de cortesía para conexión a internet por evento, ayudas audiovisuales que incluyan computador, video beam, sonido, consola, micrófono inalámbrico y parlantes de cortesía para todos los eventos que se realicen en sus instalaciones. Estos servicios deberán estar descritos en la correspondiente certificación.

Las alianzas estratégicas se deben presentar de acuerdo con el Formato (4), ALIANZAS ESTRATEGICAS, las cuales serán verificadas por FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ a través de certificaciones escritas, las cuales deben contener cada uno de los requisitos descritos anteriormente y que la misma se encuentre vigente. Las empresas con las cuales tiene las alianzas estratégicas deberán, dentro de sus objetos sociales, estar relacionadas con la actividad requerida en los términos de la Invitación abierta a cotizar y además, quien suscribe dichas certificaciones debe ser el Representante Legal o quien se encuentre facultado para ello, para lo cual el Proponente debe presentar cada uno de los Certificados de Existencia y Representación Legal de la empresa aliada con una vigencia no mayor a 30 días calendario y el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ verificará la veracidad de las mismas.



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Cuando la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal, las alianzas estratégicas serán la sumatoria de las alianzas estratégicas de los integrantes. Así mismo, todos los integrantes deberán aportar al menos una (1) certificación de alianza estratégica.

Igualmente, deberá aportar, según el caso:

Hoteles o cadenas hoteleras: Registro Nacional de Turismo como hoteles, centros vacacionales y servicios de alojamiento prestados por clubes sociales.

Agencias de viaje: Registro Nacional de Turismo como agencias de viajes y turismo, agencias mayoristas

y las agencias operadoras.

Experiencia mínima Habilitante: El interesado deberá acreditar en un máximo de hasta cinco (5) certificaciones de contratos ejecutados y terminados a satisfacción durante las últimos cinco (5) años, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de licitación, cuyo objeto esté relacionado con la prestación del servicio de organización y realización de acciones logísticas para la realización de eventos.

CONTRATO CUANTIA SMMLV

Lo anterior obedece a que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, debe garantizar que los proponentes actualmente estén activos en el mercado y así mismo cuenten con relaciones comerciales, cupos de crédito y contratos vigentes con diferentes proveedores especializados para la realización de eventos, así como con el personal mínimo requerido; de esta manera garantizar la idoneidad y capacidad del oferente para atender el objeto del contrato, teniendo en cuanto el alto volumen de eventos que ejecuta la entidad por mes. Las certificaciones aportadas deberán cumplir como mínimo con las siguientes condiciones:

CANTIDAD DE

EVENTOS

TIPO DE EVENTO

COBERTURA ASISTENTES POR

EVENTO

LUGAR DE REALIZACION

30 Institucional * Nacional 50 En Municipios (no capitales)

20 Institucional * Nacional 100 En ciudad capital

2 Institucional * Nacional 300 En dos ciudades capitales diferentes



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Las condiciones referidas en el cuadro anterior, pueden ser certificadas con una (1) sola certificación o cada una por separado, hasta en las cinco (5) certificaciones de contratos aportados.

*Evento Institucional: Son aquellos eventos de índole corporativo que una Entidad realiza para la sensibilización, divulgación e implementación de sus estrategias, mediante la organización y realización de reuniones locales, regionales, nacionales; dirigidos a personas del entorno social donde se realiza su actividad.

No se aceptarán certificaciones en las que conste la prestación de un servicio de atención de eventos masivos como conciertos, exposiciones, fiestas familiares y demás eventos cuya finalidad involucre actividades que no tengan relación alguna con eventos de carácter Institucional.

NOTA 1: En caso de que las certificaciones aportadas no contengan toda la información requerida; para el sector público se podrán presentar certificaciones que contengan detalles del contrato donde se especifiquen el valor, plazo, objeto contratado, obligaciones específicas, cumplimiento y ejecución del 100% del mismo, junto con la copia del contrato respectivo y para el sector privado deberán presentar actas de recibo final de los bienes y/o servicios, igualmente con la copia del contrato respectivo.

NOTA 2: En el caso en que se presenten contratos iniciados fuera del periodo señalado por la Entidad, solamente se validará el periodo de ejecución que se encuentra dentro del término definido por la Entidad, para lo cual el oferente deberá presentar la certificación del contratante discriminando los valores ejecutados en el tiempo efectivamente valido en el presente proceso y/o documento equivalente. La sumatoria de los valores de los contratos ejecutados y terminados a satisfacción, deberá ser igual o mayor al 100% del presupuesto oficial expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes y por lo menos el 20% de esta experiencia, debe ser con Entidades Públicas Nacionales (colombianas).

SMLV 8.024,24

Lo anterior obedece a que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, debe garantizar que los proponentes contarán con el entendimiento de la dinámica que maneja la Entidad en el desarrollo de sus eventos de acuerdo a: Tipología: Es de gran importancia para garantizar la efectividad en la logística, la experiencia que pueda tener el operador en ferias, rendiciones de cuentas, mesas públicas, concertaciones, entre otros. Públicos: Consideramos valiosa la experiencia que tenga el operador en el manejo de comunidades indígenas, raizales, afrodescendientes, madres comunitarias, niños, niñas y adolescentes, entre otros públicos. Ubicación: Consideramos relevante la experiencia que tenga el operador en municipios alejados, el personal que pueda ubicar en regiones apartadas, su experiencia ubicando locaciones a través de entes territoriales y poder ubicar proveedores locales para alimentación y otros requerimientos que representan ahorros a la Entidad. En ese sentido, es necesarios que se solicite experiencia en el sector público dado que la dinámica del sector es más exigente por cuanto se involucran recursos públicos y las entidades están sometidas al cumplimiento de los principios de austeridad que por estas se rigen.



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En el estudio del sector, del análisis de la experiencia remitida por las empresas, se evidenció que, de los contratos reportados, el 12.5% son contrataciones con Entidades privadas y el 87,5% con Entidades públicas, lo que indica que el 20% de la experiencia en sector público es un rango que respeta la experiencia con que cuentan los posibles oferentes y que garantizaría la libre concurrencia en el proceso de selección. Adicionalmente se consideró que la Entidad realiza en esa proporción (20%) eventos puntuales que solo ejecutan Entidades públicas (rendiciones de cuentas, mesas públicas, eventos con población beneficiaria de programas sociales). Se tomará el valor del contrato que esté 100% ejecutado, incluidas las adiciones y/o modificaciones se divide por el valor del SMMLV del año correspondiente a la terminación, incluidas sus modificaciones y/o adiciones.

AÑO SMLV

2019 $828.116

2018 $781.242

2017 $737.717

2016 $689.455

2015 $644.350

2014 $616.000

La Entidad verificará que el o los contrato(s) se encuentre(n) identificado(s) en el siguiente código del Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas - UNSPSC.

SEGMENTO FAMILIA CLASE NOMBRE

80 14 16 ACTIVIDADES DE VENTAS Y PROMOCION DE NEGOCIOS

Condiciones Generales para la Presentación de Certificaciones de Experiencia

1. La verificación de la experiencia se realizará con base en la información que reporten los Proponentes en

el Formato 5) RELACION CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE dispuesto para tal fin y en los respectivos soportes de la información consignada en el mismo.

2. En dicho formato el Proponente deberá certificar, bajo la gravedad de juramento, que toda la información contenida en el mismo sea veraz, al igual que la reportada en los documentos soporte.

3. En todo caso cuando se pretende acreditar la experiencia exigida, el Oferente deberá aportar la

certificación en papelería institucional (incluso anexos, si llegare a tener) expedida por la entidad contratante y suscrita por el funcionario competente en la que se reflejen como mínimo los siguientes requisitos:

a. Nombre de la empresa contratante. b. Dirección y teléfono del contratante. c. Nombre del contratista. d. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal, se debe señalar el nombre de quienes lo conforman,

adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.



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e. Número del contrato (si tiene). f. Objeto del contrato. g. Valor ejecutado del contrato que se pretende acreditar. h. Lugar de ejecución. i. Actividades ejecutadas (hospedaje, alimentación, ayudas, audiovisuales, transportes, espacios

físicos, entre otros). j. Estado del contrato (en caso de que la certificación no indique que el estado del contrato es

terminado, el Proponente podrá adjuntar la correspondiente acta de terminación debidamente suscrita).

k. Fecha de inicio (día, mes, año) y fecha de terminación (día, mes, año). l. Fecha de expedición de la certificación (día, mes, año). m. Nombre y firma de quien expide la certificación (la certificación deberá estar firmada por el

funcionario competente para suscribirla). n. Relación de los eventos realizados donde se detalle el cumplimiento de las características mínimas

requeridas.

NOTA 1: En caso de que las certificaciones no cuenten con la totalidad de la información aquí solicitada, el oferente podrá allegar, adicionalmente acta de liquidación con la respectiva copia del contrato.

4. Así mismo, en el evento que las certificaciones no contengan la información que permita su evaluación, el

Proponente deberá anexar a la propuesta copia del contrato o de los documentos soportes que sean del caso, que permita tomar la información que falte en la certificación.

5. Los contratos verbales no serán tenidos en cuenta para acreditar experiencia. No serán válidas las certificaciones expedidas por el mismo contratista.

6. Cuando en la certificación no se indique el porcentaje de participación, deberá adjuntarse certificación del

Oferente individual o del integrante del Oferente plural que desea hacer valer la experiencia y/o documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual conste dicho porcentaje de participación.

7. Si el contrato que se pretende hacer valer como experiencia fue cedido o recibido en cesión, la certificación deberá especificar la fecha de la cesión y discriminar el valor del contrato ejecutado por el cedente y el cesionario.

8. El valor que se contabilizará para los efectos de los valores requeridos en este numeral, será aquel que se

certifique como ejecutado, es decir no se tendrá en cuenta el valor no ejecutado.

9. En caso que las certificaciones aportadas que acreditan experiencia sea expedida por una Entidad privada con quien se haya prestado, junto con la respectiva certificación podrá anexarse copia del contrato correspondiente.

10. No se aceptarán las certificaciones que no se encuentren diligenciadas en su totalidad Reglas generales para la valoración de la experiencia 1. Regla de sumatoria: Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales: Cuando la propuesta se

presente en Consorcio o Unión Temporal, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los



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integrantes. Así mismo cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, todos los integrantes deberán aportar al menos una (1) certificación de experiencia.

2. La experiencia adquirida en consorcio o unión temporal será tenida en cuenta de acuerdo con el porcentaje de participación en el Consorcio o Unión Temporal, en la cual fue adquirida.

3. Si el Proponente adjunta con su propuesta certificaciones adicionales a las cinco (5) máximas requeridas

por la Entidad, se tendrán en cuenta solo las máximas establecidas conforme a lo que el oferente manifieste y/o allegue y solamente las cinco (5) primeras que se relacionen en el Formato (5), RELACION CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.

4. En caso que se relacione más de un contrato en una sola certificación, para efectos de verificación se

tomará la experiencia especifica del Proponente directamente relacionado con los servicios y/o actividades solicitadas por la Entidad, de cada contrato individualmente considerado, en orden de mayor a menor valor ejecutado siempre que cumplan con las especificaciones establecidas en el presente documento y en el pliego de condiciones.

5. Cuando el valor de los contratos y/o certificaciones con el cual se pretende acreditar la experiencia se

encuentre expresado en moneda extranjera:

Para el caso de los contratos en dólares americanos, se hará la conversión a pesos colombianos con la TRM publicada en las estadísticas del Banco de la República en su página oficial, para la fecha de terminación del contrato.

Cuando la experiencia reportada se haya facturado en moneda extranjera diferente al dólar americano, se realizará su conversión a dólares americanos de acuerdo a las tasas de cambio estadísticas publicadas por el Banco de la República en su página oficial, teniendo en cuenta la fecha de terminación del contrato y seguidamente a pesos colombianos

6. Cuando la experiencia a aportar haya sido obtenida de manera directa con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, el Proponente podrá acreditar la misma, tal como está establecido con el presente pliego o aportando copia de los contratos suscritos, sin perjuicio que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ verifique internamente la real ejecución de los mismos.

7. El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, podrá en cualquier estado en que se encuentra el proceso de selección, verificar y solicitar ampliación de la información presentada por el oferente para la acreditación de la experiencia.

8. Cuando en las certificaciones mediante las cuales se pretende acreditar la experiencia se encuentren

también relacionados bienes y/o servicios y/o operaciones de características disímiles a las del objeto del presente proceso contractual, se tendrá en cuenta únicamente la experiencia correspondiente a la relacionada con el objeto del presente proceso de selección. Para el efecto, debe discriminarse claramente el (los) valor(es) parcial(es) de los diferentes bienes o servicios u operaciones incluidos en dicha certificación.

9. Se tomará el valor del contrato al momento de la finalización, incluidas las adiciones y/o modificaciones, se

divide por el valor del SMMLV del año correspondiente a la terminación, incluidas sus modificaciones y/o adiciones.



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NOTA 1: El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, se reserva el derecho de comprobar la

autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos y/o certificaciones que el oferente aporte.

NOTA 2: Si se trata de un Oferente extranjero, deberá relacionar y certificar la experiencia exigida en este

proceso y dentro del territorio Colombiano. Adicionalmente si la certificación se encuentra en idioma diferente al castellano, deberá adjuntar al documento en idioma extranjero, la traducción oficial del documento.

NOTA 3: En el evento de resultar favorecido con la adjudicación, un Proponente extranjero sin domicilio ni

sucursal en Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los Artículos 471 y 474 del citado Código.

NOTA 4: Así mismo cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, todos los integrantes deberán

aportar al menos una certificación de experiencia. NOTA 5: El Proponente cuya constitución sea inferior a tres (3) años, podrá acreditar la experiencia solicitada,

aportando certificaciones de los socios, accionistas o constituyentes, conforme a lo establecido en el numeral 2.5 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015.

1.1. Capacidad Operativa: Teniendo en cuenta que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA

LA PAZ realiza eventos simultáneos, se requiere que el proponente garantice una capacidad operativa de haber realizado cuatro (4) eventos institucionales el mismo día (misma fecha).

El siguiente criterio será cumplido aportando una (1) sola certificación o hasta las cinco (5) certificaciones de los contratos aportados en el numeral 1.4. Experiencia mínima habilitante, donde se evidencie que se hayan realizado las actividades demostrando nombre del evento, fecha de realización del evento (día, mes, año), lugar de realización (ciudad y departamento). Dichas certificaciones deberán relacionarlas en el Formato 6 - CAPACIDAD OPERATIVA DEL PROPONENTE.

1.2. Certificación del equipo de trabajo mínimo requerido para la ejecución (Cumple/no cumple):

Las condiciones técnicas de obligatorio cumplimiento para el personal mínimo requerido para la ejecución del contrato se encuentran contenidas en el Formato 7 - PERFILES MINIMOS REQUERIDOS el cual hace parte integral del presente documento.

El Proponente debe allegar en la propuesta, certificación de acuerdo con el Formato 8 - CARTA DE COMPROMISO PERSONAL MINIMO REQUERIDO que contará con un gerente de proyecto (ejecutivo de cuenta), un productor de eventos y tres (3) asistentes operativos en oficina y exclusivos para el contrato y que cumplan con las condiciones de formación y experiencia contenidas en el Formato 7 - PERFILES MINIMOS REQUERIDOS, uno de los asistentes operativos deberá gestionar la legalización de pagos que sean necesarios para la participación efectiva de los participantes en los diferentes eventos y espacios dispuestos y solicitados por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. El contratista deberá entregar los siguientes apoyos económicos:

1. Apoyo de Transporte: Gastos en que incurre la persona para asistir al evento, se



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cuenta desde el sitio de su vivienda hasta llegar al lugar del evento y viceversa. 2. Apoyo compensatorio: Se cancela de acuerdo a lo determinado por el FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y cuyo valor será cuantificado por el responsable del evento e informado al contratista en el requerimiento operativo.

3. Apoyo de Estadía: Es el valor a reembolsar a la persona en cuyo traslado tuvo que pernoctar en sitio diferente al evento.

El CONTRATISTA, deberá cancelar en efectivo y en el lugar de la reunión convocada, los valores que por los conceptos anteriores se fijen y sean solicitados por el SUPERVISOR.

Como soporte de la entrega del recurso, el CONTRATISTA deberá presentar: Cuenta de cobro firmada y con huella de la persona, discriminando los conceptos anteriormente establecidos, fotocopia de la cédula, anexando los soportes de pago entregados por los participantes al evento: Facturas de hoteles, recibos de pago (peajes, gasolina, alimentación, otros), recibos de caja. Los documentos soportes que debe presentar para acreditar el personal mínimo requerido, deberá presentarlos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato. El tiempo de experiencia se tendrá en cuenta sumando la experiencia aportada sin traslapos y desde la terminación del pensum académico, por lo tanto, no se contabilizará dedicaciones en dos o más proyectos en un mismo periodo de tiempo, cualquier que sea su dedicación en cada proyecto. La entidad se reserva el derecho de pedir cambio del personal: Se requiere que el contratista mantenga la persona validada para este cargo, si se llegare a requerir su cambio, deberá presentar al supervisor la nueva persona propuesta para su validación en las mismas o superiores condiciones. REQUISITOS HABILITANTES FINANCIEROS El Proponente debe tener la capacidad suficiente para ejecutar adecuadamente el contrato, por lo tanto deberá demostrar dicha capacidad, con los estados financieros de los dos (2) últimos años de acuerdo con los siguientes aspectos: El objeto de la verificación financiera, es validar si los proponentes cuentan con los recursos suficientes para ejecutar las actividades solicitadas en la presente invitación, garantizando optimizar los recursos y el buen manejo de los mismos, evitando al máximo incumplimientos que originen sanciones. De acuerdo con lo establecido en el numeral 15 del art 25 de la ley 80 de 1993, Articulo 6 de la ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del decreto ley 019 de 2012 y el decreto 1082 de 2015, la capacidad financiera será objeto de verificación sin calificarse, por cuanto no es un factor de comparación de las ofertas y, por lo tanto, podrá complementarse en los términos que establezcan las citadas normas y el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. REQUISITOS HABILITANTES DOCUMENTALES Se considera que el proponente y los integrantes del consorcio o unión temporal, cumplen con los requisitos documentales si aportan la totalidad de los siguientes documentos, completos y totalmente legibles. Registro Único Tributario – RUT.



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El proponente y los integrantes del Consorcio o Unión temporal, deberán presentar el Registro Único tributario RUT, expedido por la DIAN, en el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, dicho documentos deberá ser aportado por cada uno de los integrantes del mismo. Estados Financieros El proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar los Estados Financieros (Estado de Situación Financiera, Estados de Resultado Integral, Estado de Flujo de Caja, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de cambios en el Patrimonio) y sus correspondientes revelaciones bajo normas NIIF, para los años 2017 y 2018, debidamente certificado por Revisor Fiscal o Contador Público según corresponda. Adicionalmente, deberá aportar un estado de Situación Financiera de Prueba al corte del mes de mayo del año 2019, debidamente certificado por Revisor Fiscal o Contador Público según corresponde. Declaración de Renta El Proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar copia de la declaración de Renta Presentada para los periodos gravables 2017 y 2018. Certificado de Existencia y Representación Legal – Cámara de Comercio El Proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar copia del Certificado de Existencia y Representación Legal, con fecha no superior a 30 días en relación con la fecha de la presente invitación. Certificación bancaria El Proponente deberá aportar certificación expedida por la entidad financiera cuya fecha no sea mayor a treinta (30) días calendario a la fecha de cierre del proceso de selección, la cual debe contener el nombre de la entidad financiera, el nombre del beneficiario, el tipo de cuenta y el número de la cuenta de ahorros o corriente que posea. Este requisito no aplica para el caso de Consorcios o Uniones Temporales. Nota: Para el caso de los proponentes que posean el Registro Único de Proponentes vigente, se podrá incluir dentro de la documentación aportada para el proceso. REQUISITO HABILITANTE DE INDICADORES FINANCIEROS Se considera que el proponente y los integrantes del consorcio o unión temporal, cumplen con el requisito de los indicadores financieros, si se encuentran dentro de los valores requeridos para cada uno, según la siguiente tabla:

Indicador Fórmula Valor Requerido

Capital de Trabajo – capacidad Financiera

Activo Corriente – Pasivo Corriente Mayor o igual a 30% del valor del contrato

Índice de Liquidez Activo Corriente / Pasivo Corriente Mayor o Igual a 1,5%

Índice de Endeudamiento Total Pasivo / Total Activo Menor o igual a 60%



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Capacidad Organizacional

Rentabilidad del Activo Utilidad Operacional / Total Activo Mayor o igual a 4%

Rentabilidad del Patrimonio Utilidad Operacional / Total Patrimonio

Mayor o igual a 8%

Capacidad Financiera: Este indicador representa la liquidez operativa del proponente, es decir el remanente del proponente luego de liquidar sus activos corrientes (convertirlos en efectivo) y pagar el pasivo de corto plazo. Una capacidad financiera positiva contribuye con el desarrollo eficiente de la actividad económica del proponente. Índice de Liquidez: Determina la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo. Índice de Endeudamiento: Determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos. Rentabilidad sobre activos: Determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre patrimonio. Rentabilidad sobre patrimonio: Determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el patrimonio. A mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor es la rentabilidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente. Consorcios – Uniones Temporales Cando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, se deberá especificar de manera clara y precisa el porcentaje participación de cada uno de los integrantes, de tal forma que la sumatoria de los mismos siempre arroje como resultado el 100%. Para verificar la capacidad financiera de acuerdo con el numeral 3 del artículo 2.2.1.1.1.5.3 del decreto 1082 de 2015, se tendrá en cuenta el grado de participación de cada uno de ellos y se efectuara la sumatoria de las diferentes variables para establecer los indicadores financieros. Así: Capital de Trabajo = Capital del Trabajo (A) + Capital de Trabajo (B) Índice de Liquidez = (Valor Activo Corriente (A) * % de participación) + (Valor Activo Corriente (B) * % de participación) // (Valor Pasivo Corriente (A) * % de participación) + (Valor Pasivo Corriente (B) * % de participación) Índice de Endeudamiento = (Total Pasivo (A) * % de participación) + (Total Pasivo (B) * % de participación) // (Total Activo (A) * % de participación) + (Total Activo (B) * % de participación) Rentabilidad del Activo = (Utilidad Operacional (A) * % de participación) + (Utilidad Operacional (B) * % de



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participación) // (Total Activo (A) * % de participación) + (Total Activo (B) * % de participación) Rentabilidad del Patrimonio = (Utilidad Operacional (A) * % de participación) + (Utilidad Operacional (B) * % de participación) // (Total Patrimonio (A) * % de participación) + (Total Patrimonio (B) * % de participación) Proponentes extranjeros. Las personas jurídicas extranjeras deberán presentar la certificación de indicadores financieros firmada por el Representante Legal, acompañada de traducción simple al idioma español, con los valores reexpresados en la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos avalados con la firma de un contador público con tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia. La información debe ser presentada en español y en moneda legal colombiana, por ser esta la unidad de medida por disposición legal.

Por lo anterior y para permitir la pluralidad de los proponentes, los proponentes naturales sin domicilio en Colombia y las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, que de acuerdo con las normas aplicables aprueben sus estados de situación financiera en una fecha diferente al 31 de diciembre de cada vigencia, debe presentar su información financiera a 31 de diciembre de 2018 suscritos por el Representante Legal junto con un preinforme de auditoria, en el cual el auditor o revisor fiscal, certifique: a) la información financiera es la entregada al auditor o revisor fiscal para cumplir su función de auditoria; Y b) el proponente en forma regular y para ejercicios contables anteriores a adoptado normas y principios de contabilidad generalmente aceptados para preparar su información y estados financieros.

IX. CRITERIOS DE PONDERACIÓN Una vez que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ haya determinado que la propuesta se ajusta a los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros, se catalogará como HABILITADA y se procederá a su evaluación y ponderación. El procedimiento de selección del contratista se ajustará a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva e igualdad de derechos y oportunidades. De los que deriva la obligación de someter a todos los oferentes a las mismas condiciones definidas en la ley y en el pliego de condiciones. La oferta más favorable para el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, será la que presente mejor relación de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. Las propuestas serán calificadas teniendo en cuenta los criterios de precio, calidad y apoyo a la industria nacional, el puntaje máximo obtenido por la sumatoria de los criterios antes mencionados, será de CIEN (100) puntos, de conformidad con la siguiente tabla:

CRITERIO DE PONDERACION PUNTAJE MAXIMO

Evaluación Económica 40

Evaluación Técnica 49

Puntaje adicional para proponentes con trabajadores con discapacidad 1

Apoyo a la Industria Nacional 10

TOTAL PUNTAJE 100



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Evaluación Económica (máximo cuarenta (40) puntos)

El Proponente deberá diligenciar el Formato 9 - PROPUESTA ECONOMICA que se incluye en el pliego de condiciones, cualquier omisión en la determinación del valor de la propuesta no dará lugar a modificación posterior y el contratista lo deberá asumir por su cuenta.

Para la evaluación económica el puntaje total es de 40 puntos y se asignará sobre las propuestas hábiles a partir de estos tres elementos dando la puntuación correspondiente de la siguiente manera:

CONCEPTO ITEM A EVALUAR PUNTAJE MAXIMO

Honorarios diarios

Valor diario del(os) asistente(s) operativo(s) adicional(es) a los mínimos requeridos en el Formato “Perfiles mínimos Requeridos” designados para la coordinación del mismo, los cuales deben ser aprobados previamente por el supervisor del contrato o quien este delegue. El valor máximo a ofertar de acuerdo al estudio del sector, es de $79.616, IVA incluido

5

Gastos de viaje

Valor diario que se paga al asistente operativo para cubrir la alimentación, hospedaje y desplazamiento al interior de la ciudad, cuando se desplaza a una ciudad o municipio diferente a donde resida (es de aclarar que el proponente deberá disponer de asistentes operativos en las regiones donde se realice el evento). Estos gastos deberán ser validados por el supervisor, o quien este designe, dado que dependerá del lugar donde se realice el evento o duración del mismo. El valor máximo a ofertar, de acuerdo al estudio del sector, es de $125.606. IVA incluido

5

Comisión

Porcentaje que define el operador para los gastos administrativos y operativos del contrato, resulta de aplicar el porcentaje propuesto en la oferta económica, al valor del evento antes de IVA o pago por cuentas a terceros antes de IVA. El porcentaje máximo a ofertar de acuerdo al estudio del sector, corresponde al 7.7%, antes de IVA

30

Los precios por honorarios diarios, gastos de viaje y comisión se deben mantener durante toda la vigencia que abarcará el contrato, el cual se extenderá hasta el 31 de diciembre de 2019.

Para los honorarios y gastos de viaje, el oferente no deberá anotar centavos. Los valores deberán aproximarse por exceso o por defecto al entero más cercano así: Si es igual o superior a 50 centavos, se aproxima al entero



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siguiente, si es inferior a 50 centavos, se baja al entero anterior.

Podrá utilizar máximo dos decimales en el porcentaje de comisión ofertado so pena de causal de rechazo de la propuesta.

La valoración económica de la propuesta para los honorarios, gastos de viaje y comisión, se realizará de acuerdo con la información suministrada en el Formato 9 - PROPUESTA ECONOMICA.

La evaluación se realizará para cada ítem mediante media aritmética: Consiste en la determinación del promedio aritmético de las ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las ofertas a dicho promedio aritmético, como resultado de aplicar las siguientes formulas:

X =

X = Media aritmética Xi = Valor de la oferta i n = Número total de las ofertas validas presentadas Obtenida la media aritmética se procederá a ponderar las ofertas de acuerdo con la siguiente formula:

X -Vi

X1 -Incluir el valor del máximo puntaje x

Para valores menores o iguales a X Puntaje i =

X -Vi

XIncluir el valor del máximo puntaje x 1-2

Para valores mayores a X X = Media aritmética Vi = Valor total de cada una de las Ofertas i i = Número oferta En el caso de ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética se tomará el valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética y el valor de la oferta, como se observa en la fórmula de ponderación. NOTA 1: Se tendrá en cuenta hasta el séptimo (7º) decimal del valor obtenido como puntaje. NOTA 2: Si al cálculo de la fórmula para la asignación del puntaje da como resultado un valor negativo se asignará como puntaje cero (0)

Evaluación Técnica (máximo cuarenta y nueve (49) puntos) Oferta de personal adicional (Puntaje máximo treinta (30) puntos)



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Cantidad: Un (1) Asistente operativo en campo (evento) hasta para cinco (5) eventos que requieran asistentes en el mes durante la ejecución del contrato. Condición mínima de obligatorio cumplimiento contenida en el Formato (7), PERFILES MINIMOS REQUERIDOS. El Proponente podrá ofrecer, sin costo para la Entidad, el acompañamiento por parte del asistente operativo en campo (evento) hasta para cinco (5) eventos en cada mes durante la ejecución del contrato, a solicitud del supervisor, en cualquiera de las ciudades capitales y/o Municipios del territorio Nacional, de acuerdo a los requerimientos. Los puntajes se asignarán de la siguiente manera:

Un (1) asistente operativo en campo hasta para tres (3) eventos en cada mes

durante la ejecución del contrato

Un (1) asistente operativo en campo hasta para cinco (5) eventos en cada mes durante la ejecución del contrato

20 puntos

30 puntos

Para ello, el proponente deberá diligenciar carta de compromiso informando la opción que ofrezca y tramitar el Formato (10), OFERTA DE PERSONAL ADICIONAL PONDERABLE. Requerimientos adicionales para la entidad (Puntaje máximo diecinueve (19) puntos) Se asignará un máximo de diecinueve (19) puntos al proponente que, como valor agregado, ofrezca sin costo adicional para el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, los requerimientos relacionados en la siguiente tabla:

Requerimientos No. eventos Puntaje

Ayudas audiovisuales que incluyan: Un computador, un video beam, sonido con consola, micrófono inalámbrico, parlante, atril.

Un evento diario de acuerdo con las solicitudes de servicio enviadas al operador logístico, de los eventos a realizar en la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato en los que dichos equipos sean requeridos total o parcialmente por el Entidad.

10

Estación de bebidas que incluyan café, aromáticas y agua.

Hasta para cinco (5) eventos mensuales de máximo cincuenta (50) asistentes cada uno, de acuerdo con las solicitudes de servicio enviadas al operador logístico, de los eventos a realizar en la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato.

9

El Proponente podrá ofrecer los dos requerimientos, en las condiciones señaladas en el cuadro anterior para obtener el puntaje de 19 puntos, para ello deberá diligenciar el Formato 11 - CERTIFICACION DE REQUERIMIENTOS ADICIONALES PARA LA ENTIDAD, donde defina cuales requerimientos ofrece.



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El Proponente deberá garantizar el uso de los requerimientos en los lugares que sean aprobados para la realización del evento y en caso de haber eventos simultáneos, solo se deberán prestar los requerimientos sin costo para la entidad para un (1) evento diario.

Apoyo a la Industria Nacional (Puntaje máximo diez (10) puntos) De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 2 de la Ley 816 de 2003, el puntaje que se aplicará como protección a la Industria Nacional, será el siguiente: De acuerdo con el Artículo 51 del Decreto 019 de enero 10 de 2012, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. Considerando que el objeto del contrato se refiere a la prestación de un servicio, la ponderación respecto de la Industria Nacional se efectuará atendiendo el origen del servicio prestado, así: Se otorgarán hasta diez (10) puntos a los oferentes que acrediten tener origen nacional y además acrediten que para la ejecución del contrato los servicios profesional, técnico y/o operativo son de origen colombiano; o hasta cinco (5) puntos a los Oferentes de origen extranjero o quienes oferten incorporar en el desarrollo del contrato personal nacional y extranjero. Para tal efecto, se deberá presentar el Formato 12 - APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL debidamente diligenciado y suscrito por el Representante Legal.

Origen del Proponente Puntaje

En caso de que el proponente sea de origen nacional, de origen extranjero o mixto y el extranjero acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

5 puntos

En caso de que el proponente sea de origen mixto (nacional y extranjero) y el extranjero no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

2,5 puntos

En caso de que el proponente sea de origen extranjero y no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

0 puntos

Total hasta 5 puntos HASTA 5 PUNTOS

OFRECIMIENTO DE RECURSO HUMANO Puntaje

El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen nacional, de extranjero o mixto y el extranjero acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

5 puntos

El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen mixto (nacional y extranjero) y el extranjero no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

2,5 puntos



27 de 60

El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen extranjero y no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

0 puntos

Total hasta 5 puntos HASTA 5 PUNTOS

El criterio se evaluará de conformidad con lo manifestado por el proponente en el Formato 12 - APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL.

En caso de que no conste por escrito, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ se abstendrá de otorgar puntaje.

En ausencia de tratado de Libre Comercio o Acuerdo Comercial y en caso de que se oferten bienes y/o servicios extranjeros que acrediten trato nacional en virtud del principio de reciprocidad, deberán soportarlo mediante certificación expedida por el Director de Asunto Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, la cual contendrá lo siguiente:

1. Lugar y fecha de expedición de la certificación 2. Objeto de la certificación 3. Nombre y firma del funcionario que expide la certificación.

Al respecto, vale la pena precisar que las certificación expedidas por parte del Director de Asunto Jurídicos Internacionales del Ministerio Relaciones Exteriores de Colombia donde consta el trato nacional de bienes y/o servicios en los países que no tienen tratado comercial en materia de contratación con Colombia, se encuentran disponibles para conocimiento de los interesados en el Portal Único de Contratación Pública (SECOP) previsto en la página web www.colombiacompra.gov.co.

Personal en condición de discapacidad (Puntaje máximo un (1) punto)

Se asignará un puntaje de un (1) punto, al proponente que acredite tener vinculado dentro de su planta de personal, personas en condición de discapacidad, atendiendo lo establecido en el Artículo 1 del Decreto 392 de 2018 y de conformidad con la siguiente tabla:

Número total de trabajadores de la planta de personal del proponente

Número mínimo de trabajadores con discapacidad exigible

Entre 1 y 30 1

Entre 31 y 100 2

Entre 101 y 150 3

Entre 151 y 200 4

Más de 200 5

El proponente (persona natural, el Representante Legal de la persona jurídica o el Revisor Fiscal) según corresponda, certificará el número total de trabajadores vinculados a la planta de personal del proponente o sus integrantes a la fecha del cierre del proceso de selección. El proponente deberá acreditar el número mínimo de personas con discapacidad en su planta de personal, de conformidad con lo señalado en el certificado expedido por el Ministerio de Trabajo, el cual deberá estar vigente a

http://www.colombiacompra.gov.co/



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la fecha de cierre del proceso de selección. Para efectos de lo señalado en el presente artículo, si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión temporal o promesa de sociedad futura, se tendrá en cuenta la planta de personal del integrante del proponente plural que aporte como mínimo el cuarenta por ciento (40%) de la experiencia requerida para la respectiva contratación.

NOTA 1: Se tendrá en cuenta para la verificación de este ponderable, la información relacionada en el Formato (13), 10% DE EMPLEADOS DISCAPACITADOS EN NOMINA.

OBLIGACIÓN EN MATERIA DE ACUERDOS COMERCIALES: Acuerdos Comerciales: Tratados Internacionales vigentes celebrados por el estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los que existe como mínimo compromiso de trato nacional para: (I) los bienes y servicios de origen colombiano y (II) los proveedores colombianos. Atendiendo los artículos 2.2.1.2.4.1.1, 2.2.1.2.4.1.2 y 2.2.1.2.4.1.3 del Decreto 1082 de 2015, la contratación a realizar se encuentra cobijada por siguientes acuerdos comerciales:

Acuerdos Comerciales

Entidad Estatal incluida

Presupuesto del proceso de

contratación superior al valor del Acuerdo Comercial

Excepción aplicable al proceso de

contratación

Proceso de contratación cubierto por el Acuerdo Comercial

Alianza del

Pacifico

Chile SI SI NO SI

México SI SI NO SI

Perú SI SI NO SI

Canadá SI SI NO SI

Chile SI SI NO SI

Corea SI SI NO SI

Costa rica SI SI NO SI

Estados AELC SI SI NO SI

Estados unidos SI SI NO SI

Triangulo norte

El Salvador SI SI NO SI

Guatemala SI SI NO SI

Honduras NO SI NO NO

Unión Europea SI SI NO SI

Comunidad Andina SI SI NO SI

El principio de reciprocidad también se aplicará para los países que forman parte de la comunidad Andina, extensivo únicamente a los prestadores de servicios. Lo anterior teniendo en cuenta las reglas previstas en el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en procesos de contratación, publicado en la página web de Colombia Compra Eficiente 1.



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X. Modalidad de Selección del Contratista y su Justificación, Incluyendo los Fundamentos Jurídicos

Teniendo en cuenta que, de acuerdo con el correspondiente estudio de mercado, que hace parte integral de este

documento, son varias las empresas que pueden ejecutar el contrato a suscribir, el Fondo realizará una invitación

abierta a cotizar, con fundamento en el numeral 6.9.1.2. del Manual de Contratación del FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, el artículo 15 de la Ley 434 de 1998 y el artículo 2.2.2.1.3, del

Decreto 1081 de 2015, dando así cumplimiento a los principios constitucionales de la función pública.

XI. Condiciones del Contrato a Celebrar A. Tipo de Contrato

La presente invitación tiene como propósito seleccionar un proveedor bajo la figura jurídica de contrato de

PRESTACIÓN DE SERVICIOS, de acuerdo con las especificaciones particulares establecidas en el presente

documento.

B. Supervisión

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ supervisará y controlará la correcta ejecución del presente contrato por intermedio del o los funcionarios o contratistas que designe el Ordenador del Gasto, lo cual deberá constar por escrito, quien asume la responsabilidad por el seguimiento y control del contrato, así como la correcta y cabal ejecución del mismo. El supervisor tendrá además de las funciones que por índole y naturaleza del contrato le son propias, las consagradas en la Ley 1474 del 2011 y las siguientes:

Certificar el cumplimiento del objeto contratado, dentro de las condiciones exigidas.

Revisar y aprobar los informes de actividades que deba rendir EL CONTRATISTA.

Autorizar con su firma los pagos que deban efectuarse a EL CONTRATISTA.

Elaborar y suscribir las actas respectivas.

Informar oportunamente al Ordenador del Gasto sobre el desarrollo del presente contrato y sobre

cualquier incumplimiento en que pueda incurrir EL CONTRATISTA.

Informar y solicitar oportunamente al ordenador del gasto las modificaciones contractuales, siempre

y cuando estén plenamente justificados y por escrito.

Impartir las órdenes y sugerencias por escrito y formular las observaciones que estime conveniente

sobre el desarrollo del contrato.

Verificar como requisito para cada pago, que EL CONTRATISTA se encuentre al día en el pago de

sus aportes al sistema general de seguridad social en pensión, salud y riesgos laborales, para lo cual

se deberán anexar las certificaciones expedidas por las entidades en las cuales se realizan dichos

aportes.

Publicar los documentos de ejecución contractual en la plataforma SECOP I y en los demás

sistemas que se requieran de acuerdo a las políticas del Fondo.



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Enviar copia de todo lo actuado al área de gestión documental, con el fin de que todos aquellos

documentos que corresponden a la ejecución contractual, reposen en la carpeta original del contrato.

Certificar la calidad del servicio, cuando EL CONTRATISTA lo solicite.

Nota: En el evento de cambio del supervisor, no será necesario modificar el presente contrato y la designación se efectuará mediante comunicación escrita.

XII. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

A) OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA 1) Disponer lo necesario para cumplir con el objeto de este contrato.

2) Constituir la garantía establecida en los términos pactados y allegarla dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes a la suscripción del contrato.

3) Presentar oportunamente la cuenta de cobro o factura, los soportes correspondientes y demás

documentos necesarios para el pago.

4) Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y

oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae.

5) Reportar de manera inmediata al supervisor, la ocurrencia de cualquier novedad o anomalía durante la

ejecución del contrato.

6) Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le

imparta el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ a través del supervisor del mismo,

para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones, sin perjuicio de su autonomía técnica y

administrativa.

7) Colaborar con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZpara que el objeto contratado

se cumpla a cabalidad y sea de la mejor calidad.

8) Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución del contrato, evitando dilaciones.

9) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley, con el fin de obligarlo a hacer

u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES

PARA LA PAZ y las autoridades competentes.

10) Remitir al supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días siguientes a la consignación, copia del

documento donde conste la operación que, por concepto de reintegros, rendimientos financieros, multas

o cualquier otro, se causen a favor de la entidad en razón a la ejecución el contrato. PARAGRAFO: Las

consignaciones a que hace referencia esta obligación deben realizarse únicamente en la cuenta

informada por escrito por el supervisor del contrato.

11) Participar y apoyar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, en todas las reuniones

a las que éste lo convoque relacionadas con la ejecución del contrato.

12) Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la documentación

objeto del presente contrato.

13) Guadar estricta reserva sobre toda la información y documentos que tenga acceso, maneje en desarrollo

de su actividad o que llegue a conocer en desarrollo del contrato y que no tenga carácter de pública. En

consecuencia, se obliga a no divulgar por ningún medio dicha información o documentos a terceros, sin



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la previa autorización del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

14) Mantener correctamente actualizados cada uno de los sistemas de información que maneje en desarrollo

de su actividad.

15) Asumir un buen trato para con los demás colaboradores internos y externos del FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y actuar con responsabilidad, eficiencia y transparencia.

16) Devolver al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, una vez finalizado la ejecución del

contrato los documentos que en desarrollo del contrato se hayan producido, e igualmente todos los

archivos que se hayan generado en cumplimiento de sus obligaciones, si a ello hubiere lugar.

17) Colaborar con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en el suministro y respuesta

de la información correspondiente, a los requerimientos efectuados por los organismos de control del

Estado Colombiano en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato objeto del

presente documento.

18) Utilizar la imagen del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y de la oficina del ALTO

COMISIONADO PARA LA PAZ, de acuerdo con los lineamientos establecidos por éste, salvo

autorización expresa y escrita de las partes para fines publicitarios o de cualquier otra índole.

19) Realizar los pagos SISS (salud, pensión y riesgos laborales), de acuerdo con la normatividad vigente

aportando los soportes de pago correspondientes.

20) Respetar la política medio ambiental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica,

política que incluye todas las normas internas sobre el uso de los recursos ambientales, como el agua y

la energía, racionamiento de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales en

cada uno de los eventos.

21) Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato que surjan conforme las funciones que debe

cumplir.

B) OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

1) Cumplir con plena autonomía técnica y administrativa, con las actividades, lineamientos y estándares

definidos en el numeral de “Especificaciones Técnicas de los insumos, bienes, productos, obras o

servicios a entregar” de la Ficha de Condiciones Técnicas esenciales para la Prestación del Servicio y/o

Entrega del Bien.

2) Orientar, planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos según las necesidades definidas por el

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

3) Realizar las cotizaciones de cada servicio o bien requerido por el FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ teniendo en cuenta las políticas de austeridad y lo definido en la presente

ficha de condiciones técnicas, dando prioridad de acuerdo con la fecha de realización del evento, pero

siempre respetando el tiempo establecido. Las cotizaciones y negociaciones deben hacerla a nombre

propio y no del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

4) Realizar la contratación de los proveedores de manera oportuna una vez el supervisor apruebe la mejor

propuesta, de tal forma que se garantice el desarrollo del evento con el proveedor aprobado.

5) Operar la logística necesaria para llevar a cabo la realización de los eventos, según los requerimientos

del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, solicitados a través del supervisor del

contrato.



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6) Identificar al productor de evento y a los asistentes operativos en campo, a través del uniforme

institucional, carné de identificación visible y garantizar una excelente presentación personal para los

eventos.

7) Realizar la contratación o adquisición de un bien o servicio logístico, previa autorización del supervisor

del contrato. Los bienes o servicios adquiridos para la realización de un evento que no sean aprobados

previamente por supervisor del contrato no serán pagados por FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES

PARA LA PAZ.

8) Prestar apoyo a los diferentes programas y estrategias del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES

PARA LA PAZ a realizar, en caso de que sea necesario, como convocatorias a participantes para

determinado evento de acuerdo con los lineamientos impartidos sin que esto genere ningún costo

adicional.

9) Buscar las mejores tarifas y descuentos corporativos, de acuerdo con las condiciones particulares del

territorio donde deba desarrollarse la respectiva actividad. Todos los descuentos, tarifas preferenciales,

cortesías y demás beneficios que otorguen proveedores como resultado de la realización de un evento,

deben ser trasladados por el operador al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

10) Responder a los requerimientos realizados por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA

PAZ dentro de los tiempos establecidos en la ficha de condiciones técnicas.

11) Solicitar autorización del supervisor cuando requiera realizar alguna modificación a los eventos e informar

al proveedor y al responsable del evento el procedimiento a seguir ante novedades en el evento.

12) Contratar los conferencistas, talleristas que sean requeridos, de acuerdo con el perfil y la experiencia,

solicitada por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, cuando se requiera y

acogerse a la forma de pago establecida.

13) En todo evento el operador priorizará y dará prevalencia a los proveedores locales y sujetos a la

aprobación del supervisor.

14) Pagar a los proveedores de productos y servicios contratados para la realización de los eventos

requeridos, de acuerdo con los plazos establecidos en las negociaciones comerciales que realice. Las

condiciones comerciales que se pacten el operador con los proveedores son de su responsabilidad y por

ningún motivo podrán trasladarse la misma al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ,

ni condicionar la realización de un evento o consecución de un requerimiento logístico a las condiciones

de pago establecidas por un proveedor, como es el caso de pagos anticipados. Por ningún motivo el

operador podrá condicionar o amparar su responsabilidad frente al pago de proveedores, con el

momento de realización del pago por parte del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA

PAZ.

15) Tramitar oportunamente los permisos y licencias que se requieran ante las autoridades legales

competentes para la realización de eventos.

16) Designar y mantener durante la vigencia del contrato el personal propuesto con las calidades y con la

dedicación de tiempo establecida, variando lo mismo sólo en casos de fuerza mayor o caso fortuito,

previa autorización del supervisor del contrato y deberá reemplazarse con personal de iguales o mayores

características.

17) Informar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, cualquier situación que altere el

normal funcionamiento de cada uno de los eventos.



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18) Informar al supervisor los inconvenientes o problemas que se presenten en el desarrollo del evento, para

que de manera conjunta se validen alternativas de solución de manera inmediata.

19) Realizar al finalizar cada evento, en el que se haya solicitado asistente operativo, una encuesta a por lo

menos el 5% de los asistentes al azar, sobre los servicios logísticos prestados, según formulario

diseñado para este fin por parte del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, las cuales

se deben incluir en el informe mensual de ejecución, al supervisor o quien este designe.

20) Realizar, de ser necesario, un plan de mejora, cuando la calificación de alguno de los ítems de la

encuesta aplicada sea menor a 4, en una escala de uno (1) a cinco (5), para garantizar que los

inconvenientes presentados no se repitan en un próximo evento.

21) Presentar mensualmente un informe al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ de

acuerdo con el modelo definido por el mismo sobre la ejecución del contrato, detallando el cumplimiento

de las obligaciones, los eventos realizados, los eventos pagados y saldo del contrato a la fecha del

informe.

22) Entregar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ un informe al finalizar el plazo de

ejecución del contrato, donde se presenten los resultados obtenidos. Este informe deberá ser

presentado, en medio impreso y magnético, de acuerdo con el modelo definido por el FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

23) Entregar con la oportunidad regulada, los documentos soportes para el trámite de pagos, es decir a más

tardar dentro de los treinta (30) días después de finalizado el evento.

24) Solicitar que las facturas expedidas por los terceros que prestan el servicio se entreguen en un plazo

máximo de 15 días siguientes a la realización del evento.

25) Garantizar que los asistentes operativos adicionales que sean requeridos en campo, sean de la región

donde se realice el evento y cumplan con los requisitos definidos en el Formato PERSONAL MÍNIMO

REQUERIDO para ese perfil y que cuenten con comunicación permanente con el productor y gerente del

proyecto, salvo en los casos donde el supervisor autorice que no se dé en estas condiciones.

26) Presentar los documentos definidos en el Formato – PERSONAL MINIMO REQUERIDO dentro de los

cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato, para aprobación por parte del supervisor.

27) Garantizar que los gastos de alojamiento, alimentación, transporte terrestre, visitas técnicas previas a la

realización de un evento y demás serán asumidos por el operador, dentro de sus gastos operativos.

Estos gastos no serán reconocidos por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

como reembolso de gastos logísticos o de coordinación de evento. Se tendrán algunas excepciones

acorde a lo autorizado por el supervisor designado.

28) Garantizar que los proveedores seleccionados realicen el tratamiento adecuado, según la normatividad

vigente, a los residuos y basuras que se produzcan en la realización de cada evento, desde su

generación hasta su disposición final. Así como todas las normas relacionadas vigentes para el momento

del cierre de la Invitación Abierta a Cotizar.

29) Realizar las respectivas negociaciones con el fin de evitar o minimizar los costos de multas o

indemnizaciones por concepto de suspensión y/o cancelación del evento o de parte de sus

requerimientos en los eventos de no-show no imputables al operador, el FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ pagará el valor del evento, siempre y cuando, se haya cancelado fuera del

tiempo previsto y previa verificación del supervisor, donde se determine que el operador realizó en todas



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las acciones necesarias tales como: 1. Cancelación de hoteles, 2. Cancelación de conferencistas y 3.

Demás inherentes para la operación técnica. En estos casos el FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ suspenderá el evento o tomará las medidas necesarias para no alterar la

ejecución normal del contrato.

30) Cumplir durante la ejecución del contrato con los ofrecimientos adicionales realizados en la propuesta.

31) Tener en cuenta las alianzas estratégicas presentadas en su propuesta con los descuentos ofertados al

momento del presentar las cotizaciones para los eventos.

32) Garantizar la realización de los eventos requeridos dentro de los tiempos definidos, sin importar el

número de eventos simultáneos que se requieran.

33) Garantizar la renovación del Registro Nacional de Turismo anualmente y allegar al FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ el certificado vigente posterior a cada renovación, a lo

largo de la ejecución del contrato.

C) OBLIGACIONES CONTRACTUALES ASOCIADAS A LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN:

1) EJE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1.1) Socializar la política de salud y seguridad en el trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia, en

virtud de la ejecución del objeto del contrato.

1.2) Garantizar la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, documentos, en el

marco de la Seguridad y Salud en el trabajo durante la ejecución del contrato.

1.3) Garantizar que todos los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato se encuentren afiliados al

Sistema de Seguridad Social, incluidos riesgos laborales.

1.4) Realizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del contrato en materia de

seguridad y salud en el trabajo.

1.5) Garantizar que los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato cuentan con los elementos de

protección personal requerido para la realización de sus actividades. En caso de deterioro, daño o perdida

deberá contemplarse los protocolos correspondientes para la reposición, sin afectar la ejecución del contrato.

1.6) Realizar los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con las actividades propias del objeto

contratado y la normatividad vigente.

1.7) Informar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, los accidentes de trabajo y enfermedad

laboral – ATEL del personal a cargo del operador/contratista reportados a la ARL y EPS, durante el plazo de


1.8) Formular e implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

2) EJE GESTIÓN AMBIENTAL:



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2.1) Cumplir con la política ambiental del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ,

implementando buenas prácticas ambientales relacionadas con el ahorro y uso eficiente del agua, energía y papel

y manejo de residuos.

2.2) Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio ambiente.

2.3) Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado y la disposición final de los residuos especiales y/o

peligrosos que se generen durante la ejecución del contrato.

2.4) Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado de los residuos orgánicos que se generen durante

la ejecución del contrato.

2.5) Formular e implementar los programas de capacitación del personal manipulador de alimentos,

mantenimiento preventivo de equipos, calibración de equipos e instrumentos para pesar residuos y

programas de saneamiento, de acuerdo con la normatividad vigente.

2.6) Utilizar logos removibles y/o carnés para la identificación del operador y/o del programa institucional en la

dotación e implementos utilizados.

3) EJE CALIDAD:

3.1) Asegurar que el personal requerido para la ejecución del contrato cuente con el perfil de: Educación (formal:

primaria, secundaria, pregrado, posgrado), formación (cursos específicos de la actividad a desarrollar como

diplomas, seminarios, talleres entre otros) o experiencia para garantizar la óptima prestación del servicio.

3.2) Determinar un mecanismo para conocer la percepción del beneficiario frente a la prestación del servicio, a

través de un instrumento establecido por el mismo operador para tal fin.

3.3) Demostrar mediante evidencias la implementación de acciones de mejora (correctivas o preventivas frente a

cualquier situación que afecte la prestación del servicio) que permita tomar decisiones a que haya lugar o

experiencia exitosa que demuestre la mejora en la prestación de servicio.

3.4) Demostrar que selecciona y evalúa sus proveedores de bienes y servicios, relacionados directamente con la

prestación del servicio contratado, haciendo cumplir las normas legales vigentes, así como las normas y

especificaciones técnicas según corresponda.

3.5) Contar con información documentada para la recepción, tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas,

reclamos, felicitaciones y sugerencias, en el marco de la ejecución del objeto contractual.

4. EJE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

4.1) Prever el plan de recuperación y contingencia del servicio contratado ante los eventos que puedan afectar el

cumplimiento de la ejecución del mismo.

4.2) Suscribir un documento de compromiso de confidencialidad el cual deberá ser entregado al supervisor del

contrato una vez se firme el contrato.



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4.3) Informar al supervisor, en el momento que ocurran incidentes de seguridad que afecten la disponibilidad,

integridad y/o confidencialidad de la información del Departamento Administrativo de la Presidencia, en el marco

de la ejecución del contrato.

4.4) Realizar la devolución de los elementos entregados por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA

LA PAZ para la ejecución del contrato, así como la información y elementos adquiridos y generados durante el

plazo de ejecución.

4.5) Garantizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del contrato en materia de

seguridad de la información.

D) OBLIGACIONES GENERALES DEL FONDO DE PROGRAMAS ´PARA LAS PAZ

1) Suministrar la información que previamente requiera EL CONTRATISTA en relación con el objeto del

presente contrato.

2) Exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna de las obligaciones del presente contrato.

3) Efectuar la supervisión y seguimiento del presente contrato.

4) Realizar los pagos al CONTRATISTA acorde a la forma de pago establecida y sujeto al PAC.

E) OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL FONDO DE PROGRAMAS PARA LAS PAZ

No aplica.

XIII. Garantías A) De Seriedad de la Oferta

El Proponente deberá presentar junto con su oferta una garantía de seriedad de la oferta con vigencia a partir de

la fecha de cierre del proceso y hasta la suscripción del contrato con una suma asegurada igual al 10% del

presupuesto del proceso.

B) De Cumplimiento Para el cumplimiento idóneo y oportuno de las obligaciones estipuladas, el pago de las multas, de la pena pecuniaria y demás sanciones que, dado el caso, pudieren imponerse, una vez se adjudique el contrato, EL CONTRATISTA deberá constituir una garantía única, consistente en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia a favor de la NACIÓN - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA - FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (NIT: 899.999.083-0), la cual deberá cubrir los siguientes amparos:

TIPO PORCENTAJE VIGENCIA

Garantia de Cumplimiento del Contrato 20% del valor total del

contrato

Igual al plazo de ejecución del

contrato y seis (6) meses más.

Garantía de Calidad del Servicio 20% del valor total del

contrato


contrato y seis meses más,



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XIV. Lugar de ejecución del Contrato

Los bienes y servicios objeto de la presente invitación se prestarán a nivel nacional, conforme a los requerimientos de FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ; no obstante el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C

XV. Rechazo

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ rechazará las cotizaciones presentadas por los participantes que:

Sean presentadas después de vencido el plazo establecido para el efecto en el Cronograma

Que no hayan cumplido el compromiso anticorrupción contenido en el Formato 1 durante el Proceso de Contratación.

Que, existiendo Junta Directiva de la sociedad, unión temporal o consorcio proponente, alguno de los miembros de la Junta Directiva haya sido sancionado por temas de corrupción o delitos asociados al narcotráfico.

Certificado de existencia y representación legal o del registro mercantil expedido por la Cámara del domicilio del participante singular; o, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal si el interesado es plural, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la oferta.

Que evidencien falta de capacidad jurídica para presentar la oferta.

Que el mismo proponente presente varias ofertas por sí o por interpuesta persona (en consorcio, unión temporal o individualmente).

Que el proponentese se encuentre incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables.

Que la propuesta se presente extemporáneamente, se envié por correo electrónico o se deje en un lugar distinto al indicado en la presente invitación.

Que la información suministrada como soporte de la contratación por parte del proponente no concuerde con la situación real en relación con los aspectos objeto de verificación.

Que el proponente no cumple con todas las calidades mínimas exigidas para participar, ni ofrece o

contados a partir de la fecha de

suscripción del contrato.

Pago de salarios, prestaciones sociales

legales e indemnizaciones laborales

15% del valor total

estimado del aporte de

FONDO PAZ


contrato y tres (3) años más,

contados a partir de la fecha de

suscripción del contrato.

Responsabilidad Civil Extracontractual: Cuantía equivalente a

500 SMLV

Con una vigencia igual al plazo de




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cumple con todas las especificaciones o requerimientos técnicos habilitantes establecidos en la presente invitación.

Que se encuentre incurso en algunas de las causales de disolución o liquidación señaladas en el artículo 38 de la ley 1116 de 2006.

Que la vigencia de la propuesta comprenda un plazo inferior al exigido.

Que el proponente tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que participe en el presente proceso, como en el caso de sociedades con socios comunes.

Que el Representante Legal o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en el presente proceso.

Que el proponente, habiendo sido requerido por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ no subsane dentro del término fijado por la Entidad, las inconsistencias o errores de su oferta, sin las cuales no sea posible valorar objetivamente y en condiciones de igualdad las propuestas.

Que presente propuestas parciales o alternativas.

Que el valor de la propuesta económica supere algún valor unitario de las cotizaciones hechas por la entidad o se presente algún valor en cero.

Que el proponente no se encuentre al día en el pago de aportes a la seguridad social, de conformidad con lo dispuesto en Ley 789 de 2002 y Ley 1150 de 2007, o cuando no se aporte la certificación que acredite el cumplimiento de esta obligación dentro del plazo máximo que otorgue la Entidad para el efecto.

Que los precios de la propuesta sean artificialmente bajos, para lo cual la entidad aplicará la Guía para el Manejo de los Precios artificialmente bajos dado por Colombia Compra Eficiente.

Que el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en la evaluación de la propuesta o en la adjudicación del contrato.

Que la documentación no se presente de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes que regulan la presentación de documentos expedidos en el exterior, en caso de ser necesario.

Que la propuesta económica no se presente en pesos colombianos y de acuerdo con lo solicitado.

Que se presenten propuestas con forma de pago diferentes a las establecidas en la presente invitación pública.

Que no se aporte la garantía de Seriedad de la oferta.

XVI. Recomendaciones Generales

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ revisará que los interesados no se encuentren en causales de inhabilidad o incompatibilidad para presentar la cotización, celebrar o ejecutar el Contrato. Para ello, revisará entre otros, el boletín de responsables fiscales, el certificado de antecedentes disciplinarios, el certificado de antecedentes judiciales y el RUP. Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio no anterior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de la cotización, en el cual conste que el representante legal no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la persona jurídica, o aportando la autorización o documento correspondiente del



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órgano social directo que lo faculta.

A. Cotizaciones Parciales

Los interesados no pueden presentar propuestas parciales, es decir, deberán ofrecer todos los servicios y actividades requeridas en el objeto de la presente invitación abierta a cotizar.

B. Validez de las cotizaciones

La cotización debe tener una validez de treinta (30) días calendario, contados a partir de su presentación. En el caso de una suspensión que supere este término, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ solicitará la ampliación de la cotización al interesado por un término igual a la suspensión.

C. Reserva durante el proceso de evaluación

Los interesados son responsables de advertir si la información presentada en la cotización contiene información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, debiendo indicar tal calidad y expresar las normas legales que le sirven de fundamento. El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ debe mantener la reserva de la información contenida en la presente invitación frente a terceros. El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ se reserva el derecho de revelar dicha información a sus agentes o asesores, con el fin de evaluar la cotización.

La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las cotizaciones no puede ser revelada a los interesados, ni a terceros hasta que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ comunique que el informe de evaluación se encuentra disponible para que los interesados presenten las observaciones correspondientes. D. Presentación de Ofertas La oferta a presentar debe contener índice y estar debidamente foliada, en un documento físico original que debe ser radicado en la ventanilla de correspondencia de DAPRE Calle 7 # 6 – 54 junto con DOS (2) CDs que deben contener exactamente la misma información, dirigida al Director del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

XVII. Adjudicación

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ adjudicará, según el orden de elegibilidad establecido en el informe de evaluación. El ordenador del gasto, adjudicará la presente invitación al interesado u b i c a d o en el primer orden de elegibilidad y que cumpla con todos los requisitos exigidos en los presentes términos de referencia o procederá a la declaratoria de fallido de la invitación, si a ello hubiera lugar. Sí la presente invitación se declarase fallida, el ordenador del gasto al día siguiente a la declaratoria podrá hacer una invitación cerrada invitando a los contratistas de los últimos tres (3) años que hayan



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prestados el suministro de bienes y servicios objeto de la presente invitación.

XVIII. Cronograma

El siguiente es el Cronograma del Proceso de Contratación:

ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR

Publicación de los Términos de Invitación Abierta a Cotizar y demás documentos del proceso de selección

09 de julio de 2019 a las 11:59:00 pm

Página web Presidencia de la República de Colombia www.presidencia.gov.co

Plazo para presentar observaciones a los Términos publicados.

10 de julio de 2019 Recepción de observaciones a Email de

[email protected]

Respuesta a las observaciones de los interesados

11 de julio de 2019 Página web Presidencia de la República

de Colombia www.presidencia.gov.co

Plazo para la presentación de propuestas.

15 de julio de 2019 Hasta las 10:00:00 am

Ventanilla de correspondencia Departamento Administrativo de la

Presidencia, Calle 7 #6-54 Bogotá D.C.

Plazo para presentar documentos y]/o aclaraciones solicitados por la Entidad.

Hasta 16 de julio de 2019 Hasta las 11:00:00 am


Publicación informe de evaluación final de las propuestas

18 de julio de 2019 Hasta las 5:00:00 pm


Observaciones al informe de evaluación

Hasta el 19 de julio de 2019

Hasta las 5:00:00 pm

INSTALACIONES DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA

PAZ

Perfeccionamiento del Contrato y respuesta a las observaciones al informe de evaluación final.

23 de julio de 2019 INSTALACIONES DEL FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

Las fechas y plazos antes indicados podrán variar de acuerdo con la ley y con las condiciones previstas en los presentes términos de referencia.


mailto:[email protected]






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Formato 1 - Compromiso anticorrupción

[Lugar y fecha] Señores El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

Referencia: Invitación Abierta a Cotizar No. I AC-FP-005-2019

Grupo (s):

[Nombre del representante legal o de la persona natural Proponente], identificado como aparece al pie de mi firma, [obrando en mi propio nombre o en mi calidad de representante legal de] [nombre del interesado], manifiesto que:

1. Apoyamos la acción del Estado colombiano y del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

para fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas de la administración pública.

2. No estamos en causal de inhabilidad alguna para celebrar el contrato objeto de la presente Invitación Abierta a

Cotizar No. I AC-FP-005-2019.

3. Nos comprometemos a no ofrecer y no dar dádivas, sobornos o cualquier forma de halago, retribuciones o prebenda a servidores públicos o asesores de la Entidad Contratante, directamente o a través de sus empleados, contratistas o tercero.

4. Nos comprometemos a no efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o efecto la

colusión en la presente Invitación Abierta a Cotizar No. I AC-FP-005-2019.

5. Nos comprometemos a revelar la información que sobre la presente Invitación Abierta a Cotizar No. AC-FP-005-2019 nos soliciten los organismos de control de la República de Colombia.

6. Nos comprometemos a comunicar a nuestros empleados y asesores el contenido del presente

Compromiso Anticorrupción, explicar su importancia y las consecuencias de su incumplimiento por nuestra parte y la de nuestros empleados o asesores.

7. Conocemos las consecuencias derivadas del incumplimiento del presente compromiso anticorrupción.

En constancia de lo anterior firmo este documento a los [Insertar información] días del mes de [Insertar información] de [Insertar información].

Firma representante legal del interesado

Nombre: [nombre][nombre]

Cargo: [cargo][cargo]

Documento de Identidad:

[número de documento][número de documento]

Invitación Abierta a Cotizar No. IAC-FP-005-2019

Términos de referencia

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Formato 2 – Carta de Presentación de la Oferta

[Lugar y fecha] Señores EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

Referencia: Invitación Abierta a Cotizar No. I AC-FP-005-2019 Grupo (s):

Estimados señores:

[Nombre del representante legal o de la persona natural interesado], identificado como aparece al pie de mi firma, [obrando en mi propio nombre o en mi calidad de representante legal de] [nombre del interesado], presento cotización para la invitación de la referencia y hago las siguientes manifestaciones:

1. Que conozco y acepto los Documentos de la invitación, tuve la oportunidad de solicitar aclaraciones y

modificaciones a los mismos y recibí del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ respuesta oportuna a cada una de las solicitudes.

2. Que estoy autorizado para suscribir y presentar la cotización en nombre del interesado y estoy

autorizado para suscribir el contrato si el interesado resulta adjudicatario de la invitación de la referencia.

3. Que la cotización que presento cumple con la totalidad de los requisitos y especificaciones técnicas

contenidas en el Formato 3. FICHA DE CONDICIONES TECNICAS

4. Que la oferta económica y la oferta técnica están adjuntas a la presente comunicación y han sido elaboradas de acuerdo con los documentos de la presente invitación y hacen parte integral de la Oferta.

5. Que los documentos que presento con la cotización son ciertos y han sido expedidos por personas

autorizadas para el efecto.

6. Que la oferta económica adjunta fue elaborada teniendo en cuenta todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la cotización, suscripción y ejecución del contrato y que en consecuencia, de resultar adjudicatario no presentaré reclamos con ocasión del pago de tales gastos.

7. Que, en caso de resultar adjudicatario, suscribiré el contrato en la fecha prevista para el efecto en el

Cronograma contenido en los documentos de la presente invitación.

8. Que, en caso de resultar adjudicatario, me obligo a presentar la garantía de cumplimiento prevista

en los documentos de la presente invitación en la fecha prevista para el efecto en el Cronograma allí contenido.

9. Que en caso de resultar adjudicatario me comprometo a que, a la terminación de la vigencia del Contrato,



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la obra cumplirá con la totalidad del alcance y los requerimientos y especificaciones técnicas de que trata el Formato 1 de los términos de referencia.

10. Que manifiesto que el interesado está a paz y salvo con sus obligaciones laborales frente al sistema de

seguridad social integral y demás aportes relacionados con las obligaciones laborales.

11. Adjunto la garantía de seriedad de la Oferta la cual cumple con lo establecido en los documentos de la presente invitación.

12. Recibiré notificaciones en la siguiente dirección en:

13.

Persona de contacto [Nombre]

Dirección [Dirección de la compañía]

Teléfono [Teléfono de la compañía]

Celular

e-mail [Dirección de correo electrónico de la compañía]

Firma representante legal del interesado

Nombre:



FORMATO 3- FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS

1. Características Generales: El Proponente, deberá prestar los siguientes servicios, sin limitarse a las actividades y suministros descritos a continuación, en las condiciones solicitadas y autorizadas previamente por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, confirmando y legalizando la orden del servicio, con oficio firmado por el Ordenador del gasto o por quien el designe para tal fin. Cada servicio debe cubrir los costos de prestaciones sociales, impuestos, tasas y demás contribuciones decretados por el Gobierno Nacional, Departamental o Municipal y todos los demás gastos inherentes al cumplimento del Contrato. Cada solicitud requerida, tendrá características específicas dependiendo de su naturaleza, número de participantes, ubicación geográfica, entre otras particularidades. La cobertura de los servicios se atenderá a los lugares del territorio nacional en los que se requieran. El proponente deberá garantizar la ejecución del servicio de acuerdo a las características, condiciones y calidad óptima, evitando demoras en los tiempos de respuesta favorable a los requerimientos: Tiempo máximo que tiene el Contratista para responder al requerimiento: hasta máximo 12 horas. En los casos excepcionales que la Entidad requiera del desarrollo de servicios inmediatos, los tiempos serán reducidos de conformidad con el requerimiento enviado. La Entidad contratante podrá adicionar o cancelar el servicio previamente aprobado, con un mínimo de 12 horas, enviando vía email la justificación y solicitud respectiva; por lo que en todo caso no se cobrará por parte del Contratista ningún valor por concepto de dicha cancelación. De igual forma, a la terminación de cada solicitud atendida, el Proponente estará en la obligación de certificar el servicio, diligenciando el FORMATO F-BS-33 (Versión 09)- CERTIFICACION DE EJECUCION DE CONTRATO PARA PROVEEDORES expedida por EL DAPRE. Los servicios que se encuentren en la propuesta económica, se deberán suministrar a los precios establecidos en la misma y a los cuales únicamente se les reconocerá el IVA, sin aplicar EN NINGUNA CIRCUNSTANCIA porcentaje de intermediación. (Exceptuando los servicios que oscilen por la dinámica del mercado). El Contratista deberá solicitar autorización por escrito, cuando se requiera realizar alguna modificación al servicio aprobado. El contratista deberá disponer de una persona 24/7, que atienda el servicio de comunicación, bien sea telefónico, vía emails, WhatsApp o mensajería instantánea, o cualquier otro medio de comunicación, de tal manera que permita coordinar y ejecutar las actividades a fin de que se lleguen a buen término. 2. Características Específicas: 1.1. ALIMENTACION: EL Contratista organizará y pagará el suministro de alimentos y bebidas no alcohólicas, para los asistentes al evento y/o actividad, en las condiciones y lugares autorizados por el FONDO



DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. Los alimentos a suministrar son: Desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, estaciones de café y agua, según solicitud y variedad del menú. 1.2. ALQUILER DE SALON DE REUNIONES: Disponibilidad según capacidad del evento. No incluir bebidas alcohólicas, ni propinas, ni cigarrillos, ni llamadas larga distancia.

1.3. INFRAESTRUCTURA FISICA Y MOBILIARIO: Sitio para el desarrollo del evento, espacios (salones), sillas, mesas, atrios, entre otros.

1.4. APOYO AUDIOVISUAL: Sonido, video, proyecciones, micrófonos, impresoras, registro audiovisual o auditivo según requerimientos (grabación de videos o discursos) junto con su recurso humano entre otros.

1.5. DIVULGACION EVENTO E IDENTIFICACION INSTITUCIONAL: Cuñas radiales, redes sociales, propagandas televisivas, vallas publicitarias, volantes, pendones, pancartas, impresos y su divulgación o instalación, entre otros.

1.6. MATERIAL DE APOYO: Todo tipo de material a fotocopiar o imprimir y cualquier tipo de material didáctico que se requiera para el desarrollo de determinado evento y que sea entregado según indicaciones del supervisor así como certificados de asistencia a los participantes.

1.7. MATERIAL POP: Todo tipo de objetos como camisetas, gorras, bolígrafos, stickers entre otros, con logo tipo según solicitud del supervisor para llevar a cabo las diferentes actividades.

1.8. MATERIALES Y OTROS - ACTIVIDADES CULTURALES Y RECREATIVAS: Todo tipo de materiales e insumos que se requieran de apoyo y adecuación para llevar a cabo las diferentes actividades que se deriven de las solicitudes realizadas por El Fondo de Programas Especiales para la Paz, de igual manera todo tipo de materiales de papelería, insumos y materiales para las diferentes actividades, mobiliario de oficina, carpas, etc.

1.9. COORDINACION DE SEGURIDAD: Coordinación de seguridad con Policía Nacional, Ejército Nacional, Armada Nacional, Cruz Roja, Defensa Civil y Bomberos, entre otras

1.10. RECURSO HUMANO. Conferencistas, talleristas, expositores nacionales e internacionales que se requiera en la solicitud de servicio y la propuesta previamente validada por el supervisor o quien este designe, donde se detallan las instrucciones en materia de valor, moneda de pago y forma de pago así como un los equipos de traducción simultánea incluyendo traductores, intérpretes, cabina para el traductor, al igual que los equipos receptores necesarios para los asistentes, voceador de eventos, personal para manejo de personas con discapacidad, personal de recreación, personal de aseo y disposición final de residuos de los eventos y todo tipo de personal de apoyo que se requiera a solicitud del supervisor

1.11. TRANSPORTES TERRESTRE Y/O FLUVIAL: Por rutas, local, especial, incluidos Conductor, gasolina, peajes y documentación requerida para el debido cumplimiento del servicio, según solicitudes.

1.12. TRANSPORTE AEREO: Disponibilidad de aeronaves no comerciales según requerimientos, con los permisos, certificados y pólizas que garanticen el debido cumplimiento del servicio.



1.13. ALOJAMIENTO y/o PAQUETE HOTELERO: Disponibilidad de habitaciones sencillas, dobles, etc., alimentación, transporte aeropuerto, hotel, aeropuerto, lavandería, según requerimiento.

1.14. MANEJO DE NO SHOWS. El operador deberá acordar desde el primer momento, con el proveedor seleccionado, el no cobro de penalidades por no shows.

1.15. COMBUSTIBLE: Suministro de combustible a medios de transporte terrestre y/o fluvial a ciudades y/o sitios requeridos.

- Criterios de Desempate

Si hay empate y el número de Proponentes habilitados es mayor a dos (2) para la definición de los Proveedores adjudicados, el Fondo aplicará los factores de desempate establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.2.9. del Decreto 1082 de 2015.



Formato 4 - ALIANZAS ESTRATEGICAS Bogotá, ______ de ____________ de ________ Señores FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ Calle 7 No. 6-54 oficina 110 La ciudad. El suscrito _____________________________________ en calidad de Representante Legal del_____________________ (hotel y/o cadena hotelera), con NIT_______________________ hace constar que a la fecha contamos con alianzas estratégicas vigentes con la empresa_______________________, con NIT________________, lo cual les permite contar con un salón con capacidad mínima de 100 personas en acomodación tipo aula para el desarrollo de los diferentes eventos de Fondo Paz, que requieran en ciudades Capitales. Adicionalmente ofrecemos en el desarrollo de los eventos, sin costo para la Entidad, los siguientes servicios:

XXXXXXXX

XXXXXXXXX

Cualquier información adicional, con gusto la atenderemos.

Cordialmente,

REPRESENTANTE LEGAL C.C.

NOTA: El presente formato constituye solo un modelo. Su contenido podrá ser variado por los Proponentes, este documento deberá ser realizado en papel membrete de la empresa que certifica.



Formato 5 - RELACION CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

SEÑOR OFERENTE TENGA EN CUENTA QUE EL DILIGENCIAMIENTO DEL PRESENTE FORMATO DEBERA REALIZARSE DE CONFORMIDAD CON LAS REGLAS GENERALES PARA LA VALORACION DE LA EXPERIENCIA SEÑALADAS EN EL PRESENTE PLIEGO DE CONDICIONES. Utilizando este formato, proporcionar información sobre la experiencia especifica requerida en el presente Pliego de Condiciones, ya sea de manera individual o como integrante de un Consorcio o Unión Temporal. SE DEBEN LLENAR TODAS LAS COLUMNAS. Relacione los Contratos con los cuales se da cumplimento a la experiencia del Proponente solicitado en el presente proceso:

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en

SM

ML

V

1

2

3

4

5

Nombre o Razón Social del Proponente.

Nombre del Integrante del Consorcio o UT que aporta la experiencia

Porcentaje de participación

NIT



Nota: Solamente se tendrán en cuenta las cinco (5) certificaciones de experiencia, relacionadas en el presente formato. Certifico, bajo la gravedad de juramento, que toda la información contenida en el presente formato y sus soportes es veraz.

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL: _______________

C.C. No.



Formato 6 - CAPACIDAD OPERATIVA DEL OFERENTE El suscrito _____________________________________ en calidad de Representante Legal de la empresa_____________________, con NIT__________________, certifico que se realizaron _______ eventos simultáneos alrededor del país, con Entidades Públicas, así:

No. Nombre del

evento

Ciudad o Municipio y

departamento de realización

del evento

Fecha del evento

(dd/mm/aa)

Nombre de la

Entidad Publica

que certifica

Número del

Contrato con la

Entidad pública

No. De Folio de la

certificación aportada

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

NOTA: Esta capacidad se puede evidenciar en las certificaciones aportadas por las entidades, anexas en los folios _____, de esta propuesta.




Formato 7. PERFILES MINIMOS REQUERIDOS El contratista deberá contar con personal mínimo para la adecuada ejecución del contrato. Este personal indicado puede que sea inferior al total que se requiere para la adecuada ejecución del contrato, por lo que será responsabilidad del contratista determinar el personal total requerido para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de la ejecución del contrato. PERFILES DEL PERSONAL MINIMO REQUERIDO

ITEM CARGO CANTIDAD REQUERIDA

FORMACION ACADEMICA

EXPERIENCIA DESPUES DEL GRADO

GENERAL ESPECIFICA

1 Gerente de Proyecto

1 Título profesional en cualquier disciplina

No se establece como mínimo

Experiencia específica mínima de cinco (5) años en Gerencia o Dirección de servicios para la organización, administración y ejecución de acciones logísticas de eventos de carácter cultural, académicos, protocolarios y demás afines con el objeto contractual, dentro de los últimos diez (10) años, anteriores al cierre del proceso.

2 Productor de eventos

1 Título profesional en cualquier disciplina

No se establece como mínimo

Experiencia específica mínima de un (1) año continuo dentro de los últimos tres (3) años contados desde el momento de cierre de la presente licitación coordinando o dirigiendo actividades de logística para eventos de carácter cultural, académicos, protocolarios y demás afines con el objeto contractual. Adicionalmente deberá acreditar experiencia en el manejo de por lo menos cinco eventos con participación de más de cien (100) personas que incluyan transporte, alojamiento, y alimentación como mínimo.

Los eventos deben haber sido realizados en el mismo tiempo en que se desarrolló la experiencia específica acreditada.

3 Asistentes operativos

3 Título técnico o tecnólogo en cualquier disciplina

No se establece mínimo

Experiencia específica mínima de seis meses continuos dentro de los últimos tres (3) años contados desde el momento de cierre de la presente licitación, verificando, coordinando o acompañando el desarrollo de actividades de logística para eventos de carácter cultural, académicos, protocolarios y demás afines con el objeto contractual.



Adicionalmente deberá acreditar experiencia en el manejo de por lo menos dos eventos con participación de más de cien (100) personas que incluyan transporte, alojamiento, y alimentación como mínimo. Los eventos deben haber sido realizados en el mismo tiempo en que se desarrolló la experiencia específica acreditada.

UBICACIÓN Y DEDICACIÓN DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

ITEM CARGO LUGAR DE UBICACION DEDICACION

1 Gerente de Proyecto Bogotá 100%

2 Productor de Eventos Bogotá 100%

3 Asistentes Operativos Bogotá 100%

FUNCIONES DEL PERSONAL MINIMO REQUERIDO GERENTE DEL PROYECTO

1. Planear, organizar, dirigir, liderar y controlar cada uno de los eventos requeridos. 2. Garantizar una persona que atienda un medio de comunicación móvil que permita la respuesta a

cualquier requerimiento durante las 24 horas del día todos los días del año. 3. Supervisar todo el personal: productores, asistentes operativos y todo el personal de apoyo para la

ejecución del contrato. 4. Orientar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en los aspectos referentes a la

organización y ejecución de los eventos. 5. Llevar el control y seguimiento a las solicitudes de servicio enviadas por el FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. 6. Participar proactivamente en el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en el

diseño, control y ajuste de las actividades y planes dispuestos para el buen desarrollo del objeto del contrato.

7. Impartir instrucciones, coordinar y responder por las actividades a realizar por el equipo de trabajo y suministrar todos los elementos y herramientas requeridos para desarrollar adecuadamente sus labores.

8. Plantear alternativas de solución, buscar nuevas opciones y subsanar inconvenientes, para lograr una adecuada gestión, proyección y desarrollo del contrato.

9. Controlar el cumplimiento de los tiempos establecidos para la presentación de las cotizaciones requeridas.

10. Controlar la logística necesaria para llevar a cabo la realización de cada una de las actividades de los eventos, en concordancia con los requerimientos.

11. Garantizar y cuidar la buena imagen FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en los eventos en cuanto a prestación de servicios, presentación de documentos, pagos a terceros etc.

12. Coordinar y garantizar la presentación de las facturas dentro de los plazos definidos por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y consolidar la ejecución financiera del contrato.

13. Controlar y realizar seguimiento a la debida ejecución del contrato, en aspectos administrativos y financieros.



14. Presentar oportunamente al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ los informes requeridos y mensualmente el informe de ejecución del contrato.

15. Ser el enlace directo con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en todos los aspectos.

16. Garantizar que se atenderán las instrucciones, lineamientos y requerimientos que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

17. Controlar y garantizar que se envíen al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ las cotizaciones dentro de los tiempos definidos.

18. Mantener comunicación permanente con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ e informar los avances y/o novedades.

19. Garantizar toda la logística necesaria y la contratación de proveedores para llevar a cabo la realización de cada una de las actividades de los eventos, en concordancia con los requerimientos de las diferentes áreas y regionales.

20. Agilizar la toma de decisiones y adelantar los procesos administrativos propios de la ejecución del contrato.

21. Realizar la distribución de los asistentes operativos dentro de los tiempos definidos al igual que verificar que se envíe la información del evento dentro de los tiempos establecidos.

PRODUCTOR DE EVENTOS 1. Garantizar el 100% de permanencia durante el evento asignado. 2. Informar al supervisor del contrato o quien este designe el estado de cada uno de los eventos que se

están desarrollando y los que están programados. 3. Orientar al supervisor o quien este delegue y a las personas del FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ en los aspectos referentes a la planeación, organización y ejecución de los eventos.

4. Llevar de forma ordenada el seguimiento a las solicitudes de servicio enviadas por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

5. Apoyar al supervisor del contrato en el diseño, control y ajuste de las actividades y planes dispuestos para el buen desarrollo del objeto del contrato.

6. Informar oportunamente al supervisor del contrato o quien este delegue, los lugares aprobados para el desarrollo de los eventos, los salones y los asistentes operativos que están asignados a cada evento.

7. Buscar alternativas de solución, nuevas opciones y subsanar inconvenientes, para lograr el desarrollo de los eventos.

8. Hacer seguimiento a las cotizaciones para garantizar que se entreguen al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ dentro de los plazos establecidos.

9. Realizar seguimiento a las facturas para que se entreguen dentro de los plazos definidos por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

10. Presentar oportunamente al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ los informes que le sean requeridos

11. Ser el enlace entre el gerente del proyecto, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y los asistentes técnicos, en todos los aspectos.

12. Garantizar que se atenderán las instrucciones, lineamientos y requerimientos que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.



ASISTENTE OPERATIVO 1. Garantizar el 100% de permanencia durante el evento asignado. 2. Presentarse y ponerse a disposición ante el responsable del evento, informando la atención de los

requerimientos y coordinando el detalle de los mismos. 3. Informar de inmediato cualquier novedad que genere costos al FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ, frente a la cotización validada, para garantizar la aprobación por parte del SUPERVISOR. Cualquier bien o servicio suministrado sin previa aprobación del SUPERVISOR será asumido por el CONTRATISTA.

4. Ser el interlocutor del CONTRATISTA, el SUPERVISOR y los responsables de eventos de cada una de las áreas.

5. Hacer el seguimiento a los eventos desde las solicitudes de servicio, cotizaciones, seguimiento y control del evento en terreno, hasta el cierre del mismo.

6. Mantener comunicación permanente con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y el CONTRATISTA e informar los avances y/o novedades.

7. Elaborar el cuadro comparativo para la aprobación del proveedor. 8. Elaborar el presupuesto de cada uno de los eventos. 9. Gestionar, la entrega ágil y oportuna de soportes por parte de los prestadores de los servicios. 10. Recopilar, clasificar y organizar los soportes de cada evento y generar el informe de cierre que

faciliten la revisión por parte del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. 11. Elaborar los informes administrativos de ejecución del contrato. 12. Recoger y entregar el material requerido para cada evento. 13. Realizar los pagos de apoyos económicos para garantizar la participación efectiva ciudadana local,

regional y nacional. El contratista deberá entregar apoyos económicos de transporte, compensatorio y de estadía en el lugar de la reunión convocada y los valores que por los anteriores conceptos se fijen y sean solicitados por el SUPERVISOR.

14. Realizar la legalización de pagos que sean necesarios para la participación efectiva de los participantes en los diferentes eventos y espacios dispuestos y solicitados por EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

15. Notificar al gerente, las situaciones que puedan afectar el normal desarrollo del evento. 16. Elaborar los informes operativos de cada evento, mencionado los aspectos relevantes que se

hayan presentado. 17. Informar los datos del evento dentro de los plazos establecidos por el FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ. 18. Realizar visitas a sitios propuestos para el evento con el fin de garantizar que los posibles

proveedores cumplen con los requerimientos establecidos. 19. Verificar las solicitudes de servicio y definir si están claras para los PROVEEDORES, con el fin de

garantizar el buen desarrollo del evento. 20. Estar pendiente del desarrollo del evento y garantizar que se esté cumpliendo de acuerdo con los

parámetros definidos y aprobados por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

NOTA 1. Es de anotar que este personal deberá estar ubicado en la ciudad de Bogotá, apoyar y hacer

seguimiento a los eventos que se realicen en esta ciudad. No obstante, de requerirse y previa autorización del supervisor podrán acompañar y hacer seguimiento a los eventos en otras ciudades.



Formato 8 - CARTA DE COMPROMISO PERSONAL MINIMO REQUERIDO Bogotá, ______ de ____________ de ________ Yo, _____________________________________, en calidad de Representante Legal de la Empresa_____________________, con NIT No. _______________________, me comprometo a suministrar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, el mínimo requerido en el Formato 7- Perfíles Mínimos Requeridos en la Ficha Técnica, para la ejecución del Contrato a saber: 1. Un Gerente del Proyecto

2. Un Productor de Eventos

3. Tres Asistentes Operativos.

El personal de los numerales 1,2 y 3 contará con disponibilidad del 100% al proyecto, en caso de que resultare adjudicatario del presente proceso y cumplirán con los requisitos definidos en el Formato de condiciones técnicas. Para ello, me comprometo a presentar los soportes solicitados del personal, los cuales cumplen con los requisitos exigidos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato. NOTA 1. En ningún caso la dedicación podrá ser inferior a lo requerido por la Entidad so pena de rechazo de la propuesta. NOTA 2: En caso de no incluirse la disponibilidad mínima, se entenderá que el Proponente se acoge a la disponibilidad mínima requerida en el Pliego de Condiciones. FIRMA: NOMBRE: IDENTIFICACION: REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA:



Formato 9 - PROPUESTA ECONOMICA

CONCEPTO VALOR TECHO VALOR OFERTADO

2. Honorarios: Valor diario del(os) asistente(s)

operativo(s) adicional(es) a los mínimos requeridos

en el formato “Perfiles mínimos Requeridos”

designados para la coordinación del mismo, los

cuales deben ser aprobados previamente por el

supervisor del contrato o quien este delegue.

$79.616,

IVA incluido $ IVA incluido

3. Gastos de Viaje: Valor diario que se paga al (los)

asistente(s) operativo(s) para cubrir la alimentación,

hospedaje y desplazamiento al interior de la ciudad,

cuando se desplaza a una ciudad o municipio

diferente a donde resida (es de aclarar que el

proponente deberá disponer de asistentes operativos

en las regiones donde se realice el evento). Estos

gastos deberán ser validados por el supervisor, o

quien este designe, dado que dependerá del lugar

donde se realice el evento o duración del mismo.

$125.606.

IVA incluido $ IVA incluido

4. Comisión: Porcentaje que define el Operador para

los gastos administrativos y operativos del contrato,

resulta de aplicar el porcentaje propuesto en la oferta

económica, al valor del evento antes de IVA o pago

por cuentas a terceros antes de IVA.

7.7%,

antes de IVA

Los precios por honorarios diarios, gastos de viaje y comisión se deben mantener durante toda la vigencia

que abarcará el Contrato, el cual se extenderá hasta el 31 de diciembre de 2019.

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL:

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

C.C. No.

NOTA: Este formato deberá presentarse en la Propuesta de Requisitos Habilitantes en medio físico,

debidamente firmado.

La Modificación de este formato será causal de rechazo.



Formato 10 - CERTIFICACION DE OFERTA DE PERSONAL ADICIONAL PARA LA ENTIDAD

El suscrito _____________________________________ en calidad de Representante Legal de la

empresa_____________________, con NIT__________________, certifico que suministraré, durante la

ejecución del Contrato sin costo para la Entidad, el acompañamiento por parte de UN (1) asistente

operativo en campo (evento) hasta para XXX (X) eventos en cada mes durante la ejecución del contrato,

a solicitud del supervisor, en cualquiera de las ciudades capitales y/o Municipios del territorio Nacional,

de acuerdo a los requerimientos de Fondo Paz.




Formato 11 - CERTIFICACION DE REQUERIMIENTOS ADICIONALES PARA LA ENTIDAD El suscrito _____________________________________ en calidad de Representante Legal de la empresa_____________________, con NIT__________________, certifico que suministraré sin costo adicional, durante la ejecución del Contrato los siguientes requerimientos, para los eventos que se desarrollen en la ciudad de Bogotá:

Requerimientos No. Eventos Ofrecimiento

Ayudas audiovisuales que incluyan: Un computador, un video beam, sonido con consola, micrófono inalámbrico, parlante, atril, de cortesía para todos los eventos que se realicen en sus instalaciones.

Un evento diario de acuerdo con las solicitudes de servicio enviadas al operador logístico, de los eventos a realizar en la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato en los que dichos equipos sean requeridos total o parcialmente por el Entidad.

Estación de bebidas que incluyan café, aromáticas y agua.

Hasta para cinco (5) eventos mensuales de máximo cincuenta (50) asistentes cada uno, de acuerdo con las solicitudes de servicio enviadas al operador logístico, de los eventos a realizar en la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato.

NOTA: Marque con una “X”, los servicios que suministrará, durante la ejecución del Contrato.




Formato 12 - INDUSTRIA NACIONAL

Para efectos de la evaluación del factor referido al apoyo de la Industria Nacional, me permito indicar el

origen de los servicios ofrecidos, así:

Proponente Seleccionar (X)

Proponente Nacional

Proponente Extranjero

Origen del Recurso Humano Seleccionar (X)

Ofrecimiento del Recurso Humano Nacional

Ofrecimiento del Recurso Humano Nacional y Extranjero

Ofrecimiento del Recurso Humano Extranjero

Atentamente,

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL PROPONENTE:

NIT:

NOMBRE DEL REPRESENTANTRE LEGAL:

C.C. No. DE

DIRECCION COMERCIAL DEL PROPONENTE:

TELEFONOS: FAX:

CIUDAD:

FIRMA:_________________

NOMBRE DE QUIEN FIRMA: _______________



Formato 13 - 10% DE EMPLEADOS DISCAPACITADOS EN NOMINA PROPONENTE INDIVIDUAL:

Yo, _____________________________________, domiciliado en __________ identificado con Cédula de Ciudadanía No. ____________ obrando en calidad de Representante Legal de la Empresa, _______________quien en adelante se denominará EL PROPONENTE, manifiesto que cuento con un mínimo del 10% de empleados vinculados en nómina en condición de discapacidad en atención a los descrito en la Ley 361 de 1997, los cuales fueron contratados con un año de anterioridad a la fecha de cierre del presente proceso, con respecto a los cuales la Entidad se compromete a mantener su condición laboral durante mínimo el término de duración del Contrato. En constancia de lo anteriormente expuesto, manifiesto que la información relacionada en este documento, corresponde fiel e integralmente con la certificación emitida por la oficina de trabajo correspondiente. La aceptación de los compromisos descritos se firma en la ciudad de ___, a los ___ días del mes de ___ del ___. FIRMA: NOMBRE: IDENTIFICACION: REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA INTEGRANTE DEL PROPONENTE PLURAL: Yo, _____________________________________, domiciliado en __________ identificado con Cédula de Ciudadanía No. ____________ obrando en calidad de Representante Legal de _______________integrante de (Consorcio o Unión Temporal)______________ , manifiesto que cuento con un mínimo del 10% de empleados vinculados en nómina en condición de discapacidad en atención a los descrito en la Ley 361 de 1997, los cuales fueron contratados con un año de anterioridad a la fecha de cierre del presente proceso, con respecto a los cuales la Entidad se compromete a mantener condición laboral durante mínimo el término duración del Contrato. En constancia de lo anteriormente expuesto, manifiesto que la información relacionada en este documento, corresponde fiel e integralmente con la certificación emitida por la oficina de trabajo correspondiente. La aceptación de los compromisos descritos se firma en la ciudad de ____, a los ___ días del mes de ___ del ___. FIRMA: NOMBRE: IDENTIFICACION: REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA NOTA 1. La acreditación de los requisitos establecidos en la Norma en mención, deberá ser presentada junto con la propuesta el día señalado en el Cronograma del Proceso. Por lo anterior y dado que estos documentos no son subsanables toda vez que sirven para la comparación de las ofertas en caso de empate, en el evento que se alleguen con posterioridad a esta fecha, no se tendrán en cuenta ni se recibirán con posterioridad a esta fecha.

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