Bloque II: Retener + Compartir + Utilizar

Semana 9-10: Gestión Documental de la Información

Objetivos - Identificar y analizar las diversas herramientas para la gestión del conocimiento explícito dentro de las organizaciones.

- Distinguir entre procesos de gestión de la información y del conocimiento.

Actividades: Se revisan perspectivas y prácticas de gestión documental para gestionar información a nivel personal y organizativo.

Debates: ¿Cómo procesos de GD estimulan o inhiben procesos de gestión del conocimiento en las organizaciones?

http://www.youtube.com/watch?v=x2SYlEpyi6c&feature=related

Dato - Información - ConocimientoDato: Componente básico de la información. Sólo tiene un

significado en relación a los otros datos y de acuerdo a la función que cumple en el conjunto y contexto.

Meta-datos: dato acerca de un conjunto de datos, que se conserva también como un dato en el mismo u otro archivo.

Información: contenido de un mensaje, una suma organizada de datos.

Meta-información: información acerca de un conjunto de informaciones, adquiere significado en correspondencia con la información que queremos expresar.

Conocimiento: interpretación de la información, situándola en un doble contexto:

a) las circunstancias ligadas al proceso informativo; b) los conocimientos previamente adquiridos.

Dato - Información - Conocimiento

Dato - Información - Conocimiento

Documento-información-conocimiento.

Documento-información-conocimiento.

Analizar de datos a partir de su contextualización es lo que proporcionará información. Cuando dicha información sea interpretada por algún miembro cualificado de la organización, se transformará en conocimiento útil.

Los documentos contienen datos, cuyos conjuntos conforman información en la medida en que son parte de un mensaje (algo que se transmite y que tiene significado). El conocimiento es la interpretación que una o varias personas hacen del significado del mensaje.

Este conocimiento puede transformarse en una nueva información, una meta-información que, en general, es susceptible de registrarse, documentarse, en su cualidad de conocimiento explícito en una formato/soporte específico.

- Fuente: (Colle, R.).

Gestión Documental (definiciones)- Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de

documentos en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el procedimientos en que los documentos deben guardarse, eliminar o asegurar su conservación.

- Consiste en el uso de tecnologías y procedimientos que permiten el acceso, gestión y explotación de la información generada por y en la organización.

- Se refiere a la gestión de forma “automatizada” de los documentos producidos por una organización, así como del diseño de procesos de generación de esos documentos, su flujo de trabajo y almacenamiento hasta su difusión final.

Debate: Con el uso de las TIC’s se da un salto en la complejidad y exigencias de sistemas informatizados y en las formas de pensar la gestión documental ¿De qué dispositivos tecnológicos estamos hablando?

Gestión Documental (Atributos)Funciones Definición de problemas/oportunidades [toma de deciciones]Generación - Análisis - Ranking de IdeasElección y Evaluación de IdeasImplementación de Procesos y Sistemas de gestión Resolver Problemas en la organización

PropósitosCaptura y Generación Retener - Organizar - Intercambiar Dibujar Mapas MentalesTrabajo en Equipo (Colaborativo)

Funcionalidades Organización del workflow interno Mejorar la recuperación y visualización de la información Integración con sistemas para la toma de decisiones; Aplicar perfiles de usuarios mediante “profiling”

Workflow: activity enabled by a systematic organization of resources, defined roles and energy and information flows, into a work process that can be documented and learned.

Asegurar la Memoria OrganizacionalAsregura el Flujo OrganizacionalFacilitar del trabajo colaborativo

nu

evas

arq

uit

ectu

ra /

inte

rfac

es visualización de la información

Sistema de Gestión Documental

Para implementar la GD debe contarse con un Programa/Sistema de Gestión Documental.

- Problema: el aumento constante de la cantidad de documentos requiere de una estructura para homogeneizar los mismos, que identifica y describe sus características y el lugar de procedencia, así como tratar el contenido de información relevante.

- ¿Qué es un SGD? Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de GD, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”

Debate: Al diseñar un SGD debemos tener en cuenta primero las aplicaciones tecnológicas (software, base de datos, groupware) para luego diseñar las funcionalidades de su uso y para qué se quiere gestionar. ¿Estamos en lo correcto?

http://www.nathan.com/

Sistema de Gestión Documental… Un SGD es una herramienta en las que se puede apoyar una GC

efectiva para:

- Convertir el conocimiento individual en conocimiento colectivo. Conseguir que todos los miembros de la organización se vinculen a través de una comunicación efectiva.

- Las organizaciones no deben ser vistas como mecanismos de procesamiento de información sino como productoras de procesos humanos y dinámicos de conocimientos.

- Se apoya en técnicas de gestión del flujo de trabajo (Workflow Management) para controlar la forma en que las personas crean y modifican los datos proporcionando los medios para que se ejecuten las acciones correspondientes.

Debate: ¿Son herramientas de gestión o un conjunto de estrategias de generación de conocimientos?

Práctica+Práctica > Proceso + Proceso >Confusión>Análisis de Prácticas & Procesos>

Mejora Procesos Humanos +Identificación de TIC

Entre la gestión de información y del conocimiento

- En el centro de la GI se encuentra la GD. La información queda figurada en documentos. Sin una adecuada gestión de estos se dificulta llegar a una GI.

- Para gestionar conocimientos hay que tener en cuenta que no se produce sólo por la GI, sino que deben intervenir procedimeintos y personas.

- En una organización puede existir un perfecto modelo de gestión de la información, pero si los individuos no lo utilizan se dificulta crear conocimiento.

- Gestión del Conocimiento. Gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. Tienen que ver con procesos relacionados con la captación, estructuración y transmisión de información y conocimientos.

D+D=I+I=GD>GI+PROCESOS HUMANOS>GC

Entre la gestión de información y del conocimiento

- El enfoque de GI gestiona los flujos de información, se orienta hacia el entorno exterior que rodea a la organización y apoya las acciones con carácter anticipativo.

- El enfoque GC gestiona los flujos de conocimientos internos para que sean compartidos en el interior de la organización y aprovecha la memoria de la empresa (su pasado).

¿Y la GC Abierta?

¿Qué priorizar?

¿P

roce

sos

Hu

man

os

con

text

ual

es?

¿P

roceso

s info

rmacio

nales estan

darizab

les?[Kane & Oppenheimer, 2006]

Entre la gestión de información y del conocimiento

Proyecto de gestión del conocimiento Proyecto de gestión de la información Las metas acentúan el valor agregado para los usuarios

Las metas acentúan la liberación y accesibilidad de la información

Apoya las mejoras operacionales y la innovación Apoya las operaciones existentes Agrega valor al contenido a través de filtros, sintetizado, interpretación, recorte de contenido

Libera contenidos disponibles con pequeño valor agregado

Usualmente requiere contribuciones y feedback continuo

Enfatiza en trasferencias de información en un sentido

Enfoque balanceado entre los aspectos tecnológicos y culturales

Fuerte enfoque tecnológico

Variaciones en los sistemas de entrada imposibilitan automatizar el proceso de captura

Asume que la captura de información puede ser automatizada

Fuente Cita. Colle, R. Fuente Original: de Alejandro Pavez S., UCV, 2000.

http://www.slideshare.net/FLACSO/herramientas-para-la-gestin-de-la-informacin-y-el-conocimiento/

http://www.slideshare.net/FLACSO/rbol