DISEÑO PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANO

PRESENTACIÓN FINAL. José Sánchez Vigara. Madrid, 1 de octubre Módulo C Los Nuevos Instrumentos de Gestión de Recursos Humanos. Curso de

Especialista en Administración Pública FEMP 2014

UN AYUNTAMIENTO HACIA LA PARTICIPACIÓN Y LA TRASPARENCIA• Orientación a la ciudadanía.

• Voluntad y actitud de apertura.

• Calidad de servicio.

• Mejores herramientas para la comunicación.

• Objetivos: Participación y Transparencia.

ESCASA COMUNICACIÓN INTERNA

• Esfuerzo en comunicación hacia el ciudadano.

• Olvido de la comunicación interna.

• Demasiado formal.

• No traslada objetivos.

• No implica a los empleados.

• Sin cortesía.

¿QUÉ VAMOS A HACER?

El alcance de este trabajo es dotar a la organización de un

sistema de comunicación interna.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Sistematizar las relaciones formales e informales de la organización.

• Crear relaciones de responsabilidad.

• Fomentar el trabajo en equipo.

• Participación y transparencia interna.

LAS NECESIDADES• Liderazgo.

• Sinergia: Departamento de Recursos Humanos y Departamento de Comunicación.

• Canales de comunicación: formales e informales.

• Actitud de compartir como cultura organizativa. Todas las personas.

• La comunicación es un herramienta de trabajo y no un instrumento de poder.

AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANONuestras cosas.

La ciudad creada por todos ‘nadie se opone a sus propias ideas, implica a la gente en los cambios’

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EL AYUNTAMIENTO

• Gobierno del Partido Socialista desde 1979

• Plantilla 420

• Organización administrativa tradicional. Dirección política orientada al resultado.

• Plan de viabilidad.

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA INTEGRAL

Meta

IMPLANTAR UN PCI

• Sistematizar las relaciones interpersonales del ayuntamiento y establezca los cauces y herramientas necesarias para fomentar la transparencia y la participación, favoreciendo la mayor eficacia, el desarrollo y la mejora de la cultura organizativa.

DIAGNÓSTICO• Concejalía de Personal y Departamento de RR.HH. son responsables políticos y

técnico de políticas y relaciones internas.

• Programas escasos de relaciones internas. El departamento RR.HH. se dedica a labores de administración de personal (nóminas, vacaciones, planes de empleo,…)

• No existe PCI.

• Los empleados reciben comunicados que proceden de múltiples fuentes: Jefe de Administración Interna, Personal del departamento…

• La Alcaldía y los responsables de comunicación tienen sistematizada la comunicación exterior. Notas de prensa y ruedas de prensa.

LOS CANALES ACTUALES

• La implantación del correo electrónico en la organización no ha favorecido el desarrollo.

• No existen responsables, no hay comunicación.

• Las carpetas como método de comunicación interdepartamental.

– @pepevigara

“La vida en una organización sin recibir un ¡hola!”

CÓMO SE INFORMA EL EMPLEADO DEL AYUNTAMIENTO

Medios de comunicación y portal web municipal

RETOS DEL PLAN• Evitar la formalización como

norma exclusiva de comunicación.

• Implicar a los empleados. Hacer preguntas y conversar. Feedback.

• Establecer cauces de comunicación en linea con los objetivos de la organización.

• Diseminar información para mayor claridad y transparencia.

PLANIFICACIÓN DEL PSI• Formar equipo de trabajo

Responsables del proyecto: Dirección, Organización, RR.HH y Comunicación.

Trasladar objetivos organización.

Establecer modos y decidir cuáles la información que debe fluir por todas las herramientas.

Proponer canales para una comunicación eficaz descendente y ascendente.

ESTRATEGIA• Comunicar no solo lo qué está

pasando, también el porqué y el cómo está sucediendo.

• Comunicar lo qué se sabe, no esperar a tener todo los detalles. Genera confianza.

• Comunicar relacionando la visión del conjunto con el área concreta o el trabajo de la persona que recibe la información.

• Comunicar sin imponer.

LAS HERRAMIENTASInstrumentos de mejora de la comunicación interna

municipal

TIPOS DE SOPORTES

• Soportes de comunicación: aquellos que soportan el intercambio de información.

• Soportes de información: unilaterales ya sean ascendentes o descendentes.

NUEVOS SOPORTES DE COMUNICACIÓN

• Comunicación de instrucciones a grupos. Idóneo para implantar el plan.

• Grupos de mejora y calidad. Reuniones de empleados para identificar problemas y proponer soluciones.

• Entrevistas. Se utilizarán para presentar sugerencias, la toma de decisiones disciplinarias, la evaluación,…

• Recorridos por el lugar de trabajo. Sistematizada para dirección y responsables, trasladar interés y cercanía.

• Directorios de correos y mailings internos: Establecer normas de uso para evitar los excesos y que la cantidad de información sea adecuada.

• Buzón de sugerencias.

• Encuestas.

NUEVO ESTILO DE INFORMAR• Asambleas: maximos responsables

para comunicar planes y objetivos organizativos.

• Manual de acogida. Hola soy el ayuntamiento de Puertollano.

• Directorio y guía de servicios. En el portal del empleado.

• Imagen corporativa y vídeos del Ayuntamiento.

• Memorias y boletín interno municipal.

EL CANAL: LA RED MUNICIPAL

• Internet y su uso eficaz: puesta en marcha para comunicar de la intranet municipal.

• Replica de las herramientas de comunicación e información en el Portal Web del Empleado.

CENTRALIZAR INFORMACIÓN DEL EMPLEADO

• Web donde recopilar todas las actuaciones e información necesaria para la vida en el ayuntamiento.

• Acceso personal.

• Información de los objetivos del Ayuntamiento y Planes de Actuación Municipales.

• Información grupos de mejora.

• Avisos, calendario, tablón de anuncios,…

• Información personal en la organización.

• Buzón de sugerencias.

• Organización municipal y Directorio de correos.

• Relación con departamento de RR.HH. (nóminas, solicitud de vacaciones, ficha personal, formación,…)

• Y mucho más… blogs, RRSS,…

EL PORTAL DEL EMPLEADOPortal web para comunicar e informar. Repositorio y canal

directo de participación.

PUESTA EN MARCHAImplantar el PCI en el Ayuntamiento

PLANIFICACIÓN Y CALENDARIO (HITOS)

• Propuesta técnica conjunta Departamentos Comunicación, Organización y RR.HH a Concejalía RR.HH.

• Informe jurídico de secretaría general.

• Visto bueno Alcaldesa.

• Presentación propuesta al Comité de empresa y a los concejales de distintas áreas.

• Periodo de diagnóstico y análisis con creación de Grupo de Trabajo.

• Establecer calendario de reuniones para implantar.

• Planificar y acordar el PCI teniendo en cuenta los informes previos. Identificación de responsables. Objetivos de trabajo.

• Aprobar el Plan de Comunicación en el Pleno Municipal.

• Presentación de la Alcaldesa a todos los empleados.

• Puesta en marcha de Plan de Comunicación del propio PCI para implicar a todos.

• Poner en marcha la web del empleado.

• Presentar los distintos espacios de trabajo y Plan de Comunicación Externa.

CONTROLAR Y MEDIR• Indicadores de coste (coste del plan y coste

de la implantación)

• Indicadores de proceso (nº de comunicaciones, % de acciones de los empleados, evaluación de su conocimiento, eventos realizados, visitas de trabajadores,…

• Indicadores de resultados: Evaluación de calidad, evaluación clima laboral, % consecución de objetivos de la organización.

• Indicadores de impacto: Aportaciones, propuestas, sugerencias por departamento. Incremento de la productividad, incremento de la atención imputable al plan. Incremento de la satisfacción del personal,…

SEGUIMIENTO Y MEJORA

• Informe de despliegue y seguimiento anual.

• Memoria Anual y propuestas de mejora.

• Evaluación en profundidad en dos año.

UN AYUNTAMIENTO MÁS EFICAZ GRACIAS A LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

Una visión adecuada de las relaciones interpersonales en el Ayuntamiento favorecerá el capital humano.

– @pepevigara

“Muchas gracias, nos vemos en las redes”