presentación ii taller
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…Parar de vez en cuando y afilar el hacha…
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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:
LEY DE PARKINSON: “El trabajo crece hasta llenar el
tiempo de que se dispone para su realización”
RECURSO: Ser productivo y poner (y ponerse)
límites
LEY DE CARLSON: “Toda actividad interrumpida, es
menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de
manera continua”
RECURSO: Asertividad y preguntas (Ley de
Eisenhower)
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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:
PRINCIPIO DE HAWTHORNE: “La gente trabaja más
cuando se siente observada” (OJO!!)
RECURSO: Definir Objetivos, tener un Plan de
Acción detallado y que sea esta herramienta la que se
encargue de “observar”
LEY DE PARETO: “El 20% de lo que hacemos nos aporta el
80% de los resultados que obtenemos”
RECURSO: ¿Tenemos identificado ese 20%?
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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:
PRINCIPIOS DE LABORIT: Tendemos espontáneamente a hacer
antes …
lo que nos gusta que lo que no nos gusta
RECURSO: Hacer lo que figura en el Plan de Acción
lo fácil que lo difícil
RECURSO: Hacer lo que figura en el Plan de Acción.
En general, lo difícil se vuelve fácil con la práctica.
lo rápido que lo que se tarda en hacer
RECURSO: Asignar tiempo a cada tarea…y respetarlo!
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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:
PRINCIPIOS DE LABORIT: Tendemos espontáneamente a hacer
antes …
lo urgente que lo importante
RECURSO: Hacer lo que figura en el Plan de Acción
lo que sabemos hacer que lo nuevo
RECURSO: Ver lo nuevo como una oportunidad,
crecimiento, capacitación, etc…
lo que nos imponen que lo que elegimos
RECURSO: Ley de Eisenhower
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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:
LEY DE ILLICH: “Tras un cierto tiempo, la productividad del
tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”
RECURSO: Asignar tiempo a las tareas y poner límites.
Hacer descansos/desconexiones de 5´cada 50.
LEY DE EISENHOWER: “¿para cuándo? ¿para qué?...si es para
ya… ¿qué dejo de hacer para hacer esto?”
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PARÁSITOS MENTALES:
-Muchas de las cosas (personales y profesionales) que
“procrastinamos” se convierten en “PARÁSITOS”
-Se alimentan de nuestra energía y los llevamos pegados
a nosotros permanentemente.
-Por lo tanto, un parásito es algo que NOS RESTA
ENERGÍA, pero que toleramos porque obtenemos (o
creemos obtener) algún beneficio por ello: “la razón
positiva”.
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LADRONES DEL TIEMPO MÁS COMUNES:
1. Algunas llamadas
2. Algunos mails
3. Algunos de nuestros colaboradores
4. Algunos de nuestros superiores
5. Algunos de nuestros clientes/proveedores/etc.
6. La falta de autodisciplina / el desorden personal
1. ¿Es urgente? O ¿En qué te puedo ayudar? Asertividad
2. “Asunto” SIEMPRE. Leer el correo 2 veces al día.
3. ¿Es urgente? O ¿En qué te puedo ayudar? Asertividad
4. Ley de Heisenhower
5. Asertividad
6. Ceñirse en lo posible al Plan de Acción
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MÉTODO DE “LAS DOS LISTAS”
MÉTODO “G.T.D.” (GETTING THINGS
DONE)
REGLA DE “LOS DOS MINUTOS”
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ALGUNAS CREENCIAS LIMITANTES…
Si delego… ¿qué hago yo? Todo el mundo pensará que no soy
necesari@.
No sabrán hacerlo bien.
La gente no quiere asumir nuevas responsabilidades, y si lo
hace, pedirá más dinero a cambio.
Si capacito, desarrollo y hago más competentes a mis
colaboradores podré delegar, pero cuando ya sepan todo lo que
hay que saber, se marcharán a otra empresa.
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¿QUÉ?
¿EN QUIÉN?
COMUNICACIÓN ADECUADA
DEFINICIÓN DE LA TAREA
FECHAS DE SEGUIMIENTO
REVISIÓN DE LOS RESULTADOS
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“Nuestras reuniones son más eficaces desde que le pusimos a Díaz un asiento con disparador…”
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HACER UN “ORDEN DEL DÍA” O “AGENDA” DE LA REUNIÓN
DEFINIR LAS DISTINTAS FIGURAS
LLEVAR LOS TEMAS PREPARADOS (DOCUMENTOS, ETC.)
EVALUAR LA REUNIÓN
HACER UN ACTA
NORMAS BÁSICAS
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“ORDEN DEL DÍA” O “AGENDA” DE LA REUNIÓN
o TEMA
o OBJETIVO
o TIEMPOS PARA CADA TEMA
o DOCUMENTACIÓN A APORTAR O LECTURAS PREVIAS
NECESARIAS
o OBSERVACIONES ADICIONALES PARA CADA TEMA
o INDICAR QUIÉN TRATA CADA TEMA
o ENVIARLO CON ANTELACIÓN
PREPARACIÓN
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LA REUNIÓN EMPIEZA A SU HORA, SÍ O SÍ!!!!
RESPONSABILIDAD: LLEVAR LOS TEMAS PREPARADOS
CEÑIRSE A LA AGENDA Y SUS TIEMPOS
FIGURAS QUE INTERVIENEN
o ORGANIZADOR/A
oFACILITADOR/A (ROTAR)
o SECRETARI@ (ROTAR)
o ASISTENTES
o INVITAD@S
RUEGOS Y PREGUNTAS
DESARROLLO
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LA REUNIÓN ACABA A SU HORA, SÍ O SÍ!!!!
RESUMIR LOS TEMAS Y ACUERDOS (SECRETARI@)
EVALUAR LA REUNIÓN:
¿QUÉ HA IDO BIEN?
¿QUÉ SE PUEDE MEJORAR?
ACCIONES PARA OPTIMIZAR LA PRÓXIMA REUNIÓN
AGRADECER LA CONTRIBUCIÓN
DESPUÉS: ENVIAR EL ACTA A TODOS (SECRETARI@)
CIERRE
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ORGANIZAR PLANIFICAR O ESTRUCTURAR LA REALIZACIÓN DE ALGO, DISTRIBUYENDO DE MANERA CONVENIENTE LOS RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS CON LOS QUE SE CUENTA Y ASIGNÁNDOLES FUNCIONES DETERMINADAS.
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ES EL PATRÓN DE DISEÑO O MODELO CON EL QUE SE ORGANIZA UNA ENTIDAD A FIN DE CUMPLIR LAS METAS PROPUESTAS Y LOGRAR EL OBJETIVO DESEADO.
ESTRUCTURA ORGANIZA-
CIONAL
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PRINCIPALES FACTORES A TENER EN CUENTA
OBJETIVOS
RECURSOS ENTORNO
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¿CÓMO VA A AFECTAR A…
- LA CULTURA - EL CLIMA - EL ORDEN - LOS RESULTADOS - LA MOTIVACIÓN - EL DESARROLLO - EL LIDERAZGO - LA COMUNICACIÓN - …
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1. LINEAL TIPOS DE
ORGANIZACIÓN
2. POR PROYECTOS
3. FUNCIONAL
4. MATRICIAL
5. T.H.T.
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CONCLUSIONES -Todas pueden ser válidas
-Ninguna es perfecta
-Cambiar…si existe la necesidad
-Alinear con Objetivos Estratégicos
-2 Claves: LIDERAZGO Y COMUNICACIÓN
-Evaluar el impacto (global y particular) de los
cambios organizativos antes de hacerlos
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CONCLUSIONES -Definir con claridad funciones, tareas,
responsabilidades y atribuciones
-Escribir y publicar los procesos y procedimientos
-Utilizar las nuevas tecnologías (Dropbox, Google,
etc.)
-Escuchar a “los de abajo”
-Promover una cultura de flexibilidad/movilidad
“coherente”
-Equilibrio entre tiempo de adaptación y
resultados
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LOS PUESTOS DE
TRABAJO •FUNCIONES: Conjunto de tareas ejercidas de
manera sistemática.
•TAREAS: Actividades encaminadas a conseguir
un fin concreto.
•RESPONSABILIDADES: Obligaciones implícitas en
la tarea, para que ésta se lleve a cabo
correctamente.
•ATRIBUCIONES: Parcela de “poder” asignada al
puesto.
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LOS PUESTOS DE
TRABAJO: EJEMPLO
“Coordinador/a de
Voluntariado”
•FUNCIÓN (1): Asegurar el número de voluntarios
necesario para cubrir la demanda.
•TAREAS: Captar voluntarios. Mantener activos a
los que hay. Definir el plan de formación. Etc.
•RESPONSABILIDADES: Garantizar que haya, al
menos, un voluntario disponible para cada
situación susceptible de ser atendida.
•ATRIBUCIONES: Total autonomía para decidir
qué personas pueden -o no- ser voluntarios.
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APTITUDES Y ACTITUDES
Conjunto de habilidades,
conocimientos, capacidades, etc. que ha de tener (o adquirir) una persona para el
correcto desarrollo de una actividad
Forma de actuar de una persona, el comportamiento que emplea un individuo para hacer las cosas,
como las encara y con qué grado de
motivación y disposición mental
las emprende
APTITUDES ACTITUDES
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PALANCAS PALANCAS
RETRIBUCIÓN (€ Y )
FORMACIÓN
RECONOCIMIENTO
DESARROLLO PROFESIONAL
INTEGRACIÓN
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MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN
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MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN
M
O
T
I
V
A
C
I
Ó
N
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.
0
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MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN
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MOTIVACIÓN: Tener motivos
MOTIVAR: Dar motivos
MOTIVACIÓN 3.0: Tener tus PROPIOS motivos (automotivación)
MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN
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CLAVES LÍDER CLAVES LÍDER
GESTIONAR LA INFORMACIÓN, LUEGO DECIDIR
SABER PREGUNTAR
SABER ESCUCHAR
PACIENCIA (cada uno tiene su ritmo)
FLEXIBILIDAD Y ADAPTACIÓN (ante personas y
situaciones)
COMUNICAR CON CLARIDAD Y CALIDAD
DAR RECONOCIMIENTO
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CLAVES LÍDER CLAVES LÍDER
CONOCER BIEN A SU EQUIPO (dedicación)
“CREER” EN LAS PERSONAS
SER COHERENTE CON LO QUE PIENSA, DICE Y HACE
ESTAR DISPONIBLE (no “a merced”)
HUMILDAD
EMPATÍA
ASERTIVIDAD
SABER VER “TALENTOS” Y APOYARSE EN ELLOS
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CLAVES LÍDER CLAVES LÍDER
RESPONSABILIDAD
COMPROMISO
RECONOCER LOS ERRORES
DAR EJEMPLO
CREATIVIDAD
FOCALIZACIÓN
PERDÓN, GRACIAS Y POR FAVOR!
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FEEDBACK FEEDBACK
LOS NIVELES NEUROLÓGICOS (ROBERT DILTS)
VISIBLE
CAPACIDADES
CONDUCTAS
SISTEMA TRANSPERSONAL
IDENTIDAD
CREENCIAS Y VALORES
FEEDBACK DE
MEJORA
FEEDBACK DE
MEJORA
NO VISIBLE
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