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Modelo de evaluación de recursos electrónicos Módulos matriciales
Los contenidos electrónicos representan un elemento cadavez más importante dentro de las colecciones en lasbibliotecas, esto acompañado de la gran variedad detipologías documentales y un crecimiento exponencial de lainformación en línea. Por ello surgió la necesidad de:
Implementar estrategias para priorizar la selección delos recursos, alineados con los interesesinstitucionales.
Replantear la metodología para la evaluación de los recursos electrónicos.
Desarrollar metodologías para la selección de nuevos
recursos.
¿Por qué diseñar un modelo de evaluación?
¿Cuál era nuestra problemática, antes de contar con un metodología de evaluación?
No se contaba con una herramienta que apoyara la toma decisiones de adquisiciones de recursos electrónicos y que incluyera el entorno, el estado actual de colecciones con criterios y parámetros definidos.
Existía el interrogante ¿Nuestros recursos electrónicos adquiridos si son los apropiados?
No se conocía el nivel de solapamiento en nuestras colecciones.
GESTIÓN ESTRATÉGICA Y COMPETITIVIDADLuis Fernando RestrepoAUTOR / PROGRAMA: Luis Fernando Restrepo
Johnson, S. E., Ole Gunnar. Gelfand, Julia, Lammers, Glenda. Sipe, Lynn.Zilper, Nadia. (2012). Cuestiones clave para el desarrollo de colecciones conrecursos electrónicos: Una guía para bibliotecas. . In: InternationalFederation of Library Associations and Institutions (IFLA).
REVISEMOS MODELOS Y ADAPTEMOS:
¡No inventemos la rueda!
1 2 43
No
ALGORITMO USADO:
Módulo 1: Análisis de la situación. MIME, MT Módulo 2: Contrastación de la información. Módulo 3: Análisis de afinidad. ¿Hay coherencia? Módulo 4: Cierre. Inclusión de Uso, Opinión de usuarios, Precio Vs Disponibilidad presupuestal
Módulos matriciales de evaluación
Módulo matricial MIME
Unión de matrices MEFI y MEFE- Aplica para nuevos recursos
Matriz MEFI
Evaluación de factores internos
Matriz MEFE
Evaluación de factores externos
Módulo matricial por tipología MT
Unión criterios y tipologías
Aplica para recursos nuevos y existentes
Recoge los factores claves internos.
Establece para cada una de ellas la correspondiente ponderación ( establecimiento de la importancia relativa en función de los factores estudiados),
Determina la evaluación de acuerdo con un código predeterminado (escalas de valoración)
Obtiene resultados parciales por factor clave
Determinar un total que permita estimar el impacto de este recurso en las condiciones actuales de la colección
Recoge la información proveniente del entorno y la traduce en oportunidades y amenazas. (Factores Externos)
Establece para cada una de ellas la correspondiente ponderación.
Determina la evaluación de acuerdo con un código predeterminado (escalas de valoración)
Obtiene resultados parciales por factor clave
Señala un total para el recurso frente al entorno.
MATRIZ MEFE: MATRIZ MEFI:
Escala de evaluación para la MEFE y para la MEFI
MEFE: Cuando tiene tendencia a 4 es un recurso que frente al entorno sería una gran oportunidad. Si esta orientado a 1 es un recurso que podría ser una amenaza, si es 2.5 está equilibrado.
MEFI: Cuando está inclinado a 4 es un recurso que saturaría la fortaleza actual de las colecciones (idealizado, casi irreal). Orientado a 1 es un recurso que aumentaría las debilidades de las colecciones. Sobre 2.5 equilibrado.
CÓDIGO DE EVALUACIÓN:
Fortaleza mayor = 4
Fortaleza menor = 3
Debilidad menor = 2
Debilidad mayor = 1
Oportunidad mayor = 4
Oportunidad menor = 3
Amenaza menor = 2
Amenaza mayor = 1
INTERPRETACIÓN:
COMPONENTES MODULO MATRICIAL MIMEFA
CTO
RES
M
ATR
IZ
MEF
E
Códigos en términos de
Oportunidades y AmenazasPONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Sumatoria = 100% 0,00
FACTOR 1,2,3, N
( se recomienda sean entre 5 o 7)
SE ASIGNA UNA
PONDERACIÓN PARA
CADA VARIABLE
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTOR EXTERNO(MEFE)
FACTOR A EVALUAR
OPORTUNIDADES:
Se califican con 3 o 4
asi: Si es una oportunidad menor
coloque (3), si es una
oportunidad mayor coloque (4)
RESULTADO FINAL
DE LAS VARIABLE
RESULTADO FINAL
DE LAS VARIABLE
RESULTADO DE CALIFICACIÓN
FACTOR 1,2,3, N
( se recomienda sean entre 6 o 7)
SE ASIGNA UNA
PONDERACIÓN PARA
CADA VARIABLE
#¡REF!
AMENAZAS:
Se califican con 1 o 2
asi: Si es una amenaza menor
coloque (2), si es una amenza
mayor coloque(1)
COMPONENTES MODULO MATRICIAL MIMEFA
CTO
RES
MAT
RIZ
M
EFI
Códigos para la MEFI en términos
de Fortalezas y Debilidades
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Sumatoria = 100% 0,00#¡REF!
RESULTADO DE CALIFICACIÓN
RESULTADO FINAL
DE LAS VARIABLE
DEBILIDADES:
Se califican con 1 o 2
asi: Si es una debilidad
menor coloque (2),
si es una debilidad mayor coloque
(1)
FACTOR 1,2,3, N
( se recomienda sean entre 5 o 7)
SE ASIGNA UNA
PONDERACIÓN PARA
CADA VARIABLE
RESULTADO FINAL
DE LAS VARIABLE
SE ASIGNA UNA
PONDERACIÓN PARA
CADA VARIABLE
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTOR EXTERNO(MEFI)
FACTOR A EVALUAR
FORTALEZAS:
Se califican con 3 o 4
asi: Si es una fortaleza menor
coloque (3), si es una fortaleza
mayor coloque (4)
FACTOR 1,2,3, N
( se recomienda sean entre 6 o 7)
La matriz interna externa se alimenta del resultado MEFE y
MEFI. Con la intersección observará una posición que
obedece a los siguientes códigos:
S = Suscriba o adquiera. Cuadrantes I, II y IV .
A = Absténgase (no prioritario); III-V-VII
NS =No suscriba, no adquiera. VI- VIII-IX.
NOTA:herramienta de pensamiento que facilita la reflexión para la toma de decisiones únicamente.
Estructura Gráfica
ANÁLISIS DE RESULTADOS DEL MODULO MATRICIAL MIME
Compuesto por tres niveles de valoración:
1. SUSCRIBA (Avance): Recurso electrónico que requiere prioridad por su innovación y contenidos.
2. Absténgase No prioritario : Recurso electrónico que por sus contenidos no es prioritario.
3. No suscriba: Recurso electrónico que no cumple con las expectativas, no generara valor agregado o ya están cubiertos sus contenidos.
MIME (Matriz Interna Externa)
RES
ULT
AD
OS
MA
TRIZ
MEF
E
RESULTADOS MATRIZ MEFI
SUSCRIBA
ABSTENGASE (No prioritario) NO SUSCRIBASUSCRIBA
SUSCRIBA ABSTENGASE (No prioritario)
ABSTENGASE (No prioritario) NO SUSCRIBA NO SUSCRIBA
I II III
IV V VI
VII VIII IX
1234
2
3
1
MÓDULO MATRICIAL POR TIPOLOGÍA
Criterios Libros Revistas Multimedia Numéricoestadístico
Múltiplescontenidos
Referencia
CONTENIDOS
FUNCIONALIDAD
CONSIDERACIONES TÉCNICAS
APOYO DEL PROVEEDOR
PRECIO
TOTAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%
SE ASIGNA UN PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN POR CADA CRITERIO Y PARA CADA TIPOLOGÍA
Estructura modelo de evaluación por
tipología
Tipologías
En el eje horizontal tenemos las tipologías. En el eje vertical los criterios de evaluación. Se asigna a cada criterio
un peso por tipología (panel de expertos)
MÓDULO MATRICIAL POR TIPOLOGÍA
CRITERIOS
Parámetros
Escalas de calificación
Conceptualizados Ponderados
Definidos Ponderados
Dentro del rango de ponderación del parámetro.
RANGOS DECISIÓN
Entre 0% - 65% No Suscribir -No renovar
Entre 66% - 85% Suscripción y/o renovación con condiciones de mejora
Entre 86% - 100% Suscribir -Renovar
Su manejo es sencillo aunque requiere información
confiable y se utiliza fundamentalmente para
corroborar la posición estratégica obtenida en la
matriz anterior.
ANÁLISIS DE RESULTADOS DEL MODULO MT
MÓDULO MATRICIAL POR TIPOLOGÍA
CRITERIOS PONDERACIÓNDESGLOSE DE
PONDERACIÓNPARAMETROS ESCALAS DE CALIFICACIÓN Calificacion
Parametro 1
Parametro 2
Parametro 3
Parametro 4
Parametro 5
Σ% = (% del Criterio) Σ%
MATRIZ MT - CRITERIOS
CRITERIO 1
Se asigna una
ponderación para cada
criterio.
( % del Criterio)
Se asigna una
ponderación para cada
parametro:
P1 : X%1
P2 : X%2
P3 : X%3.
.
.
Pn : X%n
Calificaciónes acordadas que esten en el rango de la
ponderacion asignada al parametro o sean igual a
cero% .
Calificación 1 = (X=Max %)
Calificación 2 =( Max% > X > Min%)
.
.
Calificación n = (0%)
Valoración asignada según
escala:
C1
C2
.
.
Cn
Se adiciona un modulo importante que incluye: Resultado uso, opinión de usuarios, Precio Vs
Disponibilidad presupuestal.
MT (Matriz por Tipología)
RANGOS DECISIÓN
Entre 86% - 100% Suscribir –Renovar
Entre 66% - 85%Suscripción y/o renovación con condiciones de mejora
Entre 0% - 65% No Suscribir -No renovar
La etapa de contrastación permite identificar desde diferentes puntos la coherencia, de lograrlo se puede afirmar que la información apunta en una sola dirección.
ANÁLISIS DE AFINIDAD
FICHA DE PRESENTACIÓN ANTE COMITÉ DE SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN:
NOTA:herramientas de pensamiento que facilita la reflexión para la toma de decisiones únicamente.
MÓDULO DE CIERRE
RECURSO
Usuarios: ________
Sesiones: ________
Si:_______
_________________ No: _______
¿Existe disponibilidad
presupuestal?
FICHA DE RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE RECURSOS ELECTRONICOS
OPINION DE USUARIOS PRECIO Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Precio promedio de un recurso
similar:
Precio: $_______________
USOS
MT:___%: ____________
Nombre del recurso:
________________
Proveedor:
________________
Promedio de sesiones de
recursos similares:
_______________
MATRICES
MEFE:______MEFI:______
MIME: ________________
TOMA DE DECISIONES: ()
El líneas generales hay que tomar x decisiones básicas: para construir el Horizonte Institucional:
a. Decisiones sobre la apuesta apoyar el cumplimiento institucionales Vs Entorno
b. Decisiones sobre fortalecimiento de colecciones
c. Decisiones sobre potencialidad de uso y las necesidades de los usuarios .
d. Decisiones sobre inversión y disponibilidad presupuestal.
Para todo este proceso se apoyan los expertos en las siguientes matrices y aspectos:
a. MIME
b. MT
c. Ficha de resultados de evaluación.
MÓDULO DE CIERRE
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD:
Para la MIME (Matriz interna - externa)
1. En su respectivo grupo liste un factor clave de: Oportunidad, Amenaza, Fortaleza, Debilidad y escriba la sentencia de cómo evaluarlo, según ejemplo:
FACTORES CLAVE COMO EVALUAR
Factor clave en terminos de Oportunidad 1
Ejemplo: Recursos electrónicos con posibilidad de simular escenarios en
diferentes areas del conocimiento.
¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida su
oportunidad de ofrecer recursos que (Factor clave en terminos de oportunidad1 ?
Ejemplo: ¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida su
oportunidad de ofrecer recursos que simulen escenarios en diferentes areas del
conocimiento?
Factor clave en terminos de Amenaza 1
Ejemplo: Dificultad de negociación para la adquisición de los recursos
electrónicos - alto poder de negociación de los proveedores.
¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (1) o menor (2) medida su riesgo de
tener ( Factor clave en terminos de Amenaza1) ?
Ejemplo: ¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida su
riesgo de tener dificultades en negociación -alto poder de negociación de los
proveedores?
Factor clave en terminos de Fortaleza 1
Ejemplo: Cobertura en revistas de calidad (ISI)
¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida (Factor clave
en terminos de oportunidad 1 ?
Ejemplo: ¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida la
Cobertura en revistas de calidad (ISI)?
Factor clave en terminos de Debilidad1
Ejemplo: Falta de recursos electrónicos que permitan o provean
herramientas de analisis (que permitan conocer comportamientos
económicos a nivel mundial análisis de mercados, sectores, mercados
potenciales - minería de datos.
¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (1) o menor (2) medida su ( Factor
clave en terminos de Debilidad 1) ?
Ejemplo: ¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida su
Falta de recursos electrónicos que permitan o provean herramientas de analisis (que
permitan conocer comportamientos económicos a nivel mundial análisis de mercados,
sectores, mercados potenciales - minería de datos.
Para la MIME (Matriz interna - externa)
2. En su respectivo grupo Selecciones un Criterio y establezca al menos 2 parámetros con su respectiva escala de calificación, según ejemplo:
CRITERIOS PONDERACIÓNDESGLOSE DE PONDERACIÓN
PARAMETROS ESCALA DE CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN
2%
Parametro 1
Ejemplo: El recurso
funciona y se adapta a
dispositivos moviles.
Calificaciones acordadas que esten en el rango de la ponderacion asignada al
parametro o sean igual a cero% .
Calificación 1 =(X=Max %)
Calificación 2 = Max% > X > Min%
Calificación 3 = (0%)
EJEMPLO:
Funciona y se adapta a varios dispositivos moviles= (2%)
Funciona pero no se adapta= (1%)
No funciona correctamente en dispositivos moviles= (0%)
Parametro 2
Parametro 3
Parametro 4
Parametro 5
Calificaciones acordadas que esten en el rango de la ponderacion asignada al
parametro o sean igual a cero% .
Calificación 1 =(X=Max %)
Calificación 2 = Max% > X > Min%
Calificación 3 = (0%)
15%CONSIDERACIONES
TECNICAS
• Entrega por parte de proveedores de las materias normalizadas (Subjects) de cada uno de los contenidos incluidos en las BD.
• Entrega obligatoria de plataforma de estadísticas según estándares: estadísticas tipo Counter –Sushi.
• Aseguramiento por parte de proveedores de aplicaciones móviles que controlen las estadísticas.
• En las propuestas económicas no tienen en cuenta la duplicación de contenidos.
• Optimización de recursos consorcios
¡Retos!
