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IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN
MECI-SGC-SISTEDA
PROCESO MEJORA CONTINUAAcciones correctivas, preventiva y mejora.
Versión 1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL
Santiago de Cali, Junio de 2012.
ACUERDOS Y COMPROMISOS
• Todas las intervenciones son válidas e
importantes.
• Todas las intervenciones serán
constructivas.
• Daremos buen manejo al uso de la palabra.
• Respetaremos las opiniones de nuestros
compañeros, así no las compartamos.
• Nuestra actitud será siempre propositiva y
proactiva.
• Los celulares están en silencio.
CONTENIDO
1. Conceptos de mejora continua.
2. Video.
3. Proceso mejora continua.
4. Procedimiento acciones correctivas,
preventivas y de mejora
CÓDIGO MCCO01.04.14.12.P02.
5. Taller.
1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
MEJORA CONTINUA. Acción permanente
realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el
desempeño.
HALLAZGO. Toda
situación irregular
encontrada durante el
proceso de una
evaluación.
PRODUCTO/SERVICIO
NO CONFORME.
Producto/Servicio que no
cumple con uno o varios de
los requisitos.
OBSERVACIÓN. Situación
específica que no implica
desviación ni incumplimiento de
requisitos, pero que constituye
una oportunidad de mejora.
NO CONFORMIDAD.
Incumplimiento de un
requisito.
1. CONCEPTOS DE MEJORA CONTINUA
CORRECCIONES O ACCIONES
REMEDIALES. Acción inmediata para
eliminar una no conformidad detectada.
CAUSA POTENCIAL. El
fundamento u origen de
algo que es posible que
ocurra, pero todavía no real.
El fundamento u origen de
algo que puede suceder o
existir, en contraposición de
lo que existe.
1. CONCEPTOS DE MEJORA CONTINUA
ACCIONES CORRECTIVAS. Conjuntode acciones tomadas para eliminar la(s)causa(s) de una no conformidad detectadau otra situación no deseable.
ACCIONES PREVENTIVAS. Conjunto deacciones tomadas para eliminar la(s)causa(s) de una no conformidadpotencial u otra situación potencial nodeseable.
1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
ACCIONES DE MEJORA. Acciónimplementada para incrementar losresultados del producto/servicio,proceso o sistema en términos deeficacia y/o eficiencia.
2. Video.
3. PROCESO MEJORA CONTINUA
MACROPROCESO Control CODIGO: MCCO01
PROCESO Mejora Continua CODIGO: MCCO1.04
OBJETIVO Detectar y desarrollar permanentemente acciones de mejoramiento
de tipo correctivo y preventivo que conlleven a la Administración
Central Municipal a optimizar el desempeño de su gestión.
PROCEDIMIENTO MANEJO DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO NO CONFORME
CODIGO: MCCO1.04.P01
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
CODIGO: MCCO1.04.P02
PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE
PROYECTO DE MEJORA
CODIGO: MCCO1.04. P03
PROCEDIMIENTO PLAN MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
CODIGO: MCCO1.04. P04
RECIBIR Y ANALIZAR LA INFORMACIÓN
IDENTIFICAR NO CONFORMIDADES REALES O POTENCIALES
DETERMINAR LAS CAUSAS DE LAS NO CONFORMIDADES REALES Y/O
POTENCIALES
DISEÑAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
REGISTRAR LAS ACCIONES EN EL FORMATO
EVALUAR EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES EJECUTADAS
APROBAR
EJECUTAR, CONTROLAR Y AJUSTAR LAS ACCIONES .
4. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
CÓDIGO MCCO01.04.14.12.P02
4.1. FUENTES DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
CLIENTEAUTO
EVALUACION
PRODUCTO NO CONFORME
PROCESOREVISION
POR LA ALTA DIRECCION
AUDITORIA INTERNA
CONTROL FISCAL
Demostrar y Evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de sueficacia, eficiencia y efectividad.
4.2. IDENTIFICAR LAS NO CONFORMIDADES
HALLAZGOS
RECOMENDACIONESCLIENTE
AUTOEVALUACIÓN
PROCESOS
REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCION
AUDITORÍA INTERNA
CONTROL FISCAL
NO CONFORMIDADES
¿Quién debe hacerlo?
Los responsables de la
acción en el proceso
¿Cómo?
Utilizando alguna de las herramientas: lluvia
de ideas, espina de pescado, árbol de
problemas, modelo de proceso y diagrama de
Pareto
4.3. DETERMINAR LAS CAUSAS
ARBOL DE PROBLEMAS
Es una Técnica que ayuda
analizar las causas y
efectos de primer y
segundo orden de un
problema central. Se
caracteriza porque,
además de considerar las
causas del problema se
consideran los efectos del
mismo.
ANALISIS CAUSA – EFECTO
(ESPINA DE PESCADO)
Los Diagramas
Causa – Efecto
ayudan a pensar
sobre todas las
causas reales y
potenciales de un
suceso o problema,
y no solamente en
las más obvias o
simples.
LLUVIA DE IDEAS
• Es necesario laparticipación de todos losmiembros del equipo.
• Permite que todos hableny escuchen.
• Cada idea, no importa lopoco práctica que sea, seregistra.
• Cuando la lista estácompleta, el equipo puedecomenzar a evaluar cadaidea e intentar llegar auna decisiónpor consenso.
4.4. DISEÑAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Deficiente estado de
mantenimiento
Descripción en positivo de la causa de mayor incidencia
por lo cual se presenta la no conformidad.
Redactar en Verbo en infinitivo.
Para cada causa analizada debe existir una acción correctiva, en algunos casos una
acción apunta a varias causas.
Validar que las acciones definidas
realmente eliminen el problema.
4.5. REGISTRAR LAS ACCIONES EN EL
FORMATO
FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
FORMATO
FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
2. NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO: 3. FIRMA DEL RESPONSABLE:
4. FECHA DE SUSCRIPCIÓN:
5. NOMBRE DE LA AUDITORIA:
NOMBRE DEL
PROCESO
Macroproceso/Pr
oceso/Subproce
so y/o
procedimiento FU
EN
TE
S D
E
DE
TE
CC
ION
DESCRIPCION DE LA
SITUACION / HALLAZGO TIP
O D
E
SIT
UA
CIÓ
N/H
AL
LA
Z
GO
DESCRIPCIO
N DE LA
CAUSA DE
LA
SITUACION/H
ALLAZGO
DESCRIPCION
DE LA ACCION
DE
MEJORAMIENT
O
TIP
O D
E A
CC
ION
OBJETIVO DE
LA ACCION
DE
MEJORAMIEN
TO
DESCRIPCIO
N DE LA
META (en
unidad de
medida)
RESPONSABLE DE
LA ACCION DE
MEJORAMIENTO
PLAZO DE
EJECUCION
DE LA META
(DD/MM/AA)
RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO :
Nombre
CompletoCargo
INICIO
(DD/MM/
AA)
FINAL
(DD/MM/AA
)
Nombre
CompletoCargo
FUENTES DE DETECCION
TIPO DE
SITUACIÓN/HALLAZGO TIPO DE ACCION
Consigne el número que corresponda a la fuente
que detectó la no conformidad, observación,
recomendación, mejora o cualquier otra situación
objeto de análisis; de acuerdo con las siguientes
convenciones:
Consigne el tipo de
situación/hallazgo de acuerdo
a la información dada por la
fuente de detección, utilizando
las siguientes convenciones:
Registre el tipo de acción
de mejoramiento de
acuerdo a su definición,
utilizando las siguientes
convenciones:
1. Informe de Autoevaluación de Control. NC: No Conformidad C: Corrección
2. Informe de Autoevaluación de Gestión.
NCA: No Conformidad
Administrativa AC: Acción Correctiva
3. Autoevaluación del DAFP.
NCD: No Conformidad
Disciplinaria AP: Acción Preventiva
4. Informe de Auditoría Interna. NCF: No Conformidad Fiscal AM: Acción de Mejora
5. Informe de Auditoría Interna de Calidad. NCP: No Conformidad Penal
6. Informe de Auditoría de Entes Certificadores. OBS: Observación
7. Informes Anuales de Evaluación al Sistema de
Control Interno. M: Mejora
8. Servicio/Producto No Conforme.
9. Quejas, Reclamos y Derechos de Petición.
10. Revisión por la Dirección.
11. Resultados de Encuestas de Percepción.
12. Resultados de Indicadores.
13. Circulo de Cultura, Calidad y Control.
14. Análisis de Riesgos.
15. Retroalimentación.
16. Auditoria Contraloría Municipal.
17. Auditoria Contraloría General de la República.
18. Solicitudes de entes de control político.
19. Auditoria Procuraduría.
20. Otros, especifique.
1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
2. NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO: 3. FIRMA DEL RESPONSABLE:
4. FECHA DE SUSCRIPCIÓN:
5. NOMBRE DE LA AUDITORIA: Auditoria Interna a los Mapas de Riesgo
NOMBRE DEL
PROCESO
Macroproceso/Proc
eso/Subproceso
y/o procedimiento FU
EN
TE
S D
E
DE
TE
CC
ION
DESCRIPCION DE LA
SITUACION / HALLAZGO TIP
O D
E
SIT
UA
CIÓ
N/H
AL
LA
Z
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DESCRIPCI
ON DE LA
CAUSA DE
LA
SITUACION/
HALLAZGO
DESCRIPCION DE
LA ACCION DE
MEJORAMIENTO
TIP
O D
E A
CC
ION
OBJETIVO DE
LA ACCION DE
MEJORAMIENT
O
DESCRIPCIO
N DE LA META
(en unidad de
medida)
RESPONSABLE DE
LA ACCION DE
MEJORAMIENTO
PLAZO DE
EJECUCION
DE LA META
(DD/MM/AA)
RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO :
Nombre
CompletoCargo
INICIO
(DD/MM/A
A)
FINAL
(DD/MM/AA)
Nombre
CompletoCargo
Desarrollo Social /
Servicio de Salud
Publica
3.Infor
me
Audito
ria
Intern
a
Se observa que el objetivo del
proceso Servicio de Salud
publica "Contribuir al
mejoramiento de la Salud de
los habitantes del Muncipio de
Santiago de Cali, mediante el
desarrollo de acciones de
promocion de la salud,
prevencion de la enfermedad,
vigilancia en salud publica y
aseguramiento" cuenta con los
siguientes elementos
metodologicos: que, para que y
a quien, pero no tiene en
cuenta el cuando y el cuanto,
incumpliendo con el numeral
6.1 Etapa del Planear de la
Guia para la Administracion de
Riesgos, incurriendo en el
riesgo de no implementar de
manera estandarizada el
Componente de Administracion
de Riesgos.
NC
No se
actualizo la
revision del
objetivo del
proceso de
salud
publica,
conforme a
la guia para
la
administracio
n de riesgos
Revisar, ajustar y
validar el objetivo
del proceso.
AC
Garantizar que
el objetivo del
proceso cumpla
con los criterios
establecidos por
la Guía para la
Administración
de Riesgos, con
el fin garantizar
la correcta
elaboración del
contexto
estratégico del
proceso
Objetivo del
proceso
formulado de
acuerdo con
los criterios de
la Guía
Diego
Germán
Calero
Llanes
Secretario
de Salud
Pública
Municipal
26-Jul-12 30-Aug-12
Emilce
Arévalo
García
Profesional
Especializ
ado
FUENTES DE DETECCION
TIPO DE
SITUACIÓN/HALLAZGO TIPO DE ACCION
Consigne el número que corresponda a la fuente que
detectó la no conformidad, observación, recomendación,
mejora o cualquier otra situación objeto de análisis; de
acuerdo con las siguientes convenciones:
Consigne el tipo de
situación/hallazgo de acuerdo a
la información dada por la fuente
de detección, utilizando las
siguientes convenciones:
Registre el tipo de acción de
mejoramiento de acuerdo a su
definición, utilizando las
siguientes convenciones:
1. Informe de Autoevaluación de Control. NC: No Conformidad C: Corrección
2. Informe de Autoevaluación de Gestión.
NCA: No Conformidad
Administrativa AC: Acción Correctiva
3. Autoevaluación del DAFP.
NCD: No Conformidad
Disciplinaria AP: Acción Preventiva
4. Informe de Auditoría Interna. NCF: No Conformidad Fiscal AM: Acción de Mejora
5. Informe de Auditoría Interna de Calidad. NCP: No Conformidad Penal
6. Informe de Auditoría de Entes Certificadores. OBS: Observación
7. Informes Anuales de Evaluación al Sistema de Control
Interno. M: Mejora
8. Servicio/Producto No Conforme.
9. Quejas, Reclamos y Derechos de Petición.
10. Revisión por la Dirección.
11. Resultados de Encuestas de Percepción.
12. Resultados de Indicadores.
13. Circulo de Cultura, Calidad y Control.
14. Análisis de Riesgos.
15. Retroalimentación.
16. Auditoria Contraloría Municipal.
17. Auditoria Contraloría General de la República.
18. Solicitudes de entes de control político.
19. Auditoria Procuraduría.
20. Otros, especifique.
4.8. PREGUNTÉMONOS
¿Son eficaces las
acciones
propuestas, es
decir, no se volvió a
repetir el problema
real o no se
presentó el
problema potencial?
TALLER
OBJETIVO: Desarrollar habilidades en la redacción deAcciones correctivas, preventivas y de mejora.
DESARROLLO:
1. Conformar grupo.
2. Repartir dentro de los grupos el documento“Formato de Formulación de Plan deMejoramiento.
3. Socialización.