Municipio de Santiago de Cali Secretaria de Salud Municipal

Lineamientos a Supervisores sobre el

adecuado seguimiento de los contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo

a la gestión objeto de supervisiòn vigencia 2013

Abril de 2013

Contenido

1. Equipo de Trabajo

2. Objetivo

3. Definición.

4. Papel del Supervisor 5. Características del Supervisor

6. Facultades y deberes de los Supervisores e Interventores.

7. Responsabilidades de los Supervisores

8. Funciones de los Supervisores

9. Prohibiciones para el Supervisor del contrato. 10. Imposición de multas, sanciones y declaratorias de

incumplimiento.

11. Flujograma Contractual de Prestación de Servicios

profesionales y apoyo a la gestión

12. Documentos a entregar por el Contratista y Supervisor del contrato primera cuota, segunda cuota y hasta la

finalización del contrato.

Equipo de Trabajo

Néstor Barón Carrillo Ing. Industrial, Especialista en Administración Total de la Calidad y la Productividad, Especialista en Gerencia Financiera, Est. Maestría en Administración en Salud. Contratista SSPM

Carolina Uribe Buendía Abogada, Especialista en Derecho Administrativo, Contratista SSPM

Malcom Cuero Guarín Ing. Industrial- Contratista SSPM Héctor Gerardo Hurtado Ing. de Sistemas - Contratista - SSPM Alexandra Gómez Mondragón Ing. Industrial- Contratista SSPM Kamila Gómez Guerrero Tecnóloga administrativa -Contratista Steven Alegrías Bolaños Abogado Contratista SSPM Johan Steven González Correa Auxiliar Administrativo Contratista SSPM Jacqueline Viveros Marmolejo Responsable - Grupo Jurídico SSPM Aurora Arana Campo Abogada – Técnico operativa SSPM

Objetivo

Brindar a los Responsables de Grupo, Supervisores de

contratos de Prestación de Servicios Profesionales y apoyo

a la gestión de la Secretaria de Salud Publica Municipal, las herramientas administrativas, para un adecuado

seguimiento y control de los contratos objeto de

supervisión suscritos por la Secretaría de Salud Pública

Municipal. Y dar certificación de cumplimiento a

satisfacción por quien ejerce la supervisión del contrato, en la cual se expresa la ejecución del objeto contractual.

DEFINICIÒN

• La Supervisión, según la Etimología significa "mirar desde lo alto", lo cual induce la idea de una visión global. Por otra parte, es un proceso mediante el cual una persona procesadora de un caudal de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a otras para obtener con ellos resultados comunes en la entidad.

DEFINICIÒN

• Supervisar efectivamente requiere, planificar, organizar, dirigir, ejecutar retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características individuales en la persona que cumple esta misión.

• La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el mismo Municipio de Santiago de Cali- Secretaría de Salud Pública cuando no requieren conocimientos especializados.

OBJETIVO

• Mejorar la productividad de los contratistas.

• Desarrollar un uso óptimo de los recursos.

• Desarrollar constantemente a los contratistas de manera integral

• Monitorear las actitudes de los subordinados.

• No hay labor más importante, difícil y exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena supervisión reclama más conocimientos, habilidad, sentido común y previsión que casi cualquier otra clase de trabajo. El éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el éxito o el fracaso de las actividades objeto del contrato y objetivos comunes de la entidad.

PAPEL DEL SUPERVISOR

• Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer las actividades, productos y resultados objeto que supervisa.

• Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la entidad, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, calidad, etc.

• Habilidad para Instruir: El supervisor necesita capacitar a su personal para poder obtener resultados óptimos. La información, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.

CARACTERISTICAS DEL SUPERVISOR

• Habilidad para mejorar Métodos: El supervisor debe

aprovechar de los recursos humanos, materiales,

técnicos y todos los que la entidad facilite, siendo crítico

en toda su gestión para que de esta manera se realice

de la mejor forma posible, es decir, mejorando

continuamente todos los procesos.

• Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderizar a su

personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción

necesaria para lograr credibilidad y colaboración de su

personal a cargo.

CARACTERISTICAS DEL SUPERVISOR

Facultades y Deberes de los

Supervisores / Interventores Art. 84 Decreto 1474 de 2011

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Facultades y Deberes de los

Supervisores / Interventores Art. 84 Decreto 1474 de 2011

La supervisión contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. En relación con el Artículo 44 de la Ley 1474 de 2.011, es decir destacar como positiva la inclusión de los supervisores en la categoría de SUJETOS DISCIPLINABLES de que trata el artículo 53 de la Ley 734 de 2.002, porque se aviene al próposito de combatir la corrupción al ampliar el espectro de la responsabilidad que se deriva de esta función de vigilancia a la gestión contractual. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Responsabilidades de los Supervisores

De conformidad con las disposiciones legales que regulan la materia, los supervisores serán responsables:

DISCIPLINARIAMENTE: Hasta con destitución, inhabilidad para contratar y acceder a cargos públicos o suspensión del cargo (Código Único Disciplinario – Ley 734 de 2002).

FISCALMENTE: Pago a la Administración del perjuicio causado al Estado.

PENALMENTE: Hasta con penas privativas de la libertad. (art.53 Ley 80 de 1993).

CIVILMENTE: Al pago de indemnizaciones a la entidad, en virtud de la Acción de Repetición, por los perjuicios causados a la administración por acción o por omisión. (art.53 Ley 80 de 1993).

La responsabilidad de los supervisores es INDELEGABLE. Por lo tanto, las actividades encomendadas deben ser ejecutadas en forma personal.

Funciones de los Supervisores

Firmar el acta de inicio del contrato de la cual remitirá copia al Grupo de

Contratación para el respectivo registro y archivo en el contrato.

Aprobar con su firma el cronograma de trabajo que le presente el Contratista.

Velar porque se cumplan por el Contratista los cronogramas y las actividades pactadas, así como verificar que el objeto contratado se satisfaga de manera idónea y oportuna.

Dar concepto escrito a las solicitudes que hace el contratista de modificación, aclaración o adición de los contratos, para su aprobación por el Ordenador del Gasto.

Aprobar con su firma, conjuntamente con las del Ordenador del Gasto y el Contratista, las actas que se originen por la suspensión o liquidación de los contratos.

Funciones de los Supervisores

Efectuar las revisiones que sean necesarias para garantizar que los

contratistas cumplan con las especificaciones y condiciones de calidad del objeto contratado.

Rechazar los bienes, equipos, instrumentos, instalaciones, trabajos y demás

elementos utilizados por el contratista que no se ajusten a las especificaciones pactadas, ordenando, si es el caso, su respectivo cambio.

Actuar con la diligencia debida, de tal modo, que impida que por causas

imputables a él o a los contratistas, sobrevenga una mayor onerosidad del contrato, afectándose los intereses patrimoniales de la entidad Estatal.

Informar al Ordenador del Gasto con los debidos soportes, cuando se presenten incumplimientos injustificados por parte del Contratista, para que se adopten las acciones correspondientes de conformidad con lo previsto en la ley y en el contrato.

Funciones de los Supervisores

Organizar un archivo de la ejecución del contrato, propio para la supervisión

encomendada. disponer y administrar los recursos de personal, equipos, implementos y demás

servicios necesarios para el normal desarrollo de la supervisión. Formular por escrito al Contratista, las observaciones y recomendaciones que

estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del contrato, debiendo igualmente impartir las órdenes perentorias que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Certificar con su firma la ejecución y cumplimiento de las obligaciones del

contratista a entera satisfacción. Entregar al Grupo Financiero los documentos soporte para el trámite de los

pagos de las actividades realizadas por contratistas objeto de Supervisión.

Funciones de los Supervisores

Verificar que el contratista cumpla en forma oportuna con sus obligaciones

laborales frente al personal por él contratado para la ejecución del objeto del contrato.

Verificar que con cada documento equivalente, el contratista anexe la constancia firmada que acredite encontrarse a paz y salvo con los aportes a salud, riesgos profesionales, pensiones, en los términos previstos en la ley 789 de 2002.

Entregar al Grupo Financiero los documentos soporte para el trámite de los pagos

de las actividades realizadas por contratistas objeto de Supervisión. Presentar al Ordenador del gasto, los informes: de las actividades realizadas, con

sus respectivos soportes hasta la finalización del contrato. Las demás que legal o administrativamente se requieran para la correcta

ejecución del objeto contractual.

Prohibiciones para el Supervisor

Al supervisor de un contrato esta prohibido:

1. Modificar el objeto del contrato.

2. Autorizar cambio en las especificaciones que

modifiquen el valor, plazo u objeto del contrato.

3. Tramitar modificaciones al contrato el mismo de

vencimiento del contrato o después de vencido el

plazo.

4. Imponer multas o sanciones a los contratistas.

Numeral 34, del artículo 48 de la

Ley 734 de 2000

No exigir, el supervisor y el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

De las Inhabilidades e Incompatibilidades

para Contratar. Articulo 8, Numeral 1, item K, Ley 80 de 1993

El supervisor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.

Parágrafo 3. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y Ios recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

Facultades y Deberes de los

Supervisores / Interventores Art. 84 Decreto 1474 de 2011, Paragrafo 3.

Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento: a. Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enundará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

Imposición de Multas, Sanciones y

Declaratorias de Incumplimiento ( Art. 85. Ley 1474 de 2011 )

b. En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad. c. Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

Imposición de Multas, Sanciones y

Declaratorias de Incumplimiento ( Art. 85. Ley 1474 de 2011 )

d. En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

Imposición de Multas, Sanciones y

Declaratorias de Incumplimiento ( Art. 85. Ley 1474 de 2011 )

Flujograma

Flujograma contractual de Prestación de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestión

Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

(CDP)

Elaboración del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal (CDP)

Elaboración de Estudios Previos

Invitación a presentar Propuesta

Aceptación de Invitación y Entrega de Propuesta por

parte del Proponente

Revisión de documentación entregada por Contratista

Registro de Fecha, Numeración y Digitalización del Expediente Contractual

Publicación del Contrato en el SECOP (Sistema Electrónico para la

Contratación Publica

Elaboración de Minuta

Elaboración de Registro Presupuestal de Compromiso (RPC), Pedido y Ficha Técnica

por parte del Equipo Financiero

Designación de Supervisor del Contrato

Elaboración de Acta de Inicio por parte del Supervisor

(Firmada por el Supervisor y Contratista)

Elaboración de Primer Informe de Avance por parte

del Contratista.

Elaboración de Primer Informe de Avance por parte

Supervisor.

Presentación de la Primera Cuenta para Pago por parte

del Contratista

Fechas para el Pago de la Seguridad Social El ministerio de Protección Social por medio del decreto 1670 de mayo de 2007 definió las nuevas fechas límites para el pago de seguridad social, para trabajadores independientes.

Dos últimos dígitos de verificación (Documento de identidad)

Día hábil de cada mes de vencimiento

00 al 07 1

08 al 14 2 15 al 21 3

22 a128 4 29 al 35 5 36 al 42 6

43 al 49 7 50 al 56 8

57 al 63 9 64 al 69 10 70 al 75 11

76 al 81 12 82 al 87 13

88 al 93 14 94 al 99 15

Documentos que hacen parte del Expediente Contractual

• Ficha EBI

• Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

• Estudios Previos contratación Directa PSP

• Invitación a presentar propuesta.

• Propuesta

• Certificado de Idoneidad

• Minuta del Contrato

• Registro Presupuestal de Compromiso (RPC)

• Ficha técnica

• Pedido.

• Acta de Inicio

• Asignación Supervisión del contrato.

Documentos a entregar por parte del contratista para el pago de la primera cuota

• Fotocopia de afiliación y pago al Sistema General de Seguridad Social (Salud, Pensión y ARP).

• Acta de Inicio. (Firmada por el Supervisor y Contratista). • Informe del Supervisor. • Informe de actividades y cronograma del contratista. • Fotocopia documento de Identidad (cédula de ciudadanía). • Minuta del contrato • Documento Equivalente: Solicitar a Grupo Financiero. • Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario) • Fotocopia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

(CDP) • Fotocopia del Registro Presupuestal de Compromiso (RPC). • Fotocopia de la Ficha Técnica. • Fotocopia del Pedido. • Formato 3.

• Fotocopia del Registro Presupuestal de compromiso (RPC) (Financiero)

• Formato 3 (Financiero y jurídico)

• Documento equivalente (Grupo financiero a Isabel Martínez o Juan Edilberto Guerrero.

• Informe del Supervisor, donde autoriza el pago y certifica que el contratista esta al día con la Seguridad Social. (Jurídico)

• Informe de Actividades. (jurídico) y cronograma de actividades.

• Pago de la Seguridad Social (EPS, Pensión y ARP) (Jurídico y Financiero).

Documentos a entregar por parte del contratista para el segundo pago hasta la

finalización del contrato

Fechas Limites de Radicación de Cuentas por Pagar vigencia 2013

MES FECHA DE CIERRE HORA LIMITE Febrero febrero-22 5:00 P.M Marzo marzo-20 5:00 P.M Abril abril-24 5:00 P.M Mayo mayo-24 5:00 P.M Junio junio-21 5:00 P.M Julio julio-24 5:00 P.M Agosto agosto-23 5:00 P.M Septiembre septiembre-23 5:00 P.M Octubre octubre-24 5:00 P.M Noviembre noviembre-22 5:00 P.M Diciembre A definir con Presupuesto y Tesorería 5:00 P.M

Lo anterior con el propósito que el Grupo Financiero programe la revisión de la documentación para el trámite de contabilización, legalización en SAP y envío de las respectivas cuentas a la Sub-Dirección de Tesorería de Rentas.

• MAJA01.02.02.18.P02.F01 Formato Acta de Inicio

• Informe de Actividades Contratista

• Informe de Supervisión Del Contrato

• Cronograma de Actividades Contratista SSPM

• Formato 3.

Información a entregar por los supervisores y contratistas