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PRESENTACIÓN DE LA GUÍA
• Título:
• Guía para el control sobre el terreno de las ayudas a las Organizaciones de Productores de Frutas y Hortalizas que constituyan un Fondo Operativo
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El presente documento es un primer borrador que se irá
modificando adaptándose a las necesidades y sugerencias de
las distintas C.C.A.A.
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Objetivos de la Guía• Recopilar las distintas actividades,
procedimientos y documentos necesarios para llevar a cabo los controles.
• Marcar unas directrices para la ejecución de los controles.
• Hacer comunes los procedimientos de control.
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Estructura de la Guía
• 1.- Introducción y objetivo
• 2.- Actividades2.1.- Actividades previas al control de campo
2.2.- Actividades durante el control de campo
2.3.- Actividades posteriores al control de campo
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Estructura de la GuíaAnejos de la Guía:
1. Lista de comprobaciones
2. Ejemplo de informe de control
3. Borrador de la Circular del FEGA
4. Normativa sobre Fondos Operativos
5. Acta de control
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Actividades previas al control de campo
• 1.- Establecimiento de contacto con la Organización de Productores
• 2.- Comprobaciones previas al control de campo
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Actividades durante el control de campo• 1.- Cálculo del Valor de la Producción
Comercializada• 2.- Programa Operativo• 3.- Anticipos o ayudas parciales sobre la A.F.• 4.- Retiradas de producto del mercado con
cargo al F.O.• 5.- Aportaciones al F.O.• 6.- Movimientos de la cuenta bancaria• 7.- Ayuda financiera
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Actividades posteriores al control de campo
• Redacción de informe de control
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Actividades previas al control de campo
Establecimiento de contacto con la O.P.
• Informar sobre la visita de control• Avisar con la mínima antelación• Contactar con la persona encargada de los
temas del Fondo Operativo• Confirmar localización de la sede y de las
inversiones del Programa Operativo• Solicitar documentación para la fecha de la
visita
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Actividades previas al control de campo
Comprobaciones previas al control de campo.
• Forman parte del control administrativo y se realiza a partir del estudio del expediente del Fondo Operativo
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Actividades previas al control de campo
Comprobaciones previas al control de campo.
Comprobaciones:– Gastos del Programa operativo
– Pagos del Programa operativo por trimestres
– Estudio de los anticipos o ayudas parciales
– Verificación de las retiradas
– Verificación de las aportaciones
– Verificación de cargos e ingresos en cuenta bancaria
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Actividades durante el control de campo
• Se realizan en situ, en la sede de la organización social y donde se localicen las inversiones del Programa Operativo.
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Actividades durante el control de campo
• Perfil del equipo inspector: ha de tener en cuenta las dos vertientes de este tipo de control: la agronómica y la económico-contable.
• Conviene contar con un equipo de dos personas
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Actividades durante el control de campo
• Gestión del tiempo: se calcula que para el trabajo de campo pueden ser necesarios entre dos y cuatro días de trabajo
• Es importante planificar bien el tiempo, teniendo en cuenta que además del trabajo en la sede de la O.P. se realizarála verificación física de las inversiones del P.O.
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Actividades durante el control de campo
• Antes de iniciar los trabajos se debería confirmar que se dispone de toda la información solicitada anteriormente a la visita
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Actividades durante el control de campo
Comprobaciones a realizar:– Cálculo del Valor de la Producción
Comercializada– Programa Operativo– Anticipos sobre la Ayuda Financiera– Retiradas de producto del mercado a través del
F.O.– Movimiento de la cuenta bancaria especifica del
F.O.– Ayuda Financiera
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Actividades durante el control de campo
• Algunas de las comprobaciones ya se realizaron en la fase previa al control de campo, por lo que en principio solo faltaría completar lo siguiente:– V.P.C. calculado por control
– Programa Operativo: verificación contable y verificación física
– Retiradas: anotaciones contables, pago a socios
– Aportaciones: anotaciones contables, método calculo
– Ayuda Financiera a conceder según control
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Actividades durante el control de campo
• Para facilitar el seguimiento de las comprobaciones que se están realizando, se incluye en la Guía un listado de comprobaciones
• En el listado aparecen todas las comprobaciones a realizar, solo hay que puntear las que se van realizando anotando las observaciones que se consideren oportunas.
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MUESTREOS
• Se aplicarán según el anexo 11 del borrador de la Circular.
• Se comprobaran un 20% del total de las facturas y un 30% del gasto, siempre y cuando ese porcentaje represente un nº de facturas comprendido entre 50 y 200
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MUESTREOS
• Muestreo aleatorio sistemático:– Una vez establecido el % a muestrear, para
facilitar la elección de las facturas se expone este método
– La primera unidad de la muestra será el dígito de las unidades del día de la fecha de control
– La razón n será el cociente, parte entera, que resulte de dividir la población entre la muestra.
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MUESTREOS• Ejemplo de muestreo aleatorio sistemático:
– Población (total de facturas): 60 facturas– % a muestrear: 20– Muestra: 12 facturas (20% de 60)– La primera unidad de la muestra: hoy es día 24,
pues será la factura número 4– Razón n: 5 (resultado de 60/12)– Facturas a muestrear: 4, 9, 14, 19……54, 59
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Actividades durante el control de campo
• Una vez finalizado el control de campo, y antes de abandonar la Organización, se elaborará un acta de control, para hacer constancia de la visita de inspección.
• En ella se anotarán las fechas de inicio y final de la inspección, y la documentación que se recoge de la O.P.
• Se firmará tanto por los inspectores como por la persona de la O.P. encargada de los F.O.
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Actividades durante al control de campo
CÁLCULO DEL VALOR DE LA PRODUCCIÓN COMERCIALIZADA (V.P.C.)
– Periodo de referencia
– Definición de el V.P.C.
– Disminución del V.P.C. por causas ajenas a la O.P.
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Actividades durante el control de campo
• CALCULO DEL VALOR DE LA PRODUCCIÓN COMERCIALIZADA (V.P.C.)
• Comprobaciones:– Compras: para el cálculo del V.P.C. sólo se considerarán las ventas de los
productos de la categoría de reconocimiento comprados a socios, por lo que se hace necesario realizar una serie de comprobaciones en relación a las compras declaradas por la O.P.
• Productos que compra la O.P.
• La O.P. realiza o no compras a terceros
• Anotaciones contables correctas
• Coherencia entre las producciones de los socios y sus efectivos productivos
• Coherencia entre las entradas a almacén y las compras
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Actividades durante el control de campo
• CÁLCULO DEL VALOR DE LA PRODUCCIÓN COMERCIALIZADA (V.P.C.)
• Comprobaciones:– Ventas: la finalidad de las comprobaciones es verificar que el importe de las
ventas no ha sido aumentado ficticiamente, lo que incrementaría el V.P.C. y por tanto la Ayuda Financiera a la que tendría derecho la O.P.
• Productos vendidos son de la categoría de reconocimiento de la O.P.
• Las retiradas no están incluidas en el V.P.C.
• Los clientes no son socios
• Las anotaciones contables de las ventas son correctas
• Hay coherencia entre compras y ventas
• Hay coherencia entre salidas de almacén y ventas
• No hay aumento ficticio de las ventas
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Actividades durante el control de campo
• CALCULO DEL VALOR DE LA PRODUCCIÓN COMERCIALIZADA (V.P.C.)
• Recálculo del V.P.C.:– El V.P.C. corresponde al importe de los productos vendidos
(procedentes de socios), en posición salida de la O.P. durante el periodo de referencia, minorando de esas ventas el importe de gastos inherentes a ellas (gastos de transporte, servicios, etc)
• El porcentaje que representa la ayuda financiera sobre el V.P.C. calculado por control no debe superar el porcentaje aprobado en la anualidad, ni al 4,1%
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Actividades durante el control de campo
• PROGRAMA OPERATIVO: VERIFICACIÓN FÍSICA– A ser posible, se verán cada una de las inversiones, comprobando su
ubicación y características, y que se han ejecutado acorde a lo declarado por la O.P. en el Informe Final del Programa Operativo de la anualidad
– Se comprobará que los datos que aparecen en las facturas de compra son correctos (nº de serie de bastidor de la maquinaria y vehículos, etc.)
– En el caso de acciones que desaparecen con el uso, se solicitarán informes, albaranes, análisis, etc, que soporten dichas facturas
– En el caso de gastos de personal calculados a tanto alzado, se requerirála documentación que se considere necesaria para acreditarlo (TC1, TC2, contrato, etc.)
– En el caso de sistema de calidad se verificará la documentación de soporte a su implantación y la certificación correspondiente de la empresa
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Actividades durante el control de campo
• VERIFICACIONES CONTABLES
– A lo largo del control de campo se hace necesaria en varias de las áreas de control la verificación de las anotaciones contables:
• Facturas de compras y ventas de productos
• Facturas de inversiones del programa operativo
• Anotaciones contables de las aportaciones,
• Anotaciones contables de las retiradas
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Actividades posteriores el control de campo
• INFORME DE CONTROL– Documento en el que se exponen los
resultados del control, junto con las comprobaciones y cálculos realizados para la consecución de dichos resultados.
– Se acompañará de toda la documentación necesaria para soportar los resultados.
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Actividades posteriores el control de campo
• INFORME DE CONTROL
• Se incluye en la Guía un modelo de informe, que facilitará bastante la redacción de este
• Incluye frases hechas y cuadros, que agilizarán la redacción del informe
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Recordamos de nuevo que la Guía es un primer borrador
que se irá modificando adaptándose a las
necesidades y sugerencias de las distintas C.C.A.A.
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ANALIS DE RIESGO
• Muestra de O.P. a controlar:– Al menos un 20% de las O.P.
– Al menos un 30% del importe de la ayuda solicitada en la anualidad correspondiente en cada CCAA
– Cada Programa Operativo deberá ser objeto de control en el terreno al menos una vez en su vigencia
– Se harán controles complementarios en caso de irregularidades
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Les agradezco su atención
Y espero que utilicen la Guía como instrumento de trabajo para la
realización de los controles y les sea de mucha utilidad