presentación de powerpoint - infocaja colombia · ejemplo1: ingrediente unidad de compra: unidad...

Capacitación Todocontrol


Ventana de Actualización de la aplicación. En el momento que se instala todocontrol se usa la versión mas reciente y abre en automático pero constantemente el sistema se esta mejorando y salen ventanas de actualización. Cuando aparezca esta ventana es importante darle actualizar ya que la nueva versión es por alguna mejora del sistema o corrección de errores menores.


Descarga de actualización. Después de darle click en Aceptar u OK inicia una descarga de la nueva versión, luego de finalizarse el sistema continuara normalmente.


Ventana de Contraseña. Si ya esta dado de alta el usuario, simplemente ingresa el código que se le asigno en el momento de la captura de sus datos.

Ventana de Contraseña.


Ventana de Contraseña.

Si la pantalla es Tactil dar clic en el primer boton y abrira la ventana de calculadora. Ahí ingresar la contraseña y dar clic en la opcion verde.


Al inicio aparece un calendario, para que escojamos la fecha en la que estamos trabajando, es muy importante porque los informes de TodoControl de gastos, compras, inventario físico, traspasos, etc. se basan en la fecha de captura y no en la fecha del documento, el único informe que se basa en la fecha del documento es el de las Ventas Diarias.

Ventana de Fecha de Captura.

Ventana de Fecha de Captura.


Nos indica cual es el motivo por el que se lanzo una nueva versión. Desde una corrección de errores menores hasta funciones adicionales.

Ventana Historial Versiones.


Ventana de Principal.


Configuración.

Informacion detallada en el manual sin imágenes de Todocontrol.


Subir a Internet. Permite enviar la información existente en el sistema a internet para consultarse en linea.

Se inicia el envió dando click en el botón verde y el botón Salir lo usamos ya que haya terminado el envió. El boton con las fechas se usa solo la primera vez que se hara un envio a intenet.

Subir a Internet.


Ayuda.

Informacion detallada en el manual sin imágenes de Todocontrol.


Salir.

Salir de Todocontrol Al dar clic en esta opción pide una confirmación de salida.


Clic en Fecha de captura. Permite cambiar la fecha para ingresar los documentos en sus fechas correspondientes. Clic en Cambia Usuario. Permite bloquear la aplicación sin tener que cerrarla. Para continuar trabajando se requiere el ingreso de la contraseña.


Inventarios.


Ventana de Inventarios.


En este menú las flechas nos permiten navegar entre los registros a los que deseemos ir. Para agregar un nuevo registro haga clic en de no hacerlo sobrescribirá el registro que se encuentre seleccionado actualmente. Para eliminar un registro haga clic en Esta acción eliminará el registro seleccionado si no se encuentra vinculado a otro formulario. Para guardar los cambios realizados en el formulario haga clic en De lo contrario dichos cambios no tendrán efecto. Los cambios guardados no se pueden deshacer.

Mandos en todos los formularios:


En las ventanas siguientes el área de captura esta en el lado derecho.

Se recomienda que se escriba en mayúsculas solo la primer letra de cada palabra.


Aquí se AGREGAN los grupos en los que se necesite dividir la información, pueden ser tantos grupos como sea necesario, son independientes a los grupos de Infocaja, estos grupos se refieren a los insumos y no a los productos. Una vez que un Grupo este siendo usado por un Ingrediente o Subproducto y se requiera EDITAR se tiene que dar clic en la imagen del CANDADO para poder hacerlo.

Grupos de ingredientes


Aquí se AGREGAN las unidades de medida que se requieran, NO es necesario agregar variantes de una misma unidad, ejemplo: botella de 1 lt, botella de 700 ml, etc. Simplemente dar de alta la unidad Botella. Posteriormente en la ventana de Ingredientes se especificarán las cantidades y equivalencias. Se debe considerar todas las unidades que se requieran en la captura de COMPRAS, ALMACEN y RECETAS de los Ingredientes. Una vez que una Unidad de Medida este siendo usada por un Ingrediente o Subproducto y se requiera EDITAR se tiene que dar clic en la imagen del CANDADO para poder hacerlo.

UnidadesMedida - Alta


La pestaña Uso muestra los ingredientes y subproductos en donde se este usando la unidad de medida seleccionada.

UnidadesMedida – Pestaña Uso


Para las unidades de medida que son realmente equivalentes a otras unidades se puede realizar la conversión Para que el sistema reconozca este equivalencia.

UnidadesMedida – Conversiones 01


Después de dar clic en el botón Conversiones, se abre la ventana de la izquierda en la parte inferior muestra la lista de las unidades que se han agregado, al dar doble clic sobre alguna de estas se abre la ventana de la derecha con la pregunta correspondiente a la unidad. Ejemplo: 1 Kilo equivale a 1000 Gramos. Esta acción permite al sistema autocompletar valores cuando maneje unidades equivalentes que ya conoce.

UnidadesMedida – Conversiones 02


Esta ventana cuenta con varias pestañas, sirve para agregar y vincular información de los ingredientes, es muy importante completar el llenado para un mejor resultado, la ultima pestaña es informativa NO requiere llenado.

Ventana Ingredientes


Ingredientes (Pestaña Generales) - Código Ingrediente

Puede ser numérico o alfanumérico, se recomienda usar alfanumérico para agrupar fácilmente los códigos de un mismo grupo. Ejemplo: abar01, abar02, abar03 se entendería que esos 3 códigos pertenecen al grupo abarrotes. En caso que en parámetros se active numeración automática de catálogos el código será numérico y el sistema asignará el número consecutivo automáticamente.

Es mas fácil ubicar los ingredientes del grupo abarrotes por las letras asignadas en su código, por lo contrario los primeros 6 ingredientes del ejemplo carecen de esa información al ser numéricos.

Capacitación Todocontrol Ingredientes – Grupo Principal

Al dar clic en el Indicador, despliega la lista larga del ejemplo con todos los Grupos de Productos que se dieron de Alta previamente para elegir el que se requiere o al empezar a escribir muestra la lista corta con los que coincidan con lo que se este escribiendo.

Capacitación Todocontrol Ingredientes - Nombre Ingrediente

Se debe ingresar el nombre del insumo que se dará de alta, lo mas claro posible así como la unidad de medida de su presentación. Ejemplo: Etiqueta Roja 750 ml, Azúcar Estándar Kilo, Aceite de Oliva 4 lts.

Los ingredientes capturados se irán ordenando como fueron ingresados, aun así, al dar clic en los Encabezados de las columnas se puede ordenar por Código, NombreIngrediente, UltimaCompra, Etc. Solo resta ordenar de la forma que mas convenga.

Capacitación Todocontrol Ingredientes - Códigobarras

Es el apartado donde se ingresa el código de barras del ingrediente, mismo que debemos capturar con el lector de códigos de barra para agilizar el llenado. Esta opción es factible de usar cuando la mayoría de ingredientes que se manejen cuenten con código de barras.

Capacitación Todocontrol Ingredientes - Unidad de Compra, almacén y receta. 01

Unidad de Compra, se refiere a la unidad de medida que se usará al ingresar las compras del ingrediente. Unidad de almacén, se refiere a la unidad de medida que se usará al inventariar el ingrediente, al escoger esta unidad se debe tener en cuenta que será usada para mostrar todos los reportes de inventarios, existencias, etc. Unidad de receta, se refiere a la unidad de medida que se usará al agregar el ingrediente a las recetas. Regularmente se ocupan las unidades mas pequeñas de medida como Gramo, Mililitro, Pieza, Etc.

Indicador Las unidades se eligen en la lista que aparece dando clic al indicador, si la unidad requerida falta en esta lista entonces NO fue dada de alta en la ventana UnidadesMedida, esto aplica para unidades de Compra, Almacén y Receta.


Las preguntas que aparecen debajo de las unidades nos sirve para que el sistema sepa cuanto equivale una unidad de otra. Estas preguntas deben de tener coherencia en la oración de lo contrario alguna unidad debe estar mal.

Cuando aparece la leyenda: Este ingrediente es usado en “X” receta(s). Cualquier cambio afectará los resultados pasados. Haga clic aquí para realizar cambios. Cualquier cambio mayor en este Ingrediente afectara las recetas en la que se haya ingresado. para EDITARLO se tiene que dar clic en la imagen del CANDADO para poder hacerlo.

Ingredientes - Unidad de Compra, almacén y receta. 02


Notas Rápidas. Los reportes del sistema están basados en la unidad de almacén asignada en la captura de los ingredientes, sin importar si en el inventario físico se usan otras unidades como las de compra o recetas de cada ingrediente, los reportes siempre mostraran la que se eligió como unidad de almacén. Ejemplo1: Ingrediente unidad de compra: unidad de almacén: unidad de receta: Coca Cola Zero Paquete Paquete lata

En este ejemplo cuando se vea un reporte de existencias mostrara el resultado en la unidad de almacén paquete. Ejemplo2: Ingrediente unidad de compra: unidad de almacén: unidad de receta: Coca Cola Zero Paquete lata lata

En este ejemplo cuando se vea un reporte de existencias mostrara el resultado en la unidad de almacén lata. Se sugiere que al momento de capturar el usuario elija como unidad de almacén la unidad que le brinde la mejor información en sus reportes.

Capacitación Todocontrol Ingredientes - Inactivo

Solo se puede eliminar un Ingrediente que nunca se haya utilizado, si se usó en algún movimiento de inventario NO puede ser eliminado. Al activar esta casilla NO se mostrara en los Movimientos de Inventario. En la ventana Ingredientes aparecen de color Amarillo.


Seleccionar de la lista el Grupo al que pertenezca este ingrediente. Un ingrediente puede pertenecer a mas de un grupo a la vez, pero se recomienda pertenezca solo a uno. Esta opción es requerida mas adelante para crear listas de Ingredientes por lo cual es muy importante seleccionar al menos uno.

Ingredientes (Pestaña Grupos) – Grupos a los que pertenece


permite ingresar al momento de la captura el Costo Manual sin IVA (primera vez) del ingrediente, la unidad que aparece a su lado después de guardar será la que se haya elegido como unidad de compra. Esto permite posteriormente elaborar un inventario costeado al conocer el costo de los ingredientes.

En Porcentaje IVA se ingresa .16 o 0 dependiendo si el Ingrediente genera IVA. Factor de Rendimiento (aun en desarrollo), se agrega 1 o Fracciones de 1 según el rendimiento del Ingrediente. Ej. 1, 0.80, .40, etc.

Ingredientes (Pestaña Costo) – Costo de Ingrediente

El Costo Ultima Compra lo toma automáticamente de la ultima compra registrada en el sistema por cada Ingrediente permitiendo que los costos estén actualizados. La Fecha Ultima Compra muestra la fecha del documento (Factura) de dicha compra, si el Ingrediente no tiene compras registradas mostrara la fecha de su ultima modificación.


permite saber cual es el costo promedio del ingrediente dependiendo de sus existencias y el precio de compra de estas, aunque se actualiza automáticamente con la ultima compra, al dar clic en el botón Actualizar Costo Promedio recalcula las existencias para darnos un dato actualizado que incluye las salidas del Ingrediente.

Costo Promedio es obtenido de la suma del costo de las existencias y su división entre estas. Existencias muestra las Existencias del Ingrediente y su Unidad de Medida. Ultimo Movimiento muestra la fecha del ultimo movimiento de inventario que tenga el Ingrediente.

Ingredientes (Pestaña Costo) – Actualizar Costo Promedio


Muestra los almacenes que se tienen dados de alta para poder asignar por almacén los máximos y mínimos que se requieran del ingrediente. Los Máximos se usan normalmente para productos perecederos y los Mínimos se usan en su mayoría para marcar el stock o punto de re-orden del ingrediente. Esta opción esta ligada a un reporte de sugerencias de compras.

Si requiere dar de alta mas almacenes o editar el nombre de los existentes tiene que entrar previamente a la ventana que se llama Almacenes. Se recomienda cerrar esta ventana antes de entrar a la ventana Almacenes.

Ingredientes (Pestaña Máximos y Mínimos)


Muestra los nombres de Productos, Subproductos y Modificadores que usan este ingrediente en su receta. Esto permite identificar que recetas se afectarían al editar el ingrediente seleccionado.

En la columna tipo de articulo se muestra: “P” “S” “M”

para producto para subproducto para modificador

Ingredientes (Pestaña Uso en recetas)


Esta pestaña solo es útil para corporativos que cuentan con su propio comisariato, los cuales le venden Ingredientes, Productos y Subproductos a sus sucursales, para esto permite ingresar un Precio de Venta (aun en desarrollo) a cada Ingrediente, así como estos impuestos: IVA, IEPS.

Ingredientes (Pestaña Venta)

Capacitación Todocontrol Ventana Lista de Ingredientes.


Para agregar una lista de ingredientes dar clic en el signo MAS, esto agregara una fila con el IdLista Color Azul, dar doble clic en esa fila en la Columna NombreLista para AGREGAR el nombre de la nueva Lista de Ingredientes. Después de ESCRIBIR el nombre de la lista dar clic en GUARDAR y con eso se tiene una lista VACIA creada.

Ventana Lista de Ingredientes.


Al dar clic en el indicador mostrara los grupos de ingredientes disponibles, al seleccionar un grupo y dar clic en el botón: Agregar Ingredientes de este Grupo a la Lista Mostrara una ventana informando la cantidad de ingredientes que contiene el grupo, para cancelar o aceptar la acción. Estos ingredientes son los seleccionados en la Ventana Ingredientes, Pestaña Grupos. Los ingredientes que NO tengan seleccionado algún grupo, NO aparecen en las listas.



Una vez agregados los ingredientes a la lista, la columna Orden los articulos aparecen con el numero 1, el usuario puede enumerarlos en el orden que desea de lo contrario si da clic en la opcion de Renumero les asignara un numero progresivo. La columna Tipo indica que es un Ingrediente o un Subproducto, la columna Unidad nos dice la presentacion del articulo, la columna Cantidad debe quedar en 0 “Cero” y la Columna IdAlmacen muestra el almacen al que corresponde. Si desea Eliminar UN Ingrediente de esta lista dar clic en la X que esta al final de cada fila.



En caso que se requiera agregar ingredientes manualmente a una lista se puede realizar de la siguiente forma: La ultima fila que esta vacia, dar clic a la columna Tipo, ahí mostrara dos opciones, I(i mayúscula) para ingredientes y S para subproductos, En la columna Articulo de haber elegido “I”, mostrara todos los Ingredientes que estén dados de alta en el sistema y con “S” mostrara una lista solamente con subproductos. Se elige el articulo y con la tecla tabulador pasamos a la siguiente columna para escoger la Unidad de medida del articulo seleccionado. Se puede asignar el almacén al que corresponde esta lista, aun así el sistema permite por cada movimiento de inventario cambiar el almacén correspondiente. La columna cantidad NO se llena ya que las listas deben ser formatos vacíos.


Las recetas indican que ingredientes descontar cuando se realiza una venta. La opción recetas, muestra el siguiente menú:

Ventana Recetas.

Productos: esta se refiere a los platillos y productos que se venden directamente del punto de venta. Subproductos: es algo que para su elaboración causa una salida de ingredientes del almacén, sin llegar a ser el platillo terminado. Ejemplo: Producto Espagueti Subproducto: Salsa Alfredo La elaboración de un producto en volumen también puede ser un subproducto ya que este se prepara y se guarda para estar listo cuando se solicite. Ejemplo: Sopa de Elotes, Rabioles. Se preparan en grandes cantidades como un subproducto y se sirven en porciones como un producto final. Incluso un ingrediente que tenga que pasar por un proceso de limpieza puede ser un subproducto.

Modificadores: Es todo aquello que sea opcional al servir un producto ó se tenga que elegir entre dos o mas opciones. Les interesa controlar la opción que el cliente eligió siempre que esta cause salidas de inventario.


Esta ventana permite agregar una receta a los productos y servirá para dar de baja los ingredientes en las cantidades que se asignen al aplicar Salidas por Venta (se explicara mas adelante). En la pestaña Receta dar clic al botón Agregar Ingrediente, esto abrirá la ventana Agregar Ingrediente en Receta, en esta se muestras todos los ingredientes y subproductos cargados en el sistema, permite filtrar por Grupo de Ingredientes, Subproductos o iniciar una búsqueda manual; al identificar el ingrediente que se requiere en la receta dar doble clic o arrastrar al área de la receta, se abrirá la calculadora para ingresar la cantidad del ingrediente o subproducto que lleve esa receta, después de aceptar se mostrara en la receta. Nota: Cuando el campo de un Producto de la lista esta en color rojo, es porque esta inactivo en el punto de venta.

Recetas: Productos.

Capacitación Todocontrol Recetas: Productos.

La pestaña Foto permite agregar la foto del Producto seleccionado. La pestaña Elaboración permite agregar texto plano en caso que se desee anotar la elaboración del producto. La pestaña Costo muestra el Precio de Venta sin IVA, el costo de la elaboración y el porcentaje de esta respecto al precio de venta. También permite agregar un porcentaje de Costo Máximo y en el caso de pasar este porcentaje nos muestra costos sugeridos para el producto.

Capacitación Todocontrol Recetas: Subproductos.

Esta pestaña solo es útil para corporativos que cuentan con su propio comisariato, los cuales le venden Ingredientes, Productos y Subproductos a sus sucursales, para esto permite ingresar un Precio de Venta (aun en desarrollo) a cada Subproducto, así como estos impuestos: IVA, IEPS. Además de la Unidad de Elaboración y Receta y la conversión entre estas.


En la pestaña Receta, se debe indicar la cantidad a elaborar del subproducto. dar clic al botón Agregar Ingrediente, esto abrirá la ventana Agregar Ingrediente en Receta, en esta se muestras todos los ingredientes y subproductos cargados en el sistema, permite filtrar por Grupo de Ingredientes, Subproductos o iniciar una búsqueda manual; al identificar el ingrediente que se requiere en la receta dar doble clic o arrastrar al área de la receta, se abrirá la calculadora para ingresar la cantidad del ingrediente o subproducto que lleve esa receta, después de aceptar se mostrara en la receta. Nota. La receta de un subproducto puede contener como receta otros subproductos.

Recetas: Subproductos.


La pestaña Elaboración permite agregar texto plano en caso que se desee anotar la elaboración del subproducto.

En la pestaña Uso en Recetas se mostraran los nombres de los Productos, Subproductos y Modificadores en los que el ingrediente seleccionado sea parte de su receta. Esto permite identificar que recetas afectaría el editar el subproducto seleccionado.

En la columna tipo de articulo se muestra: “P” para producto, “S” para subproducto y “M” para modificador.



En la pestaña Uso en Recetas se mostraran los nombres de los Productos, Subproductos y Modificadores en los que el ingrediente seleccionado sea parte de su receta. Esto permite identificar que recetas afectaría el editar el subproducto seleccionado.

En la columna tipo de articulo se muestra: “P” para producto, “S” para subproducto y “M” para modificador.



Esta ventana muestra los Modificadores que están dados de alta en el punto de venta; En la pestaña Generales muestra el Código del Modificador, el Grupo de modificador al que pertenece, la descripción que se le asigno, el precio y el costo de elaboración. Esta ventana es informativa NO se puede editar.

Recetas: Modificadores.

La pestaña Elaboración permite agregar texto plano en caso que se desee anotar la elaboración del Modificador.


Agregar una receta a los Modificadores servirá para dar de baja los ingredientes en las cantidades que se asignen cuando sean utilizados. En la pestaña Receta dar clic al botón Agregar Ingrediente, esto abrirá la ventana Agregar Ingrediente en Receta, en esta se muestras todos los ingredientes y subproductos cargados en el sistema, permite filtrar por Grupo de Ingredientes, Subproductos o iniciar una búsqueda manual; al identificar el ingrediente que se requiere en la receta dar doble clic o arrastrar al área de la receta, se abrirá la calculadora para ingresar la cantidad del ingrediente o subproducto que se requiere, después de aceptar se mostrara en la receta.

Capacitación Todocontrol Ventana Almacenes.

En esta ventana se crearan los almacenes que se requieran; para agregar un almacén dar clic en el signo MAS (nuevo) y a la derecha ingresar el código del almacén y su nombre para identificarlo; para editar un almacén existente se selecciona en la lista de la izquierda y se modifica a la derecha. Normalmente se usa uno por cada área de producción además del almacén principal.

Capacitación Todocontrol Ventana Asigna Almacenes para Salidas por Venta.

Esta ventana permite indicar de que almacén se descontaran los ingredientes de las recetas de los productos vendidos. Los almacenes de salida se pueden configurar por: Familias, escogiendo los almacenes para alimentos, bebidas y otros. Grupos de Productos, permitiendo indicar individualmente el almacén de cada grupo de productos. Cajas, (Terminales de punto de venta) eligiendo a que almacén se vinculara la salida por cada caja; esta opción es útil cuando se tienen áreas de producción iguales para diferentes zonas del local. Ejemplo: Barra1, Barra2, Cocina PA, Cocina PB.

Capacitación Todocontrol Ventana Proveedores

Esta ventana permite dar de alta los Proveedores con los que se trabajara; el llenado de los campos es similar a los demás formularios que anteriormente se han descrito.

Capacitación Todocontrol Movimientos de Inventario.

En esta ventana principal muestra los accesos a Inventarios Físicos, Compras, Traspasos, Envíos a / de otras Unidades, Salidas por Venta y Entradas/Salidas Manuales y Salidas Manuales de Productos.


Inventarios Fisicos

Capacitación Todocontrol Inventario Físico.

Al dar clic en el botón Inventarios Físicos de la ventana anterior abrirá la ventana de Movimientos de Inventario, en esta ventana se mostraran los documentos que correspondan a la selección de la parte de arriba así como el rango de fechas. Dando doble clic sobre un documento existente abrirá la ventana de inventarios para su edición, para agregar un nuevo documento dar clic en el signo MAS.

Esta ventana también aparece al seleccionar: Compras, Traspasos, Envíos a /de otras unidades y Salidas Manuales; a diferencia que mostrara los documentos de la opción que se elija. (recuadro rojo).

Capacitación Todocontrol Inventario Físico.

Capacitación Todocontrol Nuevo Inventario Físico.

En la ventana de inventario físico muestra las siguientes opciones: Fecha del Documento: es la fecha que viene escrita en el documento que se esta ingresando, Fecha de Captura: es la fecha del día que se esta capturando el inventario, se recomienda regresar la fecha de captura a la misma fecha del documento para no causar conflictos con las fechas. Tipo de Documento: lo marca automáticamente cuando se elige el movimiento. Numero de Documento: es el numero consecutivo que se le asigna a los inventarios. Observaciones: nos permite ingresar texto plano para ingresar referencias. Usar Lista: esta opción permite elegir una lista de ingredientes previamente creada y dando clic al botón Llenar mostrara en pantalla la lista de ingredientes con la opción para ingresar la cantidad inventariada en la columna Cantidad y en la columna Unidad de Medida se puede cambiar la unidad en caso de ser necesario. Remplaza Almacén: sirve para cambiar de un almacén a otro la lista de ingredientes, en el caso que esa misma lista nos sirva para dos o mas almacenes. Código de Barras: permite la captura de códigos de barra. Nota: Recordar guardar antes de salir de la ventana para no perder los cambios realizados.


Remplaza Almacenes Esta ventana aparecera despues de dar clic al boton remplaza almacenes, sirve para cambiar el almacen que la lista de ingredientes trae predeterminado, podemos cambiar de un almacen a otro con solo selecionarlo y dar clic al boton Remplaza. Es la misma ventana para todos los movimientos de Inventario donde aparezcan listas de ingredientes.


Compras


Compras.

Capacitación Todocontrol Nueva Compra.

En la ventana de inventario físico muestra las siguientes opciones: Fecha del Documento, es la fecha que viene escrita en el documento que se esta ingresando, Fecha de Captura, es la fecha del día que se esta capturando el inventario, se recomienda regresar la fecha de captura a la misma fecha del documento para no causar conflictos con las fechas. Tipo de Documento, lo marca automáticamente cuando se elige el movimiento. Proveedor: Seleccionar de la lista que se cargo previamente el proveedor de la factura. Numero de Documento, puede asignarle código numérico o el folio de la factura a ingresar. Tipo de comprobante: Elegir según sea el documento a ingresar; las opciones son: Factura, Nota, Remisión, Vale. Observaciones, nos permite ingresar texto plano para ingresar referencias. A la derecha aparece la opción para ingresar la Suma de Conceptos, Descuentos, El Subtotal que es la suma de los anteriores, IEPS, IVA y al final el Total del Documento Usar Lista, esta opción permite elegir una lista de ingredientes previamente creada y dando clic al botón Llenar mostrara en pantalla la lista de ingredientes con la opción para ingresar la cantidad comprada. En la columna unidad de medida se puede cambiar la unidad en caso de ser necesario, en la columna Monto sin Descuento se agrega el costo sin IVA de la cantidad total que se esta comprando, si el sistema tiene un costo anterior lo agregare automáticamente, si el costo es el mismo se continua con la siguiente columna, si el costo es diferente se tiene que modificar manualmente dando doble clic sobre el campo, en ese momento quien captura se da cuenta si los precios cambiaron, después de eso si se tiene Descuento hay que agregarlo eso nos genera el Monto al que en las siguientes columnas se debe agregar en caso de teneros IEPS e IVA correspondiente y el sistema hará la suma del Total. Remplaza Almacén sirve para cambiar de un almacén a otro la lista de ingredientes, en el caso que esa misma lista nos sirva para dos o mas almacenes. En el recuadro de Total y Diferencia, marcara la diferencia entre la cantidad que Anoto como Total e IVA y la sumatoria de los Montos y el IVA esto nos debe mostrar una diferencia en CEROS de lo contrario alguna cantidad esta mal. Código de Barras, permite la captura de códigos de barra.

Capacitación Todocontrol Compras. Ventana de pagos

Al dar clic en el botón Formas de Pago se abre la siguiente ventana

Capacitación Todocontrol Forma de Pago

Tipo de Pago: se elige entre las 2 opciones. Crédito y Contado. Fecha de Vencimiento o Pago: Si el tipo de pago es de Contado se agrega la fecha en que se realizo el pago o si es a Crédito se ingresa la fecha en la que este vence. Forma de Pago: Se elige la forma del pago que se requiera, estas se tienen que dar de alta previamente en la pantalla Principal de Todocontrol en la opción Pagos y Depósitos en su menú Formas de Pago; esta misma se explicara en otra sección. Referencia: Aquí se agrega de ser necesario una referencia del pago. Beneficiario: Automáticamente toma la razón social del proveedor al que se esta realizando la compra. Monto: Aquí se ingresa la cantidad que se esta pagando. Imprime Cheques: anteriormente se usaba un formato de impresión de cheques actualmente no se usa, por eso este botón no tiene función alguna.


Traspasos

Capacitación Todocontrol Traspasos entre almacenes.

Capacitación Todocontrol Traspasos entre almacenes. Despues de elegir nuevo documento, se muestra la ventana de Nuevo Documento de Traspaso la cual

muestra las siguientes opciones: Fecha del Documento, es la fecha que viene escrita en el documento que se esta ingresando, Fecha de Captura, es la fecha del día que se esta capturando el inventario, se recomienda regresar la fecha de captura a la misma fecha del documento para no causar conflictos con las fechas. Tipo de Documento, lo marca automáticamente cuando se elige el movimiento. Numero de Documento, puede asignarle código numérico o alfanumerico. Observaciones, nos permite ingresar texto plano para ingresar referencias. En esta ventana se omitira Usar Lista, el boton Llenar y Remplaza Almacen. Despues de darle guardar al documento se activara el boton de Captura Rapida, dar clic a este boton para que abra la siguiente ventana. Despues de revisar lo anterior omitir “Usar Lista, llenar y Remplaza Almacén” hasta este momento el boton Captura Rapida esta deshabilitado dar clic en guardar y ya que se habilito el boton Captura Rapida darle clic para abrir la siguiente ventana.


Se elije el almacen origen y el almacen destino de los ingredientes o subproductos a traspasar, estos se pueden agregar a traves de listas de ingredientes existentes o seleccionando ingredientes o subproductos de forma individual buscandolos en el area Seleccionar y usando el boton agregar. Ya que existan ingredientes enlistados el boton eliminar quita de la lista el ingrediente que este seleccionado. Para continuar con traspaso se da clic en la opcion Continuar (Boton Verde).


Ahora la pantalla Nuevo Documento de Traspaso muestra 2 veces los ingredientes o subproductos seleccionados anteriormente indicando el almacen del que salen con la cantidad en negativo y el almacen al que entran con la cantidad en positivo, si se requiere eliminar algo se usa el boton eliminar o de estar correcto se usa el boton Guardar para que se realice el traspaso y se actualicen las Existencias. El boton Nuevo limpia la pantalla y permite iniciar otro movimiento de traspaso.


Envío a/de otras Unidades.

Capacitación Todocontrol Envió a otras unidades.

Capacitación Todocontrol Envió a otras unidades.

En la ventana de Nuevo Documento de Envio a/de Unidad muestra las siguientes opciones: Fecha del Documento, es la fecha que viene escrita en el documento que se esta ingresando, Fecha de Captura, es la fecha del día que se esta capturando el inventario, se recomienda regresar la fecha de captura a la misma fecha del documento para no causar conflictos con las fechas. Tipo de Documento, lo marca automáticamente cuando se elige el movimiento. Numero de Documento, puede asignarle código numérico o el folio de la factura a ingresar. Envio a/de Unidad: Se le asigna a que unidad se hara el envio o de que unidad se esta recibiendo. Observaciones, nos permite ingresar texto plano para ingresar referencias. Usar Lista: esta opción permite elegir una lista de ingredientes previamente creada y dando clic al botón Llenar mostrara en pantalla la lista de ingredientes con la opción para ingresar la cantidad a Enviar en la columna Cantidad y en la columna Unidad de Medida se puede cambiar la unidad en caso de ser necesario. Remplaza Almacén: sirve para cambiar de un almacén a otro la lista de ingredientes, en el caso que esa misma lista nos sirva para dos o mas almacenes. Código de Barras: permite la captura de códigos de barra. Nota: Recordar guardar antes de salir de la ventana para no perder los cambios realizados. Cuando se eligen la unidad y se cargan los ingredientes o subproductos a enviar y se guarda ese envio, despues de eso se debe usar la opcion subir a internet para que la proxima vez que inicie Todocontrol la unidad a la que se envio, le informe que tiene un envio de otra unidad.


Se les recuerda que los reportes son por fecha de captura y no por fecha de documento. Aunque Todocontrol cuenta con una sección de reportes estos ya no se actualizan o corrigen; los reportes que requieran se verán en internet. Para ver los reportes se necesita una cuenta de usuario y contraseña así como ingresar al portal de reportes

Reportes de Inventario.

http://www.todocontrol.com.mx/asp/IngresoSimple.asp



Se les recuerda que los reportes son por fecha de captura y no por fecha de documento. Aunque Todocontrol cuenta con una sección de reportes estos ya no se actualizan o corrigen; los reportes que requieran se verán en internet. Para ver los reportes se necesita una cuenta de usuario y contraseña así como ingresar al portal de reportes




Para ver los reportes se necesita una cuenta de usuario y contraseña la cual es proporcionada a los Dueños o Encargados de los negocios.


Portal de Reportes en Linea



Salidas x Venta


Salidas x Venta

La ventana de Salidas x Venta muestra las siguientes opciones: Unidad: Ahí debe aparecer como predeterminado el nombre de la unidad (Negocio) a la que pertenece la informacion manejada. Local y Remoto: son opciones para elegir de donde se requiere tomar la informacion a visualizar, Se selecciona Local cuando la aplicación del punto de venta (Infocaja) esta en la misma red fisica que el equipo donde se esta manejando. Se selecciona Remoto cuando el punto de venta no esta en el mismo sitio o no esta en la misma red fisica. A partir del: esta opcion permite elegir a partir de que dia empezara a descargar ventas realizadas a traves del Punto de Venta (Infocaja) a la base de datos de todocontrol. Aclarando que Infocaja y Todocontrol tienen bases de datos por separado. Leer Ventas: Inicia el proceso de leer ventas del dia que se eligio en “A partir del” y muestra las fehas con ventas registradas, se seleccionan las fechas para comenzar a bajar las ventas, ya bajada una fecha no se muestra nuevamente. Solamente informara los productos que tienen receta. Calcular salidas por venta: al momento de dar clic a este boton marcara con una palomita los dias que ya se calcularon y estan listos para bajarse. Reporte Detalle: muestra cada producto con la cantidad de ingredientes para su elaboración, para esto es necesario que ese Producto tengo su respectiva receta de lo contrario no aparecerá en este reporte. Reporte Resumen: muestra la cantidad total de ingredientes utilizados en la elaboracion de todos los productos vendidos. Aplicar salidas: descuenta ingredientes y subproductos utilizados en las ventas seleccionadas de sus respectivos almacenes. Nota: para poder aplicar salidas antes tienen que asignar almacenes de salida. Esta operación se hace una sola vez. Ver documentos: Muestra el documento de la salida aplicada, el número de documento que el sistema le asignó, fecha y tipo de documento “S” que significa Salida.


Salidas y Entradas Manuales.

Capacitación Todocontrol Salidas Manuales.

Salidas manuales Se marca el campo Cantidad en negativo. Podemos determinar las salidas de los insumos que no se venden a traves Infocaja por ejemplo: vasos, mermas de algunos ingredientes, insumos para elaborar comida de personal, etc. Las salidas se tienen que escribir en negativo para que las reste del inventario, si se escriben en positivo serian una entrada manual.

Capacitación Todocontrol Entradas Manuales.

Entradas manuales Se marca el campo Cantidad en positivo. Podemos determinar las entradas de los insumos que no sean a traves de una compra por ejemplo: Cortesia de proveedor. El costo de un insumo es tomado de su ultimo precio de compra, por esto no se debe cargar un ingrediente a una compra con costo CERO, ya que ese costo seria el que tomarian la cantidad restante del mismo ingrediente que se tenga en almacen.


Análisis de Existencias

Al dar clic en resumen cambia la forma de mostrar los articulos a detalle, en este se pueden ver los diferentes almacenes que tenga un articulo asi como una sumatoria de estos.

se puede filtrar por ingredientes o subproductos, también por grupos, o se puede buscar un artículo en particular.


Análisis de Existencias Informa las existencias de ingredientes y subproductos según el sistema, para que aparezcan en esta lista deben tener almenos un movimiento de inventario. El informe es a partir del último inventario físico de cada Articulo y se renueva cada vez que se hace un inventario físico de ese Articulo en particular, si se da clic al nombre del articulo te lleva a un informe a detalle y un link que te lleva a otros informes o que abre más información del mismo. La impresión de este informe es de forma inteligente, podemos escoger las columnas que queremos que aparezcan podemos ajusta el ancho asignar el título de la impresión, configurar la página etc.


Análisis de Costos. En este informe se encuentran enlistados solo los productos a los que previamente se les asigno una receta, al momento de cargar la receta te muestra cual es su costo de producción y te permite que asignes un porcentaje máximo de costo, posteriormente este informe te mostrara que productos se salieron del margen de costo determinado y nos sugiere un nuevo precio de venta. Esto te permite tomar decisiones como subir el costo de tu platillo o sacarlo de la carta.

Capacitación Todocontrol Análisis de Diferencias.

En este análisis se toma de referencia el inventario anterior y el inventario actual y nos mostrara la existencia teórica y la existencia real, además de mostrar la diferencia que existan entre estos inventarios; la diferencia puede ser positiva o negativa.

Capacitación Todocontrol Análisis de Diferencias.

Puede Mostrar la diferencia de inventarios de cada almacen eligiendolo en la opcion Seleccionar Almacen y Escogiendo la Fecha de Inventario Fisico Final el cual comparara con el inventario anterior a este.


análisis de diferencias: Cuando la diferencia es negativa el campo Diferencia se muestra en color rojo para ubicar con facilidad los ingredientes en los que la salida teórica es menor que la salida real.

Salida real: es lo que tenias mas lo que compraste menos lo que tienes actualmente sin que le importe la receta, la merma de ingredientes, etc. Salida teórica: es lo que salió respecto a la receta, teniendo en cuenta todos los movimientos de salidas y entradas de ingredientes. Si todo estuvo bien sin fugas o errores en recetas, la salida real y la teórica deben coincidir en su cantidad. la diferencia debería estar en cero. Aunque se aclara que es muy difícil que esto pase sobre todo en productos perecederos el sistema esta intencionado en acercar lo mas preciso posible esas cantidades.


Ejemplo: Salida Real: Si en el inventario anterior tenias 10 botellas de Etiqueta Roja y compraste 5, debes tener 15 botellas en existencia. Si el día de hoy haces inventario y tienes 10 botellas. ¿Cuantas botellas salieron realmente? el inventario actual te marca 10 Botellas de las 15 que debes tener tu salida real de ese ingrediente son 5 botellas . Salida teórica: tenia 10 botellas, compre 5 pero de acuerdo a mis recetas salieron 3 botellas. Esto es teórico porque eso te dice tu receta pero en el transcurso de un inventario a otro pueden pasar muchas cosas: alguien se llevo la botella. se rompió la botella y no la reportaron. el barman esta sirviendo mas de la medida que se indico en receta, etc. Otro de los motivos de que lo teórico no te muestre lo mismo que lo real puede ser debido a un error en la captura de tus recetas.


Ejemplo de Salida Real y Salida Teórica ideal.


Sugerencias de Compra Esto esta vinculado a los máximos y mínimos que se marcaron al guardar los ingredientes. Cuando un ingrediente esta debajo de su máximo te sugiera compra la cantidad necesaria para llegar a su stock, cuando el ingrediente se encuentra en el máximo su campo de existencia cambia a un color rojo.


Esta parte es muy útil para determinar el costo de un banquete. Se escribe en el campo cantidad los productos que queremos que calcule por ejemplo: 100 fajitas, 100 ensaladas, etc. Se oprime el botón Calcular Salidas por venta y este te activa los botones de: Reporte Detallado el cual muestra cada producto con la cantidad de ingredientes que va a requerir para su elaboración, para esto es necesario que ese Producto tengo su respectiva receta de lo contrario no aparecerá en este reporte. Reporte Resumen en esta opción nos mostrara la cantidad de ingredientes necesarios para elaborar todos los productos que hayamos consultado.

Explosion de Materiales.

Capacitación Todocontrol Elaboracion de Subproductos.


Es el complemento de las recetas de subproductos, la receta solamente nos dice que insumos se necesitan para elaborarla, y Elaboración de Subproductos la elabora, descuenta los ingredientes del inventario en proporción a la cantidad de elaboración que se ingrese y agrega el subproducto al almacén para que pueda ser inventariado, además de determinar el rendimiento exacto para saber lo que mermo. Nos pide una Fecha, se abre la casilla para buscar un Subproducto, te da la Unidad Elaboración determina en receta, la Cantidad que quieres producir y das doble click en la Lista De Ingredientes, te aparece en una hoja que se puede imprimir los insumos que necesitas para poder pasarlos a cocina. Cuando ya tienes el producto terminado lo vuelves a pesar para determinar el rendimiento real y esa cantidad la ingresas en el campo Rendimiento y das doble click en Actualizar, y esto descontara los ingredientes utilizados del inventario y agregara el subproducto terminado, el campo Referencia es para agregar algún número que pueda identificar el movimiento, la casilla de Actualizado se marca automáticamente al terminar de actualizar.


Porcionados En porcionados dar clic en Nuevo, ingresar la Fecha, en Tipo elegir la “I” despues el Ingrediente a porcionar, ingresar la Unidad y Cantidad, te permite agregar el precio o lo agrega automático si el ingrediente ya tiene precio, elegir proveedor y almacén del que va a salir el producto a porcionar. Después darle doble click al icono de porcionar; en la nueva ventana que abre dar clic en nuevo, en Tipo escoger “S” de Subproducto, elegir el Subproducto porcionado asi como su Cantidad y Almacén y te dará un costo de ese porcionado así como su rendimiento. En la opcion de arriba clic en Actualizar Existencias, esto actualizara los almacenes, cerrar la ventana y guardar la ventana que se muestra abierta. Nota: El subproducto respetara el costo de produccion que se establece en su receta.


Pagos y Depósitos.


Formas de pago. Damos de alta todas las formas de pago con las que cuenta la empresa: efectivo, cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito, etc. Es importante que los pagos que se hagan en efectivo se active la casilla es efectivo. Formato de Cheque: anteriormente se usaba un formato de impresión de cheques actualmente no se usa, por eso esta opcion no tiene función alguna.

Capacitación Todocontrol Cuentas por pagar.


Cuentas por pagar. Nos dice las cuentas a las que le asignamos el pago a crédito tanto en Compras como en Gastos; lo podemos filtrar de forma ascendente o descendente en los encabezados de cada columna. Marcamos en la casilla pagar el gasto o compra y muestra en el lado derecho el monto a pagar, podemos pagar el total de la factura que por default te la el monto total, en caso de que sólo queramos pagar parte de la factura en este mismo campo monto a pagar se escribe la cantidad a pagar y después de hacer el pago se renuevan las cantidades de la factura adicionando en el campo monto pagado las cantidades que se han pagado. Se pueden pagar dos o más facturas con un solo pago, simplemente marcamos en la casilla pagar las facturas que deseemos. En la parte inferior podemos escoger la forma de pago, la fecha, la referencia (número de cheque, número de transacción bancaria, etc. ), el beneficiario (razón social que tiene la factura) y aquí podemos imprimir el cheque y guardamos la información con el botón correspondiente.


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