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Reingeniería del proceso de compras para optimizar la gestión de
aprovisionamiento en el sistema logístico de la logística aeronáutica de la FAC
Mayor Jacqueline Cadena Barrera
Estudiante MAELA I - EPFAC [email protected]
Resumen
Se proyecta mejorar en términos de eficiencia el
actual proceso de Gestión de Compras de la
FAC, el cual presenta falencias que generan
demoras en la adquisición de bienes y servicios
para la producción de la Logística Aeronáutica
de la FAC.
Objetivo General
Optimizar la gestión de
aprovisionamiento en el sistema
logístico de la logística aeronáutica
de la FAC de forma que se
articulen las actividades y
responsabilidades las áreas y
recursos participantes dentro del
proceso de compras.
Marco de Referencia
CONCEPTUAL
•Arquitectura Empresarial
•Modelo de Referencia de las Operaciones de la Cadena de Suministro o en Ingles el SCOR MODEL.
•Buenas Practicas
• Lean Office
• Shared services (centros de servicios compartidos)
TEORICO
• Línea de base actual de Arquitectura Empresaria (As-Is)
•TO – BE o futuro de la Arquitectura Empresarial
•Modelo de Transición
•Arquitectura de Negocio
•Arquitectura de Transición
•Modelo SCOR MODEL
• KPIS (Key Performance Indicators)
•Mejores prácticas (Best Practices)
LEGAL
(Marco Normativo de la Contratación Pública en
Colombia)
•Constitución Nacional.
•El régimen de contratación estatal (Leyes 80 de 1993 y ley 1150 de 2007) y en su decreto reglamentario 1082 de 2015.
•Manual de Contratación del Ministerio de Defensa.
“Una AE explica cómo todos los elementos de las tecnologías de la información en una organización, los procesos, los sistemas, la estructura organizacional y las personas se integran y trabajan de forma conjunta como un todo” (Arango Serna, Londoño Salazar, & Zapata Cortes ,
2010)
Arquitectura Empresarial
VARIAS FORMAS DE HACER LAS COSAS
AS-IS
UNIDAD DE CRITERIO
PARA HACER LAS COSAS
TO-BE
PROCESO DE COMPRAS
EFICIENCIA
Marco de Referencia
PLAN DE TRANSICION
Marco de Referencia El modelo SCOR se compone de 4 elementos fundamentales:
El Desempeño: Plantea lo imperativo de establecer métricas que permitan evaluar el desempeño del proceso.
Los Procesos: Requiere tener una visión completa y detallada de los procesos de gestión y sus relaciones.
Las Prácticas: Considera seguir las Mejores Prácticas de operación, tecnología y gestión que conducen a un incremento en el desempeño del proceso.
Las Personas: Implica estructurar las habilidades requeridas para desempeñarse en los procesos de la cadena de suministros (habilidad, experiencia, aptitud y capacitación).
LEAN OFFICE = INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD
Marco de Referencia
JUSTIFICACION
Demoras en la Gestión de las Adquisiciones retrasan la gestión de producción en la Logística Aeronáutica de la
Fuerza
Pautas que permitan la sincronización de los recursos humanos y
tecnológicos involucrados en el proceso, permiten
generar oportunidades de mejora que se traducirán en eficiencias de estos recursos
en términos de tiempo y costos
PROCESO DE COMPRAS (G.A.)
LOGISTICA DE APROVISIONAMIENTO
Presenta falencias que generan demoras en la gestión de las adquisiciones.
Rediseño integral orientado a la eficiencia administrativa en la etapa pre-contractual y post-
contractual de los procesos de adquisiciones que realice la
Fuerza, con la coordinación de las áreas involucradas
COMO?
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
No existen procedimientos de coordinación que se requieren en las diferentes etapas del proceso realizadas por determinadas áreas funcionales que se encuentran relacionadas entre sí (DEPLA-DEFIN-DECON) para el logro de los objetivos.
El proceso no se encuentra articulado de forma que defina las pautas que permitan la sincronización de todos los participantes involucrados en el
proceso.
El sistema SAP considerado como una herramienta ERP (Planificación de Recursos empresariales) en algunas etapas del proceso no se encuentra ajustado al proceso implementado con las necesidades reales y su respectiva operatividad, lo que genera también demoras en actividades del proceso como son los pagos a los proveedores y el ingreso del material adquirido a los almacenes.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿Cómo se deben integrar de forma sistemática las actividades ejecutadas por las diferentes áreas funcionales del proceso de
gestión de compras que genere resultados positivos de eficiencia en la logística de aprovisionamiento de la FAC?
Activo
Humano
Activo
Tecnológico
Activo de
Relación
Con un proceso articulado entre el activo humano (sus habilidades, capacitación y
conocimiento y activo de tecnología (recursos que se tienen), bajo una coordinación
sistemática que se podría definir como el activo de relación (Alineación y trabajo en
equipo) se logra el uso eficiente de los recursos dentro de la organización.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar la problemática actual que presenta el proceso de gestión administrativa a través de un diagnostico basado en hechos
cualitativos y cuantitativos.
Diseñar la propuesta de estructuración de la gestión de aprovisionamiento articulando las actividades, el talento humano y los
sistemas de información.
Medir el desempeño de la Gestión del aprovisionamiento del diseño propuesto a través de la metodología SCOR
Definir las mejores prácticas dentro del proceso de gestión administrativa de la FAC
Proyectar la implementación de la estructuración propuesta a partir del concepto de Arquitectura Empresarial.
METODOLOGIA
DIAGNOSTICO
Diagrama ISHIKAWA
Identificar variables de encuesta. Desarrollo y análisis de Encuestas
DEFINICION MEJORES PRACTICAS
Análisis de lecciones aprendidas.
Análisis de mejores practicas de las Unidades Aéreas
DISEÑO PROPUESTA DE ESTRUCTURACION
Matriz de roles y responsabilidades
Shared Services (centros de servicios compartidos)
Lean office
MEDICION DEL PROCESO
Metodología SCOR
IMPLEMENTACION DE LA NUEVA ESTRUCTURA
Arquitectura Empresarial
DESCRIPCIÒN 2016
7 8 9 10 11 12
1. Sustentación anteproyecto de investigación X
2. Elaboración Marco Conceptual X X
3. Diagnostico del proceso actual. X X X
4. Definir las mejores prácticas dentro del proceso. X X
DESCRIPCIÒN 16 2017
12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
5. Diseñar la propuesta de estructuración X X X
6. Medir el desempeño de la Gestión del Compras (SCOR) X X X
7. Proyectar la implementación de la estructuración
propuesta
X X
8. Trabajo de escritorio X X X X
9. Sustentación trabajo de investigación X X
DESCRIPCIÒN 2016
7 8 9 10 11 12
1. Sustentación anteproyecto de investigación X
2. Elaboración Marco Conceptual X X
3. Diagnostico del proceso actual. X X X
4. Definir las mejores prácticas dentro del proceso. X X X
DESCRIPCIÒN 16 2017
12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
5. Diseñar la propuesta de estructuración X X X
6. Medir el desempeño de la Gestión del Compras (SCOR) X X X
7. Proyectar la implementación de la estructuración propuesta X X X
8. Trabajo de escritorio X X
9. Sustentación trabajo de investigación X
11. CRONOGRAMA