SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL - SDIS

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Subsistema Interno de Gestión Documental, Correspondencia y Archivo– SIGA

2013

CAPACITACIÓN INTERMEDIA EN ARCHIVOS

Imagen tomada de: http://pixers.es/fotomurales/edificio-vector-isometrico-de-alta-16267650

Imagen tomada de: http://www.conildelafrontera.es/opencms/opencms/conildelafrontera/ayuntamiento/archivo.html

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Evidencia los procesos y

procedimientos de la entidad

Valor probatorio

ante posibles demandas o peticiones

Memoria institucional

DOCUMENTO FÍSICO:

Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus

actividades o funciones en formato papel.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO:

Registro de la información generada, recibida,

almacenada, y comunicada por medios

electrónicos.

Se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA La disposición física de

los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

FONDO ABIERTO

Conjunto de documentos de personas naturales o

jurídicas administrativamente

vigentes, que se completa

sistemáticamente.

Ministerio de Trabajo

Transmilenio

ECOPETROL

FONDO CERRADO

Conjunto de documentos cuyas series o asuntos

han dejado de producirse debido al cese definitivo

de las funciones o actividades de las

personas naturales o jurídicas que los

generaban.

FONCOLPUERTOS

INCORA

EDIS

FONDO ACUMULADO

Conjunto de documentos

dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.

DABS

DAPAS

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

AC2.1.6/4 ACTAS2.1.6/4.2 ACTAS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS 10 CT Valor legal y valor jurídico . Decreto 2527 de 1950 y 3354 de

1954. / Documento esencial, actividades de contexto

histórico interno, relevante para la historia institucional,

entre otras formas de hacer la historia. 2.1.6/4.6 ACTAS DE ENTREGA DE CARGO 1 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /

Documentos que carecen de valor secundario. Debido a su

bajo volumen se conservará toda la subserie. 2.1.6/8 APERTURA DE CUENTAS2.1.6/8.1 APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES 20 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /

Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumen

se conservará toda la subserie. 2.1.6/8.2 APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO 20 S Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /

Documento funcional, actividades. Selección aleatoria de

una carpeta por año, como muestra para representación de

forma. 2.1.6/8.10 ARQUEOS2.1.6/8.10.1 ARQUEOS DE CAJA Y TITULOS VALOR 5 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /

Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumen

se conservará toda la subserie.

M S

RETENCION EN

AÑOS

DISPOSICION

SERIE O ASUNTOCODIGO Nº PROCEDIMIENTOCT E

CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 2.1.6

PERIODO 2 : 1959 - 1974

ENTIDAD PRODUCTORA: BANCO CENTRAL HIPOTECARIO

BANCO CENTRAL HIPOTECARIO EN LIQUIDACION

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUCURSAL / GERENCIA GENERAL

SUBSECCIÓN

SECCIÓN

FONDO Secretaría Distrital de

Integración Social

Dirección de Gestión

Corporativa

Subdirección Administrativa y

Financiera

Dirección Poblacional

Subdirección para la Infancia

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a

las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del

ciclo vital de los documentos.

Imagen tomada de: http://www.archivointeligente.com/implementaci%C3%B3n-de-trd-y-tvd-asesoria

• Documentación en trámite, sometida a continua utilización

y consulta administrativa.

ARCHIVO DE GESTIÓN

• Reúne los documentos transferidos por los

mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no

es constante.

ARCHIVO CENTRAL • Debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la

ciencia y la cultura.

ARCHIVO HISTÓRICO

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SERIE :

Conjunto de unidades

documentales de estructura y

contenido homogéneos,

emanadas de un mismo órgano o sujeto productor

como consecuencia

del ejercicio de sus funciones específicas.

SUBSERIE:

Conjunto de unidades

documentales que forman parte de una

serie, identificadas de forma separada de ésta por su

contenido y sus características

específicas.

TIPO DOCUMENTAL:

Unidad documental

simple originada en una actividad administrativa.

RETENCIÓN DOCUMENTAL:

Plazo que los documentos

deben permanecer en

el archivo de gestión o en el archivo central,

tal como se consigna en la

tabla de retención

documental.

DISPOSICIÓN FINAL:

Decisión resultante de la

valoración hecha en cualquier

etapa del ciclo vital de los

documentos, con miras a su conservación

total, eliminación, selección y/o reproducción.

Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 17

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipo documental) y se colocan sistemáticamente uno a continuación de otros.

1. Ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de Juntas Directivas, Asambleas,

Comités, Comisiones.

2. Al revisar la unidad de conservación el primer documento

debe registrar la fecha más antigua y el último la fecha más reciente.

3. Se ordenan por un sistema

numérico - cronológico

Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 19

Compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Comúnmente llamados expedientes

1. Ejemplo: Contratos, las ordenes de pago, las historias laborales,

las historias clínicas, los procesos disciplinarios, los

procesos jurídicos.

2. El documento que le dio origen al trámite es el primer documento al revisar la unidad de conservación y

el que lo finiquitó, el último.

SERIE SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

Dependencia Serie Subserie SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso ProcedimientoArchivo

de

Gestion

Archivo

CentralCT E MT S

12120 ACTAS

Actas de la Comisión de Personal 2 8 X X

Acta de reunión

Convocatoria

Lista de Asistencia

Anexos (informes, reclamaciones)

ELECCIONES DE LA COMISION DE PERSONAL 2 10 X

Documento de convocatoria a la elección

Lista de aspirantes

Lista de sufragantes

Comunicaciones (notificaciones a jurados)

Acta de apertura de mesa

Votos

Acta de cierre de mesa

Acta de escrutinio

Acto administrativo de conformación de la Comisión

SUBSISTEMA DE GESTION

DE CALIDADRETENCION

DISPOSICION

FINAL

Formato Tabla de Retencion Documental

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL Hoja No. 1 de

OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Financiera - Talento Humano Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental: 2013/05/15

Ley 909 de 2004 Art16, Decreto 1228

de 2005. Cumplido el tiempo de

retención en la entidad se realiza

proceso de digitalización y se

transfiere al Archivo de Bogotá; ya

que las actas contienen decisiones

referentes a la administración de

personal

PROCEDIMIENTOS

CODIGO

Ficha ADB (6). Una vez la

documentación pierda sus valores

primarios, se puede proceder a su

eliminación, siguiendo los protocolos

establecidos por el Archivo de

Bogotá para este procedimiento

CT = Conservación Total

E = Eliminación

MT = Medio Tecnológico

S = Selección

NOMBRE JEFE DEPENDENCIA: __________________________________________ FIRMA ____________________________________

RESPONSABLE SIGA __________________________________________________ FIRMA ____________________________________

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Integración SocialSecretaría

CLASIFICACIÓN

Agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

ORDENACIÓN

Establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

DESCRIPCIÓN

Análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Imagen tomada de: http://alfonsoeconomia.blogspot.com/2010/11/secretaria-y-archivo.html

Imagen tomada de: http://inciclopedia.wikia.com/wiki/Archivo:Oficina_desordenada.jpg

TRD O TVD

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido

distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle

categoría diplomática

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido

distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle

categoría diplomática

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido

distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle

categoría diplomática

Subdirección para la Familia

Subdirección para la Vejez

Subdirección para la Adultez

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

25 de mayo de 2013

13 de abril de 2013

24 de marzo de 2013

15 de febrero de 2013

25 de mayo de 2013

15 de abril de 2013

24 de marzo de 2013

15 de febrero de 2013

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL

No. de

Folios

Frecuencia

de consultaNOTAS

Est. Ent. Caja Dep. S Sb DD/MM/AA DD/MM/AA Caja Carpeta Tomo otro Soporte

Cargo Firma

Cargo Firma

Cargo Firma

ENTIDAD REMITENTE:

OFICINA PRODUCTORA:

(dd/mm/aa)UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OBJETO:

Nombre de las Series, Subseries o AsuntosFechas extremas

Entregado por:

FECHA

UBICACIÓN FISICA CÓDIGO No.

NT

Unidad de conservacion

Revisado por:

Elaborado por:

• Garantizar a los ciudadanos el acceso a

la información.

• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

• Concentrar la información útil, para la toma de decisiones o para conocimiento del desarrollo histórico institucional.

Remisión de los documentos del

archivo de gestión al

central, y de éste al histórico, de conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental

vigentes.

TRANSFERENCIA PRIMARIA DE ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO

CENTRAL

La dependencia transferirá al Archivo

Central series y subseries

documentales que hayan cumplido el

tiempo de retención según TRD y en las

fechas del cronograma de transferencias.

Los expedientes una vez ordenados

surten el proceso de depuración y

foliación.

Toda transferencia deberá ir

acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries,

consignando titulo del expediente,

fechas extremas y el número de folios de

cada expediente.

TRANSFERENCIA SECUNDARIA DE ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO

HISTORICO

Series, subseries o asuntos registrados en la Tabla de Retención

o Valoración Documental

debidamente aprobada.

Debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la

ciencia y la cultura.

ORDENACIÓN (PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL)

ELIMINACIÓN DE MATERIAL METALICO

IDENTIFICAR MATERIAL CON BIODETERIORO

DEPURACION Y FOLIACIÓN

ROTULACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS E INVENTARIO DOCUMENTAL

OJO: ANTES DE QUITAR

GANCHOS CORROBORAR EL ORDEN DE LOS DOCUMENTOS

Duplicados idénticos Folios en blanco

Formatos en blanco Documentos de apoyo (archivos de

gestión) Materiales metálicos Folletos, anuncios,

noticias…

4 4

3

2

1

3

2

1

Consecutivamente Esquina superior derecha en

sentido de lectura del documentos

Números legibles Planos, mapas, folletos o

dibujos un solo folio (en notas se deja anotación)

Fotografías en la parte de atrás

Si se encuentra ya foliado por impresión se deja así

No foliar soportes que no sean papel

jgjghg

FONDO SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

SECCIÓN DIRECCIÓN POBLACIONAL

UNIDAD DOCUMENTAL:*

SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA. Convenio No. 5121 / 2012 ESCNNA (Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes) Centro de Atención Rafael Uribe.

SERIE HISTORIA SOCIAL

SUBSERIE Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes

NOMBRE CARPETA: GAMBOA HERNANDEZ DEISSI MILENA

UBICACIÓN Carpeta: 1 Caja: 1

FECHAS EXTREMAS INICIAL: 04/01/10

FINAL: 20/12/12

TOTAL DE FOLIOS: 123 Elaborado por: Marcela Cuadros, Yuri Paola Díaz, Bibiana Peña

LEY 594 DE 2000 «POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES»

ART 4° PRINCIPIOS GENERALES: D. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, uso y manejo de los documentos. F. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; I. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Art. 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y los archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de Retención. “Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental” Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Art. 26. Inventario documental

LEY 734 DE 2002 «CODIGO UNICO DISCIPLINARIO » Art. 34. Deberes. 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida. Art. 35. Prohibiciones. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes , elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION COLOMBIA- www.archivogeneral.gov.co

ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA- www.archivobogota.gov.co

• Ley 594 de 2000. Ley general de archivos

• Ley 734 de 2000. Código único disciplinario

• Decreto 2578 de 2012. Establece red nacional de archivos

• Decreto 2609 de 2012. Reglamenta titulo 5 de la ley 594 de 2000

• Acuerdo AGN 027 de 2006. Glosario

• Acuerdo AGN 004 de 2013. Reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental.

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini-manual TRD y Transferencias documentales.

• Guía ADB para elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento a Tablas de Retención Documental de las entidades distritales

• Circular ADB 001 de 2013. Lineamientos para elaboración e implementación de TRD de las entidades del distrito capital

• Circular ADB 002 de 2013. Presentación de la Tabla de valoración Documental – TVD ante el Consejo Distrital de Archivos

POR SU ATENCIÓN CUALQUIER INQUIETUD

A TRAVÉS DE LOS SIGUIENTES CORREOS:

greyg@sdis.gov.co

mfajardog@sdis.gov.co