preparación de la agenda
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Preparación de la Agenda
M en CyTE Lilia G. Torres Fernández
Agosto, 2015
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Antes del día de la reunión• Fecha en que se celebrará la reunión
• Temas que se abordarán, orden y tiempo estimado
• Actores de la reunión
• Programar pausas
• Horario de trabajo
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Objetivos
• Desarrollar la reunión en una forma ordenada
• Centrar la preparación de los temas a tratar
• Solicitar apoyo a especialistas de los temas a tratar
• Discutir sobre los puntos establecidos (evitar desviaciones)
• Dar seguimientos a los temas abordados
• Evitar la omisión de temas
• Avanzar con los temas planteados, evitar discusiones ilimitadas
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Recomendaciones
• La agenda contempla un marco general, una ruta a seguir, pero se debe permitir libertad de movimiento
• Una agenda bien escrita conlleva una reunión bien organizada
• Apegarse a la agenda y a la ves ser flexible
• Mantener la reunión en forma simplificada y concentrada, asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos
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Pasos para estructurar una agenda
• Título de la agenda1. Incluir que se trata de una agenda2. Especificar el tema de la reunión
• Resistir la tentación de utilizar tipos ostentosos de fuentes o grandes o grandes en el título (Times New Roman, Calibri, Arial)
• Distingue información relacionada:1. Con quién, dónde y cuando en el encabezado2. Después del encabezado, generalmente se incluye información
objetiva y breve acerca de la reunión3. La finalidad es informar a las personas que no asistieron a la
reunión
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Pasos para estructurar una agenda
• Elementos que se pueden incluir, es recomendable etiquetar cada uno de ellos1. Fecha y hora (agrupadas o por sesión)2. Lugar: Dirección, nombre de la sala, entre otros.3. Asistentes: Nombre y cargo de los participantes
• Redacta una declaración breve y objetiva de los asunto a tratar1. Señalar claramente el objetivo a tratar (esto evita perder tiempo)2. Elementos de discusión: describe de forma concisa y directa los
elementos de la discusión3. Etiqueta cada entrada con la hora en que se planea comenzar y terminar
la sesión
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Acciones adicionales
Si es necesario realizar un esquema temático adicional de los puntos principales
Revisar la agenda minuciosamente antes de entregarla
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Referencia
Google (2015). Imágenes. Rcuperadas de https://www.google.com.mx/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1440&bih=707&q=agenda+de+negociacion&oq=agenda+de+negociacion&gs_l=img.3..0j0i5i30j0i24l6.1179.6192.0.6505.21.20.0.1.1.0.111.1738.17j2.19.0....0...1ac.1.64.img..1.20.1736.3v0lP2TRH5 A
wikiHow (s/f). Cómo escribir una agenda en una reunión. Recuperado dehttp://es.wikihow.com/escribir-una-agenda-para-una-reuni%C3%B3n
wikiHow (S7f). Imagen tomada de la página web del autor. Recuperada dehttp://es.wikihow.com/escribir-una-agenda-para-una-reuni%C3%B3n