practica administrativa
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CAPITULO IV
“Análisis y Evaluación de la etapa administrativa de Integración de la
Organización No Gubernamental –Proyecto Cactus 3066-, del Municipio de
Jalapa, Departamento de Jalapa”
La evaluación de la fase de integración en el proceso administrativo de Proyecto
Cactus tiene como objetivo principal identificar las deficiencias o malas prácticas
que se dan dentro de este.
4.1 Integración
El proceso de integración en Proyecto Cactus hasta la fecha se realiza de forma
general y no se consideran algunas fases establecidas dentro de un proceso
formal de integración propiamente dicho. Se realiza de la siguiente forma:
4.2 Reclutamiento
El reclutamiento del personal que se ubicara en las plazas vacantes en proyecto
cactus se realiza interna y externamente cuando es requerido.
4.2.1 Reclutamiento interno
Cuando por alguna razón está libre un puesto en la institución primero se realiza
el reclutamiento con los empleados ya contratados; el personal de otros puestos
puede postularse para ocupar el nuevo puesto si así lo desea. Con la intención
de mejorar su condición laboral en sueldo o realizar otras actividades.
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4.2.2 Reclutamiento externo
Este se realiza principalmente cuando ningún empleado dentro de la institución
desea o puede optar al puesto. Se convoca a personas externas a través de los
mismos empleados quienes informan a amigos vecinos u conocidos de la
vacante en Proyecto Cactus. De esta forma las personas se hacen presentes
para dejar sus expedientes y luego poder ser sometidos al proceso de selección
correspondiente.
4.3 Selección
En la asociación Proyecto Cactus, la fase de selección en el proceso de
integración es realizada específicamente por la gerente general, quien es la que
por medio de un análisis del expediente y una entrevista, selecciona al mejor
postulante para determinado puesto. La entrevista que se realiza a los
postulantes es de forma verbal no se utiliza algún tipo de herramienta que facilite
este proceso.
La entrevista que se realiza a los candidatos a un puesto en Proyecto Cactus
consiste en preguntas verbales. La gerente general realiza la siguiente entrevista
a los candidatos al puesto.
4.3.1 Entrevista realizada para selección de personal en Proyecto Cactus.
1.
4.4Inducción
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En la evaluación realizada a los empleados sobre cómo fue la fase de inducción
cuando ellos iniciaron a trabajar se determino que a la mayoría se le informo de
forma muy superficial sobre la asociación y sus funciones, también sobre las
relaciones que este tendría con otros puestos y la importancia de su puesto,
todo esto realizado de forma verbal, no se le facilito ningún documento escrito
para conocer las normas o reglamentos de la institución. La mayoría de la
información fue obtenida durante su desarrollo en el puesto.
4.5 Capacitación
En Proyecto Cactus cuando es contratada la personas que va desempeñar su
labor en el nuevo cargo, no siempre se le proporciona capacitación esto debido
a que dependiendo del programa y el puesto que se ocupe, los puestos que van
dirigidos a los servicios de salud y el trabajo en comunidades son los que más
necesitan de capacitación, sin embargo esta capacitación se proporciona
después de transcurrido cierto tiempo y muy pocas veces se realiza al inicio en
las labores.
4.6 Instrumentos de la Integración
No se utilizan pruebas psicométricas y/o psicotécnicas para la selección del
personal.
No se realiza ningún examen médico a los postulantes a los puestos.
En Proyecto Cactus no se utilizan ningún tipo de formulario de solicitud de
empleo.
La entrevista se realiza como único instrumento se integración en Proyecto
Cactus para la selección del personal. La entrevista es realizada por la
gerente general de una forma objetiva.
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4.7 Importancia de la Integración
En Proyecto Cactus, la etapa de integración dentro del proceso administrativo es
poco considerada como importante, pero sin embargo la selección del personal
hasta la fecha se ha realizado de forma muy efectiva y practica.
4.8 Beneficios de la Integración
La integración en Proyecto Cactus, a pesar de la forma que se ha venido
realizando, ha representado un beneficio a la institución en la selección del
personal, el cual cumple con las competencias necesarias para el correcto
desempeño de sus labores, brindando la confiabilidad que Proyecto Cactus tiene
a la fecha en la ejecución de los proyectos.
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CAPITULO V
PPROPUESTA DE UNA GUÍA PARA LA ETAPA DE INTEGRACIÓN DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA ORGANIZACIÓN NO
GUBERNAMENTAL PROYECTO CACTUS, UBICADA EN EL
DEPARTAMENTO DE JALAPA.
5.1Integración
La integración es un proceso, que facilita a toda organización realizar de manera
más eficiente el proceso administrativo, porque su enfoque es precisamente con
el elemento humano.
La asociación ADIPES, deberá poner en práctica la siguiente forma de
integración propuesta:
5.2 Reclutamiento
Es el proceso mediante el cual se busca encontrar y atraer solicitantes
adecuados para los empleos. Éste se podrá realizar de dos maneras:
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5.2.1 Interno Cuando se presente el caso, el puesto vacante se llena
reubicando a los empleados calificados en dicho puesto, dándose un
ascenso.
5.2.2 Externo Cuando se presente el caso y se necesiten cubrir el puesto con
personal externo se realiza por medio de:
Avisos en carteleras y afiches.
Publicaciones en universidades, entidades estatales y directorios
académicos.
Anuncios en diarios y medios de comunicación que se consideren.
A continuación, se muestra un ejemplo de un anuncio el cual puede variar
dependiendo el puesto que se esté solicitando.
Cuadro No. 1
Ejemplo de un anuncio
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5.3 Selección
Son una serie de etapas específicas que se utilizan para decidir cuáles son los
candidatos que se deberían contratar o el recurso humano que superó el
proceso de reclutamiento. El proceso de selección que se sugiere para el nuevo
personal se llevará a cabo por el Gerente general de la asociación teniendo en
cuenta los siguientes requisitos.
Titulo de diversificado y/o Universitario.
Debe presentarse un titulo que garantice que la persona concluyo sus estudios
de nivel medio y/o universitario con una carrera.
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Antecedentes penales
La investigación de antecedentes penales es muy importante, porque servirá
para saber si tiene o tuvo problemas legales o cometió alguna falta a alguna
empresa, por ejemplo: un fraude.
Constancia de inscripción y modificación al registro tributario
unificado, Actualizado.
Este documento es importante presentarlo ya que garantiza que el postulante
se encuentra inscrito y solvente en el registro tributario, de manera que no le es
inconveniente extender facturas por los servicios que prestara al ser contratado.
5.4 Inducción
La propuesta planteada del siguiente manual de inducción, está orientada a
ofrecer un instrumento que permita a la Asociación lograr que sus trabajadores
se adapten e identifiquen con ella, para mantener los elevados estándares de
calidad en los servicios y formar empleados eficientes, altamente motivados,
estimulados y capacitados.
5.5 Objetivos del manual de inducción
5.5.1 Objetivo general
Facilitar la adaptación e integración del nuevo trabajador a la organización y a su
puesto de trabajo, mediante el suministro de la información relacionada con las
características y dimensiones de la misma.
5.5.2 Objetivos específicos
Proporcionar al trabajador información referente al contexto general donde
ingresa; es decir, su historia, estructura, evolución y actividad a que se dedica la
Asociación.
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Dar a conocer a los nuevos trabajadores sobre sus derechos y deberes dentro
de la asociación.
Suministrar al trabajador información sobre los beneficios sociales, económicos,
actividades de desarrollo y de adiestramiento de personal.
Contribuir a la identificación del trabajador con su situación de trabajo y todo lo
que ello implica.
Mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan en la
asociación, en cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de
estructura.
Proporcionar al trabajador que ingresa, las bases para una adaptación con su
grupo de trabajo.
5.6 Propuesta de inducción adaptada al personal fijo y al nuevo ingreso
de la asociación
5.7 Políticas y normas del manual de inducción
El Presidente o Administrador conjuntamente con los supervisores
inmediatos donde esté ubicado el nuevo trabajador, deben ser los
encargados de dar a conocer el manual de inducción de la organización.
Todo el personal que ingrese a la asociación debe ser sometido al proceso
de inducción, con el fin de facilitar la información que permita lograr la
identificación con la organización; de tal forma que su incorporación cubra
todos los aspectos de un adecuado ajuste a su trabajo.
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El Presidente o Administrador debe informar todo lo relacionado con la
asociación; misión, visión, historia, estructura organizativa, beneficios
socioeconómicos y normas de conducta interna y todo aquello que tenga la
asociación.
El manual de inducción, debe estar sujeto a cualquier cambio que se
produzca en la asociación, con el objeto de mantenerlo actualizado.
5.8 Manual de inducción propuesto
Debido a que la Asociación carece de un manual de inducción se propone el
siguiente, el cual está compuesto por cuatro fases, que evalúan los resultados
obtenidos en el plan, a fin de aplicar los correctivos correspondientes. Siendo
responsables de esta ejecución el Presidente o Administrador.
5.9 Recepción de los trabajadores
Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores,
dándoles la bienvenida a la asociación. Es responsable de la aplicación de esta
fase el Gerente General.
Cuadro No. 2
RECEPCIÓN DE LOS TRABAJADORES
Responsable Paso Acción
Gerente o Administrador. 1
Envía cronograma de actividades del manual
de inducción y comunica a los responsables
de cada acción.
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Gerente o Administrador. 2
Envía a los supervisores lista de los nuevos
trabajadores de su área que asistirán a la
charla de inducción.
Gerente o Administrador. 3Contacta al nuevo trabajador y lo cita para la
fecha, hora y lugar.
Gerente o Administrador. 4Recibe al nuevo trabajador y le facilita los
formularios de ingreso para su llenado.
Gerente o Administrador. 5Dirige al trabajador al sitio donde se dictará
la inducción general de la asociación.
Gerente o Administrador. 6 Inicia la presentación entre los participantes.
Gerente o Administrador. 7 Informa la finalidad del proceso de inducción.
Gerente o Administrador. 8
De no realizarse la inducción general de la
asociación en el momento del ingreso, se
traslada al trabajador a su puesto de trabajo.
Fuente: aporte de investigador 2010
5.10 Inducción general
En esta fase se le suministra al nuevo trabajador información general sobre
asociación, con el fin de facilitar su integración con la organización. En esta fase
se involucran el presidente y los demás miembros de la asociación.
Cuadro No. 3
INDUCCIÓN GENERAL
Responsable Paso Acción
Gerente o Administrador.1 Presentar ante los nuevos trabajadores
al Presidente de Junta Directiva.
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Presidente de la Junta
Directiva.
2Da la palabra de bienvenida.
Presidente de la Junta
Directiva.
3 Suministra información general a los
nuevos trabajadores sobre la Historia de
la Asociación, objetivos y estructura de
la organización.
Presidente de la Junta
Directiva.
4Presenta a su supervisor inmediato.
Presidente de la Junta
Directiva.
5 Da la bienvenida a los nuevos
trabajadores y suministra información
sobre estructura y objetivos del área.
Presidente de la Junta
Directiva
6 Proporciona información a los
participantes sobre normas de conducta
interna y beneficios socioeconómicos.
Continuación del Cuadro No.8
Presidente de la Junta
Directiva
7 Proyecta Manual de Inducción a los
nuevos trabajadores y explica
contenido.
Presidente de la Junta
Directiva
8 Finaliza charla de Inducción e incita a
los trabajadores a aclarar dudas.
Fuente: aporte de investigador 2010.
5.11 Inducción específica
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Esta fase tiene como finalidad dar a conocer al nuevo trabajador sobre el cargo
a desempeñar y a la unidad de trabajo a la cual estará adscrito, la misma será
ejecutada por el supervisor inmediato. Suministrando información referente ha:
denominación del cargo, ubicación dentro de la organización, deberes y
responsabilidades del cargo, objetivo, estructura y funcionamiento del área.
Cuadro No. 4
Inducción específica
Responsable Pasos Acción
Supervisor Inmediato. 1
Recibe al nuevo trabajador y suministra
información sobre la unidad donde se va
a desempeñar, así como sus deberes y
responsabilidades en el área de trabajo.
Supervisor Inmediato. 2
Suministra información sobre el cargo a
desempeñar y entrega descripción del
cargo.
Continuación del cuadro No.9
Supervisor Inmediato. 3
Presenta al nuevo trabajador con sus
compañeros y lo ubica en un sitio de
trabajo.
Fuente: aporte de investigador 2010.
5.12 Evaluación y seguimiento
En esta fase se evalúan los resultados obtenidos, con la aplicación del
instrumento evaluación del programa de inducción, a fin de aplicar los
correctivos correspondientes. Siendo responsable de esta ejecución el
supervisor encargado.
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Cuadro No. 5
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Responsable Paso Acción
Supervisor. 1
Entrega al nuevo trabajador el formato
de evaluación del Programa de
Inducción para su debido llenado.
Supervisor.2
Recibe el instrumento, lo revisa y
analiza la información.
supervisor
3
Discute con los responsables los
resultados obtenidos y hace los ajustes
necesarios.
supervisor4
Archiva formulario para el control
posterior.
Fuente: aporte de investigador 2009.
5.13 Normas
a) Todo el personal de la asociación, deberá participar por lo menos en dos
cursos de capacitación al año referente a sus actividades.
b) El personal designado a participar en algún curso de capacitación, no
podrá designar a otra persona sin el visto bueno del jefe inmediato
superior, lo cual deberá realizarlo por escrito, con un período de
anticipación de quince días.
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c) El personal confirmado en algún curso de capacitación, deberá de
cumplir y respetar las reglas impuestas por la entidad encargada de la
realización del curso.
d) La asistencia a eventos externos está sujeta a la aprobación del Gerente
de la asociación.
e) Se deberá realizar un informe descriptivo de las actividades realizadas
durante los cursos de capacitación, el cual será dirigido al Presidente de
la Asociación.
f) Los documentos adquiridos en cursos de capacitación serán propiedad
de la asociación.
g) Los empleados o profesionales contratados reciben la inducción por la
asociación, así como la capacitación respectiva sobre las funciones a
desempeñar y la forma de ejecutarlas satisfactoriamente. Si existen o se
preparan manuales debe dotarse a los empleados de un ejemplar.
Otro aspecto importante en lo que respecta a la capacitación de personal, es
que el Presidente, debe elaborar e implementar capacitaciones para los demás
asociados y respectivos subalternos, basándose en un análisis de necesidades,
para que estén en posibilidades de enfrentar las exigencias, problemas
económicos, la tecnología, retos, que el medio ambiente exige, porque de esta
manera se obtendrá el logro de las metas y objetivos de cada departamento y
por ende de la asociación, tomando en cuenta las necesidades producidas a
través de la experiencia o por referencia del trabajador, buscando las formas,
temas y medios idóneos para desarrollarlos.
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Estas capacitaciones pueden realizarse dentro o fuera de la Asociación,
contratando personas calificadas para que las ejecuten; o solicitando a
diferentes instituciones que tengan experiencia en capacitación de personal
como: el Instituto de Capacitación y Productividad (INTECAP), Centro de
Capacitación de Superintendencia de Administración Tributaria (CENSAT),
Universidad de San Carlos de Guatemala (USAC) o la contratación de
consultoría externa, donde se imparten temas sobre desarrollo humano,
motivación, liderazgo, trabajado en equipo, obligaciones tributarias, legislación
fiscal, servicio al cliente y administración financiera.
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CONCLUSIONES
1. La falta de atención al proceso de integración en Proyecto Cactus, genera
que los empleados nuevos, tarden más tiempo en integrarse a sus labores de
una forma efectiva. Debido a que existe debilidad en el proceso de inducción.
2. La rotación del personal en Proyecto Cactus es relativamente elevada, la
cantidad de puestos a cubrir es grande, lo que refleja que posiblemente el
proceso de selección de los nuevos empleados tiene ciertas deficiencias y no
es objetivo respecto a las cualidades del personal para cubrir los puestos.
3. Considerando que las actividades que los empleados desempeñan en su
mayoría son completamente distintas unas de las otras, las capacitaciones
se dirigen en grupos a veces muy reducidos, por lo que la realización de
estas es esporádicamente.
4. La falta de aplicación de una herramienta más para el proceso de selección
deja espacios que no deberían existir cuando se quiere realizar una correcta
contratación de personal.
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RECOMENDACIONES
1. La práctica de un manual de inducción en Proyecto Cactus brindara la
posibilidad que los nuevos empleados se integran efectivamente al trabajo
que deberán desempeñar en la organización.
2. En necesario realizar la selección del personal considerando nuevos
aspectos que pueden ser reflejados al implementar una prueba psicométrica
en el proceso de integración, logrando que se reduzca de forma considerable
la rotación del personal por despidos.
3. Aunque las actividades que los empleados realizan en Proyecto Cactus son
muy distintas unas con otras; es necesario que la capacitación sea constante
para todo el personal que labora en la asociación, considerando aspectos
muy particulares de cada puesto así como también los aspectos generales
de un empleado.
4. El administrador o gerente debe tener en cuenta que el recurso humano es
muy indispensable para la asociación, por tal motivo debe de tomar las mejor
decisión a la hora de contratar al personal.
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BIBLIOGRAFÍA
Fernández Arena, José Antonio. “El Proceso Administrativo” 11ª. Edición
1998. p. 296.
Fernández Arena, José Antonio. “El Proceso Administrativo” 11ª. Edición
1998. p. 296.
Koontz, Harold Administración Una Perspectiva Global, México, 1994
Stoner, J. Wankel, Administración, Editorial Pretence Hall , México, 1997,
Tercera Edición
Koontz, Harold Administración Una Perspectiva Global, Décimo Primera
Edición, México, 1998
González Juárez, José Aroldo, Apuntes de Administración I, Facultad de
Ciencias Económicas, USAC, Guatemala, C.A., s. ed. P. 72
< www.enredalicante.org/.../apuntes_practicos_f_valladolid.pdf> [8-9-10]
< http://apuntes.rincondelvago.com/derecho-mercantil-guatemalteco.html>
[12-8-2008]
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Folgar Portillo, Jorge Mario, Estudio Monográfico Aldea Sato Domingo,
San Pedro Pinula, 1998
Monografía de San Pedro Pinula