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PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA

Código: PR-CP-01

Versión: 04

Fecha de Actualización: 19/06/2018

Revisado por: Técnico Operativo Aprobado por: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

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1. OBJETIVO: Mantener informados a los funcionarios, empleados y contratistas, de la Alcaldía de Itagüí y sus entes descentralizados, sobre las acciones administrativas y de gobierno 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Profesional Universitario, encargado de Comunicación Interna la planeación, ejecución y actualización de este procedimiento, con el acompañamiento del equipo de la Unidad Administrativa y la supervisión del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones. 3. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la Identificación de la Información a Publicar a los servidores públicos de la Administración Municipal y termina con la Evaluación de la percepción y eficacia de las comunicaciones, y la aplicación de acciones de mejora a este procedimiento. 4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: Base de Datos Interna: Archivo en Excel consolidado con la información de contacto de los Servidores Públicos. Bitácora: Documento que contiene la información esencial de un evento y sirve como guía al personal que participa en la ejecución de éste. Boletín: Es una publicación seriada, de pequeña extensión, que da cuenta de las principales novedades en determinado periodo de tiempo. Puede ser digital o impreso y publicarse cada semana, mes, bimestre, etc. Cartelera: Espacio para la publicación de información relevante para Público Interno o Externo, ubicado en lugares de alta circulación y que debe actualizarse de manera permanente. Correo Directo: Es una variedad de marketing directo que consiste en enviar información a bases de datos de manera personalizada con el fin de ampliar la lecturabilidad de una pieza. E-mailing: Publicación masiva enviada por correo electrónico


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Fecha Actualización : 19/06/2018

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Lista de chequeo: Documento que reúne todos los requerimientos necesarios para llevar a cabo un evento, se usa como lista de verificación para disminuir la posibilidad de error.

Manual de identidad visual: Documento que contiene las normas para la construcción y aplicación de la marca de manera clara y precisa.

Manual de padrinazgo: Documento que contiene las funciones y alcances de la labor de un comunicador o técnico del área de comunicaciones en su rol de padrino de dependencias. Padrinazgo: Sistema mediante el cual se asigna personal de la Oficina Asesora de Comunicaciones como apoyo a las actividades comunicacionales de las Unidades Administrativas de la Administración Municipal.

Plan de comunicaciones: Documento en el cual se consignan las acciones puntuales de difusión para determinado evento, proyecto o campaña.

Spark: Servicio de mensajería instantánea a través del cual se comunican los servidores públicos al interior de la Administración Municipal. Tarjetas Especiales: Postales impresas o digitales enviadas a los servidores públicos con ocasión de momentos o acontecimientos especiales (cumpleaños, condolencia, felicitaciones, etc.). URL: Sistema de Direcciones en Internet. El modo estándar de escribir la dirección de un sitio específico o parte de una información en la web. 5. CONTENIDO: 5.1 Asesoría y acompañamiento a las Unidades Administrativas:

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

/INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1. Identificar necesidades de padrinazgo: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones analiza las necesidades comunicacionales de cada Unidad Administrativa y designa un responsable del área de comunicaciones (padrino) para atender sus requerimientos.

Jefe Oficina Asesora de

Comunicaciones

FO-DE-01 Acta de Reunión

FO-DE-02 Control de Asistencia

2. Realizar inducción a los padrinos: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones realiza la inducción a cada padrino, especificando las actividades que le corresponden y el alcance de sus funciones.


Comunicaciones No Aplica


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3. Presentar al padrino al Secretario de Despacho: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones presenta personalmente al padrino en la unidad administrativa correspondiente


Comunicaciones No Aplica

4. Brindar acompañamiento en las actividades comunicacionales: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino o delegado) apoya a la Secretaría o Unidades Administrativas en sus distintos eventos, solicitudes para la difusión de información, campañas y otras actividades propias del quehacer comunicacional, articulando siempre dichas acciones con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Profesional Universitario

Técnico

Operativo o Técnico

Administrativo

Auxiliar Administrativo

FO-CP-07 Informe de padrinazgo

FO-CP-01 Bitácora

5. Presentar informe mensual: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) al finalizar cada mes, presenta un informe con las actividades realizadas por cada Unidad administrativa, con el acompañamiento de la Oficina de Comunicaciones, Este informe se enviará por correo electrónico los 5 primeros días de cada mes vía correo electrónico al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, Líder MECI, jefe de la Unidad Administrativa


Técnico

Administrativo o Técnico

Operativo y Auxiliar

Administrativo

Informe de padrinazgo

6. Evaluar la percepción y eficacia de las comunicaciones: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo y Auxiliar Administrativo aplica la encuesta de percepción y consolida las inquietudes de los usuarios y/o partes interesadas referente a la comunicación interna, dando aplicación al “FO-EM-09 Encuesta de percepción del usuario o parte interesada”.


Técnico


Operativo y Auxiliar

Administrativo

FO-EM-09 Encuesta de

percepción del Usuario o Parte

Interesada

7. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento y “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”.


Comunicaciones


y/o Técnico


FO-EM-15 Plan

de Mejoramiento

FO-DE-11 Matriz de Riesgos


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8. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo y Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento


5.2 Red Municipal de Carteleras:



1. Identificar la Información a Publicar: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo realizan la recepción de la información enviada por las diferentes Unidades Administrativas para ser publicadas a través de la Red de Carteleras Institucionales.


Técnico


Operativo

Correo electrónico Información

para Publicar

2. Solicitar Diseño de la pieza grafica a través de la cual se va a publicar la información (cuando sea necesario): El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo solicitan el diseño de la pieza grafica a través de la cual se va a publicar la información, si se requiere, a través del formulario virtual.


Técnico


Operativo

Formulario Virtual

Pieza Gráfica

3. Actualizar la Información de las carteleras: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo encargado de la actualización actualiza la Información de las carteleras, retirando la información obsoleta o desactualizada y fija en cada cartelera la información a publicar .


Técnico


Operativo

Fotografías de Piezas Gráficas

en carteleras

4. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-DE-01


Comunicaciones


y/o Técnico


FO-EM-15 Plan

de Mejoramiento


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Acta de reunión” y “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y/o el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”


5. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y/o el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento


5.3 Boletín Digital Itagüí al Día:



1. Identificar y Redactar la Información a Publicar: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo solicitan a las Unidades Administrativas la información

a publicar en el “Boletín Digital Itagüí al Día”, organizan los

temas y los remiten al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, quien aprueba o no el contenido.

Jefe Oficina de Comunicaciones


Técnico


Operativo

Correo electrónico

(Pantallazo) y/o archivo físico

2. Realizar la diagramación del boletín: El Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo realiza la diagramación del boletín a través de una plataforma virtual.

El Profesional Universitario

Técnico

Administrativo Técnico

Operativo

Plataforma virtual

3. Aprobar Diseño: El Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo revisan y ajustan el material con el Jefe de la Oficina de Comunicaciones para la aprobación final del Boletín Digital.

Jefe Oficina de Comunicaciones


Técnico Administrativo o

Técnico Operativo

Boletín Digital


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4. Enviar el boletín: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo, envían el Boletín Digital a todas las bases de datos de los Servidores Públicos.

El Profesional Universitario

Técnico


Operativo

Plataforma virtual y/o Correo

Electrónico

5. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-DE-01 Acta de reunión”, el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”.


Comunicaciones


y/o Técnico


FO-EM-15 Plan de Mejoramiento

FO-DE-11 Matriz

de Riesgos

6. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”.


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento


5.4 Administración de base de datos del público interno:



1. Crear la base de datos: El Profesional Universitario y Técnico Administrativo o Técnico Operativo establecen contacto con la Secretaría de Servicios Administrativos, con el fin de identificar los Servidores Públicos y Contratistas que laboran para el Municipio y crear la base de datos de Servidores Públicos y Contratistas .


Técnico


Operativo

FO-CP-02 Base de Datos

Comunicaciones- (Servidores

Públicos y Contratistas)

2. Actualizar la base de datos: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo, actualizan la base de datos de forma permanente para mantener al día los datos de los Servidores Públicos según la periodicidad con la que Servicios Administrativos envíe la información.


Técnico

Administrativo o

FO-CP-02 Base de Datos

(Servidores Públicos y

Contratistas)


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Técnico Operativo

Correo

electrónico (Pantallazo)

3. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-DE-01 Acta de reunión” y “FO-DE-02 Control de asistencia”.


Comunicaciones


y/o Técnico


FO-DE-02 Registro de Asistencia


4. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”.


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento

5.5 Envío de mensajes ocasionales:



1. Identificar la necesidad informativa: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo deberán identificar de manera permanente y oportuna las necesidades de información que se presenten al interior del ente territorial, para ello tendrá contacto con las distintas Unidades Administrativas, quienes por correo electrónico podrán solicitar que se difunda determinada información. También, el Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo podrán generar diversos mensajes de acuerdo a su criterio, con el Visto Bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.


Técnico


Operativo

Correo electrónico (Pantallazo)

2. Definir el medio: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo, definirán qué medio es pertinente a la necesidad comunicativa que se presente, bien sea una tarjeta de cumpleaños, condolencia, felicitación o un correo electrónico masivo o personalizado o un mensaje


Técnico

Administrativo o

No aplica


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instantáneo a través del sistema Spark. La elección del medio dependerá de las condiciones del momento, el plazo para la entrega del mensaje, el tipo de información, los destinatarios, entre otros aspectos.

Técnico Operativo

3. Enviar el mensaje al destinatario: El Profesional Universitario, Técnico Administrativa o Técnico Operativo, envían la tarjeta o el mensaje en texto a los destinatarios en forma digital.


Técnico


Operativo

Correo Electrónico (Pantallazo)

4. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-DE-01 Acta de reunión” y “FO-DE-02 Control de asistencia”.


Comunicaciones


y/o Técnico


FO-DE-02

Registro de Asistencia


5. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”.


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de Comunicaciones

Plan de Desarrollo - Vigente

FO-CP-06 Matriz de comunicaciones. 7. CONTROL DE REGISTROS-INFORMACIÓN DOCUMENTADA:

Código Nombre Responsable Lugar de

Almacenamiento Recuperación Protección

Tiempo de Retención

Disposición Final

No aplica Correos

electrónicos (Pantallazo)


Oficina del Responsable

PC del Responsable/

Carpeta

Archivos y carpetas de

uso exclusivo 1 año Eliminar


Código: PR-CP-01

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Disposición Final

Técnico Administrativo

o Técnico Operativo

compartida/ carpeta

comunicadores

del responsable/

Backup’s

No Aplica Formulario

virtual


Técnico

Administrativo o Técnico Operativo


PC del Responsable/

https://sites.google.com/view/comunicacionesi

tagui/inicio


uso exclusivo del

responsable/Backup’s

3 años Eliminar

No Aplica Pieza grafica


Técnico

Administrativo Técnico

Operativo


PC del Responsable/

Carpeta compartida/

carpeta Diseños

Archivos y

carpetas de uso exclusivo

del responsable

Backup´s

2 años Archivo Central

No Aplica

Fotografías de Piezas

Gráficas en carteleras


Técnico



PC del Responsable

Carpeta física/ Evidencias Carteleras

2017 Oficina

Carpeta Compartida/Carpeta Interna


uso exclusivo del

responsable Backup´s

1 años Destruir

No Aplica Plataforma

virtual


Técnico



PC del Responsable plataforma

virtual/


uso exclusivo del


2 años Eliminar

No Aplica Boletín Digital


Técnico


Administrativo



PC del Responsable Oficina y uso exclusivo del responsable / /plataforma

virtual


uso exclusivo del


2 años Eliminar

FO-CP-02

Base de Datos

(Servidores Públicos y


Técnico Administrativo


PC del Responsable

/Carpeta Compartida/Ca


uso exclusivo del

2 Años Eliminar


Código: PR-CP-01

Versión: 04


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Disposición Final

Contratistas)

o Técnico Operativo

rpeta Interna/


FO-CP-07 Informe de padrinazgo


Técnico


Administrativo



PC del Responsable/


rpeta de comunicadores


uso exclusivo del


2 años Eliminar

FO-CP-01 FO-CP-01 Bitácora


Técnico


Administrativo



PC del Responsable


rpeta de comunicadores


uso exclusivo del


2 años Eliminar

FO-EM-09

Encuesta de

percepción del Usuario

o Parte Interesada


Técnico


Auxiliar

Administrativo


Carpeta física /Encuesta de Percepción


uso exclusivo del

responsable




Técnico


Auxiliar

Administrativo


Carpeta física Interna/Actas y

Control de Asistencia

2017/


uso exclusivo del

responsable


FO-DE-02 Control

Asistencia


Técnico



Código: PR-CP-01

Versión: 04


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Disposición Final

Auxiliar

Administrativo

FO-EM-15 Plan de

Mejoramiento


Técnico

Administrativo

PC del Responsable

Carpeta Mejoramiento

Continuo/Carpeta compartida


uso exclusivo del


2 años Eliminar

8. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión Fecha de

Aprobación Descripción del cambio

01 30/08/2013 No Aplica para esta versión.

02 30/01/2014 Se modificó el Procedimiento en Objetivo, Responsable, Alcance, Definiciones y Términos, Contenido, Documentos de Referencia y Control de Registros.

03 15/09/2017

Se modificó Objetivo, Responsable y Alcance. Se actualizo el numeral 5, con actividades, responsables y registros. Se modificaron los formatos FO-CP-01 Bitácora y el FO-CP-02 Base de Datos Comunicaciones. Se actualizaron los numerales 7, 8 y 9. Se eliminó Numeral 4. Revista Institucional y Plan maestro de comunicación. Se eliminó en “Definiciones y Términos “Revista Institucional” Se eliminó del numeral 6, Guía de Comunicaciones Se Incluyó el FO-CP-07 Informe de Padrinazgo, el FO-EM-09 Encuesta de percepción del Usuario o Parte Interesada . Cambios aprobados mediante Acta Nº 36 del 15/09/2017.

04 19/06/2018

Se modificó: Numeral 5.1 Red Municipal de Carteleras, Actividad 2 “ Solicitar diseño de las piezas graficas a través de la cual se va a publicar la información (cuando sea necesario ) Numeral 5.2 “ Boletín Digital Itagüí al día”, Actividad 1: “Identificar y redactar la información a Publicar, Actividad 4: “ Enviar el boletín” Numeral 5.1 “Asesoría y acompañamiento a las Secretarias de la


Código: PR-CP-01

Versión: 04


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9. ANEXOS: FO-DE-01 Acta de Reunión FO-DE-02 Control de Asistencia Plan de comunicaciones

Administración Municipal” Actividad 1:” Identificar necesidades de Padrinazgo” Actividad 4: “Brindar acompañamiento en las actividades comunicacionales” Actividad 5:” Entregar informe Mensual “ y el registro por Link del formulario virtual En el control de registro de información documentada se modificó el link del formulario virtual Se elimina: El registro de la actividad 1 “Identificar la información a Publicar “ del numeral 5.1” Red Municipal de Carteleras” La actividad 3 “organizar paquetes y mapa de ruta del numeral 5.1 “ Red Municipal de Carteleras “ La actividad 3 ”Redactar el mensaje y enviarlo al área de comunicación visual” del numeral 5.4 “Envío de Mensajes Ocasionales “ Cambios aprobados mediante Acta Nº 04 del 19/06/2018

pr-cp-01 procedimiento para la comunicación interna.doc)aplicaciones.itagui.gov.co/sigi/3....

Documents