ppt tito proyecto final ss

UNIVERSIDAD SANTA MARIA LA ANTIGUA VICE RECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

PROF: JUSTINIANO MONTENEGRO

PROYECTO FINAL – ANALISIS ORGANIZACIONAL APLICANDO TI/TO

PROPUESTA DE OPTIMIZACION AL FLUJO DE LA INFORMACION EN EL PROCESO DE CAPTACION DE PRESTAMOS DE AUTO.

CARLA ARMIJOJOSE FUENTESANALIA YUEN

7 DE DICIEMBRE DE 2011

Aplicación de TI/TO

• Actualmente - REENFOQUE

• Funcionamiento integral del negocio

• Alinear la tecnología de la información a las estrategias y objetivos de la organización

• Mediante el desarrollo de un plan.

• Negocios• Recursos• Medios

Objetivos

• Gestión de TI• Infraestructura• Sistemas • Relación

Costo/Beneficio

Integración

Arquitectura de La Información

ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN PARA EL PROCESO DE CAPTACION DE PRÉSTAMOS DE AUTO.

Evaluación de requerimientos de la información

Automatización de procesos por clientes existentes.

Tipo de Sistemas

Planeamiento Estratégico

Planeamiento Operacional

Reportes de Control

Sistemas Transaccionales

MARKETING Planeamiento de Marketing

Modelos y Estrategias de Ventas Benchmarking de tasas

CRÉDITO Análisis y Verificación de

capacidades

TECNOLOGIA Planeamiento de eficiencia en los procesos

Lograr estabilidad en el sistema Asegurar la información y datos.

FINANZAS Planeamiento Organizacional

Administración del Dinero Creación de Presupuesto

Manejo de Estados Financieros

PLANEAMIENTO DE MARKETING

Promoción Publicidad

PLANEAMIENTO DE VENTAS

Pronósticos de ventas mensuales y anuales

CONTROL DE VENTAS Y MERCADEO

Ventas vs Presupuesto Efectividad de las tasas

(competitivas) Análisis de Ventas Penetración en el mercado

PLANEAMIENTO DEPT. CRÉDITO

Cumplimiento con los tiempo de análisis competitivos

CONTROLES PARA APROBACIÓN DE

PRÉSTAMOS

Cumplimiento de Requisitos por parte de los solicitantes.

Solicitudes Aprobación de Préstamos Call center y TeleBAC Comprobación de Datos APC

Proceso de Solicitudes Aprobación de

Préstamos

CONTROLES SOBRE LOS SISTEMAS

Indicadores de tiempo de respuesta Verificación de la veracidad de la

información Reportes sobre la facilitación de las

operaciones mediante los sistemas. Automatización de proceso,

distribución de responsabilidades

Proceso de Solicitudes de mejoras de los sistemas

Procesos de reporte de errores y faltas de los sientes

Respuesta rápida.

PLANEAMIENTO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN Reportes de Controles

Estadísticas de Ventas Análisis de Presupuesto Informes de Crecimiento Financiero Diseño de Cartera de Préstamos de

Auto

PLANEAMIENTO DEL DEPT. DE FINANZAS

CONTROLES DEL DEPT. DE FINANZAS

Informes Financieros Reportes sobre Productos del Banco Informes sobre Clientes del Banco Control sobre el Presupuesto

Monitoreo de Cuentas: o Por Cobrar o Por Pagar o Costos Fijos

Creación de cuentas contables del Producto.

TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN

ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN PARA EL PROCESO DE CAPTACIÓN DE PRÉSTAMOS DE AUTO

AMPLIACIÓN 1. ARQ. DE LA INFO

ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN PARA EL PROCESO DE CAPTACIÓN DE PRESTAMOS DE AUTO

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

AMPLIACIÓN 2. ARQ. DE LA INFO

ORGANIZA-CIÓN DEL

EQUIPO DE TRABAJO

ORGANIZA-CIÓN DEL

EQUIPO DE TRABAJO

ESTRATEGIA DE NEGOCIO

SITUACIÓN ACTUAL DE LA TECNOLOGÍA

ESTRATEGIA DE NEGOCIO

ESTRATEGIA DE TECNOLOGIA

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN

Migración de la

Estrategia

Estrategia de

Seguridad

PLANIFICACIÓN Y

PROGRAMACIÓN DEL TRABAJO

NECESIDADES DE LA

INFORMACIÓN

ESTRATEGIA DE LAS

APLICACIONES (hacia donde se

dirige la empresa)

DIAGNÓSTICO ESTRATEGIAS IMPLEMENTACIÓN IMPACTO

INFOR-MACIÓN

EJECU-CIÓN

DEFINICIÓN Y PLAN

Fases Generales de un Proyecto

Fases del Proyecto Propuesto

ORGANIZACION DIAGNOSTICO ESTRATEGIA IMPLEMENTACION PLAN

Equipo de trabajo

Cadena valor

Oportunidades de mejora

Necesidades de

información

Estrategia de negocio

Mejora del problema

encontrado

Estrategia de aplicación

Impacto de la estrategia

Tabla de tiempo

Recursos actuales y mejoras

Impacto en el RRHH

FASE 1 ORGANIZACION

Generalidades de BAC

BAC Credomatic es un grupo financiero que opera en

la región Centroamericana.

•El grupo ofrece una amplia gama de servicios

bancarios como tarjetas de crédito, cuentas

personales, créditos para vehículos, hipotecas y otros.

•Cuenta con presencia en Guatemala, Honduras, El

Salvador, Nicaragua, Costa Rica y Panamá, además de

operaciones de tarjetas de crédito en México.

FASE 1: ORGANIZACION

Misión y Visión

• Misión de BAC

Facilitar con excelencia el intercambio y financiamiento de bienes y servicios a

nuestros clientes de la región donde operamos, a través de medios de pago y

soluciones financieras innovadoras y rentables que contribuyan a mejorar su

calidad de vida, así como la de nuestros colaboradores y accionistas.

• Visión de BAC

El grupo BAC Credomatic se propone ser la mejor opción financiera de la región donde

opera, en función de su liderazgo en el desempeño financiero, la calidad de sus

productos y servicios y sus competencias distintivas en tecnología, administración

de recursos financieros y medios de pago.


Buenas prácticas de la empresa

• BAC / Credomatic es una institución Bancaria

con una fuerte Cultura Organizacional y

promueve la ¨Mejora Continua¨.

• Cuenta con capacitación constante a su

personal.

• Buena comunicación interdepartamental.

• Excelentes herramientas tecnológicas,

adaptables a las necesidades de información

que requieren sus procesos.


Equipo de TrabajoObjetivos especificós de Estratégia Líderes

Identificación de mejoras en el sistema ULTIMUS para el proceso

de Autos

VP de NegociosAVP de NegociosVP de Tecnología

Gerente de proyectosGerente de Calidad

Implementación de Mejoras en el proceso de autos

AVP de NegociosVP de Tecnología

Gerente de proyectosGerente de Calidad


FASE 2 DIAGNOSTICO

DIAGNOSTICO Y PROPUESTA

• Los tiempos de espera para las firmas de autorización de procesos

• La falta de medición de los tiempos de los mismos procesos que bajan los niveles de competitividad en el mercado.

• Diagnosticas, Planear estratégicamente e Implementación

FASE 2: DIAGNOSTICO

Cadena de Valor

PRODUCTOS Y SERVICIOS Préstamos Autos

DESARROLLO TECNOLOGICO Solicitudes Requerimientos

RECURSOS HUMANOS Aprobación Firmas

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

Departamento de Captación

Departamento de Ventas

FASE 2: DIAGNOSTICO

Cadena de Valor

Cliente externo: Agencia de autos

Ventas: Area de Negocios

Desarrollo tecnológico: Analisis, programanción e implementación de proyectos de mejoras.

Infraestructura empresarial: Ventas, Calidad, Crédito, Negocio de área. Mercadeo.

FASE 2: DIAGNOSTICO

Necesidades de Información

Proceso de Ultimus en Autos

Calidad

NegociosTecnología

FASE 2: DIAGNOSTICO

Necesidad Actual

• Actualmente el Banco cuenta con excelentes herramientas tecnológicas adaptables a todas las necesidades de nuestro producto.

• El horizonte es ser líderes en el Mercado, por lo cual se solicita al área de tecnología implementar varias etapas para agilizar el tiempo de respuesta a la hora del trámite de nuestro producto.

• La necesidad actual es poder brindar una rápida a las Agencias de autos que buscan contar con una entidad financiera que les de respuesta inmediata para que ellos puedan seguir con la venta de sus autos.

FASE 2: DIAGNOSTICO

Análisis del ProblemaSituación Actual:

Las herramientas tecnológicas utilizadas son apropiadas para los procesos, sin

embargo no han sido adaptadas objetivamente para cumplir con las metas

deseadas. Hoy existen:• Retrasos en las solicitudes de prestamos debido a una

ineficiente discriminación de los datos aportados por

el cliente.

• Cuellos de botella en el flujo de la información.

• La distribución de las responsabilidades en el flujo de

procesos puede ser más eficiente

• El software debe ser adaptado para agilizar el proceso

sin comprometer la integridad del mismo.

FASE 2: DIAGNOSTICO

Flujo de Procesos Actual

Ingreso de Datos

Aprobación o Negación del

sistema según requisitos

Analisis de créditoGeneración de

documentos para firma

Validación de Calidad

Entrega de carta promesa (firma

física autorizada)Desembolso

FIN

FASE 2: DIAGNOSTICO

Requisitos para Préstamo de Autos• Solicitud debidamente llena

• Copia de cédula de identidad personal

• Copia de licencia de conducir o carnet de seguro social

• Carta de trabajo en original para asalariados o dos últimas declaraciones de renta para

independientes

• Ultima ficha de seguro social

• Ultimo talonario de pago

• Proforma original del vehículo

• Recibo de agua, luz o teléfono

• Autorización para revisar referencias de crédito

Si los clientes no cumplen con los requisitos mencionados, el sistema no aprobará

el crédito y debe someterse a análisis de crédito para que decidan si el cliente

tiene excepción.

Cada ejecutivo debe presentar sustentación para solicitar excepciones.FASE 2: DIAGNOSTICO

Proceso de Flujo de Prestamos de Autos

• Actualmente la etapa de promesa de pago

toma aproximadamente 12 días,

• El control de calidad se realiza antes de la

entrega de la misma contra los documentos

en original

• Los expedientes deben viajar desde las

agencias o sucursales hacia el área de

trámite para poder se evaluados.

FASE 2: DIAGNOSTICO

FASE 3 ESTRATEGIA

Estrategia de Implementación

Brindar un servicio a rápido, sencillo y eficaz al cliente, liderando la competitividad en el mercado

NEGOCIO

DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE S.I.

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

Propuesta para mejorar el tiempo de respuesta a la agencias, a través de la optimización del sistema ULTIMUS encargado del flujo de procesos de prestamos de vehículos.

El Banco cuenta con una infraestructura tecnológica de ultima generación y con personal capacitado para realizar la optimización en sitio. (Proyecto Interno)

Estrategia

Planificación, soporte, redes, servidores, departamento IT.

FASE 3: ESTRATEGIA

Estrategia

Misión de BAC

Facilitar con excelencia el intercambio y financiamiento

de bienes y servicios a nuestros clientes de la región

donde operamos, a través de medios de pago y

soluciones financieras innovadoras y rentables que

contribuyan a mejorar su calidad de vida, así como la de

nuestros colaboradores y accionistas.

FASE 3: ESTRATEGIA

Modelo Propuesto

Estrategia de Negocios

Estrategia de tecnológia de información

Infraestructura organizacional

Infraestructura de tecnología de información

Nivel de servicio

• Continuidad y cumplimiento con

la estrategia de negocios• Optimización en las prácticas del

servicio al cliente• Mejora los tiempos de respuesta • Procesos totalmente mensurables

se transforman en objetivos y

metas.• Retroalimentación del servicio

ofrecido

4. Nivel de servicio:

FASE 3: ESTRATEGIA

Propuesta de Optimización

Esto nos resta competitividad ante las agencias,

debido a que otros bancos del país han logrado

agilizar el proceso y les entregan las cartas en un

periodo no mayor de 3 días.

Por ende, realizamos una propuesta para mejorar el

tiempo de respuesta a la agencias, a través de la

optimización en el uso de herramientas tecnológicas

y de esta manera ganar competitividad en el

mercado.

FASE 3: ESTRATEGIA

Propuesta de Optimización

Ingreso de Datos

Aprobación o Negación del

sistema según requisitos

CréditoAprobación por

parte del AVP de Negocios.

Generación de documentos para

firma

Validación de Calidad

Entrega de carta promesa con firma

digitalizada

Desembolso

FIN

FASE 3: ESTRATEGIA

FASE 4 IMPLEMENTACION

Optimización

Automatización de los procesos de negocio:

• Automatizar firmas de aprobación.

• Desarrollar flujos de trabajo y distribuir la

responsabilidad.

• Reducir el tiempo muerto en los procesos debido a

traslados innecesarios.

• Facilitar la auditabilidad.

Monitoreo y medición de procesos:

• Estatus de los procesos en tiempo real.

• Descubrir ineficiencias.

• Identificar áreas de mejora.FASE 4: IMPLEMENTACION

WBSEtapas Partes Ejecutables Descripción Autorización Coordinación

Propuesta Identificación de Mejoras en el Sistema ULTIMUS

Se busca identificar las mejoras que se pueden

realizar dentro de la empresa, de esta manera poder ser una empresa

competitiva en el Mercado.

VP de Negocios AVP de Negocios, Gerente de proyectos

Organización Confección del Equipo de Trabajo

Crear un equipo capacitado para realizar los cambios

requeridos. VP de Tecnologia AVP de Negocios, Gerente

de proyectos y Calidad

Diagnóstico Estrategia de Negocio Actual

Identificar los mpetodos utilizados actualmente

VP de negocios, Gerente de calidad VP de Tecnologia

Diagnóstico Necesidades de la Información

Recopila información ncesaria de los diferentes

departamentosGerente de proyectos AVP de Negocios, VP de

Tecnolgia

Diagnóstico Identificación de las Oportunidades de Mejora

Ubicar los cuellos de botellas de los procesos, y

realizar un benchmark de la competencias, para mejoras

Gerente de proyectos AVP de Negocios, VP de Tecnolgia

Diagnóstico Descripción de la Cadena de Valor

Ubicar los recursos necesarios a utilizar Gerente de proyectos AVP de Negocios

Diagnóstico Identificación de Recursos Actuales

Realizar un estudio de los recursos utilizados

actualmente en la empresaGerente de proyectos AVP de Negocios

FASE 4: IMPLEMENTACION

Etapas Partes Ejectuables Descripción Autorización Coordinación

Estrategia Desarrollo de la Propuesta de Mejoras

Hacer un estudio interno y externo de las mejoras del

servicio o producto a ofrecer Gerente de proyectos AVP de Negocios

Estrategia Desarrollo de la Estrategia de Aplicación

Desarrollar como se va a implementar las mejoras sin tener mucho impacto sobre

las áreas involucradasGerente de proyectos VP de Tecnologia

Implementación Reconocimiento sobre Impacto de la Estrategia

Desarrollar el impacto que tendran las mejoras al

proceso Gerente de proyectos AVP de Negocios, VP de

Tecnolgia

Implementación Analisis sobre el Impacto en el Recurso Humano

Realizar un estudio en conjunto con el departamento

de RRHH del impacto que tendran las mejoras de los

procesos y sus colaboradores

Gerente de proyectos AVP de Negocios

Plan Proyección de Tabla de Tiempo para estudio

Realizar un estimado de tiempo de implementacion

del proyecto Gerente de proyectos VP de Tecnologia

WBS


Matriz de Roles y FuncionesPartes Ejecutables

Gerente General VP de Negocios AVP de Negocios VP de Tecnología Gerente de Proyectos

Gerente de Calidad

Identificación de Mejoras en el Sistema

ULTIMUSR R , A R, C E R , C P

Confección del Equipo de Trabajo C R, A P, C R, C

Estrategia de Negocio Actual R, A P R P, A P

Necesidades de la Información R P, C E, C P, A P

Identificación de las Oportunidades de

MejoraP P R, C P, C R, A P

Descripción de la Cadena de Valor P C P, A

Identificación de Recursos Actuales R C R R, A P

Desarrollo de la Propuesta de Mejoras R P, C P, A P, A P

Desarrollo de la Estrategia de Aplicación P P, C C P, A

Reconocimiento sobre Impacto de la Estrategia P C P, A

Analisis sobre el Impacto en el Recurso

Humano P, C P, A

Proyección de Tabla de Tiempo para estudio P P, C P, A

Involucrados

Roles E-Ejecuta P-Participa R-Revisa

FuncionesC-CoordinaA-Autoriza


Etapas Estratégicas Involucrados

Identificación de Mejoras en

el Sistema ULTIMUS

Confección del Equipo de

Trabajo

Identificación de la

Estrategia de Negocio Actual

Análisis de las Necesidades

de la Información

Identificación de las

Oportunidades de Mejora

Identificación de Mejoras en el Sistema

UTIMUS para el proceso de Préstamos

de Autos

Gerente General @ @ @ @ @

VP de Negocios @ @ @ @ @

AVP de Negocios Carta Carta Carta Carta Carta

VP de Tecnología Carta @ Carta Carta Carta

Gerente de Proyectos Carta @ Carta Carta Carta

Implementación de Mejoras en el proceso de Préstamos de Autos

AVP de Negocios Carta @ Carta Carta Carta

VP de Tecnología Carta @ Carta Carta Carta

Gerente de Proyectos Carta Carta Carta Carta Carta

Gerente de Calidad Carta @ @ @ @

Partes Ejecutables

Vía de comunicación: @, Correo Electrónico. Vía de comunicación: Papel, Carta.

Matriz de Comunicación


Etapas Estratégicas

Involucrados

Descripción de la

Cadena de Valor

Identificación de Recursos

Actuales

Desarrollo de la

Propuesta de Mejoras

Desarrollo de la

Estrategia de

Aplicación

Reconocimiento sobre Impacto de la Estrategia

Analisis sobre el Impacto

en el Recurso Humano

Proyección de Tabla de

Tiempo para estudio

Identificación de Mejoras en el

Sistema UTIMUS para el proceso de

Préstamos de Autos

Gerente General @ @ @ @ @

VP de Negocios @ @ @ @ @

AVP de Negocios @ Carta Carta Carta Carta Carta Carta

VP de Tecnología @ Carta Carta Carta Carta @ Carta

Gerente de Proyectos @ Carta Carta Carta Carta Carta Carta

Implementación de Mejoras en el

proceso de Préstamos de

Autos

AVP de Negocios Carta Carta Carta Carta Carta Carta Carta

VP de Tecnología Carta Carta Carta Carta Carta Carta Carta

Gerente de Proyectos @ Carta Carta Carta Carta Carta Carta

Gerente de Calidad @ @ @ @ @ @ @

Partes Ejecutables

Vía de comunicación: @, Correo Electrónico. Vía de comunicación: Papel, Carta.

Matriz de Comunicación


Planila de Requerimiento

Solicitud de Mejora en Procesos de Flujo de Ultimus para Préstamos de Autos Titulo: Mejora en proceso de autos Área solicitante: Banca de Personas Mejora solicitada: Mejora en el proceso de entrega de Cartas promesas de pago a las agencias de autos. Descripción: Actualmente la etapa de carta promesa de pago toma un promedio de 12 días, dado que el control de calidad realiza antes de la entrega de la misma contra los documentos originales, lo que implica que el expediente debe viajar desde las agencias o sucursales al área de trámite. Esto nos resta competitividad ante las agencias, pues los otros bancos les entregan la Carta promesa en un periodo no menor a 3 días. Análisis: Se incorporan mejoras al proceso que comprenden: digitalización de la firma en las cartas, segregación de la etapa de control de calidad (una parte se realizará antes de la entrega de Cartas promesa contra la documentos escaneados y la otra posterior a la entrega de la carta contra el expediente físico) Y se harán cambios en el Workflow que contemplen estas mejoras. Beneficios: Incremento en la generación de nuevos negocios al ser capaces de cumplir con los tiempos de respuestas requeridos por el Mercado. Fuentes de hallazgo: Información de las agencias de autos, auditor externo de calidad. Implementación: Análisis de los revisables en el expediente de autos; identificar los más sensitivos que se deben validar antes de la entrega de la carta.Implementación de la firma digitalizada en Ultimus. Modificación del procedimiento de autos y del check list de control de calidadImplementar mejoras en Ultimus.FASE 4: IMPLEMENTACION

Tabla de TiemposÁrea Proyectos Tiempo Estimado

Banca de Personas (Negocios)

Solicitud de mejoraRequerimiento de mejora

1 mes

Calidad Actualización de check list 2 semanas

Tecnología Mejoras de Ultimus y Workflow

3 meses

El tiempo estimado para los estudios y pruebas del proyecto es aproximadamente de 4 meses y medio.


FASE 5 IMPACTO

Excelencia Estratégica

Clientes

Personal

Procesos

Estrategia

AgilidadOrganizacional

Ventaja en la Cadena de Valor

OPTIMIZACION

FASE 5: IMPACTO

Competitividad ADMINISTRACIÓN

PRODUCTIVIDAD

DIFERENCIACIÓNPRODUCTO SERVICIO

FASE 5: IMPACTO

• El impacto debido a cambios en los

procesos debe manejarse con calma.

• Los protagonistas están familiarizados con

el sistema, sin embargo deben actualizarse

según se requiera.

• Debe existir un periodo de adaptación y

comprensión (manejo de errores) antes de

implementar el nuevo proceso.

RRHH

FASE 5: IMPACTO

Conclusiones• Se ha perdido competitividad ante las agencias,

debido a que otros bancos del país han logrado

agilizar el proceso y les entregan las cartas en un

periodo no mayor de 3 días.

• Esta propuesta optimizaría el el tiempo de respuesta

a la agencias.

• Las modificaciones serian muy bajas considerando

los beneficios que resultarian.

• El impacto en general seria muy positivo y asimilable

por los usuarios del sistema.

GRACIAS POR SU ATECION ! ! !

ppt tito proyecto final ss

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