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Estudios Generales

Augusto JAVES SANCHEZLic. Administración

Maestría en Gestión Estratégica de OrganizacionesDoctorado en Administración

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Semana: 6 08 de abril de 2013

Estudios Generales

Teoría clásica de la administración

Henri Fayol es considerado el padre de la Teoría Clásica de la Administración, la cual nace de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas.

Partiendo de un principio en el que afirma que una empresa puede estar dividida en funciones, plantea las siguientes áreas:

• Administrativas• Técnicas• Comerciales • Financieras• Contables• De seguridad

Funciones básicas de la empresa

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

FUNCIONES TÉCNICAS

FUNCIONES COMERCIALES

FUNCIONESFINANCIERAS

FUNCIONESDE SEGURIDAD

FUNCIONES CONTABLES

Función técnica

• Es la función primordial debido a que da origen o constituye la razón de ser de la institución.

• La función técnica sería la medicina en el caso de un hospital, el derecho en un bufete de abogados, la función de finanzas en un banco, etc.

• Cualquiera que sea el campo del conocimiento que deba ser aplicado para lograr la realización de la misión de la institución que proporciona el bien o servicio, constituirá en su caso la función técnica.

• está relacionado con la producción de bienes y servicios de la empresa.

Función comercial

• En el mundo de la empresa hay un objetivo fundamental hacia el que van encamindado todos los esfuerzos de la organización y al servicio del cual se ponen todo los medios de los que dispone la empresa. El objetivo no es otro que la venta de los productos o servicios que se ofrezcan al mercado.

• Nada en la empresa tiene sentido si se falla en este fundamental aspecto.

• ¿De qué vale una organización modélica, la perfección en la fabricación y calidad de los productos si no sabemos venderlos?

Función comercial

• La función comercial conecta la empresa con el exterior, se ocupa del conjunto de actividades necesarias para hacer llegar los bienes y servicios producidos al consumidor.

• consiste en determinar, analizando el mercado, qué bien o servicio se va a producir, a qué público se va a dirigir, dónde se va a comercializar, qué precio tendrá, cómo se va a promocionar....

• La actividad comercial intentará que el consumidor se sienta satisfecho por el bien o servicio que ella ofrece y no por cualquiera de los que han puesto en el mercado otras empresas.

Función contable

La contabilidad cuenta con dos funciones básicas en una empresa; 1. Llevar un control de los recursos que posean las

entidades comerciales, para que los mismos puedan administrarse en una forma eficaz, requiriendo el anterior establecimiento del proceso contable cumpliendo con sus fases de sistematización, valuación y registro.

2. Informar mediante los estados financieros, las operaciones realizadas sin importar que las mismas modifiquen al patrimonio; con esto queremos decir que la contabilidad debe demostrar cuales son los recursos y a cuanto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y patrimonio.

Función contable

• También debe observar y realizar una evaluación sobre el comportamiento de dicha empresa; la contabilidad también debe realizar una comparación con respeto a los resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en otros períodos o bien, aquellos que les pertenecen a entidades de competencia; es importante que la contabilidad planee sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que la misma se desarrolla.

• La información que ofrezca la contabilidad de una empresa es básica para llevar a cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas entidades comerciales como de los empleados.

Función financiera

Finanzas: Es la planeación de los recursos económicos para que su aplicación sea de la forma más óptima posible, además de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la captación de recursos cuando la empresa tenga necesidades de los mismos, busca la reducción de la incertidumbre de la inversión, todo esto con la finalidad de obtener las máximas utilidades por acción o la rentabilidad de una empresa.Función financiera: La función financiera es la actividad por la cual el administrador financiero prevé, planea, organiza, integra, dirige y controla. Y esta consiste en el tamaño de la empresa.

La función financiera se divide en tres áreas de decisiones:a. Decisiones de inversión. Donde invertir los fondos y en que proporción.b. Decisiones de financiamiento. De donde obtener los fondos y en que proporción.c. Decisiones de política de dividendos. Como remunerar a los accionistas de la empresa

Las tres funciones primarias del administrador financiero son:d. Análisis y planeación de actividades financieras. Transformación de datos de finanzas para:

1. Vigilar la Posición financiera de la empresa 2. Evaluar la necesidad en incrementar la capacidad productiva3. Determinar el financiamiento adicional que se requiere.

b. Determinación de los activos de la empresa. Determinar 1. El importe monetario del activo fijo y circulante

2.Tipo de activos que se señalan en el balance general de la empresa.c. Manejo de la estructura financiera de la empresa. Determinar:

1. La composición adecuada de financiamiento a corto y largo plazo 2. Las mejores fuentes de financiamiento a corto o largo plazo para la organización.

Función financiera

Función de seguridad

Las funciones de seguridad son las que velan por el bienestar de las personas que laboran en la organización y los muebles y enseres con que cuenta la misma.Conceptos involucrados:• Seguridad e Higiene: las múltiples referencias definen a esta área en

general como una actividad aplicada a los centros de trabajo, para salvaguardar la integridad física de los trabajadores y evitar futuros accidentes.

• Seguridad Industrial: es referida generalmente como la encargada en los centros de trabajo, de minimizar riesgos para los recursos humanos y para los equipos de trabajo en su mutua relación.

• Higiene Industrial: se le refiere como el área que previene y controla los riesgos ambientales para el hombre en los centros de trabajo, y que le pueden producir enfermedades.

El concepto deriva en un conjunto de actividades implementadas, principalmente en las empresas, para preservar su seguridad patrimonial, recursos humanos, materiales, información e imagen, y disminuir niveles de riesgo.

Función de seguridad

En las empresas se debe de establecer un área de seguridad, y que su vez se subdivida en secciones, según las necesidades de la empresa, por ejemplo el departamento de Seguridad Corporativa en empresas más bien grandes, o simplemente de Seguridad en empresas pequeñas, con áreas como salud y trabajo, informática, patrimonial, protección civil, sistemas de producción, sistemas de distribución, y todas aquellas que la especificidad de cada negocio demande de acuerdo a sus particulares necesidades, habiendo un responsable experto en cada una de esas áreas, con la coordinación general del responsable de la seguridad corporativa, quien desde luego debe de tener la solvencia profesional para conocer las áreas a su cargo, con la asesoría de sus expertos.

Funciones de la empresa

En la actualidad las funciones básicas de la empresa se denominan áreas de administración: • las funciones administrativas reciben el

nombre de Gerencia o Administración General;

• las funciones técnicas se denominan áreas de producción, manufactura u operaciones;

• las funciones comerciales se llaman de ventas o de marketing;

• las funciones financieras se llaman áreas financieras que incluyen las antiguas funciones contables.

• Las funciones de seguridad pasaron a conformar un nivel de apoyo y finalmente surgieron las áreas de recursos humanos y logística.

ANTES ACTUALIDAD

FUNCIONES TÉCNICAS

AREA DE PRODUCCIÓN

FUNCINES COMERCIALES

AREA DE VENTAS O MARKETING

FUNCIONES FINANCIERAS Y CONTABLES

AREA DE FINANZAS

FUNCIONES DE SEGURIDAD

AREA DE RECURSOS HUMANOS

AREA DE LOGÌSTICA

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

AREA ADMINISTRATIVA

Áreas Funcionales Básicas de la Empresa (Ciclo Operativo)

OPERACIONES

RRHH

MARKETINGFINANZAS

LOGISTICA LOGISTICA

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Enfoque Sistémico

• Sistema abierto en interacción con su medio ambiente.

• Sistema con fines determinados.

• Constituido por varios subsistemas

• Los subsistemas son mutuamente dependientes

Modelos de Sistemas Organizacionales

1. Modelo o Punto de Vista Socio Técnico

Subsistema de Metasy Valores

Subsistema Técnico

Subsistema Estructural

SubsistemaSicosocial

SubsistemaAdministrativo

Elementos del Sistema Organizacional

• Insumos

• Proceso de Transformación

• Resultados

• Retroalimentación o Revitalización del Sistema

La Organización como Sistema

Proveedores Clientes

Insumos ProductosBienesServicios

MaterialesPersonasInformaciónConocimientosTecnología

Retroalimentación

Todas las decisiones están basadas en un factor productivo de mucha importancia: “EL CONOCIMIENTO”

Proceso de Transformación

La Organización como Sistema

Proveedores Clientes

Insumos Productos:

MaterialesPersonasInformaciónConocimientosTecnología

Retroalimentación

Todas las decisiones están basadas en un factor productivo de mucha importancia: “EL CONOCIMIENTO”

Proceso de Transformación

Planta(activos)

Trabajo(MO)

Tecnología Know How

Bienes Físicos

Servicios

CURVA DE APRENDIZAJE

Curva de Aprendizaje

ETAPA DE APRENDIZAJEETAPA CONSTANTE

ETAPA DE ABURRIMIENTO

Conceptos Generales

• Valor Agregado• Productividad• Eficacia• Eficiencia• Factores de

Producción

• Factores Variables• Factores Fijos• Corto Plazo• Largo Plazo

LA EMPRESA COMO SISTEMA ORGANICO

MENTEALMA

CUERPO

VisiónMisión

ObjetivosPlan Estratégico

PRESIDENTE

PRODUCCIÓNINVESTIGACION YDESARROLLOFINANZAS MERCADOTÉCNIA

PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

PRODUCTOS PARAEL CUIDADO DE LA

SALUD

FilosofíaValores

PrincipiosCultura

Organizacional

COMPARACION ENTRE LA ESTRUCTURA

DEL SER HUMANO Y LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

ANATOMÍA

• (Del lat. Anatome, y este del gr. Anatomê disección).

Estudio de las estructuras internas y externas del cuerpo, y relaciones físicas (espaciales) entre estas

• Como los organismos vivos desempeñan sus funciones (ciencia de la función normal de las cosas vivas)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESARIALES

SISTEMAS DEL CUERPO HUMANO

SISTEMAS EMPRESARIALES

SISTEMAS DE ÓRGANOS

• Sistema Esquelético• Sistema Muscular • Sistema Nervioso• Sistema Integumentario (tegumento-cubrir)• Sistema Cardiovascular• Sistema Endocrino

SISTEMA LOGISTICO EMPRESARIAL

Compra de Equipos.Control de inventarios.Registro de proveedores.Compra de mercancías, materias primas, insumos y servicios.Control de gastos administrativos.

SISTEMA PRODUCTIVO EMPRESARIAL

Empresaindustrial

Empresa Comercial Empresa de Servicios

Desarrollo de productos.Planeamiento, Organización y control de la producciónControl de costos de producción.Control de Calidad:Acopio de información tecnológica.Servicios post-venta.

Diseño de nuevos sistemas de ventas.Control de calidad.Empaque.Entrega de mercancías.Servicios post-venta.

Diseño de nuevos servicios.Prestación del Servicio.Control de calidad.

SISTEMA ECONOMICO FINANCIERO EMPRESARIAL

Elaboración y control de presupuestos.Gestión y obtención de crédito de fuentes externas (Bancos, Bolsa de Valores, etc.)Registros en Libros Contables.Control del dinero en efectivo (caja / bancos).Otorgamiento de créditos a clientes.Cobranzas.Análisis de costos y gastos.Diseño de programas de inversión.

SISTEMA DE INVESTIGACION DE MERCADOS

Investigación y análisis del mercado.Planeamiento de ventas y campañas comerciales.Promoción.Publicidad.Venta de productos y servicios.Control de gastos y costos de ventas.Evaluación y seguimiento post-venta.

SISTEMA DECISIONAL EMPRESARIAL

Identificación de las necesidades del mercado y propuesta de los Valores Empresariales.Elaboración de la Visión, Misión, Objetivos.Toma de decisiones.Aprobación de Planes Estratégicos.Aprobación de Balances y Memorias Anuales

FISIOLOGÍA

• Relación: Toda función específica es realizada por una estructura específica.

• Enfoques: relaciones estructurales vs características funcionales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPRESARIALES

Requiere que muchas de sus piezas, cadenas y engranajes trabajen simultánea y sincronizadamente para que cada uno de nosotros pueda llevar una vida normal.

Y al igual que todas las máquinas de alta tecnología, necesita de un computador central que administre y controle cada una de sus funciones y movimientos. Pero nuestro ordenador es mucho más completo, ya que además nos permite pensar, sentir, actuar y decidir.

El cuerpo humano es una compleja máquina.

La unidad básica del sistema nervioso es una célula muy especializada llamada neurona, que se distingue de una célula normal por su incapacidad para reproducirse, lo cual explica que toda lesión cerebral sea definitiva. Las neuronas miden menos de 0.1 milímetro.

N

E

U

R

O

N

A

S

ANÁLISIS ESTRATÉGICO

Diagnosticar el escenario identificar los escenarios político económico y social internacionales y nacionales más probables, analizar los agentes empresariales exógenos a la empresa (proveedores, clientes, gobierno, competencia, acreedores, etc.), tipificar las empresas, tipificar los empresarios, etc.

12/04/2023

GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Planificar, la anticipación del quehacer futuro de la empresa y la fijación de la Estrategia y las metas u objetivos a cumplir por la empresa; organizar, determinar las funciones y estructura necesarias para lograr el objetivo estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones; dirigir, consiste en hacer actuar a otros para cumplir con los objetivos y controlar verificar lo realizado con los objetivos propuestos.

GESTIÓN DE MARKETING Detectar, captar, asegurar, mantener e incrementar una

porción de mercado o segmento en el cual comercializar el bien o servicio producido.

PROMOCION DE VENTAS

PUBLICIDAD

VENTA PERSONAL

RELACIONES PÚBLICAS

12/04/2023

GESTIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Aplicar los sistemas de información y de comunicación intra y extra empresa a todas las áreas de la empresa, para contribuir a la óptima toma de decisiones en conjunto con el uso de Internet.

12/04/2023

GESTIÓN FINANCIERA

Obtener dinero y crédito al menor costo posible, así como asignar, controlar y evaluar el uso de los recursos financieros de la empresa, para lograr el máximo rendimiento de estos los recursos limitados de la empresa llevando un adecuado registro contable

12/04/2023

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Persigue utilizar la fuerza de trabajo en la forma más eficiente posible preocupándose del proceso de obtención, mantención y desarrollo del personal. Además busca su integración a través de la motivación, liderazgo, trabajo en equipo, en conjunto con las técnicas de comunicación y negociación.

12/04/2023

GESTIÓN DE OPERACIONES Y LOGÍSTICA

Suministrar los bienes y servicios que irán a satisfacer necesidades de los consumidores, transformando un conjunto de materias primas, mano de obra, energía, insumos, información, etc. en productos finales debidamente distribuidos. Analizar el nivel tecnológico de los procesos productivos desde el artesanal hasta la automatización

12/04/2023

GESTIÓN AMBIENTAL

Contribuir a crear conciencia sobre la necesidad de aplicar, en la empresa, políticas de defensa del medio ambiente