Diplomatura de Especialización Avanzada en Implementación y Auditoría de sistemas integrados de Gestión de la calidad, Medio Ambiente, seguridad y salud ocupacional

Control de Documentos y Registros

TEMARIO SESIÓN 1

I. Estructura Documentaria de un SIG

II. Manual del SIG

III. Planes

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

SESIÓN 1

Taller Nº 1: Manual y Planes

I. Estructura Documentaria de un SIG

Estructura de un SIG

Políticas

Manuales

Planes

Procedimientos e Instructivos

Registros

Requisitos de la documentación

• 4.2.1 La documentación del SGC debe incluir:

• Política de la Calidad y Objetivos,

• Manual de la calidad,

• Procedimientos documentados: 6 procedimientos obligatorios

• Los registros requeridos por esta Norma Internacional, y

• Los documentos y registros adicionales que la organización determina.

ISO 9001

• 4.4.4 La documentación del SGA debe incluir:

• Política, Objetivos y metas ambientales.

• Alcance del SGA

• Elementos principales del SGA y su interacción.

• Los registros requeridos por esta Norma Internacional, y

• Los documentos y registros adicionales que la organización determina.

ISO 14001

• 4.4.4 La documentación del SGSySO debe incluir:

• Política y Objetivos de SySO.

• Alcance del SGSySO.

• Elementos principales del SGSySO y su interacción.

• Los registros requeridos por esta Norma Internacional, y

• Los documentos y registros adicionales que la organización determina.

OHSAS 18001

II. Manual del Sistema Integrado de

Gestión

II. Manual del Sistema Integrado de Gestión

Documento que especifica el sistema de gestión de una

organización

NOTA Los manuales pueden variar en cuanto a detalle y

formato para adecuarse al tamaño y complejidad de

cada organización en particular.

Estructura de un Manual de un SIG

ISO 9001: 2008 (4.2.2)

1. Alcance del SG

2. Exclusiones (solo Cap. 7)

3. Referencia a los procedimientos

4. Interacción de los procesos (Mapa de procesos)

ISO 14001: 2004

• No solicita un Manual para el SGA

OHSAS 18001: 2007

• No solicita un Manual para el SGSySO

III. Planes

III. Planes

Documento que especifica qué procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y

cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto,

proceso o contrato específico

NOTA 1 Estos procedimientos generalmente incluyen a los

relativos a los procesos de gestión de la calidad y a los

procesos de realización del producto.

NOTA 2 Un plan de la calidad hace referencia con

frecuencia a partes del manual de la calidad o a

procedimientos documentados.

NOTA 3 Un plan de la calidad es generalmente uno de los

resultados de la planificación de la calidad.

Diferencia entre Plan y Programa ( según la RAE)

Plan:

• Intención, proyecto.

• Modelo sistemático de una actuación pública o privada,

que se elabora anticipadamente para dirigirla y

encauzarla.

Programa:

• Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a

cabo un proyecto.

Estructura de un Plan

1. Alcance

2. Inputs – Información de entrada

3. Objetivos

4. Responsabilidades

5. Control de Documentos e Información

6. Control de Registros

7. Recursos

– Financieros

– Materiales

– Humanos

– Infraestructura

Otra forma de elaborar un Plan

Nº 5W2H ¿Qué significa?

1 What ? ¿Qué se va hacer?

2 Who ? ¿Quién lo va hacer?

3 How ? ¿Cómo se va hacer?

4 Why ? ¿Por qué se va hacer?

5 Where ? ¿Dónde se va hacer?

6 When? ¿Cuándo se va hacer ?

7 How much? ¿Cuánto va costar?

Taller N° 1: Manual y Planes

1. Definir el Manual del SIG para trabajo su integrador.

Tomando en cuenta los aspectos de las tres normas.

– Alcance del SG

– Exclusiones (solo Cap. 7)

– Referencia a los procedimientos

– Interacción de los procesos (Mapa de procesos)

2. Elaborar los Planes necesarios para demostrar la

efectividad del SIG solicitados por los tres sistemas de

gestión.

TEMARIO SESÍON 2

IV. Procedimientos

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

SESIÓN 3

Taller Nº 2:

Elaboración de un procedimiento de atención de

quejas/reclamos

IV. Procedimientos

IV. Procedimiento

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso

NOTA 1 Los procedimientos pueden estar documentados o

no.

NOTA 2 Cuando un procedimiento está documentado, se

utiliza con frecuencia el término “procedimiento escrito”

o “procedimiento documentado”. El documento que

contiene un procedimiento puede denominarse

"documento de procedimiento".

Control de Documentos

• 4.2.4 Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

• aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,

• asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,

• asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,

• asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y

• prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

ISO 9001

Control de Documentos

• 4.4.5 La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

• aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;

• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;

• asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;

• asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso;

• asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;

• asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental y se controla su distribución; y

• prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

ISO 14001

Control de Documentos • 4.4.5 La organización debe establecer, implementar y

mantener un(os) procedimiento(s) para:

• aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;

• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;

• asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;

• asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en os lugares de uso.

• asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables;

• asegurar que estén identificados los documentos de origen externo determinados por la organización como necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de SySO, y que su distribución esté controlada, y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

OHSAS 18001

¿Documentos de origen interno y externo?

Origen externo: son todos los documentos que no fueron

creados/elaborados fuera del alcance del sistema de

gestión.

Ejemplo: normas legales, normas técnicas, manuales de

equipos, documentación de proveedores, corporativos,

etc.

Origen interno: son todos los documentos que fueron/son

creados/elaborados dentro del alcance del sistema de

gestión.

Ejemplo: los procedimientos y registros obligatorios del

SG, y los adicionales definidos por la organización.

Estructura de un Procedimiento (2 opciones)

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsables

4. Documentos de

Referencia

5. Términos de Referencia

6. Políticas

7. Desarrollo

8. Registros

1. Objetivo y alcance

2. Entradas

3. Método

4. Salidas, clientes y

métricas

5. Definiciones

6. Referencias

7. Apéndices

Taller N° 2: elaboración de un procedimiento de atención de quejas/reclamos

1. Identifique los procedimientos documentados

solicitados por el sistema integrado, y elabore cada uno

de ellos.

– Procedimiento de control de documentos

– Procedimiento de control de registros

– Procedimiento de auditorías internas

– Procedimiento de control del producto no conforme

– Procedimiento de acciones correctivas

– Procedimiento de acciones preventivas

– Procedimientos de control operacional

TEMARIO SESIÓN N° 3

V. Instructivos

VI. Registros / Formatos

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

SESIÓN 3

Taller Nº 3:

Elaboración de registros

V. Instructivos

V. Instructivo

Manera especifica de realizar un trabajo (criterio

operacional).

Persigue un fin operativo. El lector es un personal técnico.

Estructura de un Instructivo

1. Objetivo

2. Alcance

3. Desarrollo

4. Registros

VI. Registros / Formatos

VI. Registros / Formatos

Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para

documentar la trazabilidad y para proporcionar

evidencia de verificaciones, acciones preventivas y

acciones correctivas.

NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos

al control del estado de revisión.

Control de Registros

• 4.2.4 La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

• Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

ISO 9001

• 4.5.4 La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

• Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

ISO 14001

• 4.5.4 La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

• Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

OHSAS 18001

Taller N° 3: elaboración de los registros de los

talleres anteriores

1. Identifique los registros obligatorios solicitados por el

sistema integrado, y elabore cada uno de estos

asociados a los procedimientos obligatorios.

Conclusiones