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Distribuir Documentos entre los comuneros

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(Fácil, útil y económico)

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Dentro del menú de Comunidades tenemos un botón para generar ficheros con formato CSV.

CSV es un formato de ficheros planos, que se abrirá con Microsoft Excel.

Pulsando el botón Generar Fichero CSV se abrirá la pantalla que se muestra en la siguiente

diapositiva, donde elegiremos la comunidad de propietarios y los documentos a subir contra

esta comunidad.

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1.- Seleccionamos la comunidad en la

que queremos distribuir los documentos

individualizados por comuneros

2.- Seleccionamos en nuestro PC los ficheros a distribuir. Atención si no viese este

botón contacte con nosotros o consulte diapositiva nº 12.

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PortalVecinosLos ficheros aparecerán en la pantalla de la siguiente forma. Pinchando la opción Transportar, se

subirán al portal. También podemos limpiar la selección de forma individual o conjunta (en caso

de haber seleccionado ficheros de forma incorrecta) pulsando en el aspa roja a la derecha del

fichero o el botón Limpiar .

Una vez transportados todos los archivos, se generará

un ficheros CSV con estado “No Enviado”, tal y cómo

se muestra en la imagen de la siguiente diapositiva.

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Obligatoriamente hay que descargar en nuestro PC el fichero CSV para manipularlo y así asociar

documentos con comuneros. Es decir, corregir el fichero para su envío.

Se descarga haciendo doble click sobre el nombre del fichero, Ficheros CSV.

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Abrimos el fichero CSV (con Microsoft Excel), apareciendo un documento cómo el de la imagen, donde

tenemos 5 columnas; (No se puede suprimir ninguna columna)

Comunidad de propietarios, Fichero, e-mail, Propietario y Observaciones Fichero

A continuación tenemos que asociar el Fichero (columna B) al comunero que le corresponda (columnas C y

D). Lo importante es la columna C, email destinatario del fichero.

Lo que sí se puede hacer es dejar contenido de celdas de filas en blanco, o eliminar filas.

No se pueden añadir, ni manipular Ficheros en columna B, que no hayan sido subidos previamente al

portal Web con el programa de Generar CSV. Ejemplo: En esta imagen los

ficheros a distribuir son fondo.png, logo.jpg y logo1, puedo crear nuevas filas para nuevos

destinatarios pero siempre distribuyendo estos ficheros, no otros, contra la comunidad elegida.

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Una vez actualizado el fichero, pulsamos la X de arriba a la derecha de nuestro Excel para salir, nos

pedirá grabar el documento, Atención, lo guardamos con el mismo nombre.

Un vez guardado el fichero, nos aparecerá un mensaje cómo el de la imagen inferior, pulsamos “Si” y

entonces se cerrará el Excel.

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Una vez guardado en nuestro PC el fichero CSV ya manipulado, tenemos que subir los cambios al

portal, para ello pulsaremos el botón Subir Fichero CSV Corregido.

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Se nos abre una pantalla como esta, donde

pulsando el botón Examinar, buscamos en nuestro

PC el fichero CSV corregido, para así subirlo al

portal. Un vez seleccionado pulsaremos el botón

de Actualizar CSV Corregido, subiéndolo

definitivamente.

Automáticamente nos llevará a la pantalla donde

están registrados todos los ficheros CSV,

modificándose el estado del fichero, de “No

Enviado”, a “Actualizado”.

PortalVecinosYa solo nos queda preparar el fichero para su envío y distribución entre comuneros. Para ello

pulsamos el botón marcado en imagen como “paso 1”, pasando entonces el estado del fichero

de “Actualizado” a “En Cola”. Existe un proceso diario que realiza esta tarea, consistiendo

en mandar un email a cada comunero que existe en el fichero CSV con el documento asociado.

El comunero también podrá acceder a estos documentos en el apartado “Mi Buzón” dentro de la plataforma.

Paso 1

Antes de que se ejecute la tarea de distribución, podemos evitar que este fichero se distribuya,

volviendo a pulsar el botón de “Paso 1”, cambiando entonces el estado del fichero CSV de

“En Cola “ a “ No Enviado “ (estado inicial), por lo que si lo queremos volver a poner “En Cola “,

tendremos obligatoriamente que repetir los pasos explicados previamente.

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Sabremos que el proceso diario que realiza la tarea de distribución se ha ejecutado, porque ha cambiado

el estado del fichero CSV de “En Cola” a “Enviado”. También asociado al fichero, tendremos un fichero

LOG.csv donde podremos ver el resultado de la distribución.

PortalVecinosPara que los comuneros de una comunidad determinada

tengan acceso a su buzón personal, tendremos que

modificar uno de los parámetros de la comunidad.

Editaremos los datos de la comunidad de propietarios y

marcamos cómo “SI” la opción de Buzón del Comunero.

Por defecto en todas las comunidades ya creadas esta

opción está a “NO”. Una vez marcado el “SI”, aparecerá

en todas las opciones del menú comunero un enlace a su buzón, tal y

cómo se ve en la imagen “Mi Buzón”.

Pulsando “Mi Buzón”, cada comunero tendrá acceso a sus documentos personales, cada

comunero SOLO verá los suyos.

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Si no funciona el programa de subir ficheros, o no vemos el botón de Ficheros, vamos a la siguiente

dirección: (Descargamos el programa y lo instalamos)

http://get.adobe.com/es/flashplayer/otherversions/

Seleccionamos nuestro

Sistema operativo

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