portafolio de servicios para eventos
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ANTORAMI S.A.S.
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Una compañía con perspectiva del futuro
aplicada al presente
Amplia experiencia en el mercado de eventos brindando soluciones en tecnología y logística
PORTAFOLIO DE SERVICIOS PARA EVENTOS
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Tabla de contenido
1. SERVICIOS PREVIOS A LOS EVENTOS................................................................................. 3
1.1. Sitios web ...................................................................................................................... 3
1.2. Plataforma especializada de registro a eventos - ASISTIENDO.COM ................. 5
1.3. Campañas de email ................................................................................................... 7
1.4. Campañas de correo físico ....................................................................................... 7
1.5. Campañas de Telemercadeo .................................................................................. 8
2. SERVICIOS PRESTADOS DURANTE LOS EVENTOS.............................................................. 8
2.1. Acreditación de asistentes ........................................................................................ 8
2.1.1. Acreditación formal............................................................................................. 8
2.1.2. Acreditación VIP ................................................................................................ 10
2.2. Control de áreas con código de barras................................................................ 10
2.3. Informes y estadísticas del evento .......................................................................... 11
3. SERVICIOS POSTERIORES A LA REALIZACION DE LOS EVENTOS ................................... 11
3.1. Encuestas de satisfacción ........................................................................................ 11
3.2. Descarga de memorias y certificados en línea ................................................... 12
4. PRODUCTOS Y SERVICIOS ADICIONALES PARA EVENTOS ........................................... 12
4.1. Impresos para eventos ............................................................................................. 12
4.2. Promocionales y material POP ................................................................................ 12
4.3. Controles y ayudas tecnológicas ........................................................................... 13
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ANTORAMI es una reconocida compañía en el mercado con amplia trayectoria que presta
servicios en la realización de eventos y en el desarrollo de proyectos informáticos.
Nuestros servicios abarcan soluciones a nivel tecnológico y logístico, brindando desde el
acceso a plataformas especializadas para la gestión de eventos y recaudos en línea hasta la
realización de proyectos informáticos a la medida del cliente para la construcción de todo
tipo de plataformas de información.
A continuación presentamos a su consideración nuestro portafolio comercial correspondiente
a los servicios especializados para eventos, el cual esperamos le resulte muy interesante.
Si lo requiere, solicite nuestro portafolio comercial correspondiente a los servicios de
consultoría informática.
PORTAFOLIO DE SERVICIOS PARA EVENTOS
Prestamos nuestros servicios en los siguientes tipos de eventos:
Eventos académicos: charlas, coloquios, conferencias, congresos, encuentros, foros,
seminarios, simposios, etc.
Eventos empresariales: asambleas, campañas, convenciones, cumbres, exposiciones,
ferias, festivales, homenajes, lanzamientos, reuniones, despedidas de fin de año, etc.
Eventos deportivos: torneos de golf, maratones, torneos de squash, torneos de tenis,
etc.
1. SERVICIOS PREVIOS A LOS EVENTOS
Son todos aquellos servicios que se prestan con anterioridad a la realización de eventos.
1.1. Sitios web
Abordamos el diseño y desarrollo de sitios web especializados para eventos, con las últimas
tecnologías web (HTML5, Javascript, Jquery, ASP, ASP.NET) y contenidos especializados como:
Página de bienvenida al evento y justificación de la inversión
Agenda temática del evento
Conferencistas invitados
Patrocinios (stands y paquetes comerciales de patrocinio con visualización de reservas
en línea)
Aerolínea oficial del evento
Sede del evento, hospedaje y paquetes turísticos
Memorias del evento
Noticias y boletines
Vinculación a redes sociales
Contador especializado de visitas
Los sitios web pueden ser implementados en múltiples idiomas (español, inglés, portugués,
otros).
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A continuación, algunos de los sitios web implementados por nuestra compañía:
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1.2. Plataforma especializada de registro a eventos - ASISTIENDO.COM Contamos con una robusta plataforma web muy reconocida en el mercado llamada
ASISTIENDO.COM (www.asistiendo.com), la cual cuenta con las siguientes funcionalidades:
Formulario de registro en internet de asistentes a eventos y actividades como talleres,
simposios, excursiones, salidas técnicas, etc., con control de cupos y selecciones
confluentes.
Pagos en línea integrados con:
PayU Latam: la mayor red de pagos a nivel Latinoamérica, con las siguientes
opciones de pago:
Tarjetas de crédito Visa, Master Card, American Express y Diners Club desde
cualquier parte del mundo
PSE (cargo a cuenta corriente o de ahorros de cualquier banco en Colombia)
Efectivo en puntos Baloto o Efecty en Colombia
Pago en bancos con código de barras (por el momento con Bancolombia)
Nuestra integración con PayU ofrece la posibilidad de recibir directamente los
recaudos en cualquiera de los siguientes países:
Colombia
Argentina
Brasil
Chile
México
Panamá
Perú
PayPal: una de las mayores redes de pagos por internet a nivel mundial, con las
siguientes opciones de pago:
Cuentas propias de PayPal
Tarjetas débito o crédito afiliadas
Cargo en cuentas bancarias
Módulo de notificación de pagos no efectuados en línea, mediante el cual los clientes
pueden reportar pagos no efectuados en línea sino por medios tradicionales como:
Consignaciones realizadas en bancos
Transferencias nacionales desde portales bancarios
Giros internacionales
Cartas de compromiso u órdenes de compra
Cartas de canje comercial, etc.
Módulo de registro y calificación de resúmenes (abstracts) y trabajos.
Reserva y pago de stands en línea, con página que permite visualización de stands
disponibles, reservados y adquiridos
Módulo de administración para consulta y generación de reportes y estadísticas de
asistentes registrados y pagos efectuados, con descargas a Excel.
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A continuación, algunas de las plataformas implementadas para diferentes eventos:
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1.3. Campañas de email
Realizamos el diseño y envío de campañas de email masivo para convocatorias a eventos,
envío de notificaciones, agradecimientos de participación, etc.
1.4. Campañas de correo físico
Realizamos el alistamiento y envío de correo físico a destinos locales, cercanías, nacionales e
internacionales.
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1.5. Campañas de Telemercadeo Desarrollamos campañas de telemercadeo especializadas para eventos orientadas a:
Construcción de Base de datos
Actualización de base de datos
Invitación y/o confirmación de asistencia a eventos
2. SERVICIOS PRESTADOS DURANTE LOS EVENTOS
2.1. Acreditación de asistentes
El servicio se presta en la sede del evento desplegando estaciones de acreditación que
pueden operar mediante alguno de los siguientes esquemas:
2.1.1. Acreditación formal
Se presta mediante el uso de equipos portátiles. Cada estación de acreditación consta de:
1 Operador(a) uniformado(a)
1 Portátil con nuestro software especializado de registro
1 Lector de código de barras bidimensional (para lectura de cédulas y/o códigos QR)
1 Impresora para personalización de escarapelas
Cada estación puede registrar en promedio entre 60 y 80 asistentes por hora, dependiendo
de la cantidad de datos adicionales que se requiera capturar.
El proceso de acreditación se realiza por medio de lectura de código de barras de cédulas
de ciudadanía, capturando los datos disponibles de la cédula como nombres y apellidos,
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fecha de nacimiento y factor RH de la sangre. También es factible leer códigos QR que
pueden ser generados en línea desde nuestra plataforma de registro web o físicamente en
invitaciones enviadas por courrier.
La escarapela se personaliza con nombre y/o empresa y/o cargo del asistente y se imprime
un código de barras que puede leerse en caso de que se requiera realizar control de áreas. A
la escarapela se adhiere un sticker de seguridad que evita la clonación de escarapelas.
Ud. como organizador del evento tiene a su disposición una herramienta exclusiva de
informes y estadísticas a la que puede acceder desde su celular para estar informado
permanentemente de la cantidad de asistentes que han llegado a su evento y ver diversas
estadísticas de los asistentes.
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2.1.2. Acreditación VIP
Se presta mediante el uso de tablets operadas por un(a) operador(a). Cada estación puede
registrar en promedio entre 50 y 70 asistentes por hora, dependiendo de la cantidad de datos
adicionales que se requiera capturar.
El proceso de acreditación se realiza mediante la búsqueda del nombre o apellido del
asistente y no se imprime escarapela. En caso de ser necesario, se puede suministrar manilla
al cliente.
Este tipo de acreditación se utiliza habitualmente para el registro en cenas, fiestas, cocteles o
acreditación en torneos de golf.
2.2. Control de áreas con código de barras
Este servicio permite controlar el ingreso de los asistentes a las diferentes áreas, bien sea que
sólo se desee registrar los asistentes que ingresan a las diferentes áreas o que se desee
restringir el acceso a las categorías o asistentes específicos a las mismas.
Este control se realiza a través de dos mecanismos:
Con puntos de control (operador(a) + lector de código de barras + portátil) mediante
la lectura de los códigos de barra impresos en las escarapelas de los asistentes
Mediante el uso de tecnología RFID (automático), que no requiere la lectura física de
la escarapela sino a través de la detección de señales de radio
El control de áreas es usualmente implementado para:
Determinar quórum en votaciones
Conocer el número de asistentes al interior de auditorios o salones
Expedir certificados de asistencia de acuerdo al porcentaje de permanencia en el
evento
Controlar entrega de refrigerios o almuerzos
Controlar entrega de material u obsequios
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2.3. Informes y estadísticas del evento
Una vez culminado el evento, Ud. recibe un informe del proceso de registro con la siguiente
información:
Reporte detallado de asistentes y campos de información capturados
Reporte de asistentes reales al evento (preinscritos y nuevos)
Reporte de no asistentes
Reporte detallado de entradas y salidas de áreas controladas
Estadísticas generales sobre la base de datos
Estadísticas de la base de datos por ciudades, géneros, cargos, etc.
Estadísticas de picos y valles en el proceso de acreditación
3. SERVICIOS POSTERIORES A LA REALIZACION DE LOS EVENTOS
Una vez culminado el evento, los asistentes pueden ingresar a la plataforma web para
diligenciar encuestas de satisfacción y/o para descargar las memorias y certificados de
asistencia al evento, siendo posible condicionar las descargas al diligenciamiento de la
encuesta.
3.1. Encuestas de satisfacción
A través de esta funcionalidad, el asistente puede diligenciar su encuesta de satisfacción, la
cual puede ser formulada con preguntas abiertas o cerradas con rangos numéricos de
calificación.
Desde el módulo de administración se pueden consultar en detalle las respuestas y descargar
el reporte detallado a Excel.
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3.2. Descarga de memorias y certificados en línea
Los asistentes pueden ingresar a la plataforma web y digitar su cédula y/o correo electrónico
para descargar su certificado de asistencia al evento y/o las memorias del evento.
4. PRODUCTOS Y SERVICIOS ADICIONALES PARA EVENTOS A continuación se presentan los productos y servicios adicionales que prestamos para
eventos.
4.1. Impresos para eventos
Proveemos todo el material que necesita en su evento: escarapelas, fundas, cintas marcadas
o cordones y certificados físicos o digitales para ser descargados en línea.
4.2. Promocionales y material POP
Contamos con múltiples alternativas de material POP, como maletas, morrales, carpetas,
libretas, esferos, memorias USB y muchos otros.
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Entregue el material con la marca de su compañía y/o su evento y genere recordación y
posicionamiento de marca.
4.3. Controles y ayudas tecnológicas
Contamos con un sistema de semáforo digital que permite que los conferencistas
controlen el avance de su exposición de acuerdo con el tiempo que tengan asignado.
Con nuestra ruleta de premiación digital, sortee obsequios o realice rifas entre los
asistentes que efectivamente se hayan acreditado en el evento.
Contamos con sistemas para realizar jornadas de votación, bien sean públicas o privadas,
y para llevar a cabo sesiones de preguntas al final de las conferencias de forma
profesional con tablets. Las preguntas formuladas pueden ser filtradas por el moderador
del panel.
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Algunos de nuestros clientes