políticas para la apertura y operaciÓn de ...políticas para la apertura y operación de cuentas...

l.Liconsa

(\

pOLíTICAS PARA LA APERTURA YOPERACiÓN DE CUENTAS DE

CHEQUES Y SERVICIOS DE BANCAELECTRÓNICA

)_--+\'o. FECHA: 22 DE ENERO DE 2007

,/ ! DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

I

", \'"

I

.~ij

1

I

Políticas para la Apertura y Operación de Cuentas de ICheques y Servicios de Banca Electrónica

I-cC::CI'-a-ve-:--cV-;:S:C:T=-_~D~F~P--=_P:CCL-_0=-1:-:3'------'-:-:N-o:-.R=-e-v--cis:-i~ó-n-:=-01,------1 •

f-:E=-m--=-is-;-io~'n-or--cig:-i'-n-a~l:--=0-:1--=-0"'5'--1:-:9"'9--=6-+=R-ev--=i'-s"'ió'-n-:--=2=-2.--=0-:1--=-2"'0--=0=7---1 Liconsa

FIRMAS DE AUTORIZACiÓN

Elaboró:

CZ~Z!

Aprobó:

~~Ing. Gonzalo E. Robles ValdésEncargado de la Dirección de

Finanzas y Planeación

("'..

Fecha de documentación:Revisión número:Copia número:Copia asignada a:

31-01-200702Original

FECHA: 22 DE ENERO DE 2007pAGINA: 1 DE: 22

DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEACfÓN


f-cC=:cI:-a-Ye-:--;-Y7.S=-=T=--=D-=F=P--=-P=-=-L--0=-1:-:3,---------r:-:N-o---:.R=-e-Y--;-is---:iC":"ó-n-:0=-1.,---------1 •

I-:E=-m--:-is7io;-'n-o-r--;-ig---:i:-n-a;-I:--=0-:-1---=0C::S:--1:-:9C::9-=6--+=R-eY---:i:-s:-:ió:-n-:-=22=----=0-:-1--=-2:-::;0-=0=-7----1 Lieoosa

íNDICE

l. INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------

11. OBJETIYO ---------------------------------------------------------------------------------

111. GLOSARIO --------------------------------------------------------------------------------

IY. MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------

Y. ALCANCE ----------------------------------------------------------------------------------

YI. pOLfTICAS ---------------------------------------------------------------------------------1. GENERALES --------------------------------------------------------------------------

2. CUENTAS DE CHEQUES ---------------------------------------------------------

3. BANCA ELECTRÓNICA ------------------------------------------------------------

4. POLíTICAS DE SEGURIDAD ----------------------------------------------------

YII. HISTORIAL DE CAMBIOS ------------------------------------------------------------

YIII. APROBACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA --

Página

3

4

5

6

8

9

9

10

17

19

21

22/lh

FECHA: 22 DE ENERO DE 2007pAGINA: 2 DE: 22

D/RECetÓN DE FINANZAS Y PLANEACJÓN

I

¡3


r.C""'Ic-av-e-:--;-V-;;S:O:;T;:--;:;:D;:;:F;:;:P---;:P:;;-L---,-0;;-:1;-;:3,---------,-N~o.---;R=-e-v--;-is---;iC7ó-n-:0;;:-1:;-------1 •

r.E;:-m----:-is7ió;-n-o-r-=-ig--:ic-n-al;-:-=0-=-1---=0C::5--1--::9-=9-=-6-+R=-ev--:¡-'si'"""'ó-n-:-=-22::---=0-=-1---:2C::0-=-0=-7----1 Liconsa

l. INTRODUCCiÓN

Para la adecuada administración de los recursos financieros en las Tesorerías de las

empresas, es necesario utilizar diversos productos y servicios que ofrecen las Instituciones

Financieras, entre los cuales se puede identificar el contrato de depósito bancario de

dinero a la vista (cuenta de cheques) y aquellos que van dirigidos a facilitar y optimizar la

operación financiera cotidiana, como son los servicios de banca electrónica.

Por otro lado, es fundamental garantizar la salvaguarda de los recursos financieros de

L1CONSA, S.A. DE C.V., bajo estrictos criterios y mecanismos de seguridad y en este \

sentido, por la importancia que reviste la contratación y utilización de los servicios

bancarios referidos, se emite este documento normativo el cual se estará actualizando de

acuerdo a las directrices que defina el Comité Central de Inversiones y Operaciones

Bancarias de la Entidad.

/1

FECHA: 22 DE ENERO DE 2007PÁGINA: 3 DE: 22

DIRECCIÓN DE FINANZAS YPLANEACfÓN

A\ /


I-cC=-lc-a-ve-:-,-V-OCS=T=--=O=F=P--=-P"'"L--0=-1--=3,-----------.-=N-o.---;R=e-v-,-is---;i-'-ó-n-:0"""1,----------1 •

r.E=m----:-is-=-ioo-,n-o-r--:-ig---;ic-n-ao-I: --=0--:-1---=O--=5--1=9-=9-=-6-+""R-ev---;i-si=ó-n-:=22=----=0--:-1---=2-=0=0=7----1 Liconsa

11. OBJETIVO

Establecer las políticas que se deberán observar en L1CONSA, SA OE C.v., para la

contratación de productos con Instituciones Financieras, como son cuentas de

cheques y servicios de banca electrónica, que son necesarios para administrar

adecuadamente los recursos financieros y optimizar las funciones operativas de

tesorería.

\


DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEAC1ÓN

,Políticas para la Apertura y Operación de Cuentas de I

Cheques y Servicios de Banca Electrónicaf-:C:c:I-av-e-:--:-V.,.,S'""T=--=-D=F=-P--=P:-cL--0=-1:-::3,--------rN:-:-o-.---=R=-e-v--:-is---=i--:-ó-n-:0=-1:-------1 •

Emisión original: 01-05-1996 Revisión: 22-01-2007 Liconsa

111. GLOSARIO

Para los efectos de las presentes Políticas se entenderá por:

BANCA ELECTRÓNICA: Sistema informático propiedad de una Institución Bancaria,mediante el cual se realizan transacciones bancarias.

INTERNET: Conjunto de ordenadores o servidores, conectados en unared de redes mundial, que comparten un mismo protocolo decomunicación y que prestan servicio a los ordenadores quese conectan a esa red.

LINK: Enlace o liga para acceder a un sitio web.

MANCOMUNADA: Régimen en la cuenta de cheques para identificar quecheque debe llevar dos o más firmas.

SITIO WEB: Conjunto de páginas de una institución o persona, accesiblepor medio de la Internet.

SOFTWARE: Programa informático /1


DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEACIÓN

A

Politicas para la Apertura y Operación de Cuentas de ICheques y Servicios de Banca Electrónica

r.C=-=I:-aY-e-:--;-V7.SO":T=--=D-=F=P--.:-p:7L--0=-1:-::3:--------,:-::N-o.---:R=-e-Y--;-¡s---:¡C:-ó-n-:0=-1-:--------1 11r.E=-m---;-¡s=-¡ó;-n-o-r--;-¡g---:¡:-n-a;-l:-:::0-'-1---':0C::5:--1:-:9:::9-=6-+R;::::--ey--':¡-s¡'"""'ó-n-:-=22::---:::0-,-1---.:2:::0-=07::------1 Liconsa

IV. MARCO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Promulgada el 5 de febrerode 1917. Última reforma DOF del 14 de septiembre de 2006.

1. Leyes

Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. DOF del 27 de agosto de1932. Última reforma DOF del 18 de julio de 2006.

Ley Or9ánica de la Administración Pública Federal. DOF del 29 de diciembre de1976. Ultima reforma DOF del 2 de junio de 2006.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF del 14 de mayo de 1986.Última reforma DOF del 21 de agosto de 2006.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.DOF del 13 de marzo de 2002. Última reforma DOF del 21 de agosto de 2006.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF del 30 demarzo de 2006.

DIRECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

FECHA: 22 DE ENERO DE 2007PÁGINA: e DE: 22

Reglamentos

Reglamento del Código Fiscal de la Federación. DOF del 211984. Última reforma DOF del 21 de mayo de 2002.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF del 26 deenero de 1990. Última reforma DOF del 7 de abril de 1995.

Códigos

Código Fiscal de la Federación. DOF del 31 de diciembre de 1981. últim

treforma DOF del 18 de julio de 2006. .i~

de Io'cero de~

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.DOF. 28 de junio de 2006.

3.

2.

· ~;

4j,

11

A


I-:C:::I-av-e-:'7V7:S::::T:--D=FP~--=P:-:-L--'-0:-1:-::3'--------rcN:-7o-.--:R=-e-v'7is--:i'7ó-n-:0=-1:-------1 •


4. Decretos

Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio fiscal delaño que corresponda.

5. Acuerdos

Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate a laCorrupción en la Administración Pública Federal, como una comisiónintersecretarial de carácter permanente. DOF del 4 de diciembre de 2000.

Acuerdo que establece las Disposiciones de Productividad, Ahorro,Transparencia y Desregulación Presupuestaria en la Administración PúblicaFederal para el ejercicio fiscal que corresponda.


DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

A

Políticas para la Apertura y Operación de Cuentas de I1-,- C~h-e-q-U-e-s-y-s-e-rv-i-c-io-s-d~e-B-a-n~c~a-E~I-e~c-tr-ó-n-ic-a-----j •Clave: VST-DFP-PL-013 No. Revisión: 01

~E=-m---'--is~ioo-,n-o-r""7ig---'i~n-ao-l: ""70--'-1--'O-=5~-1---'9""79--'-6-1-=R-ev---'i'-s---'ió-n-:=22=_""70""71-'_2""70--'-0=7----i LiCORSa

V. ALCANCE

A. En Oficina Central:

Dirección de Finanzas y PlaneaciónSubdirección de Tesorería General

Departamento de Operación BancariaCaja General

Subdirección de Contabilidad GeneralDepartamento de Contabilidad Financiera

B. En Centros de Trabajo:

Gerencia del Centro de TrabajoSubgerencia de Administración y Finanzas

Departamento de ContabilidadCaja General

C. En los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas:

(\~\\

Departamento de OperacionesCoordinador de Administración y Finanzas

Responsable de las funciones de Caja General

DlJ'"

~A: 22 DE ENERO DE 2007PÁGINA: 8 DE: 22

"lNANZA5 Y PLANEAC/ÓN

•J¡

I


f-oC""'I-av-e-:"""'"V-,-;S""T;:--;:;:D-;:;F;:;:P--::-P"'"L-c-O:OC1;";:3:------,-NO-;-o.""""'R;O-e-v"""'"is""""'iC;-ó-n-:0;0-1-;-------1 •

f-:E=-m----:-is-=-ió:-n-o-r"""'"ig---;¡:-n-a:-I:-:::0-'-1---=OC::5--1:-::9-:::9-::6-+R=-ev--:i-si:-:ó-n-:-::22=---:::0-'-1---=2:-::0-::0=-7---1 Liconsa

VI. pOLíTICAS

1. GENERALES

1.1. La celebración de contratos de cualquier índole con Instituciones Financierasdeberá autorizarse por el Director de Finanzas y Planeación.

1.2. La contratación de productos y servicios bancarios deberá estar plenamentejustificada, debiendo contar con los elementos cuantitativos y cualitativos quela sustenten.

1.3. El Director General y el Director de Finanzas y Planeación en su calidad deapoderados legales, son los únicos servidores públicos autorizados parasuscribir contratos de productos o servicios bancarios a nombre de L\CONSA,SA DE C.V.

1.4. Los contratos de cuentas de cheques o de servicio de banca electrónicadeberán establecerse a nombre de L\CONSA, SA DE C.v., sin agregadoscomo: (Liconsa, SA de C.V. Programa Social XX).

1.5. Los contratos que se deban suscribir para la contratación de productos yservicios bancarios deberán revisarse y avalarse por la Unidad Jurídica.

FECHA: 22 DE ENERO DE 2007~________P-ÁG.,...'N-A''.,...D_E'.,...22

c.·· "-~:;';, 'J DEFJNANZAS YPLANEACJÓN

oPolíticas para la Apertura y Operación de Cuentas de I

Cheques y Servicios de Banca ElectrónicaI-:C;;:-;I-av-e~:--'-V-;-;So;;;T:--D=FP;::O--;:PO;-L---:-0;;-:1;-;:3'----------"N;-;-o-.--;R:;-e-v--'-is--;i-'-ó-n-:0;0-1,---------1 •

"'E=-m-io-s7"ióo-n-o-r-:-ig---=i-n---:alo-:-=-0-'-1---::0-:::5---:-1--::9-=-9-=-6-+R=-e-v--;is---:i:-=ó-n-:-=-22=---=-0--,-1---::2::::0-=-07=----j Liconsa

2. CUENTAS DE CHEQUES

2.1

2.2

2.3

2.4

En Oficina Central, se podrán establecer las cuentas de cheques que seannecesarias para manejar adecuadamente los recursos asignados a laempresa, atendiendo para su apertura a lo establecido en estas políticas.

Las cuentas de cheques que se operen en Oficina Central podrán ser de tipotradicional o productiva, dependiendo del destino para el cual se establezcan.

En el caso de los Centros de Trabajo y Departamentos de OperacionesPortuarias y Operaciones Fronterizas, las cuentas deberán ser de tipo maestrao productiva. Solo en casos justificados y previo análisis de la relación costobeneficio se podrá abrir una cuenta de cheques de tipo tradicional, en estoscasos deberá existir autorización expresa del Director de Finanzas yPlaneación.

Los Centros de Trabajo y los Departamentos de Operaciones Portuarias yOperaciones Fronterizas deberán contar con una cuenta de cheques, la cualestará destinada exclusivamente para el manejo de los egresos derivados desu operación, permitiéndose la apertura de otra cuenta, si las característicaspropias de la operación o necesidades específicas lo justifican.

Excepcionalmente los Centros de Trabajo podrán contar con cuentas decheques destinadas para depositar ingresos derivados de la cobranza porventa de leche, previo análisis y justifícación para su apertura.

Para abrir una cuenta de cheques, los Centros de Trabajo deberán contar conla autorización por escrito del Director de Finanzas y Planeación. En el casode Oficina Central, la apertura se definirá previo acuerdo del Director deFinanzas y Planeación con el Subdirector de Tesorería General. IA:L.Para obtener la autorización señalada, el Gerente del Centro de Trab~'o 1deberá remitir oficio de solicitud al Director de Finanzas y Planeación con teel soporte que justifique su apertura. .

De proceder la solicitud, el Gerente del Centro de Trabajo deberá remitir un /J.preliminar del contrato respectivo al titular de la Unidad Jurídica, o itando la ~.revisión de los términos contractuales para su aprobación. f


2.7

2.8

2.6

2.5

DIRECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

-~1:!

oPolíticas para la Apertura y Operación de Cuentas de I

Cheques y Servicios de Banca ElectrónicaI-::C=-=I-av-e--'-:"7V-;:;S""T::--"'"D=F"'"P--;:P'""L-c-0::-1;-;:3,----------rcN:-Oo-.--:R=-e-v"7is--:i--;ó-n-:0=-1.,-----------1 •


2. CUENTAS DE CHEQUES

2.1 En Oficina Central, se podrán establecer las cuentas de cheques que seannecesarias para manejar adecuadamente los recursos asignados a laempresa, atendiendo para su apertura a lo establecido en estas políticas.

Los Centros de Trabajo y los Departamentos de Operaciones Portuarias yOperaciones Fronterizas deberán contar con una cuenta de cheques, la cualestará destinada exclusivamente para el manejo de los egresos derivados desu operación, permitiéndose la apertura de otra cuenta, si las característicaspropias de la operación o necesidades específicas lo justifican.

Excepcionalmente los Centros de Trabajo podrán contar con cuentas decheques destinadas para depositar ingresos derivados de la cobranza porventa de leche, previo análisis y justificación para su apertura.

Para abrir una cuenta de cheques, los Centros de Trabajo deberán contar conla autorización por escrito del Director de Finanzas y Planeación. En el casode Oficina Central, la apertura se definirá previo acuerdo del Director deFinanzas y Planeación con el Subdirector de Tesorería General. lAt-Para obtener la autorización señalada, el Gerente del Centro de Trab~'o 1deberá remitir oficio de solicitud al Director de Finanzas y Planeación con tbel soporte que justifique su apertura. ,

De proceder la solicitud, el Gerente del Centro de Trabajo deberá remitir un /lpreliminar del contrato respectivo al titular de la Unidad Jurídica, o itando la ~.revisión de los términos contractuales para su aprobación. f


DfREcerÓN DE FINANZAS YPLANEACJÓN

Las cuentas de cheques que se operen en Oficina Central podrán ser de tipotradicional o productiva, dependiendo del destino para el cual se establezcan.

En el caso de los Centros de Trabajo y Departamentos de OperacionesPortuarias y Operaciones Fronterizas, las cuentas deberán ser de tipo maestrao productiva. Solo en casos justificados y previo análisis de la relación costobeneficio se podrá abrir una cuenta de cheques de tipo tradicional, en estoscasos deberá existir autorización expresa del Director de Finanzas yPlaneación.

2.7

2.8

2.6

2.5

2.4

2.3

2.2

-~

j1

Políticas para la Apertura y Operación de Cuentas de Ii-=-~_~C=h=e~q~u=e=s~y~s_e~rv_i_c_io_s_d_e~B~a_n=c~a_E~I~e=c_tr_ó=n~ic_a -i •

Clave: VST-DFP-PL-013 No. Revisión: 01f-:E=-m-.:-·s-=-ió:-n-o-r-:-ig-:i-n-cal=-:=071---=0=5--1--=9=9=6-+R=-e-v-'i-csi'"""'ó-n-:=22=---=0=1---=2=0=07=----j Lieonsa

2.9 Aprobados los términos del contrato por el titular de la Unidad Jurídica,el Gerente del Centro de Trabajo gestionará ante la Institución Financiera,la emisión de toda la documentación relativa, documentos que enviarámediante oficio al Director de Finanzas y Planeación, solicitándole lossuscriba en su carácter de apoderado legal.

2.10 En la tarjeta de firmas de las cuentas de cheques de los Centros de Trabajo,se registrarán un máximo de cuatro firmas, debiéndose cumplir con laestructura que a continuación se indica:

PUESTO TIPO DE FIRMA

Gerente del Centro de Trabajo "A"

Subgerente de Administración y Finanzas "A"

Jefe del Departamento de Contabilidad "B"

Cualquier otro Subgerente del Centro de Trabajo "B"


DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEACfÓN

En las instrucciones relativas para librar contra la cuenta, invariablemente sedeberá establecer el régimen de mancomunada con dos firmas, respetando lasiguiente forma: "A" con "A", ó "A" con "B", nunca "B" con "B".

Solo en casos excepcionales y con previa justificación, se podrá registrar '€l:¡.1 lAztitular de un puesto diferente a los señalados.

Será responsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas en los Y1Centros de Trabajo y del Jefe del Departamento de Operación Bancaria en f

Oficina Central, mantener debidamente actualizada la tarjeta de registro defirmas de las cuentas de cheques. Por ningún motivo podrá permanecer en elregistro la firma de un ex empleado de la empresa.

2.13

2.12

2.11


f-:C=-=I-av-e-:-,-V-:-OSO"::T=--=-D=F=-P--=p:7L--0=-1:-::3:-----,-:-;N-o.---;R=-e-v-,-is---;¡C-::ó-n-:0=-1-:-------1 •

r.E=-m-i=-s=-ió=-n-o-r-'-ig---;i-n---;al=-:-=0-'-1---::0~5---;-1:-::9-=9"""6-+R=--ev--;i---;s i;-;ó-n-:-=22=---=0-'-1---::2::::0"""07=-----I Liconsa

2.14 Para el caso de los Departamentos de Operaciones Portuarias y OperacionesFronterizas, el personal que se registre en la tarjeta de firmas se determinaráde común acuerdo entre el Director de Finanzas y Planeación y el Director deMateriales.

2.15 Para Oficina Central, la designación de las personas a incorporar en losregistros de las tarjetas de firmas se determinará por acuerdo entre el DirectorGeneral y el Director de Finanzas y Planeación.

El Subgerente de Administración y Finanzas deberá notificar por escrito al Jefedel Departamento de Contabilidad, la apertura o cancelación de una cuenta decheques, para que proceda a efectuar los registros correspondientes en lacontabilidad del Centro de Trabajo, de acuerdo a las políticas establecidas por, Llirz..la Subdirección de Contabilidad General. ~...

En el caso de los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones \.Fronterizas, así como de Oficina Central, el Subdirector de Tesorería General 1informará mediante oficio de las aperturas y cancelaciones de as cuentas al //' ISubdirector de Contabilidad General.

!

Es responsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas en Centrosde Trabajo y del Jefe del Departamento de Operaciones Portuarias yOperaciones Fronterizas, enviar a la Subdirección de Tesorería Generalfotocopia debidamente suscrita por los funcionarios de la Institución Bancaria,de toda la documentación generada por la apertura, cancelación o cambio deinstrucciones en una cuenta de cheques.

Todos los trámites que se deban realizar ante las Instituciones Bancariasrelativos a movimientos de alta, baja o cambio de tipo de firma en latarjeta de registro de firmas de las cuentas de cheques, así como sucancelación, deberán suscribirse por el Director de Finanzas yPlaneación, en su carácter de apoderado legal de L1CONSA, S.A. DE C.V.Para ello, el Gerente del Centro de Trabajo deberá remitirle oficio solicitandolos movimientos o cambios requeridos, así como la documentación necesariaque emita la Institución Bancaria para realizar el trámite.

2.17

2.18

2.19

2.16

-:í

..~

1,


I-:C;O:I:-av-e-:-'-V~SO::T=--=D=F=P-;-PO":L--0=-1;--:3:-----':--:N-o-'.R=-e-v-'-is-'i"-;ó-n-:-=-01-:------1 •

f-oE=-m--'--¡s~¡ó'-n-o-r--c¡g-c¡'-n-a'-l:"""O--c1-c_0"""S-_1'"""'9"""9-=-a-+=R-ev-c¡-s'"""'¡ó'-n-:-=-2~2---'0'-1--'-2'"""'0-=-0=7---1 Liconsa

2.20 Es responsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas en Centrosde Trabajo, de los titulares de los Departamentos de Operaciones Portuarias yOperaciones Fronterizas y del Jefe del Departamento de Operación Bancariaen Oficina Central, solicitar y obtener de la institución bancaria la dotación decheques para el manejo de la cuenta.

2.21 La solicitud de dotación de chequeras especiales en formas continuas deberárealizarse directamente en la sucursal que lleva la cuenta. Por ningún motivose podrá tramitar una dotación de chequeras especiales directamente con unimpresor, aun cuando el mismo esté autorizado para ello por la InstituciónBancaria.

2.22 Las chequeras de las cuentas establecidas a nombre de L1CONSA, S.A. DEC.V., únicamente podrán manejarse por los servidores públicos que ocupenlos siguientes puestos:

En Oficina Central:

Director de Finanzas y Planeación

Subdirector de Tesorería General

Jefe del Departamento de Operación Bancaria

Cajero General

Auxiliar de Caja General

En Centros de Trabajo:

Gerente del Centro de Trabajo

Subgerente de Administración y Finanzas

Jefe del Departamento de Contabilidad

Cajero General

\


DIRECCIÓN DE FINANZAS YPLANEACJÓN

()


f-:;C;o;I-av-e-:-;-V-;;;S:;-;;T;--;:;:D;:;F;:;:P---;:PO-;-L-,-0""'1'""3:----,-;-;N-o.--:R~e-v-;-is--:iC;-ó-n-:0""'1;-----1 •

I-::E;-m-'¡=-s7Ció=-n-o-r"7ig--:i-n-'al=-:-=-0"71---=O-=5-'-1:-::9-=-9-=-6-+-R~e-v--:¡-si;-;ó-n-: -=-22:::---=-0"71---=2-=-0-=-07=------1 Liconsa

2.23

2.24

2.25

2.26

En los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas:

Titular del Departamento de Operaciones

Coordinador de Administración y Finanzas

Responsable de las funciones de la Caja General

El responsable de la Caja General deberá resguardar, controlar y utilizaradecuadamente los cheques de las cuentas establecidas a nombre de laempresa.

Cuando se reciba una dotación de cheques, el responsable de la Caja Generaldeberá verificar que el número consecutivo y folio de los cheques coincidacontra los folios asentados en el talón del banco o de la orden de entregacuando se trate de chequeras en formas continuas, revisando que la dotacióncontenga del primero al último folio, verificando uno a uno todos los chequesrecibidos.

En caso de observarse faltantes en los cheques recibidos, el responsable de laCaja General deberá reportar tal situación de inmediato al titular delDepartamento de Operación Bancaria en Oficina Central, al Subgerente deAdministración y Finanzas en Centros de Trabajo y al titular del Departamentode Operaciones, quienes procederán a reportar de inmediato por escrito a la \Institución Bancaria los faltantes detectados, solicitando al mismo tiempo, lasuspensión o bloqueo de pago de los cheques faltantes.

Cuando se tengan en existencia cheques que por alguna razón ya no seránutilizados, deberá procederse a su destrucción, para ello, se elaborará acta llnadministrativa de destrucción de documentos; en el acto de destrucciónparticiparán el responsable de la Caja General, su jefe inmediato y do~r,personas que actuarán como testigos, que serán designados por el titular de la \Subdirección de Tesorería General en Oficina Central, por el Subgerente de \Administración y Finanzas en los Centros de Trabajo y por el titular delDepartamento de Operaciones. Al mismo tiempo, se deberá notificar porescrito a la Institución Financiera de la destrucción de los cheques, indicand0!1tel folio de los mismos.

iFECHA, 22 DE ENERO DE 2007~

PÁGINA'14 DU2 ~_"DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEAC/ÓN~

A


f-:C:c;I-aY-e-:-,-V-:::SO=T=--D=FP=----=P:7L---:-0=-1:-::3:-------rN:-Oo-.---=R=-e-Y-,-is---=i--;ó-n-:0=-1:--------1 •

f-;;E=-m---:i'-s"'"'ió'-n-o-r-'-ig---=i-n---:al'-:-;;:071---=0'-;:5---=-1:-::9:;:9"""6-+R=-e-Y---:i---:si;-;ó-n-:"""22=---;;:071---=2:;:0"""07::;-------1 Liconsa

En los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas:

Titular del Departamento de Operaciones

Coordinador de Administración y Finanzas

Responsable de las funciones de la Caja General

2.23 El responsable de la Caja General deberá resguardar, controlar y utilizaradecuadamente los cheques de las cuentas establecidas a nombre de laempresa.

En caso de observarse faltantes en los cheques recibidos, el responsable de laCaja General deberá reportar tal situación de inmediato al titular delDepartamento de Operación Bancaria en Oficina Central, al Subgerente deAdministración y Finanzas en Centros de Trabajo y al titular del Departamentode Operaciones, quienes procederán a reportar de inmediato por escrito a la \Institución Bancaria los faltantes detectados, solicitando al mismo tiempo, lasuspensión o bloqueo de pago de los cheques faltantes. ICuando se tengan en existencia cheques que por alguna razón ya no serán

utdiliZ~~os, ?ebedrá PdroCteder~e adsuddestrucctión, para el110, tsedelabdoratrá a~~a L~a mlnlstratlYa e es rucclon e ocumen os; en e ac o e es rucclonparticiparán el responsable de la Caja General, su jefe inmediato y dO~C\personas que actuarán como testigos, que serán designados por el titular de la '"Subdirección de Tesorería General en Oficina Central, por el Subgerente de \Administración y Finanzas en los Centros de Trabajo y por el titular delDepartamento de Operaciones. Al mismo tiempo, se deberá notificar porescrito a la Institución Financiera de la destrucción de los cheques, indicandO~iel folio de los mismos.

iFECHA'22 DE ENERO DE 2007~

PÁGINA,14 DE, 22 Nl"DIRECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN~

2.26

2.25

2.24 Cuando se reciba una dotación de cheques, el responsable de la Caja Generaldeberá verificar que el número consecutivo y folio de los cheques coincidacontra los folios asentados en el talón del banco o de la orden de entregacuando se trate de chequeras en formas continuas, revisando que la dotacióncontenga del primero al último folio, verificando uno a uno todos los chequesrecibidos.

\ /

lj"


f-cC::cI:-a-ve-:-,Y7.S::::T=---=D-=F-=p"""O-P::::L--0=-1:-:3:-------,--:-:N-o-,.R=-e-v-'¡-si;-;ó-n-:70-:-1-------1 •


2.27 Invariablemente los cheques serán firmados en forma mancomunada por losservidores públicos autorizados. Los costos que pudieran generarse a cargode L1CONSA, SA DE C.Y., por haberse entregado al beneficiario un chequecon firmas incompletas correrán a cargo del responsable de la Caja General.

2.28 Es responsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas en Centrosde Trabajo, de los titulares de los Departamentos de Operaciones Portuarias yde Operaciones Fronterizas y del Jefe del Departamento de OperaciónBancaria en Oficina Central, el controlar y vigilar los saldos y movimientos delas cuentas de cheques para no incurrir en sobregiros por insuficiencia defondos. En caso de observarse un sobregiro en la cuenta de cheques, el costofinanciero del mismo correrá a cargo del responsable.

2.29' Queda estrictamente prohibido girar cheques al portador, así como firmarcheques en blanco.

2.30 Será responsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas de losCentros de Trabajo, controlar y verificar permanentemente el saldo bancariode las cuentas de cheques establecidas para depositar ingresos derivados dela cobranza por venta de leche y traspasar los fondos existentes. Laperiodicidad de estos traspasos se realizará de tal manera que el saldopromedio mensual de la cuenta no sea mayor a cinco mil pesos.

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACfÓN

Los únicos cheques que se podrán girar contra una cuenta de chequesestablecida para depositar ingresos derivados de la cobranza por venta deleche, serán a favor de L1CONSA, SA DE C.Y., pues se emitirán paraefectuar traspasos de fondos a las cuentas concentradoras de Oficina Centraldesignadas por el titular de la Subdirección de Tesorería General.

Queda estrictamente prohibido expedir cheques para efectuar pagos, de las ~cuentas de cheques establecidas para depositar ingresos derivados de 1\1.cobranza por venta de leche.

Los rendimientos que se obtengan en las cuentas de cheques establecidas !

para depositar ingresos derivados de la cobranza por venta de leche, deberán 17'depositarse en la cuenta de cheques que designe el titular de la Subdirección/ I


2.33

2.32

2.31

JI1


r.C;O-;I-av-e-:-,-V-,;;SO-;;T=--D=FP=----=p:7L-,-0=-1:-:3:-------,:-;N-o.---;R=-e-v-,-is---;i"""'"ó-n-:0=-1.,--------1 •

r.E=-m-'i'-s""'"'ió'-n-o-r-'-ig---;i-n-'al'-:-::OO-'-1---=0C;:5-'-1:-:9"'9"'"6-+R=--ev--;¡-'si'-;ó-n-:"'"22=---::OO-,-1---=2"'0"'"07=-------1 Liconsa

2.34 Los cheques que se expidan a través de las cuentas de cheques operativas deegresos deberán estar debidamente soportados de acuerdo a lo establecidoen el Manual de Procedimientos para la Solicitud, Trámite y Autorización dePagos, clave VST-DFP-PR-007.

2.35 Queda estrictamente prohibido para los Centros de Trabajo y losDepartamentos de Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizasrealizar depósitos a las cuentas de cheques operativas de egresos.

2.36 Se considerará como excepción a esta política, el traspaso de recursos de unacuenta de cheques operativa de egresos establecida en Banamex, a la cuentade egresos operativa establecida en otra Institución Bancaria.

2.38 Para el caso de los rendimientos que se obtengan en cuentas de cheques deegresos que se tengan con otra institución diferente a Banamex,BBVABancomer y HSBC, éstos deberán retirarse mediante cheque ydepositarse en la cuenta que designe el titular de la Subdirección de TesoreriaGeneral, en un plazo máximo de 8 días naturales después de la fecha decorte.

2.39 Queda estrictamente prohibido en los Centros de Trabajo yDepartamentos de Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas,mantener saldos ociosos en las cuentas de cheques operativas de ~egresos, por lo que todo remanente o excedente de recursos eXistentes\deberá reportarse por escrito a la Subdirección de Tesorería General,solicitando el retiro de los mismos, en caso de que el remanente de .recursos se tenga en una cuenta con una institución diferente aBanamex, BBVABancomer y HSBC, se deberá elaborar cheque el cual se •depositará en la cuenta que designe el titular de la Subdirección de /;1T"o""r. G...",r. CJ . t:

2.37 Los rendimientos que generen las cuentas de cheques de egresosestablecidas con Banamex, BBVABancomer y HSBC, serán retiradosmensualmente por Oficina Central, para esto, el Subgerente del Centro deTrabajo deberá girar oficio al Subdirector de Tesorería General reportando elmonto y solicitando el retiro de los mismos.


DIRECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEACfÓN

J

11

J

j

A\---}


t-:CO":I-av-e-:-:-V-:c;S:::T=--=-D=F=-P---=P:-:-L--0=-1:-:3,-----------,--O-:N-o,---.R=-e-v--;is'---i;-;Có-n-:701-:-------1 11f-;E=-m----;-is-::-ió;-n-o-r-:-ig---:ic-n-a1;-:c;:0-:-1_--=0c::5c-_1:-:9c::9-;;:6-+=R-ev---:ic-sO-:ió-n-:-;;:22=----=0-:-1--=-2:-:0-;;:0=-7----1 Liconsa

3. BANCA ELECTRÓNICA

3.1 Los Centros de Trabajo, los Departamentos de Operaciones Portuarias yOperaciones Fronterizas y la Subdirección de Tesorería General, podráncontar con el servicio bancario denominado banca electrónica.

3.2 Para abrir un contrato de servicio de banca electrónica, los Centros de Trabajodeberán contar con la autorización por escrito del Director de Finanzas yPlaneación. En el caso de Oficina Central y los Departamentos deOperaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas, la apertura se definiráprevio acuerdo del Director de Finanzas y Planeación con el Subdirector deTesoreria General.


DlRECCfÓN DE FINANZAS Y PLANEACfÓN

3.5 Aprobados los términos del contrato por el titular de la Unidad Jurídica, elGerente del Centro de Trabajo gestionará ante la Institución Financiera laemisión de toda la documentación relativa, documentos que enviará medianteoficio al Director de Finanzas y Planeación solicitando los suscriba en sucarácter de apoderado legal.

3.6 Todos los trámites que se deban realizar ante las Instituciones Bancariasal amparo del contrato de servicio de banca electrónica, relativos a ~movimientos de alta, baja, o cambio de atríbuciones y/o facultades de lo \usuarios registrados y habilitados en el sistema con firmas electrónicas,asi como las asociaciones al contrato por las altas y bajas de cuentas decheques tanto propias como de terceros, deberán suscribirse por elDirector de Finanzas y Planeación o por el Subdirector de TesoreríaGeneral, en su carácter de apoderado legal de L1CONSA, S.A. DE C.V.Para ello, el Gerente del Centro de Trabajo deberá remitirle oficio solicitandolos movimientos o cambios requeridos, así como los formatos establecidos porla Institución Bancaria debidamente llenados para realizar el trámite.

3.3 Para obtener la autorización señalada, el Gerente del Centro de Trabajodeberá remitir oficio de solicitud al Director de Finanzas y Planeación con todoel sustento que justifique la contratación del servicio.

3.4 De proceder la solicitud, el Gerente del Centro de Trabajo deberá remitir unpreliminar del contrato respectivo al titular de la Unidad Jurídica, solicitando larevisión de los términos del contrato para su aprobación.

I

J

jPolíticas para la Apertura y Operación de Cuentas de I

Cheques y Servicios de Banca Electrónicaf-cC=I-av-e-:-cVC"CS=T=-_=-D=F=-P_--=PO""CL-_0=-1""'3--~NC-:-o.-'R=-e-v-cis-'i'"'"ó-n-:0-=-1~------i •

f-:E=-m-'=-Is-=-¡ó=-n-o-r-=-¡g-'¡-n-al=-:-=0-=-1---=O-=5--1=9-=9-=-6-+R=-ev--=¡-'s¡'"""'ó-n-:-=-22=---=0-=-1---=2=0-=-0=-7-----i Liconsa

3.7 Toda atribución y/o facultad que otorgue al usuario con firma electrónica laposibilidad de efectuar cargos a la cuenta de cheques deberá mancomunarsecon otro usuario con firma electrónica, invariablemente uno de ellos deberá serel Gerente o el Subgerente de Administración y Finanzas del Centro deTrabajo. En el caso de los Departamentos de Operaciones Portuarias yOperaciones Fronterizas, la firma electrónica para efectuar cargos será la deltitular de dichos Departamentos.

3.8 Para el caso de Oficina Central, serán las que determinen el Director deFinanzas y Planeación con el Subdirector de Tesorería General.

3.9 Será responsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas de losCentros de Trabajo y del Jefe del Departamento de Operación Bancaria enOficina Central, mantener debidamente actualizado el registro de usuarios confirma electrónica de la banca electrónica. Por ningún motivo podrá permanecercomo usuario activo un ex empleado de la empresa.

Las únicas cuentas de cheques a nombre de L1CONSA, S.A. DE C.V. quepodrán estar asociadas y/o registradas en el contrato de servicio de bancaelectrónica, serán aquellas que controle directamente y tenga registradas ensu contabilidad el Centro de Trabajo, a excepción de las cuentasconcentradoras de ingresos establecidas para el depósito de cobranza porventa de leche, cuyo retiro de los recursos captados los efectúa OficinaCentral.

3.10

. )

L

1,\J

~....

FECHA: 22 D~ ENERO DE 2007 i

PAGINA: 18 DE: 2 1\

DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEACfÓN V

J1j

I

Políticas para la Apertura y Operación de Cuentas de Ii-=-~_~C=h~e~q=u=e=s_y=-s~e~rv~i_c_io_s_d~e~B~a_n_c_a_E~le~c_tr_ó~n_ic_a -I •

Clave: V8T-DFP-PL-013 No. Revisión: 01


4. pOLíTICAS DE SEGURIDAD

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8

4.9

Para la operación de las cuentas de cheques, será obligatorio contratar elservicio denominado chequera protegida o protección de cheques, de talmanera que todos los cheques que se expidan se activen, liberen o autoricenpor el sistema de banca electrónica autorizando al banco su pago.

Los equipos de cómputo de la empresa, deberán tener las característicastécnicas que determine la Institución Bancaria, para el correcto funcionamientodel software de la banca electrónica.

El equipo de cómputo donde esté instalado o se utilice para acceder por mediode Internet el sistema de banca electrónica, deberá ubicarse físicamente encondiciones preferenciales de seguridad, a salvo de cualquier intromisión depersonal ajeno a su operación.

Las claves de acceso y/o firmas electrónicas de los usuarios del sistemade banca electrónica son personales e intransferibles, su uso esresponsabilidad única y exclusiva del servidor público a quien se leasignó la clave.

Los usuarios registrados con firma electrónica, deberán cambiar la clavede su firma por lo menos una vez al mes.

En los equipos de cómputo donde esté instalado el software o se acceda a labanca electrónica por medio de Internet, no deberán instalarse sistemas~e. IJ~generen algún conflicto con su operación. f'I

Cuando se acceda a la banca electrónica por medio de Internet, se deb rá~digitar el nombre de la página del banco, o bien, seleccionando el nombre de \ 1la Institución Bancaria ya registrada, en las direcciones del equipo en el listado /Jde las páginas web consultadas. /~(1

1(..

Nunca se deberá acceder a la página de la Institución Bancaria, a travésde la selección por medio de una liga (link), ya sea en un sitio web o enun correo electrónico.

Nunca se deberá desatender la computadora donde se esté utilizando labanca electrónica con la firma electrónica activa, para evitar que personasajenas tengan acceso a la información o se haga mal uso de ella.


DIRECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEACfÓN


r.C:c;I-av-e-:-,-V7.:S"'T=--D=FP=---=p:7L-,-0=-1--=3----,-,N'""'"0-.---=R=-e-v-,-¡s---=i-=-ó-n-:0=-1:-----1 ,.

f-;;E=-m-'¡;-s";Ció'-n-o-r-'-ig---=i-n-'a1;-:-;;:0-'-1_--=0:-=5-'_1:-::9-;;:9-:::-6---+cR"'"e-v--;i-'si'-;ó-n-:-:::-22=---;;:0-'-1_--=2-;;:0::C07=:------1 Licoosa

4.10 Queda estrictamente prohibido utilizar la banca electrónica con accesopor medio de Internet en computadoras públicas (café Internet,aeropuertos, hoteles, hogar, etc.), para efectuar operaciones de loscontratos establecidos a nombre de L1CONSA, S.A. DE C.V.

4.11 Cuando se utilice la banca electrónica con acceso por medio de Internet, sedeberá cerrar adecuadamente la sesión de acuerdo a los pasos de salida queel programa marque y se deberán borrar los archivos temporales de Internetcuando se abandone el portal de la Institución Bancaria.

4.12

4.13

Nunca se deberá proporcionar información telefónica, ni por correoelectrónico acerca de las cuentas bancarias, nombres de los usuarios,contraseñas, claves de acceso o firmas electrónicas, cuando ésta serequiera por correo electrónico o por mensajes que hagan referencia alportal o página del banco, aún y cuando ésta se requiera en la propiapágina de la Institución Bancaria, ya que ninguna de ellas requiereinformación por este medio.

Para evitar la descarga involuntaria de programas destinados a obtenerlas claves de firmas electrónicas de los usuarios para su uso fraudulentopor delincuentes informáticos, queda estrictamente prohibido que en elequipo de cómputo donde se opera la banca electrónica se abran yejecuten archivos recibidos por correo electrónico si el remitente no esconfiable o es desconocido.

4.14 Es responsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas de los I fLCentros de Trabajo, del Jefe del Departamento de Operaciones y del Jefe del L..1LDepartamento de Operación Bancaria en Oficina Central, solicitar al área deinformática la revisión periódica del equipo para controlar que no existan este

llI;po de prngrnm". ~ f;

\FECHA: 22 DE ENERO DE 2007 ~

PÁGINA: 20 DE: 22

DIRECCiÓN DE FfNANZAS y PLANEACtÓN

!

1

1


f--cC""'I-av-e-:-=-V7CS'""T"""'-D'="=FP=---=pC7L---,-0"""'1'""'3----rcNcoo-.-,R=--e-v-,-¡s-,,-'-ó-n-:0=--1,-----j 11r.:E=-m---'¡'-s"'"'¡ó'-n-o-r-=-ig-'¡-na---'I'-:-=0-=-1--=0-=5---'-1:-::9-=9-=-6----+cR:::-e~v--=¡s---;¡:-::ó-n-: -=-22=---=0-=-1--=2-=0-=-07=-----1 Liconsa

VII. HISTORIAL DE CAMBIOS

I

Revisión Fecha de Descripción del Cambio Motivo(s)Núm. Aprobación

00 01-05-1996 Documento Original "Manual - Normar las políticas parade Políticas para la Apertura abrir cuentas de cheques.y Control de Cuentas deCheques de Ingresos yEgresos en Centros deTrabajo", con Clave DFN-034/96.

01 31-01-2007 Modificación del Manual. - Actualización de las políticas.

- Homologación conforme a larGuía Técnica para la

Elaboración de DocumentosNormativos con clave DA-

~GS-01.

('''---- /


DIRECCIÓN DE FfNANZAS y PLANEACIÓN

FECHA


f-oC""'I-av-e-:-cV-;,S:c:;To--D=FP;:;----;PO;-L-c_0""'1'""3:------,;-;N-o.-cR;;-'e-v-cis---;i-;:ó-n-:0::;-1;--------1 11f-coEo-m-¡o-s-'-¡óo-n-o-r7¡g-oi-n-'alo-:-=-071--::O-=5--1-::9-=9-=-e-+=R-ev-oi-'si-::ó-n-:-=-22:::---=-0--'-1--::2-=-0-=-07~-----1 Liconsa

NOMBRE

C. IGNACIO DURÁN LOMELíTitular de la Unidad de Comunicación Social

LIC. FRANCISCO JAVIER MADRID LINOTitular de la Unidad Jurídica

ING. JORGE LUIS SÁINZ PICOSDirector de Producción

ANTONIO LARA LAGUNASEncargado de la Dirección de Materiales

DR. FELIPE JAVIER RAYÓN RíosEncargado de la Dirección de Abasto Social

ING. GONZALO E. ROBLES VALDÉSEncargado de la Dirección de Finanzas yPlaneación

LUIS ANTONIO OVIEDO GARZAEncargado de la Dirección de Administración

VIII. APROBACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA

(


DfRECCIÓN DE FfNANZAS y PLANEACIÓN

políticas para la apertura y operaciÓn de ...políticas para la apertura y operación de cuentas...

Documents