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Versión 3 Política No. 9 – Selección, Contratación y Evaluación del Personal

POLÍTICA INSTITUCIONAL No. 9

SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PERSONAL

Aprobada por: Sr. Enrique Arosemena - Director GeneralFecha de aprobación: Enero del 2000

Con el propósito de establecer los principios y actividades de selección y contratación del recurso humano, que permitan obtener el personal adecuado a las funciones que deben desempeñar y con potencial para acompañar el futuro desarrollo de la institución, se establece la siguiente política:

1. El responsable del reclutamiento y selección del personal para la BVG es el Departamento de Recursos Humanos quien recluta los candidatos para la selección. Con este fin, en cada búsqueda se proveen los candidatos hasta que el Vicedirector solicitante defina el que se adapte al perfil establecido; no obstante, toda nueva contratación debe contar con el visto bueno de la Dirección General.

2. La elección final del candidato es responsabilidad de cada Vicedirector solicitante. Se trata en todos los casos de cubrir vacantes con el personal más idóneo de la plaza, teniéndose en cuenta en la búsqueda los requerimientos del puesto.

3. La búsqueda de candidatos, así como el archivo de postulantes está a cargo del Departamento de Recursos Humanos. No se puede realizar ninguna incorporación de personal que no haya sido seleccionado por el mencionado departamento.

4. Requisición de Personal .- Previo a todo contacto con postulantes para ocupar un puesto en la institución, el Vicedirector interesado en cubrir o crear una vacante debe enviar al Departamento de Recursos Humanos con por lo menos quince días laborables anteriores a la fecha de incorporación al cargo, una solicitud formal llenando para el efecto el formulario "Requisición de Personal” (anexo 1), en el que se especifica los requisitos mínimos exigidos para el puesto. En el caso de reemplazos, la solicitud debe ser aprobada por el Departamento de Recursos Humanos y en el caso de creaciones de nuevos puestos, por el Director General de la BVG.

Para la apertura de una nueva vacante, el Departamento de Recursos Humanos solicita al Departamento de Control Administrativo, constate la existencia del

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presupuesto para el nuevo cargo. Una vez corroborado, Recursos Humanos procede a la preselección de postulantes.

5. Reclutamiento de Postulantes .- Se considera en primera instancia cubrir el puesto con colaboradores idóneos de la BVG que reúnan los requisitos fijados para el puesto.

Estos deberán ser sugeridos por el Departamento de Recursos Humanos y por el Vicedirector solicitante, según las condiciones establecidas en la política institucional No. 12 de “Promociones”.

De no cumplir los candidatos internos con los requisitos solicitados se procederá a la selección externa, para lo cual Recursos Humanos recurre a la base de datos de candidatos que mantiene Administración. Analiza la conveniencia de publicar avisos de prensa a fin de obtener más y mejores postulantes que los existentes; de ser necesario recurre a agencias de selección de personal, siempre y cuando cuente con la autorización del Director General. Los costos respectivos son cargados al Área solicitante.

6. Selección del Candidato.- El Jefe de Recursos cita a los postulantes externos a llenar el formulario Solicitud de Empleo (anexo 2). Posteriormente analiza las solicitudes y cita nuevamente a los postulantes más calificados o a los colaboradores a promover para efectuar la entrevista correspondiente.

Lleva a cabo la entrevista con cada candidato apoyándose en el formulario “Entrevista al Postulante” (anexo 3), lo firma y anota sus comentarios sobre el entrevistado.

Verifica de los empleadores anteriores y de fuentes informativas que se consideren convenientes, las referencias laborales de los postulantes externos.

Posteriormente evalúa a los candidatos a través de pruebas psicológicas, técnicas y de personalidad, las califica y elabora un informe psicológico al cual adjunta la solicitud de empleo, la entrevista al postulante y las referencias laborales si fuera el caso, creando así el informe confidencial de cada aspirante.

Propone el mejor candidato al Vicedirector solicitante y le entrega los informes confidenciales de los postulantes mayormente calificados para determinar cual se apega mejor al perfil del cargo deseado.

Se elige al candidato idóneo y se informa al Vicedirector Administrativo, coordinando con él la fecha de ingreso del candidato o la promoción del colaborador de la institución.

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7. Aprobación final .- Obtenido el postulante, se remite toda la documentación recopilada al Director General para conocimiento y aprobación definitiva, debiendo el Jefe de Recursos Humanos ratificar la selección.

Dicha documentación inicia la carpeta individual del nuevo colaborador o se la incluye en la carpeta del colaborador a promover.

8. Ingreso del colaborador .- Recursos Humanos informa al candidato seleccionado la fecha que se fija para su ingreso o inicio de nuevas funciones, así como todos los demás aspectos y condiciones generales del empleo.

Durante la primera semana de labores firmará el contrato de trabajo correspondiente.

Queda como responsabilidad del Vicedirector del Área aquellos temas referentes a las tareas específicas que ha de desarrollar el colaborador.

9. Rol de Pagos .- Para la realización de los roles de pago, el Jefe de Recursos Humanos comunica formalmente al Jefe de Control Administrativo la fecha de ingreso, el sueldo, el área, departamento y cargo del colaborador, así como todos los datos personales necesarios para la realización de esta tarea.

El Jefe de Control Administrativo registra esta información en el sistema de Roles de Pago y procede en el momento oportuno a obtener los roles del colaborador.

10. Inducción del Personal .- Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos y del Vicedirector de Área correspondiente la elaboración, ejecución y control del plan de inducción que debe contemplar los siguientes aspectos:

Charla de bienvenida con la Dirección General Conocimiento general de su Área de Trabajo Conocimiento de la estructura de su Área Conocimiento de la estructura de la BVG Visión, misión, principios y valores de la Corporación Políticas y Procedimientos Administrativos Enseñanza y guía en cuanto a las responsabilidades del puesto Pasantías por las diferentes áreas y departamentos de la BVG.

Recursos Humanos entregará al nuevo colaborador los siguientes documentos:

Reglamento Interno de Trabajo y Políticas Institucionales. Descripción del Cargo.

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Manual de Inducción. Manual Telefónico.

El alcance del plan de inducción es en función del nivel del nuevo colaborador, y es controlado y administrado por Recursos Humanos.

11. Evaluación .- El Departamento de Recursos Humanos envía el formulario “Análisis de Calidad de Trabajo” (anexo 4) al Jefe directo del nuevo colaborador o colaborador a promover, para que sea evaluado previo al cumplimiento de su período de prueba contado desde la fecha de ingreso; entrega al Jefe de Recursos Humanos la evaluación con el visto bueno del Vicedirector del Área respectiva.

De ser satisfactorio su desempeño y cumplidos los tres meses de prueba, el colaborador automáticamente pasa a ser empleado fijo de la institución si así estuviera establecido en su “Contrato de Trabajo”; caso contrario, se procede a la inmediata separación del nuevo colaborador o al retorno a las funciones y responsabilidades del cargo original del colaborador de la BVG que iba a ser promovido.

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ANEXO 1

REQUISICIÓN DE PERSONAL

GENERALIDADES DEL CARGO Área Solict.: Dpto.:

Cargo: Reporta a:VACANTE POR: RECLUTAMIENTO:

Renuncia Interno Publicaciones

Despido Pasante Consultoras

Promoción Solicitudes de empleo Recomendaciones

Licencia Candidato:

Traslado Uso de AdministraciónC O L A B O R A D O R C A N D I D A TO

Enfermedad Remuneración:

USD. Remuneración: USD.

Maternidad Subsidio: USD. Subsidio: USD.

Nuevo Cargo Colaborador:

CONTRATO:Permanente Servicios Prestados Meses:

CARACTERÍSTICASEstado Civil: Sexo: M F Edad:

Ocupación: Inglés: S N %

Requisitos:

Experiencia: Si es necesario especificar mayor información adjunte hoja aparte.

FUNCIONES PRINCIPALES: RESPONSABILIDADES:1. 1.

2. 2.

3. 3.

4. 4.

5. 5.

VICEDIRECTOR (ES) RECURSOS VICEDIRECCIÓN DIRECCIÓN SOLICITANTE (S) HUMANOS ADMINISTRATIVA GENERAL

Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:

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ANEXO 2

SOLICITUD DE EMPLEO

El presente documento es estrictamente confidencial, para uso exclusivo de Recursos Humanos

INFORMACIÓN PERSONAL1er Apellido: 2do

Apellido:Nombres: C.I.:

Lugar y Fecha Nacimiento:

Edad:

Estado Civil: Nacionalidad: Pasaporte:

Libreta Militar: Afiliado IESS: S N # ________________

Dirección:

Teléfs.: Ciudad:

ESTUDIOS Y CONOCIMIENTOS Estudia actualmente:

S N horario ______________Instituto Ciudad/País Título/Curso Año

PrimariaSecundariaSuperioresOtros

Idiomas % Lectura Escritura Comprensión Conversación

DATOS FAMILIARES Vive con los padres: S N Nombre Edad Ocupación Lugar de Trabajo

PadreMadreCónyugeHijos

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HISTORIA LABORALEmpresa: Actividad: Telf.:

Cargo: Área/Dpto.:

Desde: Hasta: Sueldo:

Jefe: Motivo Salida:

Empresa: Actividad: Telf.:

Cargo: Área/Dpto.:



Empresa: Actividad: Telf.:

Cargo: Área/Dpto.:



Cargo al que aplica: Aspiración Salarial:

S/.

La información que he registrado anteriormente es verdadera y autorizo a que se efectúen las investigaciones de las mismas. En caso de encontrarme laborando en la BVG y se comprobara falsedad en la información será un hecho justificado para mi despido automático.

Guayaquil, ___________________

_____________________________FIRMA SOLICITANTE

Para uso de Recursos HumanosReferencias: Fecha:

Empresa 1:Empresa 2:Empresa 3:

_____________________________FIRMA AUTORIZADA

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ANEXO 3ENTREVISTA AL POSTULANTE

FECHA: _____________________ ENTREVISTA No. ______

Postulante: Telfs.:

Cargo aplicar:

Indique sus impresiones señalando el casillero más indicado en cada tema de acuerdo a la entrevista.1. CONOCIMIENTO SOBRE EL CARGO

Poco o ningún conocimiento del cargo. Conoce algo de la posición.

Informado adecuadamente del cargo. Excelente conocimiento de la posición.

2. ATENCIÓN

Dificultad para entender temas tratados. Desvío Comprende únicamente luego de varias constante de su atención. explicaciones.

Atento y comprende con habilidad adecuada para el Muy atento, fácil captación, comprende cargo. rápidamente.

3. APARIENCIA

No acorde con el cargo al que aplica. Apariencia poco adecuada para el cargo.

Apariencia apropiada para el cargo. Excelente apariencia, muy apropiada.

4. EXPERIENCIA DE TRABAJO

No posee experiencia en este cargo. Posee experiencia limitada sobre el cargo.

Experiencia adecuada para el cargo. Experiencia directamente relacionada al cargo.

5. CONDUCTATenso, indeciso, demuestra incomodidad. Relajado, equilibrado. Conducta promedio del

puesto.

Muy calmado y controlado, maneja extremadamente

Nervioso, se enfada fácilmente, indeciso e

bien la presión de la entrevista. incómodo.

6. PERSONALIDADPersonalidad no apropiada para el cargo. Personalidad discutible pero podría ser adecuada.

Personalidad adecuada para el cargo. Personalidad muy adecuada para el cargo.

7. COMUNICACIÓNComunica lo que piensa con dificultad. Se comunica libremente aunque con ciertas

dificultades de claridad y brevedad.

Muy buena comunicación. Comunicación adecuada para el cargo.

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8. SOCIABILIDADPoco sociable. Dificultad para entablar conversación

Amigable pero reservado. Accesible.

Lo suficientemente sociable para el cargo. Muy sociable, más de lo que el cargo requiere.

9. MOTIVACIÓNNo motivado, muestra indiferencia. Lo suficientemente motivado.

Muy motivado. Trabaja duro para alcanzar metas. Se propone metas altas, extremadamente motivado

10. ADECUADO PARA ESTA POSICIÓNInadecuado para este cargo. Adecuado para esta posición.

Muy adecuado para este cargo. Extremadamente adecuado. Sobresaliente.

Entrevistador:

Cargo:

Observaciones:

___________________________Firma

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ANEXO 4

ANÁLISIS DE CALIDAD DE TRABAJO

De acuerdo a lo establecido en la política institucional referente a la selección, contratación y evaluación del personal de la Bolsa de Valores de Guayaquil, cumplimos en informarle que:

ha concluido su período de prueba.Ingreso: Área: Dpto:

Solicitamos se proceda a la respectiva evaluación del presente período, y el envío a Recursos Humanos del informe de los resultados de acuerdo a los parámetros indicados a continuación:

PERÍODO DE PRUEBA D R B MB E90 90 90 90 90

Calidad de TrabajoRendimientoActitudIniciativaPuntualidad (tomar en cuenta horarios distintos de estudiantes)

Comentarios (90 días):

Llenar este casillero antes del período de 90 días

Solicitamos dar a conocer queha cumplido con los requisitos de prueba.¿Se recomienda su contratación? Si No

____________________Jefe Directo

_____________________Vicedirector de Área

________________Colaborador

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