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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

1. OBJETIVO

Establecer las diferentes políticas y procedimientos necesarios para proteger, salvaguardar y administrar la información de bases de datos conforme a la Ley estatutaria 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013 2. ALCANCE

Aplica para todas las bases de datos que emiten los clientes de la compañía y para los registros

que se capturan en el momento que se digita la correspondencia para la generación de guías.

3. DEFINICIÓN

Capigono: Sistema de información web encargado de almacenar la información referente

a todos los envíos que llegan a la compañía.

Integridad: La información sólo puede ser modificada por quien está autorizado.

Confidencialidad: La información sólo debe estar disponible y ser legible para los

autorizados.

Disponibilidad: Cuando se necesite el sistema, recurso o servicio, se encuentre listo para

su uso u operación. Evidencia de operaciones o del uso: Es la existencia de registros donde

se pueda realizar verificaciones

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida

al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa

acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán

aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se

pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados

datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su



profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,

los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,

documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente

ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del

Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que

revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o

filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o

que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y

garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la

vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado

del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los

datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se

encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos

dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la

realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.



4. CONSIDERACIONES GENERALES

Domina Entrega Total S.A.S no tiene vínculo directo con los destinatarios a los cuales se les

entrega la correspondencia ya que este servicio se cataloga como público, la mayor parte de

las bases de datos provienen de clientes que hacen envíos de forma masiva de acuerdo a la

naturaleza del servicio que ofrecen.

5. RECURSOS

Elementos de oficina.

Software

Hardawre

Internet

Computadores

6. PROCEDIMIENTO PARA LA MANIPULACIÓN DE INFORMACIÓN.

No. Actividad Responsable Procedimiento, Control de Registros y/o Referencias

1

Recepcion y

procesamiento de

bases de datos

Empleado

interno

El área de analistas de información cuenta con los

aplicativos pertinentes para el cifrado y desencripción

de información de acuerdo a las necesidades del cliente.

Las bases de datos son procesadas en el sistema de

información CAPIGONO son borradas con el aplicativo

ERASER para borrado seguro

1. Se selecciona el archivo plano

2. Clic derecho

3. Selecciónanos la opción ERASER

4. Seleccionamos la opción que dice ERASER



Nota: De igual forma se tiene programada una tarea

para que diariamente ejecute un vaciado de la papelera

de reciclaje.

Las bases de datos son visualizadas por 2 personas:

Analista de información y área de impresión, en las dos

áreas ejecutan este tipo de labores.

2

Reenvío interno de

bases de datos

Empleado

interno

Todas las bases de datos o información confidencial es

enviada de forma encriptada.

3

Borrado de

información

Empleado

Interno.

El área de analistas de información e informática son

encargados de borrar de forma mensual la información

de manera local que contenga datos confidenciales.

4

Borrado permanente

de información

Director de

sistemas y

empelados

internos

La compañía cuenta con un software para el borrado

seguro de información con el fin de hacer irrecuperable

esta misma.

Este proceso se ejecuta diariamente en las estaciones

de trabajo.

5

Actualización

telefónica de datos

Actualizadores

de datos

Todo el proceso de actualización de datos es grabado y

monitoreado, ya que se cuenta con una planta de voz

digital.

Este proceso se permite para llamadas desde fijos y

celulares.

Aplica para los clientes que soliciten el servicio, bajo

ninguna razón se realiza actualización de datos

telefónica sin autorización del cliente remitente de la



base de datos.

6 Estudio crediticio y

antecedentes de

personal involucrado

Recursos

Humanos

Al personal administrativo de la compañía involucrado

en el proceso se le hace este tipo de estudios.

7 Auditorias aleatorias

a los equipos de

computo

Director de

sistemas

De forma aleatoria se realizan auditorías a los equipos

de cómputo de la compañía para validar el

cumplimiento de las políticas de seguridad.

8 Acuerdos de

confidencialidad

Recursos

Humanos

El área de recursos humanos cuenta con los acuerdos

de confidencialidad pertinentes de acuerdo a las

necesidades del cliente.

9 Capacitaciones

referentes a la

seguridad

informática

Bienestar laboral El área de bienestar cuenta con un cronograma de

capacitaciones el cual incluye temáticas referentes a la

seguridad informática, administración y

confidencialidad de la información, SARO.

10 Impresión de guías Empleado

Interno de

Domina

Las guías requeridas para el proceso de distribución son

impresas acorde a las exigencias del cliente en lo

referente a la seguridad, por tal razón no se incluyen

datos confidenciales como:

Números de cuenta

Cédula

Teléfonos celulares.

Estados de cuenta.

Tendencias religiosas.

Género.

Edad.

Por exigencia del ministerio se incluye en las guías

Remitente



Destinatario

Ciudad

Departamento

Dirección.

11 Movimiento y

traslado de equipos

Director de

sistemas

Todos los equipos que son trasladados a otras áreas se

les hace borrado de información e instalación del

sistema operativo con el software DBAN, el cual se

detalla en al manual de Hardening de la empresa.

12 Validación de virus y

software malicioso

en la información.

Analista de

informacion

La compañía cuenta con sistemas antivirus para la

detección y eliminación de software malicioso (

ENDPOINT ) el cual mantiene en ejecución en tiempo

real para monitorear los archivos que entran y salen del

equipo.

Para la detección de informacion con virus o maliciosa

se tiene programadas tareas de vacunación de forma

semanal en todas las estaciones de trabajo.

En caso de encontrase alguna anomalía en la

informacion proporcionada por el cliente, se

retroalimentará dicha novedad

13 Firewall local para

las estaciones de

trabajo

Director de

sistemas

El software antivirus funciona como un ENDPOINT el

cual detecta el momento en el que una conexión a

puertos externos es solicitada.

14 Aplicaciones Director de Las estaciones de trabajo cuentan con las diferentes



ejecutables en las

estaciones de

trabajo vinculadas a

la operación

sistemas políticas para prevenir la fuga de informacion entre las

cuales se resaltan

Bloque de aplicaciones no permitidas

Bloque de panel de control

Bloqueo de opción ejecutar

Bloqueo al almacenamiento en el disco duro

15. Manual de Políticas

de seguridad

Director de

sistemas

La compañía cuenta con manual de políticas de

seguridad de la información donde se estipulan las

diferentes políticas y procedimientos asociados al

tratamiento y protección de las bases de datos.

CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Tipo de

informacion Se maneja (

si/no)

Lugar donde se

almacena

Requiere

encripción ( Si /

No )

Proceso de

destrucción

Informaci

on

confidenci

al

SI / NO

Bases de datos

Si

Motor de bases

de datos

postgres.

Correo

electrónico

Si

La información

digital se

destruye cada

6 meses y se

borra

localmente

con aplicativo



ERASER para

eliminar de

forma

definitiva la

información.

Si

Listados No No aplica No Aplica No Si

Extractos

Si Archivo No

Se tiene

convenio con

empresa para

la recolección

y destrucción

de las

devoluciones

del producto.

Si

Guías físicas.

SI Archivo general No

Destrucción

física de la

papelería.

SI

Informes de

gestión. SI Servidor SI

Destrucción

mediante

borrado

seguro.

SI

Discos duros.

SI Área de

informática No

Destrucción

mecánica de

los mismos.

SI

Copias de

seguridad. SI

Por fuera de la

compañía. SI

Destrucción

física de la

SI



papelería.

Hojas de vida.

SI

Archivo de

recursos

humanos

No

Destrucción

física de la

papelería.

SI

Acuerdos de

confidencialidad. SI

Archivo de

recursos

humanos

No

Destrucción

física de la

papelería.

SI

Contratos de

trabajo SI

Archivo de

recursos

humanos

No

Destrucción

física de la

papelería.

SI

Contratos de

clientes externos. SI Archivo del

área comercial No

Destrucción

física de la

papelería.

SI

Acuerdos de

servicio. SI Archivo del

área comercial No

Destrucción

física de la

papelería.

SI

Nota: La información física como son extractos, devoluciones, pruebas de entrega y archivo

contable histórico son almacenados en el archivo de la compañía mientras se autoriza la

destrucción del mismo.

Autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles.

La compañía cuenta con dos fuentes de información para el tratamiento de bases de datos:

Cliente Corporativo: Son aquellos clientes que envían de manera masiva la

correspondencia para ser distribuida por Domina entrega total S.A.S, las bases de datos

que son transmitidas por ellos son creadas, actualizadas y administradas por el cliente, la

autorización para la manipulación de la información de los destinatarios se encuentra bajo

la responsabilidad del cliente.



Cliente Directo: Son aquellos clientes naturales que llegan a las instalaciones de Domina

para realizar el envío de correspondencia unitaria

Modo de obtener la autorización

Domina notifica a los clientes directos asociados a la distribución, la autorización para el

tratamiento de datos personales sensibles mediante correo electrónico.

Prueba de la autorización.

Tácitamente se sume autorización para el tratamiento de información por parte del cliente, salvo

que el usuario manifieste lo contrario vía correo electrónico o mediante otro medio de

comunicación.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Domina Entrega Total S.A.S, hace uso de la información emitida por los clientes solo para

procesos de distribución acordes a la normatividad vigente en materia postal, para tal efecto se

realizan las siguientes actividades:

Impresión de guías ( cuando corresponda )

Almacenamiento de la información de correspondencia de acuerdo a la CRC

Realización de informes de gestión de acuerdo a las necesidades del cliente externo.

Bajo ninguna circunstancia Domina Entrega Total S.A.S hace uso inapropiado ( envío de

publicidad, mensajes de texto, correos electrónicos masivos, entre otros ) de las bases de

datos emitidas por los clientes

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

La persona designada como responsable del tratamiento de la información es el director de

sistemas de la compañía



RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Son aquellos clientes que envían de manera masiva la correspondencia para ser distribuida por

Domina entrega total S.A.S, las bases de datos que son transmitidas por ellos son creadas,

actualizadas y administradas por el cliente, la autorización para la manipulación de la información

de los destinatarios se encuentra bajo la responsabilidad del cliente.

RAZÓN SOCIAL: Domina Entrega Total S.A.S

DOMICILIO: Cr 76 #43-24, Medellin

EMAIL: [email protected]

NOMBRE DEL RESPONSABLE: Mario Alonso Agudelo

TELÉFONO DEL RESPONSABLE: (4) 430 20 20 / 4147

RESPONSABLE DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMACIONES

Domina Entrega Total S.A.S, cuenta con el área de servicio al cliente nacional con domicilio en

Medellin la cual se encarga de tramitar de manera interna y externa las diferentes peticiones,

quejas y reclamos que surjan. Se tiene un procedimiento interno para dar gestión a las diferentes

novedades presentadas mediante los diferentes medios de comunicación (email, pagina web,

carta física y llamada telefónica).

DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DE PQR

NOMBRE: Laura Catalina Patiño

TELÉFONO: (4) 430 20 20 / 4161

DIRECCIÓN: Cr 76 #43-27, Medellin

EMAIL: [email protected]

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

A partir del 27 de Junio del 2013 (fecha en la cual fue publicada en el diario oficial), entra en

vigencia la política para el tratamiento de la información, el periodo de vigencia para el

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



tratamiento de las bases de datos se encuentra directamente relacionado con la normatividad

vigente en materia postal.

DERECHOS DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS

DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA

AUTORIZACIÓN:

El procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar,

rectificar y suprimir información y revocar la autorización es el siguiente:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que

repose en la base de datos de DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S suministrará a estos toda la



información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del

Titular.

La consulta se formulará mediante comunicación escrita que se radicará en las oficinas de la

DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S o también se podrá realizar mediante correo electrónico dirigido

a la dirección “[email protected]”

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la

fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho

término se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en

que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles

siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos

de DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o

cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley,

podrán presentar el correspondiente reclamo ante la DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S el cual será

tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S, con

la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la

dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta

incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción

del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del

requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que

ha desistido del reclamo.

En caso de que la DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S. no sea competente para resolver el

reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles



e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga

"reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días

hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a

partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo

dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en

que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles

siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y

Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del

Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos,

según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que

impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S. procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera

para el cumplimiento de la normatividad en materia postal.

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DOCUMENTOS DE CONSULTA Y/O REFERENCIA INTERNA

Normas de Seguridad informática

Procedimiento de Impresión



Procedimiento administración de llaves de seguridad

Procedimiento para el cifrado de información

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