politica de auditoria

POLÍTICA DE AUDITORÌA Y CONTROL INTERNO

Código: GSOT0101

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 1 de 4

“ Una vez impreso este documento se considera copia no controlada”

1 OBJETO Con esta política la compañía Biomax Biocombustibles S.A., expone sus criterios, respecto al control interno, como parte de los mecanismos de direccionamiento y control que facilitan la búsqueda de unidad de propósito y dirección de la organización. 2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN La presente Política aplica a todas las dependencias de Biomax Biocombustibles S.A 3 RESPONSABLE Es responsabilidad de todo el personal cumplir con los criterios mencionados en el presente documento.

4 PRINCIPALES CONTROLES INTERNOS La compañía debe mantener un sistema de control suficiente para asegurarse de que se cumplen todas las políticas, procedimientos e instructivos de los procesos administrativos, comerciales y operativos, con el fin de salvaguardar los activos y garantizar el cumplimento de la legislación nacional e internacional aplicable. Este sistema de control debe ser lo suficientemente sólido como para asegurar la identificación y reconocimiento de todas las operaciones financieras en los libros y asientos con las autorizaciones y aprobaciones oportunas. Todos los activos deberán ser identificables, estar debidamente valorados y estar acompañados de títulos de propiedad válidos. Sus posibilidades de recuperación deberán estar debidamente valoradas. Todas las partidas de pasivos se registrarán en los libros y asientos junto con las demás obligaciones, debiéndose revelar de manera adecuada. 5. NOTIFICACIÓN DE FRAUDES, INFRACCIONES Y OTRAS RESPONSABILIDADES SIGNIFICATIVAS Los empleados de la compañía deben notificar al área de Auditoría y control Interno, en el momento en que ocurra sin importar que exista como consecuencia una pérdida financiera o no, cualquier fraude o intento del mismo, así como otras infracciones en el incumplimiento de responsabilidades significativas. Así mismo el área de Auditoría y Control Interno, debe reportar a la Gerencia General los hallazgos derivados de las acciones anteriores y/o descubiertos por su propia cuenta, en el desarrollo del plan de Auditoría bajo los parámetros establecidos en el procedimiento para tal fin.


Código: GSOT0101



6. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL INTERNO Los auditores internos deben tener pleno acceso a todos los registros y bienes de la Empresa, así el personal de Biomax Biocombustibles S.A., debe estar dispuesto y consciente de su obligación de atender a los auditores bajo una programación apropiada y razonable en términos de tiempo. 7. SEGURIDAD

Biomax Biocombustibles S.A., mediante políticas de seguridad, deberá garantizar, como mínimo, el cumplimiento de los siguientes puntos: Ø Que los bienes de su empresa, independientemente de que sean propiedad de la

misma o estén arrendados o pertenezcan a terceros, estén protegidos desde el punto de vista físico.

Ø Que la información relativa a las actividades de la Empresa o a sus clientes se trate con confidencialidad y esté protegida.

Ø Asignar responsabilidades de seguridad, estableciendo procedimientos para informar

cualquier incumplimiento de las políticas establecidas al respecto.

Cualquier incumplimiento de las políticas de seguridad del que se tenga noticias será investigado de inmediato, sin demora y se emprenderán las acciones necesarias para tratar cualquier debilidad que se detecte. 8. DOCUMENTACIÓN DE LOS CONTROLES

Biomax Biocombustibles S.A. debe documentar e incluir en el Sistema de Gestión Integral, sus procedimientos y controles con el fin de garantizar la fiabilidad de todos sus informes. El Comité de Auditoría y el área de Auditoría y Control Interno deben valorar periódicamente el diseño y funcionamiento del sistema de control establecido. El documento deberá tener en cuenta las siguientes áreas de control: Ø Entorno de control: Se trata del tono y la actitud adoptados por la alta dirección, el

cual debe ser de absoluta cooperación. Comprende la integridad y preocupación ética, la conciencia del control de la gestión, el compromiso con su empresa y con el entorno externo, la estructura de la organización, la asignación de responsabilidades y las políticas de recursos humanos.

Ø Valoración de riesgos: La alta Dirección en coordinación con el área de Auditoría y Control interno, debe identificar, analizar y gestionar la mitigación de los riesgos que tengan un impacto sobre sus actividades. Se trata de un proceso continuo.

Ø Información y comunicación: Se debe poseer un sistema para adquirir e intercambiar la información, de modo que la alta Dirección pueda tomar las decisiones adecuadas.


Código: GSOT0101



Ø Actividades de control: Son las medidas concretas para asegurarse de que todo funciona como debería.

Ø Supervisión: Implica la revisión de los controles para asegurarse de que funcionan con eficacia y eficiencia, y si resulta necesario o no actualizarlos.

La información debe conservarse en forma segura y de manera que esté al día y refleje verdaderamente los controles y procedimientos establecidos. Además, es esencial que se conserven pruebas de las revisiones efectuadas en la implementación de los controles. De ser necesario, los auditores externos e internos podrán examinar tales pruebas para valorar si la documentación, el diseño y el funcionamiento de los controles son suficientes. Es responsabilidad de la compañía actualizar sus controles; la documentación y su socialización en caso de que se produzcan cambios significativos en los procedimientos. Será responsabilidad del área involucrada, generar las acciones preventivas y/o correctivas pertinentes, de los hallazgos encontrados en el desarrollo de la Auditoría, en el plazo de tiempo acordado en conjunto con el área de Auditoría y Control Interno.

9. PROHIBICIONES PARA LOS AUDITORES Los auditores internos tendrán prohibido: Ø Realizar tareas administrativas. Ø Revelar información sin la respectiva autorización sobre las auditorías o los estudios

especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa, o eventualmente penal de los empleados de Biomax Biocombustibles S.A.

Ø Diseñar e implementar sistemas de información financiera.

10. DEFINICIÓN DE TERMINOS Ø No aplica

11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ø Manual del Sistema de Gestión Integral- (GSMI01) Ø Manual de lavado de Activos- (GJML01) Ø Código de conducta para la prevención del lavado de Activos – (GJOT02) Ø Auditorias internas del Sistema de Gestión Integral - (GSPR04)

12. ANEXOS Ø No aplica


Código: GSOT0101



__________________________ _________________________ _______________________ ____________________________ Elaboró: Gloria Benitez Reviso: Guiovanni Mahecha Aprobó: Ramiro Sánchez Cargo: Auditor Interno Cargo: Coordinador de HSEQ Cargo: Gerente General Fecha: 31/03/2010

politica de auditoria

Business