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POLICÍA NACIONAL CIVIL SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

San Salvador, octubre 2008

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


INDICE

Pág. No. INTRODUCCCIÓN 1. OBJETIVOS 6 GENERALES ESPECÍFICOS 2. MANTENIMIENTO DEL MANUAL 7 3. BASE LEGAL 7 4. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD RESPONSABLE DE PROYECTOS 8

DIVISION DE LOGISTICA 14

DIVISION DE PERSONAL 118 DIVISION DE BIENESTAR POLICIAL 152 DIVISION DE INFRAESTRUCTURA 201 DIVISION DE INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES 231 UNIDAD SECUNDARIA FINANCIERA INSTITUCIONAL 269 UNIDAD ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL 371

5. APROBACION 389

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INTRODUCCIÓN

El cumplimiento de la misión encomendada a la Subdirección de Administración y

Finanzas, implica la ejecución de una diversidad de funciones, actividades y tareas, las

cuales deben realizarse de la mejor manera posible para lograr los resultados

esperados y contribuir con ello a alcanzar las metas institucionales; en tal sentido se ha

elaborado la presente herramienta administrativa en la que se especifican los

principales procedimientos correspondientes a cada una de las divisiones y unidades

que conforman la SAF.

Este Manual servirá de guía para quienes por primera vez deban ejecutar alguno de los

procedimientos detallados; así como será de gran utilidad para la inducción de las

personas que se incorporan a la Subdirección de Administración y Finanzas.

Por lo consiguiente, a través de esta herramienta metodológica además de generar una

base sólida para apoyar el trabajo policial, permitirá cualificar las acciones

desarrolladas y brindar una mejor atención a los usuarios.

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1. OBJETIVOS DEL MANUAL Objetivo general Contar con una herramienta administrativa fundamentada legalmente que defina los procedimientos que se desarrollan en las divisiones y unidades que conforman la Subdirección de Administración y Finanzas, a efecto de obtener normalización en la ejecución y mayor eficiencia en su desarrollo. Objetivos específicos

Establecer y dar a conocer los distintos procedimientos de trabajo, que se realizan en la Unidad.

Sustentar legalmente, cada procedimiento definido.

Mantener una herramienta de consulta, a fin de que al personal de nuevo ingreso asignado a la SAF, se le facilite la inducción en los diferentes puestos de trabajo.

Establecer o delimitar el rol y la responsabilidad en la que participa el personal en los diferentes procedimientos que se ejecutan.

2. BASE LEGAL La Base Legal en la que se sustenta el presente Manual está considerada en las disposiciones contenidas en:

Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC.

Art.12 Reglamento de la Ley Orgánica de la PNC 3. MANTENIMIENTO DEL MANUAL REVISION Y ACTUALIZACION La Unidad de Planificación Institucional será responsable de entregar a la Jefatura de la SAF, una copia del Manual de Procedimientos autorizado por el Director General. La Jefatura de la SAF, será responsable de reproducir los ejemplares necesarios para cada dependencia bajo su ámbito de control y darlo a conocer al personal de la misma, mediante acción directa de las correspondientes jefaturas. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Para que el Manual cumpla con la función de orientar al personal debe ser revisado y actualizado cuando existan cambios en: la normativa legal, las políticas de trabajo institucionales o en las actividades desarrolladas; en tal sentido la Unidad de Planificación Institucional, en coordinación con la Subdirección de Administración y Finanzas tendrán la responsabilidad de desarrollar dicha tarea, así como de hacerlo llegar a las instancias correspondientes para su aprobación.

DISTRIBUCION Y CUSTODIA La Unidad de Planificación Institucional será responsable de entregar a la SAF, un ejemplar de este documento y custodiar el original del mismo.

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4. DESCRIPCION DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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UNIDAD RESPONSABLE DE PROYECTOS (URP)

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PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE PREINVERSIÓN PÚBLICA. FORMULACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA.

NORMAS PARA LA FORMULACION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS:

1. Los proyectos deberán ser elaborados en función de las necesidades prioritarias, detectadas en las dependencias de la Policía Nacional Civil.

2. Para iniciar el proceso administrativo y la ejecución de un proyecto, se deberá contar la

asignación anual presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

3. Para poder desarrollar cualquier proyecto de infraestructura, la Unidad Responsable de Proyectos, deberá coordinar con la División de Infraestructura, para que se efectúen los trámites correspondientes a fin de garantizar que el inmueble donde se realizará la obra, es propiedad de la Policía Nacional Civil.

4. La Unidad Responsable de Proyectos coordinará con las dependencias involucradas, la

incorporación de cambios autorizados por la Dirección General de Inversión y Crédito Pública y la actualización de proyectos, una vez obtenida la opinión técnica favorable del Ministerio de Hacienda.

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE PREINVERSIÓN PÚBLICA.

DEPENDENCIA: UNIDAD RESPONSABLE DE PROYECTOS, SAF

OBJETIVO: Definir y priorizar los proyectos de Inversión Pública de la Institución.

DISPOSICIÓN LEGAL: Normas de Control Interno, Instructivo SAFI-DGICP-No. 005/99, Ley AFI, Instructivo SAFI-DGICP-No. 003/99

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Notas, memorando, reportes, fichas, formatos de programa y matriz de registro de información

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD

Director General Subdirector(a) de Administración de Finanzas Técnico(a) de Proyectos Subdirector(a) de Administración de Finanzas Técnico de Proyectos Subdirector(a) de Administración de Finanzas

1 2 3 4 5 6 7

Recibe de la Dirección General de Inversión y Crédito Público, solicitud para presentar Programa Anual de Preinversión Pública y margina a Subdirección de Administración y Finanzas. Gira instrucciones a la Unidad Responsable de Proyectos, para que en coordinación con las dependencias de la Institución identifiquen necesidades de inversión. Si se identifican necesidades de inversión en infraestructura, efectúa reunión con la División de Infraestructura, para definir la viabilidad de proyectos requeridos por las dependencias. Elabora propuesta de programa de Preinversión con base en el análisis y priorización de las necesidades institucionales y la presenta al Subdirector de Administración de Finanzas para su consideración Recibe y analiza propuesta de programa con personal de la Unidad Responsable de Proyectos, para discutir y definir la propuesta final. Prepara la propuesta final del Programa Anual de Preinversión Pública y elabora memorando de remisión a la Dirección General. Envía propuesta a la Dirección General, para su consideración y/o Visto Bueno, de donde pueden darse dos situaciones: que la propuesta sea aprobada o que le efectúe observaciones. Si tiene observaciones, el Técnico de Proyectos efectúa los cambios de acuerdo a las mismas, y devuelve el documento al Subdirector.

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Subdirector(a) de Administración de Finanzas Director(a) General Técnico(a) de Proyectos Director General

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14

Remite a la Dirección General de la Policía Nacional Civil, el Programa Anual de Preinversión Pública, con las observaciones incorporadas. Autoriza y remite el Programa Anual de Preinversión Pública, a la Dirección General de Inversión y Crédito Publico del Ministerio de Hacienda. Incorpora en el Sistema de Información de Inversión Pública, la información general sobre los proyectos que forman parte del Programa de Preinversión Pública. Recibe oficio sobre la notificación de la asignación de fondos a los proyectos que integran el Programa Anual de Inversión Pública (PAIP), y lo remite a la Subdirección de Administración y Finanzas, para que se tramite la ejecución de los mismos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA.


OBJETIVO: Formular documentos de proyectos de acuerdo al Programa Anual de Preinversión Pública, para la obtención de fondos.

DISPOSICIÓN LEGAL: Reglamento Normas Técnicas de Control Interno Específicas PNC, Guía Técnica para elaborar Estudios de Preinversión Pública, Ley SAFI , Instructivo 003/99, 004/99 Normas para aprobación de estudios, programas y proyectos. M de H.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Notas, memorando, reportes, fichas, formatos de programa y matriz de registro de información, Documento de proyecto.

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDADES Subdirector (a) Subdirector de Administración y Finanzas

Técnico(a) en proyectos

Subdirector(a) de Administración y Finanzas

Técnico(a) de Proyectos

Subdirector(a) de Administración y Finanzas

Director(a) General

1

2

3

4

5

6

7

8

9

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Gira instrucciones a la Unidad Responsable de Proyectos, para que inicie la formulación de proyectos, en concordancia con el Programa Anual de Inversión Pública.

Elabora memorando para informar a dependencia beneficiaria el inicio del proceso de formulación del proyecto y tramita firma del Subdirector de Administración y Finanzas, para su posterior envío.

Coordina con la dependencias beneficiaria y otras, para la obtención de información

Efectúa visitas de campo, sostiene reuniones con las dependencias usuaria para ampliar información del proyecto y elabora informe.

Clasifica, analiza información y elabora documento de proyecto para someterlo a consideración del Subdirector de Administración y Finanzas.

Revisa, efectúa observaciones y las hace del conocimiento al técnico de proyectos.

Incorpora observaciones al documento y prepara nota para la Direcciòn General.

Remite Documento a la Dirección General para su aprobación y posterior envió la Dirección General de Inversión y Crédito Público (DGICP), Ministerio de Hacienda para opinión técnica del mismo.

Recibe oficio de la DGICP informando sobre la opinión técnica del proyecto. La cual puede ser favorable o que el documento contenga observaciones.

Remite el proyecto al Subdirector de Administración y Finanzas, para que el documento forme parte del banco de proyectos de la Institución y sea ejecutado cuando se cuente con la asignación presupuestaria. Nota: En caso de que el documento contenga observaciones, estas son incorporadas por el técnico de proyectos y nuevamente remitidas a la Dirección General, para continuar el trámite ante el Ministerio de Hacienda.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA.


OBJETIVO: Contribuir al eficiente desarrollo de los proyectos de inversión pública, a través del seguimiento oportuno al proceso administrativo y la ejecución de los mismos.

DISPOSICIÓN LEGAL: Reglamento Normas Técnicas de Control Interno Específicas PNC, Guía Técnica para elaborar Estudios de Preinversión Pública, Ley SAFI , Instructivo 003/99, 004/99 Normas para aprobación de estudios, programas y proyectos. M de H.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Notas, memorando, reportes, Documento de proyecto.

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDADES

Director General Subdirector(a) de Administración y Finanzas Técnico(a) de Proyectos

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe oficio del Ministerio de Hacienda, sobre la asignación anual presupuestaria para los proyectos de inversión pública. Margina al Subdirector de Administración y Finanzas, para que inicie las coordinaciones para su ejecución. Margina oficio e instruye a la Unidad Responsable de Proyectos para que proporcione el seguimiento respectivo. Sostiene reuniones con jefaturas de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales, para conocer programación del proceso administrativo y dar seguimiento al mismo. Solicita informe de avance físico y financiero a las dependencias ejecutoras (UACI, USEFI E INFRAESTRUCTURA). Efectúa visitas de campo en el lugar donde se desarrollan los proyectos de infraestructura. Elabora informe de avance y lo remite a Subdirector de Administración y Finanzas. Incorpora y genera mensualmente avance físico y financiero al Sistema de Información de Inversión Publico SIIP hasta la finalización del proyecto. Del cual remite copias al Subdirector de Administración y Finanzas, Unidad de Planificación Institucional y a las dependencias involucradas en la ejecución del proyecto

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DIVISION DE LOGISTICA

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS

NORMAS

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS EN ALMACÉN

PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y ENTREGA DE PAPELERÍA, UTILES, Y MATERIAL DE LIMPIEZA

PROCEDIMIENTO DOTACIÓN DE UNIFORMES, EQUIPO POLICIAL E IMPLEMENTOS AL PERSONAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y ENTREGA DE LLANTAS PARA VEHÍCULOS AUTOMOTORES

PROCEDIMIENTO ENTREGA DE MATERIAL Y EQUIPO DE RADIO Y TELEFONIA

PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIALES DE CONSTRUCCION

PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTO DE ARTÍCULOS NO CONTEMPLADOS EN LA LISTA DE BIENES ALMACENABLES

PROCEDIMIENTO CONFECCION DE PRENDAS Y DISTINTIVOS POLICIALES

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO NORMAS

PROCEDIMIENTO CODIFICACIÓN FÍSICA Y REGISTRO DE BIENES.

PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRASLADO DE BIENES ENTRE DEPENDENCIAS POLICIALES.

PROCEDIMIENTO CONSTATACION FÍSICA DE INVENTARIOS EN CARÁCTER ORDINARIO, POR CAMBIO DE JEFATURA Y POR CAMBIO DE ENCARGADOS DE ACTIVO FIJO.

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE DONACIONES DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES A LA PNC.

PROCEDIMIENTO DESCARGO DE BIENES PROPIEDAD DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL

PROCEDIMIENTO DESCARGO DE INVENTARIO DE EQUIPO DE TRANSPORTE

PROCEDIMIENTO SUBASTA PÚBLICA DE BIENES DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL.

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

NORMAS

PROCEDIMIENTO REQUISICIÓN DE MATERIALES PARA LA PRODUCCIÓN GRÁFICA INSTITUCIONAL.

PROCEDIMIENTO REQUISICIÓN DE MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA. PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTO DE TRABAJOS DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES PROCEDIMIENTO CONTROL DE ARTES FINALES EN EL PROCESO DE DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN. PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DE CALIDAD DE LOS IMPRESOS Y REPRODUCCIONES PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO DE ACABADO DE LOS IMPRESOS Y REPRODUCCIONES INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTO COMPRA DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE EQUIPO Y MAQUINARIA DEL DEPARTAMENTO DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES NORMAS PROCEDIMIENTO ACCIDENTE DE TRANSITO DE VEHICULOS INSTITUCIONALES

PROCEDIMIENTO RECEPCION DE VEHICULOS NUEVOS

PROCEDIMIENTO AUTORIZACION PARA CAMBIO DE LLANTAS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE

VEHICULOS Y ARMAS NORMAS PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO, ENDEREZADO Y PINTURA DE VEHÍCULOS EN EL TALLER DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y ARMAS DE LA PNC

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PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE VEHÍCULOS Y ARMAS POR MEDIO DE TALLERES MOVILES A NIVEL NACIONAL PROCEDIMIENTO ENTREGA Y LIQUIDACION DE REPUESTOS EN CONSIGNACION A LOS TALLERES MOVILES QUE PRESTAN SERVICIOS DE MANTENIMIENTOA NIVEL NACIONAL. PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PRESUPUESTOS DE REPARACION A VEHICULOS ACCIDENTADOS Y ARMAS DETERIORADAS PROCEDIMIENTO RETIRO DE PIEZAS DE MEDIOS DE TRANSPORTE DESCARGADOS, PARA SER UTILIZADOS COMO REPUESTOS USADOS PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE VALUO PARA CAMBIO DE ARMAS PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE ARMAS DE LA PNC.

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DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS

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NORMAS

A. NORMAS GENERALES

1. Cada dependencia policial será responsable de programar los requerimientos de

bienes necesarios para el funcionamiento, los que deberá solicitar al Departamento o División correspondiente de acuerdo al detalle siguiente:

BIEN SOLICITIADO DIRIGIR SOLICITUD A

Uniformes y equipo policial. Mobiliario y equipo de Oficina. Papelería y útiles de oficina. Armas y Municiones. Combustible. Sastrería

Depto. de Suministros

Llantas y neumáticos Depto. de Transporte

Impresos Depto. de Impresos

Repuestos para vehículos y armas Depto. Mantenimiento de Vehículos y Armas.

Materiales para mantenimiento de obra física División Infraestructura

Mobiliario y equipo de oficina, accesorios y equipo informático

Depto. de Informática

Accesorios y equipo de telefonía y radio Departamento de Telecomunicaciones

2. Las Jefaturas de los almacenes del Departamento de Suministros serán

responsables de la custodia, resguardo y entrega de los bienes que en ellos se depositen, por lo que deberán rendir la fianza correspondiente ante la Institución.

3. Las jefaturas de los Departamentos de Suministros, Transportes, Mantenimiento

de Vehículos y Armas, Impresos, Informática, Telecomunicaciones y División de Infraestructura deberán coordinar acciones con la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), a fin de mantener las existencias mínimas de los bienes necesarios para su utilización.

4. El Departamento de Suministros deberá mantener actualizado el registro de las

existencias y de los despachos de los bienes a través de los respectivos almacenes; así mismo hará la planificación de los consumos mensuales y anuales, con base en lo que reporte cada dependencia respecto a sus necesidades de consumo, a fin de mantener en existencia los bienes a ser requeridos.

5. La baja o descargo de bienes en custodia del Departamento de Suministros y

otros almacenes se efectuará según lo establecido en el “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de los Bienes Propiedad de la Policía Nacional Civil”.

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6. Será responsabilidad del Departamento de Suministros mantener un sistema de control de inventarios valorizado por producto, debidamente actualizado con base en el consumo y control de las existencias.

7. La recepción de materiales, equipo, artículos generales, armas y municiones,

repuestos y accesorios para vehículos, etc. deberá efectuarse únicamente en el almacén respectivo para su resguardo y posterior entrega.

8. Los requerimientos de material, repuestos, mobiliario, equipo, artículos generales

y otros deberán hacerse en el formulario de Requisición de Materiales y Equipos (Anexo 1)

9. Las armas y municiones para uso de personal operativo (reincorporado) se

solicitarán a través de memorando, los cuales deberán ser autorizados por el Jefe de División o Unidad solicitante, de acuerdo al procedimiento establecido.

10. Toda reasignación de armas a personal de la Institución, se efectuará como lo

establece el “Instructivo de Armamento, Explosivos y Artículos Similares de la PNC”.

11. Todo armamento solicitado, se entregará en Bodega únicamente al interesado,

quien deberá firmar un recibo de asignación por el arma y munición entregada (Anexo 2).

12. Para el cambio de armamento, el interesado deberá devolver la existencia de

munición, funda de armamento y porta munición (cargador) asignada hasta la fecha del cambio, previa autorización de la Jefatura de la Dependencia, debiendo anexar el documento de justificación para la nueva asignación.

13. En caso de pérdida de armamento, la dependencia usuaria deberá informar de

inmediato al Oficial de Servicio de la Dirección General como novedad ocurrida y a la jefatura de los Departamentos de Suministros y de Activo Fijo para su conocimiento.

14. Las requisiciones de bienes para el área operativa deberán ser autorizadas de la

siguiente forma:

SOLICITANTE AUTORIZA

Seguridad Pública Jefe(a) Delegación/ División

Investigaciones Jefe(a) División

Áreas Especializadas Jefe(a) Unidad, División o Grupo

Tránsito Terrestre Jefe(a) División

15. Las requisiciones de material y equipo para las dependencias de la Subdirección

de Administración y Finanzas, deberán ser autorizadas por el Jefe de División y Jefe del Departamento respectivo.

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16. Las Delegaciones policiales elaborarán una requisición mensual de bienes que

incluya además de sus necesidades, las de sus dependencias subordinadas (un cuadro de solicitud por cada una)

17. El(la) Jefe(a) Administrativo Regional será responsable de presentar los

requerimientos de las dependencias de su área de acción y de autorizar la salida de bienes de Bodega Regional.

18. El cambio de uniformes para el personal operativo se efectuará cada año,

exceptuando aquellos casos especiales de algunas dependencias que requieran cantidades adicionales.

19. Los requerimientos extraordinarios de uniformes deberán ser tramitados previo

visto bueno de la jefatura correspondiente, utilizando formularios de Requisición de Materiales y Equipo con el detalle del personal que lo solicita y la justificación respectiva. Cada entrega de prendas, será de asignación personal.

20. En caso de operaciones especiales o apertura de nuevas dependencias

policiales, la unidad solicitante deberá comunicarlo al Departamento de Suministros de la División de Logística, al menos con quince días de anticipación para la coordinación respectiva.

21. Las solicitudes de servicios de sastrería para personal operativo se canalizarán a

través de memorando dirigido a la jefatura del Departamento de Suministros.

22. Será responsabilidad de la División de Logística, a través del Departamento de Suministros y con el apoyo de la División de Informática, mantener un sistema adecuado que permita el registro y control de los bienes en existencia en los almacenes del Departamento de Suministros.

23. Será responsabilidad del Jefe de la UACI y de Activo Fijo, garantizar que los

documentos y procedimientos que int4ervienen en la adquisición y despacho de los materiales equipo, sean entregados previamente al Departamento de Suministros, oportuno al recibo en bodegas.

B. NORMAS DE RECEPCIÓN

24. Los bienes que se reciban en almacén por parte de los suministrantes, deberán ser exactamente los especificados en la Orden de Compra y/contrato de suministro, emitidos por la PNC y factura que ampara la entrega, para lo cual debe hacerse la verificación respectiva, asegurándose que la calidad, especificaciones técnicas, cantidad y embalaje de los mismos, sea la especificada en aquella.

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25. Los artículos que no reúnan las características y calidad estipuladas, deberán dejarse fuera de la recepción formal y devolverse al suministrante, elaborando el acta respectiva y detallando en la misma las causas por las cuales se rechaza el bien.

26. Los(las) Encargado(a)s de Recepción de los bienes deberán tener conocimiento

y documentos que amparen las condiciones de la compra. La documentación relacionada a la compra deberá ser facilitada por la UACI previo a la recepción, a fin de poder verificar la cantidad, especificaciones técnicas y embalaje de los bienes a recibir.

27. El(la) Encargado(a) de Recepción en cada almacén deberá elaborar informe de

ingreso de bienes a bodega y remitir a diario copia de los comprobantes a la Jefatura del Departamento de Suministros y a la UACI.

28. El(la) Encargado(a) de Recepción, deberá clasificar y codificar los artículos

recibidos de acuerdo al sistema de almacenamiento y a las normas de localización establecidas. En caso de ser productos nuevos se deberá asignar el espacio requerido.

29. Cuando, por la naturaleza de los bienes (material de laboratorio, alimentos y

medicamentos para animales, equipo médico, repuestos para aeronaves y navíos, etc.) éstos deban ser recibidos por la Dependencia solicitante, deberá delegarse a un representante autorizado del Departamento de Suministros en conjunto con un representante de la UACI, para hacer efectiva la recepción y entrega de los bienes y levantar el acta correspondiente.

30. El Encargado de Almacén, será el responsable de llevar control por los recibos

de mercadería, amparados en Contratos de Suministros de Bienes, segùn el envío previo de las copias de contratos por parte de la UACI.

31. El Encargado del Almacén es el responsable de emitir las actas

correspondientes, ya sea por: producto recibido a entera satisfacción, por rechazo, o por Recibo de Sobrante de Tela cuando se ha entregado tela para maquila, en este caso, previo visto bueno del Encargado del Área de Sastrería.

32. El Auxiliar de Almacén designado, será el responsable de enviar las copias de

facturas y actas de recepción al área Administrativa del Departamento de Suministros.

C. NORMAS DE DESPACHO 33. El horario de atención para el despacho de bienes en los almacenes será de

lunes a viernes, de 07:30 a 12:00 y de 12:40 a 15:30 horas.

34. Para el despacho físico de los artículos se usará el método de “primero que entra, primero que sale”.

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35. Las solicitudes de bienes serán despachadas, siempre y cuando se elaboren en

el formulario de Requisición de Materiales y Equipo ya establecido (Anexo 1), el cual deberá autorizarlo el Jefe de la dependencia solicitante y el Jefe del Departamento de Suministros.

36. Los productos no contemplados en la lista de bienes almacenables, quedarán

pendientes de entrega, por carecer de existencias en bodega, en cuyo caso se solicitará la adquisición de los mismos a través de la UACI, siempre y cuando la compra esté justificada y aprobada por las jefaturas correspondientes.

37. El(la) Encargado(a) de Almacén será responsable de verificar que las

cantidades despachadas sean las que especifica el documento de salida autorizado.

38. Será responsabilidad del Departamento de Suministros, mantener los controles

correspondientes sobre la asignación de los recursos en cada uno de los almacenes asignados al Departamento de Suministros.

39. El mantener un sistema adecuado que permita el registro y control de la

mercadería y equipo institucional que se adquiera, custodie y despache a cada dependencia solicitante de la Corporación Policial, será responsabilidad de la División de Logística, a través del Departamento de Suministros y con el Apoyo del Departamento de Informática.

D. NORMAS DE CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD 40. El(la) Encargado(a) de Almacén será responsable del cuidado y la preservación

de los artículos desde el momento que llegan, hasta su despacho a las dependencias solicitantes, por lo que deberá establecer medidas de seguridad, tales como: extintores de fuego, candados en puertas de bodegas, gestión de aseguro contra incendio, robo, hurto y daños para salvaguardar las existencias, así como medidas que eviten la contaminación o el deterioro de los artículos lo cual afecte su uso final.

41. El(la) Jefe(a) del Almacén deberá verificar las condiciones de bodegaje de los

distintos artículos en existencia, con el objeto de descargar los obsoletos y rendir informe de los que necesitan reparación, si es el caso. Así mismo deberá prestar la debida atención a aquellos artículos que deban ser almacenados en condiciones especiales de temperatura u otros (frágiles, inflamables, artículos de gran peso, etc.)

42. No se ubicarán artículos en los pasillos de circulación, puertas de acceso o que

interfieran con ductos o canales de ventilación.

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43. Para el almacenaje de los bienes deberá considerarse criterios relacionados con el manejo, forma del producto, fragilidad, vencimiento, peso, volumen, frecuencia de las entregas.

44. Los bultos deberán ubicarse sobre tarimas en forma transversal y entrecruzada.

El resto de artículos en estantes apropiados para evitar su deterioro por humedad.

45. Será responsabilidad del Encargado del Almacén, reportar por escrito al Jefe del

Departamento, con copia al Jefe de la Sección de Almacenes, los materiales, equipo y/o armamento que se encuentran en malas condiciones para su consumo, y/o obsoletos, los cuales ya no podrán utilizarse en la institución, para que éstos sean descargados de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Normas y Procedimientos para la administración de los bienes de la Policía Nacional Civil.

46. Es responsabilidad de cada Encargado de Almacén, de comunicar a la Jefatura

del Departamento, con copia al Jefe de la Sección de Almacenes, de cualquier situación que se dé en los almacenes, acerca del personal, de la Infraestructura, con los sistemas y demás áreas de su responsabilidad. Todo esto sin detrimento de cualquier falta disciplinaria en que se incurra.

47. Es responsabilidad del Encargado de Almacén, comunicar por escrito a la

Jefatura, de sobrantes o faltantes de mercadería que se descubriere en los cierres mensuales por Inventarios, para su aclaración y/o depuración.

E. NORMAS DE DISPOSICIÓN DE LOS ARTÍCULOS EN BODEGA 48. Los artículos se almacenarán por grupos; aquellos grupos que contengan gran

variedad, se podrán dividir en subgrupos. La persona encargada de ubicar los artículos deberá clasificarlos en grupos y por cantidad, basándose en lotes grandes, medianos, pequeños o al detalle.

49. Los artículos que salen con mayor frecuencia, así como los de difícil manejo por

su volumen, presentación o fragilidad, deberán ubicarse lo más cerca posible del área de despacho. Los de menor movimiento se ubicarán a mayor distancia de dicha área.

50. Los materiales inflamables y artículos de uso y manejo delicado, deberán

colocarse en áreas aisladas, con una señalización adecuada donde se pueda establecer un control de seguridad estricta.

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F. LOCALIZACION Y CONTROL DE EXISTENCIAS 51. Para facilitar la localización de los bienes dentro del Almacén, se deberá auxiliar

de un plano del área (Plant Layout), con sus respectivas zonas de localización, el cual deberá colocarse en un tablero a la entrada del almacén.

52. La información básica para el registro de cada campo o subcampo de datos de

identificación del artículo, deberá ser:

Código

Nombre

Fecha de recepción

Clase de documento de ingreso

Número del documento

Fecha de ingreso a registro de existencias

Fecha de salida del Almacén

Nombre del Centro de Costo de destino

Saldo de existencia

Número y letras de localización

53. Para el almacenamiento se utilizarán números y letras de localización, lo que facilitará la ubicación de cada grupo o subgrupo de artículos almacenados, rotulando visiblemente los estantes y los espacios de la Bodega.

54. El Código de Almacén estará estipulado de la siguiente manera:

CODIGO ALMACEN 1 Prendas y Equipo policial 2 Papelería y Utiles 3 Repuestos Automotrices 4 Material de Radio y Telefonía 5 Materiales de Construcción 6 Armas y Municiones 7 San Miguel 8 Santa Ana

55. Como equipo policial se considera:

Cinturón Esposas Portaesposas Batòn Portabatòn Lámpara Porta lámpara Funda para caramañola Silbato Funda para pistola

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Portacargadores Caramañola, Sujetadores.

56. Se deberá elaborar el “Aviso de Cambio de Ubicación”, cuando se necesite mover artículos a una nueva ubicación física dentro del almacén.

57. El “Aviso de Cambio de Ubicación” de existencias, deberá ser trasladado al

Encargado de Despacho, quien notificará del cambio al Encargado del Registro Mecanizado, para la actualización correspondiente.

58. El(la) Jefe(a) del Almacén deberá realizar las comprobaciones físicas de los

artículos en todas sus ubicaciones, al menos una vez por mes, a fin de ajustar los registros correspondientes.

59. El control de existencias (kardex) que se emplee, manual o informático, deberá

actualizarse en el momento en que se recibe o se despache la mercadería, a través de un cargo o un descargo, según corresponda y se llevará obligatoriamente para comparar entre los recuentos físicos y los reportes de existencias.

60. Se deberá efectuar constataciones físicas de los productos contra los registros

existentes por lo menos dos veces al año, a fin de verificar la existencia real de los inventarios de bienes y establecer diferencias.

61. Los conteos físicos se deberán practicar periódicamente, sin previo aviso, de

manera selectiva, y conciliarse con los registros de contabilidad, mediante investigación por parte de personal independiente de la custodia y de la contabilización de los artículos.

62. Será responsabilidad de cada Encargado de Almacén el recuento físico por cada

cierre mensual, por medio del chequeo y vista en apertura de cajas, separar estivas, mover piezas y todo aquel movimiento necesario para que dicho recuento será verdadero y el proceso sea transparente.

63. El(la) Encargado(a) de Almacén deberá elaborar un informe diario de entradas y

salidas de bienes (reporte contable mensual) y remitir al Jefe del Departamento de Suministros.

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS EN ALMACÉN

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE LOGISTICA

OBJETIVO: Efectuar la recepción en almacén de los bienes que requiere la corporación policial para el desempeño de las actividades.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33, 47

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Orden de Compra, Factura, Nota de envío, Acta

RESPONSABLE PASO No.

ACTIVIDAD

Proveedor/ Encargado de Recepción de artículos Jefe(a) de Almacén Encargado(a) de Despacho

1

2

3

4

Verifican las cantidades y especificaciones detalladas en la Orden de Compra, Contrato, Orden De Pedido y Factura o nota de envío, así como también las condiciones de embalaje que presenta el producto, dándose dos situaciones:

a. Si la mercadería no cumple con las especificaciones, no procede la recepción; se elabora acta respectiva, en la que se detalla las causas del rechazo, entrega copia de acta al proveedor, devolviendo la mercadería y finaliza el procedimiento. Envía copia a la UACI.

b. Si cumple con las especificaciones, firma y sella

factura o nota de envío en calidad de recibido de conformidad, devuelve original a suministrante y retiene copia de documentos, elabora Acta de Recepción, con Vo. Bo. Del Jefe(a) de la Sección de Almacenes e informa a Jefe de Almacén y firman Suministros, UACI, el Proveedor y el Solicitante, si ese fuera el caso.

Coordina el recibo, ya sea con el personal que trae el proveedor para entregar la mercadería o con el operador y montacargas institucional, cuya actividad será llevada a cabo en el horario institucional normal. Excepcionalmente será coordinado con el proveedor fuera de este horario. Remite copia de los comprobantes a la jefatura del Departamento de Suministros y a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

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Jefe(a) de Almacén Digitador(a)

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Clasifica los artículos recibidos de acuerdo a la forma de almacenamiento y a las normas de localización establecidas; en caso de ser productos nuevos se asigna el espacio requerido. Almacena los productos de manera que se facilite al Encargado de Despacho, el retiro de los mismos y remite al digitador la documentación completa para actualización del inventario. Envía copia de documentos a la Jefatura del Departamento. Efectúa el proceso de ingreso de datos de los bienes recibidos al inventario mecanizado del Almacén. Archiva documentos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DE PAPELERÍA, UTILES, Y MATERIAL DE LIMPIEZA

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE LOGÍSTICA

OBJETIVO: Efectuar la entrega de papelería, útiles de oficina y materiales de limpieza que requieren las dependencias para realizar sus labores.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requisición de Materiales y Equipo


ACTIVIDAD

Dependencia solicitante Encargado(a) de Recepción y despacho de Requisiciones. Jefe(a) Sección de Almacenes. Solicitante Encargado(a) de Despacho de Almacén Solicitante

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Completa formulario prenumerado de “Requisición de Materiales y Equipo”, en original y dos copias y remite al Departamento de Suministros División de Logística, previamente firmados por las Jefaturas respectivas. Recibe Requisición de Material y Equipo y verifica firmas de autorizaciones y coloca sello de recibido. Firma sella y margina. Revisa requisición, firma de autorizado y traslada a Encargado de Recepción y despacho de requisiciones y devuelve copia amarilla de la Requisición al solicitante. Presenta copia amarilla de Requisición de Material y Equipo a Encargado del Almacén para su respectivo despacho inmediato. Entrega a la dependencia solicitante los bienes aprobados al presentarse el solicitante, estampando sello de entregado. Verifica que el material sea el solicitado en la Requisición. Firma en el formulario de Requisición de Material y Equipo en original y copia y lo devuelve al Encargado(a) de Almacén.

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PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DE PAPELERÍA, UTILES, Y MATERIAL DE LIMPIEZA


ACTIVIDAD

Encargado(a) de Almacén Digitador(a) Encargado(a) de Almacén

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Revisa que original y copia de Requisición de Materiales y Equipo estén firmadas y tengan el sello de Entregado para trasladar original al Digitador y archivar copia. Introduce datos para descargo de inventarios en sistema informático de control de existencias del Almacén. Realiza el respectivo control de calidad al final de la jornada y archiva la documentación diariamente.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE UNIFORMES, EQUIPO POLICIAL E IMPLEMENTOS AL PERSONAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO


OBJETIVO: Proporcionar los uniformes, los implementos y el equipo policial que requiere el personal de la corporación para efectuar adecuadamente sus labores.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formulario de Asignaciones de Uniformes y Equipo Policial


ACTIVIDAD

Solicitante Encargado(a) de Almacén o Encargado(a) de Despacho Bodega móvil Solicitante Digitador(a) Auxiliar Administrativo

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Presenta Carnet de Identificación de la PNC al Encargado de Despacho de Materiales y Equipo, en el almacén regional correspondiente o en la bodega móvil destacada en la localidad. Verifica en el Carnet de identificación los datos siguientes:

Nombre del solicitante Orden numérico institucional (ONI) Categoría policial Fecha de vencimiento

Constata en los registros que no le han sido entregadas la dotación de prendas para el período. Si todo está correcto, entrega las prendas nuevas al interesado utilizando el formulario de Entrega de Uniformes y Equipo Policial, original y copia Revisa las prendas del uniforme, equipo policial e implementos y firma de recibido en formulario de entrega. Revisa que original y copia del formulario de Asignaciones de Uniformes y Equipo Policial, están firmadas y tengan sello de entregado, para trasladar original al Digitador y copia a Auxiliar administrativo. Introduce datos para descargo de inventarios en el sistema de control de existencias del Almacén. Recibe copia de Encargado de Almacén y archivo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DE LLANTAS PARA VEHÍCULOS AUTOMOTORES


OBJETIVO: Efectuar la entrega de llantas para los vehículos al servicio de la corporación policial que las requieran para sustitución por uso, deterioro y desgaste.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requisición de Materiales y Equipo. Material entregado. Autorización para cambio de llantas.


ACTIVIDAD

Jefe(a) o persona delegada de dependencia solicitante Encargado(a) de Almacén Digitador(a)

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Presenta al almacén formulario de Autorización para Cambio de Llantas firmado por el(la) Jefe(a) del Departamento de Transporte y sellado cuando el requerimiento es hecho en oficinas centrales. Cuando la solicitud proviene de una Región, deberá ser firmado por el Supervisor encargado de la zona. Elabora Formulario de material entregado y lo presenta a aprobación de la Jefatura del Departamento de Suministros o de la Sección de Almacenes. Revisa firma y sella en los formularios presentados por el solicitante y procede a la entrega de las llantas. Recibe posteriormente la documentación de salida de Almacén y procede a digitar en el sistema informático para su archivo. .

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO. SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIALES DE CONSTRUCCION


OBJETIVO: Proporcionar los suministros de construcción requeridos para labores de mantenimiento de obra civil y pequeñas remodelaciones y ampliaciones en locales que utiliza la corporación policial.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requisición de Materiales y Equipo, Material Entregado.


ACTIVIDAD

Dependencia solicitante Jefe(a) de División de Infraestructura Jefe(a) de almacén. Dependencia solicitante. Jefe(a) de Almacén Digitador(a)

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Presenta en la División de Infraestructura el formulario de Requisición de Materiales y equipo autorizado por el(la) Jefe(a) de la Dependencia solicitante. Completa formulario de Asignación de Equipo y/o Asignación de materiales y firma de autorizado APRA ser presentado al almacén. Revisa que la documentación esté correcta, llena el formulario de Material entregado o Mobiliario y Equipo Entregado y obtiene aprobación de la Jefatura del Departamento de Suministros o de la Sección de Almacenes. Revisa que la documentación esté correcta y procede a entregar el material solicitado. Firma de recibido en formulario de Material entregado o mobiliario yo equipo entregado y devuelve a Encargado(a) de despacho. Traslada documentos de despacho a Digitador(a). Codifica movimientos de salida, digita en sistema de control de inventarios y archiva documentos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE ARTÍCULOS NO CONTEMPLADOS EN LA LISTA DE BIENES ALMACENABLES


OBJETIVO: Gestionar el suministro de bienes de los que no se tiene existencia en los almacenes y que las dependencias requieren para su funcionamiento.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requisición de Materiales y Equipo


ACTIVIDAD

Dependencia Solicitante Secretaria(o) Depto de Suministros Jefe(a) Departamento de Suministros Jefe(a) Sección Administrativa

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Presenta solicitud escrita acompañada de la Requisición de Materiales y Equipo con firmas autorizadas del Jefe de División o Unidad y con visto bueno del Subdirector respectivo, al Departamento de Suministros o a la División de Logística. Registra en libro de control el número del Documentos de solicitud y/o Requisición y traslada a Jefe(a) del Departamento para autorización. Revisa y autoriza requerimiento, ordena elaboración de cuadro de análisis para Cuadro de Aprobación de Fondos y traslada a Sección Administrativa. Verifica especificaciones técnicas de los materiales, equipo y/o productos solicitados. Registra en Control interno de Requerimientos y traslada a la UACI, para proceso de adquisición (Verificación de disponibilidad de fondos con la USEFI, aprobación de la adquisición, adquisición por Libre Gestión o por Licitaciones y envío de copia de aprobación de fondos al Jefe División de Logística. Continúa el procedimiento de adquisición a cargo de la UACI.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONFECCION DE PRENDAS Y DISTINTIVOS POLICIALES


OBJETIVO: Proporcionar apoyo en la confección de uniformes de tallas especiales, prendas policiales a requerimiento, bordados, caponas, onis, emblemas y otros.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando, Orden de Trabajo.


ACTIVIDAD

Solicitante Jefe(a) Departamento de Suministros Encargado(a) Área de Sastrería Solicitante Encargado(a) Área de Sastrería

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Elabora solicitud por confección, ajuste o modificación de prendas o distintivos policiales y remite a la Jefatura del Departamento de Suministros. Margina solicitud al Área de Sastrería, ya que la Orden de Trabajo tiene vigencia de 90 días. Elabora Orden de Trabajo con base en lo marginado en la solicitud recibida. Toma medidas de talla al solicitante, en caso de ser requerido y/o procede a confeccionar la prenda policial, de acuerdo a la programación establecida. Notifica al solicitante cuando se encuentre terminado el trabajo solicitado, para que lo retire. Recibe la(s) prenda(s) a satisfacción y firma orden de trabajo de piezas confeccionadas o modificadas. Elabora informe semanal de trabajos realizados y pendientes, registra la información en el sistema informático y traslada informe a Jefatura del Departamento de Suministros.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EMISION DE SOLVENCIAS Y/O REFERENCIAS A PROVEEDORES.


OBJETIVO: Disponer de la información necesaria para el finiquito de procesos de entrega de bienes a través de contratos y la extensión de solvencias.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33, Art. 154, Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Copia de Contrato, Resolución modificativa, Orden de pedido y/o inicio, facturas, nota de remisión, Permisos de Importación y/o exportación, segùn sea el caso, y documentos legales.


ACTIVIDAD

UACI Encargado(a) Control y Seguimiento de Contratos UACI Departamento de Tesorerìa. Departamento de Suministros

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Envía copia del detalle de proveedores que se presentaron a recoger bases de competencia para participar en próxima licitación, al Departamento de Suministros. Verifica todos los contratos del Proveedor en el Sistema de Control y Seguimiento de Contratos y emite solvencia en caso que no exista incumplimiento, finalizando el procedimiento. En caso de incumplimiento, deniega solvencia a proveedor y notifica a la UACI. Elabora cálculo de multa, envía al proveedor el cobro y remite la copia a los Departamento de : Tesorería, Presupuesto y a Suministros. Recibe el pago de la multa y remite copia al Departamento de Suministros. Emite Solvencia y/o Referencia a proveedor.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE CONTRATOS

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE LOGISTICA, DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS.

OBJETIVO: Disponer de la información necesaria para el finiquito de procesos de entrega de bienes a través de contratos.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33, Cap. III, ART. 46, Cap. Preliminar, Art. 3, NTCI Especificas de la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Copia de Contrato, Resolución modificativa, Orden de pedido y/o inicio, facturas, nota de remisión, Permisos de Importación y/o exportación, segùn sea el caso, y documentos legales.


ACTIVIDAD

UACI Jefe(a) Departamento de Suministros. Jefe(a) Sección Administrativa Encargado(a) Control y Seguimiento de Contratos. Jefes Almacenes Encargado(a) Control y Seguimiento de Contratos.

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Remite copia de contrato, resoluciones modificativas, orden de inicio y/o orden de pedido, recepción de contrato legalizado, licencia de exportación y todo documento legal para el establecimiento de plazos, a la jefatura del Departamento de Suministros. Remite copia de contrato y/o modificativas y demás documentos legales, a la Sección Administrativa, del Departamento de Suministros. Traslada copia de contrato y/modificativas al Área de Control y seguimiento de contratos y al Almacén correspondiente. Registra datos en sistema de control y seguimiento de contratos y efectúa análisis de vencimiento al tener en documentos estipulado plazo de entrega, segùn cláusula que lo establezca. Remiten Copias de Actas de recepción, rechazos, facturas y/o notas de remisión al área de control y seguimiento de contratos, los viernes de cada semana en horas de la tarde. Recibe copias de actas de recepciòn, facturas y/o notas de remisión y clasifica por proveedor y por contrato. Digita información de facturas y/o notas de remisión en el sistema.

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ACTIVIDAD

Encargado(a) Control y Seguimiento de Contratos. UACI . Departamento de Tesorería

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Elabora finiquito y lo firma, solicita firma de jefe(a) de Sección administrativa y jefe(a) del Departamento de Suministros y remite a la UACI. Solicita al Departamento de Tesorería liberar fianza de fiel cumplimiento por medio de memorando con copia al Departamento de Suministros. En caso de incumplimiento, notifica a proveedor la multa impuesta para que la cancele en el Departamento de Tesorería y envía copia de la notificación a los Departamentos de Tesorería, Presupuesto y Suministros. Ejecuta cobro de la multa y remite copia de recibo de ingreso al Departamento de Suministros para su conocimiento.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CUSTODIA DE BIENES EN EXISTENCIA EN LOS ALMACENES.

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE LOGISTICA, DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS.

OBJETIVO: Mantener en buen estado y reportar eventos sobre los bienes resguardados en los diferentes almacenes.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33, Cap. III, ART. 46, Cap. Preliminar , Art. 3, NTCI Especificas de la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN


ACTIVIDAD

Jefe(a) de la Sección de Almacenes. Jefe(a) Departamento de Suministros Jefe (a) de la Secciòn de Almacenes.

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Supervisa el recibo y la custodia de los bienes recibidos para el funcionamiento de la PNC. Reporta por escrito al Jefe(a) del Departamento de Suministros, de la situación de estiba, empaque, ubicación, situación de estantes, situación de materiales en deterioros, daños, obsolescencias y demás infraestructura que pueda ocasionar pérdidas, daños o deterioros de la mercadería en custodia. Recibe Reportes y giras las instrucciones correspondientes: a) Sección Administrativa para trámites de materiales a adquirir, si fuere necesario y termina proceso, enviando requerimiento a la UACI. b) Sección de Almacenes para retirar del Almacén de Infraestructura los materiales que hubiere en existencias. Recibe los documentos correspondientes de ingreso y se responsabiliza del cuido y preservación de los artículos recibidos hasta su entrega final al usuario. Por lo cual revisa calidad, ubicación (No en pasillos de circulación, no en puerta de acceso o que interfieran en ductos o canales de ventilación), empaque y estiba de la mercadería. (Frágiles, inflamables, artículos de gran peso, perecederos, etc.) Segùn resultado reporta ala Jefatura del Departamento, con copia al Jefe de la Sección de Almacenes.

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ACTIVIDAD

Jefe(a) Departamento de Suministros

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Recibe el Reporte de parte del Jefe de Almacén, sobre las condiciones de los artículos en existencia que han llegado a su obsolescencia, deterioro y/o reparación, si ese fuera el caso, y envía solicitud de descargo a la Comisión de Descargo

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PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

OBJETIVO: Dotar oportunamente del material y equipo de oficina al personal del Departamento para el desarrollo de sus actividades.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formulario de requisición de materiales y equipo.


ACTIVIDADES

Secretaria(a) de la jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe(a) del Departamento de impresos y Reproducciones Secretaria(a) de la jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe(a) del Departamento de Suministros Secretaria(a) de la jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones

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De acuerdo a las necesidades de material y equipo de oficina, elabora la requisición en original y tres copias y pasa a firma del Jefe del Departamento. Recibe requisición de material y equipo de oficina y revisa la cantidad de materiales y/o equipo solicitado, la descripción, fecha de elaboración y si está de acuerdo, procede a firmarla, y entrega a la secretaria. Recibe requisición debidamente firmada y estampa el sello y la remite a la jefatura del Departamento de Suministros. Recibe requisición, verifica en sus registros la disponibilidad y de haber en existencia, estampa su firma y la sella, en calidad de autorizado, quedándose con el duplicado, de no haber existencia coloca el sello respectivo y regresa a secretaria original y triplicado de la requisición. Recibe original y copia del triplicado de requisición y revisa que este debidamente firmada y sellada, y de estarlo, envía a bodega a retirar lo solicitado, de no haber existencia en bodega debe tramitarse la compra por Fondo Circulante.

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PROCEDIMIENTO: Requisición de Material y Equipo de Oficina.

RESPONSABLE PASOS No.

ACTIVIDADES

Secretaria(a) de la jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones Encargado(a) de Bodega de Suministros Empleado(a) del Departamento de Impresos y Reproducciones Encargado(a) de Bodega de Impresos y Reproducciones

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Presenta original y la copia del triplicado de requisición de materiales y equipo ha encargado de Bodega de Suministros. Recibe original y la copia del triplicado de requisición y procede a lo siguiente :

Entrega a interesado el material y/o equipo solicitado en requisición.

Anota en original y triplicado de requisición el nombre de la persona que recibe y el cargo que ocupa dentro de la institución, y le solicita al interesado que le firme de recibido y anota la ficha respectiva y archiva original de requisición.

Sella y le estampa su firma en la copia del triplicado de la requisición, como comprobante de que se entrego lo solicitado y se la proporciona el empleado del Departamento de Impresos y Reproducciones.

Con la copia del triplicado de la requisición y el material y/o equipo, se traslada al Departamento y se lo entrega al Encargado de Bodega. Recibe material y/o equipo, contra copia del triplicado de requisición e informa a jefatura del Departamento. Da ingreso al material y/o equipo a la bodega del Departamento. Archiva copias de requisición.

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DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO

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NORMAS

A.- NORMAS RELACIONADAS CON LA APERTURA Y CIERRE DE CENTROS DE COSTO INSTITUCIONALES

1. Todos los bienes que se encuentran asignados a las dependencias policiales, que

no están incorporadas en el nuevo catálogo, serán agregados a sus respectivos centros de costo, de acuerdo a su dependencia jerárquica. En el caso de la existencia de bienes reportados como faltantes, el Jefe del centro de costo que los recibe, será el responsable de impulsar los trámites correspondientes para delimitar responsabilidades y de recuperación por bienes dañados o extraviados de manera negligente; sin exoneración de la responsabilidad disciplinaria que el caso amerite.

2. Cualquier modificación o reestructuración del catálogo de centros de costo, en lo

que respecta a apertura o cierre de éstos, deberá contar con la autorización de la Dirección General, o Subdirección General.

3. Para la apertura de un nuevo centro de costo deberán cumplirse los siguientes

requisitos: a) El(la) Jefe(a) del Centro de Costo solicitará autorización al Director General

o Subdirector General, y posteriormente realizará el trámite respectivo ante el Departamento de Activo Fijo de la División de Logística.

b) Debe obedecer a cambios que afectan la estructura organizativa de la institución.

c) Cuando el número de mobiliario y equipo asignado sea considerable.

4. Para el cierre de un Centro de Costo deberá cumplirse los siguientes requisitos:

a) El(a) Jefe(a) del Centro de Costo solicitará autorización al Director General o en su defecto al Subdirector General, y posteriormente realizará el trámite respectivo ante el Departamento de Activo Fijo de la División de Logística.

b) Debe obedecer a cambios que afectan la estructura organizativa de la Institución.

c) Cuando el número de mobiliario y equipo asignado sea mínimo.

5. El Departamento de Activo Fijo, deberá mantener actualizado el catálogo de Centros de Costo, según los cambios estructurales que se realicen a nivel institucional.

B. - NORMAS RELACIONADAS CON LA CODIFICACIÓN FÍSICA Y EL REGISTRO DE LOS BIENES INSTITUCIONALES.

6. Será responsabilidad del Departamento de Activo Fijo, realizar el cálculo y el control de la depreciación de todos los bienes depreciables adquiridos por la Institución, con el propósito de generar y proporcionar a dependencias internas o externas a la PNC, información financiera, sistematizada, íntegra, exacta y confiable, de utilidad para la toma de decisiones.

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7. Será responsabilidad del encargado(a) de activo fijo de cada Centro de Costo dar mantenimiento a la codificación física de los bienes que se encuentren asignados a la dependencia en la cual se encuentra asignado, de tal forma que el código adjudicado a cada bien permanezca visible para su identificación. (En este caso no se permitirá efectuar modificación a la clase, subclase y correlativo del bien, asignado por el Departamento de Activo Fijo).

8. Los Departamentos de Suministros y Transportes serán responsables de coordinar

con el Departamento de Activo Fijo, a efecto de que se codifiquen y registren los bienes y equipo de transporte previo a la asignación de éstos al Centro de Costo.

9. El (la) Jefe(a) de cada Centro de Costo, deberá garantizar que el mobiliario y equipo asignado a las diferentes dependencias bajo su mando, mantengan el código adjudicado por el Departamento de Activo Fijo a cada bien.

10. Será responsabilidad de cada encargado(a) administrativo regional, informar al

Departamento de Activo Fijo de la División de Logística, en los primeros tres días hábiles de cada mes, los movimientos registrados en las dependencias adscritas a la regional correspondiente, como producto del traslado de bienes que se efectúen.

11. Todo mobiliario y equipo que adquiera la Institución, debe ingresar a los almacenes

del Departamento de Suministros de la División de Logística, antes de ser asignados al Centro de Costo respectivo; se exceptúan de la disposición anterior los bienes que por sus propias características y naturaleza, como ejemplo: Aeronaves, Lanchas, Equipo Médico y de laboratorio, y otros de similares características, no pueden ingresarse a los almacenes; no obstante lo anterior, cuando por las circunstancias antes mencionadas se reciban bienes directamente en el centro de costo, será responsabilidad del jefe del mismo, coordinar en el menor tiempo posible, con los Departamentos de Suministros y Activo Fijo, la codificación y el registro de los bienes, facilitando para tal efecto la documentación que ampara la adquisición y propiedad de éstos, a favor de la institución.

C.-NORMAS RELACIONADAS CON LA CUSTODIA Y PROTECCIÓN DE LOS BIENES INSTITUCIONALES. 12. En los casos en que se demuestre que un arma de fuego institucional, ha sido

extraviada, hurtada o robada por negligencia en su custodia; dañada por uso inadecuado, el cobro por su recuperación se efectuará de conformidad con el valor monetario de adquisición reflejado en la tabla de precios de armas y municiones; asimismo, no se realizará ningún cálculo de depreciación, sobre las armas que por su valor de adquisición son depreciables. Lo anterior debido al grado de peligrosidad y consecuencias ulteriores que se pueda ocasionar por el mal uso o custodia del arma, si ésta resultare en posesión de personas ajenas a la corporación policial.

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13. Será responsabilidad del Jefe(a) de cada Centro de Costo, garantizar y mantener

una buena administración y control interno adecuado, de los bienes utilizados por cada miembro de la dependencia bajo su mando; para tal efecto se deberá hacer entrega de todo el mobiliario y equipo mediante recibos de asignación personal, debiendo firmar dicho documento el jefe de la dependencia, el encargado de activo fijo del centro de costo, y el receptor de los bienes.

14. Será responsabilidad de la persona que tiene asignado cada bien institucional,

garantizar la salvaguarda física sobre todos los bienes que se encuentren bajo su asignación, y responderá ante la Institución y/o las instancias legales pertinentes, en caso de pérdida, hurto, robo, o daño que fueren ocasionados por negligencia en su custodia o uso inadecuado; lo anterior sin exoneración de la responsabilidad disciplinaria que el caso amerite.

15. El(la) jefe(a) del centro de costo debe garantizar que se realice el proceso

disciplinario que amerite el caso, a efecto de delimitar responsabilidades, por pérdida, hurto, robo, o daño de bienes, y al concluir dicho proceso debe remitir a la Comisión de Responsabilidades, el expediente completo con todas las diligencias realizadas, para que sea en esa instancia donde se dirima la responsabilidad. En los casos en que se proceda a la recuperación por las razones antes expuestas, ésta podrá solventarse mediante la acción pecuniaria, o sustituyendo el bien por uno nuevo y que presente características similares al que se sustituirá; no procede en este tipo de situaciones la sustitución por daño o extravío de armas de fuego.

En el caso de los bienes que por su valor de adquisición son depreciables, la acción pecuniaria se realizará con base al valor en libros que presentare el bien al momento del detrimento, y en el caso de los bienes no depreciables se tomará como base el valor de adquisición del bien.

16. Cuando se de el caso de sustitución de algún bien deberán tomarse en cuenta los

siguientes requisitos: a) Deberá respaldarse con documentos de soporte, la legal procedencia del

bien a sustituir. b) El bien a sustituir deberá contar con el visto bueno de un técnico de la

Institución, idóneo en la materia a fin de que emita opinión técnica del reemplazo a realizar, de acuerdo al tipo de bien a sustituir.

c) Elaborar y anexar el acta de entrega formal del bien a sustituir con todas sus características y firmas del jefe de Centro de Costos como receptor del bien sustituto, la persona que entrega el bien, y el encargado de activo fijo de la dependencia.

d) Será responsabilidad del encargado administrativo regional correspondiente, elaborar el formulario de ajuste del bien sustituido y enviar el original y sus anexos al Departamento de Activo Fijo para la aplicación en el Archivo Maestro.

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17. El puesto de encargado de Activo Fijo deberá ser desempeñado por una persona asignada en el mismo centro de costo, quien debe poseer la habilidad, aptitud, capacidad y responsabilidad necesaria para desempeñar el trabajo con eficiencia y eficacia. El Jefe del centro de costo deberá verificar que la persona asignada cumple con el perfil antes señalado y procurará mantenerlo en el puesto de forma permanente, y deberá evitar en la medida de lo posible rotar al titular de dicho cargo con mucha frecuencia, salvo casos necesarios y que el servicio lo requiera.

18. El(la) Jefe(a) de cada centro de costos será responsable de supervisar y garantizar

que los(as) encargados(as) de Activo Fijo, rindan fianza de fidelidad para el manejo del activo fijo del centro de costo bajo su mando.

19. Será responsabilidad del jefe(a) de cada centro de costo, garantizar que dentro de

los sesenta días posteriores a la toma de posesión del cargo del encargado de activo fijo, éstos rindan declaración jurada de su patrimonio ante la Corte Suprema de Justicia, por medio de la Sección de Probidad. También deberán declarar el estado de su patrimonio en la forma indicada, dentro de los sesenta días siguientes a partir de la fecha en que cesen en el ejercicio de sus respectivos cargos. Dichas declaraciones deberán presentarse personalmente por quien esté obligado (a) o debidamente autenticadas o por medio de apoderado especialmente constituido, y comprenderán una relación y estimación de sus bienes y de los créditos a su favor o en su contra, de sus cónyuges y de sus hijos.

20. Es responsabilidad del jefe(a) de cada Centro de Costo, remitir al Departamento de

Activo Fijo de la División de Logística, copia del comprobante de cumplimiento total, de la declaración jurada del patrimonio, de la persona nombrada como encargado del activo fijo del centro de costo bajo su mando, la cual debe de ser extendida por la Sección de Probidad de la Corte Suprema de Justicia, tanto en el momento en que se nombra a un encargado de activo fijo, así como cuando cesan en dicho cargo.

21. Es responsabilidad de cada jefe(a) regional, nombrar a una persona para que se

desempeñe como encargado(a) de activo fijo de toda la región, a fin de coordinar y verificar el trabajo desarrollado por los encargados de activo fijo, de cada una de las dependencias adscritas a la regional; dicha persona tendrá bajo su responsabilidad establecer medidas que permitan garantizar un adecuado control en el manejo del inventario de mobiliario y equipo institucional, en concordancia con la normativa establecida para tal efecto.

Para dicho puesto deberá seleccionarse a una persona idónea para el cargo y que pertenezca al recurso humano asignado a la regional; asimismo, el encargado administrativo regional tendrá la responsabilidad a su vez, de garantizar que el encargado desempeñe sus actividades con eficiencia y eficacia.

22. Será responsabilidad del encargado(a) administrativo regional, remitir al

Departamento de Activo Fijo, en los primeros tres días hábiles de cada mes, información actualizada de todos los movimientos y traslados del mobiliario y equipo,

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que se encuentra asignado a las dependencias adscritas a la regional correspondiente.

23. Será responsabilidad del Departamento de Activo Fijo capacitar a los(as)

encargados(as) de activo fijo nombrados en cada centro de costo, acerca del manejo y control del mobiliario y equipo institucional.

24. El(la) Jefe(a) de cada centro de costo será responsable de mantener en optimas

condiciones de funcionamiento el mobiliario y equipo institucional asignado a las dependencias bajo su mando, debiendo gestionar para tal efecto ante las instancias respectivas, el mantenimiento preventivo y correctivo, a efecto de garantizar la operatividad de la dependencia bajo su mando, debiendo procurar además que los bienes se encuentren registrados y codificados por el Departamento de Activo Fijo.

25. Será responsabilidad de cada jefe(a) de Centro de Costo, solicitar a la División de

Personal la elaboración del nombramiento mediante acuerdo para el encargado de activo fijo; asimismo, será responsabilidad de la División de Personal gestionar la fianza respectiva ante la Unidad Secundaria Ejecutora Financiera Institucional (USEFI), para el control interno del mobiliario y equipo asignado al Centro de Costo al cual pertenece la persona nombrada para el cargo.

26. El(a) Jefe(a) de cada Centro de Costo, será el responsable de entregar toda la

información relacionada con el registro, control, administración, custodia, uso y asignación de todo el mobiliario y equipo asignado a las distintas dependencias adscritas al Centro de Costo bajo su mando, y que sea requerida por la Corte de Cuentas de la República, la Unidad de Auditoria Interna de la PNC, o cualquier otra instancia tanto interna como externa a la institución; asimismo deberá entregar información relativa a proyectos de su dependencia a la Unidad de Planificación Institucional.

27. Será responsabilidad del Jefe(a) de cada Centro de Costos, garantizar la existencia

de un inventario actualizado y control adecuado, así como de mantener un archivo debidamente documentado y ordenado de todo el mobiliario y equipo asignado al Centro de Costo bajo su mando.

28. Cuando se realice traslado de bienes de una dependencia a otra, el Jefe(a) del

centro de costo a través del encargado del activo fijo de la dependencia que entrega, deberá informar en el formulario original de traslado de mobiliario y equipo al Departamento de Activo Fijo para su registro y control.

En el caso de las cinco regionales toda la documentación relacionada con traslados de bienes se deberá canalizar a través del encargado administrativo de la regional, quien consolidará toda la información correspondiente a las dependencias de la región, y lo remitirá al Departamento de Activo Fijo en los primeros tres días del mes posterior a la ejecución del traslado.

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29. No se permitirá el desmontaje de piezas u otros accesorios, sobre los bienes que aún se encuentran activos dentro del inventario institucional de mobiliario y equipo; no obstante, ésta acción sí procederá sobre aquellos bienes debidamente descargados de los inventarios de la institución.

D.- NORMAS RELACIONADAS CON LA CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES INSTITUCIONALES. 30. El(la) encargado(a) de activo fijo de cada Centro de Costo, deberá constatar cada

seis meses el inventario del mobiliario y equipo asignado, incluyendo para tal efecto el armamento institucional distribuido en cada una de las dependencias adscritas al centro de costo; lo anterior se realizará a fin de verificar la existencia física, y el estado de conservación de los bienes, si resultaren faltantes deberá reportar al Jefe del centro de costo los resultados obtenidos, para que éste inicie el proceso de delimitación de responsabilidades conforme a la ley. El(la) jefe(a) del centro de costo es el responsable de garantizar que se ejecute la constatación física en los períodos establecidos, debiendo remitir al Departamento de Activo Fijo los resultados obtenidos en original con toda la documentación de respaldo, ( Acta, reporte debidamente sellado y firmado, cuadro de los bienes faltantes, si los hubiere etc.), a más tardar el último día hábil de los meses de junio y diciembre de cada ejercicio fiscal. Asimismo impulsará los trámites correspondientes para delimitar responsabilidades, y su respectiva recuperación por bienes dañados o extraviados de manera negligente.

31. Será responsabilidad de cada jefe de centro de costo mantener un control

actualizado y adecuado, sobre todo el armamento institucional asignado a la unidad y al personal bajo su mando, garantizando la ejecución de las constataciones en los períodos establecidos en la norma antes mencionada.

32. Cada Jefe(a) regional a través del encargado administrativo de la región, será responsable de garantizar que los jefes de las diferentes dependencias bajo su jurisdicción, controlen, usen, salvaguarden, y administren adecuadamente los bienes que han sido asignados a la unidad policial.

33. Cuando en la constatación física se observen bienes en buen estado de

funcionamiento, y estén subutilizados, el Jefe del centro de costo deberá informar al Departamento de Activo Fijo al respecto, para reasignarlos a otras dependencias policiales que los necesite.

34. Cuando se efectúen cambios de Jefatura en cualquier dependencia de la institución,

el encargado de activo fijo de esa unidad constatará la existencia física de los bienes asignados al Centro de Costos, para efectos de entrega de los activos fijos del jefe(a) saliente al jefe entrante. El jefe entrante será el responsable de remitir el resultado final en original al Departamento de Activo Fijo, en un plazo no mayor a treinta días calendario después de haber asumido el cargo como nuevo jefe, adjuntando para tal efecto los siguientes documentos:

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a) Reporte general del inventario debidamente verificado y chequeado, además debe presentarse firmado y sellado por el jefe entrante, el saliente y el encargado de activo fijo.

b) Acta de verificación física del mobiliario y equipo, garantizando la entrega y recepción del activo fijo por traspaso de mando de la dependencia policial, la cual debe ser firmada por los jefes entrante y saliente, además el encargado del activo fijo.

c) Reporte de bienes faltantes si los hubiere. d) Reporte de bienes verificados físicamente en el inventario

realizado, y que no se encuentran asignados al centro de costo.

35. Si en la constatación física por cambio de Jefatura se reportan bienes no vistos físicamente, el nuevo jefe será responsable de dar seguimiento a la depuración del faltante que para tal efecto encuentre el encargado de activo fijo de la dependencia; y en caso de persistir la inconsistencia el nuevo jefe debe ordenar a donde corresponda para que se instruya el proceso disciplinario correspondiente, a fin de deducir responsabilidad por el faltante de bienes.

36. El(la) jefe(a) de cada Centro de Costo será responsable de garantizar, que al

momento en que se efectúe cambio de encargado de activo fijo en su dependencia, se debe realizar constatación física de todos los bienes asignados, a efecto de identificar posibles inconsistencias y determinar si existen faltantes, debiéndose garantizar además que el traspaso del puesto se efectúe de manera formal, dejando evidencia de todas las acciones realizadas y plasmando los resultados en el acta de traspaso respectiva, de la cual se deberá remitir copia al Departamento de Activo Fijo, describiendo en dicho documento los resultados obtenidos.

E.-NORMAS RELACIONADAS CON LA DONACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO A LA PNC 37. Será responsabilidad del Jefe(a) de cada Centro de Costos, garantizar que los

bienes recibidos en calidad de donación a favor de las distintas dependencias bajo su mando, se trasladen físicamente y se ingresen a los almacenes del Departamento de Suministros, para su correspondiente registro; asimismo el Jefe del Centro de Costo, será responsable de reportar al Departamento de Activo Fijo, la adquisición del bien para su codificación y control en el Sistema de Activo Fijo Institucional, remitiendo la documentación requerida para tal efecto, según detalle siguiente:

Carta de donación en original debidamente firmada de recibida por el Señor Director General y firmada también por el donante, ésta debe incluir dentro de su contenido el detalle de los bienes con sus características y el valor monetario de cada uno de los artículos donados.

En el caso de equipos de transporte, el jefe del Centro de Costo beneficiado con la donación, será responsable de remitir al Departamento de Transporte de la División Logística, una copia de la escritura pública que respalde la donación de los equipos; a fin de proceder a los registros legales correspondientes.

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Posterior a dicha gestión, los bienes serán entregados formalmente a la Unidad policial beneficiada con la donación; o a criterio de la Dirección General o Subdirección General.

Se exceptúan de la disposición anterior los bienes que por sus propias características y naturaleza, como ejemplo: Aeronaves, Lanchas, Equipo Medico y de laboratorio, etc., no pueden ingresarse al Almacén, por lo que serán llevados directamente a la Dependencia donde se asignará, debiendo el Jefe(a) del centro de costo beneficiado con la donación, informar y coordinar a la brevedad posible con la División de Logística la codificación, el registro y el control de los bienes.

38. El Departamento de Activo Fijo, reportará al Departamento de Contabilidad, información relacionada con los bienes recibidos en calidad de donación; para lo cual deberá ser informado previamente al respecto, por el jefe del Centro de Costo beneficiado con la donación.

39. Toda donación de mobiliario y equipo a favor de la PNC, deberá canalizarse a

través de la Dirección General, o de la persona que se designe para tal efecto. F-NORMA RELACIONADA CON EL DESCARGO, SUBASTA, DONACIÓN, O TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES A OTRAS INSTITUCIONES. 40. La transferencia o donación de bienes muebles o inmuebles que forman parte de los

inventarios de la Policía Nacional Civil a otra institución, así como el descargo y la subasta de éstos, se realizará de conformidad con la documentación y procedimiento establecido en las Disposiciones Generales del Presupuesto.

G.-NORMAS RELACIONADAS CON EL DESCARGO DE BIENES. 41. El Director General de la PNC, nombrará la Comisión para el Descargo de bienes

propiedad de la Institución.

42. Será responsabilidad de la Comisión de Descargo, agilizar el descargo de los bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la Institución debido a las siguientes circunstancias: obsolescencia, desgaste, deterioro, pérdida, destrucción, mantenimiento o reparación onerosa, para lo cual deberá estar solvente de cualquier proceso de deducción de responsabilidades.

En el caso de los bienes que se someten a descargo por pérdida, se debe tomar en cuenta que previo a la solicitud de descargo, el encargado de activo fijo del centro de costo donde se encuentran asignados los bienes, debe realizar las acciones pertinentes, que permitan delimitar responsabilidad por el extravío de éstos, cuyas acciones se deben documentar a fin de justificar el descargo.

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La Comisión de Descargo será responsable de efectuar los trámites respectivos ante las instancias correspondientes, tanto internos como externos a la institución, a fin de depurar los bienes reportados como faltantes, y gestionar ante el Señor Director General los acuerdos correspondientes.

43. Las Jefaturas de los centros de costo que requieran descargo de bienes por

cualquier circunstancia, deberán remitir por escrito la solicitud correspondiente a la Comisión de Descargo, cumpliendo con las formalidades del caso y especificando todas las características del bien, en este caso se incluyen las solicitudes de bienes muebles y sus partes o accesorios, los inmuebles, y los bienes perecederos y de consumo.

44. Las dependencias responsables de elaborar diagnósticos técnicos para ser

utilizados en el descargo y posterior subasta de equipo de transporte, remitirán el original del diagnóstico a la Comisión de Descargo, con copia al Centro de Costo donde esté asignado el bien.

45. Será responsabilidad de la Comisión de Descargo, coordinar con el jefe del Centro

de Costo, para que presente a dicha Comisión, la respectiva solicitud de descargo de los diagnósticos recibidos; asimismo la Comisión deberá coordinar ante las instancias correspondientes, a fin de conocer y documentar cuales son los equipos de transporte que se han solicitado para descargo, y que se encuentran en proceso de recuperación, o de deducción de responsabilidad por perdida o daño.

46. Será responsabilidad de la Comisión de Descargo, elaborar la documentación de respaldo necesaria, y presentarla ante el Director General para descargar de los inventarios de la Policía Nacional Civil, los bienes muebles incluyendo para este caso las partes o accesorios de éstos, los inmuebles, así como también los bienes perecederos y de consumo.

47. El acuerdo para el descargo de bienes muebles, sus accesorios y partes, los

inmuebles y los bienes perecederos y de consumo, será elaborado por la Comisión de Descargo, quien además elaborará el acta respectiva donde hará constar los considerandos que tuvo la Comisión para realizar el descargo, a la vez describirá el diagnóstico técnico, los códigos de inventario, valúo, marca, serie, modelos, y en caso de equipo de transporte su numero de chasis, y motor si lo tuviera; este documento deberá ser firmado por los miembros de la Comisión previo a la firma del Acuerdo de Descargo por parte del Director General.

48. El coordinador de la Comisión de Descargo, enviará al Departamento de Activo Fijo

de la División de Logística, copia de toda la documentación que respalda el descargo de los bienes, para su respetiva aplicación en el archivo maestro de dicho Departamento.

49. Todos los bienes descargados de los inventarios, se mantendrán físicamente en los

Centros de Costos y será responsabilidad del Jefe de cada dependencia su resguardo y protección, hasta el día en que éstos sean recibidos físicamente por la Comisión de Descargo.

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50. La Comisión de Descargo con base al acuerdo de descargo firmado por el Director

General, retirará de los centros de costo a nivel nacional todos los bienes descargados y los agrupará en un lugar determinado, en donde mantendrá el control de éstos, posteriormente se los entregará a la Comisión de Subasta, para que queden a disposición y bajo su responsabilidad a efecto de realizar los trámites pertinentes.

51. La Comisión de Descargo, solicitará al Departamento de Activo Fijo de la División de Logística, el último día laboral de cada mes, una copia actualizada de la base de datos que contenga la información de los bienes registrados por dicho Departamento, la cual se proporcionará en archivo no modificable, a fin de que al momento en que se solicite descargo de bienes, la Comisión pueda confrontar la información remitida por el Centro de Costo, contra la base de datos antes mencionada.

52. La Comisión de Descargo deberá remitir el último día laboral de cada mes, al

Departamento de Activo Fijo de la División de Logística, el reporte con el detalle de los bienes que se han sometido al proceso de descargo, en el mes que se cierra.

53. La Comisión de Descargo deberá garantizar la custodia y salvaguarda de toda la

documentación original relacionada con el descargo de bienes, ( actas, resoluciones, acuerdos, diagnósticos, solicitudes, formularios, etc.).

54. La Comisión de Descargo proporcionará toda la información y documentación relacionada con los bienes descargados y en proceso de descargo, incluyendo para tal efecto los bienes muebles, componentes y partes, los inmuebles, y los bienes perecederos y de consumo; dicha información se proporcionará cuando sea requerida por la Corte de Cuentas de la República, la Unidad de Auditoria Interna de la PNC., o cualquier otra instancia tanto interna como externa a la institución.

55. La Comisión de Descargo entregará a la Comisión de Subastas, toda la información

relacionada con los bienes descargados de los inventarios institucionales, la cual debe presentarse en forma detallada por rubros específicos y por Centros de Costos.

56. La Comisión de Descargo será responsable de realizar las coordinaciones

correspondientes con los Jefes de los diferentes Centros de Costo a nivel nacional, y que tienen bienes descargados, para que la Comisión a su vez gestione el transporte a fin de realizar el traslado y concentración de los bienes en el lugar indicado para llevar a cabo la posterior subasta.

H.- NORMAS RELACIONADAS CON LA SUBASTA DE BIENES. 57. El Director General de la PNC nombrará la Comisión para Subasta de bienes

propiedad de la Policía Nacional Civil

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58. La Comisión de Subastas será responsable de gestionar ante la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda, la ratificación de los valúos de los bienes descargados por la Comisión de Descargo.

59. Posterior a la ratificación del valúo, la Comisión de Subastas será responsable de

realizar los trámites correspondientes para la ejecución de la subasta de conformidad con la normativa legal vigente y los procedimientos establecidos para tal efecto.

60. La Comisión de Subastas proporcionará toda la información y documentación

relacionada con los bienes subastados y en proceso de subasta, incluyendo para tal efecto los bienes muebles, los inmuebles, y los bienes perecederos y de consumo; dicha información se proporcionará cuando sea requerida por la Corte de Cuentas de la República, la Unidad de Auditoria Interna de la PNC o cualquier otra instancia tanto interna como externa a la institución.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN FÍSICA Y REGISTRO DE BIENES.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO

OBJETIVO: Codificar y registrar los bienes institucionales, asignados a los diferentes centros de costo por los almacenes del Departamento de Suministros.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33, 47, 48

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Orden de Compra, Factura, Carta de Donación, Acuerdo de Transferencia, Escritura Publica, Requisición de Mobiliario y Equipo de Almacenes, Formulario de Registro de Ingreso al Activo Fijo (AF-1).


ACTIVIDAD

Dependencia Solicitante Departamento de Suministros Departamento de Activo Fijo

1

2

3

4

5

Elabora solicitud de mobiliario y equipo, detallando los bienes requeridos, gestiona las autorizaciones ante la Jefatura correspondiente y la remite al Departamento de Suministros. Recibe la solicitud de mobiliario y equipo, verifica existencia en bodega y la remite al almacén respectivo para la elaboración de la requisición. Informa al Departamento de Activo Fijo de la asignación de los bienes, con el formulario de salida de la bodega respectiva para que sean codificados y registrados Codifica los bienes y elabora el formulario de Ingreso al activo fijo (AF-1) anexándole la documentación que respalda la procedencia del bien y entrega copias a la unidad solicitante y almacenes del Departamento de Suministros para su respaldo y archivo. Procesa en el Sistema de Activo Fijo Institucional la información contenida en el formulario AF-1 sobre los bienes asignados y lo envía al archivo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE TRASLADO DE BIENES ENTRE DEPENDENCIAS POLICIALES.

DEPENDENCIA : DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO

OBJETIVO: Mantener actualizado el sistema de activo fijo institucional, de conformidad con las aplicaciones efectuadas a los traslados de bienes reportados por diferentes dependencias policiales.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33,21,22,48

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formulario de traslado de bienes institucionales (AF-2) y Acta de asignación de Vehículos elaborada por el Departamento de Transportes, cuando se refiera a equipo de transporte.


ACTIVIDAD

Dependencia Solicitante

Encargado(a) de Activo Fijo del Centro de Costos

Departamento de Activo Fijo

1

2

3

Identifica la sub-utilización del mobiliario y equipo requerido y coordina la autorización ante la dependencia que tiene asignado el bien, a fin que se efectué el traslado utilizando el formulario respectivo. Elabora el respectivo formulario de traslado para formalizar la transferencia de los bienes y completa con la firma y sello que recibe y entrega, a la vez remite el original al Departamento de Activo Fijo con sus anexos, entregando copia a cada dependencia involucrada. Si fuesen equipos de transporte deberá incluir el acta de asignación emitida por el Departamento de Transporte. NOTA: Cuando las unidades dependan de las regionales policiales el trámite lo realizaran directamente con ellas. Recibe el formulario de traslado de mobiliario y equipo debidamente firmado y sellado, aplica el movimiento, y actualiza Base de Datos del Sistema de Activo Fijo Institucional y lo envía al archivo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONSTATACION FÍSICA DE INVENTARIOS EN CARÁCTER ORDINARIO, POR CAMBIO DE JEFATURA Y POR CAMBIO DE ENCARGADOS DE ACTIVO FIJO.


OBJETIVO: Verificar la existencia física de los bienes asignados al centro de costo, así como su estado de conservación.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Reporte General de Inventario, Orden Circular de cambios de jefaturas, Notificación de Cambio de Encargado de Activo Fijo y Acta de constatación física, reporte de bienes faltantes o excedentes.


ACTIVIDAD

Jefe(a) de Centro de Costos Departamento de Activo Fijo Encargado(a) de Activo Fijo del Centro de Costos

Encargado(a) de Activo Fijo de la Unidad Departamento de Activo Fijo

1 2 3 4 5 6

Nombra un nuevo Encargado de Activo Fijo o recibe orden de cambio de jefatura, por lo que solicita al Departamento de Activo Fijo, los reportes actualizados para efectuar la verificación física. Emite reporte solicitado y lo envía al centro de costo solicitante, a través de cualquier medio de remisión. Recibe los reportes actualizados y ejecuta la verificación de inventario físico con base al reporte actualizado, dándose dos situaciones:

a) Que la constatación física se encuentre de acuerdo al reporte recibido, continúa con el paso #5.

b) Que la constatación física refleje un faltante de

mobiliario, continúa paso # 4.

Investiga la ubicación física de los bienes, si no se encuentran elaborará informe con el detalle de los bienes no vistos y entrega a la jefatura para la Delimitación de responsabilidades. Elabora el Acta correspondiente según sea el caso adjuntando Reporte de Activo Fijo, detalle de los bienes vistos ambos en original debidamente firmados y sellados por los involucrados (Encargado de Activo Fijo, Jefe que entrega y Jefe que recibe) y remite al Departamento de Activo Fijo para el proceso correspondiente. Registra en el Archivo Maestro todas las modificaciones reportadas por la unidad respectiva remitiendo posteriormente los reportes actualizados.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE DONACIONES DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES A LA PNC.


OBJETIVO: Registrar, codificar y controlar los bienes donados y transferidos a la PNC.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acta de Recepción, carta de donación, Formulario de Registro de Ingreso al Activo Fijo ( AF-1), Acuerdo de Transferencia de Bienes , Escritura Pública y Acta Notarial.


ACTIVIDAD

Dirección General o persona que él delegue División de Logística/ Encargado de Activo Fijo del Centro de Costo Departamento de Suministros/ Encargado de Activo Fijo del Centro de Costo “ Departamento de Activo Fijo Departamento de Contabilidad

1 2 3 4 5 6

Recibe y firma documentación que ampara propiedad de las donaciones o transferencia de activos a la Institución e informa a la División de Logística. Recibe de la Dirección General documentación de donación o transferencia de los bienes a la institución, y la remite al Departamento de Suministros, Departamento de Activo Fijo y Departamento de Transporte ( en el caso de equipo de transporte) para la respectiva codificación y registro. . Recibe toda la documentación de los bienes ingresados a los almacenes, y coordina con el Departamento de activo fijo, para proceder a la codificación y registro de éstos. Elabora Acta de recepción de bienes con sus características, cantidades y otros aspectos importantes del bien, firman el acta los presentes e interesados y se envía copia a los Departamentos de Activo Fijo, Transporte y otras Dependencia involucradas, según sea el caso. Recibe Acta de recepción y documentación que ampara la donación y realiza el registro respectivo en el Sistema de Activo fijo Institucional y envía al Departamento de Contabilidad el detalle de los bienes recibidos con la documentación de respaldo. Recibe el detalle de los Activos registrados en el Sistema de Activo fijo Institucional con la documentación de respaldo para que elabore los registros contables según corresponda.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : DESCARGO DE BIENES PROPIEDAD DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL

DEPENDENCIA : COMISION DE DESCARGO

OBJETIVO: Descargar del Inventario General Institucional, todos los bienes que hayan perdido la posibilidad de ser utilizados en la institución debido a las siguientes circunstancias: obsolescencia, desgaste, deterioro, pérdida, destrucción, mantenimiento o reparación onerosa y/o reposición.

BASE LEGAL: Acuerdo Dirección General, RNTCIE PNC Art. 33, 49

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de Descargo, Diagnóstico técnico, Acta de Descargo, Resolución y Acuerdo de Descargo


ACTIVIDAD

Jefe(a) del Centro de Costo Comisión de Descargo

1

2

3

Identifica y clasifica el mobiliario y equipo que a su criterio cumple con los requisitos para ser descargado de acuerdo a la normativa, elabora solicitud en formulario de descargo de bienes AF-3A y AF-3B, luego lo remite a la Comisión de Descargo con el detalle de estos, cumpliendo con las formalidades del caso. Confronta en la base de datos proporcionada por el Departamento de Activo Fijo, la información remitida por la Dependencia solicitante, y verifica la información, a fin de evitar inconsistencias, seleccionando y clasificando los bienes sobre los cuales procede el descargo. En el caso de los bienes depreciables que presentan inconsistencias, deberá realizar los trámites respectivos con la dependencia solicitante a fin de subsanar cualquier variación en la información. Asimismo aquellos bienes que no presentan inconsistencias, deberá gestionar ante la Comisión de Responsabilidades y/o el Asesor Jurídico destacado en el Centro de Costos donde se encuentran asignados los bienes en proceso de descargo, información sobre algún proceso judicial o legal de los mismos. Coordina con los técnicos valuadores nombrados por la Dirección General, y programa visita a las unidades solicitantes para la respectiva verificación y constatación física y valúo de los bienes propuestos para descargo.

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PROCEDIMIENTO : DESCARGO DE BIENES PROPIEDAD DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL


ACTIVIDAD

Técnico(a) Valuador Comisión de Descargo Subdirector de Administración y Finanzas Dirección General Comisión de Descargo

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5

6

7

8

Elabora el dictamen técnico del peritaje realizado detallando los bienes sujetos a descargo y remite Acta de Diagnostico Técnico en original a la Comisión de Descargo. Recibe Actas de Diagnostico Técnico, posteriormente elabora el acta y resolución de descargo de los bienes al cual se anexarán en original: las solicitud de descargo de las unidades solicitantes, los Diagnósticos Técnicos y otra documentación que respalde el proceso; así mismo elabora pro forma de acuerdo para el descargo y lo remite a la Subdirección de Administración y finanzas. Recibe de la Comisión de Descargo la documentación antes descrita así como el Acuerdo de descargo, para su visto bueno y remite a la Dirección General para su aprobación Recibe el Acta y resolución de Descargo juntamente con los anexos, y firma de aprobado el Acuerdo de descargo, y a través de la Subdirección de Administración y Finanzas, lo devuelve a la Comisión de Descargo con toda la documentación y anexos. Recibe la documentación de descargo con sus anexos y remite una copia al Departamento de Activo Fijo, para la aplicación de los descargos en el sistema de dicho Departamento.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : DESCARGO DE BIENES PROPIEDAD DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL


ACTIVIDAD


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10

11

Remite informe a la Comisión de Subastas, con el detalle de los bienes descargados, clasificándolos por Centro de Costo, por rubros específicos, incluyendo además los valúos practicados a cada bien descargado. Recibe de la Comisión de Descargo toda la información relacionada con los bienes descargados, (Acta, Resolución, acuerdo, solicitudes y diagnósticos), luego aplica la información en el Sistema de Activo Fijo Institucional

Informa acerca de la aplicación en el sistema de activo fijo institucional a la División de Logística, Unidad de Auditoria Interna, Departamento de Contabilidad, Subdirector de Administración y Finanzas, a la Comisión de descargo y a los Centros de Costos que tenían asignados los bienes descargados.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCARGO DE INVENTARIO DE EQUIPO DE TRANSPORTE

DEPENDENCIA: COMISION DE DESCARGO

OBJETIVO: Descargar del inventario institucional el equipo de transporte que se encuentra obsoleto, destruido, con desgaste y/o deteriorado o cuya reparación es onerosa.

BASE LEGAL: Acuerdo Dirección General, RNTCIE PNC Art. 33,49

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud para descargo de bienes muebles (Formulario AF3-A), Diagnóstico técnico, Acta, Acuerdo y Resolución de Descargo.


ACTIVIDAD

Unidades competentes para emitir diagnóstico. Jefes(as) de Centros de Costo. Comisión de Descargo

1

2

3

Coordina y efectúa la revisión y diagnóstico de todo el equipo de transporte asignado al Centro de Costo correspondiente, que según criterio técnico se encuentra obsoleto, deteriorado, con desgaste y/o cuyo mantenimiento o costo de reparación es oneroso; así mismo los diagnósticos técnicos de los bienes que se determinen como irreparables o inservibles serán remitidos en original a la Comisión de Descargo con copia a los centros de costos donde están asignados para que estos tramiten ante la Comisión de Descargo la respectiva solicitud. Elabora solicitud en el formulario de descargo de bienes AF-3A y F-3B, detallando sus características y así mismo remite a la Comisión de Descargo anexando copias de las actas de diagnostico. Recibe solicitud para el proceso de descargo y la información relacionada, confrontando los datos en el Sistema de Activo Fijo Institucional. Con base a los resultados obtenidos determina que equipos de transportes proceden al descargo y consulta ante las instancias competentes información acerca de cualquier proceso de recuperación o deducción de responsabilidad sobre los vehículos que clasifican para descargo según el diagnostico técnico.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCARGO DE INVENTARIO DE EQUIPO DE TRANSPORTE


ACTIVIDAD

Subdirector(a) de Administración y Finanzas Director(a) General Comisión de Descargo

“


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8

Posterior a la consulta, elabora acta, resolución de descargo y pro forma de Acuerdo para el descargo y lo remite a la Subdirección de Administración y Finanzas Recibe toda la documentación antes descrita para su visto bueno y remite a la Dirección General para su aprobación. Recibe el acta, resolución de descargo y Acuerdo juntamente con los anexos y firma de aprobado el Acuerdo respectivo y posteriormente lo devuelve a la Subdirección de Administración y Finanzas para ser entregada a la Comisión Descargo. Recibe acta, acuerdo y resolución de descargo debidamente autorizada con sus anexos y remite copia al Departamento de Activo Fijo, para la aplicación de los descargos en el Sistema de Activo Fijo Institucional. Remite informe a la Comisión de Subastas con el detalle de los bienes descargados, clasificándolos por centro de costo y rubros específico, incluyendo además los valúos practicados a cada bien descargado para su posterior subasta. Informa a la Subdirección de Administración y Finanzas, División de Logística, Unidad de Auditoria Interna, Departamento de Contabilidad, a la Comisión de descargo y a los Centros de Costos que tenían asignados los equipos de transporte, acerca de la aplicación en el sistema de activo fijo institucional,

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUBASTA PÚBLICA DE BIENES DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL.

DEPENDENCIA : COMISION DE SUBASTA

OBJETIVO : Subastar los bienes descargados del Inventario General Institucional, debido a que su vida útil ha terminado y han perdido la posibilidad de ser utilizados en la institución.

BASE LEGAL: Acuerdo Dirección General, RNTCIE PNC Art. 33

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acta de Descargo, Resolución y Acuerdo de Descargo y nota de ratificación de valúo de bienes descargados por la Dirección General de presupuesto del Ministerio de Hacienda.


ACTIVIDAD

Comisión de Subastas “

Comisión de Subastas

1

2

3

4

Gestiona ante la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda, la ratificación de los avalúos de los bienes descargados por la Comisión de Descargo Elabora las bases de la Subasta, de las siguientes modalidades:

A viva voz o sobre cerrado

Modalidad de pago (efectivo o cheque certificado)

Plazo de pago y retiro de bienes

Readjudicación a segundo postor Gestiona ante la UACI para que se efectúe la publicación del aviso de Subasta, por lo menos una vez al mes, en dos periódicos nacionales de mayor circulación el aviso de Subasta Pública, el cual debe contener:

Modalidad en que los interesados harán las ofertas.

Fecha, hora y lugar de la Subasta

Tipos de participantes, ubicación de los bienes y valúo de los mismos.

Entrega las bases a los participantes y los selecciona; excluye a los que no cumplen con los requisitos de las bases establecidas en el aviso de Subasta.

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PROCEDIMIENTO: SUBASTA PÚBLICA DE BIENES DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL.


ACTIVIDAD

Adjudicatario Colector(a) Auxiliar de Tesorería PNC Adjudicatario

6

7

8

9

10

11

Realiza la Subasta, y aplica la modalidad de ofertas previamente definidas; dándose las situaciones siguientes:

Que se subaste una parte de los bienes, continua con paso No. 7.

Que se declare desierta, continúa con paso No.7.

Que se subasten todos los bienes; continúa con paso No.8.

Gestiona el reevalúo de los bienes y solicita una nueva ratificación ante la Dirección General del Presupuesto y con un intervalo de treinta días calendario convoca a nueva subasta. Adjudica el bien al mejor postor, solicita al mismo un documento de Identificación Personal, para proceder al Registro en el Acta respectiva; sí el adjudicado no esta presente, el representante de éste deberá presentar Poder Administrativo Judicial con cláusula Especial. Cancela en efectivo en la Colecturía del Departamento de Tesorería de la P.N.C. el monto total de los bienes adjudicados, así como los gastos adicionales en que se incurran, ya sea por peso, transporte y demás operaciones necesarias para el traslado de los bienes Recibe pago por la venta de los bienes subastados, entrega recibo de pago al adjudicatario y deposita los ingresos a la Cuenta de Fondos Generales de la Nación. Retira los bienes adjudicados de las instalaciones en donde se encuentran físicamente los bienes listos para su retiro, dentro los ocho días hábiles siguientes a la fecha en que se efectúe el pago. En el caso del equipo automotriz, dicho periodo podrá extenderse a un plazo de veinte días calendario.

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DEPARTAMENTO DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

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NORMAS

1. El Departamento de Impresos y Reproducciones únicamente reproducirá documentos de origen

institucional. 2. Toda solicitud de trabajo autorizada deberá ser previamente analizado su presupuesto,

metodología y conveniencia institucional por el Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones.

3. El(la) Jefe(a) del Departamento de Impresos y Reproducciones será el único responsable de dar

instrucciones en los procesos de trabajo que se realizan en el mismo. 4. Todo trabajo de impresión y reproducción deberá estar respaldado por la solicitud de Orden de

Trabajo y por su respectivo Memorando o correo electrónico solicitando el trabajo a realizar. 5. Toda entrega de trabajos de impresión y reproducción deberá ser autorizado por la Jefatura del

Departamento. 6. El manejo, mantenimiento y limpieza básica de la maquinaria y equipo estará bajo la

responsabilidad exclusiva del personal técnico operativo del Departamento o la persona que este delegue.

7. Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones prever la existencia

de materiales, debiendo coordinar con el Departamento de Suministros las necesidades de los mismos, efectuando las requisiciones con la debida anticipación, o que se gestione directamente ante la UACI para su respectivo trámite de compra.

8. Toda solicitud de servicios de impresión y reproducción deberá presentar el mínimo de calidad en

los originales a imprimir y reproducir.

9. Todo trabajo de impresión y reproducción deberá programarse su ejecución de acuerdo a la fecha de la solicitud y a prioridades, ésto por parte de la Jefatura del Departamento.

10. Los servicios de impresión y reproducción deberán solicitarse con quince días de anticipación

para las categorías siguientes:

Tarjetas de presentación Tarjetas de Invitación Hojas Volantes Membretes de Memorando Papel Membretado Folletos Diplomas Reproducciones de diferentes formularios institucionales ( en fotocopiadora y la

Duplicadora) 11. Los servicios de impresión y reproducción deberán solicitarse con sesenta días de anticipación

para las siguientes categorías: Historiales Revistas Bitácoras Afiches Libros Formularios Cuadriplicados Numeraciones Correlativas

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12. Todo impreso o reproducción deberá ser retirado por las personas interesadas, previa firma de

Recibí Conforme. 13. Los(as) Jefes(as) de Sección y el Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones son

responsables de la custodia del equipo y maquinaria del mismo.

14. Los(as) Jefes(as) de Sección deberán informar al Jefe del Departamento a través de un reporte diario de trabajo, la producción y estado o condición de los mismos.

15. Es responsabilidad de cada empleado del Departamento de Impresos y Reproducciones reportar

al Jefe de Sección respectivo cualquier situación anómala que se esté dando en la misma y de acuerdo a la magnitud del caso resolverlo en esa instancia, caso contrario hacerlo de conocimiento del Jefe del Departamento.

16. Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento proporcionar la asesoría sobre impresos y

reproducciones en cuanto a las indicaciones técnicas al usuario demandante del servicio. 17. Todo trabajo a realizarse en el Departamento de Impresos y Reproducciones será por

autorización y orientación única del Jefe del Departamento o persona que él delegue. 18. Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento conocer el funcionamiento y requerimiento

básico de cada equipo y maquinaria para la producción gráfica institucional. 19. Los Jefes de Sección del Departamento deberán respetar los niveles de coordinación laboral

establecidas por la Jefatura, durante el proceso de producción gráfica. 20. El Jefe del Departamento o la persona que se delegue autorizará el traslado del producto

terminado en su proceso de producción de una sección a otra. 21. Será responsabilidad de cada uno de los empleados del Departamento, mantener la discreción y

prudencia del trabajo que se realiza. en éste.

22. Ningún empleado del Departamento de Impresos y Reproducciones está autorizado a distribuir, divulgar, difundir o promover cualquier documento impreso en el Departamento.

23. El ordenamiento, protección y uso de los archivos de artes finales y de impresos o

reproducciones, será responsabilidad de los Jefes de Sección. 24. Ningún empleado del Departamento de Impresos y Reproducciones está autorizado para regalar

material o sobrantes de éstos, que se utilicen o generen en el mismo. 25. La reproducción de formularios se hará efectiva previo diseño y/o rediseño de éstos por parte del

Jefe del Departamento y la jefatura de la Dependencia solicitante, de acuerdo a lo establecido en el Instructivo para la Administración y Uso de los Atestados Policiales u otro documento debidamente aprobado.

26. La revisión, limpieza general y reparación del equipo y maquinaria estará bajo la responsabilidad

del suministrante contratado. 27. Será responsabilidad del suministrante contratado darle cumplimiento al contrato del servicio de

mantenimiento preventivo y correctivo al equipo y maquinaria asignado. 28. El suministrante será responsable por daños ocasionados al equipo o maquinaria en el proceso

de revisión o reparación del mismo.

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29. Será responsabilidad del suministrante contratado, la buena calidad de los repuestos y accesorios incorporados al equipo y maquinaria del Departamento, garantizando el funcionamiento del equipo, que se contempla en el contrato.

30. El horario de servicio al usuario, será el mismo de la jornada normal de trabajo.

31. Las tarjetas de presentación están autorizadas para aquel personal que por su jerarquía y función

en la organización establezcan relaciones con autoridades o funcionarios de alto nivel en otras instituciones públicas o privadas. Serán utilizadas por: Director General, Subdirector General, Subdirectores, Inspector(a) General, Inspector(a) General Adjunto, Asesores, Jefes Regionales, Jefes de División, Jefes de Grupo, Jefes de Unidad, Jefes de Delegaciones, Jefes de Departamento; y en casos excepcionales, para personal policial o administrativo que lo requiera, previa autorización de la Subdirección de Administración y Finanzas y/o la Jefatura de la División de Logística.

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DETALLE Y DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. REQUERIMIENTO DE MATERIALES PARA LA PRODUCCIÓN GRÁFICA INSTITUCIONAL

2. REQUERIMIENTO DE MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA

3. REQUERIMIENTO DE TRABAJOS DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

4. CONTROL DE ARTES FINALES EN EL PROCESO DE DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN

5. CONTROL DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DE CALIDAD DE LOS IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

6. TRATAMIENTO DE ACABADO DE LOS IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

INSTITUCIONALES

7. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE EQUIPO Y MAQUINARIA DEL DEPARTAMENTO DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

8. REQUERIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE FORMULARIOS DE SOLICITUD DE SOLVENCIA

9. ELABORACIÓN DE FORMULARIOS DE SOLICITUD DE SOLVENCIA

10. ENTREGA DE LOS FORMULARIOS DE SOLVENCIA DE LA UNIDAD DE REGISTRO Y

ANTECEDENTES POLICIALES

11. ELABORACIÓN DE TARJETAS DE PRESENTACIÓN.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE MATERIALES PARA LA PRODUCCIÓN GRÁFICA INSTITUCIONAL


OBJETIVO: Obtener materia prima adecuada y oportuna para el óptimo funcionamiento y ofrecer un servicio de calidad de parte del Departamento de Impresos y Reproducciones a las diferentes dependencias de la Institución.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 21,22, 33.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorándum, Requisición de Materiales y Equipo, Programación, Requisición de compras


ACTIVIDADES

Jefe(a) del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe del Departamento de Suministros Encargado(a) de Bodega de Suministros Jefe(a) del Depto. de Impresos y Reproducciones Empleado(a) del Depto. de Impresos y Reproducciones

1 2 3 4 5 6

Elabora memorando o nota de solicitud de compra de materiales y la respectiva programación de trabajos de impresos y reproducciones, especificando el detalle de materiales, la cantidad y costo aproximado, así como la requisición de materiales y equipo. Recibe requerimiento de materiales y de no existir disponibilidad de los mismos procede a elaborar requisición de compras y la remite a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional. La UACI recibe requisición de compras y la documentación respectiva, y procede a efectuar los trámites correspondientes para hacer efectiva la compra de materiales al proveedor. Efectuado los trámites de compras, ordena el suministro de los materiales a la bodega de la Institución o directamente al Departamento de Suministros y éste será el responsable de entregar el Departamento de Impresos y Reproducciones Recibe materiales, contra copia de requisición de compras, verifica cantidad, especificaciones del bien requerido y de estar correcto, la firma de recibido y da ingreso a la bodega. Comunica al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones para que pase a retirar los materiales solicitados. Gira instrucciones a empleado del Departamento, para que retire de bodega el material solicitado. Se presenta a la bodega con el original y triplicado de la requisición a retirar el material solicitado.

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ACTIVIDADES

Encargado(a) de Bodega de Suministros Empleado(a) del Depto. de Impresos y Reproducciones Encargado(a) de Bodega Depto de Impresos y Reproducciones

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9

10

Recibe original y triplicado de copia de requisición de materiales y equipo y procede a lo siguiente:

Entrega a interesado el material solicitado. Anota en original y triplicado de requisición el

nombre de la persona que lo recibe y el cargo que ocupa dentro de la Institución, solicitándole al interesado que firme de recibido, anotando ONI y la fecha respectiva de entrega y archiva original de requisición.

Firma y sella el triplicado de la requisición, como comprobante de que ya se entregó el material solicitado y se la proporciona al interesado.

Con el triplicado de la requisición y el material, se traslada al Departamento de Impresos y Reproducciones. Da ingreso a la bodega del Departamento previo registro en libro de control de materiales, procediendo posteriormente a entregarlo a las jefaturas de las secciones. Archiva el triplicado de la requisición de materiales y equipo.

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PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA.


OBJETIVO: Dotar oportunamente del material y equipo de oficina al personal del Departamento para el desarrollo de sus actividades.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formulario de requisición de materiales y equipo.


ACTIVIDADES

Secretaria de la jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe(a) del Departamento de impresos y Reproducciones Secretaria de la jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe(a) del Departamento de Suministros Secretaria de la jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones Secretaria de la jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones Encargado(a) de Bodega de Suministros

1 2 3 4 5 6 7

De acuerdo a las necesidades de material y equipo de oficina, elabora la requisición en original y dos copias y pasa a firma del Jefe del Departamento. Recibe requisición de material y equipo de oficina y revisa la cantidad de materiales y/o equipo solicitado, la descripción, fecha de elaboración y si está de acuerdo, procede a firmarla, y entrega a la Secretaria. Recibe requisición debidamente firmada y estampa el sello y la remite a la jefatura del Departamento de Suministros. Recibe requisición, verifica en sus registros la disponibilidad y de haber en existencia, estampa su firma y la sella en calidad de autorizado, quedándose con el duplicado; de no haber existencia coloca el sello respectivo y regresa a Secretaria el original y triplicado de la Requisición. Recibe original y triplicado de requisición y revisa que esté debidamente firmada y sellada, luego envía a bodega a retirar lo solicitado; de no haber existencia en bodega debe tramitarse la compra por Fondo Circulante. Presenta original y triplicado de requisición de materiales y equipo al encargado de Bodega de Suministros. Recibe original y triplicado de requisición y procede a lo siguiente :

Entrega a interesado el material y/o equipo solicitado en requisición.

Anota en original y triplicado de requisición el nombre de la persona que recibe y el cargo que ocupa dentro de la Institución, le solicita al interesado que le firme de recibido, anota la ficha respectiva y archiva original de requisición.

Sella y le estampa su firma en el triplicado de la requisición, como comprobante de que se entregó lo solicitado y se la proporciona el empleado del Departamento de Impresos y Reproducciones.

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RESPONSABLE PASOS No.

ACTIVIDADES

Empleado(a) del Departamento de Impresos y Reproducciones Encargado(a) de Bodega de Impresos y Reproducciones

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11

Con el triplicado de la requisición y el material y/o equipo, se traslada al Departamento y se lo entrega al Encargado de Bodega. Recibe material y/o equipo contra el triplicado de requisición e informa a jefatura del Departamento. Da ingreso al material y/o equipo a la bodega del Departamento. Archiva copias de requisición.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE TRABAJO DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES.

DEPENDENCIA:DEPARTAMENTO DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES

OBJETIVO: Sistematizar el requerimiento de los servicios de impresión y reproducción para establecer un programa de prioridades y necesidades a efecto de dar cumplimiento al trabajo demandado por las diferentes dependencias de la institución.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33,53

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando con Solicitud de Trabajo, Solicitud para Servicio de Impresos y Reproducciones, Requisición de Materiales y Equipo.


ACTIVIDADES

Jefatura de la Dependencia solicitante. Secretaria del Departamento de impresos y Reproducciones Jefe(a) del Departamento de Impresos y Reproducciones Secretaria del Departamento de impresos y Reproducciones Empleado(a) del Depto. de Impresos y Reproducciones Jefe(a) de Sección de Prensas del Depto. de Impresos y Reproducciones Jefe(a) de Sección de Prensas del Depto. de Impresos y Reproducciones Jefe(a) del Depto. de Impresos y Reproducciones

1 2 3 4 5

6 7

8

Envía Memorando con solicitud de trabajo al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones, detallando el tipo de servicio requerido, la cantidad de copias requeridas. Recibe memorando con solicitud de trabajo y formato del trabajo a realizar, lo remite al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones. Llena formulario de Solicitud para servicio de Impresos y Reproducciones en original y una copia y llena formulario de Requisición de Materiales y Equipo detallando el material a utilizar y firma en carácter de autorizado. Recibe documentación, revisa que esté completa y correcta y procede a verificar que esté firmado en calidad de autorizado, estampa el sello y distribuye de la siguiente forma:

El original para su archivo. La copia al Jefe de la Sección que realizará el

trabajo. Con el original del archivo, registra en su programa de orden de trabajo, la fecha de inicio de realización del trabajo y el detalle del trabajo a realizar. Atendiendo instrucciones y determinando el trabajo a realizar, solicita el material que necesita, asigna el trabajo al personal de la Sección y proceden a ejecutar la misión asignada. Presenta primeras pruebas del trabajo encomendado a consideración del Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones. Recibe las pruebas, revisa la calidad de éstas y de estar correctas da su aprobación para que se prosiga con el trabajo, caso contrario las regresa al Jefe de Sección para que sean mejoradas.

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PROCEDIMIENTO: Solicitud de Requerimiento de Trabajos de Impresos y Reproducciones.


ACTIVIDADES

Jefe(a) de Sección de Prensas del Depto. de Impresos y Reproducciones Jefe(a) de Sección de Prensas del Depto. de Impresos y Reproducción Jefe(a) de Sección de Producto Terminado del Depto. de Impresos y Reproducciones

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12

De estar correctas las pruebas continua con el proceso de producción del trabajo, efectuando el control y seguimiento al mismo, en cuanto a calidad, rendimiento, uso de máquina, utilización de materia prima y acabado final del proceso. Finalizado el trabajo, le informa al jefe del Departamento de su cumplimiento y lo traslada a la Sección de Producto Terminado. Recibe el trabajo terminado, revisa que esté completo y designa para que se realice el respectivo empaque del mismo, y lo registra en control de trabajos finalizados. Hace del conocimiento de la dependencia solicitante del servicio, para que se presente a retirar el producto terminado.

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PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ARTES FINALES EN EL PROCESO DE DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN.


OBJETIVO: Preparar artes finales para alimentar las Máquinas Offset y Duplicadoras para obtener el producto de impresión y reproducción de calidad.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Copia de Solicitud de Impresos y Reproducciones. Idea primaria o boceto.


ACTIVIDADES

Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones Diseñador Gráfico Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones Corrector de Pruebas Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de Sección de Prensas del Departamento de Impresos y Reproducciones

1 2 3 4 5

6 7

Gira instrucciones al Diseñador Gráfico de acuerdo al requerimiento, para mejorar, quitar o hacer agregados a la idea primaria que se ha presentado. Determina si es un tratamiento de ilustración, montaje o creatividad y gira indicaciones al Diseñador Gráfico. Elabora bonetería y/o arte final entregándolo al Jefe de Impresos y Reproducciones. Determina la revisión de los textos en cuanto a redacción, diagramación u ortografía, entregándoselos al Corrector de Pruebas. Revisa, corrige diagramación, redacción y ortografía de los textos originales y de los producidos en la computadora por el Diseñador Gráfico; finalmente, después de haber corregido o mejorado el trabajo y seguro de la calidad del mismo, lo entrega al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones. Evalúa los artes finales para su consideración y si le da la aprobación, los traslada al Jefe de la Sección de Prensas. Recibe artes finales y procede de inmediato a la elaboración de Planchas o Master, asegurándose de que los mismos sean de calidad, para su oportuna entrega y utilización en la Sección de Prensas.

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PROCEDIMIENTO: CONTROL DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DE CALIDAD DE LOS IMPRESOS Y REPRODUCCIONES


OBJETIVO: Obtener y mantener índices de calidad en el material impreso y reproducido durante el proceso de producción para que el producto final sea de satisfacción para las diferentes dependencias de la institución.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Reproducciones, Libro de Control de Impresos y reproducciones, Archivo de Negativos, Archivo de Planchas

RESPONSABLE PASO

No. ACTIVIDADES

Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de Sección de Prensas del Departamento de Impresos y Reproducciones Operario de Sección de Prensas del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de Sección de Prensas del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de Sección de Prensas del Departamento de Impresos y Reproducciones Operario de Sección de Prensas del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de Sección de Prensas del Departamento de Impresos y Reproducciones

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Gira instrucciones al Jefe de la Sección de Prensas de acuerdo a copia de solicitud de impresos para determinar tiempos de impresión de acuerdo a urgencias e importancia del servicio solicitado. Calcula cantidad, determina calidad de los materiales y los tiempos de máquina y asigna el trabajo y las especificaciones respectivas al personal a su cargo. Recibe instrucciones del Jefe de la Sección por cada uno de los trabajos a realizar, preparan matrices, químicos y maquinaria a utilizar y proceden a imprimir pruebas; una vez impresas las entregan al Jefe de la Sección de Prensas. Recibe las pruebas, las revisa y de estar correctas les da su visto bueno y las presenta al Jefe del Departamento para su aprobación. Determina si hay que continuar con la producción o si es necesario mejorarla, considerando los aspectos siguientes: márgenes, tonalidad, calidad y fidelidad de impresión. De considerar correcta las pruebas de impresión, les da visto bueno para que se prosiga con el trabajo. Con el aval de la Jefatura del Departamento procede a entregar pruebas a los operarios para su producción, controlando periódicamente el trabajo durante el proceso, hasta el final de ella. Entrega la producción final al Jefe de la Sección y verifican con éste, la cantidad y calidad del producto. De estar correcto, procede a entregar el trabajo al jefe de la Sección de Acabados, para su tratamiento respectivo; finalizando éste, procede a informarle al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones.

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PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO DE ACABADO DE LOS IMPRESOS Y REPRODUCCIONES INSTITUCIONALES


OBJETIVO: Resguardar y proteger el producto final para una mejor presentación del mismo y la entrega adecuada al solicitante del servicio.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Copia de Solicitud de Servicio de Impresos y Reproducciones, Libro de Control Interno de Impresos y reproducciones.

RESPONSABLE PASO

No. ACTIVIDADES

Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de Sección de Producto Terminado del Departamento de Impresos y Reproducciones Compaginador de Sección de Producto Terminado del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de Sección de Producto Terminado del Departamento de Impresos y Reproducciones Empleado de la Dependencia solicitante del Servicio

1 2 3 4 5 6 7 8

Gira instrucciones al Jefe de la Sección de Producto Terminado de acuerdo a la categoría y al requerimiento de acabado para el producto. Atendiendo instrucciones del Jefe del Departamento, procede a dar indicaciones a los compaginadores sobre las diferentes acciones de acabado a seguir para cada uno de los trabajos de Impresos y Reproducciones. Con las indicaciones recibidas por parte de la jefatura, efectúan el proceso de acabado que consiste en:

Compaginado Encolado Refilado Empacado Engrapado Encuadernado Empastado

Concluido éste le informa al jefe de sección. Finalizado el proceso de acabado en cualquiera de sus categorías, procede a registrarlo, según las cantidades establecidas en la solicitud para Servicio de Impresos y Reproducciones. Efectúa el registro de la entrega, en libro control interno de la sección y archiva la copia de cada servicio de impresión y reproducción Recibe trabajo terminado, revisa que esté completo y le informa al Jefe del Departamento. Comunica a la dependencia solicitante del servicio, para que pase a retirar el trabajo. Se presenta a la Sección de Producto Terminado del Departamento de Impresos y Reproducciones a retirar el producto final, firmando en el libro de control de recibido el trabajo.

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PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE EQUIPO Y MAQUINARIA DEL DEPARTAMENTO DE IMPRESOS Y REPRODUCCIONES


OBJETIVO: Garantizar los servicios de mantenimiento y/o reparación del equipo y maquinaria de impresos y reproducciones a fin de proporcionar un servicio continuo y eficiente de la producción gráfica institucional.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Plan de Mantenimiento, Contrato de Servicios, Reporte de Mantenimiento.


ACTIVIDADES

Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de la División de Logística Jefe del Departamento de Suministros Suministrante del Servicio Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones Suministrante del Servicio

1 2 3 4 5 6 7

Solicita a la Jefatura de la División de Logística los servicios de mantenimiento y/o reparación de equipo y maquinaria de impresos y reproducciones. Recibe solicitud de servicios de mantenimiento y/o reparación, revisa el requerimiento y la remite al Departamento de Suministros con su respectivo visto bueno. Recibe solicitud, revisa su contenido, verifica autorización del jefe y procede a elaborar solicitud de requerimiento de compras y la envía al Jefe de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional. La UACI recibe solicitud de requerimiento de contratación de servicios de mantenimiento y/o reparación y procede a efectuar el trámite respectivo (Adjudica al suministrante el contrato de mantenimiento y/o reparación del equipo y/o maquinaria con la correspondiente factura por los servicios proporcionados e informa al jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones, el nombre del suministrante a quien se le adjudicó el servicio de mantenimiento y/o reparación). Se presenta a la Jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones a ultimar detalles del trabajo a realizar. Definido esto, procede a efectuar el trabajo de mantenimiento y/o reparación del equipo y/o maquinaria. Recibe el reporte de mantenimiento y/o reparación respectivo, con la correspondiente factura por los servicios proporcionados. Procede a revisar la calidad del funcionamiento del equipo y/o maquinaria y si está de acuerdo con el servicio de mantenimiento y/o reparación proporcionado, firma en calidad de aceptado del trabajo en el formulario de reporte y en la factura presentada por el suministrante. Con el reporte de trabajo y factura debidamente firmados, procede a gestionar el trámite de pago respectivo.

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PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE ELABORACION DE FORMULARIOS DE SOLICITUD DE SOLVENCIA


OBJETIVO: Identificar los pasos a seguir la Solicitud de elaboración de Formularios de Solvencia de la Unidad de Registro y Antecedentes Policiales.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorándum de solicitud.


ACTIVIDADES

Jefe(a) de la Unidad de Registro y Antecedentes Policiales Secretaria Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe(a) del Departamento de Impresos y Reproducciones

1 2 3 4

A través de Memorándum dirigido a la Jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones, solicitando trabajo de reproducción de formularios de Solicitud de Solvencia debidamente numerados. Recibe el memorándum detallado con solicitud de impresión y formato del trabajo a realizar, lo registra en Libro de Entrada de correspondencia y posteriormente lo remite al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones. Recibe la solicitud de trabajo, llena el formulario de “Solicitud de Servicio de Impresos y Reproducciones” (Orden de trabajo) en original y una copia y formularios de “Requisición de Materiales y Equipos”, detallando el material a utilizar en la elaboración de trabajo de reproducción solicitado; autoriza el trabajo y firma. Remite al Jefe de Sección de Prensa para su reproducción y finaliza el proceso de requerimiento.

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE FORMULARIOS DE SOLICITUD DE SOLVENCIA


OBJETIVO: Identificar los pasos a seguir para la elaboración y reproducción de Formularios de solicitud de Solvencias.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorándum de solicitud, Orden de Trabajo


ACTIVIDADES

Jefe(a) de la Dependencia Solicitante Secretaria Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe(a) del Departamento de Impresos y Reproducciones Encargado de Recepción de documentos de la Sección de Prensa Jefe del Sección de Prensas Departamento de Técnico operario (máquina duplo offset o fotocopiadora) Técnico operario (máquina Minerva tipográfica) Jefe(a) de Sección de Prensas

1 2 3 4 5 6 7 8

Envía memorando con solicitud de Trabajo al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones, detallando el tipo de servicio requerido y la cantidad de copias solicitadas. Recibe el memorando con solicitud de trabajo y formato del trabajo a realizar, lo registra en Libro de Entrada de correspondencia y posteriormente lo traslada al jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones. Recibe la solicitud de trabajo, llena el formulario de “Solicitud de Servicio de Impresos y Reproducciones” (Orden de trabajo) en original y una copia y formularios de “Requisición de Materiales y Equipos”, detallando el material a utilizar en la elaboración de trabajo de reproducción solicitado, autoriza el trabajo y firma, remite al Jefe de Sección de Prensa. Recibe documentación, revisa que esté completa y correcta la información y procede a retirar los materiales a utilizar de la bodega de papelería (almacén No.2) del Departamento de Suministros y entrega al Jefe de Sección de Prensa. Recibe documentación y materiales a utilizar en la elaboración de solicitudes de solvencia y dependiendo de la máquina a utilizar (Duplos, Offset o fotocopiadora) según disponibilidad en razón del servicio procede a asignar el trabajo de elaboración de solicitudes de formularios de solvencia. (Cada máquina tiene su propio operario). Reproduce los formularios, según la cantidad solicitada y autorizada por el Jefe de Departamento de Impresos y lo traslada al técnico operario de la máquina Minerva tipográfica para su respectiva numeración. Recibe formularios reproducidos, revisa en el Libro de Control de Numeración por clase de formulario, el correlativo a numerar y procede a enumerarlos en la máquina tipográfica. Una vez numerados los remite al Jefe de la Sección de Prensa. Recibe formularios reproducidos debidamente enumerados y procede a remitir a personal de compaginadores para su control de calidad.

86



ACTIVIDADES

Personal de compaginadores Sección de Acabados Encargado del Control de trabajos finalizados. Centro de Costo Solicitante

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Reciben los formularios, los revisan y verifican su correcta reproducción (frente y vuelta) y la correcta numeración. Si encuentra error procede a separar las páginas en blanco que fueron reproducidas y numeradas por las máquinas, asimismo retiran los formularios dañados o manchados de tinta y los sustituyen por formularios corregidos (los formularios dañados son destruidos inmediatamente). Verifica que la cantidad de formularios reproducidos corresponda a la cantidad de materia prima destinada para la orden de trabajo. Seguidamente, proceden a perforar y preparar bloques de 100 formularios cada uno, los cuales son engomados (pegados). Una vez armados los bloques de 100 formularios, se procede a empacar en paquetes de 10 bloques de 100 (1,000 formularios) y a identificarlos según numeración correlativa del pedido solicitado. Seguidamente es trasladado al área de Producto Terminado para su respectiva entrega. Recibe los formularios debidamente identificados, informa a la Jefatura del Departamento de Impresos; vía telefónica se contacta al Centro de Costo solicitante, a fin de que se presente a retirar los formularios impresos. Firma Libro de Entrega, detallando nombre y ONI de la persona que recibe producto solicitado.

86-A


PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE FORMULARIOS DE SOLVENCIA DE LA UNIDAD DE REGISTRO Y ANTECEDENTES POLICIALES.


OBJETIVO: Identificar los pasos a seguir para la entrega de Formularios de Solvencia de la Unidad de Registro y Antecedentes Policiales.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Orden de trabajo


ACTIVIDADES

Personal de compaginadores Sección de Acabados Encargado del Área de Producto Terminado Centro de Costo Solicitante Encargado del Área de Producto Terminado Centro de Costo Solicitante Encargado del Área de Producto Terminados

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Una vez terminada la compaginación y preparación total de los formularios, se remite al área de producto terminado, para su respectiva entrega. Recibe los formularios debidamente identificados e informa a la Jefatura del Departamento de Impresos; vía telefónica se contacta al Centro de Costo solicitante, a fin de que se presente a retirar los formularios de Solicitud de Solvencia. Se presenta al área de producto terminado del Departamento de Impresos, para retirar los formularios de Solicitud de Solvencia. Verifica si lo solicitado por el Centro de Costo está contemplado en la Orden de Trabajo del Departamento de Impresos y Reproducciones, describe en el libro de salida de reproducciones realizadas: el nombre, el ONI de la persona responsable de realizar el retiro del trabajo y entrega los paquetes. Firma Libro de Entrega, detallando nombre y ONI de la persona que recibe producto solicitado. Anota en el duplicado de la Orden de Trabajo, la fecha de entrega de los formularios, informa a la Jefatura del Departamento de Impresos y Reproducciones, que fueron entregados los formularios y archiva la orden de trabajo.

86-B


PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE TARJETAS DE PRESENTACIÓN


OBJETIVO: Identificar los pasos a seguir para la elaboración de tarjetas de presentación de las jefaturas de la policía y personal autorizado.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33, 21, 22.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando de solicitud. Orden de Trabajo.


ACTIVIDADES

Jefe(a) de la Dependencia Solicitante Secretaria Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe(a) del Departamento de Impresos y Reproducciones Jefe de Sección de Administración Jefe del Sección de Diseño Jefe(a) de Sección de Diseño Gráfico Jefe(a) del Depto. de Impresos y Reproducciones

1 2 3 4 5

6 7

Envía el memorando con solicitud de Trabajo al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones, detallando el tipo de servicio requerido, la cantidad de tarjetas de presentación solicitadas. Recibe el memorando con solicitud de trabajo a realizar y verifica que cumpla con lo establecido en la Norma 31 del Manual de Normas y Procedimientos del Departamento. Si cumple lo remite al jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones para su elaboración. Si no cumple con la norma deberá pasar el documento a la Subdirección de Administración y Finanzas y/o la Jefatura de la División de Logística para su aprobación, luego se devuelve al Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones. Llena el formulario de Solicitud de Servicio de Impresos y Reproducciones en original y una copia, detallando el material a utilizar en la elaboración de dicha solicitud y firma en carácter de autorizado. Traslada original al Jefe de la Sección de Administración y la copia al Jefe de la Sección que realizará el trabajo. Con el original del archivo, registra en su programa de órdenes de trabajo, la fecha de inicio de la impresión y el detalle del trabajo a realizar y luego se archiva la orden. Con la copia de la orden de trabajo, atendiendo instrucciones y determinando el trabajo a realizar, solicita el material que necesita, asigna el trabajo al personal de la Sección y proceden a ejecutar la misión asignada. Presenta primeras pruebas del trabajo encomendado a consideración del Jefe del Departamento de Impresos y Reproducciones. Recibe las pruebas, revisa la calidad de éstas y de estar correctas da su aprobación para que se prosiga con el trabajo, caso contrario las regresa al Jefe de Sección para que sean mejoradas.

86-C



ACTIVIDADES

Jefe(a) de Sección de Diseño Gráfico Jefe(a) de Sección de Prensa Jefe(a) de Sección de Producto Terminado del Depto. de Impresos y Reproducciones

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12

De estar correctas las pruebas continua con el proceso de producción del trabajo, efectuando el control y seguimiento al mismo, en cuanto a calidad, rendimiento, utilización de materia prima y acabado final del proceso. Finalizado el trabajo, le informa al jefe del Departamento de su cumplimiento y lo traslada a la Sección de Prensa. Recibe el trabajo para ser cortado según las medidas específicas y luego entrega el trabajo al Jefe de la Sección de Producto Terminado. Recibe el trabajo terminado, revisa que esté completo y designa al operario para que se realice el respectivo empaque del mismo y lo registra en control de trabajos finalizados. Hace del conocimiento a la dependencia solicitante del servicio, para que se presenten a retirar el producto terminado.

87


DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

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NORMAS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE DE ASIGNACION Y AUTORIZACION 1. Será responsabilidad del Subdirector General o la persona que él designe, la asignación

de los medios de transporte a los centros de costo de la Institución. 2. El Director General autorizará el empleo de los vehículos blindados que utiliza la

División de Protección a Personalidades, para otros casos en los que la situación lo requiera.

3. El Director General o quien él delegue, autorizará el uso de vehículos institucionales,

para viajar fuera del país, previo visto bueno de la jefatura correspondiente y el itinerario a desarrollar durante el viaje.

4. El Director General o quien él delegue, autorizará el uso de vehículos en calidad de

Depósito, que son entregados por los diferentes Juzgados de Instrucción y otras dependencias, con la finalidad de que sean utilizados contra la delincuencia.

5. Será facultad del Subdirector de Administración y Finanzas y del Jefe de la División de

Logística, autorizar el uso de vehículos de tipo colectivo para: el traslado rutinario a los lugares de trabajo, esparcimiento o recreación de grupos de empleados de la Institución y otras actividades de apoyo a personas ajenas a la PNC.

6. Los jefes de los centros de costo, que reciban en concepto de asignación temporal, unidades vehiculares para el cumplimiento de misiones oficiales, serán responsables de devolverlos en iguales condiciones físicas y mecánicas según lo establecido en el acta de asignación temporal.

7. En caso que un Supervisor de Transporte observe que un vehículo presenta daños o fallas que al momento de la asignación no fueron observadas y registradas en el acta de asignación temporal, deberá informar por escrito al Jefe del Departamento de Transporte, quien informará al Jefe del Centro de Costo que ha devuelto el medio de transporte, así como a la Comisión de Responsabilidades, con el propósito que se deduzcan responsabilidades del caso. Las jefaturas Regionales realizarán dichas acciones a través de los Supervisores asignados a cada Regional.

8. Los vehículos institucionales no podrán asignarse de manera personal a los jefes de dependencias; la asignación deberá efectuarse en el Centro de Costo en donde se encuentren desempeñándose dichas jefaturas.

9. En caso que una jefatura sea trasladada por Comisión de Servicio y utilice determinado vehículo para el cumplimiento del servicio, el Departamento de Transporte deberá cambiar el Centro de Costo donde se encontraba asignado el vehículo, al Centro de Costo donde dicha jefatura fuere trasladado.

10. El jefe del Centro de Costo, será el responsable que los vehículos asignados porten las placas originales que les correspondan, según las disposiciones legales.

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DE LA RESPONSABILIDAD 11. El Jefe de cada centro de costo o la persona que él designe, será responsable del uso adecuado, custodia, cuido y mantenimiento de los medios de transporte asignados al centro de costo. 12. El conductor o motorista de vehículos institucionales, aplicará las medidas de precaución necesarias para la buena conducción de los medios de transporte, debiendo respetar las disposiciones legales de tránsito y seguridad vial. 13. Los jefes de los centros de costo, costearán de su peculio los daños y perjuicios derivados del uso indebido e ilegal que se haga de los medios de transporte que tengan asignados, a excepción de que hayan reportado o iniciado procesos de deducción de responsabilidad por las anomalías que ocurran durante el periodo de su administración. 14. Será responsabilidad del conductor de vehículos institucionales, anotar en los formularios de la carpeta del vehículo, el estado en el que lo recibe o entrega indistintamente del tiempo que lo utilice, así como el equipo básico siguiente: Lámpara manual halógena, spotlight, radio, sirena, llanta de repuesto, mica, llave de tuercas, llaves fijas, destornilladores, extintor, triángulo, fotocopia de tarjeta de circulación, control de combustible, entre otros. (Ver formularios PNC-101, 102, 103, 107, 108 y 110) 15. Los Supervisores del Departamento de Transporte, deberán efectuar inspecciones físicas del estado y uso de los vehículos de los diferentes centros de costo, además conocer de los accidentes de tránsito y cualquier otro aspecto vinculado con los medios de transporte institucionales. 16. Las Jefaturas Regionales, serán responsables de coordinar la verificación física y periódica de los medios de transporte asignados a los centros de costo adscritos a la Regional, a través del Supervisor de Transportes de la misma. 17. El Supervisor de Transporte será responsable de mantener actualizado el registro de los cambios hechos a la unidad vehicular completando el formulario de cambio de datos con la nueva información y de elaborar nueva acta de asignación de vehículos automotores, con el cambio realizado. 18. Los Jefes de los centros de costo, deberán colaborar con los Supervisores de Transporte en el desarrollo de las funciones que ejerzan en su jurisdicción. 19. El Jefe de centro de costo, nombrará un Encargado de Vehículos de Transporte, quien responderá por el control y cuido de la flota vehicular asignada. 20. Será responsabilidad de las jefaturas de los centros de costo que tengan vehículos asignados, verificar que los formularios PNC-101, PNC-102, PNC-107, PNC-108, PNC-110 y PNC-115 de la carpeta de los vehículos sean debidamente completados. 21. Será responsabilidad de los jefes de los centros de costo, girar los lineamientos correspondientes al buen uso, cuido y aseo permanente de los vehículos asignados, con la finalidad de evitar el deterioro prematuro y proyectar una buena imagen de la Corporación Policial.

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22. El jefe del centro de costo o la persona que él asigne, será responsable de revisar el inventario de accesorios de los vehículos al momento de recibirlos en asignación (Ver formulario PNC-107). 23. El jefe de centro de costo o quien él asigne, tendrá la responsabilidad directa del cuido de los accesorios de los vehículos asignados y de controlar que éstos sean utilizados para los mismos, por lo que deberá reportar y responder por cualquier pérdida o deterioro ocurrido en el período de su asignación. 24. El Jefe del Departamento de Transporte será el responsable de elaborar una vez al mes la programación de la supervisión de los vehículos asignados a los centros de costo. 25. Los supervisores de transporte serán los responsables de realizar inspecciones físicas en los vehículos institucionales y de facilitar a los digitadores la información correspondiente para procesarla en el sistema. 26. Será responsabilidad del encargado de archivo del Departamento de Transporte mantener actualizada la información de cada vehículo en la carpeta correspondiente 27. La Comisión de Responsabilidades resolverá los casos de daños graves ocasionados a vehículos institucionales, en los cuales no este definido el responsable directo entre las personas involucradas. DE CAPACITACION 28. La División de Educación Vial, por medio de la Escuela de Manejo, será la responsable de capacitar periódicamente a los conductores de vehículos automotores de la institución y evaluarlos para obtener la tarjeta de Autorización para Operación de Equipo y Vehículos de la institución. (Ver formulario PNC-117). 29. El personal policial o administrativo que sea evaluado en la Escuela de Manejo de la División de Educación Vial, para conducir vehículos nacionales, deberá poseer licencia de conducir adecuada y vigente para el tipo de vehículo para el cual será autorizado. 30. Los Supervisores del Departamento de Transporte serán los responsables de coordinar la capacitación del personal de motoristas asignado a las diferentes dependencias policiales, a través de charlas sobre el Reglamento General de Tránsito y Seguridad Vial, así como de las normas y procedimientos para la asignación y uso de los vehículos institucionales. En el caso de las Regionales serán sus respectivas jefaturas, las que por medio de los Supervisores de Transporte de la Región ejecuten dichas acciones. DE LOS INFORMES 31. La jefatura de la División de Logística a través del Jefe del Departamento de Transporte, velará por el cumplimiento de lo establecido en este manual, debiendo reportar al jefe del centro de costo de las dependencias centrales sobre las anomalías encontradas en los vehículos, y las recomendaciones para corregir las mismas.

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32. Será responsabilidad del Jefe Regional girar las instrucciones al Supervisor de Transporte regional de mantener actualizado semanalmente la situación vehicular de los centros de costo adscritos a la región y proporcionarla al Departamento de Transporte de la División de Logística. 33. Los jefes de los centros de costo, enviarán los días viernes un informe semanal de la situación vehicular al Departamento de Transporte de la División de Logística, con copia al Departamento de Suministros y al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas. Este informe deberá contener al menos la siguiente información: No. de equipo, kilometraje, No. de chasis, Nº de motor, estado del vehículo (activo, inactivo y causa de inactividad, accidentado, a orden de Juez, en mantenimiento o reparación etc.), nombre de la persona responsable del centro de costo al que está asignado el vehículo. 34. Será responsabilidad del Jefe Regional a través del Supervisor de Transporte de la Regional reportar al jefe del Centro de Costo sobre las anomalías encontradas en los vehículos, y recomendaciones para corregir las mismas. 35. El Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, deberá informar diariamente a los Departamentos de Transporte y de Suministros del ingreso de vehículos para mantenimiento y reparación, y la situación de reactivación de vehículos, en forma consolidada registrando la siguiente información: No. de equipo, nombre del centro de costo al que está asignado, fecha de reactivación y fecha de entrega. 36. El Jefe del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, deberá informar por escrito al Departamento de Transporte y al Departamento de Activo Fijo de la División de Logística, cada vez que se efectúe cambio de motor o cambio de color en alguna unidad vehicular. 37. El Jefe del Departamento de Transporte, será el responsable de preparar y remitir a las jefaturas de: la División de Logística, Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, Unidad Jurídica y Unidad de Auditoría Interna, un informe mensual, según corresponda, sobre las inspecciones físicas realizadas, accidentes ocurridos y los daños que se hubieren ocasionado en vehículos institucionales, para su conocimiento y deducción de responsabilidades. De igual manera enviará al jefe del Centro de Costo donde está asignado el vehículo para efectos de corregir las anomalías encontradas. DEL ABASTECIMIENTO DE LLANTAS Y OTROS 38. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Transporte coordinar con el Departamento de Suministros, el abastecimiento de las llantas para los medios de transporte asignados a los centros de costo, de conformidad a los procedimientos establecidos en el presente manual. 39. En el caso de las Regionales, el abastecimiento de llantas será responsabilidad de los Encargados administrativos regionales, quienes deberán girar instrucciones a cada Supervisor, para que realice la verificación física del estado de las llantas de los vehículos asignados a los centros de costo adscritos a cada Regional; debiendo coordinar con el Departamento de Transportes la asignación de conformidad a los procedimientos establecidos en el presente manual.

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DE LOS ACCIDENTES 40. El conductor de vehículos institucionales, que resulte involucrado en un accidente de tránsito, deberá presentar informe inmediatamente al jefe del centro de costo de donde esta asignado el vehículo, para que remita copia de informe a la Unidad Jurídica, con copia al Departamento de Transportes, para efectos de diligencias y deducción de responsabilidades. 41. Los Supervisores de Transporte de las Regionales, serán responsables de informar oportunamente de los casos de accidentes de tránsito sucedidos a los medios de transporte asignados a los jefes de centros de costo adscritos a la Regional, a fin de que informen a la Unidad Jurídica y al Departamento de Transportes, para realizar los tramites correspondientes. 42. Cuando un vehículo institucional se vea involucrado en algún accidente de tránsito será responsabilidad de la División de Investigación de Accidentes de Tránsito, iniciar la investigación en el lugar de los hechos y elaborar el acta de inspección de accidente de tránsito, para los trámites legales pertinentes. 43. El Jefe del Departamento de Transporte a través del Supervisor de Transporte, será el responsable de dar seguimiento a las investigaciones de los accidentes de tránsito reportados y de elaborar el informe correspondiente, con base en el acta de inspección de accidente de tránsito. (Ver formularios PNC-104 y PNC-105). 44. Los peritos autorizados por la institución, del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, serán los responsables de establecer por medio de avalúos, el monto de las reparaciones por accidente, en los cuales resulten dañados vehículos de la institución, con responsabilidad para empleados de la misma o de personas particulares, con la finalidad que la Unidad Jurídica elabore acta de compromiso de pago. 45. El Jefe del centro de costo involucrado o la persona que él designe, será el responsable de remitir a la Unidad Jurídica, con copia al Departamento de Transporte la información de los accidentes de tránsito, la cual deberá contener la siguiente documentación: a. Formulario de accidente de vehículos PNC-104 b. Copia de la inspección de tránsito c. Informe escrito del jefe del Centro de Costo con relación a la responsabilidad en el

accidente. 46. Será responsabilidad de las jefaturas de los centros de costo, prohibir la conducción de vehículos institucionales, a todos aquellos conductores a los que se les haya determinado responsabilidad en accidentes de tránsito con daños considerables, mientras no haya respondido por la reparación del vehículo accidentado o antes de que su caso haya sido resuelto y quede absuelto de responsabilidad. 47. El Departamento de Estadísticas del Centro de Inteligencia Policial, será el que informe semanalmente al Departamento de Transporte, de los accidentes de tránsito en los que resulten involucrados vehículos institucionales. 48. El Jefe del Centro de Costo será responsable de darle seguimiento al trámite de reactivación de los vehículos accidentados, así como también de coordinar con la Unidad Jurídica el resarcimiento de los daños.

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DEL DESCARGO DE UNIDADES 49. El Jefe del Centro de Costo o la persona que el asigne, será responsable de tramitar ante la Comisión de Descargo, el descargo de los medios de transporte en estado inservible, previo diagnóstico técnico emitido por el perito evaluador del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas. En el caso de las Regionales, serán emitidos por el personal técnico de la Sección de Mantenimiento de Vehículos Regional. 50. Será responsabilidad del Jefe del Centro de Costo, garantizar la custodia de los vehículos propuestos para descargo, para evitar que le sean sustraídos los accesorios, piezas o partes del mismo. 51. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Activo Fijo proporcionar copias de las actas de descargo de los vehículos inservibles al Departamento de Transporte y de Suministros. EN CASO DE ROBO O HURTO 52. En el caso de hurto o extravío de las placas de los vehículos institucionales, inmediatamente el conductor deberá reportar el hecho a la División de Emergencias 911, e informar a la Unidad Jurídica, así mismo interponer la denuncia en la División de Protección al Transporte (DPT), enviando el original de dicha denuncia al Departamento de Transportes, para iniciar el tramite de reposición de las placas, el jefe del centro de costo deberá de deducir responsabilidad en el extravío de las placas, para solventar el costo de la reposición de las mismas. 53. En el caso del extravío de las placas de uso discrecional, no se puede realizar trámite de reposición, ante SERTRACEN, debido a que no son placas originales y no existe tarjeta de circulación, sin embargo será el jefe del centro de costo el responsable de deducir responsabilidad sobre el extravío de dichas placas. 54. En el caso de robo, hurto o extravío de los vehículos institucionales, inmediatamente el conductor deberá reportar el hecho a la División de Emergencias 911 e interponer la denuncia en la División de Protección al Transporte (DPT), posteriormente, el jefe del Centro de Costo o la persona que el designe, deberá remitir la denuncia certificada a la Unidad Jurídica para que se deduzca responsabilidad, y remitir informe al Departamento de Transporte para que se actualice en la base de datos el estado del vehículo. DE LOS DAÑOS A LOS VEHICULOS 55. La Unidad Jurídica será responsable de realizar la acción legal en los casos de daños a los vehículos sean estos reparables o no reparables y de informar a la Unidad de Auditoría Interna cualquiera que sea el caso, a la División de Personal para el descuento respectivo, al Departamento de Transporte y al Jefe del Centro de Costo para el seguimiento correspondiente. 56. Cuando los daños son irreparables será responsabilidad de la Unidad de Auditoria Interna realizar las acciones correspondientes e informar a la Corte de Cuentas de la Republica para la deducción de responsabilidad, al Departamento de Activo Fijo y al Departamento de Contabilidad para los trámites correspondientes.

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GENERALES 57. Cuando los jefes de centros de costo necesiten transporte de carga y/o pasajeros, para realizar actividades de su dependencia, deberá enviar la solicitud al Departamento de Transporte con diez días de anticipación. En caso de urgencia, podrá solicitar el servicio vía telefónica, radio u otro medio de comunicación verbal y será atendido de acuerdo a la prioridad y disponibilidad de vehículos existente en ese momento. En emergencias nacionales y operaciones especiales se dará el apoyo total e incondicional de acuerdo a la capacidad del Departamento de Transporte. 58. En el caso de movimientos o traslados, el jefe saliente del Centro de Costo que haya firmado el formulario de asignación de vehículos, previa revisión del inventario de accesorios y funcionamiento, entregará dichos vehículos al jefe entrante por medio de un Acta de Recepción en presencia del Jefe del Departamento de Transporte o el Supervisor que éste designe. La referida acta deberá ser firmada por el jefe saliente y entrante del centro de costo, y por el Representante del Departamento de Transporte. 59. La Unidad Jurídica será responsable de agilizar los trámites para el avalúo judicial de los vehículos institucionales que hayan sido dañados por diferentes causas, a fin de repararlos inmediatamente y evitar su posterior deterioro. 60. El conductor de vehículos nacionales, será responsable de reportar al jefe inmediato superior, los desperfectos en el odómetro de los vehículos, para que se tramite su reparación en el Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas de la División de Logística, dicho odómetro tendrá que mantenerse en buen estado para determinar el kilometraje recorrido, debiendo completar el formulario PNC-115. 61. Para la recepción de vehículos nuevos el Jefe del Departamento de Transporte será responsable de notificar a los técnicos involucrados en la recepción de vehículos (Técnicos del departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, Departamento de Telecomunicaciones, Supervisores del Departamento de Transporte, Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional y Encargado del Almacén de Mobiliario y Equipo del Departamento de Suministros)

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIDENTE DE TRANSITO DE VEHICULO INSTITUCIONAL

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

OBJETIVO: Realizar las investigaciones correspondientes a fin de proporcionar a la Unidad Jurídica la documentación necesaria y deducir responsabilidades con base a la legislación vigente.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acta de Inspección de accidente de tránsito, Informe de jefe del Centro de Costo, Informe del motorista o conductor del vehículo policial (Form. PNC-104) Investigación y Análisis de Accidentes de Tránsito, Informe del Encargado de la Comisión


Conductor del vehículo Jefe correspondiente (dependencia policial) Jefe(a) Departamento de Transporte Supervisor(a) de Transporte Jefe(a) del Departamento de Transporte Jefe(a) Unidad Jurídica

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Solicita se practique inspección del accidente de tránsito ocurrido, procurando en lo posible no mover los vehículos involucrados. Elabora informe por escrito dirigido al Jefe del centro de costo, en el que indica la manera en que ocurrió el accidente y completa el formulario PNC 104 y traslada a la Jefatura correspondiente Emite opinión con respecto al accidente, detallando las supuestas causas y deducción de responsabilidades y notifica por escrito a la Unidad Jurídica, con copia al Departamento de Transporte y al Departamento de Estadísticas. Recibe documentación y margina a Supervisor de Transporte para que realice la investigación correspondiente. Recibe marginado, realiza la investigación del accidente, abre expediente que contiene el Acta de Inspección de Accidente de Tránsito Terrestre, Formulario PNC-105, fotografías del vehículo, avalúo de daños causados, informe del Jefe del centro de costo e informe del Conductor y lo traslada al Jefe del Departamento de Transporte. Elabora informe para la Unidad Jurídica para que inicie acción legal respectiva, con copia a la Comisión de Responsabilidades. Recibe informe de la investigación del accidente de transito y realiza la gestión de su competencia.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE VEHICULOS NUEVOS

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

OBJETIVO: Agilizar la recepción de vehículos nuevos institucionales y la documentación de respaldo de los bienes.

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33,51

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Bases de licitación, Oferta del proveedor, Contrato de suministro, Acta de ingreso de vehículo, Documento de entrega de vehiculo por proveedor, Acta de Recepción de vehículo, Factura, Constancia de liquidación de contrato


Jefe(a) Departamento de Transporte Técnicos (UACI, Activo Fijo, Depto. Transportes) Supervisor(a) de Transporte Empresa proveedora Jefe(a) Departamento de Transporte o Supervisor Secretaria(o) Jefe(a) Departamento de Transporte, Técnicos y Proveedor

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Informa la fecha a los Jefes del personal involucrado en la recepción de vehículos institucionales. Verifican que los vehículos cumplan con las especificaciones técnicas ofertadas, según base de licitación, de acuerdo al área correspondiente, dándose dos situaciones: a. Si cumple con las especificaciones técnicas proporcionan visto bueno al Supervisor de Transporte continua con el siguiente paso. b. No cumple con las especificaciones técnicas no se reciben los bienes y finaliza el procedimiento. Elabora Acta de ingreso de vehiculo, previo visto bueno emitido por el personal técnico e informa a empresa proveedora y remite a secretaria del Departamento de Transporte Entrega documento de envió de vehiculo al Jefe del Departamento de Transporte o Supervisor delegado y presenta facturas al jefe de transporte. Recibe documento de envío y facturas, firma y sella, devuelve a proveedor y gira instrucción a secretaria para que elabore acta de recepción. Elabora Acta de Recepción de vehiculo y gestiona las firmas de los técnicos, Jefe del Departamento de Transporte y Proveedor. Recibe acta de recepción y facturas en original, firma y sella en original y copias. Devuelve facturas y acta de recepción debidamente firmadas e informa a la USEFI de la liquidación de vehículos.

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Secretaria(o)

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Gira instrucción a secretaria para que elabore constancia de liquidación de contrato. Elabora constancia de liquidación de contrato y gestiona firma del Jefe del Departamento de Transporte y Jefe de la División de Logística y remite a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AUTORIZACION PARA CAMBIO DE LLANTAS

DEPENDENCIAS: DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

OBJETIVO: Autorizar la sustitución de llantas a unidad de la flota vehicular ya sea por desgaste por el uso o por daño.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando de Solicitud, Requisición de Bienes y Materiales, Autorización de llantas


Jefe(a) del Centro de Costo Solicitante Jefe(a) del Departamento de Transporte Supervisor(a) de Transporte

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Solicita por escrito al Jefe del Departamento de Transporte el cambio de llantas en el vehículo, por desgaste, falla y/o deterioro ocasionado por el uso. Recibe solicitud de cambio de llantas, requisición de bienes y materiales y consulta en Sistema de Asignación de Llantas”, la fecha de última asignación, dándose dos situaciones: a. Si procede con base a los parámetros establecidos para el cambio de llantas (tiempos: seis meses como mínimo y/o 25,000 kms de recorrido en promedio), margina a Supervisor para que verifique necesidad del cambio de llantas. b. Si no es procedente termina procedimiento. Revisa la unidad vehicular a fin de constatar el estado actual de las llantas, el tipo, cantidad, la medida para determinar la necesidad real y código de las llantas. Dándose dos situaciones: a. No es necesario el cambio de llantas se le informa al solicitante la causa y finaliza procedimiento. b. Es necesario la sustitución de las llantas. Continua con el siguiente paso. Verifica que haya en existencia llantas, firma y sella requisición de bienes y materiales original y copia, gestiona la autorización del Jefe del Departamento de Transporte

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Supervisor(a) de Transporte Usuario del Centro de Costo Colaborador Departamento de Transporte Digitador Departamento de Transporte Encargado de Archivo Departamento de Transporte

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Entrega requisición original al usuario (centro de costo) debidamente firmada, continua con paso No. 6 y copia al digitador del Departamento de Transporte, continua con paso No. 8. Presenta la Requisición de Bienes y Materiales debidamente autorizada en el Almacén No. 2 del Departamento de Suministros y retira las llantas nuevas, remitiendo posteriormente al Departamento de Transporte las llantas usadas. Recibe llantas usadas para efectos de venta posterior, según procedimiento. Procesa la autorización de llantas, remitiendo posteriormente el documento al archivador. Agrega fotocopia de la autorización al expediente del vehículo específico y lo archiva en el lugar correspondiente.

100-A


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO FISICO Y MECANIZADO DE DOCUMENTACION DE VEHICULOS.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE, DIVISIÓN DE LOGÍSTICA

OBJETIVO: Llevar un control del archivo físico de toda la documentación existente referente a la flota vehicular de la Institución

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 17, 23, 33.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Actas de Ingreso, Actas de asignación, Facturas, Pólizas, etc.


ACTIVIDAD

Jefe Departamento de Transporte Digitador Encargado de Archivo Físico

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Margina documentación y remite a Técnico Digitador para procesamiento en Sistema Informático del Depto. de Transporte. Procesa información y remite documentación para su correspondiente resguardo a encargado de Archivo Físico. Recibe documentación y clasifica según el tipo: vehículos terrestres, aéreos y marítimos. Dentro de los vehículos terrestres están: vehículos livianos y pesados. Identifica y localiza el expediente, por número de equipo Incorpora la documentación al expediente de cada vehículo. Resguarda el expediente en Archivero

100-B


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRÁMITES INICIALES PARA LA LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS INSTITUCIONALES


OBJETIVO: Efectuar las operaciones dentro del marco regulatorio vigente a través de la legalización de la flota vehicular adquirida por la Institución, refrendas de tarjetas de circulación, reposiciones de placas por pérdida o hurto, modificaciones e inscripciones iniciales en Sertracen.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Escritura Pública de Compraventa, Donación, Sentencias Judiciales, Formularios emitidos por SERTRACEN.


ACTIVIDAD

Empresa proveedora de vehículos Jefe UACI Jefe División de Logística Subdirector de Administración y Finanzas Director General Empresa proveedora de vehículos Sertracen

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Remite documentación legal referente a vehículos adquiridos por la corporación policial a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Instituc. UACI. Recibe documentación legal y remite a División de Logística, para que se realice los trámites respectivos. Recibe documentación y revisa aspectos legales; si todo está correcto, elabora proforma de nota de remisión para el Director General y remite al Subdirector de Administración y Finanzas, para el envío de dicha documentación a la Dirección General, a efecto de obtener firma y sello respectivo. Firma nota de remisión de la documentación legal correspondiente, sí así lo considera y remite al Director General para firma y sello respectivo. Recibe documentación, firma y sella según corresponda, a fin de legalizar los vehículos institucionales ante Sertracen. Retira documentación legal firmada y sellada por el Director General PNC y realiza trámite correspondiente en Sertracen. Recibe documentación legal, registra en Sistema Informático de Sertracen y emite Tarjetas de Circulación y placas respectivas.

100-C



ACTIVIDAD

Empresa proveedora de vehículos Jefe Departamento de Transporte

Técnico Encargado de Sistema Informático Jefe Departamento de Transporte

Jefe de Centro de Costo

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Retira Tarjetas de Circulación y placas en SERTRACEN y las remite al Departamento de Transporte PNC. Recibe Tarjetas de Circulación y placas y traslada a Encargado del sistema Ingresa la información en el Sistema Informático del Departamento. Remite por medio de nota al Jefe de Centro de Costo, copia de Tarjeta de Circulación y placas originales de los vehículos institucionales según corresponda y archiva documentación de respaldo en su respectivo expediente físico. Recibe copia de Tarjeta de Circulación y placas originales y ordena que las placas sean instaladas al vehículo respectivo.

100-D


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, CUSTODIA Y VENTA DE LLANTAS USADAS E INSERVIBLES.


OBJETIVO: Llevar un mejor control en la recepción de llantas usadas e inservibles, así como realizar periódicamente la venta de éstas a fin de mantener espacio físico disponible.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando de remisión del centro de costo. Libro de Control de llantas usadas; Solicitud de ofertas para compra de llantas usadas e inservibles; Libro de Control de recepción de ofertas para compra de llantas usadas e inservibles; Acta de adjudicación de llantas inservibles; Memorando solicitando Auditor de la Unidad de Auditoría Interna; Recibo de ingreso de fondos; Acta de entrega de llantas inservibles.


ACTIVIDAD

PARA LA RECEPCION Y CUSTODIA DE LLANTAS: Jefe del Departamento de Transporte. Encargado de Custodia de llantas usadas e inservibles.

Persona que hace entrega de llantas usadas e inservibles

PARA LA VENTA DE LLANTAS USADAS:

Jefe Departamento de Transporte

Personas interesadas en la compra de llantas inservibles.

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Recibe memorando de remisión de las llantas inservibles de los diferentes centros de costos y margina al encargado de la custodia de llantas inservibles. Recibe físicamente las llantas usadas e inservibles y memorando marginado por el jefe del Departamento de Transportes, las resguarda en la bodega, da por recibido en la copia del documento, así mismo la persona que trae las llantas firma el libro de control de llantas usadas e inservibles en la que se detalla la cantidad de llantas. Sí la recepción se hace sin nota de remisión del Jefe de Centro de Costo, llena el Formulario “RECEPCION DE LLANTAS USADAS E INSERVIBLES” elaborado para el control de recepción de llantas usadas, por el Departamento de Transporte. Informa a posibles compradores sobre la cantidad de llantas usadas e inservibles a vender. Presentan ofertas en sobres cerrados y sellados, al Departamento de Transporte.

100-E



ACTIVIDAD

Secretaria de la Jefatura del Departamento de Transporte.

Jefe del Departamento de Transporte. Comisión de Evaluación de Ofertas para compra de llantas inservibles Comprador seleccionado para la venta de llantas inservibles

Jefe del Departamento de Transporte. Comprador seleccionado para la venta de llantas inservibles

Comisión de Evaluación de ofertas para compra de llantas inservibles

Comprador

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Recibe ofertas y las registra en el libro de control de recepción de ofertas para compra de llantas usadas e inservibles. Las personas interesadas firman el libro en mención al momento de presentar la oferta. Recibe todas las ofertas y conforma comisión para apertura de sobres, integrada por: Jefe del Departamento, Encargado de custodia de llantas, Secretaria de la Jefatura y Auditor de la Unidad de Auditoría Interna, a fin de seleccionar al mejor ofertante. Selecciona la oferta que presente la mejor ventaja a la Corporación policial, firman el libro de control de recepción de ofertas para compra de llantas usadas e inservibles y posteriormente comunican telefónicamente al ganador de la oferta la hora y fecha en la que se realizará la venta. Se presenta a la hora y fecha indicada a cancelar al Departamento de Tesorería la cantidad ofertada, a fin de poder hacerle formal entrega del lote de llantas inservible. Remite al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, solicitud de presencia de un Auditor Interno, para que observe la cantidad de llantas usadas e inservibles que serán entregadas al comprador ganador. Se presenta al Departamento de Transporte con el comprobante de pago de las llantas emitido por el Departamento de Tesorería USEFI, el cual presenta al Auditor y al Encargado de la custodia de las llantas. Finalmente todas las personas involucradas (Jefe del Departamento de Transporte, Encargado de custodia de llantas usadas, Auditor y Comprador) firman el acta de entrega de llantas. Hace el retiro correspondiente de las llantas usadas e inservibles.

100-F


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE LLAVES DE VEHICULOS


OBJETIVO: Llevar un control de la entrega de llaves de encendido de la flota vehicular institucional


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formato de entrega de llaves de encendido de vehículo


ACTIVIDAD

Motorista de vehículo autorizado Encargado de Custodia de llaves de encendido de vehículos Motorista de vehículo autorizado Encargado de Custodia de llaves de encendido de vehículos

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Se presenta al Departamento de Transporte y solicita a encargado de custodia de llaves de encendido de vehículo, préstamo temporal de dicha llave. Solicita al usuario que llene el Formulario de Préstamo de llave de encendido de vehículo y le pide un documento de Identificación para el respaldo del préstamo y entrega copia de llave. Utiliza la llave el tiempo requerido y posteriormente hace la devolución de la copia de la llave al Departamento de Transporte. Recibe copia de llave de encendido de vehículo, verifica que ésta se encuentre en buenas condiciones. Sí todo está bien, le devuelve el documento de identificación. Sí la llave no es devuelta en las condiciones que fue prestada, informa al jefe de Centro de Costos a fin de deducir la responsabilidad correspondiente.

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DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Y ARMAS

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NORMAS 1. Será responsabilidad de cada Jefe de Centro de Costo o la persona que él designe, presentar la solicitud de servicio al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas debidamente completada, firmada y sellada, cada vez que requiera los servicios que proporciona el Departamento. Este paso podrá obviarse si la solicitud de servicio obedece a una emergencia. 2. El Jefe del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, será el responsable que las secciones del taller presten servicio única y exclusivamente a los vehículos institucionales, o que sirvan a la Corporación Policial por la característica del servicio y éste se encuentre en calidad de depósito judicial legalmente registrado. 3. Cuando un vehículo dañado deba ingresar a reparación, el Jefe del Departamento de Transportes será responsable de enviar al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas copia de los siguientes documentos: o Copia del análisis del Reporte de Accidente (formulario PNC-105), si se trata de un daño menor. o Copia del escrito del Supervisor de Transportes, si se trata de enderezado y pintura. 4. El jefe del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, es el responsable de que la documentación utilizada en el Departamento esté impresa y previamente numerada en orden correlativo, la cual tendrá que ser firmada y sellada por las personas responsables de su uso. 5. El jefe del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, y los Encargados de Sección serán los responsables de controlar que las herramientas del taller permanezcan en sus lugares de trabajo. Cualquier extravío estará sujeto a las sanciones económicas y disciplinarias correspondientes. (Articulo 192 Reglamento de la Ley de Administración Financiera del estado y Articulo 57 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República). 6. Podrá efectuarse reparaciones de mantenimiento preventivo y correctivo a aquellos vehículos que son entregados a la Policía Nacional Civil en calidad de depósito otorgado por el Juez competente, en apoyo a la operatividad policial; para lo cual deberá llevar un registro detallado de los gastos. 7. El Jefe del Departamento de Suministros será el responsable de mantener en la bodega de repuestos automotrices, los mínimos y máximos de existencias de repuestos, materiales, accesorios y lubricantes, con base a la disponibilidad financiera de la Institución y a la información de necesidades y consumos; los cuales deberán ser tomados de los controles informáticos de la bodega, en relación con el movimiento de salida y entrada de los mismos. 8. Los encargados de cada Sección del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, serán los responsables de firmar los requerimientos autorizando al personal subordinado para que retire los repuestos que se necesiten en las reparaciones. Caso contrario se considerará sin efecto lo solicitado.

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9. El Supervisor de Control de Calidad será el responsable de verificar que el repuesto o pieza usada en un vehículo al que se le brindó mantenimiento preventivo y/o correctivo y pintura, haya sido sustituido o reemplazado, previa entrega del repuesto antes en uso. 10. El Encargado de cada Sección será el responsable del cumplimiento del tiempo de entrega de los vehículos ingresados para mantenimiento y/o reparación al taller. 11. La Corporación Policial a través del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas y en coordinación con la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (UACI), podrá solicitar los servicios de Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Empresas Particulares. NORMAS DE RECEPCION Y ENTREGA 12. El Encargado de la Portería del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas será el responsable del control de ingreso y salida de personal, vehículos y armas del mencionado Departamento. 13. El Encargado de Recepción y Entrega de Vehículos y/o Armas, no recibirá solicitudes de trabajo incompletas, con enmendaduras, borrones, ni alteraciones. 14. El Jefe del Centro de Costo o la persona que él designe, será responsable de trasladar la unidad vehicular que necesita servicio, al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, para el mantenimiento correspondiente. 15. El encargado de la Recepción y Entrega de Vehículos será el responsable de la actualización permanente de registros de las unidades vehiculares, en el sistema informático del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, en relación con los mantenimientos realizados. 16. El Encargado de Recepción y Entrega de Vehículos será el responsable de asignar a las diferentes secciones los vehículos que ingresan al taller, previa revisión del expediente correspondiente. 17. El Supervisor de Control de Calidad del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, será el responsable de la verificación y chequeo general del vehículo que garantice el trabajo realizado en el equipo. NORMAS DE TALLERES MOVILES 18. El Encargado del Taller Móvil, será el responsable de mantener un inventario actualizado de herramientas y equipos asignados para desarrollar sus labores. 19. El(la) Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, será el responsable de atender los requerimientos de las Delegaciones Policiales del interior del país, cuando éstas lo soliciten, siempre que haya disponibilidad.

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20. Los Encargados de Taller Móvil, serán los responsables de informar por escrito acerca del trabajo realizado en cada Delegación al Jefe del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas. 21. El(la) Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas será el responsable de coordinar, supervisar y verificar el funcionamiento de los Talleres Móviles, así como la existencia de herramientas y equipo con que cuentan los mismos. Cualquier extravío se descontará el valor y estará sujeto a las sanciones económicas y disciplinarias correspondientes. NORMAS DE UNIDADES DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS REGIONALES 22. Será responsabilidad de los(as) Jefes(as) Regionales garantizar a través de las Unidades de Mantenimiento Regionales, el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota vehicular de las Dependencias Policiales adscritas a la cada Región. 23. Será responsabilidad del Jefe(a) Regional o la persona que él designe, gestionar ante la UACI la compra de repuestos y servicios para la reparación de vehículos asignados a las Dependencias Policiales adscritas a la Región, en los casos que no cuenten con recursos financieros en el Fondo Circulante Regional para Compra de Repuestos. 24. Los(as) Jefes(as) Regionales a través de las Divisiones Administrativas, harán las coordinaciones con los Departamentos de Suministros y Mantenimiento de Vehículos y Armas, el abastecimiento del aceite para el mantenimiento de la flota vehicular de la Región, de acuerdo a existencias en el Almacén. 25. El(la) Jefe(a) Regional a través de la División Administrativa será responsable de coordinar con el Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, la autorización del retiro de piezas usadas de los medios de transporte descargados, asignados a los Centros de Costo adscritos a la Regional, para ser utilizados en la reparación de otras unidades. 26. Será responsabilidad del Jefe(a) Regional la coordinación de la reparación de vehículos a través de Comités de Apoyo, los cuales deberán ser identificados principalmente de la flota asignada a los Centros de Costo adscritos a la Región. NORMAS SOBRE RETIRO DE PIEZAS DE VEHICULOS DESCARGADOS 27. El(la) Director(a) General autorizará al Jefe(a) de la División de Logística para que a través del Jefe del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas retire piezas en buen estado de vehículos Institucionales descargados de los activos y de los registros contables, las cuales serán utilizadas para la reparación de otros vehículos institucionales que se encuentren en estado inactivo y puedan ser reparados. 28. La Comisión de Descargo autorizada por el(la) Director(a) General según Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de los Bienes Propiedad de la PNC, deberá proporcionar a la División de Logística el reporte de vehículos descargados, anexando copia del acta de descargo de cada vehículo para poder proceder al retiro de piezas en buen estado para ser utilizadas como repuestos usados.

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29. La División de Logística a través del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, retirará las piezas en buen estado de los vehículos descargados, antes de iniciado el proceso de valúo, una vez valuado el vehículo no podrán retirarse piezas 30. El(la) encargado(a) de seguridad del depósito de vehículos Institucionales deberá verificar las piezas que serán transportadas al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas con base en el Formulario de Retiro de Piezas. 31. El(La) Jefe(a) del Almacén de Repuestos Automotrices del Departamento de Suministros, deberá recibir y verificar las piezas contra Formulario de Retiro de Piezas para que sean almacenadas, debiendo establecer los registros y controles adecuados. 32. Será responsabilidad del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, completar formulario de retiro de piezas por cada vehículo descargado al finalizar el retiro, describiendo las piezas que fueron extraídas, la cantidad de cada una de ellas y el número de equipo al que le fueron sustraídas. 33. Será responsabilidad de la División de Logística a través del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, en coordinación con el Jefe de la División Administrativa Regional, retirar piezas de vehículos descargados en las Regionales, registrarlas y trasladarlas al Almacén Central de repuestos automotrices usados del Departamento de Suministros. 34. El Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas y las Divisiones Administrativas Regionales, solicitarán al Almacén de repuestos automotrices, las piezas usadas necesarias para la reparación de vehículos institucionales, detallando en el documento de Solicitud de Repuestos el número de equipo del vehículo al cual le serán instaladas las piezas y posteriormente anexarlo a la Orden de Trabajo. 35. El(la) Jefe(a) del Almacén de repuestos automotrices deberá mantener registros que reflejen la entrada y salida de piezas usadas, número de equipo al cual están destinadas, Unidad de Mantenimiento solicitante, así como el nombre y firma del mecánico que las retira.

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DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO, ENDEREZADO Y PINTURA DE VEHÍCULOS EN EL TALLER DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y ARMAS DE LA PNC


OBJETIVO: Orientar al usuario y regular las actividades concernientes a los servicios de mantenimiento de vehículos y armas de la institución


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de Trabajo, Formulario de Inventario de vehículo y/o armas, Orden de Trabajo


Encargado(a) de Vehículos del Centro de Costo. Usuario Centro de Costo Solicitante. Encargado(a) de Recepción y Entrega de vehículos Digitador(a)

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Elabora solicitud de trabajo para mantenimiento preventivo, correctivo, enderezado y pintura de vehículo, en original y copia, obtiene las firmas y sellos de autorización del Jefe del Centro de Costo solicitante y/o del Encargado de Administración. Traslada la unidad vehicular al Depto. de Mantenimiento de Vehículos y Armas. Recibe y revisa que esté completa y correcta la solicitud de trabajo y anota el número correlativo de la orden de trabajo que le corresponde. Revisa el vehículo y completa el formulario “Orden de Trabajo” y “Hoja de Inventario”. Revisa y registra en el control de “Ingreso” los datos siguientes:· Número de equipo· Centro de Costo de procedencia· Fecha· Detalle otras reparaciones· Nombre de la persona que autoriza· Nombre de la persona que entrega Completa el formulario de Inventario de Vehículo, revisa con el solicitante la Orden de Trabajo, Hoja de Accesorios y firman ambos. El usuario trae copia de solicitud de trabajo, firma el recepcionista y se la entrega. Traslada original de Orden de Trabajo y Hoja de accesorios al Digitador. En la Sección de Recepción y Entrega de Vehículos, se ingresa al sistema informático los datos del vehículo y del tipo de mantenimiento a efectuar.

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Encargado(a) de Recepción y Entrega de vehículos. Encargado(a) de la Sección de Mantenimiento Supervisor(a) de Control de Calidad Enc. de Recepción y Entrega de vehículos Usuario Centro de Costo Solicitante. Encargado(a) de la Sección de Recepción y Entrega de vehículos y armas. Digitador(a)

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Recibe Orden de trabajo, solicitud de trabajo e inventario ya ingresados al sistema y asigna el trabajo a la sección que corresponde. Recibe la O. de T, Solicitud de Trabajo y el Inventario junto con el vehículo y realiza la actividad de mantenimiento preventivo, correctivo y/o enderezado y pintura, según el caso. Finalizado el trabajo entrega al Supervisor de Control de Calidad, el vehículo junto con la documentación, incluido el detalle de materiales, accesorios, repuestos y mano de obra empleada. Recibe la unidad vehicular y la documentación respectiva. Verifica la calidad del trabajo y efectúa las distintas pruebas. Si no cumple con los requisitos de calidad exigidos, devuelve el equipo a la Sección que realizó el trabajo, para corregir la falla detectada, hasta su corrección. Traslada la documentación a la Sección de Recepción y Entrega de Vehículos. Notifica al Centro de costo para que pasen a retirar el vehículo. Presenta la copia de la solicitud de trabajo para retirar la unidad vehicular, previa revisión física y verificación de los accesorios según inventario al ingresar al Taller. Anota la fecha, hora, nombre y ONI en la Orden de Trabajo y firma de “recibido conforme”. Entrega la documentación del trabajo finalizado al Digitador. Registra los datos en el sistema informático

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE VEHÍCULOS Y ARMAS DE LA PNC POR MEDIO DE TALLERES MOVILES A NIVEL NACIONAL


OBJETIVO: Facilitar oportunamente los servicios de mantenimiento preventivo, correctivo de los equipos de transporte y armas de la institución en unidades policiales que no poseen taller de servicio o se encuentran alejadas del taller central.

BASE LEGAL: RNTCI PNC Art. 33,

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de trabajo, Informe de trabajos realizados, Orden de Trabajo, Expedientes del vehículo o armas


Jefe(a) de Centro de Costo Solicitante Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas. Encargado(a) de Taller Móvil Encargado(a) de Bodega de repuestos Encargado(a) de Taller móvil Jefe(a) del Centro de Costo Solicitante Encargado(a) del Taller Móvil

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Envía memorando al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas solicitando el taller móvil para el mantenimiento preventivo o correctivo de las unidades vehiculares y armas del Centro de Costo. Programa visita del taller móvil a Centro de Costo solicitante, con base en la factibilidad existente y traslada el programa al Encargado del Taller Móvil. Verifica el tipo de vehículos y armas que tiene cada centro de costo a visitar, determina la clase de repuestos que éstos utilizan y elabora el requerimiento respectivo a la bodega de repuestos para solicitar en consignación la entrega de los mismos. Entrega los repuestos en consignación al Encargado del Taller Móvil para ser utilizados en las reparaciones de las visitas programadas a los Centros de Costo. Efectúa las visitas a los Centros de Costo solicitantes, de acuerdo a lo programado Concentra todos los vehículos y/o armas que necesitan el mantenimiento preventivo o correctivo. Entrega las solicitudes de trabajo al Encargado del Taller móvil. Llena Orden de Trabajo de acuerdo al diagnóstico realizado al vehículo o arma y efectúa la actividad de mantenimiento preventivo o correctivo, según sea el caso. Prueba el equipo, completa datos de la labor desarrollada al vehículo o arma en la Orden de Trabajo y entrega al solicitante.

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Usuario Centro de Costo Solicitante Encargado(a) de Taller Móvil Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas. Digitador(a)

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Verifica el trabajo realizado en la unidad vehicular o arma, firma de recibido a entera satisfacción en la Orden de Trabajo, quedándose con copia y devuelve la original al Encargado de Taller Móvil. Recibe documentos firmados y prepara informe de trabajo de cada equipo o arma que se le ha dado el servicio y lo entrega al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas. Revisa informe y documentación de trabajos realizados y traslada al Digitador para su registro en el sistema informático. Actualiza base de datos del sistema informático

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENTREGA Y LIQUIDACION DE REPUESTOS EN CONSIGNACION A LOS TALLERES MOVILES QUE PRESTAN SERVICIOS DE MANTENIMIENTOA NIVEL NACIONAL.


OBJETIVO: Agilizar la entrega de repuestos, materiales y accesorios a ser utilizados por los Talleres Móviles de Mantenimiento de Vehículos

BASE LEGAL: RNTCIE PNC Art. 33, 46, 47

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Entrega de Materiales, Orden de Trabajo, Formulario de Devolución de Materiales (Liquidación)


Encargado(a) de Taller Móvil Encargado(a) de la Bodega de Repuestos Automotrices y/o Bodega de Armas Encargado(a) de Taller Móvil Encargado(a) de Taller Móvil Encargado(a) del Centro de Costo Encargado(a) de Taller Móvil

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Elabora solicitud de repuestos a bodega con la respectiva autorización del Jefe del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, los cuales serán utilizados por el Taller Móvil en los vehículos o armas que previamente se ha solicitado el servicio de parte de los Centros de Costo. Revisa que la solicitud tenga todas las especificaciones de los repuestos, así como la firma y sello de autorización. Entrega los repuestos en calidad de “Consignación” de lo que se tienen en existencia. Firma de entregado y solicita firma de recibido al Encargado de Taller Móvil en documento de entrega, archivando original y copia del documento para efectos de liquidación Recibe los repuestos y triplicado del documento de entrega de los repuestos. Elabora Orden de Trabajo, Solicitud de Material/Repuestos por Vehículo para justificar la liquidación de repuestos utilizados. Efectúa el trabajo de mantenimiento en el(los) vehículo(s), detallando en la Orden de Trabajo los repuestos utilizados y solicita firma al Encargado de Vehículos o usuario del arma donde se realizo la actividad Revisa el trabajo efectuado, firma y sella el documento en señal de recibido a satisfacción el trabajo y de los repuestos instalados en la unidad vehicular o arma Completa el Formulario de Devolución de repuestos para la liquidación respectiva, entregando los documentos al Encargado de la Bodega de Repuestos.

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ACTIVIDAD

Encargado(a) de la Bodega de Repuestos o Bodega de Armas

Digitador(a) de la Bodega Encargado(a) de Taller Móvil Digitador(a)

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Revisa documentos que respaldan la liquidación de los repuestos entregados en “Consignación”, revisa físicamente los repuestos para darlos como recibidos. Entrega copia del formulario de devolución al Encargado del Taller Móvil. Efectúa registros en el sistema informático sobre la salida de repuestos utilizados y da ingreso al inventario a los repuestos que fueron devueltos. Entrega la documentación de órdenes de mantenimiento realizadas por el taller móvil, al Digitador del Departamento de mantenimiento de Vehículos y Armas. Registra los datos en el sistema informático del trabajo de mantenimiento preventivo y/o correctivo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE PRESUPUESTOS DE REPARACION A VEHICULOS ACCIDENTADOS Y ARMAS DETERIORADAS


OBJETIVO: Disponer del valor aproximado por reparación de daños ocasionados en accidentes que se vean involucrados vehículos y armas al servicio de la Institución


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Informe del Departamento de Transporte, Solicitud de elaboración de Presupuesto a vehículos accidentados y armas deterioradas, Formulario de Presupuesto de Reparación.


Jefe(a) de Centro de Costo Solicitante. Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas Encargado(a) de Valúos y Presupuestos.

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Remite solicitud al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas para la elaboración de presupuesto de vehículo accidentado o arma deteriorada. Recibe solicitud y margina a Encargado de Valúos y Presupuestos para que proceda con la elaboración del Presupuesto. Recibe documento marginado y coordina con el personal de mantenimiento y/o enderezado y pintura, según sea el caso, para la visita al lugar donde está el vehículo accidentado. Solicita al Jefe del Centro de Costo o la persona que él designe, información necesaria del vehículo accidentado para confrontar los datos de la solicitud de presupuesto. Elabora un primer Presupuesto para efectos de Cotizar y llenar el formulario correspondiente de Presupuesto. Realiza cotizaciones a diferentes proveedores de los diferentes repuestos y accesorios necesarios para la reparación del vehículo. Completa el Formulario de “Presupuesto de Reparación.” Solicita las firmas y sellos de los involucrados: Jefe de la Sección de Mantenimiento Correctivo, Enderezado y Pintura, Jefe del Departamento de Vehículos y Armas y el mismo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RETIRO DE PIEZAS DE MEDIOS DE TRANSPORTE DESCARGADOS PARA SER UTILIZADOS COMO REPUESTOS USADOS


OBJETIVO: Disponer de piezas retiradas de medios de transporte descargados en el Almacén de Repuestos Automotrices, para ser utilizados como repuestos en la reparación de vehículos institucionales en estado inactivo


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Autorización de retiro de piezas para repuestos, Acta de descargo del vehículo, Formulario de retiro de piezas para repuestos, Solicitud de piezas para repuesto y Orden de Trabajo del vehículo en reparación


Comisión de Descargo Jefe(a) División de Logística Jefe(a) Depto. de Mantenimiento de Vehículos y Armas Mecánico(a) Jefe(a) Depto. de Mantenimiento de Vehículos y Armas Jefe(a) de Almacén de Repuestos Automotrices

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Remite acta autorizada de vehículo descargado a la Jefatura de la División de Logística y al Jefe de la División Administrativa Regional correspondiente. Recibe y remite acta de vehículo descargado a la Jefatura del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, para el retiro de piezas de los vehículos. Recibe y revisa acta de vehículos descargados y autoriza a mecánico para ejecutar el retiro de piezas. Retira las piezas de los vehículos, completa y firma el formulario de retiro de piezas por cada vehículo, haciendo constar la cantidad de repuestos, tipo y serie o número de identificación de piezas retiradas, si los tuviere. Entrega a Jefe del Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, los formularios de retiro de piezas, debidamente firmados. Recibe formularios, entrega piezas y copia de formulario de retiro de piezas a Almacén de repuestos automotrices. Recibe y verifica el inventario físico de piezas y repuestos retirados de los vehículos descargados contra formularios de retiro de piezas, almacena y registra el ingreso de las piezas.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE VALUO PARA CAMBIO DE ARMAS


OBJETIVO: Orientar al usuario y regular las actividades concernientes a los cambios de armas de la institución


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando de Solicitud de Valúo para Cambio de Arma y Formulario de Autorización para Cambio de Arma


Jefe(a) Centro de Costo Encargado(a) de Recepción y Entrega de Armas Usuario Centro de Costo

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Elabora memorando para valúo del arma Traslada el arma al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas Revisa que esté completa y correcta la solicitud: No. de serie, Balística, Centro de Costo, Fecha, A quien está asignada y No. de ONI. Inspecciona el arma, para determinar el motivo de solicitud de cambio. Si en la inspección se determina que el arma ya no tiene reparación por que terminó su vida útil de uso, se procede a elaborar el documento de valúo para que lo presente al Departamento de Suministros. Si el arma ya no tiene reparación, elabora documento autorizando el cambio de arma. Entrega original de documento sellado y firmado Firma copia de documento de haber recibido junto con el arma evaluada.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE ARMAS DE LA PNC.


OBJETIVO: Orientar al usuario y regular las actividades concernientes al mantenimiento preventivo y correctivo de las armas de la Institución.

BASE LEGAL: RNTCE PNC Art. 33, 46

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando de Solicitud, Orden de Trabajo, Expediente del arma.


Encargado(a) de Armas del Costo Solicitante Usuario Centro de Costo Encargado(a) de Recepción y Entrega de Armas Encargado(a) de Recepción y Entrega de Armas Técnico(a) en Armas Control de Calidad

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Elabora solicitud de trabajo para reparación del arma, en original y copia, obtiene firma y sello del Jefe del Centro de Costo y/o encargado de Administración. Traslada el arma al Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas. Revisa que esté completa y correcta la solicitud y anota el número correlativo de la orden de trabajo que le corresponde. Revisa el arma y completa orden de trabajo. Registra en el control de ingreso, los datos siguientes: No. de serie, Balística, Centro de Costo, Fecha, A quien está asignada y No. de ONI, detalle de reparaciones y No. de Orden de Trabajo. Entrega al usuario copia de solicitud de trabajo para poder retirar el arma y notifica la fecha tentativa de entrega del arma. Archiva original de solicitud y orden de trabajo en espera de reparación por orden de llegada. Asigna el trabajo al Técnico en armas correspondiente. Recibe Orden de Trabajo junto con el arma y realiza la actividad de mantenimiento preventivo y correctivo según sea el caso. Finalizado el trabajo, entrega el arma con la documentación incluido el detalle de materiales, accesorios, repuestos y mano de obra empleada, al responsable de control de calidad. Recibe el Arma y la documentación respectiva. Verifica la calidad del trabajo y efectúa las distintas pruebas, si no cumple con los requisitos de calidad exigidos, devuelve el arma al armero que realizo el trabajo; para corregir la falla detectada.

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RESPONSABLE PASO Nº ACTIVIDAD

Control de Calidad Encargado(a) de Recepción y Entrega de Armas. Usuario Centro de Costo. Encargado(a) de Recepción y Entrega de Armas

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Traslada la documentación junto con el arma, al encargado de recepción y entrega de armas Notifica al Centro de Costo que pasen a retirar el arma. Presenta copia de solicitud de trabajo, para retirar el arma, previa revisión física; anota fecha, hora, nombre, ONI en la orden de trabajo y firma de recibido conforme. Archiva los documentos del arma en el expediente de cada Centro de Costo.

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DIVISIÓN DE PERSONAL

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NORMAS CAMBIO DEPLAZAS CARNETIZACIÓN EVALUACION DEL DESEMPEÑO NOMBRAMIENTOS PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL ELABORACIÓN DE ACUERDOS DE NOMBRAMIENTOS, ASCENSOS POR CAMBIO DE PLAZA O CATEGORÍA Y ASIGNACIÓN DE SOBRESUELDOS. ELABORACIÓN DE ACUERDO DE CREACIÓN O DE AMPLIACIÓN DE FONDOS, NOMBRAMIENTOS DE PERSONAL A CARGO DEL MANEJO DE FONDOS O VALORES. ELABORACIÓN DE ACUERDO DE BAJAS DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE REGISTRO E HISTORIAL POLICIAL ACTUALIZACIÓN DE BASE DE DATOS DE HISTORIAL POLICIAL Y EXPEDIENTES DE PERSONAL. ASIGNACIÓN DE ONI Y EXTENSION DE CARNET DE EMPLEADO. APERTURA DE HISTORIAL DE PERSONAL DE NUEVO INGRESO. DEPARTAMENTO DE SALARIOS REGISTRO Y CONTROL DE INCAPACIDADES. EMISION DE REQUERIMIENTO DE FONDOS Y PLANILLA GENERAL DE PAGOS DE SALARIOS. EMISIÓN DE REQUERIMIENTO DE FONDOS Y PLANILLA DE SOBRESUELDOS DE LA ACADEMIA NACIONAL DE SEGURIDAD PUBLICA (ANSP). EMISIÓN DE REQUERIMIENTOS DE FONDOS Y PLANILLAS ADICIONALES Y DE REPOSICIÓN. GENERACIÓN E IMPRESIÓN DE REPORTES DE RETENCIONES FINANCIERAS, IPSFA, IMPUESTO SOBRE RENTA Y PAGOS ANULADOS. GENERACIÓN E IMPRESIÓN DE REPORTES PARA ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES (AFP’S E INPEP). FACTURACIÓN DIRECTA DEL ISSS. DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS Y OFICIOS DE MONTOS RETENIDOS

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NORMAS CAMBIO DE PLAZAS 1. Para cambio de plaza del personal deberá existir dentro de la dependencia solicitante una plaza vacante, ya sea por renuncia, destitución o fallecimiento, para que la División de Personal pueda atender la petición y efectuar el procedimiento correspondiente. 2. Las dependencias solicitantes de acciones de personal por cambio de plaza, deberán enviar a la División de Personal, la documentación del empleado para quien se solicita el cambio, como se detalla: Currículo actualizado, fotocopia de DUI, NIT y constancia del nivel académico (certificado de bachiller o título universitario), condición indispensable para iniciar el proceso. 3. Las dependencias que solicitan cambio de plaza para el personal, deberán enviar a la División de Personal un detalle de las tareas que actualmente desempeña la persona, así como las tareas que realizará en el nuevo puesto de trabajo que requieren, información indispensable para evaluar el grado de responsabilidad y complejidad de las mismas y, para procesar lo solicitado. CARNETIZACIÓN 4. El empleado interesado, deberá presentar la denuncia de hurto, robo o extravió de su carné de identidad, en una Delegación Policial e informar a su jefe inmediato, para que gestione a la brevedad posible la reposición del mismo. 5. El Jefe de la dependencia policial será el único facultado para solicitar al Jefe(a) del Departamento de Registro e Historial Policial la reposición del carné. 6. El empleado deberá asumir el costo de la reposición del carné únicamente en el caso de extravió. 7. En caso de daño del carné, el empleado deberá informar a su Jefe inmediato para que éste solicite la reposición, debiendo entregarlo en el Departamento de Registro e Historial Policial en el momento de la emisión del nuevo carné. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 8. En los casos que exista inconformidad con la calificación por parte del evaluado, el responsable de administrar el proceso de evaluación en cada dependencia, deberá orientar al empleado sobre el procedimiento de apelación a que tiene derecho, contenido en el Manual de Normas y Procedimientos del Comité de Apelaciones de la Evaluación del Desempeño. NOMBRAMIENTOS 9. La Sección de Acuerdos del Departamento de Recursos Humanos será responsable de la elaboración de acuerdos en los casos de: creación o de ampliación de fondos, nombramientos de personal a cargo del manejo de valores como: ordenadores de pagos,

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refrendarios, encargados de fondo circulante, encargados de activo fijo, encargados de bodega, encargados de vales de combustible y pagadores auxiliares. 10. Asimismo, la Sección de Acuerdos tendrá a su cargo la elaboración de acuerdos de nombramientos, ascensos por cambio de plaza o categoría, y asignación de sobresueldos. INCAPACIDADES 11. Los Jefes de las Dependencias de la Institución deberán informar al Jefe del Departamento de Salarios, la fecha en que se reincorpore a sus labores el personal, después de haber estado incapacitado.

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ÁGINA No. 1_/_4

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

OBJETIVO: Garantizar la contratación del personal idóneo para desempeñar los puestos de trabajo en la institución policial a través del proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal

BASE LEGAL: Decreto No. 4. Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC, Capítulo I. Normas Relativas al Ambiente de Control, Art. 15, Políticas y Prácticas para la Administración del Recurso Humano, Capítulo III Normas Relativas a las Actividades de Control, Art.76 Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal, Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando, Pruebas psicotécnicas y académicas, Informe Ejecutivo de Resultados, Oficio, Cuadro de situación propuesta, Solicitud de autorización para contratar, Formulario de documentos necesarios para personal de nuevo ingreso, Formulario de autorización para ingresar a planilla de pago y Formulario de autorización de retención.


Dirección General, Subdirectores y Jefe(a) dependencia, solicitante Jefe(a) División de Personal Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Jefe(a) Sección Selección y Evaluación de Personal Técnico(a) en Selección y Evaluación de Personal

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Envía memorando de solicitud a la División de Personal requiriendo recurso humano. Recibe memorando de solicitud y margina al Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos. Proporciona lineamiento de acuerdo a la instrucción del Subdirector de Administración y Finanzas, al Jefe(a) de la Sección de Evaluación y Selección. Margina al Técnico(a) en Selección y Evaluación de Personal. Verifica en el banco de datos, dándose dos situaciones: Si existen candidatos aptos, continúa con paso No. 10 Si no existen, elabora programación de evaluaciones para aspirantes. Continúa con paso No 6. Convoca a evaluaciones a los(as) aspirantes y solicita copia de documentos personales, realiza pruebas a aspirantes y coordina pruebas técnicas con otras dependencias especializadas, cuando sea necesario (Médicos, Asesores Legales, Pilotos, etc. ).

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PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

PÁGINA No. 2_/_4


Técnico(a) en Selección y Evaluación de Personal Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Jefe(a) dependencia solicitante Jefe(a) División de Personal Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Jefe (a) Sección de Contrataciones

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Verifica vía telefónica las referencias personales y de trabajo presentadas en currículo correspondiente. Califica, analiza e interpreta las pruebas aplicadas, el currículo presentado, elabora Informe Ejecutivo de Resultados y actualiza la Plantilla de Personal Evaluado Remite informe original de evaluación de personal al Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos, previo visto bueno de la Jefatura de la Sección de Selección y Evaluación de personal, registra en el libro de control correspondiente, actualiza la Plantilla de Evaluación de Personal y archiva una copia en el expediente de evaluación. Revisa informe del personal evaluado, selecciona aspirantes mejor evaluados y envía terna al(a) Jefe(a) de la dependencia solicitante, para que seleccione el personal idóneo para el puesto. Revisa y selecciona al personal con base a los resultados y notifica al(a) Jefe(a) de la División de Personal. Margina la documentación al Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos, para que se realice el tramite de contratación Cuando se trata de cambio de plaza por ascenso el procedimiento se inicia en el paso No.13, con visto bueno del SAF o del Director General. Margina al(a) Jefe(a) de la Sección de Contrataciones para que inicie el trámite de contratación. Revisa la documentación y margina a Técnico en Contrataciones para que inicie gestión, previa verificación de plaza vacante Solicita a Técnico administrador de plazas que verifique en el sistema si la plaza propuesta se encuentra vacante.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE

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Técnico(a) Administrador de Plazas Técnico(a) en Contrataciones Jefe (a) Sección de Contrataciones Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Jefe (a) División de Personal Subdirector(a) de Administración y Finanzas Director(a) General Subdirector(a) de Administración y Finanzas Jefe(a) División de Personal Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Jefe(a) Sección de Contrataciones

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Verifica en el sistema de plazas vacantes y completa formulario de asignación de plaza con el nombre de la plaza, salario, línea, partida, subpartida y firma como responsable por la información proporcionada y la traslada al Técnico en Contrataciones. Procede a elaborar oficio de propuesta de contratación, Cuadro de Situación Propuesta y Solicitud de autorización para contratar y/o nombrar y lo traslada al Jefe de la Sección, Revisa oficio y anexos, rubrica hoja de trámite y los traslada al Jefe (a) del Departamento de Recursos Humanos. Da visto bueno al Oficio, rubrica hoja de trámite y los, traslada al(a) Jefe(a) de la División de Personal. Firma hoja de tramite y envía la documentación al(a) Subdirector(a) de Administración y Finanzas Revisa y firma hojas de tramite para enviar el oficio al(a) Director(a) General. Firma oficio y devuelve al(a) Subdirector(a) de Administración y Finanzas. Proporciona lineamientos al(a) Jefe(a) de la División de Personal para envío de oficio debidamente autorizado por el Director(a) General. Envía la propuesta al Ministerio de Hacienda, para su aprobación. Recibe oficio autorizado por el Ministerio de Hacienda y margina al Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos. Margina oficio al Jefe (a) de la Sección Contrataciones para continuar con tramites de ingreso de la persona autorizada sea por nuevo ingreso o cambio de plaza. Margina oficio al Técnico(a) de Contrataciones, para continuar con el tramite según sea el caso. Cuando se trata de cambio de plaza sigue en paso No.30

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PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

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Técnico(a) de Contrataciones

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Notifica a aspirantes autorizados que se presenten a las instalaciones con copia de documentación personal, para el inicio de labores.

Recibe a la persona, informa el salario a percibir y a partir de cuando es la contratación. Completa los formularios de: Documentos necesarios para personal de nuevo ingreso. Autorización para ingresar a planilla de pago. Autorización de retención. Ingresa al sistema la nueva contratación o cambio de plaza, para aplicación en planilla, conforma expediente y envía copias a: • -Departamento de Gestión de Salarios, para que sea incluida en la planilla de salarios correspondiente. • -Departamento de Registro e Historial Policial, para el registro respectivo en el expediente personal, o actualización del mismo cuando sea cambio de plaza. • -Sección de Acuerdos para la elaboración del acuerdo respectivo, si fuese cambio de plaza. Elabora contrato y memorando de notificación a la dependencia solicitante del recurso humano. Proporciona documentación al empleado, e informa del funcionamiento de la institución, cuando se trate de nuevo ingreso.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DE LA POLICÍA NACIONAL CIVIL

DEPENDENCIA: DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS. DIVISIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Evaluar el desempeño laboral del personal de la institución policial, a través de un proceso metodológico, con el objeto de conocer la competencia del personal y orientar los recursos institucionales a la formación y profesionalismo del personal.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: · Plantilla de Personal, Instrumentos de Evaluación. Informe Final, Manual del Usuario.


Jefe(a) Sección Selección y Evaluación de Personal. Jefe Dependencia PNC. Operador del Programa de la Dependencia Jefe de Dependencia responsable de la evaluación

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Solicita a cada dependencia la plantilla de personal que laboró durante el período a evaluar. Capacita a los responsables de: coordinar el proceso, de evaluar al personal y de operar el programa en cada dependencia. Remite a las Dependencias de la Institución la Guía para complementar el instrumento de Evaluación del Desempeño, otras directrices a aplicar en el período a evaluar y los Instrumentos de Evaluación originales de acuerdo a los puestos de trabajo funcionales que desempeña el personal. Asesora continuamente al personal responsable de la coordinación de las actividades de evaluación, así mismo al responsable de la operación del programa y digitación de los datos en las dependencias de la PNC. Evalúa al personal bajo su mando, aplicando el instructivo y directrices aprobados para tal efecto, y el Instrumento de Evaluación adecuado para cada empleado a evaluar y las traslada al operador del Programa designado por la Dependencia. Digita las evaluaciones del personal correspondiente al período que se está evaluando, mediante la operación del programa para tal efecto, entrega la información impresa y en medio magnético al Jefe de la Dependencia. Recibe las evaluaciones efectuadas por las jefaturas inmediatas, incluye las del personal que depende directamente de él, y las remite en medio magnético al Departamento de Recursos Humanos e impresas al Departamento de Registro e Historial Policial.

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Jefe(a) Sección Selección y Evaluación de Personal o Técnico(a) en Evaluación del Desempeño. Jefe Dependencia PNC y Operador del Programa. Jefe(a) Sección Selección y Evaluación de Personal o Técnico(a) en Evaluación del Desempeño. Jefe(a) Sección Selección y Evaluación de Personal

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Recibe la copia de seguridad de las evaluaciones realizadas por las dependencias de la PNC, opera el programa, efectuando pruebas de calidad e imprimiendo los reportes 5, 6, 7 u 11, según resultado, hace observaciones si las hay, solicitando, en este caso, a la dependencia que realice las correcciones y remita nuevamente la información. Si la información recibida pasa las pruebas de calidad el procedimiento continúa en el paso Nº. 9. Corrige la información de la evaluación del desempeño de acuerdo a las observaciones efectuadas por la Sección Selección y Evaluación de Personal y la remite nuevamente en medio magnético al Departamento de Recursos Humanos e impreso al Departamento de Registro e Historial Policial. Repitiéndose los pasos 7 y 8 del procedimiento. Guarda la información de las evaluaciones en la carpeta informática correspondiente. Elabora informe final de la evaluación del desempeño del período evaluado, analizando los resultados y emitiendo recomendaciones. Traslada el informe final al Jefe inmediato para su visto bueno y aprobación por parte del Jefe de la División. Archiva el informe firmado por el Jefe de la División y sus anexos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ACUERDOS DE NOMBRAMIENTOS, ASCENSOS POR CAMBIO DE PLAZA O CATEGORÍA y ASIGNACIÓN DE SOBRESUELDOS.

DEPENDENCIA: DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS. DIVISION DE PERSONAL

OBJETIVO: Legalizar las diferentes acciones de personal que se realizan dentro de la División, como traslados, permutas cambios de plazas, asignación de sobresueldos, etc.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil Cap. I, Art.21; Cap.III, Art.76

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formulario de Autorización de categoría (f1), Autorización del Ministerio de Hacienda y Memorádum del Departamento de Recursos Humanos, Actas del TIA, Acuerdo de Juramentación para Promociones del Personal Operativo, Cuadros de Asignación de Sobresueldos.


Jefe(a) de Sección Acuerdos Técnico(a) en Acuerdos Jefe(a) División de Personal Técnico(a) en Acuerdos Director(a) General. Jefe(a) Sección. Acuerdos Técnico(a) en Acuerdos

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Recibe Memorándum del Departamento de Recursos Humanos, adjunta autorización del Ministerio de Hacienda, para elaboración de acuerdos, y lo margina al Técnico(a) en Acuerdos. Revisa la documentación e imprime status por cada movimiento, registra en libros de control de acuerdos, el requerimiento. Elabora acuerdo y hoja de trámite para firma del Jefe(a) de la División de Personal y del Director General. Envía el acuerdo elaborado a la Jefatura de la División de Personal, previo visto bueno del (a) Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos. Revisa el acuerdo, firma hoja de trámite; y los devuelve a Técnico(a) de Acuerdos, para ser remitido al Director(a) General. Recibe Acuerdo y hoja de trámite firmada para ser remitida al Director(a) General. Revisa el acuerdo y Firma de autorizado, devuelve una copia de dicho acuerdo por el mismo conducto. Distribuye a las Dependencias correspondientes copia del acuerdo y traslada acuerdo original con antecedentes a Técnico(a) en Acuerdos. Anilla y archiva la documentación, para respaldo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ACUERDOS DE: CREACIÓN O DE AMPLIACIÓN DE FONDOS Y DE NOMBRAMIENTO DE PERSONAL A CARGO DEL MANEJO DE FONDOS O VALORES

DEPENDENCIA: DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS. DIVISIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Elaborar acuerdos para el funcionamiento de fondos requeridos por las dependencias de la Institución, nombrar a los encargados del manejo de los mismos y de la custodia de todo tipo de valores.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República, Refrendarios de Cuentas Bancarias del Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil Cap. III, Arts. 64 y 66.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorándum de Tesorería, fotocopia de DUI y NIT.


Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Jefe(a) Sección Acuerdos Técnico(a) de Acuerdos Jefe(a) División de Personal Técnico(a) de Acuerdos

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Recibe Memorándum por parte del Departamento de Tesorería, mediante el cual solicita la elaboración de acuerdo y traslada a la Sección de Acuerdos. Revisa y margina memorándum al técnico para que elabore acuerdo, según el caso. Imprime status por cada movimiento relacionado al requerimiento, busca, revisa y fotocopia acuerdo de la persona a sustituir. Registra en libros de control de acuerdos, elabora acuerdo y memorándum para la persona nombrada y saliente, a fin de que presente la declaración Jurada de Patrimonio; elabora oficio para la Corte Suprema de Justicia, Sección Probidad, informando de las personas antes mencionadas. Elabora hoja de trámite y envía el acuerdo elaborado a la Jefatura de la División de Personal, previo visto bueno del Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos. Revisa el acuerdo y firma hoja de trámite; devuelve documentación al Técnico de Sección Acuerdos, para ser remitido al Subdirector de Administración y Finanzas o Director General, según el caso. Recibe acuerdo y hoja de trámite firmada, para ser remitida al Subdirector de Administración y Finanzas o Director General.

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Subdirector de Administración y Finanzas o Director General Jefe(a) Sección de Acuerdos Técnico(a) de Acuerdos

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Previa revisión de la Asesoría Legal de la misma Subdirección, firma de autorizado, devuelve Acuerdo Original por el mismo conducto con sus respectivos antecedentes. Distribuye a las Unidades correspondientes el Acuerdo ya autorizado y lo traslada con antecedentes a Técnico de Acuerdos. Archiva acuerdo original y antecedentes para respaldo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ACUERDOS DE BAJAS DE PERSONAL

DEPENDENCIA: DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS. DIVISION DE PERSONAL

OBJETIVO: Liberar plazas mediante el procesamiento de información relacionada con renuncias, destituciones, fallecimientos, finalización de contrato, sentencias condenatorias y cambios de plazas, Licencias sin goce de sueldo, así como registrar de forma correcta los nombres y apellidos de los miembros de la Institución

BASE LEGAL: Ley Orgánica de la PNC, Ley de la Carrera Policial, Ley de Asuetos, Vacaciones y Licencias de los Empleados Públicos y las Disposiciones Generales del Presupuesto.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando de solicitud, formato de renuncia con firma original, Acta de entrega de prendas policiales, Resolución de los Tribunales correspondientes, Acta de Declarada Firme y Acta de Ejecución de Destitución, Acta de Defunción y Solicitud del interesado, Cuadro de Información Personal, Partida de Nacimiento, DUI, Acta de Matrimonio o Divorcio.


Departamento de Atención al Público. Jefe(a) División de Personal Departamento de Registro e Historial Policial Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Jefe(a) Sección de Acuerdos Técnico(a) de Acuerdos Técnico(a) de Acuerdos Jefe(a) División de Personal

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Recibe documentación de parte de las dependencias policiales, para la elaboración de acuerdo, según sea el caso, y la traslada al Departamento de Recursos Humanos, para su respectivo tramite. Margina la documentación y la traslada a la Sección de Acuerdos. Verifica que la documentación esté completa y la margina al Técnico(a) de Acuerdos, caso contrario devuelve la documentación a las dependencias interesadas, repitiéndose los pasos No.1, 2 y 3. Inicia el trámite respectivo e imprime status por cada movimiento y registra en libro de control de Acuerdos. Si el caso se refiere a bajas de personal el procedimiento continúa en el paso Nº. 5, caso contrario continúa en el paso Nº. 6 Inactiva temporalmente en el sistema, según el caso, luego emite un reporte de todos los movimientos realizados, para verificar que hayan sido aplicados a la planilla del mes correspondiente. Elabora el Acuerdo correspondiente según sea el caso, y hoja de trámite para firma del Jefe(a) de la División de Personal y Director General. Envía Acuerdo elaborado a la Jefatura de la División de Personal, previo visto bueno del Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos. Revisa el acuerdo y firma hoja de trámite para devolverlo a Técnico (a) de Acuerdos.

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Técnico(a) de Acuerdos Director(a) General Jefe(a) Sección de Acuerdos Técnico(a) de Acuerdos

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Remite acuerdo al Director General, con hoja de trámite firmada por el Jefe(a) de la División de Personal. Revisa el acuerdo y firma de autorizado, devuelve dicho acuerdo por el mismo conducto. Distribuye copia del acuerdo a las dependencias correspondientes y traslada el original con antecedentes completos al Técnico(a) que lo elaboró. Al contar con el acuerdo y antecedentes completos, da baja definitiva en el sistema, a cada una de las personas detalladas en el acuerdo y lo archiva.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN DE BASE DE DATOS DE HISTORIAL POLICIAL Y EXPEDIENTES DEL PERSONAL.

DEPENDENCIA: DEPTO. DE REGISTRO E HISTORIAL POLICIAL. DIVISION DE PERSONAL

OBJETIVO: Mantener actualizada la Base de Datos de Historial Policial y expediente físico de los empleados de la Institución, para contar con información confiable, útil para la administración de los recursos humanos y para instituciones responsables de la investigación de hechos delictivos.

BASE LEGAL: Ley de la Carrera Policial Art.4, Art.5, Art.7, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art.85

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando y Acta.


Secretaria Departamento de Registro e Historial Policial Jefe(a) Departamento de Registro e Historial Policial Jefe(a) Sección Registro Informático de Datos Técnico en Registro Informático de Datos Técnico en Registro de Personal

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Recibe la documentación del Departamento de Recursos Humanos y del Departamento de Atención al Público, verifica que la documentación este completa, caso contrario lo devuelve. Traslada la documentación al Jefe(a) del Departamento de Registro e Historial Policial. Margina la documentación al técnico en Registro Informático de Datos y de Registro de Personal. Margina la documentación al técnico en Registro Informático de Datos para que la procese Ingresa al sistema la documentación, sella de procesado, firma y la traslada a la Sección de Registro de Personal. Clasifica la documentación, la reproduce, ordena, registra datos en el Historial de Servicio, anota en la documentación su código personal de Técnico responsable del registro, y archiva en el expediente respectivo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACION DE ONI Y CARNETIZACIÓN DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO.

DEPENDENCIA: DEPTO. DE REGISTRO E HISTORIAL POLICIAL. DIVISIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Lograr que todo el personal de la PNC cuente con un código de identificación y un documento que lo acredite como empleado de la Institución, a fin de facilitar el registro y control de las acciones de personal y la coordinación con otras instituciones.

BASE LEGAL: Ley de la Carrera Policial Art.6.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando y Acta


Jefe(a) Departamento de Registro e Historial Policial Jefe(a) Sección Registro Informático de Datos Jefe(a) Sección Registro Informático de Datos Técnico(a) en Registro de Personal Empleado(a)

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Recibe acta del personal aprobado, enviado por el Tribunal de Ingresos y Ascensos y verifica que contenga nómina de personal de nuevo ingreso. Solicita reporte de notas a la ANSP y lo margina junto con acta al Jefe(a) Sección Registro Informático de Datos, para la asignación de ONI Recibe acta y reporte de notas de ANSP y asigna ONI de acuerdo al promedio final obtenido por cada alumno. Emite reporte de personal con ONI asignado y lo traslada al Jefe(a) Departamento de Registro e Historial Policial, para que lo distribuya a: Jefe(a) División de Personal, Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos, Jefe(a) Departamento de Suministros, Jefe(a) Departamento de Atención al Público y Jefe(a) División de Bienestar Policial. Para el caso del personal administrativo la asignación de ONI la efectúa el Departamento de Recursos Humanos. Traslada a Técnico(a) en Registro de Personal el reporte de personal a carnetizar. Verifica, que el expediente del empleado a carnetizar este completo y le entrega ficha de datos personales para que la complemente. En caso de faltar información y/o documentación el empleado deberá complementarla. Complementa la ficha de datos personales. Registra datos personales y firma en el libro de control de personal carnetizado, acto seguido se presenta ante el Técnico en Registro Informático de Datos.

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Técnico en Registro Informático de Datos Empleado(a)

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Toma la fotografía, huella y firma digitalizadas del empleado, imprime carnet y se lo entrega al empleado. Recibe carnet de identificación.

Nota: En el caso de reposición de carné de identificación el procedimiento se inicia en el paso número 8.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DE HISTORIAL DE PERSONAL DE NUEVO INGRESO .

DEPENDENCIA: DEPTO. DE REGISTRO E HISTORIAL POLICIAL. DIVISIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Mantener actualizado los Expedientes Físicos de los empleados de la institución, a fin de contar con información confiable, para la toma de decisiones en los aspectos de administración de personal.

BASE LEGAL: Ley de la Carrera Policial Art.4, Art.5, Art.7, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil Art.85.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando de solicitud de apoyo logístico, Oficio ANSP, Historial de Servicio, Formulario de Asignación de Beneficiario(a), Boleta de Control de Inconsistencia, Informe de Historialización.


Jefe(a) División de Personal Jefe(a) Departamento de Registro e Historial Policial Jefe(a) Sección Registro de Personal Técnico(a) en Registro de Personal Técnico(a) en Registro de Personal Jefe(a) Sección Registro de Personal

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Recibe oficio de la ANSP, solicitando la historialización de los alumnos de acuerdo a programación adjunta. . Margina oficio al Jefe(a) del Departamento de Registro e Historial Policial, para que realice las coordinaciones correspondientes. Gira instrucciones al Jefe(a) de la Sección de Registro de Personal, para que prepare los recursos humanos y materiales para la ejecución del proceso y gestiona el apoyo logístico necesario para la realización del evento. Coordina con responsable de las Promociones de la ANSP, los lugares y cantidad del personal a historializar. Gira instrucciones a Técnico(a) en Registro de Personal para la realización del evento, coordina y supervisa la ejecución del procedimiento. Explica a los alumnos sobre la complementación del Historial de Servicio. Entrega Historial de Servicio al personal a historializar para que sea complementado. Supervisa y orienta al personal durante la complementación del Historial de Servicio.

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Técnico(a) en Registro de Personal Jefe(a) Sección de Registro de Personal.

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Revisa Historial de Servicio, Documentos personales y fotografías del personal y complementa el apartado de rasgos físicos en el Historial. En el caso de documentación faltante se registra en la boleta de control de inconsistencias. Toma impresión dactilar de cada persona en su respectivo Historial de Servicio. Pega fotografías en Historial de Servicio y ordena documentos personales para abrir expediente. Prepara informe del personal historializado y lo traslada al Jefe(a) de Sección de Registro de Personal. Revisa informe de historialización de personal y lo traslada al Jefe(a) del Departamento de Registro e Historial Policial, para que lo remita al Jefe(a) de la División de Personal.

Nota: En el caso del personal operativo el procedimiento se ejecuta completo y para el personal administrativo el procedimiento comprende desde el paso número 7 hasta el número 13.

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POLICÍA NACIONAL CIVIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE INCAPACIDADES.

DEPENDENCIA: SECCIÓN DE INCAPACIDADES – DEPARTAMENTO DE SALARIOS.

OBJETIVO: Registrar de forma oportuna todas las incapacidades del personal operativo y administrativo de la Institución, así como llevar el control de personal incapacitado conforme a las bases legales establecidas para efectos de inactivar y activar en planilla de pago.

BASE LEGAL: Art. 6 de la Ley de Asuetos, Vacaciones, y Licencias de los Empleados Públicos, e Instructivo 5.063 girado por el Ministerio de Hacienda para el pago y control de las incapacidades, Art. 100,101 y 103 de la Ley de la Carrera Policial.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requerimientos de las Unidades, Incapacidades, Notificaciones, Reportes, formularios de devolución, e Informes.


Técnico(a) de incapacidades

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Recibe las incapacidades remitidas por las Dependencias de la Institución. Revisa detalladamente cada incapacidad conforme a lo establecido para remisión de incapacidades en circular 03-06-02, y a los requisitos estipulados por el Instituto Salvadoreño del Seguro Social. Recibe el cuadro de remisión de incapacidades y el memorando, continuando el procedimiento en el paso No 3. Si existe alguna inconsistencia en la incapacidad, llena el formulario de devolución de la incapacidad detallando la inconsistencia que se debe superar y la devuelve a la dependencia, repitiendo los pasos No 1,2. Digita las incapacidades que generan subsidio y anota la cantidad recibida de las que no generan subsidio en tabla de Fox, para tener un control de cuantas incapacidades se reciben semanalmente. Clasifica las incapacidades en 2 rubros las que generan subsidio y las que no generan subsidio, las reparte equitativamente entre los técnicos y las entrega por medio de reporte.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE INCAPACIDADES


Técnico(a) de incapacidades Jefe(a) sección de incapacidades Dependencia Jefe(a) Sección Incapacidades

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Ingresa las incapacidades al sistema y emite dos reportes: -Reporte Individual, el cual corresponde a las personas que han agotado el derecho de gozar incapacidad con el 100% de salario, para realizar la verificación manualmente y continúa en paso No 6. -Reporte grupal el cual corresponde a las personas que no han agotado el derecho por incapacidad y continúa en paso No 13. Realiza manualmente los cálculos correspondientes conforme Instructivo 5.063 y bases legales para determinar la fecha en que agota el derecho que le otorga la ley. Incluye en la nomina al personal que agoto el derecho de gozar incapacidad con el 100% del salario y la envía a la Sección Planillas para la retención de salario. Notifica a la Dependencia donde se encuentra laborando la persona para informarle que ha agotado el derecho, por lo cual se le retendrá el salario y únicamente gozará del 75% de salario que otorga el ISSS, además tendrán que informar la fecha en que se reincorpore a sus labores. Verifica en reporte de cheques nulos, si la persona que agotó el derecho permanece más de 2 meses consecutivos sin recibir salario de la Institución, lo inactiva del sistema de planillas para evitar que se genere un cheque nulo. Envía memorando a la Jefatura de la División de Personal, informando que el personal a quien se le había retenido el salario ya se reincorporó nuevamente a sus labores. Activa nuevamente en el sistema de planillas, en base a nota recibida de la dependencia, registra en libro y margina al Técnico(a) de incapacidades para que este realice el trámite correspondiente.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE INCAPACIDADES


Técnico(a) de incapacidades Jefe(a) Sección Incapacidades Técnico(a) en Incapacidades Jefe(a) Sección Incapacidades Jefe(a) Departamento de Salarios Jefe(a) de Sección Incapacidades Técnico(a) de Incapacidades

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Verifica y revisa el expediente según sea el caso del incapacitado, con base a reporte individual, para solicitar complemento de salario o reintegro de pago de salario no cancelado, y para eliminarlo del listado de retención de salario por incapacidad. Emite reporte con base a la información ingresada al sistema, excluyendo a las personas que han excedido el derecho que otorga la ley de gozar incapacidad con el 100% del salario. Rubrica cada incapacidad, le coloca el sello del patrono y firma el reporte para entregarlo al Jefe(a) de Sección para el respectivo control de calidad. Revisa reporte, detalla las inconsistencias si las hubieren. Devuelve las incapacidades y reportes al Técnico de incapacidades para la respectiva corrección. Corrige las inconsistencias observadas y elabora memorando de remisión para la dependencia correspondiente. Devuelve al Jefe(a) de la Sección Incapacidades el grupo de incapacidades con las inconsistencias corregidas. Revisa la documentación, firma cada una de las incapacidades y rubrica el memorando de remisión para firma del Jefe(a) del Departamento. Revisa la documentación y firma el memorando de remisión a la Dependencia correspondiente: USEFI y División de Bienestar Policial y devuelve a Jefe(a) de Sección Incapacidades. Remite memorando ya firmado, para las dependencias correspondientes a Técnico(a) de Incapacidades. Fotocopia bloque de incapacidades para luego despacharlas a las entidades Dependencias. Archiva la fotocopia del memorando de recibido de las dependencias donde se remitieron las incapacidades.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE REQUERIMIENTOS DE FONDOS Y PLANILLA GENERAL DE PAGOS DE SALARIOS.

DEPENDENCIA: DEPTO. DE SALARIOS. DIVISION DE PERSONAL

OBJETIVO: Proporcionar en forma oportuna los Requerimientos de fondos y la planilla general de pago de salarios al personal de la institución.

BASE LEGAL: Ley de Presupuesto, Artículos 133 y 136 del Código de Trabajo, Decretos Legislativos 267 23/02/63, 503 09/12/98, 168 19/10/00, Articulo 619 de Procedimientos civiles. NTCIEPNC

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Programación de cierre planillas, Programación de pagos de la USEFI, Ordenes de descuento, embargos judiciales, actas notariales, oficios de retenciones de cuotas alimenticias y cancelaciones.


Jefe(a) Sección Planillas Colaborador(a) Administrativo Técnico(a) en Descuentos Jefe del Departamento de Salarios. Jefe División de Personal, Jefe(a)s de Departamentos de la División de Personal. Jefe(a)s de Sección del Departamento de Salarios Jefe(a)s de Sección del Departamento de Salarios

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Apertura cada mes la planilla general de pagos, posterior a la elaboración de los requerimientos, para que procesen información. Recibe documentación del Departamento de Atención al Público, Jefe de División de Personal y Jefe del Departamento de Salarios y la clasifica. Registra en los libros la documentación recibida, la traslada a Técnico(a) en Descuentos para el respectivo proceso en planillas. Recibe, revisa y prepara la documentación para procesarla. Procesa la documentación en el sistema de planillas. Sella de procesado, toda la documentación digitada y la archiva. Realiza autocontrol de calidad de lo procesado. El procesamiento de información en el sistema de planillas se realiza hasta el cierre de planillas mensual. Elabora programación mensual de cierre de planilla y la remite a las Jefaturas de la División de Personal, especificadas en el siguiente paso. Recibe la programación mensual de cierre de planillas Recibe de la Jefatura del Departamento de Salarios la programación mensual de pagos procedente de la USEFI. Genera la planilla general mensual de pagos, según fecha de cierre en programación del Departamento de Salarios

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Jefe(a) Sección de Planillas Técnico(a) en Descuentos Jefe(a) de la Sección Descuentos Jefe(a) Sección Planillas Jefe(a) Departamento de Salarios Jefe(a) Sección Planillas Jefe(a) Departamento de Salarios Jefe(a) Sección Planillas

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Pone a disposición de los usuarios del sistema de pagos, a nivel de consulta para su revisión en pantalla la planilla mensual generada. Verifica en la planilla mensual generada las aplicaciones efectuadas durante el mes e informa al Jefe(a) de la Sección Descuentos las inconsistencias encontradas. Traslada informe de inconsistencias al Jefe(a) de Sección Planillas. Recibe las inconsistencias encontradas en la revisión de la planilla mensual generada y efectúa las correcciones correspondientes. Genera, cuadra e imprime los requerimientos de fondos para pagos, los traslada al Jefe(a) del Departamento de Salarios y genera en medio magnético archivo para transferencia al SAFI. Revisa y firma los requerimientos de fondos y memorando y los devuelve al Jefe(a) Sección Planillas. Remite memorando y requerimientos de fondos para pago, junto con archivo para el SAFI al Departamento de Presupuesto Imprime la planilla general y las boletas de pago con abono a cuenta y genera archivo magnético de PCBAC para abono de salarios a cuentas bancarias. Imprime cheques para el pago de salarios y planilla mensual de cheques. Traslada las planillas y memorando de remisión al Jefe(a) del Departamento de Salarios, para firma. Revisa y firma las planillas mensuales de pagos y memorando de remisión y los devuelve al Jefe Sección Planillas. Remite al Departamento de Tesorería la planilla general mensual, boletas de pago, archivo PCBAC, planillas de cheques y cheques mensuales, según programación de pagos de la USEFI.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE REQUERIMIENTO DE FONDOS Y PLANILLA DE SOBRESUELDOS DE LA ANSP.

DEPENDENCIA: DEPTO. DE SALARIOS. DIVISIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Proporcionar en forma oportuna los requerimientos y las planillas de pagos de sobresueldos del personal asignado en la Academia Nacional de Seguridad Pública.

BASE LEGA: Ley del Presupuesto, Ley de Salarios

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de pago y listados de la ANSP proporcionados por el Departamento de Tesorería de la Policía Nacional Civil.


Técnico(a) de planillas Jefe(a) Sección Planillas Jefe(a) Departamento de Salarios Jefe(a) Sección Planillas Departamento de Tesorería. Jefe(a) Departamento de Salarios Jefe(a) Sección Planillas Jefe(a) Departamento de Salarios Jefe(a) Sección Planillas

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Recibe de la Jefatura del Departamento de Salarios, la remesa y listados del personal con sobresueldo en la ANSP, procedente del Departamento de Tesorería. Procesa y genera la información en base de datos, efectúa los cálculos y los transfiere al sistema de pagos de planillas SIRHI. Genera, cuadra e imprime los requerimientos de fondos para pagos, los traslada al Jefe(a) Sección Planillas. Revisa los requerimientos para pago y los traslada junto con memorando de remisión al Jefe(a) del Departamento de Salarios. Revisa y firma los requerimientos de fondos y el memorando de remisión y los devuelve al Jefe(a) Sección Planillas. Remite memorando y requerimientos de fondos para pago de Sobresueldos al Departamento de Presupuesto para que efectúe la reserva de fondos Remite solicitud de emisión de planilla a la Jefatura del Departamento de Salarios. Margina la solicitud de emisión de planilla al Jefe(a) Sección de Planillas. Genera, cuadra e imprime las planillas de sobresueldos, con abono a cuenta y la traslada al Jefe Departamento de Salarios, junto con el memorando de remisión y genera archivo PCBAC para aplicación en cuenta bancaria. Revisa y firma las planillas de pagos de la ANSP y memorando de remisión y los devuelve al Jefe(a) Sección Planillas. Remite al Departamento de Tesorería la planilla para pago de sobresueldos de la ANSP y el archivo PCBAC.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE REQUERIMIENTOS DE FONDOS Y PLANILLAS ADICIONALES Y DE REPOSICIÓN.


OBJETIVO: Proporcionar en forma oportuna los requerimientos y planillas adicionales y de reposiciones de pagos pendientes por diversos motivos o que han sido anulados anteriormente.

BASE LEGAL: Ley del Presupuesto, Ley de Salarios Resoluciones de diversas instancias.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitudes de pago procedentes de las Dependencias de la Institución.


Técnico(a) de Planillas Jefe(a) Sección Planillas Jefe(a) Departamento de Salarios Jefe(a) Sección Planillas

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Recibe solicitudes de pago marginadas por el Jefe(a) del Departamento de Salarios, procedentes de las dependencias de la institución. Verifica en el sistema de pagos que el pago solicitado no haya sido pagado anteriormente o que haya sido anulado. Ingresa los datos del pago al modulo externo de planillas adicionales, emite listado de lo procesado, efectúa control de calidad y corrige en caso que sea necesario e imprime reporte para efectos de cuadratura. Transfiere la información al sistema de pagos SIRHI. Genera, cuadra e imprime los requerimientos de fondos para pago y los pasa a revisión del Jefe(a) de Sección Planillas; si el pago ha sido anulado el mes inmediato anterior y es solicitado dentro de los primeros quince días del mes siguiente, se emiten los cheques y las planillas para enviarlos de una vez al Departamento de Tesorería. Revisa los requerimientos de fondos para pago y los traslada junto con memorando de remisión al Jefe(a) Departamento de Salarios. Revisa y firma los requerimientos de fondos para pago y el memorando de remisión y los devuelve al Jefe(a) Sección Planillas. Remite memorando y requerimientos de fondos para pago de planillas adicionales o de reposiciones al Departamento de Tesorería, Recibe de la Jefatura del Departamento Salarios, solicitud de emisión de planillas adicionales o de reposiciones procedente del Departamento de Tesorería.

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Jefe(a) Sección Planillas Técnico(a) de Planillas Jefe(a) Sección Planillas Jefe(a) Departamento de Salarios Jefe(a) Sección Planillas

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Margina el memo de solicitud de emisión de planillas y lo entrega al Técnico(a) de planillas. Recibe la solicitud de emisión de planillas adicionales o de reposiciones y prepara la base de datos de cheques para imprimirlos junto con las planillas de pago. Genera, cuadra e imprime las planillas adicionales o de reposiciones y los cheques y los traslada al Jefe(a) Sección Planillas. Revisa las planillas adicionales o de reposiciones y los cheques de pago y los traslada junto con memorando de remisión al Jefe(a) Departamento de Salarios. Revisa y firma las planillas de pagos adicionales o de reposiciones y memorando de remisión y los devuelve junto con los cheques al Jefe(a) Sección Planillas. Remite al Departamento de Tesorería las planillas adicionales o de reposiciones y los cheques para efectuar el pago.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN E IMPRESIÓN DE REPORTES DE RETENCIONES FINANCIERAS, IPSFA, IMPUESTO SOBRE RENTA Y PAGOS ANULADOS.


OBJETIVO: Proporcionar en forma oportuna los reportes de Retenciones financieras al Departamento de Tesorería para efectos de pago a las Instituciones de los descuentos efectuados en planillas de salarios y proporcionar reporte de pagos anulados en cada mes.

BASE LEGAL: Artículos 133 y 136 del Código de Trabajo, Decretos Legislativos 267 23/02/63, 503 09/12/98, 168 19/10/00, Ley Orgánica y Decreto 727 del IPSFA y Ley de Impuesto sobre la Renta.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Planillas de salarios (Base de Datos) y Requerimientos de pago.


Jefe(a) Sección Planillas Técnico(a) en Retenciones Técnico(a) en Retenciones Jefe(a) Departamento de Salarios Técnico(a) en Retenciones

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Recibe del Departamento de Tesorería el archivo de los pagos anulados, registra en el sistema de planillas las anulaciones y pone a disposición del Técnico en Retenciones las bases de datos en la red, para la generación de los reportes y le entrega el listado de las planillas de salarios que tienen descuentos financieros, IPSFA, ISR y genera archivos que se aplican en medio magnético. Ingresa a la opción de reportes financieros y selecciona una a una las planillas para generar en formato de texto los reportes de descuentos financieros, IPSFA, ISR y de cheques nulos. Convierte los archivos de texto en documentos de word Modifica los documentos en cuanto a tamaño, encabezado, agrega el nombre de cada planilla y guarda el reporte ya modificado en la carpeta del mes a que corresponde. Imprime tres copias de cada reporte financiero por planilla e imprime reporte de pagos anulados y los sella. Entrega los reportes junto con memorando de remisión a la Jefatura del Departamento de Salarios.. Firma los reportes financieros y el memorando de remisión y los devuelve al Técnico(a) en Retenciones. Entrega los reportes financieros junto con los archivos que se aplican por medio magnético, al Departamento de Tesorería. En caso de presentarse inconsistencias se repite el procedimiento desde el paso No.2.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN E IMPRESIÓN DE REPORTES PARA ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES (AFP’S e INPEP)


OBJETIVO: Proporcionar en forma oportuna los reportes de retenciones legales de AFP’S e INPEP al Departamento de Tesorería para efectos de pago de las retenciones efectuadas en planillas de salarios.

BASE LEGAL: Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones y su Reglamento.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Planillas de Salarios (Base de Datos) y Requerimientos de pago.


Técnico(a) en Retenciones Jefe(a) Departamento de Salarios Técnico(a) en Retenciones Jefe(a) Departamento de Salarios Técnico(a) en Retenciones

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Transfiere la información desde el SIRHI a la estructura de base de datos del sistema de las AFP’s, posterior a la anulación de pagos por el Departamento de Tesorería Verifica que las planillas cuadren con el requerimiento de fondos y genera cada planilla de resumen y detalle, por AFP en medio magnético. Agrega los códigos de observación a personal que ha laborado menos de 30 días en el mes o aparece con salario menor al salario mínimo establecido. Imprime los reportes de resumen y detalle y los traslada al Jefe Departamento de Salarios junto con memorando de Remisión. Firma reportes y el memorando de remisión y los devuelve al Técnico(a) en Retenciones. Previo a la entrega de los reportes, cuadra con el Departamento de Tesorería y genera e imprime los reportes de líneas de trabajo por planilla y por AFP y los traslada al jefe del Departamento de Salarios. Firma reportes de líneas de trabajo y el memorando de remisión y los devuelve al Técnico(a) en Retenciones. Remite los reportes de líneas de trabajo de AFP’s al Departamento de Tesorería.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DIRECTA DEL ISSS

DEPENDENCIA: DEPTO. DE SALARIOS. DIVISIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Proporcionar en forma oportuna los reportes de cotizaciones al ISSS para efectos de emisión de Certificados de Cotizaciones y Derechos y para que el Departamento de Tesorera efectué los pagos correspondientes.

BASE LEGAL: Ley del ISSS y su Reglamento.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Planillas de Salarios (base de Datos), Requerimiento de pagos y Reporte de personal incapacitado.


Técnico(a) de Retenciones

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Transfiere la información desde el SIRHI a la estructura del ISSS, Posterior a la anulación de pagos en el Departamento de Tesorería Separa la planilla mensual normal de las de pagos de periodos varios cancelados en el mes. Enumera en forma correlativa e ingresa número de patrono según ubicación geográfica departamental. Cuadra los requerimientos de fondos con los reportes al ISSS. Genera e imprime la información para anexarla a la planilla y la Traslada a la Jefatura del Departamento para firma y sello. Separa copias de planillas pagadas del mes anterior y agrega a las de este mes. Genera información en forma magnética. Remite planillas, en medio magnético y físico, a las oficinas administrativas del ISSS. Genera e imprime los reportes de prestaciones (por plaza, por correlativo y por departamento geográfico). Genera y remite al Departamento de Tesorería, reporte de cuadratura entre lo enviado al ISSS y lo que el ISSS facturó. Genera e imprime las líneas de trabajo, las remite al Departamento de Tesorería, con memorando firmado por el Jefe del Departamento de Salarios

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

DEPENDENCIA: DEPTO. DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. DIVISIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Recibir y distribuir documentación para las diferentes dependencias, a fin de proporcionar servicio de calidad en los trámites y gestiones, brindando respuestas oportunas a los requerimientos presentados a la División de Personal.

BASE LEGAL: NTCIEPNC

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando, oficio, solicitud, documentos varios


Técnico(a) en Atención al Publico Técnico(a) en Atención al Público. Secretaria(o) del Departamento Técnico(a) en Atención al Público.

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Recibe sella con Nombre, fecha y hora de recibido, Memorados, Oficios, Solicitudes u otro tipo de documentos relacionados con la División de Personal, provenientes de cualquier dependencia de la PNC o de otras Instituciones Verifica que la documentación contenga lo requerido para el trámite o gestión solicitada y revisa cada uno de los anexos, si los hay. Clasifica cuidadosamente los documentos según el contenido de éstos, para distribuirlos a las respectivas dependencias de la División de Personal. Reproduce (fotocopia), los documentos que por la naturaleza del trámite, es necesario remitirlos a más de uno de los departamentos de la División de Personal Registra la documentación en el libro correspondiente a cada una de las dependencias, anotando: fecha de recepción del documento, No. del documento, Unidad que remite y asunto al que se refiere Remite la documentación hacia el departamento correspondiente para firma de recibido por parte de la (el) secretaria(o). Verifica y recibe la documentación, firmando en el libro respectivo. Verifica en los libros, que la documentación haya sido recibida por quien corresponde. Da seguimiento a trámites, para brindar información a los interesados, cuando sea requerido.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS Y OFICIOS DE MONTOS RETENIDOS.

DEPENDENCIA: DEPTO. DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. DIVISION DE PERSONAL

OBJETIVO: Dar a conocer a Jueces, Instituciones Financieras y otros interesados, los montos retenidos al personal, en concepto de embargos judiciales, descuentos por compromisos financieros y otros por extravío de arma y equipo.

BASE LEGAL: Opinión Jurídica, Memorando 508/07; Código de Comercio 2228.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitudes provenientes de los interesados, Juzgados de la República y otras Instituciones.


Interesado Técnico en Atención al Público Técnico Departamento Tesorería Técnico en Atención al Público

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Remite o presenta en el Departamento de Atención al público, solicitud para que se le elabore constancia de monto retenido en concepto de embargo judicial o extravío de arma y/o equipo. Recibe las solicitudes, registra en libro y las traslada al Técnico Responsable de Elaboración de Constancias. Ingresa al sistema y extrae los datos necesarios para la elaboración de constancias, los anota y remite al Departamento de Tesorería, para verificación y Vo.Bo. de los mismos. Verifica los datos de cada solicitud, si no hay inconsistencias emite Vo.Bo, si presenta alguna inconsistencia realiza la corrección respectiva y devuelve la documentación al Departamento de Atención al Público. Elabora constancias y las traslada para revisión y rúbrica del Jefe (a) del Departamento de Atención al Público y posterior firma y sello al Departamento de Gestión de Salarios y Tesorería. Elabora oficios y los traslada a firma del Jefe (a) del Departamento de Atención al Público. Registra en el Cuadro de Control de Entrega, anotando el nombre del demandado y asignando un número correlativo, entrega las constancias a los interesados y archiva copia de la misma anexando los antecedentes.

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DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL

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NORMAS NORMAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES 1. Será responsabilidad del Departamento de Prestaciones, iniciar el proceso de Afiliación al Seguro Social, Seguros de Vida a los que tiene derecho el Personal de la Policía Nacional Civil. 2. Solo tendrá derecho al Seguro Colectivo de Vida del Ministerio de Hacienda, el personal Administrativo de la Policía Nacional Civil. 3. Cuando se trate de modificación del seguro de vida de la Policía Nacional Civil, se completaran los formularios en forma original, puño y letra del interesado, no admitirá usar papel carbón, y deberá ser firmado en presencia del técnico del Departamento de Prestaciones. 4. La ayuda Institucional por gasto funerario de fallecimiento de empleados de la PNC, solamente se le entregará a la persona que aparezca en la Hoja de Asignación. El tiempo estipulado para el reclamo del trámite de ayuda es de un año. 5. Será responsabilidad del Colaborador Administrativo del Departamento de Prestaciones, gestionar con otras dependencias de la Policía Nacional Civil, la Documentación requerida para el trámite de Pensión por invalidez del personal de la Institución. 6. Siempre que al empleado se le dificulte asistir por sus propios medios a las Instituciones de Previsión Social y Superintendencia de Pensiones, será responsabilidad de la persona del Departamento de Prestaciones que esté llevando el caso, acompañar al empleado. 7. El trámite de pensión por sobre vivencia lo efectuará el personal del Departamento de Prestaciones, en la AFP, INPEP o IPSFA cuando se trate de fallecidos en Licencia o en su tiempo libre y en el ISSS, cuando el fallecimiento ocurra durante el cumplimiento del deber o en servicio. 8. Para hacer efectiva la ayuda para gastos funerarios del afiliado, proporcionada por el ISSS, el beneficiario deberá presentar a esa Institución Partida de Defunción, Partida de Nacimiento del fallecido, Copia de DUI del beneficiario, Copia de Factura de Servicio Funerario, Copia de Planilla del Mes en que Fallece el Empleado proporcionado por el Departamento de Prestaciones, Hoja de Autorización para Cobro de Gasto Funerario, Hoja de Cotización de los últimos 4 Meses.

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NORMAS DEL DEPARTAMENTO DE PROYECCIÓN SOCIAL 9. Todos(as) los (las) atletas que participen en los eventos deportivos policiales deberán ser empleados(a) de la PNC y las solicitudes de los(as) interesados(as), deberán hacerse con un mes de anticipación como mínimo. 10. Los(as) interesados(as) en obtener el servicio de la Orquesta y del Súper Combo de la PNC, deberán proporcionar un furgón totalmente cerrado de seis toneladas; y una Coaster para el traslado de los instrumentos, equipo de sonido y Personal de la Orquesta, y para el Combo un furgón de 3 o 4 toneladas y un microbús. 11. Los(as) solicitantes gestionarán seguridad a la Delegación, Subdelegación o puesto Policial más cercano durante el desarrollo del evento en el que tenga participación alguna de los grupos de apoyo de la PNC. 12. Los solicitantes de servicios de algunos de los grupos de apoyo de la PNC, deberán cumplir con los requisitos de la Garantía de Fiel Cumplimiento y responder ante situaciones económicas y materiales que se deriven del no cumplimiento de la misma. 13. Las presentaciones de los Grupos de Apoyo Artístico, serán supervisadas por personal del Departamento de Proyección Social, de acuerdo a la factibilidad sin previo conocimiento y consentimiento por parte de los solicitantes. NORMAS DEL CENTRO MÉDICO POLICIAL 14. Los empleados de la PNC, para que sean atendidos en el Centro Médico Policial, deberán presentar Carné Institucional, Certificado vigente y Tarjeta de Afiliación al ISSS. 15. Para la toma de muestras de laboratorio, suministro de terapias respiratorias, inyecciones y curaciones, el paciente deberá presentar en el Centro Médico Policial, órdenes médicas que contengan las indicaciones correspondientes, con la firma y sello del médico autorizado que hace las prescripciones. 16. La atención relacionada con electrocardiogramas esta programada solamente para los días martes; sin embargo si el caso es de emergencia, el(la) enfermero(a) deberá tomarlo cualquier día de la semana. 17. Para que el usuario haga uso del servicio de toma de biopsia, deberá hacerlo mediante cita médica con el Dermatólogo del Centro Médico Policial. 18. Las Jornadas de prevención de cáncer uterino, se realizarán en un tiempo de 4 a 6 horas y la asistencia a la Jornada no debe de sobrepasar el número de 80 participantes. 19. El Encargado(a) de Educación para la Salud, que atiende a pacientes PVVS, deberá promover la educación secundaria (orientación para vivir con la infección) al paciente y a la familia, efectuar visitas hospitalarias y domiciliares y proporcionar orientación para realizar trámites administrativos.

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NORMAS DEL DEPARTAMENTO SALUD OCUPACIONAL 20. El Departamento de Salud ocupacional deberá atender psicológicamente a los familiares en primer grado de consaguinidad de los empleados de la Policía Nacional Civil. 21. Será responsabilidad del Psicólogo(a) del Departamento de Salud Ocupacional entregar constancia para portación de armas de fuego, a empleados de la PNC, que no presenten indicadores Patológicos que puedan afectar el cumplimiento de su deber. 22. En base a los resultados obtenidos por el personal policial en la evaluación psicológica, será el Jefe(a) de la Unidad Policial quien definirá autorizar la portación o suspensión de armas de fuego del personal bajo su mando. 23. Será responsabilidad del Técnico(a) de Higiene y Seguridad, reevaluar el centro de trabajo visitado, a través de Formulario de Inspección de Higiene y Seguridad Laboral con el fin de rectificar, si se tomaron en cuenta las recomendaciones efectuadas en Inspecciones previas. 24. El Técnico(a) Educador visitará una vez por semana la Unidad Policial, asignada según programación, y proporcionará seguimiento de los casos de alcoholismo, por un periodo mínimo de tres meses. 25. El trabajador(a) Social del departamento de Salud Ocupacional, deberá coordinar todo lo relacionado a visitas de los empleados de la institución, con los Jefes de las Unidades Policiales a donde pertenece el trabajador o con el encargado de administración de la misma y familiares a efectos de mantenerlos informados .

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DETALLE DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES. AFILIACIÓN DEL PERSONAL DE LA PNC AL INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL AFILIACIÓN AL SEGURO DE VIDA DEL MINISTERIO DE HACIENDA (PERSONAL ADMINISTRATIVO). GESTIÓN DE PAGO DE SEGURO DE VIDA QUE OTORGA EL MINISTERIO DE HACIENDA POR $3,428.57 DÓLARES (PERSONAL ADMINISTRATIVO) INSCRIPCIÓN Y MODIFICACION DE SEGURO DE VIDA DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL. GESTIÓN DE AYUDA INSTITUCIONAL POR GASTO FUNERARIO Y PAGO DE SALARIO A BENEFICIARIO, DEBIDO A FALLECIMIENTO DE EMPLEADO. GESTIÓN DE RETRIBUCIÓN ANTE COMPAÑÍA ASEGURADORA, POR GASTO FUNERARIO DEBIDO A FALLECIMIENTO DE EMPLEADO. GESTIÓN DE AYUDA POR GASTOS FUNERARIOS DEBIDO A FALLECIMIENTO DE FAMILIARES DE EMPLEADOS. TRAMITE DE PENSIÓN POR VEJEZ, EN AFP, ISSS E IPSFA. RECLAMO DE RETRIBUCIÓN POR SINIESTRO O SEGURO DE VIDA ANTE ASEGURADORA. . RECLAMO DE SEGURO POR DESMEMBRAMIENTO E INVALIDEZ. . RECLAMO DE SEGURO DE VIDA POR ENFERMEDAD GRAVE. PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE PROYECCIÓN SOCIAL ORGANIZACIÓN Y EJECUCION DE LOS JUEGOS DEPORTIVOS A NIVEL INSTITUCIONAL PRESENTACIONES DE LOS GRUPOS ARTISTICOS REALIZACIÓN DE EVENTOS CULTURALES. ALQUILER DEL LOCAL DE USOS MULTIPLES DEL CENTRO RECREATIVO BIENESTAR POLICIAL. PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO MÉDICO POLICIAL. CONSULTAS EN EL CENTRO MÉDICO POLICIAL

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IMPLEMENTACION DE ACTIVIDADES PARAMÉDICAS (TOMA DE PLACA RAYOS X, ATENCIÓN DE FISOTERAPIA, TOMA DE EXÁMENES DE LABORATORIO). CHEQUEO MEDICO A PERSONAS DETENIDAS. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN A MANIPULADORES(AS) DE ALIMENTOS. PROGRAMAS EDUCATIVOS ORIENTADOS A LA PREVENCIÓN Y TRATAMIENTO DE ENFERMEDADES (VIH-SIDA, ATENCION PVVS). PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SALUD OCUPACIONAL JORNADAS DE INDUCCIÓN PSICOLÓGICA Y ANTISUICIDIO. CONSULTA PSICOLÓGICA. EVALUACIÓN PSICOLÓGICA A PERSONAL DE LA POLICÍA NACIONAL CIVIL QUE SOLICITA AUTORIZACIÓN DE PORTACIÓN DE ARMAS DE FUEGO. EVALUACIÓN PSICOLÓGICA PARA SUSPENSIÓN DE PORTACIÓN DE ARMA DE FUEGO. ATENCIÓN PSICOLÓGICA A PERSONAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DISCAPACITADO POR PROBLEMAS MENTALES. VISITA DOMICILIAR Y HOSPITALARIA AL PERSONAL CON PROBLEMAS DE ALCOHOLISMO. INSPECCIÓN Y SEGUIMIENTO REFERIDO A HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL. CONFORMACIÓN DE COMITÉ DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL EVALUACIÓN SOCIOLABORAL. VISITA A PERSONAL INCAPACITADO Y DISCAPACITADO EN HOSPITAL, DOMICILIO Y PUESTO DE TRABAJO.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AFILIACIÓN DEL PERSONAL DE LA PNC AL INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES.

OBJETIVO: Gestionar Afiliación de todo el personal de la PNC, ante el ISSS a fin de facilitar la obtención de servicios por parte del personal ante la referida institución.

BASE LEGAL: Art. 7 Capitulo III,.del Reglamento del Instituto Salvadoreño del Seguro Social y art. 3 y 12 de la Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Plica de Inscripción al Seguro Social, copia de DUI, copia de Partida de Nacimiento y Fotografías, Formulario proporcionado por el ISSS, Solicitud de Derecho Cotización, Planilla Mecanizada.


Encargada(o) Gestión de Salario, División de Personal Técnico(a) Departamento de Prestaciones Empleado(a) Jefe(a) de Departamento de Prestaciones. Técnico(a) Departamento de Prestaciones Colaborador(a) Administrativo Secretario(a) Secretario(a) Técnico(a) Departamento de Prestaciones.

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Remite al Personal de Nuevo Ingreso al Departamento de Prestaciones para que se le tramite tarjeta de Seguro Social. Solicita documentación (Plica de Inscripción al Seguro Social, copia de DUI, copia de Partida de Nacimiento y Fotografías. Formulario proporcionado por el ISSS y Procede a llenar las Plica, la cual remitirá a la jefatura del Departamento de Prestaciones después de obtener la firma del empleado. Firma la Plica de inscripción al Seguro Social. Firma y sella Plica de inscripción y la envía al Técnico(a). Clasifica las Plicas en orden alfabético y remite al Colaborador(a) Administrativo. Elabora listado de remisión al Seguro Social para que sea enviado por la secretaria. Remite las Plicas al Seguro Social. Recibe notificación de parte del ISSS sobre las fecha de entrega de las Plicas Retira las tarjetas a los 8 días y las entrega al Técnico(a) de Prestaciones. Entrega las tarjetas al Empleado, previa firma de recibido. Elabora nota a la División de Personal en la que adjunta copias de carnes entregados a los empleados.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AFILIACIÓN AL SEGURO DE VIDA DEL MINISTERIO DE HACIENDA (PERSONAL ADMINISTRATIVO).


OBJETIVO: Mantener actualizado el registro de Seguro de Vida, afiliando a todo el personal administrativo de nuevo ingreso, para que éste goce de los beneficios que proporciona el Seguro de Vida del Ministerio de Hacienda.

BASE LEGAL: Contrato y Póliza, Numeral 25 Titulo 25, del Fallecimiento, Instructivo de prestaciones e Incentivo para el personal de la Policial Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando solicitando Afiliación de Personal nuevo ingreso, Plica seguros de vida Ministerio de Hacienda, Memorando de Remisión a el Ministerio de Hacienda.


Empleado(a) de nuevo ingreso Técnico(a) Empleado(a) Técnico(a) Jefe(a) de Sección de Beneficios del Departamento de Prestaciones. Técnico(a)

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Solicita al Departamento de Prestaciones ser inscrito al seguro de vida del Ministerio de Hacienda Proporciona al nuevo Empleado el Certificado del Seguro Colectivo de Vida y le instruye sobre la forma de llenar el Formulario. Procede a llenar el Formulario que contiene tres ejemplares Revisa que la información se encuentre completa y la remite a la Sección correspondiente. Firma, sella y traslada el formulario al Técnico. Entrega una copia de los tres certificados al Empleado(a). Conserva la segunda copia de Certificado en archivo del Departamento. Elabora listado de remisión y lo envía junto con Certificado original al Ministerio de Hacienda.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PAGO DE SEGURO DE VIDA QUE OTORGA EL MINISTERIO DE HACIENDA POR $3,428.57 DÓLARES (PERSONAL ADMINISTRATIVO).

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Otorgar al personal administrativo, el Seguro de Vida proporcionado por el Ministerio de Hacienda; previa presentación de la documentación necesaria para hacer efectivo oportunamente el pago a cada Beneficiario.

BASE LEGAL: Numeral 27 titulo “Del Fallecimiento” del Instructivo de Prestaciones e Incentivos para el Personal de la Policía Nacional Civil y Articulo 110 de las Disposiciones Legales del Presupuesto.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Constancia de trabajo, Partida de Defunción Original, Partida de Nacimiento Original del fallecido, Copia de DUI del Fallecido, Copia de DUI de los Beneficiarios y Partida de Nacimiento de los Hijos menores de edad.


Secretaria(o) Departamento de Prestaciones. Jefe de Departamento de Prestaciones. Secretaria Departamento de Prestaciones. Secretaria Departamento de Prestaciones. Beneficiario.

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Revisa Plica en la cual han sido designados los (el) beneficiarios del fallecido. Solicita a los (el) Beneficiarios que aparecen en la Plica, la documentación necesaria. Elabora constancia de reclamo de Seguro de Vida, sustentada con la documentación anterior, para ser presentada al Ministerio de Hacienda. Revisa documentación que sustenta la constancia de reclamo, firmándola a efectos de ser remitida. Reproduce copia de constancia de reclamo. Proporciona al Beneficiario la original para que sea llevada al Ministerio de Hacienda con la respectiva documentación. Entrega documentación al Ministerio de Hacienda para el Pago de Seguro.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIÓN Y MODIFICACION DE SEGURO DE VIDA DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL.


OBJETIVO: Lograr que los empleados de nuevo ingreso estén registrado con el Seguro de Vida Institucional, y efectuar la modificaciones respectivas por circunstancias del empleado.

BASE LEGAL:

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando solicitando afiliación personal nuevo ingreso, Plica Seguros de Vida Institucional, Memorando Remisión Historial Policial.

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDADES Jefe(a) División de Personal. Jefe(a) del Departamento de Prestaciones. Técnico(a). Empleado(a) Técnico(a) Técnico(a) Empleado(a) Técnico(a) Empleado(a) Técnico(a)

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Remite al Jefe(a) de la División de Bienestar Policial el estado de altas y bajas y éste margina al Jefe(a) Depto. Margina a Técnico de Prestaciones. Explica al nuevo trabajador sobre la forma de llenar el formulario así como los beneficios del mismo. Procede a llenar los Formularios Revisa que la información esté completa. Obtiene las firmas en Formulario del Jefe o Subjefe del Departamento de Prestaciones, y los respectivos sellos. Entrega Formulario original al interesado. Conserva segunda copia en Expediente Personal o Archivo del Departamento. Elabora listado de remisión de la tercera copia al Departamento de Historial y Registro Policial. En caso que se trate de modificación del seguro de vida procede como lo describe los pasos del 10 al 15. Asiste al Departamento de Prestaciones. Entrega formulario al empleado(a) y consulta que modificaciones efectuará(cambio de beneficiarios, toma de seguro opcional o retiro del opcional) Completa formulario. Revisa que la información este completa y obtiene firma del Jefe(a) de Prestaciones o Sección de Beneficios. Entrega copia al empleado(a), y archiva una copia para registro del Departamento. Remite con el listado correspondiente, la tercera copia de la plica o formulario, al Departamento de Historial Policial, de la División de Personal.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE AYUDA INSTITUCIONAL POR GASTO FUNERARIO Y PAGO DE SALARIO A BENEFICIARIO, DEBIDO A FALLECIMIENTO DE EMPLEADO.


OBJETIVO: Otorgar a los beneficiarios ayuda de gasto Funerario por fallecimiento de empleado y pago de salario, previa revisión de la documentación completa que requiere el trámite.

BASE LEGAL: Art. 77 de la Ley de la Carrera Policial y Art. 142 Numeral 4 de las Disposiciones Generales de Prestaciones,

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Partida de Defunción, Partida de Nacimiento del Fallecido, Copia de Designación de Beneficiario y Copia de NIT, Copia de DUI del beneficiario, Copia de Cheque anulado remitido por Tesorería.


Secretaria(o). Encargado(a) de Soporte Técnico o Colaborador(a) Administrativo. Secretaria(o). Jefe(a) de Departamento de Prestaciones. Jefe(a) de División de Bienestar Policial. Secretaria(o). Subdirector(a) de Administración y Finanzas. Jefe(a) USEFI. Jefe(a) Tesorería.

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Atiende a beneficiarios y les solicita la documentación respectiva. Obtiene del Departamento de Tesorería copia de constancia de pago anulado del mes en que fallece el empleado la que traslada al Encargado(a) de Soporte Técnico (cuando se trata de ayuda por gasto funerario) o al Colaborador(a) Administrativo (por pago de salario). Elabora emisión de Cheques a nombre de beneficiarios(as), envía el documento a la Secretaria(o). Remite el Documento a las Jefaturas del Departamento y de la División, para que éste sea firmado y sellado. Revisa, firma, sella y traslada el documento a la jefatura de la División. Revisa, firma, sella entrega el documento a la Secretaria(o). Obtiene copia de solicitudes de emisión de Cheques y la archiva, la original la envía a la Subdirección de Administración y Finanzas. Revisa, firma, sella, y remite a la Jefatura de USEFI. Revisa, firma, sella y envía a Tesorería. Revisa, firma, sella y elabora el Cheque. Entrega cheques a beneficiarios.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE RETRIBUCIÓN ANTE COMPAÑÍA ASEGURADORA, POR GASTO FUNERARIO DEBIDO A FALLECIMIENTO DE EMPLEADO.


OBJETIVO: Proporcionar a los familiares, oportunamente la ayuda funeraria por fallecimiento de empleado, de parte de Compañía Aseguradora; previa revisión de documentación presentada por los beneficiarios.

BASE LEGAL:

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Copia de informe de Hospital por Fallecimiento de Causas Naturales, Copia de esquela de Medicina Legal, Copia DUI de Beneficiarios y Copia de Plica de Asignación de Beneficiarios.


Secretaria(o).Departamento de Prestaciones. Jefe(a) de Departamento de Prestaciones. Jefe(a) de División de Bienestar Policial. Secretaria(o).Departamento de Prestaciones. Jefe(a) Departamento de Tesorería. Secretario(a).Departamento de Prestaciones

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Solicita los documentos a familiares del fallecido (copia de informe de Hospital por Fallecimiento de Causas Naturales, Copia de esquela de Medicina Legal, Copia DUI de Beneficiarios y Copia de Plica de Asignación de Beneficiarios) Elabora Solicitud de ayuda funeraria y la envía a la jefatura del Departamento de Prestaciones. Revisa, firma y sella solicitud y la envía a la jefatura de la División. Revisa, firma, sella la solicitud y la entrega a la Secretaria(o). Reproduce una copia de Constancia de Reclamo y la archiva. Remite Constancia original adjunto con Documentación a Departamento de Tesorería. Elabora Cheque y remite al Departamento de Prestaciones. Recibe Cheque del Departamento de Tesorería. Solicita firma al Refréndate del Departamento de Prestaciones. Entrega Cheque al beneficiario, previa firma de dos recibos, de los cuales uno envía al Departamento de Tesorería y otro lo archiva en el Departamento de prestaciones.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE AYUDA POR GASTOS FUNERARIOS, DEBIDO A FALLECIMIENTO DE FAMILIARES DE EMPLEADOS.


OBJETIVO: Otorgar a los empleados de la PNC la ayuda de gastos funerarios por el deceso de un familiar (Padres, Hijos y Cónyuge) previa revisión de documentación exigida para este trámite.

BASE LEGAL: Ley de la Carrera Policial Titulo V, Capitulo Tercero Art. 77.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Partida de Defunción, Partida de Nacimiento, Fotocopia de DUI del Fallecido; Fotocopia de NIT, Copia de DUI, Fotocopia de Carné PNC, Partida de Nacimiento del Empleado y nota solicitando ayuda.


Empleado(a). Secretaria(o).Departamento de Prestaciones. Empleado(a). Secretaria(o) Departamento de Prestaciones. Jefe(a) Departamento de Prestaciones. Jefe(a) División de Bienestar Policial.

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Solicita información al Departamento de Prestaciones sobre documentación que se requiere para trámite de beneficios. Informa al empleado de la documentación requerida en base a cada caso en particular: a) Cuando son Hijos solicita; Partida de Nacimiento y Defunción, copia de DUI y NIT del Empleado. b) Cuando son Padres; Partida de Defunción original, copia de DUI del Empleado, copia de NIT y Carné PNC. c) Cuando es Esposa (o); Partida de Defunción original, copia de carné PNC, Partida de Matrimonio, copia de DUI de Empleado d) Cuando es Compañera (o) de Vida; debe estar inscrita en el Historial Policial, presentar copia de DUI del Empleado y Partida de Nacimiento de un Hijo en común. Presenta documentación requerida para el caso en particular. Revisa documentación y elabora solicitud de emisión de cheque a nombre del empleado(a). Envía el documento para ser firmado por los Jefes(a) de la División de Bienestar Policial y Departamento de Prestaciones. Revisa, firma, sella el documento y lo remite a la jefatura de la División de Bienestar Policial Revisa, firma, sella y lo remite al Asesor(a) Jurídico de la Subdirección de Administración y Finanzas.

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RESPONSABLE. PASO No. ACTIVIDADES.

Jefe(a) División de Bienestar Policial. Asesor(a) Jurídico Subdirección de Administración y Finanzas. Secretaria.(o) Departamento de Prestaciones Jefe(a) de División de Bienestar Policial. Director(a) General Policía Nacional Civil. Secretaria(o).Departamento de Prestaciones Jefe(a) Departamento de Presupuesto. Jefe(a) Departamento de Tesorería

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Revisa, firma, sella y lo remite al Asesor(a) Jurídico de la Subdirección de Administración y Finanzas. Revisa, firma, sella y remite nuevamente el documento a la División de Bienestar Policial y este margina al Departamento de Prestaciones. Elabora nueva Solicitud de emisión de Cheque, que debe ser firmada y remitida por el Jefe(a) de División de Bienestar Policial. Remite solicitud a la Dirección General de la Policía Nacional Civil. Revisa, firma, sella y envía a la División de Bienestar Policial, el cual margina al Departamento de Prestaciones. Recibe la Solicitud autorizada y realiza Solicitud de Emisión de Cheque, saca copia y la archiva, la original se le anexa la Documentación y se envía al Departamento de Presupuesto. Revisa, firma, sella y remite a Tesorería Elabora Cheque a nombre del Empleado(a). Entrega Cheque al Empleado(a), previa firma de recibido

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PENSIÓN POR VEJEZ EN AFP, ISSS, INPEP E IPSFA.


OBJETIVO: Ayudar al Personal Policial que cumpla con los requisitos establecidos para pensionarse por vejez por medio de la Institución a la que están afiliados.

BASE LEGAL: Art. 104 de la Ley Sistema de Administración de Pensiones y Art. 25 Sección 2 de la Ley del Instituto de Previsión Social de Pensiones de la Fuerza Armada.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: DEL AFILIADO; Copia de DUI, Copia de Carné, ISSS, e INPEP, Partida de Nacimiento original, Constancia de Tiempo de Servicio. CÓNYUGE / CONVIVIENTE; Copia de DUI, Partida de Nacimiento original, Partida de Matrimonio. HIJOS; Partida de Nacimiento Original, si son Menores de edad, Partida de Nacimiento y Copia de DUI para Hijos, Mayores de 18 hasta 24 (siempre que estén estudiando), Constancia de estudio de los Hijos Mayores de 18 años. PADRES DEL AFILIADO; copia de DUI de Identidad Personal, Partida de Nacimiento Original.


Empleado(a). Técnico(a).Departamento de Prestaciones. Empleado(a) Técnico(a).Departamento de Prestaciones. Empleado(a). Técnico(a) Departamento de Prestaciones

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Solicita información referente a los beneficios de la Pensión. Informa al Empleado sobre la documentación necesaria, y que algunos documentos se le tramitarán por parte del Departamento y otros los deberá traer el o ella como interesado. Elabora un Memorando para la División de Personal solicitando documentación del interesado. Presenta documentación requerida, al Técnico(a) de Prestaciones. Remite Memorando a la División de Personal solicitando documentación del Interesado. Revisa que la documentación esté completa y la envía a las Instituciones, a la vez tramita acuerdo de renuncia al Departamento de Recursos Humanos para el seguimiento correspondiente. Retira documentación de pensión en la institución correspondiente y lo hace llegar al técnico(a) del Departamento de Prestaciones. Recibe resolución, archiva copia en expediente del empleado. Remite copia mediante memorándum firmado por el Jefe de la División Bienestar Policial a la División de Personal para el cierre de la plaza.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLAMO DE RETRIBUCIÓN POR SINIESTRO O SEGURO DE VIDA ANTE ASEGURADORA.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIALL.

OBJETIVO: Contribuir a que los beneficiarios de los empleados y el empleado mismo, reciban los beneficios establecidos ante cualquier siniestro.

BASE LEGAL:

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Partida de Defunción, Partida de Nacimiento, Copia de DUI del Fallecido, Informe Medico Forense, Autopsia, Examen Toxicológico, Informe del ISSS en caso de Fallecimiento por Enfermedad, Esquela de Medicina Legal, Copia de Hoja de Designación de Beneficiario y Testigo.


Secretaria(o) Departamento de Prestaciones. Jefe(a) del Departamento de Prestaciones. Jefe(a) de División de Bienestar Policial. Jefe(a) del Departamento de Prestaciones. Jefe(a) de División de Bienestar Policial. Subdirector(a) de Administración y Finanzas. Jefe(a) Departamento de Prestaciones Jefe(a) Departamento de Tesorería. Secretaria(o) Departamento de Prestaciones

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Recibe documentación de Beneficiario para solicitar pago ante Aseguradora. Elabora nota de Reclamo o Solicitud ante Aseguradora con Documentación requerida y traslada a firma de Jefe(a) del Departamento de Prestaciones y Jefe(a) de División de Bienestar Policial Revisa, firma, sella y traslada a la jefatura de la División. Revisa, firma y remite solicitud a la Compañía Aseguradora. Recibe dos Finiquitos originales de parte de la Compañía Aseguradora y los remite a la jefatura de la División. Remite los Finiquitos a la Subdirección de Administración y Finanzas para que sean firmados. Revisa, firma y sella los Finiquitos y envía nuevamente al Jefe(a) de la División de Bienestar Policial, quien los remite a la Jefatura del Departamento de Prestaciones. Recibe Cheque a nombre de la Policía Nacional Civil, emitido por la Compañía Aseguradora y lo envía al Departamento de Tesorería. Remesa el Cheque a la cuenta de la Policía Nacional Civil. Recibe Documentación de beneficiario para solicitar pago ante Departamento de Tesorería.

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Secretaria(o) Departamento de Prestaciones Jefe(a) de Departamento de Prestaciones. Jefe(a) de División de Bienestar Policial. Jefe(a) Departamento de Tesorería Secretaria(a) Departamento de Prestaciones. Jefe(a) Departamento de Tesorería. Secretaria(o) Departamento de Prestaciones. Técnico(a) Departamento de Prestaciones.

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Elabora Memorando anexando la Documentación, solicita firma a las Jefaturas para enviarlo a Tesorería. Revisa, firma, sella documentación y la remite a la Jefatura de la División. Revisa, firma, sella documentación y la remite al Departamento de Tesorería. Remite documentación al Departamento de Prestaciones, revisada por un Asesor Jurídico. Remite Memorando a Tesorería solicitando la cancelación respectiva. Confirma a la jefatura del Departamento de Prestaciones fecha y hora de cancelación, y anexa un cuadro financiero mediante el cual se muestran las cantidades a pagar. Comunica al (la) Beneficiario(a). Solicita al beneficiario la firma de cuatro recibos, dos para el Departamento de Tesorería y dos para el Departamento de Prestaciones. Efectúa el pago, estando presente un representante del Departamento de Tesorería

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLAMO DE SEGURO POR DESMEMBRAMIENTO E INVALIDEZ.


OBJETIVO: Contribuir a que el empleado obtenga el porcentaje del Seguro por Desmembramiento e Invalidez.

BASE LEGAL:

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Partida de Nacimiento Original del Empleado, Informe Medico, Fotocopia de Carné PNC, Copia de DUI y NIT.


Empleado(a) Colaborador(a) Administrativo. Empleado(a). Colaborador(a) Administrativo. Secretario(a). Jefe(a) División de Bienestar Policial. Colaborador(a) Administrativo. Jefe Departamento de Prestaciones. Colaborador(a) Administrativo. Empleado(a).

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Asiste a entrevista al Departamento de Prestaciones. Atiende al (la) empleado(a) y le verifica si el Desmembramiento o Invalidez que presenta esta cubierto por la tabla continental. Efectúa la constatación del Desmembramiento o Invalidez y determina si califica y le solicita la documentación necesaria. Presenta documentación. Elabora Solicitud de Reclamo de Invalidez o Desmembramiento a la Compañía Aseguradora. Envía el Documento para ser firmado por el Jefe División de Bienestar Policial. Revisa, firma y sella y devuelve al Colaborador(a) Administrativo. Remite a la Aseguradora la Solicitud de Reclamo con Documentación. Coordina con el Empleado para que se presente a la Aseguradora y sea evaluado por un Médico. Recibe comunicación de la Compañía Aseguradora, que ya está listo el Cheque. Comunica a Empleado(a) para que se haga presente al Departamento de Prestaciones a retirar Cheque. Retira el Cheque en el Departamento de Prestaciones.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLAMO DE SEGURO DE VIDA POR ENFERMEDAD GRAVE.


OBJETIVO: Facilitar el proceso de reclamo de Seguro de Vida por Enfermedad Grave, remitiendo la documentación requerida a la Aseguradora para que esta, resuelva favorablemente al Beneficiario en los términos establecidos.

BASE LEGAL: Contrato y Póliza de Seguro

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Constancia Médica extendida por el ISSS, Copia de DUI, Copia de NIT, Carné Policial.


Empleado(a). Colaborador(a) Administrativo. Secretario(a). Jefe(a) de Departamento de Prestaciones. Jefe(a) de División de Bienestar Policial. Colaborador(a) Administrativo. Empleado(a). Colaborador(a) Administrativo.

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Asiste al Departamento de Prestaciones, para iniciar el trámite. Entrevista al Empleado y revisa la documentación para verificar si el diagnóstico está dentro de las Cinco Enfermedades Graves (Cáncer, Cirugía Arteria Coronaria, Insuficiencia Renal Crónica, Infarto del Miocardio, Derrame o Hemorragia Cerebral), que establece la póliza. Remite el documento a firma del Jefe del Departamento de Prestaciones y Jefe de División de Bienestar Policial Revisa, firma, sella el documento y lo envía a la jefatura de la División. Revisa, firma y sella, y lo devuelve al colaborador Administrativo(a) Obtiene una copia del documento de reclamo de seguro de Vida y lo archiva, remite el original a la Aseguradora. Recibe información de la Aseguradora sobre la fecha para el retiro del Cheque. Retira cheque de la Compañía Aseguradora y comunica por teléfono, a la Persona beneficiada para que pase a recogerlo. Recibe Cheque, firma dos Finiquitos originales y el Taco del Cheque. Archiva un Finiquito y el otro lo remite a la Aseguradora junto al taco del cheque

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN Y EJECUCION DE LOS JUEGOS DEPORTIVOS A NIVEL INSTITUCIONAL.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PROYECCIÓN SOCIAL, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Organizar y ejecutar a nivel institucional los juegos deportivos en sus diferentes ramas, con el fin de crear espacios de recreación, esparcimiento y amistad en el personal de la institución.

DISPOSICIÓN LEGAL: Artículo 87, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Plan de Juegos a nivel Institucional, Bases de Competencia, Reglamentos de Deportes.


Jefe(a) de Sección de Acondicionamiento Físico y Deportes. Técnico(a) en Deporte Jefe(a) de Sección de Acondicionamiento Físico y Deportes. Jefe(a) del Departamento de Proyección Social. Subdirector(a) de Administración y Finanzas.

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Realiza censos referido a las ramas deportivas de mayor participación del personal, y recopila reglamentación bajo las cuales se realizara la competencia. Recolecta reglamentación de todas las Disciplinas Deportivas que se someterán a competencia. Elabora las Bases de Competencia, de cada una de las Disciplinas Deportivas a Participar. Realiza las indagatorias preliminares sobre las posibles Instalaciones Deportivas, donde se realizará la inauguración de las ramas deportivas individuales y colectivas. Realiza la identificación y contacto con posibles patrocinadores de los juegos para la obtención de premios, cancelación de árbitros, refrigerios y otras ayudas. Elabora el Plan de los Juegos a Nivel Institucional, con sus respectivos Formatos. Envía el Plan a revisión al Jefe(a) del Departamento de Proyección Social. Recibe el plan de Trabajo, y lo envía al Jefe(a) de la División, quien luego de revisarlo lo remite a la Subdirección de Administración y Finanzas para su aprobación. Recibe y revisa el Plan de Trabajo para efectos de remisión a la Dirección General..

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Director(a) General. Subdirector(a) de Administración y Finanzas. Jefe(a) del Departamento de Proyección Social. Jefe(a) del Departamento de Proyección Social.

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Recibe y autoriza el plan, el cual es devuelto a la Subdirección de Administración y Finanzas. Recibe y envía el plan autorizado a la Jefatura de la División de Bienestar Policial, quien a la vez lo remite al Jefe(a) del Departamento de Proyección Social. Recibe el plan autorizado y lo remite a través de Jefe de la Sección de Acondicionamiento Físico y Deportes, al Coordinador del Área Deportiva. Recibe el plan autorizado, envía ejemplar a las dependencias de la institución a efectos de conocimientos para su participación.

Convoca a reunión a nivel republica, a las unidades que envía representantes les entregan documentación de inscripción, bases de competencias. Entrega hojas de inscripción de los participantes, organizan los grupos para las ramas colectivas y los atletas individuales en sus respectivas categorías. Contrata Asociación de Árbitros, y procede a la inauguración de los juegos policiales en sus diferentes ramas deportivas, colectivas e individuales. Consolida resultados durante el desarrollo de la competición en las diferentes ramas deportivas, clausura el evento, premia a los ganadores y elabora reporte final para el Jefe(a) del Departamento de Proyección Social, Jefe(a) de la División y Unidades participantes

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE LOS GRUPOS ARTISTICOS.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PROYECCION SOCIAL, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Proporcionar los Servicios de Actividades Socio-Recreativas, al Personal de la Institución y su grupo Familiar a través de la presentación de los Grupos Artístico, para incentivar, motivar y contribuir a la eficiencia laboral.

DISPOSICIÓN LEGAL: Art. 87, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud del Servicio, Orden de Trabajo.


Secretaria(o) Jefatura División de Bienestar Policial o Departamento de Proyección Social. Jefe(a) de la División de Bienestar Policial. Jefe(a) Departamento de Proyección Social Jefe(a) Sección Grupos Artísticos. Jefe(a) Sección Grupos Artísticos. Colaborador(a) Sección Grupo de Artístico. Colaborador(a) Sección Grupo de Artístico.

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Realiza la recepción de solicitudes de las personas o Instituciones interesadas en contratar los servicios; y las remite al Jefe(a) de la División de Bienestar Policial. Recibe, y margina al Jefe(a) del Departamento de Proyección Social. Recibe y margina al Jefe(a) responsable de los grupos artísticos. Recibe y evalúa la petición y programa de acuerdo a disponibilidad, priorizando las actividades institucionales. Confirma la respuesta de las solicitudes, marginando al Colaborador(a) de la sección de grupos artísticos que informe al (la) solicitante la respuesta de la petición o coordina el mismo. Elabora la nota de confirmación o denegación del servicio solicitado y envía respuesta a la(s) personas o institución solicitantes. Elabora la orden de trabajo de acuerdo al servicio requerido sean estos eventos particulares o eventos institucionales (El desarrollo de la orden de trabajo o presentación dependerá de cada actividad). Registra, y entrega orden de trabajo a los(a) responsable de los grupos artísticos. Envía confirmación y Garantías de Fiel Cumplimiento a los interesados; para el Desarrollo de la Presentación.

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Colaborador(a) Sección Grupo de Artístico Grupo Artístico o artista solicitado Jefe(a) Sección Grupos Artísticos o Jefe(a) de Dpto. de Proyección Social. Colaborador(a) Sección Grupos artísticos

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Realiza coordinaciones telefónicas con las Personas interesadas del servicio para la recepción de aceptación o negación de la Carta de Compromiso. Recibe y revisa el Formato de Garantía de Fiel Cumplimento enviado por los solicitantes debidamente completos. Informa al Grupo Artístico que puede efectuar la presentación en la fecha acordada. Presta el servicio requerido. Realiza Supervisión de la actividad Entrega encuesta de Opinión, a efectos de evaluar el desempeño del Grupo o Artista. Recolecta encuestas y efectúa el cierre de la actividad

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZACIÓN DE EVENTOS CULTURALES.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PROYECCIÓN SOCIAL, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Promocionar el ámbito cultural del personal operativo y administrativo de la Policía Nacional Civil, a través del desarrollo de eventos culturales

DISPOSICIÓN LEGAL: Art. 87, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Plan de Trabajo.

RESPONSABLE PASO No ACTIVIDADES

Jefe(a) Sección Socio Cultural. Jefe(a) del Departamento de Proyección Social. Subdirector(a) SAF. Director(a) General Subdirector(a) de Administración y Finanzas Jefe(a) Sección Socio Cultural. Jefe(a) Sección Socio – Cultural

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Elabora un plan de trabajo para la realización del evento y lo envía al Jefe(a) del Departamento de Proyección Social. Revisa el Plan y lo envía al la Subdirección de Administración y Finanzas a través del Jefe(a) de la División de Bienestar Policial. Recibe el Plan, lo revisa y lo remite a la Dirección Gral. Recibe el plan, autoriza y lo devuelve a la SAF. Recibe el Plan autorizado y lo hace llegar, por el conductor regular a la Sección Socio Cultural. Recibe el Plan de Trabajo Autorizado y realiza coordinaciones con las entidades que fomentan las actividades culturales. Efectúa visitas previas a los lugares donde se realizaran los eventos culturales. Elabora las invitaciones del evento y las envía por escrito a las dependencias policiales para que se informe al personal, sobre la realización de los eventos. Efectúa coordinaciones con las Dependencias Policiales para notificar los días, las horas, los lugares y en donde se van a realizar los eventos culturales. Coordina con las Dependencias Policiales sobre la logística a seguirse para la ejecución del evento. Realiza supervisión del desarrollo Eventos Culturales y la respectiva evaluación del desarrollo del Evento. Envía a la jefatura del Departamento de Proyección Social, la evaluación.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALQUILER DE LOCAL DE USOS MULTIPLES DEL CENTRO RECREATIVO BIENESTAR POLICIAL.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PROYECCION SOCIAL, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Proporcionar al personal de la Policía Nacional Civil y a los miembros de su familia, espacios de recreación.

BASE LEGAL: Articulo 117, Capitulo III, Mantenimiento y Reparaciones Reglamento de Control Interno de la Corte de Cuentas específicas para la Policía Nacional Civil

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de Petición Y Recibo de Pago.


Jefe(a) Área de Gestión Administrativa Jefe(a) Centro Recreativo Bienestar Policial Jefe(a) Área de Gestión Administrativa. Usuario(a) Contador(a) Fundación Bienestar Policial Usuario(a) Jefe(a) Área de Gestión Administrativa.

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Recibe solicitudes de las personas o instituciones interesadas en realizar algún evento en el salón de usos múltiples del Centro Recreativo. Revisa calendario de eventos para verificar disponibilidad de local. Traslada la solicitud a la Jefatura del Centro Recreativo Bienestar Policial, con marginado de la existencia o no de espacio de programación. Revisa solicitud, y de acuerdo a lo marginado autoriza a la Jefatura del Área de Gestión que registre en calendarización programación del evento. Informa vía telefónica a las dependencias policiales, si lo solicitado es a nivel interno; así como a personas o representantes de instituciones externas, que deberán retirar mandamiento de pago en el Centro Recreativo Bienestar Policial, para ser cancelado en la Fundación Bienestar Policial Cancela la cantidad de $50 (cliente externo) o $25.00 (empleado PNC) al contador de la Fundación de Bienestar Policial Entrega recibo de pago, firmado y sellado. Remite a la Jefatura del Área de Gestión del Centro Recreativo, recibo cancelado anexándole solicitud. Registra todo lo relacionado al mobiliario a utilizar en el evento, y se lo entrega al organizador, en caso de ser día no laboral se coordinara con la seguridad del centro.

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Usuario(a) Jefe(a) Área de Gestión Administrativa. Personal de Seguridad

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Efectúa el evento de acuerdo a lo establecido. Realiza limpieza general del espacio otorgado, devuelve mobiliario prestado el cual ubica en el mismo lugar en que le fue entregado. Inspecciona instalaciones entregadas, contabiliza y revisa mobiliario devuelto, de tratarse de fecha no laboral, `personal de seguridad realizara lo antes mencionado. Verifica que el evento se desarrolle con normalidad, además que todo lo referido al local quede limpio, mobiliario ordenado, luces apagadas, servicios sanitarios en buen estado, y el cierre del local

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONSULTAS EN EL CENTRO MÉDICO POLICIAL.

DEPENDENCIA: CENTRO MÉDICO POLICIAL, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL

OBJETIVO: Proporcionar atención Médica General y Especializada a los empleados operativos, administrativos y beneficiarios de la Institución.

DISPOSICIÓN LEGAL: Instructivo de Prestaciones e Incentivos para el Personal de la PNC (Capitulo III, Numerales 8 y 9).

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Expediente, Ficha de preparación del paciente y entrega de recetas médicas.


Paciente(a) Técnico(a) de Archivo Auxiliar de Enfermería Doctor(a) Paciente(a) Auxiliar de Enfermería Técnico(a) de Farmacia. Paciente(a)

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Solicita información en la Sección de Archivo, a efecto de pasar consulta. Toma información de los datos personales del paciente(a), así como lo relacionado el motivo de la consulta y lo remite a la Sección de Enfermería. Ubica y entrega el Expediente Clínico al (la) paciente(a), luego de haberle tomado los signos vitales y lo remite al Médico respectivo (General, Odontología, Pediatría, Ortopedia, Ginecología, Neumología, Dermatología) Realiza la recepción de Paciente, le brinda la atención médica necesaria y lo remite al área de Enfermería. Entrega expediente en el Área de Enfermería. Completa información, referida a recetas médicas y otros datos del paciente(a), y lo remite a la Farmacia Entrega al paciente la medicina recetada de haberla en existencia, caso contrario entrega recetas a efecto que la retire personalmente en Clínica del ISSS o le solicita copia de tarjeta y certificado del ISSS, para que sea retirada en el ISSS por personal del Centro Médico. Recibe la medicina que se dispone en existencia, se lleva las recetas para retirarlas personalmente en farmacia del ISSS o deja las recetas para volver por la medicina unas horas después.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES PARAMÉDICAS (TOMA DE PLACA RAYOS X, ATENCIÓN DE FISOTERAPIA, TOMA DE EXÁMENES DE LABORATORIO).

DEPENDENCIA: CENTRO MÉDICO POLICIAL, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Proporcionar servicios paramédicos a empleados de la Policía Nacional Civil y sus familiares.

DISPOSICIÓN LEGAL: Instructivo de Prestaciones e Incentivos para el Personal de la PNC (Capitulo III, Numerales 8 y 9).

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Orden Médica, Fichas con Datos Personales, Orden de Exámenes, Certificado y Tarjeta del ISSS, Tipo de Medicamento, etc.

RESPONSABLE

PASO No. ACTIVIDADES

Paciente Técnico de rayos X. Paciente Fisioterapista.

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Entrega al Técnico(a) la orden indicada por un Médico. Verifica que la orden este debidamente autorizada por un médico del Seguro Social o de la Corporación Policial. Toma y revela la radiografía, la cual identifica mediante datos generales del paciente y se la entrega. Presenta la placa al médico que lo remitió, quien luego de examinarla determina diagnostico correspondiente. Efectúa trámite de retiro de medicamentos y otros (enyesado, muletas, bastón, andadera). En caso de atención de Fisioterapia, se continúa como lo describen los pasos del 6 al 9. Corrobora disponibilidad de espacio. Anota datos generales del paciente y lo orienta con respecto al tratamiento. Aplica el tratamiento en el área indicada, el cual puede consistir en calor local, electroterapia o ejercicio. Complementa hoja de control de asistencia, la cual deberá ser presentada por el paciente, en cada asistencia. En caso de toma de exámenes de laboratorio, se continúa como lo describen los pasos del 10 al 14.

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Paciente Técnico(a) de Laboratorio

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Presenta al Técnico del Laboratorio la orden en la cual se indica los exámenes a realizar y la muestra si es el caso. Realiza al paciente los exámenes que le han autorizado. Informa al paciente de la fecha en la cual se tendrán los resultados. Registra resultados en el libro de Exámenes Médicos. Remite al Archivo los resultados de los exámenes a efecto que sean anexados al expediente del paciente.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CHEQUEO MÉDICO A PERSONAS DETENIDAS


OBJETIVO: Efectuar chequeo médico a las personas detenidas por las dependencias policiales de la Institución, a fin de establecer el estado de salud de los mismos.

DISPOSICIÓN LEGAL: Convenio del Instituto Salvadoreño del Seguro Social y la Policía Nacional Civil, Instructivo de Prestaciones e Incentivos para el Personal de la PNC (Capitulo III, Numerales 8 y 9).

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Libro de Chequeos a Reos, Hoja de Chequeo Clínico.

RESPONSABLE


Personal Operativo Enfermera(o)

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Presentan a la(s) personas detenidas ante el(la) enfermero(a). Acompañan al detenido(a) al Área de Enfermería. Registra en el Libro de Chequeos a Reos, a las Personas detenidas para hacerle el respectivo Chequeo Médico. Realiza preguntas al detenido según el formato Hoja de Chequeo Clínico. Ubica en el dibujo del formato: el trauma, lesión u enfermedad, en caso de haberlo. Toma la presión del(la) detenido(a) Realiza el respectivo Chequeo Físico Médico del(la) detenido(a). Proporciona a el(la) detenido(a) las respectivas recomendaciones. Informa al Personal Operativo responsable de la custodia del detenido, que será remitido al hospital, si el caso lo amerita.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE PROGRAMA DE CAPACITACIÓN A MANIPULADORES DE ALIMENTOS


OBJETIVO: Implementar programas educativos orientados a prevenir enfermedades a las cuales están expuestos los empleados de la Policía Nacional Civil, provocadas por el inadecuado manejo de los alimentos en las cafeterías de la Institución.

DISPOSICIÓN LEGAL:

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Plan de Inspección y Capacitación a Manipuladores de Alimentos.

RESPONSABLES PASO No. ACTIVIDADES

Encargado(a) de Educación para la Salud Jefe(a) Centro Médico Policial Encargado(a) de Educación para la Salud Encargado(a) de Educación para la Salud.

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Elabora Plan de Inspección y Capacitación a Manipuladores de Alimentos y lo presenta al Jefe(a) del Departamento de Servicios Médicos. Recibe, revisa y aprueba el Plan y lo remite al Encargado(a) de Educación para la Salud. Recibe el Plan aprobado y coordina con el Departamento de Prestaciones de la División de Bienestar Policial e instituciones de apoyo, ISSS y Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Convoca a manipuladores de alimentos y representantes de las instituciones de apoyo a efectos de impartir capacitación. Entrega solicitudes de exámenes médicos durante el desarrollo de la capacitación, al personal de cafetines, los cuales deberán realizarse dos veces al año. Supervisa a efecto de verificar que lo impartido en las capacitaciones, sea utilizado en la práctica por el personal que manipula alimentos en los diferentes establecimientos de comidas de la PNC. Efectúa retroalimentación de los conocimientos a los manipuladores de alimentos, si fuese necesario. Elabora informe de la supervisión efectuada. Remite informe al Jefe(a) del Centro Médico Policial, con copia a las instituciones de apoyo (ISSS, MSPAS, Departamento de Prestaciones, Centro Médico Policial y propietarios(as) de los establecimientos de comida.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE PROGRAMA EDUCATIVO ORIENTADO A LA PREVENCIÓN Y TRATAMIENTO DE ENFERMEDADES.(VIH-SIDA, ATENCION PVVS*)


OBJETIVO: Implementar programas educativos orientados a prevenir y combatir enfermedades a las cuales están expuestos los empleados de la Policía Nacional Civil.

DISPOSICIÓN LEGAL: Ley y Reglamento de Prevención y Control de la Infección Provocada por el Virus de Inmunodeficiencia Humana.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Referencia Médica.


Paciente Encargada(o) de Educación para la Salud Paciente Encargada(o) de Educación para la Salud.

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Se presenta al Área de Educación para la Salud. Desarrolla charla de sensibilización con los presentes, asesora al PVS referente a la problemática, a la vez se le orienta y educa. Atiende al personal referido por los médicos o al personal que por iniciativa propia se ha presentado. Entrega referencia al paciente de las pruebas requeridas. Efectúa pruebas recomendadas. Retira del laboratorio el resultado de las pruebas y se los entrega al paciente. En caso del que el resultado sea positivo el procedimiento continúa como lo describen los pasos del No. 7 al 10. Elabora historial clínico del paciente. Promueve la atención con Infectología del ISSS y le brinda atención psicológica a los pacientes PVS y a su familia. Programa citas médicas y pruebas de laboratorio. Efectúa visitas hospitalarias y/o domiciliares y proporciona orientación para realizar trámites administrativos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: JORNADAS DE INDUCCIÓN PSICOLÓGICA Y ANTISUICIDIO.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SALUD OCUPACIONAL, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Proporcionar atención psicológica al personal de la institución mediante Jornadas educativas de inducción psicosocial y de prevención de conductas suicidas, para mejorar la convivencia laboral, personal y familiar.

BASE LEGAL: Art. 54 de Código de salud , Capitulo II, Sección Seis ; Art. 42 de Reglamento de la ley Orgánica de la Policía Nacional Civil de El Salvador, Titulo III, Capitulo V; Art. 314 y 315 del Código de Trabajo, Titulo II, Capitulo I; Art. 86 de Las Normas de Control Interno Especificas para la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Carta Didáctica, Material Audiovisual, Plan Operativo Anual. Material Grafico, Videos, Plan Anual.


Psicólogo (a) Jefe(a) de la dependencia Policial.

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Elabora programa de jornadas de inducción psicosocial o de antisuicidio en base al Plan Operativo Anual. Revisa con Jefe(a) del Departamento de Salud Ocupacional la programación de jornadas, incorpora otros requerimientos y observaciones; asimismo establece las necesidades de recursos. Entrevista a Jefe(a) dependencia policial para discutir aspectos relacionados con la jornada y recursos necesarios para su desarrollo en la dependencia policial Define el perfil del tipo de personas que conforman la dependencia policial en la que se desarrollara las jornadas. Asigna una persona de la dependencia policial para efectos de coordinar la logística para la implementación de la jornada. Gestiona el local, canaliza los recursos y convoca al personal a la Jornada de acuerdo a la programación establecida.

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Psicólogo (a) Jefe(a) de sección de Asistencia Psicológica Jefe(a) Departamento de Salud Ocupacional

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Desarrolla la Jornada, si es de inducción aborda temas: Desmitificación del Psicólogo, ventajas de la asistencia terapéutica, Principios Éticos Básicos con base científica, Beneficios de Enfrentar los Problemas, Aspectos Generales de la Psicología, comentarios o dudas de los usuarios Si es de Antisuicidio, aborda temas relacionados a indicadores de las personas con indicios suicidas, importancia de búsquedas inmediata, identificar compañeros con problemas suicidas. Elabora informe de la jornada realizada y lo entregan al Jefe(a) de Asistencia Psicológica, del Departamento de Salud Ocupacional. Recibe informe del psicólogo (a) que desarrolló la jornada y lo remite a Jefe(a) de Departamento de Salud Ocupacional Analiza el documento, informa a la Jefatura de la División de Bienestar Policial y coordina con Jefatura de dependencia policial futuras jornadas

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONSULTA PSICOLOGICA


OBJETIVO: Proporcionar atención Psicológica al personal de la PNC, orientada a la prevención y fortalecimiento de la Salud Mental.

BASE LEGAL: Art. 54 de Código de Salud , Capitulo II, Sección Seis ; Art. 42 de Reglamento de la ley Orgánica de la Policía Nacional Civil de El Salvador, Titulo III, Capitulo V; Arts. 314 y 315 del Código de Trabajo, Titulo II, Capitulo I; Art. 86 de Las Normas de Control Interno Especificas para la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Informe Psicológico, Pruebas psicológicas.


Jefe(a) dependencia policial o interesado(a) Jefe(a) de Departamento de Salud Ocupacional. Jefe(a) Sección de Asistencia Psicológica. Psicólogo (a)

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Solicita a la Jefatura de Departamento de Salud Ocupacional el servicio de un psicólogo. Margina a Jefe(a) de Sección de Asistencia Psicológica. Delega al Psicólogo(a) el caso para evaluar al paciente y proporcionarle la atención correspondiente. Realiza visita a la dependencia policial donde esta destacado el usuario de acuerdo a la programación establecida previamente. Establece Rapport con el paciente con el objetivo de crear el clima de confianza y generar los compromisos mutuos. Explora en la entrevista, frecuencia duración intensidad del síntoma factores detonantes de la sintomatología, situación actual y antecedentes, situación familiar, laboral personal. Formula hipótesis de acuerdo al diagnostico del paciente. Aplica prueba psicológica dependiendo del diagnóstico. Proporciona seguimiento acorde al caso y recomienda, de ser necesario, intervención terapéutica semanal, quincenal o mensual dependiendo de la evolución del paciente.

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Psicólogo (a) 10

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Elabora informe psicológico que contiene datos personales, del ámbito laboral y familiar, antecedentes, diagnostico, tratamiento, pronósticos, pruebas psicológicas, resultados de pruebas psicológicas, seguimientos de casos y otros aspectos relacionados. En caso de que sea necesaria la remisión al Psiquiatra, el procedimiento continua como lo describen los pasos del 13 al 19. Archiva el informe psicológico para registro del paciente. Envía recomendaciones debidamente selladas al jefe de la dependencia policial correspondiente. Entrevista con el usuario, explorando los aspectos Psicológicos significativos de conductas inadaptadas. Relaciona los resultados del Test. y la Entrevista obteniendo así un margen más amplio de la situación Mental del usuario, y determina la necesidad de trasladarlo a un Hospital. Obtiene autorización para que el paciente sea trasladado a un Hospital en una ambulancia del Departamento de Servicios Médicos; y acompaña al paciente. Verifica que el paciente sea atendido por un médico general, quien, previa evaluación, hace la remisión al Psiquiatra. Recibe información del Psiquiatra en cuanto a la situación del paciente y si el tratamiento se hará de forma ambulatoria o necesita ingreso. Avisa a familiares del paciente por vía telefónica para informarle la situación de su Familiar. Monitorea el caso vía telefónica al Hospital o asistiendo al lugar

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACION PSICOLOGICA A PERSONAL DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL QUE SOLICITA AUTORIZACION DE PORTACION DE ARMAS DE FUEGO.


OBJETIVO: Evaluar el estado emocional del personal de la institución interesados en portar armas de fuego durante su tiempo no laboral.

BASE LEGAL: Art. 54 de Código de Salud , Capitulo II, Sección Seis ; Art. 42 de Reglamento de la Ley Orgánica de la Policía Nacional Civil de El Salvador, Titulo III, Capitulo V; Art. 314 y 315 del Código de trabajo , Titulo II , Capitulo I ; Art. 86 de Las Normas de Control Interno Especificas para la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Constancia de portación de Arma, Prueba Psicológica MMPI


Usuario(a) Psicólogo (a) Usuario(a) Psicólogo (a)

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Solicita al psicólogo(a) evaluar su estado emocional para portación de armas de fuego. Atiende a los solicitantes los días lunes a jueves e informa sobre el proceso a seguirse. Aplica prueba psicológica inventario Multifacético de la Personalidad de Minessota (MMPI). Evalúa los resultados obtenidos y cita al Usuario después de 5 días hábiles de haber realizado la prueba. Asiste a entrevista para que el psicólogo pueda indagar aspectos correlacionados con los resultados de la prueba y programa nueva cita al Usuario(a). Correlaciona los indicadores de sicopatología que reflejan la entrevista y la Prueba Psicológica. Elabora informe de resultados de la Evaluación Psicológica Elabora la constancia, si se establece que la persona esta libre de sicopatología significativa que afecte su salud mental. Reproduce una copia y se archiva con el fin de tener el registro del usuario(a). Entrega la Constancia original firmada y sellada al usuario(a).

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACION PSICOLOGICA PARA SUSPENSION DE PORTACION DE ARMA DE FUEGO.

DEPENDENCIA: DEPTO. DE SALUD OCUPACIONAL, DIVISIÓN DE BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Explorar la condición mental del usuario, a efectos de corroborar y demostrar si posee o no, las condiciones requeridas para portar armas de fuego.

BASE LEGAL: Art. 54 de Código de Salud, Capitulo II, Sección Seis; Art. 42 de Reglamento de la Ley Orgánica de la Policía Nacional Civil de El Salvador, Titulo III, Capitulo V; Art.314 y 315 del Código de Trabajo, Titulo II , capitulo I .

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Informe Psicológico, Pruebas psicológicas.


Jefe(a) de dependencia policial o interesado(a) Interesado(a) Psicólogo (a) Psicólogo (a)

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Solicita a la Jefatura de Departamento de Salud Ocupacional el servicio de un psicólogo para evaluar la condición mental del usuario para portación de armas de fuego. Asiste a entrevista para que el psicólogo pueda indagar aspectos correlacionados con la existencia de ideas suicida, lesiones, síntomas epilépticos producidos por Lesión Orgánica, Brotes Sicóticos, Esquizofrenia. Aplica prueba psicológica inventario Multifacético de la Personalidad de Minessota (MMPI) para evaluar sintomatología que no le permita adecuarse a la exigencia laboral. Evalúa los resultados Entrevista a Jefes, Compañeros de Trabajo y familiares. Explorando aspectos como Agresividad, Ansiedad, Tristeza, Depresión, Cambio de hábitos del Sueño, Alimenticios. O según criterio Profesional. Monitorea una vez por semana o cada quince días dependiendo de como evoluciona Proporciona tratamiento dependiendo del caso y se acopla a la sintomatología presente. Refiere a Médico especialista el paciente para que de un Dictamen Médico que contiene observaciones y recomendaciones respecto al caso o refiera con el Psiquiatra al ISSS para que de su punto de vista de suspender el arma. Elabora informe y recomienda la suspensión del Arma de fuego, según los resultados de la evaluación psiquiatrita. Da seguimiento al Tratamiento con el Psiquiatra e efectos de verificar que el paciente asista a las consultas, retira medicamento y de cómo evoluciona.

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DESCRIPCIÇON DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION PSICOLOGICA A PERSONAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DISCAPACITADO POR PROBLEMAS MENTALES.


OBJETIVO: proporcionar Atención Psicológica al personal de la institución que presentan comportamientos de conducta anormales.

BASE LEGAL: Art. 54 de Código de Salud, Capitulo II, Sección Seis; Art. 42 de Reglamento de la Ley Orgánica de la Policía Nacional Civil de El Salvador, Titulo III, Capitulo V; Articulo 314 y 315, Titulo II, Capitulo I. del Código de Trabajo

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Informe Psicológico.


Jefe(a) de dependencia policial o interesado(a) Jefe(a) de Sección de Psicología Psicólogo (a) Doctor(a) Departamento Servicios Médicos Psicólogo (a)

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Solicita a la Jefatura de Departamento de Salud Ocupacional el servicio de un psicólogo para visita Domiciliaria u Hospitalaria. Lo que es marginado a la Sección correspondiente. Delega el caso a Psicólogo(a) asignado(a) a la zona donde pertenece la dependencia policial. Entrevista al usuario, explorando los aspectos Psicológicos significativos de conducta Aplica prueba psicológica dependiendo del caso: inventario Multifacético de la Personalidad de Minessota (MMPI), Wingging, Kent Establece correlación entre los resultados de la prueba y entrevista Elabora el Diagnostico en base a CIE 10 o DSM IV, proporciona tratamiento al paciente de acuerdo a la sintomatología y refiere a doctor(a) Envía con Referencia a Medicina del Trabajo o a ISSS si es caso de impedimento mental con el Psiquiatra o si es impedimento físico al Neurólogo para dictamen medico. Obtiene Dictamen Médico y lo remite al Jefe(a) de Departamento de Salud Ocupacional, para su conocimiento. Analiza el Dictamen Medico con el Informe Previo,

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Psicólogo (a) Jefe(a) de la Unidad Policial Psicólogo (a)

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Elabora Informe que contiene: Datos personales, antecedentes, Habilidades, nivel educativo, Exploración de Habilidades, Recomendaciones. Reevalúa la discapacidad a través de Entrevista, Observación, Aplicación de Baterías Psicológicas. Aspectos a explorar: Pesadillas, Somatización, Habla Incoherente, Actitudes, Relaciones Interpersonales Motricidad, Reflejos, Sensación, Percepción, atención, Lenguaje, Alucinaciones, Ilusiones, Síntomas Paranoicas, Fobias, Habilidades, Razonamiento. Solicita el resultado de la reevaluación. Envía al Jefe(a) de la Unidad Policial, el resultado de la reevaluación

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VISITA DOMICILIAR Y HOSPITALARIA AL PERSONAL CON PROBLEMAS DE ALCOHOLISMO.


OBJETIVO: Proporcionar apoyo moral al personal de la institución que por circunstancias relacionada con el alcohol, se encuentran inhabilitadas en su hogar o en el hospital.

BASE LEGAL: Art. 86, Seguridad y Salud Ocupacional, Normas de Control Interno Especificas para la PNC, Articulo 2 Inc. Articulo 44 Primero Sección Segunda Trabajo y Seguridad Social, Articulo 314, Obligación de los Patronos, del Código de Trabajo, Art. 315 de Obligaciones del Trabajador del Código de Trabajo. Articulo 57 de la Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social, Norma Técnica de Control Interno 2-10, sobre Seguridad y Salud Ocupacional de la Corte de Cuentas, Arts. 55, 56,57 y 59, Capitulo 1, Titulo III De la Seguridad en los Centros de Trabajo del Reglamento General sobre Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: documento de Alta del paciente.


Técnico(a) Educador Usuario(a ) Técnico(a) Educador

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Conoce el caso de las formas siguientes: a) El Alcohólico llama solicitando ayuda. b) Jefe(a) de la dependencia policial avisa del caso. Entrevista con el Jefe(a) de la dependencia Policial en caso del literal b. Coordina para trasladarse al domicilio de la persona que se encuentra en estado de ebriedad, caso del literal a. Traslada el paciente al anexo de Psiquiatría de ISSS. Pasa consulta con Medico General, en la cual el Médico determina si es necesario el ingreso del paciente. Monitorea la evolución del tratamiento a efectos de coordinar lo relacionado al otorgamiento del alta del paciente. Visita el anexo de Psiquiatría de ISSS en donde esta ingresado el paciente y se indaga de la situación de la persona. Traslada al paciente a su hogar en caso de ser incapacitado, caso contrario al puesto de trabajo. Elabora reporte de las personas atendidas y lo entrega al Jefe(a) de la Sección de Higiene y Seguridad Laboral.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INSPECCION Y SEGUIMIENTO REFERIDO A HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SALUD OCUPACIONAL, DIVISION BIENESTAR POLICIAL.

OBJETIVO: Identificar, Evaluar, Prevenir y Corregir los factores de riesgos en los Centros de Trabajo.

BASE LEGAL: Artículo 86, Seguridad y Salud Ocupacional, Normas de Control Interno de la Corte de Cuentas Especificas para la PNC. , Articulo 44 Primero Sección Segunda Trabajo y Seguridad Social, articulo 314, Obligación de los patronos, del Código de trabajo, articulo 315 de Obligaciones del trabajador del código de trabajo. Articulo 57 de la Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social, Norma técnica de Control Interno 2-10, sobre Seguridad y Salud Ocupacional de la Corte de Cuentas, , Articulo 55, 56,57 y 59 , Capitulo 1 , Titulo III De la Seguridad en los Centros de Trabajo del Reglamento General sobre Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo .

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formulario de Inspecciones de Higiene y Seguridad Laboral, Formulario de Solicitud de Transporte.


Técnico(a) de Higiene y Seguridad Laboral. Jefe de la Unidad Policial. Técnico(a) de Higiene y Seguridad Laboral. Técnico(a) de Higiene y Seguridad Laboral.

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Elige Unidad Policial en base a Plan Operativo Anual o que el Jefe de la Unidad lo solicite. Asiste a la Unidad Policial. Asigna a una persona que acompañará al Técnico de Higiene y Seguridad Laboral Recorre la Unidad Policial con el guía completando el Formulario de Inspección de Higiene y Seguridad Laboral que explora, Factores Biológicos, Factores Psicosociales, Factores Físicos, Factores Químicos, Factores Ergonómicos. Informa a través de Formulario de Inspección de Higiene y Seguridad Laboral al Jefe de la Unidad Policial acerca de las condiciones de Higiene y Seguridad Laboral y le plantea recomendaciones para erradicar riesgos, actos inseguros. Cuyo cumplimiento verifica en visitas posteriores. Visita la Unidad Policial y se entrevista con el la Jefatura de la y le explica el motivo de visitarle nuevamente Retoma Informe de Inspección de Higiene y Seguridad Laboral realizada a la unidad. Observa si han corregido las sugerencias que se efectuaron durante la inspección de Higiene y Seguridad Laboral.

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Técnico(a) de Higiene y Seguridad Laboral. Jefe(a) Sección de Higiene y Seguridad Laboral Jefe de la División de Bienestar Policial Jefe(a) de la Sección de Higiene y Seguridad Laboral. Técnico(a) de Higiene y Seguridad Laboral Jefe(a) Sección de Higiene y Seguridad Laboral Jefe(a) Departamento de Salud Ocupacional. Jefe(a) División de Bienestar Policial Jefe(a) Departamento de Salud Ocupacional Jefe(a) Sección de Higiene y Seguridad Laboral

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Entrega a la Jefatura de la Sección de Higienes y Seguridad Laboral recomendaciones previas al informe final del seguimiento a la primera inspección. Remite informe a Jefatura del Departamento de Salud Ocupacional, quien a la vez lo remite al Jefe de la División de Bienestar Policial Recibe informe y envía copia al Subdirector de Administración y Finanzas, y margina para seguimiento a Jefatura de la Sección de Higiene y Seguridad Laboral. Realiza coordinaciones a nivel interinstitucional con Ministerio de Trabajo, ISSS, Alcaldía Municipal de la zona, ANDA, Ministerio de Salud y otras instituciones. Delega a Técnico(a) de Higiene y Seguridad Laboral para el respectivo seguimiento. Retoma gestiones realizada por la Jefatura de la Sección y brinda seguimiento a las observaciones realizadas a la unidad e informa a Jefatura de la Sección de Higiene y Seguridad Laboral Revisa informe del seguimiento de gestiones e inspecciones. Remite informe a Jefatura del Departamento de Salud Ocupacional. Informa a Jefatura de la División de Bienestar Policial quien a la vez envía copia al Subdirector de Administración y Finanzas. Margina informe a la Jefatura del Departamento de Salud Ocupacional, para efectos del seguimiento correspondiente. Remite a Jefatura de la Sección de Higiene y Seguridad Laboral, para efectos que comunique a Jefatura de la Unidad Policial, lo referido al seguimiento de la inspección realizada. Archiva documentación relacionada con el seguimiento de la Inspección de Higiene y Seguridad Laboral

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONFORMACIÓN DE COMITÉ DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SALUD OCUPACIONAL, DIVISION DE BIENESTAR POLICIAL

OBJETIVO: Organizar, capacitar y comprometer a un grupo de personas que velarán por la Higiene y Seguridad Laboral de los Centros de Trabajo dirigidas a minimizar riesgos, condiciones, acciones inseguras para prevenir accidentes, enfermedades comunes y profesionales, también para saber como intervenir y organizar en caso de Desastres.

BASE LEGAL: Artículo 86, Seguridad y Salud Ocupacional, Normas de Control Interno especificas para la PNC, Articulo 2 Inc. Articulo 44 Primero Sección segunda Trabajo y Seguridad Social, articulo 314, Obligación de los patronos, del Código de trabajo, articulo 315 de Obligaciones del trabajador del Código de Trabajo. Articulo 57 de la ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social, Norma Técnica de Control Interno 2-10, sobre Seguridad y Salud Ocupacional de la Corte de Cuentas, Articulo 55, 56,57 y 59 , Capitulo 1 , Titulo III de la Seguridad en los Centros de Trabajo del Reglamento General sobre Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo .

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acta y su copia,


Jefe(a) de Sección de Higiene y Seguridad Laboral. Educadores en salud del ISSS o Inspectores del Ministerio de trabajo Técnico de Higiene y Seguridad Laboral. Técnico de Higiene y Seguridad Laboral. Jefe de Sección de Higiene y Seguridad Laboral

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Envía solicitud al Jefe(a) de Educadores de la Salud del ISSS para que se imparta una Capacitación orientada a la conformación de comité Coordina con el Jefe de la Unidad Policial para que elija el Personal que a su consideración integre el comité. Gestiona recurso logístico a utilizar para la formación de Comité de Higiene y Seguridad Laboral Desarrollan la jornada, en la cual hace del conocimiento de los asistente el objetivo, e importancia de la conformación de los comités. Proceden a la elección de las personas que conformaran el Comité de Higiene y Seguridad Laboral. Elabora Acta de conformación del Comité y la cual es firmada por el Técnico de Higiene y Seguridad Labora, Facilitador de la charla y Jefe de la Fundación de Bienestar Policial Informa a Jefatura de la Sección de Higiene y Seguridad Laboral de la conformación del Comité. Remite informe al Jefatura del Departamento de Salud Ocupacional, quien a la vez informa a la Jefatura de la División de Bienestar Policial. Archiva documentación.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACION SOCIOLABORAL.


OBJETIVO: Conocer y evaluar el estado de Salud, de las personas con el fin de indagarse de los Conocimientos, Habilidades y Destrezas para reubicarlo en un Puesto acorde a sus condiciones físicas y mentales.

BASE LEGAL: Capitulo IV; art. 41 y 43 Reglamento de la Ley de Equiparación de Oportunidades para las Personas con Discapacidad; Articulo 14, Reglamento de la Ley de Equiparación de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, Capitulo IV Articulo 38, Reglamento de la Ley de Equiparación de Oportunidades para las Personas con Discapacidad; Capitulo IV, Art. 39, 40, 41 y 43, Reglamento de la Ley de Equiparación de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, Art. 86 de Reglamento de Normas de Control Interno Especificas para la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Informe Médico, Informe de Trabajo Social, Ficha de Identificación del Caso, Crónica.


Trabajador (a) Social Usuario(a) . Secretaria(o) de Departamento de Salud Ocupacional Jefe(a) de Departamento de Salud Ocupacional. Jefe(a) de Sección de Trabajo Social. Trabajador (a) Social

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Remite a Médico de Unidad Medicina Física, la Gestora Ocupacional o con el Medico de Rehabilitación de Medicina del Trabajo a usuario(a). Asiste a evaluación del Médico de Medicina del Trabajo y de La Unidad Medica Física y Rehabilitación. El cual formula un Dictamen. Recibe Dictamen Médico, el cual puede consistir en a) Remitir al paciente al Departamento de Salud Ocupacional con el Dictamen Medico, cuando es referido de Medicina del Trabajo b) Enviar a Medicina Física al paciente con el Dictamen Medico del Departamento de Salud Ocupacional del ISSS. Remite Dictamen Médico del paciente, a la Jefatura del Departamento de Salud Ocupacional, previo el ingreso en el registro informático. Margina a Jefe (a) de Sección de Trabajo Social. Delega a Trabajador (a) Social. Visita la dependencia Policial donde se desempeña el paciente. Explica al Jefe(a) o Encargado(a) de la dependencia Policial el motivo de la visita.

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Trabajador (a) Social

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Consulta a la Jefatura de la dependencia policial el estado de salud del paciente. Entrevista al paciente, y durante la misma revisa lo referido, secuelas, recomendaciones, petición de reubicación, etc. Informa a la Jefatura de la dependencia policial, anexando al mismo Dictamen Medico el cual contiene: Nombre, Numero de Afiliación, Lesión, Firma de Medico, Gestor Ocupacional, Directora de Unidad Física, Sello de recibido de Departamento de Salud Ocupacional. Reevalúa después de Seis Meses o un año según la evolución del paciente, de lo cual pueden surgir las situaciones siguientes: a) En caso de recuperación se envía recomendación al(la) Jefe(a) de la Unidad Policial a la cual pertenece, que sea reubicado en el puesto en donde estaba antes de la Lesión. b) En caso de no recuperarse se le comunicará a la Persona y Jefe(a) de la unidad Policial que deberá seguir en el mismo puesto de reubicación y se informa a Trabajo Social, anexado Dictamen Medico actualizado

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VISITA A PERSONAL INCAPACITADO Y DISCAPACITADO EN HOSPITAL, DOMICILIO Y PUESTO DE TRABAJO.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE SALUD OCUPACIONAL.

OBJETIVO: Proporcionar seguimiento al Personal Incapacitado o Discapacitado que se encuentra Hospitalizado, en su Hogar o Puesto de Trabajo.

BASE LEGAL: Capitulo IV; art. 41 y 43 Reglamento de la Ley de Equiparación de Oportunidades para las Personas con Discapacidad; Articulo 14, Reglamento de la Ley de Equiparación de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, Capitulo IV Art. 38, Reglamento de la Ley de Equiparación de Oportunidades para las Personas con Discapacidad; capitulo IV, Art. 39, 40, 41 y 43, Reglamento de la Ley de Equiparación de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, Art. 86 de Reglamento de Normas de Control Interno Especificas para la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Ficha de Visita Hospitalaria, Crónica.


Trabajador (a) Social Trabajador (a) Social

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Conoce del caso a través de diversas fuentes como: a) Trabajador (a) Social del ISSS que comunica a Sección de Trabajo Social, ya sea con Jefe (a) de Sección de Trabajo Social o con la Persona disponible de la Sección de Trabajo Social. b) Jefe(a) de la dependencia Policial, comunica del caso a Jefatura del Departamento de Salud Ocupacional de la División de Bienestar Policial. c) Aviso de compañeros (a) de trabajo o familiares. d) Información Proporcionada por Doctor(a) de Servicios Médicos, quien avisa a la Jefatura del Departamento de Salud Ocupacional. Asiste a la Unidad Hospitalaria en donde se encuentra el paciente y contacta con la Trabajadora Social del Hospital para coordinar la entrevista, fijando día y hora para abordar al paciente. Programan con la familia y la Unidad Policial otra visita, fijando fecha y hora. Completa durante la visita, la Ficha de Visita Hospitalaria que contiene: Nombre, Lugar y Fecha de Nacimiento, Edad, Rango, Ubicación, Nivel Educativo, Dirección; Estado Civil; Grupo Familiar; en caso de Emergencia, comunicarse con: Forma de Identificación, Motivo de Atención, Trabajador Social; Nº. De ISSS, Numero de IPSFA; Nº de INPEP; Nº de AFP, Habilidades y Destrezas.

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Trabajador (a) Social

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Consulta si ha llegado la Familia del paciente a visitarlo, caso contrario se contacta a los mismos para efectos de hacerles del conocimiento de la situación del paciente y le brindan los datos necesarios para su ubicación en el hospital. Realiza seguimiento del caso, para efectos de coordinar el traslado del paciente cuando le sea otorgada el alta manteniendo comunicación con los familiares del paciente, para coordinar cualquier situación que se relacione con el caso. Monitorea situación del Paciente, visitándolo cada 15 días o vía telefónica cada semana a la Trabajador (a) Social del Hospital. Coordina con la Unidad Policial en donde esta destacado el paciente para que le proporcionen transporte de regreso a casa. Contacta a la familia para establecer el día y hora que visitaran al paciente, para proporcionar la orientación requerida por el paciente y la familia. Programan con la familia o Jefe(a) de la Unidad Policial otra visita, fijando fecha y hora. Regresa a la Unidad Policial, elabora informe a la Jefatura de la misma, con copia para la Jefatura del Departamento de Salud Ocupacional y el cual contiene: Dictamen Medico, Nombre, Numero de Afiliación, Lesión, Firma de Medico, Gestor(a) Ocupacional, Director(a) de Unidad Física. Proporciona seguimiento al caso e informa a la Jefatura de la Unidad Policial en donde se encuentra destacado el paciente, y remite copia a la Jefatura de la Sección de Trabajo Social Entrega informe al Jefe de la Sección de Trabajo Social

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DIVISION DE INFRAESTRUCTURA

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DETALLE DE PROCEDIMIENTOS

1. SUPERVISIÓN DE EJECUCION DE LA OBRA.

2. ATENCIÓN DE SOLICITUD PARA REMODELAR O CONSTRUIR OBRA CIVIL, A

TRAVES DE TERCEROS.

3. RECEPCION Y REVISION DE ORDENES DE CAMBIO

4. VERIFICACION DE ESTIMACIONES DEL AVANCE DE OBRA

5. RECEPCION PROVISIONAL DE LA OBRA

6. RECEPCIÓN FINAL DE LA OBRA

7. LIQUIDACION DEL PROYECTO

8. APLICACIÓN DE GARANTIAS DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA

9. APLICACIÓN DE GARANTIA DE BUENA OBRA

10. ATENCION DE SOLICITUD PARA MANTENIMIENTO DE EQUIPO REFRIGERANTE

11. REPARACION EQUIPO DE OFICINA SIN CONTRATO DE MANTENIMIENTO

12. GESTIÓN DE CONTRATOS PARA EL MANTENIMENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DEL EQUIPO DE OFICINA, FOTOCOPIADORA Y AIRE

ACONDICIONADO.

13. SUPERVISION DE LAS ACTIVIDADES EN EJECUCION DE INFRAESTRUCTURA

14. ATENCIÓN A SOLICITUDES DURANTE TURNOS DE EMERGENCIA.

15. ATENCIÓN A SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y JARDINERÍA.

16. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

17. FUMIGACION EN UNIDADES POLICIALES.

18. LEGALIZACION DE DONACION DE INMUEBLES.

19. LEGALIZACIÓN DE COMODATOS

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NORMAS

DEL DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

1. La supervisión de proyectos de construcción y remodelación, será iniciada después que la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (UCACI) notifique a la empresa contratada, monto contratado, fecha de la orden de inicio y otra información general del proyecto.

2. Todo trámite relacionado con recibos por pago de servicios básicos, entre empresas suministrantes y la Policía Nacional Civil, serán coordinados con el Departamento de Presupuesto.

3. El Departamento de Ingeniería, será el responsable de coordinar, revisar y remitir, a la Unidad de Planificación Institucional (UPI), la carpeta técnica de los proyectos elaborados,.

4. Las solicitudes para la aprobación de planos y permisos de construcción de los proyectos, será tramitada por la División de Infraestructura, a través del Departamento de Ingeniería.

5. Los técnicos del Departamento de Ingeniería, serán responsables de la supervisión de los proyectos de infraestructura, darles seguimiento y verificar el cumplimiento al contrato, a través de los procedimientos establecidos para ello.

6. El Supervisor deberá verificar los daños ocasionados por el contratista y elaborar informe, detallando el monto para que el Jefe del Departamento de Ingeniería presente recomendaciones a la jefatura de la División de Infraestructura, quien solicitará al contratista, efectúe la reparación de los daños en el período señalado. De no cumplir en el plazo determinado, notificará a la UACI para hacer efectiva la garantía por daños a terceros e informará a la Subdirección de Administración y Finanzas.

204


DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

7. El requerimiento de materiales de construcción, tramitados por el personal técnico supervisor, deberán cumplir las especificaciones mínimas necesarias tales como: unidad de medida, nombre del centro de costo, especificaciones en lenguaje técnico, costos actualizados (en el caso de presupuesto), cuidando de no utilizar abreviaturas ni marcas específicas.

8. El personal asignado al Departamento, deberá cuidar y hacer buen uso de los materiales, herramientas y equipos asignados para la realización de las labores de jardinería, fumigación, reproducción de documentos.

9. El técnico supervisor tendrá la responsabilidad de implementar, en coordinación con el encargado de activo fijo de la División, registros para mantener el control general de las herramientas y equipo asignado al personal obrero de las cuadrillas a su cargo; debiendo informar oportunamente la pérdida, extravío o reasignación de las mismas.

10. El técnico supervisor deberá revisar y aprobar los presupuestos elaborados por el personal obrero de las cuadrillas, bajo su responsabilidad.

11. El técnico supervisor deberá presentar oportunamente los informes y formatos llenados correctamente, para que el Jefe de Departamento pueda elaborar los reportes dirigidos a la superioridad.

12. El técnico supervisor deberá elaborar un programa de trabajo diario, darle seguimiento y actualizarlo periódicamente, a fin de organizar las actividades a desarrollar en las zonas bajo su responsabilidad de la Región Metropolitana.

13. El técnico supervisor deberá dar seguimiento a los trámites administrativos, referente a la adquisición de materiales, equipos y/o servicios dentro de la zona de responsabilidad, incluyendo los que se tramitan con instancias internas o externas a la Institución.

14. Es obligación del personal obrero y ordenanzas, informar oportunamente a su Jefe Inmediato, el surgimiento de cualquier inconveniente que afecte la ejecución de los trabajos que se le han encomendado.

15. Cuando la ejecución de una actividad conlleve un período de desarrollo mayor a un día, el personal obrero y ordenanzas deberán entregar al comandante de guardia del lugar, en el formato establecido para ello, un listado especificando la cantidad, tipo de materiales y herramientas que quedan en depósito.

16. El técnico supervisará la ejecución de los trabajos a cargo del personal obrero y ordenanzas bajo su cargo.

205


17. Cuando el personal obrero y ordenanzas efectúe trabajos fuera de la zona a la cual se encuentran asignados, el técnico supervisor gestionará con la jefatura de la unidad policial se les proporcione las facilidades necesarias mientras se desarrolla la actividad.

18. El técnico supervisor de zona, deberá realizar reuniones periódicas para ejecutar los trabajos, con el encargado de Administración de las diferentes unidades policiales y con los Delegados Regionales de gestión.

19. Cuando el personal obrero y ordenanzas realicen el trabajo fuera de la sede de la División, deberán llenar correctamente el formato de la asistencia diaria, gestionar los respectivos sellos de la unidad policial en la que están destacados, independientemente si han marcado la tarjeta de control de asistencia en la División de Infraestructura.

20. El personal técnico, obrero y ordenanzas estará sujeto a realizar turnos rotativos para cubrir necesidades en horas no laborales, según programación autorizada por el Jefe del Departamento; y después de la jornada de trabajo elaborar el informe respectivo para el Jefe de la División.

21. Para que el técnico supervisor reporte las actividades, el día viernes de cada semana, el personal obrero y de ordenanzas deberá presentar la hoja de finalización de trabajos debidamente firmada y sellada por la persona encargada en la unidad solicitante, a más tardar un día después de ejecutada la obra.

22. Los empleados están obligados a mantener informado, al encarado de recursos humanos de la División de Infraestructura, de los datos personales que reflejen el historial laboral en la institución como el de identificación; a fin de actualizar el banco de datos.

23. Cada Jefe de Sección deberá dar seguimiento, a las actividades ejecutadas por el personal técnico supervisor.

24. Toda necesidad emergente en el área de mantenimiento que surja en horarios no laborales, será atendida por el técnico supervisor que se encuentre de turno, en coordinación con el Jefe de Servicio, personal obrero y ordenanzas que se encuentre en similar situación.

206



207



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN EJECUCIÓN DE OBRA

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA - DEPARTAMENTO DE INGENIERIA.

OBJETIVO: Verificar que los trabajos de infraestructura se ejecuten de conformidad a las especificaciones, planos, presupuestos y programas establecidos, a fin de garantizar calidad en la obra ejecutada.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil Art. 106 Inversión Pública.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: los contractuales: bases de licitación, contrato de servicio, planos y presupuesto, especificaciones técnicas; programa de trabajo, bitácora, informe mensual de actividades y avance de obra.


Jefe(a) de División de Infraestructura Jefe(a) Departamento de ingeniería Supervisor(a) Supervisor(a)

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe notificación de la orden de inicio, extendida al contratista por la UACI, la que traslada al jefe del Departamento de Ingeniería. Asigna a técnico la supervisión directa de la obra del proyecto o el monitoreo de la empresa supervisora externa, si ha sido contratada. Coordina con los contratistas y/o empresa supervisora externa, las visitas a las instalaciones para el reconocimiento de las mismas y definir las áreas que se usarán en oficinas y bodegas. Da seguimiento al proceso constructivo del proyecto, verificando el cumplimiento de las obras, de acuerdo a los documentos técnicos contractuales. Revisa las cantidades y calidad de los materiales a utilizar. Revisa programa de trabajo y compara con avance físico. Anota en bitácora las observaciones, problemas, recomendaciones y autorizaciones respectivas para el contratista y/o empresa supervisora externa, verificando que sea firmada por los representantes de las respectivas empresas. Cuando exista incumplimiento por parte del contratista, se continúa en los pasos No. 11 y siguientes. Elabora informe mensual sobre el avance de la obra y las estimaciones; los traslada al Jefe(a) del Departamento de Ingeniería.

208



Jefe(a) Departamento Ingeniería Supervisor(a) Jefe(a) Departamento de ingeniería

9

10

11

12

13

Avala el informe y las estimaciones con base a la información proporcionada por el monitor de proyectos. Elabora informe sobre el avance general del proyecto y lo remite al Jefe(a) de la División, para ser enviado a la Subdirección de Administración y Finanzas y Unidad Secundaria Financiera Institucional, a fin de tramitar los pagos correspondientes. Verifica incumplimiento en el plazo contratado para la ejecución de la obra, así como cualquier otra falta contractual. Elabora informe técnico del incumplimiento y del descuento correspondiente; lo traslada al monitor de proyectos para su revisión y posterior remisión al Departamento de Ingeniería. Revisa y elabora nota, respaldando la falta con el documento contractual, informando del caso a la UACI, a través y previo aval del Jefe de la División de Infraestructura

209



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SOLICITUD PARA REMODELAR O CONSTRUIR OBRA CIVIL, A TRAVÉS DE TERCEROS

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA - DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

OBJETIVO: Cumplir el requerimiento de la unidad solicitante, mediante el desarrollo de las especificaciones técnicas para la ejecución de las obras de infraestructura.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC, Artículo 17, 117; Art. 106 Inversión Pública, contrato de obra.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud para la reconstrucción o remodelación de inmueble, carpeta técnica, planos, presupuestos, contrato.


Jefe(a) División de Infraestructura Jefe(a) Departamento de Ingeniería Supervisor(a) Jefe(a) Departamento de ingeniería Subdirector de Administración y Finanzas

1 2 3 4 5 6

Recibe requerimiento de la unidad solicitante para reconstrucción o construcción de inmueble, margina al Jefe(a) de Departamento de Ingeniería Revisa solicitud y asigna el requerimiento, al supervisor (a) de la zona, para que realice la inspección del inmueble. Realiza la inspección, recopila la información requerida basada en las necesidades de la unidad. Elabora la carpeta técnica que contiene especificaciones técnicas, planos, programas, desembolsos y presupuesto; la traslada al Jefe(a) del Departamento de Ingeniería. Verifica que la carpeta técnica del Proyecto esté completa y que la distribución arquitectónica, esté avalada por el jefe de la unidad solicitante. Así mismo prepara el informe, documentos técnicos y nota para solicitar autorización del proyecto, a la SAF Autoriza la solicitud para ejecutar la obra y la remite a la Jefatura División de Infraestructura, a fin de que la UACI proceda a los trámites de contratación.

210



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y REVISION DE ORDENES DE CAMBIO

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA, DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

OBJETIVO: Verificar que las modificaciones de obra, solicitadas por el contratista procedan de

conformidad a las necesidades; a fin de mantener control de las variaciones en cantidad de obra,

monto, incremento o disminuciones.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC,

Artículo 107, 114; Art. 106 de Inversión Pública, contrato de obra.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de Orden de Cambio, Adendas al Contrato

RESPONSABLE. PASO No. ACTIVIDAD.

Supervisor(a)

Jefe(a) Departamento de

ingeniería

Jefe(a) Unidad de

Adquisiciones y

Contrataciones

Institucional(UACI)

Subdirector(a)

Administración y Finanzas

Jefe(a) UACI

1

2

3

4

5

6

Recibe del contratista, solicitud para que las

modificaciones de la obra, sean verificadas.

Revisa los datos, verifica y justifica las necesidades

para las modificaciones de obra y/o de la obra

adicional; elabora informe de los cambios y lo remite al

Jefe(a) del Departamento de Ingeniería.

Avala el informe y prepara solicitud a la UACI, para la

legalización de las modificaciones.

Solicita autorización, al Subdirector(a) de

Administración y Finanzas.

Autoriza los cambios y remite el documento a la a

Unidad Adquisiciones y Contrataciones Institucionales.

Recibe documento autorizado; tramita la legalización

correspondiente y lo envía a la División de

Infraestructura para que continúe con la supervisión de

los cambios establecidos.

211



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VERIFICACION DE ESTIMACIONES DEL AVANCE DE OBRA.

DEPENDENCIA: DIVISION DE INFRAESTRUCTURA, DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

OBJETIVO: Comprobar la cantidad de obra ejecutada para fines del control de avance físico y financiero.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC, Artículo 114; Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil Art. 106 Inversión Pública.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de Estimaciones, Factura de pago

RESPONSABLE. PASO No. ACTIVIDAD.

Supervisor(a) Jefe(a) División de Infraestructura Jefe(a) Departamento de Ingeniería Jefe(a) Departamento de Ingeniería Jefe(a) División de Infraestructura Jefe(a) Departamento de Ingeniería

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe del contratista solicitud de estimación del avance de la obra; efectúa el levantamiento físico para verificar que las cantidades estén de acuerdo al avance físico. Revisa memoria de cálculo, cantidades de obra, y constata, conjuntamente con el contratista, que sean a la medida para que sean avaladas. Cuando existen diferencias, le notifica para las rectificaciones. Devuelve al contratista, las estimaciones avaladas para que las presente a la División de Infraestructura. Traslada las estimaciones avaladas, al jefe(a) del Departamento de Ingeniería para continuar con el procedimiento. Recibe y remite una copia de la estimación, al monitor de proyectos para su revisión. Verifica la documentación de respaldo de la estimación, así como la revisión de los cálculos de avance de obra, a fin de avalarla junto a la factura. Cuando existen diferencias, la devuelve al contratista para las correcciones Traslada, al jefe(a) de la División de Infraestructura para la autorización de la estimación. Autoriza la estimación y factura; así mismo las devuelve al Departamento de Ingeniería para gestionar el pago respectivo. Entrega a la empresa constructora, la estimación y factura para que la presente a la Unidad Secundaria Financiera Institucional y gestionar de pago.

212



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN PROVISIONAL DE LA OBRA.

DEPENDENCIA: DIVISION DE INFRAESTRUCTURA, DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

OBJETIVO: Determinar el trabajo pendiente o correcciones que deben ejecutarse en la obra,

antes de la recepción final o definitiva.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC,

Artículo 115; Art. 106 de Inversión Pública.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acta de Recepción Provisional, Bitácora, Informe técnico de

incumplimiento


Contratista

Supervisor(a)


Ingeniería.

Supervisor(a)


Ingeniería

1

2

3

4

5

6

Solicita la recepción provisional de la obra por lo

menos 7 días antes del vencimiento del plazo

contractual.

Informa al Jefe(a) Departamento de Ingeniería, la

fecha para la recepción provisional de la obra.

Coordina con la UACI, la presencia de un técnico para

la recepción provisional de la obra.

Elabora, en presencia del contratista y técnico de la

UACI, acta para dejar constancia de la recepción

parcial de la obra, detalle de lo pendiente, de las

correcciones si las hubiere.

Anota en bitácora y en acta, la fecha para la recepción

final del proyecto, incumplimiento al contrato, si

existiere; prepara el informe respectivo y lo traslada

con documentación de respaldo, a la jefatura del

Departamento de Ingeniería.

Solicita al Jefe(a) de la División de Infraestructura,

visto bueno de las actas y notas de remisión para la

UACI y constructor, a fin de continuar con el

procedimiento para la recepción de la obra.

213



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN FINAL DE LA OBRA.

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA - DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

OBJETIVO: Verificar que las obras se hayan ejecutado de acuerdo a documentos contractuales y a los requerimientos institucionales establecidos.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil, Art. 106 de Inversión Pública, contrato de obra.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Documentos contractuales, Acta de Recepción Final, Bitácora.


Supervisor(a) Supervisor(a) Jefe(a) Departamento de Ingeniería

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe solicitud del Contratista para la Recepción Final del Proyecto Realiza inspección a la obra, junto al Contratista, verificando que esté completamente terminada. Coordina con la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales, la asistencia de un técnico de esa dependencia y la del jefe de la División de Infraestructura para la recepción. Recibe a satisfacción, si todo es de conformidad, firman el Acta de recepción final o definitiva, el representante de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales, el Jefe(a) de la División de Infraestructura, el Supervisor(a) y el Contratista. Cuando la obra no ha sido terminada y existe justificación, se procede como lo describen los pasos No. 5 al 8. Obtiene la autorización para conceder un tiempo prudencial no más de 3 días, para la recepción de la obra en calidad de finalizada y así proceder a la liquidación. Elabora los informes respectivos con los respaldos correspondientes (nota, bitácora, fotos). Remite informe al Jefe(a) del Departamento de Ingeniería. Informa al Jefe(a) de la División de Infraestructura y remite a través de ésta, el informe y documentos a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales para los trámites pertinentes.

214



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DEL PROYECTO.


OBJETIVO: Emitir el finiquito y cierre del proyecto, a través de la verificación técnica de los

documentos de liquidación.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía

Nacional Civil, Artículo Art. 115; 106 de Inversión Pública.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Bitácora, Adendas, Solicitud de pago liquidación, Factura,

Documentos técnicos de liquidación.


Supervisor(a)


Ingeniería

1

2

3

4

5

6

7

Verifica y avala los documentos de liquidación según el

contrato y bases; los cuales serán ordenados de

conformidad al desarrollo del proyecto, tanto física

como a la cuantificación de obra ejecutada.

Solicita, si existen correcciones, a la empresa que las

efectúe y posteriormente son avaladas por el

supervisor cuando han sido subsanadas.

Entrega al contratista, la información avalada para que

sea presentada al jefe(a) de la División de

Infraestructura.

Recibe de la jefatura de la División de Infraestructura,

la información relacionada a la liquidación del

proyecto, incluyendo factura, las revisa y avala; gira

instrucciones al monitor de supervisión para que

efectúe lo correspondiente.

Coordina con el supervisor y contratista, efectuar las

correcciones a la información presentada.

Solicita el visto bueno de la jefatura de la División, en

la información para la liquidación del proyecto

corregida y revisada.

Recibe la información con el visto bueno de la jefatura

de la División de Infraestructura para que el contratista

gestione en la USEFI, el pago correspondiente.

215



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN DE GARANTÍA DURANTE LA EJECUCIÓN

DE LA OBRA.


OBJETIVO: Proteger los intereses institucionales, en el caso de existir irregularidades durante la

ejecución de un proyecto.


Nacional Civil, Artículo 113; Art. 106 de Inversión Pública, contrato de obra.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Documentos contractuales e Informes.


Supervisor(a)


Ingeniería

Jefe(a) División de

Infraestructura

Supervisor(a)


Ingeniería


Infraestructura

1

2

3

4

5

6

7

Comprueba mediante inspección, el incumplimiento a

los documentos contractuales.

Anota en la bitácora, el incumplimiento para su pronta

consideración y resolución; e informa a la jefatura del

Departamento de Ingeniería.

Informa a la Jefe(a) de la División de Infraestructura, las irregularidades detectadas que pueden ser: abandono de la obra, cambios no autorizados, omisión de obra, mala calidad de la obra, de materiales y otros. Informa a la Subdirección de Administración y Finazas,

recomendando la aplicación de garantía y solicita a

Unidad de Adquisición y Contrataciones

Institucionales, la aplicación de garantía de fiel

cumplimiento y notifica al contratista.

Elabora informe de obra ejecutada para que sea liquidada y recomienda, debidamente documentado, la anulación del contrato basado en el documento legal, traslada a Jefe(a) del Departamento de ingeniería. Revisa y verifica liquidación, dando visto bueno y traslada a Jefe(a) de División de Infraestructura. Informa a la Subdirección de Administración y Finanzas y solicita a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales, trámite para la finalización del proyecto.

216



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN DE GARANTÍA DE BUENA OBRA.


OBJETIVO: Garantizar la calidad constructiva de la obra ejecutada, mediante la garantía de buena obra presentada por el contratista, a fin de evitar daños posteriores en la infraestructura.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil, Artículo 113 y 106 de Inversión Pública.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Informe Técnico, Solicitud de Reparación, Bitácora.


Jefe(a) Unidad solicitante Jefe(a) División de Infraestructura Jefe(a) Departamento de Ingeniería Supervisor(a) Jefe(a) Departamento de Ingeniería Jefe(a) División de Infraestructura Supervisor(a) Jefe(a) Departamento de Ingeniería Jefe(a) de División Infraestructura

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Detecta la falla de tipo constructivo, en el inmueble e informa a Jefe(a) de la División de Infraestructura. Gira instrucciones al Jefe(a) del Departamento de Ingeniería para atender el requerimiento presentado por el usuario del inmueble. Asigna al Supervisor, el requerimiento recibido, para que efectúe la inspección. Inspecciona el inmueble, verifica las fallas reportadas, elabora informe técnico y lo traslada al Jefe(a) del Departamento de Ingeniería. Presenta el informe técnico y recomendaciones al Jefe(a) de División Infraestructura, a fin de solicitarle al contratista, las reparaciones al inmueble con base a la garantía de buena obra. Analiza el informe y solicita al contratista las reparaciones, indicando el plazo asignado para ello, el cual está basado en la magnitud de las fallas detectadas. Recibe los trabajos de reparación de la obra realizada por el contratista y remite informe al Jefe(a) del Departamento de Ingeniería Informa al Jefe(a) de la División de Infraestructura, las reparaciones realizadas; así como las no reparadas, sí existen. Recibe informe técnico y lo remite a la Subdirección de Administración y Finanzas y solicita a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales aplique la garantía.

217



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION DE SOLICITUD PARA MANTENIMIENTO DE

EQUIPO REFRIGERANTE.

DEPENDENCIA: DIVISION DE INFRAESTRUCTURA, DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Y SERVICIOS GENERALES.

OBJETIVO: Garantizar el buen funcionamiento del equipo refrigerante, mediante el

mantenimiento preventivo y correctivo correspondiente.


Nacional Civil, Artículo 43.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Cotizaciones solicitadas a diferentes empresas,

Memorando de solicitudes de trabajo, Elaboración de Cuadro de Análisis de Compra, Justificación

de no existencia en bodega, Memorando respuesta de trabajo.


Jefe (a) División de

Infraestructura

Jefe (a) Sección Mobiliario y

Equipo

Colaborador (a)

Administrativo

Jefe (a) Sección Mobiliario y

Equipo

1

2

3

4

5

6

7

Gira instrucciones, al jefe del Departamento de

Mantenimiento y Servicios Generales, para atender el

requerimiento presentado por la unidad policial sobre

la reparación del equipo.

Recibe, mediante el conducto regular, el

requerimiento, el cual revisa y presenta las

observaciones, si la Unidad solicita justificación de no

existencia de materiales en bodega.

Remite, mediante el conducto regular, la justificación, a

la jefatura de la División de Infraestructura, la cual será

entregada a la unidad policial.

Autoriza la reparación del equipo y margina, al

Colaborador Administrativo, lista de materiales para las

cotizaciones respectivas.

Cotiza en los diferentes talleres, según la especialidad

del equipo y solicita ofertas para la reparación del

equipo.

Recibe las cotizaciones y las remite al Jefe (a) de la

Sección de Mobiliario y Equipo.

Revisa cotizaciones y las remite al Jefe (a) del

Departamento de Mantenimiento y Servicios

Generales

218



Jefe (a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales. Secretaria(o) Jefe (a) Sección Mobiliario y Equipo Jefe (a) del Departamento Manten. y Servicios G Jefe (a) de División de Infraestructura Jefe (a) de Sección Secretaria(o)

8 9

10

11

12

13

14

15

16

Gira instrucción a Secretaria(o) de la sección, para que elabore el cuadro Análisis de Compra y la solicitud de adquisición de los mismos, en la UACI. Elabora la solicitud para que UACI gestione la adquisición de los materiales e incorpora datos en el cuadro de Comité de Análisis de Compra (CAC); lo traslada a la jefatura de la Sección de Mobiliario y Equipo. Recibe y revisa cuadro CAC y memorando para UACI, los remite con su visto bueno al Jefe (a) del Departamento y Servicios y Generales. Recibe y revisa memorando y cuadro CAC y lo traslada con su visto bueno al Jefe (a) de División. Recibe, mediante el conducto regular, la solicitud y cuadro CAC para que UACI gestione la adquisición de los materiales o contratación del servicio solicitado, según el caso. Traslada respuesta de la UACI, al Jefe (a) del Depto. Mantenimiento y Servicios Generales, la cual puede ser de. “aprobación” “reprogramación” o “sin disponibilidad financiera”. Recibe del Depto. respuesta de UACI y gira instrucciones a secretaria elaborar requisición de materiales y equipo en el sistema informático de Suministros; y comunique a la unidad policial resolución del Comité de Análisis de Compras. Elabora requisición de materiales y equipo en el sistema de Suministros (si el Comité de Análisis de Compra ha aprobado la solicitud) para firma del Jefe de la Sección de Mobiliario y Equipo; así mismo elabora solicitud para que UACI gestione la adquisición de materiales. Remite al solicitante, los documentos de notificación al solicitante

219



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN EQUIPO DE OFICINA SIN CONTRATO DE

MANTENIMIENTO.



OBJETIVO: Proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo, al equipo de oficina; a través

de la contratación del servicio de reparación.



DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de las diferentes unidades, cotización solicitada a

diferentes empresas, Elaboración de Cuadro de Comité de Análisis de Compras CAC.



Infraestructura

Jefe (a) del Departamento de

Mantenimiento y Servicios

Generales.

Jefe (a) de Sección de

Mantenimiento de Mobiliario

y Equipo

Colaborador(a)

Administrativo

Jefe(a) de Sección Mobiliario

y Equipo.

1

2

3

4

5

6

Recibe solicitud de la unidad policial para revisión y

reparación de equipos de equipo de oficina y la

margina al Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento

y Servicios Generales.

Recibe, revisa la solicitud y coordina la reparación con

el Jefe (a) de la Sección de Mantenimiento de

Mobiliario y Equipo

Revisa solicitud y obtiene justificación firmada por la

jefatura de la División de Infraestructura, para que la

unidad policial efectúe el gasto, a través del Fondo

Circulante.

En caso de que la dependencia solicitante no requiere

de justificación, se procede como lo describen los

pasos No. 4 al 12

Margina al Colaborador Administrativo para que

efectúe cotización de la reparación del equipo de

oficina, en las diferentes empresas.

Cotiza el servicio para la reparación del equipo de

oficina, en las diferentes empresas y la traslada al Jefe

(a) de Sección Mobiliario y Equipo.

Recibe y revisa las cotizaciones y las remite al Jefe (a)

del Departamento de Mantenimiento y Servicios

Generales.

220



Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales. Secretaria(o). Jefe(a) Sección Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales. Jefe (a) de División de Infraestructura Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales Jefe(a) Sección Secretaria(o)

7 8 9

10

11

12

13

14

Recibe, revisa el informe y traslada a la Secretaría para la elaboración del Cuadro de Análisis de Compras y solicitud a UACI de contratación de servicio. Elabora memorando para UACI e incorpora los datos necesarios en Cuadro CAC y lo traslada al Jefe(a) de la Sección respectiva para su revisión. Revisa el Cuadro CAC y la solicitud para contratar el servicio de reparación, da visto bueno a los mismos y traslada la documentación, al Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales para continuar con la gestión. Recibe y revisa memorando para UACI y cuadro de CAC y lo traslada con su visto bueno a la Jefatura de División. Recibe, revisa y presenta memorando y cuadro CAC, ante UACI, a fin de analizar disponibilidad monetaria y obtener estado de. “aprobación” “reprogramación” o “sin disponibilidad financiera” y luego traslada dicho estatus al Jefe del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales. Recibe, revisa y traslada a los Jefes (as) de Sección respectiva. Recibe, revisa y gira instrucciones a la secretaria para que dependiendo de la resolución del Comité de Análisis de Compras, elabore requisición de materiales y equipo en el sistema informático y a la vez comunica al solicitante original del servicio la resolución del CAC. Digita requisición de materiales y equipo en el sistema (si el CAC aprueba la solicitud), la cual es revisada y firmada por Jefe Sección Mobiliario y equipo; elabora solicitud para gestionarla en el Depto Suministros, tramita firmas respectivas; elabora y remite documentos de notificación para el solicitante

221



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE CONTRATOS PARA EL MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL EQUIPO DE OFICINA, FOTOCOPIADORA Y AIRE

ACONDICIONADO

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA, DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO


OBJETIVO: Asegurar que al equipo de oficina, fotocopiadora y aire acondicionado reciba el

mantenimiento preventivo y correctivo, mediante la contratación de los servicios para realizar

dicha tarea.



DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Listado de equipos de oficina y de aire acondicionado a

nivel nacional, Especificaciones técnicas, Elaboración de Cuadro de Análisis de Compra.


Jefe (a) del Departamento de


Generales.



y Equipo

Secretaria(o)



y Equipo

1

2

3

4

5

6

Recibe solicitud dependencia policial, para que se

incorpore equipo de oficina, fotocopiadora y/o aire

acondicionado al servicio de mantenimiento.

Gira instrucciones al Jefe (a) de la Sección de

Mobiliario y Equipo para que efectúe las gestiones

correspondientes ante la UACI.

Revisa solicitud y traslada a la Secretaría, para la

elaboración del Cuadro de Análisis de Compra y

solicitud a UACI de la contratación del servicio de

mantenimiento de los equipos de oficina y aire

acondicionado o la inclusión en los contratos vigentes.

Elabora el Cuadro de Comité de Análisis de Compra y

memorando para UACI a fin de cumplir con las

instrucciones recibidas.

Remite documentación al Jefe (a) de la Sección de

Mantenimiento de Mobiliario y Equipo.

Revisa documentación y la remite al Jefe (a) del


Generales.

222



Jefe (a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales Jefe(a) División de Infraestructura Jefe(a) Sección de Mantenimiento de Mobiliario y Equipo Secretaria(o)

7 8 9

10

11

12

Recibe del Jefe(a) Sección, cuadro de Comité de Análisis de Compras y memorando, los revisa y traslada al Jefe (a) de División. Revisa y remite memorando y cuadro de Comité de Análisis de Compras a la UACI para que analicen la disponibilidad monetaria y determinen la. “aprobación” “reprogramación” o “sin disponibilidad financiera”; Traslada respuesta de UACI, al Jefe del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales con el propósito de darlo a conocer al Jefe(a) de Sección. Gira instrucciones a la secretaria de la Sección, para que prepare la requisición de materiales y equipo; así también comunique al solicitante, la resolución del Comité de Análisis de Compras. Elabora la requisición de materiales y equipo para que sea revisada y firmada por técnico supervisor; además, la solicitud para que la UACI realice la gestión correspondiente. Elabora y remite documentos de notificación, al solicitante

223



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DE LAS ACTIVIDADES EN EJECUCIÓN DE

INFRAESTRUCTURA.



OBJETIVO: Supervisar las actividades relevantes que realiza el personal obrero en las diferentes

Unidades Policiales y Administrativas, a fin de verificar la adecuada realización de los trabajos

solicitados.


Nacional Civil, Artículo 114

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Programa de trabajo. Requisición de material y equipo,

Informe de avance y/o finalización de la actividad.


Técnico(a) Supervisor

Jefe (a) de Sección


Personal Obrero


Jefe (a) Departamento de

mantenimiento y Servicios

Generales

1

2

3

4

5

6

7

Elabora programa de trabajo y lo traslada al jefe de la

sección, según sea el caso.

Revisa programación y efectúa observaciones si las

tuviere, proporciona visto bueno y devuelve al

supervisor.

Recibe y corrige programa, coordina el retiro de

materiales y asigna personal obrero para ejecutar los

trabajos programados en las fechas indicadas.

Entrega copia del programa de trabajo, al

Encargado(a) de la cuadrilla y al Jefe(a) de

Administración de la Unidad Policial.

Ejecuta el trabajo, informa al técnico supervisor del

avance e inconvenientes de la obra.

Verifica el avance del trabajo realizado en la unidad

policial; elabora el informe y lo remite a la jefatura del


Generales, a través del Jefe(a) de Sección respectiva

Informa al jefe de División de Infraestructura, sobre el

avance del trabajo realizado en la unidad policial.

224



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A SOLICITUDES DURANTE TURNOS DE

EMERGENCIA.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES.

OBJETIVO: Solventar las actividades que se generan de forma emergente en los horarios y

fechas no hábiles.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Rol de turnos de personal técnico y obrero, Formato de

trabajos realizados en los turnos, Constancia de trabajos realizados


Jefe (a) de División de

Infraestructura

Encargado(a) de Turno

Jefe(a) Unidad Solicitante


Obreros de Turno



mantenimiento y Servicios

Generales

1

2

3

4

5

6

7

Gira instrucciones al Jefe (a) del Departamento de

Mantenimiento y Servicios Generales para que se

elabore rol de encargados de turnos para cubrir

emergencias durante todo el año.

Recibe, revisa y cumple con el rol debidamente

autorizado.

Solicita los servicios de emergencia de la División de Infraestructura para solventar necesidades emergentes. Recibe a través de teléfono celular ó radio de

comunicación, solicitud para cubrir emergencia;

verifica la dimensión del problema y en base a ello

coordina con motorista de turno o con base 10, el

traslado de personal obrero, herramientas y

materiales para solventarlo (si la actividad lo amerita).

Ejecutan la actividad indicada. Revisa el trabajo y lo evalúa. (sí la actividad lo amerita) e informa al Jefe de Servicio de la División de Infraestructura sobre los detalles del trabajo realizado. Elabora y remite al Jefe del Departamento de Mantenimiento de Servicios Generales, informe de las actividades ejecutadas en el formato respectivo; y recibe del personal obrero constancia del trabajo ejecutado. Recibe, revisa y remite formato de trabajos realizados en el turno respectivo a jefe (a) de la División de Infraestructura.

225



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A SOLICITUDES DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y JARDINERÍA

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO: Atender de manera eficaz y eficiente, las solicitudes de intendencia y jardinería para procurar salubridad y pulcritud a las Instalaciones Policiales.

BASE LEGAL:

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de las dependencias policiales, formato de trabajo realizado


Jefe(a) División de Infraestructura Jefe(a) del Departamento. de Mantenimiento y Servicios Generales. Jefe(a) de la Sección de Intendencia Personal de Servicio y Jardinero(a). Secretaria(o) Sección de Intendencia Jefe(a) de la Sección de Intendencia

1 2 3 4 5 6 7

Recibe, revisa solicitud recibida el jefe de la unidad solicitante, y margina al Jefe(a) del Departamento. de Mantenimiento y Servicios Generales. Revisa y margina solicitud al Jefe de la Sección de Intendencia. Recibe la solicitud de trabajo y se comunica con la dependencia solicitante para evaluar la magnitud del trabajo y programa actividades a realizar. Gira instrucciones precisas al personal de servicio o al jardinero, quién realiza visita de campo para informar al Jefe de Sección Intendencia, sobre la magnitud del trabajo. Realiza la actividad, le firman constancia del trabajo y la traslada a la Sección Intendencia, para revisión y posteriormente entrega a la secretaria de la Sección. Recibe y la anexa al Reporte semanal de Actividades del Departamento. Supervisa antes, durante y después de realizada la actividad, e informa al Jefe de Departamento Mantenimiento y Servicios Generales, la finalización del trabajo

226



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES.

OBJETIVO: Reproducir documentos varios de Unidades que carecen de maquinas fotocopiadoras

o cuando las mismas presentan fallas.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: solicitud por escrito de la Unidad que requiere el servicio,

Hoja de autorización de copias, Documento a reproducir.


Jefe(a) de Unidad Solicitante


Infraestructura



Generales

Jefe (a) de Sección

Intendencia

Encargado(a) Centro de

Copias

Encargado(a) Centro de

Copias

Jefe(a) de Sección

Intendencia

Secretaria(o)

1

2

3

4

5

6

7

8

Envía solicitud por escrito a Jefe(a) de la División de

Infraestructura.

Recibe solicitud y margina a Jefe (a) del Departamento

de Mantenimiento y Servicios Generales.

Recibe y revisa la solicitud de trabajo y la margina a

Jefe(a) de la Sección de Intendencia.

Recibe y revisa solicitud, si la misma es mayor a 75 copias de cada hoja, se remite al Departamento de Impresos, con copia a Unidad Solicitante, caso contrario se remite al encargado del Centro de Copias. Recibe autorización de trabajo, contacta al solicitante

y procede a ejecutar el trabajo indicado.

Complementa formato de control de números de

fotocopias por día (tamaño carta y oficio),

consolidando dicho informe semanalmente, el cual

traslada a Jefe(a) de Sección.

Recibe, revisa y traslada reporte de fotocopiadoras a la Secretaria de la Sección. Recibe e incluye el reporte de fotocopias, en el Reporte Semanal de Actividades del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales.

227



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FUMIGACION EN UNIDADES POLICIALES.

DEPENDENCIA: DIVISION DE INFRAESTRUCTURA, DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES.

OBJETIVO: Eliminar plagas de insectos y roedores para resguardar la salud del empleado y proteger bienes institucionales.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil, Artículo.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: solicitud por escrito de la Unidad que requiere el servicio, documento de notificación de trámite a Unidad solicitante, Cuadro de Análisis de Compra.


Jefe(a) de Unidad Solicitante Jefe(a) División de Infraestructura Jefe (a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales Jefe (a) de Sección de Intendencia Secretaria (o) de Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales Jefe (a) Sección Intendencia Jefe (a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales

1 2 3 4 5 6 7 8

Envía solicitud del servicio de fumigación, al Jefe(a) de la División de Infraestructura. Recibe solicitud de servicio, la cual margina al Jefe de Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales. Revisa la solicitud de servicio y gira instrucciones al jefe (a) de la Sección de Intendencia, para atender lo peticionado. Coordina con personal bajo su mando para identificar las características de la plaga y determinar el control pesticida adecuado. Obtiene cotizaciones de los pesticidas a utilizar, elabora informe con especificaciones técnicas y lo remite al Jefe (a) de Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales. Elabora el cuadro de Comité de Análisis de Compras y lo traslada al Jefe (a) de Sección para que sea revisado. Revisa el Cuadro de Comité de Análisis de Compras, da visto bueno y lo traslada mediante el conducto regular a la jefatura de la División de Infraestructura. Recibe y revisa Cuadro de Análisis de Compras y lo traslada con su visto bueno al Jefe (a) de la División de Infraestructura.

228



Jefe (a) de División Infraestructura Jefe (a) Sección Intendencia Secretaria (o) Sección Intendencia Jefe(a) Sección Intendencia

9

10

11

12

13

14

Revisa el cuadro de Comité de Análisis de Compras y lo presenta a la UACI para que analicen la disponibilidad monetaria y emitan el estado de: “aprobación”, “reprogramación” o “Sin disponibilidad financiera”. Traslada dicho estatus, al Jefe(a) del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales, a fin de continuar con el procedimiento. Recibe mediante el conducto regular, la información y gira instrucciones a la secretaria de la Sección, para que elabore la requisición de materiales y equipo en el sistema informático. Elabora la requisición de materiales y equipo y solicitud para que la UACI gestione el trámite correspondiente. Remite documentos de notificación, al solicitante. Recibe notificación de la adquisición del material y/o equipo a utilizar. Gira instrucciones a personal bajo su mando para que se efectúe la fumigación solicitada

229



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LEGALIZACION DE DONACION DE INMUEBLES.

DEPENDENCIA: DIVISIÓN INFRAESTRUCTURA

OBJETIVO: Legalizar la donación de inmuebles, con la finalidad de poder realizar inversión e incrementar el Patrimonio Institucional

BASE LEGAL: Código Civil Artículos del 1113 al 1122

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Antecedentes Regístrales, Escritura, Acta y/o Acuerdo de Donación, Documentos de Identidad y Técnicos.


Asesor(a) Legal Director(a) General Asesor(a) Legal

1

2

3

4

5

6

7

Envía carta firmada por el Director General agradeciendo el ofrecimiento de la Donación, a la Sociedad, Alcaldía o persona particular, previa inspección técnica del inmueble por el Departamento de Ingeniería. Solicita documentos legales, de identidad y solvencia municipal del inmueble a donar para revisión. Elabora Escritura de Donación Obtiene firma de Escritura de Donación, por parte del Alcalde, Propietario u otra entidad. Remite el documento a la Dirección General, a través del conducto regular. Firma Escritura de Donación Recibe Testimonio de Escritura de Donación firmada por el Director(a) General y la presenta al Centro Nacional de Registro para inscripción a favor de la PNC según la ubicación jurisdiccional del inmueble. Retira la escritura de Donación del Centro Nacional de Registros inscrita, a favor de la Policía Nacional Civil. Remite :

a) original a la División Logística para su custodia,

b) copia al área legal

c) Departamento de Ingeniería y

d) Al donatario.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LEGALIZACION DE COMODATO.

DEPENDENCIA: DIVISIÓN INFRAESTRUCTURA

OBJETIVO: Legalizar préstamo de inmuebles, para que sean utilizados en las Unidades Policiales

BASE LEGAL: Código Civil Artículos 1932, 1934, 1935,1936, 1938 y 1939

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Antecedentes Regístrales, Escritura, Acta y/o Acuerdo de Comodato y Documentos de Identidad y Técnicos.


Asesor(a) Legal Subdirector(a) de Administración y Finanzas Asesor(a) Legal División de Infraestructura

1

2

3

4

5

6

Envía Carta solicitando en calidad de Comodato inmueble a la Sociedad, Alcaldía o Persona particular, previa inspección técnica del inmueble por el Departamento de Ingeniería. Solicita para revisión, documentos legales, dependiendo de la Institución. Elabora Escritura de Comodato Obtiene firma de la Escritura del Comodato, por parte del Alcalde, Propietario u otra entidad. Y traslada el documento por el conducto regular a la Subdirección de Administración y Finanzas. Revisa, firma y remite Escritura, al Asesor(a) Legal de la División de Infraestructura. Recibe el documento firmado por el Subdirector(a) de Administración y Finanzas y efectúa las siguientes remisiones:

a) Original a la División Logística para su custodia.

b) Copia al Área Legal.

c) Departamento de Ingeniería y

d) Al Comodante.

231


DIVISIÓN DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES

232


PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES

EVALUACIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPO INFORMÁTICO (HARDWARE)

CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS Y/O ACCESOS INFORMATICOS

ACTUALIZACION DEL SISTEMA OPERATIVO Y ANTIVIRUS.

RESPALDO Y/O RECUPERACION DE INFORMACION.

DISEÑO DE SISTEMAS INFORMATICOS

PRESTAMO DE EQUIPO INFORMATICO.

HISTORIAL DEL MANTENIMIENTO DE EQUIPO INFORMATICO.

DIAGNOSTICO DEL EQUIPO INFORMATICO DONADO

REPARACION DEL EQUIPO INFORMATICO CON PARTES DE EQUIPO DONADO.

DESCARGO DE EQUIPO DE TELEFONIA Y RADIOCOMUNICACION.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN.

REQUERIMIENTO DE PARTES Y ACCESORIOS DE TELEFONÍA Y RADIOCOMUNICACIÓN.

PROGRAMACIÓN DE PARÁMETROS DE OPERACIÓN EN EQUIPOS DE COMUNICACIÓN

MANTENIMIENTO DEL EQUIPO DE COMUNICACIÓN

MANTO. DE REDES Y EQS. DE TELECOMUNICACIONES (RADIO COMUNICACIÓN Y TELEFONÍA). CUSTODIA DE REPUESTOS Y ACCESORIOS USADOS

REQUERIMIENTO DE PARTES Y ACCESORIOS USADOS DE TELEFONÍA Y RADIOCOMUNICACIÓN.

INSTALACION, TRASLADO, CONFIGURACION Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS MICROONDAS.

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NORMAS DE INFORMÁTICA

GENERALES

1. La Policía Nacional Civil será propietaria de todo software, hardware e información que se cree, procese y/o reproduzca en los computadores o cualquier medio de almacenamiento de información de la institución.

2. Queda terminantemente prohibido el uso, manipulación indebida o no autorizada de los equipos informáticos de la Policía Nacional Civil.

3. Existirá un Comité Técnico Multidisciplinario el cual estará conformado por: Jefe(a) del Departamento de Informática (Central), Jefe(a) de USEFI y Jefe(a) UACI, quien definirá los estándares sobre las configuraciones de los equipos informáticos y las características o bondades de las aplicaciones informáticas, apegados a las normas establecidas en las Leyes de la República y Reglamentos correspondientes a tales casos

4. El Departamento de Informática y Secciones / Áreas de Informática descentralizadas, deberá cumplir lo establecido en el instructivo “Metodología, Estándares y Normas para el Desarrollo de Sistemas”, como herramienta de desarrollo de sistemas homogéneos a nivel institucional.

5. El empleado, funcionario, consultor, asesor u otro personal que sea trasladado o se retire de la Institución, deberá entregar en buenas condiciones, a la persona designada por la Jefatura Inmediata, todo el equipo informático asignado para el cumplimiento de sus funciones y material excedente si existiere

RELACIONADAS CON EL SOFTWARE Y HARDWARE

6. Será responsabilidad del Departamento de Informática Central y las Secciones/Áreas Informáticas Institucionales, el autorizar y/o instalar software en los equipos informáticos, cambiar la configuración de los mismos, remover, intercambiar o instalar cualquier componente u ofrecer servicios de mantenimiento

7. Se establece que el sistema operativo de las estaciones de trabajo es MS Windows, en cualquiera de sus versiones y de acuerdo a la licencia obtenida con el equipo. En casos especiales, Informática Central y/o las Secciones / Áreas Informáticas institucionales podrán cambiar la versión del mismo, con el único fin de mejorar el rendimiento del

234


equipo o para garantizar la integración de la computadora a la red local. De igual forma, para las aplicaciones ofimáticas, la plataforma por defecto es MS Office, a fin de garantizar la compatibilidad de los documentos institucionales. Es importante recalcar que cualquier otra herramienta deberá ser probada y autorizada por el Departamento de Informática, antes de ser instalada en cualquier equipo informático institucional.

8. Ante la necesidad de contar con los servicios tales como: correo, Internet, sistemas informáticos o red de datos, el Jefe(a) de la Dependencia interesada hará la respectiva solicitud, al Jefe(a) de Informática Central, cumpliendo con el respectivo procedimiento establecido

9. Será responsabilidad del usuario institucional que las contraseñas de acceso a la red, sistemas, correo electrónico y equipos informáticos de uso, sean confidenciales y no deban ser reveladas o compartidas a otras personas. El hacerlo supone responsabilidad al usuario autorizado por las acciones de terceros. Así mismo no se deberá utilizar este recurso para fines que no estén relacionados con las funciones asignadas al empleado

10. El Departamento de Informática y Secciones / Áreas Informáticas Institucionales, deberán proveer, instalar y actualizar los sistemas operativos debidamente licenciados, cuando sea requerido, en todos los equipos informáticos, ya sea estación de trabajo o servidor, propiedad de la Policía Nacional Civil. El usuario no debe modificar su configuración original del sistema operativo, sin la debida autorización de Informática Central y/o Secciones / Áreas Informáticas Institucionales

11. Será responsabilidad del Departamento de Informática y Secciones / Áreas Informáticas Institucionales, brindar atención a los requerimientos de servicios técnicos por parte de los usuarios, en el menor tiempo posible, de lo contrario deberá informar y justificar al usuario interesado, la razón por la cual no se atiende

RELACIONADAS CON EL MANTENIMIENTO

12. Al vencimiento de la garantía, el Departamento de Informática y/o Secciones / áreas Informáticas Institucionales serán responsables del mantenimiento preventivo y correctivo de los respectivos equipos

13. Será responsabilidad de los usuarios institucionales, solicitar los servicios técnicos al Departamento de Informática y/o Secciones / Áreas Informáticas Institucionales según el caso particular, ante la presencia o sospecha de fallas en el hardware, software, sistemas, redes y servicios de correo e Internet entre otros

14. El Departamento de Informática y Secciones / Áreas Informáticas Institucionales, serán responsables de programar y coordinar los mantenimientos preventivos a los computadores de las Dependencias de la Institución, para lo cual deberá mantener los registros adecuados de las actividades desarrolladas

235


RELACIONADAS CON LA DE SEGURIDAD

15. Toda información contenida y/o circule por la red informática de la Policía Nacional Civil y que no ha sido específicamente identificada como propiedad de terceros, será tratada como parte de la información perteneciente a la Corporación Policial, con el objeto de prohibir el acceso y utilización no autorizados, divulgación, modificación, sustitución, destrucción o perdida.

16. Será responsabilidad del usuario institucional, coordinar con el Departamento de Informática Central y/o Secciones / Áreas Informáticas Institucionales, la elaboración de planes para respaldo, resguardo y recuperación de la información contenida en los respectivos equipos informáticos, acorde a la particularidad de su caso.

17. El usuario será responsable de establecer los códigos o contraseñas de acceso a la red de datos, equipos informáticos, sistemas informáticos y correo electrónico, que están bajo su responsabilidad. Por otra parte deberá entregar en sobre cerrado los códigos o contraseñas de acceso al Jefe(a) inmediato superior o al designado para éstos fines

18. Las contraseñas o códigos de acceso a la red de datos, equipos informáticos, sistemas informáticos y correo electrónico, que están bajo responsabilidad del usuario, estarán formados por seis caracteres. La periodicidad en el cambio de las mismas la establecerá el usuario dependiendo de sus necesidades

19. Solamente personal debidamente identificado y autorizado por el Jefe(a) de la respectiva dependencia, podrá acceder a las instalaciones de cómputo, mediante el acompañamiento de personal designado para tal efecto y previo registro en el libro correspondiente

20. Los usuarios institucionales de equipos informáticos deben mantener las especificaciones técnicas como color e imagen entre otros, asignadas al respectivo equipo para garantizar la estandarización en el área de trabajo; así mismo se debe eliminar la práctica de intercambio de información no laboral a través de medios magnéticos con los compañeros, para evitar la transmisión de virus o la pérdida de información

21. Los usuarios serán responsables de coordinar adecuadamente con el Departamento de Informática Central y/o Secciones / áreas Informáticas Institucionales, según el caso, la actualización de los programas antivirus debidamente licenciados, cuando sea necesario, o en su defecto la instalación, en todos los equipos informáticos propiedad de la Policía Nacional Civil. La aplicación de antivirus no debe ser desactivada por el usuario, ni modificar su configuración original sin la debida autorización del Departamento de Informática y/o Secciones / Áreas Informáticas Institucionales

236


22. El derecho al servicio de Internet a nivel institucional, estará condicionado al NO USO en los términos siguientes: Utilizar Internet para actividad ilegal, subir (upload), descargar (download), o transmitir software o cualquier material protegido por derechos de autor perteneciente a terceros o a la Institución sin previa autorización de Informática Central y/o las Secciones / Áreas Informáticas Institucionales, visitar sitios de Internet cuyo contenido sea ilegal, obsceno u ofensivo. Además deberán abstenerse de enviar o recibir material obsceno o difamatorio; o cuyo objetivo sea incomodar o fastidiar a cualquier otra persona

23. Los servicios de correo e Internet deberán ser utilizados estrictamente para el desarrollo de actividades relacionadas al desempeño de las funciones de los empleados, funcionarios, consultores, asesores, que tengan acceso al mismo. Informática Central y las Secciones / Áreas Informáticas Institucionales, son responsables de monitorear constantemente el uso adecuado de dichos servicios por parte de los usuarios, al comprobarse una conducta inapropiada, el servicio será suspendido inmediatamente

24. Será de estricto cumplimiento para todos los usuarios de equipo informático de la Institución, aplicar las “Políticas de Seguridad para el uso del Recurso Informático”, autorizadas por el Director General en la Orden Circular Nº. C-065-10-2004, fechada cuatro de octubre de dos mil cuatro

25. El Área de Contraloría de Licencias de Software del Departamento de Informática y las Secciones / Áreas Informáticas Institucionales, serán las responsables de controlar el software a nivel nacional, para evitar su copia ilegal y cumplir con las Leyes de Propiedad Intelectual y Normativa Gubernamental emitida por la Corte de Cuentas de la República.

26. Las instalaciones de cómputo deberán mantener niveles de temperatura y humedad que no excedan las especificaciones establecidas por el fabricante para los diferentes equipos informáticos, y contar con equipos y/o herramientas complementarios mínimas para prevenir cualquier eventualidad. Así mismo los equipos informáticos deben contar con sistemas de filtración de aire para prevenir la entrada de polvo y otros contaminantes, siendo la División de Infraestructura la responsable de brindar asistencia y mantenimiento al sistema de aire acondicionado.

27. Queda terminantemente prohibido que los empleados de la institución utilicen los equipos informáticos para uso personal o comercial; así como consumir comidas, bebidas, golosinas o fumar cerca del área donde se encuentren los equipos

28. El Jefe(a) de Sección de Redes y Equipos y/o Coordinador Informático Regional deberá periódicamente, efectuar control del inventario de las herramientas de trabajo asignadas, a fin de garantizar el resguardo y buen estado de las mismas

29. El personal de las instalaciones de cómputo deberá coordinar con el Departamento de Informática y/o Secciones / Áreas Informáticas Institucionales, el respectivo apoyo en la

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elaboración de manuales para contingencias de los servicios que presta, previendo los posibles siniestros, otro tipo de desastres o emergencias que se pudiesen presentar al interior de las instalaciones. Así mismo debe poseer equipos extintores en cada una de las áreas críticas y/o vulnerables

PARA ADQUISICION

30. La adquisición de software y hardware deberá someterse a estudio y recomendación de un Comité Técnico Multidisciplinario, el cual será responsable de presentar la respectiva documentación de soporte debidamente analizada, al Director General de la Policía Nacional Civil o su designado, para aprobación y trámite de compra, si fuese el caso

31. El Jefe(a) de la Dependencia solicitante deberá gestionar la compra de partes, accesorios y suministros informáticos, conforme lo establecen las leyes, reglamentos e instructivo aprobados para tal efecto

32. Será responsabilidad de los Departamentos: de Informática y de Suministros, recibir los equipos informáticos de acuerdo a especificaciones contenidas en la orden de compra, instalado y operado en todas sus partes contratadas

NORMAS DE TELECOMUNICACIONES

GENERALES

33. Será responsabilidad del jefe(a) del centro de costo: (con relación a la radio-comunicación)

a. Nombrar un Encargado del equipo de telefonía, radiocomunicación y microondas, quien responderá por el control y cuido de los equipos asignados.

b. Prestar su colaboración a los técnicos del Departamento de Telecomunicaciones, cuando se presenten a las dependencias a realizar trabajos relacionados específicamente con la telefonía, radiocomunicación y microondas institucional.

c. Programar rol de vigilancia en los sitios de repetición dentro de su área geográfica por lo menos cada cinco días, dejando constancia escrita de la actividad realizada.

d. Instruir al personal bajo su mando para que cuiden y hagan buen uso de los equipos de comunicación asignados, utilizar lenguaje profesional o técnico, el cual

238


deberá ser conciso, breve y brindar cortesía cuando se encuentren otros en la frecuencia.

e. Informar al Departamento de Telecomunicaciones, inmediatamente después de reportársele el robo, hurto o extravío de equipo de radiocomunicación, para efectuar la desprogramación de canales y desactivarlo de los sistemas de radiocomunicación.

f. Remitir en primera instancia, a la Comisión de Responsabilidades con copia a los Departamentos de Telecomunicaciones y Activo Fijo, información relacionada a extravío de equipos de comunicación, cuando exista dificultad para la deducción de responsabilidad.

g. Informar oportunamente, al Jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones, los equipos de comunicación instalados en los vehículos policiales accidentados que se encuentran en las condiciones siguientes:

Que el vehículo esté completamente deteriorado, a causa del accidente.

Que el vehículo esté a la orden del juez(a) competente.

Que el vehículo esté parcialmente dañado, de tal manera que los fenómenos naturales puedan ocasionar daño al equipo de comunicación.

De acuerdo a lo antes determinado, el técnico de telecomunicaciones tendrá la obligación de retirar y entregar el equipo, al Encargado de Activo Fijo del centro de costo.

34. La jefatura de la División de Informática y Telecomunicaciones a través del jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones, tendrán la responsabilidad de reportar las anomalías encontradas durante el uso de los medios de comunicación y efectuar las recomendaciones necesarias para corregir las mismas.

35. Ninguna jefatura tendrá asignado de manera personal, radios de comunicación; ésta debe reflejarse en el Centro de Costos en donde está destacado el jefe(a).

36. Si el técnico de telecomunicaciones, al efectuar pruebas determina anormalidades en el uso de los equipos, deberá informar por escrito, al jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones con copia al jefe(a) del centro de costo, de la situación encontrada para que deduzcan responsabilidades.

37. El jefe(a) del centro de costo o la persona a quien designe, será responsable de implementar controles que permitan mantener registros de asignación sobre los equipos de comunicación a fin de determinar responsabilidad, en caso de daños ocasionados, perdida, uso indebido o ilegal, u otros y dirigir a la Unidad Jurídica información irrefutable, para que se elabore acta del compromiso de los descuentos; asimismo remitir copia del respectivo informe a este Departamento.

239


38. La persona del centro de costo designada para la custodia, deberá salvaguardar de forma adecuada, los equipos de comunicación que estén bajo su custodia.

39. Será responsabilidad del Subdirector de Administración y Finanzas o la persona a quien él designe, la asignación o el traslado del equipo de telefonía y radiocomunicación, a los centros de costos de la Institución.

40. Los peritos del Departamento de Telecomunicaciones autorizados por la Dirección General, serán responsables de establecer valúos para reparar los daños ocasionados a los equipos de comunicación por mal uso.

41. El jefe(a) del centro de costo, solicitará por escrito al Departamento de Telecomunicaciones, diagnóstico que determine equipo en obsolescencia, inservible o costo por reparación oneroso para tramitar el descargo correspondiente.

RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

42. Es responsabilidad del Departamento de Telecomunicaciones, distribuir y asignar frecuencia de canales de radiocomunicación, conforme a lo establecido en el “Maestro de Programación de Canales Básicos”.

43. La Dirección General podrá disponer de todos los canales de frecuencia. Asimismo y a solicitud de su equipo de trabajo, está en la facultad de autorizar o no, la programación de canales privados según él determine conveniente.

44. El canal de “CASTILLO” que funciona como eje principal de comunicaciones, con las diferentes dependencias policiales, quedará sujeto a programación en radios bases, móviles y portátiles; según considere pertinente la Dirección General o la Subdirección General.

45. Las unidades especiales operativas y de investigación que requieran la programación de

canales de otras dependencias, sean estos para trabajos especiales u operativos especiales deberán tramitar la autorización, ante la Subdirección General; considerando a su vez que esta programación será de carácter temporal, quedando sujeto a desprogramación al finalizar el evento.

46. Los eventos extraordinarios de orden público que requiera la Subdirección de Seguridad Pública y sus dependencias, en la programación de algún canal especial y de carácter temporal; deberán tramitar la autorización ante la Subdirección General, quedando sujeto a desprogramación al final del evento.

47. La habilitación de hacer llamadas privadas entre radios bases, móviles y portátiles quedará sujeto a autorización de la Subdirección General.

48. Los usuarios de radios portátiles, tendrán derecho de portar la programación de canales de la forma siguiente:

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a) El canal o canales creados para el uso del lugar donde se encuentra destacado.

b) Los canales de las Delegaciones del área geográfica de trabajo, así como aquellos canales que dependen de la función que realice.

49. La programación de canales en radios de comunicación para las dependencias policiales, se hará conforme al “Maestro de Programación de Canales Básicos”.

PARA CUBRIR EVENTOS PLANIFICADOS, DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIALES:

50. La Unidad solicitante deberá consultar al Departamento de Telecomunicaciones la factibilidad técnica para la habilitación de canales nuevos o especiales, instalación de equipos repetidores para ampliar la cobertura geográfica de las comunicaciones y realizar los trámites administrativos pertinentes para garantizar la existencia y disponibilidad de recursos para cubrir el evento, plan o emergencia.

51. En el caso que el Departamento de Telecomunicaciones, no tenga disponibilidad de recursos de unidades de radiocomunicación o accesorios para estos en existencia, para cubrir lo solicitado; se deberá tramitar aval, para que otra dependencia policial preste los equipos para cubrir la demanda o se realicen las gestiones de compra respectivas.

52. El Señor Director General o Subdirector General, deberá avalar solicitud por escrito al Departamento de Telecomunicaciones de las unidades policiales, que requieran de más equipo de comunicación para cubrir eventos de carácter planificado.

53. El Jefe(a) del Centro de Costo, podrá solicitar al Jefe(a) de Telecomunicaciones, equipo de comunicación para cubrir eventos de emergencia; mediante solicitud avalada por El Señor Director General o Subdirector General.

54. El Departamento de Telecomunicaciones, será responsable de rehabilitar el sistema de radiocomunicación, cuando se haya caído a causa de cualquier clase de siniestro. PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO O REPARACIÓN

55. El Departamento de Telecomunicaciones, cumplirá con los requerimientos, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos mantenimiento preventivo y reparación del equipo de comunicación.

56. El Departamento de Telecomunicaciones, a través de su Jefatura, programará visitas a Unidades policiales, a fin de efectuar mantenimiento preventivo a los equipos asignados tales como: radio base, planta telefónica y sistema microonda, previa coordinación con la jefatura respectiva para la visita.

241



242


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – SECCIÓN PROYECTOS

OBJETIVO: Brindar asesoría técnica al usuario para desarrollar nuevos proyectos que les facilite funcionar satisfactoriamente, a fin de que las dependencias de la Institución dispongan de un sistema informático.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil de El Salvador, Sistemas Informáticos Art. 92.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando de solicitud del Proyecto, Informe de desarrollo del Proyecto, Plan de Trabajo autorizado para el proyecto.

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDADES Jefe(a) del Departamento de Informática Jefe(a) Sección Proyectos Jefe(a) del Departamento de Informática Jefe(a) Sección Proyectos Jefe(a) Sección Proyectos Jefe(a) Dependencia Usuaria Jefe(a) Sección Proyectos Jefe(a) Sección Proyectos Jefe(a) del Departamento de Informática Jefe(a) Sección Proyectos Jefe(a) del Departamento de Informática Secretaria(o) del Departamento de Informátic

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Define elaboración de nuevo proyecto y margina mediante el conducto regular, solicitud de apoyo al Jefe(a) de Sección Proyectos para la respectiva evaluación. Revisa lineamientos, políticas y actividades para iniciar elaboración del Plan de Trabajo y lo presenta al Jefe(a) del Departamento de Informática. Realiza observaciones si las hay, autoriza el Plan de Trabajo y lo devuelve a Jefe(a) Sección Proyectos. Remite a la(s) dependencia(s) involucradas, copia del cronograma de actividades a desarrollar Ejecuta y supervisa el Plan de Trabajo autorizado. Remite al Jefe del Departamento de Informática, informe del avance obtenido en la etapa correspondiente. Elabora línea de acción específica para la ejecución de actividades particulares, por problemas o deficiencias detectadas durante la supervisión. Efectúa modificaciones al Plan de Trabajo en ejecución y lo presenta al Jefe(a) del Departamento de Informática para su aprobación. Realiza observaciones si las hay y continúa en los pasos del Nº. 3 al Nº. 5, si hay observaciones al Plan durante la ejecución, hasta finalizar el Proyecto. Elabora informe final del desarrollo del Proyecto y lo remite a Jefe(a) del Departamento de Informática y al Jefe(a) de la Dependencia Usuaria. Revisa el Informe y lo traslada a Secretaria para archivo. Archiva informe final del Proyecto ejecutado

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPO INFORMÁTICO (HARDWARE)

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA, SECCIÓN REDES Y EQUIPOS Y SECCIÓN INFORMÁTICA REGIONAL

OBJETIVO: Conservar el buen estado de funcionamiento del equipo informático, mediante revisiones periódicas al mismo; a fin de mantenerlo en óptimas condiciones de rendimiento.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Hoja de Programación, Hoja Técnica de Servicios Informáticos.


Jefe(a) Sección Redes y Equipos/Coordinador Sección de Informática Regional Técnico en Hardware/ Técnico Regional

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Planifica y programa periódicamente mantenimiento preventivo a los equipos informáticos de la Institución; obtiene autorización de la jefatura del Departamento de Informática y lo traslada al Técnico(a) en Hardware. Atiende asignación y procede a realizar mantenimiento preventivo, debiendo ejecutar el paso Nº. 4, 5, 6 ó 7 dependiendo el estado del equipo. Efectúa limpieza interna y externa de todo el equipo. Efectúa desfragmentación del disco duro (cuando lo requiere), realiza pruebas de ingreso y funcionamiento de aplicaciones. Continúa en el paso Nº. 8. Efectúa mantenimiento a impresoras, a través de: pruebas de impresión, revisión y limpieza del equipo, pruebas de funcionamiento. Continúa en el paso Nº. 10. Efectúa mantenimiento a servidor, a través de: Limpieza interna y externa del equipo. Utilización de programas especializados (utilitarios), cuando es necesario. Revisión de las bitácoras de errores del sistema. Ejecución de las utilidades para discos/volúmenes de servidores. Verifica que no se afecta la operatividad de los usuarios de la red, mientras ejecuta el mantenimiento al servidor.

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Constata la operatividad posterior al mantenimiento; y el procedimiento continúa en el paso Nº. 10 Ejecuta mantenimiento a UPS, a través de: Verificación del estado del UPS

Limpieza del UPS.

Prueba el funcionamiento del equipo. Informa al Jefe(a) de Sección, la finalización del trabajo de mantenimiento preventivo. Elabora informe Técnico, solicita firma del usuario, le entrega copia del mismo y el original lo presenta a la Secretaria de Sección Redes y Equipos para archivo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL EQUIPO INFORMÁTICO (HARDWARE Y SOFTWARE).

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA SECCIÓN REDES Y QUIPOS SECCIÓN DE INFORMÁTICA REGIONAL.

Proporcionar mantenimiento correctivo a los equipos informáticos de la Institución, cuando se presentan fallas de hardware y/o software, para restablecer su funcionamiento, a fin de facilitar la operatividad institucional


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de Requerimiento, Control de Asignaciones de Requerimientos, Hoja Técnica de Servicios Informáticos, Comprobante de Ingreso y Salida de Equipo Informático.


Secretaria(o) del Departamento de Informática Secretaria(o) de Sección Redes y Equipos Jefe(a) de Sección Redes y Equipos Técnico en Hardware/Técnico Regional Secretaria de Sección Redes y Equipo / Puesto responsable en la Región.

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Recibe del usuario solicitud para que le reparen el equipo informático. Traslada la solicitud al Jefe(a) del Departamento de Informática para que el(a) Secretaria(o) de la Sección Redes y Equipos la ingrese al sistema Recibe la solicitud, ingresa datos al sistema y la traslada al Jefe(a) de Sección Redes y Equipo. Revisa prioridades y asigna al Técnico en Hardware. Si el equipo se recibe en el taller, el procedimiento continúa en el paso Nº. 8. Coordina con el usuario la posible atención de falla, dando indicaciones para corregirla; de no resolverse la falla visita la respectiva dependencia Verifica el tipo de falla reportada, realiza el diagnóstico respectivo. Si lo amerita, recomienda que envíen el equipo, al Taller de Redes y Equipo para que sea revisado y reparado. Recibe el equipo, complementa el “Comprobante de Ingreso y Salida de Equipo Informático”. . Inicia proceso de revisión para determinar el tipo de falla que presenta.

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Secretaria de Sección Redes y Equipo / Puesto responsable en la Región. Jefe(a) Dependencia usuaria Secretaria de Sección Redes y Equipo / Puesto responsable en la Región Técnico en Hardware/Técnico Regional

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Realiza informe de diagnóstico y/o reparación, detallando la compra de repuestos que se necesitan para realizar la reparación. Entrega copia al usuario y original a la Secretaria de la Sección Redes y Equipo. Recibe informe de diagnóstico y notifica al usuario, el estado del equipo, los repuestos que se necesitan y el presupuesto aproximado. Actualiza el sistema control de requerimientos, con la información respectiva. Gestiona la compra de repuesto(s), de conformidad al informe técnico y lo(s) envía a la Secretaria de Sección Redes y Equipos para programar la reparación del equipo. Recibe el repuesto y lo entrega al técnico para que efectúe la reparación. Realiza la reparación del equipo y hace las pruebas pertinentes para corroborar el buen funcionamiento Elabora el informe técnico de la reparación realizada y solicita, al usuario, la firma de aceptación. Entrega una copia, posteriormente el original a la Secretaria de la Sección para la actualización del sistema de control de requerimientos y archivo. Informa al Jefe(a) de Sección, la finalización del trabajo de mantenimiento correctivo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS Y/O ACCESOS INFORMÁTICOS.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – SECCIÓN REDES Y EQUIPO

OBJETIVO: Facilitar el trabajo informático institucional mediante la creación de herramientas, tales como, correo electrónico, internet, sistemas informáticos o recursos de Red LAN; a fin de lograr eficiencia en la comunicación, mejorar la seguridad de las redes y sistemas informáticos.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requerimiento, Hoja Técnica de Servicios Informáticos.


Jefe(a) Dependencia Usuaria Jefe(a) del Departamento de Informática Jefe(a) Sección Redes y Equipos / Coordinador Sección de Informática Regional Técnico en Software Secretaria(o) Sección Redes y Equipo/ Puesto responsable en la Región Técnico en Software

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Envía requerimiento para la creación de cuenta de correo electrónico, accesos a Internet, sistemas informáticos o Red LAN; y describe los derechos o privilegios que le serán otorgados al usuario. Margina el requerimiento, al Jefe(a) de Sección Redes y Equipos, si procede, caso contrario informa por escrito a la Dependencia Usuaria, y lo traslada a la Secretaria del Departamento para archivo físico. Recibe el requerimiento y lo asigna al Técnico para que le de cumplimiento. Atiende el requerimiento de conformidad a la política institucional. (Política de Uso del Recurso Informático de la PNC) Coordina con el usuario la ejecución del requerimiento para la configuración de lo solicitado. Elabora el informe por el servicio realizado, solicita el visto bueno del usuario, le entrega copia y original a la Secretaria Actualiza en el sistema, estatus del requerimiento y lo archiva. Para la administración de estos servicios se procede como los describen los pasos 8 y siguientes. Monitorea las cuentas y/o accesos informáticos, para controlar el uso adecuado de los servicios.

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Jefe(a) Sección Redes y Equipos / Coordinador Sección de Informática Regional Técnico en Informática

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Verifica la validez o nulidad de las cuentas y/o accesos informáticos y le notifica al Jefe(a) de Sección Redes y Equipo, sobre las irregularidades encontradas. Informa a Jefe(a) del Departamento de Informática sobre anomalía encontrada. Determina en base a normativa institucional, la cancelación de cuenta y/o accesos informáticos establecidos al usuario. Realiza anulación de cuenta y/o accesos informáticos establecidos para el usuario. Registra anulación en el control respectivo, elabora informe del proceso y lo entrega a la Secretaria de la Sección para el archivo físico.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO Y ANTIVIRUS

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA - SECCIÓN REDES Y EQUIPO SECCIÓN INFORMÁTICA REGIONAL.

OBJETIVO: Disponer de una herramienta actualizada que facilite la ejecución de las labores informáticas mediante la inclusión de correcciones suministradas por el fabricante y provisión de herramientas incorporadas en dicho sistema; así mismo proporcionar protección a los equipos informáticos de la institución de posibles infecciones de virus; a fin de garantizar el almacenamiento, resguardo e integridad de la información.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requerimiento, Hoja Técnica de Servicios Informáticos.


Jefe(a) de Sección Redes y Equipo / Coordinador Sección de Informática Regional Jefe(a) del Departamento de informática Técnico en Informática Técnico(a) en Informática

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Presenta a la jefatura del Departamento de Informática, programación para la actualización de software y antivirus. Autoriza programación para la actualización de software y antivirus y nombra al Técnico que realizará la actividad. Traslada, mediante conducto regular, la programación. Procede a realizar el procedimiento en la Dependencia Usuaria. Lee las instrucciones incluidas en los archivos de actualización, previo al inicio del proceso, tomando en cuenta las particularidades de los equipos a actualizar. Verifica si el equipo está en red o no, si lo está notifica a todos los usuarios que dejen de utilizar la red o equipo en particular, ya que se actualiza el Sistema Operativo o el antivirus. Actualiza los archivos del Sistema Operativo o antivirus, desde la consola del servidor, o una estación de trabajo que esté conectada a un servidor y luego a las PCS. Si no pudiera efectuar este proceso invertirá el orden de actualización para los equipos.

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Técnico(a) en Informática

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Revisa el funcionamiento adecuado del equipo y demás periféricos, después de terminada la actualización. Elabora informe del servicio realizado y solicita firma de aceptación al Usuario, entregándole copia, y posteriormente el original a la Secretaria de la Sección o Puesto responsable (Región), para que actualice el Sistema de Control de Requerimientos y el archivo físico. Informa, al Jefe(a) de Sección Redes y Equipo / Coordinador Sección de Informática Regional,. la finalización sobre la actualización del software

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RESPALDO Y/O RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA SECCIÓN REDES Y EQUIPOS y SECCIÓN DE INFORMÁTICA REGIONAL

OBJETIVO: Resguardar la información que se encuentra almacenada en el equipo informático, mediante el empleo de mecanismos prácticos como el backup, a fin de evitar la pérdida de datos.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Hoja Técnica de Servicios Informáticos, Control de Respaldo de Información.


Administradora(a) de Redes / Coordinador Sección de Informática Regional Administrador de Redes / Coordinador Sección de Informática Regional

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Programa actividades diarias, semanales y mensuales para la realización del respaldo de la información. Establece y emplea mecanismos prácticos de respaldo y recuperación de la información, así como a las características del hardware disponible. Verifica el buen funcionamiento y disponibilidad de los dispositivos de almacenamiento, para realizar el respaldo de la información que le compete. Realiza el proceso de respaldo de información, de acuerdo a programación, considerando que los dispositivos de almacenamiento serán reutilizados: en el caso de respaldo diario cada semana, cuando sea semanal cada tres semanas y mensual cada doce meses. Constata la integridad del proceso de respaldo para asegurar la información correcta, garantizando su fácil recuperación. Rotula el medio físico de almacenamiento de la información para identificarla fácilmente. Registra en el control correspondiente, los respaldos efectuados, hace constar los períodos de respaldo y observaciones realizadas durante la operación. Resguarda los medios de almacenamiento que contienen la información, en un lugar que cumpla con las condiciones de seguridad y ambientales para que las propiedades físicas y materiales de los mismos no sean afectadas.

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Administrador de Redes / Coordinador Sección de Informática Regional Jefe(a) Sección Redes y Equipo

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Verifica la integridad de los datos en el proceso de recuperación Elabora Informe del respaldo y/o recuperación de información realizada y lo presenta al Jefe(a) de Sección Redes y Equipo. Conoce la finalización del trabajo y traslada al archivo, el informe correspondiente

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DISEÑO DE SISTEMAS INFORMATICOS.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – SECCIÓN SISTEMAS SECCIÓN DE INFORMÁTICA REGIONAL

OBJETIVO: Desarrollar, actualizar y documentar sistemas informáticos para incrementar la eficiencia en el funcionamiento institucional.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil de El Salvador, Sistemas Informáticos Art. 92. y Control General Art.93

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de requerimientos, Hoja Técnica de Servicios Informáticos


Jefe(a) Dependencia Usuaria Jefe(a) Sección de Informática Regional Jefe(a) del Departamento de Informática Jefe(a) de Sección Sistemas Jefe(a) del Departamento de Informática Coordinador Sección de Informática Regional. Jefe(a) del Departamento de Informática

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Solicita al Departamento de Informática o Sección de Informática Regional, el desarrollo, modificación o actualización de sistemas completos y/o módulos. Si el requerimiento se hace al Departamento de Informática Central, el procedimiento continúa en el paso Nº. 4; si se presenta en la Sección de Informática Regional continúa en el paso Nº.2. Estudia junto al usuario, la necesidad y realiza evaluación de campo. Remite Informe al Jefe(a) del Departamento de Informática para determinar la factibilidad y asignación de recursos. Revisa el requerimiento y lo margina al Jefe(a) de Sección Sistemas para que sea evaluado. Analiza con el usuario, la factibilidad del requerimiento, la base legal y aplicaciones similares existentes; emitiendo opinión al Jefe(a) del Departamento de Informática. Asigna el requerimiento a la Sección Sistemas, (continuando el procedimiento en el paso Nº.8.) ó Sección de Informática Regional para su resolución, considerando la complejidad del requerimiento y usuario solicitante Integra grupo de trabajo para presentar informe sobre las alternativas de solución a lo requerido y lo somete a evaluación del Jefe(a) del Departamento de Informática. Evalúa el informe, lo autoriza y lo traslada al Jefe(a) de Sección de Sistemas para que sea ejecutado.

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Jefe(a) de Sección Sistemas / Coordinador de Sección de Informática Regional. Técnico en Software

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Traslada el informe autorizado, al técnico para que lo desarrolle de conformidad al requerimiento recibido. Realiza investigación de campo, a fin de estudiar procesos y obtener la documentación fuente necesaria para el análisis y diseño del sistema y/o módulo. Actualiza o construye diagramas de flujo y estructura de datos. Presenta diagrama y estructura de datos al usuario para que lo revise y presente observaciones. Si existen observaciones repite el paso Nº.12 y 13. Incorpora las estructuras en base de datos, diseña formularios, construye programas y elabora reportes. Realiza pruebas de funcionamiento del sistema y/o módulo, posteriormente las efectúa con el usuario y efectúa cambios si los hubiere. Obtiene la aceptación del usuario, a las observaciones de funcionamiento. Capacita al usuario sobre la operatividad del sistema y/o módulo implantado Informa al Jefe(a) de Sección sobre el desarrollo ó modificación de sistemas y/o módulos. Prepara la información para la elaboración del manual Técnico y del Usuario. Aplica estándares para el mantenimiento de la aplicación. Elabora detalle sobre flujo de pasos, diccionario de datos, archivos que deben ser copiados y/o creados. Define requerimientos mínimos de los equipos informáticos para ejecutar la aplicación

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Jefe(a) de Sección Sistemas

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Describe los procedimientos especiales de seguridad para utilidades sensibles y otros programas protegidos. Procede a la elaboración del Manual del Usuario. Indica al usuario como iniciar la aplicación y acceder a sus funciones de manera estructurada. Captura y muestra los mensajes de diálogo que son desplegados por las aplicaciones y las utilidades, debiendo estar descritos claramente. Describe el contenido de las cajas de diálogo que pueden ser utilizadas por el Usuario/Operador. Entrega copia de: sistema, hoja de aceptación de servicio y manuales elaborados, al Jefe(a) de Sección Sistemas. Revisa y envía copia de: sistema, hoja de aceptación de servicio y manuales elaborados, al Jefe(a) del Departamento de Informática. Archiva copia de hoja de aceptación. Remite al Jefe(a) de la Dependencia Usuaria, los manuales que documentan el sistema

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTAMO DE EQUIPO INFORMATICO

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – SECCIÓN REDES Y EQUIPOS, SECCIÓN DE INFORMÁTICA REGIONAL

OBJETIVO: Apoyar las diferentes dependencias policiales, proporcionándoles en calidad de préstamo equipo informático; a fin de no interrumpir las tareas en la dependencia.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Hoja técnica de Préstamo de Equipo Informático.


Colaborador(a) Administrativo(a) Usuario(a) Solicitante Colaborador(a) administrativo Jefe(a) Departamento Informática

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Recibe del Jefe(a) de la División o del Departamento, requerimiento solicitando, en calidad de préstamo, el equipo informático. Mantiene control de las solicitudes de préstamos del equipo informático. Llena correctamente el formulario para prestar el equipo informático, lo entrega y solicita al usuario que firme de recibido. Devuelve al Colaborador Administrativo, el equipo informático. Recibe el equipo dejando constancia en el formulario respectivo, verifica su funcionamiento, auxiliándose de un técnico de redes y equipo quien prepara informe si existe daño o avería; comunicándole al usuario de tal resultado así también al Jefe(a) del Departamento de Informática. Recibe el informe del daño ocasionado al equipo informático; elabora nota al Jefe(a) de la Unidad Policial que prestó el equipo, para solventar el daño. Solicita al Colaborador Administrativo que prepare expediente del caso.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: HISTORIAL DEL MANTENIMIENTO DE EQUIPO INFORMATICO

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – SECCIÓN REDES Y EQUIPOS, SECCIÓN DE INFORMÁTICA REGIONAL

OBJETIVO: Mantener información estadística de las reparaciones efectuadas al equipo informático institucional; para disponer de datos sobre la vida útil de dicho equipo.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Hoja técnica Histórico de Mantenimiento y Reparación de Equipo Informático.


Colaborador(a) Administrativo / Coordinador(a) Sección de Informática Regional.

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Recibe del Departamento de Informática, solicitud y equipo para que lo reparen. Mantiene control de las solicitudes de reparación del equipo informático, para conformar el historial de ese mantenimiento y disponer de los registros sobre incidencias por daños ocasionados y problemas que presenta el equipo mismo. Llena correctamente el formulario Hoja Técnica Histórico de Mantenimiento y Reparación de Equipo Informático. Coloca la viñeta con datos de identificación, al equipo informático y lo traslada al laboratorio de reparaciones Registra en el Sistema de Control de Servicios Redes y Equipo, la descripción técnica del mismo y detalla el tipo de daño. Elabora informe mensual del equipo informático reparado. Notifica al usuario que el equipo está reparado.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DIAGNOSTICO DEL EQUIPO INFORMATICO DONADO

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – SECCIÓN REDES Y EQUIPOS

OBJETIVO: Verificar el funcionamiento del equipo donado, a través de la revisión y diagnostico efectuado, a fin de determinar la optimización de uso.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil, Capitulo III Normas Relativas a las Actividades de Control, Control Sobre Documentación, Art. 103.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Control de Verificación, Retiro y/o Deposito de Equipo Donado, Control de Revisión y/o Diagnóstico de Equipo Donado, Control de Retiro y Utilización de Partes o Piezas de Equipo Donado, Hoja de Requerimientos Informáticos.


Jefe(a) de Sección de Redes y Equipos Técnico(a) redes y equipos Jefe(a) de Sección de Redes y Equipos

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Coordina con el Encargado de Bodega, el acceso a la misma, para retirar equipo informático, revisarlo y preparar el diagnostico. Registra en el “Control de verificación, retiro y/o depósito de equipo donado”, detalle de los equipos seleccionados. Asigna el equipo, al Técnico(a) para que realice el diagnóstico. Revisa el equipo, elabora el diagnostico y llena “Hoja de Requerimiento Informático”; asimismo registra en el “Control de Revisión y Diagnostico de Equipo Donado”,. Verifica el diagnostico elaborado del equipo. Coordina con el Técnico, la funcionabilidad del equipo, lo identifica con una viñeta; sino determina el retiro de piezas o partes las cuales resguarda para utilizarlas posteriormente. Llena el “Control de Retiro y Utilización de Partes o Piezas de Equipo Donado”. Devuelve el equipo, al Encargado de Bodega. Informa a la jefatura del Departamento de Informática, sobre resultados obtenidos para que sean considerados en los apoyos solicitados

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACION DEL EQUIPO INFORMATICO CON PARTES DE EQUIPO DONADO.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – SECCIÓN REDES Y EQUIPOS.

OBJETIVO: Reestablecer el funcionamiento del equipo informático por medio del uso e instalación de partes o piezas obtenidas de los equipos donados.

DISPOSICIÓN LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil, Capitulo III Normas Relativas a las Actividades de Control, Control Sobre Documentación, Art. 103.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Control de Retiro y Utilización de Partes o Piezas de Equipo Donado, Cuadro Resumen de Asignación de Equipo Donado, Formulario para Control de Equipos del Lote de Donación, Hoja de Requerimientos Informáticos.


Jefe(a) Departamento de Informática Jefe(a) de Redes y Equipos Jefe(a) Departamento de Informática Técnico Secretario Usuario

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Aprueba el requerimiento de piezas y/o repuestos informáticos; lo traslada al Jefe(a) de la Sección de Redes y Equipos para que emita opinión de factibilidad. Verifica la existencia de equipos y/o repuestos requeridos; informa al Jefe(a) del Departamento de Informática sobre factibilidad. Instruye al Jefe(a) de Sección Redes y Equipos para que realice, con el Técnico, la reparación del equipo. Registra en Hoja de Requerimiento Informático el resultado de la actividad, informa al Jefe(a) de Sección y entrega equipo reparado. Verifica si el equipo funcional es donación, lo asigna al Usuario; registra en “Cuadro Resumen de Asignación de Equipo Donado” y completa el “Formulario para Control de Equipos del Lote de Donación” para el registro de salida y distribución de los mismos. Notifica al usuario que el equipo esta listo. Firma documentación y retira equipo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCARGO DEL INVENTARIO EQUIPO DE TELEFONÍA Y RADIOCOMUNICACIÓN

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TELECOMUNICACIONES.

OBJETIVO: Mantener información actualizada del activo asignado al Departamento de Telecomunicaciones, a través de registrar oportunamente el descargo de bienes que se encuentran fuera de uso por motivos diversos.

BASE LEGAL: Descargo de Bienes Art. 49, NTCI ESPECÍFICAS DE LA PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de Descargo y Diagnostico Técnico.


Jefe(a) Centro de Costo Jefe(a) Atención al Cliente del Departamento de Telecomunicaciones Jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones Perito del Departamento de Telecomunicaciones Jefe(a) del Centro de Costo Encargado(a) Atención al Cliente del Departamento de Telecomunicaciones

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Solicita, al Jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones, diagnóstico técnico del equipo de comunicación inservible u obsoleto para tramitar el descargo. Recibe informe y equipo de comunicación y verifica el número de serie, marca, modelo y código de inventario. Firma y sella de conformidad el informe, lo remite al Jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones para el visto bueno. Gira instrucción al perito responsable que efectúe el diagnóstico del equipo de comunicación para emitir el visto bueno. Prepara diagnostico del equipo de comunicación que se encuentra: inservible, obsoleto o reparación onerosa; y lo remite al Jefe(a) del Departamento para continuar con la gestión. Gira instrucción para que retiren el equipo y diagnóstico en el Departamento de Telecomunicaciones, Atención al Cliente.. Entrega el equipo y diagnóstico; firmando de recibido. Cuando el equipo es irreparable, con el diagnóstico se tramitará el descargo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DEL EQUIPO DE COMUNICACIÓN

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TELECOMUNICACIONES

OBJETIVO: Corregir las fallas que presenta el equipo de comunicación mediante el mantenimiento preventivo y correctivo aplicado al mismo para restablecer el funcionamiento normal.

BASE LEGAL: NTCI Específicas de la PNC, Actividades de Control Art. 32; Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación; Mantenimiento Art.117

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de trabajo (memorando), Formulario “Recibo de

Ingreso” , Formulario “Orden de trabajo”.


Jefe(a) del Centro de Costo Jefe(a) Atención al Cliente del Departamento de Telecomunicaciones Técnicos(a) del Departamento de Telecomunicaciones Jefe(a) Atención al Cliente del Departamento de Telecomunicaciones

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Remite al Departamento de Telecomunicaciones, solicitud y equipo para que sea reparado. Si es a domicilio el servicio, elaborará y enviará la solicitud, al Jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones. Estaciones de equipos de radio bases y plantas telefónicas Ingresa a través del formulario “Recibo de Ingreso”, el equipo a reparar y los remite a la Sección de Mantenimiento o Sección de Laboratorio. Recibe del Jefe(a) Sección de Laboratorio, los bienes para ser reparados, elabora Recibo de Ingreso y Orden de Trabajo. Prepara diagnóstico del equipo, presupuesto de accesorios que se utilizarán en la reparación para que éstos sean adquiridos en el Departamento de Suministros. Obtiene los repuestos y procede a reparar el equipo, los limpia, verifica el funcionamiento y programa; efectúa control de calidad y los devuelven a la Sección Atención al Cliente. Si el servicio es a domicilio, cumplirá programación establecida Entrega el equipo reparado, le firma de recibido en la Orden de Trabajo y solicita la devolución del “Recibo de Ingreso”.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE PARTES Y ACCESORIOS DE TELEFONÍA Y RADIOCOMUNICACIÓN.


OBJETIVO: Reparar equipos de comunicación de la PNC, a través de la instalación de accesorios; facilitados por el Departamento de Suministros.

BASE LEGAL: NTCI Específicas de la PNC, Actividades de Control Art. 32; Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación; Mantenimiento Art.117.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formato Orden de Trabajo, Formato Requerimiento de Material y Equipo.


Técnico(a) Atención al Cliente Jefe(a) Sección Atención al Cliente Bodega Departamento de Suministros Técnicos: Sección de Laboratorio

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Elabora presupuesto de partes o accesorios que se necesitan, según diagnóstico del equipo a reparar; traslada Orden de Trabajo al Jefe(a) de Sección Laboratorio; para que consulte la existencia en el Departamento de Suministros. Verifica en el Departamento de Suministros, la existencia de partes o accesorios; y les solicita en el formato de Requerimiento de Material y Equipo lo necesario, anexa a este la Orden de Trabajo. Entrega partes o accesorios, al Técnico del Departamento de Telecomunicaciones quien firma de recibido en el formato de “Requerimiento de Material y Equipo” y lo entrega al Técnico que reparará el equipo. Procede a reparar el equipo, instalando partes o accesorios, reemplaza piezas dañadas y lo devuelve a la Sección Atención al Cliente para que sea entregado.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DE LOS PARÁMETROS DE OPERACIÓN EN EQUIPOS DE COMUNICACIÓN.


OBJETIVO: Fortalecer el sistema de comunicación, mediante la programación o reprogramación de los equipos de telecomunicación y radiocomunicación, de conformidad a las necesidades del usuario.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud del Usuario, Formato Recibo de Ingreso, Formato Orden de Trabajo


Jefe(a) Atención al Cliente del Departamento de Telecomunicaciones Jefe(a) Departamento de Telecomunicaciones Técnico(a) Sección Programación y Microondas Jefe(a) Atención al Cliente del Departamento de Telecomunicaciones

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Recibe del Centro de Costo, solicitud para programar canales en la zona de operación; elabora “Recibo de Ingreso” y traslada documentación al Jefe(a) Departamento de Telecomunicaciones. Gira instrucción al Jefe(a) de la Sección Programación para que el Técnico proceda con lo solicitado. Si es programación o reprogramación de Telefonía, no conlleva ninguna gestión adicional. Si es programación de radio, se instala el paquete básico de canales, según lo establece el “Maestro de programación de canales Básicos”. Programa y registra en “Orden de Trabajo” las actividades realizadas al equipo en referencia; efectúa pruebas del control de calidad y posteriormente lo devuelve a la Sección Atención al Cliente. Entrega el equipo y solicita que le firmen la “Orden de Trabajo” por el servicio recibido, así también solicita la devolución del “Recibo de Ingreso”.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DEL EQUIPO DE COMUNICACIÓN.


OBJETIVO: Verificar las condiciones de funcionamiento y estado de los equipos de comunicación (radio base, planta telefónica y sistema microonda); para efectuarles el mantenimiento y ajuste necesario.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formato Orden de Trabajo.


Jefe(a) Sección Programación y Microondas Jefe(a) Departamento Telecomunicaciones Jefe(a) Sección Programación y Microondas Técnico(a) de Programación y Microondas Jefe(a) Sección Programación y Microondas

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Presenta al Jefe(a) del Departamento Telecomunicaciones, programación de actividades de mantenimiento que se realizarán en el Centro de Costo. Verifica el programa y lo autoriza, a fin de que el Jefe(a) de Sección cumpla las tareas. Designa a los técnicos que desarrollarán la actividad. Prepara equipo, herramientas y todo lo necesario que utilizará y se desplaza al Centro Costo. Efectúa el trabajo asignado, completa Orden de Trabajo de las actividades realizadas y la remite a la jefatura de la Sección correspondiente. Recibe Orden de Trabajo e informa al Jefe(a) Departamento Telecomunicación.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE REDES Y EQUIPOS DE TELECOMUNICACION (RADIO COMUNICACIÓN Y TELEFONÍA)

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TELECOMUNICACIONES. SECCIÓN INSTALACIONES Y MANTENIMIENTO

OBJETIVO: Conservar el buen estado de funcionamiento de las redes y equipos de telecomunicación, mediante revisiones periódicas al mismo; a fin de mantenerlo en óptimas condiciones de rendimiento.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando, Correo Electrónico, Formato Orden de Trabajo.


Jefe(a) Sección Mantenimiento e Instalaciones Jefe(a) Departamento Telecomunicaciones Jefe(a) Sección Mantenimiento e Instalaciones Técnico(a) de Mantenimiento e Instalaciones Jefe(a) Sección Mantenimiento e Instalaciones

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Elabora el programa de actividades para el mantenimiento, reparación, traslados e instalación de los servicios de comunicación, basado en las necesidades recibidas del centro de costo. Traslada el programa al Jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones, a fin de solicitar autorización. Verifica el programa y lo autoriza para que el Jefe(a) de Sección proceda a ejecutarlo. Elige a los técnicos que desarrollarán la actividad y gestiona los recursos humanos, materiales, transporte. Ejecuta la actividad, llena la Orden de Trabajo de conformidad a lo realizado e informa al Jefe(a) de la Sección. Mantiene control de actividades efectuadas, a fin de gestionar los recursos necesarios, a través de la Jefatura del Departamento y División.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CUSTODIA DE REPUESTOS Y ACCESORIOS USADOS


OBJETIVO: Reparar el equipo de comunicación, a través del uso de repuestos y accesorios extraídos de los que serán descargados del inventario del activo fijo institucional, a fin de contribuir lograr el máximo aprovechamiento de recursos.

BASE LEGAL: NTCI Específicas de la PNC, Actividades de Control Art. 32; Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formato de valúo de equipo de comunicación descargado, Acta de descargo, Acta de extracción de repuestos.


Perito Jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones Director(a) General o Subdirector(a) General Jefe(a) del Departamento de Telecomunicaciones Encargado(a) de la Bodega, Departamento de Telecomunicaciones

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Efectúa el valúo correspondiente del equipo de comunicación, determinando inservible que no se puede vender o donar, por tanto deberá extraerse las partes que se encuentran en buen estado y el resto será destruido; previo a la autorización del Director General o Subdirector General. Solicita al Director General o Subdirector Genera, autorización para extraer partes en buen estado, del equipo de comunicación inservible. Autoriza la extracción de partes del equipo de comunicación inservible. Recibe autorización y elige a los técnicos que desarrollarán la actividad de extracción. Solicita por escrito a la Unidad de Auditoria Interna, auditores que se presenten a observar la extracción de piezas. Procede a desarrollar la extracción de piezas con la presencia de un auditor; dejando constancia en el acta respectiva, la que servirá para dar ingreso de esas partes extraídas, a la bodega de repuestos usados. Recibe las partes y elabora las tarjetas para el control respectivo a fin de ingresarlas a la bodega.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE PARTES Y ACCESORIOS USADOS DE TELEFONÍA Y RADIOCOMUNICACIÓN.


OBJETIVO: Reparar los equipos de comunicación, a través de la instalación de partes o accesorios suministrados por la Bodega de Repuestos y Accesorios del Departamento de Telecomunicaciones.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Orden de trabajo, Ficha técnica, Formato de Solicitud de Repuestos Usados.


Técnico(a) Sección de Laboratorio Encargado(a) de Bodega, Departamento de Telecomunicaciones Técnico(a) Sección de Mantenimiento o Sección de Laboratorio

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Elabora presupuesto de partes y accesorios a necesitar. Consulta a la Bodega del Departamento de Telecomunicaciones de la existencia de las partes o accesorios, según diagnostico del equipo a reparar. Solicita los repuestos a la Bodega de Telecomunicaciones, si la respuesta es positiva, (ver paso 4), Si la respuesta es negativa: Se hará de acuerdo al procedimiento de Requerimiento de Partes y Accesorios de Telefonía y Radiocomunicación, Para Reparación de Equipos. Solicita a la Bodega repuestos usados a través de Formato de Solicitud de Repuestos Usados. Anexando a esta copia de la Orden de Trabajo según corresponda. Previo Visto Bueno del Jefe(a) inmediato y autorizado del Jefe(a) Departamento de Telecomunicaciones. Entrega Partes o Accesorios a técnico del Departamento de Telecomunicaciones y firma de recibido en formato de “Requerimiento de Solicitud de Repuestos Usados”. Reciben Partes o Accesorios e instalan en los equipos a reparar; reemplazando las piezas dañadas. Terminando así el proceso.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INSTALACIÓN, TRASLADO, CONFIGURACIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE MICROONDAS.


OBJETIVO: Implementar y diseñar los enlaces de microondas para proveer transporte de datos entre sistemas de comunicación de las unidades policiales.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formato de Orden de Trabajo


Jefe(a) de Sección Programación y Microondas. Jefe(a) Departamento Telecomunicaciones. Jefe(a) de Sección Programación y Microondas. Técnico(a) de Sección Programación y Microondas. Jefe(a) de Sección Programación y Microondas.

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Realiza programa de mantenimientos y visitas a los sistemas de microondas y verifica solicitudes de las unidades para nuevos servicios de microondas y los presenta a la jefatura del Departamento de Telecomunicaciones para su autorización. Verificara programa y solicitudes de las unidades y autorizara a jefe(a) de sección para ejecutarlo. Recibe autorización y prepara comisión de técnicos para ir a realizar las actividades. Prepara equipos, herramientas y demás implementos, y se desplazan al lugar según programa. Complementa formulario de orden de trabajo detallando las actividades realizadas y trasladan al jefe(a) de sección la orden de trabajo. Recibe orden de trabajo para ingresarla a base de datos é informa al Jefe(a) de Departamento de Telecomunicaciones sobre los detalles del trabajo.

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UNIDAD SECUNDARIA EJECUTORA FINANCIERA

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DETALLE DE PROCEDIMIENTOS USEFI 1. RECUPERACIÓN SUBSIDIOS DEL PERSONAL DE LA PNC, ANTE EL INSTITUTO

SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO 1. FORMULACIÓN PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL INSTITUCIONAL. 2. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. 3. CONTROL DE FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO. 4. EMISIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO. 5. REGISTRO Y CONTROL DEL PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE

FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO. 6. REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS DE IMPUESTOS MUNICIPALES Y DESECHOS

SÓLIDOS DE INMUEBLES PROPIOS DE LA POLICÍA NACIONAL CIVIL, EN COMODATO Y CALIDAD DE PRÉSTAMO.

7. TRÁMITE DE REINTEGRO DE FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO. 8. GESTIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO PARA EL PAGO DE LOS SERVICIOS

BÁSICOS CON FACTURACIÓN COLECTIVA. 9. ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

(PEP) Y SUS MODIFICACIONES. 10. GESTIÓN DE PROVISIONES. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 11. ELABORACIÓN DE REQUERIMIENTO DE FONDOS EN APLICACIÓN INFORMÁTICA

SAFI MODULO DE TESORERÍA DEL RUBRO BIENES Y SERVICIOS. 12. ELABORACIÓN Y PAGO DE CHEQUES DEL RUBRO BIENES Y SERVICIOS. 13. EMISIÓN DE TRANSFERENCIA DE FONDOS DE LA CUENTA BIENES Y SERVICIOS

A CUENTA ENCARGADOS DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO. 14. EMISION Y CONTROL DE CHEQUES PARA EL PAGO DE SERVICIOS BASICOS. 15. ENTREGA DE QUEDAN A PROVEEDORES.

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16. PAGO ELECTRONICO A PROVEEDORES DE LA CUENTA BIENES Y SERVICIOS. 17. TRASLADO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA-PNC RETENIDO A CUENTA

BANCARIA RENTA. 18. ELABORACIÓN DE DISPONIBILIDAD DE FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES 19. PAGO DE OBLIGACIONES A PROVEEDORES A TRAVÉS DE FONDO DE

ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE). 20. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR VENTA A TRAVÉS DEL FONDO DE

ACTIVIDADES ESPECIALES Y REMISIÓN DE REMESAS (FAE). 21. ELABORACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE FONDOS DEL FONDO DE

ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE). 22. TRÁMITE DE ACUERDOS DE CREACIÓN, NOMBRAMIENTO Y AFIANZAMIENTO DE

PERSONAL RESPONSABLE DE FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO, ACTIVOS FIJOS, VALES DE COMBUSTIBLE Y BODEGA.

23. ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE INGRESO. 24. RECEPCION DE FONDOS DIVERSOS 25. PAGO DE SEGURO POR SINIESTRO A PERSONAL BENEFICIARIO DE

FALLECIDOS DE LA PNC. 26. RECEPCIÓN Y CONTROL INGRESOS POR MULTAS IMPUESTAS A

PROVEEDORES. 27. RECEPCIÓN, CONTROL Y LIBERACIÓN DE GARANTÍAS DE MANTENIMIENTO DE

OFERTA Y FIEL CUMPLIMIENTO.

28. CONTROL DE EMBARGOS JUDICIALES. 29. ELABORACIÓN DE REQUERIMIENTO DE FONDOS EN APLICACIÓN INFORMÁTICA SAFI-MÓDULO DE TESORERÍA DEL RUBRO REMUNERACIONES. 30. ELABORACIÓN Y PAGO DE CHEQUES DE RETENCIONES FINANCIERA Y LEGALES. 31. PAGO DE PLANILLAS PROVISIONALES MENSUALES AL ISSS. 32. PAGO DE SALARIO POR MEDIO DE CHEQUE. 33. SOLICITUD Y PAGO DE SALARIO POR REPOSICIÓN. 34. RECEPCIÓN DE FONDOS Y PAGO A OTRAS INSTITUCIONES POR ABONO A

CUENTA.

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35. TRANSFERENCIA DE PAGO DE SALARIOS POR ABONO A CUENTA. 36. RECLAMO DE SEGURO DE FIANZA Y FIDELIDAD. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 37. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE 38. ANÁLISIS DE CUENTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 39. DEVENGAMIENTO DE DOCUMENTOS CON AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA 40. DEVENGAMIENTO DE DOCUMENTOS SIN AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA 41. ELABORACIÓN, CUADRATURA Y SEGUIMIENTO A CONCILIACIONES BANCARIAS 42. ELABORACIÓN Y PAGO DE DECLARACIÓN DEL IMPUESTO A LA

TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y A LA PRESTACION DE SERVICIOS (IVA) DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE) DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL

43. ELABORACIÓN Y PAGO DE DECLARACIÓN DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO

RETENIDO RENTA DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES FAE DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL.

44. EMISIÓN DE REPORTES CONTABLES Y ELABORACIÓN DE ESTADOS

FINANCIEROS 45. REGISTRO DE COMPRAS, VENTAS A CONTRIBUYENTES Y VENTAS A

CONSUMIDOR FINAL EN HOJAS LEGALES DEL IMPUESTO A LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y A LA PRESTACION DE SERVICIOS (IVA) DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE) DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL

46. RECEPCIÓN, REVISIÓN Y SEGUIMIENTO A CONCILICACIONES BANCARIAS DE LA

CUENTAS MANEJADAS POR LOS ENCARGADOS DE FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL.

47. RECEPCION Y REGISTRO DE DOCUMENTOS POR COMPRAS A TRAVES DEL

FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE) DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL 48. RECEPCION Y REGISTRO DE DOCUMENTOS DE INGRESO POR VENTA DE

BIENES Y SERVICIOS DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE) DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL

49. REGISTRO CONTABLE DEL PAGADO DE LAS OBLIGACIONES

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PROCEDIMIENTO DE LA JEFATURA USEFI

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECUPERACIÓN SUBSIDIOS DEL PERSONAL DE LA

PNC, ANTE EL INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL.

DEPENDENCIA: : UNIDAD SECUNDARIA EJECUTORA FINANCIERA (USEFI)

OBJETIVO: Recuperar los subsidios mediante presentación oportuna al Instituto Salvadoreño del Seguro Social de los certificados de incapacidades del personal de la PNC y obtener los Recibos de Ingreso por cheques remitidos al Fondo General de la Nación.

BASE LEGAL: Instructivo No. 5.063 del 29 del mes de octubre de 2002 “ Normas y Procedimientos para pago de incapacidades Temporales en caso de Enfermedad, Accidente Común Maternidad y Riesgos Profesionales. Decreto No.17, Ley de Asuetos, Vacaciones y Licencias de los Empleados Públicos y Reformas. Acuerdo No. 24 del 15 de enero de 1999.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Certificado de Incapacidad Temporal, Quedan, Boletín de Ordenes de pago del ISSS y Recibo de Ingreso del Ministerio de Hacienda.


Técnico(a) (Encargado Trámite Recuperación Subsidios-PNC)

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Recibe del Departamento de Gestión de Salarios Certificados de Incapacidades Temporales por Enfermedad Común, Enfermedad Profesional, Accidente Común, Accidente de Trabajo y Maternidad de los empleados de la PNC. Revisa los Certificados de Incapacidad Temporal y anexos: número, fecha de expedición, número de afiliación, período de incapacidad, firma y sello de Médicos, Paramédicos y del Departamento de Gestión de Salarios-PNC. Ordena Certificados de Incapacidad Temporal por número de afiliación de menor a mayor iniciando del segundo dígito y lo numera correlativamente según listado emitido por Gestión de Salarios, toda vez que no presenten inconsistencias. Elabora oficio de remisión de Certificados de Incapacidades y adjunta reporte de los mismos para ser presentado en original y 3 copias al Departamento de Subsidios del ISSS, recibiendo copia de oficio firmada y sellada de recibida, quedando pendiente de retirar Quedan por el valor de los Certificados de Incapacidades presentadas. En caso de que sean devueltos por el ISSS, procede como los detallan los pasos No. 5 al 7 caso contrario continua con el paso No. 8 Recibe del ISSS los Certificados de Incapacidades observados presentados en fechas anteriores.

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Técnico(a) (Encargado Trámite Recuperación Subsidios-PNC)

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Clasifica conforme al tipo de observación y remite por medio de Memorando al Departamento Gestión de Salarios, a fin de que sean atendidas las observaciones, archivando copia de memorando. Recibe del Departamento Gestión de Salarios los certificados de incapacidades con las observaciones superadas. (continúa con paso No.3) Anota en Libro de Control, la fecha de envío, No. de Oficio y total de certificados de incapacidades temporales presentados al ISSS, archiva copia de Oficio y reportes. Retira Quedan en el Departamento de Seguimiento Presupuestario del ISSS 3 semanas después de haber presentado los certificados de incapacidades (aproximadamente) firmando en Libro de recibido. Para control interno reproduce en fotocopia el Quedan, anota en libro de control y archiva, manteniendo el Quedan original pendiente de cobro ante el ISSS. Consulta telefónicamente al Departamento de Pagaduría del ISSS, 30 días después de emitido el Quedan (fecha estimada) si los cheques han sido enviados al Fondo General de La Nación para retirar recibos de ingresos y boletines. Retira Original de Recibo de Ingreso, boletín de orden de pago en el Departamento de Pagaduría del ISSS contra entrega de quedan original, presentación de copia de acuerdo de nombramiento y Documento Único de Identidad, firmando en libro como constancia de recibido. Verifica sumatoria en boletín de orden de pago para conciliar con el monto del Recibo de Ingreso y anota en boletín: número de Recibo de Ingreso, montos, fecha de recibido, anexa fotocopia de Recibo de Ingreso en boletín y archiva. Anota en libro de control el valor del Recibo de Ingreso para efectos de registrar el valor acumulado.

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DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL INSTITUCIONAL

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO – USEFI

OBJETIVO: Establecer en el Presupuesto de la Institución, las prioridades y necesidades de la misma; así como la distribución de los recursos por Línea de Trabajo establecidas, tomando como base fundamental las Políticas Presupuestarias del Sector Público, Políticas Institucionales y Plan de Gobierno.

BASE LEGAL: Ley AFI Art. 31 y 32, y su Reglamento Artículos 43 y 44, Reglamento de Normas Técnica de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art. 55, Lineamientos de la Dirección General del Presupuesto – Ministerio de Hacienda.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Lineamientos para la Formulación Presupuestaria del Ministerio de Hacienda, Información sobre plazas de la División de Personal: Ley de Salarios, Contratos, Sobresueldos, Autorizaciones del Ministerio de Hacienda, Plan Anual de Compras Institucional, Datos estadísticos del Historial de Gastos, Datos estadísticos de Presupuestos aprobados y ejecutados y Actas de reuniones del Comité Técnico de Formulación del Presupuesto.


Jefe (a) Unidad Secundaria Ejecutora Financiera Jefe (a) Departamento de Presupuesto Jefe (a) Departamento de Presupuesto

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Recibe nomina del personal que conformará el Comité Técnico de Formulación del Presupuesto, y traslada a Jefe (a) Departamento de Presupuesto. Recibe lineamientos de la Jefatura de la Unidad Secundaria Ejecutora Financiera (USEFI), para iniciar el proceso de Formulación de Presupuesto. Comunica a Jefatura Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria y a Técnico (a) Presupuestario para dar lineamientos sobre el inicio de la Formulación del Presupuesto Institucional: Presupuesto de Personal y Presupuesto de Egresos. Prepara Memorandos para: División de Personal solicitando la información necesaria para elaborar el Presupuesto de Personal, Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) solicitando el Plan Anual de Compras, tramita las respectivas firmas y envía a las Dependencias involucradas. Recibe información de la División de Personal y Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional; y margina a Jefatura Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria, para que el Técnico (a) Presupuestario revise e inicie el proceso de Formulación del Presupuesto Preliminar.

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Técnico (a) Presupuestario (Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria) Jefe(a) Departamento de Presupuesto Técnico (a) Presupuestario (Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria) Jefe (a) USEFI Jefe (a) Departamento de Presupuesto

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Recibe información y elabora Presupuesto Preliminar: a) Presupuesto de Egresos b) Presupuesto de Personal Entrega a Jefatura Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria, para la respectiva revisión y traslada a la Jefe (a) Departamento de Presupuesto. Revisa información y traslada a Jefe(a) USEFI para Visto Bueno y/o modificaciones correspondientes. Recibe Techo Presupuestario revisado por el Jefe(a) USEFI, juntamente con las Normas de Formulación Presupuestaria y la Política Presupuestaria, trasladando a Jefe(a) de Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria para los respectivos ajustes. Y posterior revisión del Jefe(a) Departamento de Presupuesto Traslada El Proyecto de Presupuesto en original al Jefe(a) USEFI para revisión y/o Visto Bueno, y convoca a Miembros del Comité Técnico de Formulación Presupuestaria, a través de Memorando firmados por Jefe(a) USEFI. Prepara una Demanda Adicional juntamente con el Jefe (a) de Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria en la que se incluyen las necesidades que no se cubren con el techo asignado, de acuerdo a lo considerado en la reunión con el Comité Técnico de Formulación Presupuestaria. Y traslada a Jefe(a) del Departamento para revisión y posterior envío a la Jefatura de la USEFI. Revisa Demanda Adicional y traslada a Jefe(a) Departamento de Presupuesto juntamente con el Proyecto de Presupuesto. Recibe documentos y coordina su reproducción. Prepara Memorando de remisión de los documentos para firma del Subdirector(a) de Administración y Finanzas; adjuntando Pro forma de oficio de remisión para firma del Director General. Y posterior envío a la Dirección Financiera Institucional del Ministerio de Seguridad Pública y Justicia. 1/

1/ NOTA: Coordina el envío de los documentos, reiterando al mensajero que solicite firma de recibido en el Oficio (copia) firmado por el Señor Director General, para el archivo correspondiente, en la Sección de Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÒN DE LA EJECUCIÒN PRESUPUESTARIA.


OBJETIVO: Contar con un documento que se utilice como una herramienta técnica que defina las líneas de acción para el control y Seguimiento de las Acciones Tácticas Operativas, y el cual se fundamente sobre la base de los lineamientos del Plan Estratégico Institucional.

BASE LEGAL: Ley AFI Art. 41, 48 y 49 y su Reglamento Art. 64 y 70, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art. 58, Lineamientos de la Unidad de Planificación Institucional.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Plan de Gobierno, Plan Estratégico Institucional, Lineamientos de la Unidad de Planificación Institucional, Planes Operativos Anuales de los Departamentos de la Unidad Secundaria Ejecutora Financiera.


Jefe (a) Departamento de Presupuesto Técnico (a) Presupuestario (Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria)

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Recibe mensualmente información de los Departamentos de la USEFI: a) Departamento de Contabilidad: Informe de Ejecución Presupuestaria de Egresos y Programación y Seguimiento de Acciones Tácticas Operativas. b) Departamento de Tesorería: Informe Mensual y Trimestral por Cuenta y Clasificación Económica y Programación y Seguimiento de Acciones Tácticas Operativas según el caso. c) Información sobre la Recuperación de Subsidios. Margina la información al Jefe(a) de la Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria, quien traslada al Técnico (a) Presupuestario. Recibe información y prepara informes: a) Mensual según Formatos: Seguimiento de la Ejecución Presupuestaria por Cuenta y Clasificación Económica (por Rubro, Cuenta y Fuente de Financiamiento. Y por Recursos utilizados por Rubro)

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Técnico (a) Presupuestario (Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria) Jefe (a) Departamento de Presupuesto Jefe (a) USEFI Secretaria(o) Departamento de Presupuesto

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b) Trimestral según Formatos: Seguimiento de la Ejecución Presupuestaria por Cuenta y Clasificación Económica. (por Rubro, Cuenta y Fuente de Financiamiento. Y por Recursos utilizados por Rubro. Y Programación Física Financiera y Trimestral). Entrega a Jefe(a) Sección Formulación, Seguimiento y Evaluación Presupuestaria, para revisión y Visto Bueno. Y traslada a Jefe(a) del Departamento. Recibe documento y de estar correcto da Visto Bueno y posteriormente envía a Jefe(a) USEFI, para firma. Recibe y revisa documento y de estar correcto firma y remite a la Dirección Financiera Institucional del Ministerio de Seguridad Pública y Justicia, por medio del Departamento de Presupuesto. Caso contrario devuelve al Departamento para corrección. Envía documento y archiva la copia respectiva, con firma de recibido.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO


OBJETIVO: Verificar la administración de los Fondos Circulantes de Monto Fijo, de las Dependencias de la Institución.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art. 3 y 4, Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado Art. 117, Instructivo para la Aplicación de Fondos Circulantes de Monto Fijo y Cajas Chicas de la Policía Nacional Civil Norma 52, Instructivo para la Aplicación del Régimen de Disponibilidad del Personal Policial, Reglamento de Viáticos, Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público, Guía para facilitar la Aplicación de Específicos, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado literal C.2.7.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acuerdos de Creación de Fondos y de Nombramiento del Responsable de Autorizar Erogaciones, Refrendarios y Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo, Fianzas y Declaraciones Juradas del Patrimonio, Pólizas de Fondo Circulante de Monto Fijo, Estados Bancarios y chequeras, Libro de Bancos y Gastos, Facturas, Formularios de viáticos y recibos.


Técnico (a) Presupuestario (Sección Ejecución Presupuestaria)

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Prepara Programación de visitas para el Control de Fondos Circulantes de Monto Fijo a nivel nacional y lo entregan a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria para Visto Bueno. Prepara memorando que firma la Jefe(a) USEFI, informando a la Jefe(a) de la Dependencia a visitar comunicando que realizará el control al Fondo Circulante; de acuerdo a la programación definida. Entrega memorando a la Secretaria de la Dependencia que visita, para informar a la Jefe(a) que practicará Control al Fondo Circulante de Monto Fijo. Solicita al Encargado del Fondo Circulante de Monto Fijo la siguiente documentación:

Acuerdos actualizados de Creación del Fondo Circulante de Monto Fijo, nombramiento del Encargado del Fondo, Refrendario y Responsable de Autorizar Erogaciones. Copia de Fianzas y comprobante de Declaraciones Juradas de Patrimonio.

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Técnico (a) Presupuestario

(Sección Ejecución Presupuestaria)

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Solicita los siguientes documentos: a) Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público. b) Guía para facilitar la Aplicación de Específicos. c) Instructivo para el Manejo de Fondos Circulantes de Monto Fijo. d) Guía para llenar Formulario de Viáticos. e) Reglamento General de Viáticos f) Libro de Bancos y otros.

Solicita la siguiente información: a) Efectivo en Caja b) Facturas, hojas de viáticos y recibos pendientes de incluir en reintegro. c) Copia de memorando donde se hace constar el valor de los reintegros en trámite en la USEFI d) Chequera en uso para verificar saldo disponible en Banco y último cheque emitido. e) Documentos que respaldan anticipos proporcionados (vales). Llena Formato “Control a Fondo Circulante de Monto Fijo” en el que detalla el estado de la información encontrada. Remite el Control debidamente firmado (en caso de existir faltante en los fondos asignados.) a la Unidad de Auditoria Interna para que practique una auditoria, con copia al Subdirector(a) de Administración y Finanzas y al Departamento de Tesorería, brindando el respectivo seguimiento. Recomienda al Encargado de Fondo Circulante remesar el sobrante, si ese fuese el caso, al Fondo General de la Nación, Dirección General de Tesorería del Ministerio de Hacienda, y que remita copia del recibo de ingreso a los Departamentos de Presupuesto y Tesorería. Al solventar esta situación hará un nuevo Control al Fondo Circulante de Monto Fijo.

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Técnico (a) Presupuestario

(Sección Ejecución Presupuestaria) Jefe (a) Sección Ejecución Presupuestaria Técnico (a) Presupuestario

(Sección Ejecución Presupuestaria)

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NOTA: Otras inconsistencias que puedan ser encontradas se plasman en el Formato “Control a Fondos Circulantes de Monto Fijo” así como las recomendaciones para dar cumplimiento a la normativa establecida para el manejo y Control de Fondos Circulantes de Monto Fijo. Solicita firma y sello del Responsable de Autorizar Erogaciones, Encargado de Fondo Circulante de Monto Fijo así como del Técnico(a) Presupuestario que realiza el Control, en el Formulario de Control de Fondos. Entrega Formato “Control a Fondos Circulantes de Monto Fijo” a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria Revisa el Control de Fondos realizados y devuelve a Técnico (a) Presupuestario para el respectivo archivo en cada expediente. Recibe documento y archiva.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO


OBJETIVO: Garantizar a la Institución la Disponibilidad Presupuestaria para cumplir con la obligación adquirida con terceros.

BASE LEGAL: Reglamento de la Ley AFI Art. 57, Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art. 36, 38 y 39; y Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria del Ministerio de Hacienda, Manual de Clasificación para las Transacciones Financiera del Sector Público del Ministerio de Hacienda.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Orden de Compra, Contrato de Bienes y/o Servicios, Facturas, Recibos, Requerimientos de Salarios, Bonificaciones, Vacaciones, Ayudas Familiares y Pólizas de Reintegro de Fondos Circulantes de Monto Fijo, y otros.


Secretaria (o) Departamento de Presupuesto

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Recibe documentos para emisión de Compromiso Presupuestario: a) Orden de Compra, Contratos de Bienes y/o Servicios. b) Requerimientos de Salarios, Ayudas Familiares, Solicitudes de Pagos ordenados por la Corte Suprema de Justicia. c) Otros documentos. Traslada a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria quien realiza la siguiente distribución a los Técnicos Presupuestarios: a) Los Contratos de Bienes y/o Servicios al Técnico (a) Presupuestario responsable de verificar la existencia de Disponibilidad Presupuestaria en Cuadros de Certificación de Fondos. NOTA: Una vez verificada la Disponibilidad descarga en el Cuadro de Certificación de Fondos y lo traslada para codificación, para posteriormente emitir el Compromiso Presupuestario. b) En el caso de Órdenes de Compra, Requerimientos de Salarios, y otros documentos distribuye en Técnicos (as) Presupuestarios con el propósito de revisión y codificación.

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Técnico(a) Presupuestario/ Colaborador Administrativo (Módulo SAFI)

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NOTA: Para las Órdenes de Compra codificadas, se trasladan al Técnico (a) Presupuestario responsable de verificar la existencia de disponibilidad presupuestaria en Cuadros de Certificación de Fondos, para el respectivo descargo, y emisión de Compromiso Presupuestario. Recibe documentos para emisión de Compromiso Presupuestario. Verifica disponibilidad presupuestaria y emite Compromiso Presupuestario. Caso contrario prepara reprogramación de fondos, y Oficio de remisión para firma de la Jefe(a) USEFI por medio de la Jefe(a) del Departamento de Presupuesto, está a la espera de autorización de la reprogramación de fondos. Emite Compromiso Presupuestario, imprime, reproduce en fotocopia y en el caso de Remuneraciones previo a la elaboración del Compromiso Presupuestario genera la carga automática para el Requerimiento general y Vacaciones, y entrega el original al Departamento de Tesorería a través del Libro de Control, solicitando firma de recibido. NOTA: La fotocopia es entregada al Colaborador (a) Administrativo del archivo de documentos Entrega los Compromisos Presupuestarios diferentes a los de Remuneraciones, a Técnicos (as) Presupuestarios para revisión y elaboración del formulario Remisión de Documentos Varios. Reproduce una fotocopia y la entrega al Departamento de Tesorería a través del Formulario Remisión de Documentos Varios y traslada la copia verde al Colaborador(a) Administrativo para el respectivo archivo, juntamente con la fotocopia de los Compromisos Presupuestarios. (Cuando se trata de Ayudas Familiares, Solicitudes de Pagos ordenados por la Corte Suprema de Justicia; y otros).

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ACTIVIDAD

Técnico(a) Presupuestario/ Colaborador Administrativo (Módulo SAFI) Colaborador (a) Administrativo Departamento de Presupuesto

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Entrega el documento original al Departamento de Tesorería solicitando firma de recibido en una fotocopia, otra fotocopia a la UACI, solicitando firma de recibido en la fotocopia firmada por el Departamento de Tesorería y en el Libro de Ingreso de Órdenes de Compra. Remite otra copia firmada al Colaborador(a) Administrativo para el respectivo archivo. (Cuando se trata de Contratos de Bienes y/o Servicios, y Órdenes de Compra). Adjunta el documento original al Formulario Remisión de Documentos Varios y traslada al Departamento de Tesorería, solicitando firma de recibido en una fotocopia. (En caso de Pólizas de Fondo Circulante de Monto Fijo y de Servicios Básicos). La fotocopia del Compromiso Presupuestario y la copia verde del Formulario en mención es entregada al Colaborador (a) Administrativo para el respectivo archivo. Recibe fotocopias de Compromisos Presupuestarios juntamente con la copia verde del Formulario Remisión de Documentos Varios con firma de recibido, para el respectivo archivo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DEL PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO.


OBJETIVO: Efectuar oportunamente reintegros para pago de Servicios Básicos en cada una de las Dependencias de la PNC a nivel nacional a través de los Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art. 36, 38 y 39, Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público-Ministerio de Hacienda y Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acuerdos de Creación de Fondos Circulantes de Monto Fijo, Acuerdos de Nombramiento de Encargado del Fondo Circulante de Monto Fijo, Refrendario y Responsable de Autorizar Erogaciones, Facturas de Servicios Básicos, Pólizas de Reintegro, Compromisos Presupuestarios y Formulario “Remisión de Documentos Varios”.


Colaborador (a) Administrativo Departamento de Presupuesto

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Recibe de cada Encargado de Fondo Circulante de Monto Fijo los documentos cancelados de Servicios Básicos (facturas y Póliza de Reintegro), para trámite de reintegro. Compara facturas canceladas con Póliza de reintegro verificando monto de las facturas e Impuestos Municipales (cuando son inmuebles propios, comodato o en calidad de préstamo), período de pago, códigos de específicos de gasto, sumatorias y totales, entre otros. Contacta al Encargado del Fondo Circulante para que modifique la Póliza, en caso de que las facturas incluyan moras por pagos tardíos y su valor no ha sido descontado. Solicita revisión de Impuestos Municipales incluidos en la facturación de Energía Eléctrica, al Responsable de Arrendamientos quien verifica que los Impuestos reflejados en la facturación correspondan a inmuebles propios, en Comodato o en calidad de préstamo; para efectos del registro y control en el Sistema de Arrendamientos, y para proceder a la gestión de pago. Entrega a Digitador de Servicios Básicos para el respectivo control en el archivo informático.

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Colaborador (a) Administrativo Departamento de Presupuesto (Digitador) Colaborador (a) Administrativo Departamento de Presupuesto

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Recibe, registra y verifica que las facturas correspondan a inmuebles que utiliza la Institución, Número de Cuenta de Servicio Básico, período de servicio, entre otros. Y devuelve a Colaborador (a) Administrativo. Registra información en formulario “Control de Fondos Circulantes tramitados con Crédito Presupuestario”: Fecha, Dependencia, Monto según el tipo de Servicio Básico, número y fecha de Formulario Remisión de Documentos Varios. Realiza aplicación en el Compromiso Presupuestario respectivo (descargo), y establece disponibilidad de fondos; si no existiera disponibilidad en el Compromiso Presupuestario, prepara solicitud de fondos para emisión de nuevo Compromiso Presupuestario. Obtiene el Compromiso Presupuestario original, reproduce una fotocopia para el respectivo archivo. Archiva copia verde con firma de recibido del Departamento de Tesorería y la copia rosada la entrega al Departamento de Contabilidad. NOTA: Proporciona seguimiento a las Dependencias que no presentan reintegros oportunamente, y realiza cuadratura de saldos en Compromisos Presupuestarios con el Departamento de Tesorería, previo a las fechas de vencimiento del Compromiso Presupuestario.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS DE IMPUESTOS MUNICIPALES Y DESECHOS SÓLIDOS DE INMUEBLES PROPIOS DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL, EN COMODATO Y CALIDAD DE PRESTAMO.


OBJETIVO: Ejecutar oportunamente el pago mensual de Impuestos Municipales y Desechos Sólidos de inmuebles propiedad de la Policía Nacional Civil, así como en comodato (Los Impuestos se cancelan cuando no son propiedad de Alcaldías Municipales), y en Calidad de Préstamo.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas Especificas de la Policía Nacional Civil

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Recibos emitidos por Alcaldías Municipales, Hoja Resumen para pago de Impuestos Municipales, Formulario “Remisión de Documentos Varios”, correspondencia para otros casos, Compromiso Presupuestario.



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Retira mensualmente los recibos de las Alcaldías Municipales. y/o recibe en memorando de la División de Infraestructura solicitando el pago de Impuestos Municipales. Verifica en los controles, si los recibos presentan Impuestos Municipales o Desechos Sólidos de años anteriores que no estén cancelados, y solicita autorización a la Subdirección de Administración y Finanzas para la gestión de pago, en caso de que este sea procedente. Prepara Hoja Resumen para Pago de Impuestos Municipales o Desechos Sólidos (cuando es de tres facturas en adelante). Revisa la Jefe(a) de la Sección Ejecución Presupuestaria, y el Visto Bueno de la Jefe(a) del Departamento de Presupuesto. Cuando se trata de una o dos facturas no es necesaria la Hoja Resumen. Solicita Compromiso Presupuestario al Técnico (a) Presupuestario (Módulo SAFI) Hoja Resumen para Pago de Impuestos Municipales o Desechos Sólidos (que incluye más de dos facturas), o facturas individuales. Recibe y revisa el Compromiso Presupuestario.

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Reproduce una fotocopia y completa Formulario “Remisión de Documentos Varios” adjuntando original del Compromiso Presupuestario y documentos de respaldo. Remite original al Departamento de Tesorería, solicitando firma de recibido. Entrega la fotocopia del Compromiso Presupuestario al Colaborador(a) Administrativo encargado del Archivo, juntamente con la Copia Verde del Formulario Remisión de Documentos Varios. NOTA: Es el responsable de verificar y controlar los Impuestos Municipales incluidos en las facturaciones de Energía Eléctrica individuales y colectivas, que correspondan a inmuebles propios, en comodato o en calidad de préstamo. Registra la información en el Sistema de Arrendamientos, para que se proceda a la gestión de pago.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE REINTEGRO DE FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO.


OBJETIVO: Establecer un método de revisión estandarizado de la documentación que ingresa al Departamento de Presupuesto, para trámite de Reintegro de Fondos Circulantes de Monto Fijo, de las Dependencias de la Institución.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiero Integrado Literal C.2.7 numeral 2, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art. 39, Guía para Facilitar la Aplicación de Específicos, Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público, Instructivo para la Aplicación de Fondos Circulantes de Monto Fijo y Cajas Chicas de la Policía Nacional Civil, Instructivo para la Aplicación del Régimen de Disponibilidad del Personal Policial y Reglamento de Viáticos.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Pólizas de Reintegro de Fondo Circulante de Monto Fijo, Facturas, Formularios de viáticos y recibos, Nota de autorización del Responsable de Autorizar Erogaciones del Fondo Circulante de Monto Fijo, Memorando de autorización del Responsable de Autorizar Erogaciones de Cajas Chicas.


Técnico (a) Presupuestario (Sección Ejecución Presupuestaria)

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Recibe Pólizas para trámite de Reintegros de Fondos Circulantes de Monto Fijo: Gastos Varios y Alimentación de Áreas Especializadas. Anota en libro de “Control de Fondos Circulantes de Monto Fijo”. Revisa la documentación de respaldo, como lo detallan los pasos del No. 3 al 6. Verifica nombre del Fondo Circulante de Monto Fijo, No. de Póliza, Ejercicio Fiscal, Cifrado Presupuestario, valores en letras y números, Específicos aplicados, cuando se trata de Póliza. Constata fecha, valor total en números y letras, que esté a nombre del Encargado del Fondo Circulante de Monto Fijo, Específicos aplicados, sellos y firmas del Encargado del Fondo Circulante de Monto Fijo, Refrendario, datos de recibido del bien o servicio, Requisición de materiales anexa a la factura y la respectiva autorización del Responsable de Autorizar Erogaciones; en caso de revisión de Factura de Consumidor Final. Verifica saldos disponibles en el Cuadro de Liquidación.

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Técnico (a) Presupuestario (Sección Ejecución Presupuestaria) Técnico(a) Presupuestario/Colaborador Administrativo (Módulo SAFI) Técnico (a) Presupuestario (Sección Ejecución Presupuestaria)

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Revisa los detalles siguientes: Gasto de Fondo Circulante de Monto Fijo por medio de Efectivo, y por medio de Cheques. En caso de que la documentación presente inconsistencias procede como lo detallan los pasos No. 7 y 8. Coordina con el Encargado del Fondo Circulante de la dependencia, para superar la observación. Si ésta se puede superar de inmediato. Prepara “Devolución de documentos de Fondos Circulantes” detallando las observaciones, y coordina el envió de ésta al Encargado de Fondo Circulante, juntamente con la documentación de respaldo. En el caso de que las observaciones así lo exijan. Recibe y verifica que las observaciones señaladas se superen en su totalidad de acuerdo a los requisitos establecidos en el Instructivo para la Aplicación de Fondos Circulantes de Monto Fijo y Cajas Chicas. Y solicita al Técnico (a) Presupuestario/Colaborador(a) Administrativo (Módulo SAFI) la emisión de Compromiso Presupuestario Recibe documentos y elabora Compromiso Presupuestario, ya elaborado entrega al Técnico (a) Presupuestario responsable del Fondo, para su posterior envió al Departamento de Tesorería. Completa Formulario “Remisión de Documentos Varios” y ordena la documentación así: a) Formulario. de Remisión de Documentos

Varios. b) Original del Compromiso Presupuestario. c) Póliza de Reintegro del Fondo Circulante. d) Documentación de Respaldo. Traslada la documentación al Departamento de Tesorería para Trámite de Requerimiento de Fondos, solicitando firma de recibido en el Formulario “Remisión de Documentos Varios” (copia verde).

Entrega al Colaborador (a) Administrativo de Presupuesto Encargado del archivo de documentos la copia del Compromiso Presupuestario juntamente con la copia verde firmada de recibido del Formulario “Remisión de Documentos Varios”.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTION DE CREDITO PRESUPUESTARIO PARA EL PAGO DE LOS SERVICIOS BASICOS CON FACTURACIÓN COLECTIVA.


OBJETIVO: Gestionar oportunamente el Crédito Presupuestario para el pago de los Servicios Básicos en las facturaciones colectivas, y aquella facturación individual que se recibe en el Departamento de Presupuesto; a fin de evitar recargos por pagos tardíos.

BASE LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art. 36, 38 y 39, Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público – Ministerio de Hacienda y Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, y Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Facturación colectiva e individual, Memorando de Remisión de facturas de las Dependencias, Hoja Resumen para Pago de Servicios Básicos, Compromiso Presupuestario, Formulario “Remisión de Documentos Varios”.



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Recibe facturaciones: Colectivas e Individuales, que son remitidas a través de memorando, por las diferentes Dependencias de la PNC. Revisa facturaciones tomando en cuenta: que la factura sea de Consumidor Final, período de pago, fecha de vencimiento, Impuestos Municipales, saldos de meses anteriores, período de servicio, intereses por pagos extemporáneos; y otros. NOTA:

a) En el caso de saldos de meses anteriores verifica en la factura del mes anterior si esta cancelado, para adjuntar copia de factura cancelada y gestionar el pago disminuyendo el monto que refleja la factura cancelada. Caso contrario cancela la totalidad de la factura. b) En el caso de la facturación colectiva de Energía Eléctrica (CAESS), el Responsable de Arrendamientos verifica que los Impuestos reflejados en la facturación correspondan a inmuebles propios, en comodato o en calidad de préstamo; para efectos del registro y control informático, y para proceder a la gestión de pago.

Traslada facturación colectiva o individual a Colaborador (a) Administrativo (Digitador), para efectos de verificación.

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Colaborador (a) Administrativo Departamento de Presupuesto (Digitador) Colaborador (a) Administrativo Departamento de Presupuesto

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Verifica en el control informático que la información contenida en las facturaciones esta correcta para facturaciones al Colaborador (a) Administrativo para realizar las investigaciones necesarias y solventar inconsistencias. Verifica disponibilidades en Compromisos Presupuestarios, para tramitar el respectivo pago, adjuntando facturaciones, copias de Compromisos Presupuestarios, y completa Formulario “Remisión de Documentos Varios” y traslada al Departamento de Tesorería solicitando firma de recibido en el Formulario. Prepara Solicitud de Fondos para elaboración de Compromisos Presupuestarios, y la traslada al Departamento de Tesorería para Requerimiento de Fondos, en caso de que no exista disponibilidad. Solicitando firma de recibido. Solicita a Técnico Presupuestario/Colaborador Administrativo (Módulo SAFI) elaboración del Compromiso Presupuestario con la facturación colectiva, lo revisa y traslada documentos al Departamento de Tesorería: facturación colectiva, Compromiso Presupuestario original (reproduce una copia del Compromiso Presupuestario), y completa Formulario “Remisión de Documentos Varios”, y entrega al Departamento de Tesorería solicitando firma de recibido en el Formulario. Entrega copia del Compromiso Presupuestario y la copia verde del Formulario “Remisión de Documentos Varios” al encargado del archivo de estos documentos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (PEP) Y SUS MODIFICACIONES.


OBJETIVO: Programar los recursos asignados a la Institución, para adquirir compromisos financieros con cargo al Crédito Presupuestario autorizado. Así como registrar las modificaciones para cumplir con los compromisos institucionales.

DISPOSICION LEGAL: Ley AFI Art. 39, 45 y su Reglamento Art. 52, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Policía Nacional Civil Art. 55, 56 y Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Autorización del Presupuesto votado Publicado en el Diario Oficial, Acuerdos de Transferencias Ejecutivas, Pro forma de la Programación de los fondos.

RESPONSABLE


Jefe (a) Sección Ejecución Presupuestaria Jefe (a) USEFI Jefe (a) Departamento de Presupuesto. Técnico (a) Presupuestario/ Colaborador(a) Administrativo (Módulo SAFI)

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Prepara Proforma de la Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP), distribuyendo los recursos financieros mensualmente por Específico de gasto y Línea de Trabajo. Traslada a Jefe(a) Departamento de Presupuesto para obtener el Visto Bueno de la Jefatura USEFI. Revisa y autoriza la distribución; para la digitación en el Sistema Informático SAFI. Devuelve a Jefe(a) Departamento de Presupuesto para corregir inconsistencias o continuar con el trámite. Recibe y traslada a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria para el respectivo registro en el Sistema Informático SAFI. Quien lo traslada a Técnico (a) Presupuestario/Colaborador(a) Administrativo (Módulo SAFI). Recibe Pro forma de la PEP para digitación en el Módulo de Presupuesto, revisa y entrega a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria; para efectos de verificación, quien lo entrega a Jefe(a) Departamento de Presupuesto, adjuntando el Oficio de remisión para la Dirección Financiera Institucional del Ministerio de Seguridad Pública y Justicia, para firma de la Jefe(a) USEFI. NOTA: El Técnico (a) Presupuestario esta pendiente de la autorización del documento para enviar el proceso a través del Sistema.

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Jefe (a) USEFI Secretaria(o) Departamento de Presupuesto Jefe (a) Departamento de Presupuesto Jefe (a) Sección Ejecución Presupuestaria Técnico (a)Presupuestario/ Colaborador(a) Administrativo (Módulo SAFI)

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Recibe documentación, firma Oficio de remisión para envío a la Dirección Financiera Institucional del Ministerio de Seguridad Pública y Justicia, a través de la secretaria(o) del Departamento de Presupuesto. Envía documento, solicitando firma de recibido. Y lo traslada a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria para el respectivo archivo. Recibe la PEP autorizada y la traslada a Jefe(a) Sección de Ejecución Presupuestaria. Recibe la PEP autorizada a fin de iniciar el Proceso de Ejecución Presupuestaria y traslada a Técnico (a) Presupuestario/Colaborador(a) Administrativo (Módulo SAFI). En caso de que haya necesidad de modificaciones, se procede como lo detallan los pasos del No. 9 y 10. Elabora Reprogramaciones, Ajustes (entre Rubros de Agrupación), aplicaciones por Transferencia de Crédito Ejecutiva y Refuerzos Presupuestarios, de acuerdo a las necesidades institucionales. Imprime y revisa, entregando a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria para la respectiva verificación y entrega a Jefe(a) Departamento de Presupuesto, adjuntando el Oficio de remisión para la Dirección Financiera Institucional del Ministerio de Seguridad Pública y Justicia, para firma de la Jefe(a) USEFI. Y la justificación respectiva según el caso que se está gestionando. Continúa el procedimiento como se detalla en paso No. 5. Brinda seguimiento de la autorización del documento ante las instancias correspondientes. Una vez autorizado el documento inicia el proceso de elaboración de Compromiso Presupuestario

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTION DE PROVISIONES


OBJETIVO: Lograr autorización del Ministerio de Hacienda para la constitución de Provisiones de Fondos de Compromisos Presupuestarios con disponibilidad presupuestaria, y que al 31 de Diciembre se encuentren pendientes de recepción de documentos de respaldo.

DISPOSICION LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado C.2.3

Normas Sobre Deudores y Acreedores Monetarios, numeral 3 Provisiones de Compromisos No

Documentados.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Contratos de Bienes y/o Servicios, Órdenes de Compra, Compromisos Presupuestarios, Facturas, Recibos, y otros documentos.


Jefe (a) Departamento de Presupuesto

Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria

Técnico (a) Presupuestario/ Colaborador(a) Administrativo (Módulo SAFI) Técnico(a) Presupuestario (Sección Ejecución Presupuestaria)

Técnico(a) Presupuestario (Sección Ejecución Presupuestaria

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Prepara Oficio para firma del Subdirector de Administración y Finanzas, solicitando autorización de provisiones de fondos, y se envía a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental por medio de la Secretaria del Departamento de Presupuesto. Comunica lineamientos a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria para iniciar el proceso de gestión de Provisiones. Coordina reunión con el personal que participará en el proceso de provisiones. Solicita al Departamento de Tesorería la documentación a incluir en las Provisiones (Compromisos Presupuestarios originales y facturas si existen). Al recibirlas las traslada al Técnico (a) Presupuestario/Colaborador(a) Administrativo (Módulo SAFI). Recibe documentación y procede a verificar disponibilidad presupuestaria en el Módulo de Presupuesto del Sistema Informático SAFI, y entrega a Técnico (a) Presupuestario. Prepara detalle de documentos con la siguiente información: Unidad Presupuestaria/Línea de Trabajo, Objeto Específico Presupuestario, número del Compromiso Presupuestario, Clasificación Económica, Fuente de Financiamiento, descripción del suministro, nombre del Proveedor, número de Documento legal, tipo de documento y monto solicitado, y lo traslada al Técnico(a) Presupuestario Encargado para que complete el Formulario Oficial de Provisiones. Registra información en Formulario Oficial de Provisiones del Ministerio de Hacienda: número de Compromisos Presupuestarios, Código y denominación de Unidad Primaria, Código y denominación de Unidad Secundaria, número correlativo, Código Expresión Presupuestaria (UP/LT), Objeto Específico, descripción del suministro, Suministrante, número de documento legal, monto solicitado. Traslada Formatos a Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria.

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Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria.

Técnico(a) Presupuestario (Sección Ejecución Presupuestaria)

Jefe(a) Sección Ejecución Presupuestaria.

Jefe( a) Departamento de Presupuestos

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Distribuye entre los Técnicos (as) para documentar cada Formulario Oficial de Provisiones (original y copia de la documentación: Contratos debidamente autorizados, Órdenes de Compra legalizadas, Facturas y/o Recibos). Y los que va recibiendo completos los traslada a Técnico(a) Presupuestario que realizará el Control de Calidad. Recibe documentos y realiza el Control de Calidad (revisa lo detallado en paso 6) firmando en la parte inferior derecha del Formulario, en señal de verificado, trasladando documentación a Jefe (a) Sección Ejecución Presupuestaria. Revisa documentos y entrega a Jefe (a) Departamento de Presupuesto. NOTA: Coordina con el Jefe(a) del Departamento de Contabilidad, la verificación de la información, solicitando firma en el Formato de Provisiones en señal de revisión. Recibe documentos y verifica antes de entregar a Jefe (a) USEFI para Visto Bueno y posterior entrega a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Hacienda, solicitando firma de recibido en la nota de remisión firmada por el la Jefe (a) USEFI Recibe comunicación del Técnico Analista de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Hacienda del Ministerio de Hacienda, sobre la autorización de las provisiones para el retiro de los documentos. Prepara remisión de Provisiones Autorizadas, y traslada la copia del Formulario Autorizado con la documentación de respaldo al Departamento de Tesorería para el respectivo registro de las Obligaciones por Pagar en el Modulo de Tesorería del Sistema Informático SAFI, y envía documentos al Departamento de Contabilidad para el respectivo registro en el Modulo de Contabilidad del Sistema Informático SAFI, y posterior archivo a la Sección responsable de esta actividad. NOTA: El Departamento de Contabilidad recibe los Formularios Originales de las Provisiones autorizadas por medio del Departamento de Presupuesto.

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DEPARTAMENTO DE TESORERIA

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE REQUERIMIENTO DE FONDOS EN APLICACION INFORMATICA SAFI MODULO DE TESORERIA DEL RUBRO BIENES Y SERVICIOS.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TESORERIA –USEFI

OBJETIVO: Registrar los documentos de obligaciones por pagar y generar el requerimiento de Fondos para el cumplimiento de los compromisos Institucionales.

BASE LEGAL: Ley de Administración Financiera y su Reglamento, Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas, Normas de Control Interno Especificas de la PNC, Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria, Acuerdo No. 2123 del 23/12/2003, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo No. 1355 de fecha 15/02/2002.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formulario de Remisión de documentos, Compromiso Presupuestario, Quedan, Facturas, Ordenes de Compra, Contratos, Pólizas de reintegro de Fondos Circulantes


Técnico (a) Sección Bienes y Servicios Técnico (a) Módulo SAFI

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Recibe del Departamento de Presupuesto formulario de hoja de Remisión de Documentos por Fondos Circulantes, Ayudas Familiares, Servicios Básicos, Impuestos, e ingresa en Sistema para el control respectivo. Recibe de Técnico formulario de Hoja de Remisión de documentos por facturas por Contratos y Órdenes de Compra e ingresa en Sistema para el control respectivo. Traslada a Técnico encargado de registrar en Sistema SAFI modulo de Tesorería Recibe documentación y procede a registrar en el auxiliar de obligaciones por pagar los datos contenidos en los documentos probatorios que respaldan la adquisición del bien o servicio tales como NIT del proveedor, tipo de documento de respaldo (orden de compra, Contrato,)No. Del QUEDAN, Código del Banco, No. De Cuenta del Proveedor, (si es abono a Cuenta)No . del Proyecto, etc. Seleccionando los ítems que corresponden a los objetos específicos registrados en el compromiso Presupuestario por cada movimiento de la obligación. Traslada a Técnico SAFI. Recibe y revisa documentación y procede a entregar contra reporte de Sistema SAFI, modulo de Tesorería al Departamento de Contabilidad para la validación de de los movimientos correspondientes a las obligaciones.

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Técnico (a) modulo SAFI Jefe (a) Sección Bienes y Servicios Secretaria (o) Jefatura Departamento de Tesorería

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NOTA: En caso de existir observaciones sobre el registro efectuado del Departamento de Contabilidad remitirá el registro observado vía informática al Departamento de Tesorería para realizar la.corrección correspondiente, según sea el caso. Coordina con el Departamento de Contabilidad la cuadratura de la documentación registrada contablemente del devengado de Egreso, garantizando así que el compromiso a pagar es una obligación realmente exigible, exceptuando el caso de los anticipos. Procede a generar el requerimiento de Fondos haciendo uso de la aplicación informática SAFI. Imprime dos reportes del Requerimiento de Fondos y los remite al Departamento de Contabilidad, para que el Técnico Contable Genere la Partida Contable del Devengado del Ingreso. Recibe Requerimiento de Fondos en el que se especifica No. Partida Contable y prepara oficio de solicitud de requerimiento de fondos, traslada a Jefe de Sección de Bienes y Servicios. Revisa, y entrega a Secretaria de Jefatura de Departamento para tramite de firmas de Jefe Departamento de Tesorería y Jefatura USEFI. Recibe y tramita firmas del Jefe de Departamento de Tesorería y remite Requerimiento de Fondos para firma de Jefatura USEFI. Recibe Requerimiento de fondos firmado por la Jefatura USEFI, ordena original y dos copias y envía a la Dirección Financiera Institucional para que se gestione Transferencia la de Fondos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y PAGO DE CHEQUES DEL RUBRO BIENES Y SERVICIOS.


OBJETIVO: Efectuar oportunamente el pago de los compromisos institucionales.

BASE LEGAL: Ley de Administración y Finanzas y su Reglamento, Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas 1-06, 1-08, 4-02.05, 4-02.11, 4-02.12, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo No. 1355 de fecha 15/02/2002, Normas Técnicas de Control Interno de la PNC..

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Cheques y Documentos de soporte.


Técnico (a) Sección Bienes y Servicios

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Recibe documentos y anexos con documentación de respaldo autorizada por la Jefatura USEFI. Verifica que exista disponibilidad según requerimiento de fondos. Registra la emisión de cheques por líneas de trabajo y clasificación presupuestaria. Elabora listado de emisión de cheques, según documentación de respaldo. Remite listado de cheques a emitir con formularios de cheques y documentación de soporte para su elaboración a Colaborador Administrativo y/o Técnico (SAFI). Recibe, elabora o imprime cheques según sea el caso y remite para revisión a Jefe de Sección. Recibe y revisa cheque versus control de requerimientos de fondos y traslada para firma del Jefe Departamento de Tesorería. Recibe, revisa firma cheques y traslada a Secretaria. Revisa y entrega a Jefe(a) de Sección. Revisa que los cheques se encuentren debidamente firmados y entrega a Técnico gestionar la firma de refrendario.

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Técnico (a) Sección Bienes y Servicios Colaborador (a) Administrativo Sección Bienes y Servicios Técnico(a) Módulo SAFI Colaborador(a) Administrativo Sección Bienes y Servicios

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Revisa los cheques y tramita firma de refrendario. Recibe y revisa cheques firmados por el Refrendario y distribuye así : a) cheques firmados a Colaborador Administrativo a fin de efectuar los pagos a los suministrantes. b) Separa del Cheque la documentación devengada y entrega a Departamento de Contabilidad. Recibe cheques y anexa hoja reporte de cheques a pagar, en la que registrara los siguientes datos: fecha de entrega, Numero de de DUI. Informa a los proveedores vía telefónica que pueden pasar a retirar los cheques. Efectúa pagos contra entrega de quedan original al Proveedor y traslada cheques pagados al Técnico responsable de procesar en Sistema SAFI módulo Tesorería. Recibe cheques pagados y haciendo uso de la aplicación informática SAFI modulo de Tesorería, registra el pagado, procede a ingresar los datos correspondientes a las transacciones y genera el movimiento automático en la transacción bancaria y los entrega a Colaborador(a) Administrativo. Recibe cheques procesados y entrega a Departamento de Contabilidad.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EMISION DE TRANSFERENCIA DE FONDOS DE LA CUENTA BIENES Y SERVICIOS A CUENTA ENCARGADOS DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO.


OBJETIVO: Depositar fondos con abono a cuenta, por medio de la Cuenta BYSER Nº 0590-

056349-5, a las Cuentas a nombre de los Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo de las diferentes Dependencias de la Policía Nacional Civil.

BASE LEGAL: Ley AFI y su Reglamento, Acuerdo Nº 2123 de fecha 23/12/2003. Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria (Literales del F al H), Acuerdo Nº 1355 de fecha 15/12/02, Manual Técnico del Sistema de Administración Integrado, Normas Técnicas de Control Interno 4-02-02,4-02-09,4-02-10, Normas de Control Interno Específicas de la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formularios de remisión de documentos, Póliza de reintegro, Compromiso presupuestario, Documentación de soporte, Planilla de transferencia y Nota de cargo y abono


Técnico (a) Sección Bienes y Servicios Técnico (a) Módulo SAFI Jefe (a) Sección Bienes y Servicios Jefe (a) Departamento de Tesorería

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Recibe del Departamento de Contabilidad documentación de Fondos Circulantes validado y traslada a Técnico (a) Registra documentación por rubro y línea de trabajo según disponibilidad bancaria y traslada a Técnico (a) SAFI Elabora detalle de FCMF que contiene Nº de Remisión de documentos y Monto a abonar, para registros de disponibilidad y entrega Técnico (a) SAFI Recibe y prepara archivo en base de datos y procede a elaborar planilla de abonados con la siguiente información: Nº de Cuenta Bancaria, nombre de la dependencia nombre del Encargado del Fondo Circulante y monto a abonar. Traslada a Jefe(a) de Sección Bienes y servicios. Revisa y verifica Nº de Cuenta y monto abonar. Traslada al Departamento de Tesorería para trámite de transferencia Procede a generar nota de abono y planilla de transferencia de fondos de la cuenta corriente BYSER Nº 590-056349-5, a cada una de las cuentas de Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo a través del Sistema e- Banca empresarial, las que son firmadas por el Tesorero y el refrendario de las Cuenta Bancaria.

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Jefe (a) Departamento de Tesorería Jefe (a) Sección Bienes y Servicios Técnico (a) Sección Bienes y Servicios Técnico (a) Módulo SAFI

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Imprime y firma notas de cargo y abono generadas en Sistema e-banca empresarial, por la transferencia de Fondos de la Cuenta Corriente de Bienes y Servicios a las Cuentas de Encargados de Fondo Circulante de Monto Fijo. Entrega transferencias autorizadas con su respectiva planilla, notas de cargo abono a Jefe(a) de Sección Bienes y Servicios. Revisa notas de abono se haya depositado conforme al requerimiento de Fondos y entrega Técnico(a). y Técnico(a) SAFI Recibe transferencias autorizadas planillas, notas de cargo y abono para descargo de disponibilidad bancaria y elaboración de flujo de efectivo. Recibe y distribuye así : a) nota de cargo original con planilla para registro del proceso del pagado en aplicación informática SAFI módulo de Tesorería.( anexa copia de remisión amarilla y nota de abono) b) copia de nota de cargo para Departamento de Presupuesto. Informa sobre los depósitos efectuados a los Encargados de Fondo Circulante de Monto Fijo. Recibe nota de cargo y planilla con sus anexos para liquidación del monto solicitado en obligaciones por pagar, generando el movimiento automático en la transacción bancaria. Efectúa pago de la obligación y genera transacción bancaria. Traslada nota de cargo, notas de abono y planilla procesada a Colaborador Administrativo. Recibe nota de cargo, abono y planillas procesadas y liquida al Departamento de Contabilidad para proceso del pagado.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE QUEDAN A PROVEEDORES


OBJETIVO: Recibir de los proveedores las facturas para efectos de trámite de pago por el suministro de Bienes y Servicios.

BASE LEGAL: Ley de Administración Financiera y su Reglamento, Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la Republica, Normas Técnicas de Control Interno de la PNC. Manual de procesos Para la Ejecución Presupuestaria, Acuerdo Nº 2123 del 23/12/2003, Manual Técnico de del Sistema Administración Financiera Integrado, Acuerdo nº 1355 de fecha 15/02/2002.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Facturas, Compromiso presupuestario, Remisión de Documento, Orden de Compra, Contratos, Resoluciones, Constancias.



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Recibe, revisa y custodia compromisos Presupuestarios de: Contratos, Ordenes de Compra que respaldan las facturas presentadas por los Proveedores o Suministrantes para emisión de Quedan. Recibe facturas duplicado cliente y verifica según el caso:

a) Compras de Libre Gestión (Entrega Total). Recibe del Proveedor o Suministrante, factura Duplicado Cliente y Orden de Compra Original( se deberá recibir con fecha y firma del proveedor al reverso para verificar la entrega del producto y si esta dentro del tiempo de entrega establecido en la misma), la que deberá contar con la siguiente información: Nombre de la Institución, fecha de emisión sello, firma, y fecha de recepción del bien, ya sea de Oficina bodega o persona responsable recibir a entera satisfacción, Nº de ONI, constata precio o valor del bien el cual debe coincidir con la Orden de Compra. Si se detecta diferencia en el valor y es menor se anexa justificación, se continúa con el trámite, si el valor es mayor que el de la Orden de Compra no se recibe.

b) Compras de Libre Gestión (Entrega Parcial). Recibe del Proveedor o Suministrante, factura Duplicado Cliente y Orden de Compra (copia), la que deberá contar con la siguiente información: Nombre de la Institución, fecha de emisión sello, firma, y fecha de recepción del bien, ya sea de Oficina bodega o persona responsable recibir a entera satisfacción, Nº de ONI, constata precio o valor del bien el cual debe coincidir con la Orden de Compra.

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Al terminar las entregas, el proveedor deberá presentar la Orden de Compra original; en el caso que existan diferencia en el precio y éste es menor se deberá anexar justificación y continuar con el trámite, si el precio es mayor del estipulado en la Orden de Compra no se recibe; en la Orden de Compra original se registran las entregas parciales realizadas, quedan emitidos, producto entregado y producto pendiente de entregar, Se descarga de los compromisos presupuestarios y se establece la disponibilidad.

c) Compras por Contrato. Se recibe del Proveedor o Suministrante factura duplicado cliente, la que debe contener: Nombre de la Institución, fecha de emisión, sello, firma y fecha de recepción del bien o servicio.( Oficina o Bodega), verifica el precio valor del bien, que deberá coincidir con el Contrato, .así como acta de recepción de los bienes recibidos en bodega. Si existe diferencia en el producto a entregar, se verifica si la UACI ha emitido Adenda o Resolución modificativa al Contrato o se devuelve al proveedor, según el caso ya que no procede la entrega del quedan. Envía la documentación original a la UACI, para análisis y cálculo de multa; en caso que el proveedor o suministrante no cumpla con las fechas establecidas. Elabora cuadro resumen de facturas, si el proveedor presenta mas de ocho facturas. El cual contiene la siguiente información: Nº de factura, valor, nº de quedan valor, fecha, nombre y firma de quien elabora. Procesa la documentación de respaldo en Sistema de Proveedores: factura, Orden de Compra, Contratos y quedan por cada ítem. Si el proveedor no esta registrado en el sistema procede a ingresar información general del mismo. Anexa el Compromiso Presupuestario que ampara el gasto efectuando los descargos correspondientes para establecer la disponibilidad en los controles de cada proveedor. Prepara formulario de Remisión de documentos y lo entrega a Colaborador Administrativo, para trámite de Requerimiento de Fondos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO ELECTRONICO A PROVEEDORES DE LA CUENTA BIENES Y SERVICIOS.


OBJETIVO: Efectuar el pago a proveedores por medio electrónico, utilizando la plataforma e-Banca del Banco Agrícola e- Banca empresarial, con abono a Cuenta de la Cuenta Bienes y Servicios Nº 590-056349-5 a las cuentas de los Proveedores por el pago de los compromisos institucionales adquiridos.

BASE LEGAL: Ley de Administración Financiera y su Reglamento, Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas 4-02-02, Normas de Control Interno Especificas de la PNC, Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria, Acuerdo No. 2123 del 23/12/2003, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo No. 1355 de fecha 15/02/2002.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formulario de Remisión de documentos, Compromiso Presupuestario, Quedan, Facturas, Ordenes de Compra, Contratos, Planilla de transferencia.


Técnico (a) Sección Bienes y Servicios Jefe (a) de Sección Bienes y Servicios Técnico (a) Módulo SAFI Jefe (a) de Sección Bienes y Servicios Jefe (a) Departamento de Tesorería

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Recibe remisión de documentos con documentación de respaldo y la registra por rubro y línea de trabajo Elabora detalle de proveedores que contiene Nº de remisión de y monto a cancelar para registros de disponibilidad y entrega a Jefe de Sección. Recibe, revisa y verifica documentación e información según detalle de proveedores. Traslada a Técnico. Recibe y prepara archivo en base de datos y procede a elaborar planilla de abonados con las siguiente información: Nº de cuenta Bancaria Nombre del proveedor o suministrante Monto a abonar Traslada a Jefe de Sección de Bienes y Servicios Recibe, revisa y verifica la información de la planilla versus la documentación de respaldo. Entrega a Jefe Departamento de Tesorería. Recibe, revisa y verifica información y procede a generar nota de abono y planilla de transferencia de fondos de la Cuenta corriente BYSER Nº 590-056349-5 a cada una de las cuentas de los proveedores a través del Sistema e-banca empresarial, las que son firmadas por el Tesorero y el Refrendario de las Cuentas Bancarias. Imprime y firma notas de cargo y abono generadas en sistema e-banca empresarial por la transferencia de fondos de la cuenta corriente Bienes y Servicios a las cuentas de los Proveedores.

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Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) Jefatura Departamento de Tesorería Jefe (a) Sección Bienes y Servicios Técnico (a) Módulo SAFI Colaborador (a) Administrativo Sección Bienes y Servicios.

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Entrega las transferencias autorizadas, planillas, notas de cargo y abono a Secretaria. Recibe y sella las notas de cargo y abono y entrega a Jefe de Sección Bienes y Servicios Recibe transferencias autorizadas, planillas, notas de cargo y notas de abono. Traslada a Técnico SAFI para el proceso en el Sistema SAFI. Informa a Colaborador Administrativo que las transferencias han sido realizadas para que proceda a informar de los depósitos efectuados a los proveedores. Recibe planillas, notas de cargo y notas de abono, para el registro del monto solicitado en obligaciones por pagar, generando el movimiento automático en la Transacción bancaria. Efectúa pago de la obligación y genera transacción bancaria.

Recibe notas de cargo y abono procesadas y distribuye así: Original para entregar al Departamento de Contabilidad para liquidar el proceso del pagado. Copia para efectuar descargo en disponibilidad bancaria.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA-PNC RETENIDO A CUENTA BANCARIA RENTA.


OBJETIVO: Realizar transferencia en Sistema Informático e- banca empresarial de la Cuenta Nº 590-056349-5 a la Cuenta Impuesto sobre la Renta Nº 590-056353-1 conforme al reporte diario de retenciones aplicado a proveedores y arrendante.

BASE LEGAL: Ley de Administración Financiera y su Reglamento, Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas 4-02-02, Normas de Control Interno Especificas de la PNC, Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria, Acuerdo No. 2123 del 23/12/2003, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo No. 1355 de fecha 15/02/2002.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Recibo de aplicación descuento 10% impuesto sobre la Renta, Reporte de disponibilidad Bancaria diaria, Nota de cargo.


Técnico (a) Sección Bienes y Servicios Jefe (a) Sección Bienes y Servicios Jefe (a) Departamento de Tesorería Jefe (a) Sección Bienes y Servicios Técnico (a) Módulo SAFI Colaborador (a) Administrativo Sección Bienes y Servicios.

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Obtiene copia de recibo en el cual se detalla el valor de la renta retenida. Verifica recibos versus reporte de disponibilidad diaria Entrega recibos que amparan descuento de 10% Impuesto sobre la Renta a Jefe Sección Bienes y Servicios Recibe, revisa y verifica sumatoria de recibos Impuesto sobre la Renta y traslada documentación a Jefe Departamento de Tesorería para proceso de transferencia de fondos. Recibe y realiza transferencia de Cuenta BYSER Nº 0590-056349-5 a cuenta Impuesto sobre la Renta - PNC. Nº 590-056353-1 previa coordinación con el refrendario de la Cuenta Institucional, en Sistema Informático e-banca empresarial. Imprime firma y entrega transferencia a Jefe de Sección Bienes y Servicios. Recibe, revisa y verifica y traslada documentación (recibos) que amparan transferencia a técnico SAFI de Tesorería para proceso del pagado Registra transferencia con documentación de respaldo (recibo 10% impuesto sobre la renta) en el proceso del pagado en aplicación informática SAFI módulo de Tesorería, traslada a Colaborador Administrativo. Recibe y traslada documentación procesada a Sección de Ingresos y Egresos Varios.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE DISPONIBILIDAD EL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES.


OBJETIVO: Presentar a los responsables del Manejo de los Fondos, el saldo de la cuenta Fondos Ajenos en Custodia de manera oportuna y veraz.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo No. 1355 de fecha 15/02/2002, Instructivo para la Administración del Fondo de Actividades Especiales, aprobado el 10/08/2005.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Remesas, Certificación de Fondos y Ordenes de Compra.


Técnico (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Jefe (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria Jefatura Departamento de Tesorería

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Registra en control de disponibilidad, los ingresos percibidos por la venta de productos y servicios, así como los egresos, los cuales han sido registrados en el libro de ingresos y egresos del Fondo de Actividades Especiales. Adiciona Órdenes de Compra, Contratos y Cuadros con fondos certificados, según disponibilidad de fondos. Adiciona en cuadro de estatus de compras las Órdenes de Compra recibidas y descarga las facturas recibidas. Imprime reportes de disponibilidad, firma y remite a Jefe(a) de Sección. Revisa, firma disponibilidad y remite a Jefe del Departamento de Tesorería para firma. Firma memorando de remisión de disponibilidad y devuelve a Secretaria para remitir a Jefatura USEFI. Obtiene fotocopia, envía disponibilidad a Jefatura USEFI y entrega documento recibido a la Sección Control, Ejecución y Seguimiento FAE para el archivo correspondiente.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO DE OBLIGACIONES A PROVEEDORES A TRAVÉS DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE)


OBJETIVO: Efectuar los pagos de forma ágil y oportuna al proveedor.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo 1355, de fecha 15/02/2007, Instructivo para la Administración del Fondo de Actividades Especiales, aprobado el 10/08/2005.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Cheque, Formato de cheques para pago, Quedan, Hoja de Remisión, Facturas ó Comprobantes de Crédito Fiscal, Orden de Compra ó Contrato.


Técnico (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Jefe de Sección Fondo de Actividades Especiales Secretaria (o) Sección Fondo de Actividades Especiales Jefe (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Jefe (a) Departamento de Tesorería. Jefe (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Técnico (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Secretaria (o) Sección Fondo de Actividades Especiales

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Entrega a Jefe(a) de Sección documentos devengados para pago, con firma de autorizado del Jefe USEFI. Recibe y custodia documentos hasta verificar el depósito del requerimiento de fondos en la cuenta Fondo de Actividades Especiales de la PNC. Entrega a Secretaria formularios de cheques junto con la documentación de soporte. Mecanografía cheques y prepara detalle de cheques emitidos que contiene: Fecha, Número, Nombre del proveedor, Número de hoja de remisión y valor del cheque. Traslada a Jefe de Sección detalle juntamente con los cheques emitidos para revisión. Firma de revisado y devuelve para que se tramite firma del Jefe del Departamento de Tesorería. Recibe, revisa y firma cheques, devuelve al jefe de Sección para que tramite firma de refrendario. Elabora formato para pago de obligaciones de cheques y traslada a Técnico. Recibe cheques y tramita firma de Refrendario. Anota de forma correlativa en libro de control de bancos del Fondo de Actividades Especiales, para la disponibilidad bancaria y entrega a secretaria. Procede a realizar llamadas a proveedores para que pasen a retirar el pago y entrega cheques a Jefe(a) de Sección.

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Jefe (a) de Sección Fondo de Actividades Especiales

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Archiva cheques por orden alfabético y efectúa pagos a proveedores, solicitando DUI y Quedan original. Remite copia de cheque con la documentación original al Departamento de Contabilidad para el registro contable. Archiva copia de formato de pagos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE DOCUMENTOS POR VENTAS A TRAVES DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES Y REMISION DE REMESAS (FAE).


OBJETIVO: Registrar los ingresos percibidos para contar con la disponibilidad diaria.

BASE LEGAL: Manual de procesos para la Ejecución Presupuestaria, Acuerdo No. 2123 del 12/12/2003, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo No. 1355 de fecha 15/02/2002, Instructivo para la Administración del Fondo de Actividades Especiales, aprobado el 10/08/2005.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Formato de remisión de documentos, Remesas, Facturas, Comprobantes de Crédito Fiscal, Notas de Débito, Notas de Crédito.


Técnico (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Jefe (a) de Sección Fondo de Actividades Especiales Técnico (a) Sección Fondo de Actividades Especiales

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Recibe Facturas, Comprobantes de Crédito Fiscal, ticket y copia de remesas de Colectores Auxiliares de las diferentes dependencias autorizadas para la venta de productos y servicios a través del Fondo de Actividades Especiales. Revisa que la documentación esté completa y debidamente anotada en facturas, comprobantes de crédito fiscal, remesas y ticket. Anota correlativo de facturas y comprobantes de crédito fiscal del control de correlativos, para verificar la liquidación de los mismos. Anota en libro de ingresos y egresos por ventas del Fondo de Actividades Especiales, clasificando por producto y descuenta los requerimientos recibidos. Remite documentos originales al Departamento de Contabilidad, mediante libro de entrega de documentos para el registro contable. Presenta estatus de remesas originales pendientes de recibir al final del mes. Revisa informe de Colectores pendientes de enviar la documentación para seguimiento y transfiere informe vía correo electrónico al Departamento de Tesorería para conocimiento. Imprime reporte de los ingresos del mes, a fin de conciliar con el Departamento de Contabilidad para el cierre contable. Solicita al Ministerio de Hacienda, Estado de Cuenta para conciliar los ingresos, mediante oficio firmado por el Jefe del Departamento de Tesorería.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE REQUERIMIENTOS DE FONDOS DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE).


OBJETIVO: Solicitar al Ministerio de Hacienda por medio del Ministerio de Seguridad Pública y Justicia los fondos para el pago de obligaciones del Fondo de Actividades Especiales.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo 1355, de fecha 15/02/2007, Instructivo para la Administración del Fondo de Actividades Especiales, aprobado el 10/08/2005.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requerimiento contable, Facturas ó Comprobantes de Crédito Fiscal, Formato pro forma del Ministerio de Seguridad Pública, Recibo, Oficio de remisión.


Técnico (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Jefe (a) Sección Fondo de Actividades Especiales Jefe (a) Departamento de Tesorería

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Remite al Departamento de Contabilidad, mediante hoja de remisión, quedan, facturas y documentación de soporte, para el devengamiento contable. Recibe del Departamento de Contabilidad requerimiento contable y reporte de obligaciones devengadas. Elabora oficio solicitando al Ministerio de Hacienda certificación del saldo de la cuenta Fondos Ajenos en Custodia y remite a Jefe de Sección para trámite de firma. Elabora detalle de requerimiento en base a las facturas recibidas devengadas del Departamento de Contabilidad. Elabora formulario pro forma generado por el Ministerio de Seguridad Pública y Justicia con los datos según rubro de aplicación. Elabora recibo de acuerdo al monto solicitado. Elabora oficio de remisión del requerimiento al Ministerio de Seguridad Pública y Justicia y traslada a Jefe (a) de Sección Control Ejecución y Seguimiento FAE. Revisa el requerimiento de fondos que lo solicitado esté acorde con las obligaciones y lo remite para firma del Jefe del Departamento de Tesorería. Firma oficio de remisión, detalle de requerimiento y recibo. Lo entrega a Secretaria Jefatura Departamento Tesorería para que se envíe al Ministerio de Seguridad Pública y Justicia.

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Secretaria (o) Jefatura Departamento Tesorería Jefe (a) Sección Fondo de Actividades Especiales

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Envía requerimiento al Ministerio de Seguridad Pública y Justicia y entrega copia de recibido a la Sección Control, Ejecución y Seguimiento FAE. Recibe copia de Requerimiento, entrega al Técnico y espera notas de abono de los fondos transferidos a la cuenta. Entrega notas de abono al Técnico para que se ingrese a disponibilidad, al libro de bancos FAE, al libro de ventas FAE y sea procesado en el Sistema SAFI, para enviarlo al Departamento de Contabilidad

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE ACUERDOS DE CREACION, NOMBRAMIENTO Y AFIANZAMIENTO DE PERSONAL RESPONSABLE DE FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO, ACTIVOS FIJOS, VALES DE COMBUSTIBLE Y BODEGAS.


OBJETIVO: Mantener actualizados los registros y controles de la documentación legal y administrativa de los Fondos Circulantes y demás personal que rinde fianza de fidelidad a favor de la Institución.

BASE LEGAL: Ley AFI y su Reglamento, Según Acuerdo No. 1355 del 15/12/2002, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado C.2.7. y Normas Técnicas de Control Interno Específicas PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorandos, Acuerdos de Creación y Nombramientos, Pagaré sin Protesto, Fotocopia de DUI y NIT, Certificado de fianza.


Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) de Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) de Sección de Ingresos y Egresos Varios

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Recibe memorandos de las diferentes dependencias de la Institución, solicitando trámite de elaboración de acuerdo interno de Encargado, Refrendario y Responsable de Erogaciones de Fondos, Encargados de Activos Fijos, Vales de Combustible, Bodegas y margina para trámite. Recibe Memorandos marginados por Jefatura de Departamento, registra en control de marginados y pasa a Jefe de Sección. Recibe y revisa documentos marginados para la ejecución, control y seguimiento e instruye a técnico respectivo. Recibe, revisa y elabora memorandos para el Departamento de Gestión de Recursos Humanos, solicitando la respectiva elaboración de Acuerdo, según lo requerido por la Dependencia policial, anexa copias de solicitud, DUI y NIT en el expediente del Fondo respectivo y traslada a Jefe se Sección para su revisión. Revisa que la solicitud de acuerdo sea acorde a lo solicitado, tramita firma de Jefatura del Departamento y es remitido al Departamento Recursos Humanos. Recibe del Departamento de Recursos Humanos, Acuerdo de Nombramiento para su respectiva entrega, traslada a Sección Ingresos y Egresos Varios para su revisión y distribución. Recibe Memorandos marginados por Jefatura de Departamento, registra en control de marginados y pasa a Jefe de Sección.

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Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Secretaria (o) Jefatura Departamento de Tesorería Secretaria (o) de Sección Ingresos y Egresos Varios

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Recibe y revisa para su distribución y traslada a técnico. Recibe Acuerdo y elabora memorandos remitiendo dicho Acuerdo a la Dependencia solicitante junto con formularios de fianza y solicitando que pase por la División de Personal a retirar formularios de Declaración Jurada de Patrimonio. Remite a los Departamentos de Presupuesto y Contabilidad, copia de Acuerdos nuevos de los Encargados, Refrendarios, Responsables de Erogaciones de los Fondos de los Fondos Circulantes o de Caja Chica. Archiva en el expediente respectivo y en fólder ACCO de correlativos, copia de acuerdos recibidos. Recibe documentación y revisa Memorandos, para firma y anexos de los pasos 9 y 10, rubrica documentos y pasa para trámite de firma de jefatura de Departamento y su posterior envío. Recibe formularios de fianza de fidelidad debidamente llenados, con copia de DUI, NIT y Acuerdo de Nombramiento. Prepara documentación y nota de remisión a la Aseguradora para que sea afianzado el personal, según lo requerido por la Institución. Y remite para firma de la Jefatura del Departamento de Tesorería. Recibe documentación y revisa memorando con solicitudes de fianza y anexos rubrica y pasa a firma de la Jefatura de Departamento. Remite documentación a la Aseguradora, y luego entrega copia de recibido a la Secretaria(o) de la Sección de Ingresos y Egresos Varios. Recibe documento con firma de recibido por la Aseguradora y entrega a Técnico para el respectivo control y seguimiento.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE COMPROBANTES DE INGRESO


OBJETIVO: Elaborar correcta y oportunamente comprobantes de ingreso para el control eficiente de los ingresos percibidos.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Acuerdo 1355, de fecha 15/02/2007 y Normas Técnicas de Control Interno Específicas para la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Oficio de remisión de Fondos, Memorandos, Remesas, Recibos de Ingreso Internos y del Ministerio de Hacienda.


Colector (a) de Fondos Diversos Institucionales Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Colector (a) de Fondos Diversos Institucionales Secretaria (o) de Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) de Sección Ingresos y Egresos Varios

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Entrega a Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios recibos de ingresos y notas de abono, juntamente con detalle denominado “registro de operaciones efectuados por el Encargado de Recepción de Fondos Diversos” para revisión. Revisa correlatividad de Recibos de Ingresos internos y notas de abono a cuentas institucionales, contra lo percibido diario y devuelve a Colector. Anota en libro de control, los ingresos y entrega a Secretaria para elaboración de Comprobantes de Ingreso. Recibe documentación de soporte, que ampara los ingresos al Ministerio de Hacienda ó a cuentas bancarias institucionales, procede a mecanografiar los Comprobantes de Ingreso y traslada a Jefe de Sección para revisión. Revisa y firma los comprobantes de ingreso y devuelve para que sean procesados en sistema SAFI Módulo de Tesorería y se trámite firma del Jefe del Departamento de Tesorería. Recibe Comprobante de Ingreso para firma y devuelve para que sean procesados en sistema SAFI Módulo de Tesorería. Coordina para que se procesen en sistema. Separa original y copia juntamente con la documentación de soporte original para enviar al Departamento de Contabilidad, mediante libro de control de Comprobantes de Ingreso.

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Jefe (a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Secretaria (o) de Sección Ingresos y Egresos Varios

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Revisa libro de Control de Comprobantes de Ingreso que todos los documentos hayan sido recibidos por el Departamento de Contabilidad y devuelve a Secretaria. Archiva copia de Comprobante de Ingreso de forma correlativa.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE FONDOS DIVERSOS


OBJETIVO: Recibir Fondos varios, retención de 10% descontado en las distintas dependencias de la Policía Nacional Civil.

BASE LEGAL: Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorandos Facturas, Cheques de retención, Recibos de Ingreso.


Colector (a) Fondos Diversos Institucionales Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios

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Recibe de Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo, Personas Naturales, Unidad Jurídica y Empleados de la Institución, Memorandos dirigido a la Jefatura del Departamento de Tesorería, reflejando el porcentaje descontado, información que traslada a Jefe (a) de Sección de Ingresos y Egresos Varios para firma. Si es factura o recibo debe traer copia de NIT. Si son varias facturas, además de su copia debe

traer un cuadro Resumen detallando la información.

Si es cheque se emite a nombre de la Dirección General de Tesorería para que sea remesado.

Si es pago de base de licitación presenta copia de NIT y carta de participación en Licitación.

Si es pago por Extravío, daño o Pérdida Total de Equipo, se recibe Acta Notarial, memorando de Unidad Jurídica indicando valor a descontar.

Si es Reintegro de Salarios por incapacidad o Renuncia, presenta nota de la División de Personal en la que indican los valores a reintegrar.

Revisa documentación justificando cada caso y si es descuento del impuesto del 10% sobre la renta que sea el correcto, que en el recibo este correctamente el nombre y número de NIT de la persona que ha prestado el servicio. Emite recibo de ingreso por el valor reportado el cual debe ser firmado por la persona que recibe y el Jefe(a) de Sección Ingresos y Egresos Diversos. Revisa que el porcentaje descontado sea correcto, firma de autorizado y devuelve a Colector(a) de Fondos Diversos Institucionales

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Colector (a) Fondos Diversos Institucionales Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Secretaria (o) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios

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Efectúa remesa a la cuenta bancaria de Impuesto sobre la Renta durante las veinticuatro horas siguiente, a partir del día en el que se han recibido los fondos o se remite al Fondo General de la Nación, Fondos Ajenos en Custodia según sea el caso, Procesa la información para emitir reporte diario y lleva el respectivo control de los fondos y traslada a jefe de sección. Revisa reporte diario y verifica que lo remesado sea lo que se recibió y separa copia amarilla para el archivo de la Jefe(a) de Sección Ingresos y Egresos Varios. Coordina la elaboración durante los primeros diez días hábiles de cada mes, reporte de fondos recibidos mensual. Se traslada a secretaria valor para elaborar cheque y declaración mensual en formulario F-14 para el caso de Renta. Mecanografía declaración de Impuesto sobre la renta, cheque y tramita firma del Jefe del Departamento de Tesorería. Envía el pago, junto con la Declaración de Impuesto sobre la Renta al Banco, vía mensajería. Coordina el proceso en sistema SAFI Módulo de Tesorería, remite al Departamento de Contabilidad y entrega documentos a Jefe de Sección. Revisa que el documento haya sido procesado y enviado al Departamento de Contabilidad y procede al archivo en expediente del Impuesto sobre la Renta. (Reporte, copia de declaración, copia de cheque, formato de pago de cheque).

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO DE SEGURO DE VIDA POR SINIESTROS A PERSONAL BENEFICIARIO DE FALLECIDOS DE LA PNC.


OBJETIVO: Pagar oportunamente el seguro de vida por siniestro a los beneficiarios de personal fallecido de la Institución.

BASE LEGAL: Póliza de Seguro, Contrato de Seguro de Vida, Partida de Defunción, Partida de Nacimiento, copia de DUI y NIT, Carnet Policial. Etc.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Cheques, Memorandos, Finiquitos


Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Secretaria (a) Sección Ingresos y Egresos Varios

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Recibe documentación del Departamento de Prestaciones, en el cual informan del personal fallecido, sus beneficiarios, el porcentaje a cancelar, junto con la documentación personal de cada beneficiario, margina para control y revisión. Recibe documentación marginada de la jefatura de Departamento, y anota en control de marginados y pasa al Jefe de Sección. Recibe y revisa documentación marginada para el control y seguimiento respectivo. Traslada a Técnico. Recibe, revisa y archiva en fólder de siniestros pendientes de cancelar para el control y seguimiento respectivo, quedando pendiente de recibir el cheque de pago por defunción emitido a nombre de la Policía Nacional Civil. Recibe cheque y finiquito de siniestros del Departamento de Prestaciones de la División de Bienestar Policial y margina para el depósito correspondiente. Recibe Memorando con cheque y finiquito de siniestro marginado por la Jefatura de Departamento, anota en control de marginados y pasa al Jefe de Sección. Recibe cheque y finiquito de siniestros emitido por la Aseguradora y coordina el control y remesa respectiva con el técnico. Recibe cheque y finiquito, fotocopia el cheque y efectúa el depósito a la cuenta Seguros-PNC. Recibe remesas y finiquito, efectuada para elaboración de Comprobante de Ingreso.

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Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Secretaria (o) Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Departamento de Tesorería Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios

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Registra en el libro de Bancos y elabora disponibilidad de fondos y pasa a firma de Jefe(a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Revisa Disponibilidad de Fondos, firma y devuelve a técnico para su archivo. Recibe memorando de la División de Bienestar Policial, solicitando el pago a cada beneficiario según corresponda, determinado el número de fallecidos, hora, fecha y lugar de pago, margina para el trámite respectivo. Recibe memorando marginado por la Jefatura del Departamento, anota en control de marginados y pasa a Jefe de Sección de Ingresos y Egresos Varios. Recibe documentos, revisa y pasa a Técnico(a) para preparación del pago. Recibe y prepara cuadro detallando el personal fallecido y los beneficiarios con sus respectivos porcentajes y remite cheques a Secretaria(o) de Sección Ingresos y Egresos Varios para su elaboración. Recibe cuadro de pagos indicando el nombre del beneficiario y monto y numero de cheque, elabora y devuelve a Técnico. Recibe cheques elaborados, revisa y pasa al Jefe de Sección. Revisa cuadro de pagos versus cheques, formatos de pago, documentación de soporte, procediendo a firmar el cuadro en mención y traslada a Jefatura de Departamento. Recibe y revisa documentación, firma cheques de pago y memorando para Jefe de División de Bienestar Policial para notificar fecha de pago. Recibe cheques firmados y tramita firma del refrendario.

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Técnico Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios

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Procede a efectuar el pago en la fecha indicada, en las instalaciones del Departamento de Prestaciones. Coordina con Técnicos de la Sección Bienes y Servicios, para que procese en sistema SAFI módulo Tesorería. Recibe documentación procesada en el sistema SAFI y remite al Departamento de contabilidad, cuadros de pago originales, documentos de soporte, remesa y finiquito de fallecidos Registra en libro de bancos el pago efectuado y elabora cuadro de disponibilidad bancaria y remite para revisión de Jefe(a) de Sección Ingresos y Egresos Varios Revisa el ingreso en libro de bancos juntamente con disponibilidad bancaria, firma y devuelve a Técnico para archivo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y CONTROL DE PAGO DE MULTAS IMPUESTAS A PROVEEDORES.


OBJETIVO: Controlar la percepción de fondos por incumplimiento de entrega de productos según Ordenes de Compra.

BASE LEGAL: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública Art. 85 y 147.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Notificación de imposición de multas, Memorandos, Cheques, Recibo de Ingreso, Comprobante de Ingreso.


Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria Jefatura Departamento de Tesorería Colector (a) fondos Diversos Institucionales Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Colector (a) fondos Diversos Institucionales

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Recibe copia de notificación de UACI al proveedor, sobre multa impuesta y margina para el seguimiento respectivo. Recibe documento marginado y anota en control de marginados y pasa a Jefe de Sección. Recibe y revisa atendiendo marginado y traslada a Técnico para el registro y control respectivo. Elabora reporte mensualmente de multas canceladas y pendientes de pago. Y remite para revisión. Revisa reporte y envía para Visto Bueno del Jefe del Departamento de Tesorería. Revisa y devuelve vía la secretaria para firma de la Jefatura USEFI, y trámite de entrega en la UACI. Recibe documento de la UACI y entrega a Sección Ingresos y Egresos Varios para el archivo correspondiente. Recibe fondos provenientes de la cancelación en efectivo de multa por parte de proveedores, elabora recibo de ingreso por el pago de la multa y remite Jefe de Sección para revisión y autorización y firma. Revisa, firma recibo de ingreso prenumerado, y devuelve. Registra en libro de control de recibos e informa a Técnico responsable del control de multas, fecha, monto y número de recibo de ingreso para el control respectivo.

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Colector (a) fondos Diversos Institucionales Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Colector (a) fondos Diversos Institucionales

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Elabora oficio para remitir el dinero al Ministerio de Hacienda. Revisa oficio, devuelve al Colector para que tramite firma del Jefe del Departamento de Tesorería. Tramita, firma y envía oficio juntamente con los fondos al Ministerio de Hacienda.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION, CONTROL Y LIBERACION DE GARANTIAS DE MANTENIMIENTO DE OFERTA Y FIEL CUMPLIMIENTO.


OBJETIVO: Custodiar correcta y eficientemente las Garantías de Mantenimiento de Oferta y Fiel Cumplimiento a favor de la Policía Nacional Civil.

BASE LEGAL: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública Art. 31, 32 y 35.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Nota de UACI solicitando devolución de Garantías y Garantías.


Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria (o) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe Garantías de Mantenimiento de Oferta ó de Fiel Cumplimiento de parte de la UACI y margina para su respectivo control. Recibe Memorando u Oficio con garantía de Mantenimiento de ofertas o de fiel cumplimiento marginado por la Jefatura de Departamento, anota en libro de control de marginados y pasa al Jefe de Sección. Recibe y revisa que la documentación esté correcta y margina a Técnico para la custodia respectiva. Revisa que las Garantías originales estén a favor de la PNC, registra en libro de Garantías de Mantenimiento de Oferta y Fiel Cumplimiento. Digita en hoja electrónica reporte de Garantías vigentes y vencidas. Y archiva Garantías originales por mes. Recibe memorandos de la UACI, solicitando la devolución de las Garantías para la entrega al proveedor, margina al Jefe de Sección. Recibe memorandos de la UACI, solicitando la devolución de las garantías, marginado por la Jefatura del Departamento, anota en cuadro control de marginados y pasa al Jefe de Sección. Recibe Memorando marginado por la Jefatura de Departamento y pasa al Técnico encargado del Control para su devolución. Revisa Garantías en custodia y procede a preparar la respectiva devolución de las mismas.

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Técnico (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Sección Ingresos y Egresos Varios Jefe (a) Departamento de Tesorería Secretaria Jefatura Departamento de Tesorería

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Elabora informe mensual donde se controla la cantidad de Garantías ingresadas, liberadas y vencidas, y remite a Jefe de Sección para revisión. Revisa informe y remite para Visto Bueno del Jefe del Departamento de Tesorería. Revisa y devuelve para trámite de firma de Jefatura USEFI, a través de la secretaria. Recibe documento firmado y envía a UACI, posterior entrega copia de recibido a la Sección Ingresos y Egresos Varios para el archivo correspondiente.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE EMBARGOS JUDICIALES.


OBJETIVO: Mantener control sobre la recepción, registro y administración de los fondos provenientes de los descuentos por embargos judiciales a personas naturales y jurídicas.

BASE LEGAL: Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y su Reglamento, Normas Técnicas de Control Interno Específicas para la Policía Nacional Civil, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Manual de procesos para la Ejecución Presupuestaria.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Oficios de Juzgados, Cheques, Estados de Cuenta, Fichas auxiliares, Remesas.


Técnico (a) Sección Remuneraciones Técnico (a) Sección Remuneraciones

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Recibe del Departamento de Gestión de Salarios de forma mensual, diskette y reporte, el cual contiene la información de los descuentos aplicados en concepto de embargos. Verifica información de diskette contra el reporte físico del Departamento de Gestión de Salarios y abono recibido en la cuenta bancaria, y procede a registrar en el sistema de Embargos Judiciales. Si en este proceso aparecen nuevos descuentos aplicados, elabora nueva ficha en el sistema y se complementa la información que éste requiere; de existir inconsistencias solicita información al Departamento correspondiente. Recibe de la Oficina de Atención al Público copias de oficios ordenando la aplicación de nuevos embargos. Elabora ficha de manera manual, por los embargos nuevos, con las generales más importantes. Recibe oficios de los Tribunales, en los que se ordena pagar a demandantes o devolver remanente al demandado, si se ordena cesar descuentos se envía copia a la Oficina Atención al Público. Efectúa análisis en el sistema de control de Embargos Judiciales por cada oficio recibido, para: a) Determinar si procede el pago que se ordena b) Coordinar y confirmar vía telefónica cuando existe alguna duda sobre el contenido de los mismos. NOTA: Si la información está completa y correcta, realizar pasos del Nº 8 en adelante, de lo contrario se continúa con el paso siguiente.

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Secretaria (o) Sección Remuneraciones Jefe (a) Sección Remuneraciones Secretaria (o) Sección Remuneraciones Técnico (a) Sección Remuneraciones Secretaria (o) Sección Remuneraciones Técnico (a) Sección Remuneraciones Técnico (a) Módulo SAFI Técnico (a) Sección Remuneraciones

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Prepara oficio para remitir al Juzgado que emitió la orden, informando inconsistencias o la no procedencia de lo ordenado. Lo remite a la Sección. Prepara listados de emisión y entrega de cheques y procede a: a) Incluye valores en Disponibilidad Bancaria b) Entrega a Secretaria de la Sección junto a los cheques físicos en blanco. Recibe y elabora cheques de acuerdo a listado y remite para revisión del Jefe de Sección y lo traslada al Técnico. Recibe, verifica y entrega a Secretaria de la Sección. Tramita firmas en cheques, del Jefe del Departamento y Refrendario y entrega a Técnico. Paga los cheques y procede a: a) Procesar en Sistema de embargos los movimientos de pagos efectuados para actualización de saldo de cada demandado. b) Remite a Técnico SAFI Procesa los cheques pagados en Sistema SAFI (Modulo Tesorería), sella y firma de procesado y devuelve a técnico. Remite a Contabilidad lo siguiente: a) Comprobantes de cheques pagados debidamente procesados en Sistema SAFI b) Informe mensual de cheques emitidos, remesas, notas de cargo y abono. Establece sumatoria de los descuentos efectuados, por renta, ordenados por los jueces y elabora reporte de retención del 10% de impuesto sobre la Renta para la emisión del cheque correspondiente. Elabora Declaración de Renta Mensual de pago a cuenta en formulario F-14 (Sistema DET), y entrega a Colaborador Administrativo junto al cheque correspondiente al pago.

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Colaborador (a) Administrativo Sección Remuneraciones Técnico (a) Sección Remuneraciones

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Efectúa pago de Renta en el Banco y devuelve comprobante a Técnico Recibe declaración pagada y procede a: a) Anexa declaración original a duplicado de copia de cheque. b) Remite copia al Departamento de Gestión de Salarios para que sean incluidas dichas retenciones en informe anual de impuesto sobre la Renta retenido (formulario F-910). c) Archiva copia. Solicita mensualmente al Departamento de Contabilidad, estado de cuenta bancaria para realizar la conciliación correspondiente. Remite al Ministerio de Hacienda, a la cuenta de Fondos Ajenos en Custodia, durante los primeros diez días hábiles de los meses de enero y julio de cada año, el 90% del saldo que presenta la cuenta de Embargos Judiciales al 31 de diciembre y 30 de junio, respectivamente. Archiva Ordenadamente las fotocopias de los

comprobantes de cheques pagados.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE REQUERIMIENTO DE FONDOS EN APLICACIÓN INFORMATICA SAFI-MODULO DE TESORERIA DEL RUBRO REMUNERACIONES.


OBJETIVO: Registrar toda la documentación de las obligaciones por pagar y generar el requerimiento de fondos para cumplir con los compromisos institucionales.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Resúmenes por línea de trabajo, Cheques, Planillas, Informes de disponibilidad.


Técnico (a) Sección Remuneraciones Técnico (a) Departamento de Contabilidad Técnico (a) Departamento de Tesorería

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Recibe del Departamento de Presupuesto, resumen de planilla por línea de trabajo debidamente codificado y compromisos presupuestarios adjuntos. Revisa, ordena documentos y procesa en sistema informático SAFI módulo de Tesorería, elaborando encabezados por cada número de NIT, elabora desglose de aportaciones legales y adiciona los movimientos de cada encabezado para poder aplicar los compromisos asignados, sella de procesado los resúmenes por línea de trabajo, traslada la información física al Departamento de Contabilidad para su validación. Valida la información en su totalidad y la regresa al Técnico Departamento de Tesorería. Recibe información, cuadra el requerimiento de fondos y lo genera. Imprime requerimiento de fondos y detalle de movimientos procesados, obtiene dos fotocopias adicionales de la hoja del requerimiento y remite una de esas copias sin firmas al Técnico del Departamento de Contabilidad (de forma provisional) para respaldo temporal de la partida y para elaboración del registro contable correspondiente. Recibe del Departamento de Contabilidad el numero de partida contable asignada al requerimiento, y procede a contabilizarlo en el Sistema SAFI - Modulo Tesorería (En este momento queda remitido vía sistema a la UFI).

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Técnico (a) Departamento de Tesorería Jefe (a) Sección Remuneraciones Secretaria (o) Jefatura Departamento de Tesorería

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Elabora oficio y recibo para remitir al Ministerio de Seguridad Pública y Justicia anexa original y copia del requerimiento y detalle de los movimientos procesados y obtiene la revisión del Jefe(a) de Sección Remuneraciones. Cuadra el valor de Impuesto sobre la Renta según requerimientos de fondos y prepara declaración de Renta en formulario F-14 (Sistema DET) y en diskette; y traslada al Jefe de Sección Remuneraciones para revisión. Recibe requerimiento de fondos y declaración de impuesto sobre la renta (impreso y diskette), revisa y remite a Secretaria Jefatura Departamento de Tesorería. Recibe y tramita firmas del Jefe de Departamento de Tesorería y remite Requerimiento de Fondos para firma de Jefatura USEFI. Recibe Requerimiento de fondos firmado por la Jefatura USEFI, ordena original y dos copias y envía a la Dirección Financiera Institucional para que se gestione Transferencia la de Fondos.

Recibe Requerimiento de fondos firmado por la Jefatura USEFI, ordena original y dos copias y envía a la Dirección Financiera Institucional para que se gestione Transferencia la de Fondos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y PAGO DE CHEQUES DE RETENCIONES FINANCIERAS Y LEGALES.


OBJETIVO: Hacer efectivo y oportuno el pago de retenciones financieras y legales efectuadas al personal de la Institución.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y su Reglamento, Normas Técnicas de Control Interno Específicas para la Policía Nacional Civil, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Manual de procesos para la Ejecución Presupuestaria.


Técnico (a) Sección Remuneraciones Técnico y Colaborador (a) Administrativo Sección Remuneraciones Técnico (a) Sección Remuneraciones Colaborador(a) Administrativo Sección Remuneraciones

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Recibe del Departamento de Gestión de Salarios listados de Retenciones Financieras y Legales de todas las planillas emitidas en el mes, en original con líneas de trabajo y dos copias, y cuadra con resumen de retenciones según requerimientos. Distribuye las dos copias adicionales a Técnico y Colaborador Administrativo. Procede a ordenar la primera copia con sus líneas de trabajo para determinación del valor a pagar a cada institución. Ordena las dos copias adicionales de los reportes de retenciones para: a) Comparar, verificar y cuadrar el valor a pagar a cada institución. b) Ordenar las dos copias de los reportes de retenciones por cada institución, los cuales se remiten anexos a cada uno de los pagos a efectuarse (una copia es para la institución financiera y la otra copia es donde firman de recibido el reporte y se mantiene en archivo de retenciones pagadas de este Departamento) Prepara listados de emisión y entrega de cheques, previa verificación de los valores con las dos copias adicionales de los reportes y remite a colaborador administrativo. Recibe listados de cheques a emitirse: a) Incluye en Disponibilidad Bancaria y Flujo de Efectivo. b) Entrega a Secretaria de la Sección junto a los cheques físicos en blanco.

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Secretaria (o) Sección Remuneraciones Jefe de Sección Remuneraciones Secretaria (o) Sección Remuneraciones Colaborador(a) Administrativo Sección Remuneraciones Técnico (a) Sección Remuneraciones Colaborador(a) Administrativo Sección Remuneraciones Técnico(a) Sección Remuneraciones Colaborador(a) Administrativo Sección Remuneraciones

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Recibe y elabora cheques de acuerdo a listado y remite para revisión del Jefe de Sección. Recibe, revisa y entrega cheques a Secretaria de la Sección. Tramita firmas en cheques, del Jefe de Departamento y refrendario y entrega a colaborador administrativo. Recibe cheques firmados y prepara pagos de la siguiente manera: a) Elabora remesas de aquellas retenciones financieras, legales y cuotas alimenticias, cuyos pagos son efectuados a través del depósito de los cheques en cuentas bancarias de toda la red de bancos comerciales (excepto Banco Agrícola). b) Compagina reportes de retenciones con cheques y remesas correspondientes. c) Entrega a Colaborador Administrativo y Técnico. d) Paga cheques de retenciones financieras y cuotas alimenticias que retiran los beneficiarios en estas oficinas Efectúan pago de retenciones en las diferentes instituciones y traslada comprobantes de pago (recibos y remesas) a Colaborador Administrativo Recibe comprobantes de los pagos efectuados y: a) Revisa que estén correctos. b) Fotocopia recibos y remesas. c) Anexa originales a duplicado de cheque. d) Remite a técnico Procesa los cheques en Sistema SAFI (Modulo Tesorería), sella y firma de procesado y devuelve a Colaborador Administrativo. Remite al Departamento de Contabilidad comprobantes de cheques pagados debidamente procesados en Sistema SAFI. Archiva ordenada y cronológicamente fotocopias de los comprobantes de pago junto a la 3ª copia de los reportes de retenciones de cada institución.

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NOTAS:

Los Bancos, AFP´s, INPEP y FSV, llevan anexo diskette junto a la documentación de soporte y cheque.

En el caso de Procuraduría se reciben dos copias adicionales a las consideradas en este procedimiento.

En el caso de FSV, Embargos Judiciales e IPSFA (Retenciones Legales), se reciben Reportes Consolidados adicionales a los reportes de retenciones considerados en este procedimiento.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO DE PLANILLAS PREVISIONALES MENSUALES AL ISSS.


OBJETIVO: Hacer efectivo y oportuno el pago mensual de Retenciones al ISSS.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Reportes emitidos por la Sección de Planillas, Planillas del Instituto Salvadoreño del Seguro Social.


Colaborador (a) Administrativo Sección Remuneraciones Colaborador, Técnicos y Secretario (as) Sección Remuneraciones Colaborador(a) Administrativo Sección Remuneraciones Jefe(a) Departamento de Tesorería Colaborador Administrativo (a) Sección Remuneraciones

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Recibe del Departamento Gestión de Salarios Resumen de Retención ISSS mensual y del ISSS, las planillas con sus respectivos recibos anexos y certificados patronales. Proceden a ordenar las planillas con cada uno de sus recibos anexos en forma correlativa y por cada número patronal, para luego sumarlos. Efectúa la cuadratura de la cantidad de planillas recibidas del ISSS contra el numero de planillas reportadas a dicho Instituto según resumen de retenciones del Departamento de Gestión de Salarios y según archivo recibido del ISSS vía magnético (si la información está completa y correcta, se pasa al paso Nº 6, de lo contrario se sigue el paso siguiente). Gestiona ante el ISSS la documentación que se encuentra pendiente, hasta obtenerla. Remite los Certificados al Departamento de Bienestar Policial, solicita al Departamento de Gestión de Salarios las líneas de Trabajo por el valor total a pagar y prepara información (archivo) en diskette e imprime reporte detalle del pago a efectuarse y remite al Jefe del Departamento de Tesorería. Instala en sistema E-Banca Empresarial la información recibida por medios magnéticos e impreso, efectúa el pago, imprime nota de cargo y detalles y entrega a técnico. Efectúa el pago en sistema PC-BAC Empresarial a) Recibe nota de cago y entrega a Técnico,

para proceso en Sistema SAFI (Módulo Tesorería)

b) Remite planillas ya pagadas al Departamento de Gestión de Salarios.

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Técnico (a) Sección Remuneraciones Colaborador (a) Administrativo Sección Remuneraciones

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Procesa en Sistema SAFI (Módulo Tesorería) y devuelve a Colaborador Administrativo. Recibe nota de cargo debidamente procesada y: a) Entrega copia de la nota de cargo a colaborador administrativo. b) Remite nota de cargo y documentación de soporte originales al Departamento de Contabilidad. Recibe copia de transferencia de fondos e incluye en Disponibilidad Bancaria y Flujo de Efectivo. .

NOTA: Este procedimiento no es aplicable para los casos de planillas complementarias.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO DE SALARIO POR MEDIO DE CHEQUE.


OBJETIVO: Efectuar el pago de salarios y otras remuneraciones en las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda.


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Planillas y Cheques.


Jefe (a) Sección Remuneraciones Jefe(a) y Secretaria Sección Remuneraciones Técnico(a) Sección Remuneraciones Colaborador(a) Administrativo Sección Remuneraciones Técnico (a) y colaborador (a) administrativo Sección Remuneraciones Jefe (a) Sección Remuneraciones

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Recibe del Departamento de Gestión de Salarios planillas y cheques para pago de remuneraciones correspondientes a: planillas generales, adicionales y reposiciones. Revisa que la correlatividad de los cheques detallados en cuadros resumen, sean también entregados de manera física y según detalle en memorando y en planilla. Distribuye las planillas y los cheques así: a) A técnico: Planillas fondos GOES. b) A colaborador: Planillas de reposición y

planillas de otras instituciones (si hubiere) Revisa que las planillas estén emitidas según los requerimientos y los fondos solicitados, y que hayan sido emitidas todas. Verifica que las planillas de reposición estén emitidas acorde a los valores que han sido anulados o conforme a los fondos recibidos de Fondos Ajenos en Custodia, solicitados a través de los requerimientos previamente emitidos por el Departamento de Gestión de Salarios (Sección Planillas). Verifican que las planillas de otras Instituciones, hayan sido emitidas según los listados de personal de cada una de las esas Instituciones y los fondos de ellas recibidos. NOTA: Si la información de los pasos 4, 5 y 6 está completa y correcta, realizar pasos del Nº 9 en adelante, de lo contrario se continúa con el paso siguiente. Informan al Jefe de Sección Planillas, que la información no es correcta o no se encuentra completa.

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RESPONSABLE PASO Nº ACTIVIDAD Técnico (a) y Colaborador (a) Administrativo Sección Remuneraciones Colaborador (a) Administrativo Sección Remuneraciones Técnico (a) y colaborador (a) administrativo Sección Remuneraciones Jefe(a) Sección Remuneraciones Técnico (a) y Colaborador (a) Administrativo Sección Remuneraciones

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Tramita y da seguimiento ante el Departamento de Gestión de Salarios (Sección Planillas) la documentación que se encuentra pendiente o en corrección, hasta obtenerla. Distribuye las planillas y los cheques a técnico y colaborador administrativo para revisión y ordenamiento, y los resúmenes de entrega de cheques de planillas emitidas. Recibe resúmenes de entrega de cheques de planillas emitidas, incluye en Disponibilidad Bancaria y Flujo de Efectivo y archiva para respaldo y control de cheques. Preparan y ordenan las Planillas de la siguiente manera: a) Cortan los cheques y ordenan de forma

correlativa. b) Compaginan los cheques con cada una de las

planillas. c) Revisan los cheques contra las planillas. d) Separan las planillas en dos (2) bloques, según

las dependencias que controla en técnico y el colaborador administrativo.

e) Devuelven al Jefe de Sección. Toma nota de los números de cheques que entrega al técnico y colaborador administrativo contra firma de recibido en el control respectivo. Clasifican las planillas con los cheques anexos, por cada una de las dependencias a distribuirse, y anotan en controles de entrega de planillas. Entregan planillas con cheques a los encargados de tramite de firma de planilla de todas las dependencias para el pago correspondiente, quienes firman de recibido en el control de entrega correspondiente. Reciben y revisan que los encargados del trámite de firma de planilla de todas las dependencias, liquiden las planillas de cheques debidamente firmadas y completas; si existen cheques devueltos anotan en cada uno de ellos el motivo de la devolución según informe de liquidación de los encargados. Elabora cuadro detalle de los cheques devueltos no pagados que se anularan (exceptuándose de este paso los cheques devueltos correspondientes a planillas de reposición).

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE FONDOS Y PAGO A OTRAS INSTITUCIONES POR ABONO A CUENTA.


OBJETIVO: Hacer efectivo y oportuno el pago vía Sistema E-Banca Empresarial a cada empleado de Otras Instituciones su salario mensualmente, en cada cuenta Bancaria señalada para tal efecto; con el fin de cumplir con lo estipulado en los convenios Interinstitucionales-PNC.

BASE LEGAL: Convenios Interinstitucionales-PNC, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y su Reglamento, Normas Técnicas de Control Interno Específicas para la Policía Nacional Civil, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Planillas de pago, Boletas de pago, Notas de Cargo y Notas de Abono.


Técnico (a) Sección Remuneraciones Jefe (a) Sección Remuneraciones Jefe (a) Departamento de Tesorería Técnico (a) Sección Remuneraciones

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Elabora recibo donde solicita a las Instituciones el valor a pagar por salarios y aportes laborales y patronales traslada al Jefe de Sección de Remuneraciones para su revisión. Recibe, verifica oficios y recibos tramita firma de Jefatura de Departamento de Tesorería Revisa, Firma Oficios y Recibos y entrega a Técnico para envió de documentación a las diferentes instituciones Recibe, envía solicitudes a las Otras Instituciones a través de mensajero. Recibe de las Otras Instituciones como:(Embajada Americana, Colegio Guadalupano, Corte Suprema de Justicia, Superintendencia del Sistema Financiero, UPJ y PDVT) Notas de Abono o cheques por valores solicitados. Efectúa transferencia de fondos a todos los elementos de Otras Instituciones.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y PAGO DE SALARIO POR REPOSICION.


OBJETIVO: Cumplir Con las recomendaciones emanadas por la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Hacienda, a fin de mantener saldos reales en las cuentas institucionales.

BASE LEGAL: Art. 64, 70, 71, y 77 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Solicitud de reposición de salarios, Requerimientos, Planillas de reposición, Cheques.


Jefe (a) Departamento de Gestión de Salario Técnico (a) Sección Remuneraciones Jefe (a) Departamento de Gestión de Salario Técnico (a) Sección Remuneraciones Jefe (a) Departamento de Gestión de Salario

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Remite al Departamento de Tesorería en los primeros 15 días calendario, las planillas de reposición de pagos de las remuneraciones del personal que no haya cobrado y cuyos pagos se hayan anulado en el mes anterior. La planilla deberá traer el requerimiento, los cheques físicos emitidos y el formato resumen de correlatividad de cheques y cuadro detalle de pagos a reponer. NOTAS:

Si son reposiciones que no correspondan al mes anterior, realizar pasos del Nº 3 en adelante.

Cuando el día 15 sea fin de semana, el último día de entrega será el viernes. Recibe y revisa que los pagos y periodos reflejados en las planillas sean procedentes, según los valores anulados del mes anterior. De ser correctos procede a efectuar el pago, caso contrario se devolverá al Departamento de gestión de Salarios, para su corrección. Emite requerimiento por todas las solicitudes recibidas en ese Departamento posteriores a los 15 días calendario, para enviarlo al Departamento de Tesorería y que este haga el trámite de solicitud respectivo ante la DGT. NOTA: Deberá remitir requerimientos y detalle de pagos a reponerse. Recibe los requerimientos en concepto de reposición, revisa que los pagos y periodos reflejados sean procedentes, de ser así efectúa remisión de la solicitud de fondos ala DGT (F.A.C), de lo contrario se lo devuelve al Departamento de Gestión de Salarios para su corrección. Elabora la planilla respectiva, después de contar con el depósito de los fondos.

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Jefe (a) Departamento de Gestión de Salario Técnico (a) Sección Remuneraciones

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Emite cheques y la planilla respectiva del personal por reposiciones de cheques y la remite al Departamento de Tesorería. Recibe y revisa que los pagos y periodos reflejados en las planillas sean procedentes de acuerdo a los fondos solicitados y entrega los cheques a los beneficiarios.

NOTA: Los pasos No. 2 y 4, requieren del desarrollo de las siguientes actividades:

Localizar al personal en los listados de los salarios anulados.

Verificar por cada uno de los elementos incluidos en los requerimientos de reposición recibidos, que la información esté de acuerdo a los datos de los reportes de remuneraciones anulados.

Marcar cada nombre en listados de remuneraciones anulados, para identificación de que ya se emitió requerimiento para el pago de reposición.

Sacar copia de todos los Recibos de Ingreso emitidos por la DGT, involucrados en cada uno de los requerimientos, para anexar de respaldo a la solicitud de fondos.

Elaborar solicitud de fondos.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE PAGO DE SALARIOS POR ABONO A CUENTA.


OBJETIVO: Enviar vía Sistema E-Banca Empresarial a cada Empleado su salario mensualmente, en cada cuenta bancaria señalada para tal efecto, para así poder cumplir con la fecha estipulada de pago por parte del ministerio de Hacienda para la Institución


DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Planillas de pago, Boletas de pago, Notas de Cargo, Notas de Abono.


Técnico (a) Sección Remuneraciones Secretaria(o) Sección Remuneraciones Técnico(a) Sección Remuneraciones Colaborador(a) Administrativo Sección Remuneraciones Técnico(a) Sección Remuneraciones

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Recibe del Departamento de Gestión de Salarios, diskette conteniendo información mensual de pagos a abonar. Verifica y cuadra, conteniendo en detalle los abonos a realizar a cada empleado de acuerdo al número de cuenta bancaria (Planilla general, vacaciones y otras instituciones). Recibe de los Departamentos de Gestión de Salarios y de Historial Policial listados del personal que se le deberá suspender abono a cuenta o cheque y entrega copias a cada colaborador administrativo y técnicos involucrados en la preparación del pago de salarios, y los originales al Jefe de Sección. Recibe copia de listados de abonos a cuenta a suspenderse y los considera para restar en la preparación de la transferencia de abonos a cuenta. Elaboran reporte conteniendo listado del personal a los cuales no se les abonará a cuenta, y entregan a Técnico. Recibe del Colaborador Administrativo y Técnico listados del personal que no se le abonara a cuenta y los considera para restar en la Prepara la transferencia de abonos a cuenta. Verifica y cuadra la información de los archivos para abonar a cuenta y los que no se harán efectivos.

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Técnico(a) Sección Remuneraciones Jefe (a) Departamento de Tesorería Jefe (a) Sección Remuneraciones Colaborador (a) Administrativo Sección Remuneraciones

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Distribuye la información por apellidos en dos bloques (de la letra A a la L y de la M a la Z), prepara transferencia, e informa a la Jefatura del Departamento de Tesorería. Traslada información ya depurada al sistema E-Banca Empresarial, e informa al Tesorero Institucional. Verifica y autoriza transferencia de abono a cuenta al personal, juntamente con la firma del Refrendario. Genera e imprime reportes de Notas de Cargo y notas de abono (si existieran) por cuentas rechazadas y traslada a Jefe Sección Remuneraciones. Recibe transferencias de fondos originales, traslada a Colaborador Administrativo. Recibe y controla transferencias de fondos originales, incluye en Disponibilidad Bancaria y Flujo de Efectivo, fotocopia y remite originales al Departamento de Contabilidad.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLAMO DE SEGURO DE FIANZA DE FIDELIDAD.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

OBJETIVO: Proteger integralmente los bienes institucionales ante daños patrimoniales ocasionados por actos fraudulentos, deshonestos o negligentes de los funcionarios y empleados de la Policía Nacional Civil.

BASE LEGAL: Contrato y Póliza de Fianza y Fidelidad Gubernamental.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Carta de reclamo, Formulario de Declaración de Siniestro, Dictamen de Auditoria Interna, Informe de la Corte de Cuentas de la República, Certificación de la denuncia presentada ante la Fiscalía General de la República, Copia de Expediente Personal del Empleado, Informe de la Unidad de Investigación Disciplinaria, Copia de documento mediante el cual se solicitó auditoria, Copia de facturas o Recibos.


Jefe(a) Unidad detectada el faltante.

Jefe(a) Departamento de Tesorería Jefe(a) Sección Ingresos y Egresos Varios

Técnico(a) (Departamento de Tesorería).

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Informa a la Unidad Secundaria Ejecutora Financiera (USEFI), sobre faltante encontrado a: Encargados, Refrendarios y Responsables de Autorizar Erogaciones de Fondos Circulantes y Cajas Chicas, Pagadores Auxiliares, Encargados de Activo Fijo, Encargados de Vales de Combustible, Encargados de Gasolineras, Colectores Auxiliares, Encargados de Bodega y Empleados que por su cargo rindan Fianza, anexando informe de Auditoría Interna. Quien a la vez margina para seguimiento, al Jefe del Departamento de Tesorería. Recibe y margina al Jefe(a) de la Sección de Ingresos y Egresos Varios para la revisión respectiva.

Recibe documentación marginada, revisa y traslada al Técnico (a) encargado. Recibe, revisa documentación Y verifica la información remitida por la dependencia solicitante. Consulta listado de personas afianzadas, para verificar que contiene el nombre de la persona involucrada, No. de Certificado de Fianza, Cédula y Monto de la Fianza. Remite información preliminar (documentos de prueba, informe de Auditoría Interna) a la Compañía Aseguradora solicitando que responda por la pérdida, previa revisión de un Asesor Jurídico. Solicita a la División de Personal, el expediente de la persona involucrada en el faltante. Recibe requerimientos de ampliación de la información por parte de la Compañía Aseguradora

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Técnico(a) (Departamento de Tesorería) Subdirector(a) de Administración y Finanzas Jefe(a) USEFI


Tesorería

Jefe(a) de Sección de

Ingresos y Egresos Varios

Técnico(a) (Departamento de Tesorería).

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Solicita apoyo al Asesor de Seguros de la PNC. Remite a la Compañía Aseguradora la información requerida. Recibe resolución por parte de la Compañía Aseguradora. Si la respuesta es positiva, procede con los pasos No. 12 al 17; si es negativa continúa con el paso No. 18. Recibe finiquito para firma, revisa y remite a la Subdirección de Administración y Finanzas a través de las jefaturas correspondientes (Tesorería y USEFI). Firma y devuelve finiquitos a la jefatura de la USEFI. Recibe finiquito y remite al Departamento de Tesorería para el trámite de recepción de cheque con la compañía Aseguradora. Recibe finiquito y margina a Jefe(a) de Sección

Ingresos y Egresos Varios para trámite de cheque

ante la compañía Aseguradora.

Recibe finiquito firmado por el Subdirector de

Administración y Finanzas, traslada a Técnico(a)

encargado para concluir el reclamo.

Recibe finiquito original obtiene dos copias, archiva una en el expediente y la otra la presenta a la Compañía Aseguradora, para retirar cheque a nombre de la Policía Nacional Civil. En caso de que la respuesta por parte de la Compañía Aseguradora sea negativa, realiza lo siguiente: a) Archiva el documento en el expediente

correspondiente. b) Envía informe del caso notificando a la

Unidad solicitante del trámite. c) Traslada dicho caso a la Unidad Jurídica de

la Policía Nacional Civil, a fin de que se realice la recuperación del faltante a través de esa vía.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE.

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD – USEFI

OBJETIVO: Ordenar y salvaguardar la documentación contable a fin de tenerla disponible cuando le sea solicitada por el Personal de la USEFI, Auditoria e Instituciones Fiscalizadoras.

BASE LEGAL: Ley y Reglamento AFI, Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la PNC, Acuerdo 1355 Manual Técnico del Sistema de administración Financiera Integrado.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Partidas Contables con su respectiva documentación, decretos y acuerdos, contratos, conciliaciones bancarias, inventarios, cheques pagados.


Auxiliar Contable Técnico(a) Contable en la Sección de de Archivo Auxiliar Contable

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Recibe y revisa que las partidas contengan su documentación de respaldos correspondientes, así como Libro diario, mayor y mayor auxiliar y traslada a Técnico Contable para su registro de ingreso. Registra partidas contables en control sistematizado para efecto de control de identificación de la documentación recibida y prestada y traslada a Auxiliar Contable para que ordene documentación y archive. Ordena partidas contables con afectación o sin afectación presupuestaria, clasifica según su origen, por proyectos, Fondo de Actividades Especiales (FAE), Fondos GOES y otros. Archiva libros diario, mayor y mayor auxiliar. Archiva documentación contable para control, custodia, uso y conservación.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS DE CUENTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


OBJETIVO: Presentar cifras razonables en los Estados Financieros, a fin de que estos reflejen la veracidad de los hechos económicos y evitar observaciones posteriores.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera del Estado, Ley del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios IVA y su reglamento, Código Tributario y su reglamento y Normas Técnicas de Control Interno especificas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Estados Financieros, Registros Contables, reportes de mayor auxiliar y movimientos de cuenta.


Jefe(a) de Sección de Verificación y Validación de Documentos e información, Registro y Control FAE y Conciliaciones Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información, Registro y Control FAE y Sección conciliaciones. Jefe(a) de Sección de Verificación y Validación de Documentos e información, Registro y Control FAE y Conciliaciones Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información, Registro y Control FAE y Sección conciliaciones.

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Recibe copia de los Estados Financieros del cierre respectivo, seleccionan lista de cuentas, analiza y distribuye a Técnico Contable. Solicitan al Técnico Contable en el Modulo SAFI el reporte de cuentas y al archivo, la documentación relacionada con el mismo para el análisis, apoyándose en los Libros Mayor y Mayor Auxiliar. Reciben Reportes, documentos y verifican las aplicaciones contables con el objeto de presentar cifras razonables en los Estados Financieros, de encontrar deficiencias en los registros, se efectúan las correcciones contables respectivas. Prepara un diagnóstico general de los saldos que representan cada una de las cuentas analizadas y traslada a Jefes de Sección. Revisan, analizan y dan instrucciones precisas sobre los mecanismos a seguir a efecto de que se superen las deficiencias encontradas y trasladan a los Técnicos. Reciben instrucciones, dan cumplimiento a estas, de haber ajustes, elaboran las partidas manuscritas y trasladan al Técnico Contable SAFI para su respectivo proceso

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Técnico (a) Contable en el Modulo SAFI Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información, Registro y Control FAE y Sección conciliaciones. Jefe(a) Departamento de Contabilidad Auxiliar Contable

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Procesa las partidas de ajustes, en el Modulo Contable SAFI, imprime partida y traslada a Técnicos. Comparan partidas de ajuste ya procesadas con partidas manuscrita, firman y sellan partidas impresas (detalle nombre) y trasladan a Jefe de Departamento de Contabilidad. Revisa las partidas tanto la impresa como la manuscrita con sus respectivos soportes, firma y traslada al Auxiliar Contable de existir inconsistencias devuelve a técnicos contables para los ajustes correspondientes. Anota en libro y remite a Sección de Archivo para su respectiva custodia.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DEVENGAMIENTO DE DOCUMENTOS CON AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA


OBJETIVO: Efectuar la Validación y Devengamiento de toda la documentación que afecta la Ejecución Presupuestaria.

BASE LEGAL: Ley y Reglamento AFI, Acuerdo No. 1355 Manual Técnico, Normas Técnicas de Control Interno especificas de la Policía Nacional Civil y Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Hojas de Remisión, Compromiso Presupuestario, Recibos, Facturas, Pólizas, Orden de Compra, Quedan, Contratos, Resumen de planillas.


Auxiliar Contable Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información. Técnico(a) Contable en el modulo SAFI Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información.

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Recibe del Departamento de Tesorería documentos con afectación presupuestaria (Remisión de documentos con Ordenes de Compra, Contratos, Facturas, Recibos y Pólizas) y firma de recibido. Anota en libro de control de recepción y traslada documentos a Técnico Contable. Revisa, ordena y clasifica documentación, verifica que este completa y cumpla con los aspectos legales y técnicos; determina la aplicación del código contable adicional de gastos. a) Si la documentación esta completa y cumple en todos los aspectos traslada a Técnico Contable para su respectivo proceso al Sistema SAFI y Continua en paso No. 3. b) Si esta incompleta, no cumple los aspectos legales o existe aplicación incorrecta de específicos elabora hoja de observación y devuelve al Departamento de Tesorería. Procede a la validación dentro de la aplicación informática en el Modulo Contable SAFI de los registros autorizados por el Departamento de Tesorería, imprime partida y devuelve a Técnico Contable. Recibe documentación: a) Revisa contra partida impresa y verifica la

correcta aplicación de la cuenta contable. b) Firma partida impresa (Detalle nombre) y anexa a documentación. c) Sella de devengado el compromiso y separa hoja de remisión, y anexa copia de contabilidad a partida impresa para revisión y cuadratura del requerimiento de fondos respectivo; y traslada partida con su documentación respectiva a Jefatura del Departamento para verificación y firma.

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Jefe (a) del Departamento de Contabilidad. Auxiliar Contable

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Revisa, firma partida impresa si estas no presentan ninguna inconsistencia y remite al Auxiliar Contable, de presentar inconsistencias devuelve a técnico contable para las correcciones u ajustes correspondientes. Recibe documentación y remite a la Unidad secundaria Ejecutora Financiera para revisión firma y trámite de pago. Recibe documentos cancelados, revisa que estén completos, anota y traslada partida con sus respaldos al Archivo Contable para su resguardo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DEVENGAMIENTO DE DOCUMENTOS SIN AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA.


OBJETIVO: Efectuar la Validación y Devengamiento de la documento sin afectación Presupuestaria.

BASE LEGAL: Ley y Reglamento AFI, Normas Técnicas de Control Interno especificas de la Policía Nacional Civil, Acuerdo No. 1355 Manual Técnico y Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Comprobantes de Ingresos, cheques anulados, Declaraciones, reporte de inventario de artículos y combustible y otros documentos cuyos registros no afecten presupuestariamente.

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDADES Auxiliar Contable Secretaria(o) del Departamento Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información. Técnico Contable en el Modulo SAFI Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información. Jefe del Departamento de Contabilidad Auxiliar Contable

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Recibe la documentación, controla en el libro respectivo, ordena, clasifica y traslada según sea el caso, a Técnico Contable, Declaración de renta, comprobantes de ingresos y otros. Recibe Memorando u Oficios donde remiten documentación (Donaciones, Descargos de Bodega, Actas de descargo, Actas de la Comisión de Responsabilidades, actas de la Unidad Jurídica y otros) para registros contables, anota en libros obtiene marginado de la jefatura y distribuye a los técnicos contables correspondientes. Recibe la documentación de Auxiliar contable y Secretaria del Departamento según sea el caso, verifica y elabora partidas contables en forma manuscrita cuando así se requiere. Traslada documentación y partidas manuscritas con documentos de soporte, al Técnico Contable en el modulo SAFI para el proceso correspondiente. Procesa el registro de partidas manuscritas en el Modulo Contable (SAFI), imprime partidas generadas en el sistema, y devuelve a Técnico Contable. Compara los datos de la partida impresa, con partida manuscrita, verificando que no existan inconsistencias de no existir firma (detalla nombre) y traslada al Jefe del Departamento de Contabilidad para revisión y firma de existir inconsistencias realiza los ajustes correspondientes. Revisa, partida impresa con documentación de soporte de no presentan ninguna inconsistencia firma y remite al Auxiliar Contable, de presentar inconsistencias devuelve a técnico contable para las correcciones u ajustes correspondientes Recibe partida contable impresa y manuscrita junto con documentos de soporte, anota en libro y remite al Archivo Contable

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION, CUADRATURA Y SEGUIMIENTO A CONCILIACIONES BANCARIAS


OBJETIVO: Comparar el movimiento registrado por el banco con los registros contables de la Institución, a fin de asegurar la veracidad de los saldos que conforman la presentación de los Estados Financieros.

BASE LEGAL: Ley y Reglamento AFI, Reglamento de Normas de Control Interno Específicas de La Policía Nacional, Civil Artículo 72.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Listado de emisión de cheques, comprobantes de notas de cargo y abono, Reporte de movimiento de cuentas bancarias, estados de cuenta, medio magnético, cheques físicos, anulados y pagados.


Técnico Contable en la sección Conciliaciones Bancarias.

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Recibe del Departamento de Tesorería, reporte de cheques emitidos y demás movimientos durante el mes de las diferentes cuentas manejadas por la tesorería. Solicita y retira del Banco Estados de cuentas Provisionales y diskette. Revisa estados de cuenta y clasifica por cuenta bancaria. Elabora detalle de planillas canceladas por medio de cheques incluyendo del primero al último del mes y envía a la Sección de Planillas, quienes preparan la información en medios magnéticos y devuelven a través de correo electrónico dirigido a la Sección de conciliaciones bancarias. Recibe la información coteja los movimientos efectuados durante el mes e imprime reportes. Revisa listados de cheques emitidos con los reportes de cuentas bancarias, cruzando la información con los movimientos (Notas de Cargo, Notas de Abono, Remesas, y otros) registrados por Tesorería, para verificar que todas las transacciones que han sido emitidas estén debidamente contabilizadas. Verifica que todos los cheques nulos estén debidamente registrados y controla todos aquellos que no alteren ni modifiquen el saldo del banco.

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Técnico Contable en la sección Conciliaciones Bancarias. Jefe (a) Sección de Conciliaciones Bancarias. Técnico Contable en la Sección de Conciliaciones Bancarias.

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Efectúa el cruce de forma manual de los cheques pendiente de cobro del mes anterior contra el estado de cuenta del mes que se esta conciliando, así también, los cheques que han sido emitidos en el presente mes estableciendo finalmente un nuevo saldo pendiente de cobro. Elabora conciliaciones bancarias, tomando como base los saldos de los estados bancarios y libro de banco contable. Solicita y retira del banco Estados Bancarios Originales de todas las cuentas y cheques físicos pagados. Elabora e imprime anexos y hoja de conciliaciones bancarias definitivos y entrega al Jefe(a) de Sección de Conciliaciones para su revisión y firma. Recibe, revisa elaboración y documentación, si todo esta conforme a lo establecido, firma, sella y procede al tramite de las firmas correspondientes, y devuelve a Técnico en la Sección de Conciliaciones Bancarias. Recibe, revisa conciliaciones debidamente firmadas, y archiva en fólderes. Revisa los casos solucionados por el banco y los detectados por la Institución, comparando con la información obtenida y elabora carta de los casos no solucionados para efectos de presentación en la conciliación y da seguimiento a toda la problemática presentada a la fecha.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y PAGO DE DECLARACIÓN DEL IMPUESTO A LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y A LA PRESTACION DE SERVICIOS (IVA) DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE) DE LA PNC.


OBJETIVO: Presentar a las Instancias correspondientes la declaración del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación de servicios IVA, en forma oportuna de acuerdo a la Normativa establecida.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, Ley del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios IVA y su reglamento, Código Tributario y su reglamento, Normas Técnicas de Control Interno especificas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Reportes Contables, Registros en Hojas Legales del IVA de compras, ventas a consumidor final y ventas a contribuyentes, Declaración del Impuesto a la transferencia de Bienes muebles y a la prestación de Servicios IVA (Formulario F07)


Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Técnico(a) Contable en el modulo SAFI Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Jefe(a) de Sección Control y Registro FAE

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Solicita a Técnico Contable en el modulo SAFI, reportes de movimientos de cuentas contables 22507001-Crédito Fiscal y 42405001- Débito Fiscal, después de efectuar cuadratura de ingresos con el Departamento de Tesorería y cumplir con lo establecido en las Norma C.2.8 “Normas sobre le registro contable del Impuesto a la transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de servicios IVA” del Subsistema de Contabilidad Gubernamental. Imprime reportes, revisa y traslada a Técnico Contable. Recibe reportes, verifica saldos de Créditos y Débitos Fiscales, realiza la liquidación correspondiente dando cumplimiento a lo que establece el art. 64 de la Ley de IVA, “Deducción del Crédito Fiscal al Débito Fiscal”, elabora declaración de IVA y da cumplimento a lo establecido en el Art. 95 del código tributario, referente al Contenido de las declaraciones tributarias. Traslada al Jefe de Sección para su revisión y posterior traslado al jefe del Departamento para su aprobación, a través del Jefe(a) de Sección. Recibe y revisa declaración de IVA contra Hojas legales de IVA, Balance de Comprobación del FAE, y partida contable de Liquidación del Impuesto, de existir observaciones devuelven al Técnico responsable para que sean superadas, caso contrario remite al Jefe(a) del Departamento.

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Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Jefe(a) USEFI Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE.

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Recibe Declaración de IVA, para visto Bueno, remite a Jefatura USEFI para trámite de firmas correspondientes. Recibe Declaración de IVA, tramita firma del administrador del Fondo de actividades especiales FAE y luego lo remite a Jefatura Departamento de Contabilidad Recibe declaración de IVA debidamente firmada y remite al Departamento de Tesorería para la presentación y pago respectivo. Recibe del Departamento de Tesorería la declaración presentada y pagada ante el Ministerio de Hacienda, cumpliendo a lo establecido en el art. 94 de la Ley de IVA, “Lugar, Plazo, y requisitos de la declaración y pago” y archiva.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y PAGO DE DECLARACIÓN DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO RETENIDO RENTA DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES FAE DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL.


OBJETIVO: Presentar a las Instancias correspondientes la declaración de Pago a cuenta e Impuesto retenido Renta con información confiable y oportuna de acuerdo a la Normativa establecida.

BASE LEGAL: Ley de Impuesto sobre la Renta y su reglamento, Código Tributario y su Reglamento, Manual Técnico del Sistema de Administración Financiero Integrado.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: : Reportes Contables, Declaración de Pago a Cuenta e Impuesto retenido Renta (formulario F14), Comprobantes de Retención del 1% de IVA.


Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Técnico Contable SAFI Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Jefe(a) de Sección Control y Registro FAE Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE.

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Solicita a Técnico Contable SAFI Reportes de Movimientos de la Cuenta Contable 41201935002 “Depósitos Retenciones Fiscales-Tesoro Público DGT”, después de conciliar datos con el Departamento de Tesorería, mediante Reporte mensual de Personas Naturales que se les ha retenido renta durante el mes y cumplir con lo establecido en la Norma C.2.7 “Normas sobre Retenciones de Impuestos.” del Subsistema de Contabilidad Gubernamental. Imprime reportes, revisa y traslada a técnico contable. Verifica saldos de cuenta de retenciones correspondiente, elabora declaración de pago a cuenta e Impuesto retenido de renta tal como lo establece el art. 151 “Anticipo a cuenta del Impuesto” del Código Tributario, traslada para revisión a Jefe de Sección FAE. Recibe y revisa declaración para pago de Impuesto a pago a cuenta e impuesto retenido de renta contra reportes contables y remite al Jefe(a) de Departamento de Contabilidad. Recibe Declaración de pago a cuenta e impuesto retenido de renta, para visto Bueno, remite a Jefe(a) USEFI para trámite de firmas correspondientes. Recibe declaración de pago a cuenta debidamente firmada y remite al Departamento de Tesorería para la presentación y pago respectivo. Recibe del Departamento de Tesorería la declaración presentada y pagada ante el Ministerio de Hacienda para archivarla y de esta manera dar cumplimiento a lo establecido en el art. 152 del Código Tributario sobre “Declaración del Anticipo a Cuenta” y procede a su archivo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE REPORTES CONTABLES Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.


OBJETIVO: Contar con las herramientas necesarias, a fin de que sirvan de base para la toma correcta de decisiones de las autoridades de la Institución y Gubernamentales que así lo requieran.

BASE LEGAL: Ley y Reglamento AFI, Acuerdo No. 1355 Manual Técnico, Normas Generales del Sistema de Contabilidad Gubernamental, No. 5, Principios del Sistema de Contabilidad Gubernamental, No. 8 y No. 9,-Normas Técnicas de Control Interno especificas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Estados Financieros y Reportes (Libros Mayor, Auxiliar y Diario).


Jefe(a) Departamento de Contabilidad Técnico(a) Contable en el Modulo SAFI.

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Verifica que el proceso de cierre contable haya sido efectuado en el periodo establecido y de acuerdo a disposiciones legales. Gira instrucción al Técnico Contable SAFI para que imprima reportes correspondientes al cierre contable. Imprime los reportes del Modulo Contable después del cierre mensual; Balance de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Rendimiento Económico, Estado de Flujo de Fondos, Estado de Ejecución Presupuestaria por Agrupación operacional, Libros Mayor, Mayor Auxiliar, Diario. Revisa y verifica que estén completos, entrega Balance de comprobación a técnico contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información para la elaboración de las notas explicativas y a los Jefes de las Secciones de Verificación y Validación de Documentos e Información y Registro y control FAE remite para su revisión y análisis: a) Libros Mayor, Mayor Auxiliar y Diario. b) Reportes y formatos de Estados Financieros emitidos en el Modulo contable.

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Jefe (a) de la Sección de Verificación y Validación de Documentos e Información y Sección Registro y Control FAE. Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información. Técnico Contable en el Modulo SAFI Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información. Jefe (a) de la Sección de Verificación y Validación de Documentos e Información Jefe (a) del Departamento de Contabilidad

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Reciben Balance de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Rendimiento Económico, Estado de Flujo de Fondos, Estado de Ejecución Presupuestaria por Agrupación operacional, Libros Mayor, Mayor Auxiliar y Diario, revisan saldos de balance de comprobación con saldos reflejados en Libros Mayor, Mayor Auxiliar y Diario, de existir diferencias coordinan con el Jefe(a) del Departamento para los ajustes necesarios caso contrario remite Libros Mayor, Mayor Auxiliar y Diario a la Sección de Archivo para su resguardo. Elabora las notas explicativas de los Estados Financiero Contables, desagregando las cuentas hasta su último nivel. Entrega a Técnico Contable SAFI para que efectúe el proceso de digitación. Digita Notas Explicativas y remite a Técnico Contable para su revisión antes de ser autorizadas. Revisa digitación de Notas Explicativas, de no existir inconsistencias traslada al jefe de la Sección de Verificación y Validación de Documentos e Información. Recibe y revisa Notas Explicativas adjunta Estados Financieros y traslada al Jefe del Departamento de Contabilidad. Ordena Estados Financieros generados en el Modulo Contable, juntamente con las Notas Explicativas validando su contenido, firma y envía al Jefe de la Unidad Secundaria Ejecutora Financiera (USEFI) para su respectiva firma y tramite de firmas correspondientes. Recibe Estados Financieros Autorizados y procede al archivo correspondiente

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE COMPRAS, VENTAS A CONTRIBUYENTES Y VENTAS A CONSUMIDOR FINAL EN HOJAS LEGALES DEL IMPUESTO A LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS (IVA) DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE) DE LA PNC.


OBJETIVO: Registrar en hojas Legales del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación de servicios IVA, de forma oportuna y confiable toda la información producto de la emisión de facturas, comprobantes de Crédito fiscal, Tiquete u otro documento por Compras, Ventas a Contribuyente y Ventas a Consumidor Final.

BASE LEGAL: Ley del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios IVA y su reglamento, Código Tributario y su reglamento.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Partidas contables, facturas, Comprobantes de Crédito Fiscal, Tiquete de Máquina registradora.


Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE.

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Verifica que los documentos cumplan con requisitos formales establecidos y que hayan sido emitidos en forma correlativa conforme lo establece la Ley, según como se detalla: a) Si es Comprobante de Crédito Fiscal, el original y tercera copia deberán entregarse al cliente, y la segunda y cuarta copia al emisor para el registro contable y control tributario respectivamente. b) Si es Factura, que el duplicado haya sido entregado al adquiriente del bien o servicio y el original y triplicado al emisor del documento, para el registro contable y control tributario. c) Si son tiquetes que se haya emitido uno que resuma el total de las operaciones diarias realizadas, así como el rollo de control tributario. Procede a llenar las hojas legales de compras, ventas a contribuyente y ventas a consumidor final, distribuyendo por fechas cronológicamente los documentos y correlativos. Totaliza sus anotaciones por periodo tributario, las cuales servirán de base para la elaboración de la declaración de IVA y firma hoja en la que consta el total de las operaciones y de esta manera da cumplimiento a lo establecido en el art. 141 literal “d)” del Código Tributario.

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Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Jefe de Sección Control y Registro FAE Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE.

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Concilia datos con Balance de comprobación, reportes contables y movimiento de cuentas traslada a Jefe de sección para su revisión. Recibe y revisa anotaciones y sumatorias en Hojas legales de IVA donde se efectúa el registro de las Compras, Ventas a consumidor final y contribuyente, contra Balance de Comprobación del FAE, verificada su correcta aplicación de no existir inconsistencia, devuelve a Técnico Contable. Recibe Hojas legales de registro de IVA y archiva.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, REVISIÓN Y SEGUIMIENTO A CONCILIACIONES BANCARIAS DE LAS CUENTAS MANEJADAS POR LOS ENCARGADOS DE FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJO DE LA PNC.


OBJETIVO: Controlar de forma eficiente la recepción de conciliaciones bancarias de las cuentas manejadas por los encargados de Fondo Circulante de Monto Fijo.

BASE LEGAL: Ley y Reglamento AFI, Reglamento de Normas de Control Interno Específicas de La Policía Nacional, Civil Artículo 72.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Copias de Libro de Bancos, comprobantes de notas de cargo y abono, estados de cuenta, cheques físicos, anulados y pagados.


Jefe(a) Sección Conciliaciones Bancarias Técnico Contable en la sección de Conciliaciones Bancarias.

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Recibe información de los Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo sobre aperturas de Cuentas Bancarias y numero de cuentas. Actualiza reporte de control de entregas de Estados Bancarios incluyendo las nuevas cuentas aperturadas para manejo de Fondos Circulantes y traslada a Técnico Contable. Retira de la Institución financiera los estados de cuenta y distribuye a los Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo, estados de cuentas preliminares y originales para que los responsables elaboren las respectivas conciliaciones bancarias. Efectúa el Control respectivo del retiro de Estados de Cuentas y recepción de Conciliaciones Bancarias elaboradas por los Encargados de Fondos Circulantes, de existir incumplimiento en la fecha de retiro de los estados de cuenta se les informa vía telefónica para que cumplan la fecha programada. Recibe y revisa las conciliaciones bancarias elaboradas por las cuentas manejadas por los Encargados de los Fondos Circulantes de Monto Fijo, de no presentar inconsistencias pasa al paso No. 6, de presentar inconsistencias se devuelve al responsable para las correcciones correspondientes. Recopila, ordena y envía a la sección de Archivo para su resguardo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y REGISTRO DE DOCUMENTOS POR COMPRAS A TRAVES DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE) DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL


OBJETIVO: Efectuar el registro en el sistema informático SAFI, así como en libro de compras de IVA de toda la documentación relacionada al gasto efectuado a través del Fondo de Actividades Especiales de la Policía Nacional Civil.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera del Estado, Ley del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios IVA y su reglamento, Código Tributario y su reglamento Y Normas Técnicas especificas de la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Facturas, Comprobantes de Crédito fiscal, Ordenes de compra, quedan, cheques, comprobante de Retención del 1% IVA, nota de crédito y debito.


Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Técnico(a) Contable en el Modulo SAFI Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE.

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Recibe documentación del Departamento de Tesorería y anota en Libro de Remisión de Documentos de FAE. Revisa documentación que respalda las compras efectuadas y verifica que este cumpla con las disposiciones legales establecidas en el art. 114, 161 y 162 del Código Tributario, y Art. 21 de las Normas Técnicas especificas de la PNC, de lo contrario se devuelve al Departamento de Tesorería. Elabora partida manuscrita por el devengamiento del gasto a través del Fondo de Actividades Especiales, atendiendo las disposiciones establecidas en el Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera, remite a técnico contable SAFI, y elabora partida del 1% del IVA respectivamente. Recibe y registra en módulo contable, Imprime partida y devuelve a técnico contable. Recibe documentación con partidas impresas y manuscritas revisa y firma, coloca sello de devengado en factura o comprobante de crédito fiscal, separa hoja de remisión original, y copia de contabilidad para revisión y cuadratura. Elabora reporte de obligaciones devengadas de egreso, así mismo declaración de Retención de 1% de IVA del Fondo de Actividades Especiales FAE anexa partidas impresas con su documentación de soporte y traslada a jefe de departamento de Contabilidad.

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Jefe(a) Departamento de. Contabilidad Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE.

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Recibe documentación, revisa, firma partida impresa si estas no presentan ninguna inconsistencia, de presentar inconsistencias devuelve a técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE, para las correcciones o ajustes correspondientes. Verifica reporte de obligaciones devengadas de Egreso y Declaración de 1% de IVA, firma y remite al técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Recibe partidas contables debidamente firmadas junto con documentos de soporte anota en libros y remite documentos al departamento de tesorería para su pago. Recibe del Departamento de Tesorería hojas de remisión con documentos de soporte Revisa anexa partida impresa y envía a la sección de Archivo Contable para su resguardo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y REGISTRO DE DOCUMENTOS DE INGRESOS POR VENTA DE BIENES Y SERVICIOS DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (FAE) DE LA POLICIA NACIONAL CIVIL.


OBJETIVO: Efectuar el registro en el sistema informático SAFI, así como en libros legales IVA, toda la documentación de ingresos el Fondo de Actividades Especiales de la Policía Nacional Civil.

BASE LEGAL: Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera del Estado, Ley del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios IVA y su reglamento, Código Tributario y su reglamento, Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC e Instructivo para el Manejo del Fondo de Actividades Especiales

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Reportes Contables, Registros en libros Legales IVA de ventas a consumidor final y ventas a contribuyentes.


Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE. Técnico(a) Contable en el Modulo SAFI Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE.

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Recibe documentación del Departamento de Tesorería Revisa documentación a fin de que la remesa sea igual al valor en facturas, verificando los correlativos y separando original y copia de control tributario, además verifica que la documentación cumpla con los requisitos legales establecidos en el art. 114 del Código Tributario, de existir incumplimiento, devuelve al Departamento de Tesorería. Separa los Reportes de Venta cuya fecha difiere entre Factura, Comprobante de Crédito Fiscal y Ticket, con la remesa respectiva para efectuar cada uno de los registros en las fechas correspondientes. Elabora partidas manuscritas para registrar el devengado del ingreso producto de las ventas diarias, y por la percepción de fondos de los depósitos percibidos, remite a Técnico(a) Contable SAFI para el proceso correspondiente. Recibe y registra en módulo contable SAFI, Imprime partida y devuelve a técnico(a) Contable. Recibe documentación con partidas impresas y manuscritas revisa partida manuscrita con partida impresa, sella y firma (detallando el nombre). Identifica control tributario con número de partida correspondiente. Traslada las partidas contables al Jefe del Departamento.

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Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Técnico(a) Contable Sección Registro y Control FAE.

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Recibe partidas impresas con documentación anexa, revisa, firma partida impresa y remite a Técnico(a) Contable si estas no presentan ninguna inconsistencia, de presentar inconsistencias devuelve para las correcciones u ajustes correspondientes. Recibe partidas contables con sus documentos de soportes, anota en libros y envía a la sección de archivo para su resguardo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DEL PAGADO DE LAS OBLIGACIONES.


OBJETIVO: Verificar y Validar que el registro Contable del Pagado cumpla con los aspectos Legales y Técnicos establecidos.

BASE LEGAL: Ley y Reglamento AFI, Acuerdo No. 1355 Manual Técnico, Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria y Normas Técnicas de Control Interno Especificas.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Cheques, notas de abono y cargo de los bancos y otros documentos.


Auxiliar Contable Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información. Técnico(a) Contable en el Modulo SAFI Técnico(a) Contable en la Sección de Verificación y Validación de documentos e Información. Jefe(a) Departamento de Contabilidad Auxiliar Contable

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Recibe del Departamento de Tesorería los comprobantes de pago (cheques, transferencias y otros), anota en libros de control la documentación recibida y traslada a técnico(a) contable. Ordena y revisa comprobantes de pago y transferencias, con su documentación de respaldo de los pagos respectivos, si no existen observaciones entrega a Técnico(a) Contable SAFI para el proceso correspondiente, de existir observaciones devuelve al departamento de tesorería. Vincula en el Modulo Contable SAFI los registros de cheques ingresados en los auxiliares de bancos por el Departamento de Tesorería imprime partida y traslada al Técnico. Verifica la aplicación contable en partida impresa, revisa, firma (detalle nombre) y traslada al Jefe de Departamento de Contabilidad. Revisa documentos, firma partida impresa si estas no presentan ninguna inconsistencia, de presentar inconsistencias devuelve a técnico contable para las correcciones u ajustes correspondientes y remite al Auxiliar Contable. Recibe documentación con partida impresa, anota en libro de control y traslada a la Sección de Archivo para su resguardo.

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UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL (UACI)

1. ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS U OBRA DE CONSTRUCCIÓN A TRAVÉS DE LICITACIÓN.

2. ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS A TRAVÉS DE LIBRE GESTIÓN.

3. PAGO DE MULTAS POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATOS (LICITACIÓN, COMPRA DIRECTA O LICITACIÓN)

4. ELABORACIÓN DE CONTRATOS.

5. ADQUISICIÓN POR CONTRATACIÓN DIRECTA

6. RECLAMO DE SEGURO DE EQUIPO ELECTRÓNICO

7. RECLAMO DE SEGURO DE EQUIPO DE NAVEGACIÓN MARÍTIMA Y AÉREA.

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NORMAS

1. Las cotizaciones procesadas en el Departamento de Libre Gestión deberán recibirse por cualquiera de los medios siguientes:

En original

Vía fax

Vía electrónica. 2. Será responsabilidad de los técnicos del Departamento de Licitaciones la elaboración de

los expedientes por cada una de las Licitaciones asignadas. 3. Será responsabilidad de los técnicos de Libre Gestión registrar su nombre y el número

correlativo de la Orden de Compra, en el libro de control respectivo, y elaborar un expediente por cada Orden.

4. Los técnicos del Departamento Legal, serán los responsables de elaborar un expediente

por cada contrato de adquisición, el cual deberá contener toda la información relacionada con el bien o servicio, incluyendo los diferentes tipos de Resoluciones Modificativas.

5. La secretaria de la Jefatura UACI deberá verificar que las solicitudes de compra de

materiales, bienes y /o servicios presentados contengan anexo el formulario institucional de Requisición de Materiales y Equipo con el sello de “no existencia” de fecha reciente estampado en el almacén respectivo.

6. Será responsabilidad de la secretaria de la Jefatura UACI, verificar que la solicitud de

compra de materiales, bienes y /o servicios contenga el nombre y teléfono de la persona a quién se le puedan hacer consultas o aclaraciones en relación a su solicitud.

7. El técnico de requisiciones designado deberá llevar un archivo físico que contenga los

cuadros de certificación de fondos en orden correlativo. 8. Será responsabilidad de los técnicos de Requisiciones registrar el número correlativo de las

requisiciones y su nombre en el libro de control respectivo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS U OBRA DE CONSTRUCCIÓN, A TRAVES DE LICITACION

DEPENDENCIA: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI)

OBJETIVO: Ejecutar e proceso de licitación dentro de la normativa vigente, con el fin de adquirir los bienes, servicios u obra de construcción, que la Policía Nacional Civil necesita para satisfacer las necesidades para el funcionamiento de la misma.

BASE LEGAL: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública LACAP: Título IV, Capítulos II y III, su Reglamento de la LACAP, Título IV, Capítulos I y II y Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la PNC, Cap. III Normas Relativas a las Actividades de Control, Art. 35. Control Interno Administrativo.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones, Requerimiento, Bases de Licitación, Acta e Informe de Evaluación, Resolución de Adjudicación y Contrato.


Jefe(a) UACI Jefe(a) dependencia Solicitante Jefe(a) UACI Jefe(a) Departamento de Licitaciones Técnico(a) de Licitaciones Jefe(a) Departamento de Licitaciones Jefe(a) UACI

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Verifica los requerimientos y programación anual de adquisiciones y contrataciones; y solicita especificaciones técnicas al jefe de la unidad solicitante. Elabora información sobre especificaciones técnicas del bien, servicio u obra de construcción y la traslada al jefe de la UACI. Recibe información de las especificaciones técnicas y verifica en coordinación con el jefe de la USEFI, la asignación presupuestaria para reservar los fondos. Traslada esta información (mediante el conducto regular), al Jefe(a) de Licitaciones y gira instrucción para elaborar las Bases de Licitación. Asigna trámite a Técnico para elaboración de bases de Licitación. Elabora las Bases de Licitación, en coordinación con la unidad solicitante y Asesor Legal y las traslada al Jefe de Licitaciones para su revisión. Revisa las Bases de Licitación en coordinación con la unidad solicitante, con el propósito de complementar información, si es necesario; y posteriormente las envía al Jefe de la UACI, a efecto de gestionar la autorización. Revisa las Bases de Licitación y gestiona a través de la Subdirección de Administración y Finanzas, la autorización del Director General..

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ACTIVIDAD

Director(a) General Jefe(a) UACI Jefe(a) Departamento Licitaciones Técnico(a) de Licitaciones Comisión Evaluadora de Ofertas Director(a) General Jefe (a) UACI Secretaria Departamento de Contratos Jefe(a) Departamento Legal

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Autoriza o deniega, las Bases de Licitación y las devuelve al jefe de la UACI mediante el conducto regular Recibe las Bases de Licitación autorizadas o denegadas y las traslada al Jefe de Licitaciones para continuar con el trámite. Recibe las Bases de Licitación aprobadas o denegadas y se presentan dos casos: a) Cuando son denegadas gira instrucción para superar las observaciones y vuelve al paso siete. b) Cuando son autorizadas, coordina con los medios de comunicación escritos de mayor circulación en el país la publicación de la venta de bases. Recibe las Bases de Licitación, reproduce las necesarias para venderlas. Y prepara lo relacionado a la convocatoria de la Comisión de Evaluadora de Ofertas Convoca a los miembros de la Comisión Evaluadora de Ofertas para analizar y evaluar aspectos técnicos, económicos y financieros de las ofertas recibidas. Elabora acta de no impedimento, informe de evaluación de ofertas, acta de recomendación. Remite a la Dirección General vía Subdirección de Administración y Finanzas la documentación elaborada por la Comisión Evaluadora. Autoriza o revoca mediante Resolución Razonada lo recomendado por la Comisión Evaluadora y lo remite al Jefe UACI. Recibe de la Dirección General la Resolución de Adjudicación para que sea notificada a todos los participantes. Recibe documentación y la traslada al Jefe(a) Departamento Legal para marginado. Margina documentación al Técnico(a) para la elaboración de Contrato.

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ACTIVIDAD

Técnico de Contratos Jefe(a) Departamento Legal Técnico(a) de Contratos Jefe(a) Departamento Legal Técnico(a) de Licitaciones

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Elabora contrato del suministro de obras, bienes y/o servicios que han sido adjudicados y devuelve al jefe Devuelve al Técnico (a) con o sin observaciones. Obtiene las firmas del contrato y envía el original al Departamento de Licitaciones y una copia al proveedor. previa corrección de observaciones, si las hubiese. Recibe el contrato del suministro de obras, bienes y/o servicios adjudicados. y lo traslada al Técnico Licitaciones para elaborar la Orden de Inicio o Pedido, según el caso. Elabora la Orden de Inicio o Pedido y remite el original al proveedor para que suministre lo solicitado y copia a la bodega para la respectiva recepción de la misma. . Firma el Acta de Recepción del bien y/o servicio u obra de construcción. Conforma el expediente con la información generada a través del desarrollo de este procedimiento

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS A TRAVÉS DE LIBRE GESTION


OBJETIVO: Suministrar oportunamente, a través de las compras por libre gestión, los bienes o servicios que requieren para operar eficientemente, las dependencias de la Policía Nacional Civil.

BASE LEGAL: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública LACAP, Título IV, Capítulo III, el Reglamento LACAP Título IV, Capítulos I Ii y el Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil, Capítulo III Normas Relativas a las Actividades de Control, Art. 35. Control Interno Administrativo

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requerimiento, Oferta de proveedores, Compromiso presupuestario y Orden de compra.


Secretaria(o) Departamento Libre Gestión Jefe(a) Departamento Libre Gestión Técnico(a) de Compras Jefe(a) Departamento Libre Gestión Técnico(a) de Compras Técnico(a) de Compras Jefe(a) Departamento Libre Gestión

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Registra en libro de control, la requisición de compra de un bien y/o servicio, enviada por la Sección de Requisiciones, y la traslada al Jefe del Departamento Libre Gestión. Revisa la requisición de compra y la margina al Técnico(a), para iniciar la gestión correspondiente. Verifica la información sobre las especificaciones técnicas, en coordinación con la dependencia solicitante. Elabora las solicitudes de cotización dirigida a diferentes proveedores y las remite a la Jefatura de Libre Gestión para el visto bueno. Revisa las solicitudes, las firma en calidad de visto bueno y gira instrucciones al Técnico para continuar con la gestión. Envía a los proveedores, a través de fax, las solicitudes de cotización Recibe las cotizaciones de los proveedores, por diferentes vías, ya sea por fax, en sobre cerrado, correo electrónico. Elabora el documento de análisis de cotizaciones, anexa el expediente respectivo y lo remite a la jefatura de Libre Gestión para que sea revisado. Revisa la información sobre el análisis de cotizaciones, la aprueba para que el Técnico(a) elabore la orden de compra. .

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ACTIVIDAD

Técnico(a) de Compras Jefe(a) Departamento Libre Gestión Técnico(a) de Compras Secretaria(o) Departamento Libre Gestión Jefe(o) UACI Subdirector(a) de Administración y Finanzas Secretaria(o) Departamento Libre Gestión Técnico de Compras

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Elabora la orden de compra, basada en el análisis de cotizaciones, la remite al Jefe(a) Libre Gestión para la revisión y firma. Revisa y firma la orden de compra y la traslada al Técnico(a) para el registro correspondiente. Realiza los registros respectivos y remite a la secretaria(o) la orden de compra para obtener las firmas correspondientes. Anota en el libro registro de órdenes de compra y las remite a: a) Departamento de Presupuesto, si los fondos asignados para la compra son GOES. b) Departamento de Tesorería, si los fondos asignados para la compra son FAE o RECSI, UTE, PROJOVENES Recibe las órdenes de compra y compromisos presupuestarios correspondientes, registra la fecha y las remite a la jefatura de la UACI. Firma las órdenes de compra, y las remite junto a los compromisos presupuestarios correspondientes, al Subdirector de Administración y Finanzas Autoriza las órdenes de compra, las envía con los compromisos presupuestarios, mediante el conducto regular, al Área de Libre Gestión, para continuar con el procedimiento. Registra la fecha de autorización de las órdenes de compra y coordina la que se remitan las mismas, a los proveedores, para que éste haga efectiva la entrega del bien o servicio. Así mismo, distribuye las copias a los Departamentos de: Presupuesto, Suministros y devuelve expediente al Técnico de Compras con la copia respectiva. Recibe el expediente y orden de compra para verificar el cumplimiento del tiempo, en la entrega del suministro adquirido.

380



ACTIVIDAD

Técnico de Compras

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Coordina con el proveedor, la presentación de las facturas y/o crédito fiscal, en el Departamento de Tesorería para que le sea entregado el quedan. Registra en el sistema COMPRASAL del Ministerio de Hacienda, las órdenes de compra a través del fondo GOES. Revisa que el expediente de cada orden de compra se encuentre completo y lo remite para que sea archivado

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CONTRATOS


OBJETIVO: Establecer las condiciones legales que garanticen la adquisición de un bien o servicio, entre un proveedor y la Institución

BASE LEGAL: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, Arts. 35, 36, 85, 86, 121 y 159.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acta de recepción de bienes y obras, Contrato, Notificación de multa y Comprobante de ingreso


Jefe(a) Departamento Libre Gestión o Jefe(a) Departamento Licitaciones Jefe(a) Departamento Legal Jefe(a) Departamento Libre Gestión o Jefe(a) Departamento Licitaciones Jefe(a) Departamento Legal Jefe UACI Jefe(a) Departamento Legal

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Envía al Jefe(a) Departamento Legal documentación relacionada a la adjudicación, y adjunta copia de la resolución y la oferta. Revisa documentación y elabora pro forma del contrato, el cual es enviado al Jefe(a) del Departamento respectivo. Revisa el contrato, a efecto de presentarle al Jefe Departamento Legal las observaciones resultantes. Incorpora observaciones recibidas y cita al proveedor para revisar el contrato; efectúa las correcciones necesarias y obtiene firma. Remite contrato a la Jefatura UACI para firmas. Revisa y envía contrato, así: a) Para firma del Subdirector de Administración y Finanzas si es una adquisición por libre gestión. b) Para firma del Director General cuando es por licitación o contratación directa, vía SAF. Recibe contrato firmado y lo traslada al Departamento Legal. Envía un contrato original firmado al proveedor y a la dependencia solicitante y copias de los mismos a la Jefatura UACI, USEFI, dependencia que requiere el bien o servicio, Departamentos: De Suministros, Tesorería y Presupuesto y al archivo del Departamento Legal.

382



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICION POR CONTRATACION DIRECTA


OBJETIVO: Realizar la adquisición de obras, bienes y/o servicios en el menor tiempo posible, a través de la contratación directa.

BASE LEGAL: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública LACAP: Título IV, Capítulo 5, Artículos 71, 72 y 73. Reglamento de la LACAP, Título IV, Capítulos I, capítulo IV, Artículos 54 y 55 Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requerimiento del usuario, Resolución Razonada, Contrato, ofertas.


Jefe(a) UACI Jefe(a) Departamento de Licitaciones Técnico(a) de Licitaciones Jefe(a) UACI Técnico(a) de Licitaciones Jefe(a) Departamento Lega Técnico(a) en Contratos

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Verifica que el requerimiento cumpla con las condiciones establecidas por la LACAP para realizar la Contratación Directa de los bienes, obras y/o servicios y margina al Departamento de Licitaciones. Margina el documento a un Técnico(a) de Licitaciones Solicita cotizaciones a los proveedores de las obras bienes y/o servicios requeridos Elabora cuadro comparativo de las ofertas presentadas. Adjudica las obras, bienes y/o servicios de acuerdo a las especificaciones técnicas definidas. Elabora Resolución Razonada y la envía para firma al Director General vía Subdirector de Administración y Finanzas. Recibe Resolución Razonada firmada y envía al Departamento de Licitaciones. Notifica a la empresa adjudicada y remite los documentos al Departamento Legal para la elaboración del Contrato respectivo. Recibe documentación y la margina para elaboración contrato. Elabora contrato de adjudicación del suministro de obras bienes y/o servicios y lo devuelve al Jefe(a) del Departamento para revisión.

383



ACTIVIDAD

Jefe(a) Departamento Legal Técnico(a) de Contratos Técnico(a) de Licitaciones

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Devuelve Contrato al Técnico con o sin observaciones. Obtiene las firmas del Contrato y envía el original al Departamento de Licitaciones y una copia al proveedor, previa corrección de observaciones, si las hubiese. Solicita documento de Compromiso Presupuestario a la USEFI. Elabora Orden de Pedido y la remite a la Empresa adjudicada. Firma de acta de recepción del bien y/o servicio. Conforma expediente con la información generada a través del desarrollo de este procedimiento

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLAMO DE SEGURO DE EQUIPO ELECTRONICO.


OBJETIVO: Gestionar ante la Compañía Aseguradora la cancelación, reposición o reparación de equipos perdidos o dañados, cubiertos mediante Póliza vigente.

BASE LEGAL: Ley de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, Artículos 12, 82 y 111. Normas Técnicas de Control Interno de la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Memorando, Oficios, Dictamen Técnico, Cotización de los Equipos, Convenio de Ajustes, Contrato y Póliza de Seguro de equipo electrónico.



Informática y

Telecomunicaciones.

Jefe(a) Departamento Legal

Técnico(a) de Contratos


Técnico(a) Departamento de

Telecomunicaciones

Técnico(a) de Licitaciones

Jefe(a) Departamento Legal Jefe(a) UACI


Informática y

Telecomunicaciones.

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9

Notifica al Jefe(a) de la UACI, el daño encontrado en

el equipo electrónico, quien margina a la jefatura del

Departamento Legal.

Revisa y margina al Técnico en Contratos.

Verifica si el equipo esta en el listado de bienes

asegurados y elabora un oficio de reclamo que remite

a la Compañía Aseguradora para notificar el daño o

enviar la lista del equipo perdido.

Remite copia de oficio de reclamo a Departamento de

Telecomunicaciones y al Técnico de Licitaciones.

Acuerdan con el Ajustador de la Compañía

Aseguradora, fecha en que se efectuará la inspección

en las instalaciones donde esa el equipo dañado o

donde estaba el equipo perdido.

Inspeccionan junto al Ajustador, el equipo en el lugar

donde se encuentra instalado, para evaluar el grado de

siniestridad, daño presentado el faltante por perdida;

así mismo traslada el equipo hacia la Compañía

Aseguradora, cuando este es el caso

Recibe y revisa el dictamen o cotización del costo de

reparación o cotización del nuevo equipo y un

convenio de ajuste, de la Compañía Aseguradora y

remite el convenio a la jefatura de la UACI.

Envía el Convenio a la jefatura del Departamento de

Telecomunicaciones.

Revisa el Convenio, firma y lo devuelve a la jefatura del Departamento Legal, a través del Jefe(a) UACI.

385



ACTIVIDADES


Jefe(a) USEFI


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Envía Convenio firmado y sellado a la Compañía

Aseguradora

Solicita a través de memorando, al Departamento de

Tesorería de la USEFI, efectuar el pago de

deducibles a la Compañía Aseguradora.

Comunica a la jefatura UACI, la emisión de cheque

de pago de deducibles y que fueron enviados a la

Compañía Aseguradora y remite copia al

Departamento Legal de la UACI.

Obtiene copia en el Departamento de Tesorería, de cheque enviado a la Compañía Aseguradora y le solicita que emita cheque de Seguro del equipo dañado:

a) Si es compra de equipo nuevo o reparación la Compañía emite Cheque a nombre de la Empresa Proveedora.

b) Cuando no se pudo reparar o comprar el equipo la Compañía emite Cheque a nombre de la PNC.

Remite finiquito firmado por el Subdirector(a) de Administración y Finanzas a la Compañía Aseguradora y copia del mismo al Departamento Legal

Retira cheque a nombre de la Empresa Proveedora

en la Compañía Aseguradora, envía copia del mismo

al Departamento Legal.

Coordina con el Técnico de Comunicaciones compra

de equipo o retiro del reparado de la empresa

proveedora y remite copia al Departamento Legal.

Archiva copia de factura en el expediente correspondiente.

En caso del literal b se procede como lo detallan los pasos 18 y 19.

386



ACTIVIDAD

Técnico(a) de Contratos Jefe(a) Departamento de

Tesorería

18

19

Archiva copia de factura en el expediente

correspondiente.

En caso del literal b se procede como lo detallan los

pasos 18 y 19.

Envía cheque al Fondo General de la Nación.

NOTA: Siempre que lo estime necesario, el

Técnico en Contratos podrá solicitar la asesoría

correspondiente durante el desarrollo de este

procedimiento, al Asesor de Seguros de la Policía

Nacional Civil.

387



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLAMO DE SEGURO DE EQUIPO DE NAVEGACIÓN MARÍTIMA Y AÉREA.


OBJETIVO: Gestionar ante la Compañía Aseguradora la reparación, reposición o pago de Naves que hayan sufrido accidentes durante la cobertura de la vigencia de la Póliza.

BASE LEGAL: Ley de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, Artículos 12, 82 y 111. Normas Técnicas de Control Interno de la PNC.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Bitácoras, Licencia de Pilotos, Facturas, Certificados de Aeronavegabilidad, Acta de Inspección de Siniestro, Contrato y Póliza de Seguro de Navegación Aérea y Póliza de Seguro de Navegación Marítima..


Jefe(a) del Grupo Aéreo

Policial o Jefe(a) Grupo

Marítimo Policial

Jefe(a) Departamento Legal

Técnico(a) en Contratos


Técnico de Licitaciones

Técnico del Grupo Aéreo o

del Grupo Marítimo


1

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7

Notifica del siniestro (daño) de la Nave al Jefe(a) de la

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

(UACI), quien margina al Jefe(a) del Departamento

Legal.

Revisa el informe y lo remite al Técnico(a) en

Contratos.

Verifica si el equipo esta incluido en el listado de

bienes asegurados y recopila toda la información

relacionada con el suceso.

Elabora y envía un oficio de reclamo a la Compañía

Aseguradora.

Efectúan, junto con el técnico de la Compañía

Aseguradora, inspección del equipo dañado.

Entregan el equipo dañado al técnico de la Compañía

Aseguradora, en presencia de un representante del

Grupo Aéreo Policial o del Grupo Marítimo Policial,

según sea el caso.

Notifica a las jefaturas de la UACI, Grupo Aéreo

Policial o Grupo Marítimo Policial, según sea el caso,

que el equipo ha sido reparado.

388



ACTIVIDADES

Jefe(a) del Grupo Aéreo

Policial o Jefe(a) Grupo

Marítimo Policial


Técnico de Licitaciones

Técnico (a) en Contratos

Jefe(a) Departamento de Tesorería

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12

Efectúa las pruebas al equipo reparado o sustituido

en presencia del representante del Compañía

Aseguradora.

Reciben el bien reparado o sustituido, mediante acta

de entrega, con la participación de miembros de

Auditoría Interna, Jefe(a) Área Legal UACI, uno del

Grupo Aéreo Policial y uno del Grupo Marítimo

Policial, según el caso.

Archiva copia de acta de recibido.

En caso de que la Compañía Aseguradora efectué el

pago a través de cheque, se procede como lo

detallan los pasos del 11 y 12.

Retira cheque a nombre de la Policía Nacional Civil,

en la Compañía Aseguradora, previa remisión del

finiquito firmado por el Subdirector de Administración

y Finanzas. Remite cheque al Departamento de

Tesorería.

Envía cheque al Fondo General de la Nación.

NOTA: Siempre que lo estime necesario, el

Técnico en Contratos podrá solicitar la asesoría

correspondiente, durante el desarrollo de este

procedimiento, al Asesor de Seguros de la Policía

Nacional Civil.

389


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