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DIRECTORIO DE PROVEEDORES PARA EL ÁREA DE ILUMINACIÓN DE LA EMPRESA UNIÓN ELÉCTRICA

PROYECTO PEDAGÓGICO INTEGRADOR DEL NIVEL 1

STEVEN LOTERO MESA

COD: 201323004373

ProfesoraSANDRA YANETH RUEDA VILLA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIAINGENIERÍA EN SOFTWARE

LA ORGANIZACIÓN Y SUS PROCESOSMEDELLÍN

2013

CONTENIDO

Pág.

1. TITULO DEL PROYECTO................................................................................32. ANTECEDENTES.............................................................................................43. JUSTIFICACIÓN...............................................................................................54. OBJETIVOS......................................................................................................74.1. OBJETIVO GENERAL..................................................................................74.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.........................................................................75. ALCANCE Y PRODUCTOS.............................................................................86. METODOLOGÍA...............................................................................................97. RECURSOS....................................................................................................108. CRONOGRAMA.............................................................................................119. DESCRIPCION DEL NEGOCIO.....................................................................129.1. RAZÓN SOCIAL.........................................................................................129.2. UBICACIÓN................................................................................................129.3. ORGANIGRAMA.........................................................................................139.4. DESCRIPCIÓN DE ÁREAS DEL NEGOCIO..............................................139.5. MISIÓN........................................................................................................149.6. VISIÓN........................................................................................................149.7. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.......................................................149.8. TABLAS DE PROCESO.............................................................................159.9. MATRIZ DOFA............................................................................................209.10. CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL.............................................................2110. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA......................................................................2210.1. PROBLEMA DETECTADO.........................................................................2210.2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN....................................................................2210.3. FUNCIONES DEL SISTEMA......................................................................2310.4. RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA DESARROLLAR LA POSIBLE SOLUCIÓN............................................................................................2311. REPRESENTACIÓN ALGORÍTMICA............................................................2412. BLOG DEL PROYECTO.................................................................................2813. BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................2814. CIBERGRAFÍA...............................................................................................28

1. TITULO DEL PROYECTO

Directorio de proveedores para el área de iluminación de la empresa Unión Eléctrica

2. ANTECEDENTES

Unión Eléctrica es una compañía colombiana fundada en 1985, líder en la

implementación de soluciones integrales de Ingeniería y suministro de productos

para los sectores de Energía Eléctrica, Telecomunicaciones, Seguridad

Electrónica, Automatización, Iluminación y Soporte Tecnológico.

Pertenece al sector secundario porque transforma bienes, además al sector

terciario debido a que presta servicios.

Cuenta con oficinas en diferentes ciudades de Colombia, Ecuador, Perú,

Nicaragua y Estados Unidos. Su sede en Antioquia está ubicada Calle 15 sur 48-

39 en Itagüí.

La empresa utiliza un sistema de información llamado Microsoft Dynamics AX

(Axapta) este se utiliza “facilitar la realización de negocios en diferentes

ubicaciones y países, consolidando y estandarizando los procesos, mejorando la

visibilidad en toda la organización y simplificando el cumplimiento.”. Aunque en el

momento se encuentra en proceso de licitación para cambiar de sistema de

información

3. JUSTIFICACIÓN

Cuando se realiza una cotización, el cliente se contacta con el área de ventas ,

estos recopilan la información del cliente y los productos o servicios que desea

adquirir, con las especificaciones de tiempo y calidad, además de la forma de

pago, esta información sin importar el tamaño del proyecto, las cantidades

solicitadas o la dificultad de las especificaciones, se debe remitir al ejecutivo de

iluminación para buscar los proveedores que más se adapten a la cotización,

muchas veces teniendo que volver a contactarse con todos, para recopilar

información que le facilite la selección.

Con la creación de un directorio de proveedores relacionándolos con los criterios

del ejecutivo de iluminación, se busca reducir el proceso de cotización, al proveer

una fuente de información más detallada y actualizada a los vendedores, con esto

ellos tienen mayores herramientas para brindar una respuesta al cliente, evitando

recurrir al ejecutivo con órdenes de compras de bajo volumen y con

especificaciones simples.

Los beneficios que el proyecto trae a la organización serian: el ahorro de tiempo

en el proceso de cotización en el área de iluminación, reducción en la carga de

procesos del ejecutivo, para así trabajar con proyectos más grandes y de mayor

prioridad para la empresa.

Las posibles limitaciones que se presentan es que la información de los

proveedores en muy sensible dentro de la organización, el desconocimiento del

sistema de información actual y el que se implementara.

4. OBJETIVOS

4.1. OBJETIVO GENERAL

Proponer un directorio de proveedores con información de contacto y criterios de

selección para la unidad de ventas del área de iluminación de la empresa Unión

Eléctrica.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Identificar los principios generales de la teoría general de sistemas para

aplicarlos en empresas u objetos de estudio.

• Identificar los principios generales de las organizaciones para diferenciar los

tipos de organizaciones de acuerdo al sector económico de cada una.

• Identificar los principios generales de los sistemas de información para su

implementación y gestión

• Identificar los criterios de selección para los proveedores

Proveer mayor información de proveedores a los vendedores, para una atención

más rápida y completa

5. ALCANCE Y PRODUCTOS

El alcance del proyecto de directorio de proveedores para el área de iluminación

de la empresa Unión Eléctrica, es proveer una fuente búsqueda información

básica de los proveedores a los vendedores, con algunos criterios extras como

plazos de pago, un indicador de calidad frente a otros que vendan el mismo

producto, tiempo de entrega y volúmenes de provisiones, entre otros, esta

información la proveerá y modificara los ejecutivos de iluminación, este proceso

será manual y según los criterios de estos profesionales

Las ventajas al desarrollar este proyecto es el fácil acceso al contacto de la

empresa, además, que este sea un ejecutivo de iluminación, esto facilita la

abstracción de los criterios para calificar a los proveedores, las dificultades es que

no se tiene acceso al sistema de información de la empresa para buscar alguna

compatibilidad con él y que la información de los proveedores debe ser ficticia al

momento del desarrollo por políticas de la empresa.

Al culminar se presentara un informe final del Proyecto Pedagógico Integrador y

un modelo del sistema presentado.

6. METODOLOGÍA

La metodología propuesta del presente proyecto se basa en la construcción de

diversas fases investigativas:

1. Identificación: Con la catedra y las orientaciones presentadas por el docente

en la asignatura “la organización y sus procesos” se eligió una empresa para

identificar sus procesos y buscar en ellos alguna dificultad, para así brindarle una

solución acorde a nuestros conocimientos.

2. Análisis: En esta etapa se recopilo la información necesaria sobre el proceso

actual, como mejorarlo, así como los beneficios y dificultades que se presentan,

además, de los datos básicos de los proveedores y los criterios de calificación de

estos.

3. Planteamiento: El siguiente pasó ya con la información completa, fue crear

un modelo del sistema de directorios, con una información de prueba para que

simulara la de los proveedores para así buscar la opinión de la empresa y ajustar

las posibles novedades que ellos presentaran, por último se entrega el modelo que

busca darle solución a la dificultada identificada.

7. RECURSOS

RECURSOS HUMANOS RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS

Nombre Descripción Cantidad horas Descripción Cantidad Valor

Steven Lotero Mesa Integrante proyecto

50 Computador 1 $1.850.000

Sandra Yaneth Rueda Villa

Docente -Coordinadora

96 Impresora 1 $150.000

Rommel Lotero Mesa

Contacto empresa

20 Memoria USB 1 $20.000

Internet 50 Horas $50.000

TOTALES: 166 TOTALES: $ 2.070.000

8. CRONOGRAMA

ACTIVIDADTiempo Meses(Semanas)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12Estudio de la NecesidadVerificación viabilidad del proyectoAplicación encuestasElaboración de ProyectoEntrega Ficha 1Investigación de la necesidadAnálisis de la InvestigaciónElaboración Propuesta para solución a la necesidadEspecificación recursos humanos y materialesElaboración CronogramaEntrega Ficha 2Ejecución del proyectoEntrega Ficha 3Evaluación del proyectoInforme Final del Proyecto

9. DESCRIPCION DEL NEGOCIO

9.1. RAZÓN SOCIAL

Unión Eléctrica S.A.S

9.2. UBICACIÓN

Principal Medellín, Calle 15Sur #48-39

9.3. ORGANIGRAMA

9.4. DESCRIPCIÓN DE ÁREAS DEL NEGOCIO

Suministro, instalación y mantenimiento de proyectos asociado a las siguientes unidades de negocio

9.5. MISIÓN

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindándoles soluciones integrales a través de nuestro

portafolio, desarrollando y protegiendo el talento

humano, velando por la protección del medio ambiente y buscando la retribución justa para empleados,

clientes y accionistas.

9.6. VISIÓN

Ser la Empresa elegida por nuestros clientes y proveedores para la prestación de nuestros servicios integrales,

generando valor en los mercados posibles.

9.7. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

GRUPO UNIÓN, es una organización orientada al cliente, que ofrece soluciones integrales en servicios de ingeniería y

comercialización de productos para los sectores de Energía Eléctrica, Telecomunicaciones, Seguridad Electrónica,

Automatización, Iluminación y Soporte Tecnológico.

9.8. TABLAS DE PROCESO

Compras

Entrada Proceso Salida

-Requerimientos de otras

áreas(ventas, licitaciones, proyectos

y administrativa)

-Se analiza los requerimientos y se

selecciona el proveedor

-Órdenes de compra para los

proveedores

-Talento humano

-Computadores

-Sistema de información

-Almacenamiento de información

-Se envía la información al área de

logística

-Información almacenada

- Informes

Ventas


-Requerimientos del cliente(planos,

especificaciones y licitaciones)

-Talento humano

-Computadores


- Portafolio de servicios y productos

-Analizar los requerimientos del

cliente y de acuerdo al portafolio de

servicios y productos, crear una

propuesta técnica y económica

-Almacenamiento de información

-Si se presentan cambios o

sugerencias, realizar los cambios

necesarios

- Cotizaciones

- Planos

- Informes

-Información técnica de los productos


Producción


-Órdenes de compra de los clientes

- Especificaciones de los productos

-Talento humano

-Computadores


-Ensamble de los productos

-Almacenamiento de los productos

- Control de calidad

- Actualización de inventario

- Productos terminados

- Inventario actualizado


- Herramientas

-Maquinaria especializada

Nomina


-Información de los empleados

- Reporte de horas extras y

bonificaciones

-Reporte de incapacidades

-Calcular el valor a pagar de la

nómina de cada empleado

-Calcular deducciones y aportes

parafiscales de cada empleado

- Colilla de pago

- Enviar el reporte al banco

-Aportes parafiscales

-Talento humano

-Computadores



Selección de personal


-Hojas de vidas de los aspirantes

- Certificados laborales

- Información personal y académica

- Certificado de antecedes judiciales

y recomendaciones

-Talento humano

-Computadores

-Selección preliminar de los

aspirantes, de acuerdo al perfil del

cargo

-Revisión de información

proporcionada

-Entrevistas

- Pruebas psicotécnicas y de

conocimiento especifico

- Información de resultados a los

aspirantes

- Documentación para contratación

-Contratos


9.9. MATRIZ DOFA

Debilidades - Se encuentra en la ley de garantías económicas, en la cual lleva 2 años y continúa por 2 años más. Esto genera problemas al solicitar nuevos créditos con los proveedores y con los bancos

- Alto índice de endeudamiento. La empresa debe utilizar recursos propios para los proyectos grandes- Alta rotación de personal. Se generan gastos de tiempo y dinero adicionales en la capacitaciones- Falta de comunicación entre las áreas de trabajo. Los procesos se retrasan y el cliente se ve insatisfecho por el

incumplimiento de los tiempos establecidos

Oportunidades - Reglamentación vigente del sector eléctrico plantea oportunidades para la prestación de servicios y ventas de productos. La empresa se ajusta a esta reglamentación generándole ventajas competitivas

- Participación en otros países. Le permite prestar servicios en otros mercados en los cuales tiene mayores ventajas competitivas

- Tratados de libre comercio con otros países. Esto disminuye el precio de los aranceles de los productos y materias primas importadas

- El sector eléctrico es fuerte en Colombia. Se realizan muchos proyectos de infraestructura eléctrica, los cuales requieren personal capacitado y productos específicos, que la empresa posee

Fortalezas - Musculo financiero. Permite participar en proyectos de gran envergadura- Personal altamente calificado. Ofrece una ventaja frente a los competidores- Contar con un departamento de logística internacional y una oficina filial en Miami de dedicada a los procesos de

importación. Esto acelera los procesos de importaciones- Poseer diferentes certificaciones de calidad como ISO 9000, ISO 14000 y OSHAS. Se estandarizan los procesos y

se garantiza la calidad, el compromiso con el medio ambiente y un buen trato a los trabajadores

Amenazas - Competencia desleal de empresas como ISOLUX,ELECTRICAS DE MEDELLÍN y FUREL- Mala imagen en el sector por la ley de garantías en la que está inmersa la empresa- Malas relaciones políticas con Ecuador. Puede desmejorar las relaciones comerciales entre ellos- El cambio de las divisas en especial el dólar. Afecta directamente el precio de las importaciones, pudiendo generar

perdidas

9.10. CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL

Según la procedencia del capital de la empresa esta es privada porque

corresponde a particulares. De acuerdo al número de propietarios es societaria

porque posee dos o más propietarios.

Pertenece al sector secundario porque transforma bienes, además al sector

terciario debido a que presta servicios. Es una empresa grande por estar

conformada por más de 400 trabajadores.

Tiene una personalidad jurídica porque la personalidad de los propietarios no es la

misma que la de la sociedad y es de naturaleza jurídica anónima.

Es independiente, esto se debe a que no mantiene relaciones o vínculos con

ninguna otra empresa, además, el origen de su capital es del mismo país esto la

convierte en una empresa nacional.

Es una empresa con ánimo de lucro porque su activad económica está orientada a

la obtención de beneficios privados que remuneren los capitales aportados por los

socios capitalistas.

Según la cobertura del mercado es un internacional porque cuenta con oficinas en

Ecuador, Perú, Nicaragua y Estados Unidos.

10. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.

10.1. PROBLEMA DETECTADO

Cuando se realiza una cotización, el cliente se contacta con el área de ventas ,

estos recopilan la información del cliente y los productos o servicios que desea

adquirir, con las especificaciones de tiempo y calidad, además de la forma de

pago, esta información sin importar el tamaño del proyecto, las cantidades

solicitadas o la dificultad de las especificaciones, se debe remitir al ejecutivo de

iluminación para buscar los proveedores que más se adapten a la cotización,

muchas veces teniendo que volver a contactarse con todos, para recopilar

información que le facilite la selección.

Esto genera una demora en la atención de los clientes y una mayor carga de

trabajo en los vendedores y el ejecutivo de iluminación

10.2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Con la creación de un directorio de proveedores relacionándolos con los criterios

del ejecutivo de iluminación, se busca reducir el proceso de cotización, al proveer

una fuente de información más detallada y actualizada a los vendedores, con esto

ellos tienen mayores herramientas para brindar una respuesta al cliente, evitando

recurrir al ejecutivo con órdenes de compras de bajo volumen y con

especificaciones simples.

10.3. FUNCIONES DEL SISTEMA

El sistema permitirá al ejecutivo de iluminación ingresar la información de los

proveedores, actualizarla y junto con los asesores de ventas consultarla con

diferentes filtros que beneficien su entendimiento.

Para seguridad de los datos se hará uso de un login y un sistema de privilegios de

usuarios

10.4. RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA DESARROLLAR

LA POSIBLE SOLUCIÓN.

Para la realización del proyecto se necesita un Computador con Windows 8 y la

herramienta de programación Visual Studio y que cada terminal donde se ejecute

la aplicación ya finalizada tenga sistema operativo Windows Xp o posterior.

11. REPRESENTACIÓN ALGORÍTMICA

12. BLOG DEL PROYECTO

http://directorioproveedoresppi.wordpress.com/

13. BIBLIOGRAFÍA

14. CIBERGRAFÍA

- Microsoft Dynamics AX ( Axapta ) Tomado de, http://www.aitana.es

/Content/Page/Microsoft-Dynamics-AX, consultado el 15 de Septiembre del

2013.

- Justificación de un Proyecto de Investigación – Todo lo que Debes Saber,

por Thais Escalona Rojas Tomado de, http://aprenderlyx.com/justificacion-

de-un-proyecto-de-investigacion/, consultado el 11 de septiembre del 2013

- Grupo Unión Tomado de, http://www.uniongr.com/, consultado el 15 de

agosto del 2013

http://www.uniongr.com/

http://aprenderlyx.com/justificacion-de-un-proyecto-de-investigacion/

http://aprenderlyx.com/justificacion-de-un-proyecto-de-investigacion/

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