planteamiento del problema - administracion
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Proyecto Final de Introducción a la administración.TRANSCRIPT
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Universidad Tecmilenio
Maestría Administración de Negocios
Soto García
Curso:
Fundamentos de la Administración, Módulo 2, Tema 8.
Actividad:
Evidencia 2: Proyecto Final.
TEMA DEL PROYECTO
Homologación de criterios para la carga de servicios en el sistema de gestión
financiera de los proyectos integrales de Weatherford.
INTRODUCCIÓN
Actualmente en la línea IWC (Proyectos) de la empresa Weatherford, al final de
cada mes se realiza una revisión exhaustiva de los resultados financieros (Ingresos,
Costos, Ganancia), esto con la idea de comparar los diferentes proyectos y en base a los
resultados obtenidos y a las mejores prácticas identificadas, retroalimentar, implementar
controles y tomar acciones en el proceso administrativo, a fin de revertir tendencias y ser
más eficientes. Este análisis no se logra realizar de manera efectiva, debido a que los
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resultados no muestran la realidad de lo suscitado en las operaciones, porque no hay un
criterio único a la hora de cargar en el sistema los diferentes servicios que se realizan.
Entre las claves del éxito de los procesos administrativos está el hecho de poder
identificar a tiempo las fallas o desviaciones, rectificar, ajustar e implementar acciones
para cambiar, corregir en tiempo y forma y de esta manera acercar el resultado real a lo
planificado estratégicamente.
Este proyecto tiene como objetivo principal definir una estrategia que permita la
interacción entre los diferentes grupos de trabajo, en búsqueda de un producto que
garantice la confiabilidad de la información financiera de los diferentes proyectos
integrales de Weatherford, lo cual indudablemente permitirá evaluar de manera eficaz los
procesos administrativos y tomar decisiones que se traduzcan en rentabilidad,
productividad, y competitividad.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Antes de entrar de lleno en el problema, es recomendable conocer a la empresa, en
base a esto si revisamos un poco la historia de la empresa encontramos que, “Weatherford
es una de las mayores empresas de servicios de gas natural y petróleo internacional. La
compañía ofrece productos y servicios para perforación, evaluación, terminación,
producción e intervención de pozos de petróleo y gas, junto con la construcción del
gasoducto y la puesta en marcha. Con sede central en Suiza, Weatherford opera
actualmente en más de 100 países de todo el mundo y emplea a más de 60.000 personas,
actualmente catalogada como la empresa líder en sistemas de levantamiento artificial.
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La compañía fue fundada en 1941 en Weatherford, Texas, como el Spring
Company Weatherford por Jesse E. Hall Sr. En 1948, la compañía pasó a llamarse Tool
Weatherford Oil Company con la propiedad de Jesse Hall, su hijo, Elmer, James E.
Berry, y Juan A. Perea. Desde su creación, la compañía fue pionera en una técnica
innovadora y equipos para la cementación de pozos de petróleo de pozo entubado.
Originalmente comercializado a los propietarios y los Estados Unidos, Weatherford
equipos de perforación y revestimiento pronto se están utilizando en los campos
petroleros de Venezuela por la Gulf Oil Company.
En 1972, la compañía independiente de Energy Ventures, Inc. fue fundada como
un gas en alta mar y la exploración de petróleo y producción. En 1987, Energy Ventures
fue liquidada y restablecieron, y en 1990, habían adquirido subvención Oil Country
Tubular Company.
En 1991, Weatherford adquirió Petroleum Equipment Tools Company.
Weatherford y Homco más tarde se fusionaron las operaciones para crear servicios de
Weatherford, la empresa pesquera/Alquiler de petróleo más grande del mundo. En 1995,
se fusionó con Weatherford Enterra, convirtiéndose en Weatherford Enterra Inc.
En mayo de 1998 Energy Ventures, adoptando el nombre de EVI, Inc.
Weatherford Enterra, Inc. se fusionó, la creación de la empresa actual ahora conocido
como Weatherford. En los próximos dos años, Weatherford añadió una serie de marcas
bien organizadas a su experiencia, incluyendo Dailey, Orwell, Alquiler Energy, Whiting,
Williams, Dimensión y ECD Noroeste. Weatherford también creó una competencia más
fuerte con la terminación de la adición de marcas conocidas en el sector como Petrolina,
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Cardium, Nodeco, McAllister, Johnson Screens, Houston Pantallas Bueno, Arrow y
CIDRA.
En 2005, Weatherford adquirió Precision Drilling Corporaciones, Precision
Energy Services y divisiones internacionales de perforación petrolera.
En julio de 2007, la compañía se presentó en los medios de comunicación los
informes de las operaciones de interrogatorio de la filial extranjera de la compañía,
Weatherford Oil Tool Oriente Medio, que tenía oficinas y equipos en la nación de Sudán.
Desde 1997, las empresas estadounidenses se les prohibió por ley para operar en Sudán, a
pesar de las filiales extranjeras de empresas estadounidenses podrían todavía operan
legalmente en el país si no hay participación de los padres EE.UU. o cualquier otra
persona de los EE.UU.. Sin embargo, en respuesta a los medios de comunicación y la
crítica inversor, la compañía anunció que iba a desprenderse de las operaciones de las
filiales extranjeras en países sancionados por Estados Unidos. El próximo año,
Weatherford se retiró de las actividades en Sudán y donó su equipo en el país, así como el
suministro de equipo adicional, suministros y fondos para Thirst No More, una
organización humanitaria que opera en Sudán.
En 2008, la compañía anunció que estaba cambiando su lugar de constitución de
las Bermudas a Suiza. Ese mismo año, Weatherford completó la adquisición de V-Tech
International, una empresa pionera en el desarrollo de sistemas de pinzas de energía
mecánica en el Mar del Norte para mejorar la seguridad del equipo”.
(www.weatherford.com/AbuotWeatherford/CompanyInformation/ ).
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Hoy en día Weatherford es el resultado del crecimiento interno y la innovación,
así como también de la consolidación de más de 250 adquisiciones estratégicas durante
los últimos 13 años, su presencia en más de 100 países, impone una estructura
organizativa bastante compleja, dividida por regiones (Hemisferio Occidental; Europa,
África y Oriente Medio; y Rusia, Asia y El Pacifico), la cual su vez se dividen en países y
éstos en áreas (ver Anexo 1).
Como Organización Internacional se considera una empresa trasnacional o sin
fronteras, la cual a pesar de contar con sus oficinas principales en Houston, Estados
Unidos, distribuye la responsabilidad de las actividades y la toma de decisiones a los
diferentes países. Es una empresa focalizada en dos objetivos claves, la eficiencia y la
productividad. Siendo una empresa certificada ISO 9000, cuenta con un Manual de
Excelencia Operacional, Un Manual de Ética Organizacional, Políticas Anti-Corrupción,
así como también una Política de Excelencia Operacional y Desempeño.
Una vez vista la magnitud de la empresa, debemos acotar el tema y
específicamente para este proyecto, el problema se circunscribe al Área Norte de México,
en la cual se ejecutan dos proyectos integrales de Perforación y Terminación de Pozos
actualmente y cuyos resultados financieros son bien distintos, a pesar de ser proyectos de
la misma naturaleza, la idea es encontrar una solución que pueda ser aplicada en
Weatherford a nivel Global. Con los resultados de los proyectos integrales, no se logran
hacer análisis financieros confiables, debido a que los datos no muestran la realidad de lo
suscitado en las operaciones, porque no hay un criterio único a la hora de cargar en el
sistema financiero de costos los diferentes servicios que se realizan. Se identificó una
falla en el proceso asociado a la administración de los proyectos, porque a pesar de
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planificar, dirigir bien, está faltando controlar y retroalimentar al proceso, a fin de poder
tomar acciones a tiempo y de esta manera lograr los objetivos esperados.
OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO
Implantar una metodología y estrategia de trabajo, que permita obtener resultados
ajustados a la realidad operacional y a su vez realizar análisis financieros tendientes a la
mejora de los procesos administrativos y al incremento de las ganancias de la empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PROYECTO
Elaborar un catálogo de costos o servicios que se realizan en los proyectos
integrales.
Difundir el catalogo entre los diferentes departamentos involucrados en el proceso
(Junta con el equipo multidisciplinario y aprobadores).
Certificar que los resultados obtenidos una vez implementadas las acciones estén
acorde a lo esperado.
¿Cuáles son sus alcances?
El alcance del proyecto abarca a todos los proyectos integrales del Área Norte de
México de la empresa Weatherford, obviamente el desarrollo del proyecto implica la
interacción entre las líneas de productos, la gerencia de los proyectos, Finanzas y el
departamento de Logistica. El fin es aplicar a todo Weatherford la estrategia y las
acciones implantadas, a objeto de lograr mejores resultados financieros y el incremento
de las ganancias de la empresa.
¿Qué se va a desarrollar como propuesta de solución a la problemática encontrada?
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La puesta en ejecución de un plan de acción a nivel de Finanzas, Operaciones y el
departamento de logística de la empresa, que garantice la homologación de los criterios a
utilizar en la carga de los diferentes servicios asociados a la actividad de Perforación y
Terminación de pozos petroleros, en los proyectos.
MARCO TEORICO
De acuerdo a la información conocida de la empresa (Estructura organizacional,
Misión, Visión, Política de Excelencia Operacional, etc.) se pretende desarrollar el
proyecto de homologación de criterios de costos, fundamentándonos en el articulado de la
norma ISO referida a los Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos, que menciona
"5.3 Política de la Calidad.- La alta dirección debe asegurarse que la política de la
calidad: a) es adecuada al propósito de la organización. b) incluye un compromiso de
cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión
de la Calidad. c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos
de la calidad" (Norma ISO 9001:2008), los principios asociados a Planeación Estratégica
contenidos en el texto de Robbins (2009), lo cual implica que se definan los objetivos de
la organización, las estrategias para lograr dichos objetivos y el desarrollo de planes para
se lleven a cabo, coordinando adecuadamente el trabajo, así como también cualquier otro
aporte relevante que se pueda obtener en la bibliografía disponible asociada al proceso
administrativo y la planificación.
DESARROLLO DEL PROYECTO
Antes de entrar de lleno con lo realizado para llevar adelante el proyecto e
implantar las estrategias necesarias para el logro de los objetivos planteados, se hace
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imperativo revisar conceptos claves. En base a lo planteado, comencemos por revisar la
importancia de la administración dentro de las organizaciones, de acuerdo con Robbins
(2009), la administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de
otros, buscando que se realicen de manera eficaz y eficiente. Como ente integrador, la
administración impone un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se
efectúa, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral, denominado, El
Proceso Administrativo (ver figura No. 1).
Figura No. 1. El Proceso Administrativo.
En sumamente importante tener claros los conceptos anteriormente mencionados,
porque el proyecto tema de nuestro estudio, involucra todas las etapas del proceso
administrativo y se hace necesario revisar cada una de las fases para determinar en donde
deben realizarse los ajustes necesarios para mejorar el proceso y obtener los objetivos de
la organización, siempre apoyándonos en la Cultura Organizacional y los principios de
Ética presentes en la empresa.
Ya entrando en el proyecto, es importante delimitar la estructura organizacional
objeto de estudio, la cual quedó restringida al área norte de México de la empresa
Weatherford (ver figuras Nos. 2 y 3), donde actualmente se ejecutan dos proyectos
integrales de Perforación y Terminación de Pozos de Hidrocarburos (ATG Paquete IV en
Poza Rica y Proyecto PTD en Reynosa), que se tomaron como pilotos para la
Metas de la Organización
Planeación Organización Dirección Control- ¿Qué es lo que se quiere hacer?- ¿Qué se va a hacer?
- ¿Cómo se va a hacer?
- Verificar que se haga
- ¿Cómo se ha hecho?
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implantación de acciones tendientes a mejorar el proceso de generación y carga en el
sistema de gestión financiera (JDE) de las ordenes de servicio asociadas a los proyectos
integrales de Weatherford.
Organigrama Área Norte
Gerente Distrito Poza Rica
Juan Carlos Ferrer
Gerente Distrito Veracruz
Esaud Flores
Gerente Área Norte
Carlos Ocaña
Gerente DistritoAltamira
Carlos Ramirez
Shared Services
Líneas de Servicios Proyecto ATG –Paquete IV
Gerente Reynosa
Carmelo Dominguez
Líneas de Servicios Proyecto PTD
Figura No. 2. Weatherford - Organigrama Área Norte de México.
Organigrama Proyecto PTD
Asistente de Company Man
Marcelino DelgadoMiguel Gallegos
Superintendente de Operaciones
Mario Beltrán
Marcos Berra
Gerente de Proyecto
César Lista
Company Man
José Nuñez MendoAvis Bracho
Gerente de
Terminación
Jose Alfredo Benitez
Supervisor de Terminación Frente 1
Amador Ponce
Martin A. Villarreal
Supervisor de Terminación Frente 2
Jesús G. Olivares
Fernando Segura
Supervisor de Obra
Civil
Noel Sandoval
Ingeniero de Diseño
William Meaño
Luis Torres
Coordinador QHSSE (Perf. y Termi.)
José Luis Castán
Supervisor de Seguridad Adán del Angel GomezCuauhtémoc Contreras
Luis MadrigalManuel Trejo
Analista de Reporte
Oscar Treviño
Supervisor Ambiental
R. Maldonado
Shared Services
Figura No. 3. Weatherford - Organigrama Proyecto PTD.
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Como parte del proceso administrativo en el Área Norte de la empresa
Weatherford en México, mensualmente la línea gerencial (línea de mando) realiza una
revisión exhaustiva de los resultados financieros (Balance de ingresos, costos y ganancia)
obtenidos, esto se realiza tanto para las líneas de servicios, como para los proyectos.
Habiendo iniciando los proyectos ATG Paquete IV y proyecto PTD en Abril del año en
curso, ya tienen varios meses que se han estado revisando los resultados obtenidos, los
cuales a pesar de ser proyectos de la misma naturaleza han presentado resultados muy
diferentes en cuanto a costos, lo cual impide realizar generar una estrategia de reducción
de costos efectiva. Surge entonces la necesidad de revisar el porqué de la diferencia y es
cuando se convoca a una junta con todos los líderes de los diferentes departamentos
involucrados, donde se determina que el proceso de generación de órdenes de servicio
presentaba fallas administrativas y que ameritaban ser corregidas.
Ya una vez determinado el origen de las fallas y contando con el apoyo de la
dirección, se decide revisar el proceso de generación de ordenes de servicio de los
proyectos integrales de Weatherford (ver figura No. 4).
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ELABORA ORDEN DE SERVICIO SEGÚN
CATALOGO
RECIBE ORDENES
Ope
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ones
Pr
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eren
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Líne
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M
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ELABORA FORMATO DE SOLICITUD Y ENVIA A
LOGISTICA
Dpt
o.
Logí
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ENVIA ORDEN A APROBACIÓN VIA
SISTEMA JDE
Fina
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REPORTES FINANCIEROS
Proyectos IntegralesGeneración de Ordenes de Servicio
PERSONAL DE OPERACIONES DEL
PROYECTO IDENTIFICA LA NECESIDAD DEL
SERVICIO
FIN DEL PROCESO
AROBACIÓN ELÉCTRONICA DE
ORDEN
REVISIÓN DE RESULTADOS FINANCIEROS
Figura No. 4. Proceso Generación de Ordenes (Actual)
Haciendo uso de la excelente comunicación entre los diferentes departamentos y
del trabajo en equipo reinante en la empresa, se realizaron entrevistas a los analistas del
departamento de logística, se realizaron juntas con el personal operativo, personal de
finanzas y personal de la alta gerencia (aprobadores), a fin de determinar causas y definir
una estrategia que permitiera a través de controles viables retroalimentar el proceso y
mejorar las condiciones actuales. Después de las acciones inicialmente realizadas, se
determinaron causas como:
- Inexistencia de un catálogo de costos y servicios actualizado.
- Falta de adiestramiento de los analistas de logística.
- Falta de interés y desconocimiento de la línea de mando de los distintos tipos
de servicios y su clasificación.
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- Falta de controles en el proceso (se observa en la figura No. 4).
- No hay retroalimentación en el proceso.
- Diversidad de criterios al momento de cargar un servicio específico.
Todas las causas anteriormente expuestas, obligan a tomar acciones, para lo cual
se definen grupos de trabajo y se delegan tareas, de tal manera que el personal operativo y
el personal de finanzas se encargarían de actualizar el catálogo de costos y debía ser
diseñado de tal manera que no dejara dudas al momento de cargar un servicio en una
orden cualquiera, por otro lado, los gerentes de los proyectos propiciarían las acciones de
adiestramiento del personal de logística a través del Departamento de Recursos Humanos
y la línea de mando apoyaría facilitando los recursos necesarios para la ejecución de la
estrategia, así como también tendrían que ser adiestrados. De acuerdo a la Planeación
Estratégica de la empresa, una vez hecho el análisis interno, surge el plan para mejorar el
proceso de generación de ordenes de servicio de los proyectos integrales del área norte de
México de la empresa Weatherford y pasar de un proceso lineal, sin decisiones, sin
retroalimentación a un proceso dinámico, de interacción continua entre los diferentes
departamentos, de mejora continua permanente y contribución a los resultados positivos
de la empresa.
PROPUESTA DE MEJORA
Una vez identificadas las fallas en el proceso de generación de órdenes de servicio
tema de estudio del proyecto, a fin de lograr la homologación de criterios para la carga
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de servicios asociados a los proyectos integrales del área norte de México de la empresa
Weatherford, se ejecutará la estrategia definida en la junta de planificación (ver Anexo 2),
en la cual se define la organización, al imponer las normas del cómo se va a hacer el
trabajo, se imponen los controles al adiestrar e informar a los aprobadores y se mide,
revisando los resultados una vez aplicadas todas las acciones, para al final ajustar el
proceso mediante la retroalimentación (ver figuras Nos. 5, 6 y 7).
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ELABORA ORDEN DE SERVICIO SEGÚN
CATALOGO
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BIEN CARGADOS
REPORTES FINANCIEROS
RESULTADOS FINANCIEROS EN
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Proyectos IntegralesGeneración de Ordenes de Servicio
PERSONAL DE OPERACIONES DEL
PROYECTO IDENTIFICA LA NECESIDAD DEL
SERVICIO
FIN DEL PROCESO
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Figura No. 5. Proceso Generación de Ordenes (Propuesto)
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Riesgo# Riesgo Control # Puntos de Control
1 Formato mal elaborado, no especificaclaramente el tipo de servicio requerido. 1
Coaching a Company Man y a Asistente deCompany Man, acerca de como elaborar lassolicitudes de servicio.
2No elabora orden según catálogo, por falta deadiestramiento, no posee el documento,carece del debido adiestramiento.
2
• Adiestrar al personal de logística.
• Garantizar que el personal de logística cuentecon el catálogo de costos.
• Apego estricto al catálogo de costos almomento de generar cualquier orden.
3 No recibe ordenes. Recibe ordenesincompletas. 3
• Garantizar que todo servicio realizadodurante las operaciones del mes sea cargadoal sistema a través de una orden de servicio.
• Todo gasto debe ser provisionado junto a suingreso.
Proyectos IntegralesGeneración de Ordenes de Servicio
Figura No. 6. Riesgos y Controles Proceso Propuesto
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Actor Funciones
Personal de operaciones deperforación y terminación de pozosdel proyecto.
Es el personal responsable de las operaciones en la localización del pozo, debe asegurarse de solicitar todos los servicios necesarios en las operaciones, a fin de no tener perdidas o retrasos por la no realización de los mismos.
Analista del departamento delogística.
Encargado de recibir las solicitudes del personal de operaciones,contactar al proveedor, escoger la mejor oferta, generar la orden deservicio en el sistema JDE y monitorear que los servicios contratados seanrealizados en tiempo y forma.
Línea de mando. Grupo conformado por los gerentes del proyecto, distrito, área y país asociados a la estructura gerencial de la línea de servicios de Weatherford (IWC), donde se manejan los proyectos integrales. Responsables de la dirección y participantes activos en los procesos de planeación y control.
Analistas de Finanzas. Encargados del procesamiento de las ordenes, su clasificación, provisión y registro en los sistemas contables del proyecto y son los responsables de la emisión de resultados financieros con frecuencia mensual, entre otras actividades.
Proyectos IntegralesGeneración de Ordenes de Servicio
Figura No. 7. Actores y Funciones Proceso Propuesto
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El funcionamiento correcto del proceso propuesto va acompañado del
cumplimiento de las tareas asignadas durante la junta de Planeación, es decir:
- Elaboración del Catálogo de Costos (ver Anexo 3).
- Adiestramiento a analistas de logística y línea de mando en el manejo y uso
del catálogo de costos (ver Anexo 4).
- Difusión del catálogo de costos a los diferentes entes involucrados en el
proceso de generación de órdenes de servicio (ver Anexo 5).
Como puede observarse en la Figura No. 5, se trata de un proceso mucho más
dinámico, donde existen controles, donde la línea de mando pasa a ser un actor principal,
debido a su función de auditor en el proceso y donde hay una retroalimentación continua,
lo cual propicia la mejora continua del mismo. Es bueno resaltar que esta propuesta no
sirve de nada, si no existe el compromiso de todos los actores, quienes fundamentados en
la Cultura Organizacional, la Ética, el Manual de Gestión de Calidad, el principio de
Meritocracia y la Política de Excelencia Operacional y Desempeño, que rigen las
actividades dentro y fuera de la empresa deben dar lo mejor de sí para el logro de los
resultados.
Solo esperamos certificar los resultados que surtirán los cambios ejecutados, los
cuales se verificarán al final de mes de Octubre del año en curso, cuando nuevamente
tocará revisar y analizar los reportes financieros.
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CONCLUSIONES
Con este proyecto se tiene como resultado que se da solución a la problemática
identificada, brindando la confiabilidad financiera a los diferentes proyectos integrales
de Weatherford, lo cual permite evaluar de manera eficaz los procesos administrativos y
tomar decisiones que se traducen en rentabilidad, productividad y competitividad para la
empresa.
Este proyecto nos deja el aprendizaje de que es importante plantear de manera
puntual, clara y precisa el problema y los objetivos ya que son el punto de partida sobre el
que se va a desarrollar la investigación. Así mismo, involucrar en el análisis del
problema a todos los factores administrativos que intervienen con el fin de llegar a
soluciones eficaces.
También se tuvo la experiencia de aprendizaje al desarrollar el proyecto que en
una organización no solo el proceso operativo es clave, sino que también la
administración es parte importante, ya que se ven involucrados la coordinación y
supervisión de las actividades de otros, de tal forma que estas se lleven a cabo de forma
eficiente y eficaz.
Este proyecto nos permitió conocer la importancia del trabajo en equipo dentro de
las organizaciones y aplicar todos los conceptos vistos durante el curso, aprendimos del
valor que aporta una Cultura Organizacional sólida, la importancia de cada una de las
fases del proceso administrativo y el papel preponderante que juega cada uno de los
actores del proceso, en resumen, nos permitió crecer profesionalmente.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Ayala, S. (2006). El proceso Administrativo. Septiembre 05, 2006, de Gestiopolis, Sitio
Web: http://www.gestiopolis.com/canales7/ger/el-proceso-administrativo.html.
Robbins, S.P. (2009). Administración (10ª. ed.) México: Pearson Educación. ISBN: 978-
6074423884.
Sitio Web oficial de la empresa Weatherford,
www.weatherford.com/AbuotWeatherford/CompanyInformation/.
Suiza. Norma Internacional ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos (4ª.
edición) Comité Técnico ISO/TC 176, Gestión y Aseguramiento de la Calidad,
Subcomité SC-2, Sistemas de la Calidad, 15 de Noviembre de 2008. P. 42
Thompson, J.M. & Antezana, J.I. (2006). El Proceso Administrativo. Septiembre 01,
2006, de Promonegocios.net, Sitio web:
http://promonegocios.net/administración/proceso-administrativo.html.
ANEXOS
Anexo 1. Organigrama Global de Weatherford.
Anexo 2. Evidencia de Junta de Planificación Estratégica.
Anexo 3. Catálogo de Costos.
Anexo 4. Evidencia de acción de adiestramiento del uso y manejo del catálogo de costos.
Anexo 5. Evidencia de la difusión del catálogo de costos.