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RI/RP PROCESOSCLASIFICACIÓN

AMENAZAAMENAZA VULNERABILIDAD CONTROLES EXISTENTES

PRO

BABIL

IDAD

IMPA

CTO

VALO

RACIÓ

ND

EL R

IESG

O

OPCIONES DE MANEJO

ACCIÓN INDICADOR FECHA PROGRAMADA METARESPONSABLE AL INTERIOR DE LA DEPENDENCIA

RESPONSABLE DEPENDENCIA

RESPONSABLE REPORTE

RI Gestión de la calidad

Humanas

1. Procesos de cambio que se dan en el contexto nacional e internacional que afectan la cultura de las organizaciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).

1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de calidad en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Universidad.

Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y re-inducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de calidad impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de calidad en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNGenerar actividades de particiación de las personas (docentes, administrativos, directivos, trabajadores) que motiven al cambio.

Número de actividades del GICUV que generan participación ejecutadas / Número de actividades programadas.

1-dic-2012 76Coordinador de

Calidad y Mejoramiento

Área de Calidad y Mejoramiento

OPDI


Humanas




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNTalleres de sensibilización en claustro de profesores en donde se incluyan al personal administrativo de apoyo.

Número de talleres de sensibilización programados para el 2012.

2-nov-2012 7Coordinación de

CalidadCoordinación de

CalidadFacultad de Salud


Humanas




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN Formación de gestores de cambio.Número de charlas y talleres efectuados sobre el GICUV y ETHOS UNIVERSITARIO.

2-nov-2012 7Coordinación de

CalidadCoordinación de



Humanas




a 2 AASUMIR - ATENCIÓN

Generar actividades que presenten el cambio como oportunidad y no como obstáculo, permitiendo interiorizar el GICUV.

Número de actividades del GICUV de sensibilización hacia el cambio ejecutadas/el Número de actividades programadas.




OPDI


Humanas




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN

Elaborar propuesta para la restructuración administrativa de la Facultad que permita analizar y definir el tiempo de permanencia de los directivos en los cargos que requieren liderar esos procesos.

Propuesta elaborada 30-dic-2012 1

Vicedecano Academico y Oficina

de Mejoramiento Continuo

Facultad de Ingeniería


Humanas




a 1 MASUMIR - ATENCIÓN

1. Capacitar a los funcionarios sobre los diferentes conceptos de calidad.

Número de actividades realizadas en el año.

1-dic-2012 4 Comité de CalidadFacultad de Ciencias Naturales y Exactas


Humanas




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN 2. Realizar inducciones y reinducciones a los profesores que ocupan cargos académico administrativos y a los nuevos profesores nombrados.




Humanas




a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓN

3. Sensibilizar mediante charlas divulgativas (5S, comunicación asertiva) para interiorizar los conceptos de calidad. Plan de Acción PAP -O- (4.3.2.). 2. Propiciar acciones que permitan a los funcionarios de la FACNE la interiorización de los procesos de calidad".



TRATAMIENTO DEL RIESGOELEMENTOS DEL RIESGOCONFIGURACIÓN DEL

RIESGO

RECTORÍAOficina de Planeación y Desarrollo InstitucionalÁrea de Análisis Institucional PLAN DE RIESGOS 2012


Humanas




*Campaña de comunciación y divulgación en aras de generar conciencia.

c 2 B Ana PerezProfesional de

ExtensiónFacultad de Ciencias de la Administración


Humanas




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNGenerar espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y re-inducción).

Número de socializaciones al interior del Instituto con porcentaje de personal socializado

30-dic-2013

1 vez por año60% del personal

Director del Instituto Instituto de Psicología


Humanas




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Programar periódicamente Comités de Calidad en el Instituto. Número de comités realizados 30-dic-2013 2 Semestrales Director del Instituto Instituto de Psicología


Humanas





Capacitar al personal docente y de empleados públicos no docentes en los sistemas de calidad que se requieren para apoyar y lograr la excelencia en los procesos, reglamentación, etc.

Número de docentes capacitados y número de empleados públicos capacitados

14-dic-2012

40 docentes capacitados en el 2012.40 empleados públicos

no docentes capacitados en el 2012.

Decano y Jefes de Unidad

Coordinación Académica

Facultad de Humanidades


Humanas




Se programa hacer reuniones periódicas del Comité de calidad donde se aborden los conceptos y se socialice lo correspondiente a calidad.

c 2 B Comité de Calidad FAI


Humanas




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar inducción y reinducción a los responsables de procesos.

Número de inducciones-reinducciones realizadas

1-dic-2015 10 Coordinación Calidad Sede YumboDirección de

Regionalización


Humanas




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones dirigidas a responsables de procesossobre conceptos de calidad para el adecuado funcionamientodel SGC de la Universidad.

Número de capacitaciones realizadas

20-dic-2013 7 Sede PacíficoDirección de

Regionalización


Humanas




En la Sede no se ha presentado resistencia a los conceptos de calidad, ha sido lenta pero todos están concientes de su necesidad. Desde la coordinación de calidad se trabaja para hacer de los temas del SGC un asunto inmerso en la cotidianidad, apoyados en talleres, charlas y Comité de calidad donde las diferentes dependencias participan y apoyan los procesos de mejoramiento de la calidad.

c 1 B Coordinación Calidad y Mejoramiento

Sede CartagoDirección de

Regionalización


Humanas




Realización de los comités de calidad, en los cuales se realizan talleres, divulgaciones y capacitaciones, en los que se interiorizan los conceptos de calidad en el desarrollo de la gestión en los diferentes procesos de la Universidad.

c 2 B

Oficina de Calidad y Mejoramiento,

Coordinadora de Calidad

Sede TuluáDirección de

Regionalización


Humanas




b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar reuniones con los responsables de los procesos en las Sedes Regionales para interiorizar los procesos de calidad.

Número de reuniones realizadas 15-nov-2015 10 Profesional DirecciónDirección de

RegionalizaciónDirección de

Regionalización


Humanas




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones y divulgaciones que aporten claridad y faciliten la interiorización, donde estén los involucrados en los procesos.


29-jun-13 6 Coordinadora de

CalidadSede Norte Cauca

Dirección de Regionalización


Humanas




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones en la Sede en temas relacionados con la Calidad, donde participen los responsables de proceso.


30-jun-2013 12 Coordinación Calidad Sede PalmiraDirección de

Regionalización


Humanas




b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNSocializar con el personal los cambios en procedimientos y procesos relacionados con el S.G.C.

Número de actividades encaminadas a la socialización de los cambios en el S.G.C. realizadas por año / Número de cambios en los procedimientos y procesos relacionados con el S.G.C. X 100

1-dic-2015100% de cambios en

procedimientos y procesos socializados

Coordinación Calidad y Talento Humano

Sede BugaDirección de

Regionalización


Humanas




b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNDiseñar un plan de comunicación anual para el S.G.C. en la Sede.

Número de planes de comunicación anual para el S.G.C. en la sede Buga formulados.

31-ago-2012

Plan de comunicación anual para el s.g.c. en la Sede Buga diseñado en

el 2012

Coordinación Calidad y Talento Humano


Regionalización


Humanas




a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓN

Diseño y ejecución de diferentes herramientas estratégicas que permitan que todos los encargados de procesos se apropien con una nueva perspectiva del Sistema de Gestión de Calidad, permitiendo que la norma no se convierta en un obstáculo si no en una guía que optimice el cumplimento de sus actividades (Encuesta del Clima Organizacional, Talleres de refuerzo del GICUV dirigido a funcionarios y estudiantes, talleres de Administración del Tiempo, Convivencia, manejo y resolución de conflictos laborales, formación de nuevos auditores, capacitaciones con el MEN y con los estudiantes se espera realizar una yinkana temática del GICUV).

Número de estrategias desarrolladas para la apropiación del GICUV (5 talleres, 1 encuesta, 1 Yincana).

15-dic-2013 7 Lina Pineda Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización


Política Pública y Económica

2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.

2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por Estampilla para apoyar los procesos de gestión de calidad.

Existencia de recursos de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos.

A pesar de los recursos ser muy limitados para el SGC se ha tomado como estrategia aprovechar el recurso humano con que se cuenta dentro de los administrativos y los docentes que apoyen desde sus disciplinas las diferentes actividades que requiere el sistema.

b 1 B Coordinación Calidad y Mejoramiento


Regionalización






Formulación de proyectos anuales o por el período del Rector para financiación del GICUV.

Solicitud de contratos de prestación de servicios por el Fondo Común para sostenimiento del GICUV

Solicitud de apoyos económicos a través de cursos, asesorías y demás planes al Ministerio de Educación de acuerdo con la política de apoyo a las IES en las certificaciones de calidad.

c 2 BCoordinador de



OPDI






Realizar seguimientos continuos a las inversiones por estampilla DEL IEP.

C 2 B Dirección - Consejo IEP

IEP






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNGestionar los recursos de estampilla para apoyar los procesos de gestión de calidad.

Horas monitor asignado a gestión de calidad por año.

14-dic-2012620 horas monitor

asignado a gestión de calidad por año.


Coordinación Académica







b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNFormular proyectos de financiación de procesos de mejoramiento de la calidad.

Número de Proyectos de financiación de procesos de mejoramiento de la calidad formulados

30-jun-2013

Proyecto de financiación de

procesos de mejoramiento de la

calidad formulado en el 2013

Dirección de la Sede Sede BugaDirección de

Regionalización


Humanas




La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas tiene programada la realización de un Diagnóstico de clima organizacional y una auditoría interna a un programa académico.

b 1 B Facultad de Ciencias Sociales y Económicas






a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN Implementación de la Ley General de Archivo 594 de 2000.Porcentaje de avances según cronograma del proyecto

31-oct-2012 50%Coordinación

AdministrativaFacultad de Salud







1. Asignar una partida presupuestal por recursos propios que permita, al menos, atender las actividades organizadas por el Comité.

Millones de pesos invertidos por año.





2.2. Inexistencia de un sistema de información institucional para el Sistema de Gestión de Calidad.

La gestión del sistema de calidad se realiza a través de hojas electrónicas.


Está dentro de las acciones del Plan de Informática y Telecomunicaciones y deberá estar en el Plan del Área de Calidad y Mejoramiento.

En el Plan de la OITEl no sé la numeración.

En la Revisión por la Dirección del 7 de mayo de 2012 la Dirección de la Universidad aprobó la adquisición de un Software para el año 2013.

Recursos asignados para la adquisición del software (en millones de pesos)

31-ene-2013 80Coordinador de



OPDI







Desarrollar alternativas que permitan controlar la información del GICUV.

Número de estrategias definidas que permitan garantizar el control de la documentación del GICUV.




OPDI






b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento a los procesos de compra realizados con recursos de estampilla a través de comunicaciones a los encargados de la ejecución de los proyectos.

Número de comunicaciones enviadas

14-dic-12 4Coordinación

AdministrativaSede Tuluá







Continuar la adecuación del sistema de información elaborado por estudiantes de Ingeniería de Sistemas para darle funcionamiento a los módulos desarrollados para la gestión del Sistema de Calidad.

c 2 B Oficina de Calidad y Mejoramiento


Regionalización






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNGestionar un Sistema de Información para la Sede, con el fin de manejar el Sistema de Gestión de Calidad.

Sistema de información creado 10-dic-2015 1 Coordinación Calidad Sede PalmiraDirección de

Regionalización






En la sede la información del sistema se maneja a través de la página web, carteleras informativas y además, la mayoría de los funcionarios responsables de procesos hacen parte del del comité de calidad por lo tanto el sistema es asunto de todos. Además se hacen inducciones y reuniones de inicio y final de semestre para informar sobre lo que se trabajará o el resumen de lo realizado.

b 1 B Coordinación Calidad y Mejoramiento


Regionalización

RPGestión de la calidad



2.9. Formas de asignación presupuestal no responden a las necesidades de recursos para vinculación de un responsable con dedicación de tiempo completo al sistema de gestión de la calidad en la Sede.

La responsabilidad se le asigna a un funcionario nombrado con otras funciones propias de su cargo. El control responde medianamente.

a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNGestionar ante la dirección central de la Universidad los recursos que permitan la asignación de un responsable del proceso de calidad en la Sede.

Funcionario de tiempo completo asignado al proceso

30-jun-2013 1 Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización




2.10. Inexistencia de instructivo que establezca y formalice la actualización y la difusión en normas de Contratación.

El Consejo Superior ratificó que la información sobre los cambios legales en la contratación debe darla la Oficina Jurídica y ser difundida por la misma y por la División de Contratación, lo cual se hace coyunturalmente a través de pocas circulares e insuficientes reuniones informativas.

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN

Elaboración y oficialización del instructivo que establezca y formalice la metodología, responsables y recursos de cada acción en actualización y la difusión en normas de Contratación.

Instructivo oficial elaborado 30-sep-2012 1Jefe División de

ContrataciónDivisión de

ContrataciónVRAD




2.10. Inexistencia de instructivo que establezca y formalice la actualización y la difusión en normas de Contratación.

El Consejo Superior ratificó que la información sobre los cambios legales en la contratación debe darla la Oficina Jurídica y ser difundida por la misma y la División de Contratación, lo cual se hace coyunturalmente a través de pocas circulares e insuficientes reuniones informativas


(Plan de Acción 3, 1,1 - A4,1) Análisis del aumento de requerimientos en la supervisión de contratos corporativos y de ejecución centralizada, financiados con recursos de funcionamiento, para determinar la necesidad o no de externalizar (interventoría) parte de esa actividad y/o presentar una propuesta de reestructuración administrativa que establezca el recurso humano suficiente para afrontar los cambios en requerimientos.

Informe sobre recursos humanos o económicos requereridos (o no) para la adecuación de las actividades de supervisión e interventoría de contratos financiados con recursos de funcionamiento elaborado

15-dic-2012 1Jefe División de


ContrataciónVRAD




2.11. Poco conocimiento de la normatividad comercial y civil por parte de los funcionarios encargados de las compras de bienes y servicios centralizados.

Existe un protocolo de consultas (Circular de Rectoría 09-2012), que se hagan por iniciativa de los operadores de las compras de bienes y servicios, en el que intervienen la Oficina Jurídica y la División de Contratación.

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNCapacitaciones dirigidas a operarios de procesos centralizados de compra de bienes y servicios.

Número de dependencias en las que al menos un funcionario con capacidad de multiplicar la información haya recibido la capacitación / Número de

15-dic-2012 100%Profesional División

de ContrataciónDivisión de

ContrataciónVRAD

RI Planeación Humanas


1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y evaluación de los planes en el proceso de planeación por parte de las Unidades.

Las unidades realizan seguimiento a los planes de manera semestral, sin embargo no se evidencia una evaluación de los mismos.

b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN

Revisar semestralmente el cumplimiento de metas se evaluará el cumplimiento de los funcionarios frente a las metas de los diferentes procesos. Con el nuevo formato del plan de acción se reflejan claramente los procesos.

Número de evaluaciones a los planes de acción

30-dic-2012 2Coordinación Calidad

y MejoramientoSede Cartago






La Decanatura velará por el seguimiento al

b 1 B Decano Facultad de Salud


1. Procesos de cambio que se dan en el contexto nacional e internacional que afectan la cultura de las organizaciones (normatividad, globalización, exigencia de








a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNInformar al decano las razones por las cuales la unidad académica no ha cumplido con las metas relacionadas en su Plan de Acción y detallar la estrategia para poder cumplirlas.

Número de informes semestrales 28-feb-2013 2Director de la

EescuelaFacultad de Ingeniería





a 3 E ASUMIR - ATENCIÓN1. Hacer la evaluacion del plan ante el Consejo de la Facultad en mayo y en noviembre.

Número de evaluaciones realizadas 30-nov-2012 1 Consejo de FacultadFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNCulminación del proceso de estructuración del Plan de Desarrollo.

Plan de desarrollo estructurado 30-nov-2012 1 Consejo de FacultadFacultad de Ciencias de la Administración





b 4 E ASUMIR - PREVENCIÓNCrear una cultura de seguimiento a los planes de trabajo al final y al inicio de cada semestre.

Número de planes de trabajo presentados / Número de dependencias del Instituto

20-dic-12 100%Dependencias del

InstitutoInstituto de Psicología





b 4 E ASUMIR - PREVENCIÓNEvaluación del plan de trabajo presentado al inicio del semestre.

Número de evaluaciones por dependencia.

21-dic-12 2Dependencias del

InstitutoDireccion del Instituto

Instituto de Psicología





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNFortalecimiento de los Comités de Calidad, Comité de Currículo y Consejo de Facultad en los aspectos de planeación.

Número de reuniones realizadas en los que se trate el tema de planeación

1-dic-2012 1Decanatura y Videcanatura Académica

FAI





a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNExigir con el informe de seguimiento el Acta del Consejo o Comité donde se trató el tema.

Porcentaje de unidades que cumplen con el requerimiento

1-dic-2012 50% Ludmila MedinaÁrea de Análisis y

EstrategiaOPDI





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Realizar seguimiento y evaluación periódicamente. Porcentaje de evaluación 15-dic-2015 100% Coordinación Calidad Sede YumboDirección de

Regionalización





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento semestral y generar informes de evaluación de los mismos.

Número de informes de evaluación generados


Regionalización





b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar seguimiento y evaluación trimestral al Plan de Acción de la Dirección de Regionalización.

Plan evaluado 14-dic-2015 100% Profesional DirecciónDirección de


Regionalización





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento periódico al Plan de Acción de la Sede y dejar evidencia de la acción.

Número de seguimientos realizados y publicados/Número de seguimientos planificados

19-dic-15 14 Director Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres de sensibilización sobre importancia de la planeación y la evaluación, con las personas encargadas por Unidad del proceso de Planeación.

Número de talleres de sensibilización sobre la importancia de la planeación y evaluación realizados

15-dic-12 2 Coordinación calidad Sede BugaDirección de

Regionalización





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN Realizar seguimiento periódico al Plan de Acción de la Sede.Número de seguimientos realizados/Número de seguimientos planificados

10-dic-2015 14 Dirección de la Sede Sede PalmiraDirección de

Regionalización



1.3. Discontinuidad en el proceso de planeación debido a la rotación en los cargos académico-administrativos.

La OPDI una vez al semestre reune los profesores que han sido nombrados en cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, Departamento).

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNEstandarizar el documento Informe de Gestión para el proceso de entrega y recibo de cargo académico administrativo en Regionalización.

Proceso estandarizado 15-dic-2013 100% Profesional DirecciónDirección de


Regionalización





La Coordinación de la ODP de la Facultad y la DACA velaran por la inclusión de docentes nuevos en cargos académico administrativos en los cursos de capacitación o inducción a dichos cargos.

d 1 B Vicedecanatura Académica

Facultad de Salud





En la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas se realizan reuniones de empalme cuando hay rotación de cargos académico-administrativos.






b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar guía metodológica sobre los procesos administrativos como parte de la inducción a los docentes.

Guía metodológica elaborada 31-may-2013 1Coordinadora de área

administrativaFacultad de Ingeniería





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN1. Incluir la planeación como un tema en las inducciones que se programen a los cargos académico administrativos.

Número de inducciones realizadas 30-nov-2012 1 Consejo de FacultadFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN 2. Incluir en el informe de gestión de los cargos académico administrativos el punto referente a planeación (crear un formato modelo de informe de gestión).

Evaluación de los informes de gestión realizada.

1-nov-2012 1 Consejo de FacultadFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNGeneración de planes de acción por departamentos y programas que aseguran el seguimiento del Plan de Desarrollo independientemente de la rotación de cargos.

Números de planes de acción generados por departamentos y programas académicos.

30-dic-2012 2 Jefe de DepartamentoFacultad de Ciencias de la Administración




La OPDI una vez al semestre reune los profesores que han sido nombrados en cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, Departamento).Se Realizarán los empalmes de cada uno de los cargos academico-administrativos.

c 2 BDependencias del

InstitutoInstituto de Psicología






Realizar una reunión semestral con los nuevos directivos que ocupan cargos académico administrativos (Decanos, Vicerrectores, Directores de Instituto Académico, Directores de Oficina, Directores de Sede y Regionalización).

Número de reuniones realizadas anualmente

1-dic-2015 2Área de Análisis y

EstrategiaOPDI





Asistir a las capacitaciones que cada año organiza la OPDI, con el fin de dar a conocer los lineamientos institucionales para la planeación.

c 2 BDirección de la

Sede,Coordinadora Calidad


Regionalización


3. Falta de voluntad política para comprometerse con la financiación adicional que requiere la educación superior.

3.1. Incongruencia entre la planta de cargos actual frente a los requerimientos actuales y futuros de la Universidad.

Se han dado nuevas vinculaciones en puntos neurálgicos como Atención de Quejas, Reclamos y Sugerencias y en el Restaurante Universitario.

a 2 A ASUMIR - ATENCIÓN

Acción dentro del Plan de Acción ( y Plan de Trabajo del Rector: Fortalecimiento de la estructura organizacional. Numeración: 3.1.1 : 2. Revisar y fortalecer la estructura administrativa a las nuevas necesidades.

Coordinador de Calidad y

Mejoramiento


OPDI





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar gestión ante las directivas universitarias sobre la propuesta de estructura de cargos para la Sede.

Número de propuestas presentadas 14-dic-2012 1 Dirección de la Sede Sede TuluáDirección de

Regionalización





a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNRealizar estudios de cargas de trabajo o de análisis de la estructura organizacional con el fin de identificar necesidades en la planta de cargos de empleados administrativos.

Número de estudios ejecutados/Número de estudios solicitados.




OPDI





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar informe sobre las necesidades de cupos en planta identificados en la Facultad, tanto para cargos de empleados públicos docentes como no docentes.

Informe elaborado 30-dic-2013 1 Decano Facultad de Ingeniería





a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNHacer una solicitud de personal para reforzar las áreas técnicas vinculadas a la Planeación fisica de la Universidad.

Solicitud enviada 01-dic-12 1 Álvaro PovedaÁrea de Planeación

FísicaOPDI





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar el diagnóstico de la planta de cargos y presentar la propuesta de planta de cargos de la Dirección de Regionalización.

Propuesta de planta de cargos radicada en OPDI

16-oct-2012 1Dirección de


Regionalización





Continuar con los seguimientos semestrales al Plan de Acción a nivel de Sede y en el Comité de Regionalización.

c 1 B Dirección de la Sede, Coordinadora Calidad


Regionalización





Desde la dirección se está gestionando el nombramiento de los dos profesionales de medio tiempo para que puedan atender sus dependencias de manera más idónea

b 1 B Direcciónde la Sede


Regionalización





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar documento de identificación de requerimientos de actualización de planta de personal.

Número de documentos de identificación de requerimientos de actualización de planta de personal

30-jun-2013 1 Dirección de sede Sede BugaDirección de

Regionalización



3.2 Deficiencias en la formulación y lenta ejecución de los proyectos tanto de recursos propios como de estampilla.

Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los proyectos.

En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla.

c 3 MASUMIR - ATENCIÓN

Adquirir mayor conocimiento que permitan una correcta presentación de los proyectos.

Número de capacitaciones realizadas para la presentación de proyectos

30-dic-2012 1Coordinacion

administrativaSede Cartago






En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNActualizar el Formato: Perfil del Proyecto Fondo Estampilla,solicitando en este información más especifica del proyecto adesarrollar.

Formato actualizado 30-abr-2012 1Coordinador Área de

Proyectos de Inversión

Área de Proyectos de Inversión-

OPDI





En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNPropender por la rápida ejecución de los proyectos de inversión con recursos propios.

Porcentaje de ejecución del Plan de Inversión con recursos propios

31-dic-2012 100%Coordinación






En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo

a 3 E ASUMIR - PREVENCIÓNElaboración de una guía de diligenciamiento del Formato:Perfil de Proyecto Fondo Estampilla.

Guía elaborada 31-oct-2012 1Coordinador Área de


Área de Proyectos de Inversión

OPDI





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNDesarrollar reuniones de seguimiento a la ejeución del Plande Inversiones vigente.

Reuniones Ejecutadas / Reuniones Planeadas

31-oct-2012 4Coordinador Área de


Área de Proyectos de Inversión

OPDI





En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla.La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas en su Plan de Acción tiene como meta la ejecución con recursos propios y la presentación de proyectos con recursos de estampilla.





Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los proyectos.En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar informe de seguimiento a los proyectos formulados por las unidades académicas . Número de informes elaborados 31-ene-13 2

Decano - Oficina de

laboratoriosFacultad de Ingeniería




Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los proyectos.En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla.

Actividad presente en el Plan de Acción 3.3.2-1.7 Proyecto de Inversión con Recursos de Estampilla "Terminación bloques 6 y 7, construcción de los bloques 8, 9 y 10 del edificio 313 y reformas y adecuación de los edificios 316 – 380 – 382 y 383 de la Facultad de Artes Integradas: Etapa I de IV".

c 1 BDecanatura-Coordinación

AdministrativaFAI





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN

Solicitar al Comité de Planeación recomendar al Sr. Rector la implementación efectiva de los procedimientos consignados en el Estatuto de Contratación para agilizar la contratación de los estudios técnicos.

Comunicación enviada al Comité de Planeación Física respaldada por la jefatura de la Oficina de Planeación

01-dic-12 1 Álvaro PovedaÁrea de Planeación

FísicaOPDI





a 3 EASUMIR - ATENCIÓN

Solicitar al Comité de Planeación recomendar al Sr. Rector que para estudios técnicos menores se necesita un equipo técnico de respuesta inmediata.

Comunicación enviada al Comité de Planeación Física respaldada por la jefatura de la Oficina de Planeación


FísicaOPDI





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓN

Gestionar la consecución de recursos externos a través de la participación en convocatorias de proyectos a nivel nacional e internacional, de tal forma que le permita a la Sede mayor autonomía para el manejo de recursos orientados a la inversión.

Número de participaciones en proyectos externos

14-dic-2012 1Coordinación Investig.

Y Postgrados-Sede Tuluá






En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo


Verificar el cumplimiento del proceso de contratación de los procesos asignados y autorizados en el Plan de Inversión del respectivo año. Alcanzando que al menos un 95% de los procesos concluyan (contratados o desiertos definitivos) antes del 30 de noviembre de 2012.

Número de procesos dentro del tiempo estándar/ Número de procesos tramitados

30-nov-2012 95%

Jefe Sección de Compras y

Administración de Bienes

Sección de Compras y Administración de

BienesVRAD

RI PlaneaciónPolítica Pública y Económica


2.3. Inexistencia de un sistema de información institucional para el proceso de planeación.

Se realizó una aplicación para la planeación institucional pero esta no ha sido puesta al servicio por parte de la OITEL.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar a la Coordinación de Ingeniería de Sistemas se realice un Trabajo de Grado del Programa, en el cual se desarrolle el módulo de Planeación.

Número de solicitudes enviadas 30-jun-2012 1Dirección de la Sede,

Coordinación de Calidad


Regionalización





a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNDiseñar el seguimiento al proceso de planeación apoyado con un motor de bases de datos.

Base de datos del proceso de planeación funcionando

1-dic-2012 1Área de Análisis y

EstrategiaOPDI





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN Actualización del software para Planeación.Número de actualizaciones del software para Planeación realizadas


Sistemas de Información


Regionalización

RI Formación Socioculturales

4. Tendencia a la globalización y masiva competencia de otras universidades nacionales e internacionales que abre espacios de formación por fuera de la Universidad.

4.1. Inexistencia de una política para incorporar las TIC en los procesos educativos que considere ofertas de programas no presenciales.

Existe en el Plan de Desarrollo y el Plan de Acción el tema. Se realiza capacitación y acompañamiento a docentes y/o unidades para virtualizar actividades académicas.

Desde la ODP se apoyará la capacitación de docentes en TICs y desde la oficina de UVMedia se contará con apoyo de un monitor para apoyar a los docentes en el desarrollo de estos curos virtuales.

c 2 B Directores de Escuela Facultad de Salud






Realizar reuniones para divulgar de forma permanente al cuerpo docente, las acciones de capacitación diseñadas y propuestas desde el nivel central hacia las unidades académicas para el fortalecimiento de las competencias en las TICS.

Número de reuniones realizadas 30-dic-12 9Vicedecano Académico






a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNIncorporar los modelos y métodos del E-learning y capacitar a los docentes sobre el uso de las TIC's.

Número de cursos de capacitación dictados y número de participantes.

14-dic-2012 1 (20) Benjamín BetancourVicedecano Académico

Facultad de Ciencias de la Administración






Se incluye en el Plan de Acción 2012-2015 de la Vicerrectoría Académica. Numeración: 1.2.2- O-1.Elaborar y poner en marcha el Plan Estratégico de Incorporación de TIC en los procesos educativos.

Se incluye en el Plan de Acción 2012-2015, de la Vicerrectoría Académica

1 Director DINTEV DINTEV VRAC





b 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN Capacitar a los docentes en TIC con el apoyo de la OITEL.Número de docentes capacitados en TIC por la OITEL

20-dic-2012 2 Docentes CapacitadosSubdirección Academica






b 3 AASUMIR - ATENCIÓN

Participar en construcción del Plan Estatégico de incorporación de las TICs y en la capacitación de los docentes. Está propuesto en el Plan de Acción de la Sede Numerales 1.2.2 y 1.2.3.

Número de capacitaciones en uso de campus virtual

30-dic-2012 2

Coordinación de recursos tecnológicos

y coordinadores de programa.


Regionalización






Creación de un programa de capacitación docente para incorporar las TIC en los procesos educativos.Acción contemplada en el plan de acción de la Sede año 2012 - 2015.


14-dic-2012 2 Secretaría Académica Sede TuluáDirección de

Regionalización



4.2. Normatividad desactualizada (Reglamento Estudiantil de pregrado y posgrado, Asignación Académica, resolución de asistencia de docencia a posgrado como estímulo para iniciar desde el primer semestre) con respecto a los procesos actuales.

Existencia de Comisiones del Consejo Académico que están estudiando la actualización de la normatividad

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNPresentar una propuesta de actualización de normatividad existente para pregrado y remitir a la comisión de trabajo del Consejo Académico.

Documento propuesta de pregrado presentado.

30-dic-2012 1Vicedecanatura

AcadémicaFacultad de Salud





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNPresentar una propuesta de actualización de normatividad existente para postgrado y remitir a la comisión de trabajo del Consejo Académico.

Documento propuesta de postgrado presentado.








Presentar a las instancias que corresponde la información consolidada generada por las comisiones de trabajo de los comités que corresponda en la Facultad, para la revisión de la reglamentación vigente en la institución y alimentar las propuestas de nivel central tendientes a lograr la modificación y ajuste de las reglamentaciones.

Documento elaborado 30-dic-12 1Vicedecano Académico






b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento al proceso respecto a las actividades que realizan las comisiones designadas para la actualización de la normatividad.

Número de actividades de seguimiento realizadas

15-dic-2015 4Vicerrector Académico

VRAC-Despacho VRAC



4.3. Deficiencia en estrategias de promoción y divulgación de la oferta académica especialmente del posgrado.

Existencia del programa de egresados, visitas a colegios y participaciones en encuentros universitarios, publicación en periódicos, sitio web de la Universidad.

Se continuará con las estrategias usadas hasta el momento las cuales han mostrado buenos resultados.

d 1 BVicedecantura

Académica -Decanatura

Facultad de Salud





En el Plan de Acción de la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas se tienen como metas: 1. Mejorar el diseño de página web de la Facultad 2. Diseñar, publicar y divulgar Boletín Electrónico Informativo y plegable de la Facultad 3. Actualizar base de datos con egresados e instituciones interesadas en los programas académicos.







Implementar estrategias para fortalecer con planes específicos de promoción y mercadeo los programas de pregrado y posgrado de la Facultad, estableciendo acciones concretas y permanentes de divulgación y venta, así mismo propiciar la articulación con la Oficina de Comunicaciones de nivel central para el manejo de recursos y aportes para la construcción y/o modificación de políticas institucionales.







Actualización de la información en la página web del IEP.

d 1 BDirección - Oficina de

ComunicacionesIEP






1. Actualizar la información de la pagina web. Número de páginas web actualizadas.

1-dic-2012 5 Comité de PosgradoFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





a 1 M ASUMIR - ATENCIÓN 2. Diseño de un portafolio del posgrado. Portafolio del posgrado diseñado 1-dic-2012 1 Comité de PosgradoFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento a la creación de la normatividad que regula el Sistema de Posgrado, en esta normatividad debe incluirse un responsable de la promoción de los Posgrados.

Número de actividades de seguimiento realizadas.

15-dic-2013 2 Directora DACA DACA VRAC





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNContratar un portal de divulgación (P.E. UNIVERSIA) que permita mayor visibilidad de los programas a nivel latinoamericano.

Número de acciones realizadas para la contratación del portal.






b 4 E ASUMIR - PREVENCIÓNActualizar la información registrada en la página referente a la promoción del programa de posgrados.

Número de actualizaciones hechas en la página

20-dic-2012

1 Actualización semestral Subdirección

AcadémicaInstituto de Psicología





b 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN Divulgar la información a los egresados de pregrado.Número de correos enviados a los egresados

20-dic-2012 1 correo semestralSubdirección Académica






b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓN

Usar los medios de información de la Universidad para promocionar los programas de pregrado y postgrado de la Facultad, participación en eventos académicos, elaboración de afiches y folletos.

Número eventos, invitaciones, folletos, afiches realizados para la promoción y difusión de la oferta académica de los programas de pregrado y postgrado de la Facultad.

15-dic-2014

10 alternativas de promoción y difusión de los programas de

pregrado y postgrado de la Facultad.

Directores de Programas de

Pregrado y PostgradoOficina de

Comunicación y Extensión






b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNConformar el Programa de Egresados de la Facultad y como uno de los propósitos se encontrará la divulgación oportuna de los programas de postgrado existentes.

Programa de egresados creado 1-abr-2013 1

Vicedecanatura Académica, Coordinador

de investigaciones y postgrados y Oficina

FAI





b 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar estudio de mercado para reorientar la oferta y fortalecer la promoción y divulgación de la misma hacia población objetivo y por sectorización.

Estudio de mercado para oferta de posgrados realizado

30-nov-2012 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





ESTA ACCIÓN SE ELIMINÓ DESDE LA SEDE EN EL PLAN DE ACCIÓN, PUES EN EL ESTUDIO DE CARACTERIZACIÓN DE LAS REGIONALES SE ESTÁ REALIZANDO ESE PROCESO, EL RIESGO ES BAJO

c 2 B

Investigación y Posgrados - Extensión - Coordinación Admón

Empresas,Coordinación de

Calidad


Regionalización





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN Definir responsable de egresados y extensión en la Sede. Responsable definido 31-ago-12 1 Director Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar encuentros de egresados por programa de la Sede Norte Cauca.

Número de Encuentros realizados/Número de Encuentros programados

22-dic-2012 3 Coord. Programa Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización





a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN Elaboración del Brief Publicitario de la Sede. Brief publicitario realizado 10-dic-2012 1 Coordinación

ComunicacionesSede Palmira






a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar encuentros de egresados por programa de la Sede Palmira.

Encuentros realizados/Encuentros programados

10-dic-2012 3 Coordinación

Programa AcadémicoSede Palmira




4.4 Dependencia de las Facultades e Institutos en la toma de decisiones con respecto al ofrecimiento de la oferta académica de las sedes.

Existencia de la Comisión del Consejo Superior que está estudiando la puesta en marcha de las Seccionales.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNConvocar reunión con las directivas de Regionalización para el análisis de la toma de decisiones con respecto al ofrecimiento de la oferta académica de las sedes.

Reunión realizada 31-jul-2012 1 Decano Facultad de Ingeniería






Gestionar reunión con los directores de programa, decano, vicedecanos, Sedes Regionales y otras dependencias involucradas en el proceso con el fin de tratar el tema en busca de soluciones.

Número de actas de reunión 30-dic-2012 1 Benjamín BetancourVicedecano Académico






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento a las acciones que lleve a cabo la comisión designada para el estudio y puesta en marcha de las seccionales.



VRAC-Despacho VRAC





b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓNElaborar propuesta para ampliación de cobertura de posgrado en las seccionales.

Propuesta diseñada y presentada al Consejo de Instituto

30-jun-2013 1 Propuesta Consejo de Instituto Instituto de Psicología





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNNo solicitar la renovación de los registros calificados o procesos de acreditación en las sedes, que no cumplan con las garantías para ofrecer los programas.

Número de programas controlados sobre número de programas vigentes

15-dic-2013 100%Unidades Académicas

Vicedecana Académica







Impulsar desde el Comité de Regionalización la modificación del estatuto general de la Universidad con la creación de seccionales, en búsqueda de la autonomía académica del sistema.

Número de reuniones de Comité donde se incluye el tema

31-dic-2012 3 Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización



4.5. Ausencia de formación en segunda lengua, TIC, liderazgo, emprendimiento y vida laboral.

Realización eventual de talleres de preparación para la vida laboral. Existencia del tema de biliguismo y TIC en los planes de la Universidad. Existencia del programa de Emprendimiento.


Solicitar a través del convenio campus saludable, seguro y amigable a la Facultad de Administración al menos una asignatura de emprendimiento empresarial para los estudiantes de la Facultad de Salud.

Solicitud enviada 31-oct-2012 1Vicedecantura

Académica Decanatura

Facultad de Salud





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN Crear una asignatura de Liderazgo en salud.Asignatura de Liderazgo en salud para estudiantes de la Facultad de Salud creada

30-may-2012 1Vicedecantura


Facultad de Salud





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNFortalecer la participación de estudiantes de pregrado en los cuerpos colegiados.

Convocatoria parta las elecciones de representantes estudiantiles en cuerpos colegidos de la Facultad

30-jun-2012 1Vicedecantura


Facultad de Salud


4. Tendencia a la globalización y masiva competencia de otras universidades nacionales e internacionales que abre espacios de formación por fuera de la



a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNFortalecer la formación de los docentes en el uso de TICs como estrategias pedagógicas innovadoras.

Número de docentes que participan de cursos de capacitación en TICs.

31-oct-2012 5Vicedecantura


Facultad de Salud




Realización eventual de talleres de preparación para la vida laboral. Existencia del tema de biligüismo y TIC en los planes de la Universidad. Existencia del programa de Emprendimiento.

b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN 1. Programar talleres de preparación para la vida laboral.Número de actividades realizadas por año

1-mar-2013 1Vicedecanatura

AcadémicaFacultad de Ciencias Naturales y Exactas




Realización eventual de talleres de preparación para la vida laboral. Existencia del tema de biligüismo y TIC en los planes de la Universidad. Existencia del programa de Emprendimiento.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar una propuesta de Política Curricular que incorpore éstos aspectos.

Propuesta de Política Curricular elaborada






b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNGenerar estrategias para el fortalecimiento del programa de segunda lengua.

Número de cursos que han incrementado lecturas en segunda lengua / número de cursos ofrecidos por el Instituto

20-dic-201210% de los cursos

programados

Subdireccion Academica

Direccion del programa.






b 3 A ASUMIR - ATENCIÓN Incentivar a los docentes para que se apoyen en el campus virtual de la Universidad.

Número de cursos con apoyo en el campus virtual 20-dic-2013 2 cursos

SubacademicaDirección del

programaInstituto de Psicología





b 3 A ASUMIR - ATENCIÓN Construir cursos propios para el campus virtual.Número de cursos virtuales construídos

20-dic-2013 2 cursos Instituto de Psicología


4. Tendencia a la globalización y masiva competencia de otras universidades nacionales e internacionales que abre espacios de formación por fuera de la



b 3 A ASUMIR - ATENCIÓNElaborar propuesta de un Programa para la inserción a la vida laboral.

Propuesta elaborada 20-dic-2013 1 propuesta Coord. Ofic. Extensión Instituto de Psicología






Gestionar ante los órganos de dirección de la Universidad para crear el Centro de Idiomas, para formar al personal en una segunda lengua, ofrecer los cursos y talleres que requiere el personal para el mejor desempeño de sus funciones docentes, administrativas, etc.

Número de comunicaciones enviadas

15-ene-2014 Dos cumunicaciones Decano y Consejo de

FacultadFacultad de

Humanidades





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN

Esta accción se encuentra en el Plan de Acción 2.1.6 "O 3. Iniciar la puesta en marcha de un programa en emprendimiento cultural y artístico con estudiantes regulares de la FAI."

Vicedecanatua Académica y Oficina

de ExtensiónFAI





a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNRealizar talleres sobre elaboración de hojas de vida a estudiantes, preparación para la vida laboral.

Número de talleres realizados/número de talleres programados


ExtensiónSede Yumbo






a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres de preparación para vida laboral dirigidos a estudiantes.

Número de talleres realizados 30-dic-2012 2 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres de capacitación en idioma extranjero (ingles) nivel básico dirigido a docentes.


Regionalización





a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres de capacitación en uso y aprovechamiento de TIC's dirigido a docentes y estudiantes.


Regionalización






Plan de Acción – 1.6.3 – PAI – Formación: 1. 1. Apoyar la inserción a la vida laboral de los futuros profesionales y 2.2. Fortalecer el emprendimiento como una actividad académica, de investigación y extensión en la Universidad.

Sede PacíficoDirección de

Regionalización





b 4 E ASUMIR - ATENCIÓNDiseñar estrategias extracurriculares de capacitación permanente en bilingüismo, Tics, emprendimiento y liderazgo a través de la Oficina de Extensión.

Número de capacitaciones realizadas.

30-dic-2012 4

Dirección de la Sede, Coordinación

Programa Académico, Coordinación

Extensión.


Regionalización





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar una propuesta para la creación de conversatorios de Inglés.

Número de propuestas elaboradas 14-dic-2012 1 Secretaría Académica Sede TuluáDirección de

Regionalización






Apoyar la inserción laboral de los futuros profesionales.Esta acción está contemplada en el Plan de Acción 2012-2015 de la Sede Tuluá numeral 1.6.3 O 1. Apoyar la inserción a la vida laboral de los futuros profesionales

Número de actividades tendientes al fortalecimiento de la inserción laboral de los futuros profesionales


ExtensiónSede Tuluá







Consolidar la cultura del emprendimiento y el desarrollo empresarial.Esta acción está contemplada en el Plan de Acción 2012-2015 de la Sede Tuluá numeral 1.6.3 o1.1. Apoyar la inserción a la vida laboral de los futuros profesionales.

Número de actividades tendientes a fortalecer la cultura del emprendimiento y el desarrollo empresarial


Administración de Empresas


Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres sobre vida laboral y curso conversacional de inglés.

Número de talleres realizados/Número de talleres programados

29-jun-2013 2Coordinadora de

BienestarSede Norte Cauca






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres sobre vida laboral y curso conversacional de inglés.

Número de talleres realizados/Número de talleres programados

30-jun-2013 12Coordinación

Bienestar Universitario

Sede PalmiraDirección de

Regionalización





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNDesarrollar un programa piloto de inglés conversacional en los programas de ingenierías de la Sede, adicional a la asignación curricular del inglés.

Porcentaje de estudiantes del programa con resultados SABER PRO B2

31-dic-2013 50% Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización






Programar discusión con los coordinadores del Programa de Inglés en el norte del Valle para la elaboración de una propuesta de Bilinguismo en las Sedes Regionales. Elaboración de una propuesta de bilinguismo y socialización de la misma en el Sistema de Regionalización.

Propuesta de Bilinguismo para las sedes Regionales elaborada.

15-dic-2013 1 Cecilia Madriñan Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitación a los docentes para la incorporación de las TIC en la docencia

Número de Docentes cualificados sobre el manejo de las TIC.


Regionalización

RI Formación Humanas


3.3 El 99,9% de los docentes en las sedes regionales son hora cátedra y tienen vinculación por Fundaciones que son entidades jurídicas diferentes a la Universidad.

Existencia de la Comisión del Consejo Superior que está estudiando la puesta en marcha de las Seccionales. Existen propuestas de contratación de docentes directamente con la Universidad.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento a las acciones que lleve a cabo la comisión designada para el estudio y puesta en marcha de las Seccionales.



VRAC-Despacho VRAC





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaboración de la propuesta que presente el señor Rector ante el Consejo Académico para la vinculación de profesores de tiempo completo para las Sedes Regionales.

Documento que contenga la propuesta para presentar al Consejo Académico

16-dic-2013 1 Profesional DirecciónDirección de


Regionalización






Participar en el Comité de Regionalización impulsando la elaboración de la propuesta que presente el señor Rector ante el Consejo Académico para la vinculación de profesores de tiempo completo para las Sedes Regionales.

Documento que contenga la propuesta para presentar al Consejo Académico

30-ago-2012 1 Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización



3.4 La congelación de la planta profesoral y administrativa no permite un crecimiento armónico de la oferta.

Existencia del programa de semilleros docentes. En el Plan de Acción se tiene la propuesta de revisión y fortalecimiento de la planta administrativa para ajustarla a las nuevas necesidades.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNEvaluar el estado de la planta docente de al menos una unidad académica de la Facultad de Salud.

Informe de análisis elaborado 30-nov-2012 1

Decanatura Facultad de Salud Y

Vicedecanatura Académica

Facultad de Salud





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento a la propuesta de ampliación de la planta profesoral.



VRAC-Despacho VRAC





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓN

Retomar el Plan de Desarrollo de la Facultad y sustentar las necesidades de cupos de personal docente y de empleados públicos no docentes.

Número de cupos docentes y de empleados públicos no docentes requeridos para la Facultad.

15-dic-2013

4 cupos de semillero de docentes y 2 cupos de empleado público no

docente

Decano y jefes de UnidadDecano




3.5 Inexistencia de una infraestructura administrativa para atender la jornada nocturna y de fines de semana en la Sede Meléndez.

La atención para algunos aspectos administrativos como manejo de aulas y equipos está a cargo de monitores. La biblioteca presta servicio en horario extendido hasta las 9 de la noche y los sábados hasta las 6 pm.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNProponer el montaje de un sistema de información de biblioteca que permita atender las 24 horas con extracción de libros por código de barras.

Oficio con problema y justificación del sistema elaborado y entregado

30-oct-2012 1Coordinación Adminitrativa

Facultad de Salud






1. Buscar una alternativa de atención para el programa nocturno que existe en la Facultad.

Horario de atención extendido 1-jun-2013 1 Consejo de FacultadFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNPresentar propuesta para ampliar el horario de servicio de la biblioteca.

Número de propuestas presentadas 15-dic-2013 1Directora División de

BibliotecaDivisión de Biblioteca VRAC





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar a la Dirección de la Universidad la vinculación de personal de planta para atender a los programas nocturnos y en fin de semana.

Número de solicitudes enviadas 15-dic-15Tres solicitudes (1 solicitd por año)

Jefes de unidad y Directores de

ProgramaDecano


RI Formación Socioculturales5.Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad

5.1. Falta de estrategias de promoción de la imagen de la Universidad que contrarresten la percepción de los aspirantes frente a supuestos por situaciones de anormalidad académica y orden público que puedan afectar su proceso formativo en los tiempos previstos.

Existe un estudio sobre la imagen de la Universidad. El costo de la matrícula.En el Proyecto Siglo XXI, se contempló la creación de un sistema institucional de comunicaciones que permita integrar los procesos de comunicación de la Universidad y mejorar la imagen institucional, se plantea la posibilidad de retomar este proyecto el cual está a cargo de la Rectoría. (recomienda adicionar al Control).


Difundir las ofertas académicas de la Facultad de Salud y hacer enfasis en que son programas con Registriso Calificado, Acreditación de los Programas Académicos y la Acreditación institucional nacional e internacional por la página web de la Facultad y a través de la página web de la oficina de internacionalización.

Página de la Facultad y de la Oficina de Internacinalización actualizadas con datos de registros calificados, SNIES, certificados de calidad de la Universidad

30-dic-2012 2



Facultad de Salud




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNParticipar de la Feria Expo Negocios 2012, en donde se promocionarán todos las Facultades de la Universidad del Valle con sus respectivos programas.

Programación desarrollada durante el evento

30-jun-2012 1



Facultad de Salud





Implementar estrategias para fortalecer con planes específicos de promoción y mercadeo los programas de pregrado y posgrado de la Facultad, estableciendo acciones concretas y permanentes de divulgación y venta, así mismo propiciar la articulación con la Oficina de Comunicaciones de nivel central para el manejo de recursos y aportes para la construcción y/o modificación de políticas institucionales.



RP Formación Socionatural57. Presencia de goteras y filtraciones a través de las cubiertas de la Biblioteca Mario Carvajal.

57.1. No se ha contado asignación presupuestal para la ejecución del proyecto presentado para el cambio de la cubierta.

Cada vez que se detecta gotera se hace el correctivo mantenimiento para el cambio de las tejas. Los proyectos para el cambio de la cubierta se han presentado varias veces para su ejecución.


Gestionar la aprobación del proyecto presentado a la Oficina de Planeación para el cambio de la cubierta.

Número de comunicaciones dirigidas a la Oficina de Planeación.

15-dic-2013 3Coordinación Adminitrativa

División de Biblioteca VRAC




Se considera bajo para la Vicerrectoría Académica puesto que no afecta considerablemente la participación de aspirantes en el proceso de admisión a la Universidad del Valle. La acción que se plantea para que éste riesgo no aumente su valoración es incorporar en la difusión y promoción de la Oferta Académica que realiza la División de Admisiones y Registro Académico en las visitas de colegios, estadísticas o información sobre la continuidad de los estudiantes en la finalización de los programas académicos.

b 1 BJefe División de

Admisiones y Registro Académico

División de Admisiones y Registro

AcadémicoVRAC




b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓN

Realizar actividades para vincular a los estudiantes de la Facultad en los eventos académicos, investigativos, culturales y artísticos, promoviendo la integración y el sentido de pertenencia a la comunidad académica.

Número de actividades realizadas para difundir la importancia de la Universidad y su vinculación directa con la sociedad.

14-dic-2013

6 actividades propuestas por las

unidades académicas para mejorar la imagen

de la Universidad y contrarestar la

percepción negativa de los aspirantes frente a la incertidumbre de la

anormalidad académica y de orden público.


Oficina de Comunicación y

Extensión





b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓN

Uso de los medios de información de la Universidad y medios de comunicación externos para promocionar las diferentes actividades de la Facultad, la participación de sus estamentos y su compromiso con la región.

Número de programas de T.V. y Número de publicaciones del Periódico La Palabra

14-dic-201312 programas de TV. Y 12 publicaciones de La

Palabra


Oficina de Comunicación y

Extensión





En la sede Cartago la Universidad no presenta problemáticas de orden público que afecte la imagen de la Universidad, la oferta académica semestralmente en la región junto con el valor del semestre de programas por si sola hace llamativa la Universidad. Se aspira es ampliar la oferta académica para que realmente sea pertinente.

c 1 B Todos Sede CartagoDirección de

Regionalización

RI FormaciónPolítica Pública y Económica

6. Cambios en la reglamentación relacionada con los exámenes de Estado.

6.1. Dependencia de los resultados de los exámenes de Estado para el ingreso a los programas académicos.

Se realiza el ajustenecesario sobre la marcha. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNDefinir Puntajes y peso porcentual para ingreso a todos los pregrados.

Documento consolidado que muestra la redefinición de puntajes y peso porcentual de ingreso a todos los pregrados.

30-jun-2012 1Vicedecanatura





Se realiza el ajuste necesario sobre la marcha. a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN

Comunicar al Consejo de Facultad acerca de la falencia y proponer actividades como el fotalecimiento de los talleres de lectoescritura, matemáticas que se dictan tanto a principio de semestre como finalizando el mismo y la creación de un curso para preparar a los estudiantes antes de presentar las pruebas saber pro, entre otras.

Número de cartas enviadas. 30-sep-2012 1 Benjamín BetancourVicedecano Académico





Se realiza el ajuste necesario sobre la marcha. b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar al ICFES información oportuna sobre los cambios en la estructura del exámen y presentación de resultados antes de la aplicación de cada exámen.

Número de solicitudes realizadas al ICFES / año

15-dic-2015 2

Directora DACAJefe División de


DACADivisión de


VRAC




Se realiza el ajuste necesario sobre la marcha. b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar estudios tendientes a revisar otras estrategias de admisión que no dependan del exámen de estado.

Número de estudios para revisar otras estrategias de admisión / año

15-dic-2015 2

Directora DACAJefe División de


DACADivisión de


VRAC

RP Formación Socioculturales40. Baja demanda de educación superior de los bachilleres de la zona de influencia de la Sede Zarzal.

40.1. Debilidad en el desarrollo académico de la Sede Zarzal. Baja admisión, desersión por debilidad en bases académicas de los estudiantes que ingresan y escasos recursos de los usuarios.

Se programan horas adicionales de refuerzo y monitorías en las áreas de matemáticas.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN1. Desarrollar un plan para la financiación de la matrícula de estudiantes de escasos recursos "Plan Padrino".

Número de estudiantes de la Sede que se benefician con el programa.

28-feb-2013 30 Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización

RP Formación Socioculturales40. Baja demanda de educación superior de los bachilleres de la zona de influencia de la Sede Zarzal.

40.1. Debilidad en el desarrollo académico de la Sede Zarzal. Baja admisión, desersión por debilidad en bases académicas de los estudiantes que ingresan y escasos recursos de los usuarios.

Se programan horas adicionales de refuerzo y monitorías en las áreas de matemáticas.


2. Implementar el Plan talentos para aumentar la población de estudiantes de la sede mejorando la calidad académica y hacer impacto en el proyecto de vida de los estudiantes de últimos años de la educación media.

Número de estudiantes nuevos / número de estudiantes antiguos

30-dic-2013 5% Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización

RP Formación Socioculturales


4.6. Limitada financiación para estudiantes que inician sus estudios de posgrado.

Programa de asistentes de docencia. b 2 MASUMIR - ATENCIÓN

1. Formular alternativas de financiación y enviar a estudio a las oficinas encargadas.

Comunicación con presentación de alternativas de financiación.

1-may-2013 1 Consejo de FacultadFacultad de Ciencias Naturales y Exactas

RP Formación Socioculturales 44. Deserción estudiantil en la Sede.44.1. Disminución de los estudiantes en los programas académicos y posibilidad de no ofertar el programa.

Cursos de nivelación a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNImplementar un plan de acompañamiento con profesores consejeros medio tiempo, para los de primer semestre y los que caen en primer bajo.

Porcentaje del plan implementado 31-dic-2012 80%Coordinación

Programa AcadémicoSede Yumbo




4.7. Deficiencia en la formación de competencias laborales para el desarrollo como seres productivos.


a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN Formular programa de preparación vida productiva.Número de programas de preparación para la vida productiva formulados


Bienestar universitario


Regionalización

RP Formación Humanas39. Aumento de la exigencia del entorno en las competencias profesionales.

39.1. Deficiente infraestructura y planta física para atender la demanda académica.

Contrato de comodato y arrendamiento de edificaciones para la actividad académica

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNGestionar ante Rectoría la toma de decisiones en términos de adquisición de inmuebles o construcción en el lote.

Número de comunicaciones dirigidas a Rectoría en términos de adquisición de inmuebles o construcción en el lote

15-dic-2012 1 Dirección de la Sede Sede BugaDirección de

Regionalización

RI Gestión del Mejoramiento




Se realiza el ajustenecesario sobre la marcha.

Revisar periódicamente los requisitos de ingreso de los estudiantes.

c 2 BSubdirección

Académica - Comité de Programa

IEP


Socioculturales7. El entorno dinámico y exigente requiere de decisiones oportunas, preventivas y efectivas.

7.1 Lentitud en la solución de problemas acentuada con la poca profundización en el análisis real de los mismos.

Existen los mecanismos para la toma de decisiones, sin embargo éstos no estan siendo aplicados oportuna y eficientemente.

a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNGenerar actividades de capacitación, sensibilización y entrenamiento en metodologías para la solución de problemas.

Número de actividades de capacitación, sensibilización y entrenamiento ejecutadas.




OPDI





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNActualizar los procesos y procedimientos administrativos de la Facultad de Salud de acuerdo con los lineamientos de la Ley Anti-Trámites.

Número de documentos adminitrativos de la FS actualizados/Total de documentos administrativos de la FS







a 2 A ASUMIR - ATENCIÓN1. Implementar el uso de formatos en cada comité que permita el seguimiento a las tareas programadas.

Número de seguimientos realizados a las acciones en el año.


AcadémicaFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNLlevar a cabo las acciones correctivas de acuerdo a los hallazgos de las auditorías internas de calidad.

Informe de ejecución elaborado 30-dic-2012 1 Decano Facultad de Ingeniería





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN Incorporar la matriz de riesgos al Plan de Desarrollo 2015.Matriz de riesgos incorporada al Plan de Desarrollo 2015

15-dic-2013 1 Ana PerezProfesional de







Socializar la información sobre responsabilidades, compromisos, deberes y derechos del personal para responder adecuadamente ante las situaciones que se presentan y tomar decisiones.

Número de personas que han recibido capacitación y actualización en la toma de decisiones, responsabilidades, derechos y deberes en la Facultad por año.

14-dic-2013

2 talleres de capacitación y

actualización en el tema de toma de

decisiones hasta 2013.

Decano y Jefes de UnidadDecano






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones dirigidas a responsables de procesos sobre conceptos en Mejora Continua (formulación de ACPM) y Toma de Decisiones.

Número capacitaciones realizadas 20-dic-2013 4 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNFormular adecuadamente ACPM aplicando técnicas paraanálisis de causas y problemas.

Porcentaje de ACPM efectivas (ACPM correctas/ACPM formuladas).

20-dic-2013 100% Sede PacíficoDirección de

Regionalización





Las dificultades que se presentan en la Sede se tratan de subsanar a la mayor inmediatez , se transfiere a la dependencia pertinente para que le den solución, cuando la situacion requiere una atención mayor se incluye dentro de un proyecto o del próximo presupuesto. Por otro lado la dirección ha tomado como medida que desde la Oficina de calidad se realice un informe quincenal con los problemas y dificultades para tomar decisiones de la manera más ágil posible.

c 1 B Coordinación Calidad y Mejoramiento


Regionalización





Se realizan comités de calidad, en los cuales se realizen talleres, divulgaciones y capacitaciones, en los que se interiorizen los conceptos sobre análisis de causas raices para la acertada toma de decisiones.



Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNDefinir indicadores y herramientas para la toma de decisiones.

Indicadores y herramientas definidos para la toma de decisiones


Regionalización





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitación en ACPM y herramientas para la toma de decisiones.

Número de Capacitaciones realizadas


Regionalización


Humanas

8 .Exigencias de calidad cada vez más altas por parte de los usuarios (comunidad, empresarios, Estado, estudiantes, sociedad).

8.1. Falta de un dominio conceptual y de apropiacion de herramientas que le permita aceptar el cambio a una cultura del mejoramiento.

Se han realizado capacitaciones y socializaciones en toda la Universidad. Los controles no han sido suficientes.

Se realizan talleres en el Comité de calidad relacionados con la apropiación de los conceptos de calidad, también se envía a cada correo electrónico cuestionarios, lo cual permite que los Funcionarios estén permanentemente repasando los conceptos, de esta manera se asimilan, apoyando la cultura de mejoramiento.



Regionalización


Humanas




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones en la Sede en manejo de cambio, donde participen los responsables de proceso.

Número capacitaciones realizadas/Número capacitaciones programadas

29-jun-2013 2 Coordinadora de

CalidadSede Norte Cauca



Humanas



Se han realizado capacitaciones y socializaciones en toda la Universidad. Los controles no han sido suficientes


Crear mecanismos para que el personal de la sede especialmente los docentes participen más y de manera directa en el mejoramineto de aspectos que influyen en su actividad dentro de la universidad. Registro de dificultades periódicamente.

Número de mecanismos utilizados 30-jun-2013 2Coordinación Calidad

y MejoramientoSede Cartago



Humanas




a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNGenerar actividades que presenten el cambio como oportunidad y no como obstáculo, permitiendo interiorizar el GICUV.

Número de actividades del GICUV de sensibilización hacia el cambio ejecutadas sobre el Número de actividades programadas.




OPDI


Humanas




a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNTalleres de sensibilización en claustro de profesores en donde se incluyan al personal administrativo de apoyo.

Número de personas capacitadas 31-oct-2012 5Coordinación de



Humanas




a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN Formación de gestores de cambio.Número de charlas y talleres efectuados sobre el GICUV y ETHOS UNIVERSITARIO.

31-oct-2012 7Coordinación de



Humanas




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar la difusión del Sistema de Gestión de Calidad en los claustros de Escuela restantes.

Número de Claustros realizados en los que se difunda el GICUV

30-jun-2012 2 Decano Facultad de Ingeniería


Humanas




Revisar periódicamente los currículos de los Programas Académicos del IEP.

c 2 BSubdirección

Académica - Comité de Programa

IEP


Humanas




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN1. Capacitar a los funcionarios sobre los diferentes conceptos de calidad.




Humanas




a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓN 2. Realizar inducciones y reinducciones a los profesores que ocupan cargos académico administrativos y a los nuevos profesores nombrados.




Humanas




a 1 M ASUMIR - ATENCIÓN3. Sensibilizar mediante charlas divulgativas (5S, comunicación asertiva) para interiorizar los conceptos de calidad. Plan de Acción (4.3.2. O 2).




Humanas




c 3 M ASUMIR -MITIGACIÓNCampaña de comunicación y divulgación en aras de generar conciencia.

Número de actividades realizadas 15-dic-2012 2 Ana PerezProfesional de



Humanas




b 2 M ASUMIR - ATENCIÓNProgramar socializaciones por áreas académicas e individuales.

Número de Socializaciones realizadas

20-dic-2012 2 veces al añoSudirección Académica



Humanas





Actualizar al personal docente y de empleados públicos no docentes en los sistemas de calidad, acreditación, autoevaluación, certificación, etc., que se requieren para apoyar y lograr la excelencia en los procesos.

Número de cursos o talleres ofrecidos para el personal en procesos de acreditación, autoevaluación, certificación, etc., con el fin de fortalecer el proceso de mejoramiento continuo

14-dic-2013

2 cursos o talleres ofrecidos para el

personal en procesos de acreditación, autoevaluación,

certificación, etc.

Decanos y Jefes de unidadDecano



Humanas




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar reuniones informativas para socializar procesos de autooevaluación con miras a un mejorameinto continuo.

Número de reuniones realizadas 1-dic-2012 4Vicedecanatura y

Comité de Curriculo FAI

FAI


Humanas




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Realizar capacitaciones y sensibilizaciones a todo el personal.Número de capacitaciones y sensibilizaciones realizadas

1-dic-2013 8 Coordinación Calidad Sede YumboDirección de

Regionalización


Humanas




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar jornadas de sensibilización dirigidas a funcionarios y docentes para fomentar una cultura del mejoramiento.

Número jornadas realizadas 20-dic-2013 4 Sede PacíficoDirección de

Regionalización


Humanas




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones en la Sede en temas relacionados con la Calidad, donde participen los responsables de proceso.

Número Capacitaciones realizadas/Número Capacitaciones Programadas


Regionalización

RI Gestión del Control

Humanas


8.1. Falta de un dominio conceptual y de apropiación de herramientas que le permita aceptar el cambio a una cultura del mejoramiento.



Realizar actividades de capacitación y socialización encaminadas a fortalecer la asimilación del cambio y el mejoramiento continuo del personal administrativo de la Sede.

Número de actividades de capacitación y socialización realizadas

15-dic-2012 2Coordinación Calidad

y Talento HumanoSede Buga



Socioculturales


9.1. Inexistencia de un análisis de riesgos para el programa de auditorías de calidad.

Controles inexistentes a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNAdaptar los procedimientos con el fin de dar cumplimiento a la modificación de la norma 19011 realizada en el año 2012.

Acto Administrativo modificando el procedimiento.

1-ago-2012 1Coordinador de



OPDI


Socioculturales



Controles inexistentes a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNLlevar a cabo las acciones correctivas de acuerdo a los hallazgos de las auditorías internas de calidad.

Informe de ejecución 30-dic-2012 1 Decano Facultad de Ingeniería

RPGestión del Mejoramiento

Socioculturales


9.3. Insuficiente formación para auditores internos de calidad en la Sede al momento de realizar las actividades de auditoría. (Falta de experticia).

Asistencia a capacitaciones programadas y participacion en auditorias del sistema de regionalización. Los controles no son suficientes.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNGestionar la capacitación y actualización de los auditores de la Sede para mejorar sus competencias.

Número de actividades de capacitación o formación realizadas

31-ene-2013 1Maria soledad

LibrerosSede Zarzal



Socioculturales

10. Los organismos de control externo de la Universidad cada vez son más minuciosos y rigurosos en las auditorías de control.

10.1. Desactualización por parte de algunos servidores públicos de las normas que rigen la Universidad.

Publicación de las normas en la página web. Socialización del surgimiento de nuevas normas a la comunidad universitaria.

El riesgo se considera bajo pero se mantendra el control a partir la realización de la capacitación a abogados en temas pertinentes para su labor (punto 2 del Plan de Acción de la Oficina Jurídica).

c 2 B Juan GabrielRojas

Oficina Jurídica


Socioculturales




Se mantienen los controles planteados hasta el momento: acceso a documentos a través de la pagina, por correos enviados por la oficina de comunicaciones, entrega de coumentos por parte de la Coordinación Administrativa y cursos de capacitación cuando se presentan cambios en la normatividad.

c 1 B Coordinación Administrativa

Facultad de Salud


Socioculturales




a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNElaborar una propuesta de capacitación e inducción antes de posesionarse en un cargo. Esta capacitación debe ser certificada.

Propuesta elaborada 28-feb-2013 1Coordinadora de Área

AdministrativaFacultad de Ingeniería


Socioculturales




a 2 A ASUMIR - ATENCIÓN 1. Socializar las actualizaciones de nuevas normas. Número de actividades realizadas en el año.

1-dic-2012 1Coordinadores de

ÁreaFacultad de Ciencias Naturales y Exactas


Socioculturales




c 3 M ASUMIR - PREVENCIÓNSocializar las nuevas normas que vayan surgiendo y actualizar la página del Instituto respecto a la normatividad vigente.

Número de socializaciones/Número de nuevas normas

20-dic-12 100% Dirección del Instituto Instituto de Psicología


Socioculturales




b 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN

Solicitar al Área de Capacitación actualizaciones, reinducciones en la aplicación de las normas y procedimientos que rigen las actividades administrativas al interior de la Universidad.

Número solicitudes enviadas y reuniones realizadas

31-dic-2012 3Decanato o

Coordinación Administrativa



Socioculturales




Como este riesgo es bajo, se realizarán las acciones de los numerales 4, 1.1 Y 4.3,2 del plan de Acción 2012-2015 de CDID.

c 1 B Jefe CDID CDID CDID


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNFomentar la participación de responsables de procesos en las capacitaciones y jornadas de actualización en normatividad para el ejercicio de sus funciones.

Porcentaje de responsables que participan (responsables de procesos asistentes/Total de responsables de procesos)


Regionalización


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar la progración de las temáticas del Comité Administrativo para actualizar al personal de las Sedes Regionales.

Porcentaje de ejecución de la programación.

15-dic-2015 100%Dirección de


Regionalización


Socioculturales




b 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN

Formular una directriz donde se especifique la obligatoriedad en los funcionarios de la Universidad del Valle y el alcance para funcionaros de la fundación, ya que éstos tienen contrato con una entidad privada

Directriz formulada 22-dic-2012 1 Dirección Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización


Socioculturales




b 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN

Formular una directriz donde se especifique que cada funcionario tiene la obligatoriedad de estar actualizado con las normas legales vigentes que incidan directamente con el desarrollo de sus funciones.

Directriz formulada 10-dic-2012 1 Dirección de la Sede Sede PalmiraDirección de

Regionalización


Socioculturales




a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNActualización de la publicación de formatos y procedimientos en la página de procesos de las normas relacionadas con la dependencias.

Página actualizada semestralmente 15-dic-2012 2Técnico División de


ContrataciónVRAD


Socioculturales




a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNActualización de la publicación de formatos y procedimientos en la página de procesos de las normas relacionadas con la dependencias.

Página actualizada semestralmente 15-dic-2012 2




BienesVRAD


Socioculturales




b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNSocializar las normas de control de la Universidad con el personal administrativo de la Sede.

Número de actividades de socialización realizadas

31-ene-2013 1 Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización


Socioculturales




Publicación de las normas en la página web de la sede Buga. Socialización del surgimiento de nuevas normas a la comunidad universitaria.

c 2 B Dirección de la Sede Sede BugaDirección de

Regionalización


Socioculturales


10.2. Evidencia dispersa del manejo de documentación soporte de las acciones administrativas.

El Sistema de Calidad ha estandarizado el manejo de la documentación soporte, sin embargo, estamos en un proceso de maduración.

a 1 M ASUMIR - ATENCIÓN

Elaboración y oficialización de un instructivo que oriente a las Unidades Ejecutoras, Supervisores y Ejecutores sobre la aplicación de normas y manuales en Contratos de Cuantía Mínima.

Instructivo Publicado 15-dic-2012 1Profesional División


ContrataciónVRAD


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNEstandarizar formatos de las Sedes Regionales por el Comité Administrativo.

Número de formatos estandarizados/Número de formatos a estandarizar

15-dic-2015 100%Dirección de


Regionalización


Socioculturales




a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNYa se está tratando a partir de la acción 3.1 .1 a 2.3 del Plan de Acción de la Oficina Jurídica "Solicitar la vinculación o traslado de personal de acuerdo a las nuevas necesidades".

Paula Andrea Girón

Oficina Jurídica


Socioculturales




Se contará en este proceso con el apoyo de consultores externos quienes apoyaran el proceso.

b 1 B Coordinación de Calidad

Facultad de Salud


Socioculturales




a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓN1. Gestionar ante la sección de Gestión Documental la capacitación al personal encargado sobre gestión documental y manejo de la documentación.

Número de actividades realizadas en el año



Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNCapacitación al personal encargado de desarrollar cada proceso dentro de los estándares de gestión documental.

Número de capacitaciones en el año.

30-dic-2013 1 Maria Pilar RualesCoordinadora

AcadémicaFacultad de Ciencias de la Administración


Socioculturales




c 3 M ASUMIR - PREVENCIÓNOrganizar la documentación con sus respectivos registros de acuerdo a las acciones ya sea virtual ó física.

Archivo organizado de acuerdo a la tabla de retención.

30-jun-2013 1 Archivo Dirección del Instituto Instituto de Psicología


Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar el rediseño y/o reconstrucción de plantillas que optimicen tiempos en el proceso administrativo de proyectos de construcción.

Número de rediseños y/o reconstrucción de plantillas realizados

30-dic-2013 10 Jefe DABS DABS VRAD


Socioculturales




a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNSolicitar al Área de Capacitación reuniones de actualización en la aplicación de la Ley General de Archivos.

Número de solicitudes presentadas y número de reuniones de capacitación realizadas

30-jul-131 solicitud semestral - 1

Reunión

Decanato o Coordinación

Administrativa



Socioculturales




a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNSolicitar al Área de Gestión Documental la implementación y socialización de las tablas de retención documental de la Facultad de Humanidades.

Número de solicitudes presentadas y número de reuniones de capacitación realizadas

30-jul-131 solicitud semestral - 1

Reunión

Decanato o Coordinación

Administrativa



Socioculturales




La FAI propone continuar con la implementación de la Ley General de archivo como parte de los controles administrativos a nivel institucional, para lo cual se espera ampliar la capacitación por parte de la Gestión Documental.

c 1 BDecanatura-Coordinación Adminitrativa

FAI


Socioculturales




Se va a hacer la capacitación de docentes nuevos y antiguos a partir de la distribución de cartillas.

c 1 B Jefe CDID CDID CDID


Socioculturales




En la sede se está elaborando y ejecutando un plan de trabajo para avanzar de manera más ágil en la organización del archivo acumulado de las oficinas administrativas.

b 1 B Coordinación Calidad Sede CartagoDirección de

Regionalización


Socioculturales




Se realizan autoevaluaciones sobre documentación soporte de cada una de las acciones realizadas en las diferentes dependencias de la Sede.

b 1 B Coordinadora de Calidad

Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización


Socioculturales




Se han realizado capacitaciones al personal administrativo tendientes a la actualizacion de las normas legales vigentes que tengan dentro de sus funciones estos controles.

b 1 B Coordinación Calidad Sede PalmiraDirección de

Regionalización

RI Investigación Socioculturales




Mantener actualizado la documentación en la plataforma del S.G.I. de la Sede.

c 2 B Coordinación Calidad y Talento Humano


Regionalización


Socioculturales




a 3 E ASUMIR - PREVENCIÓN

Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC GP 1000 y el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad, brindando un acompañamiento a todos los procesos para asegurar el optimo desarrollo de los mismos, con el fin de desempeñar exitosamente las auditorías externas.

Número de auditorías internas de calidad y procesos de acompañamiento realizados

15-dic-13 1 Lina Pineda Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización




2.4. Recurso humano insuficiente ante el cúmulo de instrumentos de protección de los derechos fundamentales presentados por parte de la ciudadanía a la Universidad.

El proceso de respuesta ha sido mejorado al incluir a la Oficina Jurídica en el apoyo y acompañamiento. En el Plan de Acción se analizará la planta de cargos de la Universidad frente a las nuevas exigencias.


Ya está tratado a partir del punto 3.1.1 del Plan de Acción A 2.4 "Solicitar la contratación para la vigilancia a los procesos judiciales y auditoría a los abogados externos", y del punto 2.3 "Solicitar la vinculación o traslado de personal de acuerdo a las nuevas necesidades".

Juan GabrielRojas

Oficina Jurídica






El comité de calidad ha trabajado unos boletines dentro de ellos uno de la oficina de asesoría juridíca, en el cual se explica en detalle como es el proceso y ademas contamos con el apoyo directo de la asesora en la facultad.

d 1 B Oficina Jurídica Facultad de Salud






a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNVerificar si existe procedimiento de respuesta a estas solicitudes. Si existe, revisarlo y mejorarlo. Si no existe elaborar propuesta.

Informe de la revisión ó propuesta presentada

28-feb-2013 1 Decano Facultad de Ingeniería






Para este riesgo se va a mantener la monitoria con que se cuenta de medio tiempo.

d 1 B Jefe CDID CDID CDID




2.5. Inexistencia de un análisis de riesgos para la Ley Anticorrupción.

La Universidad realizó capacitación, a través de seminario a funcionarios sobre el Estatuto Anticorrupción. Adicionalmente, funcionarios que acudieron el seminario realizaron jornada de capacitación a las coordinaciones administrativas y personal de apoyo administrativo y se elaboraron propuestas de actualización de Manual de Interventoría y Supervisión.

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar a la Oficina de Control Interno la programación de charlas informativas referentes al tema.

Solicitud enviada 30-sep-2012 1Coordinadora de área






La Universidad realizó capacitación, a través de seminario a funcionarios sobre el Estatuto Anticorrupción. Adicionalmente, funcionarios que acudieron el seminario realizaron jornada de capacitación a las coordinaciones administrativas y personal de apoyo administrativo y se elaboraron propuestas de actualización de Manual de Interventoría y Supervisión.Solicitud de información sobre aplicación y actualización de la Ley Anticorrupción.

c 1 BDecanato o







La Universidad realizó capacitación, a través de seminario a funcionarios sobre el Estatuto Anticorrupción. Adicionalmente, funcionarios que acudieron el seminario realizaron jornada de capacitación a las coordinaciones administrativas y personal de apoyo administrativo y se elaboraron propuestas de actualización de Manual de Interventoría y Supervisión.

Se va a capacitar a los docentes en leyes, normas y decretos que exige el cumplimiento de tarea, obligaciones y deberes.El Jefe de la oficina de CDID va a realizar capacitaciones sobre las leyes y las normas.

d 1 B Jefe CDID CDID CDID





La Universidad realizó capacitación, a través de seminario a funcionarios sobre el Estatuto Anticorrupción. Adicionalmente, funcionarios que acudieron el seminario realizaron jornada de capacitación a las coordinaciones administrativas y personal de apoyo administrativo y se elaboraron propuestas de actualización de Manual de Interventoría y Supervisión

a 1 M ASUMIR - ATENCIÓN Expedición de Manuales de Interventoría. Manual expedido 15-oct-2012 2Jefe División de


ContrataciónVRAD

RPGestión del Control


54. No cumplimiento de los requisitos legales exigidos por el Estado y la sociedad para la prestación del servicio de Educación Superior.

54.1. Incumplimiento de los Objetivos Institucionales.

Aprobación y seguimiento del programa de auditorias por parte del Comité Coordinador de Control Interno. Definición de los objetivos de auditorias. Aprobación de los informes de Auditorias por parte del Jede de la Oficina de Control Interno . Seguimiento a los planes de mejoramiento.

b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓNAprobación del programa de Auditorías por parte del Comité de Auditorías.

Programa de auditorías aprobado. 31-dic-12 1

Comité Coordinador de Control Interno.

Jefe Oficina de Control Interno

Oficina de Control Interno

RPGestión del Control


54. No cumplimiento de los requisitos legales exigidos por el Estado y la sociedad para la prestación del servicio de Educación Superior.

54.1. Incumplimiento de los Objetivos Institucionales.

Aprobación y seguimiento del programa de auditorias por parte del Comité Coordinador de Control Interno. Definición de los objetivos de auditorias. Aprobación de los informes de Auditorias por parte del Jede de la Oficina de Control Interno . Seguimiento a los planes de mejoramiento.

b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓN Ejecución de Auditorías programadas en el Plan de auditorías.

Porcentaje de cumplimiento de los objetivos del Programa de Auditorías.

31-dic-12100% del cumplimiento

del programa de auditorias

Comité Coordinador de Control Interno.

Jefe Oficina de Control Interno

Oficina de Control Interno


Socioculturales

9. Procesos de cambio que se dan en el contexto nacional e internacional que afectan la cultura de las organizaciones (normatividad, globalización, exigencia de


Controles inexistentes b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar el análisis de riesgos para cada una de las fases de la auditoría interna de calidad de acuerdo a lo establecido en la ISO 19011: 2011.

Análisis realizado 14-dic-2012 1Oficina de Calidad y

MejoramientoSede Tuluá


RP Investigación Socioculturales

11. Tendencia a la globalización y masiva competencia por recursos financieros, de otras universidades nacionales e internacionales y otros espacios de investigación por fuera de la Universidad.

11.4. Baja capacidad competitiva y de productividad en la región.

Participación en las acciones y comités de las fuerzas vivas de la región.

b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNProponer proyectos de investigación conducentes a mejorar la calidad de vida de la comunidad en general.

Número de proyectos propuestos 14-dic-2012 1

Coordinación de Investigación y

Posgrados,Comité de Investigación de la

Sede


Regionalización



11.1. Falta de diversificación de la búsqueda de fuentes de recursos externos para investigación.

Generación de nuevas convocatorias para formulación de macroproyectos.

La Oficina de la Vicedecantura en conjunto con la Vicerrectoria han desplegado un sistema de información via web para los grupos y docentes investigadores. Se mantendar con este control.

b 1 B Vicedecanatura de Investigaciones

Facultad de Salud





La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas dentro de su Plan de Acción tiene como meta participar en la elaboración y formulación de macroproyectos con recursos del sistema general de regalías.






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar informe a partir de la identificación de las fuentes de financiación para la presentación de proyectos.

Informe elaborado 30-dic-12 1Vicedecano y Comités

de Investigación y Posgrados







Elaborar propuesta de estructuración de la Vicerrectoría que permita responder a las necesidades del entorno cambiante, incluidos la diversificación de fuentes y formas de financiación.

Número de propuestas elaboradas. 30-ene-2013 1 Luz Piedad VRIN





a 3 E ASUMIR - ATENCIÓN1. Hacer un análisis del entorno tendiente a establecer un listado de fuentes de financiación.

Listado de fuentes de financiación realizado

1-dic-2012 1Vicedecanatura de

InvestigacionesFacultad de Ciencias Naturales y Exactas




Generación de nuevas convocatorias para formulación de macroproyectos. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN

Conformación de Redes de Investigación via proyectos conjuntos.

Número de Proyectos Conjuntos 15-jul-2013 2 Carlos H. GonzálezVicedecano de Investigaciones






c 3 M ASUMIR - ATENCIÓNPresentar proyectos de acuerdo a la socialización con los grupos de investigación del Instituto.

Número de proyectos presentados con diferentes fuentes de financiación.

30-jun-2013 1 proyecto

Subdireccion investigac. y Postgrados






El riesgo es bajo y se propone identificar instituciones potencialmente ricas en información de ese tipo y proponer convenios a nivel central.

b 1 BOficina de

Investigación y Postgrados

FAI





b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNPresentar proyectos en convocatorias de Proyectos diferentes a la Universidad como el Banco de la República, Colciencias, Macroproyectos, étc.

Número proyectos presentados en convocatorias externas

1-dic-2015 3Coordinación Investigación

Sede YumboDirección de

Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar permanente búsqueda de convocatorias y lazos conotras instituciones para nuevas oportunidades de proyectos.

Número de proyectos de investigación concretados con otras instituciones

30-jun-2013 2 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNGestionar otras Fuentes de financiación como COLCIENCIAS y Agencias de Cooperación Internacional.

Número de convenios establecidos para investigación.

30-dic-12 1Coordinación de Investigaciones


Regionalización





b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar Alianzas estratégicas con grupos de investigación, universidades y administraciones municipales.

Número de proyectos financiados por la cooperación internacional, por Colciencias o administraciones municipales.

30-dic-12 1Coordinación de Investigaciones


Regionalización





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar propuesta para obtener recursos para la formulación de proyectos en la Sede Norte Cauca.

Propuesta elaborada y entregada a Dirección Regionalización


InvestigaciónSede Norte Cauca






b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNReformular proyectos presentados en convocatorias anteriores y presentarlos en las convocatorias internas.

Número Proyectos reformulados y presentados/Número Totalidad de proyectos

29-jun-2013 2Coordinador de







b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNFormular proyectos para presentar en las convocatorias internas de la Universidad del Valle.

Número de proyectos formulados/Número de proyectos programados








a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNAplicar recursos de la fundación para la formulación de proyectos en la Sede Palmira.

Número proyectos formulados con el apoyo de la fundación/Número proyectos programados para elaborarlos con apoyo de la fundación

30-jun-2013 3 Coordinación Investigación


Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNReformular proyectos presentados en convocatorias anteriores y presentarlos en las convocatorias internas.

Número de Proyectos reformulados y presentados/# Totalidad de proyectos



Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNFormular proyectos para presentar en las convocatorias internas de la Universidad del Valle.

Número de proyectos formulados/Número de proyectos programados



Regionalización





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓN1. Presentar propuestas de investigación en convocatorias internas y externas.

Número de propuestas presentas /Número de propuestas diseñadas

30-jun-2013 1 Roberto Larmat Sede ZarzalDirección de

Regionalización





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓN2. Establecer alianzas estratégicas con grupos de investigación internos y/o externos.

Número convenios firmados 30-jun-2013 1 Roberto Larmat Sede ZarzalDirección de

Regionalización





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNImplementar un programa de diversificación de búsqueda de convocatorias nacionales e internacionales.

Informe sobre el número de convocatorias halladas a nivel nacional e internacional.

31-dic-13Hallar 3 convocatorias

externas anuales.Alejandro Ledesma Sede Caicedonia




11.2. Falta de vigilancia del entorno.

Esfuerzos individuales y de la Vicerrectoría de Investigaciones.Participación en espacios regionales de fomento, apoyo y fortalecimiento de la I+D+i para el desarrollo regional (CODECTY, RUPIV, CUEEV). Participación de investigadores en eventos de caracter CyT.

En la sede se ejerce este control individual en busca de oportunidades del entorno.

c 1 B Coordinación de Investigaciones


Regionalización





Con la convocatoria de macro proyectos la Vicedecanatura en trabajo articulado con la Vicerrectoria estan convocando constantemente a los grupos de investigación para el trabajo en redes e interfacultades. Se seguira con este control.

b 1 B Vicedecanatura de Investigaciones

Facultad de Salud





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar informe a partir de la identificación de las fuentes de financiación para la presentación de proyectos.

Informe elaborado 30-dic-2012 1Vicedecano y Comités






Esfuerzos individuales y de la Vicerrectoría de Investigaciones. Participación en espacios regionales de fomento, apoyo y fortalecimiento de la I+D+i para el desarrollo regional (CODECTY, RUPIV, CUEEV). Participación de investigadores en eventos de caracter CyT.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar propuesta de estructuración de la Vicerrectoría que permita responder a las necesidades del entorno cambiante mediante su monitoreo sistemático.

Número de propuestas elaboradas 20-dic-2012 1 OTRI VRIN




Esfuerzos individuales y de la Vicerrectoría de Investigaciones. Participación en espacios regionales de fomento, apoyo y fortalecimiento de la I+D+i para el desarrollo regional (CODECTY, RUPIV, CUEEV). Participación de investigadores en eventos de caracter CyT.

a 3 E ASUMIR - ATENCIÓN1. Hacer un análisis del entorno tendiente a establecer un listado de fuentes de financiación.

Documento con análisis de entorno terminado







a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRecopilar información acerca de nuevas convocatorias en los campos involucrados con el qué hacer de la FAI y difundirlos entre los miembros de la comunidad de la FAI.

Número de recopilaciones difundidas /Número de recopilaciones detectadas

01-dic-13 8 boletines al añoOficina de

Investigación y Postgrados

FAI






Creación de la agenda de convocatorias externas en la sede. Porcentaje de creación de la agenda 15-dic-2012 80%Coordinación Investigación


Regionalización





a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar búsqueda semestral de convocatorias de investigación externa y evidenciarla en un documento soporte.

Número de busquedas realizadas, documentadas y entregadas a dirección de regionalización por semestre








a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNContratar monitores para la búsqueda permanente de convocatorias de investigación externa.

Número de Monitores contratados 10-dic-2012 1 Coordinación Investigación


Regionalización





Caracterización de la Región.

c 2 B ROBERTO LARMAT Sede ZarzalDirección de

Regionalización





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Aplicar a una convocatoria nacional o Internacional.Informe sobre el número de aplicaciónes a nivel nacional e internacional.

31-dic-13Aplicar a 1 convocatoria

externa nacional o internacional anual

Alejandro Ledesma Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización



11.3. Falta de planeación a largo plazo de los grupos de investigación que permita identificar las tendencias del entorno, los aliados estratégicos y las formas de asociación con grupos pares.

Se realiza talleres anuales para preparar los grupos en el tema de la planeación.El estatuto de investigaciones establece las formas como se aprueban los grupos de investigación y como se determina su continuidad.Realización de acciones de formación anuales orientadas a fortalecer la capacidad de gestión planeación de los grupos de investigación.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar y ejecutar el Plan de Acción de los grupos de investigación de al menos tres unidades académicas de la Facultad de Salud.

Informe de gestión del Plan de Acción de los grupos de investigación de por lo menos tres unidades académicas de la Facultad de Salud.


InvestigacionesFacultad de Salud




Se realiza talleres anuales para preparar los grupos en el tema de la planeación.El estatuto de investigaciones establece las formas como se aprueban los grupos de investigación y como se determina su continuidad.Realización de acciones de formación anuales orientadas a fortalecer la capacidad de gestión, planeación de los grupos de investigación.

El Centro de investigación de la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas dentro de su plan de trabajo ha integrado los líderes de los grupos al comité ampliado de investigaciones del CIDSE.






a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNConvocar a los grupos de investigación para participar en el Simposio de Investigaciones de la Facultad.

Términos de convocatoria 30-dic-2012 1Vicedecano de Investigación y

PosgradosFacultad de Ingeniería



11.3. Falta de planeación a largo plazo de los grupos de investigación que permita identificar las tendencias del entorno los aliados estratégicos y las formas de asociación con grupos pares.

Se realizan talleres anuales para preparar los grupos en el tema de la planeación.El estatuto de investigaciones establece las formas como se aprueban los grupos de investigación y como se determina su continuidad.Realización de acciones de formación anuales orientadas a fortalecer la capacidad de gestión planeación de los grupos de investigación.

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNAprobar la política de investigación que contempla objetivos relacionados con la evaluación de los modelos de asociatividad para que la investigación responda a los nuevos retos.

Número de propuestas de política aprobadas

16-nov-2012 1 Luz Piedad VRIN





Realizar reuniones con los investigadores del IEP

c 1 BSubdirección de Investigaciones y

PosgradosIEP





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN 1. Programar reuniones con los grupos de investigación. Número de reuniones programadas







a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN 2. Programar charla Calidad en investigación. Número de actividades realizadas 1-dic-2012 1Facultad de Ciencias Naturales y Exactas





a 1 M ASUMIR - ATENCIÓN Desarrollo de Agendas de Investigación.Número de grupos de investigación con agenda de investigación

30-jul-2013 16 Carlos H. GonzálezVicedecano de Investigaciones







Diseñar por parte del Comité de Investigaciones un plan a mediano plazo haciendo énfasis en la identificación de los aliados estratégicos en otras instancias universitarias y extrauniversitarias.

Número de instancias identificadas 01-dic-13 10 al año.Comité de

Investigaciones de la FAI

FAI





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNConsolidar grupo de investigación de la Sede con un planestratégico que incluya aliados de otros grupos.

Plan estratégico formulado para grupo de investigación de la Sede


Regionalización





a 4 E ASUMIR - ATENCIÓNParticipar de la construcción y seguimiento a Planes de acción de semilleros. Está incluido dentro de las metas del Plan de Acción numeral 1.3.1.

Número de semilleros con planes de acción diseñados y en marcha.

30-juin-2012 3Coordinación de Investigaciones


Regionalización

RI Investigación Humanas12. Falta de pares evaluadores para realizar las revisiones a los proyectos de investigación a todo nivel.

12.1. Falta de oportunidad en la evaluación de proyectos de investigación de alto costo.

En la propuesta del modelo de medición de grupos de Colciencias para ser investigador senior o investigador se exige inscribirse como par de Colciencias

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNCrear y mantener una base de datos de Pares Evaluadores en áreas específicas.

Base de datos creada y actualizada 30-oct-2012 1Vicedecanatura de

InvestigacionesFacultad de Salud



En la propuesta del modelo de medición de grupos de Colciencias para ser investigador senior o investigador se exige inscribirse como par de Colciencias

a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNElaborar documento con sugerencias y comentarios al modelo de medición de grupos de Colciencias.

Documento elaborado 30-dic-2012 1Vicedecano de Investigación y




En la propuesta del modelo de medición de grupos de Colciencias para ser investigador senior o investigador se exige inscribirse como par de Colciencias.

Promover la inscripción de los profesores que forman parte de los grupos de investigación como pares de COLCIENCIAS (Asesorías aplicativos CvLAC y GrupLAC).

b 1 B Luz Piedad VRIN



En la propuesta del modelo de medición de grupos de Colciencias para ser investigador senior o investigador se exige inscribirse como par de Colciencias.Realizar reuniones con los investigadores del IEP

c 1 BSubdirección de Investigaciones y

PosgradosIEP




c 3 M ASUMIR - ATENCIÓNPromover entre los profesores investigadores del Instituto su inscripción como pares investigadores ante Colciencias.

Número de profesores del Instituto inscritos en Colciencias como pares evaluadores.

20-dic-2014 12Subdireccion investigac y Postgrados





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNIncentivar a que los profesores de la FAI se inscriban como pares académicos.

Número de profesores inscritos como pares académicos

1-dic-2015

8 profesores inscritos por 3 años- 25

profesores inscritos al año

Oficina de Investigación y

PostgradosFAI

RI Investigación Humanas

13. Más rápido crecimiento de la investigación, generación de conocimiento y producción científica en otras entidades de educación superior.

13.1 Insuficiente número de profesores de planta dedicados a la investigación.

Se han incrementado los recursos de investigación para convocatorias internas.Reglamentación sobre asignación académica que permite hasta el 50% de tiempo dedicación a actividades de investigación y producción intelectual.

Se continuaran con los controles y validacines a través de la asignación académica.

d 1 B Vicedecanatura de Investigaciones

Facultad de Salud





a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNElaborar informe de la situación de la Facultad en terminos del tiempo asignado a investigación y productividad en la asignación académica de los docentes.

Informe elaborado 28-feb-2013 1 Decano Facultad de Ingeniería






Hacer un análisis de los informes semestrales de asignación académica para obtener información que permita caracterizar la población docentes sin asignación académica para investigación y definir estrategias para incrementar los porcentajes de dedicación a la investigación.

Número de estrategias implementadas/Total de estrategias identificadas

15-jun-2013 50% Luz Piedad VRIN




Se han incrementado los recursos de investigación para convocatorias internas.Reglamentación sobre asignación académica que permite hasta el 50% de tiempo dedicación a actividades de investigación y producción


Incentivar la participación de los profesores a las convocatorias de investigación internas y externas para conciliar los tiempos dedicados a la investigación con las demas actividades sustanciales del Instituto.

Incremento del tiempo promedio de las asignaciones academicas del Instituto dedicadas a la investigación.

30-jun-2013 10% al 2013Sub Invest y Postgrados Instituto de Psicología





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNPreparar un plan para que los profesores nuevos de la FAI tengan un fuerte perfil investigativo.

Plan formulado 01-dic-13 1 Consejo de la Facultad FAI





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNPlan de Acción – 5.2.2 – PAI –O- Investigación: 2. "Vincularprofesores de las sedes y seccionales a grupos deinvestigación".


Regionalización





a 4 E ASUMIR - ATENCIÓNGestionar recursos propios para financiación de proyectos internos. Vinculación de docentes.

Número de docentes vinculados a investigación.

30-dic-12 1 Dirección de sede Sede CartagoDirección de

Regionalización

RI InvestigaciónPolítica Pública y Económica

14. La forma de financiación del SNCTI a través de las regalías que favorece la politización de los recursos.

14.1. Deficiente financiación para proyectos de investigación en ciencias básicas, humanas, sociales y artes.

Convocatorias internas específicas para esas áreas a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar informe a partir de la identificación de las fuentes de financiación para la presentación de proyectos.

Número de informes elaborados 30-dic-2012 9Vicedecano y Comités






Convocatorias internas específicas para esas áreas a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNParticipar en espacios de discusión de la nueva política de CT+i en relación con la financiación de la investigación.

Número de eventos en los que participa la VRIN.

15-jun-2013 2 Luz Piedad VRIN




Convocatorias internas específicas para esas áreas c 3 M ASUMIR - ATENCIÓNSocializar las convocatorias a través de los grupos de investigación.

Número de convocatorias socializadas/número de convocatorias conocidas

30-jun-2013 100

Subdireccion Investigac y Postgrados

Dirección





Convocatorias internas específicas para esas áreas a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar a la Vicerrectoría de Investigaciones más recursos para financiar proyectos que incluyan las Sedes Regionales.

Número de solicitudes enviadas 30-sep-2012 1Coordinación Investigación


Regionalización




Convocatorias internas específicas para esas áreas a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNFomentar proyectos de investigación dentro del personaldocente de la Sede Pacífico.

Número de proyectos presentados por profesores


Regionalización




Convocatorias internas específicas para esas áreas b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNProponer proyectos de investigación en las áreas de beneficio regional.

Número de proyectos de investigación propuestos

14-dic-2012 1


Posgrados, Coordinadores Académicos y

Docentes Tiempo Completo


Regionalización


15. Deficiente Política pública para el fomento de la internacionalización de las universidades.

15.1 Falta una política de internacionalización para la Universidad.

Documento propuesta está en estudio en el Comité de Rectoría

a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNElaborar documento con sugerencias y comentarios a la propuesta que está en estudio en el Comité de Rectoría.

Documento elaborado 30-dic-2012 1Vicedecano de Investigación y



15. Deficiente Política pública para el fomento de la internacionalización de las universidades.

15.1 Falta una política de internacionalización para la Universidad.

Documento propuesta está en estudio en el Comité de Rectoría

a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNLlevar a discusión para la aprobación de la propuesta de política pública de Relaciones Internacionales.

Número de políticas aprobadas 15-dic-2012 1 ORI VRIN

RP Investigación Socioculturales


11.5. Las sedes no tienen autonomía sobre el desarrollo de los procesos de investigación para la participación en convocatorias internas y externas.

Participación en el Comité de Investigación de Regionalización


Proponer a través del Comité de Investigaciones de regionalización el reconocimiento de la investigación directa en las Sedes y su respectiva reglamentación ante el Comité de Regionalización.

Número de propuestas presentadas 14-dic-2012 1Coordinación de Investigación y

PosgradoSede Tuluá


RP Investigación Humanas12. Falta de pares evaluadores para realizar las revisiones a los proyectos de investigación a todo nivel.

12.2. Parálisis parcial o total de los procesos investigativos.

No existen controles b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNProponer talleres para la formación de pares evaluadores de Colciencias.

Número de talleres realizados 14-dic-2012 1


Posgrados, Comité de Investigación de la

Sede


Regionalización

RP Investigación Humanas


13.2. Poca participación de los avances investigativos y la producción intelectual de la Universidad.

Participación en convocatorias internas y externas y en eventos de investigación.

b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNProponer talleres presenciales para la formación en investigación.

Número de talleres realizados 14-dic-2012 1


Posgrados, Coordinadores Académicos y

Docentes Tiempo


Regionalización

RI Desarrollo Humano y Bienestar

Socioculturales16. Dependencia de escenarios deportivos del municipio, instituciones educativas y voluntad política.

16.1 Carencia de escenarios deportivos y artísticos-culturales en la Sedes Regionales.

Convenios de utilización de los escenarios deportivos del Municipio y controles de asistencia. Los controles existentes son efectivos y están documentados.

a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNProponer proyectos por estampilla para tener o adecuar escenarios deportivos.

Número de proyectos presentados a convocatoria de estampilla 2013




Regionalización





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar convenios de utilización de escenarios deportivos de otras instituciones para suplir las necesidades de espacio de la Sede.

Número de convenios realizados 20-dic-2013 2 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





En la Sede se mejoró este aspecto debido a la construcción del polideportivo para los escenarios que no se tienen en la sede los controles se aplican de la misma manera que en las o tras sedes, a través de convenios con las cajas de compensación.

c 1 BCoordinación de



Regionalización





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Actualizar la vigencia de los convenios con el IMDER. Número de convenios actualizados 14-dic-2012 1

Bienestar Universitario,

Coordinador de Bienestar

Universitario


Regionalización





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar convenios de utilización de escenarios deportivos del Municipio para suplir las necesidades de espacio de la Sede.

Número de convenios realizados 29-jun-2013 2 Coord. Bienestar Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar convenios de utilización de escenarios deportivos del Municipio para suplir las necesidades de espacio de la Sede.

Número de convenios realizados 30-jun-2013 2Coordinación

Programa AcadémicoSede Palmira






b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNFormular un proyecto para la construcción de un aula para las diferentes actividades formativas de Bienestar Universitario de la Sede.

Proyecto Formulado 30-dic-2012 1Coordinación



Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNMantener los convenios existentes con instituciones públicas y privadas.

Número de convenios firmados /Número de convenios existentes

31-dic-2013 5 Cristina Marlen Rayo Sede ZarzalDirección de

Regionalización


Socioculturales17. Estudiantes de la Universidad que sobre permanecen y/o abandonan la Universidad sin obtener su título.

17.1 Insuficiente información para conocer si la aplicación de los recursos económicos de ayuda han tenido el impacto en la permanencia reglamentada.

Control subjetivo al cumplimiento de la normatividad. No existe información sistemàtica al respecto. Controles insuficientes.

c 3 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar una propuesta de modificación al Acuerdo 009 de 1997 para restringir estas situaciones.

Oficio con propuesta elaborado 30-oct-2012 1Vicedecanatura






Realizar estudios de deserción y permanencia.

c 1 B

Subdirección Académica. - Dirección de Programas

IEP






Plan de Acción de la VBU. 3.2.1 PAP -O- 14"Desarrollar e implementar un sistema integrado de información para todas las áreas que conforman la Vicerrectoría de Bienestar Universitario".

VBU-Despacho VBU





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar a la VRBU información actualizada de los estudiantes pertenecientes a los planes académicos de la Facultad, que reciben ayuda económica.

Reporte de número de estudiantes que reciben ayuda económica, por parte de la VRBU.

15-dic-2013 2Facultad de

Humanidades





a 4 E ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar estudio de deserción estudiantil para determinar lascausas.

Estudio de deserción estudiantil realizado

30-nov-2012 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNFormular plan de intervención para contribuir en ladisminución de la deserción estudiantil, según los resultadosdel estudio de deserción.

Plan de intervención formulado 20-dic-2012 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





Los estudiantes en la Sede aplican a los beneficos porque los conocen y se ciñen a unos parámetros de selección de ayudas económicas. (monitorias, auxilios económicos). Estas ayudas son asignadas dando prioridad a los estudiantes que efectivamente tengan buen nivel académico.

c 2 B

Coordinación de Bienestar

Universitario de la Sede


Regionalización





Se cuentan con indicadores de gestión desde el subproceso Gestión Actividades académicas, lo cual lleva a un seguimiento constante, además los Coordinadores de Programa realizan acciones inherentes a minimizar los bajos rendimientos, asi mismo se está realizando un estudio de deserción por parte de Bienestar y Secretaría Académica.

c 2 B Secretaría Académica Sede TuluáDirección de

Regionalización





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento a los casos de sobre permanancia y abando en la Universidad (sede) sin obtener título, y elaborar y entregar informe a la dirección de regionalización.

Informe entregado 22-dic-2012 1 Coordinadora de







a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar seguimiento a las causas de deserción universitaria, para poder aplicar medidas correctivas.

Seguimiento realizado 30-dic-2012 1

Coordinación Bienestar



Regionalización



17.2 Normatividad del bienestar estudiantil desactualizada que no contempla límites de beneficios.

Proyecto de resolución en curso. a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar propuesta para ser considerada en el proyecto de resolución.

Oficio con propuesta elaborado 30-oct-2012 1Vicedecanatura





Proyecto de resolución en curso. a 2 AASUMIR - ATENCIÓN

Presentar a la direccion Universitaria el proyecto de resolucion de modificacion y ajustes de los beneficios de Bienestar .

Número de Proyectos de resolucion presentados

30-dic-20133 proyectos de

resoluciónJefe Seccion DHy PS y Comité de Bienestar

VBU




Proyecto de resolución en curso. a 2 A ASUMIR - ATENCIÓN

Solicitar a la VRBU la revisión de la normatividad existente alrespecto con el fin de procurar que más estudiantes tenganacceso al sistema de ayudas ofrecidas por BienestarUniversitario.

Reporte de % de estudiantes de la Facultad de Humanidades beneficiarios de las ayudas estudiantiles


Humanidades


Humanas18. Oferta y consumo de sustancias psicoactivas.

18.1 Permisividad con relación al control frente a la oferta y la demanda de sustancias psicoactivas dentro de las instalaciones de la Universidad.

La Universidad previene el consumo a través de talleres que fomentan un estilo de vida saludable en la comunidad universitaria.Los controles existentes no son efectivos.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNImplementar propuestas a través de la alianza campus saludable que potencien estilos de vida saludable.

Número de propuestas 31-oct-2012 1Vicedecanatura






a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNImplementar la propuesta "ZOU" Zona Orientación Universitaria.

Porcentaje de cumplimiento del cronograma de la propuesta ZOU

31-oct-2012 50%Vicedecanatura






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNPlan de Acción de la VBU. 4.3.1 PAP -O- 2. "Diseñar e implementar el Programa de Universidad Saludable en la sede Meléndez, sede San Fernando y las sedes Regionales".

Comité de Bienestar Universitario

VBU





a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar talleres de prevención para el consumo de sustancias Psicoáctivas.

Número de talleres realizados por semestre




Regionalización





En la Sede Pacífico se realizan cada semestre jornadas de sensibilización para la prevención del consumo de sustancias psicoactivas, alcoholismo y el fomento del buen uso del tiempo libre.

b 1 B Sede PacíficoDirección de

Regionalización





En la sede esta situación se controla con atención psicológica, se tiene proyectado desde el Plan de Acción realizar una campaña intensiva sobre el no consumo de sustancias psicoactivas, se está adelantando desde las asignaturas que tengana afinidad con estos temas campañas publicitarias en contra de las drogas.

d 1 B

Coordinación de Bienestar



Regionalización





Se realizan talleres de salud mental que fomentan un estilo de vida saludable en la comunidad universitaria.Además se están incluyendo establecen políticas para el manejo de estas situaciones en el IP Gestión de la cultura, recreación, deporte y salud, en caso de presentarse.

c 1 B

Dirección Sede, Coordinación



Regionalización





a 3 E ASUMIR - PREVENCIÓNDocumentar, las estrategias y programas que utiliza la Sede Norte Cauca para la promocion y prevención del consumo de sustancias psicoactivas.

Documento elaborado 22-dic-2012 1Coordinadora de







a 3 E ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar campañas y talleres edcucativos de promoción y prevención en contra del consumo de sustancias psicoactivas en la Sede.

Número de campañas realizadas/Número de campañas programadas

22-dic-2012 4Coordinadora de







b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓNDocumentar, las estrategias y programas que utiliza la Sede Palmira para la promocion y prevencion del consumo de sustancias psicoactivas.

Documento elaborado 30-jun-2013 1Coordinación



Regionalización





b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar campañas y talleres edcucativos de promoción y prevención en contra del consumo de sustancias psicoactivas en la Sede.

Número de campañas realizadas/Número de campañas programadas




Regionalización


Socioculturales

19. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona de fallas geológicas, tormentas eléctricas y zonas de riesgo (deslizamiento).

19.1 Débil implementación de la política de prevención, mitigación y atención de emergencias.

Existen de manera parcial pero no están documentados.

b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNConformar la brigada de emergencia con la asesoría de la ARP SURA.

Brigada conformada 14-dic-2012 1Fundación

Universidad del Valle Sede Tuluá, COPASO


Regionalización


Socioculturales




b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNDiseñar un plan de evacuación, la respectiva señalización y realización del simulacro de evacuación, con la asesoria de la ARP SURA.

Plan realizado 14-dic-2012 1Fundación

Universidad del Valle Sede Tuluá, COPASO


Regionalización


Socioculturales




Se realizarán dos planes nuevos de evacuacion y dos simulacros de evacuacion. Actividad dentro de la Sección de Salud Ocupacional incluida en el Plan de Acción de la VBU.

c 2 B

Salud Ocupacional y Unidades Academicas y Admitivas de la U.

nidades Academicas y Admitivas de la U.

VBU


Socioculturales




b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNConsolidar el programa de salud ocupacional en la atención de emergencias, mitigación y atención a emergencias.

Número de programas en atención de emergencias consolidados




Regionalización


Socioculturales




a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN Formular Plan de Atención y prevención de Emergencias. Plan de Emergencias formulado 20-dic-2012 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización


Socioculturales




a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN Formalizar las brigadas de emergencias. Brigadas formalizadas 20-dic-2012 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización


Socioculturales




d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓNDirigir y ejecutar los planes de evacuacion para la sede Norte Cauca.

Planes de evacuación ejecutados 22-dic-2012 1Coordinadora de




Socioculturales




d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓNEstablecer las brigadas de emergencia, con su respectiva dotación.

Brigadas de emergencia Formalizadas

22-dic-2012 2Coordinadora de




Socioculturales




Consolidar la politica de prevencion, mitigación y atención de emergencia.

d 3 BCoordinación



Regionalización


Socioculturales




c 3 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar Mantenimiento preventivo y correctivo de redes, equipos y edificación.

Documento que contenga el seguimiento a los planes de mantenimiento

31-ago-2013 1 Maria Yaneth Tamayo Sede ZarzalDirección de

Regionalización

RI Gestión del Talento Humano

Socioculturales


19.1 Débil impementación de la política de prevención, mitigación y atención de emergencias.


c 3 M ASUMIR -MITIGACIÓN Consolidar la brigada de emergencia y su funcionamiento. Simulacro de evacuación 31-ago-2013 1 Maria Yaneth Tamayo Sede ZarzalDirección de

Regionalización


Socioculturales




c 4 A ASUMIR - PREVENCIÓNElaboración de un programa de salud ocupación y plan de emergencia.

Un programa de salud y un plan de emergencia elaborado

30-dic-2013Un programa de salud ocupacional y un plan

de emergencia Julian Osorio Sede Caicedonia



Socioculturales20. Grupos externos e internos que propulsan una agenda de desestabilización de la Universidad.

20.1 Dificultades para prevenir y conjurar las acciones de hecho internas y los disturbios de orden público que se presentan en el campus.

Se han disminuido estas situaciones dado que se han generado espacios para la discusión y acciones de protesta pacífica y de control social, el cambio de perfil en los representantes estudiantiles, una mayor organización dentro de los estudiantes, reducción de incidencia de las fuerzas externas en la región, entre otros.


Plan de Acción de la VBU. 4.3.1 PAP -O- 2. "Diseñar e implementar el Programa de Universidad Saludable en la sede Meléndez, sede San Fernando y las sedes Regionales". - 4.3.1 PAI -O- 1. "Elaborar y poner en funcionamiento el Plan Estratégico de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario".


VBU






Apoyar los espacios de debate y discusión de los diferentesgrupos estudiantiles existentes en la Facultad deHumanidades, con el fin de que se puede discutir y analizar la problemática de la Universidad.

Número de debates realizados por los grupos estudiantiles15-dic-15 8Facultad de

Humanidades





EL riesgo es bajo y se espera mantenerlo a partir de la acción del Plan de Acción de la FAI:4.1.1 PAP-O- 4. Realizar actividades tendientes a fomentar el sentido de pertenencia de la comunidad universitaria. Estas actividades se realizarán en asociación con la Vicerrectoría de

c 1 B Decanatura FAI





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNFacilitar espacios de expresión estudiantil para la discusión yacciones de protesta pacífica y de control social.

Número de acciones realizadas para facilitar espacios de expresión estudiantil


Regionalización





Cuando se presenten las dificultades, se generan espacios de diálogo y negociación de las directivas de la Universidad y la comunidad estudiantil, de acuerdo a la reglamentación de la Universidad.

d 1 B Dirección de la Sede Sede TuluáDirección de

Regionalización


Socioculturales21. Lógicas externas de la informalidad aunada con la política de cobertura nacional.

21.1 Permisividad con relación al control frente a las ventas informales estacionarias en las sedes de Meléndez y San Fernando.

Normas existentes (explícitas e implícitas) en las sedes y cumplimiento de estas por parte de los estudiantes. Los controles existentes no están documentados.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNImplementar las acciones contempladas en el convenio entre las dos facultades: Salud y Ciencias de la Administración para un campus seguro.

Número de acciones implementadas

31-oct-2012 1 Decano Facultad de Salud



21.1 Permisividad con relación al control frente a las ventas informales estacionarias en las sedes de Meléndez y San Fernando.

Normas existentes (explícitas e implícitas) en las sedes y cumplimiento de estas por parte de los estudiantes. Los controles existentes no están documentados.


Plan de Acción de la VBU. 4.3.1 PAP -O- 2 "Diseñar e implementar el Programa de Universidad Saludable en la sede Meléndez, sede San Fernando y las sedes Regionales" y en el Plan Estrategico de Bienestar - Programa Articulado de Emprendimiento.


VBU



21.2 Insuficiencia en la oferta de servicios con relación al crecimiento demográfico y su capacidad física instalada.

Controles inexistentes. a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN

Plan de Acción de la VBU. 4.3.1 -PAP -O- 2. "Diseñar e implementar el Programa de Universidad Saludable en la sede Meléndez, sede San Profesional Análisis y las sedes Regionales" - Plan Estratégico de Bienestar - Programa Articulado de Emprendimiento.


VBU



21.2 Insuficiencia en la oferta de servicios con relación al crecimiento demográfico y su capacidad física instalada.

La Coordinación de Bienestar Universitario cuenta con las siguientes actividades Culturales, Recreativas, Deportivas y de Salud para la comunidad universitaria:- Inducción a Estudiantes de Primer Semestre.- Selecciones Representativas de deportes varios.- Conformación de grupos artísticos (Musicales, De Danza y de Teatro)- Jornadas Culturales (Cuentería, Danzas, Audiciones didácticas y Apoyo a fechas especiales, entre otros).- Festival del Mate y el Guarapo.- Semana de la Expresión Universitaria.- Cursos Permanentes en Música, Danza, Teatro y Deportes.- Torneos Recreo Deportivos con otras instituciones.- Grupos Representativos Culturales.- Jornadas de Salud.- Juegos Interplanes.- Juegos Intersedes.- Talleres y consultas de orientación psicológica.- Estrategias de acompañamiento a estudiantes para el mejoramiento académico.- Estrategias para la disminución de la deserción estudiantil.

c 1 BCoordinador de



Regionalización




2.6 No se cuenta con un sistema de información integral de bienestar.

Sistema de información en desarrollo en el servicio de salud y en el restaurante.

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNCrear una herramienta de apoyo para el manejo de la información del proceso de bienestar.

Herramienta en funcionamiento 31-dic-2012 1Cristina Marlen Rayo y

Juan Carlos GaleanoSede Zarzal





2.6 No se cuenta con un sistema de información integral de bienestar.

Sistema de información en desarrollo en el servicio de salud y en el restaurante.


Plan de Acción de la VBU. 3.2.1 PAP -O- 14"Desarrollar e implementar un sistema integrado de información para todas las áreas que conforman la Vicerrectoría de Bienestar Universitario".


VBU

RI Gestión Financiera



2.7 Plataforma tecnológica rígida y obsoleta que no responde a los requerimientos actuales.

Se atienden los requerimientos de manera casi manual.

a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNHacer lista de los tramites que regularmente se hace para identificar cuales requieren ser atendidos de urgencia. Socializar esta información.

Lista elaborada 31-jul-2012 1Coordinadora de área








1. Construir una herramienta que permita el manejo de los recursos financieros al interior de la Facultad, que permita en un momento dado reconstruir información financiera pertinente. Plan de Acción (3.2.1. PAP -O- "5. Mejorar el flujo de la información financiera interna de la Facultad mediante la adopción de una herramienta informática".

Aplicativo desarrollado 1-dic-2012 1Coordinación

AdministrativaFacultad de Ciencias Naturales y Exactas







Identificar los procedimientos o registros que se hacen de forma manual y que se podrian sistematizar dentro de la plataforma de la Universidad y Retroalimentar a los encargados de implementarlos.

Número de registros manuales identificados/ Número total de registros de la Coordinación Administrativa

20-dic-13 1% Coord. Administrativa Instituto de Psicología






a 3 E ASUMIR - ATENCIÓNGenerar la información a través de herramientas propias. Número de Registros reportados

/Número de Registros por reportar31-dic-2012 100%

Alexandra Collazos, Alfonso Mera, Jhon Jairo Galvez, Oscar

Florez

División Financiera VRAD






a 3 E ASUMIR - PREVENCIÓNInformar a la División Financiera las dificultades operativas de los sistemas de información contable y financiera al servicio de la Facultad.

Número de reportes presentados por dificultades de los sistemas de información.

31-dic-2012 2Decanato o








a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNContinuar con el uso de la base de datos alterna con la que cuenta la Coordinación Administrativa para el control y reporte de información financiera.

Número de extractos generados a partir de la base de datos financiera interna.

1-dic-2012 5 Arlyne y Juank FAI





Se atienden los requerimientos de manera casi manual. E

En la Sede se atiende el percance de reporte de la información de forma manual o archivos de excel si los términos están próximos a cumplirse,el manejo de la plataforma no depende de la Sede solo el reporte de la información.



Regionalización






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNProponer ante el Comité de Regionalización la puesta en marcha del plan de apoyo tecnológico para el Sistema.

Acta de Comité donde se trate el tema.

28-feb-2013 2 Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización






Elaborar documento de identificación de requerimientos de actualización de software.

d 1 B Coordinación administrativa


Regionalización



20.2 Reprocesos y demoras en los trámites.

Solicitud a la OITEL, para contingencias grandes se habilitó la Torre Institucional con puntos de red y computadores.


Solicitar a la OITEL, mantener plan de contingencia relacionado con la disponibilidad de equipos en la Torre Institucional y OITEL para el ingreso a los sistemas financieros.

Comunicación enviada a la OITEL 31-dic-2012 1

Alexandra Collazos, Alfonso Mera, Jhon Jairo Galvez, Oscar

Florez

División Financiera VRAD





Dotar de herramientas tecnológicas para atender el procesamiento académico administrativo en la torre institucional.

c 2 B Despacho - VRAD VRAD





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar a la OITEL o a las instancias pertinentes, la expedición de certificados de acceso a la plataforma de sistemas administrativos y financieros, desde la Torre Institucional.

Número de solictudes hasta obtener los respectivos certificados

1-dic-2012 1 Arlyne FAI





Existen trámites que se pueden realizar desde las Oficinas centrales de la Universidad, se tiene previsto habilitar un punto de red fuera de las instalaciones de la Sede, con el apoyo de la OITEL.

d 1 BDirección de la Sede,



Regionalización





a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar los trámites necesarios para que permita el acceso a la página de publicación de procesos contractuales desde computadores por fuera de intranet, con la debida seguridad.

Posibilidad de Publicar a página de contratación por fuera de la Intranet

15-dic-2012 1Jefe División de


ContrataciónVRAD


Humanas


3.6 Crecimiento inexorable de los gastos y costos versus una estructura financiera congelada (base presupuestal de recursos de la nación).

Propuestas presentadas al MEN para la financiación de la educación superior

a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNEstructurar desde Facultad o en trabajo participativo con los docentes de la sede de Melendez una propuesta de reforma a la educación superior para el MEN.

Propuesta borrador elaborada por los docentes de la FS

31-oct-2012 1Vicedecanatura



Humanas




a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNAdelantar gestiones ante el Ministerio de Educación Nacional y la Mesa de Trabajo para la Reforma de la Ley 30.

Respuestas del MEN para la financiación de la Educación Superior

31-dic-2012 1 Despacho - VRAD VRAD


Humanas




b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓN Realizar el respectivo control y segumiento al presupuesto. Número de revisiones a la ejecución del presupuesto de la Sede en el año

15-dic-2012 4 Dirección de la Sede Sede BugaDirección de

Regionalización



22. Crisis fiscal de los entes territoriales.22.1 Dependencia de la disponibilidad de recursos de los entes territoriales.

Acuerdo de pago. Oportunidad en la cobranza. Gestión ante los entes territoriales.

a 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN Gestionar el cobro ante la Gobernación del Valle del Cauca.Porcentaje de pago a la Universidad de las obligaciones de la Gobernación

31-dic-2012 100% Javier Fong L. División Financiera VRAD



22. Crisis fiscal de los entes territoriales.22.1 Dependencia de la disponibilidad de recursos de los entes territoriales.

Acuerdo de pago. Oportunidad en la cobranza. Gestión ante los entes territoriales.

a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNGestión de recursos con el ente gobierno municipal para apoyo recursos propios.

Carta formal del Director de la Sede al Alcalde del municipio


Regionalización



23. Las continuas demandas jurídicas sobre la estampilla Pro Universidad del Valle.

23.1 La suspensión del recaudo de la estampilla que afecta la inversión y el pago de pensiones.

Asesoría especializada para responder las demandas y para orientar reformas al Estatuto Tributario Departamental.

a 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN1). Proponer proyecto de ordenanza con modificación al estatuto tributario departamental.

Ordenanza elaborada 30-jun-2012 1 Patricia Gonzalez División Financiera VRAD



23. Las continuas demandas jurídicas sobre la estampilla Pro Universidad del Valle.

23.1 La suspensión del recaudo de la estampilla que afecta la inversión y el pago de pensiones.

Asesoría especializada para responder las demandas y para orientar reformas al Estatuto Tributario Departamental.

a 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN2). Contratar asesoria jurídica altamente especializada para responder a las demandas.

Número de Demandas respondidas / Número de Demandas recibidas

31-dic-2012 100% Patricia Gonzalez División Financiera VRAD



24. Cambio jurisprudencial con relación a los fallos sobre el tema pensional que genera inseguridad jurídica.

24.1 Concurrencia de la Universidad en el pago de pensiones.

Gestión ante el Ministerio de Hacienda para tratar el tema

a 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN 1). Enviar comunicación al Ministerio de Hacienda.Comunicación enviada al Ministerio de Hacienda

31-dic-2012 1 Javier Fong L. División Financiera VRAD




24.1 Concurrencia de la Universidad en el pago de pensiones.

Gestión ante el Ministerio de Hacienda para tratar el tema

a 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN2). Realizar reunión con funcionarios de Ministerio de Hacienda para plantear el tema de pensiones y la concurrencia de la Universidad del Valle.

Número de reuniones realizadas 31-dic-2012 2 Javier Fong L. División Financiera VRAD

RPGestión Financiera

Socioculturales53. Las devoluciones que se presentan en los diferentes procedimientos del Fondo Renovable y Caja Menor.

53.1. Diferentes trámites operacionales que dificultan el control en cada uno de los procesos.

Organizar las diligencias y documentos según relevancia

a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN Revisar los documentos antes de ser tramitados.Número de Documentos tramitados sobre devoluciones

1-dic-2012 90 Profesional Sede YumboDirección de

Regionalización



20.3. Dificultad para lograr recursos públicos necesarios para la construcción del nuevo edificio de la Universidad por situaciones coyunturales que pueden presentarse por los entes gubernamentales.

Gestión por parte de la dirección Universitaria ante el gobierno Municipal y Departamental para gestionar recursos para el proyecto

a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNPresentar un nuevo proyecto de acuerdo al presupuesto del proyecto inicial en lo que corresponde a la Universidad.

Número de proyectos presentados 1-dic-2012 1 Dirección de la Sede Sede YumboDirección de

Regionalización



52. La suspensión del recaudo de la estampilla que afecta la inversión y el pago de pensiones.

52.1. Dependencia de recursos de estampilla para inversión en las Sedes.

Mejoramiento en la formulación de proyectos. Acompañamiento y seguimiento a aprobacion y ejecución de proyectos.

Formular proyectos de inversión para presentar ante la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional.

d 3 B Dirección de sede Sede BugaDirección de

Regionalización



25. Régimen estatal restrictivo para la vinculación y permanencia de funcionarios en las Universidades públicas.

25.1 Deficiencias en el proceso de selección.

El proceso de selección se hace a partir de varias etapas, el traslado y concurso de ascenso lo realiza internamente la Universidad, para el concurso externo se realiza a través de entidades externas y bajo la normatividad, requisitos y coordinación de la División de Recursos Humanos. Cumplimiento de la Resolución 047 para la contratación de docentes contratistas y el proceso de selección está documentado.

La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas realiza los procesos de selección de docentes según las resoluciones establecidas.






El proceso de selección se hace a partir de varias etapas, el traslado y concurso de ascenso lo realiza internamente la Universidad, para el concurso externo se realiza a través de entidades externas y bajo la normatividad, requisitos y coordinación de la División de Recursos Humanos. Cumplimiento de la Resolución 047 para la contratación de docentes contratistas y el proceso de selección está documentado.

c 3 M ASUMIR - PREVENCIÓNReforzar el proceso de inducción tanto de funcionarios como de docentes en FCA.

Número de inducciones realizadas por año.

3-feb-2013 1 Andrés Azuero DocenteFacultad de Ciencias de la Administración





El proceso de selección se hace a partir de varias etapas, el traslado y concurso de ascenso lo realiza internamente la Universidad, para el concurso externo se realiza a través de entidades externas y bajo la normatividad, requisitos y coordinación de la División de Recursos Humanos. Cumplimiento de la Resolución 047 para la contrtación de docentes contratistas y el proceso de selección está documentado.

Para personal administrativo, el proceso de selección por convocatoria Externa se hará con entidades externas de amplia experiencia en procesos de selección de personal. Para el personal vinculado, se harán realizarán las actividades de Capacitación tendientes a mejorar el compromiso de los mismos con los procesos de la Universdiad.

C 1 B

Rodrigo Moreno y responsables de la

vinculacion de docentes contratistas.

Patricia Jaramillo y Decano de la Facultad

que contrata

Divisón de Recursos Humanos

VRAD





El proceso de selección se hace a partir de varias etapas, el traslado y concurso de ascenso lo realiza internamente la Universidad, para el concurso externo se realiza a través de entidades externas y bajo la normatividad, requisitos y coordinación de la División de Recursos Humanos. Cumplimiento de la Resolución 047 para la contratación de docentes contratistas y el proceso de selección está documentado.Se considera bajo para la Vicerrectoría Académica puesto que con la modificación de la Resolución No.047, esta amenaza ha sido reducida. La acción que se plantea para que éste riesgo no aumente su valoración es continuar aplicando la normatividad vigente para el ingreso de docentes.

b 1 B Vicerrector Académico

VRAC-Despacho VRAC






b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNRecomendar a la VRA el fortalecimiento y realización de unmayor control en el proceso de selección tanto de personaldocente como administrativo.

Número de comunicaciones enviadas a la VRA


Humanidades






Las nuevas contrataciones de personal están ciñendose a un procedimiento establecido para ello, hace un año se viene realizando de esta manera contando con el apoyo de la psicóloga de la sede.

c 1 BCoordinación



Regionalización






b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNDocumentar el proceso de selección del personal de las Sedes Regionales contratado por las Fundaciones.

Proceso de selección documentado 16-sep-2014 100%Comité Administrativo

de RegionalizaciónDirección de


Regionalización

RI Extensión y Proyección Social





Reforzar el programa de inducción y reinducción del personal.



Regionalización

RPGestión del Talento Humano



25.3. Deficiencias en el proceso de inducción al cargo.

Aunque existen procedimientos documentados, se elaboran dos inducciones durante el año, se cuenta con los archivos de las áreas debidamente organizados, se presentan dificultades en el proceso de empalme de inducción al cargo.

b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNFortalecer los procesos de inducción de personal vinculado por la Fundación Universidad del Valle, el cual se encuentra documentado en el IP-17-01-DIR Gestión de Personal.

Porcentaje de funcionarios que participan en la inducción de acuerdo a los procedimientos

14-dic-2012 80%Director Fundación Univalle Sede Tuluá


Regionalización


Socioculturales


9.2 Lentitud y/o resistencia al cambio tecnológico.

Capacitaciones en los sistemas de información de la Universidad al personal administrativo. Capacitación y formación a los docentes en TIC y aspectos pedagógicos.

Se realizan capacitaciones a las personas que lo requieran en el uso de las tecnologías.

b 1 B Director Fundación Univalle Sede Tuluá


Regionalización


Socioculturales




b 2 MASUMIR - ATENCIÓN

Programar capacitaciones entorno a las TICs . Esta acción ya esta planteada en el Plan de Acción 1.2.2 y como compromiso en acta de Comité de Calidad.

Número de capacitaciones realizadas.

30-dic-2012 4

Coordinaciones de programa

Coordinación de Recursos Tecnológicos


Regionalización


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNCapacitar al personal administrativo en el manejo de los sistemas de información de la Universidad.

Número de charlas de capacitación a personal administrativo

30-dic-2012 4Coordinación Adminitrativa

Facultad de Salud


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNCapacitar a los docentes de la Facultad de Salud en el uso de las TICs como estrategias pedagógicas innovadoras.

Número de charlas de capacitación a personal docente




Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar capacitaciones en sistemas de información de la Universidad al personal administrativo de acuerdo con las solicitudes de necesidades de capacitación.

Número de solicitudes enviadas 30-sep-2012 1Coordinadora de área



Socioculturales




Realizar talleres sobre utilización de la red para consultas de bases de datos

c 1 B CENDOPU IEP


Socioculturales



Capacitaciones en los sistemas de información de la Universidad al personal administrativo. Capacitación y formación a los docentes en TIC y aspectos pedagógicos.1. Reinducciones en los sistemas de información de la Universidad al personal administrativo.

c 2 B Coordinadores de Área

Facultad de Ciencias Naturales y Exactas


Socioculturales




b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones sobre manejo de plataformas tecnológicas, software de la universidad y campus universitario.

Número de capacitaciones por año. 15-dic-2012 1 Andrés Azuero DocenteFacultad de Ciencias de la Administración


Socioculturales




b 4 E ASUMIR - PREVENCIÓN Capacitar a los docentes en TIC con el apoyo de la OITEL.Número de docentes capacitados en Tic con el apoyo de la OITEL

20-dic-2012 2Subdireccion Academica



Socioculturales




b 4 E ASUMIR - ATENCIÓNDiseñar cursos completamente virtuales. Número de cursos virtuales

diseñados20-dic-2012 1 curso

Subdireccion Academica



Socioculturales




b 4 E ASUMIR - ATENCIÓNIncentivar a los docentes para que se apoyen en el campus virtual de la Universidad.

Número de cursos con apoyo virtual /Total de cursos del programa académico.

20-dic-2012 5%

SubacademicaDirección del

programa

Subdireccion Académica



Socioculturales



Capacitaciones en los sistemas de información de la Universidad al personal administrativo. Capacitación y formación a los docentes en TIC y aspectos pedagógicos.En el Plan Institucional de Capacitación para personal docente y personal administrativo, se hace especial énfasis en programas relacionados con aspectos tecnológicos

C 1 B

Rodrigo Moreno, Alvaro Tadeo Merino en cuanto el personal

Administrativo y responsables de la

vinculacion de docentes contratistas

en las facultades

Patricia Jaramillo y Decano de la Facultad

que contrata


VRAD


Socioculturales



Capacitaciones en los sistemas de información de la Universidad al personal administrativo. Capacitación y formación a los docentes en TIC y aspectos pedagógicos.Se considera bajo para la Vicerrectoría Académica puesto que consecuentes con la política de relevo generacional, en los últimos años han ingresado docentes jóvenes que están actualizados en uso y manejo de las tecnologías de información.La acción que se plantea para que éste riesgo no aumente su valoración es continuar con las capacitaciones a docentes donde se fortalezcan los aspectos relacionados con el tema.

b 1 B Directora DACA DACA VRAC


Socioculturales





Incluir en los Planes de Desarrollo de cada Dependencia de laFacultad de Humanidades, objetivos tendientes a integrar lossistemas de información existentes en cada uno de losprocesos realizados.

Número de objetivos incluidos en los Planes de Desarrollo de cada dependencia, relacionados con los sistemas de información.


Humanidades


Socioculturales




a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNSe llevarán a cabo capacitaciones con personal experto en sensibilizacion para el uso de las nuevas tecnologías.

Número de personal administrativo con capacitación y certificacion en uso de tecnologías alternativas.

30-dic-13 20 Felipe Giraldo Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización


Socioculturales




Devolver todo aquel trámite que pudiéndose hacer mediante los Sistemas de información institucionales, se hagan de otra manera.

c 1 B Arlyne y Juank FAI


Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres semestrales de refuerzo sobre pedagogía enla educación superior dirigidos a los profesores de la Sede.


Regionalización


Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNIncrementar el porcentaje de profesores con calificación superior a 4,5 en la evaluación estudiantil de cursos.

Porcentaje de profesores con calificación >4,5 (cantidad profesores calificación >4,5/Total profesores evaluados)


Regionalización


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones al personal administrativo y docente sobre TIC y aspectos pedagógicos.

Número de Capacitaciones Realizadas/Número de Capacitaciones programadas

29-jun-2013 4 Coord. Calidad Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitaciones al personal administrativo y docente sobre TIC y aspectos pedagógicos.


30-jun-2013 4 Recursos Humanos Sede PalmiraDirección de

Regionalización


Socioculturales




Incluir en el plan de capacitación anual para todo el personal lo referente a nuevas tecnologías.



Regionalización




25.2 Dificultad para enganchar y retener la planta docente de alto nivel de formación.

Información en la página web sobre los valores agregados de la Universidad como bienestar, prestaciones sociales, beneficios académicos, entre otros.Desde la apertura de las convocatorias se brinda información que motive a las personas a hacer parte de la Universidad, no sólo resaltando los beneficios de bienestar universitario sino también destacando los atractivos para quienes se dedican a la vida académica (Programas Académicos a todos los niveles, Plan de Formación Docente, Grupos de Investigación, etc).Se destaca como una de las estrategias para mitigar este riesgo, el Programa de Semillero Docente el cual procura la vinculación de jóvenes profesionales para realizar su carrera docente en la Universidad.

Fortalecer el proceso de Inducción para Docentes que ingresen nuevos a la institución incluyendo la información más detallada sobre los benericios y estímulos académicos a la carrera docente, así como información más detallada sobre las prestaciones sociales y otros beneficios.

C 1 BRecursos Humanos y

Vicerrectoria Académica


VRAD







Publicar en la página web de la Universidad (en los procesosde convocatoria para nuevos docentes o para el programa desemilleros docentes) los beneficios que ofrece la Universidaddel Valle.

Número de publicaciones por convocatorias realizadas.

15-dic-2015 6 Despacho VRAC VRAC-Despacho VRAC







Seguimiento a las acciones de la Comisión de Consejo Superior y Comisión del Consejo Académico designada por los Entes respectivos para adelantar los estudios y propuesta de estructuración del Sistema de Regionalización.

Número de informes sobre el trabajo adelantado por las Comisiones de Consejo Académico y Consejo Superior

31-dic-2012 6 Despacho - VRAD VRAD




24.2 Falta de credibilidad en el proceso de reconocimiento de las pensiones.

Información personalizada y en grupos para informar sobre el proceso.

Se realizan reuniones informativas con el Instituto de los Seguros Sociales y se realizarán con los Fondos de Pensiones, con los Empleados y Trabajadores de la Universidad.

C 1 B Divisón de Recursos Humanos

VRAD



48. Incertidumbre frente a vinculación del personal administrativo y docente de la Sede a la planta de Cargos de la Universidad.

48.1. No hay políticas establecidas para la vinculación del personal de las sedes.

Controles inexistentes. a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNFormular propuesta al Consejo Superior teniendo en cuenta evaluación profesoral y evaluación del desempeño.

Propuesta Formulada 30-dic-2012 2 Recursos Humanos Sede PalmiraDirección de

Regionalización



48. Incertidumbre frente a vinculación del personal administrativo y docente de la Sede a la planta de Cargos de la Universidad.

48.1. No hay políticas establecidas para la vinculación del personal de las sedes.

No existe a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN Definir política. Politica definida y divulgada 22-dic-2012 1 Dirección Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización


Socioculturales

26. Surgimiento de otras instituciones educativas a nivel regional, nacional e internacional, con ofertas educativas con desarrollos tecnológicos que las hacen más atractivas a los usuarios.

26.1 La reglamentación existente no estimula la gestión de la participación de los docentes y empleados en los programas de extensión y educación continua.

Existe una propuesta de modificación de la Resolución 030/07 en revisión por la comisión delegada del consejo.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN Participar en la revisión y modificación de la Resolución 030.

Porcentaje de partipación de los docentes a las reuniones programadas para la discusión de la 030



Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNTrabajar en conjunto con la Dirección de Extensión para laexpedición de la Resolución que beneficia esta amenaza.

Resolución que está en revisión por la comisión delegada del Consejo


Extensión y Proyección social



Socioculturales





Esta acción pertenece al Plan de Acción de la FAI "2.1.2 PAP -O- "6. Diseñar, debatir y concertar las políticas de Extensión de la Facultad de Artes Integradas con el Comité de Extensión".

Decano FAI - Comité de Extensión

FAI


Socioculturales





Invitar a docentes medio tiempo y hora catedra a vincularse a los programas de extensión, proponiendo cursos de interés para la comunidad que ellos puedan dictar y formando parte de los subcomités de organización de eventos.

Porcentaje de docentes que presente programas.

15-dic-2015 50% Coordinación Extesión Sede YumboDirección de

Regionalización


Socioculturales





Elaborar programa de incentivos por participación enactividades de extensión para docentes de la Sede, con el finde estimular la participación con proyectos para ofertarcursos de educación continuada.

Programa de incentivos elaborado 20-dic-2013 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización


Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNSocializar programa de incentivos a profesores porparticipación en actividades de extensión.

Número de jornadas de socialización realizadas


Regionalización


Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNPlan de Acción – 2.1.2 – PAI – Extensión: 2. Propiciar laparticipación de docentes en las actividades de extensión yproyección social.


Regionalización


Socioculturales




a 4 E ASUMIR - ATENCIÓN

Se elaboran carteleras alusivas a la extensión, se promueve la relación gana a gana en las reuniones de inicio y final de semestre con los docentes para que participen con la oferta de cursos. Esta contemplado dentro del Plan de Acción. 2.1.2.

Número de docentes vinculados a extensión.

30-dic-2012 2 Coordinación Extesión Sede CartagoDirección de

Regionalización


Socioculturales





Socializar entre los docentes de la Sede Regional la resolución 030 de 2007 para incentivar la participación de los docentes tiempo completo y medio tiempo y los Coordinadores de Programa en programas de Extensión.

Número de docentes que participan en la socialización

14-dic-2012 10

Extensión y Proyección Social, Coordinadora de

Extensión


Regionalización


Socioculturales


26.2 Falta de una oferta ágil, actualizada, coordinada y atractiva de extensión acorde a las necesidades del entorno.

Facultad de Ciencias se inició con la revisión de la oferta para actualizarla. Sedes Regionales se apoyan con las Fundaciones de las Sedes. La DEEC solicita la oferta a las unidades, se realizan contactos con entidades externas y se promueve la oferta. La Facultad de Salud está reorganizando su oferta.

b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar un portafolio de servicios de Educación Continua de acuerdo a las necesidades del entorno.

Portafolio elaborado 30-jun-2012 1

Extensión y Proyección Social, Coordinadora de

Extensión


Regionalización


Socioculturales




b 3 A ASUMIR - ATENCIÓNLa oferta planeada para el año se ha basado en estudios de demanda de los diferentes actores del entorno. Está acción esta contemplada dentro del Plan de Acción.2.1.2.

Número de cursos ofertados 30-dic-2012 4 Coordinación Extesión Sede CartagoDirección de

Regionalización


Socioculturales




a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNActualizar el portafolio de servicios de la capacitación continua de la Facultad de Salud en la Oficina de Extensión.

Portafolio actualizado y en línea 31-oct-2012 1 Decano Facultad de Salud


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNProgramar reuniones con las Unidades Académicas para revisar la oferta de la Facultad de Ingenerìa, Actualizarla y Promoverla.

Número de reuniones realizadas 31-dic-2012 11Profesional Oficina de

ExtensiónFacultad de Ingeniería


Socioculturales




Divulgar la oferta de los programas de formación de maestros en ejercicio, diplomados, etc.

c 1 B Oficina de Extension IEP


Socioculturales




a 2 A ASUMIR - ATENCIÓN1- Hacer un análisis del entorno para establecer sus necesidades. Plan de Acción. (3.1.1.1).

Análisis de necesidades realizado 1-feb-2013 1 Oficina de ExtensiónFacultad de Ciencias Naturales y Exactas


Socioculturales




a 2 A ASUMIR - ATENCIÓN2. Actualizar el portafolio de extensión de la Facultad. Plan de Acción (2.1.1). "3. Establecer un portafolio unificado para la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas".

Portafolio actualizado 1-dic-2012 1 Oficina de ExtensiónFacultad de Ciencias Naturales y Exactas


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNContinuar con la oferta de servicios que esta realizando con la Fundación Universidad del Valle.

Número de ofertas de extensión presentadas a la comunidad por año

15-dic-2012 24 Edilberto VergaraDirector de Oficina de



Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar el Portafolio de Servicios y Proyeccion Social delInstituto de Psicología.

Portafolio de Servicios elaborado.20-dic-2013 1 Oficina de Extension Instituto de Psicología


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNPromover el diagnóstico de necesidades de formación y proyección social de la comunidad de interés por áreas de conocimientos.

Informe del diagnóstico de necesidades elaborado

20-dic-2013 1 Oficina de Extension Instituto de Psicología


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNDiseñar una oferta de servicios de formación e intervenciónarticulada a los planes estratégicos de desarrollo del Institutode Psicología.

Oferta de servicios de formación e intervención diseñada



Socioculturales





Realizar reuniones con las Oficinas de Extensión de las Facultades y Sedes para apoyar la organización de oferta de extensión de forma ágil y con propuestas pertinentes, utilizando canales de comunicación hacia el medio.

Número de reuniones realizadas con las Unidades Académicas y las Sedes

15-jun-13 10 Julieta Muriel DEEC VRAC


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNA través de la Red de Extensión, estructurar una agenda deprogramación de las actividades de extensión de cada unidadacadémica de la Facultad.

Agenda de programación realizada por la Red de Extensión de la Dirección de Extensión de la Universidad.

30-dic-13 1 agenda anualCoordinador de




Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNEsta acción pertenece al Plan de Acción de la FAI. 212 PAP -O_ "8. Establecer un programa semestral de conferencias, debates, exposiciones, obras de teatro y conciertos".


FAI


Socioculturales





1. Identificar las instituciones educativas a nivel local y regional, y las ofertas educativas atractivas que plantean, para los usuarios internos (estudiantes, profesores y personal administrativo de Yumbo) y externos (habitantes de Yumbo, y su zona de influencia: Vijes y la Cumbre).

Porcentaje de IE identificadas a nivel local y regional y programas ofertados.


Regionalización


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar estudio de mercado para renovar y/o actualizaroferta de extensión acorde las necesidades del entorno.

Estudio de Mercado para oferta de extensión realizado


Regionalización


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNEstimular la presentación de propuestas por parte deprofesores de la Sede, para diversificar la oferta de extensión.

Número de propuestas presentadas por profesores de la Sede


Regionalización


Socioculturales




a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN Definir responsable de extensión en la Sede. Responsable definido 31-ago-2012 1 Director Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización


Socioculturales




a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNActualización de las tendencias del entorno con la finalidad de evidenciar cuál es la demanda de la región en cuanto a educación continua.

Estudio de Entorno realizado 22-dic-2012 1 Director Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Elaboración del Brief Publicitario de la Sede. Brief publicitario realizado 10-dic-2012 1 Coordinación Extesión Sede PalmiraDirección de

Regionalización


Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNActualización de las tendencias del entorno con la finalidad de evidenciar cuál es la demanda de la región en cuanto a educación continua.

Estudio de Entorno realizado 10-dic-2012 1 Coordinación Extesión Sede PalmiraDirección de

Regionalización


Socioculturales





Investigar cuáles son las tendencias de mercado en educación que sean pertinentes a la región mediante una encuesta a los sectores productivos, en la que tambien se contacte una población significativa de egresados que nos de cuenta de las necesidades actuales en capacitación.

Encuesta realizada 31-dic-13 1 Elisabeth Marin Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización


Socioculturales


26.3 Ausencia de políticas institucionales de extensión que contemple los subprocesos de la extensión y proyección social (emprendimiento, egresados, educación continua, prácticas, distribución de recursos en macroproyectos, entre otros).

La DEEC presentó al CA la propuesta de Política, con los cambios se presentó un documento general al CA sobre las modalidades, principios y propósitos de la extensión.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNRevisar las políticas internas y procedimientos del Instituto dePsicología a los programas institucionales de Extensión yProyección Social de la Universidad.

Politicas y procedimientos del Instituto de Psicología revisados



Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNHacer la gestión que permita obtener la Propuesta de Política Institucional de Extensión.

Número de propuestas de resolución para la Política Institucional de Extensión

22-dic-13 1 Carlos Osorio DEEC VRAC


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNApoyar en el proceso de organizavión y presentación de unapropuesta de política al CA y en espera de surespuesta.Liderado por la Dirección de Extensión.

Número de documentos expedidos por la Dirección de Extensión en el que se refleja la participación de la Facultad de Humanidades.

30-dic-131 documento final

expedido a diciembre 30 de 2013

Coordinador de Extensión y

Proyección social



Socioculturales





Estas acciones están contempladas en el Plan de Acción dela FAI : 2.1.3. PAP-O- "4. Formular e implementar el Programa de egresados de la Facultad". 2.1.6. PAP -O- "3. Iniciar la puesta en marcha de un programa en emprendimiento cultural y artístico con estudiantes regulares de la FAI."

2.1.1 PAP -O- "5. Articular la Extensión de la FAI con las políticas de extensión de la Universidad".


FAI


Socioculturales




a 4 E ASUMIR - ATENCIÓNConstruir la politicas de proyección social contemplado dentro del Plan de Acción. 2.1.2.

Documento de política de Extensión construido


ExtensiónSede Cartago



Socioculturales


26.4 Inexistencia de sistemas de financiación y medios de pago para que el usuario cancele actividades de extensión.

Controles inexistentes. a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNGestionar un proceso de pago en línea para las actividades de extensión.

Proceso de pago en línea activo 31-oct-2012 1 Decano Facultad de Salud


Socioculturales



Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN

Elaborar solicitud ante la dependencia correspondiente para revisar y actualizar la normatividad relacionada con el sistema de financiación y medios de pago a los usuarios de las actividades de extensión.

Solicitud enviada 31-dic-2012 1 Decano Facultad de Ingeniería


Socioculturales



Controles inexistentes. b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN 1. Establecer convenios con entidades de financiación. Número de convenios establecidos 1-abr-2013 1 Oficina de ExtensiónFacultad de Ciencias Naturales y Exactas


Socioculturales



Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNProponer un plan de financiamiento para aquellos usuarios que desen tomar cursos por extensión.

Plan de financiamiento propuesto de acuerdo con los bancos



Socioculturales



Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNPresentar a través de la Red de Extensión una propuesta definanciación y medios de pago para el pago de las actividadesde extensión de actividades de la Facultad de Humanidades.

Propuesta de financiación y medio de pago relizada





Socioculturales



Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN

Gestionar el acompañamiento por parte de entidades financieras como Banco de Bogotá y Av Villas con préstamos aprobados en dos días, para los usuarios de extensión de la Sede.

Gestión realizada 30-dic-2012 1Coordinación

ExtensiónSede Palmira



Socioculturales

26. Surgimiento de otras instituciones educativas a nivel regional, nacional e internacional, con ofertas educativas con desarrollos tecnológicos que las hacen


Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Implementar un Datafono en la Sede Palmira. Datafono implementado 30-dic-2012 1Coordinación

ExtensiónSede Palmira



Socioculturales



Controles inexistentes.

La Sede propone la creación de un sistema de financiamiento por cuotas que posibilite el pago de diplomados y recursos. Y se plantea también la Resolución que apruebe el pago por cuotas de programas de Extensión.

c 2 B Elisabeth Marin Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización


Socioculturales


26.5 Complejidad en el proceso administrativo para la ejecución de los recursos oportunamente.

Existe la normatividad para la ejecución de recursos, sin embargo, es muy compleja y dificulta su ágil ejecución. En la sede Caicedonia se demoran los pagos a los docentes de extensión. Los controles existentes no son efectivos.


Programar charlas informativas una vez estén aprobadas la Propuesta de modificación a la Resolución 030/07 y esté aproba la Resolución sobre los Principios, Propósitos y Modalidades de la Extensión en la Universidad del Valle.

Número de charlas elaboradas 31-dic-2012 1Profesional Oficina de



Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNMejorar el proceso de planeación y ejecución de los planes de Extensión y Proyección Social a partir de los procesos institucionales.

Informe de seguimiento al cumplimiento en la entrega de compromisos académico administrativos



Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNA través de la Red de Extensión, presentar una propuesta deejecución de recursos para las actividades de extensión, queincluya el medio y financiación del pago a los docentes.

Propuesta de ejecución de recursos para las actividades de extensión presentada.





Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNEsta acción se trabaja en el Plan de Acción de la FAI 2.1.1 PAP -O- "5. Articular la Extensión de la FAI con las políticas de extensión de la Universidad".

Arlyne Martínez Decano FAI FAI


Socioculturales27. Las otras instituciones invierten en el mercadeo de su oferta de extensión.

27.1 Limitación financiera para la promoción y mercadeo de las actividades de extensión de manera oportuna.

Se han realizado alianzas para efectuar la promoción de la oferta, de igual manera, se han realizado capacitaciones cerradas dirigidas empresas y se ha trabajado con la Fundación Universidad del Valle. Los controles existentes no han sido efectivos.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNIncluir en el presupuesto el gasto en publicidad con recursos propios.

Porcentaje de ejecución de presupuesto asignado

30-jun-2012 100% Decano Facultad de Salud





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN Realizar acciones alternas de mercadeo de cero costo.Número de actividades realizadas por evento

30-jun-2012 1 Decano Facultad de Salud





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar la articulación de Oficina de Comunicaciones de la Facultad y de la Universidad como apoyo a la difusión de las actividades de extensión y educación continua a cero costo.

Número de solicitudes realizadas por evento.

31-dic-2012 2Profesional Oficina de





Se han realizado alianzas para efectuar la promoción de la oferta, de igual manera, se han realizado capacitaciones cerradas dirigidas a empresas y se ha trabajado con la Fundación Universidad del Valle. Los controles existentes no han sido efectivos.

b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN 1. Asignar una partida presupestal por recursos propios que permita la financiación de actividades de divulgación.

Porcentaje invertidos por año.Partida aprobada 2 millones. 1-abr-2013 100% Oficina de Extensión






b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNFCA realizará un plan de mercadeo para ofrecer los servicios de extensión.

Nùmero de planes de mercadeo estructurados.

15-dic-2013 1 Edilberto VergaraDirector de Oficina de






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNVincular estudiantes en practica de Comunicación Social pararealizar propuesta de mercadeo.

Acta de compromiso que formaliza la vinculación del estudiante

20-dic-2013 1Dirección del InstitutoOficina de Extensión






b 2 M ASUMIR - ATENCIÓNGenerar reuniones con la Fundación de la Universidad del Valle y con las Oficinas de Extensión de las Facultades y Sedes.

Número de reuniones realizadas 15-jun-13 2 DEEC VRAC





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNProponer a través de la Red de Extensión una estrategia demercadeo y promoción de las actividades de extensión de laFacultad.

Propuesta presentada 30-dic-13 1Coordinador de







a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNSe propone hacer alianzas de cooperación interinstitucional para la promoción y divulgación de las actividades conjuntas.

Número de alianzas y convenios interinstitucionales firmados.

30-jun-13 2 Arlyne Martínez Decano FAI FAI





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Realizar alianzas para efectuar la promoción de la oferta. Número de alianzas realizadas 30-jun-2013 2 Coordinación Extesión Sede YumboDirección de

Regionalización






Diseño y puesta en marcha del plan de mercadeo para todos los productos y servicios de la Sede TuluáEsta acción está contemplada en el plan de acción para el año 2012 de la Sede Tuluá.

Plan de mercadeo elaborado y en implementación

14-dic-2012 1

Investigación y Posgrados - Extensión - Coordinación Admón

Empresas, Coordinación de

Calidad


Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Elaboración del Brief Publicitario de la Sede. Brief publicitario realizado 22-dic-2012 1 Responsable definido

de ExtensiónSede Norte Cauca






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Elaboración del Brief Publicitario de la Sede. Brief publicitario realizado 10-dic-2012 1 Coordinación Extesión Sede PalmiraDirección de

Regionalización






Solicitar en concesión el plotter que es propiedad de la regional, de manera que se regule la producción de publicidad en Extensión. Convenio con la Oficina de Comunicaciones para optimizar el uso de las redes y los insumos en ambas áreas.

Número de Cursos de Extensión ofertados con publicidad propia, con apoyo de la Oficina de Comunicaciones

23-dic-13 10 Elisabeth Marin Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización




Evacuación del personal de la institución, comunicados de reflexión y llamado a defender la Universidad, reglamentos y estatutos, comités que tratan estas situaciones, diálogos directos entre los actores. En las sedes regionales existe un modelo cultural diferente entre los estudiantes y un estilo de dirección más claro frente a esta situación). Los controles existentes están documentados en algunas unidades.

a 4 E ASUMIR - ATENCIÓNPlan alterno de logística general del programa de extensión que no afecte el presupuesto del evento.

Número de eventos de extensión realizados con éxito.

31-dic-2012 2Profesional Oficina de






a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNContemplar en estos casos un plan B como opción a lasactividades de extensión dentro de la Universidad.

Número de "Planes B" implementados/Número de dificultades por año en la realización de las actividades de extensión dentro de la Universidad del Valle

30-dic-13 50%Coordinador de







a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNEsta acción se trabaja en el Plan de Acción de la FAI:4.1.1. PAP -O- "4. Realizar actividades tendientes a fomentar el sentido de pertenencia de la comunidad universitaria".

Decano FAIFAI





Cuando se presentan las dificultades, generar espacios de diálogo y negociación de las directivas de la Universidad y la comunidad estudiantil, de acuerdo a la reglamentación de la Universidad.

d 1 B Dirección de la Sede Sede TuluáDirección de

Regionalización


Socioculturales

28. Algunas universidades privadas cuentan con programas de egresados que responden más rápidamente a las exigencias de su entorno.

28.1. Inexistencia de un sistema institucional de egresados.

Se cuenta con un programa institucional de egresados que no alcanza a suplir las necesidades de las unidades académicas, por lo tanto, los controles no son efectivos. Se cuenta con software para el seguimiento a egresados. Se mantiene actualizada la información en el Observatorio Laboral colombiano.

Se cuenta con un subproceso de egresados y el seguimiento a las actividades e indicadores de gestión.

En e Plan de Acción de la Sede en el numeral 2.1.3-PAP-"23. Definir un Programa de Egresados". Se formula el fortalecimiento del Programa de egresados.

c 1 B

Oficina de Extensión y Proyección Social, Coordinadora de

Extensión


Regionalización


Socioculturales





Elaborar comunicación al Director de la DEEC para solicitar entrega de la base de datos de los egresados de la Facultad de Ingeniería y la forma de articular la Oficina Institucional con la Oficina de Egresados de la Facultad.

Comunicación enviada 30-may-2013 1Profesional Oficina de

PrácticaFacultad de Ingeniería


Socioculturales




Adelantar gestiones tendientes a estrechar lazos con los egresados y sus asociaciones (cuando existen).

c 1 B Comité de Programa IEP


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Actualizar la base de datos de egresados. Base de datos actualizada 20-dic-2013 1 Oficina de Extension Instituto de Psicología


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNDiseñar estrategias de acercamiento institucional yprofesional con los egresados.

Propuesta de fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales realizada.



Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNApoyo en el fortalecimiento a la plataforma de egresados conque cuenta la Dirección de Extensión de la Universidad através de la Red de Extensión.

Plataforma de Egresados de la Dirección de Extensión rediseñada.





Socioculturales




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNEsta acción se trabaja en el Plan de Acción de la FAI 2.1.3 PAP -O- "4. Formular e implementar el Programa de egresados de la Facultad".


FAI


Socioculturales




a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNDifundir masivamente el Sistema de Información de egresados Institucional.

Porcentaje de egresados de la sede ingresados en la base de datos institucional


Regionalización


Socioculturales





Plan de Acción - Extensión- 2.1.3 -PAP -O-23. "Definirprograma de egresados".El cual proporcionaría herramientas institucionales pararealizar seguimiento y gestión de los egresados en el entorno.

Programa de egresados de la Sede elaborado


Regionalización


Socioculturales




b 2 M ASUMIR - ATENCIÓNRealizar actualizacion de los egresados y el ingreso en el sistema esta contemplado en el Plan de Acción con manejo de bolsa de empleo. 5.2.1.

Número de egresados/Número de egresados actualizados

30-juin-2013 10%Coordinación Extensión y

Proyección SocialSede Cartago



Socioculturales




a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN Actualizar la base de datos de los egresados de la Sede.Porcentaje de actualización de la base de datos

31-ago-2012 30% Coordinadora Calidad Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización


Socioculturales




a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN Actualizar la base de datos de los egresados de la Sede.Porcentaje de avance en la actualizacion de la base de datos

10-dic-2012 1 Coordinación Extesión Sede PalmiraDirección de

Regionalización


Socioculturales



Se cuenta con un programa institucional de egresados que no alcanza a suplir las necesidades de las unidades académicas, por lo tanto, los controles no son efectivos. Se cuenta con software para el seguimiento a egresados. Se mantiene actualizada

b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓN Actualización de la base de egresados. Porcentaje de egresados con datos actualizados.

23-dic-2013 50% Elisabeth Marin Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización


Socioculturales



Se cuenta con un programa institucional de egresados que no alcanza a suplir las necesidades de las unidades académicas, por lo tanto, los controles no son efectivos. Se cuenta con software para el seguimiento a egresados. Se mantiene actualizada

b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar reuniones con los encargados de la plataforma para desarrollar estrategias pertinentes a la sede.

Número de reuniones efectuadas 23-dic-2013 1 Elisabeth Marin Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización



29. Según circular 3-2011-000063 del 18 de marzo de 2011, numeral 3 expedido por la Dirección General del SENA, "En ningún caso se podrán firmar contratos de aprendizaje para universitarios, cuando en el pénsum académico se requiera una pasantía o un trabajo social, siempre debe contemplarse una práctica empresarial dentro del programa académico de obligatorio cumplimiento como materia académica y no como opcional".

29.1 Debilitamiento en la formación del estudiante al impedirse el desarrollo normal de su práctica.

Se han elevado derechos de petición, se ha tratado el tema en el CCC. Se ha solicitado revocatoria de la circular ante el SENA.


Realizar seguimiento a las acciones de entes externos relacionados con el tema.

Número de consultas realizadas 22-dic-14 5 Sandra Lucia Muñoz DEEC VRAC



29. Según circular 3-2011-000063 del 18 de marzo de 2011, numeral 3 expedido por la Dirección General del SENA, " En ningún caso se podrán firmar contratos de aprendizaje para universitarios, cuando en el pénsum académico se requiera una pasantía o un trabajo social, siempre debe contemplarse una práctica empresarial dentro del programa académico de obligatorio cumplimiento como materia académica y no como opcional".

29.1 Debilitamiento en la formación del estudiante al impedirse el desarrollo normal de su práctica.

Se han elevado derechos de petición, se ha tratado el tema en el CCC. Se ha solicitado revocatoria de la circular ante el SENA.

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNApoyar a la Red de Extensión de la Unviersidad para hacerconvenios con el SENA para las prácticas y pasantiasestudiantiles.

Documento de aprobación por la Dirección de la Universidad que contemple estas prácticas y pasantías cuando el estudiante lo requiera.







29.2 Debilitamiento en las relaciones interinstitucionales.

Se ha propuesto formalizar convenios en lugar de contratos.

La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas realiza convenios con instituciones privadas y públicas para que los estudiantes realicen pasantías.







a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNProponer a las Empresas y entes externos la dificultad existente con el SENA y solicitar las empresas la formalización de las prácticas a través de convenios.

Número de propuestas presentadas a las Empresas y Entes externos

22-dic-14 5 Sandra Lucia Muñoz DEEC VRAC






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNProponer un convenio con el Sena que posibilite la práctica yel aprendizaje de los estudiantes desde la Red de Extensión.

Porcentaje de convenios establecidos con el SENA y otras instituciones afines.

30-dic-13 60%Coordinador de








En la sede se están realizando los convenios interinstitucionales para la realización de las prácticas y pasantias como modalidad de trabajo de grado y se espera incrementar el número de los mismos.

c 1 B

Coordinación Extensión y

Coordinación Programa Académico


Regionalización

RPExtensión y Proyección Social

Socioculturales


26.6. Limitación financiera de la Sede Zarzal para ofertar programas de extensión de forma gratuita.

Existen acuerdos con instituciones para la financiación de cursos para sus funcionarios. Los controles no están escritos pero han operado adecuadamente.

a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNGestionar patrocinio, ante las entidades públicas y privadas de la zona de influencia, a través de convenios o acuerdos para la financiación de cursos y actividades de extensión.

Número de convenios o acuerdos logrados

31-ene-2013 2Amanda Lucia

PedrozaSede Zarzal



Socioculturales

38. Aspectos socioculturales generalizados de la comunidad de impacto de la Sede, que muestra falta de interés frente a la formación continua y permanente aunados con difultades económicas.

38.1. Baja demanda para cursos y actividades de extensión.

Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNCrear una herramienta que permita medir la capacidad adquisitiva de la población del área de influencia de la sede.

Herramienta creada 31-ene-2013 1Amanda Lucia

PedrozaSede Zarzal



Socioculturales

38. Aspectos socioculturales generalizados de la comunidad de impacto de la Sede, que muestra falta de interés frente a la formación continua y permanente aunados con difultades económicas.

38.1. Baja demanda para cursos y actividades de extensión.

Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRevisar y proponer nuevas estrategias de divulgación y sensibilización.

Número de estrategias nuevas implementadas

31-ene-2013 1Amanda Lucia

PedrozaSede Zarzal



Socioculturales

28. Algunas universidades privadas cuentan con programas de egresados que responden más rapidamente a las exigencias de su entorno.

28.2. Descentralización de la información de egresados por las diferentes unidades académicas.

Se cuenta con una plataforma Institucional para el seguimiento a egresados, la cual esta subutilizada por las unidades Académicas generando desactualización de la información a la hora de presentar la información a Pares Académicos.

c 3 M ASUMIR - ATENCIÓNGenerar un Plan Estratégico para mejorar la relación con los Egresados, incluyendo las Unidades Académicas.

Número de propuestas que permitan llevar a cabo el Plan Estratégico

22-dic-14 1 Alexandra Pérez DEEC VRAC

RPExtensión y proyección social

Socioculturales

42. Costos de los cursos ofrecidos en comparación con otras ofertas municipales, cursos virtuales, cursos del Sena.

42.1. Baja demanda en los cursos ofrecidos.

Se ofrecen cursos cortos, se pospone las fechas de inicio para completar el cupo. b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN

Desarrollar actividades de mercadeo, publicidad en los diferentes medios.

Número de actividades realizadas de publicidad




RI Comunicación Socioculturales5.Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad

5.2.No hay una visión compartida de la comunicación para la gestión institucional.

Se han realizado esfuerzos aislados aunque no son suficientes.

Existe el Acuerdo 003 de 10 febrero de 2012, del Consejo Superior “Por el cual se adoptan las políticas y estratégicas de información y comunicación para la Universidad del Valle”.

El Consejo Superior estableció estrategias de divulgación de la gestión pública de la Universidad del Valle a través de un Plan establecido con la Fundación Universidad del Valle para desarrollar programas de televisión en el canal universitario y programas radiales en la emisora de la Universidad.

En la Facultas de Salud cuenta con un Manual de identidad visual comparativa.

b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNDistribuir la guía para la divulgación de información y diseño de piezas publicitarias.

Divulgación de la guía por medios electrónicos.

31-ago-2013 1 envio electrónicoOficina de

Comunicaciones Fac. Ingeniería








b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNCrear formatos para divulgación de información y diseño de piezas publicitarias.

Número de formatos elaborados (divulgación y diseño de piezas publicitarias).

30-dic-2012 2 FormatosOficina de

Comunicaciones Fac. Ingeniería








b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNEntregar la Intranet para mejorar la gestión de las comunicaciones internas en la Facultad de Ingeniería.

Entrega y mantenimiento de la Intranet de la Facultad de Ingeniería efectuada

30-dic-2014

1 Entrega y mantenimiento periódico de la

Intranet.

Oficina de Comunicaciones Fac.

IngenieríaFacultad de Ingeniería




Existe el Acuerdo 003 de 10 febrero de 2012, del

b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Continuar con la reuniones en el año 2012 del Comité deMedios.

Actas de las reuniones programadas. 30-dic-2012 2 Rector Rectoría




Existe el Acuerdo 003 de 10 febrero de 2012, del Consejo Superior “Por el cual se adoptan las políticas y estratégicas de información y

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN Plan de Acción de la FAI: "2.2.1 Organización y proyección de las comunicaciones y medios de divulgación institucionales ".

Oficina de Extensión FAI




Existe el Acuerdo 003 de 10 febrero de 2012, del Consejo Superior “Por el cual se adoptan las

a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar jornadas de sensibilización dirigidas a responsablesde procesos con el fin de estimular una visión compartida dela comunicación para la gestión institucional.

Número de jornadas realizadas 20-dic-2013 3 Sede PacíficoDirección de

Regionalización



Se han realizado esfuerzos aislados aunque no son suficientes. a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN

Implementar el Brief Publicitario de la Sede, el cual ya seencuentra elaborado.

Porcentaje de implementación del Brief publicitario


Regionalización



Se han realizado esfuerzos aislados aunque no son suficientes. b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN

Realizar una reunión de sensibilización sobre la importancia de la difusión de información, actividades y eventos de las dependencias en la Sede.

Número de reuniones de sensibilización realizadas

14-dic-2012 1Comité de

Comunicaciones, Secretaría de


Regionalización



Se han realizado esfuerzos aislados aunque no son suficientes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Aprobación del Brief Publicitario de la Sede.

Brief publicitario realizado y aprobado


Regionalización



Se han realizado esfuerzos aislados aunque no son suficientes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Elaboración del Brief Publicitario de la Sede. Brief publicitario realizado 10-dic-2012 1

Coordinación Comunicaciones


Regionalización


5.3.Falta de fortalecimiento y articulación de la estructura de comunicaciones a nivel organizacional.




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNGestionar con el programa de Comunicación Social para vincular un pasante a la Sede Tuluá.

Número de pasantes vinculados 14-dic-2012 1

Comité de Comunicaciones,

Secretaria de Dirección


Regionalización






a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealimentar a los profesores a través de reuniones programadas del Decano y personal de apoyo en los consejos de escuela.

Número de reuniones con los consejos de escuela







a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN Publicación del Boletín de la Facultad. Número de boletines publicados 31-dic-2012 2 Decano Facultad de Salud



Existe el Acuerdo 003 de 10 febrero de 2012, del Consejo Superior “Por el cual se adoptan las políticas y estrategias de información y comunicación para la Universidad del Valle”.


En la Facultad de Salud cuenta con un Manual de identidad visual comparativa.


1. Crear la oficina de comunicaciones de la Facultad. Oficina creada 1-abr-2013 1 DecanaturaFacultad de Ciencias Naturales y Exactas






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNParticipar en el comité de comunicaciones institucional para generar una propuesta de comunicación organizacional.

Número de reuniones por mes. 30-dic-2012 6 Maria Cristina TrejosProfesional de

ComunicacionesFacultad de Ciencias de la Administración






Reuniones periodicas del Jefe de la oficina de Comunicaciones con los comunicadores de la Universidad.Plantear y reconstruir una estructura comunicacional, compuesta de recurso humano y una infraestructura tecnológica .

c 1 B Rector Rectoría






b 2 M ASUMIR - ATENCIÓNAprovechar los medios de difusión de la Universidad e integrarlos con los del Instituto de Psicología.

Número de eventos difundidos/ Total evento realizados

20-dic-13 50% Soporte Tecnico Instituto de Psicología






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar reuniones del grupo de comunicadores de la Universidad que permitan poner en marcha la política de comunicación existente.

Número de reuniones realizadas 1-dic-2015 5 Oficina de Extensión FAI






b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar eventos, seminarios, etc, en alianza con entidades que permitan mostrar la buena imagen de la Universidad en el Municipio.

Número de actividades realizadas de publicidad










Socializar la matriz de comunicaciones de la Sede afuncionarios para fomentar la importancia de la misma, conel fin de que se fortalezca y articule la estructura decomunicaciones a nivel organizacional.

Número de socializaciones realizadas


Regionalización






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNImplementar el Brief Publicitario de la Sede, el cual ya seencuentra elaborado.



Regionalización






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Elaboración del Brief Publicitario de la Sede. Brief publicitario realizado 10-dic-2012 1 Coordinación




5.4. Poca comunicación sobre la participación de la Universidad en espacios de interés local, nacional e internacional.

Informe sobre la participación en el evento.




El riesgo es bajo ya se las actividades en que la Universidad participa no se difunden suficientemente pero se espera mantener la consulta de la agenda del Rector que se relacione con actividades externas e internas para informar.

b 1 B Jairo CanavalOficina de

ComunicacionesSecretaría General







b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Participar en al menos dos eventos de orden local ó nacional.Número de eventos en los que partipa la Faculta de Salud de la Universidad del Valle

31-dic-2012 3 Facultad de Salud






En la Facultas de Salud cuenta con un Manual de identidad visual comparativa. En el plan de acción de la Facultad se tiene como propuesta Diseñar, publicar y divulgar Boletín Electrónico Informativo y plegable de la Facultad.








b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN 1.Consolidar bases de datos nacionales e internacionales. Base de datos mejorada con contactos internacionales.

30-dic-20121 base de datos con

contactos internacionales









b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN2. Promoción de la imagen de la Facultad en redes sociales (facebook, twitter, canal de videos).

Número de actualizaciones periódicas de las redes sociales y página web y blog de la Facultad.

30-dic-2012

1 actualización semanal de las redes

sociales de la Facultad de Ingeniería.









b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN3. Envío de noticias de la Facultad a públicos internacionales de habla inglesa.

Traducción y envio de los boletines quincenales a idioma inglés.

31-dic-2012

5 Boletines traducidos al idioma inglés y

enviados por la base de datos internacional.








En la Facultas de Salud cuenta con un Manual de identidad visual comparativa. Informar de manera permanente sobre la participación de la comunidad de IEP en eventos nacionales e internacionales.

c 1 B Oficina de Comunicaciones

IEP



Informe sobre la participación en el evento. Existe el Acuerdo 003 de 10 febrero de 2012, del Consejo Superior “Por el cual se adoptan las políticas y estrategias de información y comunicación para la Universidad del Valle”.


En la Facultad de Salud cuenta con un Manual de identidad visual comparativa.

En coordinación con la decanatura realizar la difusión de los difentes eventos que realiza y a los que asisten los miembros de la facultad y entregar un infome semestral al consejo de la Facultad.









a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNEstablecer mecanismos de recolección de la información de todos los eventos en los que participe todas las instancias de la Facultad.

Número de reuniones por mes. 30-dic-2012 6 Maria Cristina TrejosProfesional de








b 2 M ASUMIR - ATENCIÓNAprovechar los medios de difusión de la Universidad e integrarlos con los del Instituto de Psicología para difundir los eventos que se realicen.

Número de eventos difundidos a través de los medios de la Universidad /Total de eventos realizados

20-dic-13 50% Soporte Tecnico Instituto de Psicología








Plan de Acción de la FAI: "2.2.1 PAP -O- "11. Fortalecer el vínculo con los medios de la Universidad y con estrategias alternativas de Comunicación Social".








a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNImplementar el Brief Publicitario de la Sede, el cual ya seencuentra elaborado.



Regionalización








Crear un plan de divulgación sobre los eventos que realiza o en los que participa la universidad, Carteleras, link en página web, información en comités internos.

Número de estrategias utilizadas 30-dic-2012 3Comité de

ComunicacionesSede Cartago








a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNDiseñar, implementar e incluir en el Instructivo de Procedimiento Gestión Planeación y Control, un formato de Informe de Representación Institucional.

Número de formatos diseñados e incluidos en el IP

14-dic-2012 1

Comité de Comunicaciones,

Secretaria de Dirección


Regionalización







d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓNDefinir estrategia y responsable en la sede Norte Cauca de comunicaciones.

Responsable y estrategia definido 22-dic-2012 1 Director Sede Norte CaucaDirección de

Regionalización







a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Elaborar y publicar en el periódico Sinopsis.Ejemplares publicados/Ejemplares programados

30-jun-2013 5 Coordinación




5.5. Percepción de desarticulación de las sedes frente al nivel central de la Universidad.

Articulación de las páginas web de las sedes a la página web institucional, difusión de eventos regionales a través de medios institucionales, participación de las Facultades e Institutos en las sedes.




En la Oficina de Comunicaciones se cuenta con un profesional que tiene entre sus labores informar sobre las actividades de las Sedes Regionales. El profesional se va a mantener.

b 1 B Jairo CanavalOficina de

ComunicacionesSecretaría General



Articulación de las páginas web de las sedes a la página web institucional, difusión de eventos regionales a través de medios institucionales, participación de las Facultades e Institutos en las sedes.Existe el Acuerdo 003 de 10 febrero de 2012, del Consejo Superior “Por el cual se adoptan las políticas y estrategias de información y comunicación para la Universidad del Valle”.


En la Facultas de Salud cuenta con un Manual de identidad visual comparativa. Establecer mecanismos de articulación de la información de todos los eventos en los que participe todas las instancias de la Facultad.

c 2 B Maria Cristina TrejosProfesional de




Articulación de las páginas web de las sedes a la página web institucional, difusión de eventos regionales a través de medios institucionales, participación de las Facultades e Institutos en las sedes.Existe el Acuerdo 003 de 10 febrero de 2012, del Consejo Superior “Por el cual se adoptan las políticas y estratégicas de información y comunicación para la Universidad del Valle”.



a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNPlan de Acción de la FAI: "2.1.2. PAI -O- 3 "3. Aumentar el número de entidades que demandan los servicios de extensión y educación continua".







En la Facultas de Salud cuenta con un Manual de identidad visual comparativa. Publicar noticias de interes regional de la Universidad del Valle en la Web institucional.

b 1 B Responsable de Comunicaciones


Regionalización







Actualización de la página web de la Sede Palmira a la página web institucional, difusión de eventos regionales a través de medios institucionales, participación de las Facultades e Institutos en las sedes.

b 1 B Coordinación Comunicaciones


Regionalización

RI Comunicación Socioculturales30. Usuarios insatisfechos frente a los servicios prestados por la Universidad.

30.1. Demora en la respuesta por parte de las dependencias involucradas con las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

Se envia recordatorios para evitar el vencimiento de términos y también se envían los avisos de vencimiento y se informa a los jefes imnediatos de los responsables.


Sensibilizar a través de correos electrónicos y comunicaciones físicas a los responsables de las PQRS en cada dependencia sobre la importancia de entregar una respuesta oportuna a los usuarios.

Número de correos electrónicos y comunicaciones físicas enviadas

01-dic-12

1 comunicación mensual

hasta diciemre de 2012. 7 comunicaciones

Margarita Reyes PQRS Secretaría General




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNDivulgar a través de la página de la Facultad el procedimiento y enlace a la página principal de la Universidad.

Número de boletines publicados 12-mar-2013 1 Nubia Aponte Facultad de Ingeniería




b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN Realizar oportunamente el tramite de las PQRS recibidas.Número de solicitudes atendidas/número de solicitudes recibidas

20-dic-13 100%Subdireccion Academica




Se envia recordatorios para evitar el vencimiento de términos.

Se seguirá monitoreando las respuestas oportunas de PQRS.

d 1 B Oficina de Extensión FAI





Realizar capacitación a todos los responsables de procesossobre PQRS, con el fin de resaltar la importancia en elcumplimiento de los tiempos y calidad de respuesta para lasatisfacción del usuario.



Regionalización




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNIncrementar el nivel de PQRS atendidas en los términosestablecidos en la reglamentación institucional.

Porcentaje de pqrs atendidas oportunamente (número de pqrs atendidas en el tiempo previsto)/Total de pqrs recibidas


Regionalización




Se toma la misma medida, la monitora de la oficina de calidad envía correos recordatorio a las dependencias que estén pendientes de respuesta.

d 1 B Calidad y Mejoramiento


Regionalización




Procedimiento PQR'S, en cuyas políticas se encuentra el vencimiento de términos; éstos son de obligatorio cumplimiento por parte de las dependencias afectadas.

d 1 BOficina de Calidad y

Mejoramiento, Auxiliar de Calidad


Regionalización




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitación sobre PQRS donde se explique la articulación de procesos para las respuestas de PQRS.


29-jun-2013 2 Coordinadora Administrativa


Regionalización




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar capacitación sobre PQRS donde se explique la articulación de procesos para las respuestas de PQRS.



Regionalización


30.2. Falta de interiorización del proceso de PQRS en las prácticas de la Institución.

Divulgación del proceso a los responsables en cada unidad o dependencia de la Universidad.

Divulgaciones del proceso de PQR`S en Evaluaciones de satisfacción de usuarios y reuniones de bienvenida de estudiantes principiantes.

d 1 B

Oficina de Calidad y Mejoramiento,

Coordinadora de Calidad y Auxiliar de

Calidad


Regionalización




En los comités de calidad se ha divulgado a las diferentes dependenncias la importancia de dar respuesta a las PQRS y se ha asimilado por todos esta tarea.

c 1 B Calidad y Mejoramiento


Regionalización





Presentar a la Rectoría una propuesta de capacitación del ICONTEC para de los responsables de las PQRS en la Universidad y solicitar asignación de recursos para llevarla a cabo.

Propuesta enviada a la Rectoría 01-dic-12 1 propuesta Margarita Reyes PQRS Secretaría General

RP Comunicación Socioculturales30. Usuarios insatisfechos frente a los servicios prestados por la Universidad.

30.3. Bajo uso de los buzones de PQRS existentes en todas las Sedes de la Universidad.

Socialización del Programa de atención de PQRS y divulgación de los medios disponibles para que los usuarios lo utilicen.

b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNRecomendar a las Sedes Regionales la Socialización del Programa de PQRS y la ubicación de los buzones de sugerencias.

Número de reuniones realizadas 01-dic-12 1 Reunión Margarita Reyes PQRS Secretaría General




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNDivulgar a través de la página de la Facultad el procedimiento y enlace a la página principal de la Universidad.

Número de boletines publicados 12-mar-2013 1 Nubia Aponte Facultad de Ingeniería




Divulgación de los procesos a los responsables en el IEP.

c 1 B Comité de Calidad IEP




b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN1. Disponer de buzones de sugerencias en dependencias administrativas.

Número de buzones instalados 1-nov-2012 3Coordinación

Académica - Comité de Calidad





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN 2.Divulgar el procedimiento de PQRS en la Facultad.Número de actividades realizadas en el año


Académica - Comité de Calidad




Divulgación del proceso a los responsables en cada unidad o dependencia de la Universidad. a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN

Campaña de comunciación y divulgación en aras de generar conciencia.

Número de personas impactadas-Número de actividades realizadas

30-dic-2012 4 Maria Cristina TrejosProfesional de






Desarrollar un portal web para la Universidad del Valleacorde con las necesidades de información e interacción quedemanda el medio web actual y el entorno educativo en lared, que parta de una reestructuración de la arquitectura deinformación del sitio web que garantice su usabilidad,ubicabilidad, escalabilidad, seguridad informática y fáciladministración, mediante la implementación de un CMS queofrezca tales garantías.

Portal Web rediseñado 12-dic-12 1 Portal Web

rediseñado Fulvia Carvajal Rectoría




b 2 M ASUMIR - ATENCIÓNSocializar a través de las representaciones estudiantiles y de los coordinadores de área sobre el proceso de PQRS.

Número de socializaciones realizadas

20-dic-13 1 por semestreSubdireccion Academica





La Facultad hará la divulgación del proceso de acuerdo a los requerimientos de la PQRS.

d 1 B Oficina de Extensión FAI





Realizar jornadas de sensibilización a estudiantes, profesoresy funcionarios responsables de procesos para resaltar laimportancia del adecuado uso del sistema PQRS, el cualcontribuye al mejoramiento de los servicios que ofrece laSede.

Número de jornadas de sensibilización realizadas


Regionalización

RI Comunicación Socioculturales31. Usuarios insatisfechos frente a la interfaz y el entorno gráfico de la página web de la Universidad.

31.1 Página Web estática y desactualizada Existencia de políticas institucionales para la creación y manejo de páginas web. Rediseño de las páginas por parte de algunas unidades.

b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNEnviar quincenalmente un recordatorio a las diferentes dependencias para el envío de información.

Depedencias actualizadas con número de recordatorios enviados

30-dic-2012 11

Coordinación Administrativa, Coordinación

Programa Académico, Coordinación

Recursos Tecnologicos


Regionalización




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar sensibilización sobre la importancia de las PQRS (involucrando la importancia de los usuarios dentro de la Sede e involucrar a los ppales usuarios en la sensibilización).

Número de sensibilizaciones realizadas/Número de sensibilizaciones programadas

22-dic-2012 2 Coordinadora Administrativa


Regionalización




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar sensibilización sobre la importancia de las PQRS (involucrando la importancia de los usuarios dentro de la Sede e involucrar a los ppales usuarios en la sensibilización).



Regionalización




b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓN

Mantener y fortalecer la divulgación de la importancia del procedimiento de PQRS con la comunidad universitaria (en las inducciones de estudiantes, profesores, personal administrativo) y los usuarios (carteleras, web…).

Número de actividades de divulgación realizadas / Número de actividades de divulgación programadas.

31-ene-2013 3 Jairo Echeverri Sede ZarzalDirección de

Regionalización




b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar reunión con los estudiantes de pregrado y Extensión para informar en detalle el proceso de PQR'S.

Reuniones con estudiantes. 30-abr-151 Reunión correos

por cada docente y funcionario

Adelina Angulo Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización


31.1 Página Web estática y desactualizada.

Existencia de políticas institucionales para la creación y manejo de páginas web. Rediseño de las páginas por parte de algunas unidades.

b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNAlimentación constante de la página web con contenidos variados e interactivos.

un mapa interactivo de la Facultad. 2 banner de eventos propios de la Facultad de Ingeniería

30-dic-20121 mapa interactivo/ 2

banners promocionales






La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas tiene programado en el Plan de Acción: Mejorar el diseño de página web de la Facultad.





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN 1. Conformar un comité de página web de la Facultad. Comité conformado 1-nov-2012 1 DecanaturaFacultad de Ciencias Naturales y Exactas




a 2 A ASUMIR - ATENCIÓN 2. Actualizar la información de la pagina web. Número de actualizaciones realizadas en el año

1-abr-2013 4 DecanaturaFacultad de Ciencias Naturales y Exactas




c 3 M ASUMIR - ATENCIÓN Rediseñar la pagina del Instituto como páginas dinamicas. Pagina del Instituto rediseñada 20-dic-13 1 Soporte Técnico Instituto de Psicología





Se emitirá una circular relacionada con el procedimiento establecido por la dirección para la publicación de contenidos digitales en la página web de la Sede. Esta circular incluirá responsabilidades para el comité de comunicaciones en cuanto a la revisión literaria de la información para su posterior publicación.

Porcentaje de funcionarios a quienes se envía la circular

30-dic-12 100% Felipe Giraldo Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización

RP Comunicación Humanas


1.4. Deficiencia en los mecanismos internos de comunicación que impiden que los procesos de divulgación de cambios sean oportunos. Deficiencia en los canales de comunicación entre oficinas y responsables de procesos.

Controles inexistentes. b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Designar un responsable del proceso en la Sede.Documento que contenga la designación

30-jun-2013 1 Dirección de la Sede Sede ZarzalDirección de

Regionalización

RP ComunicaciónPolítica Pública y Económica


2.12. Escasa asignación de recursos en el presupuesto del sistema de Regionalización para el desarrollo del proceso de comunicación en las Sedes Regionales.

Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNBuscar una partida por recursos propios para iniciar el proceso de comunicación en la Sede.

Presupuesto asignado en millones de pesos


Regionalización



2.13. Escasa divulgación de la política de comunicación.Desconocimiento de procedimientos para el cumplimiento de normas de comunicación informativa, entendida ésta como la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultado.

Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNGestionar ante la Oficina de Comunicaciones de la Universidad una socialización del proceso.

Registro de la actividad de socialización


Regionalización

RI Gestión de Recursos Tecnológicos

Socioculturales32. Acelerado proceso de cambio en el ambiente normativo y tecnológico del sector a nivel mundial.

32.1. Contradicción entre las políticas de desarrollos de software propios versus una planta de cargos de soporte congelada.


En la Sede Tuluá se tiene documentado en el IP-18-01-CSS el proceso de actualización de la página web, pero falta seguimiento

a 4 E TRANSFERIRSe procederá a solicitar a la Universidad la contratación de una empresa con experiencia en desarrollo de software.

Contrato realizado 30-jul-2012 1Coordinacion Área de

DesarrolloOITEL



32.1. Contradicción entre las políticas de desarrollos de software propios versus una planta de cargos de soporte congelada.


En la Sede Tuluá se tiene documentado en el IP-18-01-CSS el proceso de actualización de la página web, pero falta seguimiento


Realizar un mayor seguimiento a los registros y al procedimiento de Mantenimiento de la Página Web de la Universidad del Valle Sede Tuluá para mantenerla actualizada.

Porcentaje de actualizaciones realizadas en el tiempo establecido

14-dic-2012 0,8Coordinación Salas de

SistemasSede Tuluá




32.2. Falta de conciencia frente al tema de seguridad informática institucional y personal.

Campaña, talleres de capacitación y sensibilización sobre el tema, pero se considera que los controles deben continuar.

a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNAplicar un software de copias de seguridad automáticos para realizar los procesos de back up en todos los equipos de la Universidad.

Porcentaje de equipos con la aplicación

14-dic-2012 50%Coordinación Salas de

SistemasSede Tuluá






b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓN Continuar con los talleres y realizar cursos de sensibilizacion periodica.

Número de talleres o cursos de sensibilizacion

30-dic-2012 2Coordinacion de Infraestructura

OITEL





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNProgramar y ejecutar un programa de capacitaciones sobre seguridad informática y herramientas Web institucionales.

Número Capacitaciones realizadas y Número de personas capacitadas

30-oct-20123 capacitaciones y 5 personas capacitadas

Coordinación Adminitrativa

Facultad de Salud





b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓN Realizar circulares informativas y tips a través de la web de las formas de realizar seguridad en los archivos personales.

Número de circulares y tips en la web

31-dic-2012 2Coordinacion de Infraestructura

OITEL





La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas tiene como objetivo divulgar los cambios tecnólogicos y normativos de se den en la Universidad.






a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNElaborar boletín electrónico via mail con información y recomendaciones acerca de seguridad informática.

Número de boletines elaborados 30-dic-2012 8 Decano Facultad de Ingeniería





Establecer chequeos permanentes a los computadores del IEP.

c 1 B Oficina de Soporte Técnico IEP

IEP





a 3 E ASUMIR - ATENCIÓN 1. Programar taller sobre seguridad informática institucional.Número de actividades realizadas en el año

1-dic-2012 2Técnico en Sistemas

de la FacultadFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓN2.Diseñar stickers con instrucciones básicas para prevención de riesgos informáticos.

Número de stickers distribuidos 1-dic-2012 100Técnico en Sistemas






a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNJornadas de capacitación y prevención a docentes, estudiantes y funcionarios.

Número de capacitaciones por año. 15-dic-2013 2 Guillermo Peña Técnico en sistemasFacultad de Ciencias de la Administración




Campaña, talleres de capacitación y sensibilización sobre el tema, pero se considera que los controles deben continuar. Divulgar mediante el correo electronico acerca de buenas practicas sobre seguridad informatica.

b 1 B Soporte Tecnico Instituto de Psicología





a 1 M ASUMIR - PREVENCIÓNSolicitar a la División de Recursos Humanos que realice de manera periódica cursos de sensibilización y manejo de la seguridad informática.

Número de soliciudes enviadas 30-ago-2013 3 solicitudesDecano

Piso InformáticoFAI





a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓN Realizar talleres, capacitación y sensibilizaciones.Número de talleres,capacitaciones realizados

1-dic-2012 2Auxiliar Sala de

SistemasSede Yumbo






En la Sede Pacífico se realizaran las actividades descritas inicialmente. Igualmente se realiza monitoreo de la infraestructura tecnológica para prevenir eventos que vulneren la integridad de la información institucional. Se aplica sistema de copias de seguridad por red.Se trabaja en el fortalecimiento de las relaciones de apoyo con la OITEL.


Regionalización





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres de capacitación sobre la seguridad informática institucional y personal.


29-jun-2013 4 Coordinador sala

sistemasSede Norte Cauca






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar talleres de capacitación sobre la seguridad informática institucional y personal.


30-jun-2013 4 Coordinación Soporte Sede PalmiraDirección de

Regionalización





a 3 E ASUMIR - PREVENCIÓN

Se planteará un procedimiento de seguridad informática con el fin de establecer algunas políticas adicionales a la política informática establecida por la OITEL. Este procedimiento incluirá algunas acciones recomendadas a tener en cuenta en cuanto a la seguridad de la información de acuerdo a estándares como la ISO 27000.

Número de procedimientos de seguridad informática planteados.

30-dic-12 1 Felipe Giraldo Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización



32.3. Desbalance entre la infraestructura instalada versus la estructura para mantenerla y operarla (eléctrica, personal, física, ambiental).

Se tienen contratos de soporte por outsourcing que cubre el 30% de LPS Pcs Intalados .

a 3 E TRANSFERIRSe procederá a solicitar a la Universidad la contratación de una empresa con experiencia en el desarrollo de software.

Contrato realizado 30-jul-2012 1Coordinacion Area de

InfraestructuraOITEL






Realizar un diagnóstico del estado de la infraestructura (eléctrica, de red de datos y voz) de la Facultad de Salud para la toma de decisiones en materia de renovación tecnológica, programas de mantenimiento preventivo y correctivo.

Informe diagnóstico realizado 30-oct-2012 1Coordinación Adminitrativa

Facultad de Salud





c 3 M ASUMIR - PREVENCIÓN1. Levantar un inventario de equipos y ayudas audiovisuales de toda la Facultad.

Inventario de equipos y ayudas audiovisuales realizado

1-mar-2013 1 Comité de CalidadFacultad de Ciencias Naturales y Exactas





c 3 M ASUMIR -MITIGACIÓN2. Programar jornadas de matenimiento preventivo de los equipos de cómputo.

Número de actividades realizadas en el año

1-dic-2012 6Técnico en Sistemas





Se tienen contratos de soporte por outsourcing. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNGestionar la culminación del proyecto aprobado para mejoramiento en aires acondicionados en la Sede.

Proyecto ejecutado totalmente 30-jun-2013 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización




Se tienen contratos de soporte por outsourcing. Capacitación a los monitores y Auxiliares de Sala en la normatividad de cableado estructurado y funcionamiento de los servidores para apoyar estas labores.

c 2 BCoordinación Salas de

Sistemas y Dirección


Regionalización




Se tienen contratos de soporte por outsourcing. b 3 A ASUMIR - ATENCIÓNGestionar contratos que permitan fortalecer las infraestructuras en las sedes.

Número de contratos para el mejoramiento de los recursos tecnológicos de las sedes

31-dic-2013 2 OITEL Sede ZarzalDirección de

Regionalización




Se tienen contratos de soporte por outsourcing. a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNGestión de recursos a la Rectoría para mejoramiento de la infraestructura física.

Número de solicitudes dirigidas al Sr. Rector.


Regionalización



32.4. Las sedes y las facultades e institutos no están integradas en el sistema de gestión del diseño, transición y operación de servicios tecnológicos de la OITEL.

Se realizó una capacitación sobre el sistema de recepción de solicitudes de soporte basadas en ITIL.

En la Sede Pacífico se trabaja en el fortalecimiento de las relaciones de apoyo con la OITEL.


Regionalización





b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓNReactivar boletín mensual y circulares recordando los procesos y su ubicación en la Web.

Número de circulares y tips en la web

31-dic-2012 2Coordinación Área de

InfraestructuraOITEL





La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas a través del Técnico en Sistemas asiste a las capacitaciones programadas por la OITEL.






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNColocar en funcionamiento el proceso para el soporte técnico de sistemas a través de la Intranet de la Facultad.

Proceso en funcionamiento en su totalidad

31-oct-2012 1 Decano Facultad de Ingeniería





d 4 M ASUMIR - ATENCIÓNProgramar mas capacitaciones referente a la implementación de TICS e integrarlas a las políticas institucionales.


20-dic-2013 1 Soporte Técnico Instituto de Psicología






Presentar proyecto de Inversión para el diseño de un sistema que unifique el registro, control y reporte de la actividad contractual.

Proyecto Presentado 30-oct-2012 1Jefe División de


ContrataciónVRAD



32.5. Recursos inexistentes para la operación diaria de la OITEL y su capacidad de atención al usuario.

Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Presentar proyecto para contratar a través de un outsourcing. Proyecto presentado 31-jul-2012 1 Direccion Oitel OITEL


Socioculturales 33. Disponibilidad de software ilegal.33.1. Política institucional que dificulta la adquisición de software comercial por Estampilla.

Controles inexistentes. b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓN Presentar propuesta al CIT. Propuesta presentada 31-dic-2012 1 Direccion OItel OITEL



Controles inexistentes. a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNCrear Banner informativo en la página web de la Facultad para divulgar la política de uso de recursos informáticos de la Universidad.

Banner creado en la página web 31-may-2013 1 Decano Facultad de Ingeniería



Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNGenerar una apropiación del presupuesto para adquirir el software del tipo comercial específico que demanda la facultad.

Porcentaje del presupuesto del fondo especial reservado y aprobado para inversión.

15-dic-2012 5% Guillermo Peña Técnico en sistemasFacultad de Ciencias de la Administración



Controles inexistentes. b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNProgramar Talleres teórico -prácticos en el uso de todo el paquete de open office.

Número de Talleres 14-dic-2012 3Coordinación de Salas

de SistemasSede Tuluá




Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNGestionar políticas más flexibles para adquisición de software comercial en la Universidad.

Documento que contenga las políticas o los requisitos para gestionar o solicitar software comercial

31-dic-2013 1 Juan Carlos Galeano Sede ZarzalDirección de

Regionalización


Socioculturales 33. Disponibilidad de software ilegal.

33.2. Contradicción entre la política de uso de software libre versus la inexistencia de un grupo de apoyo a la difusión y capacitación del software libre.

Controles inexistentes. b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNProgramar Talleres teórico -prácticos en el uso de todo el paquete de open office.

Número de Talleres 14-dic-2012 3Coordinación de Salas

de SistemasSede Tuluá





Controles inexistentes. a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓN Presentar propuesta al CIT. Propuesta presentada 31-dic-2012 1 Direccion OItel OITEL




Controles inexistentes. a 1 M ASUMIR - ATENCIÓN Comprar software por recursos propios.Número de licencias de software comprado


SistemasSede Yumbo





Controles inexistentes. b 2 M ASUMIR - ATENCIÓNHacer capacitaciones internas sobre el manejo de software libre.



SistemasSede Yumbo





Controles inexistentes. b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓN

Se llevarán a cabo campañas de sensibilización a través de correo electrónico institucional con el fin socializar los posibles problemas legales a los cuales estamos expuestos por el uso de software ilegal.

Número de campañas de sensibilización realizadas a través de correo electrónico.

30-dic-13Montaje y planeación

de 1 proceso de sensibilización

Felipe Giraldo Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización




Controles inexistentes. b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNSe harán reuniones con cada funcionario para identificar cuáles herramientas son necesarias para el desempeño de sus funciones las cuales requieran licenciamiento.

Número de reuniones realizadas 30-dic-13 1 Felipe Giraldo Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización




Controles inexistentes.

En la Sede Pacífico para controlar la instalación de software ilegal en las estaciones de trabajo, se restringió el acceso de los usuarios a cuentas de administración.


Regionalización


Socioculturales34. Existencia de hackers y software malicioso.

34.1 Existencia de servidores sin administradores que cumplan con las políticas institucionales.

Se realizó el 50% del inventario de los servidores. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNOrganizar la administración de los servidores de la Sedeconforme a las políticas institucionales

Número de servidores ajustado a la política institucional/total servidores de la Sede


Regionalización




Se realizó el 50% del inventario de los servidores. a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNEstablecer política Institucional para que las facultades no operen servidores , sino que los obtenga en las nubes y se administren a través de la OITEl

Propuesta presentada 31-dic-2012 1Coordinario Área de

infraestructuraOITEL




Se realizó el 50% del inventario de los servidores. c 3 M ASUMIR - ATENCIÓN1. Trasladar los correos electrónicos y páginas web existentes en los servidores "no institucionales" a los institucionales.

Número de servidores trasladados 1-jun-2013 2Técnico en Sistemas





Se realizó el 50% del inventario de los servidores.

Continuar con el inventario de los servidores de la Sede de acuerdo a las políticas institucionales.

c 2 B Coordinación de Salas de Sistemas


Regionalización




Se realizó el 50% del inventario de los servidores.

Formación y actualización a los administradores de servidores en aspectos de manejo de las politicas de institucionales.

c 2 B Juan Carlos Galeano Sede ZarzalDirección de

Regionalización

RPGestión de Recursos Tecnológicos


32.6. Las sedes tienen insuficiente ancho de banda, lo que dificulta muchas veces la conexión, ocasionando fallas y dificultad en la prestación del servicio de préstamos de la Biblioteca, gestión financiera.

La biblioteca realiza préstamos de forma manual a 4 E ASUMIR - ATENCIÓNNotificar a la OITEL de los problemas presentados del insuficiente ancho de banda.

Número de oficios enviados 1-dic-2012 2Auxiliar Sala de

SistemasSede Yumbo


RI Gestión de Bienes y Servicios

Socioculturales35. Fácil acceso del personal a las sedes de la Universidad.

35.1. Concepción de espacio público de los predios de la Universidad.

Cerramiento (90%) y carnetización de vehículos en la sede Meléndez. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN

Campañas pedagógicas en los procesos de inducción a primiparos, para dar a conocer la misión, el alcance y los objetivos de la Sección de Seguridad y Vigilancia y la necesidad del cumplimiento de los controles y procedimientos establecidos para la Sección.

Número de campañas pedagógicas realizadas en los procesos de inducción a primíparos/Número de estudiantes inducidos por campaña.

15-dic-13 3 induccionesHector Alonso Paruma

G.Sección de Seguridad

y Vigilancia VRAD




Cerramiento (90%) y carnetización de vehículos en la sede Meléndez. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN

Gestionar a través de la Oficina de Planeación Física y mantenimiento, el total cerramiento del portillo ubicado en el costado sobre la calle 16 a la altura del canal de aguas, frente al Multitaller. Lo anterior, con el fin de evitar el ingreso al Campus de: personas, animales, vehículos y el retiro de bienes de manera irregular propiedad de la Unversidad y de terceros.

Número de requisiciones enviadas a la Oficina de Planeación Física y la Sección de Mantenimiento.

15-dic-13

Una (01) solicitud de servicio a la Sección de

Mantenimiento y Oficina de Planeación

Física y dos (02) seguimientos mensuales.

Hector Alonso Paruma G.

Sección de Seguridad y Vigilancia

VRAD




Cerramiento (90%) y carnetización de vehículos en la sede Meléndez.


Recomendar la construcción de 2 0 3 parqueaderos públicos para controlar el ingreso de vehículos y personas al Campus, tal cual como está consignado en el Plan Maestro de Desarrollo Físico.

Proyecto presentado al Banco de Proyectos


FísicaOPDI





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Presenta un proyecto para el diseño de accesos vehiculares y peatonales que permitan el mejor control de ingreso.

Proyecto presentado al anco de Proyectos


FísicaOPDI





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNFinalizar el cerramiento de los predios de la Sede Pacífico, locual permitiría ejercer un mejor control frente al acceso a lasinstalaciones de la misma.

Cerramiento terminado 30-jun-2013 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN Terminar el cerramiento de los predios de la Sede Palmira. Cerramiento de la Sede terminado 30-dic-2015 1 Coordinación Soporte Sede PalmiraDirección de

Regionalización



35.2. Fragilidad del sistema de seguridad institucional que conduce a no ejercer medidas correctivas posteriores de los controles realizados por el personal de vigilancia.

Se llega hasta las instancias de comités. Acompañamiento de la Oficina Jurídica en las denuncias.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNReporte a los Comités y dependencias académico- administrativas, las novedades ocurridas durante la prestación del servicio de vigilancia.

Número de reportes enviados a los Comités y demás dependencias por semestre.

15-dic-20133 informes generales

(01 por semestre) Hector Alonso Paruma


y Vigilancia VRAD



35.2. Fragilidad del sistema de seguridad institucional que conduce a no ejercer medidas correctivas posteriores de los controles realizados por el personal de vigilancia.

Se llega hasta las instancias de comités. Acompañamiento de la Oficina Jurídica en las denuncias.

b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNCapacitar al personal de Servicios Generales en técnicas de vigilancia.

Número Capacitaciones realizadas/Número Capacitaciones programadas


Regionalización



35.3. Insuficiente control de la comunidad universitaria, visitantes, contratistas y personal no autorizado en las áreas seguras.

Ayudas tecnológicas y físicas para espacios de bienes costosos de la Universidad.

En la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas se instalaron alarmas en los salones donde hay equipos como video beam.






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar boletines en que se contemplen acciones preventivas para el cuidado de los bienes.

Número de boletines elaborados 30-dic-2012 3 Decano Facultad de Ingeniería





a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNInstalar mecanismos tecnológicos para la protección de los bienes costosos de la Facultad.

Sistema de alarmas instalado y en pleno funcionamiento.

15-dic-2012 50% Álvaro Naranjo Técnico en LogísticaFacultad de Ciencias de la Administración




Ayudas tecnológicas y físicas para espacios de bienes costosos de la Universidad. a 3 E ASUMIR - PREVENCIÓN

Implementar procedimientos para el control de entrada y salida de personal a determinados espacios y en determinados horarios, conforme a los procesos que realice cada dependencia académico - administrativa.

Elaboración de un procedimiento 15-dic-121 procedimiento y 1 campaña pedagógica



VRAD




Ayudas tecnológicas y físicas para espacios de bienes costosos de la Universidad. a 3 E ASUMIR - PREVENCIÓN

Solicitar a las coordinaciones de las unidades académicas admirativas de las Sedes San Fernando y Meléndez, el inventario de equipos ubicados en laboratorios, salas de sistemas y salones con ayudas audiovisuales, colecciones bibliográficas, colecciones de apoyo a la investigación (Biblioteca, Museo Arqueológico, Museo Morfología, Herbario, Archivo Central, Zoología), para diagnosticar las necesidades de control en dichos espacios.

Relación de dependencias que cuentan con equipos costosos

15-dic-12 1 informeHector Alonso Paruma


y Vigilancia VRAD





a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓN Establecer mecanismo de monitoreo permanente de las cámaras instaladas al interior de la Sede con la empresa que presta el servicio de vigilancia privada, para fortalecer la seguridad e integridad de la comunidad universitaria al interior de la misma.Mecanismo implementado 30-jun-2013 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





a 3 E ASUMIR - ATENCIÓNSe plantean dos posibilidades, la primera es tercerizar el servicio de vigilancia y la segunda es instalar un circuito cerrado de vigilancia (cámaras).

Una alternativa realizada 30-jun-2012 1Dirección de la Sede,



Regionalización





b 3 A ASUMIR -MITIGACIÓNCapacitar al personal de Servicios Generales en técnicas de vigilancia.

Número capacitaciones realizadas/Número capacitaciones programadas


Regionalización



35.4. Porte y uso ilegal de elementos de violencia, amenazas e intimidaciones contra miembros de la comunidad universitaria.

La Oficina Jurídica realiza acompañamiento y la Oficina de Seguridad provee los elementos probatorios al interior de la Universidad.


Finalizar el cerramiento de los predios de la Sede Pacífico, locual permitiría ejercer un mejor control al uso y porte ilegalde elementos de violencia que atenten contra la comunidaduniversitaria:

Cerramiento terminado 30-jun-2013 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





a 3 E ASUMIR - ATENCIÓN

Realizar campañas pedagógicas con la Comunidad Universitaria, con el fin de conocer la misión, alcance, objetivos, procesos y procedimientos de la Sección de Seguridad y Vigilancia.

Número de campañas pedagógicas realizadas

15-dic-12

01 diseño y socialización (tres

medios de comunicación:

inducción primíparos, electrónica y escrita).



VRAD





a 3 E ASUMIR - ATENCIÓNCapacitar al personal de la Sección de Seguridad y Vigilancia asignado a las porterías vehiculares y peatonales.

Número de celadores capacitados 15-dic-12130 personas capacitadas



VRAD





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNSensibilización a estudiantes y a todo el personal, a nivel de seguridad personal e institucional.


29-jun-2013 2Coordinadora Administrativa


Regionalización





Se realiza acompañamiento por parte de la Oficina de Seguridad y de la vigilancia privada que provee los elementos probatorios al interior de la Universidad.

d 1 B Coordinación Soporte Sede PalmiraDirección de

Regionalización


Humanas36. En el mercado regional encontramos proveedores de bienes y servicios de mala calidad o muy costosos.

36.1. Contratación de proveedores de bienes y servicios para ejecutar diferentes actividades en forma simultánea.

El rediseño de la sistematización de la Contratación tiene levantamiento parcial de requerimientos, que se continuaría apenas en el año 2012

a 1 M ASUMIR - ATENCIÓNOrganizar charlas de capacitación y actualización referentes a la normatividad que aplica a los procesos administrativos con el apoyo de Funcionarios de Administración Central.

Número de charlas realizadas 31-oct-2012 2Coordinadora de área





El rediseño de la sistematización de la Contratación tiene levantamiento parcial de requerimientos, que se continuaría apenas en el año 2012.

b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN1. Construcción de un módulo en el aplicativo de la Facultad que permita calificar el desempeño de los contratistas de la Facultad.

Módulo del aplicativo desarrollado 1-jun-2013 1Coordinación







Enviar comunicación a la División de Contratación para recomendar que se sistematice la base de datos de proveedores de obras, diseños e interventorías con el fin de identificar proveedores para invitación privada.

Comunicación enviada 1-dic-2012 1 Jefe DABS DABS VRAD





Se controla el riego con el reporte oportuno a las instancias pertinentes (Compras, Mantenimiento, Obras, etc), de las conformidades por mala calidad. Así mismo las Unidades Académico Administrativas solicitan más de una cotización de un bien o servicio, independientemente del monto estimado, con el fin de tener puntos de comparación de precios.

c 2 B

Personal de apoyo administrativo de las Unidades Académico

Administrativas

FAI




2.8 Insuficiente divulgación de normas que regulan el proceso de Gestión de Bienes y Servicios a nivel operativo y directivo.

Las capacitaciones la están recibiendo los mandos medios.


Organizar charlas de capacitación y actualización referentes a la normatividad que aplica a los procesos administrativos con el apoyo de Funcionarios de Administración Central. A estas charlas se invitarán a jefes, operarios y demás personal involucrado en el proceso.

Número de charlas realizadas 31-mar-2013 2Coordinadora de área






Las capacitaciones las están recibiendo los mandos medios.

b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN1. Capacitar y realizar talleres sobre la normativad de la Universidad en cuanto a contratación estatal.










Solicitar a Recursos Humanos programación especializada para realizar capacitaciones de gestión de archivos y tablas de retención documental-TRD con entidades conocedoras del tema como SENA, Archvio General de la Nación entre otras.

Solicitud enviada 1-dic-2013 2Jefe de Sección

Gestión DocumentalSección de Gestión

DocumentalVRAD






a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNContinuar con la sensibilización en las dependencias de la Universidad sobre gestión documental y tablas de retención documental-TRD por medio del personal de la Sección.

Número de personas sensibilizadas en dichas dependencias.

1-dic-2013200 personas

capacitadas por añoJefe de Sección


DocumentalVRAD






Se espera controlar el riesgo mediante la divulgación de la información que se recibe sobre cambios en normas, métodos y/o procedimientos.

c 1 B FAI






En la sede la persona encargada de la contratación asiste a las capacitaciones que ofrecen en la sede central.

c 1 BDirección de la Sede,



Regionalización






c 3 M ASUMIR -MITIGACIÓN

Identificar las necesidades de capacitación del personal contratado por las Fundaciones que llevan a cabo los procesos de la Universidad del Valle en las Sedes Regionales para solicitar su capacitación.

Personal capacitado/Número de necesidades de capacitación

12-oct-2015 100%Dirección de


Regionalización


Socioculturales


19.2 Deterioro de las edificaciones e incumplimiento de las normas antisísmicas. Código de sismoresistencia.

Se realizaron en Agora y auditorio 3 y 5 del campus Meléndez (revisar con Sandra)


Se está presentando nuevamente el proyecto por estampilla para la construcción de un muro de contensión.

Proyecto aprobado por planeado 6/30/2012 1Dirección

Coordinación administrativa


Regionalización


Socioculturales




a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRecomendar dentro del Plan Maestro de Desarrollo Físico de la Universidad adelantar proyectos de recuperación y reforzamiento de los edificios.

Formulación de un proyectos al Banco de proyectos de adecuaciones a las edificiaciones de la Universidad que incluyan su reforzamiento estructural realizado


FísicaOPDI


Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNPlan de Acción.Gestión de Bienes y servicios, 5.1.1. - PAP –A- :4.1 "Ejecutar planes maestros de desarrollo físico por Sedes".

Plan Maestro presentado 20-dic-2013 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización


Socioculturales37. Demandas de ampliación de cobertura y servicios que presta la universidad.

37.1. Déficit y deterioro en aulas de clase para los grupos que se programan.

Organización de horarios por franjas. a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNPlan de Acción.Gestión de Bienes y servicios, 5.1.1. - PAP –A- :4.1 "Ejecutar planes maestros de desarrollo físico por Sedes".


Regionalización




Organización de horarios por franjas. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar mantenimiento preventivo a las aulas de clase del posgrado del Instituto.

Número de mantenimientos realizados.


AdministrativaInstituto de Psicología




Organización de horarios por franjas. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar un plan alterno para realizar un préstamo permanente a nombre del Instituto que de solución al déficit de aulas. (Cesion de espacio, alianzas con otras unidades).

Plan alterno elaborado 20-dic-13 1Coordinacion

AdministrativaInstituto de Psicología




Organización de horarios por franjas. a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNFormular proyectos institucionales para la construcción de nuevos equipamientos que respondan a la demanda y para la adecuación del equipamiento existente.

Proyectos formulados 01-dic-13 3 Álvaro PovedaÁrea de Planeación

FísicaOPDI



37.2 Lentitud en la adaptación de la planta física a la movilidad de personas con limitaciones físicas.

Se han realizado algunas adaptaciones puntuales.

La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas tiene pendiente la ejecución de un proyecto aprobado por estampilla para la instalación de un ascensor en el edificio.





Se han realizado algunas adaptaciones puntuales. a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNFormular proyectos de construcción y adecuación de elementos que permitan la movilidad de las personas en situación de discapcidad tanto en los edificios de nueva planta como en los pre existentes.


FísicaOPDI




Se han realizado algunas adaptaciones puntuales. a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNFormular proyectos para la adecuación del espacio público al uso de las personas en situación de dispacidad.


FísicaOPDI




Se han realizado algunas adaptaciones puntuales. a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNPlan de Acción.Gestión de Bienes y servicios, 5.1.1. - PAP –A- :4.1 "Ejecutar planes maestros de desarrollo físico por Sedes".


Regionalización




Se han realizado algunas adaptaciones puntuales. b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Ejecutar el proyecto de instalación del ascensor de la Sede. Ascensor Instalado 30-dic-2015 1 Coordinación Soporte Sede PalmiraDirección de

Regionalización




Se han realizado algunas adaptaciones puntuales.

Formular proyecto de adecuación de planta física para atención de discapacitados.

c 1 B

Responsable servicios generales,

mantenimiento y planta física.


Regionalización



37.3.Fragilidad en el sistema eléctrico aéreo e interno, alcantarillado y redes de agua (insuficiencia y obsolescencia).

Se ha realizado mantenimiento preventivo y correctivo a la red eléctrica (transformadores y malla a tierra) en algunos edificios, sedes regionales y centros de cableado. Pero no se han adelantado con la suficiente rapidez la reposición de las redes.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNElaborar y presentar proyecto por recursos de estampilla ante la OPDI para la la actualización de la red eléctrica de la Sede y la implementación de un sistema alterno de energía eléctrica.

Proyecto elaborado y presentado 30-jun-2013 1 Sede PacíficoDirección de

Regionalización





b 3 A ASUMIR - ATENCIÓNEn estos momentos está aprobado la elaboración del plan maestro donde va incluido el sistema eléctrico de la sede.

Plan maestro 30-dic-2012 1Dirección de la Sede,



Regionalización





d 4 M ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar mantenimiento preventivo y correctivo al cableado de red del Instituto.

Número de mantenimientos realizados.

20-dic-13 1Pedro Pablo Osorio

Duran (Manejo Interno)






a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo en la redes eléctricas.

Número de solicitudes de mantenimiento eléctricas atendidas al semestre/Número de solicitudes recibidas durante el semestre.

1-dic-2013Cumplir el 95 % de las

solicitudes de mantenimiento

Jefe Sección de Servicios Varios y Mantenimiento

Sección de Servicios Varios y

MantenimientoVRAD





a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo en las redes de distribución de agua potable y de alcantarillado.

Número de solicitudes de mantenimeinto de la red de agua potable y alcantarillado atendidas semestralmente/Número de solicitudes recibidas durante el semestre.

1-dic-2013Cumplir el 95 % de las

solicitudes de mantenimiento

Jefe Sección de Servicios Varios y Mantenimiento

Sección de Servicios Varios y

MantenimientoVRAD





b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNSolicitar la inclusión en el plan de sostenibilidad regional 2013, la reorganización del cableado eléctrico entre unidades y estaciones (caja breaker).

Número de solicitadas realizadas 14-dic-2012 1Coordinación

AdministrativaSede Tuluá






b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNRealizar mantenimiento preventivo y correctivo de redes, equipos y edificación.

Registro de la actividad realizada 31-ago-2013 3 Osacar Antonio Ossa Sede ZarzalDirección de

Regionalización




Se ha realizado mantenimiento preventivo y correctivo a la red eléctrica (transformadores y malla a tierra) en algunos edificios, sedes regionales y centros de cableado.Pero no se han adelantado con la suficiente rapidez la reposición de las redes.

Realizar 1 mantenimiento preventivo semestralmente.

c 2 B




Regionalización

RPGestión de Bienes y Servicios

Socioculturales

64. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona de fallas geológicas, tormentas eléctricas y zonas de riesgo en cuanto ainundaciones o incendios naturaleso provocados.

64.1. Falta de tecnología que detecte el humo y elementos contra incendios adecuados.

Existen algunos extintores d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓNPresentar proyecto al Banco de proyectos de inversión de sistema de bloqueo de incendio.

Proyecto presentado 1-dic-2012 1Jefe de Sección


DocumentalVRAD


Socioculturales

64. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona de fallas geológicas, tormentas eléctricas y zonas de riesgo en cuanto ainundaciones o incendios naturaleso provocados.

64.1. Falta de tecnología que detecte el humo y elementos contra incendios adecuados.

Existen algunos extintores d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓN Gestionar la compra de un mayor número de extintores.Solictud enviada en la instancia superior

1-dic-2012 1 solictudJefe de Sección


DocumentalVRAD


Socioculturales

58. Presencia de roedores, acaros,invasión de pulgas que afectan laintegridad de los documentos y de laspersonas.

58.1. Falta de cerramiento adecuado del edificio del Archivo Central e Histórico.

Cerramiento insuficiente b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNTerminar el proceso de adjudicación entre dos proponentes para el cerramiento parcial del edificio.

Adjudicación del contrato 1-dic-2012 1Jefe de Sección


DocumentalVRAD


Socioculturales

58. Presencia de roedores, acaros,invasión de pulgas que afectan laintegridad de los documentos y de laspersonas.

58.1. Falta de cerramiento adecuado del edificio del Archivo Central e Histórico.

Cerramiento insuficiente b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNPresenta proyecto al Banco de proyectos de inversión para el cerramiento definitivo del edificio del Archivo Central e Histórico.

Proyecto presentado 1-jun-2013 1Jefe de Sección


DocumentalVRAD



20.4. Hurtos a los contratistas que ejecutan las obras de materiales, herramientas y equipos.

Los pliegos especifican estos riesgos. Informar a los contratistas que participan en las solicitudes de ofertas o licitaciones sobre la vulnerabilidad del riego y que tomen las acciones necesarias para mitigar

c 3 M ASUMIR -MITIGACIÓN Informar el riesgo a los contratistas en los pliegos para tomar.

Número de pliegos con análisis de riegos (Solicitudes de oferta o licitaciones)/ Número de pliegos emitidos.

30-dic-2015 50% Jefe DABS DABS VRAD


Socioculturales62. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona alto riesgo social.

62.1. Inexistencia de un Plan de Evacuación en la sede administrativa y en las sedes donde se dictan las clases.

No existen. d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓNEstablecer las brigadas de emergencia, con su respectiva dotación.








No existen. d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓNCapacitar a los integrantes de las brigadas de emergencia en todo el manejo de Riesgos de la Sede.

Número de funcionarios capacitados/Número de funcionarios de Servicios Generales







No existen. d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓN Realizar el Plan de Evacuación de la Sede Norte Cauca.Plan de Evacuación de la Sede realizado





Socioculturales


19.3. Inexistencia de un Plan de Evacuación en el Campus la Carbonera.


a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNEstablecer las brigadas de emergencia, con su respectiva dotación.


30-dic-2012 5 Coordinación Soporte Sede PalmiraDirección de

Regionalización


Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓNCapacitar a los integrantes de las brigadas de emergencia en todo el manejo de Riesgos de la Sede.

Número de funcionarios capacitados, Número de funcionarios de Servicios Generales


Regionalización


Socioculturales




a 1 M ASUMIR -MITIGACIÓN Realizar el Plan de Evacuación de la Sede Palmira.Plan de Evacuación de la Sede realizado


Regionalización


Humanas


1.5. Resistencia a adoptar medidas de prevención relacionadas con la conservación de los documentos y la información.

Socialización y capacitaciones dirigidas a todo el personal sobre temáticas archísticas y de conservación de documentos. Sin embargo existe fragilidad en el seguimiento a efectividad de las capacitaciones.

Hacer el seguimiento a los resultados de las actividades de inducción, reinducción y capacitación.

b 1 B Coordinación Calidad Sede ZarzalDirección de

Regionalización


Socioculturales


19.4. Ubicación del archivo central de la Sede en los bajos de la biblioteca, en nivel por debajo de la calle y tuberías, generando exposición a la humedad y posibles inundaciones.

Tres (3) recámaras para control de nivel freático conectada entre sí. Una (1) motobomba con sistema de sellado que evita que el agua se devuelva por los ductos del alcantarillado de la calle. Socialización del procedimiento al personal de portería.


Realizar la inducción y reinducción a los responsables del área y al personal de portería con relación al procedimiento de seguimiento diario del funcionamiento de los equipos y estado del área, en las tres (3) jornadas.

Registro de la actividad 30-sep-2012 2Hugo Alexander

PalaciosSede Zarzal



Socioculturales37. Demandas de ampliación de cobertura y servicios que presta la Universidad.

37.4. Falta de proveedores en la región que cumplan con los requisitos de contratación de bienes y servicios.

Se ha contratado con proveedores de otros municipios y se esta inculcando en nuestro municipio que se cumpla con los requisitos para poder contratar.

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNInducir - socializar a los proveedores en el proceso de contratación, página web de la Universidad.

Proveedores contratados en Zarzal 31-dic-2012 4Maria soledad

LibrerosSede Zarzal



Humanas45. Elaboración incompleta de los "Estudios Previos".

45.1. La Cultura Contractual "incipiente" y la capacitación insuficiente, al respecto.

Principios constitucionales: planeación, Estatuto Contractual, Reglamentación, Capacitación.

a 2 A ASUMIR - ATENCIÓNDar asesoría directa a supervisores en procesos de liquidación en los que el contratista exija reconocimientos no incluidos en el contrato.

(Contratos fueron liquidados y que no requirieron liquidación unilateral, habiéndose requerido inicialmente reconocimientos económicos no incluidos en el contrato)/ (Contratos que, requiriendo ser liquidados y el contratista exija reconocimientos económicos no incluidos en el contrato)

15-dic-2012 80%Profesional División


ContrataciónVRAD


Humanas49. Incumplimento de la Universidad por no contar con las condiciones para recibir los contratos o iniciar la obra.

49.1. Deficiencia en los procesos de planeación contractual.

Asegurar con la OPDI y las Unidades Ejecutoras de proyectos de inversión el requerimiento de confirmación escrita de los responsables de las condiciones existentes para ejecutar.

a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNReforzar capacitación, actualizar instructivos al respecto. Aumentar asesoramiento técnico de la formulación de proyectos.

Contratos ejecutados sin inconvenientes en la recepción de los bienes y servicios por condiciones físicas y logísiticas para recibir / (contratos ejecutados)

15-dic-2012 70%Jefe División de


ContrataciónVRAD


Humanas43. Daños de equipo o no entrega por fuerza mayor o caso fortuito.

43.1. Poco poder de control sobre agentes externos con capacidad de alterar el Orden Público. Algunas instalaciones fisicas son vulnerables o agentes de riesgo.

Pólizas para transferencia. Pliegos que establecen que no se prestan servicios de bodegaje y que la seguridad de la obra o del equipo es responsabilidad del Contratista. En los pliegos se distrubuye este riesgo en forma compartida, en la mayoría de los casos

a 2 A ASUMIR -MITIGACIÓNContrato de almacenamiento temporal con las condiciones técnicas requeridas. Que los proponentes incluyan costos de bodegaje técnico en su propuesta.

Disponibilidad de sitio contratado (o en campus) para bodegaje alternativo, con las condiciones claras para uso inmediato (2 días)

15-dic-2012 1




BienesVRAD


Humanas

60. Trámite inoportuno (no sacarlo o hacerlo con posterioridad a la solicitud de ofertas) de la Certificación de Disponibilidad Presupuestal.

60.1. Desconocimiento de la norma o el funcionario considera que prima la necesidad sobre el formalismo institucional.

Autocontrol al interior de la Unidad Ejecutadora. La Normatividad requiere que la Solicitud de oferta sea autorizada por el Jefe de la Unidad ejecutadora. La apertura de procesos contractuales > 200 SMMLV. Se realiza 100 % en la División de Contratación.

a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNProgramas de "Capacitación Contractual" (funcionarios y personal de apoyo). Dos capacitaciones al año.

Porcentaje de casos exitosos estimados (percepción), que pudieron ser tramitados por contar con disponibilidad previa



ContrataciónVRAD


Humanas

61. Revisión inadecuada de los documentos soporte de proceso pre - contractual antes de Solicitar Ofertas o publicar Pliego de Licitación.

61.1. Sobre carga de trabajo en periodos "pico". Procesos a cargo de los funcionarios que pueden llevar a que no realicen una revisión completa.

Revisión general del 100% de los procesos por el Jefe de la Unidad Ejecutora y detallada solo en algunos casos(aleatoriamente y circunstancialmente).

a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNCrear una "Lista de Chequeo" para uso esencialemente del Profesional. Creación de Base de Datos de estudio de casos.

Lista de chequeo aprobada y en uso. 15-dic-2012 1Profesional División


ContrataciónVRAD


Humanas46. Evaluación inadecuada de las propuestas recibidas.

46.1. Poca capacitación de funcionarios sobre las normas contractuales. Interpretación subjetiva de las normas y los hechos. Sobrecarga en "picos" del año de procesos a cargo de los funcionarios que pueden llevar a que no realicen una revisión completa.

Existencia de un periodo de tiempo definido para observaciones de los proponentes a los informes de evaluación de procesos diferentes a Contratación Directa

a 2 A ASUMIR - PREVENCIÓNProgramas de "Capacitación Contractual" (funcionarios y personal de apoyo). Dos capacitaciones al año.

(Informes de evaluación que no requieran "ampliación" con correcciones de fondo) / (procesos contractuales)



ContrataciónVRAD


Humanas59. Posible afectación del patrimonio institucional.

59.1. Capacitación "insuficiente" respecto a los procedimientos requeridos para la legalización de los contratos.

La División de Contratación verifica la "legalización"para autorizar el inicio de la ejecución.


Informar al Jefe Inmediato de casos en que funcionarios hayan autorizado inicio de ejecución de contratos antes de estar legalizado el contrato, con el objetivo de que se evalue si amerita proceso disciplinario al responsable.

Contratos de tracto sucesivo autorizados para iniciar ejecución cumpliendo con la legalización/contratos de tracto sucesivo



ContrataciónVRAD


Humanas59. Posible afectación del patrimonio institucional.

59.2. Desconocimiento de la norma requerida para recibo físico de donaciones.

Resolución que regula el recibo de donaciones, procedimiento publicado.


Informar al Jefe Inmediato de casos en que funcionarios hayan autorizado el recibo físico de donaciones antes de estar legalizada, con el objetivo de que se evalue si amerita proceso disciplinario al responsable.

Número de donaciones con recibo físico después de legalización/ Número de donaciones tramitadas

15-dic-2012 90%

Profesional Sección de Compras y



BienesVRAD


Socioculturales


19.5. La edificación donde funciona la sede no es planta física propia.

Adecuación de planta física y ejecución de proyectos de sostenibilidad

d 4 M ASUMIR -MITIGACIÓN Ejecutar programa de capacitación de brigadistas de la Sede. Número de programas ejecutados 15-dic-2012 1


mantenimiento y planta física;

Coordinador Salud Ocupacional y


Regionalización


Socioculturales

50. Ingreso de personas ajenas a la institución con fines nocivos para los bienes muebles e inmuebles (hurtos, deterioro de planta física).

50.1. Deficientes condiciones de seguridad y precario servicio de vigilancia.

Programación de turnos las 24 horas para cada edificio (3 sedes)

Elaborar Programa de mejoramiento de condiciones de seguridad en los edificios.

d 1 B




Regionalización

RPGestión de Recursos Tecnológicos

Socioculturales65. Veedurías y rendición de cuentas exigidas por entidades gubernamentales encargadas.

65.1. Desconocimiento de procedimientos o no obligatoriedad, en el uso de los sistemas de información institucionales, que permiten la centralización y gestión de la información institucional.

Controles inexistentes. b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓNEnviar comunicado a las áreas responsables del uso de los sistemas de información.

Número de comunicados enviados 30-dic-2012 1Coordinacion Área de

DesarrolloOITEL

RP Comunicación Socioculturales30. Usuarios insatisfechos frente a los servicios prestados por la Universidad.

30.3. Bajo uso de los buzones de PQRS existentes en todas las Sedes de la Universidad.

Socialización del programa de atención de PQRS y divulgación de los medios disponibles para que los usuarios lo utilicen.

b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Reubicar los buzones que tengan menor uso. Número de buzones reubicados 01-dic-13 3 buzonesMargarita

ReyesPQRS Secretaría General

RP Investigación Socioculturales56. Posibilidad de pérdida y/o filtración de información confidencial generada en el desarrollo de procesos de I+d+i.

56.1. Falta de un protocolo adecuado para la custodia de la información confidencial que se genera en los procesos de propiedad intelectual.

Acuerdo de propiedad intelectual. b 2 M ASUMIR - ATENCIÓNDefinición de protocolos para la cadena de custodia de los documentos e información confidencial que se genera en los procesos de propiedad intelectual.

Protocolo aprobado 30-jun-2013 1 OTRI VRIN


41. Cambios en las políticas sobre indexación de revistas científicas, así como políticas para el reconocimiento de las editoriales de las Universidades.

41.1 Falta de actualización de la política editorial de la Universidad.

Documento de políticas y reglamento general b 2 M ASUMIR - ATENCIÓN Elaborar propuesta de actualización de la actual política. Número de políticas aprobadas 15-dic-2013 1 Programa editorial VRIN






b 2 M ASUMIR - PREVENCIÓNGestión con el gobierno local para el apoyo con recursos propios.

Número de reuniones realizadas al año


Regionalización






b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓN Elaboración presupuesto anual de la sede. Presupuesto de la sede elaborado 30-dic-15Partida presupuestal

anual del Municipio a la Sede

Cecilia Madriñan Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización

RP FormaciónPolítica Pública y Económica

47. Falta de voluntad política para comprometerse con la donación de los Laboratorios Integrados para la Sede Caicedonia.

47.1. Incremento en los costos de los programas académicos que deben realizar practicas de laboratorio.

Existe un proyecto de acuerdo que se encuentra en discusión por el Consejo Municipal

a 4 E ASUMIR - PREVENCIÓNPresentación ante el Consejo Municipal del proyecto de acuerdo para la donación del laboratorio integral a la Universidad del Valle .

Proyecto de acuerdo para la donación del laboratorio presentado


Regionalización



4.8. Inexistencia de una política para incorporar las TIC en los procesos educativos que facilite los procesos de formación.



Se llevarán a cabo capacitaciones en campus virtual para la comunidad académica en donde se involucren los coordinadores académicos, docentes y estudiantes. Es necesario el apoyo por parte de cada coordinación para exigir a los docentes el uso del campus virtual.

Número de personas capacitadas en campus virtual

30-dic-12

Capacitar en campus virtual al 80% de la

comunidad académica, 440 personas capacitadas

Felipe Giraldo Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización



4.9. Deficiencia en estrategias de promoción y divulgación de la oferta académica especialmente del pregrado.


a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNHacer divulgación de la oferta académica de pregrado por medio de una revista institucional.

Número de Revistas institucionales en las que se publicó la oferta académica de la Sede.

30-dic-12 1Elisabeth Marin y

Coordinadores Académicos

Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización



4.9. Deficiencia en estrategias de promoción y divulgación de la oferta académica especialmente del pregrado.


a 3 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar visitas a colegios programadas entre la Oficina de Comunicaciones y los coordinadores de los distintos programas académicos.

Número de visitas realizadas a colegios

30-dic-12

1 visita a cada colegio en el área de cobertura inmediata (3 colegios)

1 programa radial

Elisabeth Marin y Coordinadores

AcadémicosSede Caicedonia


RP Desarrollo Humano y Bienestar

Socioculturales63. Se percibe bajo interes en el ingreso y permanencia en la Universidad.

63.1 La personas que ingresan a pregrado y extensión desertan fácilmente.

No existen controles a 3 E ASUMIR - ATENCIÓNCreación de un programa de bienestar que permita disminuir el bajo rendimiento y la desercion académica.

Programa de bienestar para deserción y rendimiento académico creado

15-dic-121 programa y Deserción

<10%Luisa Leiton Sede Caicedonia



Socioculturales51. Insuficiente e inadecuada planta para el cumplimiento de los procesos misionales.

51.1. Falta espacios adecuados para el cumplimiento de los procesos misionales.

Existe un Plan Maestro de Desarrollo Físico b 2 M ASUMIR -MITIGACIÓNGestión ante el gobierno municipal para la donación de un lote construcción de la Sede.

Número de reuniones realizadas entre Rectoría y Alcaldía del municipio

05-ene-151 Reunión Alcalde-

Rector y director de sede.


Regionalización


Socioculturales55. Perdida de equipos y riesgo en la seguridad de la comunidad universitaria.

55.1. Existe una red eléctrica deficiente que ocaciona altos picos que genera daños en los equipos y ponen en alto riesgo la seguridad de la sede y a la comunidad universitaria.

Existe un plan maestro de desarrollo fisico a 4 E ASUMIR -MITIGACIÓNRealizar gestión de recursos con la Rectoría para el cambio de instalaciones eléctricas.

Monto de recursos a solicitar 30-dic-12Recursos por $62.000.000.


Regionalización


Socioculturales55. Perdida de equipos y riesgo en la seguridad de la comunidad universitaria.

55.1. Existe una red eléctrica deficiente que ocasiona altos picos que genera daños en los equipos y ponen en alto riesgo la seguridad de la sede y a la comunidad universitaria.

Existe un plan maestro de desarrollo fisico a 4 E ASUMIR - PREVENCIÓNRevisión técnica instalaciones eléctricas, diseño y presupuesto de las redes.

Diseño de redes eléctricas realizado 30-dic-12 1 Cecilia Madriñan Sede CaicedoniaDirección de

Regionalización


Socioculturales37. Demandas de ampliación de cobertura y servicios que presta la Universidad.

37.5. Inexistencia en la planta física que facilite la movilidad de personas con limitaciones físicas.

Se ha programado la construcción de rampas de acceso a la Universidad y sus dependencias.

b 3 A ASUMIR - PREVENCIÓNDiseño físico y construcción de rampas para el acceso a personas minusvalidas.

Diseño de rampas realizado. Presupuesto y obras construidas


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