planeación estratégicas, aplicaciones de la teoría en planes, proyectos, ejercicios de costos en...

Planeación Estratégicas, Aplicaciones de la teoría en planes,

proyectos, ejercicios de costos en las Agencias Publicitarias

Managua 13 de Junio 2015

UNIVERSIDAD DE MANAGUA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

PRODUCCION PUBLICITARIA

1. Objetivos1.2. Objetivo General1.1. Objetivos Específicos

2. Datos de la empresa3. Organigrama4. Análisis de FODA5. Proceso de Negocio6. Diagrama de funciones7. Análisis de los procesos8. Necesidades de Información9. Impacto Tecnológico 10. Evaluación de riesgo en proyectos11. Gráfica de análisis de riesgo vs beneficios12. Priorización de requerimiento13. Gráficas prioridades de proyectos14. Planeación estratégica15. Diagrama de Gantt16. Planificación de la Información17. Empresa Seleccionada18. Conclusiones19. Recomendaciones20. Bibliografía

Contenido

1.1. Objetivos General:Desarrollar una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la Empresa Díaz Nexos.

1.2. Objetivos Específicos: Confeccionar la Matriz FODA para el análisis sistemático que

nos facilite la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de la empresa.

Identificar las estrategias principales para la evaluación de subestrategias.

Elaborar un diagrama de proceso de los distintos departamentos.

Objetivos del Proyecto

Diagramar las Funciones relacionas con cada departamento. Elaborar la matriz de proceso con respecto a la organización. Analizar las necesidades de información de la empresa Desarrollar un cuadro de evaluación de riesgo de los

proyectos. Graficar las prioridades de los proyectos. Confeccionar el plan estratégico de la empresa. Elaborar cuadros para la planificación de la información

1.2. Objetivos Específicos

2. Datos de la Empresa

Agencia de Publicidad: DIAZ NEXOS

Es una agencia de publicidad con más de 30 años en el mercado panameño. Fue fundada por Rogelio Díaz F. entre los años 1978 y 1979. A mediados de

los años 80 se convierte en Rogelio Díaz Publicidad. A principios de 2000, luego de trabajar con múltiples redes internacionales,

Rogelio Díaz Publicidad amplia sus servicios de comunicación y se convierte en DIAZ NEXOS.

En este momento Díaz I Nexos maneja la publicidad de Copa Airlines a través de una operación con redes en 44 destinos de 24 países.

Cuenta con un equipo de 22 colaboradores. Actualmente continúa su crecimiento adquiriendo nuevos clientes y

compitiendo por nuevas cuentas.

3. Organigrama de Díaz Nexos

4. FODA

FORTALEZA OPORTUNIDAD

• Experiencia (Más de 30 años).• Conocimiento del Negocios.• Maneja cuentas de empresas a nivel nacional

e internacional. • Equipo Estratega.• Conocer a fondo la marca a publicitar, su

función y utilidad, que le permita un mejor entendimiento con el cliente para satisfacer sus necesidades.

• El mercado ha ido creciendo: todos los productos necesitan comunicar sus ventajas para ser competitivos.

• Crecimiento: adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.

• Leyes que se están por aprobarse en la Asamblea y necesitan su divulgación.

DEBILIDAD AMENAZA

• El poder esta centrado en una sola persona. • Otras agencias ofrecen servicios de

optimización de medios.• Servicios generales que deben ser

contratados outsourcing (tiempo de respuesta mayor).

• Falta de Leyes que regulen la profesión.

• El mercado de publicidad es muy competitivo.• Reducción del mercado debido a la crisis

financiera a nivel mundial (lo primero que se recorta es la publicidad).

• Nuevos competidores.• Operación desleal por parte de medios y otros

competidores.

Clientes

Atención a Clientes / Ejecutivas de Cuentas

Departamento De Medios

Medios de Comunicación

Contabilidad / Facturación

CreatividadProducción

Tráfico Diseño

Proveedores

5. Proceso de Negocio

Clientes

DIAZ NEXOS

Empresa

Proveedores

Gobierno

Presidencia

Administración

Cuentas

Creatividad

Contabilidad

Tráfico

6. Diagrama de Funciones

Rec

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Dirección de Cuentas

Creatividad y Producción

Trafico

Contabilidad

ORGANIZACIÓN

PROCESO

Gerencia Administrativa

Atención a Clientes Tráfico Medios Contabilidad

X Responsabilidad / Toma de Decisión I Implicado en el Proceso P Poca Implicación en el Proceso

7. Análisis de Procesos

8. Necesidades de Información Procesamiento y registro de ordenes de trabajo

(actualmente es manual). Procesamiento y registro de planes de medios

(sistema de optimización). Procesamiento y registro de ordenes de medios . Generación de reportes de consumo de producción y

medios de clientes de acuerdo a la información procesada.

Información de cuentas por cobrar / pagar de acuerdo a clientes, proveedores y medios.

Acceso múltiple a documentos e información.

– Procesos Manuales– No se cuenta con ningún plan tecnológico

para el mejoramiento continuo– Limitado acceso a información

9. Impacto Tecnológico

10. EVALUACIÓN DE RIESGO EN PROYECTOS

Nombre del Proyecto Estructura Nivel Tecnológico TamañoGrado de Riesgo

Herramienta de administración de

proyecto

1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas

Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de planeación formal

2.Ampliación Red de Datos Baja Alta Pequeño Alto Alta integración interna

3.Protección acceso a la red Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo Uso intenso de control formal

4.Proyecto Portafolio de Inversiones

Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de control formal

5.Planes estratégicos para el Marketing

Bajo Bajo Grande Bajo Uso intenso de planeación formal

6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias

Alta Alta Pequeño Mediano-Bajo Alta integración interna

7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos

Alta bajo Grande bajo Uso intenso de planeación formal

11. GRÁFICA DE ANÁLISIS DE RIEGOS VS BENEFICIOS

Riesgo del proyecto

Ben

efic

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ncia

les

para

la c

ompa

ñía

1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas 2. Ampliación Red de Datos

3. Protección acceso a la red

4. Proyecto Portafolio de Inversiones

5. Planes estratégicos para el Marketing 6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos

12. PRIORIZACIÓN DE REQUERIMIENTO

Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO

1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas

8 9 10 9.0 8 9 7 9 8 8.2

2.Ampliación Red de Datos

8 9 9 8.7 8 8 8 9 8 8.2

3.Protección acceso a la red

7 7 8 7.3 8 8 7 8 8 7.8

4.Proyecto Portafolio de Inversiones

9 9 10 9.3 9 9 8 9 8 8.6

5.Planes estratégicos para el Marketing

8 9 10 9.0 9 8 8 8 9 8.4

6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias

9 9 10 9.3 9 9 8 9 9 8.8

7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos

9 7 9 8.3 7 8 8 9 8 8.0

FACTORES ESTRATEGICOS:P- ProductividadD- Diferenciación TD- Toma de DecisionesPRO- Promedio

FACTORES FACTIBILIDAD:T- Técnica O- OperacionalE- Económica C- CalendarioL- Legal PRO- Promedio

13. GRÁFICAS PRIORIDADES DE PROYECTOS

1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas

2. Ampliación Red de Datos

3. Protección acceso a la red

4. Proyecto Portafolio de Inversiones

5. Planes estratégicos para el Marketing

6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos

14. Planeación Estratégica

Organización Responsables e Involucrados Gerente General, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Informática

Objetivos1. Evaluar las necesidades de implementación de sistemas 2. Establecer sistemas informáticos adecuados con los requerimientos 3. Establecer programas de capacitación para el personal4. Desarrollar métodos de evaluación de la efectividad del sistema 5. Informes de productividad/eficiencia antes y después Forma de comunicación de los objetivos 6. Programa de comunicación interna en la organización 7. Programa de capacitación de los colaboradores

Información Interna Requerida 1. Estudio de procesos actuales. 2. Necesidades de mejora de la organización 3. Información sobre los equipos utilizados

actualmente 4. Objetivos de productividad y desempeño

esperados Información Externa Requerida 5. Empresas de informática relacionadas con

empresas publicitarias 6. Ranking de las mejores empresas en ese campo7. Benchmarking8. Análisis de costos versus resultados

Planeación de Tiempos1. Procesos ( 6 meses)2. Necesidades de mejora (2

meses)3. Información de los equipos (1

semana)4. Objetivos (2 semanas)5. Empresas Outsourcing (2

semanas)6. Ranking (2 semanas)7. Benchmarking (2 meses). 8. Análisis de costos (1 semana)

Recurso y responsabilidades: 1. Procesos (Depto. De

Calidad/RH)2. Objetivos (Management

Team)3. Data de equipos (IT

Department)4. Benchmarking (Consultant

company)5. Análisis de costos

(Finance)

Entrenamiento:Management Team: Entrenamiento de ITPersonal del Proyecto: Entrenamiento con el Management Team para trabajar en base a los objetivos de la compañía.

Análisis Competitivo y Evaluación de posición

Análisis de posición actual:Basado en la trayectoria que tiene Díaz Nexos la empresa es muy solida en el ámbito publicitario y tiene clientes de gran renombre que avalan la calidad de su trabajo.

Factores de éxito en la industria:1. Credibilidad 2. Productos de calidad3. Eficiencia 4. Excelente servicio al cliente.

Fortalezas1. Gran trayectoria. 2. Renombre3. ClientesDebilidades 4. Decisiones centralizadas.5. Falta de mejoras con el tiempo. 6. Falta de IT actualizada.

Resumen de la posición en la industria:• Esta en 14 países • Tiene afiliaciones con fuertes

publicitarias. • Clientes de renombre internacional.

Análisis del Ambiente y Proyección

Mercado:En relación con el mercado la compañía necesita actualizar

ciertas herramientas y procesos para estar a la vanguardia.

Tecnología:A pesar de que Díaz Nexos cuenta con cierta programación a nivel de diseño, no está equipada para los procesos administrativos que requieren mayor velocidad y eficiencia.

Economía y política:En lo referente a la política no existe una influencia tangible, sin embargo en términos económicos el impacto es importante ya que tiene un efecto sobre los costos, la eficiencia y otros aspectos que involucran directamente a los clientes de la publicitaria.

Proyección AmbientalEn base a los cambios que se pueden hacer en el área de tecnología, la proyección con respecto a la competencia y el mercado es muy positiva ya que posibilitara el crecimiento de la empresa en un mercado de rápido crecimiento.

Factores Externos Claves1. Benchmarking. Esta herramienta nos permitirá

poder copiar modelos ya útiles en otras organizacionales de publicidad para acercarnos a los objetivos.

2. Tecnología de punta. Estas herramientas serán el puente que nos catapultara a los resultados deseados, al estar unido a una buena capacitación.

3. Empresas Consultoras. La evaluación y diseño de cambios que pueden hacer este tipo de empresas son de gran beneficio para pequeñas organizaciones que nos constan de mucha información en el tema.

Desarrollo Estratégico

Estrategias Alternativas1. Contratar a una empresa consultora

para la mejora de los procesos internos.

2. Generación de lluvia de ideas entre los colaboradores para buscar formas mas eficientes de entregar el trabajo.

3. Estudiar la posibilidad de realizar algunos procesos outsourcing, si cupiera la idea.

4. Contratar personas con perfiles creativos para desarrollar estrategias nuevas de trabajo.

Tiempos y recursos requeridos1. Contratación de consultora . 1 mes de

evaluación, consenso de todo el management team.

2. Lluvia de idea. 1 semana para estudiar como desarrollarlo, 1 salón con tablero y pilotos.

3. Procesos Outsourcing. 2 meses para estudio de la propuesta.

4. Contratación. 3 meses, una psicóloga, pruebas de personalidad , facilidades para el proceso de reclutamiento y budget para realizar la gestión.

Evaluación y selección de estrategia1. Costos2. Tiempos3. Recursos4. Factibilidad5. Velocidad6. Esfuerzo vs.. Eficiencia7. Aceptabilidad organizacional

Objetivos y Metas

Definir meta del negocio1. Establecer procesos de mayor

eficiencia2. Establecer herramientas de IT de

mayor rapidez para mejorar la respuesta a clientes y procesos internos.

3. Crear sistemas de trabajo de vanguardia para aumentar la competitividad en el mercado actual.

Desarrollo de objetivos y factores de éxito1. Consultoría2. Estrategia organizacional3. Desarrollo de planes de crecimiento

en IT4. Estrategias a nivel gerencial para el

desarrollo de la empresa a futuro5. Benchmarking

Comunicación de objetivos y factores de éxito1. Campana organizacional orientada a la

aceptación de los colaboradores2. Lluvia de ideas constantes para medir el

nivel de satisfacción de los colaboradores con las decisiones tomadas

3. Planes de capacitación exhaustivos para mejorar la sensación de aprendizaje

Desarrollo del Plan

Responsabilidades1. Gerencia General. Incentivar a los

colaboradores en el proceso de implementación de las nuevas tecnologías y mostrar su apoyo

2. Recursos Humanos. Desarrollar los entrenamientos pertinentes, las sesiones de lluvia de ideas y la comunicación interna para la aceptación de los colaboradores de las nuevas ideas.

3. IT . Establecimiento de nuevas tecnologías en la organización.

4. Lideres claves en la organización. Apoyo con las nuevas reformas en el aspecto laboral.

Plan Estratégico1. Definir Objetivos2. Establecer responsabilidades3. Establecer tiempos4. Resultados deseados5. Formas de implementación6. Planes de contingencia7. Proceso de capacitación8. Costos9. Formas de evaluación10. Medición del clima organizacional

Proceso de aprobación del Gerente General1. Presentar la propuesta escrita2. Realizar una reunión de presentación

de propuesta3. Cambios o correcciones necesarias4. Aprobacion final5. Puesta en marcha

Implementación

Actividades de planeación1. Campanas organizacionales2. Establecer fechas de lluvia de ideas3. Establecer formas de selección de los

invitados a la lluvia de ideas4. Desarrollo de invitaciones

Sistemas de Monitoreo1. Cada persona encargada de su área

debe reportar cada semana un informe de seguimiento al Gerente General

2. Reuniones bisemanales para establecer el adelanto del proyecto

Base para presupuesto anual1. Costos de tecnología2. Costos de capacitación3. Costos de consultoría

Aprobacion de implementación1. Presentar la propuesta escrita2. Realizar una reunión de presentación

de propuesta3. Cambios o correcciones necesarias4. Aprobacion final5. Puesta en marcha

Ene- Feb- Mar- Abr- May- Jun- Jul- Ago- Sep- Oct-

1Información Interna Requerida

2 Estudio de procesos actuales.

3 Necesidades de mejora de la organización

4Información sobre los equipos utilizados actualmente

5Objetivos de productividad y desempeño esperados

6Información Externa Requerida

7Empresas de informática relacionadas con empresas publicitarias

8 Ranking de las mejores empresas en ese campo

9 Benchmarking

10 Análisis de costos versus resultados

11Entrenamiento:

12Entrenamiento de IT

13Con el Management Team

15. Diagrama de Gantt de las actividades Planeación estratégicas

16. Planificación de la Información

Estrategia de Negocios

Revisión de Operacionesa. Realizar Auditoríasb. Revisión de Condiciones

de Trabajo

Revisión de los Planes Estratégicos

a. Influencia de Clientes Potenciales

b. Ampliar cartera existente, para captar a nuevas empresas

Revisión de los Planes de Información

Existentesa. Plan a largo plazo de

tecnología de información

b. Evaluación de los Sistemas Existentes

Problemas de estrategia de Documentos y las aplicaciones

en los sistemas

Crear Estrategias para asignar prioridades:

a. Saber asignar recursosb. . definir el rumbo de la empresa

Organización

Establecer comité consultivo de Gestión

a. Gestión de Riesgosb. Control interno

c. Gestionar e implementar proyectos

Establecer trabajo en equipoa. Aprender a escuchar

b. Tomar decisiones inteligentesc. Establecer objetivos claros

Organizar los proyectosa. Enfoqueb. Técnicac. método

Necesidades de Información

Evaluar las Tendencias:*Información: aprendizaje y reflexión critica*Procesamiento: finalidad*Industria: análisis de mercado y estadísticas*Funcionales: analizar entorno competitivo

Gestión de la Entrevista

Requisitos y necesidades de información

a. Establecer criterios de búsqueda

b. Modelo de búsqueda con distintas fuentes

Identificar los efectos de la organización en Generala. Identificar factores internos de la

organizationb. Identificar factores externos de la

organización

Los objetivos de información de

documentos para revisión de la

gestión

Estatus Presente

Sistemas de Información del Documento Actual

a. información (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones

Evaluar estándares actuales y métodos

a. proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.

Evaluar adecuación de los sistemas actuales

a. Eficienciab. eficacia

Evaluar operaciones de computadoras y capacidada. Determinar capacidad y uso de los

servidoresb. Evaluar costos y procedimientos

Habilidades del presente documento

*Realizar*Costo

*Análisis

Estrategia de la Organización

Desarrollar Estrategia de la Organización

a. Reducción de Costosb. Apoyar en sistemas de Información para

realizar sus operaciones básicasc. Reemplazar procesos manuales , para

ofrecer rapidez en procesos a un menor costo

Desarrollar Plan de Personal:*"La empresa que verdaderamente sobresaldrá en el futuro, será aquella que descubra cómo explotar el

compromiso del personal y su capacidad para aprender en todos los niveles“

a. Métodos para que el individuo alcance su desarrollob. Definir propósito de trabajo

c. Establecer escala de tiempo para realizar un trabajo.

Aplicación de la Estrategia

Desarrollar modelos de datosa. Para función específica

b. Entender estado actual de los datos de la empresa

Desarrollar descripción del modelo inicial

a. Realizar trabajo de manera efectiva

Desarrollar sistemas generales de arquitecturaa. diseño de más alto nivel de la estructura de un

sistema.b. La Arquitectura de Software establece los

fundamentos para que analistas, diseñadores, programadores, etc. trabajen en una línea común que permita alcanzar los objetivos del sistema de

información, cubriendo todas las necesidades

Definir el enfoque de desarrolloa. Definir metas

b. Definir periodo de Tiempo

http://es.wikipedia.org/wiki/Software

Estrategia de Equipos y Programas

Desarrollar Estrategia de Oficinaa. Crear óptimo desempeño

b. Avance tecnológico

Desarrollar Estrategia de Programa y base de Datos

a. Poseer copia de seguridad siempre

Desarrollar Estrategia de Equipoa. Aplicar estrategia de la Compañía

a. Tener claro oportunidades del entorno de la empresa

c.Poseer enfoque

Desarrollar Estrategias de la Comunicación

a. Comunicación sea funcionalB. Expedita

17. Empresa Seleccionada

Solusoft

• Resulta una de las empresas que más experiencia tiene en el área de Agencias Publicitarias, por tanto conoce las necesidades particulares del negocio.

• Es capaz de diseñar una solución a la medida de las necesidades que presentamos y del presupuesto con el que contamos.

• Su oferta incluye el desarrollo e instalación de software y equipos y la capacitación al personal.

• Su oferta incluye el soporte técnico

18. Conclusiones

Al finalizar el trabajo de investigación sobre el Planeamiento Estratégico a la empresa Díaz Nexos, podemos concluir que:

La industria publicitaria muestra un crecimiento notorio, convirtiéndose así en una industria inmensamente competitiva.

Esta es una industria compleja, donde los sistemas de pagos, comisiones, retenciones, pagos, créditos y procesos son particulares y el factor tiempo resulta trascendental.

Uno de los objetivos principales en este negocio es ser eficiente al menor costo posible, cuidando la calidad del producto que se ofrece y teniendo muy en cuenta el servicio al cliente.

A través del análisis de los procesos y el entendimiento total del funcionamiento general de la empresa, detectamos algunos problemas y logramos priorizar los mismos para la búsqueda de soluciones.

A través de una empresa outsourcing, pretendemos presentar a la empresa una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la misma.

19. Recomendaciones

Implementar el Plan Estratégico Diseñado para la empresa publicitaria Díaz Nexo

Contratar a una empresa outsourcing, con el propósito de resolver los problemas detectados.

Implementar el programa de capacitación de la IT.

20. Bibliografía

Material del curso: Ingeniero Justiniano Montenegro• Diagramas integrados• MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A MERCADOTECNIA • DIAGRAMAS PARA ANÁLISIS Y DOCUMENTACIÓN DE FLUJOS DE INFORMACIÓN.• Overview of Competitive Intelligence (CI)• COMPETITIVIDAD EN ENTORNOS GLOBALES: NUEVOS PARADIGMAS PARA LAS

EMPRESAS. Leonardo Pineda Serna (Ph.D). 2005.• La Organización Basada en Información.• Proyecto de rediseño de Procesos de Negocios Casos: Xerox; CATERPILLAR DESENTIERRA NUEVOS PROGRAMAS DE NEGOCIOS; LOS SISTEMAS DE INFORMACION MANTIENEN A GILLETTE EN EL FILO DE LA NAVAJA (Sistemas Estratégicos de Información); UNITED FOODS AND BEVERAGES, CANADA; otros.

• http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/gannt.htm• http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml•

http://www.deltaasesores.com/servicios/planeacion-estrategica/54-planeacion-estrategica-corporativa.

• http://www.ciat.cgiar.org/agroempresas/pdf/planeacion_estrategica.pdf

http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/gannt.htm

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml

http://www.deltaasesores.com/servicios/planeacion-estrategica/54-planeacion-estrategica-corporativa

http://www.deltaasesores.com/servicios/planeacion-estrategica/54-planeacion-estrategica-corporativa

http://www.ciat.cgiar.org/agroempresas/pdf/planeacion_estrategica.pdf

planeación estratégicas, aplicaciones de la teoría en planes, proyectos, ejercicios de costos en...

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