planeacion caracteristicas y definicion

PLANEACION DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS

PLANEACIÓN

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La planeación es la función administrativa básica que implica:• el establecimiento de objetivos y• el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos,• apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo

adecuado de los recursos organizacionales.

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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La administración sin planeación no tiene razón de ser:• Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos,

la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.


PLANEACION• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué

manera.• Incluye determinar:• las misiones globales,• identificar los resultados claves y• fijar objetivos específicos,• así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos

para alcanzarlos.


PLANEACION• Es un proceso que comienza por los objetivos, define

estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.• Establece una organización para la instrumentación de las

decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.


PLANEACION• En conclusión, la planeación es:el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en

el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las

estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.


PLANEACION• SE OCUPA DE LOS FINES:

¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:¿COMO DEBE HACERSE?


PLANEACION

ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.


Importancia de la planeación


PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN• La planeación y el control son inseparables.• Los planes establecen los estándares de control.• Cualquier control sin planes carece de sentido.


ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control


PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación InstrumentaciónInstrumentaciónde los planesde los planes

InstrumentaciónInstrumentaciónde los planesde los planes ControlControlControlControl

AcciónAccióncorrectivacorrectiva

AcciónAccióncorrectivacorrectiva

Desviación

Principales objetivos de la planeación• Facilitar el control:• Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la

función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.

• Sin la planeación no puede haber control.


Principales objetivos de la planeación• Reducir la incertidumbre:• Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los

cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.


Principales objetivos de la planeación• Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:• Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el

proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.


Principales objetivos de la planeación• Establecer el esfuerzo coordinado:• Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se

dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.


Tipos de planes• Planes por su ámbito de influencia• Planes por su horizonte temporal


Planes por su ámbito de influencia• Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la

organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.

• Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.


Planes por su horizonte temporal

• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres

años.• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los

operacionales a mediano y corto plazo.


Planes por especificidad• Planes específicos. Son aquellos que están claramente

definidos y no dan lugar a interpretaciones.• Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como

patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN• Propósito y misión estratégicos• Visión• Premisas• Objetivos y metas• Estrategias• Reglas y Políticas• Procedimientos • Programas• Presupuestos

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS• La misión o propósito identifica la función o tarea básica de

una empresa. • Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa

o se quiere estar durante un período establecido.


PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS• El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de

la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.


PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS• La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el

exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.


VISION• La visión es la orientación que la alta dirección le da a la

empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.


VISION• Debe cubrir ciertas características:• ser formuladas por la alta dirección,• conocida y compartida por todos los colaboradores,• sustentarse en los valores de la organización, • ser positiva y alentadora y, lo más importante, • orientar a todos los miembros de la organización durante la

transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.


Premisas• Las premisas de planeación son las condiciones previstas en

que operan los planes.• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones

futuras que afectarán la operación de los planes.


Premisas• La técnica más conocida para elaborar las premisas es el

S.W.O.T. o F.O.D.A.:• fortalezas,• oportunidades,• debilidades y• amenazas.

• Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.


OBJETIVOS Y METAS• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección

busca satisfacer.• Son fines a los que se quiere llegar.• Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.• Surgen de los objetivos.• Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con

adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.


OBJETIVOS Y METAS• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades

organizacionales e individuales.• Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).• Los objetivos son el fin determinado.• Son los que permiten alcanzar metas. • Constituyen el plan básico de la empresa.


ESTRATEGIAS• La estrategia es la determinación del propósito, misión y

objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.• Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.


REGLAS Y POLÍTICAS• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a

discrecionalidad.• Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la

excepción o la elección personal.• Ejemplo: No fumar.


REGLAS Y POLÍTICAS• Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o

encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.• La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de

discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. • Pueden ser escritas o verbales.• Ejemplo: política salarial.


PROCEDIMIENTOS• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de

actividades cotidianas.• A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de

pensamiento.• Son los planes que establecen un método o forma para llevar a

cabo una actividad o serie de actividades.• Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que

indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.


PROGRAMAS• Los programas son un conjunto de actividades

interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.


PROGRAMAS• Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de

metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.


PRESUPUESTOS• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero

asignado para la realización de una actividad o un proyecto. • Son una expresiones en términos numéricos.• Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos

que se necesitarán. • Constituyen medios de control.


PRESUPUESTOS• Existen varios tipos de presupuestos:• Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para

planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.

• Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.


PRESUPUESTOS• Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de

dinero provenientes de las ventas.• Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo,

contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.

• Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.


JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN


PresupuestosPresupuestos

ProgramasProgramas

ProcedimientosProcedimientos

Reglas y políticasReglas y políticas

EstrategiasEstrategias

Objetivos y metasObjetivos y metas

PremisasPremisas

VisiónVisión

Propósitoy misión

Propósitoy misión

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

OBJETIVOS• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las

actividades organizacionales e individuos.• Existen objetivos:• a largo y corto plazo,• generales y específicos.

• Los objetivos deben ser verificables:• se debe determinar si se alcanzan o no en un período

determinado.


JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS


Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Divisionales

Objetivos generales más específicosÁreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos generales de laorganización (largo plazo-estrat.)

Misión

Prop. socio-

económico

Métododescendente

Métodoascendente

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS• La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de

planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOS• En la administración por objetivos:• los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas

comunes,• especifican las áreas principales de responsabilidad de cada

puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y• utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del

área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOS• La mayor aportación de la APO a la TGA es la

conceptualización del trabajo.• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino

también en el cómo del desempeño organizacional.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOS• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su

desarrollo.• La APO representó un gran avance para el desarrollo de la

ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOS• Además, su implantación adecuada incide directamente en la

motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOS• La administración por objetivos es un conjunto formal de

procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.

• La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.


BENEFICIOS DE LA APO• Mejora la administración (planeación orientada a resultados).• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la

organización.• Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos

propios como los organizacionales.


DESVENTAJAS DE LA APO• En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía

basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.

• Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.

• Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.


FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

Planeación• Planeación:• es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones

acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de contribución al objetivo. • Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los

objetivos organizacionales.



• Principio de primacía de la planeación. • Indica que la planeación precede a todas la demás funciones

administrativas



• Principio de eficacia de los planes. • Indica que todos los planes deberán generar más beneficios

en su relación con los costos.



• Principio de adhesión al objetivo. • Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los

miembros de la organización.



• Principio de flexibilidad.• Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia

aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).



• Principio de cambio de ruta. • Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su

reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.


El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos


Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.

Partes de la planeación

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