plan institucional de archivos pinar · institucional de archivos del instituto -pinar, teniendo...
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2019
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR
INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE PITALITO INTRAPITALITO
COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
1
Contenido PINAR (PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS) INTRAPITALITO ............................................................ 2
Introducción ........................................................................................................................................ 2
1. Evaluación de la situación actual de INTRAPITALITO .................................................................. 3
1.1 Identificación de aspectos críticos .......................................................................................... 4
1.2 Priorización de aspectos críticos ............................................................................................. 4
............................................................................................................................................................. 6
2. Contexto Estratégico. ................................................................................................................ 12
3. Visión estratégica del Plan Institucional de archivos PINAR. .................................................... 12
4. Objetivos ................................................................................................................................... 12
5. Mapa de ruta ............................................................................................................................. 13
6. Herramientas de seguimiento ................................................................................................... 13
2
PINAR (PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS) INTRAPITALITO
Introducción
El Estado Colombiano apuesta por su modernización y mejoramiento en la Gestión publica
como estrategia para prestar servicios que conlleven a una mejor calidad de vida para los
ciudadanos en el territorio, por lo cual le ha apostado desde hace mas de 10 años a
evolucionar administrativamente expidiendo la normatividad pertinente para lograrlo y
diseñando los sistemas de gestión requeridos para optimizar la administración pública, de
tal modo que se ha expedido el MECI 1000:2005, el sistema de calidad, el sistema
administrativo , el sistema integrado de gestión y finalmente el Modelo integrado de
Planeación y Gestión MIPG.
En este modelo que surge de la implementación de 16 políticas entre las cuales se encuentra
la de Gestión documental y en la dimensión de información y comunicación, uno de los
productos tangibles es el PINAR que tiene como objetivo principal incorporar en la
planeación estratégica de la Entidad la gestión documental y brindar las herramientas
necesarias para que INTRA cumpla con su función archivística fundamental aplicable para
las Entidades del Estado.
El Instituto de transito y transporte de Pitalito INTRAPITALITO, como entidad
descentralizada del municipio, en cumplimiento del decreto 2609 de 2012, articulo 8
“Instrumentos archivísticos” ha previsto para la vigencia 2018-2019 como una de sus
estrategias fundamentales e importantes como parte del MIPG, desarrollar el Plan
Institucional de Archivos del Instituto -PINAR, teniendo como punto de partida o línea base
las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos, el autodiagnóstico de
MIPG y los factores críticos señalados a partir de estos informes por el comité institucional
de gestión y desempeño. Para tal efecto se han definido objetivos y metas realizables en lo
que queda del periodo de la administración actual y plan de acción que rige la planeación
estratégica del instituto
3
1. Evaluación de la situación actual de INTRAPITALITO
Intrapitalito, realizó un análisis de las herramientas administrativas donde se evidencio que
la Entidad presenta aspectos críticos que no permiten la ejecución plena de la función
archivística lo que conlleva a la no preservación y conservación adecuada de la información
y perdida de la memoria institucional. Una razón por la cual no se ha desarrollado en porque
no se han elaborado las herramientas archivísticas como el PINAR o el PGD y por supuesto
no se ha destinado el presupuesto necesario para la ejecución de actividades tendientes a
mitigar los riesgos y las situaciones a corregir en el aspecto documental del Instituto.
A pesar de lo anterior la Entidad ha desarrollado un trabajo en la Gestión documental y
cuenta con un manual de correspondencia que fue adoptado por acto administrativo No
408 del 9 de marzo de 2013 y está siendo usado por los funcionarios de la Entidad en el cual
se establecen directrices en cuanto a elaboración de documentos, plantillas, tamaño tipo
de letra, etc.
La entidad también tiene un espacio adaptado para el archivo, denominado archivo central,
aunque no cumple las funciones como tal, Esta determinado el espacio, pero no está
proyectado con el crecimiento periódico y progresivo del archivo, sobre todo de las carpetas
de vehículos que es el expediente de mayor volumen de producción en el Instituto.
Se elaboraron las TRD en el año 2017, fueron aprobadas por el comité de archivo
institucional y enviadas al archivo departamental para su convalidación, fueron devueltas
con recomendaciones para ajustes, por lo cual no han sido adoptadas e implementadas aun
en el instituto.
Se encontró un manual de gestión documental elaborado para INTRAPITALTIO pero que no
se adopto por acto administrativo y tampoco esta siendo usado en el ejercicio de la Entidad
como tal al producir sus documentos, este documento adicionalmente esta desactualizado.
Es destacable la preocupación e intención de la directiva de la Entidad por dar cumplimiento
a la función archivística del Instituto, prueba de ello es la intención de la implementación
del MIPG dentro del cual está incluida la política de gestión documental como parte de las
diferentes dimensiones del modelo.
Considerando lo anterior se determinaron los siguientes aspectos críticos para el
cumplimiento del a función archivística por parte de INTRAPITALITO,
4
1.1 Identificación de aspectos críticos
ASPECTOS CRITICOS RIESGOS
1. Las instalaciones del depósito de archivo son pequeñas y no dispuestas para el crecimiento del archivo central
Dificultad para dar un uso racional y optimo al mobiliario, y unidades de conservación para la conservación de documentos.
Acumulación de documentos en archivos de gestión
Perdida de soporte e información debido a la acumulación por falta de espacio.
2. No han sido adoptadas las TRD (Tablas de retención documental)
Desorganización de archivos y perdida de información
3. Fondo documental acumulado
Perdida de documentos e información, dificultad para realizar la trazabilidad de los documentos
Duplicidad de la información.
Demoras en la recuperación de información yen la consulta de los documentos.
4. Dentro de la planeación estratégica de la Entidad no está contemplada la función archivística
No cumplimiento de la función archivística por parte de la entidad debido a la no elaboración y ejecución de planes y programas documentales.
5. Deficiencia técnica en el personal
encargado de archivo
No aplicación de las políticas y ejecución de actividades archivísticas
No cumplimiento de la función de archivo de la Entidad.
6. No se ha elaborado el Sistema Integrado de conservación de documentos
Perdida de información y documentos importantes
1.2 Priorización de aspectos críticos
Una vez se identificaron los aspectos críticos, se evaluó el impacto que estos tienen frente
a cada uno de los ejes articuladores.
Se realizo la revisión uno a uno de cada aspecto critico acorde a la metodología del manual
en la tabla de evaluación correspondiente de manera objetiva con el siguiente resultado:
5
Tabla 1 priorización de aspectos.
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto
de mayor a menor, con el siguiente resultado:
Tabla 2 Ordenamiento de aspectos críticos y ejes articuladores priorizando mayor
calificación.
Aspecto criticoAdministracion de
archivos
Acceso a la
informacion
Preservacion de
la informacion
Aspectos
tecnologicos y de
seguridad
Fortalecimiento y
articulacion Total
Dentro de la planeación estratégica de la
Entidad no está contemplada la función
archivística8 9 7 3 8 35
Deficiencia técnica en el personal
encargado de archivo7 7 4 4 6 28
Fondo documental acumulado 7 4 6 0 3 20No se ha elaborado el Sistema Integrado
de conservación de documentos 5 2 6 0 5 18
Las instalaciones del depósito de archivo
son pequeñas y no dispuesta para el
crecimiento del archivo central2 2 9 2 2 17
No han sido adoptadas las TRD (Tablas de
retención documental)5 3 3 0 6 17
TOTAL 34 27 35 9 30
EJES ARTICULADORES
ASPECTOS CRITICOS VALOR VALORDentro de la planeación estratégica de la
Entidad no está contemplada la función
archivística35 35
Deficiencia técnica en el personal
encargado de archivo28 34
Fondo documental acumulado 20 30No se ha elaborado el Sistema Integrado
de conservación de documentos 18 27
Las instalaciones del depósito de archivo
son pequeñas y no dispuesta para el
crecimiento del archivo central17 9
No han sido adoptadas las TRD (Tablas de
retención documental)17
Acceso a la informacion
Aspectos tecnologicos y de seguridad
EJES ARTICULADORES
Preservacion de la informacion
Administracion de archivos
Fortalecimiento y articulacion
6
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS SOLUCION
/CALIFICACIONACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONPRESERVACION DE LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCION
/CALIFICACIONFORTALECIMIENTO Y ARTICULACION
SOLUCION
/CALIFICACIONTotal
Se considera el ciclo vital de los
documentos integradno aspectos
administativos , legales funcionales y
tecnicos
Se cuentan con politicas que garanticen la
disponibilidad y accesibilidad de la
informacion.
1
Se cuenta con procesos y herramientas
normalizados para la preservacion y
conservacion a largo plazo de los
documentos
1
Se cuenta con politicas asociadas a las
herramientas tecnologicas que respaldan la
seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad
y autenticidad de la informacion
1La gestion documental se encuentra
implementada acorde con el modelo
integrado de planeacion y gestion.
3
Sec euenta con todos los
instrumentos archivisticos
socializados e implementados
Se cuenta con personal idoneo y suficiente para
atender las necesidades documentales y de
archivos de los ciudadanos
Se cuenta son un sistema de metadatos
integrado a otros sistemas de gestion
1Se cuenta con herramientas tecnologicas acrodes
a las necesidades de la entidad, las cuales
permiten hacer buen uso de los documentos.
Se tiene articulada la politica de gestion
documental con los sistemas y modelos
de gestion de la entidad.
1
Se cuenta con procesos de
seguimiento, evaluacion y mejora
para la gestion de documentos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la
entidad para difundir la importancia de la
gestion de documentos Se cuenta con archivos centrales e historicos1
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y
politicas de proteccion de datos a nivel interno y
con terceros
Se cuenta con alianzas estrategicas que
permitan mejorar e innnovar la funcion
archivistica de la entidad.1
Se tiene establecida la politica de
gestion documental
Se cuenta con esquemas de capcitacion y
formacion internos para la gestion de
documentos, articulados con el plan
institucional de capacitacion
la conservacion y preservacion se basa en la
normativa, requisitos legales,
administrativos y tecnicos que le aplican a la
entidad
1
Sec uentan con politicas que permitan adoptar
tecnologias que contemplen servicios y
contenidos orientados a gestion de los
documentos.
Se aplica el marco legal y normativo
concerniente a la funcion archivistica de
la entidad.
1 2
Los instrumentos archivisticos
involucran la documentacion
electronica
Se cuenta con instrumentos archivisticos de
descripcion y clasificacion para sus archivos1 Se cuenta con un sistema integrado de
conservacion SIC1
Las aplicaciones son capaces de generar y
gestionar documentos de valor archivisticos
cumpliendo con los procesos establecidos.
Se cuenta con un sistema de gestion
documental basado en estandares
nacionales e internacionales.2
se cuenta con procesos y flujos
documentales normalizados y
medibles
El personal hace buen uso de las herramientas
tecnologicas destinadas a la administracion de
la inofrmacion de la entidad
Se cuenta con una infraestructura adecuada
para el almacenamiento y conservacion y
preservacion de la documentacion fisica y
electronica
1
Se encuentra estandarizada la administracion y
gestion de la informacion y los datos en
herramientas tecnologicas articuladas con el
sistema de gestion de seguridad de la
informacion y los porcesos archivisticos.
Se tienen implementadas acciones para
la gestion del cambio.
1
Se documentan procesos o
actividades de gestion de documentos
Se ha establecido la caracterizacion de
usuarios de acuerdo a las necesidades de
informacion.
Se cuenta con proceso documentados de
valoracion y disposicion final
1Se cuentan con mecanismos tecnicos que
permitan mejorar la adquisicion uso y
mantenimiento de las herramientas tecnologicas.
Se cuentan con procesos de mejora
continua.
1
Se cuenta con la infraestructura
adecuada para resolver las
necesidades documentales y de
archivo
1Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso
de nuevas tecnologias para optimizar el uso de
papel
Se tienen implementados estandares que
garanticen la preservacion y conservacion de
los documentos
1Se cuenta con tecnologia asociada al servicio
ciudadano, que le permita la participacion e
interaccion.
Se cuenta con instancias asesoras que
formulen lineamientos para la
aplicación de la funcion archivistica de
la Entidad.
2
El personal de la entidad conoce la
importancia de los documentos e
interioriza las politicas y directrices
concernietes a la gestion de los
documentos
1Se tiene implementada la estrategia de gobierno
en linea
Se cuenta con esquemas de migracion y
conversion normalizados
Se cuenta con modelos para la identificacion ,
analisis y evaluacion de riesgos.
Se tienen identificados los roles y
responsabilidades del personal y las
areas frente a los documentos.
1
Se cuenta con el presupuesto a
decuado para a tender las
necesidades documentales y de
archivo.
Sec uenta con canales (locales y en linea) de
servicio, atencion y orientacion al ciudadano.
Se cuenta con modelos o esquemas de
continuidad del negocio.
1
Se cuenta con directrices de seguridad de
informacion con relacion al recurso humano, el
entorno fisico y electronico, el acceso y los
sitemas de informacion.
1La alta direccion esta comprometida con
el desarrollo de la funcion archivistica
de la Entidad.
1 3
2 2 9 2 2 17
Las instalaciones del
depósito de archivo
son pequeñas y no
dispuesta para el
crecimiento del archivo
central
7
ASPECTO CRITICO ADMINISTRACION DE ARCHIVOS SOLUCION
/CALIFICACIONACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONPRESERVACION DE LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCION
/CALIFICACIONFORTALECIMIENTO Y ARTICULACION
SOLUCION
/CALIFICACIONTotal
Se considera el ciclo vital de los documentos
integradno aspectos administativos , legales
funcionales y tecnicos 1
Se cuentan con politicas que garanticen la
disponibilidad y accesibilidad de la
informacion.
1
Se cuenta con procesos y herramientas
normalizados para la preservacion y
conservacion a largo plazo de los
documentos
Se cuenta con politicas asociadas a las
herramientas tecnologicas que respaldan la
seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad
y autenticidad de la informacion
La gestion documental se encuentra
implementada acorde con el modelo
integrado de planeacion y gestion.
1 3
Se cuenta con todos los instrumentos
archivisticos socializados e implementados 1
Se cuenta con personal idoneo y suficiente para
atender las necesidades documentales y de
archivos de los ciudadanos
Se cuenta son un sistema de metadatos
integrado a otros sistemas de gestion
Se cuenta con herramientas tecnologicas acordes
a las necesidades de la entidad, las cuales
permiten hacer buen uso de los documentos.
Se tiene articulada la politica de gestion
documental con los sistemas y modelos
de gestion de la entidad.
1 2
Se cuenta con procesos de seguimiento,
evaluacion y mejora para la gestion de
documentos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la
entidad para difundir la importancia de la
gestion de documentos Se cuenta con archivos centrales e historicos1
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y
politicas de proteccion de datos a nivel interno y
con terceros
Se cuenta con alianzas estrategicas que
permitan mejorar e innnovar la funcion
archivistica de la entidad.1
Se tiene establecida la politica de gestion
documental 1
Se cuenta con esquemas de capcitacion y
formacion internos para la gestion de
documentos, articulados con el plan
institucional de capacitacion
1
la conservacion y preservacion se basa en la
normativa, requisitos legales,
administrativos y tecnicos que le aplican a la
entidad
Sec uentan con politicas que permitan adoptar
tecnologias que contemplen servicios y
contenidos orientados a gestion de los
documentos.
Se aplica el marco legal y normativo
concerniente a la funcion archivistica de
la entidad.
1 3
Los instrumentos archivisticos involucran la
documentacion electronica
Se cuenta con instrumentos archivisticos de
descripcion y clasificacion para sus archivos
Se cuenta con un sistema integrado de
conservacion SIC
Las aplicaciones son capaces de generar y
gestionar documentos de valor archivisticos
cumpliendo con los procesos establecidos.
Se cuenta con un sistema de gestion
documental basado en estandares
nacionales e internacionales.1 1
se cuenta con procesos y flujos
documentales normalizados y medibles 1
El personal hace buen uso de las herramientas
tecnologicas destinadas a la administracion de
la informacion de la entidad
Se cuenta con una infraestructura adecuada
para el almacenamiento y conservacion y
preservacion de la documentacion fisica y
electronica
1
Se encuentra estandarizada la administracion y
gestion de la informacion y los datos en
herramientas tecnologicas articuladas con el
sistema de gestion de seguridad de la
informacion y los porcesos archivisticos.
Se tienen implementadas acciones para
la gestion del cambio.
2
Se documentan procesos o actividades de
gestion de documentos
Se ha establecido la caracterizacion de
usuarios de acuerdo a las necesidades de
informacion.
Se cuenta con proceso documentados de
valoracion y disposicion final
1Se cuentan con mecanismos tecnicos que
permitan mejorar la adquisicion uso y
mantenimiento de las herramientas tecnologicas.
Se cuentan con procesos de mejora
continua.
1
Se cuenta con la infraestructura adecuada
para resolver las necesidades documentales
y de archivo
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso
de nuevas tecnologias para optimizar el uso de
papel
Se tienen implementados estandares que
garanticen la preservacion y conservacion de
los documentos
Se cuenta con tecnologia asociada al servicio
ciudadano, que le permita la participacion e
interaccion.
Se cuenta con instancias asesoras que
formulen lineamientos para la
aplicación de la funcion archivistica de
la Entidad.
1 1
El personal de la entidad conoce la
importancia de los documentos e interioriza
las politicas y directrices concernietes a la
gestion de los documentos
1Se tiene implementada la estrategia de gobierno
en linea
1Se cuenta con esquemas de migracion y
conversion normalizados
Se cuenta con modelos para la identificacion ,
analisis y evaluacion de riesgos.
Se tienen identificados los roles y
responsabilidades del personal y las
areas frente a los documentos.
2
Se cuenta con el presupuesto a decuado para
a tender las necesidades documentales y de
archivo.
Se cuenta con canales (locales y en linea) de
servicio, atencion y orientacion al ciudadano.
Se cuenta con modelos o esquemas de
continuidad del negocio.
Se cuenta con directrices de seguridad de
informacion con relacion al recurso humano, el
entorno fisico y electronico, el acceso y los
sitemas de informacion.
La alta direccion esta comprometida con
el desarrollo de la funcion archivistica
de la Entidad.
1 1
5 3 3 0 6 17
No han sido adoptadas las TRD
(Tablas de retención
documental)
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ASPECTO CRITICO ADMINISTRACION DE ARCHIVOS SOLUCION
/CALIFICACIONACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONPRESERVACION DE LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCION
/CALIFICACIONFORTALECIMIENTO Y ARTICULACION
SOLUCION
/CALIFICACIONTotal
Se considera el ciclo vital de los documentos
integrando aspectos administativos , legales
funcionales y tecnicos 1
Se cuentan con politicas que garanticen la
disponibilidad y accesibilidad de la
informacion.
1
Se cuenta con procesos y herramientas
normalizados para la preservacion y
conservacion a largo plazo de los
documentos
1
Se cuenta con politicas asociadas a las
herramientas tecnologicas que respaldan la
seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad
y autenticidad de la informacion
La gestion documental se encuentra
implementada acorde con el modelo
integrado de planeacion y gestion.
1 4
Se cuenta con todos los instrumentos
archivisticos socializados e implementados 1
Se cuenta con personal idoneo y suficiente para
atender las necesidades documentales y de
archivos de los ciudadanos
1Se cuenta son un sistema de metadatos
integrado a otros sistemas de gestion
Se cuenta con herramientas tecnologicas acordes
a las necesidades de la entidad, las cuales
permiten hacer buen uso de los documentos.
Se tiene articulada la politica de gestion
documental con los sistemas y modelos
de gestion de la entidad.
2
Se cuenta con procesos de seguimiento,
evaluacion y mejora para la gestion de
documentos 1
Se cuenta con esquemas de comunicación en la
entidad para difundir la importancia de la
gestion de documentos Se cuenta con archivos centrales e historicos1
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y
politicas de proteccion de datos a nivel interno y
con terceros
Se cuenta con alianzas estrategicas que
permitan mejorar e innnovar la funcion
archivistica de la entidad.2
Se tiene establecida la politica de gestion
documental 1
Se cuenta con esquemas de capcitacion y
formacion internos para la gestion de
documentos, articulados con el plan
institucional de capacitacion
la conservacion y preservacion se basa en la
normativa, requisitos legales,
administrativos y tecnicos que le aplican a la
entidad
Sec uentan con politicas que permitan adoptar
tecnologias que contemplen servicios y
contenidos orientados a gestion de los
documentos.
Se aplica el marco legal y normativo
concerniente a la funcion archivistica de
la entidad.
1 2
Los instrumentos archivisticos involucran la
documentacion electronica
Se cuenta con instrumentos archivisticos de
descripcion y clasificacion para sus archivos1 Se cuenta con un sistema integrado de
conservacion SIC1
Las aplicaciones son capaces de generar y
gestionar documentos de valor archivisticos
cumpliendo con los procesos establecidos.
Se cuenta con un sistema de gestion
documental basado en estandares
nacionales e internacionales.2
se cuenta con procesos y flujos
documentales normalizados y medibles 1
El personal hace buen uso de las herramientas
tecnologicas destinadas a la administracion de
la informacion de la entidad
Se cuenta con una infraestructura adecuada
para el almacenamiento y conservacion y
preservacion de la documentacion fisica y
electronica
1
Se encuentra estandarizada la administracion y
gestion de la informacion y los datos en
herramientas tecnologicas articuladas con el
sistema de gestion de seguridad de la
informacion y los porcesos archivisticos.
Se tienen implementadas acciones para
la gestion del cambio.
2
Se documentan procesos o actividades de
gestion de documentos
Se ha establecido la caracterizacion de
usuarios de acuerdo a las necesidades de
informacion.
Se cuenta con proceso documentados de
valoracion y disposicion final
1Se cuentan con mecanismos tecnicos que
permitan mejorar la adquisicion uso y
mantenimiento de las herramientas tecnologicas.
Se cuentan con procesos de mejora
continua.
1
Se cuenta con la infraestructura adecuada
para resolver las necesidades documentales
y de archivo
1Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso
de nuevas tecnologias para optimizar el uso de
papel
Se tienen implementados estandares que
garanticen la preservacion y conservacion de
los documentos
1Se cuenta con tecnologia asociada al servicio
ciudadano, que le permita la participacion e
interaccion.
Se cuenta con instancias asesoras que
formulen lineamientos para la
aplicación de la funcion archivistica de
la Entidad.
2
El personal de la entidad conoce la
importancia de los documentos e interioriza
las politicas y directrices concernietes a la
gestion de los documentos
Se tiene implementada la estrategia de gobierno
en linea
1Se cuenta con esquemas de migracion y
conversion normalizados
Se cuenta con modelos para la identificacion ,
analisis y evaluacion de riesgos.
Se tienen identificados los roles y
responsabilidades del personal y las
areas frente a los documentos.
1
Se cuenta con el presupuesto a decuado para
a tender las necesidades documentales y de
archivo. 1
Se cuenta con canales (locales y en linea) de
servicio, atencion y orientacion al ciudadano.
Se cuenta con modelos o esquemas de
continuidad del negocio.
Se cuenta con directrices de seguridad de
informacion con relacion al recurso humano, el
entorno fisico y electronico, el acceso y los
sitemas de informacion.
La alta direccion esta comprometida con
el desarrollo de la funcion archivistica
de la Entidad.
1 2
7 4 6 0 3 20
Fondo documental acumulado
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ASPECTO CRITICO ADMINISTRACION DE ARCHIVOS SOLUCION
/CALIFICACIONACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONPRESERVACION DE LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCION
/CALIFICACIONFORTALECIMIENTO Y ARTICULACION
SOLUCION
/CALIFICACIONTotal
Se considera el ciclo vital de los documentos
integrando aspectos administativos , legales
funcionales y tecnicos
1Se cuentan con politicas que garanticen la
disponibilidad y accesibilidad de la
informacion.
1
Se cuenta con procesos y herramientas
normalizados para la preservacion y
conservacion a largo plazo de los
documentos
Se cuenta con politicas asociadas a las
herramientas tecnologicas que respaldan la
seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad
y autenticidad de la informacion
La gestion documental se encuentra
implementada acorde con el modelo
integrado de planeacion y gestion.
1 3
Se cuenta con todos los instrumentos
archivisticos socializados e implementados
1Se cuenta con personal idoneo y suficiente para
atender las necesidades documentales y de
archivos de los ciudadanos
1Se cuenta son un sistema de metadatos
integrado a otros sistemas de gestion
1Se cuenta con herramientas tecnologicas acordes
a las necesidades de la entidad, las cuales
permiten hacer buen uso de los documentos.
Se tiene articulada la politica de gestion
documental con los sistemas y modelos
de gestion de la entidad.
1 4
Se cuenta con procesos de seguimiento,
evaluacion y mejora para la gestion de
documentos1
Se cuenta con esquemas de comunicación en la
entidad para difundir la importancia de la
gestion de documentos1
Se cuenta con archivos centrales e historicos1
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y
politicas de proteccion de datos a nivel interno y
con terceros1
Se cuenta con alianzas estrategicas que
permitan mejorar e innnovar la funcion
archivistica de la entidad.1 5
Se tiene establecida la politica de gestion
documental
1
Se cuenta con esquemas de capcitacion y
formacion internos para la gestion de
documentos, articulados con el plan
institucional de capacitacion
1
la conservacion y preservacion se basa en la
normativa, requisitos legales,
administrativos y tecnicos que le aplican a la
entidad
1
Sec uentan con politicas que permitan adoptar
tecnologias que contemplen servicios y
contenidos orientados a gestion de los
documentos.
1Se aplica el marco legal y normativo
concerniente a la funcion archivistica de
la entidad.
1 5
Los instrumentos archivisticos involucran la
documentacion electronica
Se cuenta con instrumentos archivisticos de
descripcion y clasificacion para sus archivos1 Se cuenta con un sistema integrado de
conservacion SIC1
Las aplicaciones son capaces de generar y
gestionar documentos de valor archivisticos
cumpliendo con los procesos establecidos.
Se cuenta con un sistema de gestion
documental basado en estandares
nacionales e internacionales.1 3
se cuenta con procesos y flujos
documentales normalizados y medibles
El personal hace buen uso de las herramientas
tecnologicas destinadas a la administracion de
la informacion de la entidad
Se cuenta con una infraestructura adecuada
para el almacenamiento y conservacion y
preservacion de la documentacion fisica y
electronica
1
Se encuentra estandarizada la administracion y
gestion de la informacion y los datos en
herramientas tecnologicas articuladas con el
sistema de gestion de seguridad de la
informacion y los porcesos archivisticos.
Se tienen implementadas acciones para
la gestion del cambio.
1 2
Se documentan procesos o actividades de
gestion de documentos
1Se ha establecido la caracterizacion de
usuarios de acuerdo a las necesidades de
informacion.
1Se cuenta con proceso documentados de
valoracion y disposicion final
1Se cuentan con mecanismos tecnicos que
permitan mejorar la adquisicion uso y
mantenimiento de las herramientas tecnologicas.
Se cuentan con procesos de mejora
continua.
1 4
Se cuenta con la infraestructura adecuada
para resolver las necesidades documentales
y de archivo
1Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso
de nuevas tecnologias para optimizar el uso de
papel
1Se tienen implementados estandares que
garanticen la preservacion y conservacion de
los documentos
1Se cuenta con tecnologia asociada al servicio
ciudadano, que le permita la participacion e
interaccion.
Se cuenta con instancias asesoras que
formulen lineamientos para la
aplicación de la funcion archivistica de
la Entidad.
3
El personal de la entidad conoce la
importancia de los documentos e interioriza
las politicas y directrices concernietes a la
gestion de los documentos
1Se tiene implementada la estrategia de gobierno
en linea
1Se cuenta con esquemas de migracion y
conversion normalizados
Se cuenta con modelos para la identificacion ,
analisis y evaluacion de riesgos.
Se tienen identificados los roles y
responsabilidades del personal y las
areas frente a los documentos.
2
Se cuenta con el presupuesto adecuado para
a tender las necesidades documentales y de
archivo.
1Se cuenta con canales (locales y en linea) de
servicio, atencion y orientacion al ciudadano.
1Se cuenta con modelos o esquemas de
continuidad del negocio.
Se cuenta con directrices de seguridad de
informacion con relacion al recurso humano, el
entorno fisico y electronico, el acceso y los
sitemas de informacion.
1La alta direccion esta comprometida con
el desarrollo de la funcion archivistica
de la Entidad.
1 4
8 9 7 3 8 35
Dentro de la planeación
estratégica de la Entidad no está
contemplada la función
archivística
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ASPECTO CRITICO ADMINISTRACION DE ARCHIVOS SOLUCION
/CALIFICACIONACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONPRESERVACION DE LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACIONASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCION
/CALIFICACIONFORTALECIMIENTO Y ARTICULACION
SOLUCION
/CALIFICACIONTotal
Se considera el ciclo vital de los documentos
integrando aspectos administativos , legales
funcionales y tecnicos
Se cuentan con politicas que garanticen la
disponibilidad y accesibilidad de la
informacion.
Se cuenta con procesos y herramientas
normalizados para la preservacion y
conservacion a largo plazo de los
documentos
1
Se cuenta con politicas asociadas a las
herramientas tecnologicas que respaldan la
seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad
y autenticidad de la informacion
La gestion documental se encuentra
implementada acorde con el modelo
integrado de planeacion y gestion.
1 2
Se cuenta con todos los instrumentos
archivisticos socializados e implementados
1Se cuenta con personal idoneo y suficiente para
atender las necesidades documentales y de
archivos de los ciudadanos
1Se cuenta son un sistema de metadatos
integrado a otros sistemas de gestion
Se cuenta con herramientas tecnologicas acordes
a las necesidades de la entidad, las cuales
permiten hacer buen uso de los documentos.
Se tiene articulada la politica de gestion
documental con los sistemas y modelos
de gestion de la entidad.
1 3
Se cuenta con procesos de seguimiento,
evaluacion y mejora para la gestion de
documentos1
Se cuenta con esquemas de comunicación en la
entidad para difundir la importancia de la
gestion de documentos1
Se cuenta con archivos centrales e historicos1
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y
politicas de proteccion de datos a nivel interno y
con terceros1
Se cuenta con alianzas estrategicas que
permitan mejorar e innnovar la funcion
archivistica de la entidad.4
Se tiene establecida la politica de gestion
documental
1
Se cuenta con esquemas de capcitacion y
formacion internos para la gestion de
documentos, articulados con el plan
institucional de capacitacion
1
la conservacion y preservacion se basa en la
normativa, requisitos legales,
administrativos y tecnicos que le aplican a la
entidad
Sec uentan con politicas que permitan adoptar
tecnologias que contemplen servicios y
contenidos orientados a gestion de los
documentos.
Se aplica el marco legal y normativo
concerniente a la funcion archivistica de
la entidad.
2
Los instrumentos archivisticos involucran la
documentacion electronica
Se cuenta con instrumentos archivisticos de
descripcion y clasificacion para sus archivos
Se cuenta con un sistema integrado de
conservacion SIC
Las aplicaciones son capaces de generar y
gestionar documentos de valor archivisticos
cumpliendo con los procesos establecidos.
Se cuenta con un sistema de gestion
documental basado en estandares
nacionales e internacionales.0
se cuenta con procesos y flujos
documentales normalizados y medibles
1 El personal hace buen uso de las herramientas
tecnologicas destinadas a la administracion de
la informacion de la entidad
1
Se cuenta con una infraestructura adecuada
para el almacenamiento y conservacion y
preservacion de la documentacion fisica y
electronica
Se encuentra estandarizada la administracion y
gestion de la informacion y los datos en
herramientas tecnologicas articuladas con el
sistema de gestion de seguridad de la
informacion y los porcesos archivisticos.
1Se tienen implementadas acciones para
la gestion del cambio.
1 4
Se documentan procesos o actividades de
gestion de documentos
1Se ha establecido la caracterizacion de
usuarios de acuerdo a las necesidades de
informacion.
1Se cuenta con proceso documentados de
valoracion y disposicion final
1Se cuentan con mecanismos tecnicos que
permitan mejorar la adquisicion uso y
mantenimiento de las herramientas tecnologicas.
Se cuentan con procesos de mejora
continua.
1 4
Se cuenta con la infraestructura adecuada
para resolver las necesidades documentales
y de archivo
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso
de nuevas tecnologias para optimizar el uso de
papel
Se tienen implementados estandares que
garanticen la preservacion y conservacion de
los documentos
1Se cuenta con tecnologia asociada al servicio
ciudadano, que le permita la participacion e
interaccion.
1
Se cuenta con instancias asesoras que
formulen lineamientos para la
aplicación de la funcion archivistica de
la Entidad.
2
El personal de la entidad conoce la
importancia de los documentos e interioriza
las politicas y directrices concernietes a la
gestion de los documentos
1Se tiene implementada la estrategia de gobierno
en linea
1Se cuenta con esquemas de migracion y
conversion normalizados
Se cuenta con modelos para la identificacion ,
analisis y evaluacion de riesgos.
Se tienen identificados los roles y
responsabilidades del personal y las
areas frente a los documentos.
1 3
Se cuenta con el presupuesto adecuado para
a tender las necesidades documentales y de
archivo.
1Se cuenta con canales (locales y en linea) de
servicio, atencion y orientacion al ciudadano.
1Se cuenta con modelos o esquemas de
continuidad del negocio.
Se cuenta con directrices de seguridad de
informacion con relacion al recurso humano, el
entorno fisico y electronico, el acceso y los
sitemas de informacion.
1La alta direccion esta comprometida con
el desarrollo de la funcion archivistica
de la Entidad.
1 4
7 7 4 4 6 28
Deficiencia técnica en el
personal encargado de archivo
11
ASPECTO CRITICO ADMINISTRACION DE ARCHIVOS SOLUCION
/CALIFICACIONACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACION
PRESERVACION DE LA
INFORMACION
SOLUCION
/CALIFICACION
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE
SEGURIDAD
SOLUCION
/CALIFICACION
FORTALECIMIENTO Y
ARTICULACION
SOLUCION
/CALIFICACIONTotal
Se cons idera el ciclo vi ta l de los
documentos integrando
aspectos adminis tativos ,
lega les funcionales y tecnicos
1 Se cuentan con pol i ticas que
garanticen la disponibi l idad y
acces ibi l idad de la informacion.
1
Se cuenta con procesos y
herramientas normal izados
para la preservacion y
conservacion a largo plazo de
los documentos
1
Se cuenta con pol i ticas asociadas a
las herramientas tecnologicas que
respaldan la seguridad, usabi l idad,
acces ibi l idad, integridad y
autenticidad de la informacion
La gestion documental se
encuentra implementada
acorde con el modelo
integrado de planeacion y
gestion.
1 4
Se cuenta con todos los
instrumentos archivis ticos
socia l i zados e implementados
1
Se cuenta con personal idoneo y
suficiente para atender las
neces idades documentales y de
archivos de los ciudadanos
Se cuenta son un s is tema de
metadatos integrado a otros
s is temas de gestion
Se cuenta con herramientas
tecnologicas acordes a las
neces idades de la entidad, las cuales
permiten hacer buen uso de los
documentos .
Se tiene articulada la
pol i tica de gestion
documental con los
s is temas y modelos de
gestion de la entidad.
1 2
Se cuenta con procesos de
seguimiento, eva luacion y
mejora para la gestion de
documentos
1
Se cuenta con esquemas de
comunicación en la entidad para
di fundir la importancia de la gestion
de documentos
Se cuenta con archivos
centra les e his toricos
Se cuenta con acuerdos de
confidencia l idad y pol i ticas de
proteccion de datos a nivel interno y
con terceros
Se cuenta con a l ianzas
estrategicas que permitan
mejorar e innnovar la
funcion archivis tica de la
entidad.
1 2
Se tiene establecida la pol i tica
de gestion documental
1
Se cuenta con esquemas de
capci tacion y formacion internos para
la gestion de documentos ,
articulados con el plan insti tucional
de capaci tacion
la conservacion y preservacion
se basa en la normativa ,
requis i tos lega les ,
adminis trativos y tecnicos que
le apl ican a la entidad
1
Sec uentan con pol i ticas que permitan
adoptar tecnologias que contemplen
servicios y contenidos orientados a
gestion de los documentos .
Se apl ica el marco lega l y
normativo concerniente a
la funcion archivis tica de
la entidad.
2
Los instrumentos archivis ticos
involucran la documentacion
electronica
Se cuenta con instrumentos
archivis ticos de descripcion y
clas i ficacion para sus archivos
Se cuenta con un s is tema
integrado de conservacion SIC
1
Las apl icaciones son capaces de
generar y gestionar documentos de
va lor archivis ticos cumpl iendo con los
procesos establecidos .
Se cuenta con un s is tema
de gestion documental
basado en estandares
nacionales e
internacionales .
1
se cuenta con procesos y flujos
documentales normal izados y
medibles
El personal hace buen uso de las
herramientas tecnologicas
destinadas a la adminis tracion de la
informacion de la entidad
Se cuenta con una
infraestructura adecuada para
el a lmacenamiento y
conservacion y preservacion de
la documentacion fi s ica y
electronica
1
Se encuentra estandarizada la
adminis tracion y gestion de la
informacion y los datos en
herramientas tecnologicas articuladas
con el s i s tema de gestion de
seguridad de la informacion y los
porcesos archivis ticos .
Se tienen implementadas
acciones para la gestion
del cambio.
1
Se documentan procesos o
actividades de gestion de
documentos
1Se ha establecido la caracterizacion
de usuarios de acuerdo a las
neces idades de informacion.
Se cuenta con proceso
documentados de va loracion y
dispos icion fina l
1
Se cuentan con mecanismos tecnicos
que permitan mejorar la adquis icion
uso y mantenimiento de las
herramientas tecnologicas .
Se cuentan con procesos
de mejora continua.
2
Se cuenta con la infraestructura
adecuada para resolver las
neces idades documentales y de
archivo
Se cuenta con iniciativas para
fomentar el uso de nuevas
tecnologias para optimizar el uso de
papel
Se tienen implementados
estandares que garanticen la
preservacion y conservacion de
los documentos
1 Se cuenta con tecnologia asociada a l
servicio ciudadano, que le permita la
participacion e interaccion.
Se cuenta con instancias
asesoras que formulen
l ineamientos para la
apl icación de la funcion
archivis tica de la Entidad.
1
El personal de la entidad
conoce la importancia de los
documentos e interioriza las
pol i ticas y di rectrices
concernietes a la gestion de los
documentos
Se tiene implementada la estrategia
de gobierno en l inea
1Se cuenta con esquemas de
migracion y convers ion
normal izados
Se cuenta con modelos para la
identi ficacion , anal i s i s y eva luacion
de riesgos .
Se tienen identi ficados los
roles y responsabi l idades
del personal y las areas
frente a los documentos .
1 2
Se cuenta con el presupuesto
adecuado para a tender las
neces idades documentales y de
archivo.
Se cuenta con canales (loca les y en
l inea) de servicio, atencion y
orientacion a l ciudadano.
Se cuenta con modelos o
esquemas de continuidad del
negocio.
Se cuenta con directrices de seguridad
de informacion con relacion a l recurso
humano, el entorno fi s ico y
electronico, el acceso y los s i temas de
informacion.
La a l ta di reccion esta
comprometida con el
desarrol lo de la funcion
archivis tica de la Entidad.
1 1
5 2 6 0 5 18
No se ha elaborado el
Sistema Integrado de
conservación de
documentos
12
2. Contexto Estratégico.
La plataforma estratégica del Instituto de transito y transporte de Pitalito es:
MISION
El Instituto de Tránsito y Transporte del municipio de Pitalito INTRAPITALITO, promueve el
respeto por las normas de tránsito, la movilidad y la seguridad vial, generando una cultura
ciudadana que tenga como objetivo mejorar la calidad de vida de los ciudadanos del
Municipio, a través de acciones de educación, organización, prevención, control del tránsito
y prestación de servicios con talento humano calificado; utilizando la tecnología disponible
y orientándose al desarrollo sostenible de la región.
VISION
El Instituto de Tránsito y Transporte del municipio de Pitalito INTRAPITALITO, para el año
2019 será reconocido como el organismo de tránsito líder en el Departamento por su alta
calidad en la prestación de servicios de tránsito y transporte, con criterios de: humanidad,
seguridad, eficiencia y agilidad. Haciendo uso de los recursos tecnológicos disponibles y el
mejor talento humano para promover la movilidad, seguridad vial y la preservación de la
vida.
3. Visión estratégica del Plan Institucional de archivos PINAR.
El Instituto de transito y transporte de Pitalito garantizará la conservación y preservación
de la información, la administración de los archivos y el acceso a la información a través de
la elaboración y ejecución de políticas, planes e instrumentos archivísticos como las TRD, el
PINAR y el PGD para facilitar la consulta y gestión de los documentos producidos y
gestionados en la Entidad durante su ciclo vital.
4. Objetivos
Ajustar, adoptar e implementar las TRD, Tablas de retención documental
Crear instrumentos archivísticos para los archivos de gestión, como cuadro de
clasificación documental
Establecer programas o modelos de gestión documental para los archivos de
gestión
Formular políticas de preservación documental
Capacitar a los funcionarios del Instituto en los temas de gestión documental
13
5. Mapa de ruta
6. Herramientas de seguimiento
PLAN Y PROYECTO INDICADORES OBSERVACIONESSEGUIMIENTO Y
EVALUACION
PINAR, Plan Institucional de Archivos.
1.Un Plan Elaborado y
aprobado por el comité
Institucional de Gestion y
Desempeño.
Ejecucion:
2. %de ejecucion por trimestre.
En la vigencia 2018 se
elaborara, aprobara y se
ejecutara parcialmente.
Ajuste de las TRD1.TRD ajustadas
2.TRD Convalidadas por
archivo departamental.
Se ajustaran en 2018 ,
convalidacion
probablemente en 2019
PGD, Programa de gestión documental 1. Un Programa de Gestion
documental elaborado.
Se elabora ultimo
trimestre de 2018
SIC, Sistema Integrado de conservación 1. Un sistema Integrado de
Conservacion
Se hara diagnostico en la
vigencia 2018 , para
formular y ejecutar 2019
PIC, Plan Institucional de capacitación
1. No total de capacitaciones
de archivo programado para
la vigencia/No de
capacitaciones de archivo
realizadas durante la vigencia
Se evaluara cumplimiento
en cada vigencia.
CUADRO DE SEGUIMIENTO
MAPA DE RUTA
OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
2018 2019
Ajustar, adoptar e implementar las TRD Tablas de retención documental
PINAR, Plan Institucional de Archivos.
Formulación y aprobación
Ejecución
Crear instrumentos archivísticos para los archivos de gestión, como cuadro de gestión documental
Ajuste de las TRD
Realización de ajustes y envío a archivo departamental
Ejecución
Establecer programas o modelos de gestión documental para los archivos de gestión
PGD, Programa de gestión documental
Formulación del plan
Ejecución
Formular políticas de preservación documental
SIC, Sistema Integrado de conservación
Diagnóstico de necesidades
Formulación y Ejecución
Capacitar a los funcionarios de INTRA en temas de gestión documental
PIC, Plan Institucional de capacitación
Ejecución Formulación y ejecución.