plan institucional de archivo - pinar · las necesidades y debilidades en gestión documental . 1...

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR

Hospital Departamental Centenario de Sevilla Empresa Social del Estado

Vigencia 2016 - 2023

El Plan Institucional de Archivos – PINAR es una herramienta que permite al Hospital Departamental Centenario de Sevilla, identificar las actuales dificultades archivísticas para desde allí planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos la función archivística, según las necesidades y debilidades en Gestión Documental

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................2

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO ............................................................................................................6

1.1 MISIÓN ...........................................................................................................................................6

1.2 VISIÓN ............................................................................................................................................6

1.3 VALORES .........................................................................................................................................6

1.4 POLITICA DE CALIDAD ....................................................................................................................7

2. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL .........................................................................................8

3. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ........................................................................................9

3.1 HERRAMIENTAS APLICADAS: .........................................................................................................9

4. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULARES ....................................................... 13

5. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR.. 32

6. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ...................................................................................................... 33

7. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS .................................................................................... 34

8. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA ........................................................................................... 48

9. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA ............................................................................................ 49

10. APROBACIOÓN Y PUBLICACIÓN .................................................................................................. 50

GLOSARIO .......................................................................................................................................... 51

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 51

ANEXOS ............................................................................................................................................. 53

2

INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Identificación de falencias ........................................................................ 10

Tabla 2. Definición de Aspectos Críticos Vs Riesgos ............................................ 12

Tabla 3. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Necesidad de

Capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de

Gestión Documental... ........................................................................................... 13

Tabla 4. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Carencia de

Herramientas Tecnológicas ................................................................................... 15

Tabla 5. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. No están

implementadas las Tablas de Retención Documental ........................................... 18

Tabla 6. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Falta de espacios

para el almacenamiento de los documentos producidos ....................................... 20

Tabla 7. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Necesidad de

articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo

Institucional ............................................................................................................ 23

Tabla 8. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Unificar, documentar

y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental. ........... 25

Tabla 9. Resultados de evaluación de aspectos críticos con cada eje articulador. 28

Tabla 10. Matriz de Prioridades ............................................................................. 30

Tabla 11. Orden de Prioridades de Aspectos Críticos y Ejes Articulares ............... 31

Tabla 12. Identificación de Aspectos Críticos y Ejes Articulares con Mayor Impacto

............................................................................................................................... 32

Tabla 13. Formulación de Objetivos ...................................................................... 33

Tabla 14. Formulación de Planes y Proyectos ....................................................... 34

Tabla 15. Plan de Capacitación Vigencia 2016 ..................................................... 36

Tabla 16. Plan de Compras ................................................................................... 38

Tabla 17. Proyecto de Construcción del Archivo Central ....................................... 40

Tabla 18. Plan de Desarrollo Institucional PDI ....................................................... 41

Tabla 19. Sistema Integrado de Conservación SIC ............................................... 43

3

Tabla 20. Programa de Gestión Documental PGD ................................................ 45

Tabla 21. Construcción del Mapa de Ruta ............................................................. 48

Tabla 22. Seguimiento, Control y Mejora ............................................................... 49

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ANEXOS

Anexo 1. Registro Fotográfico

Anexo 2. Herramienta

Anexo 3. Herramienta Matriz DOFA

Anexo 4. Diagnóstico

5

INTRODUCCIÓN

El Hospital Departamental Centenario de Sevilla, Empresa Social del Estado, en

cumplimiento del Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 del Sector Cultura

que compila los Decretos 2578 de 2012, Decreto 2609 de 2012, Decreto 1515 de

2013, Decreto 2578 de 2013, Decreto 1100 de 2014, Decreto 029 de 2015,

Decreto 103 de 2015 y Decreto 106 de 2015 que regula íntegramente las materias

contempladas en él.

El Decreto 1080 de 2015 en el artículo 2.8.2.5.8, estable: “Los instrumentos

archivísticos para la Gestión Documental”: Los Cuadros de Clasificación

Documental, Las Tablas de Retención Documental, Inventario Documental,

Instrumentos, Plan Institucional de Archivos, Programa de Gestión Documental,

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, bancos

terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, mapas de procesos,

flujos documentales y la descripción de las funciones de las Unidades

Administrativas de la entidad, tablas de control de acceso para el establecimiento

de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad

aplicables a los documentos. El Hospital ha previsto en el escenario del Plan de

Desarrollo Institucional PDI, Incluir la Gestión Documental como un proceso

transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación

Estratégica de la Institución.

Para el cumplimiento de esta exigencia la Institución ha seguido la metodología

determinada por el Archivo General de la Nación AGN, en el Manual “Formulación

del Plan Institucional de Archivos – PINAR; teniendo como referentes para la

determinación de la situación actual las herramientas administrativas como son: el

Diagnóstico Integral de Archivos, Instrumentos de evaluación (encuesta),

instrumento de análisis DOFA, mapa de riesgos, auditoría interna, Plan de

Mejoramiento, Registro fotográfico de los archivos de gestión y central, diagnóstico

Integral de archivos, documento de autoevaluación y auto evaluación de

transparencia.

Para tales efectos el Plan Institucional de Archivos 2016-2023, contempla los

objetivos articulados con el contexto estratégico y las principales políticas de

gestión de archivos, seguridad y confidencialidad de la información. La apropiación

indicada de los recursos necesarios para la ejecución de los proyectos formulados

en el presente Plan, que impacten en los factores críticos y los riesgos asociados

identificados en la situación actual de la Institución.

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1. CONTEXTO ESTRATÉGICO

El Plan Institucional de Archivos – PINAR del El Hospital Departamental

Centenario de Sevilla, se soporta y se establece en:

1.1 MISIÓN

Somos una Empresa Social del Estado que brinda servicios Integrales de salud de

mediana complejidad, con el compromiso de satisfacer y brindar bienestar a

nuestros usuarios.

1.2 VISIÓN

En el año 2017 seremos un modelo de Empresa Social del Estado, prestadora de

servicios de salud, reconocida en el Valle del Cauca y Colombia por su alto nivel

de gestión administrativa, financiera y asistencial ajustada a la modernización

tecnológica que genere bienestar, confianza y seguridad a nuestros usuarios.

1.3 VALORES

Humanismo: Actitud de poner especial énfasis en la dignidad y el valor de la

persona humana.

Compromiso: Enfocados en cumplir las expectativas de nuestros usuarios y

atender sus necesidades.

Responsabilidad: Hacer de la mejor manera lo que nos corresponde, con

efectividad, calidad y compromiso, asumiendo consecuencias sociales de nuestros

actos.

Servicio: Ayudar a alguien de manera espontánea, como una actitud permanente

de colaboración hacia los demás.

Trabajo en equipo: Es coordinar e integrar esfuerzos a partir de la solidaridad,

vocación de servicio, equidad, autonomía, dialogo, concertación y autodesarrollo.

7

Sacrificio: Esfuerzo extraordinario para alcanzar un beneficio mayor, venciendo los

propios gustos, intereses y comodidad, convirtiéndose en fuente de crecimiento

personal.

Honestidad: Actuar siempre con base en la verdad y en la auténtica justicia.

1.4 POLITICA DE CALIDAD

El Hospital Departamental se compromete a orientar su gestión a la obtención de

beneficios y resultados de calidad para la comunidad, por lo cual se obliga a

implantar el Sistema de Gestión de la Calidad y a mejorar continuamente los

procesos, contando con funcionarios idóneos, con la participación ciudadana, y

ejerciendo un autocontrol integral en forma eficiente, eficaz y efectiva.

8

2. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

El Hospital Departamental Centenario de Sevilla, Empresa Social del Estado,

realizó un análisis de toda la situación actual archivística en la Institución,

revelando aspectos medios, que ocasionan deterioro a la información producida

que conlleva a la pérdida de la memoria Institucional, también se pudo identificar

pereza laboral para el correcto manejo de los documentos generados debido a las

orientaciones erróneas dadas por personas de turno en el momento de querer

avanzar en el proceso, situación que se refleja por la implementación de Tablas de

Retención Documental que no cumplieron con las condiciones dadas por el

Archivo General de la Nación.

También ha permitido mostrar como la falta de construcción de Planes y

Proyectos orientados hacia la Gestión Documental que permitan visualizar

reformas a la problemática presentada durante varios años, da como resultado un

proceso sin concluir. La no inclusión del Proceso de Gestión Documental en el

Plan de Desarrollo Institucional durante varios años, ha mostrado la intermitencia

en el mismo, reflejándose en la falta de organización de los archivos y no poder

contar con las Tablas de Retención Documental implementadas.

El crecimiento en la estructura administrativa es otro factor negativo para el

correcto manejo de la información, debido a la carencia de espacios adecuados

para el archivo y por consiguiente no poder garantizar la custodia de la totalidad

de los documentos por parte del personal encargado para su cuidado y

conservación.

Es sustancial reconocer que se ha realizado un trabajo muy importante con el

levantamiento de los fondos documentales que existían en la Institución, la

depuración de documentos duplicados y de ganchos metálicos que permiten una

mejor conservación de los documentos. Algunas áreas han organizado

medianamente los archivos de gestión facilitando la búsqueda de la información; la

existencia de un depósito que medianamente cumple con la conservación de los

documentos almacenados, permitiendo la custodia real de la información.

El Talento humano del Hospital ha recibido capacitaciones importantes, no sin

reconocer que aún falta mucho por saber y entender del proceso, lo recibido que

ha sido básico, ha permitido sensibilizar al personal que tiene el manejo directo de

los documentos producidos. El Proyecto de Aprendiza en Equipo - PAE ha

permitido dar espacios importantes a la Gestión Documental con personal

profesional en el tema de la archivística, es urgente tomar conciencia de la

9

necesidad de continuar con el proceso de capacitaciones permanentes e incluir a

todo el personal responsable de planear, producir, enviar o custodiar documentos

que son parte de la memoria institucional.

3. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

La identificación de los aspectos críticos se realizó aplicando varias herramientas

que han permitido reflejar la realidad institucional frente al proceso de Gestión

Documental, dos de estas herramientas fueron aplicadas al personal de la

Institución que tienen relación directa con la información de la entidad, las otras

fueron aportadas por líderes o coordinadores de Procesos.

3.1 HERRAMIENTAS APLICADAS:

Instrumento de Evaluación (Encuesta),

Instrumento Análisis DOFA

Mapa de Riesgos

Auditoría Interna

Plan de Mejoramiento

Registro Fotográfico

Diagnóstico integral de archivos

Documento de Autoevaluación

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Aplicadas las herramientas de evaluación y según el diagnóstico las siguientes

son las falencias identificadas en el manejo de los documentos y de los archivos

del Hospital.

Tabla 1. Identificación de falencias

1. En qué temas específicos de Gestión Documental le gustaría recibir capacitaciones, escríbalos?

2. En caso de inundación sabe qué hacer con los documentos?

3. Envía copia de las respuestas dadas a través de los correos electrónicos a la Unidad de Correspondencia?

4. Ha recibido capacitaciones suficientes en manejo de archivos por personal calificado?

5. Le realiza índice del contenido a las unidades documentales que se encuentran en el archivo de Gestión?

6. Realiza inventario documental?

7. El archivo de Gestión se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o subseries documentales registradas en la TRD?

8. El área aplica los instrumentos de control de préstamo de documentos?

9. Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos documentales que conformas las series?

10. La oficina posee el espacio suficiente para el almacenamiento de los documentos producidos?

11. La oficina cuenta con los archivadores suficientes para el archivo de la información?

12. Las Series y/o sub series están conformadas de acuerdo con lo registrado en la TRD?

13. La oficina cuenta con instrumentos de consulta/para la recuperación de la información?

14. El área donde trabaja presta documentos a otros servicios?

15. Los expedientes se encuentran foliados?

16. La información que tiene en las oficinas está clasificada?

17. Corresponde la ordenación de la documentación en los expedientes de las series y/o subseries al orden secuencial de los trámites?.

18. La información que tiene en las oficinas está ordenada?

Fuente: construcción propia.

11

Identificadas las falencias en el Proceso de Gestión Documental se agrupan los

aspectos y se establecen los riesgos frente a cada uno de aquellos.

Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).

Carencia de herramientas tecnológicas.

No están implementadas las Tablas de Retención Documental.

Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos.

La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de

Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.

Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.

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3.2 DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Vs RIESGOS

Tabla 2. Definición de Aspectos Críticos Vs Riesgos

ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).

Desconocimiento de la normatividad

Procedimientos equivocados

Pérdida de tiempo en procedimientos errados

Carencia de herramientas tecnológicas

Pérdida de información

Dificultad para la elaboración de Copias de Seguridad

Inconvenientes para la digitalización de la información

Falta de control de las Comunicaciones

No están implementadas las Tablas de Retención Documental

Pérdida de la información

Desorden en los archivos de gestión

Fondos acumulados

Fácil acceso a la información de personal no autorizado

Deficiencia en controles después del préstamo de los documentos

Falta de seguridad de los documentos

Fraccionamiento de expedientes y trámites

Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos

Deterioro de los documentos por falta de espacios suficientes para su almacenamiento

Desagregación de los archivos de gestión por falta de espacio en las unidades administrativas

Pérdida de patrimonio documental

La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.

Falta de formación en gestión documental para el correcto manejo de la información

Resistencia al cambio

No se da la importancia al proceso de Gestión documental


Falta de formalizar los manuales para la aplicación de procesos y procedimientos de gestión documental

Diversidad de criterios para el manejo de los documentos

Fuente: Construcción Propia

13

4. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULARES

Tabla 3. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Necesidad de Capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental...

ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA


Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.

Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados X Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD X Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica X Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles X Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos X Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo X El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos

Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo

TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7

Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación

ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA


Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.

Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos

Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos X Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad

Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel X Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL X Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano X


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ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA


Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos

Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión X Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad

Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC X Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica

X

Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final X Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados X Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio


ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE

SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA


Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información

Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos

Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros X Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos

X

Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos

Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos

X

Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas

Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción

Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos

Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información


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ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA


La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión. X Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad X Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad X Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales X Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio X Se cuenta con procesos de mejora continua X Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad

X

Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad


Tabla 4. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Carencia de Herramientas Tecnológicas



Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos. X Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados X Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD X Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica X Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles X Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos




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Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos

Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación

X

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad

Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel X Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano X





Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión

Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad

Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC

X

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica

X

Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final

X

Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos

Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados

X

Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio


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Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.

Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros

X

Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos

X


X


X



Se cuenta con modelos para la identificación, avaluación y análisis de riesgos





La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.

X

Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad

X

Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad

Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística

Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales

X

Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio

X

Se cuenta con procesos de mejora continua Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad

Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos

La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad


18

Tabla 5. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. No están implementadas las Tablas de Retención Documental




Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados

X

Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD

X

Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica

X

Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles

X

Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos

X

Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo

X

El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos







X


Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos

Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación

X

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos

El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad

X

Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información

Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel

X

Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL

X

Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano

X


19





X



X


X


X



X









X



X


X



X

Se cuenta con modelos para la identificación, avaluación y análisis de riesgos


X


20




X


X


X



X


X

Se cuenta con procesos de mejora continua X Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad




Tabla 6. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos





X


X


X


X


X


X





21











X


X


X






X



X


X


X


X


X



22

ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA





X



X


X




X


X





X


X




X






23

Tabla 7. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional


Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional



X


X



X










X




X

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos.


X


X


X


X



24




X


X



X


X


X



X






X


Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros X Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos

X



X


Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información


25




X


X




X






Tabla 8. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.





X


X


X


X


X


X





26




X






X


X


X


X


X






X



X


X






27




X



X


X



X





X





X


X




X


X





28

Las responsables evaluaron uno a uno los aspectos críticos con cada eje

articulador y los resultados fueron los siguientes:

Tabla 9. Resultados de evaluación de aspectos críticos con cada eje articulador

EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y

DE SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN

TOTAL


7 4 5 3 7 26





PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN


DE SEGURIDAD


TOTAL


6 3 4 4 4 21




PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN


DE SEGURIDAD


TOTAL


7 6 5 5 6 29




PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN


DE SEGURIDAD


TOTAL


7 3 6 5 3 24

29




PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD


TOTAL

La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.

4 6 6 4 3 23




PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN


DE SEGURIDAD


TOTAL


7 6 3 5 4 25

30

El resultado final de la matriz de prioridades para el Hospital Departamental

Centenario de Sevilla es el siguiente.

Tabla 10. Matriz de Prioridades

EJES ARTICULARES

Aspecto Crítico Administración

de archivos Acceso a la Información

Preservación de la

Información

Aspectos Tecnológicos

y de Seguridad

Fortalecimiento y articulación

Total


7 6 5 5 6 29


7 4 5 3 7 26


7 6 3 5 4 25


7 3 6 5 3 24

La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales

4 6 6 4 3 23


6 3 4 4 4 21

TOTALES 38 28 29 26 27 Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación

31

Orden de prioridad de los aspectos críticos y Ejes Articulares.

Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articulares, según la sumatoria de

impacto de mayor a menor, presentando los siguientes resultados.

Tabla 11. Orden de Prioridades de Aspectos Críticos y Ejes Articulares

ASPECTO CRÍTICO VALOR EJES ARTICULADORES VALOR


29 Administración de Archivos

38

Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación

26 Preservación de la información

28


25 Acceso a la información 29


24 Fortalecimiento y articulación

26


23 Aspectos Tecnológicos y de Seguridad

27

Carencia de herramientas tecnológicas 21 Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación

32

5. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL

DE ARCHIVOS - PINAR

Para la formulación de la visión Estratégica, el Hospital tomó como base aspectos

críticos y ejes articuladores con mayor impacto.

Tabla 12. Identificación de Aspectos Críticos y Ejes Articulares con Mayor Impacto

ASPECTO CRÍTICO VALOR EJES ARTICULADORES VALOR


29 Administración de Archivos

38


26 Preservación de la información

28


25 Acceso a la información 29


24 Fortalecimiento y articulación

26


23 Aspectos Tecnológicos y de Seguridad

27

Carencia de herramientas tecnológicas 21 Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación

El Hospital Departamental Centenario de Sevilla, incluirá en el Plan de Desarrollo

Institución 2016-2019 el Proceso de Gestión Documental como un programa

transversal a todas las Unidades Administrativas de la Institución perfeccionando

la administración de archivos, la preservación de la información, el acceso a la

información, el fortalecimiento y articulación y en aspectos tecnológicos y de

seguridad, proyectándose a la implementación de las tablas de retención

documental, a suplir la necesidad de capacitaciones por personal capacitado

incluyendo los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de las

TRD, Índice, Inventario Documental, Instrumentos de Control, Préstamo de

Documentos, Clasificación, Foliación y ordenación de los documentos, así como

también con el compromiso de construir y adecuar los espacios requerido para el

almacenamiento de los documentos producidos.

33

6. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

Tabla 13. Formulación de Objetivos

ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES OBJETIVOS


Implementar las Tablas de Retención Documental Ordenar los archivos de Gestión.


Capacitar con personal idóneo a los funcionarios en el Proceso de Gestión Documental.


Elaborar los documentos que permitan agrupar los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar los criterios según la normatividad. Establecer políticas que regulen la gestión documental en el hospital

Construir e implementar las herramientas necesarias que exige la gestión documental para el control y recuperación de la información.


Optimizar la infraestructura de los depósitos de archivo existentes y construir el archivo central


Incluir la Gestión Documental en el Plan de Desarrollo Institucional como un proceso transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación Estratégica del Hospital.


Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre tecnología adecuada que permita cumplir los objetivos del sistema de Gestión Documental para su posterior adquisición


34

7. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS

A partir del estudio e identificación de los aspectos críticos y la formulación de

objetivos el hospital ha planteado los siguientes proyectos asociados con éstos,

obteniendo el siguiente resultado.

Tabla 14. Formulación de Planes y Proyectos

ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS


Implementar las Tablas de Retención Documental Plan de Capacitación Institucional

Ordenar los archivos de Gestión. Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación

Capacitar con personal idóneo a los funcionarios en el Proceso de Gestión Documental.

Plan de Capacitación Institucional


Adquisición de Software para el manejo de la información en la Unidad de Correspondencia


Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre tecnología adecuada que permita cumplir los objetivos del sistema de Gestión Documental para su posterior adquisición

Plan de Compras


Elaborar los documentos que permitan agrupar los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar los criterios según la normatividad.

Programa de Gestión Documental PGD

Sistema Integral de Conservación SIC

Establecer políticas que regulen la gestión documental en el hospital

Creación e implementación de instrumentos archivísticos necesarias para el control y recuperación de la información.


Optimizar la infraestructura de los depósitos de archivo existentes y construir el archivo central

Proyecto de Construcción del Archivo Central

Planear la adquisición de insumos y bienes muebles necesarios para alcanzar el buen desarrollo de la gestión documental.

Plan de Compras


Incluir la Gestión Documental en el Plan de Desarrollo Institucional como un proceso transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación Estratégica del Hospital.

Plan de Desarrollo Institucional 2016-2019


35

En la formulación de los Planes y Proyectos participaron: La Oficina de Control

Interno, La Coordinación Administrativa, Planeación y Gestión Documental. Para

el planteamiento de cada uno de los planes y proyectos, el Hospital utilizó los

Ítems, presentados por el Archivo General de la Nación, en el Manual Formulación

del Plan Institucional de Archivos – PINAR 2014:

Nombre del Plan o Proyecto

Objetivo

Alcance del Plan o Proyecto

Actividades y su tiempo de ejecución

Responsable de la actividad

Recursos Asociados a cada actividad

Indicadores del Plan o Proyecto

Se construyeron fichas para la formulación de los siguientes Planes y Proyectos


Programa de Gestión Documental – PGD

Sistema Integral de Conservación – SIC

Plan de Compras

Proyecto de Construcción del Archivo Central

Plan de Desarrollo Institucional.

36

Tabla 15. Plan de Capacitación Vigencia 2016

Nombre: Plan de Capacitación Institucional

Objetivo: Capacitar con personal idóneo a los funcionarios en el Proceso de Gestión Documental para la Implementación de las Tablas de Retención Documental, organización de los Archivos de Gestión y correcto manejo del Software de la Unidad de Correspondencia para el manejo de las comunicaciones y demás temas relacionados con el proceso

Alcance: Cumplir con las actividades programadas para la vigencia 2016. Para los años siguientes (2017, 2018 y 2019, 2020, 2021, 2022,2023 ) se revisaran las necesidades en los diversos temas de Gestión Documental.

Responsable del Plan: Doctora Claudia María Riaño

ACTIVIDAD Responsable

Fecha de

Inicio

Fecha Final

Entregable Observaciones

Capacitación e implementación

de las TRD

Talento Humano, Capacitador Externo

Febrero 2016

Marzo 2016

Convocatoria, Planillas de Asistencia, Registros Fotográficos, presentaciones y evaluación de las actividades

Asesoría y Acompaña-miento en la organización de los archivos de gestión

Líder de Proceso

Abril 2016 Julio 2016 Registro de asesoría, informe de seguimiento, registro fotográfico

Capacitación en manejo de software

Área de sistemas

Junio 2016

Diciembre 2019

Registro de capacitaciones

Actividad sujeta a la adquisición del software

Capacitación sobre SIC

Archivo General de la Nación

Enero 2016

Diciembre 2016

Registro de asistencia, certificado de asistencia, registro fotográfico

Actividad sujeta al cronograma de capacitación del AGN

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Número de actividades ejecutadas/número de actividades programadas*100

Cumplimiento del Plan de Capacitación

Creciente

80%

Número funcionarios capacitados/Total

Cubrimiento de capacitación al

Creciente

25%

37

Funcionarios *100 personal

RECURSOS

TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

Humanos 2 Profesionales 2 Auxiliares Administrativos

Profesional: Profesionales con conocimientos y experiencia en gestión documental: Técnico: Profesional con conocimiento y experiencia en manejo de software. Auxiliares administrativos con conocimiento en organización de archivos de gestión

Económicos: Está sujeto a los costos para las diversas actividades planteadas

Tecnológicos Software Equipos de Cómputo

Para el manejo de los documentos. Instalación del software en los equipos de cómputo para el manejo de la información


38

Tabla 16. Plan de Compras

Nombre: Plan de Compras

Objetivos: Tramitar la adquisición de insumos y bienes muebles necesarios para el buen desarrollo de la gestión documental. Gestionar la adquisición del software para el proceso de gestión documental.

Alcance: En la vigencia 2016-2019 suplir las necesidades logísticas, de insumos, materiales, hardware y software requeridos durante el proceso de implementación de gestión documental a nivel institucional, al igual que los sub-procesos que de él se deriven hasta el año 2023.

Responsable del Plan: Doctora Dayana Alzate Dávila

ACTIVIDAD Responsable Fecha

de Inicio

Fecha Final


Incluir en el plan de compras

Sub-Gerencia Administrativa

Noviembre 2015

Diciembre 2019

Plan Anual de Adquisiciones

Adquisición de insumos

Coordinadores, Líderes de Procesos y Sub-Gerencia Administrativa

Febrero 2016

Diciembre 2019

Insumos

Adquisición de bienes muebles

Coordinadores, Líderes de Procesos y Sub-Gerencia Administrativa

Mayo 2016

Diciembre 2017

Bienes Muebles

Proyecto adquisición Software sistema de Gestión Documenta

Gerencia y Sub-Gerencia Administrativa

2016 2016 Software

Proyecto adquisición

hardware para Gestión Documenta

Gerencia y Sub-Gerencia Administrativa

2016 2016 Hardware

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Total Presupuesto invertido/Total de presupuesto planeado Cumplimiento del

Plan de compras

De Mantenimiento

90%

Número de compras ejecutadas/número total de compras planteadas

De Mantenimiento

39

RECURSOS


Económico Disponibilidad presupuestal y económica

Profesional: Técnico:


40

Tabla 17. Proyecto de Construcción del Archivo Central

Nombre: Proyecto de Construcción del Archivo Central

Objetivo: Optimizar la infraestructura de los depósitos de archivo existentes y elaborar Proyecto de Construcción del Archivo Central.

Alcance: Construcción de aproximadamente 114 metros cuadrados de infraestructura para el almacenamiento de material de archivo central en la institución hospitalaria.

Responsable del Plan: Ingeniero Mauricio Gutiérrez Buriticá


de Inicio

Fecha Final


Construcción archivo central

Gerencia, Subgerencia administrativa planeación, mantenimiento

Enero de 2016

Junio de 2016

Obra física Ninguna. Proyecto de inversión debidamente aprobado por la SSD y Licencia de Construcción

Dotación archivo central

Gerencia, Subgerencia administrativa planeación, mantenimiento

Junio de 2016

Diciembre de 2016

Dotación Ninguna.

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Área en metros cuadrados construida

Producto (mt2)

Indicador Nominal

114 (mt2)

RECURSOS

TIPO CARACTERÍSTICAS

OBSERVACIONES

Físicos

Adquisición de materiales y maquinaria para la construcción del Archivo Central Compra de los bienes muebles que se requieren para la adecuación del Archivo Central

Profesional: Técnico:

Humanos Disposición de personal operativo en construcción

41

Tabla 18. Plan de Desarrollo Institucional PDI

Nombre: Plan de Desarrollo Institucional PDI

Objetivo: Incluir la Gestión Documental en el Plan de Desarrollo Institucional como un proceso transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación Estratégica del Hospital.

Alcance: Articular las acciones del PGD y el PINAR en el Plan de Desarrollo Institucional 2016 – 2019

Responsable del Plan: Ingeniero Mauricio Gutiérrez Buriticá

ACTIVIDAD

Responsable

Fecha de

Inicio

Fecha Final


Formulación en Implementación del Plan Institucional de Archivos PINAR

Todos los equipos responsables del Plan

Enero de 2016

Diciembre de 2019

Informe de ejecución y seguimiento al PINAR

Ninguna

Formulación e

Implementación del

programa de Gestión Documental

PGD

Todos los equipos responsables del Plan

Enero de 2016

Diciembre de 2019

Informe de ejecución y seguimiento al PGD

Ninguna

Proyecto de Inversión. Implementación del Sistema de Gestión Documental

Gerencia, sistemas, gestión documental

Enero de 2016

Diciembre de 2016

Sistema implementado y operando

Ninguna

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Porcentaje de ejecución del PINAR

Número de actividades ejecutadas/número de actividades programadas*100%

Creciente

2016= 20% 2017= 30% 2018= 20% 2019= 10%

42

Porcentaje de ejecución del PGD

Número de actividades ejecutadas/número de actividades programadas*100%

Creciente 2016= 10% 2017= 30% 2018= 30% 2019= 10%

RECURSOS


Humano Profesional: Técnico:


43

Tabla 19. Sistema Integrado de Conservación SIC

Nombre: Sistema Integral de Conservación SIC

Objetivo: Establecer políticas que regulen la gestión documental en el hospital.

Creación e implementación de instrumentos archivísticos necesarias para el control y recuperación de la información. Alcance: El Programa del Sistema Integral de Conservación-SIC del Hospital Departamental

Centenario de Sevilla, pretende dar alcance a la información contenida en los Archivos de Gestión y Archivo Central tanto físicos como electrónicos en todos sus formatos. Responsables del Plan: Ingeniero Mauricio Ospina, Coordinador Área de Sistemas, Christian Mauricio Arroyave Vargas, Comunicador Social y Luz Adriana Mejía Robayo, Auxiliar Administrativo, Doctora Julieta Ruíz, Control Interno, Comité de Archivos

ACTIVIDAD Responsables Fecha

de Inicio Fecha Final


Elaboración, socialización e implementación de Política de Gestión D

(10%)

Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental

Noviembre 2015

2019

Consolidado de Políticas de Sistemas, Comunicaciones y Gestión Documental

Capacitación a personal responsable del Sistema Integral de Conservación

(20%)

Alta Gerencia 2016 2019 Informe

En temas específicos de conservación y restauración de documentos.

Adquisición de servidor para Gestión Documental

(10%)

Alta Gerencia Junio 2016

Servidor, Informe y Registro de asistencia a capacitaciones

Está sujeto a los requerimientos que tiene el software de Gestión Documental

Adquisición, capacitación e implementación software de Gestión Documental

(10%)

Alta Gerencia, Sistemas, Comunicaciones y Gestión Documental

Julio 2016 Diciembre

2019

Software Informe y registro de asistencia a capacitaciones

Está sujeto a la compra del software para Gestión Documental

Elaborar, socializar e implementar los instrumentos archivísticos necesarios para el control y recuperación de la información

(20%)


Febrero 2016

2019

Documento consolidado de Formatos, Registro de asistencia a capacitaciones

Elaborar el Plan de Conservación Documental


Abril 2017 2019 Documento Elaborado del Plan

44

(10%) Aprobación, publicación y socialización del plan de conservación Documental

(5%)

Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental, Comité de Gestión Documental

Junio 2018 2019

Acta de aprobación, acto administrativo y asistencia a socialización

Elaborar el Plan de Conservación Digital a largo

plazo (4%)


Junio 2018

2019 Documento Elaborado del Plan

Socialización del Plan de Preservación digital a largo

plazo (1%)


Julio 2019 2019 Plan

Plan de Seguimiento y

Control (5%)

Control Interno, Comité de Archivo

Abril 2016 2019 Plan

Fortalecimiento del Sistema Integral de Conservación

SIC (5%)


Agosto 2016

Diciembre 2019

Informe y Registro de asistencia a Capacitaciones

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Número de actividades ejecutadas/Número de actividades planteadas por el programa*100

Cumplimiento Sistema Integral de Conservación SIC

Creciente 80%

RECURSOS


Humano Profesionales del Hospital

Profesional: Se requiere de diversas áreas del conocimiento y de la alta gerencia en diferentes tiempos de ejecución de los planes y proyectos planteados y de miembros del Comité de Archivo de Gestión Documental de la Institución. Técnico: Técnico en Gestión Documental, con experiencia en conservación y preservación de la información

Económicos Capacitaciones Responsables de hacer e implementar el SIC


45

Tabla 20. Programa de Gestión Documental PGD

Nombre: Programa de Gestión Documental PGD

Objetivo: Elaborar los documentos que permitan agrupar los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar los criterios según la normatividad. Creación e implementación de instrumentos archivísticos necesarias para el control y recuperación de la información.

Alcance: El Programa de Gestión Documental-PGD del Hospital Departamental Centenario de Sevilla se llevará a cabo con toda la información física, electrónica y digital en cualquier soporte que se encuentre; a corto, mediano y largo plazo, desde la recepción y producción de los documentos, hasta la disposición final de los mismos, respetando lo registrado en las Tablas de Retención Documental. El PGD estará articulado al Plan de Desarrollo Institucional PDI y al Sistema Integral de Archivos SIC, para el período 2016-2019.

Responsables del Plan: Ingeniero Mauricio Ospina, Coordinador Sistemas, Christian Mauricio Arroyave Vargas, Comunicador Social, Luz Adriana Mejía, Auxiliar Administrativa, Doctora Dayana Alzate, Coordinadora Administrativa, Doctora Julieta Ruiz, Control Interno, Doctora Carmen Delia Ávila, Asesora Calidad, Ingeniero Mauricio Gutiérrez, Asesor de Planeación, Enfermera Lucy Nery Viveros, Coordinadora Enfermería.


de Inicio

Fecha Final


Diagnóstico de Gestión Documental 7%

Gestión Documental

Enero 2016

Marzo 2016

Diagnóstico

Encuestas Matriz DOFA

Anexo Decreto 2609 de 2012

Programa de Normalización de Formas y Formularios 7%

Sistemas, Comunicaciones,

Calidad y Gestión

Documental

2016 2017

Listado de formatos

Codificados

Anexo Decreto 2609 de 2012,

Numeral 4, literal a

Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 7%

Sistemas Comunicaciones

Febrero 2016

Diciembre 2017

Documento Aprobado


Numeral 4, literal c

Programa de Documentos especiales 7%

Sistemas Comunicaciones

Gestión Documental

Febrero 2017

Diciembre 2018

Documento Aprobado


Numeral 4, literal f

Programa de Auditoría de Control Interno 8%

Control Interno Febrero

2016

Diciembre

2019 Documento Aprobado


Numeral 4, literal h

Armonización con el modelo estándar de Control Interno MECI 7%

Control Interno Febrero

2016

Diciembre 2019


Numeral 5.

46

Armonización con el Sistema de Calidad NTCGP 1000 6%

Calidad 2018 2019 Anexo Decreto 2609 de 2012,

Numeral 6.

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónico 7%

Sistemas, Comunicaciones,

Gestión Documental

Febrero 2017

Diciembre 2018


Numeral 8.

Banco Terminológico de tipos documentales, SERIES y Sub-series 7%

Gestión Documental

Febrero 2016

Diciembre 2016

Glosario de términos

Decreto 2609 de 2012, Artículo 8,

inciso g

Mapas de Procesos, Flujos Documentales y Descripción de las funciones de las unidades administrativas del Hospital 8%

Sub-Gerencia Administrativa

2016 2016 Decreto 2609 de 2012, Artículo 8,

inciso h

Tablas de Control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos 7%

Sistemas 2016 2017 Decreto 2609 de 2012, Artículo 8,

inciso i

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE 7%

Sistemas, Comunicaciones

y Gestión Documental

2016 2019 Documento Aprobado

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Número de actividades ejecutadas/número de actividades planteadas por el programa

Porcentaje de cumplimiento

del PGD

Creciente

85%

47

RECURSOS


Humanos Profesionales

Profesional: Se requiere de diversas áreas del conocimiento y de la alta gerencia en diferentes tiempos de ejecución de los planes y proyectos planteados y de miembros del Comité de Archivo de Gestión Documental de la Institución. Técnico:


48

8. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA

En la elaboración del mapa de ruta del Hospital Departamental Centenario de

Sevilla se ha tenido en cuenta el tiempo de ejecución de las actividades a

desarrollar dentro del Plan Institucional de Archivos – PINAR, para la vigencia

2015-2023.

En el período de largo plazo, a partir del 2020 al 2023 se realizaran actividades de

seguimiento, monitoreo y evaluación.

Tabla 21. Cronograma Del Plan Institucional Del Archivo

Plan o Proyecto Tiempo

Corto Plazo (1 año)

Mediano Plazo (1 a 4 años) Largo Plazo (4 años en adelante)

2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023


Plan de Compras Proyecto de Construcción del Archivo Central

Plan de Desarrollo Institucional


Programa de Gestión Documental PGD


49

9. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA

Tabla 22. Seguimiento, Control y Mejora

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

INDICADORES META TRIM.

MEDICIÓN TRIMESTRAL

GRÁFICO OBSERVACIONES

1 2 3 4

Plan de Capacitación

Número de Actividades ejecutadas/número de actividades programadas*100

20%

Número funcionarios capacitados/Total Funcionarios *100

6.2%

Programa de Gestión

Documental PGD

Número de actividades ejecutadas/Número de actividades planteadas por el programa*100

6.07%

El seguimiento se inicia en el tercer trimestre del año 2016. Porque el programa se elaborará en el primer semestre de 2016


Número de actividades ejecutadas/Número de actividades planteadas por el programa*100

5%

Plan de Compras

Total Presupuesto invertido/Total de presupuesto planeado

5.6%

Número de compras ejecutadas/número total de compras planteadas

5.6%

Proyecto Construcción del Archivo Central

Área en metros cuadrados construida

114 Mt2

Plan de Desarrollo Institucional PDI

Porcentaje de ejecución del PINAR

5%

Vigencia 2016. Para el 2017 el porcentaje varía por la meta planteada será del 30%

Porcentaje de ejecución del PGD

2.5%

Vigencia 2016. Para el 2017 el porcentaje varía por la meta planteada será del 30%


50

10. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN

El Plan Institucional de Archivos- PINAR, ha sido revisado y aprobado en reunión

del Comité de Archivo de Gestión Documental, realizada el día 28 de diciembre

de dos mil quince (2015).

A través de la Resolución número 542 de Diciembre 30 de dos mil quince (2015)

“Por medio del cual se adopta el Plan Institucional de Archivos - PINAR, del

Hospital Departamental Centenario de Sevilla E.S.E. para el período 2016 - 2023”.

El Presente Plan Institucional de Archivos – PINAR, será publicado en la página

web del Hospital Departamental Centenario de Sevilla E.S.E.

51

GLOSARIO

ASPECTOS CRÍTICOS: Apreciación de problemáticas identificadas frente al

Proceso de Gestión Documental en el Hospital y que son el resultado de la

aplicación de herramientas de evaluación.

EJE ARTICULADOR: Es un principio legal que tiene como función básica el

facilitamiento del manejo de la información así como su gestión tecnológica y

física.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su

eliminación o conservación permanente1.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS: Son Herramientas aplicadas en la ejecución

de la Gestión Documental con el fin de identificar aspectos relevantes positivos o

negativos dentro de los procesos, planes y proyectos que se deben desarrollar

para el cumplimiento función archivística.

RIESGO: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos2.

PRIORIZACIÓN: Hace referencia a la anterioridad de algo respecto de otra cosa,

en la gestión documental es saber identificar aquello que tiene más importancia e

impacto y que permitirá conservar una secuencia frente al proceso facilitando la

ejecución del Plan.

1 COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley

General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p. 1. Articulo 3 2 URI:http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/

52

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

GONZÁLEZ FLÓREZ JHON A. et al. (2014). Manual Formulación del Plan

Institucional de Archivos –PINAR. Archivo General de la Nación. Colombia:

Editorial, ZAPATA CÁRDENAS CARLOS A. et al.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. www.archivogeneral.gov.co/. Diagnóstico

para PGD y PINAR AGN 2014

COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p. 1. Articulo 3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. URI: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/

http://www.archivogeneral.gov.co/

53

ANEXOS

Anexo 1. Registro Fotográfico

54

Anexo 2. Herramienta Encuesta

55

Anexo 3. Herramienta Matriz DOFA

56

Anexo 4. Diagnóstico

plan institucional de archivo - pinar · las necesidades y debilidades en gestión documental . 1...

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