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PLAN ESTRATÉGICO CONTRALORÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA

2016 - 2019

“Por un Control Fiscal Garante del Buen uso de los Recursos

Públicos”

CARMEN LORENA ASPRILLA QUESADA Contralora Distrital de Buenaventura

Febrero de 2016

EQUIPOS DE GESTIÓN


ALONSO RODRIGUEZ VALENCIA Asesor del Despacho

YANETH VENTÉ ARBOLEDA Jefe de Control Interno

VIVIANA GONZALEZ VIVAS Dirección Administrativa Financiera

NORA IDALI CAICEDO PEREA Directora Operativa de Control Fiscal (E)

WILLIAN RODOLFO ROSERO Director Operativo Responsabilidad Fiscal

INTRODUCCION

El “Plan Estratégico 2016 -2019 "Por un Control Fiscal Garante del Buen uso de los Recursos Públicos” precisa los lineamientos y estrategias que la Contraloría Distrital de Buenaventura llevará acabo, para una gestión pública integra y transparente el cual constituye una herramienta de gestión fundamental, que servirá de guía y direccionará la consecución de los objetivos y metas de la Entidad durante este período. Con el fin de establecer la misión, la visión, los objetivos corporativos, las estrategias y líneas básicas de acción a desarrollar durante el cuatrienio 2016 – 2019, que orientaran el quehacer institucional, se realizó un diagnostico estratégico utilizando como instrumento la elaboración de una matriz DOFA, con la participación de funcionarios en los diferentes niveles. El proceso planificador parte del diagnóstico, en el cual se identifican y describen las variables más críticas de la Entidad, con el fin de que se conviertan en un referente de gestión acorde con los fundamentos estratégicos de la Organización. Los resultados obtenidos permiten identificar a la Contraria Distrital de Buenaventura como una entidad con un equipo multidisciplinario, por ejemplo los profesionales que hacen parte del Proceso Auditor tiene alto nivel de experiencia en el ejercicio del control fiscal, pero no es suficiente para abarcar todas las auditorias programadas en el Plan General de Auditoria Territorial PGAT, por tal razón se refuerza con profesionales de apoyo, contratados por prestación de servicios y en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, Cobro Coactivo y Sancionatorio, falta incluir profesionales universitarios de planta, igualmente este proceso carece de profesionales del derecho y se robustece con contratación de prestación de servicios. Se concluye que la Contraloría Distrital de Buenaventura no cuenta con profesionales suficientes para el cumplimiento de la labor misional. Sin embargo se ha detectado, que algunos cargos no son desempeñados en concordancia a las funciones, perfiles y competencias, a esto se suma la desarticulación entre algunos procesos, por tal razón se debe ajustar el manual de funciones de la entidad. Asociado al Plan, se adjunta el instrumento con el cual se medirá el cumplimiento de los objetivos, proyectos y metas que lo conforman. Este instrumento se denomina Cuadro de Mando; matriz que resume el logro sistemático de dichas variables en términos de cumplimiento.

Si bien en el trámite de las denuncias, quejas y derechos de petición atendidas durante las vigencias 2012 al 2015, al igual la Promoción y Divulgación de la Participación Ciudadana fue buena según la AGR, se hace necesario fortalecer este proceso. Para prevenir irregularidades en la ejecución de los recursos de todos nuestros Entes de Control del Distrito que afectan su patrimonio y el logro de sus fines, se propone establecer un “sistema de atención al ciudadano” que provea información actualizada, soportada, técnica y jurídicamente con el fin de implementar medidas eficaces. De la misma forma, realizar el ejercicio de un control fiscal, en tiempo real, que permita la defensa del patrimonio público, para lo cual se implementaran otras acciones de reacción inmediata, actuaciones especiales, como son auditorias “exprés”, entre otras. Los resultados obtenidos en el Plan Estratégico 2012-2015, las políticas trazadas por la administración en la lucha contra la corrupción y la participación de la sociedad, consecuentes con los propósitos del Plan de Gobierno, establecen un nuevo entorno para definir los objetivos corporativos del Plan Estratégico de la Contraloría Distrital de Buenaventura para el período 2016 –2019, denominado "Por un control fiscal garante del buen uso de los recursos públicos”.4 Hoy día, la sociedad y la comunidad y habitantes del Distrito esperan una administración pública eficiente y productiva, con recursos públicos bien manejados, y en ello la Contraloría Distrital de Buenaventura desempeña una tarea vital. La verdad es que nos encontramos en la misma orilla de las demás entidades estatales y que, por medio de una labor de vigilancia fiscal proactiva y profesional, podemos contribuir significativamente al cambio encaminado a tener una administración pública que dé los resultados esperados por la ciudadanía y contribuya de manera visible al mejoramiento de la calidad de vida de todos los ciudadanos y habitantes del Distrito. La Evolución progresiva de la gestión de la Contraloría Distrital, bajo la orientación de este plan, constituye un reto en el que todos debemos comprometernos. Vivir el plan es tener presente el horizonte señalado; observar cómo, con cada una de nuestras actuaciones, individuales o colectivas, alcanzamos las metas determinadas; y verificar, autoevaluar y presentar nuestros avances en las tareas con las que nos hemos comprometido. El plan estratégico que presentamos en este documento se constituye en elemento central del pensamiento y orientación de la acción que debemos cumplir en estos próximos cuatro (4) años de gestión. Cada uno de nosotros deberá aportar lo mejor de su esfuerzo para su feliz y exitosa ejecución.

CONTENIDO

Pág. 1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL 6 2. MARCO TEÓRICO DEL PLAN ESTRATÉGICO 2016 - 2019 9 3. MARCO FILOSOFICO 11

4. CONOCIMIENTO GENERAL DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA

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4.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 12 4.2 PROCESO AUDITOR 14 4.3 RESPONSABILIDAD FISCAL 15 5. PRINCIPIOS CORPORATIVOS Y VALORES ÉTICOS 16 5.1 PRINCIPIOS ÉTICOS 16 5.2 PRINCIPIOS CORPORATIVOS 16 6. MATRIZ DOFA 18 6.1 DEBILIDADES 18 6.2 AMENAZAS 18 6.3 FORTALEZAS 19 6.4 OPORTUNIDADES 20 7. PERSPECTIVAS DEL PLAN ESTRATÉGICO 20 7.1 PERSPECTIVAS 20 7.2 ESTRATEGIAS GENERALES 26 7.3 SOCIALIZACIÓN Y ADOPCIÓN DEL PLAN 26

CUADROS

Pág. 1. ESTRATEGIAS PARA LOGRAR LAS PERSPECTIVAS 22 2. PLAN FINANCIERO 2016 - 2019 26

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1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL El Plan Estratégico 2016–2019 de la Contraloría Distrital de Buenaventura, acoge los conceptos establecidos por la Ley 152 de 1994 y demás normas reglamentarias y complementarias, en lo que hace referencia a la definición de objetivos, estrategias, programas, proyectos, metas y responsables. Igualmente, lo dispuesto en el artículo 48 del literal B del capítulo IV de la Ley 190 de 1995, donde se define el Estatuto Anticorrupción: “A partir de la vigencia de esta Ley todas las entidades públicas de la Rama Ejecutiva deberán establecer, a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseñen para cada caso. Tomando como marco de referencia y sustento normativo los parámetros descritos en la Constitución Política de Colombia, (Artículos 267 y ss.), el Marco legal preceptuado en las Leyes 42 de 1993. 136 de 1994. 610 y 617 de 2000. Ley 1474 de 2011. La Ley 1474 de 2011 establece:

Artículo 129: “Planeación estratégica En Las Contralorías Territoriales. Cada contraloría departamental, distrital o municipal elaborará su plan estratégico institucional para el período del respectivo Contralor, el cual deberá ser adoptado a más tardar dentro de los tres meses siguientes a su posesión”. “La Planeación Estratégica de estas entidades se armonizará con las actividades que demanda la implantación del modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de calidad en la gestión pública y tendrá en cuenta los siguientes criterios orientadores para la definición de los proyectos referentes a su actividad misional:”

a) Reconocimiento de la ciudadanía como principal destinataria de la

gestión fiscal y como punto de partida y de llegada del ejercicio del control fiscal.

b) Componente misional del plan estratégico en función de la formulación y

ejecución del Plan de Desarrollo de la respectiva entidad territorial.

c) Medición permanente de los resultados e impactos producidos por el ejercicio de la función de control fiscal.

d) Énfasis en el alcance preventivo de la función fiscalizadora y su concreción en el fortalecimiento de los sistemas de control interno y en

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la formulación y ejecuciónde planes de mejoramiento por parte de los sujetos vigilados.

e) Complementación del ejercicio de la función fiscalizadora con las

acciones de control social de los grupos de interés ciudadanos y con el apoyo directo a las actividades de control macro y micro mediante la realización de alianzas estratégicas.

Artículo 130: “Metodología Para El Proceso Auditor En El Nivel Territorial. La Contraloría General de la República, con la participación de representantes de las Contralorías Territoriales a través del Sistema Nacional de Control Fiscal - Sinacof facilitará a las contralorías departamentales, distritales y municipales una versión adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial de la metodología para el proceso auditor, se encargará de su actualización y apoyará a dichas entidades en el proceso de capacitación en el conocimiento y manejo de esta herramienta. La Auditoría General de la República verificará el cumplimiento de este mandato legal.

Artículo 115 Facultades Especiales. Los Organismos de Vigilancia y Control Fiscal crearán un grupo especial de reacción inmediata con las facultades de policía judicial previstas en la Ley 610 de 2000, el cual actuará dentro de cualquier proceso misional de estos Organismos y con la debida diligencia y cuidado en la conservación y cadena de custodia de las pruebas que recauden en aplicación de las funciones de policía judicial en armonía con las disposiciones del Código de Procedimiento Penal en cuanto sean compatibles con la naturaleza de las mismas. Estas potestades deben observar las garantías constitucionales previstas en el artículo 29 de la Constitución Política”.

Artículo 121. “Alianzas Estratégicas. Las Contralorías Territoriales realizarán alianzas estratégicas con la academia y otras organizaciones de estudios e investigación social para la conformación de equipos especializados de veedores ciudadanos, con el propósito de ejercer con fines preventivos el control fiscal social a la formulación y presupuestario de las políticas públicas y los recursos del erario comprometidos en su ejecución”.

Artículo 123, “Articulación Con El Ejercicio Del Control Político. Los informes de auditoría definitivos producidos por las contralorías serán remitidos a las Corporaciones de elección popular que ejerzan el control político sobre las entidades vigiladas. En las citaciones que dichas entidades hagan a servidores públicos para debates sobre temas que hayan sido materia de vigilancia en el

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proceso auditor deberá invitarse al respectivo contralor para que exponga los resultados de la auditoría”.

Artículo 124, “Regulación Del Proceso Auditor. La regulación de la metodología del proceso auditor por parte de la Contraloría General de la República y de las demás contralorías, tendrá en cuenta la condición instrumental de las auditorías de regularidad respecto de las auditorías de desempeño, con miras a garantizar un ejercicio integral de la función auditora”. El artículo 126: “Sistemas de información. La Contraloría General de la República, las Contralorías territoriales y la Auditoría General de la República, a través del Sistema Nacional de Control Fiscal - SINACOF, levantarán el inventario de los sistemas de información desarrollados o contratados hasta la fecha de la entrada en vigencia de la presente ley por parte de las Contralorías territoriales para el ejercicio de su función fiscalizadora y propondrá una plataforma tecnológica unificada que procure la integración de los sistemas existentes y permita la incorporación de nuevos desarrollos previamente convenidos y concertados por los participantes de dicho sistema”.

Artículo 127. “Verificación De Los Beneficios Del Control Fiscal. La Auditoría General De La República constatará la medición efectuada por las contralorías, de los beneficios generados por el ejercicio de su función, para lo cual tendrá en cuenta que se trate de acciones evidenciadas debidamente comprobadas, que correspondan al seguimiento de acciones establecidas en planes de mejoramiento o que sean producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o advertencias efectuados por la contraloría, que sean cuantificables o calificables y que exista una relación directa entre la acción de mejoramiento y el beneficio.

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2. MARCO TEÓRICO DEL PLAN ESTRATÉGICO 2016 - 2019 El Plan Estratégico es una herramienta de gestión empresarial, donde se plasman todas las estrategias y objetivos de la organización. Un plan estratégico sirve de medio para que las entidades cumplan sus objetivos siempre y cuando en su diseño, definición, ejecución y medición cuente con la participación y compromiso de todos los niveles de la organización. La unificación de los criterios se logra con la definición de los conceptos que sirven de marco teórico al plan y para la evaluación de los resultados, se define un instrumento de medición adecuado de tal manera que se puedan formular objetivos que apunten al cumplimiento de los planes. A continuación presentamos la definición de los conceptos que utilizaremos en el Plan Estratégico 2016-2019:

a. Plan Estratégico: Programa de actuación que consiste en aclarar lo que pretendemos conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo. Documento donde se plasma las grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestión excelente. Proceso en el cual se establecen los objetivos estratégicos, los programas, los proyectos y las metas que la Contraloría Distrital de Buenaventura, que se deben lograr en un período de cuatro años para alcanzar el cumplimiento de los objetivos, al igual que la misión, y la visión Institucional.

b. Objetivo Corporativo: Son los fines, propósitos o resultados que a mediano o largo plazo aspira a lograr una organización y los cuales guardan una relación directa con la misión institucional. Los objetivos se alcanzan a través de la aplicación de programas y ejecución de proyectos, estos deben ser verificables y cuantificables.

c. Estrategia: Mecanismo de previsión de acciones para alcanzar determinados objetivos, dadas unas fortalezas y debilidades al interior de la entidad y unas oportunidades y amenazas en el entorno.

d. Programa: Son las acciones explícitas de un plan, donde se trazan las tareas necesarias para ejecutar el Plan, así mismo, se indican las personas responsables de cada una de ellas y el tiempo en el cual deben ser ejecutadas. Un programa puede ser ejecutado a través de uno o varios proyectos.

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e. Proyecto: Conjunto de actividades encaminadas a lograr un resultado específico, con el objetivo de satisfacer una necesidad o de resolver un problema; utilizando una cantidad determinada de recursos. También se entiende por proyecto como una actividad de inversión en la cual se aplican recursos (costos), con el fin de crear bienes que generarán beneficios en un período más o menos prolongado de tiempo; esta actividad es sistemática, específica, controlable y sujeta a evaluación.

f. Meta: Son puntos de referencia o aspiraciones a corto y mediano plazo, que la organización debe lograr con el fin de alcanzar sus objetivos. También está considerada como objetivos altamente específicos con respecto a la magnitud (cantidad) y su capacidad de medición en el tiempo.

g. Líneas Estratégicas: Áreas o campos de acción que inspiran los objetivos estratégicos, hacia los cuales se dirigen los programas y proyectos

h. Perspectivas: Permite definir por grupos de interés los indicadores que nos posibilitan evaluar la implementación de la estrategia; son los elementos fundamentales sobre los cuales se centrarán los esfuerzos, las acciones y los recursos.

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3. MARCO FILOSOFICO

MISION

La Contraloría Distrital de Buenaventura ejerce con efectividad y celeridad la vigilancia, control oportuno y eficiente de la gestión fiscal de la administración, de sus entidades descentralizadas y de los particulares que administren fondos o bienes públicos de carácter municipal, a partir de la implementación del control preventivo, el fortalecimiento del control social y la aplicación del sistema de gestión integral, con el fin de evitar el detrimento al erario y contribuir al resarcimiento oportuno del daño al patrimonio público de nuestra ciudad.

VISIÓN En el año 2019 la Contraloría Distrital de Buenaventura será reconocida en el ámbito regional y nacional, como ente de Control Fiscal en el cumplimiento de su misión, por su actuación transparente, ejercicio participativo del control fiscal y la gestión ambiental, aplicando una política de mejora continua en la gestión.

POLITICA DE CALIDAD

La Contraloría Distrital de Buenaventura, orientará su gestión al mejoramiento continuo de la Entidad, en la lucha contra la corrupción y la protección del Patrimonio Público en el marco de la normatividad legal vigente, involucrando para ello la activa y efectiva participación del ciudadano, mediante la realización de ejercicios auditores oportunos y efectivos; la capacitación del talento humano y el mejoramiento continuo de sus procesos.

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4. CONOCIMIENTO GENERAL DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA

4.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Para la formulación del direccionamiento estratégico, se tomaron como referencia: “Los resultados obtenidos por el Plan Estratégico 2012-2015, se realizaron ajustes al plan inicial, acordes con los cambios generados por la dinámica interna y las condiciones externas que incidieron directamente en la institución lo cual es el fundamento para la formulación del Plan Estratégico 2016 - 2019 “ Por un Control Fiscal Garante del Buen uso de los Recursos Públicos. El Plan ajustado resumió las principales características de la política orientada al desarrollo de la cultura de planeación, resultados y mejoramiento continuo en sus procesos misionales. Describió las perspectivas y las estrategias, que se desplegaron en planes de acción, proyectos específicos, programas y actividades, para los cuales se definieron metas, resultados esperados e indicadores para su medición, encaminados a cumplir la misión y la visión de la Contraloría Distrital de Buenaventura. El presente Plan se desarrollará en la Estructura de una gestión basada en procesos, abajo se relaciona todos los procesos establecido que ayudará a identificar para una gestión más eficiente.

Es importante que los líderes en todos los niveles establecen la unidad de propósito y la dirección y crean condiciones en las que las personas se implican en el logro de los objetivos

del Sistema de gestión de la Entidad.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA CONTRALORIA DISTRITAL DE BUENAVENTURA

AVANCES SIGNIFICATIVOS DE LA GESTIÓN

Se inició el proceso de orientación de la gestión hacia resultados.

Se adaptó y se adoptó metodología para el ejercicio de un control fiscal más

eficaz, mediante instrumento como la Guía de Auditoría Territorial.

Se avanzó en el establecimiento de parámetros para la definición del Plan General de Auditorías (PGA).

Se unificó el proceso de Responsabilidad Fiscal mediante la aplicación de la Leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011. Se dio inicio a los procesos verbales de acuerdo a la Ley.

Se adelantó el control concurrente y a las transferencias de la Nación, especialmente en los sectores educación y salud, con la CGR.

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Se avanzó en la vinculación de la ciudadanía en el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal, a través de las organizaciones civiles, reflejadas en auditorias con participación de la sociedad.

Se articularon las denuncias ciudadanas con los procesos misionales de la Contraloría Distrital de Buenaventura.

Se logró la certificación del Sistema de Gestión de Calidad en la Norma MECI,

NTCGP100, ISO 9001: 2008.

4.2 PROCESO AUDITOR La ejecución del PGA con respecto a la programación establecida en cada vigencia ha sido del 90%, en promedio durante los últimos cuatro años. Si bien, esta cifra es aceptable, en el proceso de ejecución del PGA aún se presentan situaciones que deben corregirse.

ASPECTOS DE LA GESTIÓN A FORTALECER

Continúas modificaciones en la programación de las auditorías

Deficiencias en la elaboración del Plan General de Auditorias (PGA).

Retrasos en la entrega de informes de Auditoría. El presupuesto vigilado de las entidades fue de $629.304.731.712, de los cuales se auditaron $555.522.441.635, equivalentes al 99 % ; Sobre los informes macro fiscales se viene presentaron los contenidos mínimos de los mismos oportunamente al Concejo Distrital en diciembre, en acatamiento a los artículos 268 de la Constitución Política, los artículos 38 al 41 de la Ley 42 de 1993 y el artículo 165 de la Ley 136 de 1994, que le atribuyen al contralor, la responsabilidad de certificar la situación de las finanzas públicas territoriales.

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CALIDAD DE LOS HALLAZGOS Durante el cuatrienio 2012 - 2015 los “Grado De Apoyo A La Cadena De Valor” se realizaron de la siguiente manera:

Proceso de Responsabilidad Fiscal (Hallazgos Administrativos Con Posible Responsabilidad Fiscal Trasladados Al PRF / Hallazgos Administrativos Con Posible Responsabilidad Fiscal.)

A Otros Entes De Control

(Hallazgos Administrativos Con Presunta Responsabilidad Disciplinaria; Hallazgos Administrativos Con Presunta Responsabilidad Penal, Hallazgos Administrativos Con Presunta Responsabilidad Disciplinaria; Hallazgos Administrativos Con Presunta Responsabilidad Penal Trasladados A Los Organismos Competentes).

La oportunidad en el traslado de hallazgos administrativos con presunta responsabilidad fiscal, penal o disciplinaria a los entes competentes, registraron un valor promedio por debajo del rango definido como Aceptable correspondiente al (95%). 4.3 RESPONSABILIDAD FISCAL De acuerdo a informe de la AGR., Respecto a Los Procesos De Responsabilidad Fiscal, se realizó una gestión regular en la vigencia 2014,

ASPECTOS DE LA GESTIÓN A MEJORAR

Esta dependencia presenta debilidades como:

No búsqueda de bienes. En algunos casos se encontraron bienes pero no se decretaron medidas

cautelares. Los fallos con responsabilidad no fueron reportados oportunamente a las

entidades competentes y no se obtuvo recaudo alguno en el trámite del proceso. Congestión de procesos de vigencias anteriores, en diferentes etapas. Represamiento en la apertura de los procesos de Responsabilidad Fiscal con riesgo de

caducidad o prescripción.

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Las causales de cierre de procesos de Responsabilidad Fiscal más significativa en esta dependencia corresponde a el archivo por no mérito lo cual está relacionado directamente con la calidad en la validación de hallazgos, o con deficiencias en la validación de las pruebas aportadas por el proceso auditor.

5. PRINCIPIOS CORPORATIVOS Y VALORES ÉTICOS

Define el estándar de conducta de la Entidad, es el producto final que materializa un concepto más amplio, como es el de la gestión ética de las Entidades Públicas, la cual se define como:

“La actuación autorregulada de los agentes públicos, orientada a asumir sus responsabilidades frente a los grupos con los que interactúan, a encaminar sus acciones hacia el establecimiento de modelos de trabajo orientados por la ética pública, y a ajustar los planes estratégicos y estructuras organizacionales hacia la búsqueda de los fines sociales que garanticen la aplicación de los Derechos Humanos integrales y el mejoramiento de las condiciones de vida de toda la población”1

5.1 PRINCIPIOS ÉTICOS:

COMPROMISO HONESTIDAD IMPARCIALIDAD RESPETO TRANSPARENCIA SERVICIO

5.2 PRINCIPIOS CORPORATIVOS

La Contraloría Distrital de Buenaventura, ha trazado sus principios corporativos enfocados en el modo de relacionarse la Contraloría y sus Funcionarios, con otros sistemas o grupos de interés específico. Determinando para ello lo siguiente:

Trabajo En Equipo

El personal de la Contraloría Distrital, trabajará en equipo, armonizando sus acciones hacia el cumplimiento de los objetivos y las metas propuestas buscando optimizar recursos y lograr eficiencia productiva.

Igualdad

Tratamiento en condiciones iguales para todas las personas. Este principio de la función administrativa desarrolla el derecho fundamental a la igualdad, de rango superior consagrado en la Constitución.

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Mejoramiento Continuo

Es compromiso de todos, para mantenerse al día y concientizarse de la necesidad de

capacitarse para enfrentar los cambios, consciente que el constante aprendizaje es el principio rector de la competitividad de la entidad.

Nueva Cultura Del Control Fiscal Se propenderá por una nueva cultura del control fiscal que no se limite a simple evaluación financiera de gastos e ingresos orientada a un acompañamiento de la gestión fiscal de los sujetos vigilados, orientando o recomendando procedimientos, estrategias e indicadores para obtener un mejoramiento continuo de la gestión.

Compromiso Social La responsabilidad social frente al deber constitucional de proteger los intereses comunitarios conlleva el sello de la búsqueda constante de la efectividad, la transparencia, la objetividad y la imparcialidad en la vigilancia de la gestión pública para garantizar el cumplimiento de nuestra misión constitucional y generar confianza en la comunidad vigilando eficientemente el uso de los recursos públicos y buscando que los ciudadanos se sientan comprometidos con el control fiscal y social.

Planificación Orientar los recursos disponibles al cumplimiento de la misión fomentando los círculos de mejoramiento continuo: Planear, actuar, verificar y hacer correctivos.

Con Los Órganos De Control Facilitaremos el acceso a la información por parte de los órganos de control y comunicamos de manera amplia, veraz y oportuna los resultados de nuestra gestión.

Con Los Contratistas Y Proveedores Estableceremos y mantendremos relaciones fundamentadas en el respeto por los proveedores y contratistas, cumpliendo con los principios y las normas que reglamentan la contratación estatal.

Imagen Corporativa Y Legitimidad Del Ejercicio Para lograr el posicionamiento de la Contraloría en el Distrito de Buenaventura, se empezara por el buen ejemplo personal en el comportamiento, presentación, pulcritud, buenas maneras, moderación, excelencia, profesionalismo, elevados niveles de competitividad y así lograr su fortalecimiento institucional y la credibilidad de los ciudadanos en su entidad de control que legitime su existencia.

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Con Los Sujetos De Control

Ejerceremos el control fiscal de manera oportuna, con integridad, profesionalismo e imparcialidad y aplicaremos la normatividad y metodologías adecuadas que permitan verificar sus resultados, respetando siempre el debido proceso.

Participación

Disposición de todos para involucrarse en el trabajo que promueve el control social.

6. MATRIZ DOFA

Teniendo en cuenta los resultados de la auditoría realizada sobre la vigencia 2014, por parte de la Auditoria General de la República y el Icontec así como del sentir de los Funcionarios de la Contraloría Distrital de Buenaventura, se elaboró la matriz DOFA así:

6.1 DEBILIDADES

Poco resarcimiento del Patrimonio Público. Distribución de las cargas de trabajo inadecuada. Mediana motivación e incentivos para los Funcionarios. Deficiente valor agregado del servicio. Limitaciones presupuestales para cumplir la misión institucional. Ausencia de auditores capacitados en medición de costos ambientales. Deficiencia de medición de la satisfacción de la población en el Control

Fiscal. Diagnostico inadecuado en el proceso auditor por cuanto no se parte

desde la política pública.

Deficiente Sistematización del archivo.

Falta infraestructura.

Fortalecer los Sistemas de Información.

Instalaciones físicas deficientes y hacinamiento.

Salarios bajos.

6.2 AMENAZAS

La intención del Gobierno Nacional de desaparecer los órganos de

Control Fiscal territorial.

Inapropiada entrega de resultados en el ejercicio del Control Fiscal.

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Tendencia Centralista por parte del gobierno para el manejo del Control

Fiscal.

Limitaciones de los recursos financieros para cumplir cabalmente con la

misión institucional.

Poca credibilidad de las Instituciones públicas y los organismos de

control por parte de la ciudadanía.

Obsolescencia rápida de los Sistemas y la Tecnología por sus costos y

mantenimientos.

Corrupción de las Entidades Estatales.

Control excepcional que ejerce la Contraloría General de la Republica.

Inadecuada Gestión pública de los Entes de Control.

Limitados mecanismos dinamizadores y de infraestructura para el

ejercicio del control Fiscal Participativo.

Poco interés de las entidades vigiladas hacía las actividades de

fortalecimiento lideradas por el órgano de control.

Intereses individuales predominan sobre los colectivos.

Los administradores de los recursos públicos limitan el acceso a la

información a la Comunidad y a los Entes de Control.

6.3 FORTALEZAS

Profesionalismo de los servidores públicos.

Alto Nivel y experiencia técnica del recurso humano.

La firma de convenios con otras organizaciones del Estado.

Buenas relaciones entre la Contraloría y los Entes de Control del Distrito.

Incremento de la cultura orientada a la calidad.

Mayor interés de la ciudadanía para abordar los temas de Control Fiscal.

La posibilidad de ejercer la función del control desde la óptica de lo

preventivo, antes que lo correctivo por medio de los procesos de

formación hacia los sujetos de control.

Existencias de metodologías estandarizadas para adelantar el proceso

auditor con mayor celeridad.

Procesos documentados definidos y controlados.

Política de administración de riesgos de la Entidad.

Sentido de pertenencia de sus funcionarios.

Cumplimiento de las leyes y demás reglamentaciones internas y externas.

Conocimientos de los Entes de Control por parte de los auditores

Mecanismos de participación ciudadana.

Sistema de rendición de cuentas automatizadas

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Auditores Certificados con el Icontec.

6.4 OPORTUNIDADES

Tecnología Existente en el Mercado.

Estar Certificados con el Icontec.

Apoyo tecnológico de SINACOF.

Políticas del Gobierno Nacional sobre la Transparencia del Control Fiscal.

Las Normatividades Nuevas.

Convenios interinstitucionales.

Participación de la Sociedad Civil y la Comunidad en el ejercicio del

Control Fiscal.

Liderar proyectos y alianzas estratégicas innovadoras de impacto social.

La Modernización de las Entidades Públicas con la implementación del

MECI.

Existencia de una organización que agrupa las Contralorías Territoriales.

Conocimiento del Control Fiscal de la Ciudadanía.

Fortalecimiento del Sistema de control interno de los sujetos.

Identificación y prueba de los beneficios del Control Fiscal.

Los mecanismos de participación.

Uso de los medios de comunicación (radio, Cartelera página Web para

informar oportunamente a la comunidad.).

Concejo Nacional de los Contralores Organizados en defensa de las

Contralorías.

Promover la vigilancia de la Gestión Pública a través de los mecanismos

de Participación Ciudadana establecidas por el Estado.

7. DISEÑO DEL PLAN ESTRATÉGICO

7.1 PERSPECTIVAS: Permite definir por grupos de interés los indicadores que nos posibilitan evaluar la implementación de la estrategia; son los elementos fundamentales sobre los cuales se centrarán los esfuerzos, las acciones y los recursos. Básicamente se consideran cinco:

Perspectiva 1. Beneficios del control fiscal Perspectiva 2. Resarcimiento del Daño al Patrimonio Público Perspectiva 3. Los clientes

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Perspectiva 4. Tecnología, Innovación, aprendizaje, crecimiento y Gestión Documental

Perspectiva 5. Mejoramiento Continuo y Evaluación de La Gestión PERSPECTIVA 1. BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL Esta perspectiva está encaminada a consolidar otros valores agregados producto del ejercicio del control fiscal como son los efectos e impactos en los sujetos de control por la labor de la Contraloría. PERSPECTIVA 2. RESARCIMIENTO DEL DAÑO AL PATRIMONIO PÚBLICO Son los procesos misionales con los cuales se satisfacen las necesidades y se superan las expectativas del cliente. Esta perspectiva se materializa a través del mejoramiento continuo del sistema de gestión y la utilización de la tecnología de punta. PERSPECTIVA 3. LOS CLIENTES Esta perspectiva busca comunicar a los clientes y partes interesadas, los resultados de las evaluaciones de la gestión fiscal, de forma oportuna, eficiente, eficaz, efectiva y con amplia participación de la comunidad. PERSPECTIVA 4. TECNOLOGÍA, INNOVACIÓN, APRENDIZAJE, CRECIMIENTO Y GESTIÓN DOCUMENTAL Esta perspectiva está orientada al afianzamiento de las competencias (conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y valores) en los funcionarios públicos. Así mismo, a la permanente apropiación tecnológica que permita a la Entidad una labor fiscalizadora acorde con las exigencias del medio. PERSPECTIVA 5. MEJORAMIENTO CONTINUO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN En cumplimiento del ciclo mejoramiento continuo PHVA para medir los resultados del Avance del PLAN ESTRATÉGICO, se utilizarán los procedimientos de Seguimiento de los POA (Planes Operativos Anuales) que desarrollan los Objetivos estratégicos, así mismo se aplicarán los indicadores establecidos en la caracterización de cada uno de los procesos de la Entidad tanto Misionales como Estratégicos y de Apoyo. El seguimiento y evaluación son otras herramientas que permitirán tomar decisiones acertadas para ajustar la gestión de los diferentes procesos, además de detectar las fortalezas y debilidades de las mismas.

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Cuadro N° 1 ESTRATEGIAS PARA LOGRAR LAS PERSPECTIVAS

PERSPECTIVA OBJETIVOS ESTRATEGIAS MEDIOS Y/O

INSTRUMENTOS

BENEFICIOS DEL CONTROL

FISCAL

Ejercer el Control Fiscal de forma oportuna y con

calidad, con miras a obtener beneficios de Control Fiscal

1.1. Hacer seguimiento a los hallazgos administrativos, penales y fiscales, por la Contraloría en los procesos auditores.

1.2. Realizar en forma oportuna acciones fiscales a la gestión adelantada por las entidades objeto de control fiscal, teniendo como referente el Plan de Desarrollo del Distrito de Buenaventura de 2016 – 2019.

1.3. Programar auditorías enfocadas a la evaluación de la gestión y resultados, precisando sobre la evaluación del fortalecimiento de los sistemas de control interno y la formulación y ejecución de planes de mejoramiento por parte de los entes vigilados.

1.4 Determinar los beneficios cualitativos y cuantitativos que se deriven del ejercicio de la función fiscalizadora.

1.5. Fortalecer la calidad de los análisis Económicos Fiscales y de Medio Ambiente.

1.6. Realizar una vigilancia en línea y en tiempo real de los resultados de la contratación.

1.7. Elaborar y ejecutar un Plan General de Auditorias de acuerdo a lo programado, y Construir un Mapa de Riesgo que consulte los riesgos y la complejidad de los entes vigilados.

1.8. Realizar la evaluación e la gestión fiscal desde el punto vista legal, financiero, de gestión y resultados y de la valoración de los costos ambientales.

Plan General de Auditorías Territorial (PGAT), Planes de

Mejoramiento, Mapas de Riesgos,

Denuncias Ciudadanas

Promover y Fortalecer el

ejercicio de la Participación

Ciudadana en el Control Fiscal,

hacía la construcción

colectiva de lo público

2.1. Capacitar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil, buscando potenciar la capacidad de control y promoción del control social mediante la difusión de derechos ciudadanos, realización de audiencias públicas, foros, formación de grupos sociales veedores, apoyo a mecanismos de control social, entre otros.

2.2. Conformación de equipos especializados de veedores ciudadanos mediante la suscripción de Convenios y alianzas estratégicas con la Academia y otras organizaciones de estudios, investigación y participación, para ejercer con fines preventivos control fiscal social a la formulación y ejecución de las políticas públicas.

2.3. Fortalecer los canales de atención al ciudadano para generar acercamiento, confianza y credibilidad de la comunidad en el ejercicio fiscalizador.

2.4. Realizar actividades de promoción de la participación

Denuncias Ciudadanas,

Percepción General de la Opinión Pública

ante temas de impacto,

Capacitación y Apoyo en la labor de

Vigilancia de la comunidad

23


2016 - 2019

ciudadana para el control social a la gestión pública.

2.5. Adoptar y promover estrategias para la promoción de la Transparencia y el cumplimiento de las normas sobre la transparencia y acceso a la información pública

2.6. Promover el conocimiento de la Ley 1712 de 2014 en la ciudadanía y los servidores públicos.

RESARCIMIENTO DEL DAÑO

AL PATRIMONIO

PÚBLICO

Adoptar herramientas del proceso verbal y

sumario, de acuerdo con el

estatuto anticorrupción para la celeridad de los

procesos

3.1. Fortalecer la determinación y estructuración de los hallazgos posibilitando la aplicación del proceso verbal establecido en la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción). 3.2. Hacer más efectivos los procesos de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo, implementando el proceso verbal y la efectividad en las medidas cautelares. 3.3. Hacer uso del Grupo de Reacción Inmediata -GRI- para atender con inmediatez aquellas situaciones consideradas urgentes, que demanden la pronta intervención de la CDB. 3.4. Efectividad en procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva encaminada a disminuir la caducidad o prescripción de los procesos de acuerdo a lo estipulado en el Art. 9 de la Ley 610 de 2000. 3.5. Realizar convenios interinstitucionales con Universidades o la Lista de Abogados de Oficio de la Oficina de Apoyo Judicial a fin de reducir la ocultamiento de los presuntos responsables del detrimento. 3.6. Implementar procesos de cobro y recaudo ágil y oportuno, llevando a la práctica y realidad los resultados plasmados en los diversos fallos fiscales.

3.6. Crear grupos interinstitucionales de investigación, entre: La

Contraloría, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la personería Distrital y las entidades de control de la administración (Oficinas de Control Interno), para establecer con carácter temporal y de manera conjunta, grupos especiales de trabajo para adelantar investigaciones que permitan realizar la vigilancia integral del manejo de los bienes y fondos públicos, así como las actuaciones de los servidores públicos, Art. 11 de la Ley 610 de 2000.

Conformación de Comisión de Estudios

Permanentes, Procesos Fallados

con o sin Responsabilidad

Fiscal, Inventario de los Procesos de Responsabilidad

Fiscal

CLIENTES

Fortalecer el proceso de

comunicación pública, resaltando

los diferentes atributos con que

quiere ser reconocida la

entidad, los cuales deberán ser

transversales a todo su discurso, en

todos los medios y

4.1. Divulgar las actuaciones y resultados en el cumplimiento de los Principios y Objetivos que orientan las acciones institucionales, mediante la comunicación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y a los entes de control.

4.2. Conservar y mejorar las acciones comunicativas para fomentar la fluidez y efectividad de los procesos, el buen clima organizacional, el compromiso y el sentido de pertenencia.

4.3. Desarrollar acciones de comunicación basadas en las nuevas tecnologías, la página web de la Entidad, las redes sociales y los lineamientos de Gobierno en Línea, para fortalecer el ejercicio de la participación ciudadana y posicionar la imagen de la entidad.

Percepción General de la Opinión Pública

ante temas de impacto, Campañas de sensibilización a

los servidores públicos y la ciudadanía,

capacitación y apoyo en la labor de vigilancia de la

comunidad

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2016 - 2019

espacios de interacción.

4.4. Mantener informados a los medios de comunicación y a través de ellos a la comunidad, sobre las actividades desarrolladas por parte de la CDB, mediante el envío de boletines informativos, publicaciones en la página web, pronunciamientos públicos, emisión de programas radiales y audiovisuales, rueda de prensa y pautas publicitarias. 4.5. Sensibilizar, formar y educar al ciudadano a través de piezas comunicativas encaminadas a generar una cultura de control y vigilancia de los recursos públicos, y en la lucha contra la corrupción. 4.6. Fomentar el uso de las herramientas de comunicación interna en todos los niveles institucionales a través de la implementación de la INTRANET en la Entidad de Control. 4.7. Emitir un programa institucional audiovisual y radial, que vislumbre y mantenga informados a la comunidad bonaerense sobre la gestión de la entidad. 4.8. Crear la Oficina de Comunicaciones que se encargue de las relaciones con los medios de comunicación municipal y/o regional, por medio de los cuales se mantendrá informado a la comunidad en general de los procesos que adelante la Contraloría Distrital.

TECNOLOGIA, INNOVACIÓN,

APRENDIZAJE, CRECIMIENTO,

Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Fortalecer la cultura organizacional, potenciando las

actividades y competencias del talento humano, incrementando el

sentido de pertenencia,

optimizando el clima laboral y

organizacional, a fin de coadyuvar al

logro de los resultados

institucionales, bajo premisas de trabajo

en equipo.

5.1. Desarrollar programas de capacitación que fortalezcan las competencias del personal, en las disciplinas del saber, atinentes a las funciones misionales, con el fin de mejorar la productividad institucional. 5.2. Desarrollar programas, encaminados a generar sentido de pertenencia y al reconocimiento de que cada servidor es parte integral de la organización cuyo aporte es vital para el logro de los fines institucionales. 5.3. Desarrollar programas de bienestar social que incrementen en los servidores públicos de la Entidad el sentido de pertenencia, que mejoren el clima laboral y hacer partícipe de algunos de ellos a su núcleo familiar. 5.4. A través de la adquisición, diseño y/o aplicación de herramientas tecnológicas de calidad, alta disponibilidad y seguridad, propiciar el efectivo ejercicio del control fiscal y la interacción con la ciudadanía. 5.5. Implementar mecanismos para fortalecer al interior de la entidad el conocimiento y manejo de plataformas tecnológicas dispuestas para ejercer el control fiscal. 5.6. Administrar eficaz y eficientemente los recursos tecnológicos que soportan el desarrollo de las actividades institucionales. 5.7. Impulsar entre los funcionarios de la CDB la protección a la información manejada a través de los Sistemas, es decir, propender por una efectiva Gestión del Riesgo Informático. 5.8. Fortalecer la Planeación Estratégica mediante el diseño de

Bancos centralizados y estandarizados de

información e integración de

sistemas, Programa de Modernización tecnológica que

permita la realización de auditorías de

punta, actualización Manual de

Funciones, Estudio Técnico de

Ampliación Planta de Cargo, Tabla de

Retención Documental

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2016 - 2019

metodologías, consolidación y armonización de planes, proyectos y actividades. 5.9. Aplicar de manera transversal a toda la organización, los diferentes procesos y componentes de la gestión documental, en aras de garantizar su adecuado manejo, conforme con la normatividad vigente. 5.10. Fomentar la aplicación del Manual de Ética en todas las actuaciones de los servidores públicos de la CDB. 5.11. Mejorar la base salarial de los funcionarios de la CDB, buscando ajustar el nivel de otras Contralorías de igual categoría, (equilibrio salarial dentro del sector). 5.12. Ampliar la Planta de Personal con profesionales que se encarguen de realizar trabajos específicos, de tal manera que se equilibre el trabajo conforme al personal vinculado y mitigar la recarga laboral. 5.13. Aplicar talleres que conduzcan a prevenir conductas disciplinarias que afecten el normal desempeño de los funcionarios, recordando el cumplimiento de la ley disciplinaria, Cumplimiento de Ley de Acoso Laboral, Códigos Interno, Ética y Buen Gobierno, con el propósito de ejercer sus derechos, deberes al igual, que el conocimiento de las consecuencias de actos alejados de los principios que deben regir el comportamiento de los servidores públicos.

MEJORAMIENTO CONTINUO Y EVALUACIÓN

DE LA GESTIÓN

Fortalecer el proceso de

mejoramiento continuo del

Sistema Integrado de Gestión de la

Calidad (MECI), y SIG de la

Contraloría Distrital de Buenaventura, manteniendo la

cultura organizacional del

autocontrol, la transparencia en la gestión pública y el cumplimiento de los

principios y objetivos que orientan las

acciones institucionales

6.1. Medir, evaluar y verificar la eficiencia, eficacia y economía de la Gestión de la Entidad, asesorando a la Dirección en el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión y de Calidad. 6.2. Fortalecimiento del Control Interno. 6.3. Fomentar una efectiva cultura de autocontrol y de la autoevaluación, mediante el seguimiento y monitoreo permanente de las actividades institucionales. 6.4. Fortalecer el sistema de gestión MECI-CALIDAD manteniendo la Certificación bajo las normas que la requieren, a través de la evaluación independiente, el cumplimiento de planes de mejoramiento y el seguimiento a los Riesgos de la Entidad, implementando acciones de mejora, correctivas y/o preventivas, que propicien el mejoramiento continuo. 6.5. Fomentar la aplicación del principio de transparencia como base de la cultura institucional en la ejecución de cada una de las actuaciones desarrolladas por los servidores públicos de la CDB. 6.6. Implementar el SITEMA DE GESTIÖN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, Armonizado con el Sistema Integrado de Gestión. 6.7. Generar en las Entidades Entes de Control Fiscal una cultura de autocontrol, con acciones preventivas de eventos de riesgos, Indicadores Satisfacción al Cliente, Planes de Mejoramientos.

Informes de Auditoría Interna, Seguimiento y Evaluación Planes

de Acción y de Mejoramiento.

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2016 - 2019

7.2 ESTRATEGIAS GENERALES

Implementar el SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, siendo este obligatorio para las entidades públicas. El cual debe estar armonizado al sistema integrado de gestión que hablan es este documento.

Gestión de Recursos para realizar ampliación de la Planta de Cargos.

7.3 SOCIALIZACIÓN Y ADOPCIÓN DEL PLAN

En cada una de las etapas del proceso de formulación se retroalimentaban y ajustaban los avances en cascada, buscando que la totalidad de los funcionarios participaran y no se quedara ninguna buena idea o reflexión sin contemplar. Así se fueron consolidando los resultados hasta su validación final se realizó un último ajuste con todos los funcionarios de la institución para sellar el consenso definitivo. Adicionalmente se han programado una serie de actividades de seguimiento y reforzamiento para lograr en cada uno de los funcionarios un conocimiento profundo un gran sentido de pertenencia del Plan Estratégico 2016 - 2019 de la Contraloría Distrital de Buenaventura.

Mediante la Resolución Reglamentaria N°.0000 del 28 de Enero de 2016, fue adoptado el Plan Estratégico de la Contraloría Distrital de Buenaventura para el cuatrienio 2016-2019.

Cuadro N° 2 PLAN FINANCIERO 2016 - 2019

PLAN FINANCIERO 2016 – 2019

ENTIDAD 4.50% 4.30% 4.00%

PROYECCION

CUOTAS DE FISCALIZACION Y AUDITAJE 2016 2017 2018 2019

ADMINISTRACION CENTRAL

Ingresos ejecutados en el año 2016 3.174.985.073

TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS POR CUOTA DE FISCALIZACION Y AUDITAJE

Nota: Es un Plan Financiero sujeto a cambios y ajustes periódicos


plan estratÉgico contralorÍa distrital de …€¦ · 2016 - 2019 1. marco constitucional y legal...

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