plan estratÉgico de comunicaciones oficina asesora de .... estrategicos/02_gestion... · en el...

PRE

NS

A

Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Av. Caracas 53 – 80 Tel.: 358 04 00 www.uaesp.gov.co

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS

PÚBLICOS

UAESP

2017

PRE

NS

A


PROPÓSITO SUPERIOR

UAESP

En el 2026, Bogotá será modelo de gestión de los servicios públicos de aseo,

alumbrado público y funerarios en América Latina.

MISIÓN

Garantizar la prestación, coordinación, supervisión y control los servicios de

recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de

residuos sólidos, la limpieza de vías y áreas públicas; los servicios funerarios

en la infraestructura del Distrito y el servicio de alumbrado público.

VISIÓN

Seremos una entidad fortalecida y reconocida por su capacidad para articular

a los distintos actores involucrados, empoderar al ciudadano e implementar

un modelo integral de prestación de servicios de aseo, alumbrado público y

funerarios

PRE

NS

A


OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Empoderamiento Ciudadano: Fomentar una cultura ciudadana

comprometida con la sostenibilidad de la prestación de los servicios,

orientada al embellecimiento y sentido de pertenencia con Bogotá

Modelo Integral de Prestación del Servicio: Garantizar los más altos

estándares de calidad en la prestación sostenible y efectiva de los

servicios

Articulación Interinstitucional: Integrar las instituciones, los recursos y

la infraestructura de la ciudad para la prestación integral de los

servicios

Fortalecimiento Institucional: Consolidar una entidad moderna y

efectiva constituida por un equipo comprometido con el logro de los

objetivos institucionales

PRE

NS

A


OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES


Antecedentes- Diagnóstico

Entre el 2012 y el primer semestre de 2016, el equipo de la Oficina de Comunicaciones de la UAESP trabajaba bajo un plan de acción, que contemplaba cuatro indicadores con acciones comunicativas internas y externas, desde una metodología de enlaces con las diferentes subdirecciones y era netamente operativa y reactiva. En tal sentido, se identificó que la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales no contaba con una estructura que permitiera ejercer su rol asesor en los diferentes campos de la acción comunicativa. De igual forma, no se contaba con una política de comunicaciones implementada dentro de la Unidad, la cual es vital para el buen desarrollo, implementación y seguimiento de todo proceso institucional. Adicional a ello, los canales de comunicación de la entidad como la web y la intranet no contaban con un diseño cercano, ni de fácil navegación y accesibilidad, así mismo, no contemplaba la información que requiere la Ley 1712 de 2015 de transparencia ciudadana. Con respecto a la comunicación externa -la relación con los medios de comunicación-, ésta se limitaba a responder las crisis y quejas ciudadanas, lo cual hacía que la imagen de la UAESP fuera negativa ante la opinión pública. En cuanto a la comunicación interna y digital, no se contaban con estrategias de impacto para la difusión de las apuestas misionales y se limitaban a los canales convencionales de la entidad. Partiendo de estas premisas, se replantearon y rediseñaron los actuales procesos y prácticas utilizadas para comunicar a la ciudadanía los avances y metas de la Bogotá Mejor

PRE

NS

A


para Todos y su efectividad, los cuales están reflejados en el Plan que a continuación se presenta. Este Plan aborda aspectos fundamentales como la contribución a la construcción de una cultura ciudadana frente al manejo adecuado de residuos, la dignificación de la labor del reciclador, la correcta separación en la fuente, así como los esfuerzos para unificar y promover la imagen pública de la UAESP. Este Plan fue concebido en el marco del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos y el Modelo de Transformación Organizacional de la UAESP. Durante el proceso de diseño también se incorporó la meta del Proyecto de inversión “Fortalecimiento institucional de la gestión pública”, que busca mejorar el 100% de la capacidad operativa y administrativa para el buen desarrollo organizacional de la Unidad. Entre febrero y mayo de 2016, tras la transición de la nueva Administración y la nueva jefatura de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales, se realizaron cambios sustanciales. Lo primero que se hizo fue planificar las apuestas, la labor de la Oficina y sus integrantes. Por eso se rediseñó el organigrama, creando una estructura por componentes comunicativos, que se integran a los objetivos misionales de la entidad (Interna; Externa; Digital, Mesa de Producción, y Eventos y Relaciones Interinstitucionales); la prestación de unos servicios transversales como el editorial, los procesos contractuales y apoyo periodístico y de planimetría en general. En el camino se revisó el mapa de procesos que rige actualmente la labor de la OAC y se propuso la modificación y ajustes de los mismos, así como el rediseño de los procedimientos y los formatos vigentes para mayor efectividad de las acciones comunicativas. También se han puesto en marcha instancias de articulación con las subdirecciones y jefaturas, asignando fuentes a cada integrante de la Oficina.

Paralelamente, la OAC diseñó un nuevo plan de acción, indicadores y el presente Plan

estratégico, así como, construyó la Política de Comunicaciones y los protocolos de trabajo

para la producción de eventos; guía para voceros para la correcta atención a medios de

comunicación, así como uno de crisis (se anexa política y protocolos).

PRE

NS

A


JUSTIFICACIÓN

La Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales de la UAESP,

asesora a la entidad en todos los aspectos comunicativos necesarios para transmitir

mediante los canales internos, la gestión de prensa y los medios digitales, los mensajes

claves que visibilicen e informen al público sobre el accionar de la entidad.

Ésta, responde al Proceso de Gestión de Comunicaciones a través de su accionar

comunicativo, contribuyendo con el posicionamiento de la entidad como garante en la

prestación de los servicios públicos de aseo, alumbrado público y funerarios, mediante la

implementación de un plan estratégico de comunicaciones que contempla el diseño y la

puesta en marcha de estrategias internas, externas, eventos y de comunicación digital, que

propenden por la transparencia, el trabajo en equipo, el empoderamiento ciudadano y el

fortalecimiento y articulación institucional

La OAC es también la encargada de hacer seguimiento sobre los temas claves que preocupan a la ciudadanía en relación con la prestación del servicio de aseo, alumbrado, sobre el RSDJ y demás temas de interés, y ponerlos en la agenda para la toma de decisiones en el ámbito distrital.

Se justifica tener un Plan de comunicaciones por cuanto la labor informativa y movilizadora de la entidad debe hacer uso de los recursos de manera eficiente y encontrar maneras alternativas e innovadoras para transmitir los mensajes a través de los soportes mediáticos disponibles y de las manifestaciones culturales, artísticas y pedagógicas que se adapten a los diversos momentos del ciclo vital y niveles de formación y conocimiento que tienen las audiencias internas y externas de la entidad.

Además, a través de la comunicación se pueden visibilizar conductas y sectores, transformar imaginarios y apuntalar apuestas de cultura ciudadana, mediante campañas de largo plazo, que respondan a unos indicadores y que tengan un escrupuloso seguimiento.

En este sentido, hablar de comunicación es mucho más que hablar de medios, pues hablar de comunicación es hablar de actores de prácticas sociales, procesos culturales y políticos, lo que significa que es el espacio para generar transformaciones y prácticas cotidianas.

PRE

NS

A


MISIÓN OAC

Asesorar a las diferentes áreas de la UAESP, en el diseño e implementación de estrategias

de comunicación internas y externas; que permitan el posicionamiento y la divulgación de

los planes y apuestas de la entidad.

VISIÓN OAC

Ser una oficina reconocida interna y externamente, por la calidad, pertinencia e impacto

de la asesoría y servicios prestados, la creatividad de sus estrategias y la efectividad en las

comunicaciones internas, externas y digitales y lograr el posicionamiento y

reconocimiento de los planes y apuestas de la UAESP en la ciudadanía

OBJETIVO GENERAL

Contribuir con la divulgación de las apuestas, proyectos y políticas de la Unidad

Administrativa Especial de Servicios Públicos (UAESP), mediante la implementación de

estrategias internas, externas y digitales enfocadas a sus diferentes públicos.

OBETIVO ESTRATÉGICO

Posicionar a la UAESP como la Entidad que contribuye a la transformación de la ciudad, en

términos de sostenibilidad ambiental; mediante una comunicación integral, enfocada a los

diferentes públicos objetivos.

PRE

NS

A


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Evidenciar la gestión de la Entidad ante sus audiencias clave.

Potenciar mecanismos, herramientas y vehículos de comunicación efectiva y

asertiva para la divulgación.

Proyectar un perfil público y comunicacional del vocero.

Mitigar riesgos de la Entidad y sus voceros, frente a la coyuntura política y los

temas críticos.

Motivar la participación e interacción ciudadana.

Promover el buen clima organizacional y el sentido de pertenencia.

PRE

NS

A


PROPUESTA ENFOQUE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

Partiendo del planteamiento de que la comunicación a lo largo de décadas se ha mostrado especialmente útil para la construcción de ciudadanía, cultura democrática o mejoras sociales, debe también plantearse y tener un desafío ético y político, que contribuya a construir una comunicación más eficaz, cercana y en tiempo real.

Es por ello, que partiendo de esta necesidad y sustentado en diversas teorías de la comunicación, planteadas por el autor Jesús Martín barbero que afirma que: “La teoría de la comunicación alternativa es el ámbito de estudio orientado a investigar, teorizar y planear estrategias a partir de este tipo de experiencias comunicativas, incluyendo expresiones en soportes mediáticos diversos -prensa, radio, televisión, Internet- así como en otras vías de expresión cultural: artes plásticas, música, teatro, cómic, etc.; las comunicaciones de la UAESP deben dirigirse no solo a contribuir con el posicionamiento de una entidad que trabaja por garantizar la efectiva e idónea prestación de los servicios de seo, alumbrado y funerarios, sino que debe centrarse y apostarle a lograr una comunicación asertiva e innovadora, que propenda por el empoderamiento y concientización ciudadana que apunte por supuesto a los objeticos estratégicos de la entidad: Empoderamiento Ciudadano; Modelo Integral de Prestación del Servicio; Articulación Interinstitucional; Fortalecimiento Institucional. Es así como, se propone implementar, sin desconocer por supuesto las comunicaciones internas y externas, nuevas formas de comunicación que generen conciencia política y ciudadana en la comunidad. Para ello, el punto de partido será una nueva forma de comunicar, partiendo desde las diversas formas que tiene la comunidad para estar informado y para comunicar (ejemplo de ello, son los medios con los que se cuenta en cada territorio que sirven no solo de emisor y receptor, sino que permiten una comunicación de doble vía (la nueva forma de comunicar debe contemplar nuevas alternativas de comunicación que produce la misma comunidad centrada en las estructuras de propiedad y control ideológico de los sistemas comunicativos o en la capacidad de los ciudadanos para transformar estas mismas estructuras mediante la gestión de sus propios medios.

PRE

NS

A


En tal sentido, retomando a Barbero“ acerca de las nuevas luces que se deben arrojar acerca de la capacidad de resistencia y resignificación de los mensajes por parte de las audiencias o sobre los estrechos vínculos existentes entre lo popular, lo culto y lo masivo”, se deben generar mecanismos de comunicación como el voz a voz, los avisos parroquiales, la información que se genera en actividades y puntos a donde acude la comunidad como parques, iglesias, centros comerciales, juntas de acción comunal, etc., que se convierten en canales importantes que deben ser contemplados en esta nueva forma de comunicar en la UAESP. De igual forma, y retomando a Barbero quien afirma que la comunicación desborda los linderos de análisis que la contienen, es que partimos de la necesidad de lograr que las comunicaciones de la UAESP deben trascender de la relación emisor, mensaje, receptor y reconocer procesos de comunicación en los pactos interactivos desde los cuales se construyen discursos y prácticas sociales, en donde la cultura es el eje de compresión de dichos procesos.

En este sentido, hablar de comunicación es mucho más que hablar de medios, pues hablar de comunicación es hablar de actores de prácticas sociales, procesos culturales y políticos, lo que significa que es el espacio para generar cultura ciudadana, empoderamiento ciudadano, así como lograr un efectivo y real fortalecimiento institucional. Es así como, la comunicación no puede estar orientada simplemente al ámbito de la información, alberga también comprensiones y representaciones colectivas que definen a los individuos en sus múltiples interacciones.

De esta manera, establecer nuevas formas y escenarios de participación de los ciudadanos, definir nuevos espacios de socialización, que permitan legitimar el saber, y la construcción de mensajes capaces de transformar imaginarios, contribuirán en el cambio de percepciones sobre el quehacer institucional y distrital y de conciencia ciudadana frente al correcto manejo de residuos y separación en la fuente.

Así las cosas, las comunicaciones de la UAESP, a partir de una comunicación asertiva e

innovadora, contribuirá a formar posiciones éticas y políticas frente al quehacer de la

entidad por parte de la ciudadanía y por ende a la apropiación y consolidación del Plan de

Desarrollo de la Bogotá Mejor para Todos en su proyecto de “Gestión pública efectiva y

eficiente para brindar un mejor servicio para todos”.

PRE

NS

A


APUESTA COMUNICATIVA

Metas y Retos

Las comunicaciones de la UAESP se fundamentan en las dimensiones estratégicas de la

entidad, materializadas en cuatro fases:

1. DIVULGACIÓN. Dar a conocer a los ciudadanos(as) y servidores(as) la plataforma

estratégica y política de la entidad, integrando los temas de interés a divulgar desde

los diferentes proyectos, que permita el empoderamiento ciudadano, la articulación

y el Fortalecimiento Institucional, así como, la consolidación de un modelo Integral

de Prestación del Servicio:

2. SENSIBILIZACIÓN: Incidir en el cambio de percepciones (cultura ciudadana) de los

ciudadanos frente a la importancia de separar en la fuente, la dignificación de la

labor del reciclador de oficio y el manejo de residuos

3. APROPIACIÓN: promover buenas prácticas como resultado de la construcción

colectiva del saber, generando sentido de pertenencia.

4. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN: valoración cuantitativa y cualitativa del impacto del

mensaje comunicativo.

PRE

NS

A


EQUIPO PLANO DE LA OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES


ACCIONES CLAVES DE LA OFICINA DE COMUNICACIONES

FASE UNO: DIVULGACION

Dar a conocer a los ciudadanos y servidores la plataforma estratégica y misional de la

entidad, integrando los temas de interés a divulgar desde los diferentes proyectos en una

sola apuesta de ciudad

Tácticas (Qué vamos a hacer):

1. Promover la participación desde las diferentes áreas de la UAESP en los procesos de comunicación.

JEFE OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES

COMUNICACIÓN INTERNA

COMUNICACIÓN EXTERNA

EVENTOS Y RELACIONES INTERINTITUCIONALES

COMUNICACIÓN DIGITAL MESA DE PRODUCCIÓN

SIG Contribuir con la divulgación de las apuestas, proyectos y políticas de

la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos (UAESP),

mediante la implementación de estrategias internas, externas y

digitales enfocadas a sus diferentes públicos.

TRANSVERSALES

- EDITORIAL

- CONTRATACIÓN

PRE

NS

A


2. Fortalecer los canales de comunicación para una mayor divulgación de la información.

3. Visibilizar los proyectos, apuestas y logros de la UAESP a través de estrategias comunicativas dirigidas a la ciudadanía, recicladores y servidores haciendo énfasis en los temas bandera de la entidad.

4. Garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad en materia de contenido, estructura y desarrollo en la producción de los mensajes comunicativos.

Para qué

Fortalecer la comunicación entre el Despacho, las subdirecciones y jefaturas, propiciando una relación de corresponsabilidad comunicativa.

Contribuir con el mejoramiento del clima organizacional y la comunicación de doble vía

Posicionar los temas estratégicos y coyunturales de entidad, priorizando la ciudadanía y el reciclador, como principio rector del quehacer institucional

Establecer uniformidad conceptual en la imagen corporativa, que permita visibilizar e identificar la marca de la entidad

Reconocer las necesidades particulares de cada población, a través de contenidos comunicativos

Fortalecer los vínculos con los medios masivos, comunitarios y alternativos

Generación frecuente de espacios y secciones especiales en medios masivos

Cómo

Diseño e implementación campaña de Comunicación interna con mensajes movilizadores de las apuestas de la entidad

Realización campañas pedagógicas y vivenciales en las que se resalte la importancia del trabajo en equipo y el cumplimiento de las metas institucionales

Capacitación de servidores de la UAESP en diferentes aspectos de comunicación (redacción, redes, mensajes, etc)

Construcción y producción de contenidos multimedia (videos, galerías fotográficas, piezas de diseño)

PRE

NS

A


Potenciar los medios internos de comunicación (intranet, carteleras digitales, correo, boletín virtual y noticiero interno)

Publicar en los medios virtuales y diseñar aplicaciones para socializar las apuestas de entidad.

Rediseño del portal web interactivo y accesible que brinde información actualizada, que se convierta en un canal de interacción con los ciudadanos

Construcción e implementación plan de medios con temáticas estratégicas de la entidad en medios masivos, comunitarios, alternativos y digitales

Generación de alianzas estratégicas con medios alternativos y comunitarios

Diseño e implementación de campañas externas de comunicación

Generación de información propositiva y adecuada del accionar de la Entidad para posicionar en la agenda publica

Priorizar la comunicación en las comunidades, objeto de los servicios de la UAESP

Utilización mecanismos alternativos de comunicación para acercar a los servidores y ciudadanía en general

Cuándo

La fase de divulgación se realiza de forma permanente, teniendo en cuenta los enfoques, coyunturas y énfasis de la dinámica institucional.

PRE

NS

A


FASE DOS: SENSIBILIZACIÓN

Incidir en el cambio de percepciones (cultura ciudadana) de los ciudadanos frente a la importancia de separar en la fuente, la dignificación de la labor del reciclador de oficio y el manejo de residuos


1. Generar escenarios de socialización y participación ciudadana y de servidores 2. Construcción de estrategias y mensajes movilizadores que hagan parte de la agenda

pública de ciudad y que generen interés y reacción en la ciudadanía 3. Propiciar espacios alternativos que legitimen las expresiones culturales y artísticas

del saber comunitario Para qué

Contribuir con la transformación de prácticas ciudadanas frente a la importancia de separar en la fuente, la dignificación de la labor del reciclador de oficio y el manejo de residuos

Lograr que la ciudadanía reconozca a la UAESP como una entidad conformada por un equipo humano ético y transparente y fortalecida y reconocida por su capacidad para articular a los distintos actores involucrados, empoderar al ciudadano e implementar un modelo integral de prestación de servicios de aseo, alumbrado público y funerarios

Generar una cultura ciudadana, como práctica inherente en el quehacer diario de los servidores y ciudadanos

PRE

NS

A


Cómo

Construcción y difusión de contenidos de impacto con alta circulación en puntos estratégicos de la ciudad

Diseño e implementación de estrategias lúdico-pedagógicas que contemple herramientas creativas y novedosas que le lleguen a la población (historietas, comics, talleres, BTL, etc)

Propiciar encuentros con los participantes de los servicios de la UAESP y de la ciudadanía, que permitan un ejercicio participativo y de retroalimentación

Fortalecer el acceso universal, el uso y la apropiación de las tecnologías de la información para reducir la brecha digital e incrementar la eficacia de la gestión de la UAESP, para la toma de las decisiones y la rendición de cuentas

Identificación, producción y emisión de historias y crónicas de vida que visibilicen las apuestas de la entidad (recicladores, comunidad aledaña al RSDJ, ciudadanos beneficiados con nuevas luminarias y servicios funerarios, etc), mediante piezas impresas y multimedia

Generar espacios de encuentros y de formación que permitan tejer lazos de trabajo ene quipo al interior de la entidad

Cuándo La Fase de Sensibilización será implementada a partir del segundo año de la Administración de la Bogotá Mejor para Todos, teniendo en cuenta los avances de la fase de divulgación de las apuestas misionales y políticas de la entidad.

PRE

NS

A


FASE TRES: APROPIACIÓN

Promover buenas prácticas como resultado de la construcción colectiva del saber, generando sentido de pertenencia.


Lograr el reconocimiento ciudadano de las acciones afirmativas de la UAESP

Propiciar el empoderamiento ciudadano y apropien la correcta separación en la fuente y manejo de residuos como eje fundamental de las acciones de su cotidianidad

Reconocer las experiencias exitosas y buenas prácticas de empresas, gremios, asociaciones, etc, mediante la entrega de incentivos que motiven y propicien su labor y sostenibilidad en el tiempo

Para qué

Incentivar el rol protagónico de los recicladores, como parte indispensable de la construcción de la Bogotá Mejor para Todos

Propiciar que la ciudadanía se vuelva multiplicadora de buenas prácticas frente a las apuestas misionales de la entidad (Separación en la fuente, manejo de residuos, embellecimiento y cuidado de la ciudad, entre otros)

Lograr que las buenas prácticas se incorporen de manera real y efectiva en la cotidianidad de los ciudadanos

Cómo

Fidelización de los participantes de los servicios de la UAESP, mediante piezas y encuentros comunicativos que refuercen el mensaje misional y estratégico y que permitan la identificación y reconocimiento de la entidad

PRE

NS

A


como líder de estas apuestas que garantizan la efectiva e idónea prestación de los servicios de aseo, alumbrado y funerarios de la ciudad

Realización de concursos sobre experiencias exitosas con la ciudadanía, mediante el reconocimiento y la premiación de las buenas prácticas

Diseño e implementación de campañas temáticas de alto impacto que permitan visibilizar las apuestas institucionales

Cuándo

La Fase de Apropiación será implementada de manera simultánea con la de sensibilización de manera permanente.

PRE

NS

A


FASE CUATRO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN:

Valoración cuantitativa y cualitativa del impacto del mensaje comunicativo.


1. Diseño y aplicación de instrumentos de medición y evaluación del impacto de las acciones comunicativas

2. Sistematización y análisis de la información, que permita la toma de decisiones en el marco del proceso de gestión de comunicaciones

3. Seguimiento y análisis del registro de la información de la UAESP en medios masivos de comunicación y las redes

Para qué

Implementar acciones de mejorar que permitan la toma de decisiones

Generar un mecanismo de retroalimentación ciudadana para verificar la viabilidad y bondades de las apuestas de la UAESP

Analizar la manera como los medios registran y asumen la información de la UAESP

Modificar y fortalecer el estado del arte de las comunicaciones internas de la UAESP, para lograr su optimización y buen direccionamiento

Cómo

Aplicación de la herramienta sobre temáticas específicas del accionar de la entidad

Monitoreo del impacto en medios de comunicación sobre el accionar de la UAESP y el análisis de las noticias

Implementación instrumento al interior de la entidad, a través de encuestas virtuales y presenciales

Cuándo La Fase de seguimiento y evaluación será implementada de manera simultánea y permanente.

PRE

NS

A


PLAN DE TRABAJO POR COMPONENTES

1- COMPONENTE CREATIVO Y DIGITAL

Objetivo estrategia: Diseñar estrategias para dar a conocer el accionar de la entidad y

promover la participación e interacción ciudadana, a través de la comunicación digital,

facilitando la inmediatez y la oportunidad de la información.

PÚBLICO OBJETIVO

1. Seguidores de redes sociales de las cuentas oficiales de la entidad:

Facebook: @uaesp.bogota Twitter: @Uaesp Instragram: @uaesp Youtube: uaesp

2. Usuarios de redes sociales

Facebook Twitter Instragram Youtube

3. Servidores distritales

4. Recicladores

5. Influenciadores de redes sociales

6. Ciudadanía en general

PRE

NS

A


PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS DE LA PROPUESTA

Participación (Interacción)

Creatividad

Transformación

Reconocimiento

Emotividad

ACCIONES CLAVE

1. Creación y conceptualización de contenidos audiovisuales para redes sociales, a

través de textos, fotografías, memes, infografías, videos con dron y time lapse, con

los principales logros, apuestas, eventos y retos de la UAESP de manera articulada

con la estrategia de redes del distrito.

2. Realizar convergencia entre medios físicos y digitales a través de un concurso de

experiencias sociales creativas de aprovechamiento.

3. Crear una estrategia virtual y física de obras de arte colaborativo, en puntos

estratégicos y Eucoles de la ciudad, que promuevan buenas prácticas de reciclaje.

4. Creación de un minisite dentro de la web con noticias, eventos, artículos

especializados, tendencias, tips y el desarrollo de una aplicación que visibilice la

contribución de cada persona con la sostenibilidad ambiental.

5. Promover interacción de redes sociales de la UAESP por medio de campañas en

Google Adsense/Youtuve TrueView/Marketing Digital.

6. Diseño e implementación de campaña de cultura ciudadana.

PRE

NS

A


7. Contribuir con el posicionamiento de cementerios del distrito como escenarios de

cultura, arte y memoria histórica.

8. Vinculación de líderes de opinión e influenciadores a las acciones en nuestras

redes sociales.

LÍNEAS TÁCTICAS

Pedagógicas

Promover la transformación de prácticas ambientalmente sostenibles que impacten en un

consumo responsable.

Sensibilización

Llamar la atención de la ciudadanía a través de mensajes emotivos, cálidos y creativos

sobre el accionar misional de la entidad.

Información

Visibilizar los procesos de cambio y transformación de las acciones de intervención que

lidera la UAESP.

PRE

NS

A


2- Componente Relaciones Interinstitucionales y Eventos Estratégicos

Objetivo estrategia

Contribuir con la visibilización de las apuestas, logros y metas de la UAESP a través de la

asesoría, producción y realización de eventos de carácter interno y externo, así como

fortalecer las relaciones con otros entes distritales y la comunidad, de acuerdo a las políticas

y planes Institucionales.

Público objetivo

Nacional: Ministerios Públicos Distrital: Servidores Públicos, Gabinete Distrital Sector Privado: Empresas amigas con el Medio Ambiente, Empresas con un

Componente fuerte de Responsabilidad Social Academia: Universidades

1. Andes 2. Externado 3. Javeriana 4. Distrital 5. Colegios Distritales y Privados

Colectivos y Asociaciones Públicas: 1. Recicladores 2. Ambientalistas 3. Restaurantes 4. Cadenas Hoteleras

Nivel Político: 1. Concejo De Bogotá 2. Presidentes Juntas de Acción Comunal

PRE

NS

A


3. Representantes a la Cámara

Ciudadanía en general

PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS DE LA PROPUESTA

Confianza

Credibilidad

Pertinencia

Oportunidad ACCIONES CLAVES

1. Conceptualizar, coordinar y acompañar de eventos de carácter interno, externo,

distrital y local, que den cuenta del accionar y misionalidad de la entidad.

2. Apoyar el relacionamiento y la materialización de alianzas estratégicas con

empresas del sector público, privado y académico, para la realización de eventos de

alto impacto, que contribuyen a la visibilización del accionar y misionalidad de la

entidad.

3. Promover la movilización social a través de una estrategia externa y digital que

convoque a artistas plásticos para que, de manera colaborativa con la ciudadanía,

se elaboren obras de arte en gran formato con material reciclable.

PRE

NS

A


4. Diseñar un Protocolo de eventos y Relaciones Interinstitucionales que establezca

una ruta de trabajo y facilite la gestión del proceso

5. Dar a conocer las apuestas, logros y proyectos de la Entidad, a través de la

realización de eventos internos, externos, distritales y locales que promuevan

buenas prácticas ambientales con la ciudad.

LÍNEAS TÁCTICAS

INFORMATIVA: Dar a conocer los proyectos y apuestas de la UAESP, a través de acciones claves que permitan el reconocimiento de su misionalidad y promueva el interés de grupos estratégicos.

PEDAGÓGICA: Facilitar espacios de sensibilización sobre temas estratégicos de la Entidad, que permitan su reconocimiento y protagonismo como líder en temas de transformación social

TEMAS CLAVES

1. Dignificación el papel del reciclador de oficio 2. Consumo Responsable 3. Frecuencias de recolección 4. Separación en la fuente 5. Manejo de residuos

PRE

NS

A


Producción y Gestión: 1. Elaboración de matriz eventos de impacto de acuerdo con su categoría

2. Identificación de aliados estratégicos que faciliten la gestión y el empoderamiento

de las actividades

3. Identificación y contacto con las Entidades distritales relacionadas con el propósito

de la actividad

4. Identificación de actores claves que contribuyan a la sostenibilidad de la acción

5. Establecer contacto con colectivos y grupos de interés

6. Realizar reuniones preparatorias para establecer estructura y agenda del evento,

así como planimetría de los escenarios.

Propuestas Eventos de impacto

- Conmemoración día del Reciclador

Fecha: 1 de marzo

Público: Ciudadanía y Recicladores de oficio

Evento: Movilización social a través de una estrategia externa y digital que convoca

a artistas plásticos para que, de manera colaborativa con la ciudadanía, se

elaboren obras de arte en gran formato con material reciclable que vistan la ciudad

y sean ubicadas en puntos estratégicos. Lo anterior, se apoyará con BTL que

refuerce el mensaje movilizador en temas claves como aprovechamiento de

residuos y consumo responsable.

Impacto: A través del arte y la pedagogía lograr la transformación de prácticas

cotidianas para el aprovechamiento de residuos, el intercambio de saberes y la

sensibilización social

- Día del Reciclaje

Fecha: 17 de mayo 2017

PRE

NS

A


Público: Recicladores de oficio

Evento: Concierto musical que convoque a artistas reconocidos

Impacto: Dignificar el trabajo y aporte de los recicladores de oficio

- Alianzas Interinstitucionales y Campañas Pedagógicas

Público: Ámbito académico e interinstitucional, a través de alianzas con universidades,

colegios distritales, entidades públicas y privadas.

FASE 1: Realizar 4 eventos de carácter pedagógico en colegios distritales (Inem de

Kennedy, Ciudadela de Bosa, CEDID de Ciudad Bolívar y Técnico Francisco José de Caldas),

que cuentan con 4.000 estudiantes, por colegio.

FASE 2: Realizar 8 eventos de carácter pedagógico en universidades:

Grupo 1: Sergio Arboleda, Javeriana, Andes, Rosario

Grupo 2: Nacional, Distrital, Pedagógica y Externado

Impacto: Incorporar en la agenda académica una cátedra para el análisis y la reflexión

sobre manejo de residuos, separación en la fuente, consumo responsable y la dignificación

de la labor del reciclador de oficio.

- Foros para el Aprovechamiento de Residuos

Público: Empresa Privada- Recicladores de Oficio.

Evento: En alianza con el sector privado realizar foros especializados para el

Aprovechamiento de Residuos, que permita la socialización de experiencias

exitosas de reconocidas empresas .

PRE

NS

A


Impacto: Establecer alianzas público-privadas que permitan la construcción de

redes de negocios.

Recorridos Puntos Críticos, entrega de contenerización e implementación del

Nuevo Esquema de Aseo.

- ACCIONES PERMANENTES DE LA UAESP

1. Jornadas de recuperación y embellecimiento

2. Jornadas de actualización alumbrado público.

PRE

NS

A


3- Componente Comunicación Externa

Objetivo Estrategia

Posicionamiento de las apuestas y retos de la Entidad, mediante estrategias de comunicación que contemplan el relacionamiento con medios de comunicación masivo, alternativo y comunitarios y el registro positivo de su accionar. Objetivos Específicos

Divulgar de manera efectiva y sencilla el accionar y apuestas políticas de la UAESP a través de los medios masivos, digitales, comunitarios y alternativos; y por medio de campañas de alto impacto que contribuyan a la apropiación de la gestión de la entidad por parte de la opinión pública.

Posicionar en las mentes (argumentos racionales) y corazones (mensajes emocionales) de los ciudadanos, las apuestas, logros y metas de la UAESP a través de la producción y realización de eventos y piezas para su socialización en los ámbitos internos y externos.

Promover la cooperación, la confianza, el trabajo en red y el sentido de pertenencia entre los colabores de la entidad que faciliten alcanzar los logros, reconocer los avances y apuestas institucionales a través de piezas y actividades de comunicación asertiva.

Impulsar la participación e interacción con la ciudadanía de forma oportuna y relevante a través del uso de las nuevas tecnologías de la información y las redes sociales.

PRE

NS

A


Acciones clave comunicación externa

Inversión publicitaria en medios de comunicación: Hemos identificado audiencias que no consumen noticias pero que tienen que conocer la agenda de la UAESP para ser agentes de cambio en el logro de objetivos de ciudad. A ellos llegamos por medio de un plan de medios que incluye plataformas no noticiosas y redes sociales.

Gestión de prensa: Preparación y entrega de información noticiosa a los distintos medios de comunicación y líderes de opinión mediante la persuasión y enfoques innovadores para contar las historias y el contexto de las acciones de la entidad. Esto incluye entrevistas, visitas a medios o cubrimiento de actividades.

Monitoreo: Sistematizar la información que se publica, emite y circula en medios de

comunicación y redes sociales sobre la entidad y sus apuestas para la toma de decisiones y la prevención de crisis en la gestión.

Preparación de voceros e intervenciones en medios a través de la formación en comunicación asertiva, la investigación y la simplificación del lenguaje técnico de la entidad para el entendimiento de la ciudadanía.

Fortalecer los canales y los espacios de comunicación disponibles con el fin de lograr un entorno informativo 360 grados sobre las apuestas de la entidad.

Descubrir las historias, explicar los contextos e innovar en los formatos para dar a conocer los logros y avances de la gestión de la UAESP.

Programa TV UAESP en Canal Capital.

PRE

NS

A


4- Componente Comunicación Interna

Objetivo Estrategia Diseñar e implementar estrategias de comunicación interna, que propendan por el

mejoramiento del clima organizacional y la divulgación de las apuestas, logros y retos de la

UAESP, alineadas con las políticas que propone el nuevo modelo organizacional, Plan

Cometa.

Público objetivo

Servidores públicos:

Nivel directivo

Asesor

Profesional

Técnico

Asistencial

Principios (Alineados con los principios y valores del distrito, Acuerdo 244 de 2006)

Respeto

Responsabilidad

Trabajo en equipo

Probidad

Vocación de servicio

Solidaridad

PRE

NS

A


Acciones clave

1. Construcción, diseño e implementación de una estrategia de comunicación interna

que genere sentido de pertenencia y responda a los resultados de la encuesta de

Clima Organizacional

2. Propiciar espacios de encuentro, participación y retroalimentación desde la alta

Dirección con los funcionarios de la Entidad, (Café con la directora, Trueque

temáticos y Episodio)

3. Crear un espacio virtual interactivo de comunicación directa con la dirección, por

medio de una plataforma electrónica que permita la comunicación directa y con

respuestas en tiempo real (Conversemos)

4. Conceptualización y envío de boletines virtuales de las principales apuestas, logros

y eventos de la entidad

LÍNEAS TÁCTICAS

PARTICIPACIÓN

Desarrollar procesos de construcción colectiva que reconozcan los conocimientos y

saberes institucionales de los servidores públicos de la entidad.

INFORMACIÓN

Divulgar de manera oportuna la información de interés que dinamice los procesos y la

gestión institucional.

SENSIBILIZACIÓN

Promover la movilización de los servidores públicos frente a las apuestas de la Entidad.

TRANSFORMACIÓN

PRE

NS

A


Contribuir con el mejoramiento de los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y

evaluación, en el marco del Sistema Integrado de Gestión, de la UAESP.

TEMAS CLAVE

CULTURA DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL

BIENESTAR

INFORMES DE GESTIÓN

5- COMPONENTE MESA DE PRODUCCIÓN

Objetivo Estrategia: Generación de desarrollos creativos e innovadores para la divulgación

externa, interna y digital de la Entidad, a través del diseño de piezas y generación de

contenidos institucionales.

Público objetivo

- Interno: Servidores públicos

- Externo: Ciudadanía, medios de comunicación, usuarios de redes sociales e

influenciadores, entes de control

PRE

NS

A


Principios Estratégicos:

Calidad

Creatividad

Credibilidad

Acciones claves:

1. Consolidar la web e intranet institucionales como los principales canales de

divulgación de la UAESP

2. Diseñar piezas comunicativas creativas e innovadoras que faciliten los procesos de

divulgación

3. Generar contenidos de calidad para los diferentes públicos objetivos de la entidad

4. Diseñar una manual gráfico y de contenidos, articulado con los lineamientos de la

Alcaldía Mayor, para contribuir con el posicionamiento de la UAESP entre la

ciudadanía

5. Implementar desarrollos tecnológicos para facilitar la comunicación con los públicos

objetivos

6. Desarrollo de piezas multimedia (comerciales, time laps, maniquíes, video clips)

7. Implementación de imágenes y videos en 360

Líneas tácticas

INFORMATIVA:

Apoyar la divulgación de contenidos institucionales de las diferentes Áreas de la

Entidad

PRE

NS

A


SENSIBILIZACIÓN:

Movilizar contenidos de interés que faciliten la apropiación de temas estratégicos

de la Entidad

TEMAS CLAVES:

INNOVACIÓN INSTITUCIONAL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CULTURA CIUDADANA

NUEVO ESQUEMA DE ASEO

PRE

NS

A


(ANEXO I)

POLÍTICA DE COMUNICACIONES

Una política es una directriz u orientación acerca de cómo debe relacionarse la entidad con sus servidores públicos, diferentes clientes, usuarios, beneficiarios o partes

interesadas para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto. La política de comunicación establece el carácter estratégico que la entidad le reconoce a la

comunicación de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.

1. Presentación

La comunicación es un elemento transversal en la gestión de la Unidad Administrativa

Especial de Servicios Públicos, una entidad con un carácter eminentemente técnico y

especializado, adscrita a la Secretaría Distrital del Hábitat de la Administración Distrital de

Bogotá.

Para garantizar la prestación, coordinación, supervisión y control de los servicios de

recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de residuos sólidos;

la limpieza de vías y áreas públicas; los servicios funerarios en la infraestructura del Distrito

y el servicio de alumbrado público es necesario el empoderamiento ciudadano a partir de

hábitos y buenas prácticas cotidianas que contribuyan a la sostenibilidad de la ciudad y la

eficiencia de los servicios que presta la UAESP.

Entre esos servicios y el ciudadano debe haber una comunicación asertiva que transforme

comportamientos que faciliten su prestación, o al menos no la hagan más difícil. En ese

PRE

NS

A


sentido, esta es una relación sui generis pues no se trata solo de contratar un servicio, pagar

por él y esperar que funcione bien.

Los resultados de la gestión -o ausencia de ella- son más notorios y tienen un mayor

impacto inmediato en la satisfacción de la ciudadanía, que cada vez cuenta con más

canales para multiplicar el alcance de sus críticas o frustraciones.

La entidad además tiene el reto de alinear las percepciones y las acciones de un gran

número de audiencias en propósitos de ciudad, aun cuando muchas veces sus intereses y

expectativas de corto plazo estén en contravía.

Por eso esta política define y describe las prácticas, servicios y el carácter de las

comunicaciones de la entidad, en orden a lograr los más altos estándares de calidad en la

prestación sostenible y efectiva de los servicios e integrar las instituciones, los recursos y la

infraestructura de la ciudad para la prestación integral de los mismos.

1. Objetivos

2.1. General Orientar la acción comunicativa de la UAESP para la divulgación de sus apuestas, proyectos

y políticas de forma eficiente y eficaz y apoyar el logro de sus metas y la prestación de

servicios integrales a la ciudadanía.

2.2. Específicos.

● Facilitar las relaciones y el diálogo con las audiencias externas e internas de la entidad mediante la implementación de gestiones sistemáticas de comunicación.

● Divulgar información que motive la participación y apropiación del rol de la ciudadanía en la prestación de los servicios.

PRE

NS

A


● Prevenir amenazas a la imagen y la reputación corporativas de la UAESP en el ámbito público.

● Contribuir a la efectiva toma de decisiones en el ámbito de las comunicaciones por parte de las directivas de entidad.

2. Sobre las comunicaciones en la UAESP

La UAESP es una entidad bajo escrutinio público permanente. Muchas veces sin saber de su existencia, la ciudadanía puede culparla de sus frustraciones: basuras en las calles, zonas mal iluminadas y malos olores son formas en las que la entidad influye en la percepción ciudadana y en la gobernabilidad de la administración.

No es necesario que los ciudadanos sepan el significado de la sigla para que la insatisfacción por lo que ven, sienten o huelen se vuelva en contra nuestra. Por difusa que sea la imagen de la entidad en el ecosistema informativo y digital de los 8 millones de bogotanos, los temas a su cargo son cruciales para la ciudad y están en el centro de la agenda pública.

Por otro lado, para lograr sus metas estratégicas, la UAESP requiere de la cooperación de una serie de actores con los que no tiene una relación directa, salvo en contadas excepciones.

La UAESP no expide un recibo que llegue mes tras mes a la casa de los ciudadanos, no es la marca principal que ven los ciudadanos recogiendo la basura o separando los desechos aprovechables en los andenes del barrio. Tampoco es la que instala las luces o reemplaza la infraestructura vandalizada. Pero si algo de eso falla, se culpará al “gobierno distrital” “a la alcaldía” o “la administración” de los resultados.

En ese sentido se requiere de un papel proactivo y un ejercicio permanente de difusión de los alcances, objetivos y de la forma cómo se prestan los servicios a cargo de la entidad para que, tanto en los públicos internos como externos, haya conciencia de los responsables y las consecuencias de la gestión - o ausencia de ella- para la ciudad.

PRE

NS

A


Además, el carácter público de la entidad le impone unas responsabilidades frente al ejercicio de derechos fundamentales de los ciudadanos. Y en el ámbito comunicativo, directamente con el derecho a la información. En dos vías: por un lado, la ciudadanía puede demandar información relevante para conocer y entender el manejo de los asuntos relacionados con la prestación de servicios y cómo lo afectan, individual o colectivamente; y por otro, en la medida en que la entidad está obligada a difundir información y rendir cuentas de su gestión de forma continua.

El acceso y divulgación de información son herramientas esenciales para orientar una gestión de administración pública transparente y por tanto, las entidades públicas deben ser rigurosas en el manejo de la que está a su cargo.

El rigor se refiere fundamentalmente a su veracidad y oportunidad. En aras de satisfacer otros objetivos de comunicación legítimos -persuadir, convencer o motivar, por ejemplo- no se puede sacrificar la precisión de la información ni subestimar la importancia del contexto en el que se hace pública.

En ese marco, toda actuación comunicativa debe estar orientada a garantizar una adecuada relación y diálogo permanente con los grupos de interés, que esté basada en el respeto.

La producción y divulgación de información verídica -y por tanto verificable- en todo momento, canal y lugar es el rol central de las comunicaciones para contribuir a la transparencia institucional, la rendición de cuentas e incentivar la participación ciudadana sobre los temas a cargo de la entidad.

Por eso, la consideración principal es que el centro de la acción comunicativa son las personas. Los ciudadanos son quienes nos motivan a diseñar estrategias y a desarrollar acciones encaminadas a una interacción gana-gana con los diferentes actores del sistema de prestación de servicios y que propenda por un beneficio de ciudad.

La comunicación además contribuye a mejorar las relaciones laborales en la Entidad, esenciales para un buen desempeño en el ámbito público. Funcionarios desinformados, mal informados, indiferentes, recelosos o desmotivados por el clima laboral pueden ser obstáculos para el logro de los objetivos de la entidad. La comunicación efectiva es un eje de la gestión de la Unidad y es fundamental que sus servidores compartan un lenguaje

PRE

NS

A


común, tanto en lo técnico y operativo como en lo intangible (misión, visión, valores de la empresa y cultura organizacional).

Eso también requiere responsabilidad en el actuar comunicacional por parte de todos los funcionarios (ver Sobre los voceros), participación y colaboración con los procesos liderados por la OAC.

En resumidas cuentas, las comunicaciones son la proyección de nuestra misión, visión y objetivos institucionales para los públicos internos y externos, como resultado de la gestión, el diseño de estrategias, acciones y mensajes emitidos a través de los canales de comunicación con los que cuenta la entidad.

Por tanto, la Oficina Asesora de Comunicaciones (en adelante OAC) es un engranaje estratégico del direccionamiento de la UAESP para contribuir a garantizar la prestación, coordinación, supervisión y control de los servicios de recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de residuos sólidos, la limpieza de vías y áreas públicas; los servicios funerarios en la infraestructura del Distrito y el servicio de alumbrado público.

PRE

NS

A


3. Estructura organizacional

La Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales es la dependencia

que planea, asesora y ejecuta el quehacer comunicativo de la UAESP. Depende

directamente de la dirección y trabaja de la mano con la Oficina Asesora de Planeación.

PRE

NS

A


La jefa de la Oficina tiene como funciones esenciales:

● Asesorar y dirigir estrategias en la comunicación interna y externa con el fin de dar a conocer las acciones, programas y proyectos a la opinión pública y decisiones al interior de la Entidad en procura de establecer directrices de forma oportuna, acertada y responsable.

● Proponer a la Dirección General las estrategias y acciones para una adecuada relación y comunicación con los medios masivos y comunitarios de información.

● Dirigir la implementación de mecanismos para fortalecer la comunicación, ofreciendo los elementos de soporte a nivel visual, gráfico y publicitario para promover la cultura organizacional y el logro de objetivos.

● Asesorar en el diseño e implementación de propuestas, proyectos y servicios en la página web y demás herramientas comunicativas, con el fin de fortalecer la imagen corporativa de la Entidad.

● Asesorar y coordinar con las dependencias de la Unidad, la información, los textos, las comunicaciones y demás documentos destinados a los medios de comunicación y a la opinión pública.

● Proponer e implementar estrategias de comunicación para lograr la activa y permanente participación de los usuarios y la comunidad en las diferentes fases y aspectos de los servicios que presta la entidad

● Definir y dirigir el plan de acción, los programas, proyectos y las estrategias de la dependencia que se adecúen con las políticas y misión de la Entidad.

● Definir e implementar estrategias de relaciones y comunicación con la comunidad, los usuarios y demás actores involucrados en la prestación de los servicios a cargo de la Unidad.

● Orientar y participar con la calidad y oportunidad requerida en la implementación y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, dentro de los parámetros de las normas técnicas y de acuerdo a las directrices de la entidad.

● Salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados

● Desempeñar las demás funciones asignadas por el Director General, relacionadas con la naturaleza del cargo.

PRE

NS

A


La oficina como tal apoya la conceptualización, desarrollo, producción, ejecución, asesoría

y evaluación de todas las acciones comunicativas a través de profesionales especializados

así:

Relación con medios de comunicación: toda acción proactiva o reactiva con periodistas,

editores o colaboradores de medios masivos, comunitarios, alternativos, universitarios,

regionales, digitales e internacionales que produzcan información de interés público. Esto

incluye la gestión de prensa o free press, reuniones de trabajo, ruedas de prensa, visitas a

medios, entrevistas, respuestas a cuestionarios, debates en los que participe el director (a)

o sus delegados (Ver sobre los voceros). Como parte de esta función la OAC debe desarrollar

actividades concretas como el monitoreo de medios, actualización de bases de datos de

periodistas, editores y colabores de los medios y perfiles de los principales medios de

comunicación. También programar entrenamientos de voceros regulares, crear los

mensajes claves de las campañas de comunicación y las piezas de divulgación respectivas,

a saber: convocatorias, comunicados de prensa y notas para la página web. También

coordinará y supervisará la creación y producción de piezas publicitarias y el plan de medios,

según el presupuesto aprobado.

Gestión de comunicación interna: Se define como política de comunicación interna al

conjunto de normas que facilitan y mejoran el relacionamiento humano y la interacción

entre todas las dependencias de la entidad. Toda acción comunicativa que aporte a la

construcción de sentido de pertenencia institucional, propiciando públicos internos mejor

informados para optimizar los procedimientos y la calidad de la oferta institucional de

servicios hace parte de este campo de acción. Es un pilar de la gestión de la entidad que

sus servidores contribuyan a posicionar la imagen a través de iniciativas, medios y canales

atractivos e innovadores según los mensajes claves aprobados para cada campaña.

Diseño gráfico e imagen corporativa: La conceptualización y producción de piezas gráficas

digitales o impresas para los ámbitos públicos y privados, la revisión de la aplicación del

manual de imagen emanado de la Alcaldía de la capital en todas las piezas que se produzcan

PRE

NS

A


para comunicar en nombre de la UAESP y la asesoría a las distintas dependencias en la

conceptualización de piezas de alto impacto comunicativo.

Comunicación digital: A cargo de la conceptualización, producción y publicación de piezas

en los medios digitales de la entidad como la página web y la gestión de la presencia digital

en buscadores y redes sociales de la entidad, el seguimiento a sus métricas y el diseño del

componente digital de las campañas de comunicación, alineadas con los esfuerzos de

comunicación interna y externa.

Producción de contenido: Se refiere a los servicios editoriales y audiovisuales que presta la

OAC para el desarrollo de las campañas de comunicación. Esto incluye el registro, redacción,

edición, posproducción de piezas impresas, fotográficas y en vídeo; y su archivo, según los

lineamientos de gestión documental.

Relaciones institucionales y Producción Ejecutiva de actividades públicas o con

participación de funcionarios. Este ámbito incluye asesorar, coordinar y acompañar la

organización y realización de actividades, especialmente cuando esté comprometida la

imagen de la UAESP, de acuerdo a los lineamientos misionales y de la dirección. Hay eventos

de interés local, cuyo desarrollo no es absolutamente necesaria la coordinación con la

Oficina Asesora de Comunicaciones. Pero para aquellos en los que la imagen de la Entidad

cumple un papel importante, es indispensable que su organización e, incluso, su

pertinencia, sean discutidas y coordinadas con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

En este sentido, y con el ánimo de asesorar, planear y acompañar los eventos de la Entidad,

la Oficina Asesora de Comunicaciones categorizó los eventos de la UAESP de acuerdo con

su impacto público y noticioso y las audiencias involucradas como está descrito en Sobre

los procedimientos.

PRE

NS

A


4. Sobre las audiencias de la UAESP

El objetivo de la comunicación con cada uno de nuestros públicos es:

Ciudadanía en general: Aunque es una relación indirecta en la medida en que no hay un

vínculo contractual ni la regularidad en la prestación de un servicio, los ciudadanos perciben

directamente el resultado último de nuestra gestión en sus vecindarios y calles. Las

comunidades son las beneficiadas o las ‘víctimas’ de nuestra gestión. Por eso la

comunicación a ellos debe estar dirigida a simplificar la complejidad detrás de por qué, por

ejemplo, su parque está oscuro o la esquina de su casa llena de basuras por semanas. En

ese sentido se busca generar “alfabetización”, “awareness” o saberes comunes sobre

buenas prácticas, roles de los actores del sistema de prestación, incluyendo empresas y

PRE

NS

A


asociaciones de recicladores, entre otras. La UAESP puede jugar un rol clave en la

sensibilización de los ciudadanos y en influenciar cambios en los hábitos de ellos frente a la

infraestructura lumínica o del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos PGIRS Final,

entre otros temas de su interés.

Recicladores: son más de 20 mil ciudadanos dedicados a la recuperación de desechos

reutilizables o reciclables. Históricamente están estigmatizados como habitantes de calle y

vándalos que perturban el orden las calles de la ciudad. Una de las metas es direccionar

recursos e iniciativas hacia la dignificación de este oficio y ofrecer herramientas y

alternativas para que existan buenas relaciones entre la ciudadanía y los recicladores de

oficio.

Socios de negocios: Las distintas empresas que proveen a la ciudad servicios de aseo y

alumbrado son claves para la buena marcha de las acciones de entidad. De su cumplimiento

y buenas relaciones con los actores del sistema de recolección de basuras depende que la

evaluación de la gestión de la entidad.

Empleados y colaboradores: Son el principal público interno y los voceros informales en el

día a día de la relación de la UAESP con sus audiencias externas. Por tanto es menester

mantenerlos informados y motivados para que sean proactivos, asertivos y responsables en

su interacción con las audiencias con las que tengan relación en virtud de sus funciones y

misionalidad.

Otras entidades del sector público: En el día a día del desarrollo de la gestión los directivos,

funcionarios y contratista están en contacto con sus pares de otras entidades de los niveles

nacional, regional y distrital con los que comparten programas, convenios e iniciativas. Esas

personas también deben recibir una información precisa, fluida e institucional.

Entidades del sector privado: Con fundaciones o empresas la UAESP coordina actividades

para la reducción de los residuos sólidos en la fuente, el embellecimiento de espacios

públicos, jornadas de movilización y pedagogía entre otros. Con estos representantes el

PRE

NS

A


objetivo es establecer una relación gana-gana donde cada una de las partes aporte su

máximo potencial y logre el mejor beneficio de acuerdo a sus intereses y expectativas.

Periodistas e influenciadores: son personas que en los ámbitos de los medios de

comunicación y las redes sociales tienen la capacidad de movilizar o amplificar el impacto

de un mensaje. Debido al estado voluble de la opinión pública, pueden ser eventuales

aliados u opositores en el desarrollo de las iniciativas de la entidad por lo que se busca que

tengan información de calidad de una forma ágil.

5. Sobre los medios con los que cuenta la UAESP

A continuación se relacionan los canales con los que cuenta la entidad

Alcance Nombre Tipo Audiencia Frecuencia

Público Página web Digital Ciudadanía, otras entidades públicas, organizaciones privadas, periodistas

Actualización diaria

Público Comunicados de prensa

Impreso y digital

Periodistas, ciudadanos, influenciadores en redes sociales.

Permanentemente

Interno Correo electrónico Digital Funcionarios directivos y contratistas de la entidad

Permanentemente

Público Página en Facebook Digital Ciudadanía en general, socios de negocio, expertos, periodistas e influenciadores


Público Perfil en Twitter Digital Ciudadanía en general, socios de negocios expertos, periodistas e influenciadores


Público Programa TV Audiovisual Funcionarios, contratistas, recicladores, socios de negocio

Trimestralmente

PRE

NS

A


Interno Intranet Digital Directivos, Funcionarios y contratistas

Actualización semanal

Interno Wallpaper Digital Directivos, Funcionarios y contratistas

Eventualmente

Interno Boletín Virtual Digital Directivos, Funcionarios y contratistas

Quincenalmente

Q Conmutador Digital Ciudadanía en general Eventualmente

Público Periódico Doña Juana

Impreso Comunidades en cercanía o bajo la influencia del RSDJ

6. Sobre los procedimientos

Toda información destinada a la publicación o difusión en los medios de comunicación de

la entidad o que esté dirigida al público, debe ser revisada y aprobada por la OAC.

La información noticiosa contenida en la página web debe hacerse siguiendo lo establecido

en la guía para la actualización del portal web institucional según los lineamientos de la

Secretaría de TICS de la Alcaldía de Bogotá.

El manejo de la imagen, presentaciones y publicaciones de la institución se rigen por el

manual de Imagen Corporativa de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Las áreas institucionales deben elaborar y enviar a la OAC las necesidades y requerimientos

para la difusión de sus programas y proyectos con anterioridad de la siguiente forma: 3 días

hábiles para solicitudes de diseño, 15 días para audiovisuales, 20 días para el desarrollo de

una campaña o actividad pública o interna.

Toda información destinada a libros y publicaciones se hará de acuerdo con las normas y

leyes vigentes con lineamientos nacionales e internacionales relacionados con Propiedad

Intelectual y derechos de autor.

PRE

NS

A


La ruta de acceso al portafolio de servicio de comunicaciones debe hacerse a través de los

sistemas Orfeo e Intranet. Las solicitudes deben tener en cuenta los principios orientadores

de esta política.

La comunicación debe estar articulada a las metas estratégicas de la entidad y del Distrito.

Esto incrementa su pertinencia, relevancia y eficacia para la divulgación y desarrollo de

actividades públicas.

Todas las áreas institucionales deben proveer la información clara, concreta y verificable de

la que tenga que hacer uso la OAC mediante una ayuda de memoria o brief por campaña o

actividad.

Únicamente están autorizados para el envío de mensajes electrónicos masivos (cuando se

envía a un número mayor de veinte personas o cuentas de correo, acumulados en una o

varias remisiones del mismo), los funcionarios del Nivel Directivo, y los administradores de

correo electrónico y de red de la Subdirección TIC y comunicaciones. Los demás

funcionarios y contratistas tendrán que contar con la aprobación de la OAC.

Ante todos los requerimientos, la OAC define:

- Cuál es la necesidad de comunicación y cómo se debe actuar.

- Un responsable de comunicaciones para que diseñe y ejecute el plan, producto o

acción de comunicación.

- Formaliza y registra todas las acciones y decisiones con el propósito de construir

memoria de la entidad.

El responsable de comunicaciones debe:

Definir mensajes claves que deben ser comunicados

QUIEN o (S): son las audiencias o públicos a quienes debe llegar el mensaje

CÓMO: va a comunicar o transmitir el mensaje

PRE

NS

A


CUANDO: será comunicada o transmitida la información

EFECTO O ACCIÓN: que se espera una vez se efectúe la comunicación

Medir los resultados y dar cuenta de ellos, de acuerdo a los indicadores de gestión definidos

el plan estratégico de comunicaciones

La solicitud a todo evento donde se requiera la presencia del señor Alcalde Mayor y

directora de la UAESP, deberá ser enviada por el formulario” Solicitudes a comunicaciones”

ubicado en la intranet, diez (10) días de anticipación y debe estar avalado por el despacho

de la dirección general.

La Oficina Asesora de Comunicaciones categorizó los eventos de la UAESP de acuerdo con

su impacto noticioso y público objetivo de la siguiente manera:

Actividades tipo A:

1. La solicitud deberá estar soportada con el insumo técnico -ayuda memoria- documento

que no deberá superar las 3 hojas y que debe contener el contexto en el cual se desarrolla

la actividad, el propósito, el perfil de los asistentes, la noticia que moviliza el evento, cifras

de interés para la ciudad, cifras sobre el accionar de la entidad a través de sus proyectos y

los beneficios para la ciudad.

2. Igualmente, y si es con presencia del alcalde se deberá enviar un requerimiento a la

Secretaria Privada del Alcalde Mayor, vía correo electrónico a la dirección

[email protected]. La información contenida en los documentos

mencionados anteriormente, serán definitivos para decidir la pertinencia e impacto del

evento, y de ella dependerá si asisten o no el Alcalde Mayor y la Directora. Cabe resaltar,

que ningún evento será tenido en cuenta si no cumple con los tiempos y requisitos

establecidos.

Nota: La Oficina Asesora de Comunicaciones apoyará estos eventos de la siguiente manera:

• Asesoría y coordinación general del evento

• Comunicación Externa: Free-Press (boletín de prensa y/o informe especial, convocatoria

a medios masivos y locales de comunicación, radio, prensa y televisión)

PRE

NS

A


• Divulgación página web

• Comunicación Interna (divulgación Intranet, correo interno, wall-paper, Boletín Interno)

• Asesoría en Diseño

• Registro fotográfico

• Registro audiovisual

• Préstamo de material de Identidad Visual (pendones, pancartas, backing, entre otros)

Los eventos con aglomeraciones de público de alta, normal y baja complejidad requieren

de un Plan de Contingencia y Emergencia y el concepto favorable del Instituto Distrital de

Gestión de Riesgos y Cambio Climático -IDIGER-

Estas gestiones las debe realizar el Subdirección encargada, y requieren de un tiempo

mínimo de 15 días para su respectivo diligenciamiento con dicha Entidad.

Estos eventos se deberán agendar con mínimo 10 días de anticipación con la Oficina Asesora

de Comunicaciones.

Eventos tipo B


de Comunicaciones.

EVENTOS TIPO C:


de Comunicaciones.

La ruta la para realización de actividades públicas, incluye:

- Evalúe con la Subdirección y/o Oficina Asesora de la que usted depende, así como

con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la pertinencia del evento. Recuerde que

su importancia, interés, oportunidad, objetivo y alcances deben estar

absolutamente claros.

PRE

NS

A


- Si no hay duda sobre la pertinencia del evento, coordine su realización, desde el

comienzo (de acuerdo con los tiempos establecidos en las categorías A-B-C), con la

Oficina Asesora de Comunicaciones. Buena parte de la garantía de éxito del evento,

depende de que la coordinación entre la unidad que lo propone y la Oficina Asesora

de Comunicaciones se dé desde el comienzo y no cuando el proceso de montaje esté

marchando o en la etapa final.

- Integre, con el equipo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, un Comité

Organizador del evento, que deberá reunirse periódicamente. Recuerde que un

evento es un suceso de interés y su organización involucra esfuerzos y tiempos. Por

lo tanto, nunca persista en coordinarlo vía telefónica.

- Defina oportunamente, de acuerdo al público objetivo, con la Oficina Asesora de

Comunicaciones, qué piezas de comunicación necesitará para promover el evento y

su cantidad como: invitaciones, afiches, plegables, volantes, avisos en prensa,

mensajes de radio o televisión, etc.

- Coordine con la Oficina Asesora de Comunicaciones los detalles de preproducción

del evento: sitio, utilería, sonido, agenda, libreto, presentador o presentadora, etc.

Defina con esta Oficina compromisos y responsabilidades.

- Defina con la Oficina Asesora de Comunicaciones el impacto del evento, para

convocar al Alcalde Mayor

- Identifique la cantidad de participantes o invitados al evento; elabore una lista de

invitados y precise si se contará con la asistencia de la Secretaria y del Alcalde Mayor.

- Si al Evento asiste el Alcalde Mayor, el Comité Organizador debe informar y

coordinar lo pertinente con la Oficina de Protocolo de la Alcaldía Mayor (en cuanto

a lista de invitados especiales, orden del día, protocolo y ayuda de memoria para el

Alcalde).

- Para precisar el público y número de asistentes defina con claridad el tipo de evento:

Interno, Local y de interés general.

- Precise el tipo de cubrimiento de medios que se requiere, de acuerdo con el tipo de

evento (si se convoca a los medios, debe prever un espacio en el recinto para la

ubicación de los periodistas, sobre todo los de televisión). Los boletines,

comunicados de prensa y, en general, convocatorias a la prensa, siempre estarán a

cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

PRE

NS

A


- Elaborar un cronograma de actividades con fechas de seguimiento.

- Definir el sitio donde se llevará a cabo el evento y visitarlo con anticipación para

constatar si cumple con los requerimientos necesarios para el desarrollo del mismo.

- Elaborar una lista de chequeo de materiales, equipos y talento humano necesarios.

Es decir, libretos, sonido, sillas, mesas, pancartas, dumis, banderas, maestro-a de

ceremonias, conferencistas, talleristas y ayudas audiovisuales, entre otras

necesidades, y determinar con qué se cuenta y qué es necesario alquilar o contratar.

- Definir los impresos que se requieran y determinar los tiempos necesarios para la

producción de estos materiales, como invitaciones, sobres, stickers, distribución de

invitaciones, plegables, volantes, folletos, pancartas, pendones o backing.

Ningún evento será atendido por la Oficina Asesora de Comunicaciones sino cumple con los tiempos establecidos en esta política.

7. Sobre los voceros

El Director (a) tiene la voz institucional principal. Es la figura pública principal para la

rendición de cuentas y es de quien espera la ciudadanía responda públicamente por el

cumplimiento de las funciones encomendadas.

Compartirá la voz con los niveles de subdirecciones y técnicos a fin de ofrecer una

interlocución más precisa e información más detallada para la comunidad, los medios de

comunicación y otras entidades cuando así se requiera.

El Comité Directivo y los jefes de dependencia tendrán a su cargo los pronunciamientos

técnicos, siempre que cuenten con el aval del Despacho y el acompañamiento de la OAC.

Ellos pueden asumir el liderazgo informativo cuando las circunstancias así lo ameriten, por

ejemplo, en momentos de crisis.

Los eventuales voceros deben tener una comprensión precisa de la misión y visión de la

entidad para estar en la capacidad explicativa de resolver con facilidad dudas de la

PRE

NS

A


población en cuanto la actividad institucional. En cualquier caso, actuarán bajo la

autorización de las instancias pertinentes y coordinación con la OAC.

Los voceros cumplirán sus funciones con lealtad, profesionalismo, responsabilidad y ética.

Aunque no son portadores de vocería de la entidad, a menos que circunstancias extremas

lo ameriten, cada funcionario tendrá la responsabilidad plena de la autoría de la

información que suministren para uso interno o externo, o correo electrónico que haya sido

utilizado para la circulación de información de carácter institucional u otro medio bajo el

entendido que toda información que se emita con carácter de comunicación oficial debe

poder ser verificable.

Tampoco son voceros oficiales los contratistas que realicen trabajos en nombre de la

entidad, aunque dentro de sus funciones puedan entregar información general sobre los

servicios a la comunidad. Esa información debe estar enmarcada en los lineamientos

divulgados por la OAC. Ni funcionarios ni contratistas están autorizados para suministrar

información a los medios de comunicación sobre la organización ni sobre los trabajos en

ejecución, en caso de que les sea requerida sin filtro de la OAC.

La OAC es la dependencia responsable de utilizar todas las herramientas necesarias y

pertinentes para recopilar datos objetivos que sirvan de insumo para sostener y

documentar los mensajes a emitir.

La claridad de la información y el acceso a ésta por parte de los servidores, es vital para el

ambiente laboral. Por tal motivo, el flujo de información es descendente, asegurando que

los directivos y líderes de equipo la transmitan a sus equipos. Todos los servidores de la

Unidad deben informar y consultar con los respectivos responsables de los canales internos

y externos cualquier necesidad o acción de comunicación que se requiera con cualquiera

de los públicos de la entidad.

PRE

NS

A


Todos los colaboradores de la Unidad son responsables por el manejo adecuado tanto de la

información como de los medios de comunicación que la entidad ha puesto a su servicio.

8. Sobre la producción y convocatoria de actividades públicas

Cada actividad vinculada u organizada por la UAES debe ser coordinada por la OAC. Todas

las actividades públicas son importantes, pues reflejan la personalidad de nuestra Entidad

y expresan la planeación y el desarrollo institucional en cada una de las áreas.

En ese sentido, producir una actividad pública significa prever los detalles, visionar el

momento o tiempo en que queremos que se realice y cómo deseamos presentarlo ante

nuestros invitados. (Ver Sobre los procedimientos)

La OAC es la dependencia responsable de la organización de eventos de alto impacto

institucional, los que convocan a diversos públicos y aquellos que de manera especial

vinculan a la presencia de entidad.

Su función es asesorar, coordinar y acompañar la organización y realización de eventos,

especialmente cuando esté comprometida la imagen de la UAESP, en su integralidad a

través de alguno de sus componentes misionales, como por ejemplo una Subdirección.

Hay eventos de interés local, para cuyo desarrollo no es necesaria la coordinación con la

Oficina Asesora de Comunicaciones. Pero para aquellos en los que la imagen de la Entidad

cumple un papel importante, es indispensable que su organización e, incluso, su

pertinencia, sean discutidas y coordinadas con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

PRE

NS

A


9. Comités y Comisiones en los que participa la OAC

La Jefatura de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales participa en los siguientes

espacios:

● Comité Editorial para determinar la agenda de actividades e informaciones que

tendrán.

● La jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Institucionales

hace parte del Comité Directivo de la entidad, que preside la directora.

● Es miembro del COPAST, Comité Paritario de seguridad y Salud en el Trabajo

10. Sobre el Plan Estratégico de Comunicaciones

Anualmente la OAC debe presentar un plan sobre su gestión que detalle los objetivos

generales y específicos, la apuesta comunicativa, el presupuesto, las fechas de actividades

claves y las funciones específicas de cada componente de la oficina. Ese plan debe ser

aprobado por la dirección y el comité directivo de la entidad antes de ser puesto en marcha.

11. Sobre el manejo de crisis

Manejar las situaciones de crisis que ponen en riesgo la gestión transparente, el

cumplimiento de metas y las demás tareas propias de la misionalidad es una de las áreas

más sensibles de la gestión de comunicaciones.

Se define como crisis una situación en la cual la reputación, la integridad, sostenibilidad,

estabilidad y gobernabilidad de la Unidad y de quienes la dirigen están en riesgo por cuenta

de ataques, escrutinio público o acciones legales emprendidas por terceros contra la Unidad

o uno de sus servicios. Es importante tener en cuenta que una crisis se puede basar en

hechos ciertos, pero también en confusiones o desinformación.

PRE

NS

A


Cuando se identifica una crisis, la Oficina de Comunicaciones en orden a garantizar una

buena gestión de la crisis debe:

- Conformar un comité de crisis, con directivos y funcionarios técnicos que conozcan

de primera mano los detalles de la situación

- Revisar los detalles y construir una narración propia de cómo sucedieron los hechos,

quienes están en riesgo o son víctimas de una potencial situación peligrosa.

- Definir las audiencias sobre las cuales es necesario actuar

- Escoger los voceros institucionales y técnicos necesarios

- Diseñar la matriz de mensajes claves que se van a utilizar.

- Gestión en medios digitales, internos y masivos que se requieran para superar la

crisis

- Evaluación del impacto de la crisis y de la gestión de la entidad, como

recomendaciones para el futuro.

- Contar con un plan de manejo de crisis, que conozcan y aprueben los directivos de

la entidad.

PRE

NS

A


ANEXO II

DECÁLOGO PARA MANEJO DE LA PRENSA

Descripción: Este decálogo, que hace parte integral de la política de comunicaciones de la

Oficina Asesora de Comunicaciones, contiene el conjunto de principios que tienen por

finalidad dotar de herramientas a personal directivo y funcionarios (as) de la UAESP para

dar declaraciones o brindar información a los medios de comunicación.

Objetivo:

Dotar a la UAESP de una herramienta que sintetice las principales acciones a seguir para el

acercamiento con los medios de comunicación.

1. Recuerde que una de las funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones de la UAESP es

canalizar las peticiones de información y entrevistas de la prensa. Tenga en cuenta que

siempre contará con nuestro apoyo y asesoría a la hora de responder a los medios de

comunicación.

2. En todos los casos, es recomendable atender a la prensa y facilitarle su trabajo. Evadir sus

solicitudes puede ser contraproducente para la entidad. Infórmele al periodista de su

disponibilidad de tiempo para responder la entrevista. Esta es una regla de oro para que él

PRE

NS

A


o ella priorice los interrogantes y usted pueda cumplir otros compromisos. Cuando el

tiempo se haya cumplido, hágaselo saber amablemente al comunicador o comunicadora.

3. Atienda y responda las preguntas del periodista con la mayor amabilidad posible. De ello

depende, en gran parte, el tratamiento que este le dé a la información suministrada por

usted en el momento de elaborar su nota para prensa escrita, radio o televisión. Tenga en

cuenta que usted está proyectando la imagen de la UAESP. Sea cuidadoso al hablar, refleje

confianza y credibilidad y utilice siempre un lenguaje sencillo.

4. El periodista es un ser humano como cualquiera. Muchas veces, incluso, está más nervioso

que el entrevistado, pero sabe manejar esta situación. Muéstrese tranquilo y seguro a la

hora de responder y nunca dé entrevistas si desconoce el tema, pues la inseguridad lo puede

llevar a cometer equivocaciones.

5. Sea concreto y preciso en sus respuestas. Cuando no comprenda la pregunta, hágaselo

saber al periodista con la misma amabilidad de siempre y en ningún caso haciéndolo sentir

mal.

6. Si desconoce información precisa requerida por el o la periodista (en términos, por ejemplo,

de cifras, datos, estadísticas, valores, números), lo recomendable es decirle al comunicador

que por el momento no cuenta con esa información. Es posible que el o la periodista insista

sobre el tema. Pero no se deje presionar. Dígale que, con gusto, más adelante le resolverá

la inquietud, cuando usted acopie la información. Nunca le proporcione al periodista

información estadística desactualizada o sobre la cual usted no esté seguro.

PRE

NS

A


7. Si el periodista pregunta algo que usted ya respondió, lo hace por una de dos razones:

Porque cuando usted le respondió no estaba prestando la atención debida, o como

estrategia para obligarlo a responder, en el caso de que usted haya evitado hacerlo por no

contar con la información necesaria. En el primer caso, respóndale nuevamente sin perder

la gentileza y la firmeza. En el segundo, insístale en que por el momento no tiene la

información sobre el tema.

8. La manera como usted se comporte con la prensa debe ser igual tanto si se trata del

representante de un medio de comunicación de alta circulación, audiencia o consulta, como

si es un periodista que trabaja para un medio de comunicación pequeño, distrital, local,

alternativo o comunitario. No hay que discriminar.

9. En ningún caso es recomendable pedirle al periodista que antes de publicar la información

se la envíe a usted para revisarla y/o complementarla. En todo caso, si duda de la exactitud

de alguno de los datos suministrados, verifíquelo y llame al comunicador para precisar la

información.

10. Cuando se trate de denuncias contra la UAESP que comprometan el trabajo de sus

servidores o las acciones de sus programas, lo recomendable es informar inmediatamente

al Despacho, para que, junto con la Oficina Asesora de Comunicaciones, evalúen la manera

de actuar.

PRE

NS

A


Recomendaciones Adicionales

- Si él periodista acude a usted es porque sabe que es un experto en el tema. Pero no sobra

documentarse aún más, para enfrentar las preguntas del comunicador con mayor

seguridad.

- En sus respuestas, y cuando se trate de la divulgación de acciones de la UAESP en beneficio

de la comunidad, destaque que se trata de un programa de la Unidad Administrativa

Especial de Servicios Públicos, ejecutado a través del proyecto o proyectos a su cargo.

- Si le facilita registro fotográfico relacionado con el programa o proyecto que maneja, este

debe ser reciente y de buena calidad. En todo caso, lo recomendable es pedir asesoría a la

Oficina de Comunicaciones sobre el material fotográfico que va a prestar.

PRE

NS

A


ANEXO III

PROTOCOLO MANEJO DE CRISIS

Descripción: Este protocolo hace parte integral de la política de comunicaciones de la

Oficina Asesora de Comunicaciones. Contiene las acciones a seguir en caso de presentarse

una situación de crisis que debe manejarse con la comunidad o con medios de

comunicación.

Objetivo:

Dotar a la UAESP de una guía para el manejo de crisis.

Prevención y atención de crisis

La crisis es una situación que se presenta cuando se acumulan hechos que ponen en riesgo

la credibilidad institucional, puede desatarse por situaciones de orden particular

relacionadas con una persona vinculada a la institución y/o por acciones asociadas a la

ejecución de la entidad. No se debe olvidar que muchas pueden tener trasfondos políticos.

Toda crisis implica una reacción rápida, una o varias decisiones asociadas al diseño de una

estrategia coyuntural para superarla. Las crisis se pueden clasificar como altas, medias y

bajas dependiendo de la intensidad de la afectación sobre las decisiones a tomar. Las crisis

de intensidad alta son aquellas que implican la salida inminente de un funcionario,

PRE

NS

A


normalmente de alto rango, el viraje casi en contrario de una decisión anterior, o una

medida de choque para controlar de manera inmediata una situación.

Las crisis de modalidad media, son aquellas que están asociadas a hechos, decisiones o

personas que implican una toma de decisión cuya trascendencia redireccionará una

decisión anterior.

La crisis de baja intensidad es una situación que amerita una intervención pronta pero cuyo

impacto está focalizado y no tiene trascendencia para toda la entidad.

Instrucciones

- Antes de emitir información pública, es necesario verificar con la Oficina Asesora de

Comunicaciones la manera de presentarla y contar con su permanente

acompañamiento.

- Tenga en cuenta que los usuarios procesan la información pública de manera

diferente y pueden ser víctimas de información malintencionada o desinformación.

- Es necesario reconocer e identificar los diferentes públicos para saber a quién y

cómo impactar en momentos determinados.

Situación de emergencia con grupos en territorio:

PRE

NS

A


- Recicladores.

- Vecinos y comunidad aledaña al RSDJ- Cementerios Distritales-.

- Cuando se realicen modificaciones en los servicios o apuestas, es necesario informar

a los beneficiarios y otros públicos identificados, con mínimo 15 días de anticipación,

previa asesoría de la Oficina Asesora de Comunicaciones y directriz de la Directora,

las ventajas, tiempos y procedimientos de la modificación.

- No olvide que por el denominado efecto “bola de nieve”, un procedimiento o

cambio rutinario puede generar una crisis de proporciones inesperadas.

Ejemplo 1: Modificaciones PGRIS – Esquema de Aprovechamiento.

- Intención: Buena

- Procedimiento: Errado

- Riesgo: Alto

- Crisis: No se informó debidamente a las personas el procedimiento, estrategias,

beneficios, etc.

- Resultado: Dos días de impacto negativo en medios con directos y quejas continuas

de los recicladores.

Ejemplo 2: Recicladores protestan por nuevo Esquema de Aseo.

- Los recicladores no conocían información de primera mano de la UAESP sobre el

nuevo esquema.

PRE

NS

A


- Alternativas de solución: Presencia directa de la UAESP con líderes de recicladores

para la recepción y solución de inquietudes.

- Acción a seguir: Es necesario nombrar voceros para establecer comunicación

preventiva y de manejo de la situación con estos agentes. No olvidemos que, a pesar

de la intermediación de operadores y contratistas, la responsabilidad de la

información clave es de la UAESP.

Situación de emergencia RSDJ: Por ejemplo protestas, marchas o bloqueos en la

entrada relleno sanitario.

- Comuníquese con el Subdirector de Disposición Final o asesores delegados.

- Esta persona NO debe hablar con los medios, y si lo hace es para remitir al vocero

oficial de la entidad, previa entrega de la información con un mínimo

esclarecimiento de los hechos.

- Es imperativo comunicarse con la Oficina Asesora de Comunicaciones para definir

en conjunto el plan para enfrentar a los medios, previa directriz de la Directora.

- La solución no es comunicar, se comunica la solución.

PRE

NS

A


ANEXO IV

PROTOCOLO EVENTOS

La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos -UAESP- tiene, como toda entidad pública o privada, diversas maneras de dar a conocer sus apuestas logros y proyectos. Lo puede hacer a través de boletines o comunicados de prensa; de conferencias; de mensajes en televisión, radio, impresos y eventos de carácter Interno, Externo, Distrital o Local. Una de las acciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones es asesorar, coordinar y acompañar la organización y realización de eventos, especialmente cuando esté comprometida la imagen de la UAESP, en su integralidad a través de alguno de sus componentes misionales, como por ejemplo una Subdirección. Hay eventos de interés local, cuyo desarrollo no es absolutamente necesaria la coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones. Pero para aquellos en los que la imagen de la Entidad cumple un papel importante, es indispensable que su organización e, incluso, su pertinencia, sean discutidas y coordinadas con la Oficina Asesora de Comunicaciones. En este sentido, y con el ánimo de asesorar, planear y acompañar los eventos de la Entidad, la Oficina Asesora de Comunicaciones categorizó los eventos de la UAESP de acuerdo con su impacto, noticia y público objetivo de la siguiente manera: EVENTOS A: Son los eventos a los cuales asiste el Alcalde Mayor y la Directora de la UAESP y/o su delegado. Lo anterior, teniendo en cuenta la noticia que moviliza el evento, coyuntura, pertinencia, público objetivo e impacto en Bogotá. Para ello, y dando alcance a las directrices emitidas por el Despacho del Alcalde Mayor y la UAESP en materia de Comunicaciones, la solicitud a todo evento donde se requiera la presencia del señor Alcalde Mayor y directora de la UAESP, deberá ser enviada por el formulario ”Solicitudes a comunicaciones” ubicado en la intranet, diez (10) días de anticipación y debe estar avalado por el despacho de la dirección general. Esta solicitud debe ser allegada con los siguientes soportes sin excepción.

PRE

NS

A


1. La solicitud deberá estar soportada con el insumo técnico -ayuda memoria- documento que no deberá superar las 3 hojas y que debe contener el contexto en el cual se desarrolla el evento, el propósito, el perfil de los asistentes, la noticia que moviliza el evento, cifras de interés para la ciudad, cifras sobre el accionar de la entidad a través de sus proyectos, los beneficios para la ciudad.

2. Igualmente, y si es con presencia del alcalde se deberá enviar un requerimiento a la Secretaria Privada del Alcalde Mayor, vía correo electrónico a la dirección [email protected]. La información contenida en los documentos mencionados anteriormente, serán definitivos para decidir la pertinencia e impacto del evento, y de ella dependerá si asisten o no el Alcalde Mayor y la Directora. Cabe resaltar que ningún evento será tenido en cuenta si no cumple con los tiempos y requisitos establecidos. La Oficina Asesora de Comunicaciones apoyará estos eventos de la siguiente manera:

Asesoría y coordinación general del evento

Comunicación Externa: Free-Press (boletín de prensa y/o informe especial, convocatoria a medios masivos y locales de comunicación, radio, prensa y televisión)

Divulgación página web

Comunicación Interna (divulgación Intranet, correo interno, wall-paper, Boletín Interno)

Asesoría en Diseño

Registro fotográfico

Registro audiovisual

Préstamo de material de Identidad Visual (pendones, pancartas, backing, entre otros)

Este mismo cubrimiento se realizará si el evento cuenta con la participación de la Directora de la UAESP. Estos eventos se deberán agendar con mínimo 15 días de anticipación con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

mailto:[email protected]

PRE

NS

A


NOTA: Los eventos con aglomeraciones de público de alta, normal y baja complejidad requieren de un Plan de Contingencia y Emergencia y el concepto favorable del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático -IDIGER- Estas gestiones las debe realizar el Subdirección encargada, y requieren de un tiempo mínimo de 15 días para su respectivo diligenciamiento con dicha Entidad. EVENTOS B: Son los eventos desarrollados en las localidades y los cuales están presididos por el subdirector y/o algún directivo de la Entidad. En este sentido, los eventos deberán contar con el aval del Subdirector a la cual pertenezca y la Oficina Asesora de Comunicaciones. La Oficina de Comunicaciones apoyará estos eventos de la siguiente manera:

Acompañamiento por parte de la oficina asesora de comunicaciones con un profesional de asesoría y acompañamiento en los territorios.

Comunicación Externa: Free-Press (boletín de prensa-medios locales,) si el evento lo amerita

Divulgación Página web

Comunicación Interna (divulgación Intranet, correo interno, Wall-Paper)

Registro fotográfico

Préstamo de material de Identidad Visual ((pendones, pancartas, backing, entre otros)

Estos eventos se deberán agendar con mínimo 10 días de anticipación con la Oficina Asesora de Comunicaciones. EVENTOS C Son los eventos desarrollados en los territorios, subdirecciones locales y Nivel central, en los cuales se desarrollan actividades académicas (foros, talleres, conversatorios, mesas de trabajo) lúdicas, artísticas y recreativas que por la dinámica institucional requiere de apoyos puntuales en materia de comunicación.

Préstamo de material de identidad visual (pendones, pancartas, backing, cenefas, entre otros)

PRE

NS

A


Divulgación en la intranet

Divulgación página web

Registro fotográfico Estos eventos se deberán agendar con mínimo 5 días de anticipación con la Oficina Asesora de Comunicaciones. Cabe destacar, que el trabajo articulado con las Subdirecciones Misionales y las Oficinas Asesoras se constituye en una estrategia clave para el éxito de todas las acciones en materia de comunicación. A continuación, presentamos unas directrices sobre la realización de los eventos:

Evalúe con la Subdirección y/o Oficina Asesora de la que usted depende, así como con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la pertinencia del evento. Recuerde que su importancia, interés, oportunidad, objetivo y alcances deben estar absolutamente claros.

Si no hay duda sobre la pertinencia del evento, coordine su realización, desde el comienzo (de acuerdo con los tiempos establecidos en las categorías A-B-C), con la Oficina Asesora de Comunicaciones. Buena parte de la garantía de éxito del evento, depende de que la coordinación entre la unidad que lo propone y la Oficina Asesora de Comunicaciones se dé desde el comienzo y no cuando el proceso de montaje esté marchando o en la etapa final.

Integre, con el equipo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, un Comité Organizador del evento, que deberá reunirse periódicamente. Recuerde que un evento es un suceso de interés y su organización involucra esfuerzos y tiempos. Por lo tanto, nunca persista en coordinarlo vía telefónica.

Defina oportunamente, de acuerdo al público objetivo, con la Oficina Asesora de Comunicaciones, qué piezas de comunicación necesitará para promover el evento y su cantidad como: invitaciones, afiches, plegables, volantes, avisos en prensa, mensajes de radio o televisión, etc.

PRE

NS

A


La Oficina Asesora de Comunicaciones le prestará la asesoría debida en el diseño de dichas piezas y cuidará que éstas se ajusten a los requerimientos del Manual de Identidad Visual del Distrito.

Coordine con la Oficina Asesora de Comunicaciones los detalles de preproducción del evento: sitio, utilería, sonido, agenda, libreto, presentador o presentadora, etc. Defina con esta Oficina compromisos y responsabilidades.

Defina con la Oficina Asesora de Comunicaciones el impacto del evento, para convocar al Alcalde Mayor.

Identifique la cantidad de participantes o invitados al evento; elabore una lista de invitados y precise si se contará con la asistencia de la Directrora y del Alcalde Mayor.

Si al Evento asiste el Alcalde Mayor, el Comité Organizador debe informar y coordinar lo pertinente con la Oficina de Protocolo de la Alcaldía Mayor (en cuanto a lista de invitados especiales, orden del día, protocolo y ayuda de memoria para el Alcalde).

Para precisar el público y número de asistentes defina con claridad el tipo de evento: Interno, Local y de interés general.

Precise el tipo de cubrimiento de medios que se requiere, de acuerdo con el tipo de evento (si se convoca a los medios, debe prever un espacio en el recinto para la ubicación de los periodistas, sobre todo los de televisión). Los boletines, comunicados de prensa y, en general, convocatorias a la prensa, siempre estarán a cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Nombrar, en su unidad, un coordinador general responsable.

Elaborar un cronograma de actividades con fechas de seguimiento.

Definir el sitio donde se llevará a cabo el evento y visitarlo con anticipación para constatar si cumple con los requerimientos necesarios para el desarrollo del mismo.

PRE

NS

A


Elaborar una lista de chequeo de materiales, equipos y talento humano necesarios. Es decir, libretos, sonido, sillas, mesas, pancartas, dumis, banderas, maestro-a de ceremonias, conferencistas, talleristas y ayudas audiovisuales, entre otras necesidades, y determinar con qué se cuenta y qué es necesario alquilar o contratar.

Definir los impresos que se requieran y determinar los tiempos necesarios para la producción de estos materiales, como invitaciones, sobres, stickers, distribución de invitaciones, plegables, volantes, folletos, pancartas, pendones o backing.

Ningún evento será atendido por la Oficina Asesora de Comunicaciones sino cumple con los tiempos establecidos en el protocolo y dependiendo de su categorización.

plan estratÉgico de comunicaciones oficina asesora de .... estrategicos/02_gestion... · en el...

Documents