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PLAN DE TRABAJO PRACTICA EMPRESARIAL

Código: GPESF-4.1-1

FECHA: 26/11/12

PROCESO: Prestación del Servicio / Educación Superior

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DISEÑAR UN PLAN DE MEJORAS PARA LA EJECUCION EN LA PRESTACION DE NUEVOS SERVICIOS DE LA EMPRESA UNION LABORAL S.A.S.

LADY BOTELLO DURAN PAUL OTALVORA GALLEGO

Coordinadora de prácticas YOLANDA VILLAMIZAR

Tutor JORGE ENRIQUE RODRIGUEZ GUEVARA

FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE FESC GESTION DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

SAN JOSE DE CUCUTA 2012



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TITULO DE LA PRÁCTICA

DISEÑAR UN PLAN DE MEJORAS PARA LA EJECUCION EN LA PRESTACION DE NUEVOS SERVICIOS DE LA EMPRESA UNION LABORAL S.A.S.



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TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCION 5 1. OBJETIVOS 6 1.1 OBJETIVO GENERAL 6 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6 2. SITUACION INICIAL 7 3. DELIMITACION DEL AREA DE TRABAJO EN LA EMPRESA 7

4. NECESIDAD DE LA EMPRESA 7 5. TRABAJO A DESARROLLAR Y SU RELACION CON LAS AREAS DE CADA PROGRAMA ACADEMICO 7 6. METODOLOGIA A EMPLEAR EN EL DESARROLLO DEL TRABAJO 8 7. TECNICAS EMPLEADAS 9 7.1. ANÁLISIS DE LAS DEBILIDADES Y FORTALEZAS 9 7.2. EJECUCIÓN DE CONVENIOS 11 7.3 VIGILANCIA Y CONTROL 13 7.4. PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO Y AMPLIACION DEL SERVICIO 14 8. ESTRATEGIA DE MARKETING 15 8.1 POSICIONAMIENTO DE LA MARCA 18 9. MATRIZ DOFA 18



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10. RECURSOS 19 10.1 RECURSOS FISICOS, FINANCIEROS Y TALENTO HUMANO 19 10.2 PRESUPUESTO 19 10.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (EJECUTADO) 20 10.4 RELACION COSTO/ BENEFICIO 21

CONCLUSIONES 22 RECOMENDACIONES 23 ANEXOS 24 BIBLIOGRAFIA 27



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INTRODUCCION El avance tecnológico y la apuesta en marcha de estrategias juega hoy en día parte fundamental en el desarrollo de las organizaciones, pues mejora las condiciones en sus áreas, facilita la administración y el flujo de información haciendo posibles intercambios y mejores relaciones entre todos los departamentos que la conforman sincronizando los procedimientos para mejorar los costos que implica desarrollar su actividad y caracterizándose ante la competencia como empresas que prestan servicios integrales que satisfacen plenamente las necesidades de sus clientes. El sector de seguros específicamente requiere de la implementación de nuevos servicios y comercialización de los mismos, ya que estos pueden dar tranquilidad a los consumidores con respecto al cuidado de sus bienes y familiares que garanticen un trato especial que le permitan cumplir con los requerimientos legales que regulan el cubrimiento de los servicios ofrecidos para que tengan la efectividad esperada en los consumidores.



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1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL DISEÑAR UN PLAN DE MEJORAS PARA LA EJECUCION EN LA PRESTACION DE NUEVOS SERVICIOS DE LA EMPRESA UNION LABORAL S.A.S. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un análisis de las debilidades y fortalezas para evaluar la situación actual.

Ejecutar de convenios con aseguradoras que proporcionen programas actualizados en la expedición de seguros.

Vigilar el desempeño de las actividades que ofrece el nuevo portafolio de servicios.

Proponer una estrategia de mejoramiento en la prestación de los servicios.



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2. SITUACION INICIAL La empresa cuenta con una infraestructura que le permite prestar servicios, tiene un flujo de venta y asesoría de seguros moderado pero no tiene vínculos directos con las empresas aseguradoras que le permitan manejar herramientas informáticas más eficaces y rápidas, por lo tanto se acude a terceros para la expedición de los seguros ocasionando una mínima ganancia, un servicio limitado y demorado. 3. DELIMITACION DEL AREA DE TRABAJO EN LA EMPRESA La práctica se realizara al área operativa y de servicio al cliente, ya que la empresa presta el servicio de seguros para vehículos además de la experiencia en el sector asegurador y el talento humano, esto nos permitirá la aplicación de mejoras para la ejecución en la prestación de nuevos servicios. 4. NECESIDAD DE LA EMPRESA La práctica se realizo debido a que la empresa UNION LABORAL SAS. Carece de vinculaciones directas con compañías aseguradoras lo que ocasiona demora en la expedición de pólizas de seguros, incumplimiento a los clientes y limita a la empresa a la hora de ampliar su portafolio de servicios. Por esta razón el apoyo en la práctica a la organización será direccionado a la presentación de una alternativa que brinde una solución para que esta pueda mejorar la prestación de nuevos servicios con las herramientas adecuadas. 5. TRABAJO A DESARROLLAR Y SU RELACION CON LAS AREAS DE CADA PROGRAMA ACADEMICO Se detalla en el siguiente cuadro:



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Cuadro 1. Trabajo a desarrollar y su relación con las áreas de cada programa académico FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

HERRAMIENTAS DE INFORMATICA

Aplicada como una ayuda fundamental en la organización de las ideas para dar solución a la problemática de la empresa.

Es fundamental para este proceso pues nos ayuda a conocer cuál es la inconformidad del cliente (consumidor)

Esta área de conocimiento aplicada presenta el porqué de los acontecimientos de la empresa y posibles soluciones

Importante herramienta de trabajo, recursos cibernéticos, agilidad para el proceso.

6. METODOLOGIA A EMPLEAR EN EL DESARROLLO DEL TRABAJO Es un problema de investigación que pretende ser resuelto a través del método descriptivo con la recolección de información y análisis.

El análisis de bases de datos y otras fuentes de información se realizo por medio de gráficos comparativos extraídos de la federación de aseguradores colombianos FASECOLDA e información suministrada por UNION LABORAL SAS en la que se dio a conocer la relación de pólizas expedidas.

Hacer una investigación exhaustiva de los proveedores que puedan establecer convenio con nuestra organización para realizar una prestación de servicio optima.

Crear una estrategia que permita controlar la calidad del servicio estableciendo indicadores de productividad que se puedan detallar día a día



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7. TECNICAS EMPLEADAS 7.1. ANÁLISIS DE LAS DEBILIDADES Y FORTALEZAS Como primera medida se pidió a la empresa UNION LABORAL SAS fuentes de información que están representadas en las copias de toda la póliza expedidas desde el mes de septiembre hasta la fecha. esto con el ánimo de poder analizar el movimiento de expedición de seguros en los últimos meses determinar que tan estancado o fructífero ha sido la expedición de seguros, estas pólizas fueron clasificadas en una tabla que brinda información como numero de la póliza, tipo de producto, compañía aseguradora y nombre del intermediario. La tabla se muestra a continuación: Cuadro 2. Seguros expedidos por UNIÓN LABORAL SAS desde el 01 de septiembre de 2012 hasta el 01 de noviembre de 2012.

N0. DE POLIZA

TIPO DE PRODUCTO ASEGURADORA INTERMEDIARIO

2236 SOAT QBE ALVARO GONZALEZ















2522 SOAT LIBERTY MARINA MONRROY






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Cuadro 2. (Continuación)


























5585 SOAT ESTADO KARIME SARMIENTO





Después de obtener esta información se pudo determinar que la empresa mantiene un flujo moderado en la expedición de seguros; flujo que puede ser



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ampliado tomando en cuenta la principal fortaleza de la empresa que es la experiencia en el sector. Y combatiendo la debilidad que es la falta de búsqueda de nuevas alternativas sin temor de competir con las grandes compañías. 7.2. EJECUCIÓN DE CONVENIOS Con la investigación pudimos sustraer información estadística de fasecolda con respecto a la alianza de las grades aseguradoras con empresas de segundo nivel. Grafica 1. Alianza Bolívar- Consultores

Fuente: FASECOLDA

Esta información grafica se toma como referencia que demuestra la efectividad en los convenios establecidos entre pequeñas empresas y las grandes de la industria, se puede observar el incremento de la expedición de seguros de distintas clases por parte de consultores comparado con el mismo mes cuando no existía el

50% 48% 50% 51%

69%

92%

60%

72%

55%59%

Feb-10 Feb-11 Feb-10 Feb-11 Feb-10 Feb-11 Feb-10 Feb-11 Feb-10 Feb-11

GENERALES VIDA S. SOCIAL T. VIDA y S.S. TOTAL



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convenio entre ambas compañías siendo los porcentajes mas altos el tiempo en el que ya existía la relación bolívar – consultores. Después de la recolección de esta información la situación actual de la empresa UNION LABORAL SAS señala un índice muy lento en la expedición de seguros se capta la debilidad principal de la misma es decir la falta de alianzas y convenios para poder aprovechar la amplia experiencia de la empresa. Esta siendo su fortaleza. Para ejecutar convenios con las aseguradoras se llevo a cabo una investigación exhaustiva que permitiera acertar con la compañía que manejara programas eficaces que a UNION LABORAL SAS le permitiese hacer una prestación del servicio rápido y muy ágil. Para ello se realizo una relación de las aseguradoras más representativas en el país y se escogieron las siguientes tomando en cuenta algunos criterios básicos como aquellas que contaban con sello de calidad, premios a su excelencia, su eficiencia en el pago de siniestros y las herramientas que suministran a las empresas con quienes establecen convenios. Cuadro 3. Aseguradoras más representativas en el país

SOLIDARIA Premio a la trayectoria

SURAMERICANA Sello de calidad Icontec

DEL ESTADO Sello de calidad y premio a la trayectoria

LIBERTY Premio a la trayectoria

QBE Sello de calidad



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Se efectuó investigación sobre el tiempo que demora la expedición de seguros para determinar con que compañía se haría el convenio. Esta investigación se establece por medio de la tabla que aparece aquí donde se evidencia el tiempo de demora en la expedición del SOAT. Cuadro 4. Cuadro comparativo del tiempo de expedición del seguro para

vehículo

EMPRESA TIPO DE PRODUCTO TIEMPO POR CLIENTE

SEGUROS DEL ESTADO POLIZA TODO RIESGO PARA AUTOS

15 MINUTOS

LIBERTY POLIZA TODO RIESGO PARA AUTOS

35 MINUTOS

SEGUROS BOLIVAR POLIZA TODO RIESGO PARA AUTOS

20 MINUTOS

SOLIDARIA DE COLOMBIA

POLIZA TODO RIESGO PARA AUTOS

13 MINUTOS

Después del desarrollo de esta investigación se establece que la aseguradora SOLIDARIA DE COLOMBIA es la compañía idónea para el convenio SOLIDARIA – UNION LABORAL SAS debido a que el tiempo que ofrece en la expedición de seguros es el mas conveniente para la empresa y los clientes además de contar con el respaldo de una compañía aseguradora premiada y reconocida. 7.3 VIGILANCIA Y CONTROL Para ejercer vigilancia en la ejecución de las actividades de la empresa UNIÓN LABORAL SAS. Empleamos como principal herramienta el siguiente formato de control, donde se estipula el detalle de la venta del seguro. (Anexo 1)



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Cuadro 5. Formato de control de expedición y productividad

FECHA EMPRESA TIPO DE PRODUCTO

TIEMPO POR

CLIENTE

No POLIZA

01/11/12 SOLIDARIA POLIZA TODO RIESGO PARA AUTO

12 MINUTOS

002

02/11/12 SOLIDARIA POLIZA TODO RIESGO PARA AUTOS

10 MINUTOS

003


11 MINUTOS

004


13 MINUTOS

005

Con la puesta en marcha del formato de control y productividad UNION LABORAL SAS determina la cantidad diaria y el tiempo de expedición, 7.4. PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO Y AMPLIACION DEL SERVICIO La propuesta de un esquema con el que la empresa pueda trabajar de manera integrada en pro de la satisfacción de las necesidades del cliente.



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Figura 1. Propuesta para el mejoramiento y ampliación del servicio PUNTOS ESTRATEGICOS C DE APOYO 8. ESTRATEGIA DE MARKETING El análisis de mercado se realizo por medio de gráficos estadísticos que indican el crecimiento de la industria automotriz en Colombia y la capacidad de adquisición de vehículos, de la federación de aseguradores colombianos FASECOLDA donde se indica de forma detallada como en el mes de febrero de 2011 de acuerdo a la siniestralidad que se presenta en el país los seguros generales para vehículos y el SOAT cuantificado de forma particular son las primas que mas se expiden. Logrando establecer que en la actualidad el mercado asegurador en Colombia brinda liquides y efectividad tanto para quienes prestan el servicio de expedición como una plena satisfacción a los clientes.

VINCULACION

DATOS

VALIDACION DE

DATOS

DISEÑO DE

AMPAROS

EXPEDICION DE

POLIZA VIRTUAL

EMPRESION Y

ENTREGA

PLANEACION

ESTRATEGICA DE

NUEVOS

NEGOCIOS(EMPRESA

RIALES)

GESTION

ESTRATEGICA.IMPLE

MENTACION DE

NUEVOS SERVICIOS

GESTION DE

CALIDAD.

CUMPLIMIENTO Y

ACOMPAÑAMIENTO

GESTION

ADMINIDTRATIVA.

ACOMPAÑAMIENO Y

ASESORIA

PERMANENTE

SISTEMAS. INCLUSION BASE DE

DATOS PARA VENTAS

CRUZADAS

GESTION

FINANCIERA. COBRO

DE PRIMA Y FORMA

DE PAGO

CLIENTE

NECESIDADES

CLIENTE

SATISFECHO

RETROALIMENTACION

OPERATIVOS-TECNICO



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Como primera herramienta para el desarrollo de análisis de mercado se acudió a las estadísticas que muestran el nivel de ventas de vehículos en Colombia. Ya que esto nos permitirá tener evidencia clara de los clientes potenciales para seguros de vehículo. El cuadro descriptivo de valores en pesos que se desprende de la industria aseguradora demuestra el crecimiento del sector. Grafica 2. Crecimiento de la industria automotriz en Colombia y capacidad de adquisición de vehículos

Fuente: FASECOLDA

La industria automotriz en Colombia crece año tras año y se debe tomar en cuenta tal crecimiento puesto que quien adquiere cada vehículo se convierte en cliente de las compañías aseguradoras. Según este último estudio, en Colombia se vendieron 25.527 unidades, y como se muestra en la gráfica, corresponde a un crecimiento del 51.3% frente a las ventas de febrero de 2010. Dentro de la investigación realizada se hizo una minuciosa búsqueda en las bases de datos de la federación de aseguradores colombianos FASECOLDA, donde se encontró material que evidencia primas de seguros emitidas en su gran variedad versus la siniestralidad que existe.



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Dentro de esta información encontramos que las primas mas emitidas son las de automóviles y SOAT dando referencia a la efectividad y liquidez de este mercado. Grafica 3. Paralelo primas emitidas

Fuente: FASECOLDA

Dentro de las herramientas que utilizamos para determinar el análisis de estudio de mercado se presento una muy importante, el cuadro comparativo que demuestra en miles de millones de pesos la venta de seguros en el país. Cuadro 6. Cuadro comparativo que demuestra en miles de millones de pesos la venta de seguros en Colombia

CONCEPTO

GENERALES VEHICULOS TOTAL SEGUROS

feb-10 feb-11 feb-10 feb-11 feb-10 feb-11

PRIMAS EMITIDAS 990,2 1.110,4 806,1 979,8 1.796,4 2.090,1

Fuente: FASECOLDA

96

73

54

99

42

136

178

307

984

65

67

77

97

39

129

150

254

878

47%

8%

-30%

2%

7%

6%

19%

21%

12%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

0 200 400 600 800 1,000 1,200

Otros daños

R. Civil

Ingenieria

Cumplimiento

Transporte

Incendio y aliadas

S.O.A.T

Automóviles

TOTAL DAÑOS

PRIMAS EMITIDAS

Feb-10

Feb-11

Var 10-11

37%

47%

38%

37%

26%

42%

56%

59%

51%

42%

37%

31%

47%

32%

38%

62%

61%

53%

SINIESTRALIDAD

Feb-10

Feb-11



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8.1 POSICIONAMIENTO DE LA MARCA La empresa UNION LABORAL SAS debe ser reconocida como una empresa autónoma que cuenta con herramientas propias en la expedición de seguros y que además presta servicios adicionales y múltiples como ninguna otra organización en su género. Para esto se acude a la publicidad como volantes repartidos en sitios estratégicos, y difusión en medios escritos de amplia circulación. 9. MATRIZ DOFA Cuadro 7. Matriz DOFA

MATRIZ DOFA

OPORTUNIDAD

-Bases de datos con clientes que pueden atraer a otros.

AMENAZA

-El desvió de nuevos clientes a otros centros de servicio.

FORTALEZAS

- Experiencia profesional en el sector de seguros -fidelización de los clientes

-Ampliación de los nuevos conocimientos a la prestación del servicio. -Demostrar confianza al consumidor.

-La no aceptación de una nueva prestación de servicio por parte de los usuarios.

DEBILIDADES

-Falta de implementación de nuevos servicios. -Carencia de nuevos clientes. -Experiencia nula en el área financiera y bancaria.

-Captación de nuevo público. -Dar a conocer las múltiples necesidades que nuestros nuevos servicios pueden cubrir.

-Conocimiento de otros puntos y campañas que prestan un servicio similar.



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10. RECURSOS 10.1 RECURSOS FISICOS, FINANCIEROS Y TALENTO HUMANO Para la puesta en marcha de del proceso clasificamos los recursos de la siguiente manera:

10.2 PRESUPUESTO Presupuesto de implementación del informe de practica empresarial (relación costo / beneficio)

Presupuesto de implementación del proyecto

Beneficio Valor Unitario TIEMPO Valor Total

Transporte 80.000 12 semanas $ 960.000

Papelería 40.000 3 meses $ 12.000

Cámara de comercio 6.500 1 día $ 32.500

Total $ 1.004.500

RECURSOS FISICOS:

Equipos de oficina, bases de datos, acudiremos a pág. web tales como: www.libertycolombia.com.co, /www.qbe.com.co

RECURSOS FINANCIEROS:

Estos convenios no requieren de inversión financiera solo existen gastos básicos de papelería, fotocopias, gastos de cámara de comercio y transporte

RECURSOS HUMANOS:

Para la ejecución del informe final mi equipo de trabajo en UNIÓN LABORAL SAS será el siguiente

Angélica Díaz Representante

Legal

Leidy Díaz Aux.

Administrativa



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10.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (EJECUTADO)

Actividades Agosto Septiembre Octubre Noviembre

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

Analizar y verificar datos

estrategias de mercadeo

Archivar datos e información de las aseguradoras

Entrega primer informe

Actualización de información de unión laboral sas

Entrega segundo informe.

Análisis de la base de datos

Establecimiento de nuevos convenios

Monitoreo de el movimiento de los nuevos servicios

Entrega informe final

Manejo de publicidad competitiva tanto interna como externa

Sustentación del informe final.



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10.4 RELACION COSTO/ BENEFICIO Los costos de la práctica empresarial mediante el convenio FESC-UNION LABORAL SAS, proporcionando conocimiento, tiempo, mano de obra, además de su calidad responsabilidad, puntualidad a los compromisos exigidos. De los valores en el cuadro son asumidos el transporte por el practicante y la papelería por la empresa de servicios y asesorías UNION LABORAL SAS. Además de cumplir con los tres meses de ejecución de actividades asignadas, con responsabilidad y cumplimiento en los diferentes servicios.



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CONCLUSIONES

En este trabajo se determina que la empresa UNION LABORAL SAS cuenta con fortalezas que contribuye al plan de mejoras para la ejecución en la prestación de nuevos servicios. La implementación del convenio con la aseguradora solidaria de Colombia genera resultados favorables al momento de medir las utilidades de la empresa. Los indicadores de control son las herramientas fundamentales para proporcionar información certera de la productividad diaria y en base a esto tomar decisiones favorables para la empresa. Se concluye que la empresa UNION LABORAL SAS al momento de aplicar todos los objetivos de esta propuesta esta preparada para poner en marcha las directrices que se plantean en la propuesta del esquema de retroalimentación para el mejoramiento y ampliación del servicio.



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RECOMENDACIONES

Se sugiere a la empresa UNION LABORAL SAS mantener el convenio con la aseguradora solidaria de Colombia sin descartar nuevas alianzas con otras compañías para mejorar y ampliar mucho más el portafolio. Se recomienda a la empresa UNION LABORAL SAS mantener el seguimiento empleando el formato de control y aplicar el esquema propuesto para el mejoramiento y ampliación del servicio.



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ANEXOS



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FORMATO DE CONTROL DE EXPEDICION Y PRODUCTIVIDAD

FECHA EMPRESA TIPO DE PRODUCTO TIEMPO POR CLIENTE

No POLIZA


12 MINUTOS

002


10 MINUTOS

003


11 MINUTOS

004


13 MINUTOS

005


13 MINUTOS

006


13 MINUTOS

007

10/11/12 SOLIDARIA POLIZA TODO RIESGO PARA AUTOS VEHICULOS

13 MINUTOS

008


13 MINUTOS

009


13 MINUTOS

010


13 MINUTOS

011



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FORMATO DE CONTROL DE EXPEDICION Y PRODUCTIVIDAD

FECHA EMPRESA TIPO DE PRODUCTO

TIEMPO POR CLIENTE

No POLIZA


12 MINUTOS

012


10 MINUTOS

013


11 MINUTOS

014


13 MINUTOS

015


13 MINUTOS

016


13 MINUTOS

017


13 MINUTOS

018


13 MINUTOS

019


13 MINUTOS

020

17/11/12 SOLIDARIA SEGURO PARA VEHICULOS

13 MINUTOS

021



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BIBLIOGRAFIA

Diseño Organizativo. Juan José Guilli https://www.aseguradorasolidaria.com.co/seguros_colombia www.segurosdelestado.com/ www.fasecolda.com.co

http://www.segurosdelestado.com/

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